Shtëpi › Apartamente ne shitje › Letër për një individ. Shembull i letrës nga një individ drejtuar një personi juridik. Adresa - disa organizata ose divizione strukturore

Letër për një individ. Shembull i letrës nga një individ drejtuar një personi juridik. Adresa - disa organizata ose divizione strukturore

GOST 7.0.8-2013 "Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekën dhe botimin. Mbajtja dhe arkivimi i të dhënave. Termat dhe Përkufizimet” konsolidoi kuptimet bazë të koncepteve që do të përdorim më tej:

destinacion- detaje që përmbajnë informacion për marrësin e dokumentit;
detajet e dokumentit– elementi i dizajnit të dokumentit.

Për më tepër, duhet t'i kushtoni vëmendje termit të ri atribut, i cili përdoret në mënyrë aktive gjatë punës me dokumentacion elektronik shkencor dhe teknik dhe konsiderohet si të detyrueshme komponent rekuizita dokument. Rregullat për hartimin e kërkesës së "adresuesit", të përcaktuara nga GOST R 6.30-2003, parashikojnë opsione të ndryshme për hartimin e tij - atributet kryesore të kërkesës së "adresuesit" janë zyrtarizuar ose jo të formalizuar në mënyra të ndryshme.

Dhe së fundi, termi destinacion duhet dalluar nga koncepti i vjetëruar adresues, e cila megjithatë përmendet në shtojcën e Rregullave për punën në zyrë në organet federale dega ekzekutive(miratuar me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse, datë 15 qershor 2009 Nr. 477) në kuptimin autor, d.m.th. dërguesi i dokumentit(dhe mbi të gjitha letra).

Meqenëse korrespondenca zakonisht zë më shumë se 80% të rrjedhës së dokumenteve të organizatave, ne do të shqyrtojmë rregullat për regjistrimin e detajeve të "adresuesit" duke përdorur shembullin e letrave zyrtare zyrtare që janë hartuar në formular letre dhe i dërgohen marrësit kryesisht me postë.

Në procesin e kryerjes së korrespondencës, menaxherët, punonjësit dhe shërbimi i menaxhimit të të dhënave të organizatës duhet të marrin parasysh faktorët e mëposhtëm:

teknologjike, që do të thotë se organizata do të dërgojë letrën e saj përmes zyrave postare ose duke përdorur shërbimet e kompanive që dërgojnë korrespondencë. Këto kompani dhe Russian Post veprojnë si palë të treta të pavarura gjatë procesit të dorëzimit. Kur hartoni një letër, duhet të keni parasysh se si do të dërgohet, paketohet, që rendi dhe sekuenca e regjistrimit të atributeve të adresës postare përcaktohen nga Rregullat për ofrimin e shërbimeve postare, të miratuara me rezoluta. të Qeverisë së Federatës Ruse dhe përditësohen periodikisht;
menaxheriale, sepse letra mund të përmbajë:
- specifike vendimi i menaxhmentit, propozim, raport ose pretendim - mund t'i drejtohet një organizate më të lartë ose një partneri, klienti të barabartë;
- urdhër detyrues ose normativ akt juridik, i cili u dërgohet organizatave vartëse për ekzekutim ose informacion.
  Kjo do të thotë, qëllimi i krijimit dhe përmbajtja e dokumentit, vendi i organizatës së autorit në sistemin e menaxhimit dhe marrëdhënia me marrësin e letrës ndikojnë në hartimin e kërkesës së "adresuesit". Gjithashtu, letra duhet të dërgohet në pikën (organizatë, zyrtar, specialist, njësi strukturore) ku ka autoritetin për të zgjidhur çështjen e përcaktuar në dokument, përfundimisht dhe në themel. Nëse keni disa pyetje/sugjerime për një organizatë të caktuar që nuk janë të lidhura me njëra-tjetrën dhe zgjidhja e të cilave është në kompetencën e personave të ndryshëm, atëherë është më mirë t'i shkruani një letër të veçantë secilit "marrës përfundimtar". Dhe nëse nuk e dini se kush do të caktohet të punojë me pyetjet tuaja, mund t'i vendosni ato në një letër drejtuar drejtor i përgjithshëm ose adresoni atë në përgjithësi organizatës;
faktor i mirësjelljes– nevoja për të respektuar rregullat e pranuara të mirësjelljes, duke marrë parasysh situatën specifike komunikimi i biznesit, statusi dhe pozicioni i adresuesit (organizata juridike ose individuale, eprore ose vartëse, letra i dërgohet për herë të parë ose një korrespondenti të përhershëm, etj.).

Formulari i letrës së organizatës

Për të kryer korrespondencë, pothuajse çdo organizatë zhvillon dhe miraton formularin e vet të letrës. Përbërja e detajeve të tij dhe shembujt e dizajnit mund të gjenden:

në GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për përgatitjen e dokumenteve” (Figurat B.2 - B.4) dhe
Rekomandimet metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale, të miratuara. me urdhër të Rosarkhiv datë 23 dhjetor 2009 Nr. 76 (klauzola 3.3.1 me shtojca).
Organizatat i kushtojnë vëmendje të madhe zhvillimit të një letre dhe madje e përfshijnë atë në një libër të stilit "korporativ", i cili është absolutisht i drejtë, sepse ai është "fytyra" person juridik, formon imazhin e autorit të letrës dhe përshtypjen për të. Por nuk ka të bëjë vetëm me cilësinë e letrës dhe ngjyrat e bojës që përdoren për të bërë formën. Formulari tregon emrin e plotë dhe të shkurtuar të organizatës, formën organizative dhe juridike dhe vartësinë. Gjëja më e rëndësishme është të ndiqni dizajn i saktë informacion rreth autorit që tregohet në të, duke renditur të gjitha mënyrat për të kontaktuar autorin. Në mjedisi i jashtëm kjo përcjell shenja të stabilitetit, vullnetit për kontakt, hapjes dhe “vullnetit të mirë” të organizatës.

Vendndodhja e detajeve në formular mund të jetë:

gjatësore(si në shembullin 1) ose
qoshe:
- të përqendruar(si në shembullin 2) ose
- flamuri(atributet janë të vendosura në të njëjtën zonë anësore, por teksti i çdo rreshti fillon nga margjina e majtë).

Format gjatësore dhe këndore kanë një vendndodhje të ndryshme për atributin "adresa" ai tregohet me një mbushje portokalli (krahasoni Shembujt 1 dhe 2).

Atributet e atributit "adresa".

Për më tepër, përgjigja në pyetjen "Ku?", d.m.th. dizajni i atributeve " adresa postare", GOST e konsideron opsionale. Nëse përshtatet, atëherë elementët e tij shkruhen në sekuencën e parashikuar nga Rregullat për ofrimin e shërbimeve postare (kjo përcaktohet Rekomandime metodologjike mbi zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në autoritetet ekzekutive federale, Shtojca nr. 11). Tregimi i adresës postare në vetë letrën bëhet i përshtatshëm kur përdorni një zarf me një dritare, në të cilën do të jenë të dukshme të gjitha të dhënat rreth adresuesit (të cilit dhe ku duhet t'i dorëzohet letra), atëherë ky informacion nuk duhet të jetë dublikuar në zarf me dorë ose duke ngjitur një "etiketë". Me vëllime të mëdha korrespondence, kjo qasje kursen ndjeshëm kohë dhe para.

Nëse letra adresohet agjenci qeveritare, organ pushtetit vendor, trupi suprem autoritet, organizim më i lartë, atëherë atributi "adresa postare" ende nuk është lëshuar (tregohet vetëm në zarf). Shih shembujt 3 dhe 4.

Nëse letra i dërgohet të parit kreu i kësaj “organizate superiore”, atëherë emri i organizatës përfshihet në pozicion, shih Shembujt 5 dhe 6. Si pozicioni ashtu edhe emri i plotë shkruhen në rasën dhanore.

