Çfarë dokumentesh duhet të mbajë departamenti i burimeve njerëzore? Dokumentet e detyrueshme të personelit të krijuara në shërbimin e personelit të ndërmarrjes. Kërkesat për një specialist të personelit të pjelljes

Menaxhimi i të dhënave të personelit është një kompleks i tërë procedurash për dokumentacionin marrëdhëniet e punës. Pikat kryesore të ndërveprimit me personelin - punësimi dhe largimi nga puna, transferimi dhe caktimi në udhëtime pune, shpërblimi dhe dënim disiplinor- shoqërohen me formalitete të caktuara. Të gjithë punëdhënësit që përdorin fuqinë punëtore duhet të kryejnë menaxhimin e të dhënave të personelit në vitin 2019: kërkesat e reja e thjeshtojnë disi këtë proces për sipërmarrësit individualë dhe mikro-ndërmarrjet, por nuk i përjashtojnë plotësisht ata prej tij.

Të dhënat e personelit mund të mbahen ose nga një specialist i burimeve njerëzore ose nga një departament i tërë i burimeve njerëzore. E gjitha varet nga madhësia e kompanisë dhe kompleksiteti i strukturës së saj. Sa më i madh të jetë stafi, sa më i madh të jetë fluksi i dokumenteve me të cilat duhet të përballet oficeri i personelit, aq më e vështirë është për të të përballojë i vetëm. Departamenti i personelit duhet të zgjerohet. Dhe në organizata të vogla, ku punojnë gjithsej 10-20 persona, të gjitha çështjet që lidhen me personelin mund të zgjidhen vetëm nga menaxheri. Në mënyrë ideale, kjo kërkon kualifikime të përshtatshme, por me një sasi të vogël pune, edhe administrimi i burimeve njerëzore për dummies të zotëruara nga e para ju lejon ta përballoni atë normalisht.

Dokumentet e detyrueshme të personelit

Inspektorët e Inspektoratit Shtetëror, inspektorët e prokurorisë dhe përfaqësuesit e fondit pensional kanë të drejtë të kërkojnë dokumente për inspektim... Mungesa e qoftë edhe një dokumenti të detyrueshëm krijon probleme serioze. Si punëdhënësi ashtu edhe zyrtari, përgjegjësitë e të cilit përfshijnë të dhënat e personelit në organizatë mund të jenë përgjegjës për këtë: dokumente të dhënat e personelit duhet të jetë gjithmonë në rregull, kjo përcakton cilësinë e punës me personelin. Sigurohuni që kompania të ketë të gjitha dokumentet e kërkuara legjislacioni i punës.

Lloji i dokumentit	Qëllimi	Norma që parashikon praninë e saj
Rregulloret e brendshme të punës	Ato përcaktojnë procedurën e punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, oraret e punës dhe pushimit, masat disiplinore të zbatuara, të drejtat dhe detyrimet e palëve etj.	Art. 189 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Orari i pushimeve	Përcakton afatet për dhënien e pushimit vjetor të paguar	Art. 123 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Tabela e personelit	Rregullon strukturën, numrin dhe përbërjen e personelit, titujt e punës	Art. 57 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Regjistri i informimit për sigurinë në punë	Konfirmon që punonjësit kanë përfunduar me sukses trajnimin për sigurinë në punë	Art. 212 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Udhëzimet për sigurinë e punës	Vendosni standarde për sjellje të sigurt në vendin e punës	Art. 212 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Fleta e kohës	Regjistron kohën e punuar realisht nga punonjësit dhe shërben si bazë për llogaritjen e pagave	Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë nr. 1 e 5 janarit 2004
Rregullore për të dhënat personale të punonjësve	Rregullon përbërjen, procedurën e përpunimit dhe ruajtjes së të dhënave personale, kushtet për transferimin e tyre tek palët e treta, marrjen e pëlqimit për përpunimin	Art. 88 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Rregullore për shpërblimet dhe shpërblimet	Përforcon sistemin e shpërblimit (përfshirë orët jashtë orarit) dhe stimujt e punonjësve të zgjedhur nga punëdhënësi	Art. 135 Kodi i Punës i Federatës Ruse
Libri i kontabilitetit të lëvizjes së librave të punës dhe futjeve në to	Pasqyron të dhënat për marrjen nga punonjësit dhe dorëzimin e librave të punës të përfunduara
Libri i faturës dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librit të punës dhe futjeve në to	Pasqyron të dhëna për marrjen dhe shpenzimin e formularëve të paplotësuar	Rezoluta e Ministrisë së Punës të Rusisë Nr. 69 e 10 tetorit 2003

Ky është minimumi për të cilin duhet të kujdeset oficeri i personelit. Sapo organizata ka punësuar punonjës, lista e detyrueshme zgjerohet duke përfshirë dokumente individuale: kontrata pune, urdhra punësimi, karta personale. Nëse ligji kërkon që personeli të dërgohet për ekzaminime mjekësore, mbahet një regjistër ekzaminimesh nëse disa pozicione kërkojnë përgjegjësi të plotë financiare, ai duhet të sigurohet duke hartuar kontrata.

Disa dokumente - për shembull, rregulloret e brendshme të punës (ILR) ose rregulloret që rregullojnë aspekte të caktuara marrëdhëniet e punonjësve - zhvillohen një herë dhe aplikohen vit pas viti. Ndryshimet bëhen vetëm sipas nevojës. Të tjerët hartohen përsëri me njëfarë rregullsie: një orar pushimesh - çdo vit, një fletë kohore - mujore, një orar ndërrimi - në fund të periudhës së kontabilitetit, etj.

Kurse për të ndihmuar në përmirësimin e rrjedhës së dokumenteve

Dokumentet shtesë të personelit

Kjo do të thotë që punëdhënësi nuk do të gjobitet për mungesën e tyre, por efikasiteti i punës me personelin mund të vuajë. Kjo kategori është paraqitur marrëveshje kolektive, rregulloret mbi certifikimin dhe rikualifikim profesional punonjësit, rregullat e punës me arkivin, dokumentet individuale: pyetësorët e plotësuar gjatë procesit të punësimit, deklaratat e punonjësve, urdhrat për dhënien e ndihmës financiare etj.

Përgatitini sipas nevojës.

Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore nga e para: udhëzime hap pas hapi-2019

Pra, ju duhet të vendosni të dhënat e burimeve njerëzore nga e para. Si ta bëni këtë dhe ku të filloni? Edhe pa përvojë të fortë pune, ju mund të rregulloni punët e personelit të çdo kompanie - ekzistuese, të riorganizuar ose të hapur. Dhe udhëzimet e reja për menaxhimin e të dhënave të personelit do të ndihmojnë për të shmangur gabimet në këtë çështje të mundimshme.

Hapi 1: Mësoni bazat menaxhimi i të dhënave të personelit . Do t'ju duhet literaturë e veçantë: manuale, rregulloret në fushë ligji i punës me komente. Mbajeni gjithmonë në dorë Kodi i Punës RF në edicionin aktual: përmban përgjigje për shumë pyetje që lidhen me të përditshmen puna e personelit. Mosnjohja e legjislacionit të punës shpesh rezulton me gjoba për punëdhënësin.

Hapi 2: Gjeni se cilat programe kompjuterike mund të përdorni. Shumë organizata instalojnë të specializuara software, duke lehtësuar punën me dokumentet dhe duke optimizuar proceset rutinë të burimeve njerëzore. Për shembull, regjistrimi i kohës aktuale të punuar, hartimi i një orari pushimesh, lëshimi i urdhrave dhe udhëzimeve model.

Hapi 3. Rishikoni dokumentet përbërëse të kompanisë. proceset e burimeve njerëzore duhet të hartohet në atë mënyrë që të mos ketë kontradikta me dispozitat e statutit dhe të tjera dokumentet përbërëse. Statuti përshkruan procedurën për punësimin dhe shpërblimin e zyrtarëve të lartë të kompanisë, skemën e miratimit të tabelës së personelit dhe nuanca të tjera të rëndësishme për të cilat duhet të dini.

Hapi 4. Rishikoni rregulloret lokale. Shihni nëse të gjitha dokumentet e kërkuara janë të disponueshme dhe sigurohuni që t'i kontrolloni ato për pajtueshmëri me legjislacionin aktual. Nëse ndonjë rregullore nga lista e detyrueshme mungon (ose ekzistojnë, por janë hartuar me gabime), kompania mund të gjobitet.

Këshilla se si të shmangni gjobat:

• Bëni një listë të dispozitave dhe rregullave që mungojnë.
• Zhvilloni dokumente që mungojnë vetë ose me përfshirjen e specialistëve nga shërbime dhe departamente të tjera.
• Koordinoni projektet me menaxhmentin dhe miratoni me porosi.

Hapi 5: Zhvilloni një formular standard kontrata e punës, të cilat do t'i përdorni në të ardhmen për të zyrtarizuar marrëdhëniet me punonjësit. Përmbajtja e dokumentit nuk duhet të jetë në kundërshtim me nenin 57 të Kodit të Punës të Federatës Ruse. Sigurohuni që të përfshini të gjitha kushtet e kërkuara në kontratë.

Hapi 6. Krijoni një grup formularësh për procedurat standarde të BNj. Këto përfshijnë largimin nga puna, transferimin dhe punësimin, dhënien e lejes, udhëtimet e punës, lëshimin e shpërblimeve, etj. Sot, strukturat tregtare kanë një zgjedhje: të përdorin forma të unifikuara porositni ose zhvilloni format tuaja. Nëse zgjidhet opsioni i dytë, miratoni formularët e rinj me urdhër me shkrim.

Hapi 7: Mbani regjistrat. Kjo pikë e rëndësishme përmban çdo udhëzim për menaxhimin e të dhënave të personelit. Përveç librave për regjistrimin e formularëve bosh dhe të plotësuar të procesverbalit të punës, duhet të mbahen të paktën edhe pesë revista të tjera.

Midis tyre:

1. Për kontabilitetin e inspektimeve të kryera nga organet e kontrollit dhe mbikëqyrjes.
2. Për regjistrimin e aksidenteve në punë.
3. Me regjistrimin e konferencave. Siguria hyrëse, vendi i punës dhe zjarri - mbahet një regjistër i veçantë për secilin lloj.

Mbani revista të tjera sipas nevojës. Ligji nuk kërkon regjistrimin e urdhrave për personelin, punonjësit që shkojnë në udhëtime pune ose regjistrim pushimi i lehonisë, korrespondencën e ardhur dhe vërtetimet e paaftësisë për punë. Por ndihmon në punën e personelit.

Hapi 8. Kontrolloni nëse marrëdhëniet e punës me punonjësit janë formalizuar siç duhet. Përfshirë me drejtor i përgjithshëm: Fatkeqësisht, zyrtarët e lartë të kompanive shpesh punësohen me shkelje. Vëmendje e veçantë kushtojini vëmendje kushteve të përcaktuara në kontrata (periudha e vlefshmërisë, testimi i punësimit, detyrimi financiar, etj.). Eliminoni të gjitha mangësitë e identifikuara duke lidhur marrëveshje shtesë për kontratat e punës.

Hapi 9. Organizoni punën me librat e punës. E imja punëtor i punës transferimet në departamentin e burimeve njerëzore në fazën e punësimit. Nga ky moment deri në shkarkimin e pronarit të tij, dokumenti mbahet nga punëdhënësi. Personi përgjegjës për regjistrimin, ruajtjen dhe lëshimin e librave të punës caktohet me urdhër të titullarit të shoqërisë. Këto përgjegjësi, si dhe mbajtja e të dhënave të plota të personelit, zakonisht i besohen një oficeri të personelit.

