Shtëpi › Regjistrimi › Çfarë do të thotë termi kpi? Treguesit kryesorë të performancës KPI - çfarë janë dhe si t'i përdorin ato. Si të llogaritni KPI në Excel: shembuj dhe formula

Çfarë do të thotë termi kpi? Treguesit kryesorë të performancës KPI - çfarë janë dhe si t'i përdorin ato. Si të llogaritni KPI në Excel: shembuj dhe formula

Kipiai, ose treguesit kryesorë të performancës, është një sistem unik që ka hyrë në përdorim kohët e fundit Biznesi rus. Sot, nuk ka asnjë metodë më të besueshme me të cilën mund të vlerësohet efikasiteti i një ndërmarrje, kështu që përdorimi i këtij sistemi praktikohet jo vetëm në Rusi, por në të gjithë botën.

Koncepti i KPI

Së pari, le të trajtojmë plotësisht pyetjen se çfarë është - KPI, ose treguesit kryesorë të performancës.

KPI është një sistem unik me të cilin mund të llogaritni performancën e secilit punonjës individual të organizatës. Falë një sistemi të tillë, është e mundur jo vetëm të kuptohet se sa efektive janë aktivitetet e punonjësve, por edhe të motivohen ata për të përmirësuar aftësitë e tyre të punës. Treguesit më optimalë të performancës për të gjithë punonjës individual nuk duhet të kalojë numrin 5.

Për të kuptuar se si të operohet saktë ky sistem, është e nevojshme të studiohen më me kujdes dhe thellësi llojet e treguesve të performancës, si dhe të shqyrtohen shembuj të KPI-ve.

Llojet dhe grupet e KPI-ve

Treguesit Kipiai zakonisht ndahen në disa nëngrupe, bazuar në rezultatet e marra gjatë llogaritjes së një fushe të caktuar aktiviteti.

Kostot financiare.
Performanca e kompanisë, e cila përfshin llogaritjen e kpi si përqindje. Kjo përqindje tregon se sa i lartë është shfrytëzimi i kapaciteteve të një ndërmarrje të caktuar.
Produktiviteti i kompanisë. Ky nëngrup i treguesve të performancës së KPI bazohet në një krahasim të të dhënave të caktuara (për shembull, artikujt e kostos dhe të ardhurat për një periudhë të caktuar kohe).
Llogaritjet përfundimtare, të cilat bazohen në shprehjen sasiore të rezultateve në lidhje me aktivitetet e punonjësve të kompanisë.

Një tregues kyç i performancës bazohet në disa parime. Nëse nuk i merrni parasysh, të dhënat e marra do të jenë jo të besueshme. Këto janë parimet:

Të gjithë treguesit duhet të maten në numri sasior.
Të dhënat e marra duhet të lidhen drejtpërdrejt me aktivitetet e kompanisë.
Rezultatet nuk duhet të jenë të kushtueshme, si për sa i përket kohës ashtu edhe burimeve.

Më parë, ne shqyrtuam pyetjen se çfarë është një KPI, duke e ndarë atë në 3 nëngrupe të vogla. Megjithatë, gradimi nuk përfundon me kaq, pasi këtë sistem Ajo gjithashtu ka varietetet e veta. Janë dy prej tyre gjithsej. Këto janë KPI operacionale dhe strategjike. Së pari, le të kuptojmë se çfarë lloj sistemi operativ KPI është ky.

Treguesit operativ janë tregues me të cilët mund të vlerësoni efektivitetin e aktiviteteve të një kompanie në këtë moment. E thënë thjesht, të dhënat e marra gjatë llogaritjes së kpi pasqyrojnë se sa mirë punojnë punonjësit e kompanisë në periudhën aktuale kohore.

Për më tepër, sistemet operative ndihmojnë në krahasimin e detyrave të kryera nga punëtorët me kushtet që u krijuan për këtë. Bazuar në rezultatet e marra, menaxhmenti i ndërmarrjes mund të vlerësojë cilësinë e produktit të prodhuar, kushtet për dorëzimin e tij dhe shpërndarjen e mëtejshme.

Çfarë është një tregues strategjik i KPI? Tregues të tillë pasqyrojnë performancën e një kompanie për një periudhë të caktuar kohore. Me ndihmën e tyre, ju mund të gjeni mangësi në punën e personelit dhe të rregulloni aktivitetet e tyre për periudhën e ardhshme kohore (për shembull, për muajin, tremujorin, gjashtë muajt e ardhshëm, etj.).

Përveç cilësisë së punës së punonjësve, mund të përpunohen edhe të dhënat financiare. Bazuar në rezultatet e llogaritjes së KPI, karakterizohen flukset monetare, të cilat ndihmojnë për të kuptuar se sa fitimprurëse është vetë organizata dhe sa kërkesa janë produktet e prodhuara prej saj.

Fushat e zbatimit të KPI dhe llogaritja e tij

Sepse me atë që është kpi, ose, duke folur me fjalë të thjeshta, treguesit kryesorë të performancës, ne i kemi kuptuar, duhet të kalojmë në pyetjen tjetër, jo më pak të rëndësishme: ku dhe pse përdoren? Dhe gjithashtu merrni parasysh formulën me të cilën ato llogariten.

Një tregues i performancës është një matje numerike e qëllimeve dhe objektivave të vendosura (dhe të përfunduara) që luajnë një rol të rëndësishëm në promovimin e suksesshëm të një biznesi. Falë raportit të përpiluar, i cili merr si bazë të gjithë treguesit e nevojshëm (ata u diskutuan më lart), menaxhmenti i organizatës ka mundësinë të vlerësojë plotësisht se si u zbatua plani i zhvilluar, si dhe çfarë u arrit në një periudhë të caktuar.

KPI-të përdoren në fusha të ndryshme të biznesit. Për secilin prej tyre ekziston një listë treguesish që përpunohen, dhe në bazë të të cilëve llogaritet një tregues që pasqyron efikasitetin e ndërmarrjes.

Zona e shitjes

Për të rritur pasurinë tuaj, ju duhet të kuptoni se cilat janë KPI-të në shitje dhe rolin e rëndësishëm që luajnë ato. Këta tregues mund të llogariten bazuar në:

fitimi financiar i marrë për një periudhë të caktuar;
të ardhurat nga shitjet e kryera nga kompania;
kostoja e mallrave të prodhuara;
përqindja e mallrave me cilësi të ulët;
shumat e aktiveve rrjedhëse;
koston totale të të gjithë inventarëve të ndërmarrjes.

Treguesit KPI në tregtia me pakicë bazohen në 5 parime bazë:

përqindja e shitjeve për 1 orë ose ditë funksionimi të një pike me pakicë;
shuma mesatare e parave të paguara nga blerësi për mallrat (kjo shumë llogaritet në bazë të çeqeve të grushta);
sasia e produkteve të shitura në të njëjtën kohë;
raporti i pagave të punonjësve ndaj të ardhurave nga shitja e mallrave;
konvertimet e shitjeve.

Kështu, pasi të keni marrë të gjitha llogaritjet e nevojshme, mund të rregulloni shpejt punën e stafit, duke rritur ndjeshëm numrin e transaksioneve të kryera, gjë që, nga ana tjetër, ndihmon në rritjen e të ardhurave të dyqanit.

Industria prodhuese

Cili është treguesi i prodhimit në prodhim dhe mbi çfarë baze llogaritet ai? Para së gjithash, kur llogaritet koeficienti i efikasitetit, merret si bazë:

treguesit e konsumit mesatar ditor të lëndëve të para nga të cilat prodhohen produktet;
vëllimet e lëndëve të para të konsumuara dhe të mbetura në magazinë;
vëllimet e punës në vazhdim;
performanca e punonjësve;
kosto të ndryshme prodhimi;
kostoja e riparimit të pajisjeve;
kushtet, kushtet dhe kostoja e ruajtjes produkte të gatshme.

Për të marrë të dhënat e duhura, duhet të dini se si të llogaritni KPI. Ekziston një formulë e veçantë për këtë:

(qf/ qpl)× 100%

Tani le të deshifrojmë treguesit:

qf – vëllimi aktual i të gjitha shitjeve të bëra nga kompania;
qpl – vëllimi i shitjeve që sapo është planifikuar të realizohet.

Të dhënat e marra përmes këtij formulari janë i ashtuquajturi kriter i performancës.

Shembuj të KPI-ve

Për të kuptuar plotësisht se çfarë është kipiai, le të shohim disa shembuj të treguesve kryesorë të performancës. Për një kuptim më të mirë të thelbit, secili nga profesionet që merret parasysh në llogaritje do të konsiderohet veçmas. Tabela e mëposhtme tregon jo vetëm llojin e aktivitetit, por edhe treguesin mbi bazën e të cilit llogaritet kriteri i efikasitetit.

Numri	Titulli i punës	Treguesi për llogaritjen	Formula për llogaritjen
1	Shef i Departamentit të Marketingut	Përqindja totale e planit të zhvilluar më parë.	Formula e përgjithshme llogaritja e përshkruar më sipër.
2	Tregtar	Përqindja totale e të gjitha markave në treg	Llogaritur në bazë të të dhënave nga të gjitha firmat e marketingut të palëve të treta.
3	Kryekontabilist	Kohëzgjatja e dorëzimit shërbimi tatimor pasqyrat e të ardhurave të ndërmarrjes.	Të dhënat e marra nga organi tatimor.
4	Kontabilist	Përqindja totale e transaksioneve financiare të kryera	Ky profesion ka formulën e tij për llogaritjen e kipiai-ve: (qpsr/qptot) × 100%, ku treguesi i parë në kllapa nënkupton numrin e transaksioneve financiare që janë kryer në kohë dhe i dyti - rezultatet e përgjithshme në lidhje me të gjitha transaksionet e pagesave.
5	Shef i Departamentit Ligjor	Për bazë merret numri i përgjithshëm i padive të fituara.	Raporti i numrit të çështjeve të fituara me numrin total të gjykimeve. Rezultati i marrë shumëzohet me 100%.
6	Jurist	Shuma e parave që është mbledhur nga bizneset e tjera në favor të organizatës ku punon personi. Është marrë parasysh edhe shuma e parave që është kursyer nga kompania.	Janë marrë parasysh të gjitha të dhënat nga raportet e përpiluara nga departamenti juridik.

Duke marrë përsëri shembullin menaxher kpi shitjet, atëherë me ndihmën e të dhënave të marra pas llogaritjes, kreu i departamentit të menaxhimit do të jetë në gjendje të identifikojë jo vetëm aspekte pozitive, por edhe negative në aktivitetet e vartësve të tij. Pra, ai do të dijë saktësisht se sa telefonata dhe takime të nevojshme bëri menaxheri i shitjeve, nëse ato ishin efektive, sa njerëz erdhën klientët e rregullt etj.

Nëse të dhënat e marra nuk korrespondojnë me planin e zhvilluar, kjo do të thotë se personit të angazhuar në këtë lloj aktiviteti i mungojnë as njohuritë dhe aftësitë, as këmbëngulja dhe dëshira për të punuar.

Të gjithë shembujt e KPI-ve, ose treguesit kryesorë të performancës, të diskutuar më sipër pasqyrojnë plotësisht thelbin e këtij koncepti. Sigurisht, është e vështirë të kuptosh menjëherë të gjitha këto hollësi (veçanërisht për një biznesmen fillestar). Sidoqoftë, është më mirë të kaloni pak kohë duke e studiuar këtë në thellësi temë e rëndësishme sesa të pësojë humbje financiare që mund të dëmtojnë seriozisht zhvillimin dhe promovimin e suksesshëm të një biznesi.

Në artikull do të shikojmë shembuj të KPI-ve, veçoritë e llogaritjes së identifikuesit kryesor për specialistë të ndryshëm, si dhe shembujt më të mirë zbatimin e tij nga ndërmarrjet vendase.

Do të mësoni:

Si llogaritet KPI për punonjës të ndryshëm.
Si të zhvilloni një deklaratë KPI.
Si të llogarisni KPI hap pas hapi.
Si të llogarisni KPI të një tregtari.
Cilat mund të jenë KPI-të e llogaritarit kryesor?
Cilat KPI mund të aplikohen për menaxherët e lartë.
Si mund të llogariten KPI në Excel.
Cilat kompani kanë zbatuar me sukses KPI?

Udhëzime për llogaritjen e KPI për punonjës të ndryshëm

Metodologjia për zhvillimin e një identifikuesi KPI përfshin disa hapa vijues:

Veprimtaritë përgatitore: krijimi i një grupi pune, analiza.
Formimi i metodave dhe metodologjisë së vlerësimit: zhvillimi i një modeli të një sistemi të treguesve të performancës, sekuenca e ndërtimit të tij, krijimi dhe testimi i identifikuesve të KPI, përgatitja e metodave të modernizuara të menaxhimit.
Zbatimi: kombinimi i sistemit të kontabilitetit të KPI me atë ekzistues software, njohjen e punonjësve me metodologjinë e llogaritjes së treguesve të performancës.
Faza e përdorimit të sistemit të llogaritjes së KPI: monitorimi i zbatimit, rregullimi i treguesve.

Për të zhvilluar KPI, përdoren dy metoda kryesore: procesore dhe funksionale. Mënyra e llogaritjes së primit për secilën prej tyre mund të gjendet në tabelën e mëposhtme.

Metoda e procesit bazohet në ndërtimin e identifikuesve duke marrë parasysh proceset kryesore të biznesit të ndërmarrjes. Metoda funksionale bazohet në një analizë të strukturës së kompanisë dhe qëllimeve të shërbimit të divizioneve të saj.

Një shembull i një KPI për menaxherët që do t'i detyrojë ata të japin gjithçka.

Nëse shitësi i përmbush KPI-të e tij me ngurrim, atëherë këta tregues të performancës duhet të braktisen. Redaktorët e “Commercial Director” propozojnë të përcaktojnë KPI që motivojnë menaxherët të shesin dhe të bëjnë fitim.

Tabela. KPI - shembuj të llogaritjes duke përdorur metoda procesore dhe funksionale

Procesi

Funksionale

Procesi i Shitjes. Qëllimet:

rritja e numrit të blerësve (KPI - numri i blerësve të tërhequr);

rritja e blerjeve të përsëritura midis klientëve ekzistues (KPI - numri i blerjeve të përsëritura).

Niveli i ndërmarrjes - plani, modeli strategjik i zhvillimit. Shembuj të KPI-ve:

të ardhurat, përfitimi;
rritje e aktiveve neto.

Procesi "Inventari".

Qëllimi: rritja e qarkullimit të inventarit (KPI - rritje e qarkullimit të inventarit të lëndëve të para dhe produkteve të gatshme në krahasim me periudhën e mëparshme).

Niveli i departamentit - rregulloret për njësinë strukturore, rregulloret. Shembuj të KPI-ve:

niveli i kënaqësisë së klientit;
vëllimet e shitjeve.

Procesi "Kënaqësia e klientit". Qëllimet:

zvogëlimi i numrit të kthimeve (KPI - ulje në përqindje e numrit të kthimeve të blerjeve);

zvogëlimi i intervalit kohor për shërbimin ndaj klientit (KPI - koha e shpenzuar në shërbim).

Profesionalizmi i specialistëve - përshkrimet e punës. Shembuj të KPI-ve:

numri i blerësve të rinj të tërhequr;
koha për të përfunduar një transaksion me një blerës.

Procesi "Personeli". Objektivi: rritja e nivelit cilësor të përzgjedhjes së personelit (KPI - tregues përqindje për vendet e lira të mbyllura).

Tabela. KPI për një specialist të shitjeve: shembuj (matrica KPI)

Treguesi	Baza	Norma	Synimi	Fakt	Niveli i ekzekutimit	Indeksi KPI
Vëllimi i shitjeve (cu)
Të ardhurat mesatare nga një blerës (cu)
Numri i notave "Më pëlqeu shërbimi" (copë.)
Pjesa e llogarive të arkëtueshme të vonuara (%)
KPI përfundimtar

Bazuar në të dhënat e paraqitura në tabelë, mund të konkludojmë se specialisti i shitjeve tejkaloi treguesit e synuar me 6.1%, dhe për këtë arsye ai duhet të marrë një bonus.

Tabela jep një shembull të metodologjisë për llogaritjen e “Të ardhurave mesatare për klient”. Në përmbledhjen nga shembulli i mëparshëm, ky tregues përfshihet edhe në formularin e llogaritjes së KPI për specialistin e shitjeve.

Tabela. Të ardhurat mesatare për klient për një specialist shitjesh

Llogaritja e treguesve të performancës për departamentet mbështetëse është një procedurë mjaft komplekse. Le të shohim shembujt më poshtë për disa pozicione mbështetëse.

Tabela. Shembuj të KPI-ve për pozicione të tjera

Si të llogarisni KPI: udhëzime hap pas hapi

Faza 1. Përkufizimi i tre treguesve të KPI të punonjësve:

numri i përdoruesve të tërhequr në portalin e internetit;
numrin e blerjeve të përsëritura nga konsumatorët ekzistues;
numri i rekomandimeve dhe vlerësimeve pozitive që u publikuan pas transaksionit në faqen e internetit ose në faqe rrjetet sociale kompanitë.

Faza 2. Llogaritja e peshës së secilit identifikues (pesha totale është 1, llogaritja e aksioneve të treguesve kryhet në varësi të përparësisë së tyre). Në këtë shembull marrim:

numri i blerësve të rinj - 0,5;
numri i blerjeve të përsëritura - 0,25;
komente të konsumatorëve - 0,25.

Faza 3. Analiza e statistikave për çdo tregues kyç për gjashtë muajt e fundit dhe formimi i një plani:

	Treguesi fillestar (të dhënat mesatare për muajin)	Treguesi i planifikuar
Rritja e blerësve të rinj	160 klientë të rinj	Një rritje prej 20%, pra 192 klientë të rinj
Përqindja e blerësve të përsëritur	30 blerje të përsëritura	Rritje me 20%, pra 42 blerje të përsëritura
Përqindja e klientëve që lanë një koment ose rekomandim pozitiv në faqe		Rritje me 20%, ose 42 komente pozitive

Faza 4. Një shembull i llogaritjes së KPI është paraqitur në tabelë:

Formula për llogaritjen e treguesve kryesorë:

Indeksi KPI = Pesha KPI * Fakt / Qëllimi

Qëllimi është vlera e KPI e planifikuar nga specialisti i marketingut. Një fakt është të dhënat aktuale të marra.

Në shembullin e mësipërm, është e qartë se punonjësi nuk i ka arritur qëllimet e tij. Në të njëjtën kohë, bazuar në vlerën e përgjithshme të KPI (113.7%), mund të flasim për një rezultat të lartë të arritur.

Faza 5. Llogaritja e pagës.

Paga e tregtarit në këtë shembull është 800 dollarë. Në këtë shumë, 560 dollarë është pjesa fikse dhe 240 dollarë është pjesa e ndryshueshme. Paga e plotë paguhet nëse arrihet një rezultat me indeks 1 ose 100%. Meqenëse në shembullin tonë KPI u arrit në 113.7%, që është tejkalim i planit, specialisti i marketingut do të marrë një pagë me bonus.

Rezultati:

560 $ + 240 $ + 32,88 $ = 832,88 $.

Në të njëjtën kohë, nëse vlera e KPI është më e vogël se 1 ose 99%, atëherë madhësia e bonusit zvogëlohet.

Një tabelë me një shembull të KPI tregon çështje problematike në punën e një specialisti të marketingut. Treguesit e pamjaftueshëm të lartë mund të jenë rezultat i një strategjie të zgjedhur gabimisht për të rritur besnikërinë e klientëve ndaj kompanisë. Të dhëna të tilla ju lejojnë të monitoroni punën e një specialisti. Nëse situata nuk ndryshon në periudhat në vijim, atëherë është e nevojshme të rishikohet sistemi i kërkesave të KPI.

Duke ndjekur vazhdimisht këtë politikë, mund të merrni një kuptim të plotë të KPI-ve të shitjeve, procesi i prodhimit etj. Kjo do t'ju lejojë të kuptoni procedurën për llogaritjen dhe zbatimin e treguesve kryesorë të performancës.

Llogaritjet e KPI mund të ndryshojnë në varësi të treguesve të planifikuar. Lejohet plotësimi i rregulloreve me identifikues të rinj: të dhëna për numrin e detyrave të zgjidhura/të pazgjidhura, një sistem ndëshkimesh për performancë të ulët në pikat kyçe në plan.

Për shembull, nëse plani përmbushet me më pak se 70%, punonjësi mund të privohet nga shpërblimet.

Këtu është një shembull i llogaritjes së komponentit të bonusit të pagës për një punonjës që ka përmbushur planin e shitjeve:

Llogaritja e KPI për një tregtar: shembull

Përpara se të filloni të llogaritni identifikuesin kryesor të performancës për një specialist të marketingut në internet, duhet të përcaktoni qartë shtrirjen e përgjegjësive të tij dhe më pas të vendosni KPI-në e punonjësit. Formula KPI mund të përdoret vetëm në rastet kur është e pranueshme të shprehen numerikisht rezultatet për të cilat tregtari është veçanërisht përgjegjës.

Për shembull, le të paraqesim 5 tregues KPI për një specialist:

rritja e grupit të synuar të konsumatorëve;
tërheqja e klientëve të rinj, rritja e numrit të klientëve;
rritja e nivelit të besnikërisë së klientit (merret parasysh numri i rishikimeve, rekomandimeve, etj.);
rritja e numrit të blerjeve të përsëritura;
rritjen e ndërgjegjësimit të kompanisë dhe rritjen e besnikërisë së klientit.

Për të arritur treguesit e synuar, tregtari përdor materiale dhe burimet e punës kompanitë (ndërvepron me zhvilluesit e programeve dhe dizajnit, analistët dhe autorët e kopjimit). Një procedurë e detyrueshme në këtë proces është kontrolli i buxhetit. Kontabiliteti i saktë i kostos do të ndihmojë në krijimin e marrëdhënies midis rezultateve të marra nga një specialist dhe burimeve materiale që ai përdori.

Veprimet e nevojshme për zbatimin e një sistemi të treguesve kryesorë të performancës:

të përcaktojë qëllimin kryesor të kompanisë dhe treguesit që duhet të merren brenda një periudhe të caktuar kohore;
caktoni detyra specialistëve të marketingut;
ndani pagën e tregtarit në komponentë fiks dhe të ndryshueshëm (për shembull, 75% është një komponent fiks dhe 25% është një bonus për arritjen e objektivave të caktuara në hartën e KPI);
identifikojnë identifikuesit kryesorë të performancës për të vlerësuar punën e një specialisti;
formuloni një plan dhe përcaktoni treguesit optimal të KPI (ne do të shikojmë se si ta bëjmë këtë duke përdorur shembuj në pjesën tjetër të artikullit).

Nëse është e nevojshme, mund të përdorni funksionalitetin e programit të zyrës Excel ose të zbatoni një CMS, i cili do të sigurojë organizim kompetent të procedurës për përcaktimin e qëllimeve, futjen e shpejtë të të dhënave dhe monitorimin efektiv të zbatimit të KPI.

Praktikuesi tregon

Shembuj të KPI-ve që detyruan stafin e zakonshëm të kërkonte një mënyrë më të mirë për të bërë punën e tyre

Maria Ponomarenko,

Drejtor i kompanisë së Moskës Smart Personal

Për disa kohë kam punuar në një ekip që drejtonte një ndërmarrje në fushën e petëzimit të metaleve të zezë. Klientët e kompanisë sonë ishin ndërtimi dhe kompanitë prodhuese të cilët kishin nevojë për dërgimin në kohë të mallrave. Për të kënaqur kërkesat e klientëve, ne formuam një flotë automjetesh që mund të transportonin produkte të petëzuara deri në 12 metra të gjatë. Nëse pranohej një numër i madh aplikimesh dhe makinat tona nuk mjaftonin, merrnim makina me qira nga kontraktorët e palëve të treta. Na duhej të zgjidhnim dy probleme: të siguronim dorëzim i shpejtë produkte në një kohë të përshtatshme për klientin dhe për të arritur ngarkesën maksimale të çdo automjeti.

Çfarë u bë. Për të motivuar dispeçerët, ne kemi zhvilluar një sistem bonusesh në varësi të dy treguesve KPI (për secilën nga detyrat e specifikuara të logjistikës).

Treguesi i shtyrjes së dorëzimit për ditët e tjera. Nëse aftësitë tona nuk lejonin që dërgesa të përfundonte në kohë, me pëlqimin e klientit, ajo shtyhej për një kohë tjetër të miratuar nga klienti. Numri maksimal i transfertave të dërgesave për dispeçer nuk duhet të kalojë 3%. Me rritjen e këtij treguesi, madhësia e bonusit të punonjësit u ul. Në të kundërt, nëse dispeçeri mund të shmangte transfertat, shuma e bonuseve të tij rritej (shih të dhënat në Tabelën 1).
Numri mesatar i dërgesave për automjet(numri total i dërgesave që janë bërë në 1 ditë është pjesëtuar me numrin e automjeteve të përdorura). Mesatarisht, një makinë bënte 1.8 udhëtime në ditë. Është vendosur që kjo shifër të rritet në 2 fluturime. Ai parashikoi gjithashtu një rritje dhe ulje të treguesit (shih tabelën 2).

Primet janë llogaritur duke përdorur formulën: S x K1 x K2, ku S - shumë fikse(për shembull, 10,000 rubla), K1 është koeficienti i transferimit të dorëzimit, K2 është një tregues i efikasitetit të përdorimit të automjeteve. Në varësi të shifrave të arritura, dispeçeri mund të fitonte nga 12 deri në 180% të bonuseve, të cilat varionin nga 1200 deri në 18000 rubla.

Treguesit e KPI rezultuan të jenë reciprokisht ekskluzivë. Për shembull, ishte e mundur të rritej numri i dërgesave me një automjet, por si rezultat do të ishte e papërshtatshme për blerësin që të pranonte produktet. Për të arritur një rritje në të dy treguesit, dispeçeri duhej të merrte parasysh një sërë faktorësh (kërkesat e klientëve për kohën e dorëzimit, rajoni i dorëzimit, kapaciteti mbajtës i automjeteve, përputhshmëria e dorëzimit lloje të ndryshme me qira në një automjet).

Paralelisht me zbatimin e sistemit KPI për dispeçerët, ishte e nevojshme të sigurohet funksionim më efikas i departamenteve përkatëse (për shembull, një kompleks depo).

Rezultati. Sistemi KPI filloi në mars, dhe tashmë në tetor, identifikuesi mesatar i efikasitetit ditor të ofrimit u rrit nga 1.8 në 2.3. Kështu, në vetëm 7 muaj punë duke përdorur sistemin KPI, efikasiteti i funksionimit të flotës së transportit u rrit me 28%. Në të njëjtën kohë, ne arritëm të zvogëlojmë numrin e lejuar të shtyrjeve të dërgesave me 6 (!) herë - nga 3% në 0.5%.

Në pjesën e përgjithshme të rregullores së KPI-së vijon:

specifikoni orientimi i synuar rregulloret (shembull formulimi: “rregullorja e IPK-së përcakton procedurën për formimin e treguesve të performancës, monitorimin e tyre gjatë zbatimit të aktiviteteve dhe kontrollin në bazë të rezultateve të periudhave raportuese”);
identifikojnë punonjësit për të cilët rregulloret e KPI janë të detyrueshme;
vendosni qëllimet e matricës KPI (shembull: sjellja e planeve afatgjata të ndërmarrjes dhe detyrave vjetore të specialistëve të saj në të njëjtin emërues);
të sigurojë një listë të termave bazë me përkufizimet e tyre;
paraqesin parimet mbi të cilat bazohet sistemi i KPI (shembull: zbërthimi, balancimi, pajtueshmëria me rregullat SMART).

Pjesa kryesore e rregullores së KPI duhet të përshkruajë gjithashtu procedurën për gjenerimin dhe miratimin e treguesve të performancës. Është e nevojshme të zbulohen kriteret që duhet të plotësojnë (shembull: matshmëria, arritshmëria, specifika, etj.). Shembulli ynë, i disponueshëm për shkarkim më poshtë, do t'ju ndihmojë të hartoni një dokument të tillë për kompaninë tuaj.

Është më mirë të dokumentohen KPI-të e specialistëve individualë në një dokument të posaçëm të quajtur kartë rezultatesh. Është rënë dakord me Drejtorin e Përgjithshëm, personelin e lartë dhe departamenti i financave dhe të nënshkruar nga një punonjës i caktuar.

Në dispozitën KPI, është gjithashtu e nevojshme të përcaktohet periudha e vlefshmërisë së kartës (shembull: viti kalendarik) dhe t'i bashkëngjitni formularit të rënë dakord.

Tabela. Harta e KPI për specialistët e financave

№ p/p	Lloji KPI	Nivelet e performancës së KPI			Pesha e KPI, %	Niveli i performancës së KPI
№ p/p	Lloji KPI	Niveli më i ulët	Niveli i synuar	Niveli i sipërm	Pesha e KPI, %	Niveli i performancës së KPI
	Shpejtësia e qarkullimit të të arkëtueshmeve dhe të pagueshmeve	Rritje e raportit të qarkullimit nga 0 në 1% krahasuar me vitin bazë	Rritje e raportit të qarkullimit nga 1 në 3% krahasuar me vitin bazë	Rritje e raportit të qarkullimit mbi 3% krahasuar me vitin bazë
	Devijimi në përqindje i treguesve aktualë nga ata të planifikuar që nuk ishin paralajmëruar duke përdorur sistemin e monitorimit të të dhënave, %
	Reduktimi i shpenzimeve operative për funksion në industri në raport me një vit më parë, %
	Falas fluksit financiar, milion rubla.

Rregulloret e KPI duhet të përmbajnë kërkesa për procedurën për zhvillimin dhe miratimin e kartave kryesore të identifikimit. Është e nevojshme të tregohen ata që janë përgjegjës për formimin e hartave të KPI, miratimin dhe pranimin e tyre. Është e nevojshme të përshkruhen kërkesat e unifikuara për koeficientët dhe formatin e një karte të tillë. Për shembull, ai duhet të përfshijë identifikues për llogaritjen e performancës së treguesve (të vazhdueshëm, diskretë, ndërprerës) dhe rekomandime për metodat e matjes (sasiore dhe cilësore). Në pozicionin për çdo identifikues KPI, është e rëndësishme të tregohet vlera e synuar, pesha, lloji, si dhe pjesa e sipërme dhe nivel më të ulët. Për më tepër, duhet të keni parasysh që pesha totale e të gjithë treguesve në hartën e KPI duhet të jetë 100%.

Treguesi i ndërprerjes së KPI tregohet vetëm si mjeti i fundit, pasi ai rivendos pjesën tjetër të të dhënave. Për shembull, treguesi i ndërprerjes për inxhinierin kryesor mund të tregojë çdo aksident industrial që ka ndodhur gjatë periudhës raportuese.

Rregulloret e KPI-së duhet të përshkruajnë procedurën për monitorimin e performancës së treguesve, gjë që do të lehtësojë identifikimin dhe eliminimin e shpejtë të shkaqeve të devijimeve të konsiderueshme të identifikuesve të KPI nga vlerat e synuara.

Rregullorja për treguesit kryesorë të performancës duhet të shënojë gjithashtu shpeshtësinë e aktiviteteve të kontrollit (për shembull, një herë në tremujor) dhe punonjësit përgjegjës për zbatimin e tyre.

Për ndryshime të mundshme (të brendshme ose të jashtme) në kushtet e kryerjes së aktiviteteve ekonomike, duhet të përshkruhen rregulloret për rregullimet e KPI-ve. Arsyeja e përdorimit të tyre, për shembull, mund të jenë ndryshimet në përgjegjësitë e punës së punonjësit. Këtu duhet gjithashtu të specifikoni një listë të personave që mund të iniciojnë përdorimin e rregullimeve, si dhe parametrat me të cilët mund të kryhen korrigjime të tilla (për shembull, ndryshimi i numrit dhe përbërjes së identifikuesve, treguesve të synuar, nivelit të tyre arritje, etj.).

Rregulloret e KPI përfshijnë gjithashtu faza me të cilat do të vlerësohet arritja e treguesve kryesorë (për shembull, vetëvlerësimi nga pronari i kartës KPI, të dhënat e të cilit duhet të bien dakord me menaxhmentin, departamentin e burimeve njerëzore dhe shërbimin financiar).

Dispozita për treguesit kryesorë duhet të përshkruajë edhe metodologjinë për llogaritjen e tyre. Niveli i bonusit të specialistit dhe motivimi i tij për të arritur standardet e synuara varen nga zgjedhja e saj. Për shembull, në rregulloret KPI, mund të specifikoni që identifikuesi i ekzekutimit të kartës së ponderuar të merret duke shumëzuar vlerën e treguesit me peshën e tij.

KPI i llogaritarit kryesor: shembull i vlerësimit të ngarkesës së departamentit

Menaxhmenti i ndërmarrjes shpesh e konsideron kontabilitetin si një departament të kushtueshëm. Kryekontabilistët ankohen rregullisht se ngarkesa e departamentit është shumë e lartë dhe kërkojnë më shumë staf. Si mund të kuptojë një menaxher nëse kontabilistët janë vërtet të mbingarkuar me punën e tyre aktuale apo nëse problemi qëndron në efikasitetin e ulët të organizimit të punës? Si të përcaktohen KPI për punonjësit e kontabilitetit?

Një llogaritar kryesor i kualifikuar duhet të ketë mjetet për të vlerësuar në mënyrë objektive nivelin e ngarkesës së punës së specialistëve në departamentin e tij. Mund të ketë situata kur disa punonjës duhet të rrisin gamën e përgjegjësive të tyre, ndërsa të tjerë, përkundrazi, duhet të ngushtojnë fushën e tyre të detyrave. Masa të tilla do të ndihmojnë për të siguruar më shumë shpërndarje uniforme ngarkesa e punës për specialistët dhe rritja e produktivitetit të punës. Pavarësisht se departamenti i kontabilitetit konsiderohet si ndihmës, specialistët e tij shpesh kontribuojnë jo vetëm në ruajtjen, por edhe në rritjen e vëllimit të burimeve financiare.

Identifikuesit e KPI përdoren për të vlerësuar punën e një kontabilisti ose të një departamenti të tërë. Ato përfshijnë një numër treguesish:

dorëzimi në kohë i raporteve tek autoritetet rregullatore dhe plotësimi pa gabime i deklaratave;
pagesën në kohë të faturave të kompanisë nga klientët;
nuk ka gabime në kontabilitet;
shuma e kursyer burimet financiare(për shembull, në kontratat me furnitorët ose kontraktorët, etj.);
shuma totale e gjobave të paguara në organet tatimore (për faj të kontabilistëve);
shpenzimet e pagave të departamentit të kontabilitetit;
prania/mungesa e ankesave nga klientët e jashtëm dhe të brendshëm të ndërmarrjes në lidhje me punën e kontabilistëve.

Nëse marrim parasysh KPI për një kontabilist, mund të jepen shembuj të ndryshëm, por është e nevojshme të merret parasysh se ky departament i veçantë është i aftë të ndikojë në efikasitetin e të gjitha proceseve kryesore të biznesit të ndërmarrjes duke rritur fitimet dhe duke optimizuar kostot.

Në proceset afariste dhe ekonomike, treguesit kryesorë të performancës së departamentit të kontabilitetit janë:

këmbyeshmëria e punonjësve;
numri i specialistëve të kontabilitetit;
vëllimi minimal i dokumenteve të vonuara gjatë procesit të punës;
numri i punonjësve të kompanisë për kontabilist.

Përveç kësaj, duhet të merret parasysh niveli i kualifikimeve të kontabilistëve dhe motivimi i tyre për të punuar për të marrë rezultatin e kërkuar. Menaxheri duhet të monitorojë ngarkesën e punës së punonjësve, komoditetin e punës në vend dhe, nëse është e nevojshme, t'u sigurojë kontabilistëve trajnime të avancuara në kohë në kurse të specializuara.

Në varësi të detyrave të caktuara dhe afateve për përfundimin e tyre, menaxheri vlerëson punën e një punonjësi të caktuar. Në varësi të rezultateve të marra, merret vendimi për zgjerimin/zvogëlimin e stafit.

Mjeti më efektiv për përcaktimin e numrit optimal të punonjësve të kompanisë është racionimi. Le të japim një shembull të kësaj për departamentin e kontabilitetit, ku puna përfshin komponentë të tillë si:

dokumentacioni primar (në hyrje);
normat kontabilitetit dhe Kodin Tatimor;
rezultatet e punës (raportimi).

Për llogaritjen sasia e kërkuar Punonjësit e departamentit të kontabilitetit duhet të dinë sasinë e përafërt të dokumentacionit parësor të marrë gjatë një periudhe të caktuar kohore (ditë, muaj) dhe të kenë një kuptim se sa punonjës dhe në çfarë kohe do të jenë në gjendje të përpunojnë një vëllim të tillë materialesh.

Për shembull, për të përcaktuar KPI-në e një punonjësi kontabël përgjegjës për listën e pagave, përdoren kriteret e mëposhtme:

numrin e punonjësve të ndërmarrjes së shërbyer prej tij;
llogaritja e listës së pagave në bazë të numrit të të punësuarve (pagesat);
Mbajtja e tatimit në burim dhe pagesat e tjera të detyrueshme në bazë të numrit të punonjësve;
numri i ndërvendbanimeve.

Bazuar në kritere të tilla, përcaktohet standardi për një punonjës kontabël, në bazë të të cilit llogaritet numri i kontabilistëve. të nevojshme për ndërmarrjen. Për shembull, nëse marrim 1,600 fletë pagesa mujore si normë KPI për një specialist të listëpagesave, atëherë për një organizatë me më shumë se 5,000 punonjës, do të nevojiten 3 kontabilistë të listës së pagave.

Çdo kompani ka identifikues unik KPI. Ato formohen në bazë të qëllimeve dhe objektivave të ndërmarrjes.

Identifikuesit e KPI përcaktohen nga menaxhmenti (kryekontabilisti ose drejtori i kompanisë) dhe mund të përmbajnë më shumë ose më pak tregues sesa në shembujt e paraqitur në këtë rishikim. Motivimi kryesor i punonjësve është llogaritja e saktë dhe objektive e shpërblimeve për arritjen e treguesve të KPI. Falë kësaj, punonjësit e ndërgjegjshëm dhe të përgjegjshëm marrin më shumë pagat. Stimuj të tillë motivojnë punonjësit të rrisin produktivitetin.

6 pyetje të ndërlikuara të intervistës që do të befasojnë këdo

Treguesit kryesorë të performancës: shembuj për menaxherët e lartë

Në procesin e ndërtimit të një sistemi KPI, menaxherët e njësive strukturore të një ndërmarrje duhet t'u përmbahen parimeve të mëposhtme të paraqitura në tabelë.

Udhëzimet kryesore të kompanisë përcaktohen gjithmonë në bazë të qëllimit strategjik. Për shembull: "Çfarë rezultatesh dëshiron të arrijë menaxhimi në një periudhë të caktuar kohore?" Një tregues kryesor mund të jetë një pozicion udhëheqës në treg ose një shitje premtuese e kompanisë. Në opsionin e parë, vëmendje i kushtohet rritjes së vëllimeve të shitjeve dhe rritjes së bazës së klientit, në të dytën - rritjes së kapitalit të ndërmarrjes për të marrë sa më shumë kosto e lartë kur shesin.

Për ta bërë këtë, së pari përcaktoni qëllimin kryesor dhe arsyetoni atë në detaje me shkrim. Më pas ata e ndajnë atë në disa qëllime të vogla, të cilat janë detyra specifike që do të ndihmojnë në arritjen e qëllimit kryesor. Vizualisht, kjo mund të shfaqet në formën e një "peme të qëllimeve" të vizatuar në letër duke iu referuar strukturës organizative të ndërmarrjes.

Psikologjia njerëzore është e tillë që shumë, nga frika se mos tregojnë paaftësinë e tyre për disa çështje, pranojnë të kryejnë një detyrë në mënyrë të rastësishme, pa e kuptuar as thelbin e saj. Bazuar në rezultatet e vëzhgimit të vendosjes së detyrave në një kompani mbajtëse të njohur, rezultoi se në një takim me menaxhmentin kryesor, shumë punonjës ranë dakord me atë që u tha, por pasi u larguan nga zyra, ata pyetën kolegët e tyre se çfarë kishte parasysh shefi.

Çdo pikë e sistemit KPI duhet të shprehet qartë. Për këtë qëllim, menaxhmenti i kompanisë (CEO, bordi i drejtorëve dhe menaxhmenti) hartojnë dhe miratojnë rregulloret e KPI. Do të ishte mirë nëse dokumenti jep shembuj dhe llogaritje me formula dhe lidh të gjithë terminologjinë me kontabilitetin. Nëse rregulloret marrin parasysh rregullat e kontabilitetit të Federatës Ruse, atëherë në të ardhmen duhet të mbështeteni në to. Kur përdorni disa sisteme të dokumentacionit të raportimit, është e nevojshme të tregoni se me cilën metodë duhet të llogaritet secili tregues.

Për të kuptuar më mirë dispozitat për KPI, disa mbledhjet e përgjithshme. Çdo menaxher duhet të llogarisë në mënyrë të pavarur shpërblimet e tij, duke iu referuar treguesve të periudhës së mëparshme raportuese. Një numër i caktuar ditësh pune ndahen për të përfunduar detyrën, pas së cilës të gjithë mblidhen për të identifikuar gabimet. Në takime të tilla, shpesh identifikohet nevoja për të bërë rregullime në rregulloret e KPI.

Miratimi përfundimtar i dokumentit kryhet me numrin maksimal të treguesve të vendosur për të gjithë menaxherët. Çdo menaxher është në gjendje të monitorojë njëkohësisht jo më shumë se pesë deri në shtatë tregues.

Ju nuk duhet të udhëhiqeni nga parimi i arritjes së rezultateve maksimale, pasi shumë menaxherëve të lartë, kur u jepet një detyrë me kompleksitet të lartë, thjesht ndalojnë së bërë përpjekje të mëdha për ta përfunduar atë.

Treguesi kryesor i performancës llogaritet një herë në vit. Kjo është koha më optimale për të vlerësuar arritjet e një specialisti. Çfarë duhet bërë nëse menaxheri kryesor është punësuar gjatë vitit aktual? Si shembull, merrni parasysh grupin e kompanive Insol të kryeqytetit. Këtu pjesa bonus e pagës llogaritet si më poshtë:

Plani i punës përfshin të dhëna të përpiluara në bazë të një analize të arritjeve të mëparshme të menaxherit në tregues të ngjashëm me një rritje prej 20%. Kjo është norma e interesit e vendosur nga drejtuesi i kompanisë;
nëse menaxheri kryesor është punësuar kohët e fundit, merret parasysh performanca e paraardhësve të tij (20% duhet t'i shtohet performancës mesatare).

Shuma e bonuseve varet nga niveli i arritur i treguesve të planifikuar. Le ta shqyrtojmë këtë situatë duke përdorur një shembull:

50% bonus nëse treguesi aktual tejkalon atë të planifikuar;
30% nëse plani përmbushet;
10% nëse rezultati është më i ulët se sa ishte planifikuar;
komponenti variabël i pagës nuk paguhet nëse arrihet një rezultat i ulët i papranueshëm.

Gjatë llogaritjes së KPI, është më mirë të merren parasysh treguesit e përgjithshëm dhe personalë. E para përfshin rezultatet e aktiviteteve të departamentit, të cilat menaxhohen nga menaxheri kryesor i kompanisë. Rezultatet e përgjithshme motivojnë punonjësit për të punë ekipore dhe shërbejnë si manifestim i interesit të specialistit në fund. Specifikat e aktiviteteve të ndërmarrjes dhe pozicioni i menaxherit janë faktorët kryesorë që përcaktojnë raportin e rezultateve të përgjithshme dhe personale për formimin e KPI. Lartë qëndrim zyrtar përfshin uljen e peshës së rezultateve personale. Për një menaxher kryesor, përqindja e treguesve personalë mund të variojë nga 10 në 20% (ose mund të mos merren fare parasysh). Për drejtuesin e kompanisë, KPI personale nënkupton marrjen e certifikatave të kualifikimit si specialist në sektorin financiar, e cila është e detyrueshme për disa kompani, si dhe përgatitjen e një pasuesi.

KPI shprehet në mënyrë specifike vlerat numerike. Për shembull, për një menaxher personeli, një kriter i tillë si "tërheqja e personelit shumë të kualifikuar" është i papranueshëm. Në këtë rast, nuk ka tregues të tillë si koha, përbërja dhe numri i personelit. Gjithashtu, kategoria e vlerësimit “personel me kualifikim të lartë” nuk mund të përdoret. Drejtori i Përgjithshëm i kompanisë dhe drejtuesi i departamentit të burimeve njerëzore mund të mos bien dakord për të kuptuar kriteret e tilla të vlerësimit si "specialist i kualifikuar" dhe "specialist shumë i kualifikuar".

Është e rëndësishme të përcaktohet se si do të përcaktohet treguesi. Nuk këshillohet përdorimi i të dhënave të shtrenjta, shpenzimi i një sasie të madhe kohe personale dhe përfshirja e kompanive të tjera për këtë qëllim. Për shembull, nëse drejtuesi i një departamenti marketingu duhet të përcaktojë nivelin e ndërgjegjësimit markë tregtare, atëherë për të vlerësuar KPI do të duhet të përdorni metoda mjaft të shtrenjta.

Për secilin tregues, është e nevojshme të formohen nivelet e arritjeve:

pragu (treguesit nën të cilët bonuset nuk jepen);
objektivi (për këtë tregues paguhet një shpërblim i parashikuar posaçërisht);
maksimale (shpërblimet e rritura paguhen).

Ndikimi në disa tregues të përgjithshëm mund të jetë indirekt, por në treguesit personal lidhja midis efikasitetit të punës dhe rezultatit të marrë duhet të jetë e drejtpërdrejtë. Për shembull, për drejtorin e departamentit financiar, është e pamundur të zbatohet KPI "prania e boshllëqeve të parave" nëse të gjitha vendimet në lidhje me kohën e pagesave ndaj palëve dhe dhënien e kredive tregtare merren vetëm nga drejtori i përgjithshëm.

Nëse përqindja e bonusit është e parëndësishme në krahasim me të ardhurat e përgjithshme të punonjësit, atëherë ai nuk do ta shpenzojë kohën e tij duke vendosur qëllime strategjike dhe përkundrazi do të fokusohet në çështje aktuale më të rëndësishme. Pjesa e bonusit për një menaxher të lartë duhet të jetë së paku 100% e normës së tij fikse, dhe për një punonjës të zakonshëm - deri në 20%.

Për një punonjës të kompanisë, treguesit konsiderohen të drejtë nëse ndryshojnë jo më shumë se 30% nga shifrat mesatare në këtë industri. Në këtë rast, përvoja e kolegëve do të jetë e dobishme gjatë zhvillimit të treguesve kryesorë të performancës.

Një aspekt shumë i rëndësishëm është procedura e drejtë për llogaritjen e KPI. Nëse një shumë e caktuar fitimi është krijuar për një menaxher të lartë në lidhje me KPI, por në fund të periudhës raportuese treguesit mezi arrijnë 50%, atëherë sipas dispozitave të KPI menaxherit nuk i jepet një bonus. Në pamje të parë, gjithçka duket e drejtë, por nëse marrim parasysh situatën e krizës së vitit të kaluar dhe falimentimin e më shumë se 50% të kompanive të industrisë, ku të gjithë të tjerët ranë, atëherë rezultatet do të rezultojnë të jenë kjo kompani mori 50% të treguesit kryesor. Në këtë rast, menaxheri meriton një bonus. Kjo sugjeron që është e mundur të shmanget një situatë e tillë nëse treguesit kryesorë janë të lidhur me treguesit e gjithë industrisë.

Rregullat për menaxhimin e menaxherëve të shitjeve: si të mbroni bazën tuaj pasi punonjësit të pushohen nga puna

Praktikuesi tregon

KPI-të e menaxherit si shembull

Tatiana Kostenkova,

Këshilltar Ligjor dhe Zhvillim Biznesi në Finstar Financial Group, Moskë

Rast Studimi 1. KPI për Menaxher të Dyqanit

Le të shqyrtojmë një shembull nga praktika e Shtëpisë së Tregtisë Narodny (Bishkek, Kirgistan). Për menaxherët e dyqaneve shtëpi tregtare Treguesit kryesorë të performancës së mëposhtme janë zhvilluar:

KPI 1. Përmbushja e planit të shitjes. Ai llogaritet në bazë të raportit të vëllimit aktual të shitjeve me atë të planifikuar. Plani i të ardhurave të dyqanit për një periudhë të caktuar miratohet nga drejtori i përgjithshëm në marrëveshje me drejtorët financiarë dhe tregtarë. Ky identifikues i KPI vlerësohet nga një specialist i analitikës (Tabela 2).

KPI 2. Pajtueshmëria me raportimin dhe disiplinën e performancës. Ky tregues tregon kohëzgjatjen e përgatitjes së dokumentacionit raportues, transferimit të faturave të shërbimeve për pagesë, dërgimit të dokumenteve në arkiv dhe ekzekutimit të urdhrave drejtor i përgjithshëm, zbatimin e rregulloreve të inventarit, si dhe respektimin e saktë të standardeve të korporatës dhe pajtueshmërinë me raportimin dhe disiplinën e performancës. Vlerëson KPI-të drejtor komercial kompanitë. Për çdo shkelje llogaritet 1 pikë.

KPI 3. Performanca e punonjësve vartës. Vlerësimi i punonjësve në përputhje me parametrat e miratuar kryhet nga kuratori. Shkeljet shndërrohen në pikë. Për shembull, parkimi pranë një dyqani dhe hyrja e tij duhet të jetë në përputhje me standardet inxhinierike dhe sanitare. Shkelja e këtyre kërkesave vlerësohet si dy pikë.

Rasti studimor 2. KPI për kreun e degës ruse të një kompanie të madhe mbajtëse

Fillimisht, treguesit kryesorë të performancës në ndërmarrje u lidhën me treguesin analitik EBITDA. Kur biznesi kaloi në një nivel të ri, u shfaqën vështirësi në përputhje me standardet e korporatës.

Drejtuesve të departamenteve iu dhanë 4 detyra:

minimizimi i kostos;
ruajtja e treguesve të arritur në periudhat e mëparshme;
pajtueshmërinë me metodologjinë për zhvillimin e vendimeve sipas standardeve të shoqërisë amë;
reduktimi i humbjes së përfitimit.

Për të inkurajuar drejtorin për të zgjidhur detyrat e caktuara, u zhvilluan 4 tregues kryesorë të performancës. Nëse plani realizohej, shpërblimi ishte 150% e pagës vjetore.

KPI 1. Të paktën një nga dyqanet e hapura më shumë se një vit më parë ka funksionuar me humbje për më shumë se tre muaj. Vlerësimi i zbatimit kryhet nga bordi i administrimit në bazë të të dhënave të auditimit të përpiluara nga raporti i fitimit operativ. Pesha e treguesit në bonus është 0.3.

KPI 2. Dështimi për të përmbushur treguesin EBITDA. Identifikuesi vlerësohet nga bordi i drejtorëve ose komiteti i auditimit bazuar në të dhënat e pasqyrës së të ardhurave. Pesha e treguesit kryesor 2 është 0.3.

IPK 3. Shkelje e rregullores së brendshme për rregullat e vendimmarrjes. Prania/mungesa e dështimeve përcaktohet nga bordi i administrimit. Pesha e treguesit kryesor 3 është 0.2.

KPI 4. Moszbatimi i vendimeve të bordit të drejtorëve. Prania e fakteve të tilla përcaktohet nga bordi i administrimit. Pesha e treguesit 4 në bonus është 0.2.

Si të llogaritni KPI në Excel: shembuj dhe formula

Shpërblimet financiare në sistemin e motivimit të KPI janë në natyrë stimuluese. Shuma e pagesave varet nga rezultatet personale të punës së specialistit në periudhën raportuese. Shuma mund të fiksohet ose të llogaritet si përqindje e pagës.

Çdo kompani përcakton KPI-të dhe peshën e secilit tregues individualisht (në varësi të objektivave të ndërmarrjes). Për shembull:

Qëllimi është përmbushja e planit të zbatimit në shumën prej 500 mijë rubla. mujore. Identifikuesi kryesor është plani i shitjes. Sistemi i matjes: shuma aktuale e shitjeve/shuma e planifikuar e shitjeve.
Qëllimi është rritja e sasisë së dërgesës me 20%. KPI - vëllimi mesatar i dërgesës. Sistemi i matjes: vëllimi/plani mesatar aktual i dërgesës për volumin mesatar të dërgesës.
Qëllimi është rritja e numrit të klientëve me 15%. KPI - numri i klientëve në bazën e të dhënave të kompanisë. Sistemi i matjes: numri aktual i blerësve/numri i planifikuar i blerësve.

Kompania përcakton në mënyrë të pavarur përhapjen e KPI-ve (peshoreve). Për shembull:

Zbatimi i planit me më pak se 80% është një rezultat i papranueshëm.
Zbatimi i planit 100% - koeficienti 0.45.
Zbatimi i planit në intervalin 100-115% - koeficienti 0,005 për çdo 5%.
Pa gabime - koeficienti 0.15.
Nuk ka pasur komente gjatë periudhës raportuese - koeficienti 0.15.

Ky është vetëm një nga shembuj të mundshëm përcaktimi i treguesve motivues të KPI.

Pika kryesore në përcaktimin e treguesve kryesorë është llogaritja e raportit të rezultatit aktual me atë të planifikuar. Pothuajse gjithmonë, paga e një punonjësi përfshin pagën (pjesën fikse) dhe shpërblimet (pjesën e ndryshueshme). KPI motivuese ndikon në llogaritjen e pjesës së ndryshueshme të pagës.

Le të marrim raportin e pjesëve konstante/ndryshore në paga 50:50 Sipas KPI, shembujt e treguesve dhe peshave të pjesëve të ndryshueshme dhe konstante janë si më poshtë:

Le të pranojmë vlerat e mëposhtme të koeficientit (e njëjta gjë për treguesin 1 dhe treguesin 2):

Tabela KPI në Excel:

Shpjegime:

Paga - (komponenti konstant i pagës) llogaritet në bazë të numrit të orëve të punës. Në shembullin tonë, pjesët konstante dhe të ndryshueshme kanë peshë të barabartë.
Përqindja e përfundimit të planit të zbatimit dhe planit të punës llogaritet si raport i treguesve të përftuar me ata të planifikuar.
Për të llogaritur pagesat e bonusit, përdoren koeficientët. Në shembullin tonë, ndikimi i treguesit 1 dhe treguesit 2 në shumën e primit është i barabartë. Madhësia e koeficientëve është gjithashtu e njëjtë. Prandaj, për të llogaritur treguesit 1 dhe 2, ata përdorin të njëjtat formula (ndryshojnë vetëm referencat e qelizave).

4. Formula për llogaritjen e bonuseve: =C3*(F3+G3). Ne e shumëzojmë bonusin e planifikuar me shumën e treguesve 1 dhe 2 për secilin punonjës.

5. Paga: paga + bonuse.

Kjo është një përmbledhje shembulli (shembull KPI Excel). Çdo kompani krijon tabelën e saj duke marrë parasysh karakteristikat e aktiviteteve të saj dhe sistemin e bonusit të përdorur.

Si të gjeni dhe motivoni një shitës me fokus të lartë ndaj klientit

Shembull i matricës KPI në Excel

Për të vlerësuar punonjësit në treguesit kryesorë, është e nevojshme të krijohet një matricë ose marrëveshje për qëllimet. Bazuar në formën e përgjithshme të përdorur për llogaritjen e KPI-ve në Excel, shembujt duken kështu:

Identifikuesit kryesorë janë kriteret me të cilat vlerësohen punonjësit e kompanisë. Për pozicione të ndryshme përdoren kritere të ndryshme.
Pesha e treguesit tregohet në numra nga 0 në 1 në mënyrë që shuma e të gjithë treguesve të jetë e barabartë me 1. Numri i peshës tregon përparësinë e këtij KPI, duke marrë parasysh objektivat e ndërmarrjes në periudhën raportuese.
Vlera bazë e treguesit KPI është minimumi i pranueshëm. Një nivel vlera e të cilit është më e vogël se "baza" është mungesa e një rezultati.
Norma (shifra e treguesit të planifikuar) është një nivel i detyrueshëm për t'u përmbushur. Nëse “norma” nuk zbatohet, do të thotë se punonjësi nuk po përballet me përgjegjësitë e tij të punës.
Një qëllim (një tregues mbi standardin që bën të mundur përmirësimin e rezultateve) është një vlerë për të cilën duhet të përpiqet.
Fakt - treguesit e performancës së arritur në të vërtetë.
Indeksi i KPI tregon nivelin e rezultateve në raport me normën.

Formula e llogaritjes së KPI:

Indeksi KPI = ((Aktual - Bazë) / (Norma - Bazë)) * 100%.

Një shembull i plotësimit të një matrice për një menaxher zyre:

Koeficienti i performancës llogaritet duke mbledhur produktet e indekseve dhe peshave. Vlerësimi i performancës së punonjësve demonstrohet qartë duke përdorur formatimin e kushtëzuar.

Ku ishte zbatimi i suksesshëm KPI: shembuj të kompanive

Sistemi i KPI po zbatohet në mënyrë aktive në ndërmarrjet vendase.

1. Sberbank: motivimi i punonjësve përmes KPI.

Një shembull i një ndërmarrje që ka zbatuar me sukses një sistem KPI është Sberbank. Vetëm pak vite më parë, degët e kësaj banke u mbushën me radhë të gjata dhe mbaheshin mend për shërbimin jo shumë të sjellshëm. Pasi sistemi KPI u prezantua për punonjësit e Sberbank në 2010, ndodhën ndryshime të dukshme në punën e ndërmarrjes. Për personelin e zakonshëm, u zhvilluan tregues të grupit, të quajtur "5+":

efektiviteti personal;
përmirësimi i njohurive tuaja;
fokusi ndaj klientit;
optimizimi i kohës së punës;
punë ekipore.

Sistemi motivues i zhvilluar për punonjësit e Sberbank nuk kufizohet vetëm në stimuj financiarë. Si faktorë motivues jomaterialë përdoren: sigurimi i përfitimeve, orar falas, ulje, paketa turistike etj.

2. "Tycoon" - një sistem i ri menaxhimi.

Sistemi i treguesve kryesorë të kompanisë Magnat quhet KPI-Drive. Krijuesit e tij vendosin qëllime për të zgjidhur problemet e mëposhtme:

Rritja e treguesve kryesorë të performancës së nivelit 1 deri në vitin e dytë pas zbatimit.
Përmirësoni lëvizjen shpenzimet e ndryshueshme duke rritur dinamikën e fondit të pagave.
Rritja e transparencës dhe menaxhimit të biznesit.
Forconi ndërveprimet në ekip.
Rikuperoni kostot e zbatimit të sistemit.

Rezultatet e zbatimit të metodologjisë KPI mund të jenë një shembull se sa shpejt u arritën qëllimet e synuara. Sigurisht, si rezultat, sistemi i treguesve kryesorë të performancës është bërë pjesë integrale e proceseve të biznesit të kompanisë.

Rezultatet e zbatimit:

Modeli i menaxhimit është bërë më i avancuar teknologjikisht dhe i kuptueshëm.
Sistemi i motivimit është bërë më i avancuar teknologjikisht dhe fleksibël.
KPI-të e nivelit të parë të ndërmarrjes po përmirësohen vazhdimisht.
Grupi i Kompanive Magnat është një shembull i zbatimit dhe përdorimit të suksesshëm të teknologjisë së menaxhimit të synuar.
Që nga prezantimi i sistemit KPI, grupi i kompanive Magnat e ka rritur volumin e biznesit me më shumë se 5 herë.

Shembuj se sa efektiv është zbatimi i një sistemi KPI mund të gjenden në shumë kompanitë më të mëdha që operojnë në tregun e brendshëm.

Sistemi i treguesve kryesorë të performancës është përdorur për shumë vite për menaxhimin e kompanive të mëdha, të vogla dhe të mesme në mbarë botën. Ky është një sistem menaxhimi në shkallë të gjerë dhe me shumë nivele që ju lejon të bëni një vlerësim të saktë të efikasitetit dhe efektivitetit të ndërmarrjes. Zbatimi i KPI-ve nuk është një detyrë e lehtë që kërkon burime kohore dhe përpjekje serioze, por efekti i zbatimit të sistemit ia vlen.

Treguesit kryesorë të performancës KPI: cilët janë ata, shembuj të sistemeve të tilla, si një nga mjetet për rritjen e përfitimit të biznesit, po bëhen gjithnjë e më popullore në sferën e informacionit kushtuar sipërmarrjes.

KPI zgjidh problemin e transferimit të vlerësimit të performancës së një kompanie nga sfera e vlerësimeve subjektive në botën e realitetit dhe objektivitetit, na lejon të identifikojmë dobët dhe fyte të ngushta biznesi, optimizoni aktivitetet që synojnë marrjen e përfitimit më të lartë të mundshëm.

KPI përdoret si pjesë sistemi strategjik kartat e balancuara të rezultateve, i cili kryen detyrën e vendosjes së marrëdhënieve shkak-pasojë midis treguesve dhe qëllimeve, identifikon faktorët e ndikimit të ndërsjellë dhe modelet e biznesit nëpërmjet varësisë së disa rezultateve të performancës nga të tjerët (sistemi BSC)

Çfarë do të thotë KPI?

Ky shkurtim erdhi në gjuhën ruse nga anglishtja (Treguesit kryesorë të performancës), më së shpeshti i përkthyer si "treguesit kryesorë të performancës" në përkufizim paksa nuk korrespondon me kuptimin e plotë të fjalës "Performancë" në shkencën angleze. ku na erdhi ky koncept. Kuptimi i plotë përshkruhet në standardin ISO 9000:2008. Pranon 2 vlera:

efektiviteti, sipas standardit kjo korrespondon me shkallën e arritjes së rezultateve të planifikuara;
efikasiteti, ky koncept përcakton korrelacionin midis burimeve të shpenzuara dhe rezultateve që u arritën nëpërmjet përdorimit të tyre.

Kështu, termi KPI kuptohet më gjerësisht - si "një tregues kyç (kryesor) i performancës".

Kuptimi i termit KPI në këtë interpretim bën të qartë se ai mund të përdoret për të vlerësuar aktivitetet e kompanisë vetëm në lidhje me përmbajtjen e qëllimit, përmbajtjen e tij. Prandaj, ishte KPI që formoi bazën e konceptit modern të menaxhimit "Menaxhimi sipas objektivave". Dhe përdorni vetë KPI për kontroll veprimtarinë e biznesit punonjësit, divizionet e kompanisë, suksesi i aktiviteteve të saj në tërësi.

Përparësitë e sistemit KPI

Sistemi i KPI ka pësuar shumë ndryshime që nga koha e Peter Drucker dhe, në përpjekje për të përmbushur realitetet vazhdimisht në ndryshim të botës së biznesit, ka përfshirë shumë koncepte të menaxhimit që zhvillojnë në mënyrë krijuese atë kryesore - "Menaxhimi sipas Objektivave".

Avantazhi i sistemit KPI në krahasim me të tjerët që synojnë zgjidhjen e të njëjtave probleme është, para së gjithash, se KPI siguron një lidhje të pazgjidhshme midis komponentëve të tillë të biznesit si plani, ekzekutimi, rezultati, motivimi. Sot, KPI lejon, duke përdorur të dhënat që gjeneron, jo vetëm të vlerësojë performancën e punonjësve, departamenteve dhe kompanisë në tërësi, por edhe të ndërtojë një mekanizëm të përsosur motivues për stimulimin e punonjësve.

Jo çdo tregues mund të konsiderohet kyç. Këtu përfshihen vetëm ata tregues që lidhen me qëllimin e biznesit dhe për të cilët treguesit e planifikuar dhe standardet për punonjësit. Për shembull, është analfabete të përfshihen raportet e kontabilitetit të dorëzuara në kohë si tregues i KPI, pasi nuk ka të bëjë drejtpërdrejt me specifikat e aktiviteteve të departamentit.

Llojet e KPI-ve

KPI-të ndahen në disa lloje:

Rezultati i KPI - çfarë rezultatesh janë arritur dhe shprehja sasiore e tyre;
KPI i kostos - sa burime të nevojshme janë përdorur;
KPI funksionale - përcakton zbatimin e proceseve aktuale të biznesit, vlerëson përputhshmërinë e tyre algoritmi i kërkuar ekzekutimi;
KPI-të e performancës janë tregues të prejardhur që karakterizojnë raportin e kohës së shpenzuar për arritjen e rezultatit të planifikuar me vlerën e vetë rezultatit;
KPI-të e efikasitetit janë tregues të përftuar që shërbejnë për të vlerësuar raportin e kostove të burimeve me rezultatet e arritura me ndihmën e tyre.

Nga ana tjetër, KPI-të e efikasitetit ndahen në:

I vonuar domethënë ato që do të pasqyrojnë rezultatet e punës gjatë njëfarë kohe;
Drejtues(një emër tjetër është operacional) - këto janë ato që lejojnë menaxhmentin të menaxhojë punën gjatë periudhës së raportimit të zgjedhur, të caktuar për marrjen e rezultateve të specifikuara pas përfundimit të saj.

I vonuar- kjo është para së gjithash treguesit financiarë. Ato synojnë të demonstrojnë lidhjen midis dëshirës së menaxhmentit dhe aftësisë së firmës për të gjeneruar flukse monetare. Disavantazhi i tyre është se për shkak të vonesës në shfaqjen e efikasitetit, nuk është e mundur të përshkruhet efikasiteti i kompanisë në tërësi dhe ndarjet e saj në momenti aktual koha.

Treguesit kryesorë janë të përfshirë, nëse është e nevojshme, për të analizuar punën e ndërmarrjes në kohën aktuale, japin vlerësim objektiv cilësinë e aktiviteteve aktuale, shkallën e kënaqësisë së nevojave të klientëve, sa të kënaqur janë ata me bashkëpunimin, identifikojnë mundësinë e rritjes së flukseve monetare për të ardhmen dhe vlerësojnë cilësinë e produkteve.

Çfarë duhet ndjekur kur zhvilloni KPI

Gjatë zhvillimit të treguesve, duhet të ndiqen rregullat e mëposhtme:

të përpiqet të minimizojë grupin e treguesve që nevojiten për të menaxhuar procesin e biznesit;
çdo tregues duhet të jetë i tillë që të mund të shprehet si një tregues numerik i matshëm;
kostoja e fondeve që duhet të shpenzohen për të matur treguesin nuk duhet të kalojë vlerë monetare përfitojnë nga përdorimi i tij.

Algoritmi i zhvillimit të KPI

Kjo punë kryhet në disa faza.

Punë para-projektuese. Kjo fazë përbëhet nga:

marrjen e miratimit nga një menaxher i lartë dhe gjetjen e mënyrës se si të ndërveprosh me të;
fillimi dhe planifikimi i projektit;
Krijimi ekipi i projektit;
punë për kryerjen e hulumtimeve para projektit.

Zhvillimi i metodologjisë së KPI. Në këtë fazë kryeni:

optimizimi i strukturës organizative;
zhvillimi i një modeli metodologjik;
zhvilloni një proces të menaxhimit të kompanisë duke përdorur KPI;
zhvillojnë rregullore (një sistem dokumentesh normative dhe metodologjike).

Faza e zhvillimit sistemi i informacionit KPI. Ai përfshin:

zhvillimin termat e referencës për të konfiguruar sistemin e informacionit dhe konfigurimin e tij;
trajnimi i përdoruesve;
kryerja e operacionit provë.

Gjatë zhvillimit të një metodologjie KPI, vëmendja duhet të përqendrohet në:

zhvillimi i KPI-ve si një strategji zhvillimi gjithëpërfshirës;
disponueshmëria e shpjegimit të përfitimeve të KPI për personelin;
përcaktimi dhe regjistrimi i qartë i korporatës faktorët kyç suksesi;
krijimi i raportimit të kuptueshëm për të gjitha nivelet;
mënyrat për të qartësuar KPI-të për të ruajtur rëndësinë e tyre kur ndryshojnë kushtet ekzistuese të biznesit;
zhvillimi i koordinimit dhe aplikimi i KPI-ve vendimtare.

Faza e përfundimit të projektit. Vënia në përdorim praktik e metodologjisë së sistemit KPI.

Karakteristikat e KPI-ve efektive

Treguesit kryesorë efektiviteti do të jetë efektiv nëse ato plotësojnë karakteristikat e mëposhtme:

Përkatësia e adresës. Kjo do të thotë që çdo KPI duhet të shoqërohet me një ekzekutues të drejtpërdrejtë (ky mund të jetë ose një punonjës individual ose njësi strukturore), të cilët janë përgjegjës për rezultatet e aktiviteteve brenda fushës së tyre të përgjegjësisë;
Orientimi i duhur- KPI-të duhet të korrespondojnë me projektet kryesore të zhvillimit, synimet strategjike kompanitë, biznes kyç proceset;
Arritshmëria- zbatimi i KPI-ve duhet të mbajë një ekuilibër midis përpjekjeve të nevojshme për t'i arritur ato dhe probabilitetit të zbatimit të tyre, ai duhet të jetë ndërmjet 70% dhe 80%;
Hapja ndaj veprimit- TKP-të duhet të vendosen në mënyrë që të ketë mundësinë e ndërhyrjes në procese për përmirësimin e tyre;
Sigurimi i parashikimit- duhet të jetë e mundur të vlerësohen faktorët që përcaktojnë drejtpërdrejt rezultatet e planifikuara dhe që kanë një ndikim të drejtpërdrejtë në vlerën e vetë biznesit;
Kufizimi- KPI-të duhet të orientohen në mënyrë të tillë që performuesit të fokusohen në përmbushjen e detyrave prioritare dhe të mos harxhojnë përpjekjet e tyre në plotësimin e atyre të parëndësishme;
Lehtësia e perceptimit- KPI-të duhet të jenë të arritshme për kuptimin e tyre nga interpretuesit;
Balanca dhe ndërlidhja- Treguesit kryesorë të performancës nuk duhet të jenë në zonën e konfliktit të ndërsjellë, ata duhet të plotësojnë njëri-tjetrin;
Fillimi i ndryshimit- Matjet e KPI duhet të shkaktojnë ndryshime pozitive në kompani si një reaksion zinxhir, domethënë zbatimi i disave shkakton një proces të natyrshëm përmirësimi të të tjerëve;
Lehtë për t'u matur- KPI-të duhet të lihen në atë mënyrë që përdoruesit të mund të përcaktojnë në mënyrë të pavarur progresin;
Përforcimi- KPI-të duhet të motivojnë punonjësit, domethënë të mbështeten nga stimuj individualë materialë;
Rëndësia- meqenëse me kalimin e kohës ndikimi dhe efektiviteti i KPI-ve të krijuara në mënyrë profesionale mund të dobësohet ndjeshëm, ato duhet të përditësohen periodikisht;
Krahasueshmëria- KPI-të duhet të ofrojnë mundësinë e krahasimit në situata të tilla, për shembull, do të ishte e gabuar të përdoret raporti i të ardhurave mesatare në ditë për një format të vetëm pikat e shitjes me pakicë, por duke pasur vendndodhje kaq të ndryshme si një qendër rajonale dhe një qytet i vogël rajonal;
Arsyeshmëria- çdo tregues duhet të ofrojë aftësinë për të kryer analiza në bazë të tij dhe për të mbajtur një ngarkesë semantike. Si shembull negativ i mungesës së kuptimit, mund të përmendet një tregues i tillë kyç i performancës, i cili llogaritet si të gjitha shpenzimet për mirëmbajtjen e aparatit administrativ në shumën e fitimit (total). Një tregues i tillë do të plotësojë karakteristikat e mësipërme, por në realitet do të jetë i pakuptimtë.

Parimet dhe rregullat e përgjithshme për zbatimin e KPI-ve

Për të përfunduar me sukses detyrat që sistemi synon të zgjidhë, duhet të ndiqen disa rregulla.

Rregulli "10/80/10" ky rregull përcakton numrin e treguesve kryesorë në sistem. Ai thotë se një kompani duhet të ketë dhjetë tregues kryesorë të performancës, jo më shumë se tetëdhjetë tregues kryesorë të prodhimit dhe dhjetë tregues kryesorë të performancës. Ky raport i lejon menaxherët të shmangin mbingarkesat, si dhe të reduktojnë ndjeshëm kohën që menaxhmenti shpenzon për të diskutuar zbatimin e programit.
Rregulli i pajtueshmërisë me parimin e kontrollueshmërisë dhe kontrollueshmërisë. Në të thuhet se çdo departament që është përgjegjës për një tregues të caktuar duhet të pajiset me burimet e nevojshme për zbatimin dhe menaxhimin dhe rezultati duhet të monitorohet.
Rregulli i parimit të partneritetit. Gjatë zhvillimit dhe madje zbatimit, duhet të merret parasysh aspekti imperativ i krijimit të një partneriteti efektiv midis të gjithë elementëve të sistemit, punonjësve dhe një kuptim i qartë i nevojës për ndryshim.
Parimi i përqendrimit të përpjekjeve në drejtimin kryesor. Ky parim përcakton nevojën për të analizuar aktivitetet e punonjësve në mënyrë që të identifikohet mundësia e zgjerimit të kompetencave të tyre, identifikimi i atyre që kërkojnë trajnim të avancuar, përcaktimi i trajnimit të punonjësve, caktimi i përgjegjësisë për zhvillimin e KPI-ve të tyre, vendosja e lidhjeve efektive të komunikimit (të dyja vertikalisht dhe horizontalisht).
Parimet për integrimin e proceseve të përmirësimit të performancës, raportimit dhe matjes së performancës.Është e rëndësishme të mendosh dhe të zbatosh sisteme raportimi dhe vlerësimi që do të synonin stimulimin e veprimeve specifike dhe të kuptuarit e përgjegjësisë së dikujt. Duhet të vendoset gjithashtu një orar i rreptë për raportimin e takimeve.
Parimi i konsistencës midis strategjisë së përgjithshme dhe treguesve të prodhimit. Ky parim kërkon lidhjen e treguesve kyç të performancës me faktorët aktualë kritikë të suksesit dhe përfshirjen në përgjithësi sistem i balancuar treguesit dhe strategjia e kompanisë.

Ndryshueshmëria e opsioneve të përzgjedhjes së KPI

KPI- këta janë tregues që formojnë drejtimin e veprimeve të punonjësve dhe janë treguesit kryesorë në bazë të të cilëve mund të vlerësohet efektiviteti i punës së tyre.

Për shembull, ju dëshironi që një menaxher shitjesh t'i sjellë disa fitime kompanisë. Si mund ta bëjë këtë?

Përkushtohu shumë punë e madhe me një klient shumë të pasur. Por ka pak klientë të tillë dhe ka një luftë aktive për ta.
Prandaj, ai duhet të punojë përmes një grupi të madh klientësh më të vegjël. Për të marrë këtë grup klientësh të mundshëm, menaxheri do të duhet të angazhohet sasi e madhe telefonata, dërgoni oferta komerciale bëni shumë punë për të krijuar lidhje komunikimi me klientët e mundshëm.

Për një menaxher, kur ndërton një sistem treguesish, KPI është zgjedhja e duhur tregues që do të ndikojnë në mënyrë më efektive në arritjen e qëllimit të caktuar, për shembull, fitimi i kompanisë.

Si është ndërtuar sistemi KPI

Ne shkruajmë ata tregues që, sipas mendimit tuaj, do të çojnë në rezultatet e kërkuara. Për shembull:

vëllimi i shitjeve;
përqindja e shërbimit bazën e klientit;
sasia e mallrave të shitura x dhe y;
tarifë shtesë.

Gabime gjatë krijimit të KPI-ve

Si shembull, mund të shohim krijimin e një sistemi KPI për një kompani që prodhon dhe shet produktet e veta.

Strukturisht, një kompani e tillë mund të përfaqësohet si e përbërë nga:

departamenti i blerjeve materialet e nevojshme;
divizioni i angazhuar në prodhim;
divizioni që ofron shitje;
ndarje financiare.

Departamenti i blerjeve është i fokusuar në uljen e kostove gjatë blerjes së materialeve. Natyrisht, për të përmbushur KPI-në tuaj të planifikuar, ju duhet të krijoni një sistem për marrjen e zbritjeve të qëndrueshme, bonuset, e kështu me radhë.

Për një departament prodhimi, KPI kryesore është përdorimi i pajisjeve (duhet të jetë mbi 80%). Për shembull, nëse prodhoni dy lloje produktesh, duhet të keni një skemë efektive për ridrejtimin e funksionimit të pajisjeve në mënyrë që të mos qëndrojë boshe.

Tani le të shohim gabimet që do të ndodhin në mënyrë të pashmangshme nëse KPI-të zbatohen në mënyrë mekanike, pa marrë parasysh aktivitetet strategjike kompanitë.

Arritja e qëllimit për departamentin e blerjeve në formën e uljes së kostos së materialeve të blera përfshin mundësi për të ulur koston e tyre duke:

blerjet në sasi të mëdha, dhe kjo, në rastin e materialeve të tepërta për njësinë e prodhimit, do të sjellë kosto shtesë për ruajtjen dhe ngrirjen e parave në inventarë;
blerjet e materialeve me cilësi më të ulët - kjo mund të shkaktojë dështimin e pajisjeve;
blerjet me parapagim - kjo nënkupton ngrirjen e fondeve.

Gabimi i dytë është futja e KPI-ve pa marrë parasysh motivimin e punonjësve. Për të punuar në mënyrë efektive, është e nevojshme të sigurohet një lidhje midis KPI-ve dhe sistemit të shpërblimeve dhe gjobave, domethënë me sistemin e motivimit material.

Gabimi i tretë është zëvendësimi i treguesve të KPI me tregues të rezultateve, për shembull, të ardhurat, fitimi, fitim margjinal. Treguesit e KPI janë të ndërlidhura me aktivitetet e punonjësit për të arritur një rezultat të tillë që duhet të përmbushet në mënyrë specifike sot, nesër, pasnesër, domethënë treguesit kryesorë të përshkruar më sipër. Nëse marrim parasysh një menaxher shitjesh do të jetë:

numri i klientëve për t'u takuar;
sa kontrata për të lidhur;
sa telefonata për të bërë;
sa klientë të mundshëm për të gjetur.

Gabimi i katërt është mungesa e një sistemi të planifikimit dhe kontabilitetit të KPI. Këta tregues mund të merren nga sistemi i kontabilitetit operacional, sistemi i kontrollit personeli menaxhues. Planifikimi nënkupton vendosjen e vlerave të synuara për një periudhë të caktuar.

Përdorni sistemin KPI me një qëllim motivues si një tregues që ndikon në rritjen pagesa bazë puna duhet të bëhet me shumë kujdes dhe me kompetencë ligjore. Nëse kjo pjesë e ndryshueshme përfshihet në kontratën e punës, atëherë gjykata do të konsiderojë si paga ato pagesa që janë bërë përpara se çështja të konsiderohej në gjykatë. Në rast të një mosmarrëveshjeje pune, një punonjës, qoftë edhe ai që e bëri punën e tij dobët, do të jetë në gjendje të marrë para shtesë nga kompania. Prandaj, është më mirë të aplikoni në kryesore kontrata e punës kontrata shtesë e prodhimit ose kontrata e performancës. e cila paraqet pjesën variabile të pagave.

Në mënyrë që KPI të bëhet jo vetëm një risi në modë, një lloj shënuesi i menaxhmentit të kompanisë si përpjekje për të vazhduar me kohën, por me të vërtetë mjete efektive Për të rritur përfitimin e një kompanie, duhet të respektohen tre pika:

futja e një norme- ky është KPI që mund të arrihet nga një punonjës kur punë të rregullt, ky nuk është një tregues që ndryshon dinamikisht, por është statik, për shembull, për të marrë paga të rregullta, një menaxher duhet të lidhë një minimum prej 10 dhe maksimumi pesëmbëdhjetë kontrata. Norma përjashton faktorin e rastësisë, si dhe faktorin e fatit;
prezantimi i konceptit të qëllimit- këto janë paratë që një punonjës mund të marrë nëse arrin rezultate të jashtëzakonshme, për shembull, në bazë të asaj që përshkruhet më sipër, punonjësi do të lidhë nga 15 deri në njëzet kontrata;
prezantimi i konceptit të "Sfidës"- këto janë paratë që mund të merren kur të arrihen rezultate që janë dukshëm më të larta se mesatarja për kompaninë, për shembull, jo trembëdhjetë kontrata të lidhura në muaj, por dyzet.

Si të vlerësoni performancën e një punonjësi

Treguesi i parë është rezultati, domethënë diçka e matshme (metra katrorë të pllakave të shtruara, numri i kontratave të lidhura, e kështu me radhë).

Faktori i dytë me të cilin është e mundur të vlerësohen aktivitetet e punonjësve është faktori kohë, domethënë sa shpejt përfundon procesi i biznesit. Për shembull, koha që i duhet shërbimeve IT për të korrigjuar një gabim në një qendër thirrjesh. Këtë herë, pavarësisht nga lloji i biznesit, mund të normalizohet dhe të futet në KPI.

Faktori i tretë është faktori i cilësisë, pra mungesa e kthimeve, pretendimeve, ankesave etj. Gjithashtu, kur futet një tregues i tillë i performancës, është e nevojshme të merret parasysh se nëse punonjësi ka arritur një rezultat të kënaqshëm të planifikuar gjatë një periudhe kohore të planifikuar, cilësia mund të konsiderohet e kënaqshme.

Ju gjithashtu mund të matni efikasitetin duke vlerësuar sasinë e burimeve që duhet të shpenzohen për ekzekutimin e një procesi biznesi.

Si të zhvillohen KPI për një departament specifik, shembuj

Megjithëse zhvillimi kompetent i koeficientëve të efikasitetit është një proces individual, i kryer duke marrë parasysh të gjitha tiparet specifike të kompanisë ose prodhimit, është ende e mundur të jepen shembuj të zhvillimeve tipike. Kjo është veçanërisht e zbatueshme për shërbimet me funksionalitet standard, për shembull, kontabiliteti. Më poshtë janë disa shembuj. Duhet të kihet parasysh se sistemet e KPI të krijuara siç duhet marrin parasysh edhe faktorin e ngarkesës së punës, nëse është më shumë se 100% - punonjësi shpërblehet, dhe nëse bie nën 70% - menaxheri gjobitet sepse nuk ka mundur të sigurojë punonjësit me punë.

Mund të mësoni më shumë për KPI, zhvillimin, zbatimin dhe përdorimin e tij duke shikuar regjistrimin e uebinarit.

Sot, praktikisht nuk ka drejtues të kompanisë që nuk kanë përdorur kurrë tregues të performancës së KPI. Shkurtesa që të gjithë e njohin qëndron për "Treguesit kryesorë të performancës", që do të thotë "treguesit kryesorë të performancës". Në mjedisin rus, KPI-të interpretohen pak më ndryshe, duke matur efikasitetin e një ndërmarrje, e cila në thelb nuk ndryshon nga interpretimi origjinal.

Pyetjet kryesore të artikullit:

Cili është treguesi i KPI?
Treguesit kryesorë të KPI
Zbatimi i KPI-ve në praktikë
Shembuj të treguesve të KPI

Çfarë është KPI?

KPI është një grup treguesish me të cilët vlerësohet performanca e një kompanie, departamenti ose individi. Tregues të tillë, duke krahasuar detyrat e caktuara me rezultatet e marra, vlerësojnë se sa janë arritur qëllime të caktuara.

Karakteristikat kryesore të vlerësuara nga treguesit e KPI:

rezultati produktiv është ajo që synojnë aktivitetet e ndërmarrjes, d.m.th. fitimi neto i marrë, vëllime produktet e shitura, të ardhurat nga shitjet, vëllimet e produkteve të prodhuara, pjesa e tregut që zë ndërmarrja, numri i klientëve të blerë, reagimet pozitive të tyre, imazhi, etj.;
efekt indirekt - rezultate që janë të pafavorshme për kompaninë: borxhet, qarkullimi i tepërt i stafit, etj.;
kostot e burimeve - të gjitha kostot e shkaktuara nga prodhimi;
kostot e kohës - sasia e kohës së shpenzuar për detyra;
një vlerësim objektiv i efektit produktiv (i dobishëm) është treguesi kryesor i KPI që karakterizon efikasitetin; Ky tregues llogaritet duke lidhur rezultatin produktiv (efekti i dobishëm) me shumën e të gjitha kostove (burimet dhe kohën).

Video me temë: si të përcaktohet saktë KPI

Treguesit kryesorë të KPI

Kompanitë e mëdha përdorin më shpesh treguesit e KPI zinxhirët e shitjes me pakicë, zotëruese një sasi të madhe degët. Është më e lehtë për ekipin e menaxhimit të zyrës qendrore të vlerësojë performancën e kompanisë në një plan, duke përdorur një sërë treguesish specifikë. Në bazë të të cilave është e lehtë të gjurmosh këtë apo atë prirje. Në bizneset e mesme dhe të vogla, përdorimi i sistemit të treguesve të KPI është më kompleks në aspektin e vlerësimit, por megjithatë përdoret mjaft shpesh.

Çdo menaxher ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur numrin e kërkuar të treguesve të KPI. Kriteri kryesor në zgjedhje është lehtësia e llogaritjes së vlerave. Është gjithashtu e rëndësishme të mbani mend se treguesi i përzgjedhur duhet të analizojë plotësisht rezultatin e aktivitetit.

Ndër treguesit e përdorur për të analizuar performancën, më të përdorurit janë:

treguesi i vëllimit të shitjeve - analizohen të hyrat para të gatshme nga mallrat e shitura;
shkalla e qarkullimit të stafit është raporti % i numrit të punonjësve të punësuar dhe të pushuar nga puna për një periudhë të caktuar;
tregues i standardeve të shërbimit - % shprehje e vlerësimit sekret të cilësisë së shërbimit.

Në varësi të qëllimeve të analizës, fushës së veprimtarisë dhe specifikave të punës së kompanisë, treguesit mund të jenë të ndryshëm.

Zbatimi i KPI-ve në praktikë

Ekzistojnë disa metoda themelore për përdorimin e listës më optimale të treguesve të KPI. Sidoqoftë, praktika shumëvjeçare ka nxjerrë rregullin kryesor "10/80/10", ku:

10 është numri i treguesve kryesorë për vlerësimin e rezultatit të marrë;
80 është numri i treguesve që vlerësojnë aktivitetet prodhuese(salla e operacionit);
10 është numri i treguesve me të cilët vlerësohet performanca.

Vlen të kuptohet se parimi kryesor i përdorimit të një sistemi KPI është aftësia për të menaxhuar dhe kontrolluar marrjen e rezultateve të nevojshme, d.m.th. kompania, departamenti ose punonjësi individual që i është besuar zbatimi i analizës së KPI duhet të ketë të gjithë autoritetin për të ndikuar në ecurinë e marrjes së treguesve të nevojshëm për analizën e mëtejshme të KPI.

Ekzistojnë gjithashtu disa parime të tjera që lehtësojnë shumë procesin e analizës së KPI:

Parimi i partneritetit - duhet ta kuptoni këtë në mënyrë që të merrni maksimumin rezultat pozitivçdo aktivitet kërkon punën kohezive të të gjithë kompanisë, nga menaxhmenti deri te personeli i shërbimit;
parimi i përmirësimit - thelbi i këtij parimi është që menaxhmenti i kompanisë duhet të jetë i gatshëm për të trajnuar ekipin, për të kryer një program për të përmirësuar aftësitë e disa punonjësve, etj. për të arritur rezultatin e dëshiruar;
parimi i rritjes së përgjegjësisë - ky parim nënkupton që duke prezantuar analizën e KPI-së është e mundur të rritet pavarësia e punonjësve në marrjen e vendimeve të menaxhimit;
parimi i pajtueshmërisë me strategjinë e analizës dhe treguesit e fituar - qëllimi i parimit është të merren rezultate optimale të analizës së KPI që plotësojnë kërkesat themelore të strategjisë për analizimin e treguesve të performancës.

Shembuj të treguesve të KPI

Kur zbatohet një sistem për analizimin e treguesve të performancës së KPI, menaxhmenti shpesh pyet veten se si llogaritet saktësisht KPI. Ju mund të dilni me një listë të tërë treguesish, por duhet të mbani mend se secili tregues duhet të identifikojë një qëllim specifik të analizës. Për të zhvilluar sistem efektiv Analiza e KPI-së e punonjësve, është e nevojshme para së gjithash të fillohet nga detyrat dhe funksionet që janë të tyre detyrat zyrtare. Për shembull, efektiviteti i një menaxheri shitjesh mund të vlerësohet nga numri i transaksioneve të mbyllura, vlerësimet e klientëve për punën e menaxherit, etj.

Ekzistojnë disa kushte për kryerjen e analizës së KPI (zbatohet për çdo strukturë biznesi):

Një numër i caktuar kriteresh për vlerësimin e efektivitetit (jo më shumë se 10 parametra, më optimali është 5).
Logjika. Asnjë nga kriteret nuk duhet të kundërshtojë apo neutralizojë tjetrin.
Monitorimi i zbatimit të detyrave të analizës së KPI.

KPI të menaxhmentit të kompanisë dhe vartësve

Në përgjithësi, sistemi i treguesve të KPI për personelin drejtues dhe vartës është i njëjtë. Gjëja kryesore është që treguesit e përzgjedhur të plotësojnë kërkesat e mëposhtme:

matshmëria;
specifikat;
realizëm;
qëndrueshmëri;
siguri në kohë.

"Pro" dhe "kundër" kryesore të përdorimit të treguesve të KPI në praktikën e ndërmarrjes

Kryerja e një analize të treguesve të performancës së KPI në një kompani ka anët pozitive dhe negative.

Përparësitë e analizës së KPI përfshijnë:

rezultati i zbatimit të KPI, si rregull, është motivimi më i madh i punonjësve për të kryer me ndërgjegje detyrat dhe funksionet e tyre të prodhimit;
çdo punonjës i kompanisë merr listë specifike rezultatet e kërkuara;
punonjësit mund të vlerësojnë qartë kontributin e tyre në arritjen e qëllimeve të kompanisë;
menaxhmenti ka gjithmonë informacion të përditësuar për punën e secilit punonjës, gjë që rrit kontrollin e cilësisë mbi kryerjen e detyrave zyrtare nga punonjësi.

Disavantazhet kryesore përfshijnë:

ndonjëherë ndodh që produktiviteti i ulët i një departamenti të lë një gjurmë negative në produktivitetin e lartë të një punonjësi të caktuar, si rezultat punonjësi mund të largohet pa marrë një vlerësim të duhur të punës së tij;
jo të gjithë punonjësit marrin stimuj financiarë si rezultat i arritjes së qëllimeve të tyre. Për shembull, stafi administrativ do të mbetet pa punë nëse qëllimi i analizës ishte rritja fitimi neto, ata thjesht nuk do të kenë mundësinë të provojnë veten;
ndonjëherë, rezultati i analizës së KPI është i ashtuquajturi motivim i kundërt. ato. Në vend të shpërblimeve për rezultatet e arritura, punonjësit nuk marrin asgjë, ndërsa ata që nuk arrijnë të kryejnë detyrën gjobiten ose dënohen.

KPI-të janë tregues kryesorë të performancës. Treguesit ndryshojnë. Ato kryesore janë ato që ndikojnë në fitim. Treguesi në vetvete mund të ndryshojë pak, por fitimi mund të ndryshojë ndjeshëm.

Për shembull, pronari i një berberi llogariti se nëse ai rrit faturën mesatare të një berberi me 100 rubla, të ardhurat vjetore do të rriten me 300 mijë rubla. Nëse shpenzimet mbeten të njëjta, fitimet do të rriten. Kontroll mesatar barbera për një rrojtore është një tregues kyç.

Pse nevojiten KPI?

Qëllimi i KPI është të lehtësojë jetën e drejtuesit të ndërmarrjes, pronarit të biznesit dhe punonjësve të zakonshëm. Unë zbatova një sistem KPI kur ekipi ynë u rrit nga dy persona në 22. Shumë kohë filloi të shpenzohej për zgjidhjen e problemeve operative dhe nuk kishte kohë të mjaftueshme për përgjegjësitë direkte të drejtorit. Falë KPI-së kam deleguar autoritet dhe përgjegjësi në nivelin e drejtuesve të departamenteve dhe punonjësve të zakonshëm, por megjithatë kontrolloj gjithçka.

Kur KPI-të nuk janë të dobishëm, fakti është se kompania nuk po punon me ta siç duhet. Kjo është pikërisht ajo që ka ndodhur me bashkëpronarët e një klinike kozmetike. Ata punuan me gypin e shitjeve, mblodhën tregues, por nuk dinin çfarë të bënin me ta më pas. Dhe kur kuptuam se cilët tregues ndikojnë dhe kush duhet të jetë përgjegjës për secilin, në tre muaj e kthyem biznesin nga jofitimprurës në fitimprurës.

Si të punoni me KPI

Ne implementojmë KPI

Autorët e librave mbi menaxhimin e përshkruajnë zbatimin e KPI-ve si një procedurë me shumë hapa: shkruani struktura organizative kompanitë, struktura financiare, proceset e biznesit. Me këtë qasje, procesi kërcënon të zvarritet për të paktën gjashtë muaj. Biznes i madh kjo mund të jetë e mundur. Por bizneset e vogla nuk mund të përballojnë të shënojnë kohë për kaq gjatë.

Por ka një më të thjeshtë dhe mënyrë e shpejtë. Ju do të duhet të përcaktoni se cilët tregues kanë ndikimin më të rëndësishëm në fitime dhe kush në kompani ndikon në këta tregues. Nuk ka një grup universal treguesish. Ato janë individuale për çdo biznes. Për shitjet në internet, treguesit kryesorë janë kostoja për klikim dhe konvertimi i faqes në internet. Për një qendër thirrjesh - kohëzgjatja e bisedave të operatorit.

Ne identifikuam një tregues që ndikon në fitim, kuptuam se nga kush varet dhe emëruam dikë përgjegjës.

Ne motivojmë stafin

Hapi tjetër është krijimi i një sistemi motivimi të stafit. Një opsion popullor është kur bonusi i punonjësit është i lidhur me rezultat i përgjithshëm kompania ose divizioni po funksionon dobët. Punonjësi është përgjegjës për rezultatet e tij. Por si do të ndikojë në rezultatet e kolegëve? Prandaj, ju duhet të dini se për çfarë ndikon dhe është përgjegjës një vartës specifik, dhe të lidhni shpërblimet e secilit me rezultatet e tyre individuale.

Është e nevojshme të merret parasysh nëse punonjësi ndikon drejtpërdrejt ose indirekt rezultat financiar. Ekipi ynë përfshin një ekip redaktues që prodhon përmbajtje për faqen. Përmbajtja punon për të rritur kërkesën, por në mënyrë indirekte. Redaksia është qendër kostoje. Prandaj, nuk ka kuptim të lidhni motivimin e kryeredaktorit me përfitimin. Por departamenti i shitjeve ka një plan për numrin e thirrjeve dhe shndërrimin e aplikacioneve në shitje. Ato ndikojnë drejtpërdrejt në të ardhurat.

Një shenjë e një sistemi të mirë motivimi të KPI është kur një punonjës në mes të muajit sheh se sa është bërë tashmë dhe çfarë duhet bërë për të marrë aq sa dëshiron.

Nxjerrja e konkluzioneve bazuar në KPI

Punonjësit jo gjithmonë i arrijnë objektivat. Dhe jo gjithmonë për fajin tuaj. Kur shihni se diçka nuk shkon, mos nxitoni të qëlloni stafin në korridor. Së pari, kuptoni se cila është arsyeja. Nëse punonjësi nuk ka faj, atëherë ne duhet ta ndihmojmë atë dhe të krijojmë kushte në të cilat ai mund të arrijë treguesit e synuar.

Nëse një punonjës nuk e përmbush planin nga muaji në muaj dhe problemi është tek ai, mbetet vetëm ta zëvendësojë me dikë që do t'ia dalë mbanë. Këtu nuk do t'ju shpëtojë as sharmi dhe as qëndrimi i mirë i menaxhimit. Këta faktorë janë të pafuqishëm ndaj treguesve.

Ne auditojmë sistemin e KPI

Zbatimi dhe krijimi i një sistemi KPI nuk është gjithçka. Duhet të kuptoni: sistemi që keni zbatuar nuk është një herë e përgjithmonë. Gjërat po ndryshojnë vazhdimisht në biznes. Me çdo ndryshim, sistemi KPI mund të ketë nevojë të rregullohet. Ju duhet të jeni të përgatitur për këtë.

Kur duhet të rregulloni sistemin KPI, kuptoni se cilët tregues nuk janë më të rëndësishëm, cilët duhet të zëvendësohen dhe kush duhet të jetë përgjegjës për treguesit e rinj. Është më e lehtë të rregullosh një sistem sesa ta krijosh atë nga e para.

Sistemi i motivimit gjithashtu ka nevojë për rregullim. Kjo bëhet më së miri me përfshirjen e punonjësve. Çdo punonjës ka qëllime personale. Dhe sistemi i motivimit funksionon më mirë kur ju dhe punonjësi kuptoni se çfarë dëshiron dhe çfarë duhet të bëjë për kompaninë në mënyrë që të realizojë qëllimet e tij personale. Nëse një punonjës dëshiron të fitojë 150 mijë në muaj, paga e tij le të jetë 75, dhe pjesa tjetër - shpërblime. Kështu ai do të kuptojë që kushton 75 mijë, por mund të fitojë 150 nëse është një profesionist i suksesshëm.

Mbani mend

Kuptoni se cilët tregues ndikojnë në fitimet dhe kush në kompani ndikon në to.
Zgjidhni treguesit kryesorë që kanë ndikimin më të madh në fitime dhe caktoni përgjegjësinë për ta. Vendosni 2-3 KPI të qarta për çdo departament.
Motivoni punonjësit bazuar në treguesit e tyre kryesorë.
Monitoroni nëse punonjësit po arrijnë objektivat.
Kur treguesit nuk arrihen, kuptoni se cila është arsyeja. Nëse një punonjës ka nevojë për ndihmë, ndihmë. Nëse është kështu, zëvendësojeni me diçka tjetër.
Kontrolloni vazhdimisht KPI dhe sistemin e motivimit. Bëni rregullime kur kuptoni se sistemi ka nevojë për to.

Të njohura në kategorinë: