Shkrimi i një shembulli të letrës së biznesit. Mostra e letrës së biznesit. Udhëzime për të shkruar një letër

Një sipërmarrës duhet të kryejë korrespondencë aktive si me zyrtarë (për shembull, përfaqësues të agjencive qeveritare) dhe me ata "gjysmë zyrtarë" - partnerë, kontraktorë, specialistë të pavarur, etj. Shkathtësi komunikimi me shkrim Mund të zhvillohet mjaft shpejt, por në fillim mund të bëni shumë gabime dhe të lini përshtypjen jo më të këndshme për marrësit tuaj. Në këtë artikull do të flasim për veçoritë e shkrimit të letrave të rregullta të biznesit (në letër) dhe mesazheve elektronike.

Forma e letrës dhe dizajni

Sigurohuni që të përdorni letrën e kompanisë suaj. Kjo gjithmonë bën përshtypje dhe rrit besnikërinë e "bashkëbiseduesve". Lloji i formularëve, standardet për plotësimin e tyre dhe elementët e projektimit duhet të specifikohen në urdhrin për organizatën (ose udhëzimet për punën në zyrë). Kërkesat themelore për formularët e letrave të biznesit mund të gjenden në GOST 2003 "Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve".

Këshillohet që të "shtrydhni" informacionin bazë rreth kompanisë në formën:

• emri (dhe emri i shkurtuar);
• aktuale dhe adresat postare;
• adresa e emailit;
• numrat e kontaktit;
• adresa e faqes.

Kjo nuk është një listë e të dhënave të kërkuara, por vetëm një listë mostër. Nëse dëshironi, mund të shtoni ose përjashtoni diçka.

Kërkesat e përgjithshme Formati i letrës duket si ky:

• dhëmbëzimi minimal - 10 mm në të djathtë dhe 20 mm në të majtë, lart dhe poshtë;
• nëse shkronja është shkruar në dy ose më shumë fletë, secila prej tyre duhet të numërohet në mes në krye;
• Çdo aplikim numërohet veçmas;
• në këndin e sipërm të majtë tregohet numri dalës i letrës (mos harroni ta regjistroni atë në regjistrin e regjistrimit të dokumentit);
• në këndin e sipërm të djathtë tregohet emri i organizatës, pozicioni i adresuesit dhe mbiemri i tij me iniciale;
• në këndin e poshtëm të majtë - pozicioni, mbiemri juaj me iniciale dhe nënshkrim;
• Sigurohuni që të vendosni datën kur është shkruar letra në fund.

Sidoqoftë, GOST 2003 lejon përdorimin e formularëve jo vetëm me rregullim këndor, por edhe me rregullim gjatësor të detajeve (kur ato tregohen në qendër). Rregullimi i këndit duket më i njohur dhe është më i lehtë për t'u lexuar, kështu që është më mirë të zgjidhni këtë opsion.

Rregullat e përgjithshme të shkrimit

Struktura klasike e tekstit të një letre biznesi përfshin tre elementë:

• pjesa hyrëse (një deklaratë e shkurtër e arsyeve pse është shkruar letra, qëllimi i saj);
• përmbajtja (përshkrimi i situatës, propozimi i zgjidhjeve, deklarata e përfundimeve dhe rekomandimeve);
• pjesa përmbledhëse (një përmbledhje e shkurtër me një tregues të qartë të asaj që prisni nga adresuesi).

Gjithmonë duhet të kuptoni qëllimin për të cilin po shkruani një letër. Dëshironi të ofroni bashkëpunim? Tregoni ankesat tuaja? Fto në një prezantim apo ngjarje tjetër? Shkruani vetëm për këtë dhe mos u hutoni nga argumente dhe supozime të gjata që nuk janë të rëndësishme për këtë çështje.

Çdo letër biznesi duhet të ketë një qëllim specifik. Nëse prekni disa çështje në të, ato duhet të jenë të ndërlidhura ngushtë. Nëse keni nevojë të kontaktoni të njëjtën organizatë për disa tema të ndryshme, është më mirë të shkruani një letër të veçantë për secilën prej tyre.

Gjuha e të shkruarit

Stili i korrespondencës së biznesit është biznesi zyrtar "i lehtë". Është e mundur dhe e nevojshme të standardizohen frazat, të përdoren disa klishe dhe klishe, por nuk rekomandohet të reduktohet e gjithë kjo në burokraci të thatë. Gjuha "e gjallë" perceptohet gjithmonë lehtësisht dhe në mënyrë të favorshme. Natyrisht, shkrimi i biznesit duhet të përputhet me normat e mirësjelljes (të cilat do të diskutohen më poshtë), por thelbi i çështjes duhet të shprehet qartë dhe në mënyrë koncize.

Disa këshilla praktike:

• përdorni fjalë të thjeshta: termat “të zgjuar” perceptohen dobët dhe shpesh shkaktojnë acarim tek personi që detyrohet t'i lexojë dhe t'i deshifrojë;
• përdorni më shpesh foljet dhe më rrallë mbiemrat;
• Mos lejoni që mendimet tuaja të enden kudo - vetëm specifikat dhe vetëm brenda kornizës temën e dhënë, pa shumë detaje dhe detaje të parëndësishme;
• shmangni thëniet e gjata, nëse është e mundur mos përdorni fraza pjesëmarrëse dhe pjesëmarrëse;
• shkruani konkretisht: të ndryshme "për këtë", "ata/ai/ajo" janë të papranueshme;
• shmangni mospërputhjet logjike dhe kalimet e papritura nga një bllok semantik në tjetrin;
• kontrolloni gjithçka të shkruar nga veshi: gabime në të folur gjendet pothuajse në çdo tekst të pa redaktuar.

Një nga rregullat kryesore për të shkruar letra biznesi është: mesazhi duhet të jetë i shkolluar dhe stilistikisht i saktë.

Karakteristikat e adresimit të adresuesit

Si rregull, adresuesit i drejtohen një herë, në fillim të letrës. Kjo mund të bëhet në tre mënyra.

1. Nëse i drejtoheni një personi për herë të parë (ose nëse është krijuar një marrëdhënie thjesht zyrtare midis jush dhe adresuesit), duhet të përdorni një adresë që tregon një distancë të caktuar. Shembull: "I nderuar zoti Ivanov!"
2. Nëse i drejtoheni një personi me të cilin keni krijuar prej kohësh një marrëdhënie biznesi besimi, është më mirë ta thërrisni me emrin dhe patronimin e tij. Shembull: "E dashur Ekaterina Leonidovna!"
3. Kur i drejtoheni një grupi, përdorni frazën standarde "të nderuar zotërinj!"

Në pjesën e fundit ju duhet të përdorni të ashtuquajturën frazë mbyllëse. Ka më shumë opsione këtu:

• "Me respekt", "Sinqerisht i juaji";
• "ME urimet me te mira»;
• “Me shpresë për bashkëpunim të vazhdueshëm”;
• "Ne jemi gjithmonë të lumtur t'ju ofrojmë një shërbim";
• etj.

Me një fjalë, zgjedhja e frazës së fundit është çështje shije.

Etika e të shkruarit në biznes

Edhe përbuzja e mbuluar në një letër biznesi nuk kalon pa u vënë re. Sigurisht, në këtë rast, nuk do të mund të mbështeteni më në një qëndrim pozitiv apo edhe të barabartë ndaj vetes. Përfundimi është i qartë: mos u dorëzoni pas emocioneve dhe mbajeni veten brenda kufijve edhe nëse marrësi ju mërzit vërtet. Gjithmonë kushtojini vëmendje tonit të mesazhit.

Duhet të jeni veçanërisht të kujdesshëm kur hartoni një letër që përmban një refuzim. Nuk është jashtëzakonisht e mençur të filloni një mesazh të tillë me një "jo" kategorike në një formë ose në një tjetër - kjo do të krijojë te personi ndjenjën se ai thjesht u dërgua. Së pari përpiquni të jepni shpjegime bindëse (jo të dobëta). Pasi të kemi përshkruar shkurtimisht arsyet e refuzimit, duhet të kalojmë pa probleme në deklaratën e tij. Në këtë rast, ju mund të përdorni formulimet e mëposhtme:

• “Për fat të keq, ne nuk shohim asnjë mënyrë për të përmbushur kërkesën tuaj”;
• “Kërkesa juaj nuk mund të plotësohet për arsyet e mëposhtme...”;
• “Na vjen shumë keq, por jemi të detyruar të refuzojmë ofertën tuaj.”

Në mënyrë ideale, edhe përpara se të justifikoni refuzimin - në fillim të letrës - duhet të përsërisni shkurtimisht kërkesën e adresuesit. Ai do të kuptojë që e keni lexuar me kujdes kërkesën apo propozimin e tij dhe ndoshta do ta vlerësojë. Ndoshta në të ardhmen do të punoni përsëri së bashku - pse të transmetoni menjëherë negativin dhe ta trembni personin me ashpërsi të tepruar?

Asnjëherë mos shkoni në ekstremin tjetër. Lajkat dhe sigurimet e shumta të dashurisë së sinqertë janë shenja të dukshme të pasinqeritetit. Mossinqeriteti gjithmonë shkakton refuzim.

Kompozimi i emaileve

Mesazhet në letër tashmë janë vjetëruar. Natyrisht, korrespodenca "letër" nuk do të zhduket kurrë plotësisht, por brenda pak vitesh letrat e shkruara me letra klasike do të bëhen një gjë e rrallë. Negociatat po zhvillohen gjithnjë e më shumë në format elektronik. Një sipërmarrës modern tani dërgon shumë më tepër letra me email sesa me postë të rregullt.

Letrat e biznesit të dërguara me email shkruhen sipas të njëjtave rregulla të përgjithshme. Kërkesat për gjuhën, stilin dhe tonin, respektimin e standardeve të mirësjelljes - të gjithë këta elementë të detyrueshëm nuk ndryshojnë. Megjithatë, mesazhet elektronike kanë gjithashtu veçoritë e tyre specifike.

1. Sigurohuni që identifikimi juaj të duket solid ose të paktën adekuat. [email i mbrojtur]- Mirë, [email i mbrojtur]- Keq.
2. Është shumë e rëndësishme që gjithmonë të plotësoni fushën Subject. Është kjo linjë që përcakton nëse një person do të hapë mesazhin në hyrje. Nëse po i shkruani dikujt që nuk e njihni, duhet të përpiqeni të gjeni një titull interesant. Por mos e teproni - tema si "Urgjente!!! Ofertë unike, hapeni tani!” Ata vetëm ju bëjnë të dëshironi të klikoni shpejt në ikonën e koshit në krye. Titulli duhet të përbëhet nga 3-5 fjalë dhe të pasqyrojë përmbajtjen e mesazhit.
3. Nëse nuk jeni të njohur me adresuesin, përshkruani shkurtimisht kush jeni dhe si mësuat për të. Pa këtë hyrje të nevojshme, mesazhi mund të konsiderohet spam dhe të fshihet menjëherë.
4. Mos e çaktivizoni citimin në cilësime - lëreni që korrespondenca e mëparshme të shfaqet më poshtë, nën prerje.
5. Të lexosh nga ekrani është një kënaqësi e dyshimtë. Një letër letre mund të merret, dhe vetëm për këtë arsye ajo perceptohet më seriozisht në një nivel të pavetëdijshëm sesa një letër. Merreni parasysh këtë.
6. Sa më i shkurtër të jetë mesazhi i emailit, aq më shpejt do të përgjigjet.
7. Përdorni vetëm fontet standarde.
8. Mos e teproni me theksimin e tekstit - mund të përdorni "të theksuara" për pikat më të rëndësishme, por përdorimi i ngjyrave të ndryshme është i papranueshëm.
9. Nuk ka kapele. kurrë. Edhe në nëntituj. E njëjta gjë vlen edhe për shenjat e pikësimit të dyfishta.
10. Ndani tekstin tuaj në paragrafë me hapësirë ​​midis tyre (thjesht lini një rresht bosh).
11. Ju mund të bashkëngjitni imazhe ose skedarë teksti në email. Materiale shtesë dhe shpjegime, komente, të zgjeruara përshkrime të hollësishme– e gjithë kjo duhet të jetë në dosjet e bashkangjitura, por jo në trupin e letrës.
12. Në korrespondencën e biznesit me njerëzit me të cilët keni krijuar marrëdhënie besimi (po flasim për partnerë të besuar, kontraktorë të besueshëm), herë pas here mund të përdorni emoticon. Kjo do të "ringjallë" komunikimin - emoticonat në ekran (madje edhe në një mesazh biznesi) perceptohen mjaft pozitivisht. Sigurisht, ato nuk mund të përdoren me shkronja "letër".
13. Sigurohuni që të nënshkruani. Në email, zakonisht përbëhet nga 3-6 rreshta dhe përfshin emrin dhe mbiemrin e dërguesit, pozicionin e tij, emrin e kompanisë, adresën e faqes në internet dhe numrin e telefonit të kontaktit.

Shembull nënshkrimi:

Sinqerisht,

Ivan Ivanov

[email i mbrojtur]

http://site.com.

Ne ju ofrojmë një shembull letre biznesi.

Duke përmbledhur

Megjithëse gjithçka është mjaft e thjeshtë, shembujt e letrave të biznesit të shkruara saktë nuk janë aq të shumtë. Sipërmarrësit ngatërrohen rregullisht në dizajn, përdorin adresa jo plotësisht të sakta dhe harrojnë nuancat e rëndësishme.

Le të rendisim tiparet kryesore të mesazheve të mira të biznesit:

• objektiviteti;
• shkurtësia (është e këshillueshme që letra të mos marrë më shumë se një faqe);
• toni neutral i prezantimit;
• mungesë arsyetimi, rrëfimi, detaje të tepruara;
• mungesa e vlerësimeve emocionale;
• një marrëdhënie e qartë logjike midis pjesëve të tekstit dhe frazave individuale.

Kjo është një lloj liste kontrolli me të cilën mund të kontrolloni në fillim. Pasi të jenë përpiluar dhe dërguar qindra mesazhe biznesi, nuk do të ketë nevojë për të. Mos i injoroni rregullat e mësipërme dhe mbani mend: aftësitë e korrespondencës "të pompuara" të biznesit përmirësojnë ndjeshëm reputacionin tuaj dhe, në përputhje me rrethanat, imazhin e kompanisë.

Prej kohësh nuk ka qenë sekret për askënd që fjalimi ndahet në zhargon dhe letrar - i saktë. Është mjaft logjike që fjalimi i saktë duhet të jetë jo vetëm gojor, por edhe i shkruar. Çdo person inteligjent duhet të zotërojë kulturën e të shkruarit kompetent. Dhe aq më tepër për ata që komunikojnë në mënyrë aktive në biznesin zyrtar përmes korrespondencës. Si janë letrat?

Çfarë është etiketa

Para se të flasim për shkrimin e biznesit, së pari duhet të kujtojmë se çfarë është etiketa. Ky është një rend i vendosur i sjelljes në shoqëri, një grup sjelljesh dhe rregullash të të ashtuquajturave mirësjellje, të cilat duhet t'i respektojë çdo njeri inteligjent, i sjellshëm, për të mos u cilësuar si i pakulturuar. Këto rregulla të vendosura historikisht janë pjesë përbërëse e jetës së shoqërisë.

Kultura e të shkruarit: karakteristikat e përgjithshme

Sigurisht, kjo vlen jo vetëm për letrat e biznesit. Ka shumë lloje dhe metoda të komunikimit me shkrim. Ata janë të gjithë të ndryshëm, secili ka karakteristikat e veta, por ka edhe tipare të përbashkëta. Midis tyre janë këto:

• mbështetja në gjuhën e standardizuar të librit me lejimin e fjalorit jolibër;
• përdorimi i strukturave sintaksore komplekse;
• renditje fikse e fjalëve në fjali;
• strukturë e qartë e tekstit;
• shkrim e këndim të lartë.

Etiketa e letrave të biznesit

Në cilat raste mund të na kërkohet të shkruajmë një letër biznesi? Sigurisht, nëse kryejmë ndonjë biznes me organizata dhe/ose individë. Ajo që u shkruajmë partnerëve, kolegëve, klientëve tanë, mënyra se si e formatojmë letrën tonë do të bëhet fytyra e kompanisë sonë dhe do të na prezantojë ose në një dritë të favorshme ose në një dritë jo aq të favorshme. Përveç nëse, sigurisht, ne jemi kompetent në etiketën e shkrimit të letrave të biznesit. Për të mos humbur fytyrën, duhet të mësoni mençurinë e mëposhtme. Nga rruga, është gjithashtu e dobishme të kesh një njohuri të tillë, sepse gabimi më i vogël, një mospërputhje e vogël me rregullat mund ta kthejë një letër biznesi në një të paligjshme nga pikëpamja ligjore.

Specifikat e marrëdhënieve të biznesit

Para se të flisni drejtpërdrejt për shkronjat, duhet të kuptoni se si ato ndryshojnë në përgjithësi, çfarë i karakterizon ato, cilat janë tiparet e tyre. Tipari kryesor i marrëdhënieve të punës është mungesa (qoftë e plotë ose pothuajse e plotë) e një kontakti personal në këto marrëdhënie. Si rregull, në punë, secili prej nesh është jashtëzakonisht i mbledhur, i qetë, i sjellshëm - nuk ka gjasa që dikush të kërcejë me një dajre, për shembull, ose të kryejë veprime të tjera që janë mjaft logjike në shoqërinë e miqve, por më tepër qesharake për një mjedis pune. Kjo vlen, nga rruga, jo vetëm për veprimet, por edhe për emocionet - ju mund t'i lejoni vetes të qeshni ose të buzëqeshni, apo edhe një manifestim të lehtë zemërimi, por e qeshura homerike, histerika, lotët dhe të ngjashme duken mjaft të papërshtatshme (e gjithë kjo ka të bëjë ekskluzivisht me emocionet në punë). Në punë, ne zakonisht mbajmë maska, duke demonstruar stërvitje, përmbajtje dhe qetësi.

Komunikimi i biznesit nuk mund të përfundojë kur ju dëshironi. Një partner biznesi ose klient nuk do ta kuptojë nëse, në mes të një takimi të rëndësishëm, ngrihemi papritmas dhe largohemi nga audienca. Ju nuk mund ta injoroni bashkëbiseduesin tuaj, nuk mund të mos u përgjigjeni thirrjeve ose letrave. Të gjitha këto veçori së bashku ndihmojnë për të kuptuar më mirë se si duhet të jetë etiketa e të folurit letër biznesi.

Kërkesat e përgjithshme

Gjëja e parë që i kushtojmë vëmendje kur marrim një letër është letra. Sipas kërkesave të etiketës së letrave të biznesit, letra për të duhet të jetë gjithmonë e pastër dhe në asnjë rast e rrudhur. Adresuesit e mesazhit do të kenë eksperienca më e mirë për organizatën, nëse letra rezulton të jetë e shkruar në kokë me logon e kompanisë. Faqja e parë nuk është e numëruar; të gjitha të tjerat janë të shënuara me numra arabë.

Ka një tjetër shumë pikë e rëndësishme në etiketën e korrespondencës së biznesit. Biznesi presupozon arsimim të lartë dhe mungesë të gabimeve drejtshkrimore. Prandaj, nëse ka boshllëqe në njohuritë tuaja për gramatikën ruse, rekomandohet të mos nxitoni në dërgimin e korrespondencës, por ta kontrolloni atë për mangësi të mundshme.

