Probleme de audit în departamentul de resurse umane. Audit HR de tip „do-it-yourself”: instrucțiuni pas cu pas pentru un specialist în resurse umane. Cât costă un audit HR?

Aflați cum să minimizați riscul de a fi dat în judecată sau amendat pentru nerespectare. legislatia muncii. Glisați înăuntru audit Documentatie HR pentru a pune lucrurile in ordine si a evita reclamatiile din partea Inspectoratului Fiscal de Stat.

Fișele postului, deși nu cu siguranță una dintre ele documente obligatorii, sunt adesea solicitate în timpul inspecției de către inspectorii GIT și sunt importante în munca personalului. Prin urmare trusa fișele postului pentru toate posturile incluse în tabelul de personal, este mai bine să elaborezi și să tipăriți mai multe exemplare: pentru angajator, pentru angajat și pentru depozitare la locul de muncă.

Pasul 3. Efectuați o examinare a documentelor existente. După reconciliere, analizați conținutul documentelor stocate în serviciul de personal și corectitudinea executării acestora. Asigurați-vă că actele, contractele și acordurile locale nu agravează situația lucrătorilor în comparație cu legislația muncii. Verificați relevanța masa de personalși programul de vacanță, vezi dacă angajații semnează documentele cu care ar fi trebuit să fie familiarizați.

Acordați atenție completării corecte a cardurilor personale și a carnetelor de muncă ale personalului, dacă datele sunt învechite, actualizați-le. Carnetele de muncă primite de la angajați ar trebui să fie înregistrate, iar noi formulare sau inserturi ar trebui să fie create la cererea scrisă a angajatului. Toate jurnalele de înregistrare menținute de serviciul de personal trebuie să fie cusute și numerotate, iar cărțile pentru înregistrarea formularelor albe și completate ale cărților de lucru și inserțiile în acestea trebuie sigilate sau sigilate cu un sigiliu de ceară. Forme raportare strictă, care includ atât cărțile de lucru completate, cât și cele nefolosite, ar trebui depozitate în locuri cu acces limitat, de exemplu, într-un dulap sigur sau încuiat.

Verificați documentele administrative. Comenzile pentru personal trebuie păstrate separat de comenzile pentru activitățile principale. Dacă un angajator folosește propriile formulare în loc de formulare standardizate, acestea ar trebui să fie puse în aplicare printr-un ordin separat.

Pasul 4: Pregătiți un raport scris cu privire la rezultatele examenului. Enumerați toate erorile și problemele identificate, trageți concluzii despre riscurile existente și despre starea evidențelor personalului în general. Elaborați o listă de recomandări pentru a aborda aceste riscuri. Pentru comoditate, rezultatele examinării pot fi împărțite în două blocuri. În primul, descrieți rezultatele auditului documentației obligatorii. Al doilea conține rezultatul verificării documentelor pentru fiecare angajat separat. De exemplu, este familiarizat cu localul reglementări si comenzi, daca contractul de munca este in regula, daca inscrierile din carnetul de munca si cardul personal sunt corecte etc.

Pasul 5. Elaborați și aprobați documentele lipsă. Emiteți un ordin separat: numiți oficiali responsabili, stabiliți termene clare de dezvoltare. Acest lucru va facilita controlul procesului.

Din păcate, chiar și în întreprinderile de succes, auditează documentele de personal dezvăluie adesea erori enervante. Cea mai frecventă neajuns, pentru care mulți angajatori au plătit deja amenzi, este o politică neglijentă în ceea ce privește datele personale și lipsa consimțământului scris pentru prelucrarea acestora.

Alte 10 erori și probleme

• Programul de vacanță este incorect sau lipsește cu totul.
• Oficialii responsabili nu au fost verificați pentru descalificare.
• Carnetele de muncă ale angajaților sunt completate incorect - nu există înregistrări ale transferurilor, înregistrările angajării sunt introduse cu întârziere, informațiile despre proprietari nu sunt actualizate, linkurile către articole sunt incluse incorect Codul Muncii RF.
• Contractele de muncă sunt completate incorect - datele pașaportului angajatului și TIN-ul angajatorului lipsesc și nu sunt înregistrate premise, nu sunt indicate datele exacte de plată a salariului.
• Fișele postului menționate în contractele de muncă nu au fost elaborate.
• Nu există documente care să confirme că angajații sunt familiarizați cu reglementările locale, ordinele și acordurile care au legătură directă cu munca lor.
• Nu se păstrează foile de pontaj sau jurnalele/cărțile de bord.
• Cardurile personale sunt incomplete, lipsesc sau conțin date învechite.
• Nu au fost elaborate toate actele locale din lista obligatorie.
• Tabloul de personal nu a fost aprobat sau este depășit.

După cum arată practica audit intern documentele de personal în multe organizații, o astfel de procedură este necesară, deoarece starea de fapt a angajatorilor este rareori complet ideală. Articolul îi va ajuta pe angajații HR și avocații să justifice riscurile care pot apărea în cazul încălcării reglementărilor și interdicțiilor, stabilite prin standarde legislația muncii a Federației Ruse.

