Shtëpi › Trashëgimia dhe dhurimi › Llojet e letrave të biznesit të korrespondencës. Llojet e letrave të biznesit. Çfarë lloj dërgesash postare ekzistojnë?

Llojet e letrave të biznesit të korrespondencës. Llojet e letrave të biznesit. Çfarë lloj dërgesash postare ekzistojnë?

Letrat e biznesit mund të ndahen në disa lloje sipas kritereve të ndryshme.

Një nga ndarjet më të zakonshme është tematike. Ai ka dy grupe:

1. Komercial - përdoret në përgatitjen e përfundimit transaksion tregtar, si dhe gjatë përmbushjes së kushteve të kontratës.
2. Jo komerciale (në fakt letra biznesi) - përdoret në zgjidhjen e ndryshme organizative, çështje juridike, marrëdhëniet ekonomike

NË sferën e biznesit Përdoren llojet e mëposhtme të letrave të biznesit:

· CV dhe letra e aplikimit për punësim.
· Letër dorëheqjeje.
· Letër rekomandimi.
· Letër përcjellëse
· Letër refuzimi.
· Letër kërkesë për ecurinë e çështjes (marrëveshje, transaksion, etj.)
· Letër rikujtuese.
· Letër njoftimi.
· Letër mirënjohjeje etj.

Secila prej këtyre llojeve të shkronjave ka karakteristikat e veta. Le t'i shohim më në detaje më poshtë.

Letra e prezantimit ndërmarrja duhet të përmbajë të dhënat maksimale të nevojshme për ndërmarrjen, duke përfshirë nomenklaturën e saj, historinë, etj., si dhe një ide të shprehur qartë se çfarë dëshiron ndërmarrja nga adresuesi: të krijojë marrëdhënie biznesi për eksport ose import, të shkëmbejë delegacione. , organizoni një ekspozitë ose merrni pjesë në të, etj. Këshillohet që një letër-prezantim i tillë të shoqërohet me dokumentacion (librezë e ndërmarrjes, lista e produkteve të ofruara, specifikimet e tyre etj.).

Letër oferte(oferta e produktit). Ai duhet të përmbajë të dhënat e nevojshme (kushtet e ofertës) në mënyrë që të ketë rëndësi juridike për kryerjen negociata të mëtejshme me lidhjen e kontratës së shitblerjes. Këto kushte janë atëherë parakusht kontrata e ardhshme. Këto kushte janë si më poshtë: emri i produktit të ofruar, sasia e produktit, cilësia e produktit (mund të tregohet në specifikim ose bashkëngjitje letrës), çmimi, kushtet bazë të vendit të dorëzimit, kushtet e pagesës, dërgesa. koha, natyra e kontejnerit dhe paketimi, periudha e vlefshmërisë së ofertës. Duhet të theksohet se oferta mund të jetë e qëndrueshme ose falas. Nëse letra e ofertës është e qëndrueshme, atëherë ajo shprehet me fjalët: "Ne ofrojmë me vendosmëri", nëse është falas, atëherë: "Ne ofrojmë pa detyrim".

Letër motivuese. Një letër shoqëruese hartohet kur dërgohen dokumente ose pasuri materiale tek adresuesi. Kjo lloj letre justifikohet në rastet kur përmban shpjegime shtesë për dokumentin bashkëngjitur.

Letër kërkese. Përmban pothuajse të gjitha të njëjtat të dhëna si letra e ofertës. Për më tepër, këshillohet të përmendni pse po e bëni këtë kërkesë për këtë kompani të veçantë, d.m.th. si e dini se funksionon me këtë produkt. Letra e kërkesës nuk tregon çmimin. Ju mund të kërkoni që ta përcaktoni atë në ofertë duke treguar bazën e vendit të dorëzimit.

Letër që kërkon informacion për kompaninë. Në një letër të tillë, përveç kërkesës për të dërguar çdo material që ju intereson, duhet të shënohen edhe disa informacione minimale të nevojshme për organizatën tuaj dhe arsyen për të cilën po e kërkoni materialin, d.m.th. deri në çfarë mase kompania mund të jetë e interesuar për ju.

Mesazh letre. Në këtë formë letër biznesi jepet çdo informacion që nuk kërkon përgjigje apo konfirmim nga pala të cilës i është dërguar kjo letër.

Letër konfirmimi. Përmban një mesazh në lidhje me marrjen e çdo dërgese ose që një dokument i hartuar më parë mbetet në fuqi. Ju gjithashtu mund të konfirmoni një fakt ose veprim.

Letër kujtese. Dërgohet në rastet kur nuk është e mundur të merret një përgjigje duke përdorur bisedat telefonike apo takime personale. Ai përbëhet nga dy elementë: një kujtesë për të kryer një veprim; masat që do të ndërmerren në rast të mospërmbushjes së një kontrate ose marrëveshjeje të lidhur më parë. Shenja "Sekondare" dërgohet kur dërguesi pranon mundësinë që marrësi nuk ka marrë një letër të dërguar më parë.

Letër ftese për negociata. Një letër e tillë duhet t'i dërgohet adresuesit paraprakisht. Këshillohet që letra të përfshijë data alternative të mbërritjes që janë më të përshtatshme për palën tuaj. Tema e negociatave të ardhshme, koha, kohëzgjatja e vizitës, lëshimi i vizave dhe, nëse është e nevojshme, heqja e transportit nga Moska në ndërmarrjen tuaj, çështjet e blerjes së biletave vajtje-ardhje, akomodimi në hotel, vendi dhe koha të takimit (në Moskë, në qytetin tuaj etj.).

Letër garancie. Përpiluar për të konfirmuar detyrime të caktuara dhe drejtuar një organizate ose një individi.

Letër oferte për një përgjigje ndaj një kërkese të marrë nga një blerës potencial që tregon kushtet specifike të një kontrate të ardhshme ose të një kontrate pro forma.

Letër ankese. Dërguar me postë rekomande me të gjitha dokumentet e nevojshme dëshmuese të bashkangjitura (për shembull, raportet e ekzaminimit, raportet e pretendimeve, faturat e ngarkesës, specifikimet, certifikatat e cilësisë). Në këto dokumente duhet referuar numri i kontratës dhe dokument transporti. Data e vulës postare të vendit të nisjes së një letre të tillë konsiderohet data e paraqitjes së ankesës. Këshillohet që letrës t'i bashkëngjitni kartën tuaj të biznesit, ndoshta me një mbishkrim të shkurtër të shkruar me dorë. Të gjitha sa më sipër zbatohen njëlloj për korrespondencën telegrafo-teleks, natyrisht, duke marrë parasysh shkurtësinë e saj dhe veçoritë e stilit të të shkruarit telegraf. Nëse letra është e nënshkruar nga një grua, ajo duhet të tregojë emrin dhe mbiemrin e saj. Nëse letra është e nënshkruar nga një burrë, ai duhet të vendosë vetëm një mbiemër.

Rregullat e bashkëngjitjes kartolinë përshëndetëse ose ndonjë letër biznesi në një zarf: letra paloset tri herë, d.m.th. fizarmonikë Fillimi i letrës duhet të jetë i kthyer nga pjesa e përparme e zarfit në të cilin është shkruar adresa. Karta futet me anën e përparme, festive në murin e zarfit në të cilin shkruhet adresa. Zarfi hapet ose me gërshërë anash, ose me thikë letre hapet pjesa e sipërme. Letra duhet të jetë gjithmonë përballë personit që hap zarfin.

Detajet- komponentët e detyrueshëm të një letre ose dokumenti biznesi.

Një aplikim është një dokument që i drejtohet një organizate ose zyrtari me një kërkesë për punësim.

Autobiografi. Pas titullit "Autobiografi" në formën e një teksti koherent shkruhen të dhënat e mëposhtme: mbiemri patronimik (Unë jam Ivanov Ivan Ivanovich); data dhe vendi i lindjes; prindërit (emri i tyre i plotë dhe patronimi, çfarë bëjnë ata); arsimimi; filloni veprimtaria e punës(vendi i punës, pozicioni, lëvizjet pasuese); tregoni (nëse ka) stimuj dhe çmime; data (majtas) dhe nënshkrimi (djathtas).

Rezyme- ky është një dokument që përmban kërkesat biografike që një person paraqet kur aplikon për punësim. Një tipar i rezymesë është dhënia e informacionit në lidhje me arsimin dhe veprimtarinë e punës në rend të kundërt kronologjik.

Shënime të zyrës- këto janë dokumente të korrespondencës së brendshme të biznesit midis divizioneve strukturore ose zyrtarëve.

Memorandum- ky është një dokument drejtuar drejtuesit të ndërmarrjes ose njësi strukturore që përmban një deklaratë për çdo pyetje ose propozim.

Formulari standard për një memorandum të brendshëm është si më poshtë: emri i njësisë strukturore të autorit të dokumentit; emri i llojit të dokumentit; adresa; data; titulli i tekstit; teksti; shenjat mbi praninë e aplikacionit (nëse ka); nënshkrim.

Memorandumet mund të jenë të brendshme ose të jashtme. Ato nënshkruhen nga përpiluesi.

Veproni- ky është një dokument i hartuar nga disa persona dhe që konfirmon fakte të vërtetuara apo ngjarje. Ai është përpiluar kolektivisht me qëllim të regjistrimit objektiv të ngjarjeve dhe fakteve për të përcaktuar thelbin e shkakut dhe pasojës.

Referenca- një dokument që konfirmon ndonjë fakt ose ngjarje.

Ekzistojnë dy lloje të ndihmës:

1. Certifikatat që përshkruajnë dhe konfirmojnë çdo ngjarje;
2. Certifikatat që vërtetojnë faktet juridike: konfirmimi i vendit të punës, studimit, pozicionit të mbajtur, vendbanimit...

Ata kanë emrin e organizatës, emrin e llojit të dokumentit, datën, numrin, vendin e përgatitjes, titullin, tekstin, adresuesin, shënimet për praninë e aplikacionit, nënshkrimin dhe vulën.

Ju gjithashtu mund të ndani një letër biznesi sipas kritereve të tjera. Për shembull:

Në bazë të marrësit, letrat e biznesit ndahen në:

1. Letra rrethore - letra drejtuar disa marrësve në të njëjtën kohë.
2. Letra të rregullta - drejtuar një marrësi të veçantë.

Sipas përbërjes së tyre, letrat e biznesit janë:

1. Një aspekt - shqyrto një çështje.
2. Shumëdimensionale - prek disa çështje në të njëjtën kohë.

Struktura e letrave të biznesit është si më poshtë:

1. E rregulluar - e përpiluar sipas një modeli të caktuar të vendosur.
2. Të parregulluara - përmbajnë tekstin e autorit dhe janë përpiluar në formë të lirë, nuk kanë një shabllon të vendosur.

Sipas formës së dërgimit, letrat e biznesit mund të jenë:

1. Zarf - dërguar me postë në një zarf.
2. Elektronike - dërgohet në mënyrë elektronike me e-mail.
3. Faks - dërguar me faks.

Përkufizimi i termit

Një nga format e komunikimit midis njerëzve që përdorin struktura gjuhësore është aktiviteti i të folurit. Ai përfaqëson disa përpjekje njerëzore që synojnë arritjen e një qëllimi specifik. Në të njëjtën kohë, veprimtaria e të folurit ka lloje të tilla si të folurit, leximi, përkthimi, shkrimi etj. Të gjitha këto janë mjete komunikimi midis njerëzve.

