Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve ED 1c ndërmarrje

Ju keni 1C: Document Flow të instaluar në kompaninë tuaj. Ju tashmë i keni zotëruar funksionet bazë, mund të dërgoni letra, të bashkëngjitni skedarë, të krijoni dosje të reja në kutinë tuaj hyrëse, por jeni ende larg arritjes së një niveli të avancuar. Në këtë artikull do të gjeni rekomandime për punë efikase në programin "1C: Rrjedha e Dokumentit 8".

Komentet për letrat

Ju mund të shtoni një koment në secilën letër, i cili do t'ju ndihmojë të përpunoni dhe mbani mend shpejt përmbajtjen e letrës. Kjo mund të bëhet në terren Koment në kartën e shkronjave (shih Fig. 1).

Oriz. 1. Shtimi i një komenti në një letër

Përditësimi automatik i listës së shkronjave

Ju mund ta bëni listën e shkronjave të përditësohet automatikisht çdo 2-3 minuta. Për ta bërë këtë, ekziston një komandë në menunë e kontekstit të listës së shkronjave Përditësim automatik. Përveç kësaj, lista e shkronjave mund të përditësohet manualisht në çdo kohë duke përdorur tastin F5.

Printimi i një letre

Për të shtypur një letër së bashku me një kokë ( Subjekti, Data, Adresuesit) përdorni komandën Lloji ose shkurtoren e tastierës Alt-P.

Hotkeys

Përdorimi i çelësave të nxehtë do të rrisë ndjeshëm efikasitetin e punës (Tabela 1):

Tabela 1

Çelësi	Veprimi
	Krijon një letër të re
	Krijon një email përgjigjeje në përgjigje të kutisë hyrëse të zgjedhur
	Përditëson listën e shkronjave. I përshtatshëm për t'u përdorur nëse përditësimi automatik nuk është i konfiguruar ose për përditësim urgjent kur intervali midis përditësimeve automatike është i gjatë
	Shënon të gjitha emailet e zgjedhura si të lexuara ose të palexuara
	Zhvendos emailet e zgjedhura në një dosje
	Zhvendos emailin në kosh
	Kopjon një mesazh dalës. E dobishme për të ridërguar ose dërguar një email tjetër në të njëjtën listë marrësish Nga rruga, lista e marrësve të një letre dalëse mund të ruhet si një grup shpërndarjeje. Për ta bërë këtë, në listën e marrësve të postës elektronike, përdorni komandën e menusë së kontekstit Shto te kontaktet e mia
	Printimi i një letre
	Fut një shabllon teksti në trupin e një emaili në dalje.
	Ruan letrën me të gjitha bashkëngjitjet në një drejtori në disk
	Shënon një letër për fshirje
	Kontrollon drejtshkrimin në postën dalëse

Nënshkrimet dhe shabllonet e tekstit

Për të zvogëluar kohën e përpunimit të postës, është e përshtatshme të përdorni shabllone teksti. Ky mund të jetë një nënshkrim ose tekst i përdorur shpesh në një letër. Modelet e tekstit futen manualisht duke përdorur komandën Fut - Model Teksti në kartën e letrës dalëse.

Nënshkrimet mund të futen automatikisht kur krijoni një email të ri ose përgjigje. Ju gjithashtu mund të personalizoni nënshkrimet përmes menysë Të gjitha veprimet - Cilësimet e postës - Letër- grup fushash Nënshkrimet (Fig. 2):

Ju mund të futni shabllone në tekstin e nënshkrimit për zëvendësimin automatik të datës (Fig. 3):

Posta në desktopin tuaj

Si parazgjedhje, desktopi 1C: Document Flow shfaq një listë detyrash, të preferuarash, skedarësh të zënë, etj. Nëse nuk i përdorni këto veçori, por punoni vetëm me postë, atëherë konfiguroni desktopin tuaj në mënyrë që të përmbajë vetëm një listë shkronjash.

Për ta bërë këtë, kliko me të djathtën në zonën e ndarjes. Do të hapet një meny konteksti në të cilën zgjidhni komandën Po konfiguron desktopin tënd... Do të hapet një formular i konfigurimit të desktopit në të cilin:

• a. Fshini të gjitha cilësimet (butoni Fshij gjithçka);
• b. Shtoni një formular në desktopin tuaj Përshkrime të shkurtra të letrave: Postë e integruar.

Pas këtyre manipulimeve, desktopi do të duket si në figurën 4. Kështu, menjëherë kur të filloni programin, do të jeni në listën e shkronjave dhe nuk do të shpërqendroheni nga asgjë tjetër.

Mund të fshehni shiritin e lundrimit dhe të zvogëloni lartësinë e shiritit të veprimit. Dhe pastaj desktopi do të duket si në Figurën 5.

Ata që kanë nevojë për më shumë hapësirë ​​mund të zgjedhin një opsion minimalist (shiriti i veprimit është i fshehur, lartësia e shiritit të seksionit zvogëlohet) - shih fig. 6.

Renditja e një liste shkronjash

Si parazgjedhje, emailet renditen sipas Data- ato më të rejat shfaqen në krye. Për të renditur emailet sipas një kolone tjetër, klikoni në titullin e asaj kolone (për shembull, në titullin e kolonës Flamuri).

Ju mund t'i renditni shkronjat sipas disa kolonave njëherësh, për shembull, fillimisht sipas kolonës Flamuri, pastaj përgjatë kolonës Data. Për ta bërë këtë, klikoni në kolonën Flag dhe më pas, duke mbajtur të shtypur tastin Ctrl, klikoni në kolonë Data.

Lexoni shpejt letrat

Për të shpejtuar punën tuaj, konfiguroni zonën e leximit të emailit në fund ose në të djathtë:

• në fund - i përshtatshëm për monitorët e rregullt;
• në të djathtë - i përshtatshëm për monitorë të gjerë.

Për të konfiguruar zonën e leximit, është dhënë një komandë me komandën Të gjitha veprimet - Shfaq panelin e leximit në listën e shkronjave. Zona e leximit të mesazheve më poshtë është paraqitur në Fig. 7. Zona për leximin e shkronjave në të djathtë - në Fig. 8.

Nëse zona e leximit është e ndezur, atëherë nuk duhet të humbni kohë duke hapur kartën e letrave hyrëse, por lexoni letra direkt nga lista.

Përveç kësaj, ju mund të konfiguroni postën tuaj në mënyrë që klikimi i dyfishtë në një letër hyrëse të krijojë një përgjigje (shih. Cilësimet e postës - Lista e shkronjave - Veprimi kur zgjidhni një letër hyrëse). Kjo do të kursejë edhe më shumë kohë kur analizoni një numër të madh shkronjash.

Rregullat për analizimin automatik të postës

"1C: Document Flow" ju lejon të vendosni rregulla për analizimin automatik të postës hyrëse ose dalëse. Për shembull, vetë programi mund të:

• shpërndani letra në dosje;
• vendos një shenjë leximi;
• vendos kutitë e kontrollit, etj.

Rregullat konfigurohen me komandë Të gjitha veprimet - Rregullat për përpunimin e letrave. Zakonisht konfigurohen rregullat e mëposhtme:

• Vendosni emailet hyrëse që përmbajnë SPAM në dosjen SPAM;
• Kur dërgoni një email përgjigjeje, zhvendoseni automatikisht emailin origjinal hyrës në një dosje çmontuar;
• përgjigje automatike (gjatë pushimeve) - "Unë jam me pushime nga ... në .... Do të përgjigjem më vonë”.

Vendosja e fundit mund të bëhet duke përdorur algoritmin e mëposhtëm:

• shtoni një rregull për përpunimin e shkronjave (në listën e shkronjave Të gjitha veprimet – Cilësimet – Rregullat e përpunimit të emailit) për postën hyrëse;
• në faqerojtësin Kushtet tregojnë një gjendje Marrë gjatë periudhës:- periudha e pushimeve, thuaj " Nga 04.08.2014 deri më 18.08.2014»;
• në faqerojtësin Veprimet tregojnë Përgjigju me tekst: – « jam me pushime. Do të përgjigjem më vonë.» – ose ndonjë tekst tjetër.
• shtyp Gati.

Rezultati do të jetë një rregull (shih Fig. 9).

