Exemplu de comandă privind atribuirea sarcinilor pentru munca de birou. Ordin de repartizare a sarcinilor. Exemplu de comandă privind atribuirea sarcinilor de resurse umane contabilului șef

O organizație trebuie să-și desfășoare activitățile într-un anumit mod pentru a avea o poziție financiară stabilă pe piață. Dar, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, compania trebuie să ofere periodic angajaților săi timpul de concediu la care au dreptul. Conducerea companiei poate echilibra aceste cerințe fie prin angajarea de noi angajați, fie prin atribuirea unor responsabilități celor existenți.

Impunerea unor atribuții reprezintă prestarea de către un salariat contra cost, pe lângă funcțiile proprii de muncă, și altele suplimentare pentru un salariat temporar absent.

Necesitatea acestui lucru poate apărea din cauza perioadelor de boală a angajaților companiei, a prezenței acestora în călătorii de afaceri, vacanțe și, de asemenea, dacă, în termenul specificat, administrația nu a avut timp să selecteze un candidat pentru postul vacant.

Posibilitatea constituirii unei combinații este determinată de normele dreptului muncii, neexistând restricții asupra categoriilor de lucrători. Trebuie luat în considerare doar nivelul de studii, dacă este necesar, competența, iar angajatul implicat în această sarcină are toată documentația necesară (licențe, fișe medicale etc.)

Durata încadrării se stabilește în fiecare caz concret și este determinată de perioada de absență a salariatului dispărut.

Atenţie! Executarea temporară a atribuțiilor trebuie să fie oferită salariatului în scris, de preferință sub formă de scrisoare.

De asemenea, puteți depune un memoriu în numele dumneavoastră șefului departamentului în care a apărut un loc de muncă temporar vacant și să atașați acestuia o declarație a unui angajat care și-a exprimat dorința de a realiza o astfel de combinație.

În orice caz, în cazul în care departamentul HR ia o decizie pozitivă, se încheie un acord suplimentar cu acest angajat la contractul său de muncă și se emite un ordin de repartizare temporară a sarcinilor.

Conform legislației în vigoare, ordinul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu trebuie comunicat salariatului în termen de trei zile.
Dacă este imposibil să se determine durata combinației, aceasta trebuie efectuată până la o comandă specială din partea conducerii în acest sens.

Este permis ca fiecare dintre părți să rezilieze anticipat contractul de stabilire a executării temporare a obligațiilor. Pentru a face acest lucru, este suficient ca unul dintre ei să trimită o notificare scrisă celuilalt. În acest caz, Codul Muncii al Federației Ruse stabilește o perioadă de trei zile.

Cum să întocmești corect un ordin de atribuire a sarcinilor

Nu există un singur formular stabilit pentru crearea acestui document. Poate fi realizat sub orice formă pe antetul companiei sau dezvoltat independent în stilul altor comenzi de personal ale companiei.

În partea de sus a formularului trebuie să indicați numele organizației, codurile sale TIN și KPP și adresa activității.

Apoi urmează cuvântul „Comandă”, alături de care sunt indicate data de compilare și numărul de serie.

Mai jos, pe un rând nou, este titlul documentului. Aici puteți scrie expresia generală „Cu privire la îndeplinirea temporară a sarcinilor” sau puteți indica în mod specific pentru ce funcție a fost creat. Iată motivul pentru care a fost emis acest document.

Apoi urmează cuvântul „Comand”, după care pașii care trebuie să fie parcurși pentru a executa comanda sunt enumerați punct cu punct:

• Cărui angajat (funcția și numele complet) i se atribuie noi responsabilități, ce funcții și pentru ce perioadă exactă de timp;
• În ce măsură va fi necesară îndeplinirea acestor atribuții;
• Cuantumul remunerației pentru prestarea muncii de mai sus;
• Cine va controla implementarea acestui ordin?

Mai jos este nevoie după cuvintele „fundație” indicați pe ce bază sunt atribuite responsabilitățile. Acesta este de obicei un acord suplimentar la contractul de muncă.

Ordinul este semnat de șeful companiei. După aceea în secțiunea „Am citit comanda” să-și lase semnăturile personale enumerate în document.

Nuanțe

Dacă un manager este înlocuit, atunci, pe lângă ordin, trebuie să întocmiți și o împuternicire, conform căreia adjunctul va avea dreptul de a semna documente importante și de a aplica o ștampilă pe acestea.

Salariatul are dreptul de a nu-și asuma noi responsabilități și de a nu semna comanda. În acest caz, angajatorul nu-l poate concedia - numeroase practici judiciare pe această temă de obicei sunt de partea angajatului, obligându-l să-l reintegreze în funcția sa și să plătească despăgubiri.

Exemplu de comandă privind repartizarea sarcinilor

Descărcați un exemplu de comandă privind atribuirea sarcinilor în format Word.

Dacă ați întâlnit deja documente de personal, atunci știți că multe dintre ele au un loc pentru semnătura unui angajat al personalului (de exemplu: „Tabelul personalului”, „Fișa de pontaj”, etc.)

Trebuie avut în vedere faptul că multe organizații de supraveghere (inspectoratul muncii, autorități judiciare, inspectorate fiscale), atunci când efectuează inspecții sau solicită documente, solicită un ordin de numire a unui angajat al personalului sau un ordin de atribuire a responsabilităților de ținere a evidenței personalului unuia dintre ei.

Dacă în personal există un angajat al personalului, atunci nu apar probleme cu furnizarea documentului de mai sus.

Dar ce se întâmplă dacă organizația este mică și costurile de angajare și plată a unui angajat individual pentru a efectua evidența personalului nu sunt profitabile din punct de vedere economic și nu sunt justificate?

În acest caz, managerul va trebui să decidă să atribuie atribuțiile unui ofițer de personal unui angajat existent.

Aceasta este o necesitate! Vom parcurge acest drum în 3 pași.

Pasul 1 Căutăm un candidat potrivit.

Jocul de a învârti sticla nu este potrivit, pentru că... Trebuie obtinut acordul angajatului.

Cea mai ușoară alegere pentru un lider este să-și atribuie responsabilități. Este întotdeauna mai ușor să ajungi la un acord cu tine și nu vor fi probleme cu obținerea consimțământului. Deși se poate dovedi că managerului i-au fost deja atribuite responsabilități, cel puțin ca contabil șef. Sau poate, de asemenea, un lider de vânzări sau o femeie de curățenie...

Următoarea poziție cea mai comună pentru această combinație este contabilul șef. Consultați-l. Poate că contabilul șef va fi de acord cu bucurie sau poate va recomanda pe cineva...

Responsabilitățile contabile de personal pot fi atribuite oricărui angajat, atâta timp cât are suficient timp și educație. Dacă Zulfiya lucrează pentru tine ca curățenie, atunci nu te grăbi să dai o comandă pentru ea. În primul rând, trimite-o la cursuri de limbă rusă (în acest fel poți măcar evita denaturarea cuvintelor și lipsa de sens în propoziții).

Jumătate din treabă făcută! Candidatul a fost selectat. Să mergem mai departe.

Pasul 2 Suntem de acord cu angajatul.

Victima a fost aleasă - începem negocierile. Negocierile pot fi purtate oriunde (la biroul angajatului, in biroul managerului, in cea mai apropiata cafenea) si sub orice forma (oral, in scris prin birou, prin e-mail, chiar si prin lansarea avioanelor facute din note), dar intelegeri. va trebui să fie formalizat în scris sub forma unui Acord Adițional la Contractul de Muncă. (Nu uitați să prevedeți o plată suplimentară pentru noile taxe - o creștere a muncii duce la o creștere a salariilor. În acest fel, va fi mai ușor de convenit și inspectorii nu vor avea întrebări.)

Scriem acordul suplimentar după cum urmează:

Am ajuns la un acord cu angajatul trebuie să formalizăm acordul cu o comandă.

Pasul 3 Emitem un ordin de atribuire a sarcinilor.

Va arata cam asa:

Vom furniza acest ordin la cererea autorităților de reglementare.

A fost numit un angajat al personalului.

Este timpul să trecem direct la managementul evidențelor personalului. Și primul lucru pe care ar trebui să îl verifice ofițerul de personal este disponibilitatea tabelului de personal.

Mai multe despre asta în următorul articol.

Persoana care acționează în calitate de director general trebuie să aibă o împuternicire pentru a gestiona activitățile curente și a reprezenta interesele organizației. Acesta poate fi numit de către fondatori în cazul în care postul de director este vacant. La numirea unui nou manager, salariatul cu fracțiune de normă care a reprezentat interesele întreprinderii în persoana directorului interimar continuă să lucreze în funcția sa principală. Pentru informații despre munca cu fracțiune de normă, consultați materialul „Înregistrarea combinării posturilor într-o singură organizație”. Numirea unui director general interimar Atunci când un angajat este transferat temporar în funcția de manager, salariatul este eliberat de atribuțiile sale anterioare pe perioada transferului. În acest caz, este necesar să se întocmească atât un acord suplimentar la contractul de muncă, cât și un ordin de transfer folosind formularul unificat nr. T-5.

Ordin privind atribuirea sarcinilor de întreținere a centrului de control

Poate contabilul-șef va fi de acord cu bucurie, sau poate va recomanda pe cineva... Puteți atribui responsabilități de contabilitate HR oricărui angajat, atâta timp cât are suficient timp și educație. Dacă Zulfiya lucrează pentru tine ca curățenie, atunci nu te grăbi să completezi o comandă pentru ea.

În primul rând, trimite-o la cursuri de limbă rusă (în acest fel poți măcar evita denaturarea cuvintelor și lipsa de sens în propoziții). Jumătate din treabă făcută! Candidatul a fost selectat. Să mergem mai departe.

Pasul 2 Suntem de acord cu angajatul. Victima a fost aleasă - începem negocierile. Negocierile pot fi purtate oriunde (la biroul angajatului, in biroul managerului, in cea mai apropiata cafenea) si sub orice forma (oral, in scris prin birou, prin e-mail, chiar si prin lansarea avioanelor facute din note), dar intelegeri. va trebui să fie formalizat în scris sub forma unui Acord Adițional la Contractul de Muncă.

Și cine este ofițerul de personal?!

Atenţie

Am scris mai multe despre atribuirea sarcinilor unui angajat responsabil financiar aici. Detalii în materialele sistemului:

1. Răspuns: Cum se oficializează prestarea muncii (de natură pe termen lung sau unică) care nu face parte din responsabilitățile de serviciu ale angajatului

Efectuarea muncii de către un angajat care nu face parte din responsabilitățile sale de serviciu poate fi aranjată în unul din trei moduri: Alegerea opțiunii depinde de natura muncii suplimentare și de frecvența cu care angajatul trebuie să o presteze.

Dacă un angajat va trebui să se angajeze într-un nou loc de muncă pentru un anumit timp, atunci este mai bine să aranjați un loc de muncă intern cu normă parțială sau o combinație de profesii (poziții). Cu un loc de muncă intern cu normă parțială, angajatul efectuează muncă suplimentară în timpul liber din locul de muncă principal (articolul 60.1 și partea 1 a articolului 282 din Codul muncii al Federației Ruse).

Atribuirea atribuțiilor de contabil șef către directorul general

Aceste comenzi conțin date cu caracter personal, dar „categoriile de greutate” ale informațiilor cu caracter personal din ele sunt disproporționate: faptul că angajatul este implicat în evidențele de personal nu este un secret (este puțin probabil să fie ascuns de ceilalți), ci valoarea acestuia. remunerația este informații personale confidențiale care nu sunt accesibile persoanelor din exterior. Ambele comenzi sunt emise în aceeași zi. DOCUMENTE OBLIGATORII HR Există documente care trebuie să fie în fiecare organizație - orice audit le va solicita mai întâi. Dacă secretarul este acum responsabil de evidența personalului, atunci această recrutare obligatorie va trebui să fie asigurată cât mai curând posibil. Vă prezentăm o listă a acestor documente sub forma unui tabel cu explicații.
Nu vom numerota documentele - gradul de caracter obligatoriu al acestora este același și este cel mai înalt. Această listă nu este exhaustivă.

Procedura de numire a unui responsabil cu gestionarea evidenței personalului

Deci, dacă activitatea principală a organizației este producția, atunci cel mai probabil va fi necesar să se elaboreze un program de schimb, să se aprobe standardele de producție, o listă de posturi și profesii cu condiții de muncă periculoase, muncă în care dă dreptul la concediu suplimentar, si asta nu e tot. Numai că aceste documente nu ar trebui să mai fie elaborate de un secretar cu atribuții de ofițer de cadre repartizate acestuia, ci de o întreagă echipă, care include un economist al muncii și un specialist în protecția muncii.
Poate secretarul să dezvolte toate LNA-urile enumerate în mod independent? Probabil că da. Dar este mai bine nu singur, ci în tandem cu contabilul șef sau cu șeful organizației. În primul rând, acest lucru se aplică acelor LNA care stabilesc procedura de remunerare a lucrătorilor.

Dacă secretarul este și ofițer de personal

Și de asemenea: -angajatul trebuie să fie de acord cu combinarea; - perioada în care salariatul va combina un alt loc de muncă se stabilește prin acordul părților (de exemplu, înainte de a fi găsit un salariat pentru postul vacant); -un angajat trebuie sa combine diferite posturi (profesii) in aceeasi organizatie (in caz contrar va fi un job extern part-time); - salariatul își va presta atât munca principală, cât și cea suplimentară în cadrul programului de lucru stabilit (de obicei opt ore pe zi) (în caz contrar va fi un loc de muncă intern cu fracțiune de normă). Pentru ca un angajat să înregistreze o profesie combinată ca specialist în resurse umane, va trebui să introduceți cel puțin 0,5 din rata specialistului în resurse umane în tabelul de personal. Din punct de vedere al legislației muncii, această opțiune pare a fi cea mai potrivită.

Ordin privind atribuirea sarcinilor de resurse umane contabilului-șef

În articol vă vom spune cum secretarul poate pune bazele unui viitor departament de personal și o arhivă de documente de personal, cum să-și formalizeze responsabilitățile pentru efectuarea evidenței personalului și cum să respecte minimul impus de legislația muncii. SECRETARUL DE PERSONAL: REPARTIREA RESPONSABILITĂȚILOR Conform părții întâi a art. 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să atribuiți sarcini suplimentare unui angajat care nu sunt prevăzute în contractul de muncă numai pentru o plată suplimentară. Nu poți doar „să faci fericit” o secretară cu noi responsabilități. Atribuirea acestora se formalizează prin ordin. Mai mult, vă recomandăm să pregătiți două comenzi. În prima (organizațională) este necesară desemnarea unui angajat responsabil cu menținerea evidenței personalului (Exemplul 1). În al doilea (pentru personal) - atribuiți responsabilități, specificați suma plății și furnizați consimțământul angajatului (Exemplul 2).

Exemplu de comandă privind atribuirea sarcinilor de resurse umane contabilului șef

Important

Această piesă de mobilier este ieftină, ocupă puțin spațiu și își face treaba perfect. Documentele de resurse umane valabile, inclusiv carnetele de lucru, ar trebui să fie, de asemenea, stocate în el, deoarece acesta este un document de strictă responsabilitate (clauza

42

Reguli pentru păstrarea carnetelor de muncă). Ar trebui să existe mai multe chei pentru cabinet: una pentru secretară, alta, de exemplu, pentru contabilul șef.

• Formulăm cazuri pe an. Am vorbit mai sus despre organizarea fișierelor pe an în funcție de perioadele de stocare.

  La fel se formează dosare cu ordine de personal și acte ale lucrătorilor disponibilizați (contracte de muncă și legitimații personale).

• Întocmim un inventar al cazurilor de personal. În ceea ce privește inventarierea dosarelor de personal, este obligatorie menținerea acestuia sub clauză.

Ordine pentru personal - 5 ani (clauza „b” (2) din Lista din 2010) sau 50 de ani (clauza 2 din articolul 22.1 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă ”, cu modificările ulterioare din 18 iunie 2017, denumită în continuare Legea federală nr. 125-FZ); În al doilea rând, la lichidarea organizației, comenzile privind personalul vor fi transferate la depozitul de stat. Probabilitatea ca comenzile pentru activitățile de bază să fie de interes pentru Fondul de arhivă al Federației Ruse este foarte mică, așa că cel mai probabil vor fi distruse. Nuanțe ale formării cazurilor. Ordinele de personal se formează în cazuri în cursul anului calendaristic. Trebuie să existe cel puțin două cazuri: primul - cu termen de valabilitate de 5, al doilea - 50 de ani. În viitor, când vor fi mai multe comenzi pentru personal, va crește și numărul de cazuri.
Întrebări și răspunsuri pe această temă

• Este legal să crești numărul de persoane juridice într-o anumită perioadă de timp?
• Cine aparține AUP și cine aparține personalului de inginerie și tehnică? De exemplu, un maistru într-un atelier?
• În ce organizații ar trebui stabilit funcția de secretar științific?
• Este posibil să înregistrați mai multe persoane pentru o unitate de personal?
• Cum se emite o comandă de depozitare a unei truse de prim ajutor?

Întrebare Vă rog să-mi spuneți, într-o organizație de 8 persoane, responsabilitățile HR sunt îndeplinite de contabilul șef. Nu există un post de inspector HR în tabelul de personal. Este necesar să se emită un ordin contabilului șef de a atribui atribuțiile unui inspector de personal și de a adăuga postul la tabelul de personal? Răspuns Dacă organizația nu are un ofițer de personal, acest lucru nu scutește angajatorul de necesitatea pregătirii documentației pentru personal.

Ordin privind atribuirea sarcinilor de resurse umane eșantionului contabil șef

În cazul în care directorul are dreptul și consideră că este posibil să preia contabilitatea, el trebuie să emită și o comandă adecvată pentru organizație: Descarcă eșantion Dacă firma are un contabil, atunci în timpul absenței acestuia este necesar să atribuie responsabilități contabile unui alt angajat. . Acest lucru poate fi formalizat printr-un ordin de îndeplinire a sarcinilor sau de a combina funcții.

Dacă întreprinderea nu are un angajat care să poată face față unei astfel de poziții și nu există nimeni altul decât directorul care să delege atribuțiile contabilului șef, se emite un ordin ca directorul să combine aceste funcții. În plus, se întocmește un acord adițional la contractul de muncă, care precizează durata combinării, valoarea plății suplimentare pentru aceasta și motivul absenței contabilului.

Ordin privind atribuirea sarcinilor de resurse umane contabilului sef 2017

Despre ele nu am vorbit la secțiunea „Documente HR obligatorii”, deoarece acestea nu sunt reglementări locale, ci documente care se aplică fiecărui angajat personal. Toate sunt obligatorii: un contract de muncă - în conformitate cu art. 56

Codul Muncii al Federației Ruse; carnet de muncă - în conformitate cu Regulile de păstrare a carnetelor de muncă; cartea personală a angajatului - necesitatea menținerii acestuia este indicată de clauza 12 din Regulile de păstrare a carnetelor de muncă. Un card personal (formular unificat nr. T-2) este creat simultan cu intrarea angajatului în organizație.

Conține datele personale ale angajatului, toate informațiile despre mișcările sale în organizație, vacanțe, premii etc. Contractul de muncă, cartea personală și carnetul de muncă sunt documente valabile pe toată perioada de activitate a angajatului în organizație.

Reglementări privind evidența personalului

Menținerea evidențelor personalului și munca de birou în probleme de personal îndeplinește sarcini importante:

• Se determină succesiunea de înregistrare și procedura de transmitere a documentelor de personal în cadrul organizației.
• Se aprobă șabloanele de documente necesare pentru efectuarea evidenței personalului
• Lista documentelor necesare pentru realizarea unui anumit proces de afaceri de resurse umane este clar definită, ceea ce ajută la reducerea timpului și, prin urmare, a costurilor materiale pentru procesarea documentelor de resurse umane

În procesul de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu, un specialist în resurse umane trebuie să întocmească un număr mare de documente similare. În ciuda faptului că legislația definește procedura de completare a documentelor de bază de personal, este recomandabil ca o organizație să elaboreze regulamente de muncă pentru gestionarea evidenței personalului pentru a îmbunătăți fluxul de documente de personal și a crește eficiența lucrului cu documentele de personal prin unificarea componenței. și forme de documente și tehnologii pentru lucrul cu acestea.

Menținerea documentației pentru evidența personalului ar trebui să se bazeze pe legislația în vigoare în domeniul documentării și informațiilor. Este important de menționat că la elaborarea regulamentului de muncă, se iau în considerare particularitățile gestionării evidenței personalului și specificul organizației, care sunt determinate de domeniul de activitate, structura organizatorică și numărul de angajați.

Reglementările de lucru pentru gestionarea evidențelor de personal într-o organizație ar trebui elaborate pentru a eficientiza suportul documentațional al managementului personalului companiei și pentru a crește eficiența acestuia prin unificarea compoziției și formelor documentelor de gestiune, tehnologii de lucru cu acestea și asigurarea controlului asupra execuției documente.

Particularitățile managementului evidenței personalului sunt stabilirea cerințelor generale pentru funcționarea sistemului de documentare suport pentru managementul personalului, documentarea activităților personalului și organizarea muncii cu documente în serviciul de personal al companiei.

• Prevederi generale care conțin scopul și scopurile instrucțiunii, domeniul de distribuție, principiile generale de lucru cu documentele de personal, responsabilitatea departamentelor, funcționarilor și angajaților organizației pentru respectarea prevederilor
• Secțiuni tematice care dezvăluie în mod consecvent procedura de procesare a operațiunilor de bază ale personalului, cum ar fi angajarea, relocarea, concedierea angajaților, regulile de procesare a călătoriilor de afaceri, înregistrarea și contabilizarea concediilor etc. Compoziția secțiunilor tematice poate fi modificată și completată în funcție de condițiile de lucru și de tehnologia adoptată
• Dispoziții finale care definesc momentul intrării în vigoare a reglementărilor privind gestionarea evidenței personalului
• Anexele includ material maxim de referință și ilustrativ, sistematizat în ordinea secțiunilor.

Reglementările de lucru pentru gestionarea înregistrărilor de personal sunt prescrise pentru a îmbunătăți munca cu documentele de personal, pentru a îmbunătăți calitatea întocmirii documentelor de personal, pentru a eficientiza și optimiza fluxul de documente de personal în organizație.

Responsabilitatea pentru menținerea evidenței personalului, respectarea regulilor de lucru stabilite, termenele de înregistrare și siguranța documentelor de personal revine șefului departamentului de personal.

Documentele întocmite de serviciul de personal al organizației referitoare la gestionarea evidenței personalului se împart în:

• Documente organizatorice
• Documente de personal
• Informații și documente de referință

Documentele organizatorice includ:

• Tabel de personal (T3)
• Politica de personal a organizației
• Reglementări interne ale muncii
• Reglementări privind remunerarea și sporurile angajaților
• Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților
• Reglementări privind evaluarea personalului
• Reglementări privind activitatea departamentelor incluse în structura organizației
• Descrierea postului
• Instrucțiuni pentru desfășurarea managementului evidenței personalului
• Reglementări privind protecția muncii
• Instructiuni pentru protectia muncii de profesie
• Jurnal de instrucțiuni (familiarizarea cu instrucțiunile)
• Codul de conduită corporativă

Documentele de personal includ:

• Contract de munca
• Cartea de înregistrare a contractelor de muncă
• Comanda (instrucțiuni) privind angajarea (formularul T-1)
• Comanda (instrucțiuni) pentru transferul la un alt loc de muncă (formular T-5)
• Ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular T-6, T-6a)
• Program de vacanță (formular T-7)
• Lăsați jurnalul de înregistrare
• Ordin (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă (formular T-8, T-8a)
• Comanda (instrucțiuni) privind trimiterea într-o călătorie de afaceri (formular T-9, T-9a)
• Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia (formular T-10, T-10 a)
• Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru trimiterea angajaților în călătorii de afaceri
• Jurnal de bord pentru eliberarea certificatelor de călătorie
• Ordin (instrucțiune) privind stimulentele (formularul T-11, T-11 a)
• Comanda pe deplina responsabilitate financiara
• Card personal de angajat (formular T-2)
• Foaie de pontaj (formular T-13)
• Notă de calcul privind acordarea concediului unui angajat (formular T-60)
• Notă de calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un angajat (formular T-61)
• Cartea de munca
• Chestionar (fișa personală pentru evidența personalului)
• Addendum la fișa de evidență a personalului

Informațiile și documentele de referință includ:

• Declarații
• Rapoarte
• Note explicative
• Notificări

Este necesar să se acorde atenție faptului că actele de personal dobândesc forță juridică din momentul semnării și înregistrării lor.

^

• Înregistrarea locului de muncă
• Procedura si termenele de procesare a documentelor
• Procedura de înregistrare a concedierii
• Procedura de înregistrare a concediilor
• Procedura de înregistrare a transferului de salariat

1. Înregistrarea locului de muncă

1.1 Lista documentelor solicitate:

• Un contract de muncă este un document care stabilește raportul de muncă dintre angajator și salariat și determină termenii raportului de muncă dintre aceștia.
• Un ordin de acceptare este un document administrativ pe baza căruia se fac înscrieri în carnetul de muncă al angajatului.
• Cartea de muncă este documentul principal despre activitatea de muncă a angajatului și vechimea în muncă
• Card personal (formular T-2) – un document contabil care conține informații biografice
• Dosarul personal al unui angajat este un set de documente care conțin informații biografice despre angajat și informații despre experiența profesională.
• O persoană care aplică pentru un loc de muncă completează un formular de cerere stabilit de organizație

1.2. Lista formularelor de înregistrare necesare:

• Cartea de contabilitate a mișcării cărților de muncă și inserții pentru aceasta
• Jurnal de familiarizare cu reglementările locale ale organizației

1.3 O persoană care aplică pentru un loc de muncă prezintă următoarele documente angajatului HR:

• Pașaport sau alt document de identitate
• Carnetul de muncă, cu excepția cazurilor în care un contract de muncă este încheiat pentru prima dată sau salariatul începe să lucreze cu jumătate de normă
• Certificat de asigurare de asigurare de pensie de stat
• Acte de înmatriculare militară - pentru cei obligați la serviciul militar și persoanele supuse înrolarii pentru serviciul militar
• Document cu privire la studii, calificări sau cunoștințe speciale - atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială
• Alte documente care trebuie furnizate în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse

1.4 La încheierea pentru prima dată a unui contract de muncă, carnetul de muncă și certificatul de asigurare de asigurări de pensie de stat se întocmesc de către un angajat al serviciului de personal al angajatorului în modul prevăzut de lege.

2. Procedura și termenele de prelucrare a documentelor

2.1. Documentarea procedurii de angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă) începe cu familiarizarea angajatului cu fișa postului, reglementările de muncă și alte reglementări locale ale organizației.

Angajatul confirmă familiarizarea cu fișa postului cu semnătura sa direct pe o copie a fișei postului

2.3. Angajatul confirmă familiarizarea cu reglementările interne ale muncii și cu alte reglementări locale prin semnarea în jurnalul de bord pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale.

2.5 Forma contractului de muncă pentru angajații organizației se aprobă prin ordin al șefului organizației și poate fi completată individual pentru fiecare angajat

2.6 Contractul de munca se incheie in scris, intocmit in doua exemplare. Un exemplar se dă salariatului împotriva semnăturii, celălalt este păstrat de către angajator în departamentul de personal până când este transferat în arhivă pentru păstrare. Dacă condiția de familiarizare și semnătură este inclusă în textul contractului de muncă, nu este necesară menținerea unui jurnal de înregistrare suplimentar.

2.7 din partea angajatorului, contractul de munca este semnat de directorul general al organizatiei, iar in lipsa acestuia de catre o persoana care a primit autoritatea corespunzatoare.

2.8 Contractul de muncă se încheie în cel mult trei zile de la data admiterii efective a salariatului în îndeplinirea sarcinilor de serviciu.

2.9 După semnarea de către părți, contractul de muncă este supus înscrierii obligatorii în registrul contractelor de muncă.

2.10 Un contract de muncă stă la baza emiterii unui ordin de angajare a unui angajat. După întocmirea, semnarea și înregistrarea contractului de muncă, salariatul serviciului de personal întocmește ordin de angajare.

2.11 Ordinul de angajare se întocmește conform formularului unificat T-1, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „cu privire la forma unificată a documentației primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia. ”

2.12 Ordinul de angajare este semnat de directorul general al organizației sau, în lipsa acestuia, de către o persoană care a primit autoritatea corespunzătoare.

2.13 Ordinul de angajare trebuie să fie înregistrat în jurnalul de înregistrare a comenzilor de angajare, transfer și concediere a angajaților

2.14 Specialistul departamentului HR preia o copie a comenzii semnate și înregistrate și o depune în dosarul personal al angajatului.

2.15 Comenzile originale sunt întocmite de către un specialist din departamentul HR și stocate în departamentul HR al organizației până când sunt transferate în arhivă

2.16 În baza ordinului de angajare se fac înscrieri în carnetul de muncă

2.17 Angajaților care intră la muncă pentru prima dată li se oferă un nou tip de registru de muncă, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la registrele de muncă”. Pentru alți angajați, înregistrările sunt înscrise în registrele lor de muncă anterioare.

2.18 Carnetele de lucru sunt completate de un specialist al departamentului de resurse umane responsabil cu înregistrarea, întreținerea, stocarea și emiterea cărților de lucru și a inserțiilor acestora.

2.19 Carnetele de muncă ale angajaților se păstrează în modul prevăzut de Instrucțiunile de completare a cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69.

2.20 Specialistul departamentului de resurse umane introduce informații despre proprietarul detaliilor cărții de muncă în carte pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserează în acestea și, de asemenea, semnează pentru primirea carnetului de muncă al angajatului în depozit.

2.21 Înregistrările de lucru sunt stocate în departamentul de resurse umane într-un dulap sigur sau încuiat

2.22 Specialistul departamentului de resurse umane este obligat să familiarizeze proprietarul cu fiecare înscriere făcută în carnetul de muncă pe baza unei semnături pe cardul său personal.

2.23 Cardul personal este eliberat conform formularului unificat T-2, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la forma unificată a documentației primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”

2.24 Fișa personală se completează într-un singur exemplar și se semnează de către un specialist din departamentul HR, precum și de către angajatul angajat

2.25 Cărțile personale sunt păstrate într-un seif sau încuiat

2.26 După documentarea angajării salariatului, se întocmește dosarul personal al acestuia

2.27 Documentele din dosarele personale ale salariaților cuprind următoarele documente:

• Inventarul intern al documentelor cauzei
• Chestionar
• O copie a ordinului de angajare
• Copii ale documentelor de invatamant
• Caracteristici și scrisori de recomandare
• Contract de munca
• Certificate de sănătate
• Fotografii

2.28 În viitor, la dosarul personal se depun în ordine cronologică următoarele documente:

• Declarații personale ale angajatului (inclusiv despre amânarea următoarei vacanțe)
• Copii ale documentelor care confirmă primirea educației suplimentare
• Copii ale ordinelor de transfer, promovare, acțiuni disciplinare împotriva angajatului
• Feedback din partea oficialilor despre angajat

2.29 Fișierele personale conțin informații despre datele personale ale angajatului și sunt stocate în serviciul de personal ca documente de strictă responsabilitate. Dosarele personale se păstrează timp de 75 de ani, ale liderilor organizaționali – permanent.

3. Procedura de înregistrare a concedierii

3.1 Concedierea de la locul de muncă se formalizează cu următorul set de documente:

• Declarație de angajat, scrisă de mână, cu rezoluția managerului (declarația nu se întocmește întotdeauna, ci în funcție de circumstanțele care au servit drept motiv pentru încetarea raportului de muncă)
• Fișa de ocolire, forma fișei de ocolire, se aprobă prin ordin al șefului organizației și poate fi completată individual pentru fiecare angajat. Un angajat al departamentului de resurse umane emite o fișă de ocolire angajatului pentru a colecta în mod independent semnăturile funcționarilor
• Ordin de concediere
• Cartea de munca
• Card personal
• Chestiune personală
• Cartea de mișcare a cărților de muncă și inserții în acestea
• Jurnalul de înregistrare a comenzilor de admitere, transfer, concediere

3.2 Procedura și termenele de prelucrare a documentelor

Atunci când un angajat este concediat din cauza expirării unui contract pe durată determinată, articolul 9. 79 din Codul Muncii al Federației Ruse), angajatul trebuie avertizat în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere.

3.3 Contractul de muncă poate fi reziliat prin acordul părților în orice moment (Articolul 78 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este necesar să se întocmească un acord de încetare a contractului de muncă.

3.4 Un angajat al departamentului de resurse umane începe să proceseze concedierea angajatului de la locul de muncă prin întocmirea unui ordin.

3.5 Ordinul de concediere este întocmit conform formularului unificat T-8, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 58 ianuarie 2004 nr. 1 „cu privire la forma unificată a documentației primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia. ”

3.6 Toate ordinele de concediere sunt convenite cu supervizorul imediat al unității structurale din care pleacă angajatul. Ordinul de concediere a persoanei responsabile din punct de vedere financiar este agreat suplimentar și avizat de contabilul șef al organizației.

3.7 Un ordin de demitere a funcționarilor menționați cu viză este înaintat Directorului General pentru semnare.

3.8 Ordinul de concediere este semnat de directorul general al organizației sau, în lipsa acestuia, de persoana care a primit autoritatea corespunzătoare.

3.9 Ordinul de concediere trebuie inregistrat in jurnalul de inregistrare a ordinelor de admitere, transfer si concediere a salariatilor.

3.10 Angajatul departamentului HR preia o copie a comenzii semnate și înregistrate și o depune în dosarul personal.

3.11 Pe baza ordinului de concediere, în ziua concedierii salariatului se fac înregistrările corespunzătoare în carnetul de muncă.

3.12 Procesul-verbal de concediere înscris în carnetul de muncă se atestă prin semnătura angajatorului sau a persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă și a sigiliului organizației.

3.13 La concedierea unui angajat, toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului în cadrul organizației sunt certificate suplimentar prin semnătura angajatului însuși.

3.14 Înainte de a emite un carnet de muncă, un angajat al departamentului HR verifică prezența semnăturilor funcționarilor pe foaia de ocolire.

3.15 Carnetul de muncă se eliberează salariatului strict în ziua concedierii. 3.16 La primirea carnetului de muncă, salariatul semnează în carnetul de muncă în care se consemnează mișcarea carnetelor de muncă și se inserează în acestea. Informațiile despre concedierea unui angajat sunt introduse de către angajatul departamentului HR în cardul său personal.

3.17 În ziua concedierii, angajatul semnează cardul personal.

3.18 O copie a ordinului de concediere și o fișă de ocolire sunt depuse în dosarul personal al angajatului.

3.19 La cererea scrisă a angajatului, specialistul departamentului HR îi eliberează copii certificate ale documentelor legate de muncă: copii comenzi, certificate de salariu etc.

4. Procedura de înregistrare a concediilor

Vacanțele se eliberează cu următorul set de documente:

• Aplicație scrisă de mână
• Program de vacanță
• Anuntarea inceperii vacantei
• Foaia de pontaj
• Ordin privind acordarea concediului
• nota-calcul

4.1.Procedura și termenele de prelucrare a documentelor

Ordinea de acordare a concediului anual de odihnă plătit se stabilește în conformitate cu programul de concediu.

4.2. Programul de vacanță este aprobat de directorul general al organizației anual cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic. Programul de vacanță este întocmit conform formularului unificat nr. T-7, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 nr. 1 „Cu privire la forma unificată a documentației primare pentru înregistrarea muncii și plata lui”

4.3 Pe baza programului de concediu, angajatul trebuie să fie anunțat despre ora de începere a concediului de odihnă cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia.

4.4 Formularul de notificare a începerii vacanței este elaborat de specialiștii departamentului HR și aprobat de Directorul General.

4.5 Pe baza programului de concediu, se emite un ordin de acordare a concediului de odihnă angajatului.

4.6 Ordinul de acordare a concediului se întocmește conform formularului unificat nr. T-6, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 nr. 1 „Cu privire la forma unificată a documentației primare pentru înregistrarea muncii și plata acesteia.”

4.7 Informațiile despre acordarea concediului unui angajat sunt introduse de către un specialist din departamentul HR în cardul său personal.

4.8 În baza ordinului de acordare a concediului se completează o fișă de timp de lucru.

5. Procedura de înregistrare a transferului de salariat

Există următoarele tipuri de transferuri către un alt loc de muncă:

• transferul la muncă în aceeași organizație la inițiativa angajatorului
• transferul la un loc de muncă permanent în altă organizație
• transferul în altă locație împreună cu organizația

5.1 Toate transferurile sunt permise numai cu acordul scris al angajatului.

5.2 Angajatorul are dreptul de a transfera un salariat pe o perioadă de până la o lună la muncă neprevăzută prin contractul de muncă în caz de necesitate a producției.

5.3 Mutarea acestuia în aceeași organizație la un alt loc de muncă, o altă unitate structurală a aceleiași organizații în aceeași zonă nu este un transfer la un alt loc de muncă și necesită acordul salariatului, dacă aceasta nu implică o schimbare a funcției de muncă și o modificarea clauzelor esenţiale ale contractului de muncă.

5.4 O cerere de transfer la un alt loc de muncă este consimțământul scris al angajatului pentru transfer. Cererea este scrisă într-un singur exemplar.

5.5 Vizele executive sunt ștampilate pe cerere.

5.6 Angajatul departamentului HR emite un ordin (instrucțiune) privind transferul angajatului. Ordinul se anunta angajatului contra semnatura. Comanda inițială rămâne pentru depozitare în departamentul de personal.

În practică, există un astfel de lucru precum interschimbabilitatea angajaților. Aceasta înseamnă că, în timpul absenței unui angajat, funcțiile acestuia sunt atribuite integral altei persoane. De regulă, lucrătorii care îndeplinesc funcții conexe sunt interschimbabili.
Dar aceasta nu este o regulă exclusivă, deoarece determinarea interschimbabilității este făcută de conducerea organizației la propria discreție.

Prin urmare, dacă un angajat, pe lângă abilitățile sale profesionale, are cunoștințe și abilități în orice specialitate conexă, atunci el poate fi desemnat să înlocuiască un angajat care lipsește dintr-un anumit motiv. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că aceasta este o practică foarte rar.

Ordin privind atribuirea sarcinilor contabilului-șef

Atribuirea funcțiilor de serviciu ale contabilului șef unui alt angajat este posibilă în mai multe cazuri:

• Invaliditate temporară a contabilului șef. În timpul bolii, este necesar să-și delege activitățile unui alt angajat din departamentul de contabilitate;
• Contabilul se află într-un alt concediu plătit sau concediu fără plată. În orice caz, perioada de absență de la serviciu va fi foarte lungă. În acest sens, activitatea departamentului poate fi efectiv suspendată. Pentru a preveni acest lucru, funcțiile angajatului pot fi îndeplinite de un alt specialist;
• La concedierea unui salariat, angajatorul sau managerul este obligat să atribuie funcții altui salariat. Un astfel de angajat va presta munca de contabil până când un alt angajat este numit într-o funcție permanentă.

În toate cazurile, atribuirea de funcții suplimentare unui angajat absent se realizează prin emiterea unui ordin special. Acest act este aprobat de angajator.

Atribuirea atribuțiilor de contabil șef către director

Întrucât contabilul șef este una dintre primele persoane ale întreprinderii, funcțiile sale pot fi atribuite unei persoane superioare. Această funcție este deținută de director. Această decizie a managerului poate fi luată în legătură cu incapacitatea de muncă a salariatului sau absența acestuia din această funcție din orice alte motive întemeiate.

Ordin privind repartizarea sarcinilor în timpul vacanței

Dacă organizația are un număr mare de angajați, este necesar să se stabilească repartizarea responsabilităților acestora. Acest lucru va contura în mod clar responsabilitățile fiecărei persoane. Această decizie se formalizează prin emiterea unui ordin sau regulament corespunzător privind repartizarea responsabilităților între personalul organizației.

Acest document conține, de asemenea, o indicație privind interschimbabilitatea angajaților din companie. De regulă, acest lucru se reflectă după textul despre responsabilitățile specifice ale angajatului. Se face o evidență a îndeplinirii funcțiilor suplimentare în perioada de concediu a altui angajat. Această activitate devine una dintre responsabilitățile de serviciu ale persoanei.

Atribuirea atributiilor de protectie a muncii

Securitatea și sănătatea în muncă este unul dintre domeniile prioritare ale managementului organizației. Fiecare întreprindere trebuie să aibă o persoană responsabilă cu protecția muncii. Dacă o astfel de poziție nu este prevăzută în tabelul de personal, atunci funcțiile de protecție a muncii pot fi atribuite șefului adjunct al organizației sau direct directorului.

Siguranța industrială și asigurarea unor condiții decente de muncă necesită anumite cunoștințe din partea angajatului. Prin urmare, persoanele care înlocuiesc angajații în aceste posturi trebuie să urmeze o pregătire specială.
Numirea în această funcție are loc prin emiterea unui ordin.

Ordin privind atribuirea responsabilităților pentru gestionarea evidenței personalului

Dacă echipa organizației este mică, atunci menținerea unui departament de personal este impracticabilă. Prin urmare, puteți atribui aceste acțiuni unui anumit angajat. Ca orice altă decizie de personal, aceasta este formalizată printr-un ordin corespunzător din partea managerului. Forma documentului specificat este standard. O astfel de decizie este luată în conformitate cu regulile interne de muncă de birou. Determinarea persoanei specifice căreia i se va atribui sarcinile relevante este efectuată exclusiv de manager. Doar el are dreptul să ia astfel de decizii.