Përshkrimet e punës së asistentit personal të drejtorit të përgjithshëm. Përshkrimi i punës së një asistenti (asistenti) të drejtorit të përgjithshëm, përgjegjësitë e punës së një asistenti (asistenti) të drejtorit të përgjithshëm, shembull përshkrimi i punës së një asistenti (asistenti)
Përshkrimi i punës së asistentit drejtor i përgjithshëm
(Përshkrimi i punës për Ndihmës Drejtorin e Përgjithshëm)
E MIRATUA
Drejtor i përgjithshëm
Mbiemri I.O. ________________
"________"____________ ____ G.
1.1. Asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm i përket kategorisë së specialistëve.
1.2. Një ndihmës (asistent) i drejtorit të përgjithshëm emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.3. Ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm i raporton drejtpërdrejt drejtorit të përgjithshëm të shoqërisë.
1.4. Gjatë mungesës së asistentit (ndihmës) të drejtorit të përgjithshëm, të drejtat dhe përgjegjësitë e tij i kalojnë një tjetri. zyrtare, siç njoftohet në urdhrin e organizimit.
1.5. Në pozicionin e asistentit (asistentit) të drejtorit të përgjithshëm emërohet një person që plotëson kërkesat e mëposhtme: arsimi - arsim i lartë ose jo i plotë, përvojë në punë të ngjashme të paktën një vit, njohuri për pajisjet e zyrës (faks, fotokopjues, skaner. , printer), programet e Microsoft Zyra (Word, Excel), punë zyre.
1.6. Asistenti (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm udhëhiqet në aktivitetet e tij nga:
- aktet legjislative të Federatës Ruse;
— Statuti i Kompanisë, Rregulloret e Brendshme të Punës, të tjera rregulloret dhe kompanitë;
— urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- ky përshkrim i punës.
Përgjegjësitë e punës asistent (asistent) i drejtorit të përgjithshëm
Ndihmësi i Drejtorit të Përgjithshëm kryen këto detyra pune:
2.1. Planifikon ditën e punës së Drejtorit të Përgjithshëm (takime, telefonata, pritje etj.).
2.2. Ofron mbështetje teknike për aktivitetet e Drejtorit të Përgjithshëm (porositja e transportit, biletave; organizimi i takimeve, negociatave, etj.)
2.3. Shoqëron Drejtorin e Përgjithshëm në takime, në udhëtime etj.
2.4. Merr pjesë në negociata takimet e biznesit ah, teknika speciale; mban procesverbale dhe dokumente të tjera që dokumentojnë ecurinë dhe rezultatet e takimeve dhe negociatave.
2.5. Në emër të Drejtorit të Përgjithshëm, koordinon çështjet individuale me punonjësit ndarjet strukturore, u komunikon atyre udhëzimet dhe urdhrat e menaxherit; kontrollon ekzekutimin e udhëzimeve dhe urdhrave.
2.6. Mbledh materialet dhe informacionin e nevojshëm për Drejtorin e Përgjithshëm, përgatit materiale analitike, informative, referuese dhe materiale të tjera dhe ia paraqet drejtorit.
2.7. Kryen punë në zyrë, merr korrespondencën e marrë për shqyrtim nga Drejtori i Përgjithshëm, pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e Drejtorit të Përgjithshëm, ruan të dhënat dhe regjistrimin e tyre dhe ia transmeton menaxherit.
2.8. Lidh një takim me menaxherin dhe organizon pritjen e vizitorëve.
2.9. Në emër të Drejtorit të Përgjithshëm harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera.
2.10. Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe konferencave të mbajtura nga Drejtori i Përgjithshëm (koleksioni materialet e nevojshme, duke njoftuar pjesëmarrësit për kohën dhe vendin e mbledhjes, rendin e ditës, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe mbledhjeve.
2.11. Kryen detyra individuale zyrtare të Drejtorit të Përgjithshëm.
3. Të drejtat e ndihmësit (asistentit) të drejtorit të përgjithshëm
Ndihmësi (ndihmës) i drejtorit të përgjithshëm ka të drejtë:
3.1.
Merrni informacion, duke përfshirë informacionin konfidencial, në masën e nevojshme për të zgjidhur detyrat e caktuara.
3.2. Paraqisni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën tuaj dhe punën e kompanisë.
3.3. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxherit nga departamentet e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
3.4. Kërkohet nga menaxhmenti për të krijuar kushte normale për të ekzekutuar detyrat zyrtare dhe sigurinë e të gjitha dokumenteve të krijuara si rezultat i aktiviteteve të kompanisë.
3.5. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.
4. Përgjegjësia e ndihmësit (asistentit) të drejtorit të përgjithshëm
Ndihmësi (asistenti) i drejtorit të përgjithshëm është përgjegjës për:
4.1. Për moskryerje dhe/ose kryerje të parakohshme, të pakujdesshme të detyrave zyrtare.
4.2. Për mospërputhje me udhëzimet, urdhrat dhe rregulloret aktuale për ruajtjen e sekreteve tregtare dhe informacionit konfidencial.
4.3. Për shkelje të rregulloreve të brendshme të punës, disiplinës së punës, rregullat e sigurisë dhe sigurisë nga zjarri.
Nëse pasi të keni lexuar këtë artikull nuk merrni një përgjigje të qartë, kërkoni ndihmë të shpejtë:
1. Dispozitat e përgjithshme
1.1. Një ndihmës i drejtorit të përgjithshëm hyn në kategorinë e asistentëve ekzekutivë.
1.2. Kërkesat e kualifikimit:
Më e lartë arsimi profesional, pa paraqitur kërkesa për përvojë pune ose arsim të lartë profesional jo të plotë dhe përvojë pune në profilin përkatës të industrisë së ndërmarrjes për të paktën 1 vit.