Ruaj automatikisht emailet

Në "1C: Document Flow 8" ekziston aftësia për të ruajtur automatikisht shkronjat bazë informacioni ose në disk. Është i përshtatshëm për të ruajtur letrat e papërfunduara dalëse në bazën e të dhënave të informacionit për modifikim të mëtejshëm. Kjo mund të bëhet manualisht në çdo kohë duke përdorur tastet Ctrl + S ose të konfigurohet Të gjitha veprimet - Cilësimet e postës - Letër - Ruani mesazhet e padërguara çdo herë. Intervali optimal është të paktën dy minuta.

Ruajtja automatike e emaileve në disk është aktivizuar si parazgjedhje. Në këtë rast, programi ruan një version të shkronjës çdo minutë në një drejtori të përkohshme në disk. Nëse "1C: Document Flow 8" e mbylli punën e tij në mënyrë jonormale, atëherë kur të filloni programin do të shihni një listë me shkronja të paruajtura.

Kjo është konfiguruar me një kuti kontrolli Ruani automatikisht versionet e emaileve të padërguara (në disk). Ju mund ta bëni këtë si më poshtë:

• ndizni Ruani automatikisht versionet e emaileve të padërguara (në disk);
• fiket Ruani emailet e padërguara çdo.

Kërkoni për letra

Ka disa mënyra për të gjetur letrën që ju nevojitet:

• kërkim i shpejtë (i përshtatshëm në pothuajse të gjitha rastet);
• dosjet e kërkimit (përdoren për kërkime të përsëritura shpesh);
• kërkimi i tekstit të plotë (kërkon të dyja shkronjat dhe skedarët).

Kërkimi i shpejtë ndodhet poshtë listës së dosjeve. Thjesht shkruani tekstin e kërkuar dhe klikoni Hyni(shih Fig. 10).

Përveç kësaj, kërkimi i shpejtë mund të kërkojë gjithashtu sipas tekstit (përmbajtjes) të shkronjave (fusha "Tekst"). Shënim: Ju mund të specifikoni vetëm një fjalë për kërkimin, pa marrë parasysh morfologjinë.

Për të parandaluar dërgimin e letrave në formatin TNEF, thjesht çaktivizoni përdorimin e formatit RTF kur dërgoni korrespondencë në cilësimet e klientit të postës, duke zgjedhur HTML ose tekst të thjeshtë si alternativë. Për raste më komplekse, Microsoft u ofron përdoruesve ndihmën e tij (shih http://support.microsoft.com/kb/138053 ose http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) për parandalimin skedari winmail.dat nga dërgimi te përdoruesit.

Lidhja dhe konfigurimi i postës

Për të punuar me "1C:Mail" në "1C:Document Flow" të brendshëm, bëni sa më poshtë:

• 1. aktivizoni postën e integruar;
• 2. Vendosni llogarinë tuaj.

Aktivizo postën e integruar

Shkoni te "1C: Rrjedha e Dokumentit":

• për t'u lidhur me klientin e hollë "1C:Enterprise 8.3" (rekomandohet), bëni një shkurtore në desktop te "\\filer\Q&A\1cestart.exe" dhe pasi të hapni këtë shkurtore, zgjidhni "1C: Menaxhimi i Dokumenteve 8" nga lista e bazave të të dhënave në dispozicion;
• për t'u lidhur nëpërmjet një shfletuesi të rregullt (Internet Explorer, FireFox ose Google Chrome);
• përdorni lidhjen http://calypso/a8.

Emri i përdoruesit bazohet në parim MbiemriIO, për shembull "IvanovIP". Fjalëkalimi - pa fjalëkalim, rekomandohet të ndryshohet menjëherë ( Konfigurimi dhe administrimi - Ndryshoni fjalëkalimin).

Aktivizimi i postës:

1. Hap cilësimet e postës Konfigurimi dhe administrimi - Cilësimet personale - Puna me postën;
2. Kontrolloni kutinë Përdorni postën e integruar;
3. Hiq zgjedhjen Përdorni postë të lehtë;
4. Mos e mbyllni këtë dritare të cilësimeve (shih Figurën 31).

Ne jemi të sigurt në çmimet tona: Nëse e gjeni më të lirë, ne do të rimbursojmë diferencën.

Nëse vendosni të blini programin 1C SED 8 nga ne sot, ju falas merrni:

• 3 muajt e parë të mbështetjes, konsultimeve dhe përditësimeve
• dërgesa në Moskë dhe rajone
• instalimi

Sistemi menaxhimi elektronik i dokumenteve 8 (në tekstin e mëtejmë si 1C EDMS) - Kjo produkt software, i cili ju lejon të kryeni aktivitete me lloje të ndryshme të dokumentacionit të kompanisë. Për më tepër, sistemi bën të mundur menaxhimin e proceseve të biznesit të një ndërmarrje dhe kontrollin e aktiviteteve të tyre.

Të përfshira 1C EDMS përfshin disa nënsisteme:

• dokumentet aktuale. Ky nënsistem përfshin punën me dokumentacionin e kompanisë që është i rëndësishëm në këtë fazë të aktivitetit;
• detyrat e punonjësve dhe proceset e punës. Këtu programi krijon proceset e biznesit të kompanisë, të cilat më pas kontrollohen. Kjo përfshin gjithashtu ngritjen e një matrice të deputetëve në detyrë në mungesë të një interpretuesi, si dhe funksionin e adresimit të detyrave të bazuara në role;
• përgatitjen e raporteve dhe statistikave. Ky nënsistem përfshin një listë të raporteve të nevojshme për analizën statistikore të dokumentacionit, si dhe monitorimin e aktiviteteve të punonjësve dhe zbatimin e tyre të detyrave të caktuara;
• përpunimi automatik i informacionit. Ky nënsistem i referohet mekanizmave me të cilët ndodh përpunimi automatik i dokumenteve. Kjo përfshin kontrollin mbi drejtoritë me skedarë, lëshimin e periodikëve për punonjësit e kompanisë, etj.;
• arkivimin. Këtu përfshihen mjetet e përdorura gjatë punës me arkivin, për shembull, shikimi, lëshimi i informacionit, heqja e një dokumenti, etj.;
• shkëmbimi i të dhënave. Nënsistemi lehtëson shkëmbimin e të dhënave ndërmjet komponentët strukturat;
• funksionin e administrimit. Duke përdorur këtë nënsistem, sistemi konfigurohet dhe të dhënat personale të përdoruesve futen në të;
• forum dhe chat. Ky nënsistem kontribuon në organizimin e ekipit dhe aktiviteteve të tij. Ai gjithashtu përmban lajmet e kompanisë dhe një listë lidhjesh në internet që mund të jenë të dobishme për punonjësit.

Sistemi punon me proceset e biznesit të kompanisë, ndërsa përdoruesit e programit mund t'i personalizojnë këto procese biznesi "për veten e tyre", duke marrë parasysh opsione dhe parametra të ndryshëm. Për më tepër, programi mund t'i ridrejtojë automatikisht këto procese biznesi te zëvendësit e atyre interpretuesve që aktualisht mungojnë.

Moduli i raportimit përfshin përgatitjen e llojeve të ndryshme të raporteve, duke përfshirë statistikat e rrjedhës së dokumenteve, ndjekjen e dinamikës së ndryshimeve të skedarëve, disiplinën e performancës, etj.

Programi gjithashtu lejon përdoruesit të personalizojnë pamjen e dokumenteve, të ndryshojnë përbërjen e detajeve, pa u drejtuar në konfigurimin e gjithçkaje software Ndërmarrja 1C 8.3.

Përparësitë kryesore të sistemit

• programi është i lehtë për t'u instaluar dhe përdorur;
• ndërtimi i proceseve të biznesit është i mundur në të dyja mënyrë normale, dhe duke përdorur ndërfaqen e internetit;
• programi kombinohet në mënyrë të përkryer me mjete të tjera softuerike nga kompania 1C;
• ndryshimet mund të bëhen lehtësisht në të dhëna;
• biblioteka në të cilën ruhen proceset e biznesit është e aksesueshme dhe e përditësuar publikisht.

Produkti i softuerit 1C EDMS bën të mundur automatizimin e plotë të të gjitha proceseve në një ndërmarrje, duke përfshirë dhënien e detyrave për personelin, si dhe monitorimin e ekzekutimit të këtyre detyrave dhe marrjen e raporteve. Përveç kësaj, duke përdorur programin mund të automatizoni mirëmbajtjen e dokumenteve dhe regjistrimin e tyre në sistem. Programi ju lejon të gjeni shpejt në bazën e të dhënave dokumenti i kërkuar me informacion minimal.