Letra si një mbështetje sistemi i shenjave. Përdoret për fiksim gjuha e shëndoshë. Por në të njëjtën kohë, shkrimi është një sistem i pavarur komunikimi që ka një numër funksionesh unike për të. Përveç regjistrimit të aktivitetit të të folurit, ai i ofron njerëzimit mundësinë për të asimiluar njohuritë e gjeneratave të mëparshme dhe për të zgjeruar sferën e komunikimit. Me fjalë të tjera, shkrimi i lidh njerëzit kur nuk ka mundësi komunikimi të drejtpërdrejtë për shkak të ndarjes së tyre në kohë apo hapësirë.

Ky term u interpretua disi ndryshe nga gjuha letrare ruse e shekullit të 18-të. Në ato ditë, fjala "letër", përveç një dërgesë postare me tekst në letër, nënkuptonte edhe një ese ose vepër të shkruar nga autorët. Ky interpretim iu dha këtij termi në lidhje me ndikimin e rëndësishëm të gjuhës polake në rusisht, që ndodhi gjatë asaj periudhe.

Sot, letra ka ruajtur funksionin e saj kryesor - informacionin. Megjithatë, lista e mënyrave për të përcjellë një mesazh të veçantë është zgjeruar ndjeshëm. Kështu, letrat sot mund të merren me e-mail, si dhe duke përdorur një sërë elementesh multimediale (foto, audio ose videoklipe).

Klasifikimi i mesazheve

Sot ka lloje të ndryshme shkronjash. Para së gjithash, ato ndahen në letër, të cilat janë tradicionale dhe elektronike.

Lloji i parë i letrave është korrespondenca e natyrave të ndryshme, të mbyllura në një zarf. Mesazhe të tilla udhëtojnë shumë nga dërguesi i tyre te adresuesi.

Lloje të ndryshme email-esh të dërguara duke përdorur mjete moderne komunikimet (nëpërmjet e-mail, chat, video komunikim, etj.), në thelb, nuk ndryshojnë nga ato tradicionale. Ata, si paraardhësit e tyre, kanë një adresë dërguesi dhe marrësi, tekstin e informacionit bazë, nënshkrimin, datën, etj. Megjithatë pamje elektronike letrat janë një mjet i veçantë komunikimi. Me ndihmën e tyre, njerëzit mund të komunikojnë përmes dialogut, telekonferencave, etj. Me fjalë të tjera, e-maili i ofron njerëzimit mundësi të mëdha, duke transmetuar çdo informacion në pak sekonda duke shtypur vetëm një buton të hyrjes.

Ekziston një klasifikim tjetër, sipas të cilit llojet kryesore të shkronjave janë si më poshtë:

Miqësore. Ato u shkruhen njerëzve që njohin, të cilët zakonisht jetojnë në një lokalitet tjetër.
të dashurit. Ato janë shkruar nga romantikë që ende nuk janë konvertuar në bota moderne. Letra të tilla, të mbushura me ndjenja, si në kohët e vjetra, vazhdojnë të fluturojnë shtëpi më shtëpi, duke kaluar kufijtë e rajoneve, vendeve dhe kontinenteve.
Reklamim. Qëllimi i tyre kryesor është i lidhur me shitjet. Sot në Rusi letra të tilla sapo kanë filluar të bëhen të njohura, duke u rritur në vëllim dhe duke u zhvilluar nga viti në vit. Kjo mund të përfshijë lloje të ndryshme oferta komerciale, njoftime promovime etj.
Biznesi. Këto janë letra të destinuara për klientët dhe partnerët, zyrtarët dhe zyrtarët. Dërgimi i korrespondencës së tillë kontrollohet rreptësisht. Letra duhet t'i arrijë adresuesit në kohë për t'i përcjellë atij informacione të rëndësishme.

Ka lloje të tjera mesazhesh. Pra, ka letra që i bashkëngjiten CV-së, të dërguara në konsullatë, në redaksinë, në ambasadë, si dhe në shërbimin e mbështetjes teknike.

Nevoja për korrespondencë biznesi

Kur harton një letër zyrtare, një person vështirë se mendon për faktin se metodat e hartimit dhe prezantimit të saj janë rafinuar gjatë shumë shekujve. Mesazhet e biznesit, si në kohët e mëparshme, janë një mjet integral i komunikimit ndërmjet institucioneve të ndryshme. Për më tepër, ata të gjithë mbajnë një emër të vetëm të përgjithësuar - "letër shërbimi". Ky koncept përfshin dokumente me përmbajtje të ndryshme, të hartuara në përputhje me GOST ekzistuese dhe të dërguara me faks, postë ose mjete të tjera. Teksti i korrespondencës së tillë duhet të jetë i saktë, i shkruar dhe i saktë. Zgjidhja për këtë apo atë çështje, dhe për këtë arsye suksesi i ndërmarrjes në tërësi, do të varet drejtpërdrejt nga kjo.

Historia e korrespondencës së biznesit

Përpilimi i koleksioneve ("letrave") që përmbajnë mostra dokumentesh filloi në Rusi në fillim të shekullit të 18-të. Paraardhësit e këtyre botimeve ishin "librat e formës" që u përdorën në Perëndim në shekullin e VII.

Të dy drejtoritë përmbanin një përshkrim të detajeve të dokumentit, si dhe sekuencën e tyre specifike. Këto ishin një lloj koleksioni i dobishëm për skribët. Prej tyre ishte e mundur të mblidheshin informacione në lidhje me ndërtimin e një dokumenti, si dhe të njiheshin me grupet shabllone të shprehjeve dhe frazave që ishin pjesë integrale e etikës zyrtare.

Një nga llojet e "letrave" ishte "libri titullar". Ky koleksion përmbante informacione se si të shkruhet titulli i plotë mbretëror.

"Libri i letrave" përmbante gjithashtu kërkesa për dorëshkrimin e shkruesit, si dhe për ngjyrën dhe cilësinë e letrës. E gjithë korrespondenca dërgohej në zarfe të mbyllura me dyll ose vaferë.

Gjatë ekzistencës së BRSS, zhanri i shkrimit të biznesit, i pranuar në Rusinë Cariste, thjesht u refuzua si një relike e së kaluarës. Qeveria Sovjetike nënvlerësoi rëndësinë e korrespondencës së biznesit. Përveç kësaj, mungesa e konkurrencës dhe sipërmarrja e lirë eliminuan nevojën për elokuencë dhe argumente bindëse për partnerin për fillimin e bashkëpunimit.

Llojet e letrave të biznesit

Aktualisht, asnjë organizatë e vetme nuk mund të bëjë pa korrespondencë zyrtare. Korrespondenca zyrtare përdoret në zgjidhjen e shumë çështjeve operacionale që lindin në aktivitetet tregtare dhe menaxhuese.

Çdo letër biznesi nuk është gjë tjetër veçse një mesazh informacioni i një natyre protokolare. Kjo është arsyeja pse një korrespondencë e tillë duhet të regjistrohet, dhe komunikimi verbal me partnerët nuk eliminon nevojën për ta dërguar atë me postë.

Ekzistojnë lloje të ndryshme, megjithatë, klasifikimi i tyre varet nga karakteristikat që janë të natyrshme në to. Pra, ata dallojnë:

Letrat e shërbimit që kërkojnë përgjigje. Kjo, etj.
Korrespondencë biznesi që nuk kërkon përgjigje. Kjo përfshin letra paralajmëruese, letra rikujtuese, etj.

Korrespondenca e biznesit gjithashtu mund të klasifikohet sipas karakteristikave strukturore. Në përputhje me to, ekzistojnë lloje të tilla letrash zyrtare si standarde dhe të parregulluara. E para prej tyre janë krijuar për të zgjidhur çështje që lidhen me situata të rregullta ekonomike dhe ligjore. Informacioni në një mesazh të tillë paraqitet në formën e ndërtimeve sintaksore të një tipi standard. Ato të parregulluara përmbajnë rrëfimin formal dhe logjik të autorit, të shkruar brenda kuadrit të mirësjelljes së pranuar.

Tipari tematik i korrespondencës zyrtare bën dallimin midis korrespondencës tregtare dhe asaj tregtare. Kështu, ka letra që mbulojnë format juridike, ekonomike, financiare dhe të tjera të aktiviteteve të ndërmarrjes. Ato klasifikohen si korrespondencë biznesi. Nëse teksti i letrës përmban pyetje të shitjes ose logjistikës, atëherë ajo konsiderohet komerciale.

Në bazë të karakteristikave të adresuesit, korrespondenca e biznesit ndahet në rrethore dhe të rregullt. Lloji i dytë i letrave ndryshon në atë që i njëjti tekst dërgohet nga një burim në disa adresa.

Ekzistojnë gjithashtu korrespondencë biznesi me një aspekt dhe shumë aspekte. E para nga këto dy lloje shqyrton vetëm një çështje ose problem. Një tekst shumëdimensional nxjerr në pah disa drejtime njëherësh (mesazhe, propozime, kërkesa).

Shkrimi i letrave të biznesit

E gjithë korrespondenca zyrtare përfshin disa elementë strukturorë. Në krye të fletës është zona e titullit. Në anën e majtë të saj ka një pullë qoshe të kompanisë që tregon emrin, si dhe detaje postare dhe të tjera të kompanisë. Këtu shënohet edhe numri i dokumentit dalës dhe data e regjistrimit.

Pak poshtë kësaj vule qoshe është titulli i tekstit të letrës dhe më pas vijon vetë teksti. Kur shkruani një dokument të tillë, duhet të respektohen rregullat e mëposhtme:

teksti duhet të trajtojë ose një çështje ose disa të ndërlidhura;
pjesa e parë e tekstit duhet të tregojë arsyen e shkrimit të tij, dhe e dyta - propozimet, përfundimet, vendimet, etj.;
korrespondenca duhet të vendoset në fletë të formatit A5 ose A4;
Nëse ka bashkëngjitje, ato tregohen poshtë tekstit kryesor.

Në fund është zona e nënshkrimit. Këtu tregohet pozicioni i personit që nënshkruan dokumentin, si dhe mbiemri dhe inicialet e tij.

Nëse keni nevojë të shkruani lloje të ndryshme letrash në anglisht, gjermanisht dhe gjuhë të tjera, atëherë gjatë përgatitjes së tyre duhet të merrni parasysh veçoritë e hartimit të letrave zyrtare nga vendi partner. Kështu, në shtete të ndryshme ka rregulla të veçanta shkrimi i datave, adresave dhe pikave të tjera specifike.

Rregullat për të shkruar email

Sot, autorët e gazetave dhe blogjeve të shumta përpiqen të mbajnë kontakte me lexuesit e tyre duke u dërguar rregullisht letra me këshilla të dobishme. Megjithatë, në këtë çështje ka rregulla të caktuara, në lidhje me buletinin që një person thjesht nuk dëshiron ta shohë në kompjuterin e tij.

Klasifikimi i pazakontë

Ekzistojnë 5 lloje të emaileve që nuk duhet t'i përcillni audiencës tuaj. Këto përfshijnë:

"Shkronja-fletë" që zënë më shumë se një ekran monitori.
“Letra të pakuptimta” të dërguara me frekuencë të bezdisshme.
"Letra referuese", në të cilat autori jep këshilla për t'u "njohur" me diçka të dobishme. Për të marrë një informacion të tillë, lexuesi ndjek lidhjen e përmendur dhe shikon një mësim tjetër ose trajnim atje. Një tërheqje e tillë ndaj një faqeje të palëve të treta zvogëlon me shpejtësi madhësinë e audiencës origjinale.
“Letra guerile” të dërguara nga autori i postimeve të ndryshme në të njëjtën bazë klientësh.
"Letra të frikshme" Këto përfshijnë korrespondencë që ka një pamje të shëmtuar kur dërgohet me email me telefon celular ose nga një tabletë. Kjo është arsyeja pse, kur përgatitni ndonjë tekst, duhet të siguroheni që ai të lexohet po aq mirë nga pajisje të ndryshme.