1.3. Ndihmës Drejtori i Përgjithshëm duhet të dijë:
- rezolutat, udhëzimet, urdhrat, rregullat e tjera dhe dokumentet rregullatore autoritetet më të larta në lidhje me aktivitetet financiare dhe ekonomike të ndërmarrjes;
— profili, specializimi dhe tiparet e strukturës së ndërmarrjes, perspektivat për zhvillimin e saj;
— kapaciteti prodhues dhe burimet njerëzore të ndërmarrjes; teknologjia e prodhimit të produkteve të ndërmarrjes;
— procedura për hartimin dhe miratimin e planeve të biznesit për veprimtaritë prodhuese, ekonomike, financiare dhe ekonomike të ndërmarrjes;
— mjetet e komunikimit, kompjuterike dhe pajisjet organizative;
— procedura për lidhjen dhe ekzekutimin ekonomik dhe kontratat financiare;
— procedura dhe afatet për raportim;
- mjetet e mekanizimit punë krahu;
— procedura për blerjen e pajisjeve, mobiljeve, inventarit, artikuj shkrimi dhe procesimi i pagesave për shërbime;
- bazat e ekonomisë, organizimit të punës, prodhimit dhe menaxhimit;
— legjislacioni i punës;
- rregulloret e brendshme të punës;
— rregullat dhe rregulloret e mbrojtjes së punës.
1.4. Emërimi në postin e ndihmës drejtorit të përgjithshëm dhe shkarkimi nga detyra bëhen me urdhër të drejtorit të përgjithshëm.
1.5. Ndihmës Drejtori i Përgjithshëm raporton drejtpërdrejt te Drejtori i Përgjithshëm.
1.6. Gjatë mungesës së ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm (udhëtim pune, pushime, sëmundje etj.), detyrat e tij i kryen personi i caktuar në mënyrën e përcaktuar. Ky person fiton të drejtat përkatëse dhe mban përgjegjësi për kryerjen e gabuar të detyrave që i janë ngarkuar.
2. Përgjegjësitë e punës
Asistent i Drejtorit të Përgjithshëm:
- organizon punën për marrjen, përpunimin, dërgimin e ngarkesave hyrëse, dokumenteve dhe korrespondencës, duke siguruar sigurinë e tyre dhe dërgimin në kohë te marrësit;
- monitoron disponueshmërinë llojet e nevojshme transporti, organizimi i transportit të duhur;
— merr masa për zbatimin e planit të transportit dhe detyrat e turneve nga drejtuesit e makinave;
— plotëson, lëshon dhe pranon fletëpagesa dhe fletëpagesa;
— kryen regjistrimin e dokumentacionit të udhëtimit dhe kontabilitetin e punës automjeteve;
— kontrollon korrektësinë e regjistrimit të leximeve dhe marrjes së shpejtësisë karburantet dhe lubrifikantët(karburantet dhe lubrifikantët);
— identifikon shënimet në fletore për shkelje të rregullave nga drejtuesit e mjeteve trafiku dhe i raporton menaxhmentit;
— krahason të dhënat e marra për funksionimin e automjeteve me detyrat ditore të ndërrimit, identifikon devijimet dhe arsyet e shfaqjes së tyre;
— monitoron respektimin e disiplinës së trafikut rrugor nga drejtuesit e mjeteve, mban evidencë për funksionimin e automjeteve;
- njofton marrësit për kohën e mbërritjes së mallrave në adresën e tyre.
2.3. Merr pjesë në zhvillimin e planeve për aktuale dhe riparime të mëdha dhe hartimin e përllogaritjeve të shpenzimeve të biznesit.
2.4. Organizon riparimet e ambienteve, monitoron cilësinë e punës së riparimit.
2.5. Zgjidh çështjet që lidhen me blerjen dhe ruajtjen e furnizimeve të nevojshme të zyrës mallra shtëpiake, pajisjet dhe inventarin, i siguron ato njësive strukturore, si dhe mban shënime për shpenzimet e tyre dhe përgatitjen e raporteve të përcaktuara.
3. Të drejtat
Ndihmës Drejtori i Përgjithshëm ka të drejtë:
3.1. Jepni njësitë strukturore, specialistët individualë dhe punonjësit e tjerë të ndërmarrjes udhëzime të detyrueshme.
3.2. Merrni masa kur në ndërmarrje zbulohen shkelje të rendit të brendshëm dhe sillni përgjegjësit para drejtësisë.
3.3. Kërkoni dhe merrni nga divizionet strukturore çdo informacion, referencë dhe materiale të tjera mbi aktivitetet e ndërmarrjes.
Njihuni me dokumentet që përcaktojnë të drejtat dhe përgjegjësitë e tij për pozicionin e tij, kriteret për vlerësimin e cilësisë së kryerjes së detyrave zyrtare.
3.5. Të paraqesë propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë udhëzim për shqyrtim nga Drejtori i Përgjithshëm.
4. Përgjegjësia
Ndihmës Drejtori i Përgjithshëm është përgjegjës për:
4.1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave zyrtare siç parashikohet në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga aktuali legjislacioni i punës Federata Ruse.
4.2. Për veprat penale të kryera gjatë aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
4.3. Për shkaktimin dëme materiale ndërmarrje - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.
Bleni libra mbi administrimin e burimeve njerëzore
| Manuali i Oficerit të Personelit (libër + diskM)
Ky botim përmban rekomandime praktike për organizimin e punës së shërbimit të personelit dhe menaxhimi i të dhënave të personelit. Materiali është qartësisht i sistemuar dhe përmban numër i madh shembuj specifikë dhe mostra të dokumenteve. |
|
 |
A jeni gati për ardhjen e inspektorit të punës (2013)
Autori shpjegon në detaje se çfarë është inspektimi i punës dhe cilat janë kufijtë e kompetencave të saj, si kryhen inspektimet e respektimit të ligjeve të punës dhe si mund të përfundojnë ato, cilat shkelje mund të çojnë në vendosjen e gjobës dhe cilat do të sjellin skualifikimin e drejtuesit të organizatës. Libri ofron rekomandime praktike për punëdhënësit organizativë dhe sipërmarrësit individualë që do të ndihmojnë në shmangien e pretendimeve nga inspektorët e punës. Gjatë përgatitjes së librit është marrë parasysh gjithçka ndryshimet e fundit legjislacioni. |
 |
Mbledhja e përshkrimeve të punës
Koleksioni përfshin përshkrimet e punës të hartuara në përputhje me karakteristikat e kualifikimit të përfshira në Drejtoria e kualifikimit pozicionet e menaxherëve, specialistëve dhe punonjësve të tjerë, të miratuar me Dekret të Ministrisë së Punës të Rusisë të datës 21 gusht 1998 nr. 37, si dhe në përputhje me të tjera rregulloret sipas karakteristikave (kërkesave) tarifore dhe kualifikuese. |
Një përshkrim i punës për një ndihmës menaxher është krijuar për të përmirësuar marrëdhëniet e punës. Dokumenti tregon përgjegjësitë funksionale, përgjegjësia, të drejtat e punonjësve.
Pozicioni "ndihmës menaxher" në organizata të ndryshme mund të quhet ndryshe: asistent personal i drejtorit, ndihmës menaxher, sekretar.
I. Dispozitat e përgjithshme
1. Një ndihmës menaxher emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtuesit të organizatës.
2. Ndihmës menaxheri raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i shoqërisë.
3. Gjatë mungesës së ndihmës menaxherit, të drejtat dhe përgjegjësitë e tij funksionale i kalojnë një zyrtari tjetër, siç raportohet në urdhrin për organizatën.
4. Një person që ka arsimin e lartë dhe të paktën një vit përvojë në punë të ngjashme.
5. Ndihmës menaxheri udhëhiqet në veprimtarinë e tij nga:
- legjislacioni i Federatës Ruse;
- Rregulloret e brendshme të punës, statuti dhe rregulloret e tjera të kompanisë;
- urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- këtë përshkrim të punës.
6. Ndihmës menaxheri duhet të dijë:
- procedura e vendosur për trajtimin e dokumenteve në organizatë;
- rregullat komunikimi i biznesit dhe etiketa;
- procedura për mbajtjen e dokumentacionit raportues;
- rregullat për përdorimin e pajisjeve të zyrës dhe pajisjeve të komunikimit;
- bazat e punës në një redaktues teksti, spreadsheets;
- bazat e punës në zyrë;
- struktura organizative e kompanisë;
- procedura për lidhjen dhe ekzekutimin e kontratave.
ІІ.
Përgjegjësitë e punës së një ndihmës menaxheri
Ndihmës menaxherit i caktohen këto përgjegjësi funksionale:
1. Planifikimi i ditës së punës së menaxherit: zhvillimi dhe koordinimi i një orari për takime, vizita, thirrje, pritje dhe veprime të tjera.
2. Shoqërimi personal i menaxherit në takime, pritje dhe udhëtime.
3. Mbështetje teknike puna e menaxherit: porositja e biletave, transporti; organizimin e negociatave dhe takimeve.
4. Mbajtja e procesverbaleve dhe dokumenteve të tjera që regjistrojnë ecurinë dhe rezultatet e takimeve, seancave, negociatave.
5. Sjellja në vëmendje të punonjësve të divizioneve strukturore të organizatës, udhëzimeve, urdhrave të drejtimit dhe monitorimi i zbatimit të tyre.
6. Mbledhja e informacionit, përgatitja dhe ofrimi i raporteve analitike, informative, referuese dhe të tjera për menaxhmentin.
7. Kryerja e punës në zyrë, marrja e korrespondencës dërguar menaxherit.
8. Regjistrimi i vizitorëve për një takim personal me menaxherin, organizimi i pritjes së tyre.
Marrja e dokumenteve dhe aplikimeve për nënshkrim nga menaxheri, regjistrimi i tyre, kontabiliteti dhe transferimi te menaxheri.
10. Hartimi i letrave, kërkesave dhe dokumenteve të tjera në emër të menaxhmentit.
11. Përgatitja e takimeve, takimeve, takimeve të mbajtura nga menaxheri. Mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendndodhjen dhe axhendën.
12. Kryerja e detyrave zyrtare të menaxherit.
III. Të drejtat
Ndihmësi i menaxherit ka të drejtë:
1. Merrni informacion në masën e nevojshme për të përfunduar detyrat e caktuara.
2. Dërgoni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën e tyre dhe për të racionalizuar aktivitetet e kompanisë.
3. Dërgoni kërkesa për divizionet e organizatës (në emër të menaxherit ose me iniciativë personale) për të marrë dokumentet e nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
4. Kërkojnë që drejtuesit e institucionit të krijojnë kushtet e nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare.
5. Merrni vendime të pavarura brenda kompetencës suaj.
6. Keni akses në informacione konfidenciale kur lind një nevojë e biznesit.
IV. Përgjegjësia
Ndihmës menaxheri është përgjegjës për:
1. Sigurimi i punonjësve të organizatës me informacion të rremë.
2. Ekzekutimi i gabuar detyrat e tyre zyrtare.
3. Shkaktimi i dëmit material organizatës, shtetit, palëve të saj dhe punonjësve.
4. Shkelje e afateve për kryerjen e detyrave të ngarkuara.
5. Shkelje e dispozitave dokumente udhëzuese organizatat, vendimet, rregulloret.
6. Zbulimi i sekreteve tregtare, të dhënave personale, informacioneve konfidenciale.
7. Veprimet jashtë fushës së kompetencës së tij.
8. Shkelje e disiplinës së punës, rregulloreve të sigurisë, rregulloreve të brendshme të punës, mbrojtjes nga zjarri.
9. Shkelje e normave etiketa e biznesit, trajtim i përafërt partnerët e biznesit, vizitorë, punonjës të organizatës.
Përshkrimet e Punës
Përshkrimi i punës për Ndihmës Drejtor për Çështjet e Përgjithshme
Hapeni në formatin WORD
1. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME
1.1. Ky përshkrim i punës përcakton detyrat funksionale, të drejtat dhe përgjegjësitë e ndihmësit të drejtorit për çështje të përgjithshme.
1.2. Ndihmësi i drejtorit për çështje të përgjithshme emërohet dhe shkarkohet në përputhje me procedurën e përcaktuar me legjislacionin aktual të punës me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes.
1.3. Ndihmës Drejtori për Çështjet e Përgjithshme i raporton drejtpërdrejt Drejtorit të Përgjithshëm të kompanisë.
1.4. Ndihmësdrejtori për Çështjet e Përgjithshme duhet të dijë:
— rezolutat, urdhrat, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të autoriteteve më të larta në lidhje me shërbimet administrative dhe ekonomike; strukturën e ndërmarrjes, institucionin, organizimin dhe perspektivat e zhvillimit të saj; mjetet e komunikimit, informatikë dhe teknologji organizative; procedura dhe afatet për raportim; mjetet e mekanizimit të punës së dorës; procedurën për blerjen e pajisjeve, mobiljeve, inventarit, furnizimeve të zyrës dhe përpunimit të pagesave për shërbime; bazat e ekonomisë, organizimit të punës, prodhimit dhe menaxhimit; legjislacioni i punës; Rregulloret e brendshme të punës; rregullat dhe rregulloret e mbrojtjes së punës.
1.6. Gjatë mungesës së përkohshme të ndihmësit të drejtorit për çështje të përgjithshme, përgjegjësitë e tij i caktohen drejtuesit të zyrës.
2. PËRGJEGJËSITË FUNKSIONALE
Ndihmës Drejtori për Çështjet e Përgjithshme:
2.1. Kryen dhe kontrollon zbatimin e masave për të siguruar përdorimin racional transporti rrugor organizatat, si dhe:
· Organizon punën për marrjen, përpunimin, dërgimin e ngarkesave në hyrje, dokumenteve dhe korrespondencës, duke garantuar sigurinë e tyre dhe dërgimin në kohë te marrësit.
· Monitoron disponueshmërinë e llojeve të nevojshme të transportit dhe organizon transportin e duhur.
· Merr masa për zbatimin e planit të transportit, detyrat e turneve nga drejtuesit e makinave
· Plotëson, lëshon dhe pranon fletëpagesa dhe fletëpagesa.
· Regjistron dokumentacionin e udhëtimit dhe evidenton funksionimin e mjeteve.
· Monitoron korrektësinë e leximeve të shpejtësisë dhe marrjen e karburantit dhe lubrifikantëve (karburanteve dhe lubrifikantëve).
· Identifikon shënimet në fletore për shkeljet e rregullave të qarkullimit rrugor nga drejtuesit e mjeteve dhe i raporton ato tek menaxhmenti.
· Krahason të dhënat e marra për funksionimin e mjeteve me turne-detyra ditore, identifikon devijimet dhe arsyet e shfaqjes së tyre.
· Monitoron respektimin e disiplinës së trafikut nga drejtuesit e mjeteve, mban shënime për funksionimin e automjeteve.
· Njofton marrësit për kohën e mbërritjes së mallrave në adresën e tyre.
2.2. Siguron mirëmbajtjen ekonomike dhe gjendjen e duhur në përputhje me rregullat dhe rregulloret e higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri të ndërtesës në të cilën ndodhen ambientet e zyrës së kompanisë, si dhe monitorimin e shërbimit të pajisjeve (ndriçimi, sistemet e ngrohjes, ventilimi, etj.) .
2.2. Merr pjesë në zhvillimin e planeve për riparime aktuale dhe të mëdha dhe përgatitjen e vlerësimeve të shpenzimeve të biznesit.
2.3. Organizon riparimet e ambienteve, monitoron cilësinë e punës së riparimit.
Zgjidh çështjet që kanë të bëjnë me blerjen dhe ruajtjen e mallrave të zyrës, mallrave të nevojshme shtëpiake, pajisjeve dhe inventarit, i siguron ato njësive strukturore, si dhe mban shënime për shpenzimet e tyre dhe përpilon raportet e përcaktuara.
2.6. Kontrollon përdorimin racional të materialeve dhe fondeve të alokuara për qëllime ekonomike.
2.7. Menaxhon punën për rregullimin e zonës së zyrës, si dhe monitoron gjendjen dhe riparimin në kohë të mobiljeve.
2.8. Siguron zbatimin e masave për parandalimin e zjarrit dhe mirëmbajtjen e pajisjeve të zjarrit në gjendje të mirë.
3. TË DREJTAT
Ndihmësdrejtori për Çështjet e Përgjithshme ka të drejtë:
3.1. Jep udhëzime dhe detyra punonjësve dhe shërbimeve të tij vartëse për një sërë çështjesh të përfshira në përgjegjësitë e tij funksionale.
3.2. Monitoroni zbatimin e detyrave dhe punës, përfundimin në kohë të urdhrave individualë dhe detyrave të shërbimit dhe punonjësve në varësi të tij.
3.3. Të kërkojë dhe të marrë materialet dhe dokumentet e nevojshme në lidhje me aktivitetet e Ndihmës Drejtorit për Çështjet e Përgjithshme.
3.4. Hyni në marrëdhënie me departamentet e organizatave të palëve të treta për të zgjidhur çështjet operative aktivitetet prodhuese, që janë në kompetencën e Ndihmës Drejtorit për Çështjet e Përgjithshme.
4. PËRGJEGJËSIA
Ndihmës Drejtori për Çështjet e Përgjithshme është përgjegjës për:
4.1. Rezultatet dhe efikasiteti i aktiviteteve prodhuese.
4.2. Mossigurimi i përmbushjes së detyrave funksionale, si dhe për rezultatet e punës.
4.3. Informacion i pasaktë për statusin e punës që po kryhet.
4.4. Mosrespektimi i urdhrave, udhëzimeve dhe udhëzimeve nga drejtori i kompanisë.
4.5. Mosmarrja e masave për të shtypur shkeljet e identifikuara të rregulloreve të sigurisë, sigurisë nga zjarri dhe rregullave të tjera që krijojnë një kërcënim për aktivitetet e kompanisë dhe punonjësve të saj.
4.6. Dështimi për të siguruar respektimin e disiplinës së punës dhe performancës nga punonjësit e departamentit.
5. KUSHTET E PUNËS
5.1. Orari i punës së ndihmësit të drejtorit për çështje të përgjithshme përcaktohet në përputhje me rregulloret e brendshme të punës të përcaktuara nga kompania.
5.2. Për të zgjidhur çështjet operative për të siguruar aktivitetet prodhuese të departamentit, ndihmësdrejtori për çështje të përgjithshme menaxhon transportin në mënyrë të përgjithshme.
Asistent Menaxher është Elita stafi administrativ. Drejtori ndërmarrje e madhe ka nevojë për një asistent të përgjegjshëm dhe të besueshëm që drejton të gjitha organizative dhe punë informative. Kështu, menaxheri ndalon së humburi kohë në mënyrë të paarsyeshme, duke u shqetësuar dhe duke u preokupuar me çështje të vogla. Asistenti fiton një status të veçantë në kompani, sepse është i besuari i drejtorit.
Për të kryer detyrat tuaja në mënyrë efikase, nuk mjafton të keni një grup njohurish dhe aftësish bazë, duhet të keni disa cilësitë njerëzore. Ju duhet të jeni të përpiktë, miqësorë, të vetë-zotëruar, me takt dhe të përkushtuar ndaj interesave të korporatës. Në të njëjtën kohë, duhet të përgatiteni për të qenë në një pozicion vartës, për t'u përshtatur me rrethanat dhe karakterin e shefit.
Para së gjithash, ju duhet të jeni në gjendje të respektoni si vetë udhëheqësin ashtu edhe të tjerët. Ju do të duhet të zotëroni aftësinë për të menaxhuar dhe dhënë urdhra, sepse do t'ju besohet përgjegjësia e mbikëqyrjes projekte të thjeshta. Ju duhet ta merrni seriozisht punën tuaj dhe të mos keni frikë prej saj. Përdorni iniciativën tuaj dhe mos kini frikë t'i shprehni mendimin tuaj shefit tuaj nëse mendoni se keni të drejtë.
Përgjegjësitë kryesore të një ndihmës menaxheri të mirë janë: puna me dokumentacionin dhe punë organizative. Shërbimet e informacionit dhe dokumentacionit përfshijnë çështjet e mëposhtme:
1. Marrja dhe kontrollimi i draft dokumenteve të përgatitura që i jepen shefit për nënshkrim, redaktimi dhe finalizimi i tyre.
2. Marrja e korrespondencës që mbërrin në adresën e shoqërisë dhe transferimi i saj në sektorët strukturorë përkatës dhe punonjës të veçantë. Përgatitja dhe dërgimi i përgjigjeve.
3. Hartimi i letrave, kërkesave, raporteve, raporteve dhe dokumentacionit tjetër të kërkuar nga menaxheri.
4. Mbajtja e të dhënave arkivore dhe ruajtja e sigurt e dosjeve.
5. Monitorimi i punës së punonjësve të ndërmarrjes, monitorimi i afateve.
6. Mbajtja e dosjes së regjistrimit.
Shërbimi pa dokumente përbëhet nga përgjegjësi të tjera:
1. Marrja dhe transmetimi i mesazheve nëpërmjet kanaleve të ndryshme të komunikimit.
2. Kontrollimi i telefonatave hyrëse, “fytyra” e kompanisë në bisedat me klientët, vendimmarrja e shpejtë për rëndësinë e thirrjes.
3. Sigurimi i punës së menaxherit duke organizuar tavolinën e tij.
4. Planifikimi racional i takimeve dhe i punëve të tjera të shefit.
5. Përgatitja e këshillave, mbledhjeve, konferencave (mbledhja e pjesëmarrësve dhe dokumenteve). Mbajtja e procesverbaleve të këtyre takimeve.
6. Organizimi i prezantimeve të kompanisë.
7. Plotësimi i kërkesave dhe udhëzimeve personale të menaxherit.
Gama e këtyre përgjegjësive varet nga madhësia e ndërmarrjes dhe menaxhmentit. Drejtori i një kompanie të madhe ka disa asistentë, përgjegjësitë e të cilëve janë më të ngushta, por jo më pak.
Një asistent ekzekutiv është një mundësi e shkëlqyer për të mësuar aftësitë e menaxhimit. Ky pozicion mund të jetë hapi tjetër në karrierën tuaj.
Drejtori i Përgjithshëm i një kompanie ka shumë përgjegjësi. Ndërsa organizata zhvillohet, kjo gamë përgjegjësish zgjerohet. Ka shumë "xhiro", në të cilën menaxheri duhet të kalojë kohë në vend që të zgjidhë problemet që synojnë drejtpërdrejt zhvillimin e kompanisë. Kjo zvogëlon efikasitetin e specialistit. Disa detyra që nuk kërkojnë kualifikime të larta mund t'i delegohen ndihmës drejtorit të përgjithshëm.
Pozicioni i ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm: karakteristikat kryesore
Është e vështirë të përcaktohet pozicioni i ndihmës menaxherit të përgjithshëm. Fakti është se fushëveprimi i përgjegjësive të këtij specialisti përcaktohet në bazë të nevojave të drejtorit të përgjithshëm. Aktivitetet e një punonjësi mund të përqendrohen në një aspekt. Le të shohim pozicionet në të cilat asistentët punojnë në praktikë:
- Nëpunës. Ky specialist është përgjegjës për të punuar me dokumentacionin. Fusha e tij e përgjegjësisë përfshin telefonatat dhe detyrat e ndryshme të përditshme.
- Asistent personal. Specializohet në organizimin e ditëve të punës së CEO, takimeve të biznesit dhe konferencave. Specialisti shoqëron menaxherin edhe në udhëtime pune.
- Zëvendësdrejtor i Përgjithshëm. Një punonjës ka të drejtë të marrë vendime për një gamë të kufizuar çështjesh.
Si rregull, në realitet, një asistent kombinon funksionet e disa specialistëve. NË kompanitë e mëdha drejtori i përgjithshëm mund të ketë dy ndihmës. Për shembull, një organizon orari i punës menaxher, dhe tjetri merret me shkresat.
Asistenti i përket kategorisë së menaxherëve. Ai raporton drejtpërdrejt te CEO. Kërkesat që zakonisht i paraqiten një punonjësi:
- Arsimi i lartë në një fushë përkatëse (për shembull, juridik).
- Tre vite përvojë pune.
Si rregull, punonjësit e tjerë raportojnë te ndihmësi i drejtorit të përgjithshëm. Ai ka kompetenca të gjera: nga e drejta për të nxjerrë urdhra për të kontrolluar punën e departamenteve të ndryshme.
E RËNDËSISHME! Emërimi i një asistenti nuk është aspak i tepruar. Kjo masë i lejon menaxherit të fokusohet në zgjidhjen e problemeve që kërkojnë profesionalizëm dhe kreativitet të lartë. “Qarkullimi” i delegohet asistentit. Kjo rrit ndjeshëm efikasitetin si të CEO ashtu edhe të vetë kompanisë.
Rregullimi ligjor
Veprimtaritë e ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm rregullohen me rregullore:
- Rekomandime metodologjike.
- Karta.
- Marrëveshja e punës.
- Me urdhër të udhëheqësit.
- Përshkrimi i punës.
Cilat janë përgjegjësitë e një ndihmës menaxheri të përgjithshëm?
Përgjegjësitë e një asistenti të menaxherit të përgjithshëm ndryshojnë në varësi të madhësisë së kompanisë. NË kompanitë e vogla punonjësit janë të përfshirë në monitorimin e punës së korrierëve, menaxherëve dhe mbështetjen jetësore të aktiviteteve të zyrës. Në organizatat e mëdha, CEO zakonisht ka dy asistentë. Një asistent personal organizon ditën e punës së menaxherit, i dyti kujdeset për të gjitha çështjet e tjera. Lista e përgjegjësive të specialistëve mund të ndryshojë ndjeshëm. Në çdo rast, përgjegjësitë duhet të specifikohen përshkrimi i punës. Le të shohim një listë mostër:
- Organizimi i negociatave, përfshirë me telefon.
- Pritja e korrespondencës.
- Organizimi i takimeve dhe takimeve: përgatitja e materialeve përkatëse, monitorimi i respektimit të rregulloreve, hartimi i procesverbaleve, stenografi.
- Kontroll mbi ekzekutimin e udhëzimeve nga drejtori i përgjithshëm.
- Dorëzimi i letrave te menaxheri për nënshkrim.
- Pritja e vizitorëve të drejtorit të përgjithshëm.
- Organizimi i udhëtimeve të biznesit (për shembull, rezervimi i dhomave, porositja e biletave).
- Siguria punë efikase drejtor i përgjithshëm.
- Hartimi i një plani të ditës së punës.
- Mbështetje informative për drejtorin e përgjithshëm.
- Pjesëmarrja në takime dhe takime biznesi.
- Organizimi i takimeve të biznesit.
- Organizimi i prezantimeve.
- Përgatitja e raporteve të shpenzimeve.
- Ekzekutimi i porosive personale.
- Krijimi i bazave të të dhënave, prezantime virtuale duke përdorur një PC.
Një asistent është personi më i afërt me CEO. Shpesh dita e tij e punës nuk është e standardizuar. Një punonjës zgjidh një sërë problemesh, kështu që ai duhet të ketë cilësitë e duhura personale.
Të drejtat e punonjësve
Ndihmës Drejtorit të Përgjithshëm janë të pajisura me të drejtat e mëposhtme:
- Njohja me projektet dhe vendimet e menaxherit në lidhje me aktivitetet e asistentit.
- E drejta për të marrë informacionin e nevojshëm.
- E drejta për të marrë vendime brenda fushëveprimit të autoritetit zyrtar.
Ndihmësit të drejtorit të përgjithshëm mund t'i jepen kompetenca më të mëdha. Për shembull, një punonjës mund të ketë të drejtën të nënshkruajë dokumente.
Përgjegjësitë që i janë caktuar asistentit
Përgjegjësitë që i janë caktuar asistentit duhet të specifikohen në përshkrimin e punës. Punonjësi është përgjegjës në rastet e mëposhtme:
- Mosrespektimi i udhëzimeve të punës.
- Veprime që shkelin ligjet e Federatës Ruse.
- Duke shkaktuar dëme.
Nëse një asistent ka kryer sjellje të pahijshme, një hetim kryhet përpara se të vendoset përgjegjësia. Është e nevojshme për të përcaktuar shkallën e fajit. Punonjësit kryesorë të kompanisë po marrin pjesë në hetim. Bazuar në rezultatet e tij, hartohet një dokument. Në varësi të shkallës së fajit, punonjësit mund t'i shqiptohet një dënim. Ndihmësi mund të shkarkohet gjithashtu.
Cilat cilësi personale kërkohen nga një asistent?
Aktiv asistent personal të besuara me një gamë të gjerë detyrash. Disa specialistë punojnë në një fushë, por kjo nuk vlen për një asistent. Atij i kërkohet të kryejë shumë detyra dhe të jetë i gjithanshëm. Le të shqyrtojmë cilësitë personale që duhet të ketë një ndihmës drejtor i përgjithshëm:
- Proaktivitet, duke punuar përpara.
- Aftësia për të parashikuar zhvillimin e mëtejshëm situatave.
- Parandalimi i komplikimeve.
- Shkathtësi.
- Përshtatja në një mjedis që ndryshon me shpejtësi.
- Njohuri rrjedhshme në një ose më shumë gjuhë të huaja.
- Aftësia për të punuar me rrjedhat e informacionit.
- Aftësia për të ruajtur konfidencialitetin.
- Aftësia për të analizuar sistematikisht një situatë.
- Aftësia për të ofruar disa zgjidhje në të njëjtën kohë.
- Shkathtësi kompjuterike mesatare deri në të avancuara.
- Njohuri mbi bazat e menaxhimit të kohës.
- Aftësia për të koordinuar aktivitetet e shumë punonjësve.
- Diplomacia.
- Aftësi komunikimi, aftësi për të zgjidhur konfliktet.
- Puna operative me vëllime të mëdha informacioni.
- Kujtim i mirë.
- Aftësia për të dhënë përparësi.
Asistenti duhet të jetë kompetent dhe rezistent ndaj stresit. Njohja e specialiteteve të lidhura (për shembull, njohuritë e bazave të jurisprudencës) është e dëshirueshme.
Kur një CEO ka nevojë për një asistent personal?
Një asistent punësohet nëse drejtorit të përgjithshëm i caktohet një listë e madhe përgjegjësish. Edhe nëse menaxheri përballet me detyrat ekzistuese, një pjesë e madhe e "xhiros" mund të ngadalësojë punën. Është për të trajtuar punët e përditshme që punësohet një asistent. Si rregull, këta punonjës ftohen në kompani të mëdha. Drejtorët ekzekutivë të organizatave të vogla mund të përballojnë të gjithë punën vetë.
Një përshkrim i punës për një ndihmës menaxher është krijuar për të përmirësuar marrëdhëniet e punës. Dokumenti përshkruan detyrat funksionale, përgjegjësitë dhe të drejtat e punonjësit.
Pozicioni i "ndihmës menaxherit" në organizata të ndryshme mund të quhet ndryshe: asistent personal i drejtorit, ndihmës menaxher, sekretar.
Shembull i një përshkrimi tipik të punës për një ndihmës menaxher
I. Dispozitat e përgjithshme
1. Një ndihmës menaxher emërohet në detyrë dhe shkarkohet prej tij me urdhër të drejtuesit të organizatës.
2. Ndihmës menaxheri raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i shoqërisë.
3. Gjatë mungesës së ndihmës menaxherit, të drejtat dhe përgjegjësitë e tij funksionale i kalojnë një zyrtari tjetër, siç raportohet në urdhrin për organizatën.
4. Në detyrën e ndihmës drejtuesit emërohet një person me arsim të lartë dhe me përvojë të paktën një vit në punë të ngjashme.
5. Ndihmës menaxheri udhëhiqet në veprimtarinë e tij nga:
- legjislacioni i Federatës Ruse;
- Rregulloret e brendshme të punës, statuti dhe rregulloret e tjera të kompanisë;
- urdhra dhe udhëzime nga menaxhmenti;
- këtë përshkrim të punës.
6. Ndihmës menaxheri duhet të dijë:
- procedura e vendosur për trajtimin e dokumenteve në organizatë;
- rregullat e komunikimit të biznesit dhe mirësjelljes;
- procedura për mbajtjen e dokumentacionit raportues;
- rregullat për përdorimin e pajisjeve të zyrës dhe pajisjeve të komunikimit;
- bazat e punës në një redaktues teksti, spreadsheets;
- bazat e punës në zyrë;
- struktura organizative e kompanisë;
- procedura për lidhjen dhe ekzekutimin e kontratave.
II. Përgjegjësitë e punës së një ndihmës menaxheri
Ndihmës menaxherit i caktohen këto përgjegjësi funksionale:
1. Planifikimi i ditës së punës së menaxherit: zhvillimi dhe koordinimi i një orari për takime, vizita, thirrje, pritje dhe veprime të tjera.
2. Shoqërimi personal i menaxherit në takime, pritje dhe udhëtime.
3. Mbështetje teknike për punën e menaxherit: porositja e biletave, transporti; organizimin e negociatave dhe takimeve.
4. Mbajtja e procesverbaleve dhe dokumenteve të tjera që regjistrojnë ecurinë dhe rezultatet e takimeve, seancave, negociatave.
5. Sjellja në vëmendje të punonjësve të divizioneve strukturore të organizatës, udhëzimeve, urdhrave të drejtimit dhe monitorimi i zbatimit të tyre.
6. Mbledhja e informacionit, përgatitja dhe ofrimi i raporteve analitike, informative, referuese dhe të tjera për menaxhmentin.
7. Kryerja e punës në zyrë, marrja e korrespondencës dërguar menaxherit.
8. Regjistrimi i vizitorëve për një takim personal me menaxherin, organizimi i pritjes së tyre.
9. Marrja e dokumenteve dhe aplikimeve për nënshkrim nga drejtuesi, regjistrimi i tyre, kontabiliteti dhe transferimi te drejtuesi.
10. Hartimi i letrave, kërkesave dhe dokumenteve të tjera në emër të menaxhmentit.
11. Përgatitja e takimeve, takimeve, takimeve të mbajtura nga menaxheri. Mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën, vendndodhjen dhe axhendën.
12. Kryerja e detyrave zyrtare të menaxherit.
III. Të drejtat
Ndihmësi i menaxherit ka të drejtë:
1. Merrni informacion në masën e nevojshme për të përfunduar detyrat e caktuara.
2. Dërgoni propozime menaxhmentit për të përmirësuar punën e tyre dhe për të racionalizuar aktivitetet e kompanisë.
3. Dërgoni kërkesa për divizionet e organizatës (në emër të menaxherit ose me iniciativë personale) për të marrë dokumentet e nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
4. Kërkojnë që drejtuesit e institucionit të krijojnë kushtet e nevojshme për kryerjen e detyrave të tij zyrtare.
5. Merrni vendime të pavarura brenda kompetencës suaj.
6. Keni akses në informacione konfidenciale kur lind një nevojë e biznesit.
IV. Përgjegjësia
Ndihmës menaxheri është përgjegjës për:
1. Sigurimi i punonjësve të organizatës me informacion të rremë.
2. Kryerja e pahijshme e detyrave zyrtare.
3. Shkaktimi i dëmit material organizatës, shtetit, palëve të saj dhe punonjësve.
4. Shkelje e afateve për kryerjen e detyrave të ngarkuara.
5. Shkelje e dispozitave të dokumenteve, vendimeve, rregulloreve drejtuese të organizatës.
6. Zbulimi i sekreteve tregtare, të dhënave personale, informacioneve konfidenciale.
7. Veprimet jashtë fushës së kompetencës së tij.
8. Shkelje e disiplinës së punës, rregulloreve të sigurisë, rregulloreve të brendshme të punës, mbrojtjes nga zjarri.
9. Shkelje e standardeve të mirësjelljes së biznesit, trajtim i vrazhdë i partnerëve të biznesit, vizitorëve dhe punonjësve të organizatës.
Ne kemi gjithmonë një numër të madh të vendeve të lira të punës aktuale në faqen tonë të internetit. Përdorni filtra për të kërkuar shpejt sipas parametrave.
Për punësim të suksesshëmËshtë e dëshirueshme që të ketë një arsim të specializuar, si dhe të ketë cilësitë e nevojshme dhe aftësitë e punës. Para së gjithash, duhet të studioni me kujdes kërkesat e punëdhënësve në specialitetin tuaj të zgjedhur, pastaj të filloni të shkruani një rezyme.
Ju nuk duhet të dërgoni CV-në tuaj në të gjitha kompanitë në të njëjtën kohë. Zgjidhni vende të lira pune të përshtatshme bazuar në kualifikimet dhe përvojën tuaj të punës. Ne rendisim aftësitë më të rëndësishme për punëdhënësit që ju nevojiten për të punuar me sukses si Zëvendës Drejtor i Përgjithshëm për Çështjet e Përgjithshme në Moskë:
7 aftësitë kryesore që duhet të keni për t'u punësuar
Gjithashtu mjaft shpesh në vendet e lira ka kërkesat e mëposhtme: menaxhimi i ekipit, përdoruesi i PC dhe buxhetimi.
Ndërsa përgatiteni për intervistën tuaj, përdorni këtë informacion si një listë kontrolli. Kjo do t'ju ndihmojë jo vetëm të kënaqni rekrutuesin, por edhe të merrni punën që dëshironi!
Analiza e vendeve të lira të punës në Moskë
Bazuar në rezultatet e një analize të vendeve të lira të publikuara në faqen tonë të internetit, paga fillestare e treguar, mesatarisht, është 93,030. Niveli mesatar maksimal i të ardhurave (i shënuar “paga deri në”) është 141,429. Duhet pasur parasysh se shifrat e dhëna janë statistikore. Paga aktuale gjatë punësimit mund të ndryshojë shumë në varësi të shumë faktorëve:- Përvoja juaj e mëparshme e punës, arsimimi
- Lloji i punësimit, orari i punës
- Madhësia e kompanisë, industria, marka, etj.