Karakteristikat shtesë të programit

Falë përdorimit të 1C EDMS, ju gjithashtu mund të krijoni modele të ndryshme, për shembull, shabllone dokumentesh që mund të përdoren në të ardhmen. Është gjithashtu e mundur të mbahen shënime të dokumenteve në arkiv, si dhe të organizohet aksesi në to. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve përdor 100% të aftësive të platformës 1C, pasi të gjitha modulet përbërëse të sistemit janë krijuar në bazë të platformës së menaxhuar "1C: Ndërmarrja 8.2".

Vlen gjithashtu të përmendet se një alternativë ndaj këtij programi mund të jetë produkti "1C: Rrjedha e Dokumentit". Me ndihmën e tij, ju gjithashtu mund të mbani procesin e regjistrimit të dokumentacionit të korporatës dhe të menaxhoni proceset e biznesit.

Analiza e të dhënave dhe KPI
Zgjerimi i aftësive të "1C: Document Flow KORP" dhe programeve të tjera

Analiza e proceseve të biznesit, detyrave dhe dokumenteve nga baza e të dhënave 1C: Document Flow dhe të tjera. Raportimi i konsoliduar.

Kompleksi i ndërtimit dhe monitorimit Treguesit e KPI bazuar në informacione nga baza të të dhënave të ndryshme 1C:Enterprise 8

Cilësimet individuale

Desktop i përdoruesit

Për çdo përdorues në program, ju mund të konfiguroni një desktop individual, duke siguruar qasje të shpejtë për të gjithë dokumentet e nevojshme, lista, raporte etj. Më poshtë janë shembuj të desktopëve të personalizuar të krijuar për punonjësit në një rol specifik. Aftësia e një punonjësi për të hyrë në të dhëna është e kufizuar nga të drejtat që i janë caktuar rolit të tij.

Tavolina e sekretarit

Sekretari i organizatës punon me një listë të detyrave të tij, kryen korrespondencë dhe redakton dokumentet. Desktopi ka një shirit të preferuarave për akses të shpejtë për të dhënat e përdorura shpesh - informacione për punonjësit, një listë me numra telefoni të dobishëm, rekomandime për hartimin e letrave dalëse, etj.

Tavolina e shefit të departamentit

Kreu i byrosë së projektimit punon me një listë të detyrave të tij, zhvillon dokumentacionin e projektit. Desktopi përmban një shirit të preferuarave për qasje të shpejtë në të dhënat e përdorura shpesh dhe një shirit kërkimi me tekst të plotë për të gjetur informacionin që ju nevojitet.

Tavolina e drejtorit

Drejtori punon me një listë të detyrave të tij dhe hyn në panelin e të preferuarave për qasje të shpejtë në të dhënat e interesit - raporte për orarin e punës, informacione rreth disiplinës së performancës, etj.

Të drejtat e aksesit

Një administrator ose një përdorues me autoritetin e duhur përcakton të drejtat e aksesit të përdoruesit. Të drejtat e hyrjes në skedar konfigurohen sipas dosjeve për përdoruesit dhe grupet, duke marrë parasysh trashëgiminë e të drejtave nga dosja prind. Mund të vendosni lejimin dhe mohimin e të drejtave.

Të drejtat e aksesit në dokumentet e brendshme

Të drejtat konfigurohen sipas dosjes dhe llojit dokumentet e brendshme. Konfigurimi sipas dosjeve të dokumenteve është i ngjashëm me konfigurimin sipas dosjeve të skedarëve: mund të vendosni të drejtat e lejimit dhe mohimit, të specifikoni të drejtat për përdoruesit dhe grupet, duke marrë parasysh trashëgiminë e të drejtave të dosjes mëmë.

Për pamjen e brendshme të dokumentit, të drejtat konfigurohen përmes grupeve të aksesit si për përdoruesit ashtu edhe për grupet e përdoruesve. Të drejtat e aksesit në dokumentet e brendshme transferohen në skedarët e bashkangjitur dhe versionet e tyre.

Të drejtat e aksesit në dokumentet hyrëse dhe dalëse

Të drejtat konfigurohen përmes grupeve të aksesit, duke marrë parasysh detajet e mëposhtme të dokumentit:

• Lloji i dokumentit
• Vula e hyrjes
• Korrespondenti (grupi i aksesit të korrespondentit)

Të drejtat mund të specifikohen si për përdoruesit ashtu edhe për grupet e përdoruesve. Dokumentet hyrëse dhe dalëse transferojnë të drejtat e aksesit në skedarët e bashkangjitur dhe versionet e tyre.

Të drejtat e aksesit në proceset dhe detyrat e biznesit

Më poshtë kanë të drejta aksesi në proceset dhe detyrat e biznesit:

të gjithë pjesëmarrësit në procesin e biznesit (vetëm lexo)

ekzekutuesi i detyrës (ndryshimi i detyrës së vet)

menaxherët e linjës të pjesëmarrësve të procesit të biznesit (vetëm lexo)

Roli Kontrolli i detyrave dhe proceseve të biznesit ka të drejta të plota për të gjitha proceset dhe detyrat e biznesit.

Raportoni lejet

Punonjësit e zakonshëm mund të punojnë vetëm me raportet e tyre. Shefi i departamentit ka të drejtë të shikojë të gjitha raportet ditore të punonjësve të departamentit të tij.

Roli Monitorimi i raporteve ditore jep të drejta të plota për të gjitha raportet ditore të të gjithë punonjësve.

Të drejtat e aksesit në të dhëna të tjera

Në varësi të të dhënave dhe roleve të përdoruesve, qasja në të dhëna të tjera kufizohet nga:

• grupet e aksesit korrespondent
• qasje në grupe për individë
• llojet e dokumenteve
• dosjet e skedarëve dhe dokumenteve
• shkaba

Produkti softuer "1C: Document Flow 8" është pasardhësi i produktit softuer "1C: Archive 3", i cili është përdorur në qindra organizata, ndërmarrje dhe institucione për më shumë se 10 vjet dhe është krijuar për të automatizuar rrjedhën e dokumenteve. të një ndërmarrjeje.

"1C: Document Flow 8" ju lejon të:

Organizoni punën e punonjësve me dokumente, eliminoni mundësinë e humbjes së versioneve ose kryqëzimit të fragmenteve kur punoni njëkohësisht;

Zvogëloni kohën që duhet për të gjetur informacionin e nevojshëm dhe koha totale përpunimi kolektiv i dokumenteve;

Përmirësoni cilësinë e materialit të përfunduar (projektet, dokumentacionin, etj.) duke zgjidhur një numër të madh çështjesh të diskutueshme dhe duke përmirësuar punën e përdoruesve.

Sa i përket kostos së sistemit, ai gjithashtu ndryshon në varësi të shumë parametrave:

Tabela 2.5. Çmimet për furnizimin e EDMS "1C: Document Flow 8"

Numri i vendeve të punës	Kostoja totale e programit
30-50 (10 përdorues aktivë)
300-500 (100 përdorues aktivë)
1000-2000 (400 përdorues aktivë)
3000-5000 (1000 përdorues aktivë)

Tabela krahasuese e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Gjatë krahasimit të sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve, u përpilua një tabelë e avantazheve të funksionalitetit të sistemeve të diskutuara më parë:

Tabela 2.6. Tabela krahasuese e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Emri i EDMS				"E1 Eufrat"
Disponueshmëria e një klienti në internet		Blerë veçmas (1 b.)
Mirëmbajtja e kontratave		Për t'u blerë veçmas (1 b.)	Për t'u blerë veçmas (1 b.)
Menaxhimi i punës	Vetëm në versionin e zgjeruar (1 b.)
Integrimi me sisteme të tjera		Për t'u blerë veçmas (1 b.)
Ruajtja bazën e klientit	Funksioni i pa deklaruar (0 b.)	Funksioni i pa deklaruar (0 b.)	Për t'u blerë veçmas (1 b.)
Njohja e dokumentit	Për t'u blerë veçmas (1 b.)	Për t'u blerë veçmas (1 b.)	Për t'u blerë veçmas (1 b.)
Rezultati përfundimtar

Pasqyrë e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteveDirectum.