Gjithashtu rekomandim i përgjithshëm si për letër ashtu edhe për e-mail, dëshira është të mos përdoret shkrimi struktura komplekse - kjo është e përshtatshme vetëm në dokumentet ligjore. Shkurtesat nuk duhet të përdoren - vetëm ato të pranuara përgjithësisht. Por norma e mirësjelljes së biznesit përfshin klishe të ndryshme dhe zhargon profesional. I gjithë dokumenti mbahet zyrtarisht stili i biznesit.

Një tjetër pikë e rëndësishme që mund të lexohet nga letra: ajo duhet të jetë sa më e sjellshme dhe miqësore. Nuk mund të flitet për asnjë takt apo vrazhdësi. Për më tepër, një letër biznesi kërkon specifikë dhe një prezantim të qartë të mendimeve tuaja.

Nëse marrësi i letrës nuk flet rusisht, teksti i mesazhit duhet të shkruhet në gjuhën e tij ose në anglisht ndërkombëtare. Nga rruga, një dokument i tillë duhet të shkruhet vetëm në njërën anë të fletës, në anën tjetër të detyrueshme qëndron i pastër.

Kur përgatitni dokumente, duhet të siguroheni që nuk ka transferime. Vetë teksti duhet të shtypet në intervale një e gjysmë deri në dy, me një gjerësi diferencë prej dy centimetra në të majtë.

Nuancat

Një letër biznesi ka strukturën e saj të qartë dhe të veçantë. Në të njëjtën kohë, nuk ka asnjë standard uniform për përgatitjen e dokumenteve në letër: kompani të ndryshme mund të ketë variacione. Ata i përmbahen vetëm një përbërje të caktuar të pjesëve të letrës: ato sigurisht që duhet të përmbajnë një "titull", një përshëndetje, pjesën kryesore dhe një lamtumirë. Mos harroni për nënshkrimin tuaj personal në fund të letrës.

Nga rruga, e ashtuquajtura kornizë e mesazhit - frazat fillestare dhe përfundimtare - quhet kornizë etiketë. Është ajo që ndihmon në krijimin e marrëdhënieve të nevojshme me adresuesin. Për më tepër, rregullat e mirësjelljes për letrat e biznesit dhe shembujt e shkrimit të tyre demonstrojnë përdorimin e klisheve të ndryshme të të folurit në mesazhe (ato do të diskutohen më poshtë).

Një aspekt i rëndësishëm i shkrimit të një letre biznesi është përdorimi i saktë i adresës. Para revolucionit, adresa "zotëri" ose "zonja" përdorej në vendin tonë: konsiderohej universale, ata e thërrisnin këdo në atë mënyrë. Në ditët e sotme nuk ka një adresë të tillë universale, megjithëse fjala "Mr" ose "Madam" gjendet shpesh në letrat e biznesit - pasi ka humbur më parë popullaritetin e saj, ajo gradualisht po kthehet në përdorim. Ju mund të kontaktoni partnerin tuaj të biznesit në këtë mënyrë: zyrtare, por jo për një klient apo koleg.

Më e zakonshme dhe universale aktualisht konsiderohet të jetë adresa "I dashur" ose "I nderuar Zotëri", por në fakt nuk është as një. Në mënyrë të ngjashme, për shembull, nuk mund t'u drejtohesh të ashtuquajturve VIP - veçanërisht persona të rëndësishëm, të cilët konsiderohen guvernator, kryetar bashkie dhe president. Në këtë rast, do t'ju duhet ta filloni letrën tuaj me adresën "Dearly" (një opsion tjetër është "Shumë i respektuar").

Nëse mesazhi u drejtohet disa personave në të njëjtën kohë, dhe ata janë të gjithë përfaqësues të të njëjtit profesion, do të ishte e përshtatshme të përdorni një adresë të tillë si "Të dashur kolegë" (nëse të gjithë adresuesit janë gra, lejohet të shkruani "Të dashura zonja ”; nëse burra, atëherë “të dashur zotërinj”). Nëse letra i drejtohet një personi, është rreptësisht e ndaluar të mos përdoret emri ose mbiemri. Kjo lejohet vetëm në rastin e mësipërm (kur adresuesi është një grup personash) ose kur ndërveprohet me një person juridik.

Sa i përket fundit të mesazhit, duhet të mbani mend: nuk është më pak domethënës se fillimi. Është në fund të letrës që shprehet besimi në një zgjidhje të suksesshme dhe/ose të shpejtë të çështjes dhe të ngjashme. Këtu, gjithashtu nuk duhet të vini në dukje vështirësitë e mëparshme - për shembull, vonesat në përgjigje ose dështimin për të marrë një të tillë fare. Këto fraza konsiderohen si shenja negative të mirësjelljes së letrave të biznesit dhe konsiderohen si ngurrim për të vazhduar marrëdhënien, si dhe mungesë respekti për bashkëbiseduesin. Është e rëndësishme të kuptohet se kjo është e papranueshme.

Email: Etiketa e biznesit

Opsioni i dytë i mundshëm për korrespondencë është me email. Këtu ka edhe një sërë veçorish. Kështu, për shembull, nëse adresuesi e merr mesazhin për herë të parë, atëherë është e nevojshme ta filloni atë me një hyrje në kompaninë tuaj, një përshkrim të aktiviteteve tuaja dhe detyrat e mundshme që pritet të kryhen. Gjatë korrespondencës afatgjatë, është e nevojshme të ruhet historia e letrave të kaluara, mbi bazën e të cilave bazohet çdo mesazh i mëpasshëm.

Letra e parë sigurisht që duhet të përmbajë një përshëndetje dhe adresë. Në ato të mëvonshme, nëse është e nevojshme një përgjigje e shpejtë, ankesa mund të hiqet (nëse është e përshtatshme). Në komunikimin në internet, shumë njerëz nuk e konsiderojnë të nevojshme përdorimin e shenjave të pikësimit, dhe gjithashtu shkruajnë pa shkronja të mëdha. Kjo është e papranueshme në etiketën e emailit të biznesit.

Madhësia e emailit nuk duhet të jetë shumë e madhe - si rregull, është sa gjysma e madhësisë së homologut të letrës. Në të njëjtin rast, nëse keni nevojë t'i komunikoni adresuesit një sasi të madhe informacioni, vetëm një shënim i shkurtër shoqërues duhet të tregohet në trupin e letrës dhe vetë materiali duhet të bashkëngjitet si një bashkëngjitje në Word ose në ndonjë skedar tjetër. - kjo kërkohet nga etiketa e një letre biznesi me e-mail. Një shembull i një mesazhi të tillë mund të jetë: “Mirëdita, i dashur zoti Ivanov! Ne po ju dërgojmë mostra të broshurave tona reklamuese. Mund t’i shihni në bashkëngjitje…”

Sa i përket nënshkrimit, duhet të jetë aty. Ju mund të nënshkruani në fund të çdo shkronje, ose mund të bëni një nënshkrim automatik, i cili do të vendoset automatikisht. Ky opsion përdoret shpesh nga përfaqësuesit kompanitë e mëdha. Nënshkrimi duhet të tregojë emrin, mbiemrin, pozicionin tuaj, informacion kontakti, vendi i punës. Duhet të formatohet në atë mënyrë që të përshtatet në shtatëdhjetë karaktere dhe të zërë jo më shumë se pesë deri në gjashtë rreshta.

Është e nevojshme të thuash disa fjalë për përgjigjen ndaj mesazhit. Etiketa e biznesit Një email kërkon marrjen e një përgjigje për mesazhin brenda dy ditësh - jo më shumë. Nëse kërkohet më shumë kohë, duhet të njoftoni bashkëbiseduesin tuaj për këtë. Një përgjigje ndaj të gjitha mesazheve ruan reputacionin e kompanisë ose sipërmarrësit. Për të ditur me siguri nëse letra ka arritur te adresuesi, mund të përdorni funksionin e njoftimit të marrjes - konfirmimi i dorëzimit do të dërgohet automatikisht. Përveç kësaj, nuk është e ndaluar të bëni një thirrje kontrolli.

Formula të të folurit, ose klishe

Klishe, formula të të folurit, klishe të të folurit - çfarëdo që të thoni, ajo do të jetë ende një pjesë integrale e korrespondencës së biznesit. Nga kursi i shkollës kujtojmë se klishetë quhen shprehje të vendosura. Nuk ka aq shumë prej tyre:

• Keqardhja mund të shprehet duke përdorur frazat e mëposhtme: "Për fat të keq, ne nuk jemi në gjendje të pajtohemi...", "Na vjen keq të informojmë...", "Për keqardhjen tonë, duhet të informojmë..." e kështu me radhë.
• Mirënjohja tregohet nga klishe të tilla si: "Më lejoni të shpreh mirënjohjen time...", "Faleminderit...", "Duke pasur parasysh kontributin tuaj...".
• Ju mund ta ftoni marrësin në një ngjarje të veçantë duke përdorur pulla: "Kemi nderin t'ju ftojmë...", "Shpresojmë në pëlqimin tuaj...", "Kemi kënaqësinë t'ju ftojmë...", "Ne do të jem i lumtur t'ju shoh...” dhe të ngjashme.
• Ju mund ta përfundoni letrën me frazat: "Ne presim ide të reja nga ju...", "Ju dëshirojmë suksese...", "Shpresojmë për bashkëpunim të mëtejshëm të frytshëm...".

Rregullat e arta të korrespondencës së biznesit

Gabimet e zakonshme në korrespondencën e biznesit

Ka disa gjëra në dukje të vogla që megjithatë mund të bëhen fatale në rastin e komunikimi i biznesit. Shpesh janë këto gjëra të vogla që çojnë në ndërprerjen e marrëdhënieve të dobishme reciproke, përfundimin e transaksioneve dhe gjëra të ngjashme të pakëndshme. Ju duhet ta njihni armikun me shikim!

1. Ju nuk mund të shkruani (dhe të telefononi gjithashtu!) për punën jashtë orarit të punës! Sa shpesh ne, duke mos dashur të presim deri në mëngjes, shqetësojmë partnerët, klientët, kolegët tanë në nëntë, dhjetë apo edhe njëmbëdhjetë të mbrëmjes. Na duket se gjithçka do të zhduket brenda natës, do të shembet, do të dështojë dhe nuk do të jetë më e mundur të shpëtohet situata. Dhe ata ekzemplarë të rrallë që janë në gjendje të qëndrojnë deri në mëngjes, për disa arsye, besojnë se gjashtë në mëngjes është koha e duhur për komunikim. Në fund të fundit, nëse unë nuk fle, atëherë askush nuk fle. Mjerisht, një sjellje e tillë vetëm na acaron dhe na kthen kundër vetvetes.
2. Kjo tashmë është përmendur në mënyrë indirekte, por megjithatë, nuk mund të ketë njohje! Komunikimi në punë ndodh ekskluzivisht në "ju" (me një V të madhe, kjo do të thotë mirësjellje dhe respekt).
3. Shkëmbimi i tepërt i gjërave të këndshme gjithashtu mund të shkaktojë dëm. Së pari, kërkon kohë të vlefshme dhe së dyti, duket pak e bezdisshme dhe e mërzitshme. Nuk ka nevojë të përpiqesh shumë.

Në ditët e sotme ka aq shumë letërsi sa ndonjëherë sytë i hapen. Ka gjithashtu shumë libra për kulturën e të folurit, duke përfshirë të shkruarit.

Për ata që dëshirojnë të fitojnë njohuri në këtë fushë, ne mund të këshillojmë punimet e mëposhtme: "Etiketimet e letrave të biznesit" nga Oleg Davtyan, "Kultura e të folurit të shkruar" nga Tatyana Degtereva, "Etiketimet e letrave ruse" nga Natalia Formanovskaya dhe Alla Akishina, "Etiketimet e biznesit" nga Elena Ber, "Russian Speech Natalietteskaya dhe Alla Akishina" të tjerët.

1. Etiketa e letrave të biznesit kërkon përdorimin e një pikëçuditëse në fund të adresës për t'i dhënë kuptim të veçantë këtë çështje ose një person.
2. Adresimi i marrësit me emër tregon një marrëdhënie më të ngushtë dhe të krijuar prej kohësh, ndërsa adresimi me emër adresuesit thekson distancën.
3. Etiketa e letrave të biznesit në Rusi karakterizohet nga neutralizimi gjinor, pasi shumica e profesioneve shpesh janë vetëm mashkullore.

Ndjekja e rregullave të korrespondencës së biznesit nuk është aq e vështirë, sepse nuk ka aq shumë prej tyre. Të kujtosh ato është një shkencë e vogël. Por në sytë e të tjerëve, një person që njeh mirësjelljen e letrave të biznesit do të jetë gjithmonë i sjellshëm dhe i kulturuar, dikush me të cilin është e këndshme të bësh biznes.

Letër biznesi(në tekstin e mëtejmë PD) është një lloj korrespondence zyre në sferën e biznesit, që i referohet korrespondencës zyrtare ndërmjet subjekteve afariste (partnerët e biznesit) dhe punonjësit e kompanisë.

Me ndihmën e PD-së shkëmbehen propozime biznesi, kërkesa dhe pretendime zyrtare, sqarohen dhe zgjidhen situatat e konfliktit.

Një letër zyrtare në një stil biznesi ndryshon nga llojet e tjera të letrave në karakteristikat e mëposhtme:

• Stili dhe mënyra e paraqitjes së mendimeve të shkruesit të letrës.
• Përmbajtja dhe përmbajtja leksikore e letrës, e cila karakterizohet nga joemocionaliteti dhe mungesa e frazave dhe fjalive të theksuara emocionale.
• Hartimi dhe regjistrimi në letrën zyrtare të shoqërisë me të dhënat përkatëse.
• Font standard, i njëjtë për të gjithë tekstin e letrës.
• Një vëllim i vogël që nuk kalon një faqe teksti të shtypur.
• Koordinim i rreptë zyrtar dhe respektim i detyrueshëm me rregullat e vendosura gjatë shkrimit dhe transmetimit të letrave.

Si të shkruani një letër biznesi dhe të merrni një përgjigje - shikoni këtë video:

Llojet kryesore të PD

Në varësi të kritereve të klasifikimit të përdorura, të gjitha DP-të ndahen në llojet kryesore të mëposhtme, të cilat do të diskutohen më poshtë me një përshkrim të shkurtër.

PD-të që nuk kërkojnë përgjigje nga marrësi:

1. Garancitë që sigurojnë përmbushjen e detyrimeve të caktuara (për shembull,).
2. Dokumentet shoqëruese, të cilat i bashkëlidhen paketës së dokumenteve dhe shkresave të tjera zyrtare.
3. Informative, që përmban informacione të caktuara për referencë.
4. Njoftimet që komunikojnë informacione dhe fakte të rëndësishme për marrësit. Do të mësoni se si të hartoni saktë një njoftim për përfundimin e një kontrate.
5. Paralajmërim, që përmban një kujtesë për çdo pasojë negative për marrësin nëse ai nuk i përmbush detyrimet e tij ndaj dërguesit të letrës.
6. Përkujtues që njoftojnë marrësit e letrave për përgjegjësitë e tyre dhe marrëveshjet e lidhura më parë me kompaninë.

Ka gjithashtu një numër të PD-ve që kërkojnë një përgjigje nga marrësit e tyre.

Letrat e tilla zakonisht përmbajnë në tekstin e tyre një lloj apeli për subjektin marrës (për shembull, një kërkesë për të kryer ndonjë veprim zyrtar), dokumente me një ofertë (për shembull, në lidhje me bashkëpunimin, lidhjen e kontratave, mbajtjen e ngjarjeve zyrtare), një letër të kërkesë (duke dhënë informacion, shkresa zyrtare), një letër që kërkon përmbushjen e detyrimeve dhe marrëveshjeve, një letër kërkese ose peticion.

PD-të e natyrës jotregtare ndahen në llojet kryesore të mëposhtme:

• Ftimin e njerëzve për të marrë pjesë në një ngjarje zyrtare, prezantim, ngjarje korporative.
• Gazeta me ngushëllime për punonjësit e kompanisë, drejtorët e kompanive partnere në lidhje me vdekjen e njerëzve të afërt dhe të afërmve të tyre.
• Faleminderit PD.
• PD duke informuar për një ngjarje të rëndësishme.
• Dokumentet rekomanduese. Rregullat dhe parimet e hartimit të një letre rekomandimi diskutohen në detaje.
• Garancia DP.
• Letra konfirmimi të marrjes së ngarkesave dhe ofrimit të shërbimeve.
• Letra urimi në lidhje me ndonjë festë apo ngjarje të veçantë.
• Letra peticion në të cilat dërguesi i kërkon marrësit t'i ofrojë ndonjë shërbim ose të kryejë veprime që janë të rëndësishme për dërguesin.
• Letra me një listë udhëzimesh.
• Dokumentet shoqëruese.

DP, të cilat janë të natyrës komerciale, përdoren standardisht në fazën paraprake përfundimi i çdo marrëveshjeje dhe gjatë vlefshmërisë së një marrëveshjeje të nënshkruar më parë, letra të tilla përfshijnë:

• Kërkesë për të dhëna ose produkte.
• Përgjigje ndaj një kërkese nga një kompani partnere.
• Ofroni letra që përmbajnë në tekstin e tyre një propozim biznesi tregtar për të lidhur një marrëveshje ose transaksion.
• Kërkesa dhe letra rikujtuese.
• Letrat paralajmëruese, të cilat tregojnë shkelje të detyrimeve nga një palë, përfundimin e kontratave të lidhura më parë ose nevojën që pala marrëse të përmbushë detyrimet e saj.

Strukturisht, të gjitha llojet e letrave të biznesit mund të ndahen në dokumente që:

1. Përmban tekstin e autorit, të paraqitur në formë të lirë.
2. Shkruar në përputhje me shabllonin ose formularin e vendosur pa devijime nga e drejta e autorit.

Në varësi të marrësve të tyre, PD-të janë:

• Qarkore (dërguar tek disa marrës njëherësh).
• Standard (i dërgohet vetëm një marrësi nga një autor).
• Natyra kolektive (një letër e tillë ka vetëm një marrës, por ka disa dërgues menjëherë).

Shembull i letrës falenderuese të biznesit. Foto: www.nevagazservis.ru

Forma korrespondencë biznesi Mund të jetë:

• Faks.
• Elektronike (letra të tilla dërgohen në faqen zyrtare të internetit ose zyrtare email kompania marrëse).
• Postare (dërguar si standard me postë në zarfe).
• Të shkruara me dorë (zakonisht këto janë letra që përmbajnë urime ose ngushëllime).

Si të shkruani dhe formatoni saktë një letër

PD ndahet në mënyrë standarde në pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare, të cilat duhet të lidhen logjikisht me njëra-tjetrën.

Hyrja përfshin të dhënat dhe faktet që u bënë bazë për shkrimin e PD-së dhe pjesa kryesore përmban vetë përmbajtjen dhe tekstin kryesor të letrës. Pjesa e fundit përmban rezultatin e shkrimit të letrës dhe për çfarë është shkruar - një kërkesë, një pretendim, një refuzim, një shprehje mirënjohjeje, etj.

Kur shkruani një letër biznesi, duhet t'i kushtoni vëmendje pikave dhe rregullave kryesore të mëposhtme, të cilat do të diskutohen në detaje më poshtë në tekst.

Dizajn stilistik

PD duhet të shkruhet vetëm në stil biznesi, pa elementë stil bisedor, fraza zhargone, zvogëluese dhe elementë të tjerë që janë të papërshtatshëm në korrespondencën e biznesit.