Në mënyrë që as menaxhmenti dhe as Inspektorati Shtetëror i Punës të mos kenë ankesa për cilësinë e librave të punës, udhëhiquni nga kërkesat:

• Neni 66 i Kodit të Punës të Federatës Ruse;
• udhëzimet e miratuara me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Rusisë Nr. 69 të 10 tetorit 2003;
• Rregullat e miratuara me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse nr. 225, datë 16 prill 2003.

Hapi 10. Krijoni karta personale për të gjithë punonjësit. Përfshirë "punëtorët sezonalë", punonjësit e shtëpisë dhe punonjësit me kohë të pjesshme. Përjashtim bëjnë përmbaruesit sipas kontratave civile, për të cilët nuk lëshohen karta. Përdorni formularin nr. T-2 ose ekuivalentin e tij lokal.

Hapi 11. Organizoni regjistrimin ushtarak. Në ndërmarrjet e vogla ku nuk ka tavolinë të veçantë regjistrimi ushtarak, ky funksion zakonisht i besohet oficerit të personelit. Nxjerr një urdhër që emëron dikë përgjegjës për regjistrimin ushtarak, harton një plan vjetor pune dhe koordinon atë me zyrën e regjistrimit dhe regjistrimit ushtarak, transferon të dhëna nga të dhënat ushtarake dhe dokumente të tjera regjistrimi ushtarak paraqitet me rastin e punësimit, në kartelat personale të punonjësve. Së bashku me planin dhe urdhrin, dorëzoni në zyrën e regjistrimit dhe regjistrimit ushtarak një raport mbi formularin nr.6 dhe një kartë regjistrimi të organizatës në formularin nr.18 (shih letrat e Ministrisë së Kulturës Nr. 3 nëntor 2003 dhe nr 334-01-39-VA datë 21 tetor 2015).

Hapi 12. Siguroni dokumente me kushte të pranueshme magazinimi. Formularët raportim të rreptë, për shembull, librat origjinalë të punës dhe futjet për to (të përfunduara dhe të reja) duhet të ruhen jashtë zonës akses publik. Për shembull, në një kasafortë ose në një kabinet rezistent ndaj zjarrit të mbyllur mirë. Në fund të vitit kalendarik, dokumentet e përfunduara në punën e zyrës duhet të transferohen në arkivat e organizatës. Gjeni periudhat e ruajtjes arkivore për dokumente të kategorive të ndryshme në listën e miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë Nr. 558, datë 25 gusht 2010.

Me kalimin e kohës, vëllimi i dokumentacionit të personelit do të rritet ndjeshëm. Jini të përgatitur për këtë dhe mendoni paraprakisht me logjikën e numërimit të rendit. Nuk ka udhëzime të qarta për këtë rast, përdorni sens të përbashkët. Nëse ka pak urdhra, mund të përdorni numërimin e vazhdueshëm nëse ka shumë, ndani ato në grupe dhe përdorni tregues shtesë të shkronjave për të shmangur konfuzionin;

Punonjësit e personelit zhvillojnë, kompozojnë, formalizojnë gjatë veprimtarisë së tyre dokumente të ndryshme: rregulloret lokale të punëdhënësit, kontratat (puna, të plota detyrimi financiar etj.) dhe marrëveshjet me punonjësit, urdhrat, njoftimet, propozimet, aktet, certifikatat, ditarët. Ata gjithashtu punojnë me dokumente të tjera.

Ju mund të zgjidhni tre grupe dokumentesh :

• të detyrueshme - dokumente në lidhje me të cilat ligji përcakton një kërkesë për disponueshmërinë e tyre të detyrueshme nga punëdhënësi, për pranimin, përfundimin, ekzekutimin, nënshkrimin e tyre të detyrueshëm (këto dokumente, në rast inspektimi, studiohen veçanërisht me kujdes nga punonjësit e punës shtetërore inspektoriatet),
• dokumente që bëhen të detyrueshme në rrethana të caktuara,
• dokumente opsionale.

Në listë dokumentet e detyrueshme Do të paraqesim edhe disa dokumente kontabël që përmenden në legjislacionin e punës dhe kërkohen gjatë inspektimeve nga Inspektorati Shtetëror i Punës, për përgatitjen dhe ekzekutimin e të cilave shpesh përfshihen punonjës të personelit.

Nëse kompania juaj është një mikro-ndërmarrje, atëherë, sipas 309.2 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, mund të mos keni nevojë të hartoni disa dokumente:

“Punëdhënësi është subjekt i biznesit të vogël që klasifikohet si mikrondërmarrje, ka të drejtë të refuzojë, tërësisht ose pjesërisht, miratimin e rregulloreve vendore, që përmban norma të ligjit të punës (rregulloret e brendshme të punës, rregulloret për shpërblimin, rregulloret për shpërblimet, oraret e ndërrimeve dhe të tjera). Në të njëjtën kohë, për të rregulluar marrëdhëniet e punës dhe marrëdhëniet e tjera të lidhura drejtpërdrejt me to, punëdhënësi - një subjekt biznesi i vogël, i cili klasifikohet si mikrondërmarrje, duhet të përfshijë në kontratat e punës me punonjësit kushte që rregullojnë çështjet që, në përputhje me me legjislacionin e punës dhe rregullat e tjera aktet juridike, që përmban norma të së drejtës së punës, duhet të rregullohet me rregullore vendore..."

Pajtueshmëria nga punëdhënësi me ligjet e punës, dokumentet e personelit mund të kontrollohet nga Inspektorati Shtetëror i Punës.

Ndërmarrja gjithashtu mban një regjistër të inspektimeve të një personi juridik ose sipërmarrës individual të kryer nga organet e kontrollit (mbikëqyrjes) shtetërore dhe organet e kontrollit komunal. Sipas paragrafit 8 të Artit. 16 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 N 294-FZ (i ndryshuar) "Për mbrojtjen e të drejtave të personave juridikë dhe sipërmarrësve individualë në ushtrimin e kontrollit shtetëror (mbikëqyrjes) dhe kontrollit komunal". personat juridikë, sipërmarrësit individualë ka të drejtë të mbajë një regjistër të inspektimeve formë standarde themeluar nga organi ekzekutiv federal i autorizuar nga qeveria Federata Ruse. Formulari i kësaj reviste është miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Zhvillimit Ekonomik të Federatës Ruse, datë 30 Prill 2009 N 141. Kjo revistë pasqyron, së bashku me inspektimet e tjera në kompani, edhe inspektime nga inspektoriatet e punës.

Gjatë një inspektimi nga Inspektorati Shtetëror i Punës, punëdhënësit mund t'i kërkohet gjithashtu të sigurojë dokumentet përbërëse të tij.

Lista e mësipërme e dokumenteve nuk mund të quhet shteruese në rrethana të caktuara, dokumente të tjera mund të bëhen të detyrueshme.

• Libri i kontabilitetit të lëvizjes së librave të punës dhe futjeve në to, Librin e faturave dhe shpenzimeve për kontabilitetin e formularëve të librit të punës dhe futjen në të dhe revista të tjera të kontabilitetit dhe regjistrimit mund ta porosisni këtu >>

Dokumentet opsionale

Dokumentet opsionale përfshijnë përshkrimet e punës, rregulloret lokale ndarjet strukturore, disa lloj memorandumesh, disa lloje revistash kontabël etj.

Rregullat për ribotimin e këtij materiali

Kur ribotoni këtë material në një faqe tjetër, është e nevojshme të tregoni para materialit (në fillim!) burimin dhe një lidhje me të në formën e mëposhtme -

Departamenti i Burimeve Njerëzoreështë një strukturë në një organizatë që merret me menaxhimin e personelit.

Departamenti i Burimeve Njerëzore nuk është vetëm një njësi funksionale, është edhe fytyra e kompanisë, pasi është në departamentin e burimeve njerëzore që çdo aplikant fillon të njihet me organizatën.

Qëllimi i Departamentit të HR

Qëllimi i departamentit të burimeve njerëzore është të kontribuojë në arritjen e qëllimeve të ndërmarrjes (organizatës) duke i siguruar ndërmarrjes personelin e nevojshëm dhe përdorim efektiv potencialin e punëtorëve.

Përzgjedhja e punëtorëve kryhet duke përdorur strategji të zhvilluara posaçërisht: dërgimi i informacionit për vendet e lira të punës në media dhe shërbimet e punësimit, duke përdorur metoda të përzgjedhjes, testime, procedura për përshtatjen e specialistëve dhe trajnime të avancuara pasuese.

Detyrat e Departamentit të Burimeve Njerëzore

Detyra kryesore e departamentit të burimeve njerëzore është të marrë parasysh saktë punën e punonjësve, të përcaktojë numrin e punëtorëve, ditët e pushimit dhe ditë të sëmura për llogaritjen e pagave, pushimet dhe paraqitjen e informacionit në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Gjithashtu, detyrat kryesore të departamentit të burimeve njerëzore janë:

organizimi i përzgjedhjes, rekrutimit dhe punësimit të personelit me kualifikimet e kërkuara dhe në vëllimin e kërkuar. Përzgjedhja e punëtorëve kryhet duke përdorur strategji të zhvilluara posaçërisht: nga dorëzimi i informacionit për vendet e lira të punës në media dhe shërbimet e punësimit deri te përdorimi i metodave të përzgjedhjes, testimi, procedurat për përshtatjen e specialistëve dhe trajnimi i avancuar pasues;

Krijimi sistem efektiv punonjësit me kohë të plotë;

zhvillimi i planeve të karrierës së punonjësve;

zhvillimi i teknologjive të personelit.

Për më tepër, departamenti i burimeve njerëzore duhet të paraqesë informacion në lidhje me punonjësit në Fondin e Pensionit të Federatës Ruse, kompanitë e sigurimit, Shërbimet Tatimore dhe të Migracionit.

Funksionet e burimeve njerëzore

Funksioni kryesor i departamentit të burimeve njerëzore në një ndërmarrje është përzgjedhja e personelit.

Funksionet kryesore të departamentit të burimeve njerëzore në një ndërmarrje përfshijnë:

përcaktimi i nevojave të personelit të organizatës dhe rekrutimi i personelit së bashku me drejtuesit e departamenteve;

analiza e qarkullimit të stafit, kërkimi i metodave për të luftuar nivelet e larta të qarkullimit;

futja e sistemeve të motivimit të punës;

përgatitja e tabelës së personelit të kompanisë;

regjistrimin e dosjeve personale të punonjësve, lëshimin e certifikatave dhe kopjeve të dokumenteve me kërkesë të punonjësve;

kryerja e veprimeve me librat e punës (pritja, lëshimi, plotësimi dhe ruajtja e dokumenteve);

mbajtja e shënimeve të pushimeve, hartimi i orareve dhe përpunimi i pushimeve në përputhje me legjislacionin aktual të punës;

organizimi i certifikatave të punonjësve;

përgatitjen e planeve të trajnimit të punonjësve.

Struktura e departamentit të burimeve njerëzore

Struktura e departamentit të burimeve njerëzore të ndërmarrjes dhe numri i tij përcaktohet nga drejtori i secilës kompani, në varësi të numrit total të personelit dhe karakteristikave të aktivitetit.

NË kompanitë e vogla(deri në 100 punonjës) mjaftojnë një ose dy punonjës të shërbimit të personelit.

Në të njëjtën kohë, në ndërmarrjet e vogla mund të mos ketë një punonjës të veçantë, dhe më pas një punë e tillë kryhet nga llogaritari kryesor ose drejtori i përgjithshëm.

Në organizatat e mesme (nga 100 punonjës në 500 persona), këshillohet të krijohet një shërbim personeli i personelit prej tre deri në katër specialistë të personelit.

Aktiv ndërmarrjet e mëdha, ku punojnë 500 ose më shumë njerëz, departamenti i burimeve njerëzore mund të ketë nga 7 deri në 10 punonjës.

Marrëdhëniet ndërmjet departamentit të burimeve njerëzore dhe departamenteve të tjera

Për të kryer në mënyrë efektive funksionet tuaja shërbimi i personelit Shtë e nevojshme të ndërveproni vazhdimisht dhe ngushtë me departamentet e tjera të ndërmarrjes:

Ndërveprimi me departamentin e kontabilitetit të organizatës

Departamenti i Burimeve Njerëzore ndërvepron me departamentin e kontabilitetit të organizatës për të zgjidhur çështjet që lidhen me pagat.

Kështu, departamenti i BNJ dorëzon dokumente dhe kopje të urdhrave për largimin nga puna, punësimin, udhëtimet e punës, pushimet, stimujt ose gjobat për punonjësit në departamentin e kontabilitetit të organizatës.

Ndërveprimi me departamentin juridik

Departamenti Ligjor u ofron punonjësve të BNJ informacione rreth ndryshimet e fundit në legjislacionin aktual, ofron mbështetje ligjore gjithëpërfshirëse.

Ndërveprimi me departamentet e tjera të kompanisë

Nga çështjet e personelit Departamenti i Burimeve Njerëzore ndërvepron vazhdimisht me të gjitha divizionet strukturore të kompanisë.

Keni akoma pyetje rreth kontabilitetit dhe taksave? Pyetini ata në forumin "Pagat dhe personeli".

Departamenti i Burimeve Njerëzore: detaje për një kontabilist

• A ka ndryshuar mendim punonjësi për të punuar në një vend të ri? Si të anuloni një kontratë pune dhe marrëdhënie pune

  00 minuta. Ne, të nënshkruarit, Shefja e Departamentit të BNJ Volkova O.N., llogaritari kryesor... 06.2019 Nr 24-k. Për t'i dërguar një njoftim specialistit të BNJ-së, M.V. Ilyin Urdhri është njohur me: Shef i Departamentit të Burimeve Njerëzore Volkova, O. N. Volkova 26 ... nevojën për të marrë një libër pune nga Departamenti i Burimeve Njerëzore të MKU Gorvodokanal. Ju gjithashtu...

• Largimi nga puna për mungesë: çështje të diskutueshme

  Kolegët) nuk dhanë rezultate. Shefja e Departamentit të Burimeve Njerëzore Ivanova S.N. Besueshmëria... L. Urdhri është shqyrtuar nga: – Shefja e Departamentit të BNj Ivanova S.N.; – shef terapeutik... mungesë. Ju kërkojmë që t'i jepni një shënim shpjegues shefit të departamentit të burimeve njerëzore, S.N., për të kryer një auditim të brendshëm. Përpiluar nga: shefja e departamentit të burimeve njerëzore, Ivanova S.N., në prani të... edhe punonjësja refuzoi. Shefja e Departamentit të Burimeve Njerëzore Ivanova S. N. Besueshmëria...

• Fletë pune: zbatim praktik

  Ai nuk do të dorëzojë një fletë anashkalimi të nënshkruar në departamentin e kontabilitetit (departamentin e BNJ). Për sa i përket kësaj... ai nuk do të dorëzojë një fletë anashkalimi të nënshkruar në departamentin e kontabilitetit (departamentin e HR). Deri në çfarë mase është ky... borxh mbi librat e padorëzuar; në departamentin e BNJ për paraqitjen e një politike VHI; në... përfshijnë departamente të tilla si kontabiliteti, burimet njerëzore, magazina, etj. Si rregull... aplikimet për shkarkimin e një nëpunësi civil, departamenti i personelit lëshon një fletë përshkrimi për personin e shkarkuar (Shtojca...

• Çfarë duhet të bëni nëse një punonjës mungon?

  2019 Ne, të nënshkruarit: inspektorja e departamentit të burimeve njerëzore Elena Dmitrievna Petrova, sekretarja Mishina... . Nënshkrimet e personave që e kanë përpiluar aktin: Inspektori i Departamentit të BNj E. D. Petrova Sekretar...

• Si ta bëni një punëtor me kohë të pjesshme punonjësin kryesor?

  Puna Sipas informacionit të disponueshëm në departamentin e burimeve njerëzore, ju largoheni nga puna juaj kryesore... Kodi nr. 20 i Federatës Ruse. Specialist i Departamentit të Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva... Kodi Nr. 20 i Federatës Ruse. Specialist i Departamentit të Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva... Kodi Nr. 20 i Federatës Ruse. Specialisti i Burimeve Njerëzore Shoqëria me Përgjegjësi të Kufizuar Koneva...

09/06/2018 jepni një certifikatë në departamentin e BNJ institucioni mjekësor, që vërteton faktin... ekzekutimi i urdhrit i është besuar shefit të departamentit të burimeve njerëzore, Egorova V.D. Arsyet: personale... .) (Nënshkrimi) (Emri i plotë) Shefi i Departamentit të BNj, Egorova V.D. .. dhuroi gjak dhe kontaktoi departamentin e burimeve njerëzore me një pyetje rreth...

• Ne emërojmë dhe zyrtarizojmë drejt një menaxher kontratash

  12.12.2019 Nr 55. Përgatituni për një specialist HR marrëveshje shtesë në punë... ky urdhër i është besuar shefit të departamentit të personelit S.S. Mashkova... . Dmitriev Urdhri është shqyrtuar nga: Shefi i Departamentit të Burimeve Njerëzore Mashkova, S.S. Mashkova 10 ...

Grupi i dokumentacionit të kontabilitetit kryen funksionin e të dhënave të personelit dhe është një depo e të dhënave personale të marra gjatë regjistrimin fillestar dhe përpunimin e mëvonshëm të informacionit të nevojshëm për përbërjen dhe lëvizjen e personelit.

Nga pikëpamja e sekuencës së regjistrimit dhe akumulimit të të dhënave të kontabilitetit për punonjësit në dokumentacionin e kontabilitetit, mund të dallohen dy nëngrupe:

1) primare dokumentet e kontabilitetit;

2) dokumente kontabël derivative (sekondare).

Dokumentet primare të kontabilitetit përmbajnë informacion fillestar dhe plotësohen në bazë të dokumenteve personale të ofruara nga punonjësit me rastin e punësimit.

Ato përfshijnë: dosjen personale, fletën e regjistrimit të personelit personal, shtesën në fletën e regjistrimit personal të personelit.

Çështje personale.

Dosja personale është një grup dokumentesh që përmbajnë të dhënat personale të punonjësit dhe informacione të tjera që lidhen me veprimtarinë e tij të punës.

Një dosje personale nuk kërkohet si pjesë e dokumentacionit të personelit.

Si rregull, punët personale kryhen në të ndryshme agjencive qeveritare, dhe në sektorin e biznesit privat - në stafin drejtues të punonjësve, specialistëve dhe personave përgjegjës material. Në kushtet e menaxhimit modern të të dhënave të personelit, punëdhënësi ka të drejtë të vendosë në mënyrë të pavarur për nevojën e krijimit të dosjeve personale. Në të njëjtën kohë, pavarësisht nga zgjedhja e punëdhënësit, të gjitha të dhënat e nevojshme personale për secilin punonjës pasqyrohen në kartën personale (formulari i unifikuar Nr. T-2).

Procedura për të punuar me dosjet personale nuk rregullohet nga ligjvënësi, dhe për këtë arsye punëdhënësit vendosin në mënyrë të pavarur për çështjet e formimit dhe mirëmbajtjes së tyre.

Përjashtim bëjnë dosjet personale të nëpunësve civilë.

Menaxhimi i dosjeve personale të nëpunësve civilë federalë rregullohet me Dekret të Presidentit të Federatës Ruse të datës 1 qershor 1998 nr. 640 "Për procedurën e mbajtjes së dosjeve personale të personave që mbajnë poste publike në Federatën Ruse sipas rendit të emërimit dhe pozicionet publike të Shërbimit Civil Federal”.

Menaxhimi i dosjeve personale të nëpunësve civilë shtetërorë të Federatës Ruse rregullohet me Dekret të Presidentit të Federatës Ruse të datës 30 maj 2005 Nr. 609 "Për miratimin e rregulloreve për të dhënat personale të një nëpunësi civil shtetëror të Federatës Ruse". Federata dhe menaxhimi i dosjes së tij personale.”

Pas lëshimit të urdhrit të punës përpilohet dosje personale. Fillimisht, dokumentet që formalizojnë procedurën e punësimit grupohen në një dosje personale dhe më pas të gjitha dokumentet kryesore që dalin gjatë periudhës. veprimtaria e punës punonjës në të këtij punëdhënësi.

Bazuar në analizën e rregulloreve për menaxhimin e të dhënave të personelit dhe, para së gjithash, paragrafin 337 të "Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes së tyre", miratuar nga Rosarkhiv më 6 tetor 2000, ne mund të konkludoni se dosja personale përfshin dokumentet e mëposhtme:

Ø inventarizimi i brendshëm i dokumenteve të disponueshme në dosjen personale;

Ø pyetësor ose fletë personale për të dhënat e personelit;

Ø autobiografi ose rezyme;

Ø kopje të dokumenteve të arsimit;

Ø kopje të dokumenteve që konfirmojnë pozicionin (në rastet e parashikuara me ligj);

Ø aplikim për punë;

Ø shtesë në fletën e të dhënave personale të personelit;

Ø kopje të urdhrave për punësim, transferim, largim nga puna (ose ekstrakte prej tyre);

Ø vërtetime dhe dokumente të tjera që lidhen me ndaj këtij punonjësi.

Sipas pikës 6.2.10. Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 8 nëntor 2005 Nr. 536 "Për udhëzime standarde për punë në zyrë organet federale pushteti ekzekutiv” dokumentet në dosjet personale duhet të renditen sipas rendit kronologjik sipas marrjes së tyre.

Inventari i brendshëm i dokumenteve të disponueshme në dosjen personale duhet të përmbajë të dhëna për numrat serial të dokumenteve të çështjes, indekset e tyre, datat, titujt dhe numrat e fletëve të çështjes në të cilën ndodhet çdo dokument. Fletët e dosjes personale dhe inventari i saj i brendshëm numërohen veçmas.

Inventari i brendshëm i dokumenteve të dosjes personale nënshkruhet nga përpiluesi, duke treguar transkriptin e nënshkrimit, pozicionin dhe datën e përpilimit të inventarit.

Fleta e të dhënave personale të personelit përfshin informacione biografike për punonjësin, arsimin e tij, vendet e mëparshme të punës që nga fillimi i karrierës së tij, statusin martesor dhe më shumë.

Punonjësi plotëson një formular personal me dorë kur aplikon për punë. Gjatë plotësimit të tij, përdoren dokumentet e mëposhtme:

Ø pasaportë;

Ø libër pune;

Ø letërnjoftim ushtarak;

Ø dokument mbi arsimin (diplomë, certifikatë, certifikatë, certifikatë), dokumente të Lartë Komisioni i Certifikimit(Komisioni i Lartë i Atestimit) për dhënien e një diplome akademike dhe për dhënien e një titulli akademik (diplomë dhe certifikatë);

Ø dokumente për shpikjet ekzistuese.

“Pyetësori” është një dokument i ngjashëm me “Fletën e Regjistrimit të Personelit Personal”, i cili ndonjëherë përdoret kur aplikoni për një vend pune. Ndryshe nga një fletë personale, pyetësori nënshkruhet jo vetëm nga personi i punësuar, por edhe nga një specialist i burimeve njerëzore.

Ndonjëherë një punonjësi që punësohet i kërkohet të sigurojë një "Autobiografi" ose "Rezyme".

Kur krijoni një dosje personale, në të vendosen kopje të dokumenteve që konfirmojnë fakte të rëndësishme shoqërore (dokumentet e arsimit - certifikata, diploma, certifikata, certifikata e lindjes së fëmijës, certifikata e divorcit, etj.). Duhet mbajtur mend se përveç kopjeve të dokumenteve, duhet të siguroheni që të keni origjinalet e dokumenteve përkatëse.

Kopjet e dokumenteve për miratimin e pozicioneve vendosen në dosjet personale të drejtuesve (një kopje e procesverbalit të mbledhjes së Bordit të Drejtorëve ose themeluesve të shoqërisë, një kopje e procesverbalit mbledhjen e përgjithshme aksionarët).

Nëse, pas punësimit, karakteristikat ose letra rekomandimi, punonjësi ka hartuar një kërkesë për punësim, më pas ato depozitohen edhe në dosjen personale të punonjësit.

Kontratat e punës të lidhura me një punonjës mund të jenë pjesë e dokumenteve të dosjes personale ose të formohen në dosje të veçanta.

Dosja personale mund të përfshijë dokumente të tilla si listat e shpikjeve, punimet shkencore dhe më shumë.

Shtesa në fletën e të dhënave personale të personelit është një dokument dytësor në lidhje me fletën e të dhënave personale të personelit, ai regjistron vetëm ndryshimet që kanë ndodhur në veprimtarinë e punës dhe në jetën personale të punonjësit. Ky dokument përmban: emrin e plotë të punonjësit dhe seksionet e destinuara për të bërë ndryshime dhe shtesa. Si rregull, një dokument i tillë përpilohet në formën e një tabele.

Seksioni i parë regjistron informacione për punën, transferimet, ndryshimet në titullin e punës, njësinë strukturore, etj., duke iu referuar datës dhe numrit të urdhrit për personelin.

Seksioni i dytë përmban të dhëna për ndryshimet në jetën profesionale dhe personale të punonjësit (për shembull, ndryshimet në statusin martesor, vendin e regjistrimit të përhershëm), arsimin, trajnimin e avancuar, njohuritë e gjuhëve të huaja, etj.

Ndryshimet dhe shtesat në të dhënat personale bëhen në bazë të urdhrave të personelit dhe dokumenteve të ofruara nga punonjësit (certifikatë martese, diplomë etj.). Deklarata gojore e një punonjësi nuk është baza për të bërë këto ndryshime. Dokumentet e reja me ndryshime dhe shtesa vendosen në dosjen personale së bashku me ato të depozituara më parë.

Në praktikën e shërbimeve të burimeve njerëzore të organizatave, është zakon që në dosjen personale të përfshihen kopje të urdhrave (ose ekstrakte prej tyre) për transferimet në një punë tjetër, shkarkimin nga pozicioni, stimujt, imponimet dhe largimet. sanksionet disiplinore, ndryshimi i mbiemrave e të tjera. Sidoqoftë, të gjitha këto informacione përmbahen në "Shtojca në fletën e të dhënave personale të personelit". Në këtë drejtim, mund të rekomandohet që këto dokumente të mos përfshihen në dosjen tuaj personale.

Certifikatat e shëndetit, vendbanimi, fletët e anashkalimit dhe të ngjashme nuk mund të përfshihen në dosjet personale, pasi informacioni prej tyre transferohet në "Shtesë në fletën personale për të dhënat e personelit". Nëse është e nevojshme, ato formohen në dosje të pavarura dhe ruhen për tre vjet.

Duhet të kihet parasysh se në përputhje me nenin 65 të Kodit të Punës të Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë Kodi i Punës i Federatës Ruse), kur aplikoni për një punë, është e ndaluar të kërkohen dokumente nga një aplikant që nuk parashikohen me ligj.

Të gjitha dokumentet që lidhen me dosjen personale depozitohen në një dosje kur merren. Fletët e lëndës numërohen gjatë procesit të formimit të lëndës. Kur një dokument i ri vendoset në dosjen personale, të dhënat për të futen fillimisht në inventarin e dosjeve, pastaj numërohen fletët e dokumentit dhe vetëm pas kësaj depozitohet dokumenti.

Kopertina e një skedari personal, si dhe kopertinat e skedarëve të ruajtjes së përhershme, përpilohet dhe ekzekutohet në formën e përcaktuar nga GOST 17914-72 "Kapakët e skedarëve për ruajtje afatgjatë. Llojet, varietetet, kërkesat teknike"(prezantuar me Dekret të Komitetit Shtetëror të Standardeve të BRSS, datë 17 korrik 1972 nr. 1411).

Në kopertinën e dosjes personale shënohet e plotë: emri i organizatës, titulli i çështjes, mbiemri, emri, patronimi i punonjësit në çështjen nominative, indeksi i çështjes, numri serial i rasti (zakonisht një numër personeli).

Nën këtë numër, dosja personale regjistrohet në “Librin (Revistën) e Çështjeve Personale”, ku përfshihen këto kolona: numri serial, mbiemri, emri, patronimi i punonjësit, data e regjistrimit të çështjes dhe data e çregjistrimit. .

Dosjet personale ruhen në kasafortë, dollapë metalikë ose ambiente të veçanta, duke mundësuar sigurimin e tyre si dokumente raportuese strikte, veçmas nga librat e punës. Përgjegjësia për ruajtjen e tyre bie mbi personat që mbajnë dokumentacionin e personelit.

Kur punoni me dokumente të përfshira në dosjet personale, është e nevojshme të merret parasysh që ato kanë të bëjnë me të dhënat personale të punonjësit, të mbrojtura në përputhje me legjislacionin aktual.

Për të kufizuar aksesin e paautorizuar në të dhënat personale të punonjësve, të gjitha operacionet për regjistrimin, formimin, mirëmbajtjen dhe ruajtjen e dosjeve personale duhet të kryhen nga një punonjës i departamentit të burimeve njerëzore, i cili është personalisht përgjegjës për sigurinë e dokumenteve në dosje dhe aksesin. në dosjet e punonjësve të tjerë. Dokumentet për formimin dhe menaxhimin e punëve personale i dorëzohen atij kundrejt nënshkrimit në ditarin e transferimit nga punonjësi përgjegjës për procesin e dokumentimit të marrëdhënieve të punës me punonjësin.

Urdhri i punëdhënësit duhet të përcaktojë procedurën për lëshimin, njohjen me dosjet personale të punonjësve dhe rrethin e personave të lejuar të përdorin dosjet personale, kjo mund të bëhet edhe në Rregulloren për të Dhënat Personale të Punonjësve. Nëse një dokument hiqet nga një dosje personale, bëhet një hyrje në inventarin e skedarit që tregon bazën për një veprim të tillë (urdhri, leje nga menaxheri) dhe vendndodhjen e re të dokumentit. Sipas pikës 3.2.3. Urdhri i Drejtorisë kryesore Arkivore të BRSS, datë 25 maj 1988 Nr. 33 “ Sistemi shtetëror mbështetje dokumentacioni menaxhimi. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme tek shërbimet mbështetëse të dokumenteve dhe dokumentacionit”, bëhet një kopje e dokumentit që do të sekuestrohet dhe depozitohet në vend të dokumentit të sekuestruar. Shenja në inventar dhe kopja vërtetohen me nënshkrimin e punonjësit të departamentit të BNJ.

Çështje personale nuk lëshohen në duart e punonjësve që i punësojnë ato. Punonjësi ka të drejtë të njihet vetëm me dosjen e tij personale në ambientet e departamentit të personelit. Fakti i njohjes me dosjen personale shënohet edhe në inventarin e dosjeve.

Kur punoni me një dosje personale të lëshuar për përdorim të përkohshëm, është e ndaluar të bëni ndonjë korrigjim në hyrjet e bëra më parë, të bëni hyrje të reja në të, të hiqni dokumentet ekzistuese nga dosja personale ose të vendosni të reja në të dhe të zbuloni informacione konfidenciale që përmbahen në të. . Ndryshimet në dosjet personale bëhen vetëm nga personat përgjegjës për menaxhimin e tyre.

Gjatë kthimit të rastit, kontrollohet me kujdes siguria e dokumenteve, mungesa e dëmtimit, përfshirja e dokumenteve të tjera në kasë ose zëvendësimi i dokumenteve.

Vetëm dosjet personale të punonjësve që punojnë ruhen në ambientet e departamentit të personelit. Skedarët personalë mund të renditen sipas rendit numerik ose alfabetik sipas mbiemrit të punonjësit.

Pasi punonjësi pushohet nga puna, dosja e tij personale hiqet nga dosja dhe përgatitet për transferim në ruajtje arkivore. Dosjet personale të punonjësve të pushuar nga puna në përputhje me "Listën e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, që tregojnë periudhat e ruajtjes", të miratuar nga Arkivi Federal më 6 tetor 2000, ruhen për 75 vjet. Dosjet personale të menaxherëve mbahen përgjithmonë. Për ruajtje, përdoren kasaforta dhe kabinete metalike që mbyllen për të garantuar sigurinë e plotë të dokumenteve.

Karta personale e punonjësit.

Plotësohet një kartë personale (formulari nr. T-2) për punëtorët e të gjitha kategorive, duke përfshirë punëtorët e përkohshëm dhe sezonalë, punëtorët kryesorë dhe me kohë të pjesshme. Një kartë personale është dokumenti kryesor për të dhënat e personelit.

Ai ruhet gjatë gjithë periudhës së punësimit të punëmarrësit me një punëdhënës të caktuar, duke filluar nga marrja në punë dhe mbyllet vetëm pas pushimit nga puna. Nuk mbahen të dhëna personale për punonjësit e punësuar me kontrata civile.

Karta personale nr. T-2 i përket grupit të dokumenteve të detyrueshme të personelit. Forma e kartës personale është e unifikuar dhe ka të bëjë me sistemin e dokumentacionit parësor të kontabilitetit për llogaritjen e punës dhe pagesën e saj, miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të datës 5 janar 2004 nr. 1 "Për miratimin e forma të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj.

Në lidhje me specifikat e fushave të caktuara të veprimtarisë së punës, Rezoluta e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 5 janar 2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj" miratoi dy të tjera. formularët e kontabilitetit: Nr. T-2GS (MS) dhe Nr. T-4.

Karta personale e një punonjësi shtetëror (komunal) (formulari nr. T-2GS (MS)) përdoret për të regjistruar personat që mbajnë poste në shërbimin civil shtetëror (komunal). Është realizuar në vend të formularit nr. T-2 dhe ka përmbajtje të ngjashme.

Karta e regjistrimit të punonjësit shkencor, shkencor dhe pedagogjik (formulari nr. T-4) plotësohet paralelisht me formularin nr. T-2 në organizatat shkencore, kërkimore, shkencore dhe prodhuese, institucionet arsimore dhe organizatat e tjera që veprojnë në fusha e arsimit, shkencës dhe teknologjisë për kontabilitetin e punëtorëve shkencorë. Plotësuar në bazë të dokumenteve përkatëse (diploma doktorature dhe kandidate për shkencat, vërtetimet e profesorit të asociuar dhe profesorit etj.), si dhe informacionet e ofruara nga punonjësi.

Rëndësia e një karte personale qëndron në faktin se nëse një libër pune humbet, ai është i vetmi dokument që konfirmon drejtpërdrejt përvojën e punës së punonjësit.

Ju nuk duhet të ngatërroni kartën tuaj personale nr. T-2 me dokumente të tilla si, për shembull, një fletë regjistrimi personal i personelit ose një pyetësor, të cilat janë pjesë e dosjes suaj personale. Këto dokumente plotësohen nga vetë punonjësi, hartohen në çdo formë dhe mund të mungojnë nëse punëdhënësi nuk ka një procedurë të miratuar për regjistrimin e dosjeve personale.

Karta personale plotësohet vetëm nga një specialist HR për të gjithë personat e punësuar në bazë të një urdhri (udhëzimi) për punësim (formulari nr. T-1 ose nr. T-1a). Kartat personale ruhen në një kasafortë, duke formuar një kabinet të veçantë dosjesh në mënyrë alfabetike sipas mbiemrit të punonjësit.

Kur plotësoni një kartë personale, përdoren informacione nga dokumentet e mëposhtme të paraqitura nga punonjësi kur aplikoni për një punë (në përputhje me nenin 65 të Kodit të Punës të Federatës Ruse):

Pasaporta;

Dokumenti arsimor, në lidhje me kualifikimet ose praninë e njohurive të veçanta - kur aplikoni për një punë që kërkon njohuri të veçanta ose trajnim të veçantë;

Libri i punës (për punëtorët me kohë të pjesshme - kopje të librit të punës);

Certifikata e sigurimit shtetëror sigurimi pensional;

Certifikatat e regjistrimit në organin tatimor;

Dokumentet e regjistrimit ushtarak (për ata që janë përgjegjës për shërbimin ushtarak).

Kur plotësoni një kartë personale, përdoret gjithashtu informacione shtesë, të cilin punonjësi raporton për veten e tij.

Kushtojini vëmendje!

Në disa raste, duke marrë parasysh specifikat e punës, punëdhënësi mund të kërkojë (me pëlqimin e punonjësit) paraqitjen e dokumenteve shtesë gjatë lidhjes së një kontrate pune. Në këtë rast, lista e dokumenteve shtesë nuk përcaktohet në mënyrë të pavarur nga punëdhënësi, por nevoja për t'i siguruar ato duhet të përcaktohet drejtpërdrejt nga një akt rregullator: Kodi i Punës i Federatës Ruse, të tjerët ligjet federale, dekretet e Presidentit të Federatës Ruse dhe Rezolutat e Qeverisë së Federatës Ruse.

Në të gjitha rastet e tjera, është e ndaluar t'i kërkohet një personi që aplikon për një vend pune ndonjë dokument shtesë përveç atyre të parashikuara në ligj.

Dokumente të tilla shtesë, si rregull, përfshijnë: certifikatën e lindjes së një fëmije, një certifikatë martese, certifikatë shtatzënie të një gruaje, dokumente për aftësinë e kufizuar, të qenit në zonën e ekspozimit ndaj rrezatimit në lidhje me aksidentin në termocentralin bërthamor të Çernobilit dhe të tjera.

Por kërkoni që personi që aplikon për punë të sigurojë dokumentet e specifikuara në të detyrueshme, punëdhënësi nuk ka të drejtë. Në të njëjtën kohë, sigurimi i këtyre dokumenteve është në interes të vetë punonjësit, pasi në të kundërt punëdhënësi nuk do të jetë në gjendje t'i sigurojë punonjësit përfitimet dhe garancitë e kërkuara me ligj.

Forma e unifikuar e kartës personale nr. T-2 përbëhet nga katër fletë dhe përmban seksionet e mëposhtme:

Unë." Informacione të përgjithshme»;

II. “Informacion mbi regjistrimin ushtarak”;

III. “Punësimi dhe transferimi në një punë tjetër”;

IV. "Certifikimi";

V. “Trajnim i avancuar”;

VI “Rikualifikim profesional”;

VII. “Çmime (inkurajon), tituj nderi”;

VIII. "Pushime";

IX. “Përfitimet sociale të cilat i takon punonjësi në përputhje me ligjin”;

X." Më shumë informacion»;

XI. “Arsyet për zgjidhjen e kontratës së punës (largimi nga puna).”

Në seksionin I "Informacion i Përgjithshëm", kur tregoni informacione për punonjësin, duhet të udhëhiqeni nga rregullat e mëposhtme:

1. Mbiemri, emri, patronimi tregohen në bazë të pasaportës dhe shënohen plotësisht dhe në mënyrë të lexueshme.

Në të njëjtën kohë, zonat e kodimit të informacionit duhet gjithashtu të plotësohen në përputhje me klasifikuesit gjithë-rusë: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Shënim.

OKATO - "Klasifikuesi Gjith-Rus i Objekteve të Divizionit Administrativ-Territorial" OK 019-95 miratuar me Rezolutën e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të datës 31 korrik 1995 Nr. 413;

OKIN – “Klasifikuesi gjithë-rus i informacionit për popullsinë. OK 018-95" miratuar me Dekret të Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të datës 31 korrik 1995 Nr. 412;

OKSO - "Klasifikuesi gjithë-rus i specialiteteve sipas arsimit. OK 009-2003" miratuar me Dekret të Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 30 shtatorit 2003 Nr. 276-st;

OKPDTR - Rezoluta e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse, datë 26 dhjetor 1994 Nr. 367 "Për miratimin dhe zbatimin klasifikues gjithë-rus profesionet e punëtorëve, pozitat e punonjësve dhe kategoritë tarifore OK 016-94".

2. Data dhe vendi i lindjes përcaktohet në bazë të një pasaporte ose dokumenti tjetër identiteti dhe shënohet e plotë, p.sh.: “12 dhjetor 1964”. Prandaj, kodi tregohet si më poshtë: 12/12/1964.

3. Shtetësia regjistrohet pa shkurtim. Regjistrimi i shtetësisë dhe kodimi i saj kryhet në përputhje me OKIN, ato mund të jenë si më poshtë:

· shtetas i Federatës Ruse - 1;

· shtetas i Federatës Ruse dhe një shteti të huaj - 2 (në rastin e shtetësisë së dyfishtë, tregohet se cili shtet është shtetësia);

· shtetas i huaj (tregoni cili shtet) - 3;

· Personi pa shtetësi - 4.

4. Shkalla e njohjes së gjuhës gjatë plotësimit të paragrafit 5 “Njohja e një gjuhe të huaj” të seksionit I të formularit Nr. T-2 tregohet si më poshtë: “Unë flas rrjedhshëm” (kodi OKIN - 3), “Kam lexuar dhe mund të shpjegoj veten” (kodi OKIN - 2) , "Unë lexoj dhe përkthej me një fjalor" (kodi OKIN - 1).

5. Të gjitha informacionet për arsimin (kualifikim, drejtim ose specialitet) vendosen në bazë të një dokumenti arsimor.

Arsimi regjistrohet dhe kodohet sipas OKIN dhe OKSO.

Sipas OKIN, arsimi është i koduar si më poshtë:

· arsimi fillor (i përgjithshëm) - 02;

· bazë arsimi i përgjithshëm - 03;

· Arsimi i mesëm (i plotë) i përgjithshëm - 07;

· arsimi profesional fillor - 10;

· arsimi i mesëm profesional - 11;

· i paplotë arsimin e lartë - 15;

· Arsimi i lartë - 18;

· arsim pasuniversitar - 19.

Përfundoi tre kurse të larta institucioni arsimor i referohen personave me arsim të lartë jo të plotë (të papërfunduar). arsimi profesional.

Dy blloqe kolonash për plotësimin e informacionit rreth arsimit synohen në formularin Nr. T-2 për të treguar informacionin në lidhje me përfundimin e një institucioni të dytë arsimor.

6. Profesioni (kryesor) tregohet i plotë në bazë të tabelës së personelit dhe urdhrit (udhëzimit) për punësim. Një profesion tjetër - në bazë të dokumenteve që konfirmojnë marrjen e një arsimi ose specialiteti të dytë. Koduar në përputhje me Klasifikuesin Gjith-Rus të Profesioneve të Punëtorëve, Pozicioneve të Punonjësve dhe Nivelet e Tarifave OK-016-94”, miratuar me Dekret të Standardit Shtetëror të Federatës Ruse, datë 26 dhjetor 1994 Nr. 367 “Për miratimin dhe zbatimin i Klasifikuesit Gjith-Rus të Profesioneve të Punëtorëve, Pozicioneve të Punonjësve dhe Nivelet e Tarifave OK-016-94" (në tekstin e mëtejmë - OKPDTR).

7. Përvoja e punës (gjithsej, e vazhdueshme, duke dhënë të drejtën e një shpërblimi për kohëzgjatjen e shërbimit, duke dhënë të drejtën për përfitime të tjera të vendosura nga një punëdhënës i caktuar) llogaritet në bazë të shënimeve në librin e punës së punonjësit dhe (ose) dokumente të tjera duke konfirmuar kohëzgjatjen përkatëse të shërbimit, të treguar në ditë, muaj, vite.

8. Statusi martesor regjistrohet dhe kodohet sipas vlerave të mundshme të mëposhtme në përputhje me OKIN:

· kurrë (ka qenë) i martuar - 1;

· është në martesë të regjistruar – 2;

· është në martesë të paregjistruar - 3;

· i ve (e ve) - 4;

· i divorcuar (i divorcuar) - 5;

· të ndarë (të ndarë) - 6.

9. Vetëm anëtarët e familjes tregohen si pjesë e familjes, duke treguar shkallën e marrëdhënies.

Legjislacioni aktual nuk përmban koncept i përgjithshëm"familja", megjithatë, bazuar në një analizë të normave të nenit 2 të Kodit të Familjes së Federatës Ruse dhe nenit 1142 Kodi Civil Në Federatën Ruse, anëtarët e familjes përfshijnë: bashkëshortët, prindërit dhe fëmijët (përfshirë prindërit birësues dhe fëmijët e birësuar).

10. Të dhënat e pasaportës tregohen në përputhje të saktë me pasaportën.

11. Vendbanimi (sipas pasaportës) tregohet në bazë të pasaportës, faktik - sipas punonjësit. Kodi i vendbanimit përcaktohet nga OKATO.

Dokumentet mbi bazën e të cilave plotësohet seksioni II "Informacion mbi regjistrimin ushtarak" janë:

· ID ushtarake (ose certifikatë e përkohshme e lëshuar në vend të një ID ushtarake) - për qytetarët në rezervë;

· çertifikatë e një qytetari që i nënshtrohet rekrutimit për shërbimin ushtarak - për shtetasit që i nënshtrohen rekrutimit për shërbimin ushtarak.

Sipas udhëzimeve për përdorimin dhe plotësimin e formularëve të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj për qytetarët në rezerva:

paragrafi 3 "Përbërja (profili)" - plotësuar pa shkurtesë (për shembull, "komandë", "mjekësore" ose "ushtarë", "detarë" dhe të ngjashme);

paragrafi 4 "Përcaktimi i kodit të plotë të VUS" - shënohet përcaktimi i plotë (gjashtë shifra, për shembull, "021101" ose gjashtë shifra dhe një shkronjë, për shembull, "113194A");

paragrafi 5 "Kategoria e përshtatshmërisë për shërbimin ushtarak" - shkruhet me shkronja: A (i përshtatshëm për shërbimin ushtarak), B (i përshtatshëm për shërbimin ushtarak me kufizime të vogla), C (përshtatshëm për shërbimin ushtarak) ose D (përkohësisht i papërshtatshëm për shërbimin ushtarak. ) . Nëse nuk ka shënime në paragrafët përkatës të ID-së ushtarake, tregohet kategoria "A":

në paragrafin 7 “I regjistruar në ushtri” plotësohet (me laps):

rreshti a) - në rastet kur ka urdhër mobilizimi dhe (ose) vulë për lëshimin dhe tërheqjen e urdhrave të mobilizimit;

rreshti b) - për qytetarët e rezervuar në organizatë për periudhën e mobilizimit dhe gjatë kohës së luftës.

Për shtetasit që i nënshtrohen rekrutimit për shërbimin ushtarak:

paragrafi 2 “Grada ushtarake” - bëhet shënimi “i nënshtrohet rekrutimit”;

paragrafi 5 “Kategoria e aftësisë për shërbimin ushtarak” - shkruhet me shkronja: A (i përshtatshëm për shërbimin ushtarak), B (i përshtatshëm për shërbimin ushtarak me kufizime të vogla), C (përshtatshëm për shërbimin ushtarak), D (përkohësisht i papërshtatshëm për shërbimin ushtarak. ) ose D (i papërshtatshëm për shërbimin ushtarak). Plotësohet në bazë të shënimit në certifikatën e një shtetasi objekt rekrutimi për shërbimin ushtarak.

Plotësimi i artikujve që nuk specifikohen në mënyrë specifike në Udhëzime kryhet në bazë të informacionit nga dokumentet e listuara.

Në paragrafin 8 të seksionit II të kartës personale të një qytetari që ka mbushur kufirin e moshës për të qenë në rezervë, ose të një qytetari të shpallur të papërshtatshëm për shërbimin ushtarak për arsye shëndetësore, bëhet shënimi në rreshtin falas "i hequr nga ushtria". regjistrimi për shkak të moshës” ose “i hequr nga regjistrimi ushtarak për shkak të gjendjes shëndetësore”.

Pas plotësimit të seksionit II "Informacion mbi regjistrimin ushtarak", në fund të faqes së dytë të formularit Nr. T-2, punonjësi i shërbimit të personelit duhet të vërtetojë të dhënat e specifikuara me nënshkrimin e tij personal, duke treguar pozicionin dhe transkriptin e nënshkrimit. . Punonjësi firmos edhe faqen e dytë të formularit nr.T-2 dhe shënon datën e plotësimit të tij. Linja që përmban nënshkrimin personal të punonjësit është një nënshkrim mostër në bazë të së cilës atij do t'i paguhet paga.

Kushtojini vëmendje!

Kur informacioni për një punonjës ndryshon, të dhënat personale përkatëse futen në kartën e tij personale (për shembull, një ndryshim në statusin martesor, vendbanimin, arsimin, trajnimin e avancuar, njohuritë e gjuhëve të huaja, etj.), i cili vërtetohet nga nënshkrimi i një punonjësi të shërbimit të personelit. Ndryshimet dhe shtesat bëhen në bazë të urdhrave të personelit dhe dokumenteve të ofruara nga punonjësit (certifikatë martese, diplomë etj.). Deklarata gojore e një punonjësi nuk është baza për të bërë këto ndryshime, me përjashtim të të dhënave të vogla (për shembull, në lidhje me një numër telefoni).

Informacioni më i rëndësishëm është seksioni III “Pranimet dhe transferimet në një punë tjetër” dhe XI “Arsyet për zgjidhjen e kontratës së punës (largimi nga puna)”.

Regjistrimet në këto seksione bëhen në bazë të një urdhri (udhëzimi) për punësimin (formularët Nr. T-1 dhe T-1a) dhe një urdhër (udhëzim) për transferim në një punë tjetër (formulari nr. T-5) dhe një urdhër (udhëzim) për përfundimin (ndërprerjen) e një kontrate pune me një punonjës (formularët Nr. T-8, T-8a).

Ky informacion duhet të plotësohet me kujdes të veçantë, pasi shpesh shërben si bazë për të konfirmuar përvojën e punës së punonjësit.

Në seksionin "Punësimi dhe transferimi në një punë tjetër" ai fut informacionin pasi punonjësi punon në organizatë dhe duhet të korrespondojë me shënimet në librin e punës, duke përsëritur datën, numrin e urdhrit për punësim, transferimin e punonjësit, emrin e pozicioni, njësia strukturore. Përveç kësaj, në fund të çdo regjistrimi në seksionin III të kartës personale, vendoset nënshkrimi i punonjësit që thotë se ai është i njohur me hyrjen e bërë në librin e tij të punës.

Seksioni i fundit i kartës personale XI "Arsyet për zgjidhjen e kontratës së punës (largimi nga puna)" plotësohet nga punonjësi i BNJ me përfundimin e marrëdhënies së punës me punonjësin. Baza e përfundimit të kontratës së punës (shkarkimi) është formulimi i arsyes së pushimit nga puna në bazë të nenit përkatës të Kodit të Punës të Federatës Ruse, i cili përsërit plotësisht hyrjen në librin e punës të punonjësit. Data e pushimit nga puna është dita e fundit e punës së punonjësit. Detajet e porosisë (data dhe numri), i cili është baza për plotësimin e këtij seksioni, tregohen gjithashtu në përputhje të saktë me hyrjen në librin e punës. Të dhënat e pushimit nga puna vërtetohen me nënshkrimin e punonjësit të shërbimit të personelit dhe punonjësit.

Të dhënat për trajnimin e avancuar dhe rikualifikimin profesional regjistrohen në bazë të dokumenteve (certifikatë, certifikatë) të paraqitur nga punonjësi ose të marra nga departamenti i trajnimit të personelit.

Kur plotësoni Seksionin VII "Çmimet (stimujt), titujt e nderit", duhet të tregoni llojet e stimujve (në përputhje me nenin 191 të Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe rregulloret lokale) të aplikuara për punonjësin, dhe gjithashtu duhet të listoni çmime shtetërore dhe tituj nderi të dhënë.

Në seksionin VIII. “Pushime” regjistron të gjitha llojet e pushimeve të ofruara për një punonjës gjatë periudhës së punës për një punëdhënës të caktuar. Baza për të bërë hyrje janë urdhrat për dhënien e lejes.

Seksioni IX specifikon përfitimet sociale, për të cilën punonjësi ka të drejtë në përputhje me ligjin.

Në seksionin "Informacion Shtesë", linjat falas mund të plotësohen me të dhëna sipas gjykimit të punëdhënësit. Për shembull, të dhënat regjistrohen për studentët që ndjekin me kohë të pjesshme (mbrëmje), korrespondencë, departamente të jashtme të institucioneve të formimit të lartë dhe të mesëm profesional (emri i institucionit arsimor, datat e pranimit në institucioni arsimor dhe fundi i tij) ose për një person me aftësi të kufizuara në punë (bazuar në një certifikatë nga Komisioni i Ekspertëve Mjekësor dhe Social (në tekstin e mëtejmë KSZH), grupi i aftësisë së kufizuar, shkalla e aftësisë së kufizuar dhe data e krijimit të tij, konkluzioni i KSHZH-së për kushtet dhe natyrën. të punës).

Kartat personale të punonjësve të pushuar nga puna formohen në një dosje të pavarur sipas rendit alfabetik. Para dorëzimit të dosjes në arkiv, të gjitha kartat duhet të përgatiten në përputhje me kërkesat e Arkivit Federal dhe të ruhen në arkiv për 75 vjet.

Dokumentet dytësore të kontabilitetit derivatet, bazuar në informacionin fillestar të dokumenteve të kontabilitetit parësor. Qëllimet kryesore të krijimit të këtij nëngrupi të dokumenteve:

Sigurimi i plotësisë, besueshmërisë dhe dinamizmit të informacionit në punën me personelin;

Sigurimi i ruajtjes së shpejtë të dokumenteve të personelit;

Siguria kërkim efektiv dokumentet e personelit.

Dokumentet dytësore të kontabilitetit përfshijnë: kartën personale të një punonjësi (formularët e unifikuar Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), dokumentacionin për regjistrimin e orarit të punës dhe vendbanimet me personelin dhe forma të ndryshme regjistrimi të informacionit kontabël .

Formularët e regjistrimit mbahen për të regjistruar dokumentacionin e personelit.

Dallohen llojet e mëposhtme të formularëve të regjistrimit:

Kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC);

Revista (libra) regjistrimi;

Format e ekranit (kur përdorni teknologji kompjuterike).

Formularët e disa revistave dhe librave miratohen nga organet zyrtare. Për shembull, formulari i librit për regjistrimin e lëvizjes së librave të punës dhe futjeve për to është miratuar me Rezolutën e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të datës 10 tetor 2003 Nr. 69 "Për miratimin e udhëzimeve për plotësimin e librave të punës". .” Por shumica e formave zhvillohen sipas gjykimit të punëdhënësit.

Në "Listën e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, që tregojnë periudhat e ruajtjes", të miratuar nga Rosarkhiv më 6 tetor 2000, u përcaktuan format e mëposhtme të kontabilitetit dhe periudhat e ruajtjes së tyre:

Numri i artikullit	Lloji i dokumentit	Periudha e ruajtjes së dokumenteve<*>	Shënim
STAFI
Pritja, zhvendosja (transferimi), largimi nga puna i punonjësve
	Libra, revista, karta kontabiliteti:		Pas shkarkimit
	a) pritja, lëvizja (transferimi), largimi nga puna i punonjësve
	b) punëtorët e dërguar në udhëtime pune
	c) personat përgjegjës për shërbimin ushtarak
	d) pushimet
	e) dosjet personale, kartat personale, marrëveshjet e punës (kontratat), marrëveshjet e punës
	f) lëshimin e librave dhe inserteve të punës për to
	g) lëshimin e certifikatave të pagës, stazhit, vendit të punës
	h) lëshimin e certifikatave të udhëtimit

Duke marrë parasysh specifikat e organizimit të punës në nivel lokal, mund të krijohen edhe këto:

Regjistri i punëtorëve me kohë të pjesshme;

Ditari i shpërblimeve dhe dënimeve;

Ditari i regjistrimit të porosive për leje arsimore, lë pa pagesë pagat dhe më shumë;

Regjistri i pushimeve të sëmura dhe më shumë.

Në përputhje me Urdhrin e Drejtorisë kryesore Arkivore të BRSS, datë 25 maj 1988 Nr. 33 “Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet mbështetëse të dokumentacionit” Të gjitha dokumentet që kërkojnë kontabilitet, ekzekutim dhe përdorim për qëllime referimi (administrative, planifikimi, raportimi, kontabiliteti dhe statistikor, kontabiliteti, financiar dhe të tjera) i nënshtrohen regjistrimit, si ato të krijuara dhe të përdorura brenda organizimi dhe dërgohet në organizata të tjera; që vijnë nga organizata e individë eprorë, vartës dhe të tjerë. Të dy dokumentet tradicionale të daktilografuara (të shkruara me dorë) dhe ato të krijuara nga teknologjia kompjuterike (të lexueshme nga makineri, makinegrame) i nënshtrohen regjistrimit (klauzola 3.2.1.2. Urdhri i Drejtorisë së Arkivit Kryesor të BRSS, datë 25 maj 1988 Nr. 33 “Sistemi shtetëror e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin e kërkesave të përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet mbështetëse të dokumentacionit.

Gjithashtu shpjegon se:

« regjistrimin e dokumenteve - ky është regjistrimi i faktit të krijimit ose marrjes së një dokumenti duke vendosur një indeks në të, i ndjekur nga regjistrimi i informacionit të nevojshëm për dokumentin në formularët e regjistrimit».

Indeksi i dokumentit përbëhet nga një numër serial brenda grupit të regjistruar të dokumenteve, i cili, në bazë të detyrave të kërkimit, plotësohet me indekse për nomenklaturën e lëndëve, klasifikues të korrespondentëve, ekzekutuesve dhe të tjerë.

Indeksi i dokumentit ndjek sekuencën e mëposhtme (ose të kundërt): komponentët: numri i regjistrimit serik, indeksi sipas nomenklaturës së rasteve, indeksi sipas klasifikuesit të përdorur. Komponentët e indeksit ndahen nga njëri-tjetri me një prerje.

Kushtojini vëmendje!

Qëllimi kryesor i regjistrimit të dokumenteve është t'u japë atyre fuqi ligjore dhe dyfishimin e informacionit.

Dyfishimi i informacionit në formularët e kontabilitetit rrit nivelin e sigurisë së tij dhe lehtëson rikthimin dokumentet e nevojshme.

Regjistrimi i dokumentit me numrin e regjistrimit dhe datën e regjistrimit i jep atij fuqi ligjore (forca e provës), e cila mund të jetë e rëndësishme në rast të një mosmarrëveshjeje pune me një punonjës.

Bazuar në një analizë të dispozitave për regjistrimin e dokumenteve të Urdhrit të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse, datë 8 nëntor 2005 Nr. 536 "Për udhëzimet standarde për punën në zyrë në autoritetet ekzekutive federale", rregullat e mëposhtme për regjistrim dhe Indeksimi i dokumenteve mund të rekomandohet:

1. Dokumentet regjistrohen një herë: të pranuara - në ditën e marrjes, të krijuara - në ditën e nënshkrimit ose miratimit.

2. Gjatë transferimit të një dokumenti të regjistruar nga një divizion në tjetrin, ai nuk riregjistrohet.

3. Regjistrimi i dokumenteve kryhet brenda grupeve, në varësi të emrit të llojit të dokumentit, autorit dhe përmbajtjes së dokumentit (për shembull, urdhrat për aktivitetet thelbësore, urdhrat për personelin, aktet, propozimet, deklaratat dhe të tjera regjistrohen veçmas. ).

4. Numrat e regjistrimit serik u caktohen dokumenteve brenda secilit grup të regjistruar.

5. Vendi i regjistrimit të dokumentit caktohet në udhëzimet për punë në zyrë ose në rregullore të tjera vendore.

6. Përcaktohet kjo përbërje e detyrueshme e të dhënave të regjistrimit: autori (korrespondenti), emri i llojit të dokumentit; data e dokumentit, indeksi i dokumentit (data dhe indeksi i marrjes së dokumentit për dokumentet hyrëse), titulli i tekstit ose i tij përmbledhje, rezoluta (ekzekutuesi, përmbajtja e urdhrit, autori, data), afati për ekzekutimin e dokumentit, shënimi në ekzekutimin e dokumentit (një procesverbal i shkurtër i zgjidhjes së çështjes në themel, data e ekzekutimit aktual dhe indeksi i dokumentin e përgjigjes) dhe dërgimin e tij në dosjen nr.

Shënim.

Në përputhje me paragrafin 3.2.1.4. Urdhri i Drejtorisë kryesore Arkivore të BRSS, datë 25 maj 1988 Nr. 33 “Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumentet dhe shërbimet mbështetëse të dokumentacionit”, përbërja e detajeve të detyrueshme, nëse është e nevojshme, mund të plotësohet me detaje të tjera: interpretuesit, marrja e dokumentit nga interpretuesi, ecuria e ekzekutimit, bashkëngjitjet, etj. Rendi i vendosjes së detajeve në formularët e regjistrimit dhe përdorimi i anës së pasme të kartave të regjistrimit dhe kontrollit përcaktohet nga punëdhënësi në mënyrë të pavarur.

Pas plotësimit të faqes së fundit të ditarit të kontabilitetit (libri), në kopertinën e tij vendoset data e përfundimit dhe ditari (libri) përgatitet për depozitim në arkiv. Për formularët kryesorë të regjistrimit, siç kemi përmendur tashmë, Rosarkhiv ka vendosur periudha të ruajtjes për pjesën tjetër, punëdhënësi cakton periudhën e ruajtjes në mënyrë të pavarur.

Një grup dokumentacioni për regjistrimin e kohës së punës dhe zgjidhjeve me personelin formohet në procesin e dokumentimit të regjistrimit të kohës së punës dhe llogaritjes së shpërblimit përkatës për punën.

Ky grup dokumentet përbëhen nga formularë të unifikuar të miratuar me Rezolutën e Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse, datë 5 janar 2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit të kontabilitetit parësor për regjistrimin e punës dhe pagesën e saj", le t'i shqyrtojmë ato në mënyrë më të detajuar .

Sipas nenit 91 të Kodit të Punës të Federatës Ruse orari i punës - kjo është koha gjatë së cilës punonjësi, në përputhje me rregulloret e brendshme të punës të organizatës dhe kushtet e kontratës së punës, duhet të përmbushë përgjegjësitë e punës, si dhe periudha të tjera kohore që, në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse, ligjet e tjera federale dhe aktet e tjera rregullatore ligjore të Federatës Ruse, kanë të bëjnë me kohën e punës.

Ligjvënësi i ngarkon punëdhënësit detyrimin për të mbajtur shënime për kohën e punuar realisht nga secili punonjës.

Regjistrimi i përdorimit të kohës së punës është i nevojshëm për qëllimet e mëposhtme:

· sigurimin e kontrollit mbi disiplinës së punës, për sa i përket shfrytëzimit të kohës së punës (frekuentimi në kohë në punë, identifikimi i vonesave dhe mos dusheve; monitorimi i pranisë së personelit në vendet e punës gjatë orarit të punës, si dhe regjistrimi i largimit në kohë të punonjësve nga puna);

· llogaritja e kohës së vërtetë të punuar, pushimeve, sëmundjeve, pushimeve dhe formave të tjera të përdorimit të kohës së punës, e cila është baza për llogaritjen e pagave;

· hartimin raportimi statistikor nga puna.

Për të regjistruar kohën e punuar në të vërtetë dhe (ose) të papunuar nga secili punonjës, përdoren këto: Fleta për regjistrimin e kohës së punës dhe llogaritjen e pagave (Formulari nr. T-12) dhe Fleta për regjistrimin e kohës së punës (Formulari nr. T-13 ).

E veçanta e ekzekutimit të këtyre dokumenteve është për faktin se ato janë dokumentet parësore kontabël mbi bazën e të cilave mbahen.

Mungesa e dokumenteve për regjistrimin e orarit të punës të hartuar në përputhje me legjislacionin aktual, si dhe mungesa e ndonjë prej detajeve të detyrueshme në dokumentet e kontabilitetit parësor, mund të cilësohet si një përfshirje e paarsyeshme e kostove të punës në përbërjen e kostove. zvogëloni bazën tatimore, e cila do të çojë në përfshirjen e organizatës në detyrimin e përcaktuar nga pjesa 3 e Kodit Tatimor të Federatës Ruse.

Kur mbani një fletë kohore për përdorimin e kohës së punës, këshillohet të udhëhiqeni nga rregullat e mëposhtme:

· Kontabiliteti për përdorimin e kohës së punës mund të kryhet për organizatën në tërësi ose veçmas për njësitë strukturore;

· Përfshirja e një punonjësi në Fletën kohore dhe përjashtimi prej tij kryhet në bazë të urdhrit (udhëzimit) përkatës të punëdhënësit;

· Karta e raportit hartohet në një kopje, nënshkruhet nga drejtuesi i njësisë strukturore, punonjës i shërbimit të personelit dhe transferohet në departamentin e kontabilitetit.

· Shënimet në Fletë kohore për arsyet e mungesës nga puna, punës me kohë të pjesshme ose jashtë orarit normal të punës me iniciativën e punëmarrësit ose punëdhënësit, orarin e shkurtuar të punës dhe të tjera bëhen vetëm në bazë të dokumenteve të ekzekutuara siç duhet. Dokumentet e tilla janë çertifikatat e paaftësisë për punë, certifikatat e përmbushjes së detyrave shtetërore ose publike, një paralajmërim me shkrim për pushimin, një kërkesë për punë me kohë të pjesshme, pëlqimi me shkrim i punonjësit për të punuar jashtë orarit në rastet e përcaktuara me ligj dhe dokumente të tjera.

Kur plotësoni formularët Nr. T-12 dhe Nr. T-13, përdoren konventat e mëposhtme:

Pushim pjesërisht i paguar për kujdesin e fëmijëve

Pushimi pa pagesë i jepet një punonjësi për t'u kujdesur për një fëmijë

Pushimi pa pagesë i jepet një punonjësi me lejen e administratës

Lënë pa pagesë në rastet e parashikuara me ligj

Paaftësia e përkohshme për punë (me përjashtim të rasteve të parashikuara në kodin “T”) dhe pushimi mjekësor dhe leja në karantinë, të lëshuara nga vërtetimet e paaftësisë për punë.

Aftësia e kufizuar e papaguar në rastet e parashikuara me ligj (në lidhje me një dëmtim në familje, kujdes për të sëmurët dhe karantinë, të lëshuara nga vërtetime nga institucionet mjekësore, etj.)

Orët e shkurtimit të punës për punëtorët dhe punonjësit kundër caktoni kohëzgjatjen ditë pune në rastet e parashikuara me ligj

Koha e joproduktive nuk është faji i punonjësit

Mungesa tërëditore me mbajtje pagash në rastet e parashikuara me ligj (përmbushja e detyrave shtetërore ose publike, likuidimi situatat emergjente, eliminimi i pasojave fatkeqësitë natyrore)

Mungesa (mungesa nga puna pa arsye të mira gjatë gjithë ditës së punës (ndërrimit), pavarësisht nga kohëzgjatja e tij, si dhe në rast të mungesës nga vendi i punës pa arsye të mirë për më shumë se katër orë rresht gjatë ditës së punës (ndërrimit), arrest administrativ për kundërvajtje administrative, qëndrimi në stacionin e kthjellimit mjekësor, grevat e shpallura të paligjshme dhe mungesa të tjera për arsye të pajustifikuara)

Orë të papunuara për shkak të punës me kohë të pjesshme me iniciativë të administratës

Fundjavë (për pushim javor) dhe pushime

Greva (në kushte dhe në mënyrën e përcaktuar me ligj)

Mosparaqitje për arsye të panjohura (deri në sqarimin e rrethanave)

Më shumë detaje me pyetje në lidhje me regjistrimin dokumentet primare, Ju mund ta lexoni librin e autorëve të BKR-INTERCOM-AUDIT SH.A. “Dokumentet Primare”.

Mund të mësoni më shumë rreth çështjeve që lidhen me menaxhimin e të dhënave të personelit në librin e autorëve të BKR-INTERCOM-AUDIT SHA “Menaxhimi i të dhënave të personelit”.

RREGULLAT E DETYRUARA LOKALE

Para së gjithash, duhet të mbani mend se Kodi aktual i Punës i Federatës Ruse (në tekstin e mëtejmë i referuar si Kodi i Punës i Federatës Ruse) kërkon që organizata të krijojë një numër dokumentesh rregullatore lokale (d.m.th. lokale).

Rregulloret e detyrueshme lokale janë:

• Rregulloret e Brendshme të Punës (ILR).
• Rregulloret (ose udhëzimet) për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.
• Udhëzimet e sigurisë.
• Tabela e personelit (formulari i unifikuar T-3).

Të gjitha këto dokumente janë të vlefshme derisa të zëvendësohen me të reja.

• Orari i pushimeve (formulari i unifikuar T-7), në përputhje me nenin 123 të Kodit të Punës, hartohet çdo vit, jo më vonë se dy javë para fillimit të vitit kalendarik dhe është një dokument i detyrueshëm si për punëdhënësin ashtu edhe për punëmarrësin. (me përjashtim të kategorive preferenciale të punonjësve) .
• Një orar ndërrimi është i nevojshëm në ato organizata ku përdoret puna me turne.
• Rregulloret për standardet e punës dhe rregulloret për standardet e prodhimit duhet të hartohen në ato organizata që përdorin një formë shpërblimi me pjesë për punëtorët.

RREGULLORE OPCIONALE LOKALE

Përveç dokumenteve të listuara, organizata, sipas gjykimit të saj, mund të krijojë dokumente të tjera - rregullore lokale opsionale. Në veçanti, këto mund të jenë:

• rregulloret për ndarjet strukturore të miratuara nga drejtori i organizatës;
• përshkrimet e punës për punonjësit dhe udhëzimet e punës (ose punës) për punëtorët;
• udhëzimet për menaxhimin e të dhënave të personelit janë një mjet shumë i dobishëm për një punonjës që kryen funksionet e një oficeri të personelit, pasi lehtëson ndjeshëm ndërveprimin e tij me menaxherët e linjës dhe funksionale;
• album i formularëve të dokumenteve për të dhënat e personelit;
• dispozitat për certifikimin - nëse organizata kryen certifikim ose certifikim periodik bazuar në rezultatet e testimit;
• rregulloret e personelit;
• marrëveshje kolektive.

Të gjitha këto dokumente janë gjithashtu të vlefshme deri në zëvendësimin me të reja.

DOKUMENTET QË REGJISTROJNË MARRËDHËNIET ME PUNONJËSIT DHE QË PËRMBAJNË INFORMACION PËR TA

Dokumentet e tilla përfshijnë:

• para së gjithash, kjo është një kontratë pune e hartuar, në përputhje me nenet 57 dhe 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, në me shkrim, në dy kopje. Një kopje e kontratës së punës i lëshohet punonjësit kundër nënshkrimit, dhe e dyta mbahet nga punëdhënësi - ose në dosjen personale të punonjësit ose në dosjen "Kontratat e punës me punonjësit";
• atëherë krijohet një kartë personale për secilin punonjës (formulari i unifikuar T-2). Kartat personale mund të ruhen vetëm në një skedar të veçantë;
• dosjet personale të punonjësve nuk kërkohen, por duke qenë se kjo është një dosje shumë e përshtatshme për çdo punonjës, shumica e oficerëve të personelit i përgatisin ato. Le të përsërisim se nuk jemi të detyruar të kryejmë punët personale, por nëse merret një vendim i tillë, atëherë është e nevojshme që ato të zhvillohen sipas rregullave strikte të parashikuara për përpunimin e çështjeve personale. Sidoqoftë, thjesht mund të krijoni skedarë ose dosje për secilin punonjës për lehtësinë e oficerit të burimeve njerëzore. Këto dosje ruajnë kopjet e të gjitha dokumenteve që lidhen me punonjës të veçantë;
• librat e punës punonjësit janë dokumente të kontabilitetit dhe raportimit të rreptë, prandaj ata duhet të ruhen në një kasafortë, të mbyllur përgjithmonë me një çelës. Librat e punës përpilohen në përputhje të rreptë dhe të rreptë me Rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, prodhimin e formularëve të librave të punës dhe ofrimin e tyre tek punëdhënësit, të miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse, datë 16 Prill 2003 Nr. 225, dhe Udhëzimet për plotësimin e librave të punës, të miratuara me Dekret të Ministrisë së Punës të Federatës Ruse, datë 10.10.2003. nr 69.

Urdhërat e BNJ

Punonjësit përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të personelit i kërkohet të përgatisë draft-urdhra për personelin dhe të organizojë miratimin e tyre nga zyrtarët përkatës dhe nënshkrimin nga drejtuesi i organizatës. Urdhrat e personelit duhet të ruhen dhe regjistrohen veçmas nga urdhrat e personelit. Këto përfshijnë porositë për të cilat Goskomstat ka zhvilluar forma të unifikuara:

• në lidhje me punësimin e një punonjësi - formulari T-1;
• për punësimin e punonjësve - formulari T-1a;
• për transferimin e një punonjësi në një punë tjetër - formulari T-5;
• Për transferimin e punonjësve në një punë tjetër - formulari T-5a;
• për dhënien e lejes për një punonjës - formulari T-6;
• për dhënien e lejes për punonjësit - formulari T-6a;
• për përfundimin (përfundimin) e një kontrate pune me një punonjës (largim nga puna) - formulari T-8;
• për përfundimin (përfundimin) e një kontrate pune me punonjësit (largimi nga puna) - formulari T-8a;
• në lidhje me dërgimin e një punonjësi në një udhëtim pune - formulari T-9;
• për dërgimin e punonjësve në një udhëtim pune - formulari T-9a;
• mbi stimujt e punonjësve - formulari T-11;
• mbi stimujt e punonjësve - formulari T-11a.

Përveç këtyre urdhrave, oficerët e personelit duhet të hartojnë në çdo formë (ose të krijojnë formularët e tyre të unifikuar për ta) llojet e mëposhtme të porosive:

• për kombinimin e pozicioneve (profesioneve);
• për zëvendësimin e një punonjësi që mungon përkohësisht pa lirim nga detyrat bazë;
• për shqiptimin e dënimeve;
• për heqjen e parakohshme të dënimeve;
• në lidhje me ndryshimet në të dhënat personale të punonjësit;
• me caktimin e gradës;
• në lidhje me përfshirjen në puna jashtë orarit;
• rreth punësimit gjatë fundjavave (festave);
• në lidhje me detyrën;
• për vendosjen ose heqjen e shtesave personale;
• në lidhje me ndryshimin e mënyrës së funksionimit.

URDHËRI MBI AKTIVITETET KRYESORE DHE DOKUMENTA TË TJERA

Veçanërisht do të doja të them se oficerët e personelit duhet të përgatisin një sërë urdhrash për aktivitetet e tyre kryesore. Sigurisht, këto urdhra do të regjistrohen dhe ruhen së bashku me porositë e tjera të kësaj kategorie, por përgatitja e tyre dhe puna e mëtejshme me to është përgjegjësi e oficerit të personelit. Këto janë, në veçanti, urdhrat:

• për miratimin e tabelës së personelit;
• mbi ndryshimet në tabelën e personelit;
• për të bërë ndryshime (shtesa) në orarin e pushimeve;
• për futjen e ndryshimeve (shtesave) në rregulloret lokale;
• për anulimin e urdhrave të lëshuar në mënyrë të paligjshme ose të gabuar në lidhje me personelin, etj.

Ne kemi emërtuar tashmë disa formularë të unifikuar për të dhënat e personelit që duhet të jenë në çdo organizatë. (Ju lutemi, vini re se në artikullin drejtuar lexuesve që janë të përfshirë në punën e personelit, ne nuk konsiderojmë dokumente mbi shpërblimin. Kjo është një temë për bisedë me kontabilistët). Sidoqoftë, përveç tyre, çdo oficer personeli duhet të jetë në gjendje të hartojë

• certifikatë udhëtimi - formulari T-10;
• detyrë zyrtare - formulari T-10a;
• një shënim-llogaritje për dhënien e lejes për një punonjës - formulari T-60 (ana e përparme);
• shënimi i shlyerjes pas përfundimit (përfundimit) të një kontrate pune me një punonjës (largimi nga puna) - formulari T-61 (ana e përparme);
• akti i pranimit të punës së kryer sipas një kontrate pune të lidhur për kohëzgjatjen e një pune specifike - formulari T-73 (ky lloj kontrate pune me afat të caktuar është jashtëzakonisht i rrallë, prandaj edhe oficerët e personelit me përvojë me përvojë pune shumëvjeçare shpesh nuk e bëjnë duhet të merren me formularin T-73).

REGJISTRIMI I DOKUMENTEVE

Në ditët e sotme, ekzistojnë tre mënyra për t'u regjistruar:

• më e thjeshta - në revista;
• më i avancuar - duke përdorur një indeks karte;
• dhe më i avancuari, i përshtatshëm, i shpejtë - me ndihmën e programeve të duhura kompjuterike.

Sekretarët janë të lirë të zgjedhin metodën më të përshtatshme për ta në çdo rast specifik për regjistrimin e dokumenteve që lidhen me aktivitetet kryesore të kompanisë. Por regjistrimi i dokumenteve të personelit mund të kryhet vetëm duke përdorur revista. Në rast mosmarrëveshje pune, regjistrimi kompjuterik nga gjykata ose inspektimi shtetëror mund të mos njihet puna. Por është e nevojshme të vërtetohet se ky apo ai dokument është krijuar në të vërtetë në ditën e treguar në kërkesën "data"! Rezultati i çështjes varet nga kjo.

Pra, çfarë lloj regjistrash të dokumenteve të burimeve njerëzore duhet të ketë një organizatë:

• Ditari i regjistrimit të kontratave të punës (të cilat mund të regjistrohen si porosi - gjatë vitit kalendarik, duke filluar nga viti i ri, duke filluar numërimin përsëri. Ose mund ta bëni ashtu siç janë regjistruar, p.sh. tavolinat e personelit- për të gjithë periudhën e veprimtarisë së organizatës, d.m.th. që nga kontrata e parë e punës, një herë e lidhur me punonjësin e parë, deri në të fundit, e cila do të lidhet një ditë, me sa duket, pak para likuidimit të shoqërisë);
• regjistri i regjistrimit të kartës personale (T-2);
• një regjistër i dosjeve personale të punonjësve (nëse ato mbahen);
• revista për regjistrimin e urdhrave (numri i ditarëve përcaktohet në varësi të madhësisë së rrjedhës së dokumenteve të personelit. Të gjitha urdhrat e personelit mund të regjistrohen në një ose më shumë revista - deri në atë pikë sa për regjistrim lloje të ndryshme porositë, mund të përdoren revista të ndryshme);
• regjistri i akteve (për refuzimet për t'u njohur me dokumentet, për mungesat, për shkeljet e rregulloreve të brendshme të punës, etj.);
• një libër që regjistron lëvizjen e librave të punës dhe futjet për to (të ruajtura, si librat e punës, në një kasafortë).

Në baza opsionale (por kjo është shumë e dobishme nga pikëpamja e provës), mbahen regjistrat për regjistrimin e deklaratave të punonjësve, raporteve dhe shënimeve shpjeguese në lidhje me punën e personelit.

Librat kontabël nevojiten për të regjistruar:

• Puna jashtë orarit;
• ditët e shfrytëzuara dhe të papërdorura të pushimit vjetor me pagesë
• pushimi i ofruar për punonjësit, etj.

Kartë paralajmëruese

Në shumë raste, Kodi i Punës kërkon që punonjësit të paralajmërohen në kohën e duhur për ndodhjen e ngjarjeve të caktuara. Prandaj, është jashtëzakonisht e dobishme të mbani një skedar paralajmërimesh (letër ose formë elektronike) në lidhje me këto ngjarje:

• fundi i periudhës së testimit (largimi nga puna i punonjësve që dështojnë në test është i mundur vetëm nëse ata janë paralajmëruar për këtë me shkrim, duke treguar arsyet, të paktën tre ditë përpara - neni 71 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
• skadimi i kontratës së punës (është gjithashtu e nevojshme të paralajmëroni punonjësin me shkrim të paktën tre ditë para pushimit nga puna - neni 79 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
• pushimet vjetore të paguara (punonjësi duhet të njoftohet për kohën e fillimit të pushimeve jo më vonë se dy javë para fillimit të saj - neni 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse);
• Përveç kësaj, ju mund të bëni "kujtesa" për çdo ngjarje tjetër (ditëlindje të punonjësve, etj.) për lehtësinë e punës.