1. Përshkrimi i përgjithshëm i sistemit

Sistemi Directum është një sistem i menaxhimit elektronik të dokumenteve të korporatës që thjeshton punën me një fluks të madh dokumentesh. Directum EDMS ka për qëllim rritjen e efikasitetit të të gjithë punonjësve të organizatës në fusha të ndryshme të aktiviteteve të tyre të përbashkëta.

Funksionimi i sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve Directum varet kryesisht nga konfigurimi që zgjedh klienti. Dorëzimi mund të përfshijë nëntë module që zbatojnë funksionet e menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe menaxhimit të ndërveprimit, si dhe mjete që zgjerojnë mundësitë e përdorimit të tyre. Këto mjete janë module si: moduli i menaxhimit elektronik të dokumenteve, moduli i menaxhimit të procesit të biznesit, moduli i zyrës, moduli i apelit për qytetarët dhe organizatat, moduli i menaxhimit të ndërveprimit me klientët, moduli i menaxhimit të kontratave, moduli i menaxhimit të takimeve dhe seancave, moduli i menaxhimit të treguesve të performancës, moduli i integrimit me dokumentin sistemet e shkëmbimit.

Modulet e kontrollit dokumente elektronike dhe menaxhimi i procesit të biznesit janë modulet bazë të sistemit. Modulet e mbetura janë module shtesë të sistemit që ju lejojnë të zgjeroni funksionalitetin e sistemit.

Gjithashtu, Directum EDMS është i pajisur me veçori shtesë që hapin mundësi më të mëdha dhe ndihmojnë në thjeshtimin e punës me të. Për shembull, teknologjia e identifikimit të shpejtë, e cila ju lejon të vendosni një barkod në dokumente për të fituar akses të shpejtë në to në të ardhmen.

Për më tepër, Directum EDMS është i integruar me aplikacionet e Microsoft Office, domethënë është e mundur të ndërveprohet me sistemin direkt nga aplikacionet MS Office.

Directum EDMS është gjithashtu i pajisur me akses në ueb. Kjo do të thotë që përdoruesit e sistemit kanë mundësinë për të hyrë në të dhënat e sistemit Directum duke përdorur një shfletues ueb.

Një mjet tjetër i dobishëm shtesë është mjeti i zhvillimit specifik për domenin IS-Builder. Ky mjet ju lejon të krijoni dhe modifikoni komponentët e sistemit duke personalizuar vizualisht format e tyre dhe duke specifikuar llogaritjet në gjuhën e integruar ISBL. Gjuha është e destinuar që programuesit e asaj ndërmarrje ta përshtatin sistemin me nevojat e një ndërmarrje të caktuar.

Një mjet i tillë si shërbimi i hyrjes së dokumenteve ju lejon të futni automatikisht dokumentet e marra nga burime të ndryshme në sistemin DIRECTUM (skanerë, MFP, sisteme skedarësh, fakse, postë elektronike).

Sistemi Directum zbaton gjithashtu një shërbim të konvertimit të dokumenteve. Kjo ju lejon të konvertoni një dokument në formate HTML, PDF dhe TIFF me shumë faqe për veprime të ndryshme të përdoruesit me dokumente. Për shembull, kur eksportoni dokumente nga sistemi.

Sistemi Directum ofron gjithashtu integrim me 1C: Enterprise 8* dhe Dynamics AX*.

Pasqyrë e moduleve të sistemit.

Strukturisht, modulet e sistemit janë grupe përbërësish të llojeve të ndryshme. Komponentët kanë një ndërfaqe karakteristike dhe grupe të dhënash të përcaktuara nga qëllimi i tyre.

Pasqyrë e moduleve bazë

Kjo tabelë ofron një përmbledhje të moduleve bazë të sistemit:

Tabela 2.7. Modulet bazë të Directum EDMS

Pasqyrë e moduleve shtesë

Kjo tabelë ofron një përmbledhje të moduleve shtesë që zgjerojnë funksionalitetin e sistemit:

Tabela 2.8. Module shtesë të Directum EDMS

Emri	Përshkrimi i shkurtër
1. Zyra	Moduli është i destinuar për sekretarët dhe nëpunësit, ai e bën më të lehtë kryerjen e operacioneve rutinë në punën me dokumente në letër, kërkimin e dokumenteve dhe dërgimin e udhëzimeve për punë.
2. Apelet nga qytetarët dhe organizatat	Ju lejon të organizoni punë nga ankesat e qytetarëve dhe organizatave në përputhje me Ligjin Federal Nr. 59 "Për procedurën e shqyrtimit të ankesave nga qytetarët Federata Ruse"V organizatat qeveritare dhe në ndërmarrjet e mëdha.
3.Menaxhimi i ndërveprimit me klientët	Ju lejon të udhëheqni bazë e vetme klientët e kompanisë, merrni parasysh të gjitha kontaktet dhe aktivitetet e marketingut.
4.Menaxhimi i kontratës	Organizimi i procesit të regjistrimit, miratimi i kontratave dhe dokumenteve të tjera kontraktuale, puna operative me to (kërkimi, analiza, redaktimi etj.), si dhe monitorimi i ecurisë së procesit kontraktor.
5.Menaxhimi i takimeve dhe takimeve	Moduli mbështet ciklin e plotë jetësor të takimit, që nga përgatitja dhe mbajtja deri te miratimi i protokollit dhe monitorimi i ekzekutimit të vendimeve.
6.Menaxhimi i treguesve të performancës	Lejon kontrollin operacional dhe analizën e proceseve të biznesit të ndërmarrjes sipas treguesit kryesorë efikasiteti.

Gjatë shkrimit të punës kualifikuese përfundimtare vëmendje të veçantë do t'i kushtohet modulit të vetëm shtesë - ky është moduli "Zyra". Kjo për faktin se ky modul ju lejon të mbani një Ditar Ditar, një Nomenklaturë të Rasteve dhe ju lejon të plotësoni RKK (kartat e regjistrimit dhe kontrollit), me ndihmën e të cilave më vonë mund të gjeneroni raporte për punën e ndërmarrje, dhe ky modul realizon edhe punë me porosi. Këto funksione ishin të nevojshme për rrjedhën e brendshme të dokumenteve të kompanisë.

Le të shohim më në detaje funksionalitetin e këtij moduli.

Moduli "Zyra"

Puna e modulit Office është e lidhur ngushtë me punën e moduleve të tjera të Directum EDMS.

Në shumë organizata, barra kryesore e monitorimit të ekzekutimit të urdhrave ose sigurimit të rrjedhës së dokumenteve në letër i takon shërbimeve nëpunës të ndërmarrjes. Për shërbime të tilla, u zhvillua moduli "Zyra".

Shkëmbimi i dokumenteve është i automatizuar në përputhje me standardin e Guild of Documentation Managers "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve".

Ky modul përdoret për të automatizuar punën me dokumentet zyrtare në letër, për shembull, me porositë për aktivitetet kryesore, letrat hyrëse dhe dalëse, kërkesat, udhëzimet, etj.

Puna me dokumente të tilla nuk mund të shndërrohet plotësisht në formë elektronike, sepse Shumica e dokumenteve që kanë fuqi ligjore kërkohet me ligj që të lëshohen në formë letre.

Në të njëjtën kohë, shumë organizata shkëmbejnë mesazhe elektronike dhe dokumente që konsiderohen "zyrtare" në të njëjtën kohë me dokumentet në letër, dhe për këtë arsye i nënshtrohen regjistrimit, rezolutave, etj.

Moduli lehtëson përpunimin e dokumenteve në letër dhe ju lejon të shkëmbeni automatikisht dokumente elektronike midis organizatave.

Përpunimi i dokumenteve në letër kryhet në përputhje me kërkesat e Sistemit të Mbështetjes së Dokumentacionit Shtetëror (GSDOU), mbi të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e menaxhimit të zyrës.

Moduli i Office ofron:

regjistrimi i unifikuar i të gjitha dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit (në tekstin e mëtejmë RCC);

regjistrimi i vendndodhjes së një dokumenti letre në çdo fazë të ciklit jetësor të dokumentit.

monitorimin e ekzekutimit në kohë të udhëzimeve, vendimeve dhe udhëzimeve nga menaxhmenti;

shlyerja e dokumenteve në dosje në përputhje me nomenklaturën e dosjeve të miratuara në organizatë;

kërkimi i shpejtë i informacionit mbi praninë, gjendjen dhe lëvizjen e dokumenteve në letër në sistem;

marrjen e formularëve dhe revistave standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e dokumenteve të organizatës.

Në zgjedhjen e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve kompani moderne të udhëhequr nga strategjia e përgjithshme e zhvillimit, qëllimet, disponueshmëria mjedis konkurrues, struktura e dëshiruar dhe e pritshme efekt ekonomik nga zbatimi i një zgjidhjeje të tillë. Qëllimet e prezantimit të EDMS përfshijnë përmirësimin e kontrollit mbi disiplinën e performancës, reduktimin e numrit të dokumenteve të humbura; zvogëlimi i kohës së miratimit; zvogëlimi i numrit të gabimeve gjatë punës me dokumente standarde.

Ekzistojnë një sërë kërkesash kryesore për funksionet EDMS (ECM). Suksesi i mëtejshëm i optimizimit të rrjedhës së dokumenteve të kompanisë varet nga pajtueshmëria e sistemit me këto kërkesa. Proceset e miratimit të dokumentit dhe caktimit të detyrave përfundojnë më shpejt kur transferohen nga "letër" në pamje elektronike, koha e përpunimit të dokumenteve dhe udhëzimeve gjithashtu zvogëlohet, dhe bëhet e mundur gjurmimi i ecurisë së punës me dokumentin. Kur punoni me sistemin, interpretuesit njoftohen automatikisht për dokumentet e reja dhe koha e përpunimit të tyre është nën kontroll. Për akses të shpejtë në dokumente, kërkim të lehtë dhe siguri të dokumenteve, organizohet ruajtja elektronike.

Është e rëndësishme që të drejtat e aksesit në të dhënat e mbrojtura të diferencohen. Redukton ndjeshëm kohën e funksionimit dhe mbush automatikisht seksionet dokumente standarde sipas të dhënave ekzistuese të referencës. Është e rëndësishme që një menaxher të ketë mjete të përshtatshme për të monitoruar afatet e detyrave dhe raportimin përmbledhës. Për të ruajtur përmbajtjen e informacionit në punën e kompanisë, EDMS duhet të integrohet lehtësisht me sistemin ekzistues të postës dhe me sistemet ekzistuese të kontabilitetit të kompanisë (sistemet e personelit, financiar, kontabilitetit dhe menaxhimit të prodhimit.

Gjithashtu, gjithnjë e më shumë organizata po i kushtojnë vëmendje mundësisë së punës në distancë në sistem. Kriteret e rëndësishme për vlerësimin e sistemit përfshijnë aftësinë për të gjeneruar raporte mbi dokumentet, ekzekutuesit, statuset e dokumenteve, etj.; zbatimi i shpejtë i sistemit; kostoja e instalimit dhe mbështetja e sistemit; lehtësia e zhvillimit të sistemit; aftësia për të përdorur softuerin e sistemit për të zgjidhur probleme shtesë.

Dhe kërkesat shtesë:

• disponueshmëria e hyrjes së dokumentit të transmetimit në sistem, aftësia për të punuar me një skaner;
• modul i para-konfiguruar i menaxhimit të kontratës;
• versioni i tabletit;
• klientët celularë.

Krahasimi

Le të shohim se si zbatohen këto funksione në Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow dhe 1C: Rrjedha e dokumentit 8. Të gjitha këto sisteme janë të bashkuara koncept i përgjithshëm, bazuar në një kombinim të EDMS klasike dhe mjeteve të menaxhimit të procesit të biznesit. Duke kombinuar avantazhet e menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe sistemeve BPM, kompanitë zhvillojnë procese dhe rrisin efikasitetin operacional.

Funksionaliteti dhe opsionet e integrimit

Directum

Përparësitë funksionale të sistemit Directum përfshijnë jo vetëm një katalog të zgjeruar të zgjidhjeve të biznesit. Ndër funksionet e përdorura çdo ditë në punë, mund të veçojmë përkujtuesit e përshtatshëm, aftësinë për të konfiguruar numrat e numrave dhe punën me etiketat e barkodit. Prania e pamjeve paraprake të skedarëve të bashkangjitur, ruajtjes së skedarëve, një përzgjedhje e madhe e librave referencë të përfunduar në konfigurimin bazë, magjistarët ndërveprues për krijimin e dokumenteve.

Aspektet negative të këtij EDMS: mungesa e shfaqjes faqe për faqe të objekteve në inventarin e dokumentit dhe rezultatet e kërkimit, pamundësia për të përdorur stile shtesë në inventarin e dokumentit.

Këto funksione zbatohen në Docsvision. Çdo faqe ueb dhe raporte të personalizuara shfaqen brenda dritares kryesore të aplikacionit. Dokumentet arkivore zhvendosur në tabela të veçanta të bazës së të dhënave. Përdoruesit e sistemit mund të zgjedhin një opsion vërtetimi. Një transformim XSLT zbatohet në përshkrimin XML të kartës së regjistrimit.

ELMA

Sistemi ELMA dallohet nga një linjë e zgjeruar zgjidhjesh biznesi. Këto përfshijnë modulin ECM+ (një kombinim i funksioneve të një sistemi BPM dhe një EDMS klasik), Projektet+ - funksionet standarde për menaxhimin e projektit plus menaxhimin e procesit; ELMA CRM+ - zbaton një qasje të orientuar drejt klientit përmes zbatimit të proceseve nga fundi në fund. Dhe një zgjidhje KPI që sistemi Directum nuk e ka.

Për sa i përket aftësive të integrimit, si ELMA ECM+ ashtu edhe dy zgjidhje të tjera kanë një shtojcë për të punuar me MS Outlook. Për më tepër, ELMA integrohet lehtësisht me 1C: Enterprise (me të gjitha versionet aktuale).

Për të shmangur konfuzionin sasi të mëdha skedarët me ndryshime dhe ndryshime, dokumentet në aplikacion mund të kenë një numër të pakufizuar versionesh, por vetëm një mund të caktohet si aktual. I gjithë historia e ndryshimeve të dokumentit mblidhet në një kartë dokumenti.

Të gjitha mjetet e nevojshme për punën në një dokument dhe monitorimin e disiplinës së performancës për të punuar me këto dokumente janë në majë të gishtave të përdoruesit.

Nëse dokumenti është marrë nga kompania në formë letre, ai ruhet automatikisht pas skanimit.

Menaxheri mund të shikojë një raport mbi situatën aktuale të performancës dhe përdoruesve u sigurohen një numër filtrash për të formuluar rezultatet sipas dëshirës.

Aplikacioni ECM+ mund të personalizohet sipas nevojave të një ndërmarrjeje individuale dhe strukturës së saj organizative.

Për të përshpejtuar krijimin e dokumenteve, mund të krijoni shabllone. Kjo është e arritshme për çdo përdorues, madje edhe ata pa aftësi programimi.

Mund të konfiguroni futjen automatike të një barkodi në shabllon për njohje të menjëhershme në sistem.

Të gjitha sistemet e konsideruara në rishikim kanë të tyren aplikacioni celular për të punuar me funksionet e sistemit nëpërmjet një kompjuteri tablet ose pajisjeje celulare. Kjo u mundëson menaxherëve të lartë të marrin pjesë në aktivitetet operative të kompanisë nga kudo ku ka akses në internet. Klientët për pajisjet celulare janë të pajtueshëm me të gjitha sistemet operative celulare.

Optima WorkFlow

Përparësitë e sistemit përfshijnë aftësinë për të përdorur stile shtesë në inventarin e dokumenteve, shfaqjen e imazheve në inventarin e dokumenteve dhe zonën e shikimit. Është e mundur të filtrohet lista e ngarkuar e dokumenteve. Optima WorkFlow mbështet vendosjen e rubrikave në ditarët e dokumenteve dhe vendosjen e zonës së shikimit të regjistrimit të zgjedhur në inventarin e dokumenteve. Punon personalizimi i kartës së regjistrimit të porosisë. Aplikacionet ueb të palëve të treta mund të futen në dritaren kryesore. Ka integrim me IBM WebSphere MQ. Për të automatizuar aktivitetet e departamenteve arkivore, është zhvilluar një modul special i Arkivit.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Fushat kryesore të punës së kësaj zgjidhjeje janë puna në zyrë, rrjedha e përgjithshme e dokumenteve, menaxhimi i kontratave, arkivi elektronik dhe trajtimin e kërkesave. Funksionaliteti mund të zgjerohet duke përdorur shtojca. Kur përpunoni rrugët e dokumenteve, mund të bashkëngjitni skedarë dhe më pas t'i ndryshoni ato. Ekziston një regjistrim i Windows Explorer.

Mund të personalizohet krijimi automatik, regjistrimin dhe drejtimin e dokumenteve nga burime të ndryshme (folder, email, web).

Të metat: Nuk ka postë të brendshme. Nuk mund të krijoni detyra për një grup ose një dosje me detyra. Për më tepër, kjo zgjidhje nuk ka një modul të menaxhimit të projektit. Regjistrimi nga MS Office nuk është i mundur, Zyra e hapur. Puna me dokumentacionin QMS nuk mbështetet. Gjithashtu nuk ka asnjë mënyrë për të ruajtur dosjet personale të përdoruesve.

Ndërfaqet

Directum

Ndërfaqet e të gjitha mënyrave të funksionimit në sistemin Directum janë të unifikuara, ju mund të konfiguroni rregullat për përpunimin e dokumenteve dhe detyrave. Në modalitetin e zëvendësimit, sistemi ruan përmbajtjen e tij të informacionit. Puna me skedarë është e mundur në internet. Të drejtat e aksesit në një skedar të veçantë shpërndahen, secila prej tyre përshkruhet sipas atributeve. Ju gjithashtu mund të vini re transparencën e proceseve të rrjedhës së dokumenteve. Detyrat i shtohen kalendarit MS Outlook. Avantazhi i sistemit është modele kërkimi të personalizueshëm dhe mekanizma të përshtatshëm filtrimi sipas kolonave të listës.

Por ka edhe një sërë disavantazhesh: nuk ekziston mundësia e shfaqjes faqe për faqe të elementeve (në Win32). Cilësimet minimale të efekteve vizuale. Nuk është e mundur të lokalizohen emrat e detajeve në gjuhë të ndryshme. Madhësia e kartës nuk mund të ndryshohet. Kur krijoni lidhje midis dokumenteve elektronike, nuk mund të shtoni komente për të përshkruar lidhjen. Ndërfaqja është e mbingarkuar.

Oriz. 1. Ndërfaqja e sistemit Directum

Docsvision

Docsvision përdor tema të para-konfiguruara dhe shiriti i komandës është i personalizueshëm. Marrëdhëniet nga fundi në fund ndërmjet dokumenteve shfaqen si një pemë. Lidhjet mund të komentohen. Është e mundur të hartohen kartat e detyrave. Shiriti i veglave është i personalizueshëm. Kërkimi i tekstit të plotë funksionon nga një rresht i vetëm, ka modele kërkimi të personalizueshëm dhe dizajni i formularëve të kërkimit është gjithashtu i personalizueshëm.

Në të njëjtën kohë, disavantazhet e sistemit janë mungesa e mundësisë bashkëngjitje automatike dokumentoni në detyrë. Proceset nuk janë transparente, kujtuesit funksionojnë vetëm kur MS Outlook është i aktivizuar.

Oriz. 2. Ndërfaqja e sistemit Docsvision

ELMA

Nga ana e jashtme, ndërfaqja ELMA ECM+ është një ruajtje standarde e skedarëve, një përdorues pa përvojë me sisteme të tilla mund të lundrojë vetë;

Regjistrimi i dokumentit zbatohet në një magjistar të veçantë në disa hapa të njëpasnjëshëm. Kur hyni në sistem, ju vetëm duhet të tregoni detajet e nevojshme të dokumentit dhe të bashkëngjitni versionin elektronik, sistemi gjeneron automatikisht një kartë dokumenti me të gjitha të dhënat në të.

Të gjitha informacionet rreth organizatës gjenden në portalin e brendshëm. Të gjitha mjetet e nevojshme për punë janë në një vend: arkiv dokumentesh, detyra, kalendar, furnizim mesazhesh, raporte, dokumente ueb.

Operacionet mund të thjeshtohen ose zgjerohen gjatë konfigurimit.

Oriz. 3. Ndërfaqja ELMA

Optima WorkFlow

Sistemi ka një ndërfaqe intuitive. Sistemi konfiguron stilet e projektimit të aplikacionit, shfaq inventarin e dokumentit dhe zonën e shikimit për detaje dhe imazhe dhe aplikon stile për vizatimin e listës së dokumenteve (font, mbushje, ikonë).

Vlen të përmendet kërkimet e përshtatshme në fushat e listës së kartave të regjistrimit, disponueshmëria kontrolli vizual fushat e detyrueshme për t'u plotësuar, aftësia për të punuar me skedarët, lidhjet dhe lëvizjen e dokumenteve në një dritare të vetme.

Është i përshtatshëm për të punuar me skedarë të bashkangjitur - puna kryhet në internet në një dritare të vetme, në modalitetin e hyrjes dhe daljes. Marrëdhëniet nga fundi në fund ndërmjet dokumenteve vizualizohen si një pemë.

Ju mund të krijoni një kartë detyrash kur krijoni një porosi.

Të metat: Përdoruesit nuk mund të krijojnë revista të reja, koleksionet e dokumenteve, cilësimet nuk ruhen në bazën e të dhënave. Në kartën e regjistrimit, nuk mund të personalizoni shiritin e veglave ose të lokalizoni emrat e detajeve. Madhësia e kartës është e pandryshueshme. Mekanizmat e tërheqjes dhe lëshimit nuk janë zbatuar. Nuk ka funksione bazë të ndërfaqes për zgjedhjen e kartave për komunikim. Një pengesë tjetër është paqartësia e procesit kur nuk mund të konfigurohen përkujtuesit për interpretuesit;

Oriz. 4. Ndërfaqja Optima WorkFlow

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Ndërfaqja është e personalizueshme për llojet e përdoruesve. Ju mund të shikoni një listë të përdoruesve që punojnë në sistem. Ekzistojnë mjete të projektimit për RKK (projektuesi), aftësia për të zgjeruar dhe personalizuar RKK, dhe ju mund të përdorni elementë kompleksë - tabela, struktura.

Të metat: nuk ka mjete të integruara për shikimin e skedarëve të bashkangjitur, asnjë shikim të detyrave në grup, nuk ka emërim të një ekzekutuesi si udhëheqës nga grupi.

Oriz. 5. Ndërfaqja 1C: Rrjedha e dokumentit 8

Funksionet e kërkimit

Directum

Përparësitë e sistemit përfshijnë disponueshmërinë e kërkimit me tekst të plotë për dokumentet dhe detajet e kartave të regjistrimit (RC). Modelet e kërkimit mund të konfigurohen sipas detajeve të Republikës së Kazakistanit. Ekziston një filtër i inventarit të dokumenteve bazuar në vlerat e kolonës. Funksione të përshtatshme për vendosjen e shablloneve të kërkimit. Mund të krijoni dosje kërkimi.

Cilësitë negative: është e pamundur të shpërndahen të drejtat e aksesit në kërkime të personalizuara; nuk ka kërkime të konfiguruara në klientin në internet; nuk ka aftësi për të krijuar pyetje komplekse kërkimi, nuk ka shfaqje faqe për faqe të objekteve në inventarin e dokumentit dhe rezultatet e kërkimit, stilet shtesë nuk aplikohen në inventarin e dokumentit.

Docsvision

Docsvision mbështet krijimin e pyetjeve komplekse të kërkimit duke përdorur XML, si dhe caktimin e të drejtave të aksesit për kërkimet.

E metë– veprim i ngadaltë i panelit të shikimit.

ELMA

Në ELMA ECM+, dokumentet mblidhen në një arkiv të vetëm elektronik. Kërkimi i dokumenteve kryhet shpejt dhe me lehtësi jo vetëm nga emrat, por edhe nga detajet e kartës së dokumentit ose RC. Rezultatet e kërkimit shfaqen vetëm nëse keni të drejta aksesi në dokumente. Parametrat e kërkimit ruhen në formatin e filtrit, kështu që në të ardhmen mund të kërkoni shpejt dokumente duke përdorur parametrat e ruajtur.

E meta: mungesa e kërkimit të tekstit të plotë në dokumente.

Optima WorkFlow

Përdor një pyetje të drejtpërdrejtë të bazës së të dhënave për të gjeneruar pyetje komplekse kërkimi në regjistrat e dokumenteve. Një kërkim me tekst të plotë kryhet bazuar në përmbajtjen e dokumentit dhe një kërkim duke përdorur një kartë regjistrimi mostër (nuk ka nevojë të konfiguroni shabllonet e kërkimit). Ju mund të vendosni pyetje kërkimi duke përdorur detajet e kartës së regjistrimit. Filtrat e mbivendosjes aplikohen në të gjitha regjistrat e disponueshëm të dokumenteve.

Disavantazhi i sistemit është pamundësia për të ruajtur shabllonet e kërkimit të përdoruesve. Nuk ka kërkim me tekst të plotë duke përdorur detajet e kartave të regjistrimit të dokumenteve. Përdoruesit nuk mund të krijojnë dosje kërkimi ose pyetje komplekse kërkimi. Nuk ka kërkim me tekst të plotë për detajet e kartës së regjistrimit.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Kërkimi i atributeve kryhet duke përdorur detajet e dokumentit. Modelet e kërkimit mund të krijohen, ruajtja e tyre është hierarkike dhe e klasifikuar. Bazuar në rezultatet e kërkimit, krijohen raporte.

Ju nuk mund ta bëni këtë me një kërkesë lloje të ndryshme kërkimi. Nuk ka asnjë konfigurim të një sërë detajesh për kërkimin automatik të kopjimeve të dokumenteve gjatë regjistrimit.

Cilësimet administrative

Directum

Sistemi ju lejon të ruani njëkohësisht strukturën organizative të disa kompanive. Me kusht informacion të detajuar në lidhje me departamentet dhe punonjësit, ai mund të zgjerohet. Nëse zëvendësimi është i nevojshëm (i plotë ose asistent), dosjet "inbox/outbox" krijohen automatikisht. Filtri i nënvargut dhe kërkimi i ekzekutimit funksionojnë.

Të metat: shfaqja e ORS nuk është e qartë, nuk ka mundësi të renditjes së elementeve brenda në një rend të caktuar, është e vështirë të krijosh dhe plotësosh drejtoritë, nuk ka lokalizim të hyrjeve në direktori. Cilësimet minimale pamjen dhe sjelljen e Republikës së Kazakistanit.

Oriz. 6. Paraqitja e kartave të regjistrimit në sistemin Directum

Docsvision

Docsvision mbështet mirëmbajtjen e OHS të disa kompanive në të njëjtën kohë. Ka funksione zëvendësuese (zëvendës të përhershëm ose të përkohshëm). Filtri funksionon me nënvarg. Disavantazhet kopjojnë pjesërisht vetitë e Directum: OSH nuk shfaqet vizualisht, nuk ka renditje të elementeve në një renditje të caktuar, nuk mund të ruani historinë e drejtorisë, të krijoni drejtori të shtypura, të krijoni drejtori hierarkike, nuk ka asnjë të integruar. drejtoria “Nomenklatura e lëndëve”. Performanca e ulët e projektuesit.

Oriz. 7. Drejtoria e punonjësve në sistemin Docsvision

ELMA

Monitoroni me lehtësi situatën në degë kompanitë e mëdha. Disa sisteme kombinohen në një dritare, duke organizuar një të vetme sistemi i informacionit ndarje dhe shkëmbim informacioni me cilësi të lartë. Përdoruesi ka të gjitha informacionet e nevojshme rreth sistemi i jashtëm pa lënë faqen tuaj. Është i përshtatshëm për të kaluar midis faqeve të divizioneve të kompanisë. Përveç kësaj, disponohen informacione mbi aktivitetet e performancës, lajmet aktuale, shikimin e dokumenteve dhe nisjen e proceseve të biznesit.

Oriz. 8. Vendosja e faqeve të degëve në sistemin ELMA

Informacioni i përgjithshëm për të gjitha degët dhe divizionet është në dispozicion të menaxherit. Të dhënat për departamentet dhe punonjësit mund të zgjerohen.

Zëvendësimi i punonjësve kryhet në një seksion të veçantë. Zëvendësimet hiqen automatikisht pas përfundimit të afatit. Kur instaloni një zëvendësim, detyrat për proceset transferohen automatikisht tek ai. Sistemi raporton një detyrë një herë dhe një mungesë ky punonjës, duke ofruar për të zgjedhur një interpretues tjetër.

Oriz. 9. Vendosja e seksionit “Zëvendësimi” në sistemin ELMA

Seksioni i veçantë "Orari i mungesës" shfaq një listë të punonjësve që mungojnë në vendin e punës për një periudhë të caktuar.

Optima WorkFlow

Sistemi mbështet mirëmbajtjen e SSHP të disa kompanive, struktura shfaqet qartë. Funksionet e zëvendësimit janë zbatuar (zëvendësues i përhershëm/i përkohshëm), ekziston një kërkim në vazhdim me shkronjat e para. Artikujt mund të renditen në një rend të caktuar; mjaft e thjeshtë plotësimi i direktoriumit, krijimi i drejtorive hierarkike, vendosja e periudhës së vlefshmërisë së hyrjes së direktoriumit.

Ekziston një projektues i shablloneve të kartave të regjistrimit, madhësitë, sfondi, faqerojtësit, fushat, fontet janë përshtatur dhe skriptet e skripteve përdoren bazuar në ngjarjet e kartës së regjistrimit.

Të metat: nuk ka asnjë mundësi për të ruajtur historinë e drejtorisë, nuk ka asnjë informacion pasqyre për zëvendësimin. Informacioni për departamentet dhe punonjësit është minimal. Ju nuk mund të krijoni drejtori të shtypura, të ruani historinë e drejtorive ose të lokalizoni hyrjet e drejtorive. Nuk ka asnjë funksion për kontrollimin e sintaksës së kodit të skriptit, nuk ka fusha të llojit të butonit të radios.

Oriz. 10. Shtimi i një punonjësi të ri në grafikun organizativ në Optima WorkFlow

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Desktopi i përdoruesit është konfiguruar sipas rolit të tij. Ofron akses të shpejtë në informacione rreth punonjësve, një listë numrash telefoni, rekomandime për shkrimin e korrespondencës, etj. Për drejtuesin e një departamenti, ju mund të konfiguroni një panel kërkimi me tekst të plotë për dokumentacionin e çdo qëllimi, dhe menaxheri pajiset me një panel aksesi të shpejtë në raporte. Informacioni shpërndahet sipas të drejtave të aksesit. Struktura organizative Organizatat dhe rolet e ekzekutuesit mund të përdoren për të zgjedhur ekzekutuesit e proceseve të biznesit.

Nënsistemi "Detyrat dhe proceset e punonjësve" përmban mjete për krijimin dhe menaxhimin e proceseve të biznesit, si dhe vendosjen e adresimit të detyrave të bazuara në role dhe vendosjen e një matrice për zëvendësimin/zëvendësimin e punonjësve.

Modelimi i procesit të biznesit

Directum

Sistemi zbaton funksione të përshtatshme modelimi. Korrigjimi i diagramit të rrugës zbatohet hap pas hapi. Gjuha e programimit të nivelit të lartë IS-Builder është e integruar në platformë. Është e mundur të krijoni funksionet dhe skriptet tuaja duke përdorur API-në tuaj. Redaktori i raportit zbatohet në gjuhën IS-Builder. Disavantazhi: numri i blloqeve bazë është i pamjaftueshëm.

Oriz. 11. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Directum

Docsvision

Sistemi ka funksione të përshtatshme për modelimin dhe hartimin e një diagrami të rrugës pa përdorimin e softuerit. Ju mund të zhvilloni funksionet tuaja. Mund të krijoni skripta të skriptuara duke përdorur API-në tuaj dhe të telefononi shërbimet e uebit. Mjetet – Raportimi MS.

E meta: ju duhet të zëvendësoni një grup blloqesh të thjeshta me një bllok të vetëm skripti për optimizim.

Oriz. 12. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Docsvision

ELMA

Modelimi i procesit të biznesit kryhet në një speciale redaktues grafik"ELMA Designer" me një ndërfaqe grafike të thjeshtë dhe intuitive. Shënimi për përshkrimin e proceseve të biznesit është BPMN 2.0, i përshtatshëm për përshkrimin e zinxhirëve të punës dhe përmban pothuajse të gjithë primitivët e nevojshëm. Një analist biznesi mund të hartojë procese biznesi pa ndihmën e një programuesi. Ju mund të zhvilloni modelin e menaxhimit në kompani dhe të bëni ndryshime në procese në fluturim, pa ndalur sistemin.

Lëvizja e dokumenteve në kompani mund të organizohet përgjatë rrugëve të çdo kompleksiteti. Rruga e dokumentit pasqyron se nëpër cilët punonjës do të kalojë ky dokument, si dhe rendin dhe natyrën e punës së planifikuar në të. Një model grafik i procesit krijohet duke tërhequr blloqet e dëshiruara të operacioneve nga paleta me miun, pas së cilës operacionet lidhen me tranzicione. Ju mund të shtoni komente për tranzicionet.

Oriz. 13. Rruga e dokumentit e përshkruar si një proces biznesi në ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistemi ka një projektues të modelit të procesit të biznesit dhe përdoren skenarë të skriptuar.

Oriz. 14. Modelimi i procesit të biznesit në Optima WorkFlow

Vendosja e vetive të bllokut është e thjeshtë. Skriptet e skripteve krijohen duke përdorur API-në tonë, krijohen funksionet dhe blloqet tona dhe objektet ngarkohen në një format shkëmbimi. Mjetet – Crystal Reports 11.0.

Është e mundur të personalizoni pamjen e aplikacionit, të konfiguroni inventarin e dokumentit (dukshmëria dhe renditja e kolonave, renditja) dhe konfigurimi i njoftimeve.

Mekanizmat e modelimit janë të papërshtatshëm, funksionet për vendosjen e logjikës së biznesit janë minimale, bëhet e nevojshme të shkruhet skriptet e përpunimit të dokumenteve të shkruara, nuk ka projektues ciklet e jetës dokumentet.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Sistemi krijon rrugë standarde të dokumenteve dhe mbështet degët e rrugës dhe tranzicionet e kushtëzuara. Ekziston edhe një projektues i formularit të raportimit.

Oriz. 15. Skema e rrjedhës së një procesi biznesi në 1C: Rrjedha e dokumentit 8

Siguria e të dhënave dhe veprimeve

Directum

Mbrojtja e të dhënave në sistem kryhet duke përdorur fjalëkalimin e hyrjes dhe llogaritë e Windows. Ju mund të krijoni grupe dhe role përdoruesish. Ekziston një model kontrolli i qasjes diskrete dhe i bazuar në role, dhe është gjithashtu e mundur të jepen kompetenca dhe privilegje. Të drejtat e aksesit janë të diferencuara në nivelin e dosjes, dosjes, skedarit dhe drejtorisë. Ju mund të konfiguroni transferimin e të drejtave. Përdoret enkriptimi dhe nënshkrimi dixhital.

Disavantazhet e sistemit: nuk ka shpërndarje të të drejtave të aksesit për kërkimet e personalizuara, nuk ka kërkime të personalizuara në klientin në ueb, nuk mund të krijoni pyetje komplekse kërkimi.

Performanca e paneleve të shikimit është mjaft e ulët.

Docsvision

Përparësitë e sistemit përsa i përket sigurisë së të dhënave mund të identifikohen si më poshtë: prania e kontrollit të detyrueshëm të aksesit, diferencimi i të drejtave të aksesit në të gjitha nivelet; vendosja e transferimit të të drejtave. Aplikimi i enkriptimit dhe nënshkrimit dixhital.

ELMA

Çdo përdorues nga çdo vend ku ka akses në internet mund të fusë emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin dhe të hyjë në sistemin ELMA. Ky hyrje është konfiguruar si parazgjedhje për të gjithë përdoruesit, por ka tre mënyra kryesore për të siguruar hyrjen tuaj:

1. Hyni vetëm përmes pajisjeve të besuara. Nëse identifikoheni nga një kompjuter ose pajisje celulare, e cila nuk është në listën e besuar, sistemi do të raportojë se është e pamundur të identifikohesh.
2. Hyni duke përdorur Token. Token është një pajisje që është e lidhur me llogari përdorues dhe do t'i korrespondojë vetëm atij. Plus, çdo përdorues ka kodin e tij PIN. Disa kontejnerë çelësash elektronikë mund të regjistrohen në një shenjë menjëherë - për hyrje në sisteme të ndryshme, dhe jo vetëm në ELMA, në mënyrë që përdoruesi të mos ketë nevojë të mbajë një tufë të tërë çelësash.
3. Hyni me një Certifikatë. Mekanizmi është afërsisht i njëjtë. Përdoruesi lidh certifikatën me llogarinë e tij. Ju mund të hyni në sistem duke përdorur një certifikatë vetëm nga një vend pune specifik. Ky funksion është i disponueshëm vetëm në shfletues Mozilla Firefox dhe Internet Explorer.

Për të miratuar, nënshkruar një dokument ose versionin e tij, ai përdoret nënshkrim elektronik dixhital. Në këtë rast, asnjë përdorues tjetër, edhe nëse e di fjalëkalimin, nuk do të jetë në gjendje të pajtohet ose të nënshkruajë dokumentin.

ELMA ju lejon të konfiguroni të drejtat e aksesit në objekte të ndryshme të sistemit. Menaxhimi i të drejtave bazohet në rolet e elementeve të strukturës organizative dhe të përdoruesve individualë të sistemit, procesi i konfigurimit përbëhet nga një paraqitje grafike e pozicioneve, departamenteve dhe divizioneve, si dhe shpërndarjes së përgjegjësive.

Optima WorkFlow

Mbrojtja e të dhënave kryhet duke përdorur një hyrje/fjalëkalim dhe një llogari Windows. Krijohen grupe dhe role përdoruesish, modele diskrete dhe të bazuara në role të kontrollit të aksesit. Është e mundur të lëshohen autoritete, të diferencohen të drejtat e aksesit në nivel dosjeje, të konfigurohen të drejtat relative të aksesit sipas strukturës organizative të organizatës dhe të përdoren nënshkrime dixhitale.

Ju nuk mund të caktoni të drejta aksesi në një skedar individual. Nuk ka pamje paraprake të skedarit.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Në dispozicion software kontrolli i integritetit të dokumentit, mbështetje në mënyra të ndryshme vërtetimi. Përdoruesit i jepen të drejta për kohëzgjatjen e ekzekutimit të porosisë ose dokumentit. Dokumentet e nënshkruara me nënshkrim dixhital dërgohen me informacion për nënshkrimet e ruajtura. Të drejtat e aksesit caktohen në përputhje me pozicionin e përdoruesit, rolin, shkallën e pjesëmarrjes në proceset e biznesit, klasifikimin ose individualisht. Të drejtat janë caktuar për dosjet dhe llojet e dokumenteve dhe zbatohen gjithashtu për skedarët e bashkangjitur, ato mund të përmbajnë kufizime për lexim ose shkrim. Qasja në raporte është gjithashtu e kufizuar - një punonjës ka qasje vetëm në raportet e tij, dhe një menaxher ka qasje në raportet e departamentit të tij.

Nuk ka diferencim të të drejtave të aksesit në pjesë të dokumentit (fushat e formularit të regjistrimit, skedarët e bashkangjitur). Nuk ka asnjë sistem mjetesh rezervë dhe rikuperimi të të dhënave.

konkluzioni

Kompanitë që zgjedhin një EDMS përballen me të njëjtin problem - ato përballen me një proces të gjatë të integrimit të sistemit të blerë dhe proceseve ekzistuese të biznesit të organizatës. Për të optimizuar punën e të gjithë kompanisë, është e rëndësishme të integrohen proceset e rrjedhës së dokumenteve në proceset kryesore nga fundi në fund, dhe sa më shpejt të ndodhë një integrim i tillë, aq më mirë. Megjithatë, kjo ndërmarrje intensive e punës kërkon kohë, përvojë dhe komunikim të vazhdueshëm të të gjithë punonjësve, puna e të cilëve lidhet me dokumentet. Në një shkallë ose në një tjetër, sistemet, duke përdorur funksionet e tyre, mund ta përshpejtojnë këtë proces. Nëse i përmbledhim dhe vlerësojmë rezultatet, atëherë mbi të gjitha kërkesat kryesore korrespondojnë me ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 dhe Directum.