Procedura për dorëzimin e informacionit dhe të dhënave

Të dhënat dhe informacionet e dhëna në korrespondencën e biznesit duhet të dorëzohen në përputhje me kërkesat e mëposhtme, përmbushja e të cilave është e detyrueshme nëse qëllimi juaj është të krijoni një letër biznesi të saktë dhe kompetente:

• Rëndësia dhe besueshmëria e fakteve dhe të dhënave të paraqitura, të cilat duhet të verifikohen që nga data e shkrimit të letrës dhe të korrespondojnë me gjendjen aktuale të punëve në kompani.
• Adresueshmëria (letra duhet t'i adresohet dhe t'i dërgohet një personi ose grupi të caktuar personash).
• Arsyeshmëria e kërkesave dhe pretendimeve të deklaruara.
• Objektiviteti dhe paanshmëria.
• Plotësia e informacionit të dhënë, mbi bazën e të cilit subjekti marrës do të jetë në gjendje të marrë një vendim objektiv dhe nuk do të ketë nevojë të marrë ose të kërkojë të dhëna shtesë nga kompania juaj.

Kërkesat për përmbajtjen dhe dizajnin e formularit të kompanisë

PD-ja duhet të hartohet në letrën e kompanisë me të gjitha detajet e kërkuara. Kërkesat për këtë formular janë si më poshtë:

• Format standard - A4.
• Që të mund të depozitoni PD-në me dokumente dhe ta transferoni atë në arkiv, duhet të lini diferencën e majtë të paktën 3 centimetra.
• Tregimi i emrit të organizatës, adresat aktuale dhe ligjore, informacioni i kontaktit, adresat e emailit dhe uebsajti.
• Në regjistrim elektronik Për shkronjat, këshillohet të përdorni një font standard - Times New Roman me madhësi 12.
• PD mund të hartohet jo vetëm në letrën e kompanisë, por edhe në një fletë të rregullt letre, por në këtë rast, të gjitha të dhënat nga kokë letrash duhet të specifikohet.
• Dërgimi i një PD me faks ose email nuk lejohet nëse teksti i një dokumenti të tillë përmban të dhëna konfidenciale për marrëveshje të mëdha, dokumente të rëndësishme sekrete, të dhëna personale të punonjësve, zbulimi i të cilave është i papranueshëm dhe mund të dëmtojë reputacionin e kompanisë.

Rregullat e numërimit të PD dhe zbërthimi i paragrafëve

Numërimi i një dokumenti të përbërë nga disa faqe të shtypura njëherësh fillon si standard nga faqja e dytë dhe numrat duhet të shkruhen në cepin më të lartë të faqes me numra arabë pa pika pranë numrit të faqes.

Për ta bërë tekstin e letrës sa më të lehtë për t'u lexuar dhe kuptuar nga marrësi, ai duhet të ndahet në paragrafë. Kjo ndarje do ta ndihmojë lexuesin të kuptojë se ku përfundon një tezë dhe ku fillon një tjetër.

Korrigjime në tekstin e letrës

Prania e fshirjeve, gabimeve, gabimeve gramatikore, pikësimit dhe stilistike në tekstin e PD-së është e padëshirueshme dhe e papranueshme. Teksti i letrës duhet të jetë i shkruar dhe i saktë me një interval midis rreshtave 1.5-2.

Shembull i shkrimit të një letre biznesi.

Detaje të detyrueshme në tekstin e PD

Detajet kryesore që duhet të jenë të pranishme në letër janë si më poshtë:

• Stema e Rusisë, e cila ndodhet në mes të letrës bosh, dhe tregimi i së cilës është i detyrueshëm për agjencitë dhe organizatat qeveritare.
• Emri i plotë i kompanisë pa shkurtesa.
• Të dhënat e kontaktit (numrat fiks dhe celular, faks).
• Numrat e llogarive bankare.
• Të dhënat për adresuesin e PD-së (në rasën nominative duhet të tregohet emri i shoqërisë që merr letrën, ndërsa në rasën dhanore emri i plotë dhe pozicioni i marrësit).
• Para emrit të plotë të adresuesit që ka titull ose gradë akademike (Doktor, Kandidat i Shkencave), është e nevojshme të shënohen ato.
• Të gjitha detajet në tekstin e PD-së duhet të shkruhen nga një rresht i ri me shkronjë të madhe.

Si të hartoni dhe dërgoni një letër pas një takimi biznesi

Kryerja e një takimi me përfaqësuesit e një kompanie konkurruese dhe partnerët e biznesit përfshin korrespondencë të mëtejshme biznesi. Karakteristikat e shkrimit të një letre pas një takimi biznesi janë si më poshtë:

• Në fillim të dokumentit, tregohet koha dhe data e takimit ose konferencës së biznesit, edhe nëse kanë kaluar vetëm një ose dy ditë nga organizimi i tyre.
• Letra duhet të shkruhet sa më shkurt që të jetë e mundur dhe të tregojë qartë se çfarë saktësisht dëshironi të komunikoni me partnerët tuaj të biznesit, pa u rrahur rreth shkurret.
• Në tekstin e letrës vlen të përmendet shkurt se cilat pika u diskutuan në mbledhje, çfarë çështjesh u ngritën dhe në çfarë vendimi keni ardhur ju dhe marrësi i letrës.
• Marrësi i letrës në përgjigje PD duhet të dëshirojë të shprehë mendimin ose vendimin e tij në lidhje me mbledhjen e mëparshme dhe çështje të diskutueshme që u ngjit në të.
• Shkruani për një datë dhe orë specifike kur do të jetë e mundur të përgjigjeni takim biznesi, konferencë, bisedë telefonike biznesi.
• Informoni marrësin e PD-së për synimet tuaja në lidhje me bashkëpunimin e mëtejshëm të biznesit dhe lidhjen e marrëveshjeve.
• Përfundojeni PD-në me mirësjellje dhe rastësi, p.sh. “Urimet më të mira për ju...”.

Karakteristikat e projektimit të DP-ve elektronike

Letrat në format elektronik tani lëshohen shumë më shpesh sesa korrespondenca me faks ose postë, pasi një letër e tillë do të dorëzohet shumë më shpejt, dhe në përputhje me rrethanat kompania dërguese do të marrë një përgjigje për PD-në e saj më shpejt.

Përgatitja dhe ekzekutimi i një PD elektronike është shumë i thjeshtë, kërkesat bazë për përgatitjen e tij janë të njëjta si për letrat e biznesit në letër. Karakteristikat e vogla të dizajnit janë si më poshtë:

• Përcaktimi i subjektit ose titullit të PD-së në mënyrë që marrësi të mos e humbasë atë në rrjedhën e korrespondencës së ardhur nga partnerët dhe konkurrentët e tij.
• Ju nuk duhet të ndryshoni temën ose titullin kur merrni një përgjigje për PD-në tuaj, gjë që do të lehtësojë shumë shkëmbimin e letrave në të ardhmen dhe do të bëjë të mundur shikimin e shpejtë të letrave të mëparshme për këtë temë.
• Ju duhet të përdorni softuer standard, mos përdorni versionet më të fundit të programeve për të krijuar një letër, pasi emaili thjesht mund të mos hapet më vonë në kompjuterin e marrësit, i cili nuk është i pajisur me programe të reja.
• Emoticons dhe elementë të tjerë jozyrtarë korrespondencë me email PD nuk duhet të përdoret në tekst.

Afatet për t'iu përgjigjur një letre të marrë

PD, e cila përmban tekstin e propozimit për bashkëpunim, pretendime, kërkesa dhe elementë të tjerë që kërkojnë përgjigje, duhet të shqyrtohet dhe t'i përgjigjet brenda afateve kohore të mëposhtme:

• Marrësi duhet të konfirmojë marrjen e letrës së kërkesës brenda tre ditëve, dhe një kërkesë e tillë mund t'i përgjigjet brenda një muaji.
• Një letër ngushëllimi për vdekjen e një të dashur ose të afërm të një punonjësi të kompanisë duhet të dërgohet brenda dhjetë ditëve nga data e ngjarjes së trishtë.
• Letrat e urimit dërgohen brenda tetë ditësh nga data e ngjarjes speciale.
• Sipas rregullave të përgjithshme, të gjitha dokumentet zyrtare të biznesit shqyrtohen dhe atyre u dërgohet një përgjigje brenda shtatë ditëve nga data e marrjes së letrës.

Rregullat për përfundimin e një letre

Pjesa përfundimtare e PD-së duhet të përmbajë rezultatin e të gjithë pjesës kryesore të sipërpërmendur, duhet të përmbledhë rezultatet dhe të bëjë propozime ose përfundime specifike. Në këtë rast, pjesa e fundit duhet të jetë sa më e shkurtër, e qartë dhe koncize.

Këtu janë shembuj të opsioneve të suksesshme për përfundimin e tekstit të një PD në fushën e korrespondencës zyrtare:

• Mirënjohje e sjellshme për vëmendjen e treguar ose ndihmën e dhënë.
• Shprehje e dëshirës për bashkëpunim të mëtejshëm, shpresë për lidhjen e marrëveshjeve me kompaninë partnere.
• Sigurimi i adresuesit të letrës për diçka (korrespondencë e mëtejshme, përfundimi i një marrëveshjeje dhe bashkëpunimi).
• Shprehni një kërkesë për të bërë diçka (shkruani rezultatet, raportoni ndonjë deklaratë).
• Ju lutemi falni shqetësimin dhe shqetësimin e shkaktuar.

Në fund të letrës, ju mund të uroni sukses, të përcillni urimet më të mira ose respekt për marrësin e letrës.

PD në anglisht ose gjuhë tjetër të huaj

Shumë biznesmenë korrespondojnë dhe bashkëpunojnë jo vetëm me kompanitë vendase të vendosura në Federatën Ruse, por edhe me kompani të huaja, si dhe me degë ose zyra përfaqësuese të kompanive të huaja të vendosura në Rusi.