Shembulli 1

Palos Shfaq

Shembulli 2

Palos Shfaq

Shembulli 3

Palos Shfaq

Shembulli 4

Palos Shfaq

Shembulli 5

Palos Shfaq

Shembulli 6

Palos Shfaq

Nëse letra drejtuar një pale të tretë kolegë ose organizatë downline, atëherë "adresuesi" i letrës mund të përfshijë një adresë postare, e cila ndahet më së miri nga emri i organizatës me hapësirë 1.5-2 rreshtash dhe fillon me një shkronjë të vogël siç përcaktohet nga GOST R 6.30-2003 (për shembull, " rrugë" ose "pr"):

Shembulli 7

Palos Shfaq

Nëse letra adresohet te menaxheri organizatë, atëherë pozicioni përfshin emrin e plotë të organizatës që tregon formën organizative dhe ligjore:

Shembulli 8

Palos Shfaq

Nëse letra i drejtohet kreut të një organizate me të cilën komunikimi nuk po kryhet për herë të parë, atëherë është më mirë të mos tregoni adresën postare.

Nëse letra adresohet zëvendësmenaxheri ose zyrtari tjetër (dhe jo menaxheri i parë), atëherë opsionet janë të lejuara (me ose pa shtuar një adresë postare) dhe duhet t'i kushtoni vëmendje rasteve dhe ndarjes së rreshtave. Drejtimi ndaj një zyrtari bëhet gjithmonë në rasën dhanore; nëse emri i organizatës është i ndarë nga pozicioni i saj, atëherë shkruhet në rastin nominativ:

Shembulli 9

Palos Shfaq

Shembulli 10

Palos Shfaq

Nëse letra adresohet njësia strukturore e organizatës, më pas në detajet e "adresuesit", së pari tregoni emrin e organizatës (lejohet shkurtesat e vendosura), dhe vetëm atëherë - kjo njësi strukturore në rastin nominativ.

Është e këshillueshme që të përdoret hapësira midis rreshtave në Shembujt 7, 10 dhe 11 për të ndarë atributet e atributit "adresa" për të shpejtuar perceptimin dhe izolimin e informacionit nga marrësi, por kjo nuk është një kërkesë strikte.

Shembulli 11

Palos Shfaq

Shembulli 12

Palos Shfaq

Nëse letra i drejtohet drejtuesit të një njësie strukturore, atëherë emri i organizatës (në rastin nominativ) përfshihet në atributin "adresa" dhe emri i njësisë përfshihet në emrin e plotë të pozicionit në rasa dhanore:

Shembulli 13

Palos Shfaq

GOST R 6.30-2003 vendos një metodë e dizajnit të përgjithësuar të adresuesve kur dërgoni letra në disa organizata homogjene ose disa ndarjet strukturore një organizatë. Kjo metodë siguron:

në vetë letrën, modeli i emrit të përgjithësuar të adresuesve;
përpilimi shtesë i një liste të veçantë për letrat postare, e cila përfshin emrat e tyre specifikë dhe adresat postare.

Shembulli 14

Palos Shfaq

Shembulli 15

Palos Shfaq

Shihni artikullin "Krijimi i zarfeve në MS Word" për të mësuar se si të personalizoni adresën e dërguesit, krijoni shpejt shumë zarfe sipas një shablloni të caktuar dhe listë postare, dekorojini ato me një sfond ose dizajn (ide për të dekoruar një zarf për 23 shkurt dhe mars 8 sugjerohen

Lista e postimeve ose Lista e postimeve gjenerohet nga ekzekutuesi i letrës bazuar në klasifikuesin e organizatave dhe adresat e tyre, i cili zakonisht grumbullohet në shërbimin e menaxhimit të zyrës si rezultat i operacioneve të regjistrimit të dokumenteve (në tabelat EDMS ose në Word, Excel). Në çdo zarf në të cilin çdo kopje e letrës është e vulosur, emri dhe adresa specifike e organizatës tregohet në përputhje me listën e postimeve. Bazuar në këtë listë, printimi i informacionit në zarfe mund të konfigurohet automatikisht edhe përmes Word-it.

Është e nevojshme të theksohet se kjo metodë zakonisht përdoret nga një organizatë më e lartë kur dërgon letra në organet e saj vartëse.

Megjithatë nëse nuk ka më shumë se 4 marrës të një letre, atëherë të gjithë marrësit regjistrohen në vetë dokumentin, atëherë mund të bëni pa një listë postare (fjala "Kopje" nuk shfaqet para marrësve të 2-të, 3-të dhe 4-të). Ky kufizim në numrin e adresuesve në një letër është vendosur nga GOST R 6.30-2003 dhe sensi i përbashkët. Në këtë rast, adresa përpilohet në këndin e sipërm djathtas si një listë e të dhënave të "adresuesit" për çdo organ/organizatë, por të gjitha kopjet e një letre të tillë nënshkruhen si origjinale dhe secila kopje mbyllet në një zarf të veçantë. në të cilën lëshohet adresa postare specifike përkatëse.

Kjo metodë adresimi është e përshtatshme për t'u përdorur kur ju duhet të njoftoni për shkelje ose ngjarje të rëndësishme, kryesisht autoriteteve të nivelit më të lartë, mbikëqyrës dhe rregullator. Në këtë mënyrë, të gjithë marrësit do të shohin se kujt tjetër i është dërguar kjo letër.

Shembulli 16

Palos Shfaq

Nëse një letër me të njëjtën përmbajtje (një letër oferte, për shembull) duhet t'u dërgohet disa organizatave "të pavarura", atëherë është më mirë të lëshoni secilën letër në statusin e një origjinali, d.m.th. Në secilën, tregoni një adresues individual. Megjithatë, numrat e regjistrimit për këto letra do të jenë të ndryshëm.

Regjistrimi i detajeve të "adresuesit" gjatë mbajtjes korrespondencë me individë ka karakteristikat e veta. Atributi i parë është mbiemri në rasën dhanore, pastaj inicialet dhe më pas adresa postare:

Shembulli 17

Palos Shfaq

Kur i drejtohet një letre një zyrtari që tregon pozicionin e tij, shkruhen inicialet përpara mbiemri (shih Shembujt 9, 10, 13), pasi identifikimi kryesor i marrësit është sipas titullit të punës. Kur i drejtohet një letre një personi privat, tregohen inicialet e tij prapa mbiemri (Shembulli 17), pasi identifikimi ynë si shtetas kryhet kryesisht me mbiemër. Gjatë regjistrimit të mbiemrit dhe inicialeve, ato ndahen me një hapësirë, d.m.th. “I.I. Ivanov”, por jo “I. I. Ivanov”.

Si të saktë korrespondencë biznesi shkurtimisht emrat e dyfishtë dhe patronimet e dyfishta të adresuesit, të shkruara me vizë, për shembull, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Shihni përgjigjen e pyetjes “Cila është mënyra e saktë për të shkurtuar emrat e dyfishtë dhe emrat e dyfishtë të mesëm të adresuesit, të shkruar me vizë, në korrespondencën e biznesit? »

Për të mos bërë gabime gjatë adresimit, në faqet e internetit të organizatave është e nevojshme të zbuloni adresat e sakta postare, emrat e plotë dhe titujt e punës së menaxherëve, si dhe informacione të tjera që do të ndihmojnë në vendosjen më të mirë të komunikimit në fazën e parë të perceptimit të dokumentit. . Mund të përpiqeni të merrni informacion të ngjashëm nga sekretari, ose t'i mblidhni ato nga dokumentet e marra nga kjo organizatë.

Kushtojini vëmendje të veçantë përdorimit të shkronjave të mëdha dhe të vogla në emrat e organizatave dhe pozicioneve. Normat e gjuhës ruse sugjerojnë të shkruani një pozicion me një shkronjë të vogël (të vogël), por një pozicion specifik i lartë mund të shkruhet me një shkronjë të madhe, nëse sigurohet kështu. dokumentet përbërëse dhe lokale rregulloret organizata marrëse. Kushtojini vëmendje këtyre hollësive.

Faktori i mirësjelljes

Apelim- një frazë konvencionale e mirësjelljes, një formulë e të folurit që shpreh respekt dhe një qëndrim miqësor e të sjellshëm ndaj adresuesit. Rekomandohet t'i jepet fund pikëçuditëse, duke theksuar rëndësinë e pyetjes dhe apelit për këtë person.

Më shpesh të kontaktuar me emrin dhe patronimin(Shembulli 18), shumë më rrallë - sipas pozicionit(Shembulli 20). Opsioni i dytë është rreptësisht i natyrës së biznesit dhe përdoret kur i drejtohet një personi në një pozicion të lartë. qëndrim zyrtar në organet shtetërore dhe komunale, organizatat e mëdha. Edhe më rrallë ata kontaktojnë me mbiemër pa iniciale(Shembulli 19) - kjo thekson "distancën", formalitetin e marrëdhënies midis autorit dhe adresuesit, mjaft tipike për korrespondencën me një person privat.

Shembulli 18

Adresa me emrin dhe patronimin

Kolaps 20

Një mënyrë tjetër e qëndrimit veçanërisht respektues ndaj adresuesit manifestohet në "kornizën e mirësjelljes": "I dashur..." – "Me respekt të thellë", e cila përdoret kur i drejtohet një personi të rangut më të lartë (kryetari i bordit drejtues, drejtuesi i një autoriteti më të lartë ose organi drejtues, etj.), si dhe në rastin e dhënies së urimeve, për shembull, për një përvjetor.

Apelim "E shtrenjtë..." edhe në rastin e urimit për adresuesin duhet përdorur me kujdes, sepse Në marrëdhëniet zyrtare, ende duhet të ruhet njëfarë distance menaxheriale.

Apelim "I dashur" aktualisht konsiderohet i vjetëruar, i tepërt - nuk korrespondon me normat e stilit modern të biznesit të gjuhës letrare ruse.

Rregulla të veçanta ankesat u formuan gradualisht kur punoni me apelet e qytetarëve. Në përgjigje të letrave të tyre « praktikat më të mira» Organet shtetërore dhe qeveritë vendore rekomandojnë formulat e mëposhtme të të folurit:

Shembulli 22

Palos Shfaq

Por pavarësisht nga çështja e ngritur në ankesën e qytetarit, pavarësisht nga situata (konflikti, ankesa apo ankimi për një çështje personale, për herë të parë apo të përsëritur etj.), një formulë universale për t'iu drejtuar qytetarëve adresohet me emër dhe patronim (si në shembullin 18).

Organizatat tregtare, kur korrespondojnë me klientët dhe marrin parasysh ankesat e tyre, mund të udhëhiqen nga të njëjtat rekomandime.

Në dekadat e fundit, ajo është bërë një pjesë integrale në çdo fushë të biznesit. Përveç hartimit të kontratave, akteve dhe anekseve të tyre, specialistët e dokumenteve janë të angazhuar në hartimin e llojeve të ndryshme të apelimeve dhe letrave. Në nivelin legjislativ, parimet e hartimit të tyre dhe modeli i përgjithshëm, natyrisht, nuk janë të përcaktuara. Në një situatë të tillë, lind pyetja: "Si të hartoni saktë këtë apo atë dokument ligjërisht të dobët, por biznesi?" Përgjigja për këtë është jashtëzakonisht e thjeshtë dhe ka të bëjë me hartimin e dokumenteve të tilla sipas standardeve të pranuara përgjithësisht në punën në zyrë.

Sot burimi ynë vendosi të marrë parasysh parimet e shkrimit të një letre zyrtare dhe veçoritë të këtij dokumenti. Informacioni mbi temën e përmbledhur dhe një model për vetë punimin mund të gjenden më poshtë.

Zyrtar ose është një nga llojet bazë të dokumenteve në fushën e punës në zyrë biznes modern. Është një mënyrë universale e transmetimit të informacionit, e zbatuar në mënyrën më të thjeshtë të mundshme, por në përputhje me të gjitha rregullat dhe rregulloret. marrëdhëniet e biznesit.

Natyrisht, informacioni i paraqitur në letrat zyrtare nuk është i një natyre argëtuese. Punime të tilla mund të jenë ftesa, pjesërisht reklamuese, informative dhe të tjera, por në asnjë rast argëtuese.

Ka shumë ndryshime midis një letre zyrtare dhe një letre të rregullt. Kryesorja është qëllimi. Nëse një dokument biznesi ka gjithmonë një qëllim të saktë për dërgimin ose transmetimin te marrësi, atëherë letra të rregullta shpesh përdoret për "komunikim për hir të komunikimit". Përveç kësaj, mesazhet e biznesit:

nuk janë anonimë - ata gjithmonë kanë informacion për dërguesin dhe marrësin
shkruar në emër të një personi ose organizate ose shoqate të caktuar të përfaqësuar prej tij
(nëse dërguesi ka një vulë)
hartuar sipas rregullave të pranuara përgjithësisht në punën në zyrë
nuk mund të jetë argëtuese, siç u përmend më herët

Një ndryshim opsional, por edhe i zakonshëm midis një letre zyrtare dhe një mesazhi të rregullt është se e para shkruhet në kokën e kompanisë. Kjo qasje i jep adresës nivelin më të lartë të qëndrueshmërisë dhe në përgjithësi tregon statusin e saj të biznesit.

Disa fjalë për detajet dhe përmbajtjen e përgjithshme të dokumentit

Letrat zyrtare lëshohen për arsye të ndryshme, si rezultat i të cilave përmbajtja ndryshon natyrshëm. Pavarësisht kësaj, mesazhet e biznesit nuk mund të hiqen strukturën e përgjithshme. Është kjo që përkufizohet si e vërtetë në fushën e punës në zyrë, nuk është objekt diskutimi dhe formon kërkesat bazë për dokumentet përkatëse. Detajet tipike të një letre zyrtare përfshijnë:

emri i plotë i kompanisë dërguese ose emri i plotë i një qytetari të caktuar
informacion në lidhje me pikën e kontrollit, pikën e kontrollit dhe OKUD (për organizatat)
adresën dhe të gjitha kontaktet e mundshme të dërguesit
informacione të ngjashme për adresuesin
thelbi i mesazhit
data e përbërjes së tij
dhe shtypje (për organizatat)

E rëndësishme! Lloji i konsideruar sot dokumentet e biznesitështë nga të paktat që nuk kërkon titull. Mungesa e kësaj të fundit nuk është aspak gabim, por respektim i standardeve bazë të punës në zyrë.

Është e këshillueshme që t'i lëshoni vetë letrën kokë letrash, sigurisht, nëse dërguesi i tij është një kompani e caktuar. Për agjencitë qeveritare, forma të tilla kanë një imazh të stemës, organizatat tregtare- emblema e tyre.

E qartë dhe e kuptueshme për marrësin.
Pa përdorimin e sharjeve, për të mos përmendur fyerjet dhe sharjet.
I rregullt, konciz dhe kompetent.

Në parim, ekspertët e dokumenteve nuk parashtrojnë asnjë kërkesë tjetër për letrat zyrtare. Mjaft për të respektuar normat, rregullat dhe përmbajtjen e përgjithshme dokument.

Ju mund të shkarkoni një shabllon për një letër zyrtare drejtuar organizatës më poshtë:

Llojet e letrave zyrtare

Një letër zyrtare është një grup mjaft i gjerë letrash biznesi. Më të përdorurat prej tyre përfshijnë:

, duke pasqyruar dëshirën e dërguesit për të bërë diçka për të mirën e adresuesit
Letra kerkese
Kërkesat
Ftesat për ngjarje
Ftesa për bashkëpunim
Letra që i kujtojnë marrësit diçka
Oferta komerciale
Kërkesat
Udhëzimet
Letra reklamuese dhe informative

Me emrin e secilit lloj letre zyrtare, mund të kuptoni qëllimin e saj të përgjithshëm dhe qëllimin e dërgimit të mesazhit. Siç tregon praktika, transferimi i llojeve të ndryshme të kërkesave në mjedisin e biznesit kryhet për një sërë arsyesh, dhe lista e llojeve të tyre të përmendura më sipër është larg të qenit përfundimtar.

Karakteristikat e projektimit dhe transmetimit të mesazhit te adresuesi

Në fund të artikullit të sotëm, le t'i kushtojmë vëmendje transferimit të letrave zyrtare në Federatën Ruse. Para së gjithash, duhet të theksohet se nuanca kryesore e marrëdhënieve të suksesshme të biznesit është një qasje kompetente për menaxhimin e tyre. Në rastin e hartimit të dokumenteve përkatëse, bëhet fjalë për ato:

rregullsinë
pajtueshmëri të plotë me standardet e biznesit
qëllimshmëria (dërgimi i një letre zyrtare dikujt në formën e spam-it do të minojë ndjeshëm autoritetin e dërguesit)

Për më tepër, këshillohet që t'i qaseni përbërjes së mesazhit me shumë përgjegjësi. Teksti i tij duhet të jetë i shkolluar, konciz dhe i kuptueshëm. Përdorimi i strukturave dhe termave komplekse verbale është i padëshirueshëm. Toni i përgjithshëm i adresës duhet të mbahet brenda kufijve. Përmbajtja është e mirëseardhur, por familjariteti nuk është kurrë.

Për sa i përket transmetimit të letrave të biznesit, dërguesi nuk ka kufizime. Ju mund t'i dërgoni një mesazh adresuesit:

nëpërmjet internetit në formë elektronike
nëpërmjet postës
me korrier apo edhe personalisht

Transmetimi i letrave zyrtare është një fushë e gjerë. Të gjithë dërguesit do të jenë në gjendje të zgjedhin një mesazh të përshtatshëm.

Kjo përfundon dispozitat më të rëndësishme për temën e këtij artikulli. Shpresojmë që informacioni i paraqitur të ketë ndihmuar të gjithë lexuesit të kuptojnë thelbin e letrave zyrtare në Federatën Ruse dhe rregullat për ekzekutimin e tyre.

Shkruani pyetjen tuaj në formularin e mëposhtëm

Ndoshta të gjithëve të paktën një herë është dashur të përballen me nevojën për të shkruar letër biznesi. Kur e përpilon, padashur arrin në përfundimin se nuk është aspak e lehtë. Ka shumë rregulla dhe rregullore për shkrimin e letrave të biznesit që duhet të dini. Artikulli përshkruan në detaje procesin e hartimit të një dokumenti, ofron mostra të letrave të biznesit dhe diskuton llojet dhe modelin e tyre.

Forma

Format e gatshme do të shtojnë qëndrueshmëri dhe do të tregojnë besueshmërinë e kompanisë. Ato përmbajnë informacionin e nevojshëm për organizatën, si p.sh.

Emri.
Adresa.
Numrat e kontaktit.
Faqja e internetit.
Email.
Logo.
Detaje të tjera kontakti.

Nuk ka rregulla strikte në lidhje me format. Prandaj, çdo organizatë vendos në mënyrë të pavarur se çfarë informacioni të përfshijë në to.

Si të shkruani saktë letrat e biznesit? Përgatitja

Letrat e biznesit shkruhen dhe formatohen në një mënyrë të caktuar, duke iu nënshtruar rregullave dhe kërkesave të tyre të qenësishme. Në varësi të qëllimit, autori mendon me hollësi përmbajtjen për të marrë rezultatin që llogarit. Ai duhet të kuptojë qartë se çfarë informacioni di adresuesi tashmë për temën e letrës, në çfarë të bazohet dhe çfarë do të jetë e re në të. Argumentet varen nga qëllimi që ndjek autori. Procesi i përgatitjes së një letre biznesi mund të ndahet në fazat e mëposhtme:

Studimi i çështjes.
Shkrimi i një draft letre.
Miratimi i saj.
Nënshkrimi.
Regjistrimi.
Dërgimi te marrësi.

Struktura e letrave të biznesit

Kur hartoni një letër, është e nevojshme ta ngopni atë me informacion, domethënë të vendosni të gjitha informacionet e nevojshme atje. Mund të jetë e thjeshtë ose komplekse. Në një letër të thjeshtë, përmbajtja në mënyrë të qartë dhe koncize përcjell informacion që në përgjithësi nuk kërkon përgjigje nga marrësi. Një kompleks mund të përbëhet nga disa seksione, pika dhe paragrafë. Çdo paragraf paraqet një aspekt informacioni. Këto lloje të mostrave të letrave të biznesit zakonisht përbëhen nga një seksion hyrës, trupor dhe mbyllës.

Më poshtë është një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e saj hyrëse.

Pjesa kryesore përshkruan situatat dhe ngjarjet, jep analizat dhe provat e tyre. Pikërisht në këtë pjesë ata bindin se duhet të veprojnë në një mënyrë apo tjetër, të provojnë se si kanë qenë gjërat dhe të informojnë për nevojën e pjesëmarrjes në çdo event, duke dhënë argumente të ndryshme.

Konkluzioni përmban konkluzione që bëhen në formën e propozimeve, kërkesave, rikujtimeve, refuzimeve etj.

Një shembull i shkrimit të një letre biznesi - pjesa e fundit e saj - është paraqitur më poshtë. Kjo përmbledh kërkesën e deklaruar në atë kryesore.

I gjithë informacioni i dhënë duhet të jetë i qëndrueshëm dhe i kuptueshëm.

Çdo letër fillon me një adresë të përqendruar. Kjo pjesë e vogël është jashtëzakonisht e rëndësishme. Kur e zgjedh atë, autori duhet të marrë parasysh:

Pozicioni i adresuesit.
Natyra e marrëdhënies.
Formaliteti.
Rregullat e mirësjelljes.

Duhet të ketë një formë të sjellshme në fund të letrës. Për shembull: “...shpreh shpresën për bashkëpunim të mëtejshëm (mirënjohje për ftesën)...” Këto fraza pasohen nga nënshkrimi i autorit.

Stili

Të gjitha letrat duhet të shkruhen në një stil zyrtar biznesi, që nënkupton përdorimin e gjuhës për marrëdhëniet zyrtare të biznesit. Karakteristikat e një gjuhe të tillë formohen në rrethanat e mëposhtme:

Pjesëmarrësit kryesorë në marrëdhëniet e biznesit janë persona juridikë, në emër të menaxherëve dhe zyrtarëve të të cilëve shkruhen letra.
Marrëdhëniet në organizata janë të rregulluara rreptësisht.
Lënda e komunikimit janë aktivitetet e kompanisë.
Dokumentet e menaxhimit në përgjithësi kanë një adresues specifik.
Shpesh, gjatë aktiviteteve të një organizate, ndodhin të njëjtat situata.

Në këtë drejtim, informacioni që përmban një letër biznesi duhet të jetë:

Zyrtare, jopersonale, duke theksuar distancën midis pjesëmarrësve në komunikim.
E adresuar, e destinuar për një adresues specifik.
Aktual në kohën e shkrimit.
I besueshëm dhe i paanshëm.
Arsyetuar për të nxitur marrësin të kryejë ndonjë veprim.
E kompletuar për vendimmarrje.

Kërkesat

Një letër biznesi duhet të plotësojë kërkesat e mëposhtme:

Fjalimi është i standardizuar në të gjitha nivelet - leksikor, morfologjik dhe sintaksor. Ai përmban shumë shprehje, terma dhe formula.
Toni i të shkruarit është neutral, i përmbajtur dhe i rreptë, pa përdorimin e gjuhës emocionale dhe shprehëse.
Saktësia dhe qartësia e tekstit, pa gabime logjike, qartësi dhe mendueshmëri e formulimit.
Konciziteti dhe shkurtësia - pa përdorur shprehje që kanë kuptim shtesë.
Përdorimi i formulave gjuhësore të formuara si rezultat i situatave të përsëritura.
Përdorimi i termave, pra fjalëve ose frazave që kanë koncepte të veçanta.
Përdorimi i shkurtesave, të cilat mund të jenë leksikore (d.m.th., fjalë të përbëra të formuara duke hequr shkronjat nga pjesët e fjalëve: LLC, GOST, e kështu me radhë) dhe grafike (d.m.th., emërtimet e fjalëve në formë të shkurtuar: grn, zh-d, etj).
Përdorimi i konstruksioneve në rastet gjenitale dhe instrumentale.
Fraza me emra foljorë ("siguroj mbështetje" në vend të "mbështetje").
Përdorimi i fjalive të thjeshta të zakonshme.

Mostrat e mësipërme të letrave të biznesit më poshtë janë paraqitur në versioni i plotë(me pjesën kryesore). Informacioni plotëson të gjitha kërkesat e një stili zyrtar biznesi.

Llojet e letrave të biznesit

Është më mirë të shkruani një letër biznesi për një çështje specifike. Nëse është e nevojshme të zgjidhen disa çështje në të njëjtën kohë, rekomandohet të hartohen disa opsione të ndryshme.

Letrat e biznesit mund të kenë përmbajtjen e mëposhtme:

shoqëruese. Letra të tilla zakonisht nevojiten për t'ju informuar se ku të dërgoni dokumente.
(Si të shkruani një letër biznesi? Shembull letër motivuese do të ndihmojë ata që kanë nevojë të hartojnë këtë lloj dokumenti.)

E garantuar. Ato janë shkruar për të konfirmuar çdo premtim apo kusht. Për shembull, mund të garantohet pagesa për punën, qiranë, kohën e dorëzimit, etj.
faleminderit. Ato kanë filluar të përdoren veçanërisht shpesh kohët e fundit. Letrat e tilla tregojnë një ton të mirë partneriteti. Ato mund të lëshohen në letër të rregullt ose në letër me ngjyra me një printim të bukur.
(Si të shkruhet një letër biznesi? Një mostër e varietetit falenderues hartohet në formë të lirë, në varësi të detyrave që zgjidh. Në këtë rast, letra shpreh thelbin e saj në formën më të shkurtër. Një mostër e tillë, e bërë në letër me ngjyrë me një stoli, mund të varet në mur në dhomën e kompanisë në një vend nderi.)

Informative.
Instruktive.
urime.
Reklamim.

Ka edhe letra:

Propozime për bashkëpunim. Mjaft e zakonshme në kohët e fundit, të dërguara në organizata, shpesh janë të një natyre reklamuese, për shembull, si ky mostër. Është mjaft e vështirë të shkruash letra komerciale, duhet të marrësh parasysh shumë nuanca për të tërhequr vëmendjen, dhe aq më tepër, për t'u interesuar. Por nëse e kompozoni sipas mostrës më poshtë, ai ka të gjitha shanset për sukses.

Ftesat. Ata dërgohen, duke i ftuar ata të marrin pjesë në ngjarje të ndryshme. Ato zakonisht i drejtohen një menaxheri ose zyrtari, por mund t'i adresohen edhe një ekipi të tërë.
Kërkesat.
Njoftimet.
Kërkesat dhe shumë të tjera.

Si të shkruani një përgjigje për një letër. Shembull

Përgjigja duhet të fillojë duke përsëritur kërkesën e shprehur në letrën e parë. Pastaj jepen rezultatet e shqyrtimit të tij dhe shprehet miratimi ose arsyeja për refuzim. Një letër përgjigje e biznesit mund të përmbajë një zgjidhje alternative për informacionin e pritur. Zakonisht plotëson parimet e mëposhtme:

Disponueshmëria e një lidhjeje me shkronjën e parë dhe përmbajtjen e saj.
Gjuhë identike do të thotë.
Shtrirja dhe aspektet e përmbajtjes të krahasueshme.
Pajtueshmëria me një sekuencë të caktuar.

Regjistrimi

Përveç përdorimit të letrave të korporatave për letrat e biznesit, është e nevojshme të merren parasysh hollësitë e tjera gjatë dizajnimit të tyre. Këto janë detaje, rregulla për shkurtesat, adresat e shkrimit, titujt, gjatësia e tekstit, gjerësia e fushave dhe më shumë.

Shembujt e një letre biznesi ju ndihmojnë ta hartoni atë, duke marrë parasysh të gjitha hollësitë dhe nuancat. Ato përdoren si nga punonjësit fillestarë të zyrës ashtu edhe nga punëtorët me përvojë. Falë mostrave, ata mësojnë se si të shkruajnë shkronjat saktë dhe kursejnë shumë kohë.

Ne e mbyllim serinë "Dhe kjo është gjithçka për të" me një artikull mbi deklaratat. Ky është një lloj specifik dokumenti, përmbajtja, rregullat e përgatitjes dhe rrjedha e dokumentit varen nga kush kujt i drejtohet.

Në këtë artikull do të shqyrtojmë tre lloje kryesore të deklaratave:

një letër aplikimi biznesi dërguar nga një organizatë në tjetrën;
një aplikim i dërguar nga një individ në një organizatë;
deklaratë punonjësi dërguar punëdhënësit.

Ne nuk prekim një lloj tjetër deklarate - pretendime - sepse sekretari nuk punon me ta.

Të tre llojet e listuara deklaratat kanë karakteristikat e tyre jo vetëm në përgatitjen dhe përgatitjen, por edhe në punën në zyrë.

Letra e aplikimit të biznesit

Qëllimi i një letre-aplikacioni biznesi, të cilin një organizatë i drejton tjetrës, është të tregojë pozicionin e organizatës dërguese, të shprehë qëndrimin e saj ndaj çështjes dhe të ofrojë një arsyetim dhe procedurë për zgjidhjen e situatës. Deklarata nuk parashtron pyetje, ajo përmban një vizion të situatës së njërës nga palët.

Nga paragrafi i mëparshëm është e qartë se letrat e deklaratave "në kohë paqeje" zakonisht nuk shkruhen vetëm në prag të një konflikti interesash apo edhe të një konflikti midis dy kompanive për të dokumentuar dhe informuar palën tjetër për ato; qëndrim ndaj problemit.

Çfarë lloj letre duhet të zgjedh?

Ekziston një vijë e hollë midis një letre aplikimi, një letre kërkese ose një letre kërkese. Për të qenë të sigurt duke bërë zgjedhjen e duhur lloji i letrës, duhet të kuptoni: a do të jetë deklaroj për diçka apo do të ndodhë akoma kërkesë për t'i bërë diçka adresuesit?

Një aplikim letre biznesi është hartuar në letrën me letra dhe ka një grup standard detajesh për një letër biznesi.

Në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për regjistrimin e dokumenteve” formulari i letrës përmban të dhënat e mëposhtme:

logoja e organizatës ose markë tregtare(shenja e shërbimit), stema e shtetit Federata Ruse ose stemën e një entiteti përbërës të Federatës Ruse, nëse institucioni ka të drejtë t'i vendosë këto shenja në letrat e tij;
kodi i organizatës;
numri kryesor i regjistrimit shtetëror (OGRN) i personit juridik;
emri i organizatës;
informacion referencë për organizatën.

Kur përgatitni një aplikim si një lloj letre biznesi, përpilohen detajet e mëposhtme të detyrueshme:

data e dokumentit;
numri i regjistrimit të dokumentit;
destinacion;
titulli i tekstit;
teksti i dokumentit;
nënshkrimi;
shënim për interpretuesin;
një shënim për ekzekutimin e dokumentit dhe dërgimin e tij në dosje (lëshuar në kopjen e vizës së letrës).

Një shënim që tregon praninë e aplikacionit lëshohet nëse është i disponueshëm.

Nënshkrimet për miratimin e dokumentit hartohen në kopjen e vizës së letrës, nëse rregullat e brendshme parashikojnë procesin e certifikimit të draft letrave.

Një letër aplikimi biznesi tregohet në shembullin 1.

Ndryshe nga një letër e zakonshme biznesi, teksti i aplikacionit fillon jo me një adresë për zyrtarin - adresuesin, por me emrin e llojit të letrës. Kjo thekson se dokumenti nuk përcjell thjesht informacion, por shpreh qëndrimin parimor të autorit të tij.

Dokumentet e letrave të aplikimit të biznesit kryhen në mënyrë standarde, në përputhje me rregullat e brendshme të organizatës dërguese dhe organizatës marrëse.

Nuk dihet se çfarë do të çojë konflikti i interesave të kompanive: nëse do të jetë e mundur të zgjidhet çështja përmes negociatave apo nëse do të jetë e nevojshme përfshirja e avokatëve dhe përfshirja në procedurat ligjore, por në çdo rast, pranimi e një letre aplikimi nga një organizatë nga një tjetër është e barabartë me faktin që kompania e parë është e informuar për pozicionin e së dytës.

Aplikimi në një organizatë nga një individ

Le ta shohim këtë dokument nga këndvështrimi i palës marrëse.

Duhet të jepen dokumentet e aplikimeve nga individët vëmendje të veçantë. Mbrojtja e interesave të aplikantëve është Ligji Federal i 2 majit 2006 Nr. 59-FZ "Për procedurën e shqyrtimit të ankesave nga qytetarët e Federatës Ruse" (i ndryshuar më 24 nëntor 2014; në vijim referuar si Ligji Federal Nr. 59-FZ).

Është gabim të besohet se efekti i tij vlen vetëm për organet shtetërore, pushtetet vendore dhe organizatat buxhetore. Kjo nuk ka ndodhur për një kohë të gjatë. Në vitin 2013, kjo listë u plotësua nga organizata "të cilave u është besuar zbatimi i funksioneve të rëndësishme publike". Nuk ka askund një përcaktim të qartë se cilat janë këto funksione, por nga formulimi është e qartë se ky koncept është mjaft i gjerë dhe teorikisht çdo organizatë klientët e së cilës janë individë mund të "bie nën të".

Ndryshe nga një letër aplikimi biznesi, një deklaratë individuale mund të jetë një kërkesë, një kërkesë ose një kërkesë. Le të shohim përkufizimin e fjalës "deklaratë":

Fjalori ynë

deklaratë - kërkesën e një qytetari për ndihmë në zbatimin e të drejtave dhe lirive të tij kushtetuese ose të të drejtave dhe lirive kushtetuese të personave të tjerë, ose një mesazh për shkelje të ligjeve dhe akteve të tjera rregullatore ligjore, mangësi në punën e organeve shtetërore, pushtetit vendor dhe zyrtarëve; apo kritika ndaj veprimtarisë së këtyre organeve dhe personave zyrtarë

Një kompani mund të zhvillojë formën e saj, të përshtatshme të një aplikacioni standard nga një individ dhe ta postojë atë akses të përgjithshëm. Por është e pamundur ta bësh këtë formular të detyrueshëm dhe të mos pranosh një aplikim vetëm sepse nuk është hartuar siç "supozohet". Njerëzve nuk u kërkohet të dinë për ekzistencën e formularit të aplikimit të zhvilluar nga kompania, as nuk u kërkohet të përdorin internetin, ku mund të shkarkohet ky formular. Ligji Federal Nr. 59-FZ përcakton grupin minimal të blloqeve të informacionit në qarkullim:

Nxjerrja

nga Ligji Federal Nr. 59-FZ

Neni 7. Kërkesat për aplikim me shkrim

1. Një qytetar në thirrjen e tij me shkrim për të detyrueshme tregon ose emrin agjenci qeveritare ose organit të qeverisjes vendore të cilit i dërgon një ankesë me shkrim, ose mbiemrin, emrin, patronimin e zyrtarit përkatës ose pozicionin e personit përkatës, si dhe mbiemrin, mbiemrin, patronimin e tij (ky i fundit - nëse në dispozicion), adresa postare në të cilën duhet të dërgohet përgjigja, një njoftim për dërgimin e një apeli, përcakton thelbin e propozimit, deklaratës ose ankesës, vendos një nënshkrim personal dhe datë.

Siç mund ta shihni, grupi është minimal dhe ne nuk mund t'i detyrojmë aplikantët tanë as t'i tregojnë ato telefonat celularë. Mund të rekomandohet vetëm përfshirja e metodave të komunikimit operacional në deklarata.

"Ju jeni të lirë të zgjidhni ..."

Një individ mund të plotësojë një aplikim sipas dëshirës së tij:

me dorë ose në formë të shtypur;

quaj "deklaratë", "apel", "kërkesë" ose mos e quaj fare;

shkruani shkurtimisht dhe deri në pikën ose jepni autobiografinë tuaj të detajuar;

dhe gjithashtu dërgoni dokumentin me postë ose sillni personalisht.

Organizata është e detyruar të pranojë aplikacionin nëse ai përmban informacionin minimal të kërkuar.

Aplikimi i një individi, i kaluar përpunimi primar në zyrën e kompanisë adresuese, të treguar në shembullin 2.

Organizata vendos vetë nëse do të ndajë aplikacionet e qytetarëve në menaxhimin e të dhënave të veçanta. Ne ju rekomandojmë ta bëni këtë nëse:

aplikon më shumë se 10% të vëllimit të përgjithshëm të fluksit të dokumentacionit hyrës;
punonjës të autorizuar posaçërisht punojnë në to (qendra e shërbimit të klientit, departamenti i dëmeve, etj.);
Bazuar në aplikimet nga individë, organizata kryen aktivitetet e saj kryesore.

Nëse një organizatë është mësuar të punojë sipas rregullave të punës tradicionale në zyrë, atëherë nuk ka nevojë të shqetësohet shumë për përmbushjen e kërkesave të Ligjit Federal Nr. 59-FZ. Në kushte standarde, kërkesat kalojnë në të njëjtën rrugë si dokumentet e tjera hyrëse. Rregullat për të punuar me ta praktikisht nuk ndryshojnë nga ato të pranuara përgjithësisht dhe madje lejojnë disa liri në trajtimin e aplikacionit, në veçanti, tre ditë mund të kalojnë nga pranimi dhe momenti i regjistrimit të tij me ligj. Afati i përgjigjes jepet 30 ditë nga data e regjistrimit të kërkesës me shkrim.

Aplikimi në menaxhimin e të dhënave të personelit

Një shtresë e veçantë e deklaratave janë deklaratat e personelit. Qëllimi i këtyre dokumenteve është të shprehin kërkesën ose vullnetin e punëmarrësit ndaj punëdhënësit.

Forma deklaratat e personelit relativisht i lirë. Askush nuk kërkon që punonjësit të dinë nuancat e regjistrimit të detajeve, kështu që mjafton të respektoni minimumin e kërkuar.

Sipas mendimit tonë, deklaratat e personelit duhet të shkruhen ekskluzivisht me dorë nga vetë punonjësit. Nuk ka detyrime sipas legjislacionit të punës në këtë drejtim. Por është shumë më e vështirë të kundërshtosh në gjykatë një deklaratë të shkruar në dorën tënde sesa një që është shtypur në një kompjuter (nënshkrimi i shkruar me dorë në të është vetëm nënshkrimi i autorit). Në rastin e fundit, punonjësi mund të pretendojë se është detyruar të nënshkruajë një tekst të gatshëm.

kujt nga kush. Marrësi i aplikimit të personelit është punëdhënësi - personi i parë në organizatën në të cilën punon autori i aplikacionit. Ishte ai që punësoi autorin, dhe jo drejtuesin e departamentit të personelit, prandaj aplikacioni do të shkruhet në emër të drejtuesit (drejtorit të përgjithshëm, drejtorit, presidentit, etj.) të kompanisë. Mbiemri, inicialet dhe pozicioni i menaxherit shkruhen në krye të fletës së aplikimit, më afër margjinës së djathtë, në rasën dhanore.

Meqenëse punonjësit nuk kanë formularin e tyre për letra, informacioni për autorin e aplikacionit duhet të futet këtu. Ju duhet të shkruani mbiemrin, emrin, patronimin dhe njësinë strukturore të plotë. Nëse punonjësi e di numrin e tij të personelit, kjo është mirë, por ky nuk është informacion i detyrueshëm.

Nën këtë informacion, në qendër të rreshtit, shkruhet emri i llojit të dokumentit - një deklaratë, pastaj në një rresht të ri thuhet teksti i deklaratës - kërkesa ose shprehja e vullnetit të punonjësit. Aplikimi plotësohet me nënshkrimin personal të punonjësit dhe datën e hartimit të dokumentit.

Pyetje mbi temën

Si të shkruani saktë fjalën "deklaratë"?

Ekzistojnë dy forma të shkrimit të emrit të një lloji dokumenti: me një shkronjë të madhe pa pikë në fund (si në shembullin 3) dhe me një shkronjë të vogël me një pikë në fund.

Forca juridike e deklaratës nuk ndikohet në asnjë mënyrë nga forma në të cilën është shkruar fjala. Opsioni i dytë konsiderohet i vjetëruar, por ka çdo të drejtë të ekzistojë.

Kur një punonjës duhet të deklarojë një kërkesë në një deklaratë dhe kur është i mjaftueshëm një apel verbal në departamentin e BNJ?

Nëse Kodi i Punës flet drejtpërdrejt për një "deklaratë të shkruar nga punonjësi", atëherë kjo pyetje nuk lind. Në raste të tjera, ai rregullohet ose nga rregullat e brendshme të organizatës ose nga përshtatshmëria. Për shembull, është më mirë që një punonjëse të paraqesë me shkrim kërkesën e saj për ndryshime në dokumente në lidhje me ndryshimin e mbiemrit, pavarësisht se nuk ka dispozita të veçanta legjislacioni i punës nuk jep asnjë informacion për këtë çështje. Ndryshime të tilla nisin me urdhër të punëdhënësit dhe një deklaratë e shkruar me dorë e punonjësit e shoqëruar me një kopje të certifikatës së martesës do të bëhet bazë për lëshimin e një urdhri.

NË organizatat e mëdha, ku ka disa dhjetëra apo edhe qindra njerëz për punonjës të departamentit të burimeve njerëzore, kërkesa e punonjësit pranohet në formën e një aplikacioni vetëm në mënyrë që zyrtari i burimeve njerëzore thjesht të mos e harrojë atë.

NË kompanitë e vogla, nëse Kodi i Punës i Federatës Ruse nuk kërkon një deklaratë me shkrim, mund të merrni një kërkesë gojore ose një bisedë drejtpërdrejt me drejtuesin e organizatës, i cili mund të japë udhëzime punonjës personeli për të zgjidhur çështjen.

Rrjedha e dokumenteve të aplikacioneve të personelit. Punonjësit e departamentit të burimeve njerëzore kanë nevojë për kopje origjinale të deklaratave të punonjësve. Më pas, siç u përmend tashmë, shumë prej tyre do të bëhen baza për urdhrat në lidhje me personelin. Por punonjësi gjithashtu ka çdo të drejtë të monitorojë fatin e aplikimit të tij dhe të marrë konfirmimin nga punëdhënësi se dokumenti është pranuar prej tij.

E rëndësishme!

Është e pamundur të regjistrohet aplikimi i një punonjësi si një dokument hyrës. Kjo shpesh bëhet thjesht sepse ata nuk dinë se si ta konfirmojnë marrjen e saj.

Ndërkohë ka dy mënyra për të regjistruar një aplikim saktë.

Konfirmimi që punëdhënësi ka pranuar aplikimin e punonjësit mund të jetë:

regjistrimi i aplikacionit në një bazë të dhënash të veçantë. Vendosni aplikacionin e personelit në regjistrin e regjistrimit dokumentet e brendshme Gjithashtu nuk rekomandohet: është shumë e lehtë të shkelësh ligjet për të dhënat personale. Është mirë që sekretari të ketë një speciale revistë elektronike regjistrimin për aplikimet e personelit, shënimet zyrtare dhe shpjeguese dhe dokumente të ngjashme.

Numri i regjistrimit të aplikacionit vendoset në kopjen e tij. Një kopje së bashku me numrin i jepet punonjësit. Nëse një punonjës vjen me dy kopje të aplikacioneve, përpara se të vendosë numrin, sekretari duhet t'i krahasojë ato (sigurohuni që të jenë identike);

procesverbali i pranimit të aplikimit të bërë nga sekretari në një kopje. Nëse nuk ka regjistër të regjistrimit dhe punonjësi këmbëngul për konfirmimin e pranimit, sekretari mund të bëjë shënimin e mëposhtëm në një kopje të aplikacionit:

Në hyrje thuhet:

fakti i pranimit të dokumentit;
data (e nevojshme!);
pozicionin, nënshkrimin personal dhe transkriptin e nënshkrimit të punonjësit pranues.

Aplikimi i punonjësit i dorëzohet drejtpërdrejt drejtuesit të organizatës, i cili e shqyrton atë dhe merr një zgjidhje, për shembull:

Tek departamenti i HR. Përgatitni një porosi.

Davydov 17.09.2015

Rezyme

Një aplikim është një dokument, forma dhe rregullat e rrjedhës së dokumentit të të cilit varen nga adresuesi dhe marrësi i tij.
Një kërkesë-letër biznesi synon të shprehë qëndrimin e organizatës dërguese për një çështje të diskutueshme.
Një aplikim i dërguar një organizate nga një individ rekomandohet të përpunohet në përputhje me Ligji federal Nr 59-FZ.
Deklaratat në menaxhimi i të dhënave të personelit janë shprehje me shkrim e vullnetit të punonjësit dhe shpesh shërbejnë si bazë për lëshimin e urdhrave për personelin.

Që një i huaj të hyjë në territorin nën juridiksionin e qeverisë ruse, do të kërkohet një ftesë nga një person fizik ose juridik. Ai hartohet duke marrë parasysh kërkesat e kuadrit legjislativ dhe varet nga qëllimi i udhëtimit (studim, turizëm, kontakte biznesi).

Në cilat raste mund të kërkohet një dokument?

Banorët e Federatës Ruse që përgatiten për ardhjen e një të huaji duhet të sqarojnë specifikat e marrjes së vizës dhe kushtet për të vizituar vendin. Kjo është një pikë e detyrueshme, pasi vende të ndryshme kanë rregulla të ndryshme.

Një numër shtetesh (kryesisht anëtarë të CIS) kanë marrëveshje të brendshme me Rusinë, sipas të cilave një i huaj nuk kërkon një letër garancie nga një rezident i Federatës Ruse për të mbërritur. Ata mund të kalojnë kufirin duke përdorur pasaporta të brendshme kombëtare (Ukrainë, Bjellorusi, Kazakistan), pasaporta të huaja (Moldavi, Taxhikistan, Azerbajxhan).

Në përgjithësi, dokumenti do të kërkohet në situatat e mëposhtme:

një i huaj shkon në Rusi për të punuar me ftesë të një kompanie ruse;
personi i ftuar është shtetas i një shteti me të cilin Rusia nuk ka marrëveshje pa viza.

Shtetasit e shteteve të tjera me të cilat Rusia ka një regjim vizash do t'ju duhet një ftesë (një formular letre garancie për ftimin e të huajve merret nga Shërbimi Federal i Migracionit). Duhet mbajtur mend se është më e vështirë të bësh një ftesë për qytetarët e shteteve ku ka një situatë të pafavorshme ekonomike, veprimtari ushtarake ose terroriste ose një nivel të lartë migrimi.

Kërkesat themelore për përpilim

Ligjvënësi parashikon një standard uniform për plotësimin e një letre garancie. Procesi i përgatitjes së dokumentit shoqërohet me shumë nuanca. Para se të filloni procedurën, duhet të studioni rregullat e mëposhtme:

Procedura shoqërohet me kosto. Pala marrëse do të duhet të paguajë një tarifë prej 800 rubla;
një shembull i vetëm letre garancie për ftesën e një shtetasi të huaj, të miratuar me ligj;
nëse një i huaj vjen i shoqëruar nga familjarët, ky fakt duhet të tregohet në dokument. Sipas nenit 13.2 të Ligjit Federal-115 "Për statusi juridik shtetas të huaj në Federatën Ruse", anëtarët e familjes janë bashkëshorti (nëse martesa ka status zyrtar), fëmijët dhe bashkëshortët e fëmijëve, prindërit, gjyshërit dhe nipërit e mbesat;
letra e garancisë për ftesën e të huajit duhet të përmbajë informacion kyç për ardhjen tonë. Aplikanti do të ketë nevojë për të dhënat e pasaportës së të huajit, certifikatën e lindjes së fëmijës (nëse shtetasi i huaj udhëton me të);
lëshimi i një letre garancie presupozon krijimin e përgjegjësisë për palën marrëse. Para së gjithash, ai manifestohet në dhënien e informacionit përkatës dhe të vërtetë. Nëse aplikanti kapet duke tentuar të mashtrojë me dashje autoritetin e migracionit, atij i garantohen pasoja negative në formën e gjobave, punës së detyruar ose burgimit për një periudhë nga 6 muaj deri në 2 vjet;
Për individët që veprojnë si palë ftuese, është e detyrueshme dhënia e të dhënave financiare (pasqyra bankare, certifikata e të ardhurave). Madhësia e kërkuar siguria financiare varet nga rajoni specifik, detajet e informacionit duhet të sqarohen me Shërbimin Federal të Migracionit.

Nëse, pas plotësimit të aplikacionit, rrethanat kanë ndryshuar, si rezultat i të cilave informacioni duhet të korrigjohet, duhet të shkruani ose të kontaktoni personalisht autoritetin e migracionit dhe të njoftoni për rrethanat e ndryshuara. Kjo do të minimizojë rrezikun e ndalimit të hyrjes për shkak të informacionit të rremë.

Nëse një individ synon të ftojë të afërmit ose miqtë që kanë nënshtetësi të një shteti tjetër për të vizituar, ai duhet të jetë i përgatitur për faktin se shërbimet e migracionit do të kërkojnë të marrin përgjegjësinë për të ftuarin gjatë gjithë kohës që ai është në Rusi.

Një numër i qytetarëve mund të vijnë në Rusi pa një letër garancie. Nuk ka nevojë t'i ftosh ata. Prandaj, ia vlen të studiohet paraprakisht lista e shteteve, qytetarët e të cilëve mund të vizitojnë lirisht Rusinë pa pasur nevojë të marrin vizë.

Kur përgatit një mostër letre garancie, një individ që vepron si palë ftuese do të duhet të tregojë informacionin e mëposhtëm në aplikim:

Emri i plotë i drejtuesit të Shërbimit Federal të Migracionit në vendin e regjistrimit, emri i plotë i njësisë territoriale të Shërbimit Federal të Migracionit;
detajet e pasaportës së aplikantit, duke përfshirë informacionin për vendin e regjistrimit të përhershëm;
adresa e banimit (nëse nuk korrespondon me vendin e regjistrimit të përhershëm);
informacionet e kontaktit për komunikim vijues (numri i telefonit, emaili);
detajet e pasaportës së një shtetasi të huaj;
të dhënat personale të të ftuarit, duke përfshirë datën e lindjes dhe emrin e shtetit shtetas të të cilit ai është.

Për më tepër, një letër garancie nga një individ merr parasysh detyrimet e pritësit për të ofruar mbështetje (përfshirë materiale) për një mysafir nga jashtë. Pritësi do të jetë përgjegjës për sigurimin e akomodimit, kujdesi mjekësor dhe kostot financiare për kohëzgjatjen e udhëtimit. Gjithashtu shtetas rus do të jetë përgjegjës për pajtueshmërinë me rregulloret e vizave. Çdo shkelje e kushteve të letrës së garancisë sjell përgjegjësi në formën e gjobës prej 40-50 mijë rubla.

Me pranimin e një letre garancie nga një person juridik, ligjvënësi nënkupton që pala pritëse do të marrë përsipër plotësisht detyrimet në lidhje me të huajin e ftuar. Gatishmëria për të marrë përgjegjësi pasqyrohet në formularin e letrës, e cila duhet t'i dërgohet drejtuesit të Shërbimit Federal të Migracionit në rajonin ku personi juridik është i regjistruar dhe vepron.

Kur përgatitni një letër, ajo duhet të tregojë kërkesën dhe informacionin e llojit të mëposhtëm:

emri i kompanisë, adresa e regjistrimit;
detajet e personit juridik (duhet të plotësohen të dhënat e TIN, etj.);
informacionin e regjistrimit, duke përfshirë datën dhe numrin e regjistrimit të shoqërisë në një libër kontabël të veçantë;
detajet e pasaportës së personit të ftuar;
kartën e migracionit të lëshuar nga dogana;
tregues i shtetësisë së një shteti të caktuar.

Në letër thuhet gjithashtu se kompania merr përsipër të regjistrojë të huajin brenda një afati kohor të miratuar rreptësisht dhe është e gatshme ta mbështesë financiarisht dhe të jetë përgjegjëse për respektimin e rregullave të rregulloreve të migracionit. NË situata individuale letra duhet të tregojë se shoqëria i siguron të huajit vendin e punës, dhe bashkëngjitni një kontratë në dokument (një ftesë për të punuar për një shtetas të huaj nga një punëdhënës). Mosrespektimi i kushteve të miratuara nga ligjvënësi dënohet me gjobë prej 400-500 mijë rubla.

Për palën ftuese, lëshimi i një letre garancie përfshin një numër të kushtet e detyrueshme dhe detyrimet e vendosura nga ligjvënësi. Duke dërguar një aplikim për të ftuar shtetas të huaj, pala pritëse merr përsipër automatikisht:

t'i sigurojë të huajit dhoma banimi për kohëzgjatjen e udhëtimit (tregoni adresën specifike të vendbanimit të synuar, qiranë ose akomodimin falas);
t'i sigurojë të ftuarit mbështetje mjekësore me cilësi të lartë gjatë udhëtimit në formën e një marrëveshjeje për shërbimet mjekësore me pagesë ose një politikë mjekësore;
të mbështesë financiarisht një të huaj, duke përfshirë pagesën për hyrje dhe dalje, ushqim, akomodim dhe aktivitete të kohës së lirë.

Mospërmbushja ose përmbushja e gabuar e detyrimeve të përcaktuara me ligj kuadri legjislativ, sjell dënime ndaj personit pritës.

Çfarë duhet shkruar në çdo paragraf: analizë e hollësishme

Një letër nga një individ kërkon që të dhënat e mëposhtme të tregohen në aplikimin për ftesë të një shtetasi të huaj:

Emri i departamentit të Shërbimit Federal të Migracionit, emri i plotë i drejtuesit në emrin e të cilit është dërguar kërkesa.
Të dhënat e pasaportës së marrësit (emri i plotë, detajet e regjistrimit, data e lëshimit të pasaportës).
Informacion për të huajin (emri i plotë, viti i lindjes, numri i pasaportës, data e lëshimit të dokumentit).
Adresa e vendbanimit të synuar.
Data e aplikimit, nënshkrimi personal i aplikantit.

Nëse pala marrëse është një kompani ose organizatë, do t'ju duhet të plotësoni ankesën me të dhëna të natyrës së mëposhtme:

Emri i organizatës, kodi postar dhe adresa e regjistruar.
Informacioni i regjistrimit të LLC (numri i regjistrimit, pika e kontrollit, INN, OGRN, etj.).
Konfirmimi i faktit që pala marrëse është e regjistruar si person juridik, paguan taksat dhe është rezident rus.
Të dhënat e personit të autorizuar (emri i plotë, nënshkrimi i drejtuesit të kompanisë, vula e organizatës).

Në situata të caktuara, kur ftohen punëtorët e huaj Ju duhet të siguroni bashkëngjitje shtesë - konfirmim të disponueshmërisë së një vendi pune, një garanci nga punëdhënësi për të punësuar vizitorin.

Ku duhet të dorëzoj një letër garancie?

Në përputhje me kërkesat e Ligjit Federal Nr. 373, datë 16 maj 2011, regjistrimi, lëshimi i ftesave dhe zgjatjet kryhen nga Ministria e Punëve të Brendshme të Rusisë. Letër garancie dorëzohet në Drejtorinë kryesore të Ministrisë së Punëve të Brendshme në vendbanimin e palës pritëse së bashku me listën e nevojshme shoqëruese të dokumentacionit dhe një peticion.

Kur përgatitni dokumente që një person i huaj të hyjë në Rusi, duhet të kontrolloni me kujdes të gjitha të dhënat në mënyrë që të mos shfaqen probleme më vonë.