În Federația Rusă nu există reglementări acte juridice reglementarea procedurii de efectuare a unui audit intern de personal (spre deosebire de un audit contabil). În acest sens, este necesar să înțelegem câteva întrebări:

Ce este un audit intern de resurse umane?

Acesta este un set de măsuri care include diagnosticarea corectitudinii juridice și clericale a întocmirii reglementărilor locale (LNA) și a documentelor de personal ale angajatorului, oferirea de recomandări și, dacă este necesar, efectuarea de lucrări pentru eliminarea erorilor din documentele de personal.

Care este scopul unui audit intern de resurse umane?

Scopul exercițiului este de a îmbunătăți activitățile serviciul de personalși minimizarea riscuri posibile angajator. Monitorizarea riscurilor la care poate fi expus un angajator în timpul procesului de supunere a unui audit extern agentii guvernamentaleși/sau rezoluția problemelor emergente litigii de munca cu angajații este unul dintre cele mai importante aspecte ale auditului intern de resurse umane.

În ce cazuri se efectuează un audit intern de resurse umane?

1. La schimbarea angajatului responsabil de întreţinere managementul înregistrărilor de personal(denumită în continuare KDP): concediere, transfer într-o altă funcție/departament.
2. La primirea unei comenzi de la inspecția muncii despre viitor inspecție programată.
3. Dacă există amenințarea unui audit după concedierea unui angajat ofensat: neplată sau întârziere la plată la timp salariile, bonusuri, concediere la inițiativa angajatorului etc. În acest caz, se recomandă efectuarea unui audit de personal neprogramat.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI

Un audit intern de personal poate fi efectuat fără a aștepta instrucțiunile autorității de reglementare cu privire la auditul programat viitor. După vacanțele de Anul Nou, un plan consolidat de inspecție pentru anul este postat pe site-ul web al Procuraturii Generale al Federației Ruse sau al parchetului entității constitutive corespunzătoare a Federației Ruse și un plan de inspecții ale entităților constitutive. este postat pe site-ul Inspectoratului de Stat al Muncii. Aceste informații vă vor permite să aflați dacă o organizație/un antreprenor individual este supus inspecției și să vă pregătiți pentru aceasta în prealabil.

Ce tipuri de audit intern de resurse umane există?

1. Complet (pentru toate zonele centrului de control de monitorizare).
2. Selectiv.

În timpul unui audit aleatoriu, sunt verificate următoarele:

• zone separate pentru efectuarea operațiunilor de control;
• sau documente pe angajati individuali;
• sau toate aspectele munca de personal folosind un eșantion reprezentativ de documente.

Care este intervalul de timp optim pentru efectuarea unui audit intern de resurse umane?

Răspunsul depinde de ce tip de audit dorește să efectueze angajatorul: complet sau selectiv.

Este recomandabil să se efectueze un audit intern de personal în ultimii trei ani, deoarece, după cum arată practica, biroul fiscal, FSS din Rusia, Fondul de pensii din Rusia verifică angajatorul pentru ultimii trei ani de activitate.

Timpul optim deplin auditul intern de resurse umane durează de la 7 la 14 zile lucrătoare; selectiv— de la 5 la 7 zile lucrătoare. Aceasta include și timpul necesar pentru a întocmi raportul de inspecție și a-l transmite angajatorului.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI

Documentele de personal executate incorect pot duce ulterior la o amendă administrativă a angajatorului.

Ce ar trebui să facă angajatorul după primirea raportului de inspecție?

Dacă angajatul responsabil cu centrul de control identifică numeroase erori, este necesar să se afle de ce au fost făcute și dacă angajatul înțelege la ce consecințe poate duce acest lucru. Angajatorul trebuie să ia una dintre următoarele decizii:

• trimite un angajat HR la studii;
• dați șansa de a corecta greșelile și de a controla pe o anumită perioadă de timp dacă face altele noi;
• transfer la un alt loc de muncă;
• parte cu angajatul.

Cine ar trebui să efectueze un audit intern de resurse umane?

Pentru regulat se poate crea efectuarea unui audit intern de personal unitate specială sau puteți încredința această muncă unui avocat din personal (doar dacă acesta se specializează privind legislația muncii și nu este angajată în principal în activități economice contractuale). Dacă un angajator decide să creeze un serviciu de control intern în scopul efectuării periodice a auditurilor interne de personal, este necesar să se elaboreze documente relevante: regulamente, ordine etc.

O dată Auditurile HR sunt efectuate fie de către un nou oficial care preia afacerile, fie cu implicarea unor specialiști externi.

Puteți încheia un acord pentru furnizarea de servicii cu un specialist sau cu o organizație specializată în efectuarea de audit de personal.

Un audit intern de personal ar trebui să fie efectuat de o persoană cu experiență în domeniul personalului și experiență în trecerea inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare, de preferință cu studii juridice.

De unde să începeți efectuarea unui audit intern de resurse umane?

Este necesar să se verifice prezența (absența) documentelor personale de identificare la angajator și conformitatea acestora cu cerințele de reglementare. Orice angajator, indiferent de forma sa organizatorică și juridică și de forma de proprietate, trebuie să aibă LNA disponibil.

RISCURI DERIVATE DIN ABSA UNOR DINANȚI

Reglementări privind remunerarea

Acest document nu este un document obligatoriu pentru angajator. Pentru a calcula salariile, este suficient să aveți contracte de muncă cu angajații și comenzile relevante (la angajare, transfer la un alt loc de muncă etc.).

Cu toate acestea, art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește o cerință conform căreia sistemul de remunerare al a acestui angajator sunt stabilite fie prin convenții colective, acorduri, fie LNA.

În consecință, ar trebui să apară sistemul de remunerare (chiar și unul atât de simplu precum cel pur salariu). contract colectiv sau în LNA: PVTR (în secțiunea „Remunerația lucrătorilor”) sau un Regulament independent (când sistemul de remunerare este mai complex).

În funcție de disponibilitate sistemul de bonusuri salariale Regulamentul privind remunerarea și sporurile pentru angajați este un document care reglementează:

• principiile de formare a sistemului de remunerare;
• procedura de calcul a remunerației bănești pentru muncă;
• criteriile și procedura de evaluare a muncii.

Vorbind despre remunerarea lucrătorilor, ar trebui să acordați atenție borderouri de plată.

Forma acestui document trebuie aprobată de fiecare angajator în obligatoriu.

Extras din Codul Muncii Federația Rusă

Articolul 136. Procedura, locul și condițiile de plată a salariilor

La plata salariului, angajatorul este obligat sa anunte în scris fiecare angajat:

1) o componente salariile care i se cuvin pentru perioada respectivă;

2) cu privire la cuantumul altor sume acumulate salariatului, inclusiv compensarea bănească pentru încălcarea de către angajator a termenului stabilit pentru plata salariilor, plăți de concediu, plăți de concediere și (sau) alte plăți datorate salariatului;

3) despre suma și temeiurile deducerilor efectuate;

4) despre suma totală de bani care trebuie plătită.

Forma borderoului de salariu se aprobă de către angajator, ținând cont de avizul organului de reprezentare a salariaților în modul stabilit de art. 372 din prezentul Cod pentru adoptarea reglementărilor locale.

Procedura de eliberare a bonurilor de salariu angajatilor nu este stabilita prin lege. Codul Muncii al Federației Ruse nu spune în mod direct dacă angajatul trebuie să semneze pentru primirea lor. Cu toate acestea, fără a avea dovezi scrise emiterea de borderouri de salariu angajatilor va fi dificil pentru angajator sa faca dovada indeplinirii obligatiei.

În lipsa sau neemiterea unui talon de salariu către salariat (precum și în absența unui ordin de aprobare a formei borderoului de salariu), angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă în temeiul art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

OBSERVA

Sarcina persoanei responsabile cu menținerea evidenței personalului este de a putea nu numai să întocmească în mod competent documente privind personalul, ci și să dezvolte LNA în conformitate cu legislația muncii.

Masa de personal

În cazul măsurilor de reducere a numărului și/sau personalului angajaților, precum și în cazul disputelor individuale între un angajat și un angajator în cazul concedierii salariaților în temeiul clauzei 2 a părții 1 a art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse, unul dintre documentele principale este tabelul de personal - vechi (înainte de evenimente) și nou (modificat).

Tabelul de personal este utilizat pentru a oficializa structura, personalul și nivelurile de personal ale angajatorului, trebuie să conțină în mod necesar o listă a posturilor de angajați (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Poate conține o listă diviziuni structurale, profesiile lucrătorilor, informații cu privire la numărul de unități de personal și salariile, ratele tarifareși indemnizații. Modificările la tabloul de personal se fac din ordin al conducătorului organizației sau al unei persoane împuternicite de acesta.

Practica judiciara

Angajatul a intentat un proces împotriva angajatorului pentru declararea ilegală a procedurii de concediere și pentru a încasa salariul pentru perioada respectivă absenteism forțatși compensarea prejudiciului moral. În susținerea pretenției, ea a subliniat presupusa reducere a personalului. Instanța a examinat dispozițiile angajatorului de modificare a tabloului de personal și a ajuns la concluzia că procedura de reducere și, în consecință, ordinul de modificare a tabloului de personal sunt nelegale. Analiză comparativă personalul și responsabilități de serviciu angajații diviziilor desființate și create au arătat că componenta funcțională a diviziei specificate nu s-a schimbat, ci doar denumirea acesteia s-a schimbat. Funcții de muncă Reclamanții au rămas la fel. Având în vedere cele de mai sus, instanța a fost de acord cu argumentele salariatului că procedura de concediere a fost de natură formală și a declarat nelegală procedura de reducere a personalului, în ceea ce o privește pe reclamantă. Angajatului i s-au acordat salarii neplătite și despăgubiri pentru prejudiciul moral.

Decizia Judecătoriei Leninsky din Smolensk din 23 mai 2012 în dosarul nr. 2-984/12

Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților

Fiecare angajator trebuie să aibă documente care reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal, chiar dacă personalul său este format din trei angajați.

Pe parcursul anului 2011, Roskomnadzor a efectuat 1.743 de inspecții, dintre care 954 au fost programate și 789 au fost neprogramate. În domeniul datelor cu caracter personal, cele mai frecvente încălcări ale legii au fost:

• neîndeplinirea de către operator a măsurilor pentru a asigura siguranța datelor cu caracter personal și excluderea acces neautorizat la ei;
• prelucrarea datelor cu caracter personal în cazuri neprevăzute de lege, fără acordul subiecților;
• discrepanța dintre informațiile specificate în notificare despre prelucrarea datelor cu caracter personal și activitățile efective.

Reglementări interne ale muncii

LNA obligatoriu. Partea 3 a art. 189 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia programul de muncă este determinat de reglementările interne ale muncii. Prin urmare, absența PVTR va fi considerat ca încălcarea legislației muncii iar angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă conform art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Alte documente

Program de vacanță. Potrivit CC. 1 și 2 linguri. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse, prioritatea acordării concediilor plătite este determinată anual în conformitate cu programul de vacanță aprobat de angajator; programul de vacanță necesar atât pentru angajator cât şi pentru angajat.

Programul schimburilor. Dacă angajatorul a intrat modul schimbare munca, apoi programul schimburilor negreşit trebuie să fie disponibil (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Foaia de pontaj. Obligația angajatorului de a ține evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat este specificată în Partea 4 a art. 91 Codul Muncii al Federației Ruse. Timpul efectiv lucrat de angajați este înregistrat în fișa de pontaj.

Reguli privind trimiterea angajaților în călătorii de afaceri (sau secțiunea corespunzătoare din PVTR). S-ar părea că toate aspectele sunt reglementate de Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (modificat la 29 iulie 2015) și un un număr de alte acte normative care reglementează problemele călătoriilor de afaceri.

Totuși, potrivit părții 4 a art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse, toți angajatorii nestatali sunt obligați să aibă un contract colectiv sau LNA care reglementează procedura și valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri.

Compensațiile pentru cheltuielile efectuate de angajați în timpul unei călătorii de afaceri pot fi acceptate ca cheltuieli ale organizației, conform Codului Fiscal al Federației Ruse, numai dacă acest lucru este specificat în contractul colectiv sau LNA. Dacă informațiile privind cheltuielile organizației (de exemplu, plata tarifelor de taxi de la domiciliu la aeroport, de la aeroport la destinație) nu sunt reflectate în LNA care reglementează problemele de călătorie de afaceri sau în contractul colectiv, aceste sume sunt rambursate de la profit net organizatii

Angajatorul trebuie să aibă documente de identificare personale relevante aprobate dacă munca este de natură de călătorie sau este efectuată pe bază de rotație. De exemplu: Reglementări privind caracterul de călătorie a munciiŞi Regulamente privind metoda de schimbare . Informațiile despre natura muncii sunt reflectate și în contractul de muncă cu angajatul.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI

În cazul în care angajatorul utilizează formulare locale de documentație contabilă primară, formularele de documente elaborate trebuie să fie aprobate prin ordin al angajatorului și să cuprindă detaliile reflectate la art. 9 Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (modificat la 4 noiembrie 2014).

În cadrul acestui tip de muncă sunt verificate principalele reglementări locale ale companiei (regulamentul intern al muncii, reglementările privind salarizarea, reglementările privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților, reglementările locale privind protecția muncii, disponibilitatea). contracte de munca etc.) şi aplicarea acestora.

Pret - de la 40.000 de ruble.

Efectuarea unui audit pe baza unui eșantion de documente de personal. Baza și dimensiunea eșantionului sunt determinate pe baza rezultatelor analizei problemei clientului. În medie, pentru a se familiariza cu evidențele de personal ale organizației și pentru a identifica punctele slabe, sunt verificate documentele de personal referitoare la 20% dintre angajații care ocupă diferite posturi (de la un angajat „obișnuit” la un manager). Cu toate acestea, dimensiunea eșantionului specific este întotdeauna determinată în timpul interacțiunii cu clientul, în funcție de nevoile acestuia.

Exemple de situații în care poate fi efectuat un audit aleatoriu:

1. Este necesar să se verifice documentele de personal legate de „zona cu risc ridicat”, adică zona de activități ale organizației în care apar cel mai adesea încălcări. Astfel de zone pot fi identificate după o conversație preliminară auditor profesionist cu clientul.
   Exemple de zone cu risc ridicat:înregistrare relaţiile de muncă, inclusiv cu cetățeni străini; înregistrarea relațiilor cu angajații responsabili financiar; procedura de decontare cu salariatii etc.
2. Sunt analizate reglementările locale ale organizației.
3. Se verifică aplicarea reglementărilor locale la angajații selectați.
4. Alte documente de personal sunt verificate in raport cu un salariat sau mai multi salariati (la cererea angajatorului), precum: contracte de munca, carnete T-2, carnete de munca, ordine de personal, fise de pontaj etc.
5. Alte situații în care organizația trebuie să verifice un segment separat de evidențe de personal.

Pret - de la 95.000 de ruble.

Implica o revizuire cuprinzătoare a tuturor documentelor de personal ale organizației în întregime, precum și a sistemului organizației fluxul documentelor de personalîn general. Ca urmare, auditorii primesc o imagine completă a evidențelor de personal ale organizației și furnizează recomandări detaliate pentru a optimiza evidența personalului și a elimina încălcările identificate.

În special, în timpul unui audit complet sunt verificate următoarele documente:

1. Reglementări locale (reglementări interne de muncă, reglementări privind salariile, reglementări privind protecția datelor personale ale angajaților, reglementări locale privind protecția muncii, disponibilitatea contractelor de muncă etc.).
2. Contracte de muncă, carnete de muncă, grafice de personal, fișe de post, fișe personale ale angajaților și alte documente care se întocmesc în legătură cu angajații.
3. Comenzi de personal (instrucțiuni) (cu privire la angajarea unui angajat, la transferul unui angajat, la încetarea unui contract de muncă, la trimiterea într-o călătorie de afaceri etc.), precum și motivele comenzilor (cereri, memorii, alte documente).
4. Acorduri de răspundere.
5. Reviste și cărți de înregistrare.
6. Alte documente de personal.

În cadrul unui audit complet de personal, se verifică nu numai existența documentelor de personal și respectarea regulilor de întocmire a acestora, ci și pregătirea adecvată a lucrătorilor cu acte obligatorii, conformare reguli de păstrare și înregistrare a documentelor si altele probleme de conformitate cu legislația muncii.

Pret - de la 95.000 de ruble.(depinde de numărul de personal al companiei care comandă serviciul).

În funcție de scopurile și obiectivele auditului, oferim clienților noștri 3 tipuri de audit de personal.

1. Audit local

Se efectuează o eșantionare locală a documentelor de personal pentru a identifica erorile sistemice în evidențele de personal. Toate documentele obligatorii care există efectiv la angajator sunt analizate selectiv pentru conformitatea cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse.

Acest audit ne permite să evaluăm situația generală cu managementul evidenței personalului (HRR) în companie. Raportul de audit conține o indicație a tuturor încălcărilor identificate și a acțiunilor necesare pentru a le elimina.

De obicei, clienții noștri aleg acest tip de audit atunci când vor să fie siguri că abordare generală pentru a efectua înregistrări de personal în compania lor este corectă, iar pachetul documentele necesare complet și compilat corect În același timp, identificarea erorilor locale ale executantului responsabil de menținerea CDP nu este semnificativă pentru client.

2. Audit complet

Fiecare document este analizat pentru a identifica toate erorile posibile făcute în timpul gestionării evidențelor HR. Toate documentele de personal existente în companie sunt analizate integral. Toate documentele de personal pentru fiecare angajat sunt verificate pentru concordanță între ele. În curs de dezvoltare recomandări individuale pentru a corecta greșelile.

Acest audit ne permite să dăm evaluare completă calitatea managementului KDP în companie și eliminarea tuturor erorilor existente. Raportul de audit conține o indicație a tuturor încălcărilor identificate și a acțiunilor necesare pentru a le elimina.

De obicei, clienții noștri aleg acest tip de audit atunci când doresc să fie siguri că sunt pe deplin pregătiți pentru orice audit de către organismele de inspecție și nu vor exista probleme sau dificultăți atunci când vor solicita orice document în timpul auditului.

3. Audit de sistem

Se verifică toată documentația personalului („audit complet”) + se analizează sistemul de flux al documentelor de personal, se identifică zonele cu probleme ale sistemului.

Acest audit vă permite să aruncați o privire sistematică asupra gestionării evidențelor personalului din Companie. Raportul de audit conține nu numai recomandări pentru eliminarea tuturor încălcărilor detectate, ci și recomandări pentru modificări optime ale sistemului de lucru în domeniul managementului evidenței HR.

Clienții noștri care aleg acest tip de audit își doresc nu doar să aibă încredere în corectitudinea și corectitudinea înregistrărilor de gestiune, ci și în optimitatea și eficiența logisticii HR în companie.

Costul auditului de resurse umane (toate prețurile nu includ TVA)

TIP DE AUDIT	numărul de unități de personal până la 10	numărul de unități de personal de la 11 la 25	numărul de unități de personal de la 26 la 50	numărul de unități de personal de la 51 la 90	numărul de unități de personal de la 90 la 200	numărul de unități de personal de la 201 la 400	numărul de unități de personal mai mult de 400
TIP DE AUDIT	numărul de unități de personal
	până la 10	de la 11 la 25	de la 26 la 50	de la 51 la 90	de la 90 la 200	de la 201 la 400	mai mult de 400
Audit local	900 de ruble/unitate, dar nu mai puțin de 5000 de ruble.	850 rub./un	800 r/unitate	750 rub./un	700 rub./un	650 rub./un	discutat individual cu clientul
Audit complet	1300 de ruble/unitate, dar nu mai puțin de 7000 de ruble.	1250 rub./un	1200 rub./un	1150 r/unitate	1100 rub./un	1150 rub./un
Auditul sistemului	1600 de ruble/unitate, dar nu mai puțin de 13500 de ruble.	1550 rub./un	1500 rub./un	1450 rub./un	1400 r/unitate.	1350 r/unitate

Păstrarea evidenței personalului este obligatorie pentru orice companie și presupune elaborarea a numeroase documente. Toate documentele de personal trebuie să fie în perfectă ordine în acest caz, compania nu se teme de riscurile asociate cu încălcarea legislației muncii, cum ar fi inspecțiile guvernamentale, amenzile, suspendarea activităților, descalificarea și conflictele de muncă cu angajații. Dar nu toți angajatorii acordă atenția cuvenită corectitudinii gestionării înregistrărilor de personal și calității documentelor de personal, drept urmare documentele devin o mizerie. Un audit de personal va ajuta la identificarea erorilor în menținerea evidenței personalului și la repunerea documentelor.

Auditul de personal este o procedură de evaluare a sistemului de flux de documente de personal care s-a dezvoltat în timpul menținerii înregistrărilor de personal, inclusiv verificarea disponibilității tuturor documentelor obligatorii de personal și examinarea documentației de personal pentru conformitate legislatia actuala Federația Rusă, pentru a minimiza riscurile de sancțiuni asociate cu inspecțiile de conformitate cu legislația muncii, precum și riscurile de conflicte de muncă și plângeri ale angajaților.

Auditul personalului trebuie efectuat în următoarele cazuri:

• în timpul viitoarei inspecții de stat;
• la schimbarea specialistului HR;
• când există amenințarea unui audit după concedierea angajatului ofensat (neplata salariilor, sporuri la timp, concediere la inițiativa angajatorului);
• când are loc o schimbare în managementul companiei;
• când legislația se schimbă.

Puteți efectua singur un audit de personal sau îl puteți încredința unei terțe părți. Există companii specializate care efectuează audituri de personal, acestea vor efectua o inspecție și vor redacta un raport detaliat, care va indica erori și încălcări, precum și recomandări pentru eliminarea acestora. Dar serviciile lor sunt scumpe, așa că nu toți managerii sunt de acord să apeleze la astfel de companii.

În acest caz, efectuarea unui audit al documentației personalului pe cont propriu va ajuta. Pentru a face acest lucru, trebuie să emiteți un ordin de efectuare a unui audit, să determinați obiectivele și termenele limită ale acestuia și, de asemenea, să înregistrați persoanele care vor efectua auditul de personal.

După emiterea ordinului, este necesar să se determine etapele efectuării unui audit de personal. Din definirea unui audit de personal rezultă că prima etapă este verificarea disponibilității tuturor documentelor obligatorii de personal, iar a doua este o examinare a conformității documentației de personal cu legislația în vigoare. Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare etapă a unui audit de personal.

Verificarea disponibilitatii documentelor de personal obligatorii

Angajatorul este responsabil pentru absența documentelor obligatorii de personal definite de legislația muncii a Federației Ruse, prin urmare, atunci când efectuează un audit de personal, primul pas este de a determina lista acestor documente și de a verifica disponibilitatea acestora în companie.

Documentele obligatorii de personal pot fi împărțite în două grupe:

• documente care sunt obligatorii pentru toate firmele, indiferent de forma lor juridică și domeniul de activitate;
• documente care devin obligatorii în anumite condiţii.

Prima grupă include documente care sunt obligatorii în legislația muncii, de exemplu, reglementări locale care sunt elaborate de fiecare angajator în mod independent și care reflectă condițiile de muncă dintr-o anumită organizație. Lista tuturor documentelor care aparțin acestui grup este prezentată în Tabelul 1.

Tabelul 1 Documente de personal necesare pentru toți angajatorii

Reglementări interne ale muncii	Artă. 189, 190 Codul Muncii al Federației Ruse
Declarație privind protecția datelor cu caracter personal	clauza 8 art. 86 Codul Muncii al Federației Ruse
Instructiuni de protectia muncii	Artă. 212 Codul Muncii al Federației Ruse
Reglementări privind remunerarea	Artă. 135 Codul Muncii al Federației Ruse
Program de vacanță	Artă. 123 Codul Muncii al Federației Ruse
Masa de personal	Artă. 57 Codul Muncii al Federației Ruse
Foaia de pontaj	Artă. 91, 99 Codul Muncii al Federației Ruse
Comenzi pentru principalele activități	Instrucțiuni pentru completarea formularului T-3 din Rezoluția Goskomstat nr. 132 din 25 decembrie 1998 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea operațiunilor comerciale”, paragraful 45 din Rezoluția Guvernului Federației Ruse nr. 225 din aprilie 16, 2003 „Despre cărțile de muncă”, etc.
Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea
Carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserțiile în acestea	clauzele 40, 41 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Despre cărțile de muncă”
Jurnal de bord pentru finalizarea instruirii în domeniul siguranței muncii	clauza 2.1.3 din Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse și a Ministerului Educației din Federația Rusă din 12 februarie 2003 nr. 1 „Cu privire la aprobarea Procedurii pentru formarea în protecția muncii și testarea cunoștințelor privind protecția muncii cerințe pentru angajații organizațiilor”
Jurnal de control	partea 8 art. 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 nr. 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoane juridiceŞi antreprenori individualiîn exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal”
Contract de munca	Artă. 56, 57, 67 Codul Muncii al Federației Ruse
Cartea de munca	Artă. 65, 66 Codul Muncii al Federației Ruse
Card personal	clauza 12 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Despre cărțile de muncă”
Comenzi pentru personal	Artă. 62, 68, 84.1 etc.
Declarațiile angajaților	Artă. 80, 127, 128, 255 Codul Muncii al Federației Ruse etc.

A doua grupă include documente care devin obligatorii dacă există anumite conditii, care se poate datora specificului organizației sau dacă aceste documente sunt menționate într-un contract de muncă, regulament local sau alte documente. Lista acestor documente este prezentată în tabelul 2.

Tabelul 2 Documente care pot deveni obligatorii dacă sunt îndeplinite anumite condiții

Document	Condițiile în care un document devine obligatoriu
Descrierea postului
Reglementări privind bonusurile	Dacă sistemul de stimulente materiale nu este specificat în contractul de muncă, contractul colectiv, regulamentul de remunerare sau regulamentul intern al muncii
Lista posturilor pentru lucrătorii cu program de lucru neregulat	Dacă organizaţia are un astfel de mod de funcţionare
Programul schimburilor	Dacă organizaţia a introdus munca în ture
Reglementări privind nedivulgarea secretelor comerciale	Dacă contractul de muncă prevede respectarea de către salariat a secretelor comerciale
Contract colectiv	Dacă se ajunge la un acord în acest sens între angajați și angajator
Acord privind răspunderea colectivă	În cazul în care organizația desfășoară lucrări în conformitate cu Lista lucrărilor, în cursul căreia se poate introduce răspunderea financiară colectivă (de echipă) completă
Acord privind responsabilitatea financiară individuală deplină	Dacă organizația are angajați – persoane responsabile financiar

Angajatorii pot aproba și alte reglementări locale, a căror prezență obligatorie nu este consacrată în legislația muncii, dar pot ajuta semnificativ în activitatea lor, de exemplu, reglementări privind departamentele, personalul, certificarea etc.

Acțiunea finală a primei etape a auditului de personal este reconcilierea documentelor - ce documente sunt disponibile și care trebuie elaborate. Pentru comoditate, rezultatele reconcilierii pot fi rezumate într-un tabel (Tabelul 3)

Tabelul 3 Reconcilierea documentelor

Examinarea documentelor

După ce am stabilit lista documentelor solicitate și am verificat disponibilitatea acestora, este necesar să verificăm corectitudinea executării acestora, precum și respectarea cerințelor legale.

Astfel, în această etapă se verifică conținutul documentelor de personal. Verificați toate documentele de care dispune compania.

La revizuirea reglementărilor locale, este necesar să se verifice dacă acestea nu agravează situația lucrătorilor în comparație cu legislația muncii și dezvăluie condițiile de muncă ale companiei. Toți angajații trebuie să fie familiarizați cu reglementările locale împotriva semnăturii. Când verificați reglementările locale, este necesar să folosiți articolele relevante din Codul Muncii al Federației Ruse.

Fiecare angajat trebuie să semneze un consimțământ pentru prelucrarea și transferul datelor sale cu caracter personal dacă, la cererea acestuia, i se eliberează certificate angajatului, atunci pentru fiecare certificat angajatul trebuie să scrie un consimțământ scris pentru a-și transfera datele personale către o terță parte;

Programul de vacanță trebuie să indice nu numai vacanțele planificate, ci și note despre vacanțele efective și amânările vacanțelor. Angajații trebuie anunțați în scris cu două săptămâni înainte de data începerii concediului.

Organizația trebuie să aibă un tabel de personal actualizat, care se aprobă prin ordin dacă se fac modificări la tabelul de personal, atunci trebuie emise ordine de modificare a tabelului de personal;

Fișele de pontaj trebuie să fie pentru fiecare lună;

La examinarea documentelor administrative, este necesar să se verifice dacă comenzile pentru personal sunt stocate separat de comenzile pentru activitățile principale. Dacă firma nu utilizează forme unificate documente, dar a elaborat și utilizează formulare proprii, atunci aceste documente trebuie aprobate prin ordin al conducătorului societății.

La auditarea evidențelor de muncă este necesar să se verifice existența unui ordin pentru activitatea principală de numire a unui responsabil cu menținerea evidenței muncii. Toate carnetele de muncă trebuie să fie înscrise în cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în ele, toate cărțile trebuie să fie disponibile și toate înscrierile trebuie făcute în ele (recepții, transferuri, premii), inserțiile trebuie cusute în carnetele de muncă . Angajatorul trebuie să achiziționeze formulare de carnet de muncă și să le introducă el însuși și să le înregistreze în carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carnete de muncă și inserările în acestea. Formularele carnetelor de muncă și inserțiile trebuie să fie stocate în departamentul de contabilitate, care ține carnetul de chitanțe și cheltuieli, transferul formularelor către departamentul de personal se efectuează pe baza notelor interne sau a solicitărilor de la persoana responsabilă cu menținerea carnetelor de muncă. Noi cărți de muncă și inserții sunt emise angajaților pe baza cererilor lor.

Contractele de muncă trebuie să fie încheiate cu fiecare angajat, conținutul contractului de muncă trebuie să respecte articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, adică contractul de muncă, cel puțin, trebuie să indice informațiile și condițiile prevăzute în acest articol.

Acordați atenție completării corecte a cardurilor personale ale angajaților, acestea trebuie să conțină informații actualizate; Cardul personal trebuie să indice codurile, iar angajatul trebuie să fie familiarizat cu toate informațiile despre admitere și transferuri împotriva semnăturii.

Toate registrele de personal trebuie să fie numerotate, cusute și sigilate cu sigiliul și semnătura șefului societății, precum și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și inserțiile în acestea și carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru contabilizarea formularelor de carnete de muncă și inserțiile din ele sunt sigilate sau sigilate cu un sigiliu de ceară.

Înregistrarea rezultatelor auditului de personal

Pe baza rezultatelor auditului de personal, persoanele care au efectuat auditul întocmesc un raport asupra rezultatelor auditului. Raportul de audit HR afișează erorile identificate și măsurile necesare pentru eliminarea acestor erori, trage concluzii despre starea înregistrărilor HR și riscurile cu care se confruntă compania.

Raportul poate fi împărțit în două blocuri.

În primul bloc, descrieți rezultatele auditului documentelor de personal obligatorii pentru companie (reglementări locale, comenzi pentru activități de bază, grafice de personal, programe de vacanță etc.).

În al doilea bloc notați rezultatele verificării documentelor privind cazul fiecărui angajat (contract de muncă, carte personală, familiarizare cu reglementările locale, carnet de muncă).

Studiu de caz:

Pe baza rezultatelor auditului de personal, pe care l-am efectuat la un client al companiei noastre, au fost identificate anumite încălcări ale evidenței personalului și situații de risc:

• Nu există reglementări locale obligatorii.
• Nu există documente pe masa de personal.
• Nu există un program de vacanță.
• Nu există foi de pontaj.
• Nu există jurnalele de personal obligatorii.
• Nu există comenzi pentru principalele activități ale evidenței personalului.
• Nu există comenzi pentru personal.
• Nu există carduri personale de angajat.
• Nu există documente care să confirme familiarizarea cu reglementările locale.
• Nu există consimțământ pentru prelucrarea și transferul datelor cu caracter personal.
• Nu există fișe de post întocmite corespunzător pentru angajați, deși contractul de muncă face referire la fișa postului.
• Persoanele responsabile ale Companiei nu au fost verificate pentru descalificare.
• Au fost comise erori în conținutul contractelor de muncă, cum ar fi: nu există detalii despre pașaport ale angajatului și TIN-ul angajatorului, nu există prevederi pentru asigurare obligatorie angajaților, frecvența și datele plății salariilor nu sunt specificate, iar data începerii lucrului nu este indicată.
• Evidențele de muncă ale lucrătorilor sunt ținute incorect, și anume: în mulți cartea de munca Nu s-au făcut înscrieri la admiteri și transferuri, înregistrările sunt înscrise incorect în registre.

Pentru a elimina aceste încălcări, am redactat un raport detaliat cu privire la rezultatele auditului de personal și am oferit instrucțiuni de corectare pentru fiecare încălcare. Drept urmare, clientul a pus rapid în ordine documentele, urmând recomandări detaliate.

Nu există nicio îndoială că auditul personalului este cel mai important instrument de reducere a riscurilor asociate cu încălcările înregistrărilor de personal. Mulți manageri consideră că un audit de personal este o procedură inutilă și costisitoare, dar aceasta este o opinie greșită, deoarece efectuarea unui audit de personal va ajuta la determinarea stării reale a lucrurilor, la identificarea încălcărilor și erorilor. Modificări deosebite în legislația muncii, complexitatea aplicării sale corecte, inspecții mai frecvente ale angajatorilor de către inspectoratul de muncă și alte organisme de reglementare, răspunderea mai dură pentru încălcări drepturile muncii angajații indică necesitatea unui audit de personal. Un audit de personal poate fi efectuat pe cont propriu, iar acest articol a descris procedura pentru efectuarea acestuia.