Në këtë rast, nuk ka një formë të përcaktuar rreptësisht të PD-së, procedura për hartimin e PD-së në gjuhë të huaj do të varet nga qëllimi i shkrimit dhe forma e dokumentit zyrtar. Kur hartoni një PD, duhet të përqendroheni në sa vijon rregullat e përgjithshme dhe rekomandime në fushën e korrespondencës zyrtare:

• Data e përgatitjes së PD. Kur dërgoni një dokument në Amerikë, fillimisht duhet të futni muajin në formë dixhitale, vetëm atëherë tregoni ditën aktuale të muajit dhe vitit. Nëse po dërgoni një letër në Angli, atëherë data futet si standard, si në Rusi, por është më mirë të tregoni muajin në formën e letrës për të shmangur keqkuptimet.
• Detajet e adresuesit të huaj. Kur i drejtoheni një letre, duhet të përdorni formularë standardë (Z., Znj, Zonjë) të ndjekur nga mbiemri i marrësit të letrës.
• Adresa e marrësit të emailit. Procedura për të treguar atë ndryshon nga ajo standarde në Rusi. Së pari ju duhet të tregoni numrin e zyrës së kompanisë së huaj, pastaj numrin e shtëpisë ku ndodhet zyra ose numrin e ndërtesës së zyrës, emrin e rrugës, numrat e kodit postar, emrin e shtetit kur dërgoni një letër në Shtetet e Bashkuara. Shtetet, emri i qarkut, shteti nëse adresuesi i letrës është në Angli ose vende të tjera të Evropës Perëndimore.
• Duhet të tregohet lënda e letrës (ose titulli i saj), gjë që do t'i lejojë marrësit t'i kushtojë vëmendje letrës suaj, përndryshe ajo mund të humbet në grupin e korrespondencës hyrëse të një kompanie të huaj.
• Pjesa kryesore e PD-së duhet të ndahet në paragrafë, ose çdo fjali e re mund të shkruhet në një rresht të ri për lehtësinë e leximit.
• Pjesa e fundit. Në fund të PD më anglisht ju duhet të falënderoni marrësin për vëmendjen e tyre dhe të shprehni shpresën për bashkëpunimin e mëtejshëm dhe vendosjen e marrëdhënieve të biznesit ndërmjet firmave tuaja.
• Nënshkrimi në dokument vendoset menjëherë nën fjalinë (paragrafin) me lamtumirë pranë nënshkrimit që ju nevojitet për të treguar emrin tuaj të plotë, pozicionin në kompani dhe emrin e kompanisë që dërgon letrën.
• Shtojcat dhe shtesat e tjera në dokument duhet të renditen dhe duhet të tregohen në fund të PD-së, gjë që do të parandalojë humbjen e tyre kur dërgohet dhe do të përqendrojë vëmendjen e marrësit në praninë e tyre dhe në faktin se bashkëngjitjet gjithashtu duhet të studiohen. kur shkruani një përgjigje ndaj letrës.
• Në tekstin e PD-së në gjuhë të huaj duhet të shënohen me germa të mëdha: inicialet, emrat e plotë të punonjësve. kompani e huaj, emrat e qarqeve, qyteteve, shteteve, vendeve, pozicionet në kompani, adresa fillestare në letër dhe fjalët e para që shfaqen në frazën e lamtumirës në fund të letrës.

Një letër biznesi e kompozuar saktë dhe me kompetencë në fushën e biznesit është mjet efektiv, e cila do t'ju lejojë të krijoni marrëdhënie fitimprurëse dhe premtuese në sferën e biznesit, ndërsa një PD e hartuar gabimisht me gabime ose gabime shtypi mund të mohojë të gjitha marrëdhëniet e mëtejshme me partnerët ose konkurrentët.

Prandaj, duhet t'i qaseni hartimit të tekstit të PD-së në mënyrë sa më të përgjegjshme, të studioni rregullat dhe rekomandimet e dhëna më sipër, si dhe dokumentet e mostrës.

Rregullat për përgatitjen e një letre kompetente biznesi diskutohen këtu:

16Prill

Përshëndetje! Në këtë artikull do të flasim për letrat e biznesit.

Sot do të mësoni:

1. Pse korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë e saj;
2. Cilat lloje të letrave të biznesit ekzistojnë dhe si janë formatuar ato;
3. Si të shkruani saktë një letër biznesi.

Tani jashtë dritareve tona është koha teknologji të lartë dhe internetit. Por korrespondenca e biznesit nuk e ka humbur rëndësinë dhe rëndësinë e saj, ajo thjesht ka kaluar në media të tjera. Le të flasim sot se pse është e rëndësishme të jeni në gjendje të kompozoni dhe formatoni letrat e biznesit.

Pse keni nevojë për korrespondencë biznesi?

Para së gjithash, kjo është një mundësi për të shkëmbyer mendime, sugjerime dhe mendime me punonjësit ose partnerët e biznesit. Me ndihmën e korrespondencës deklarojnë ankesa, kërkesa dhe sqarojnë keqkuptimet mes kompanive.

Korrespondenca e biznesit është një nga llojet e korrespondencës zyrtare.

Dallimet midis letrave të biznesit dhe të tjerave

Dallimet kryesore janë si më poshtë:

• Stilistika e paraqitjes;
• Fjalor që nuk lejon shprehje të qartë të emocioneve;
• Bërë në letrën zyrtare të kompanisë;
• Fonti nuk është shumë i vogël, por as i madh dhe është i njëjtë në të gjithë tekstin;
• Rrallë zënë më shumë se 1 faqe;
• Prania e zinxhirit komandues zyrtar të rreptë.

Llojet e letrave të biznesit

Të gjitha letrat e biznesit mund të ndahen në disa grupe. Ne do të ndalemi në secilën në më shumë detaje dhe do të japim një përshkrim të shkurtër.

Letrat që nuk kanë nevojë për përgjigje.

• Letër garancie;
• shoqërues;
• informative;
• Letër paralajmëruese;
• Letër kujtese.

Letrat që kërkojnë përgjigje.

• Apelimi;
• Oferta;
• Kërkesë;
• Kërkesa;
• Peticion.

Letra jo komerciale.

• Letër ftese;
• Letra ku shprehin ngushëllimet;
• Letra që shprehin mirënjohje;
• Letra që informojnë për diçka;
• Letrat që përmbajnë rekomandime;
• Letra garancie;
• Letrat që konfirmojnë se mallrat janë pranuar, shërbimi është ofruar, e kështu me radhë;
• Letra urimi në raste të ndryshme;
• Letër kërkese;
• Letra udhëzuese;
• Letrat mbuluese.

Letra komerciale.

Ato zakonisht përdoren para lidhjes së një marrëveshjeje, si dhe gjatë vlefshmërisë së kontratës.

Këto përfshijnë:

• Letrat që iu përgjigjen pyetjeve;
• Kërkesë direkte;
• – një letër në të cilën propozohet të bëhet një transaksion ose të lidhet një marrëveshje;
• Pretendimi;
• Përkujtues;
• Një letër që përmban një paralajmërim për përfundimin e marrëveshjeve ose nevojën për të përmbushur detyrimet, etj.

Nëse flasim për klasifikimin sipas strukturës, ekzistojnë 2 lloje letrash biznesi:

• Përmban tekstin e autorit dhe të shkruar në formë të lirë;
• Përpiluar sipas një modeli të rreptë.

Nga adresuesi.

• Qarkore – letër që u dërgohet disa adresuesve;
• E rregullt - i dërgohet një marrësi në emër të një personi;
• Kolektiv - dërgohet te një marrës, por nga disa persona.

Letrat ndahen gjithashtu sipas formës në të cilën janë dërguar:

• Dërguar si një mesazh faks;
• Dërguar me email;
• Ato që dërgohen në zarfe të rregullt.

Ka lloje letrash që, për arsye etike, duhet të shkruhen me dorë dhe jo të shtypen. Kjo vlen për ngushëllimet dhe urimet.

Sekretet e dizajnit të duhur

Teksti i letrës është i ndarë në pjesë hyrëse, kryesore dhe përfundimtare. Ata janë logjikisht të lidhur me njëri-tjetrin. Pjesa hyrëse përfshin rrethanat që çuan në krijimin e letrës, dhe pjesa kryesore përfaqëson vetë përmbajtjen. Pjesa e fundit përmbledh rezultatet, të cilat shprehin kërkesën, refuzimin, etj.

Në përgjithësi, korrespondenca e biznesit me gjithë përgjegjësi mund të quhet art, sepse është e nevojshme të mësohet se si ta kryeni atë në mënyrë korrekte, në përputhje me të gjitha kërkesat. Në fund të fundit, më shpesh ne mendojmë vetëm për informacionin që paraqitet qartë, dhe harrojmë faktin që letra mund të konsiderohet fytyra e kompanisë.

Stilistika.

Çdo letër është shkruar në një stil të rreptë biznesi, duke përdorur modele të të folurit karakteristikë të dokumenteve zyrtare.

Kërkesat për paraqitjen e informacionit.

Të gjitha informacionet e përfshira në letër paraqiten si më poshtë:

• Adresuar, i destinuar për një person specifik;
• I gjithë informacioni duhet të jetë aktual që nga data e shkrimit;
• I besueshëm;
• Në mënyrë të paanshme;
• i arsyetuar;
• Sa më plotësisht të jetë e mundur, në mënyrë që të merret një vendim në bazë të tij.

Forma.

Para së gjithash, letra është hartuar në kokë që është në pronësi të kompanisë.

• Për të shkruar një letër biznesi, përdoren fletë me madhësi A4;
• Kufiri i majtë i formularit duhet të jetë së paku 3 cm, pasi pas njëfarë kohe ato do të dërgohen në dosje;
• Tregohet emri i kompanisë, adresa e saj ligjore dhe aktuale dhe adresa e emailit;
• Është më mirë të përdorni fontin standard Times New Roman, madhësia 12. Është më optimali dhe lexohet lehtë;
• Lejohet të hartoni letra biznesi pa përdorur një kokë letre, por më pas duhet të jepni informacionin nga formulari.

Nëse në letra po vjen po flasim për transaksionet kryesore lidhur me financat ose informacione konfidenciale të një natyre tjetër, dërgoni letra të tilla me faks ose formë elektronike nuk rekomandohet. Është më mirë mënyra e vjetër, në një zarf të rregullt letre.

Numërimi.

Nëse letra përbëhet nga disa faqe, atëherë ato numërohen duke filluar nga e dyta. Numrat vendosen në krye në mes Numrat arabë. Nuk ka asnjë pikë pranë numrit.

Ndarja në pjesë.

Kjo nënkupton ndarjen e letrës në paragrafë. Teksti nuk duhet të rrjedhë në një rrjedhë të vazhdueshme, përndryshe thjesht nuk do të perceptohet. Falë ndarjes në paragrafë, mund të shihni se ku mbaron një mendim dhe fillon një tjetër.

Disponueshmëria e rregullimeve.

Nuk këshillohet të lejohen korrigjime, gabime shtypi ose fshirje. Letra duhet të shkruhet saktë, dhe teksti duhet të shtypet në intervale 1.5 - 2.

Detajet e përdorura.

Ne do të tregojmë vetëm ato kryesore, pasi tashmë kemi folur shkurtimisht për to pak më herët:

• Nëse ndërmarrja është në pronësi të shtetit, përdoret Stema e Federatës Ruse. Ndodhet në mes të formularit zyrtar;
• Emri i plotë i kompanisë;
• Numrat e faksit dhe telefonit;
• Numri i llogarisë bankare;
• Adresuesi - dhe emri i kompanisë marrëse përdoret në rasën emërore për të treguar pozicionin dhe mbiemrin e marrësit, përdorni rasën dhanore;
• Nëse marrësi ka një diplomë ose titull akademik, shënojeni atë përpara mbiemrit të personit;
• Çdo detaj shkruhet në një rresht të ri dhe me shkronjë të madhe.

Letër biznesi pas një takimi

Ju mbajtët një takim biznesi, kishte disa perspektiva. Ne do të diskutojmë më tej se si ta pasqyrojmë këtë në një letër.

1. Para së gjithash, në fillim të letrës, referojuni datës dhe orës së komunikimit me partnerin tuaj të mundshëm, edhe nëse kanë kaluar disa ditë nga takimi.
2. Shmangni gabimet ose frazat tepër komplekse: mbajeni letrën të shkurtër dhe të qartë, por në një mënyrë që marrësi të dëshirojë ta lexojë.
3. Përmendni se për çfarë ishte biseda. Për shembull: " Ne diskutuam se sa do të kushtonte një vazo e stilit venecian.”
4. Sigurohuni që marrësi i letrës të shprehë mendimin e tij/saj për temën e takimit.
5. Tregoni një kohë kur mund të komunikoni me telefon ose të takoheni personalisht.
6. Njoftoni marrësin se po prisni të punoni me të: Pres me padurim marrëdhëniet e ardhshme të biznesit me ju«.
7. Përfundoni letrën tuaj me frazën e mëposhtme ose të ngjashme: " Urimet me te mira per ju...».

Letrat elektronike të biznesit

Është e pamundur të injorohen kërkesat për hartimin e tyre, pasi tani gjithnjë e më shumë letra lëshohen në formë elektronike dhe jo në formë letre. Në fund të fundit, është shekulli i 21-të.

Përgatitja e një letre elektronike biznesi nuk është e vështirë. kërkesat e formatimit janë identike me letrat tradicionale. E vetmja gjë është që një letër e tillë duhet të ketë gjithmonë një titull (ose linjë subjekti) në mënyrë që thjesht të mos humbasë në rrjedhën e dokumentacionit.

Përveç kësaj, kur një letër e tillë përgjigjet, është më mirë të mos ndryshoni temën e letrës, kështu që do të kuptoni shpejt se çfarë po thuhet nëse merrni shumë email.

Gjithashtu, nuk duhet të përdorni softuer më të avancuar kur krijoni bashkëngjitje për letra të tilla, është larg nga fakti që marrësi juaj të ketë të njëjtën gjë. Nëse nuk është aty, letra thjesht nuk do të hapet.

Mos përdorni emoticon kur shkruani një letër biznesi në mënyrë elektronike. Teknologjia është e shkëlqyeshme, por mbajeni si biznes kur shkruani.

Cili është afati i fundit për t'iu përgjigjur një letre?

Nëse letra klasifikohet si që kërkon përgjigje, atëherë kur të përgjigjeni varet nga informacioni që përmban letra:

• Nëse merrni një kërkesë, ju lutemi konfirmoni që ajo është marrë brenda tre ditëve të ardhshme nga marrja. Dhe përgjigja përfundimtare mund të jepet brenda një muaji;
• Nëse flasim për ngushëllime, ajo mund të dërgohet brenda dhjetë ditëve pasi ka ndodhur ngjarja e trishtë;
• Lejohet të dërgoni urime brenda 8 ditëve nga momenti kur mësuat për datën e veçantë;
• Nëse flasim për rregullat e përgjithshme sjellje të mira, është më mirë t'u përgjigjeni letrave brenda shtatë ditëve.

Si të shkruani një letër biznesi: në gjuhë të thjeshtë për gjëra komplekse

Dalloni midis një letre biznesi dhe korrespondencës personale. Ne kemi folur tashmë më shumë se një herë sot se cilat janë këto dallime, nuk duhet t'i harrojmë ato. Tani le të shohim të shkruajmë një letër hap pas hapi.

Faza 1.

Ne tregojmë adresuesin.

Në këndin e sipërm djathtas të formularit shkruajmë mbiemrin, inicialet dhe pozicionin e personit të cilit po i drejtojmë letrën. Nëse adresuesi është një organizatë, tregoni adresën e saj ligjore.

Faza 2.

Apelim.: E vendosim në mes të formës. Ajo kryhet në mënyrë të respektueshme, pa shkurtime apo fshirje. Shembull

I dashur (emri, patronimi)!

Shpjegoni qëllimin e letrës, thelbin e saj dhe idetë kryesore. Kjo pjesë është kryesore. Shkruani për atë që dëshironi të thoni, cila është arsyeja e apelit tuaj. Por mos harroni për stilin zyrtar dhe neutral.

Faza 4.

Bërja e propozimeve dhe rekomandimeve.

Pothuajse çdo letër biznesi nënkupton që adresuesi do t'i përgjigjet asaj. Kjo në përgjithësi nuk kërkohet vetëm nga letrat e një natyre informative. Prandaj, mos përshkruani vetëm problemin, por sugjeroni gjithashtu se si mund të zgjidhet.

Nëse paraqisni një ankesë, kërkoni që të merren masa të caktuara nëse ofroni bashkëpunim, na tregoni se cilat opsione janë në dispozicion.

E thënë thjesht, ai që merr letrën duhet të shohë që jo vetëm duan diçka prej tij, por edhe të kuptojnë se si mund të arrihet kjo.

Si të përfundoni një letër biznesi

Një letër biznesi duhet të shkruhet në mënyrë perfekte. Nëse rregullat e shkrimit nuk respektohen, kjo mund të ndikojë negativisht në reputacionin e përgjithshëm të kompanisë. Prandaj, ne tani propozojmë të ndalemi më në detaje në hartimin e pjesës përfundimtare të një letre biznesi.

Në fund të letrës, përmblidhni gjithçka që u diskutua më parë. Por nuk duhet t'i zgjeroni përfundimet tuaja në 10 fjali, në fund të fundit, shkurtësia dhe konciziteti vlerësohen në letrat e biznesit. Është më mirë të kufizoheni në fraza të thjeshta.

Përfundimin do ta bazojmë në 2 tregues: duhet të jetë sa më i sjellshëm dhe korrekt. Ka mundësi të ndryshme se si ta ndërtoni atë.

• Këtu janë disa shembuj: Faleminderit për vëmendjen ose ndihmën tuaj:
• faleminderit! (Më lejoni t'ju falënderoj ...); Shprehni shpresat tuaja për të ardhmen:
• Shpresojmë në bashkëpunim të dobishëm reciprok (Shpresojmë të marrim një përgjigje në të ardhmen e afërt...); Ju mund të ndërtoni një frazë për të siguruar adresuesin për diçka:
• Ne do të ishim të lumtur të bashkëpunonim me ju; Bëni një kërkesë:
• Ju kërkojmë të raportoni rezultatet; Kërkoni falje për çdo shqetësim të shkaktuar:

Kërkoj falje për vonesën e papritur në pagesën e materialit.

Si t'i thuash lamtumirë marrësit.

Përkundër faktit se korrespondenca është zyrtare, ju mund të thoni lamtumirë në mënyra të ndryshme.

• Këtu janë disa opsione:
• Me respekt per ju...;
• Me urime suksese...;

Urimet më të mira…

Ne nënshkruajmë saktë. Kur nënshkruani letrën, tregoni pozicionin, emrin dhe mbiemrin tuaj. Nëse dyshoni në përshtatshmërinë e një fraze si: " Sinqerisht juaji" -

thjesht mos e përdorni.

Ju mund të tregoni kontaktet tuaja, numrin shtesë të telefonit ose adresën e emailit në nënshkrim, në mënyrë që t'i tregoni marrësit se jeni gati të komunikoni dhe bashkëpunoni me të.

Letrat e biznesit në anglisht

Nuk ka asnjë formë të rregulluar për kompozimin e shkronjave të tilla. Gjithçka do të varet nga qëllimi i letrës dhe kush është adresuesi i saj. Këtu janë disa rekomandime të shkurtra për hartim.

Data e shkrimit.

Nëse po shkruajmë në SHBA, atëherë kur tregojmë datën vendosim fillimisht muajin, pastaj ditën dhe vetëm më pas vitin. Nëse në MB, data shënohet si në Federatën Ruse. Në këtë rast, shkruani muajin me shkronja për të shmangur konfuzionin.

Detajet e marrësit.

• Nëse i shkruan një mashkulli, kontakto me të si kjo: z (fut mbiemrin);
• Nëse një grua e martuar: zonja (fut mbiemrin);
• Për një grua të pamartuar: Miss (shënoni mbiemrin);
• Nëse nuk e dini statusin e zonjës: Ms (fut mbiemrin).

Duke specifikuar adresën.

Urdhri është i kundërt me atë të pranuar në Federatën Ruse: zyra, numri i shtëpisë, emri i rrugës, kodi postar, emri i shtetit (nëse shkruani në SHBA), emri i qarkut dhe emri i shtetit (nëse shkruani në MB).

Si të kontaktoni marrësin.

Thirrjet standarde:

• E dashur zonja;
• I nderuar Zotëri;
• I nderuar Zotëri apo Zonjë;
• E nderuara znj;
• I dashur.

Pas adresës vendosim presje (nëse shkruhet në MB) ose dy pika (nëse shkruhet në SHBA). Nuk është zakon të vendosni një pikëçuditëse.

Subjekti.

Sigurohuni që të tregoni temën e letrës, ashtu si në Federatën Ruse.

Teksti kryesor.

Ndani atë në paragrafë. Ose shkruani çdo fjali në një rresht të ri.

Si të them lamtumirë.

Për shembull, si kjo: " Duke ju falënderuar për ndihmën, ne mbetemi me të vërtetë tuajat"– Faleminderit, i përkushtuari im..., edhe pse ndoshta më pak zyrtarisht.

Regjistrimi i nënshkrimit.

Ne vendosim nënshkrimin tonë nën paragrafin e lamtumirës, ​​tregojmë emrin dhe mbiemrin, emrin e kompanisë dhe pozicionin tonë.

Projektimi i aplikacioneve.

Nëse jeni duke bashkangjitur ndonjë dokument, ju lutemi tregoni këtë në fund të letrës: " Enc.” dhe listoni aplikacionet.

Çfarë të shkruani me shkronjë të madhe.

• mbiemrat dhe inicialet;
• emrat e kompanive;
• Emrat e qyteteve, shteteve etj.;
• Çdo fjalë që tregon pozicionin e mbajtur;
• Fjalët e para të lamtumirës;
• Hapja e adresave.

Para se të mbyllim bisedën, këtu janë disa shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht.

Shembuj të letrave të biznesit në Rusisht dhe Anglisht

konkluzioni

Për ta përmbledhur, do të doja të them se një letër biznesi është një mjet komunikimi në çdo fushë të veprimtarisë. Nëse është shkruar saktë, patjetër që do ta prezantojë kompaninë tuaj në një dritë pozitive.

Nga ana tjetër, një letër e shkruar në mënyrë të shkujdesur dhe me gabime mund të shkatërrojë plotësisht më shumë biznes premtues. Shkruani letrat saktë dhe ne u përpoqëm t'ju tregojmë se si ta bëni atë.

Në këtë artikull do të gjeni informacione për të punuar me letra të vështira që gjenden shpesh në ndërveprimet e biznesit, dhe gjithashtu do të shihni mostra të letrave të biznesit. Këto janë letra, nevoja për të shkruar që lind në një situatë të shkeljes së interesave të biznesit: një letër kërkesë dhe një letër kërkesë.

Meqenëse situata në vetvete është mjaft e vështirë, shkrimi i një letre në një situatë të tillë është një çështje shumë e rëndësishme, në të cilën është e rëndësishme që autori të jetë kompetent, i sjellshëm, korrekt dhe në të njëjtën kohë, në gjendje të mbrojë me vendosmëri biznesin e tij. interesat.

Ndihmoni për të zgjidhur me sukses kompleksitetin e shkronjave "të vështira":

• Qëndrimi kompetent në ndërveprim: një qëndrim i fortë, por korrekt ndaj partneritetit
• Zgjedhja e stilit të duhur të të shkruarit (biznes formal ose biznes konfidencial
• Trajtimi kompetent dhe logjik i fakteve

Shembuj të letrave të biznesit.

(qëndrimi – partneriteti, stili – biznesi zyrtar, trajtimi bindës i fakteve)

Të dashur kolegë!

Për të marrë masa për të siguruar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12 në kushtet e funksionimit, të prodhuar nga Instituti i Optikës që nga viti 1992, ne ju drejtohemi me kërkesën e mëposhtme: merrni parasysh mundësinë e sigurimit të Institutit të Optikës me informacion mbi funksionimin parametrat e pajisjes në kushte reale funksionimi (detajet në bashkëngjitje). Të dhënat që dërgoni do t'i lejojnë institutit të mbledhë informacionin e nevojshëm për analitikë, të kryejë monitorim dhe do të kontribuojë në një zgjidhje më të shpejtë për çështjet e përmirësimit të cilësisë dhe besueshmërisë së pajisjes KIP-12.

Ju lutemi na informoni në letrën tuaj të përgjigjes për vendimin tuaj për të na ndihmuar. Nëse është e nevojshme informacione shtesë, për të cilën ju duhet të merrni një vendim, ju lutemi na informoni edhe në letrën tuaj të përgjigjes.

Sinqerisht,

Ekipi i Byrosë Teknike

Instituti i Optikës

Letër biznesi. Shembull i letrës së kërkesës(qëndrimi – partneriteti, stili – konfidencial dhe afarist, trajtimi bindës i fakteve)

Të dashur kolegë!

Ne jemi shumë të interesuar për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, të cilën e prodhojmë që nga viti 1992 dhe e cila është përdorur fort në punën e kompanisë suaj që nga viti 1995. Prandaj ju drejtohemi me këtë kërkesë.

Për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e pajisjes KIP-12, na duhen të dhëna të detajuara për funksionimin e kësaj pajisjeje në kushtet e funksionimit. Në zbatimin e kësaj detyre, ne vërtet llogarisim në ndihmën dhe pjesëmarrjen tuaj të drejtpërdrejtë. Duke marrë parasysh bashkëpunimin afatgjatë dhe pozitiv të kompanive tona, ju drejtohemi me një kërkesë - ofertë: të na ndihmoni të mbledhim dhe të ofrojmë informacion statistikor mbi funksionimin e pajisjes. Ne do të jemi mirënjohës nëse gjeni një mundësi për të mbledhur statistika për ne mbi parametrat e specifikuar (detajet në aplikacion). Kjo do të na lejojë të monitorojmë efikasitetin e pajisjes dhe të marrim shpejt masa për të përmirësuar cilësinë dhe besueshmërinë e funksionimit të saj.

Ju lutemi na tregoni nëse jeni gati të na ndihmoni në parim. Nëse keni nevojë për komente shtesë ose keni pyetje për të marrë një vendim, ne jemi të gatshëm t'u përgjigjemi atyre.

Ne do të jemi mirënjohës për përgjigjen tuaj.

Sinqerisht,

Ivan Ivanov

Shefi i Byrosë Teknike

Instituti i Optikës

Letër biznesi. Shembull i letrës së kërkesës dhe shembull i letrës së kërkesës.

Letër - kërkesë (qëndrimi – partneriteti; stili – konfidencial dhe afarist; trajtimi bindës i fakteve)

Letër – ankesë (qëndrim - partneritet; stil - biznes zyrtar; trajtim bindës i fakteve)

I dashur Andrey Ivanovich! Ju apelojmë me një kërkesë për zgjidhjen e situatës së krijuar me zbatimin e projektit ABS. Deri më tani, ne nuk kemi pasur asnjë problem në ndërveprimin me kompaninë tuaj, të gjitha marrëveshjet e specifikuara në Kontratë. Ne jemi të bindur se situata aktuale mund të korrigjohet ende. Suksesi i projektit ABS është jashtëzakonisht i rëndësishëm për kompaninë tonë. Prandaj ju lusim deri me 06.08.2010. të sigurojë informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Shpresojmë që përgjigja juaj të sqarojë situatën dhe të zbusë shqetësimet tona në lidhje me suksesin e projektit. Sinqerisht,

I dashur Andrey Ivanovich! Në emër të menaxhimit të Rosstans OJSC, unë po ju shkruaj në lidhje me nevojën për të zgjidhur situatën që ka lindur me zbatimin e projektit ABS. Unë jam i detyruar të raportoj se kjo situatë na shkakton shqetësim ekstrem. Sipas kushteve të kontratës Nr.A-122 datë 07.02.2010. pika 4.3. 60 ditë para fillimit të dorëzimit të planifikuar të produkteve, Star LLC duhet të dërgojë mostra kontrolli të produkteve në Rosstance OJSC, duke njoftuar Rosstance OJSC për faktin e dërgesës. Sipas planit (Marrëveshja Shtesë nr. 1 datë 03/11/2010 për Kontratën Nr. A-122 datë 02/07/2010), data e fillimit të furnizimit të planifikuar të produkteve është 10/01/2010. Afati i fundit për dërgimin e mostrave të kontrollit është jo më vonë se data 02.08.2010. Sot – 08/04/2010. Për momentin, nuk kemi marrë informacion për dërgimin e mostrave të kontrollit. Në këtë situatë, aftësia e Star LLC për të përmbushur detyrimet e saj ngre shqetësime serioze për Rosstance OJSC dhe e detyron atë të mendojë për zbatimin e gjobave të parashikuara në pikën 7.2. Kontrata nr.A-122 datë 07.08.2010. Për të parandaluar këtë, ne ju ofrojmë deri më 08/06/2010. na informoni për situatën me dërgimin e mostrave të kontrollit të produkteve. Sinqerisht,

Merrni parasysh informacionin tonë dhe jemi të sigurt se çështja e shkrimit të "letrave të vështira" do të jetë shumë më pak punë intensive për ju.

Tamara Vorotyntseva

Kushtojini vëmendje programeve tona të trajnimit për korrespondencën e biznesit: