Angajatorul a pierdut contractul de muncă al salariatului. Cum să restabiliți un contract dacă este pierdut. Ce legi reglementează păstrarea dosarelor de muncă?

Un contract de munca este un acord intre un angajator si un salariat, conform caruia angajatorul se obliga sa asigure salariatului munca conform functiei de munca specificate, sa asigure conditiile de munca prevazute pentru legislatia muncii si alte acte care contin norme dreptul muncii, contract colectiv, acorduri, locale reglementăriși acest acord, în timp util și în dimensiune completă plătește angajatului un salariu, iar acesta îndeplinește personal termenii prezentului acord functia muncii, respecta reglementarile interne de munca in vigoare a acestui angajator(Articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse). Concluzie obligatorie contract de munca prevăzute la art. 16, 56, 57, 67 Codul Muncii al Federației Ruse.
Procedura de restabilire a unui contract de munca nu este stabilita prin reglementari, de aceea credem ca in cazul in care contractul de munca se pastreaza in format electronic, trebuie eliberat un duplicat al contractului de munca. În acest caz, duplicatul documentului trebuie să îndeplinească toate cerințele pentru întocmirea unui contract de muncă și să fie identic cu copiile pierdute ale contractului de muncă.
Dacă formular electronic Nu exista contract de munca, recomandam incheierea unui nou contract de munca. În acest caz, indicați data curentă a încheierii contractului și data începerii relaţiile de muncă- când angajatul a fost angajat de organizație. În plus, recomandăm să se indice în textul contractului de muncă că acesta a fost încheiat pentru înlocuirea celui pierdut din cauza incendiului.

Nuanțe și subtilități probleme de personal organizație: cum un angajator poate procesa corect restaurarea documentelor de personal dacă este pierdută - citiți articolul.

Întrebare: Angajatul lucrează în compania noastră din 2004. Momentan, s-a descoperit ca arhiva noastra nu contine Contractul de Angajare si ordinul de angajare a acestui angajat (eventual pierdut). Spune-mi ce să fac într-o astfel de situație? Restaurează documente sau elaborează altele noi?

Răspuns: Artă. 8 Codul Muncii al Federației Ruse).

Alexander Sorokin răspunde:

recomandări”.

Dacă contractul de muncă este pierdut, puteți emite un duplicat al acestuia - o copie repetată a documentului original (GOST R 7.0.8-2013). În acest caz, este necesar să se precizeze pe baza ce documente se întocmește, cum și în ce interval de timp este completat. De exemplu, un angajator poate stabili că copiile pierdute ale contractelor sale de muncă sunt restaurate pe baza copiilor angajaților. Dacă nici salariatul nu deține o copie a contractului de muncă, atunci aveți dreptul să întocmiți și să încheiați un nou contract de muncă cu angajatul, în loc să faceți un duplicat. Vă recomandăm să includeți în textul noului contract informații că acesta a fost încheiat pentru înlocuirea celui pierdut.

Dacă angajații primesc un salariu, înseamnă că, cel puțin, în program sunt emise ordine de angajare. Trebuie să le imprimați, să le semnați cu managerul și apoi cu angajații înșiși (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este mai corect să puneți data reală de familiarizare cu documentul.

Motivație

Ce să faci dacă îți pierzi contractul de muncă? Cum se eliberează o copie sau o copie a acesteia?

Cum poate un angajator să restabilească contractele de muncă dacă acestea sunt pierdute masiv?

Organizația noastră s-a mutat într-un alt birou. În timpul mutării, multe documente de personal au fost pierdute, în special, toate contractele de muncă. Cum pot fi restaurate?

Legislația muncii nu stabilește procedura de restabilire a contractelor de muncă. În acest sens, angajatorul ar trebui să o dezvolte în mod independent, de exemplu, să adauge o secțiune corespunzătoare la Regulamentul intern al muncii sau la Instrucțiunile de administrare a personalului sau să întocmească un act de reglementare local separat dedicat acestei probleme (articolul 8 din Codul muncii). Federația Rusă).

Astfel, se poate prevedea ca în cazul pierderii unui contract de muncă să se întocmească duplicatul acestuia - o copie repetată a documentului original (GOST R 7.0.8-2013). În acest caz, este necesar să se precizeze pe baza ce documente se întocmește, cum și în ce interval de timp este completat.

De exemplu, un angajator poate stabili că copiile pierdute ale contractelor sale de muncă sunt restaurate pe baza copiilor angajaților. În acest scop, acesta are dreptul de a solicita angajaţilor contractele de muncă ale acestora în termen de trei zile lucrătoare din momentul descoperirii pierderii.* În baza acestor contracte, angajatorul trebuie să întocmească duplicate pe hârtie şi să returneze copii salariaţilor. Pentru a efectua astfel de acțiuni, el poate stabili o perioadă de, de exemplu, cinci zile lucrătoare.

Dacă angajatorul transferă suplimentar copiile contractelor de muncă către vizualizare electronică, el poate prescrie într-un act de reglementare local ce anume pe baza acestora documente electronice se întocmesc duplicate pe hârtie ale contractelor. În acest caz, nu va fi nevoie să solicitați copii ale contractelor deținute de angajați, ceea ce înseamnă că se va putea evita volume crescute fluxul documentelor.

Cum se emite un duplicat al unui contract de muncă?

Ambele exemplare ale contractului de muncă au fost pierdute. În acest sens, s-a decis eliberarea duplicatelor acestuia. Cum să faci asta corect?

Atenţie!

Termenul de intocmire a unui duplicat de contract de munca nu este specificat in legislatia muncii, deci poate fi orice. Principalul lucru este că este rezonabil și nu durează câteva luni

Procedura de înregistrare a duplicatelor unui contract de muncă nu este prevăzută de lege. În consecință, angajatorul are dreptul să stabilească el însuși această procedură, de exemplu, consacrând-o într-un act de reglementare local (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

La stabilirea procedurii de procesare a duplicatelor, angajatorul trebuie să acorde atenție următoarelor puncte. Întrucât contractul de muncă se încheie în în scrisîn două exemplare, fiecare dintre acestea fiind semnată de părți (prima parte a articolului 67 din Codul Muncii al Federației Ruse), apoi duplicatele copiilor pierdute trebuie executate în aceeași formă. Adică, angajatorul ar trebui să facă două duplicate formular de hârtie, în fiecare dintre acestea indicați detaliile dvs. și detaliile angajatului. Ambele copii ale duplicatelor trebuie să fie semnate de ambele părți. În plus, angajatul va fi obligat să pună o semnătură suplimentară pe duplicatul angajatorului, confirmând astfel primirea copiei acestuia.*

În plus, trebuie amintit că conținutul duplicatelor trebuie să fie identic cu conținutul contractului de muncă pierdut. Adică trebuie să conțină aceleași informații și condiții ca în original. Să reamintim că informațiile și condițiile care trebuie specificate în contractul de muncă sunt enumerate la articolul 57 Codul Muncii.

Dar de unde poate obține angajatorul aceste informații și condiții? Angajatorul le poate reface în baza comenzilor de angajare și transferuri, acorduri adiționale la contractul de muncă, carnet de muncă, card personal al salariatului și alte documente disponibile.*

Este posibil să încheiem din nou un contract de muncă?

O copie a contractului de muncă cu salariatul nu a fost găsită în personal. De asemenea, angajatul nu avea o copie a acestuia. Este posibil să nu se întocmească un duplicat al contractului de muncă, ci să îl încheie din nou?*

Da, poți. Acest lucru se datorează faptului că legislația nu stabilește o procedură de restabilire a contractelor de muncă, ceea ce înseamnă că angajatorul are dreptul de a alege în mod independent ce să facă în cazul în care acestea sunt pierdute. Astfel, în cazul pierderii ambelor exemplare, angajatorul are dreptul să întocmească și să încheie un nou contract de muncă cu salariatul, mai degrabă decât să facă un duplicat.* În acest caz, acesta trebuie să țină cont de condițiile și informațiile specificate în original. contract de muncă (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

În ceea ce privește data încheierii contractului, merită să indicați data efectivă a semnării acestuia, iar data angajării angajatului ar trebui specificată suplimentar ca un paragraf separat. În plus, recomandăm ca textul noului contract să cuprindă informații că acesta a fost încheiat pentru înlocuirea celui pierdut*.

Cum să restabiliți managementul înregistrărilor de personal după predecesori

Cum să recuperați documentele lipsă

Dacă nu ați găsit documentele solicitate pe hârtie, este posibil să fie pe computere. În caz contrar, carcasele lipsă vor trebui restaurate de la zero. Poate că hârtiile scoase din circulația personalului au fost distruse. În acest caz, întocmește acte de distrugere a documentelor cu o perioadă de depozitare expirată. În acest fel, autoritățile de inspecție vor avea mai puține motive să tragă organizația la răspundere. Informații despre metodele specifice de recuperare a documentelor individuale sunt furnizate mai jos.

Contracte de munca.În cazul în care nu au fost încheiate în scris, contractele trebuie întocmite în două exemplare, dintre care unul trebuie predat angajatului (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse). Indicați data curentă a încheierii la momentul semnării contractului și includeți data efectivă de începere a lucrărilor în textul documentului.

Dacă un contract de muncă a fost încheiat la angajare, iar apoi termenii acestuia s-au schimbat, dar acest lucru nu a fost înregistrat nicăieri, atunci este necesar să se reflecte modificările într-un acord suplimentar. Indicați când au început să se aplice noile condiții.

Ordine privind angajarea și concedierea. Dacă angajații primesc un salariu, înseamnă că cel puțin, în program sunt emise ordine de angajare și concediere. Trebuie să le imprimați, să le semnați cu managerul și apoi cu angajații înșiși (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este mai corect să setați data reală a familiarizării cu documentul.* Dacă angajatul a renunțat deja sau refuză să semneze ordinul, reflectați acest lucru în actul corespunzător. De asemenea, notați pe ordin că este imposibil să obțineți semnătura angajatului.

Alexander Sorokin răspunde:

Şeful adjunct al Departamentului de control operaţional al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei

„Sistemele de plată în numerar ar trebui utilizate numai în cazurile în care vânzătorul oferă cumpărătorului, inclusiv angajaților săi, un plan de amânare sau de rate pentru plata bunurilor, lucrărilor și serviciilor sale. Potrivit Serviciului Federal de Taxe, aceste cazuri se referă la acordarea și rambursarea unui împrumut pentru a plăti bunuri, muncă și servicii. Dacă o organizație emite un împrumut în numerar, primește o rambursare a unui astfel de împrumut sau ea însăși primește și rambursează un împrumut, nu utilizați casa de marcat. Când exact trebuie să dai un cec, uită-te la

ESENȚA PROBLEMEI:

Salariatul și angajatorul au pierdut ambele exemplare ale contractului de muncă scris încheiat în anul 2005. Există doar acorduri suplimentare la contractul de muncă.

SE PUNE ÎNTREBARE:

Cum poate fi restabilit un contract de muncă pierdut și este necesar să se facă acest lucru?

RĂSPUNS: (material pregătit de expertul ACG „Panacea PROF” L.V. Popov)

Părțile (angajatorul și angajatul) trebuie să ia măsuri posibile pentru a restaura copiile pierdute ale contractului de muncă.
Procedura de refacere a unui contract de munca pierdut de ambele parti nu este reglementata de legislatia in vigoare. În cazul în care părțile pierd originalele contractului de muncă, angajatorul are dreptul să elibereze un duplicat.

Motivație: Un contract de muncă este un acord între un angajator și un angajat, conform căruia angajatorul se obligă să furnizeze salariatului muncă pentru o anumită funcție de muncă, să asigure condițiile de muncă prevăzute de legislația muncii și alte acte normative care conțin dreptul muncii. norme, un contract colectiv, acorduri, reglementări locale și acest acord, plătesc angajatul la timp și integral salariile, iar angajatul - să îndeplinească personal funcția de muncă determinată de prezentul acord, să respecte reglementările interne de muncă în vigoare pentru acest angajator (Articolul 56 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Cerințele de bază pentru forma unui contract de muncă sunt prevăzute în partea 1 a art. 67 din Codul Muncii al Federației Ruse: aceasta este încheierea unui contract de muncă în scris în cel puțin două copii ale documentului, semnate de ambele părți ale relației de muncă.
Obligația de a avea un contract de muncă este prevăzută la art. Artă. 16, 56, 57, 67 Codul Muncii al Federației Ruse.

După cum reiese din întrebare, ambele copii ale contractului de muncă sunt pierdute, sunt disponibile numai acorduri suplimentare. În acest sens, considerăm că părțile (angajatorul și angajatul) ar trebui să ia eventuale măsuri pentru a restabili copiile pierdute ale contractului de muncă.
Procedura de refacere a unui contract de munca pierdut de ambele parti nu este reglementata de legislatia in vigoare.
Dacă originalul original al contractului de muncă lipsește (pierdus), atunci acesta este înlocuit cu un duplicat. Adică o a doua copie a documentului care are aceeași forță juridică ca și originalul (clauza 28, secțiunea 2.1 „Termeni standardizați cu definiții. Concepte generale" Standard de stat Federația Rusă GOST R 51141-98 "Gestiunea și arhivarea biroului. Termeni și definiții", aprobat prin Rezoluția Standardului de Stat al Rusiei din 27.02.1998 N 28).

Nu există o procedură stabilită legal pentru eliberarea duplicatelor unui contract de muncă, spre deosebire, de exemplu, de procedura stabilită pentru eliberarea unui duplicat al carnetului de muncă pierdut (clauzele 31, 33, 34 din Regulile de păstrare și păstrare). înregistrările de lucru, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225).
De regulă, un duplicat este realizat și eliberat de către organizația care a emis originalul sau succesorul său legal. În acest caz, duplicatul documentului trebuie să îndeplinească toate cerințele pentru întocmirea unui contract de muncă și să fie identic cu copiile pierdute ale contractului de muncă.

Un contract de muncă pierdut de ambele părți poate fi restabilit pe baza unui ordin de angajare, ținând cont de acorduri suplimentare la acesta se iau în considerare, de asemenea, înregistrările în carnetul de muncă, în cardul personal al salariatului și alte documente.
Astfel, în cazul în care părțile pierd originalele contractului de muncă, angajatorul are dreptul să elibereze un duplicat al acestuia.

Aceasta și alte consultări pe probleme de actualitate vei gasi in banca de informatii„Întrebări și răspunsuri” ale sistemului „ConsultantPlus”.

Întrebare

La Audit HR S-a dovedit că angajatorul și angajatul nu au un singur contract de muncă semnat cu angajații. Care este modalitatea corectă de a restabili documentația de personal acum și de a încheia contracte de muncă și ordine de muncă cu toată lumea?

Răspuns

Procedura de restabilire a contractului de muncă nu este stabilită prin regulament.

Se recomanda incheierea unui nou contract de munca. În acest caz, indicați data curentă a încheierii contractului și data începerii raportului de muncă - când angajatul a fost angajat de organizație. Pentru refacerea documentației, angajatorului i se recomandă să emită un ordin privind pierderea documentației, o listă a documentelor pierdute, momentul restaurării acestora și să indice persoana care este responsabilă cu restaurarea documentației de personal. Acest ordin poate fi emis pe baza unui Birou sau Raport al persoanei responsabile, care consemnează faptul lipsei contractelor de muncă.

Motivație

Problemele de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor sunt reglementate de Legea federală din 22 octombrie 2004 N 125-FZ (modificată la 18 iunie 2017) „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă”. Reglementare legală procedura și termenele de păstrare a documentelor de personal se realizează pe baza Listei de management standard documente de arhivă, generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de stocare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558. Secțiunea 8 „Angajare” din Lista specificată conține informații despre perioada de stocare a fișierelor personale, inclusiv copii ale comenzilor angajaților. Organizațiile sunt obligate să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în perioadele de depozitare stabilite de legile federale, alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și listele de documente prevăzute la art. 23 Legea federală N 125-FZ. Aceste documente au o perioadă de valabilitate de 75 de ani. Se stabilește o perioadă de păstrare de 1 an pentru programul de concediu și de 3 ani pentru alte documente de concediu.

Astfel, în cazul pierderii documentelor de personal cu semnăturile angajaților, angajatorul ar trebui să le restituie, întrucât legislatia actuala impune angajatorului obligația de a asigura securitatea documentelor de personal.

Procedura de restabilire a unui contract de muncă nu este stabilită prin reglementări.

Pentru a restabili documentația, angajatorului i se recomandă să emită un ordin privind motivele pierderii documentației, lista documentelor pierdute, momentul restaurării acestora și să indice persoana care este responsabilă cu restaurarea documentației de personal. Acest ordin poate fi emis pe baza unui Birou sau Raport al persoanei responsabile, care consemnează lipsa contractelor de muncă (și, dacă este posibil, motivul pierderii acestora).

Potrivit specialiștilor de la autoritățile de reglementare (vezi Întrebare: A fost un incendiu în biroul nostru și gata documentele de personal pierdut. Odată cu restaurarea înregistrărilor de lucru, am rezolvat problema. Nu știm cum să restaurăm copii ale contractelor de muncă. Situația se complică și mai mult de pierderea de către unii angajați a copiilor lor de pe contractele de muncă. Ce să faci într-o astfel de situație? („Departamentul de resurse umane organizare comercială", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), dacă contractul de muncă este salvat în formă electronică, trebuie să eliberați un duplicat al contractului de muncă. În acest caz, duplicatul documentului trebuie să îndeplinească toate cerințele pentru întocmirea unui contract de muncă și să fie identic cu copiile pierdute ale contractului de muncă. Dacă nu există o formă electronică a contractului de muncă, ei recomandă încheierea unui nou contract de muncă. În acest caz, indicați data curentă a încheierii contractului și data începerii raportului de muncă - când angajatul a fost angajat de organizație. In plus, recomandam sa se indice in textul contractului de munca ca acesta a fost incheiat pentru a inlocui unul pierdut.

În opinia noastră, cea mai sigură variantă pentru angajator este cea de-a doua variantă, întrucât posibilitatea emiterii unui duplicat de contract de muncă nu este prevăzută direct de legislația muncii în vigoare (cum ar fi, de exemplu, posibilitatea emiterii unui duplicat carnet de muncă).

Vă recomandăm: familiarizați-vă suplimentar cu materialul postat în SPS ConsultantPlus - Întrebare: Ce poate face un angajator dacă se pierd comenzile de personal cu semnăturile angajaților (în special în vacanțe și transferuri de personal)? Care este procedura de restaurare a acestora? Este necesară restabilirea unor astfel de comenzi pentru angajații disponibilizați? (Consultație de experți, 2012) (ConsultantPlus)