Të shkruarit në procesin e zhvillimit njerëzor

Njerëzit fillojnë të mësojnë konceptet bazë të transferimit të simboleve grafike në letër kur janë në moshën shkollore. Pikërisht në këto vite shkrimi si veprimtari mori një rëndësi të veçantë. Dëshira për të pasqyruar qartë dhe shpejt mendimet e dikujt në letër tregon se një person po përmirëson shkrim-leximin e tij. Për më tepër, shumë psikologë vërejnë faktin se veçantia e të folurit e transferuar në letër qëndron në faktin se nuk është vetëm një zakon i gishtërinjve dhe duarve. Shkrimi është një mjet i veprimtarisë aktive njohëse, dhe asimilimi i tij është i lidhur ngushtë me procesin e formimit të personalitetit.

Shkrimi në shkollën fillore

Për t'u njohur me botë e mahnitshme Fëmijët fillojnë të shfaqin fjalimin në letër që në klasën e parë. Në të njëjtën kohë, studentët fillojnë të kuptojnë se ekzistojnë lloje të ndryshme shkronjash. mësuesit për këtë temë duhet të përmbajnë objektivat e orës së mësimit. Ato konsistojnë në njohjen e fëmijëve me zhanrin e të shkruarit, zhvillimin e të folurit koherent, vigjilencën drejtshkrimore, kujtesën e të folurit-dëgjimor dhe pamor, aftësitë e shkëlqyera motorike dhe sferën emocionale.

Në një mësim të tillë mësuesi u shpjegon nxënësve të tij rolin që luan shkrimi në jetën e njerëzve. Kjo u mundëson studentëve të zhvillojnë aftësitë e tyre komunikuese. Fëmijët zhvillojnë kolektivizëm dhe grumbullojnë përvojë fillestare në të menduarit, hartimin dhe shkrimin e letrave.

Ese e pazakontë

Në mësimet e shkollës për gjuhën dhe letërsinë ruse në shkollën e mesme, ndonjëherë ofrohet një detyrë shumë interesante. Mësuesi u kërkon fëmijëve të shkruajnë një ese në formën e një letre. Duke përdorur këtë ju mund të shmangni frazat shabllone dhe kornizat strikte. Në të njëjtën kohë, nxënësit i jepet mundësia të lërë të fluturojë imagjinatën e tij duke qëndruar brenda kornizës së temës së dhënë.

Sigurisht, shkrimi është para së gjithash liri mendimi. Sidoqoftë, përpara se të hartoni këtë ese, nuk do të jetë e dëmshme të mendoni për planin e saj. Kjo do t'ju lejojë të shprehni qartë mendimet tuaja në letër dhe të mos ngatërroheni në tezat e paraqitura. Një letër e tillë do të bëhet e kuptueshme jo vetëm për personin të cilit i është menduar. Çdo lexues do ta kuptojë idenë e tij kryesore.

Edukimi në shkollat korrektuese

Për fëmijët që vuajnë nga sëmundje të caktuara, të veçanta institucionet arsimore lloje të ndryshme(nga 1 në 8). Qëllimi i tyre kryesor është të përgatisin studentët për jetën e rritur.

Mësimi më i vështirë është në shkollat e tipit 8. Këtu pranohen fëmijët me prapambetje mendore. Në fazën e parë të trajnimit të tyre, mësuesi duhet të zhvillojë aftësitë fillestare në leximin dhe paraqitjen grafike të tingujve. Për nxënës të tillë, shkrimi (klasa e parë, lloji i 8-të i shkollës) shërben si bazë për formimin e sintezës dhe analizës së shkronjave zanore. Nxënësit e klasës së parë punojnë me fjalë dhe rrokje, tekste të shkurtra, si dhe me llojet më të thjeshta të fjalive.

Qëllimi kryesor i shkollave të tilla është t'u mësojë fëmijëve shkrim e këndim, si dhe orientim në kushtet sociale dhe të jetesës.

Letra është një emër i përgjithësuar për dokumentet me përmbajtje të ndryshme të dërguara me postë, korrier, faks, e-mail, etj.

Siç e dini, njerëzit përshëndeten nga rrobat e tyre. Prandaj, “rrobat” e letrës suaj, d.m.th. Zarfi dhe letra duhet të jenë të papërlyera. Përndryshe, letra juaj rrezikon të përfundojë në koshin e letrës së mbeturinave të palexuara, edhe nëse përmban informacione që janë jashtëzakonisht të vlefshme për marrësin.

Kjo është veçanërisht e vërtetë për letra të tilla si prezantimet e kompanive, ofertat e produkteve, mallrat, shërbimet dhe aplikimet për punë. Zarfi duhet të jetë i trashë, i errët, me madhësi standarde, i bërë me letër të bardhë. Adresa në zarf duhet të jetë e printuar ose e dukshme nga një dritare transparente. Këtu nuk ka kufizime apo rregulla strikte.

Nëse do të kërkoni informacione, do të porosisni mallra ose shërbime, atëherë si zarfi ashtu edhe letra mund të mos jenë më të shtrenjtat, por gjithsesi të cilësisë së mirë.

Letra, nëse nuk përdorni letrën standarde të kompanisë suaj, duhet të plotësojë edhe kërkesat më të rrepta: format A4, të bardhë, të trashë, një fletë pa defekte apo njolla, veçanërisht nëse jeni duke ofruar bashkëpunim, duke përfaqësuar kompaninë tuaj ose duke u punësuar. . Nënshkrimi duhet të formatohet në atë mënyrë që marrësi të mos ndjejë se ju nuk keni një stilolaps të mirë ose se nuk jeni mjaftueshëm të sigurt për të riprodhuar nënshkrimin tuaj. Letra juaj duhet të lërë një përshtypje të fortë dhe të respektueshme në shikim të parë.

Letra duhet të jetë informuese, koncize dhe të marrë jo më shumë se një faqe. Askush nuk do të lexojë më shumë se një faqe.

Të gjitha letrat e biznesit mund të ndahen në ato që deklarojnë një fakt të kryer dhe që parashikojnë mundësinë e realizimit të tij, në letra që kërkojnë një letër përgjigjeje dhe letra që nuk kërkojnë një letër përgjigjeje, në letra biznesi dhe tregtare.

Llojet e letrave të biznesit:

1)Letër informative u dërgohet zyrtarëve dhe jep informacion për ecurinë e punës ose informon për ndonjë çështje, çështje, fakte, ngjarje etj. Shpesh me ndihmën e letrave të tilla ata promovojnë aktivitetet e organizatave dhe produkteve.

2) B letër kërkesë personi që e dërgon pyet ose kërkon një përgjigje për një pyetje me interes ose një shpjegim për një fakt të kryer etj.

3)Letër përcjellëse (ose mbuluese).– ky është një njoftim i shkurtër për adresuesin se atij i janë dërguar dokumente ose pasuri materiale. Letrat e tilla hartohen kur përmbajnë shpjegime për natyrën e ekzekutimit ose qëllimin e dërgimit të dokumentit.

4) B letër kujtesë njoftimi për afrimin, përshpejtimin ose skadimin e afatit për ekzekutimin e çdo veprimi.

5)Letër aplikimi- kjo është një letër zyrtare në të cilën bëhet ky apo ai urdhër ose aplikim.

6) B letër kërkesë institucionet, ndërmarrjet, organizatat ose qytetarët individualë kontaktojnë adresuesin me një kërkesë.

7)Letër përgjigje– kjo është një letër në të cilën u jepet përgjigje kërkesave, aplikacioneve, urdhrave etj. Teksti përcakton vendimin e marrë për dokumentin e nismës.

8)Letra garancie vendos ose konfirmon detyrimet e ortakëve në çdo transaksion: pagesa për punën e kryer, sigurimi i banesave, etj. Ky dokument duhet të ketë nënshkrimet e menaxherit dhe llogaritarit kryesor, si dhe vulën e organizatës.

9)Letër ftese. Qëllimi i letrës është një ftesë për një takim, takim, konferencë, etj. I drejtohet një personi të caktuar, grupi njerëzish, organizate dhe mund të përmbajë axhendën e plotë të ngjarjes, emrat e folësve, etj.

10)Letër njoftimi. Shpesh përgjigja e një kërkese.

11)Letër konfirmimi njofton marrjen e dokumenteve, sendeve me vlerë, konfirmon faktet dhe veprimet. Dërgimi i letrave konfirmuese është një pjesë e detyrueshme marrëdhëniet e biznesit. Kjo ju lejon të hiqni çështjen nga kontrolli.

12)Letër ankese dërguar nga ndërmarrja blerëse në organizatën e furnizuesit. Teksti tregon kërkesat e paraqitura nga autori i kërkesës.

Letrat hartohen në kokë dhe përmbajnë detajet e mëposhtme: adresuesi, titulli i tekstit, shënimi për praninë e një bashkëngjitjeje, nënshkrimi, shënimi për interpretuesin.

Korrespondenca zyrtare përfshin shumë lloje dhe lloje letrash: kërkesa, propozime, njoftime, rikujtesa, njoftime, letra mbuluese dhe garancie, ftesa, aplikime, pretendime, etj.

Struktura e një letre biznesi.

Kur shkruani ndonjë shkronjë, gjithmonë duhet të udhëhiqeni nga formula: e shkurtër dhe e saktë. Një letër biznesi nuk duhet të jetë më shumë se një faqe.

Teksti i letrës, si rregull, përbëhet nga tre pjesë: hyrje, dëshmi dhe përfundim. Hyrja tregon arsyet e hartimit të letrës, provat tregojnë faktet, konsideratat dhe shpjegimet e autorit të letrës, llogaritjet e tij dhe përfundimi tregon qëllimin kryesor të letrës.

Teksti i letrës mund të përbëhet jo vetëm nga të tre elementët, por edhe nga dy - hyrje dhe përfundim, ose edhe një - përfundim.

Letrat lëshohen në kokë.

Emri i llojit të dokumentit nuk tregohet me shkronja.

Letrat hartohen në dy kopje: kopja e parë, pas regjistrimit në ditarin e dokumenteve dalëse, i dërgohet adresuesit dhe e dyta mbahet në dosje.

Letrat e shërbimit duhet të nënshkruhen nga titullari i institucionit përpara se të dërgohen. Nëse letra është e një natyre monetare, pasurore, materiale ose kreditore, atëherë kërkohet nënshkrimi i një kontabilisti. Shihni detajet e "nënshkrimit".

2.FAXE, TELEGRAM, TELEFONOGRAM, EMAIL

Fakset janë në thelb letra të shpejta, prandaj për to vlejnë të gjitha kërkesat për letra. Për më tepër, në disa raste mesazhi i faksit konfirmohet duke dërguar origjinalin me postë të rregullt. Ekzistojnë dy lloje faksesh - mesazhe shumë të shkurtra që kërkojnë përgjigje urgjente dhe ato më të gjata. Në rastin e parë, mesazhi shkruhet në një formë standarde. Në rastin kur transmetohet një mesazh i gjatë, atëherë në formularin standard është e nevojshme të tregohet se kujt i drejtohen informacioni dhe mesazhi për përmbajtjen e bashkëngjitjeve (marrëveshje, porosi, etj.).

Email - absolutisht lloj i veçantë komunikimet, duke ju lejuar të punoni në modalitetin interaktiv, në modalitetin e telekonferencës, etj. dhe paraqet mundësi të mëdha dhe vështirësi të mëdha për shkak të specifikave të kryerjes së korrespondencës elektronike. Nga njëra anë, emailet pothuajse nuk ndryshojnë nga paraardhësit e tyre të zakonshëm - letrat në letër. Email-i ka adresën e marrësit dhe adresën e dërguesit, datën dhe orën e dërgimit dhe marrjes së mesazhit, tekstin e letrës dhe nënshkrimin e dërguesit, subjekti i mesazhit regjistrohet, skedari i bashkangjitur shërben si bashkëngjitje.

Biznesi korrespondencë me email nënkupton respektimin e kulturës dhe traditave të natyrshme në një popull të caktuar, nivel shoqëror apo edhe fushë të biznesit. Një amerikan, për shembull, mund të kalojë shumë shpejt në një nivel pothuajse informal të komunikimit, gjë që nuk do të thotë se biznesi juaj është një prioritet për të, por vetëm se si e bëjnë atë. Evropianët do të mbajnë distancë deri në momentin e fundit dhe për të njëjtën arsye. Opsioni më optimal është të zgjidhni një zhvillim gradual të marrëdhënieve nga ato rreptësisht formale në ato më informale. Stili dhe forma e mesazheve të biznesit duhet të mbahen në një stil zyrtar.

Duhet mbajtur mend se mesazhi juaj, përpara se të arrijë në kutinë postare të marrësit, kalon nëpër shumë serverë dhe është i disponueshëm për vëmendjen e shumë njerëzve. Prandaj, kur punoni me postë elektronike, duhet të mbani mend se juaja email në asnjë rrethanë nuk duhet të komprometojë as ju, as kompaninë tuaj, as adresuesin tuaj.

3. Koncepti i një formulari dokumenti. Forma këndore dhe gjatësore.

Një formular dokumenti është detaje të përhershme të detyrueshme të para-aplikuara në një fletë standarde letre me tipografi ose duke përdorur një vulë të veçantë. Këto detaje formojnë formularin zyrtar (kompani) të dokumentit.

Çdo dokument përbëhet nga një numër elementesh përbërëse të tij, të cilët quhen detaje (emri, adresuesi, teksti, data, etj.). GOST përcakton përkufizimin e mëposhtëm:

Një mbështetëse është një element i detyrueshëm i dizajnit i natyrshëm në një lloj të caktuar dokumenti zyrtar.

Dokumente të ndryshme përbëhet nga një grup i ndryshëm detajesh, i cili përcaktohet nga qëllimi i krijimit të dokumentit, qëllimi i tij, etj. Por në çdo rast, informacioni i regjistruar në një medium të prekshëm duhet të zyrtarizohet duke vendosur detajet e nevojshme. Vetëm atëherë bëhet dokument.

Gjatë prodhimit të formularëve zyrtarë, përdoren dy standarde kryesore të letrës: A4 (210x297mm) dhe A5 (147x210mm). Lejohet përdorimi i formularëve në formatet A3 (420x297mm) dhe A6 (148x105mm). Formularët e dokumenteve duhet të kenë kufij të paktën 20 mm majtas dhe sipër dhe 10 mm djathtas dhe poshtë.

Ekzistojnë tre lloje të formularëve zyrtarë për dokumentet organizative dhe administrative: formulari i përgjithshëm, formulari i letrës, formulari lloj specifik dokument. Formulari i përgjithshëm përdoret për prodhimin e çdo lloj dokumenti përveç letrave.

Formulari i letrës

Ky formular theksohet sepse letra synohet t'u dërgohet organizatave të tjera dhe për këtë arsye përmban informacionin e adresës së ndërmarrjes. Formulari i letrës përfshin detaje: emrin e organizatës, informacionin rreth organizatës, kodin e organizatës. Formulari i letrës tregon vendndodhjen e detajeve: datën e dokumentit, numrin e regjistrimit të dokumentit, një lidhje me numrin e regjistrimit dhe datën e dokumentit. Fletë letre mund të përmbajë gjithashtu një imazh të stemës ose stemës dhe emrin e organizatës mëmë.

Metodat për regjistrimin e detajeve

_________________ ________________________ _________________ ______________

___________ _________ ____________ __________

______ ____________ ______ ____________

Kërkesat për formularët e dokumenteve: dokumentet përgatiten në formularë, duhet të kenë një grup të përcaktuar detajesh dhe një rend të qëndrueshëm të rregullimit të tyre.

Janë krijuar dy formate kryesore të formularëve të dokumenteve - A4 (210 x 297 mm) dhe A5 (148 x 210 mm).

Çdo fletë e dokumentit, e hartuar si në formë ashtu edhe pa të, duhet të ketë kufij, mm:

20 - majtas,

10 - drejtë,

20 - lartë,

Etiketa e biznesit: Letër biznesi. Rregullat e përpilimit. (Përshëndetje dhe prezantim)

Shpesh kontakti i parë në botën e biznesit fillon me një letër dhe nëse nuk i kushtoni rëndësi etikës së korrespondencës, njohja mund të mos ndodhë dhe do të humbni një klient, partner, koleg.

Format moderne të korrespondencës u zhvilluan rreth 150 vjet më parë. Atdheu i tyre është Anglia dhe prej andej e kanë origjinën rregullat bazë të mirësjelljes për të shkruar korrespondencë. Pajtueshmëria me rregullat e korrespondencës tregon mirësjelljen dhe respektin tuaj për partnerin tuaj.

Është e zakonshme të shkruhet një letër biznesi në kokën e organizatës, e cila tashmë përmban detajet e institucionit. Pamja e jashtme forma është një lloj kartëvizita kompania, ndaj dizajni i saj duhet trajtuar me kujdes të veçantë. Sa më formale të jetë forma, aq më formal duhet të jetë stili i të shkruarit.

Zarf

Ndryshe nga Praktika ruse, në të gjithë botën shkruajnë të parët kujt, dhe pastaj Ku. Adresa e marrësit shkruhet dy herë: në zarfin me anën e djathtë në fund dhe në këndin e sipërm të majtë të shkronjës.

Nëse letra vendoset në një zarf me një dritare transparente, atëherë adresa shkruhet një herë - në këndin e sipërm të majtë të letrës, dhe vetë letra është palosur në mënyrë që adresa e marrësit të jetë saktësisht në dritaren transparente.

Pas adresës, duhet të shkruani mbiemrin e marrësit me iniciale: fillimisht inicialet, pastaj mbiemrin. Mirësjellja kërkon prefiksimin e inicialeve me shkurtesat "Mr", "Ms" ose "Ms".

Në shumicën e vendeve, është zakon të shkruhet fillimisht emri, pastaj mbiemri. Megjithatë, ka përjashtime. Në Kinë, për shembull, mbiemri vjen së pari, pastaj emri i dhënë. Në Hungari, emri shkruhet edhe pas mbiemrit; nëse mbiemrit të gruas i shtohet mbaresa “ne”, kjo do të thotë se ajo është e martuar: Istvan është burrë, Istvan është gruaja e tij.

Nëse adresuesi ka një gradë ose titull, është më mirë ta tregoni atë në vend që thjesht të thërrisni "Z.". Në të gjitha vendet e Evropës Perëndimore, si në Shtetet e Bashkuara, titujt hiqen si me gojë ashtu edhe shkrimi konsiderohet e pasjellshme. Megjithatë, shkrimi dhe thënia "Z. + titull + mbiemër" pranohet vetëm në Gjermani.

Fjalët "Z." dhe "Zonjë" zakonisht nuk përdoren pa mbiemër, dhe ato janë gjithmonë të shkurtuara në "Znj."

Në Angli, adresa e sjellshme "Esquire" (Esquire - Esq.) përdoret shpesh dhe nuk përdoret kurrë në lidhje me fjalën "Mr".

Në Francë, si në Angli, titulli i fisnikërisë së adresuesit tregohet gjithmonë në adresë, por nuk është zakon të përmendet në trupin e letrës.

Në SHBA, si rregull, ata ndjekin Rregullat angleze shkronjat, por forma angleze "Esquire" nuk tregohet. Në SHBA dhe Angli, zonjat e martuara shkruajnë emrin dhe mbiemrin e burrit të tyre. Dhe letrat për zonjat e pamartuara duhet të përfshijnë gjithmonë emrin e tyre.

Është e pranueshme të përdoren shkurtesat që tregojnë pozicionin ose titullin e adresuesit. Nëse dëshironi të dërgoni një letër personalisht, atëherë pas mbiemrit tuaj duhet të tregoni "Privat" - Angli, "Personal" - SHBA).

Pas kësaj, duhet të shkruani emrin e kompanisë ku punon adresuesi, e saj adresa postare në rendin e mëposhtëm: numri i shtëpisë, rruga, emri i qytetit, shtetit (qarku, kantoni, etj.), kodi postar, shteti

Për shembull:

Zoti Lampikoski

Drejtori i Përgjithshëm

Tampella Power Inc.

109, Lapinti,

Tampere, 33101

Finlanda

Kur dërgojnë broshura të vogla në zarfe, ata shkruajnë "Me postë libri" ose "Çështje të shtypura".

Struktura e një letre biznesi

1 Emri i organizatës dërguese.

Mund të përmbajë inicialet e shkruesit ose daktilografit, emërtimet dixhitale ose alfabetike të departamentit, kompanisë, etj. Në këtë rast, fillimisht ofrohet një lidhje me të dhënat e marrësit (Referenca juaj), më pas me të dhënat e dërguesit (Referenca ime).

3 Data e shkrimit të letrës

Muaji tregohet me shkronja, dhe shkurtesat e miratuara nga ne më 12 shtator 1998 nuk përdoren në praktikën ndërkombëtare. Në SHBA, është zakon që fillimisht të shënohet muaji me shkronja, pastaj dita, pastaj viti.

4 Adresa e marrësit të emailit

Nëse letra i drejtohet një personi, adresa e saktë e të cilit nuk dihet dhe kompania ku ai punon është në dijeni të vendndodhjes së tij, ju mund të dërgoni një letër në adresën e kompanisë, duke treguar "Care of" ose "C/O" (në kujdes).

5 Tregimi i një personi specifik

Ky detaj përdoret kur letra i drejtohet një kompanie dhe dërguesi është i interesuar që të lexohet nga një person i caktuar.

Në këtë rast përdoret shprehja “Kujdes nga...”.

6 Adresa e hapjes

Tradicionalisht përbëhet nga fjalët "I nderuar zoti (zonja) + mbiemri" ose "I dashur z. (zonja) + mbiemri". Në korrespondencën në gjuhën angleze, adresat e mëposhtme përdoren më shpesh:

Zotërinj, - për zyrtarët e qeverisë.

Zotëri, për zyrtarët e qeverisë.

E nderuara zonja është një adresë më pak formale.

I nderuar zotëri, është një adresë më pak formale.

Të nderuar zotërinj, - për njerëzit e biznesit.

Zotërinj - për njerëzit e biznesit.

I dashur MrBrown është një adresë më pak formale për njerëzit që njihni personalisht.

E nderuara MrsWalters është një mënyrë më pak formale për t'iu drejtuar njerëzve që njihni personalisht.

NË letra zyrtare Nuk është zakon t'u drejtoheni njerëzve si "ju". Njerëzit që zënë një pozicion mjaft të lartë nuk duhet të trajtohen si "ju" në letra të tilla, edhe nëse jeni në marrëdhënie të shkurtra me ta në jetë. Në varësi të shkallës së afërsisë me korrespondentin tuaj, adresa mund të fillojë me fjalët "I dashur + emri" ose "I dashur + mbiemri". Pas fjalimit hyrës, vendoset një presje dhe jo një pikëçuditëse, siç është zakon në Rusi.

7 Shënim mbi përmbajtjen e përgjithshme shkronjat, pra tema e letrës. Për ta bërë këtë, thjesht vendosni "Re:" (Referencë) ose "Lidhur". Një metodë më moderne është të theksoni temën e letrës ose ta shkruani atë me të gjitha shkronjat e mëdha.

8 Teksti i trupit të letrës Në ditët e sotme, stili i të gjithë bllokut, në të cilin paragrafët ndahen nga njëri-tjetri jo me dhëmbëza, por me ndarje, po bëhet gjithnjë e më popullor. Më pas, të gjithë paragrafët, adresa, adresa, formula përfundimtare e mirësjelljes, etj., fillojnë me kufirin e majtë të faqes.

9 Formula përfundimtare e mirësjelljes Nëse letra është zyrtare, jashtë vendit, si rregull, përdoret komplimenti "Shumë vërtet i juaji", në raste të tjera - "I juaji me besnikëri, i juaji me respekt, i juaji sinqerisht". Letra e përgjigjes përdor të njëjtën formulë mirësjelljeje si ajo e dërguar.

10 NënshkrimiNëse letra është e nënshkruar nga dikush tjetër, ajo duhet të tregojë "Në emër të" ose "Në emër" të tillë ("pp" - për pro): Jones and Co pp ASmith - në emër të Jones dhe Co. nga ASmith).

11 Tregimi i aplikacioneve.

Llojet e letrave të biznesit dhe rregullat për shkrimin e tyre

1 Letër kërkese. Formuloni kërkesën tuaj në mënyrë të qartë dhe të qartë, sa më koncize të jetë e mundur, duke dhënë shpjegime. Vlen të theksohet interesi juaj personal dhe t'ju falënderojmë paraprakisht për performancën tuaj.

2 Letër njoftimi. Dërguar për mirësjellje, në shenjë mirënjohjeje për përgjigje të shpejtë, si shprehje gatishmërie për bashkëpunim etj. ose si një mesazh specifik informues. Nën një letër të tillë mjafton të vendoset nënshkrimi i referentit.

3 Letër kujtese. Dërgohet në rastet kur bisedat telefonike apo kontaktet personale nuk arrijnë të marrin rezultatin e dëshiruar në kohën e duhur. Qëllimi i një letre të tillë është t'ju kujtojë me takt nevojën për të përmbushur disa detyrime të marra.

4 Letër konfirmimi. Më shpesh është një garanci e premtimeve të bëra më parë ose kushteve të rënë dakord tashmë. Një letër e tillë është shprehje e mirësjelljes dhe respektit të thellë për partnerin.

5 Letër ankese- si një paralajmërim zyrtar. Ai duhet të përmbajë arsyet për pretendimin, vetë kërkesat dhe kërkesat specifike.

6 Letër refuzimi- Kjo është një përgjigje ndaj ankesës. Kur shkruhet saktë, ndihmon në ruajtjen e një marrëdhënieje të shëndetshme me një klient ose partner pavarësisht refuzimit. Është më mirë të filloni një letër të tillë me informacion pozitiv: për shembull, duke renditur atë me çfarë jeni dakord. Dhe pastaj duhet të shpjegoni arsyet e refuzimit. Përfundimi i letrës gjithashtu duhet të jetë pozitiv.

7 Letër faljeje zakonisht përmban një deklaratë të arsyeve pse një marrëveshje paraprake është shkelur papritur. Në disa raste, një letër e tillë dërgohet pas njoftimit paraprak me telefon.

8 Letër garancie- kjo është një formë e veçantë letre që dërgohet si detyrim për të paguar një blerje, shërbim të ofruar etj. Duhet të tregojë llojin e operacionit që do të kryhet. Letra përfundon me shprehjen "Ne garantojmë pagesën" dhe duke treguar tuajën detaje bankare. Një letër e tillë duhet të ketë dy nënshkrime - menaxherin dhe llogaritarin kryesor.

9 Shkronjat rrethore. Qëllimi i tyre është të përcjellin informacion të së njëjtës përmbajtje tek disa adresues.

Letra të tilla zakonisht dërgohen brenda organizatës të nënshkruara nga menaxheri për çështje të përgjithshme.

Letra është "mjeti" kryesor i korrespondencës zyrtare dhe biznesore që kryhet midis ndërmarrjeve të ndryshme (organizata, institucione). Në përputhje me një nga përkufizimet, një letër biznesi (zyrtare) është një apel me shkrim drejtuar një zyrtari (ndërmarrjes, organizatës, institucionit që ai përfaqëson), i përgatitur në përputhje me rregullat e korrespondencës. Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Bykova T.A. Puna në zyrë (Organizimi dhe teknologjia mbështetje dokumentacioni dhe menaxhimi): Libër mësuesi për universitetet - M.: UNITI-DANA, 2000. - 359 f.

Vlen të përmendet se shumica e korrespondencës së ndërmarrjeve përbëhet nga letra. Kjo rrethanë shpjegon pjesërisht pse letra është "personazhi kryesor" i këtij manuali.

Fillimi i studimit çështje të përgjithshme për përgatitjen e letrave të biznesit, nuk mund të mos përmendet, para së gjithash, shumëllojshmëria e llojeve të tyre, për shkak të përmbajtjes së letrës. Kjo e shtyn autorin të përpiqet të klasifikojë letrat e biznesit në varësi të përmbajtjes së tyre. Bazuar në kriterin e klasifikimit, ishte e mundur të identifikoheshin deri në 30 lloje letrash biznesi, duke përfshirë:

1) letrat e kërkesës;

2) letra mesazhesh;

3) letrat e kërkesës;

4) letrat e aplikimit;

5) letra konfirmimi;

6) urdhra;

7) letra oferte (oferta);

11) letrat e garancisë;

12) letra prezantimi;

14) mesazhe të shkurtra me shkrim (njoftime, përkujtues, etj.);

15) letra motivuese.

16) letra urimi;

17) letra ftese;

18) letra faljeje;

19) letra për të shprehur keqardhje dhe ngushëllime;

20) letra me rastin e prezantimit (në rast korrespondence);

21) letra me rastin e nisjes;

22) letra për të ruajtur kontaktet dhe marrëdhëniet (letrat e imazhit);

25) mini-gërma (shkronja shabllon, shkronja lavjerrës etj.);

26) letra-kartolina;

27) letra me përmbajtje negative (letra refuzimi, njoftime me shkrim për shkarkimin ose refuzimin për të ofruar një vend vakant, letra që shprehin mosmiratimin ose cenimin e veprimeve të dikujt, etj.);

28) letra për të shprehur refuzimin e çdo propozimi;

29) letra për ankesë private drejtuar autoriteteve të ndryshme;

30) letra të rinisë.

Le të përpiqemi të karakterizojmë shkurtimisht llojet e shkronjave të listuara më sipër.

Letrat e kërkesës janë ndoshta grupi më i zakonshëm i letrave të biznesit. Dhe është e lehtë të kuptohet pse - në fund të fundit, ne nuk ndihemi gjithmonë rehat kur është e nevojshme të kontaktojmë dikë me një kërkesë personalisht ose, për shembull, me telefon.

Një kërkesë me shkrim e thjeshton shumë këtë procedurë. Në të vërtetë, letra do të durojë gjithçka. Sidoqoftë, kur drejtoheni për të kërkuar letra, mos harroni për nevojën për të ndjekur dy rregulla kryesore (pjesa tjetër do të diskutohet më poshtë).

Së pari, mos filloni kurrë një letër me fjalën "Ju lutem" - është më e kujdesshme dhe me takt që së pari të shpjegoni arsyet e kërkesës tuaj (edhe nëse më parë i keni diskutuar të gjitha detajet me adresuesin). Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kursi i menaxhimit të zyrës: Teksti mësimor. kompensim. M.; Novosibirsk, 2005. Së dyti, mos nxitoni të falënderoni marrësin paraprakisht, pasi ekziston një lloj i veçantë letrash për këtë - letra falenderimi. Duke falënderuar paraprakisht, ju e vendosni veten dhe marrësin në një pozitë të vështirë. Imagjinoni që për një arsye ose një tjetër, përtej kontrollit të tij, marrësi i letrës nuk është absolutisht në gjendje t'ju ndihmojë. Pra, a duhet të kujtojmë (të kthejmë përsëri) falënderimet "të avancuara" në këtë rast? Ndaj nxitoni të falënderoni personin kur të mësoni se kërkesa juaj është plotësuar.

Letrat e mesazheve janë gjithashtu një formë mjaft e zakonshme e shkrimit të biznesit. Qëllimi kryesor i një letre të tillë është transferimi i synuar i informacionit shumë specifik, i ndërmarrë me iniciativën e autorit (organizatës dërguese). Nga arsyeja e deklaruar Janë letrat e mesazheve që në shumë raste lindin një korrespondencë të gjatë. Si rregull, ato janë parësore, por sa më sipër nuk do të thotë që ky lloj mesazhi nuk mund të përdoret për t'iu përgjigjur një letre biznesi që keni marrë më parë.

Lejohet fillimi i një letre mesazhi drejtpërdrejt me fjalën "Unë informoj" ose një nga sinonimet e saj ("Po dërgoj", "Po dërgoj" ose "Po prezantoj"). Përveç informacionit përkatës, mos harroni të informoni adresuesin se, nëse është e nevojshme, ai mund t'ju kontaktojë për të marrë informacione shtesë(shpesh një shënim për këtë bëhet në fund të tekstit).

Letrat e kërkesës në shumicën e rasteve i paraprijnë të gjitha punëve të mëvonshme për lidhjen e marrëveshjeve të ndryshme ndërmjet partnerëve në korrespondencën zyrtare dhe afariste. Ato janë krijuar, siç sugjeron emri, për të kërkuar informacionin përkatës. Theksojmë se letrat e kërkesës kërkojnë një përgjigje të detyrueshme nga adresuesit në formën e një përgjigje me shkrim mbi themelin dhe brenda periudhës kohore të përcaktuar drejtpërdrejt ose nga autori i kërkesës ose nga një dokument rregullator.

Është e preferueshme që letrat e tilla t'i filloni me fjalët "Të kërkoj të më informoni...", megjithëse nuk do të ishte e tepërt të shpjegoni fillimisht se çfarë e shkaktoi kërkesën tuaj. Ndryshe nga një kërkesë në fund të tekstit, ju mund t'i shprehni me takt adresuesit dëshirat tuaja në lidhje me kohën e dhënies së informacionit që ju intereson.

Theksojmë se letra e përgjigjes në këtë rast vepron si tekst në varësi të përbërjes dhe lëndës (në lidhje me kërkesën). Përgjigja ndaj kërkesës duhet të përmbajë një lidhje me letrën fillestare dhe subjektin e saj. Përveç kësaj, të dyja letrat duhet të kenë përafërsisht të njëjtën sasi informacioni, sekuencë prezantimi, terminologji dhe sistem referimi.

Letrat e aplikimit nuk duhet të ngatërrohen me deklaratat e zakonshme, aq të përhapura në korrespondencën e brendshme 1 . Një letër aplikimi ka për qëllim të informojë zyrtarisht dhe menjëherë adresuesin për pozicionin e autorit (organizatës dërguese) të një letre biznesi për këtë apo atë çështje (për të shprehur qëndrimin e dikujt ndaj thelbit të saj dhe procedurës për zgjidhjen e tij). Për shembull, konfirmoni synimet tuaja në lidhje me zbatimin e planeve të bashkëpunimit të dakorduara më parë.

Një letër aplikimi mund të ketë disa skenarë dhe, në varësi të rrethanave, mund të përfaqësojë një deklaratë qëllimi, konfirmim, deklaratë ad hoc (d.m.th., një deklaratë në një rast të caktuar - për shembull, në mbështetje të partner biznesi etj). Fillimi standard i një letre të tillë është: "Me këtë mesazh ne deklarojmë (deklarojmë) për..." Përfundimi përfshin një nga formulimet standarde si: "Ne ju kërkojmë ta merrni parasysh këtë deklaratë për...".

Letrat e konfirmimit dërgohen në adresën e duhur për të konfirmuar disa fakte - për shembull, marrja e një letre të dërguar më parë nga marrësi. Letra të tilla zakonisht përgatiten në përgjigje të një kërkese ("Ju lutemi konfirmoni...") të shprehur tek autori (organizata dërguese) e letrës. Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kursi i menaxhimit të zyrës: Teksti mësimor. kompensim. M.; Novosibirsk, 2005.

Pothuajse gjithmonë, letrat e konfirmimit fillojnë me fjalët "Ne konfirmojmë (konfirmojmë, konfirmojmë)..." Një tipar tjetër dallues i këtij lloji letrash biznesi është lakonizmi, shkurtësia e tyre, për shkak të arsyes specifike të shkrimit. Është zakon të përmbaheni nga një kundërkërkesë për të "konfirmuar" diçka në letrat e konfirmimit.

Letrat e porosisë 9 në shumë raste përfaqësojnë një përgjigje ndaj letrave të ofertës (ofertës). Qëllimi funksional letra të tilla - vendosja e një urdhri me shkrim, dokumentimi i tij (megjithëse vetë urdhri mund të lëshohet në një formular të veçantë, si me postë direkte). Në rastin e fundit, letra e porosisë shërben njëkohësisht si letër motivuese.

Është e këshillueshme që autori i letrës të parathajë deklaratën e tij për qëllimin e tij për të porositur diçka nga adresuesi (produkt, shërbim, etj.) me një shpjegim të motiveve të veprimeve të tij. Për këtë qëllim, mund të jetë e mjaftueshme t'i referoheni burimit të informacionit (materialet e korrespondencës, letër informacioni ose postë direkte, informacion reklamues etj). Përveç kësaj, si në rastin e një letre kërkese, është e pranueshme të informoni adresuesin për dëshirat tuaja në lidhje me kohën e porosisë. Kjo duhet të duket tamam si një dëshirë (përveç nëse po flasim për përpjekjen e dytë, apo edhe të tretë apo të katërt të autorit për të marrë një porosi, e cila gjithashtu ishte paguar prej kohësh).

Letrat e ofertës (oferta) synojnë t'i bëjnë një ofertë zyrtare adresuesit në lidhje me furnizimin (dorëzimin shtesë) të një produkti të caktuar. Një tipar dallues i ofertës është specifika dhe saktësia e jashtëzakonshme në përcaktimin e kushteve të transaksionit të propozuar tregtar (kushtet, diapazoni i produkteve, sasia, procedura e pagesës, etj.).

Është gjithashtu e rëndësishme të zgjidhni formën më të suksesshme të propozimit. Vini re se në praktikë, opsioni më pak efektiv është një kërkesë me shkrim që fillon me fjalën "Unë ofroj (oferoj)". Konsiderohet më korrekte t'i japësh një kompliment të vogël marrësit - t'i referohesh reputacionit të tij të patëmetë. Në fund, një ofertë bëhet jo për të shkruar një letër tjetër biznesi, por për të marrë një klient tjetër.

Letrat shtesë na ndihmojnë në të gjitha ato raste kur, pasi dërguam një mesazh, e patëm të pamundur t'i drejtoheshim një postshkrimi dhe si rezultat, disa nga informacionet e rëndësishme doli të ishin të paarritshme për adresuesin. Meqenëse është e pamundur të kthesh një letër që tashmë është dërguar "në gjysmë të rrugës", autori mund të dërgojë - siç thonë ata, pas kësaj - një letër vijuese.

Një tipar karakteristik i një letre të tillë është një tregues i drejtpërdrejtë se ajo është një vazhdim i mesazhit të mëparshëm (në këtë rast, duket jashtëzakonisht e dëshirueshme t'i referohemi veçorive specifike të letrës - datës, numrit, etj.). Pikërisht këtu duhet të fillojë mesazhi, për shembull, kështu: " Kjo letërështë një plotësues i...”

Për më tepër, teksti i letrës plotësuese duhet të shpjegojë se çfarë e shkaktoi nevojën për ta dërguar atë, për shembull: “Për shkak të një ndryshimi të rëndësishëm (të papritur) në koston e komponentëve për produktin... që është me interes të drejtpërdrejtë për kompaninë tuaj ...”

letra ankese ( letrat e pretendimit) është një dukuri relativisht e rrallë në korrespondencën zyrtare. Mesazhe të tilla synojnë të shprehin pretendime me shkrim në lidhje me përmbushjen e pakënaqshme nga ana e adresuesit të detyrimeve të tij të biznesit.

Ju lutemi vini re se partnerët e ndërgjegjshëm përpiqen të zgjidhin mosmarrëveshjet pa iu drejtuar ankesave. Sidoqoftë, biznesi është biznes, dhe në rrethana të caktuara një mesazh i tillë është e vetmja rrugëdalje e pranueshme reciprokisht nga situata aktuale.

Teksti i letrës së ankesës duhet në të gjitha rastet të bazohet në provat përkatëse dokumentare të pandershmërisë së adresuesit (të qëllimshme ose të pakujdesshme). Në shumicën e rasteve, një provë e tillë është një akt i vërtetuar nga nënshkrimet e zyrtarëve dhe vula e organizatës dërguese. Këshillohet që letrës së kërkesës t'i bashkëngjitni një akt të tillë (kopja ose kopja e dytë e tij) (në rastin e fundit ai do të shërbejë njëkohësisht si letër mbuluese).

Në të njëjtën kohë, nuk këshillohet të hartoni një letër kërkesë në formën e një akti - kjo mund të komplikojë ndjeshëm marrëdhënien tuaj me adresuesin. Përkundrazi, bëjini të qartë organizatës që merr letrën se po e bëni këtë me keqardhje (shkruani ashtu), duke shprehur shpresën për reagimin e saj adekuat. Letra e ankesës duhet të përmbajë udhëzime të qarta se çfarë veprimesh prisni nga adresuesi, si dhe për kohën e këtyre veprimeve. Buletinet nuk duhet të konsiderohen si një lloj komunikimi apo letre promovuese. Mesazhi, siç e dini, kërkon shkurtësi dhe shërben kryesisht për të vendosur (rinovuar) kontaktin me adresuesin.

Një letër informacioni është rezultat i zhvillimit logjik të korrespondencës. Një letër e tillë i dërgohet adresuesit nëse është vendosur kontakt me të dhe ai nuk kundërshton zhvillimin e saj të mëvonshëm. Një letër e tillë synon që objektivisht dhe në një masë disi më të madhe (në krahasim me një mesazh) të informojë adresuesin për dëshirën e autorit të mesazhit për të zhvilluar zyrtarë, biznes dhe kontaktet personale, rreth aspekte të caktuara zbatimin e tyre etj.

Letrat e informacionit janë veçanërisht të dobishme kur vendoset kontakti fillestar me adresuesin, të cilit i sigurohet një shumë e caktuar informacione shtesë(për shembull, në lidhje me aktivitetet e organizatës që dërgon letrën informative) të një natyre të përgjithshme. Bazuar në informacionin e dhënë, adresuesi mund të kërkojë më pas sqarimet e nevojshme. Do të ishte e saktë të inkurajohej adresuesi që ta bënte këtë duke përdorur formulime standarde si: "Ne do të jemi të lumtur t'u përgjigjemi pyetjeve tuaja...".

Letrat e garancisë kanë për qëllim t'i japin adresuesit garanci me shkrim në lidhje me qëllimet ose veprimet e autorit (organizatës dërguese), të cilat në një mënyrë ose në një tjetër prekin interesat e adresuesit. Më shpesh, letrat e garancisë lëshohen për të konfirmuar pagesën.

Letrat e garancisë dallohen nga qartësia, saktësia dhe formulimi i paqartë - pasi po flasim për sigurimin e të adresuarit me garanci në emër dhe në emër të një organizate ose zyrtari.

Letrat e tilla mund të fillojnë me një deklaratë të thelbit të garancive të dhëna adresuesit, për shembull: "Me këtë letër garantoj...". Në raste të tjera letër garancie mund të përfshijë një deklaratë të arsyeve që qëndrojnë pas qëllimit të autorit për të deklaruar gatishmërinë e tij për t'i dhënë adresuesit disa garanci.

Në këtë rast, deklarata përkatëse formulohet në fjalinë përfundimtare, për shembull: "Unë garantoj pagesën në kohë dhe të plotë". Një tipar i veçantë i këtij lloji të letrës është prania, së bashku me nënshkrimin e autorit (për shembull, drejtori i organizatës), i nënshkrimit të një zyrtari që është drejtpërdrejt përgjegjës për çështje financiare ose të tjera.

Letrat prezantuese (reklamuese, komerciale) kanë për qëllim të paraqesin (fjalë për fjalë - të paraqesin në një dritë të favorshme) çdo produkt, organizatë, person (në formën e vetëpromovimit) - për shembull, një figurë politike ose një ngjarje të rëndësishme shoqërore - për shembull, një festë në qytet. Letra e prezantimit është e një natyre të hapur (publike), domethënë i drejtohet publikut, publikut të gjerë, dhe për këtë arsye nuk nënkupton një apel personal ndaj adresuesit. Për të njëjtën arsye, nuk është zakon t'u përgjigjeni letrave të prezantimit me mesazhe përgjigjeje.

Fillimi standard i një letre prezantimi që paraqet çdo produkt është formulimi: "Dëshirojmë të shfrytëzojmë këtë rast për të tërhequr vëmendjen tuaj...". Kur paraqisni informacionin përkatës, duhet të tërhiqni vëmendjen e marrësit për përfitimet më të rëndësishme të përshkruara në mesazh. Si përfundim, është e nevojshme të inkurajohet adresuesi të ndërmarrë veprime - për shembull, të marrë informacion shtesë ose të marrë pjesë drejtpërdrejt në diçka. Në mënyrë tipike, një letër prezantimi ka një shtojcë - në formën e materialeve të informacionit në sfond, fotografive, ilustrimeve, etj.

Letrat e postës direkte (postë direkte), ndryshe nga letrat e prezantimit (reklamave), synojnë të nxisin marrësin të bëjë një blerje. Letrat e tilla përmbajnë jo vetëm një përshkrim të produktit, por edhe një formular porosie për marrjen e tij (përsëri me postë ose korrier), dhe në disa raste, mostra të produkteve për përdorim falas (provë).

E veçanta e letrave me postë direkte është se ato u drejtohen shumë qindra, mijërave dhe në disa raste, qindra mijëra blerësve të mundshëm. Prandaj, këto letra nuk nënkuptojnë një adresë personale të adresuesit. Përveç kësaj, siç u përmend, kjo letër është gjithashtu një mjet reagime adresuesi me autorin e tij - për këtë, përveç formularëve të porosisë, përdoren kuponë, kupon, ftesa, etj.

Mesazhet e shkurtra me shkrim përdoren në rastet kur autori (organizata dërguese) duhet të informojë urgjentisht adresuesin me pak fjalë në lidhje me një arsye specifike. Mesazhe të tilla u dërgohen marrësve në formën e një njoftimi, rikujtues ose paralajmërimi.

Për njoftimin fillestar, një njoftim i dërgohet adresuesit. Ai përmban një shpjegim të motiveve të autorit (organizatës dërguese) dhe pasqyron propozimet (dëshirat ose kërkesat) e këtij të fundit drejtuar adresuesit, të shprehura në një formë specifike dhe të qartë. Për shembull, një bankë, me ndihmën e një njoftimi, ka të drejtë të informojë klientin e saj për nevojën e shlyerjes së kredisë që i është dhënë, dhe magjistrati ka të drejtë të njoftojë paditësin ose të paditurin në çështje për paraqitjen në takimin.

Nëse njoftimi nuk kishte efektin e pritshëm për adresuesin (për shembull, ky i fundit nuk iu përgjigj kërkesës së autorit për t'iu përgjigjur atij me shkrim më parë periudhë të caktuar), më pas i dërgohet një kujtesë në emrin e tij. Karakteristikat dalluese të kujtesës janë: Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kursi i menaxhimit të zyrës: Teksti mësimor. kompensim. M.; Novosibirsk, 2005.

b) një formë më koncize e paraqitjes së thelbit të propozimeve (dëshirave ose kërkesave) të autorit; c) informimin për sanksionet që mund të zbatohen ndaj adresuesit nëse ky i fundit nuk i përgjigjet në përputhje me këtë rikujtues.

Nëse marrësi me të vërtetë nuk i përgjigjet kujtesës siç duhet, atëherë atij i dërgohet një paralajmërim. Në të, përveç referencave për mesazhet e mëparshme dhe informacion të shkurtër për thelbin e tyre, duke informuar për qëllimin e autorit (organizatës dërguese) për të zbatuar sanksionet e duhura kundër adresuesit (për shembull, për të mbajtur një seancë dëgjimore të çështjes pa pjesëmarrjen e tij ose për të referuar çështjen e shlyerjes së kredisë në gjykatë).

Letrat shoqëruese janë letra që përmbajnë informacion për dërgimin e dokumenteve, materialeve informative etj. te adresuesi, të cilat c. Për shkak të natyrës specifike të përmbajtjes, vëllimi ose forma e prezantimit nuk mund të jepet në formën e një letre. Letrat mbuluese përfshijnë një mesazh për dërgimin e dokumenteve (materialeve) përkatëse, si dhe një listë të tyre. .

Si rregull, letrat e motivimit fillojnë me fjalët: "Unë po dërgoj (dërgoj) ...." Lista e dokumenteve (materialeve) bashkangjitur letrës motivuese përmban informacion për emrat e tyre, sasinë, vëllimin (numrin e fletëve, faqet), në rastet e nevojshme- për vulën e tyre dhe adresuesin specifik (për shembull, kur dërgoni disa kopje te letër motivuese tregon se cili nga marrësit është menduar për këtë ose atë numër kopje).

Letrat e urimit janë ende shumë të zakonshme në korrespondencën zyrtare dhe të biznesit, pasi jo gjithmonë kemi mundësinë të urojmë dikë personalisht ose me telefon. Rekomandohet të filloni tekstin e mesazhit të urimit me fjalën: "Urime..." ("Urime..."). Urimet zakonisht plotësohen me urime për të gjitha llojet e bekimeve për marrësin.

Gama e aplikacioneve për letrat e urimit është shumë e gjerë. Në varësi të natyrës së marrëdhënies midis autorit dhe adresuesit, konsiderohet mjaft e përshtatshme të dërgohen urime në rastet e mëposhtme:

a) ditëlindja e adresuesit (përfshirë datën e themelimit të organizatës marrëse);

b) festat zyrtare;

c) pushimet profesionale;

d) emërimi në një pozicion më prestigjioz;

e) caktimi i një titulli nderi ose të veçantë (përfshirë organizatën përfituese);

f) dhënien e çmimit (përfshirë organizatën përfituese);

g) arritjet e spikatura (të dukshme) në fushën profesionale (tejkalimi i treguesve të zhvillimit ekonomik, fitimi i tenderëve, fitimi i konkurseve, konkurseve, etj.);

h) lidhjen e marrëveshjeve të partneritetit me përfitim reciprok;

i) përvjetori i bashkëpunimit (zakonisht i pari ose "raundi").

Letrat e ftesës kanë për qëllim të ftojnë adresuesin të marrë pjesë në një ngjarje të veçantë biznesi (zyrtare) ose ceremoniale (të paharrueshme). Duhet të kihet parasysh se letrat e ftesës zakonisht nuk dërgohen për arsye të parëndësishme. Përjashtim bëjnë rastet kur për ndonjë arsye marrësi nuk mund të informohet ndryshe (nëse, për shembull, ky i fundit mungon përkohësisht).

Zakonisht teksti i ftesës fillon me fjalën: "Ne ftojmë (Unë ftoj) ...." Ftesa mund të lëshohet ose në formën e një letre ose në një formular të posaçëm (kartë ftese bashkangjitur letrës). *

Ftesa është gjithmonë personale. Nga përmbajtja e ftesës, adresuesi duhet të kuptojë se kur, ku dhe për çfarë qëllimi ftohet, dhe në disa raste, çfarë lloj pjesëmarrjeje presin organizatorët e ngjarjes nga ana e tij (për shembull, duke folur për një temë të caktuar ).

Ftesat duhet të dërgohen paraprakisht për të shmangur keqkuptimet. Nëse është e nevojshme, autori mund të njoftojë adresuesin për nevojën për të konfirmuar pjesëmarrjen e tij në ngjarje.

Letrat e faljes gjenden relativisht rrallë në korrespondencën zyrtare të biznesit. Megjithatë, në shumë raste rezultojnë të jenë të domosdoshme për t'i kërkuar falje adresuesit (faljet joformale ende përfshijnë një adresë të drejtpërdrejtë (verbale)) dhe normalizimin e marrëdhënieve, veçanërisht nëse nuk është e mundur të kërkosh falje në ndonjë mënyrë tjetër.

Formulimi standard për fillimin e letrave të faljes është: "Unë ju kërkoj të pranoni faljet e mia në lidhje me (për) ...."

Në të njëjtën kohë, nuk duhet të kërkoni falje dy herë gjatë letrës (kjo nuk është e zakonshme). Në vend të kësaj, duhet të shprehni keqardhjen tuaj sa më sinqerisht dhe bindëse në lidhje me prishjen e përkohshme të marrëdhënies me adresuesin. Toni i përgjithshëm i letrës së faljes duhet të jetë prerazi pajtues, por jo mirënjohës.

Letrat për të shprehur keqardhje, keqardhje dhe ngushëllime përdoren gjithashtu në korrespondencën e përditshme të biznesit në lidhje me ngjarje më pak se të lumtura. Zakonisht është zakon të shprehni ngushëllime në lidhje me vdekjen e njerëzve të afërt me marrësin (të afërm, miq, kolegë).

Shprehjet e shkruara të simpatisë kanë për qëllim të tregojnë mbështetje miqësore në lidhje me ngjarje më pak tragjike - për shembull, në lidhje me një aksident që rezultoi në shtrimin në spital të marrësit, fatkeqësi natyrore që ndikuan në mirëqenien e tij, falimentimin ose telashe të tjera të mëdha në veprimtarinë e organizatës së përfaqësuar nga adresuesi, etj. .

Sa i përket shprehjes së keqardhjes, lejohet të përdoret kjo formë e komunikimit me shkrim në rast të keqkuptimeve në marrëdhëniet midis autorit dhe adresuesit - në rast të mosmarrëveshjeve që shkelin rendin e zakonshëm të kontakteve të biznesit. Konsiderohet e pranueshme të shprehësh keqardhje për arsye më pak të rëndësishme. Në çdo rast, kjo nuk mund të përkeqësojë marrëdhënien me marrësin - përkundrazi, një mesazh i tillë do të merret me mirëkuptim nga partneri juaj.

Letrat e tilla duhet të fillojnë me fjalë ngushëllimi (simpati, keqardhje), për shembull, "Unë ju kërkoj të pranoni ngushëllimet e mia..." ose "Unë ju shpreh ngushëllimet e mia të sinqerta...". Në këtë rast, shpjegimi i arsyeve të ankimit me shkrim zbehet në plan të dytë, por është i detyrueshëm. Është shumë e dëshirueshme që toni i përgjithshëm i një letre të tillë të jetë prerazi i ngrohtë dhe të lërë hapësirë për shprehjen e ndjenjës së shpresës dhe (aty ku është e përshtatshme) optimizmit.

Letrat me rastin e një prezantimi janë të domosdoshme kur takoheni me marrësin në mungesë. Në thelb kjo është... ilaç efektiv të vendosë kontakte personale me një person për të cilin autori i letrës ka informacion minimal që e inkurajon atë, megjithatë, të bëjë një njohje personale me adresuesin.

Letrat e tilla duhet të fillojnë me një deklaratë të shkurtër të rrethanave që shërbyen si shtysë për përgatitjen e mesazhit. Ju mund të përmendni interesat e përbashkëta midis autorit dhe marrësit, ose një ngjarje të fundit që ata morën pjesë të dy, por nuk ishin në gjendje të komunikonin.

Mesazhi zakonisht përfundon me një kërkesë drejtuar adresuesit për t'u përgjigjur. Letra e prezantimit gjithmonë përmban si bashkëngjitje kartën e biznesit të dërguesit.

Letrat e nisjes përfaqësojnë një shenjë vëmendje të veçantë nga ana e personit që largohet në raport me anën e mbetur (pranuese). Një letër e tillë zakonisht kryen dy funksione - me ndihmën e saj, autori i shpreh mirënjohjen e tij adresuesit për pritjen e ofruar, dhe së dyti, e fton atë të vazhdojë kontaktet (bashkëpunimin). Lartësia e mirësjelljes është një ftesë për të bërë një vizitë kthimi, me kusht që kjo të përmbushë interesat dhe planet e të dyja palëve.

Fillimi i një letre me rastin e nisjes dallohet nga pak më shumë liri në zgjedhjen e mjeteve gjuhësore. Mund të fillojë kështu: "Duke u larguar nga qyteti juaj mikpritës, dëshiroj të shpreh mirënjohjen time të thellë..." Një version më i shkurtër është gjithashtu i mundur: "Faleminderit për mirëseardhjen. Ju lutemi pranoni ftesën për të vizituar...” Letër mund t'i bashkëngjitet edhe kartëvizita e autorit. Letrat për të ruajtur kontaktet dhe marrëdhëniet ose letrat e markës shërbejnë për të forcuar lidhjet e biznesit dhe personale midis autorit dhe adresuesit. Ndonjëherë ata thonë se këto letra shërbejnë vetëm për të mbushur pauzat e detyruara në korrespondencë dhe, në fakt, janë "letra për asgjë". Sidoqoftë, në fakt, rëndësia e letrave të imazhit është e vështirë të mbivlerësohet - në fund të fundit, është me ndihmën e tyre që ju mund t'i tregoni vëmendjen tuaj adresuesit pa një arsye formale (të një natyre biznesi ose ceremoniale).

Sigurisht, kur filloni një letër imazhi, nuk duhet t'i bëni të qartë marrësit se dërgimi i saj është një rutinë normale për autorin. Përkundrazi, fillimi i mesazhit duhet të lidhet ngushtë me ndonjë ngjarje pozitive të njohur për pjesëmarrësit në korrespondencën zyrtare dhe të biznesit. Këtu mund të rekomandojmë përmendjen e një transaksioni të suksesshëm të mundësuar falë përpjekjeve të adresuesit ose pjesëmarrjes së përbashkët të autorit dhe të adresuarit në ndonjë ngjarje joformale. Letra e imazhit duhet të përmbyllet me një shprehje shprese për vazhdimin dhe forcimin e kontakteve, zhvillimin e partneriteteve me përfitim reciprok, etj.

Letrat e mirënjohjes shkruhen me qëllimin e vetëm për të shprehur mirënjohjen ndaj adresuesit në lidhje me përpjekjet organizative dhe të tjera të bëra prej tij, rezultati i të cilave ishte marrja nga autori (organizata dërguese) e përfitimeve të prekshme (përparësitë, përfitimet, etj. .). Një rast tjetër për mirënjohje formale është shprehja e këtij të fundit për urimet, ngushëllimet e marra më parë autorit, etj.

Letrat e mirënjohjes duhet të fillojnë me një shprehje mirënjohjeje ndaj adresuesit (organizatës marrëse), për shembull, si kjo: "Unë shpreh mirënjohjen time të sinqertë ..." ose "Unë ju falënderoj sinqerisht për ...". Motivimi shprehet pas fjalëve të mirënjohjes: “... në lidhje me...”, “... me rastin...”, etj. Duhet theksuar se zëvendësimi në letër falenderimi Fjalët "mirënjohje" dhe "vlerësim" ose "kënaqësi" nuk janë ekuivalente.

Letrat rekomanduese janë një formë peticioni nga autori drejtuar adresuesit në favor të një pale të tretë që nuk merr pjesë në korrespondencë. Një peticion i tillë mund të lëshohet në formë të shkurtër ose të zgjeruar.

E para është e pranueshme nëse fjalimi është i përfshirë letra po vjen në lidhje me një person të njohur për adresuesin. Së dyti, nëse autori synon t'i rekomandojë adresuesit një person të cilin ai nuk e njeh mirë ose nuk e njeh fare.

Një formulim tipik për fillimin e një të zgjeruar letër rekomandimi Për shembull, përdoret si vijon: "Me këtë letër kam nderin t'ju rekomandoj z. (zonja) ..." Pas kësaj, autori tërheq vëmendjen e adresuesit për motivet e apelit të tij dhe parashtron idenë e tij për atë që rekomandohet. Vini re se një rekomandim i detajuar nuk mund të jetë "i përgjithshëm" - ai duhet të përmbajë një përshkrim të avantazheve (ose disavantazheve) specifike të personit të rekomanduar në mënyrë që të krijojë një përshtypje objektive të këtij personi për adresuesin.

Mili-gërma - shkronja shabllone, shkronja lavjerrës etj. -- janë forma të vogla epistolar. Tipar dallues mini-letrat është një përsëritje (standardizimi) domethënës i përmbajtjes së tyre, para së gjithash, për shkak të dëshirës së autorit të mesazhit për të kursyer kohë në hartimin e tij. Një veçori tjetër e rëndësishme është prania në strukturën e shumicës së këtyre shkronjave të një blloku bosh, të destinuar për ekzekutimin e një përgjigjeje të shpejtë nga adresuesi.

Teksti i mini-letrave zakonisht reduktohet në një deklaratë koncize të thelbit të çështjes, dhe në këtë kuptim është i lirë nga pajtueshmëria me disa rregulla formale për shkrimin e letrave të biznesit. Shkrimi në një stil të tillë "telegrafik" konsiderohet i pranueshëm për adresuesit me të cilët autori i mini-letrës ka zhvilluar marrëdhënie të ngushta biznesi ose personale që kërkojnë mirëkuptim "me një shikim".

Letrat e kartolinave janë një tjetër formë e vogël specifike epistolar. Ai është më i përshtatshëm për kryerjen e korrespondencës që nuk ndikon drejtpërdrejt në aspektet e marrëdhënieve zyrtare dhe të biznesit të pjesëmarrësve të saj.

Letra-kartolina rekomandohet të përdoren për mesazhe të shkurtra të natyrës personale, kryesisht gjatë periudhave kur kontaktet personale ndërmjet pjesëmarrësve në korrespondencën e biznesit janë të vështira për ndonjë arsye. Letrat e tilla gjithmonë duhet të përgatiten në një kartolinë (ilustruar kartolinë, e pajisur me marka postare). Për më tepër, duke qenë se kartat e tilla zakonisht dërgohen me postë pa zarf, gjatë paraqitjes së përmbajtjes, në çdo mënyrë të mundshme duhet të përmbaheni nga përmendja e çështjeve të natyrës konfidenciale.

Letrat negative janë letrat e refuzimit, njoftimet me shkrim për shkarkimin ose refuzimin e dhënies së një subvencioni, si dhe letrat që shprehin mosmiratimin ose cenimin e veprimeve të dikujt etj. (këto letra nuk përfshijnë letra që shprehin një refuzim formal të çdo propozimi). Sado e trishtueshme të jetë, herë pas here duhet të përgatitemi dhe të dërgojmë mesazhe të tilla.

Vini re se në shumicën e rasteve ato janë reciproke (me përjashtim të rasteve të shprehjes së mosmiratimit ose censurimit të veprimeve të adresuesit). Natyrisht, funksioni kryesor i një letre të tillë është të shprehë një qëndrim negativ (negativ) ndaj veprimeve të caktuara. Sidoqoftë, nuk duhet të harrojmë se kjo mund të bëhet në mënyra të ndryshme.

Rekomandohet të jeni veçanërisht të kujdesshëm në zgjedhjen e formulimit dhe renditjes së paraqitjes së përmbajtjes së mesazhit. Me fjalë të tjera, ai duhet të jetë negativ vetëm në kuptimin e përmbajtjes së informacionit, por në të njëjtën kohë të jetë absolutisht neutral në raport me personalitetin e adresuesit. Këshillohet që letra të tilla të filloni me një shprehje keqardhjeje për refuzimin, për shembull: "Me keqardhje ju njoftojmë se..." Ju gjithashtu duhet t'i bëni të qartë marrësit se vendimi për të refuzuar nuk është marrë pa vështirësi dhe ishte diktuar vetëm nga konsideratat e biznesit. Në fund të letrës, duhet të inkurajoni adresuesin - për shembull, rekomandoni që ai të aplikojë për një subvencion në një institucion tjetër bankar ose tek një punëdhënës tjetër (në rast të refuzimit për të ofruar një vend të lirë pune).

Njoftimi për shkarkim në të detyrueshme duhet të përmbajë një shprehje mirënjohjeje për punën (me kusht që adresuesi të mos ishte një hak famëkeq). Një opsion më kompleks është një letër për të shprehur një qëndrim negativ (mosmiratim) ndaj çdo veprimi të ndërmarrë nga adresuesi, ose ndonjë prej qëllimeve të tij (në rastin e fundit, më mirë duhet të flasim për paralajmërimin e këtij të fundit kundër realizimit të këtyre synimeve).

Avantazhi kryesor i një mesazhi të tillë duhet të jetë bindshmëria e tij, duke mos i lënë asnjë dyshim adresuesit për sinqeritetin e autorit dhe duke shpjeguar pse ky i fundit nuk mund të kishte vepruar ndryshe në këtë situatë dhe për këtë arsye i drejtohej atij me letrën e duhur.

Për më tepër, adresuesit duhet të kuptojnë se ankesa me shkrim synon ta mbrojë atë nga kryerja e veprimeve të pamjaftueshme të menduara. Kjo ide duhet të përshkojë të gjithë përmbajtjen si një “fije e kuqe” dhe të theksohet sërish në fund të mesazhit.

Letrat që shprehin pëlqimin ose refuzimin e çdo propozimi, siç u përmend, përbëjnë një lloj letre private të pavarur. Arsyeja e përgatitjes së tyre është pëlqimi zyrtar ose refuzimi zyrtar i çdo propozimi të përfshirë në mesazhin e adresuesit - për shembull, refuzimi i një ftese.

Letrat që shprehin pëlqimin ose refuzimin shkruhen vetëm në rastet kur vetë adresuesi kërkon një përgjigje, ose të paktën kjo rrjedh qartë nga përmbajtja e mesazhit. Për shembull, pasi të keni marrë një ftesë për të marrë pjesë në një ngjarje nga një partner prej kohësh, duhet t'i përgjigjeni - pozitivisht ose negativisht - ofertës në mënyrë që të shmangni komplikimet e mundshme në kontaktet e mëtejshme me të.

Kur dërgoni pëlqimin me shkrim, ju duhet, pavarësisht natyrës formale të mesazhit, të theksoni perceptimin tuaj pozitiv për të, për shembull: "Kam kënaqësinë të shpall pëlqimin tim për të marrë pjesë në...". Nëse po flasim për një refuzim me shkrim, mos harroni t'i dëshmoni adresuesit keqardhjen tuaj për këtë, për shembull, si kjo: "Na vjen shumë keq, por për shkak të rrethanave të përkohshme jemi të detyruar të refuzojmë ofertën tuaj të sjellshme për të.. .”. Në fund të mesazhit, në çdo rast duhet të falënderoni marrësin për vëmendjen e tij ndaj jush.

Duhet mbajtur mend gjithashtu se mungesa e shpejtësisë së autorit mund të shkaktojë telashe shtesë për marrësin, të lidhura, veçanërisht, me organizimin e një ngjarjeje. Prandaj, nëse merrni një mesazh të tillë, mos vononi të përgjigjeni.

Letrat për ankesë drejtuar autoriteteve të ndryshme për arsye personale përmbajnë një kërkesë ose kërkesë specifike të autorit në lidhje me veprimin ose mosveprimin e adresuesit (organizatës marrëse). Në varësi të rrethanave, autoritete të tilla mund të jenë organet gjyqësore, strukturat e shërbimeve publike, institucionet arsimore, organizatat e transportit, shërbime shtëpiake, shërbime dhe tregti etj. Përmbajtja e letrave të tilla i nënshtrohet dy qëllimeve - të informojë adresuesin për diçka dhe ta inkurajojë atë të ndërmarrë veprime të caktuara. Letra duhet të fillojë me një deklaratë të shkurtër të rrethanave të rastit dhe të vazhdojë me shprehjen e një kërkese ose kërkesë (nëse kërkesa e shprehur më parë ka mbetur pa përgjigje ose e plotësuar). Në fund të mesazhit, është e përshtatshme t'i referohemi dispozitave specifike të akteve ligjore rregullatore që konfirmojnë ligjshmërinë e kërkesës (kërkesës) të autorit.

Letrat e rezymesë nuk duhet të identifikohen me vetë CV (SU ose curriculum vitae - një biografi e shkurtër, e përkthyer nga latinishtja), e hartuar kur kërkoni një vend të lirë pune. Në një farë kuptimi, një letër rezyme është e ngjashme me një letër prezantimi, me ndryshimin e vetëm është se pjesa më e madhe e përmbajtjes së saj nuk është një përshkrim i meritave të një produkti ose shërbimi, por vetë-promovimi cilësitë profesionale vetë autori.

Një letër rezyme shprehet në të njëjtën mënyrë si letër e rregullt, domethënë, pa kategorizuar në paragrafë dhe pa hartuar titullin e dokumentit (siç është zakon për një rezyme). Në të njëjtën kohë, përmbajtja e tij duhet të formulohet dhe hartohet në mënyrë të tillë që adresuesi që në rreshtat e parë të vlerësojë përfitimet e propozimit që përmban mesazhi. Me fjalë të tjera, nëse keni diçka për të treguar për veten, bëjeni, por në një formë koncize, specifike dhe stilistikisht të përshtatshme. Filloni duke deklaruar arsyet e apelimit tuaj dhe përfundoni me informacionin e kontaktit: numrin tuaj të telefonit, adresat email ose faks.

Të njohura në kategorinë: