Functionalitatea serviciului oki la secretariat. Care sunt responsabilitățile de serviciu ale unei secretare? IV. Puterile oficiale
Descărcați descrierea postuluisecretarul managerului(.doc, 90KB)
I. Dispoziţii generale
- Secretarul managerului face parte din categoria executanților tehnici.
- În funcția de secretar al managerului este numită o persoană cu studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii. învăţământul profesional si experienta de lucru in specialitate de minim 2 ani.
- Numirea în funcția de secretar și demiterea din aceasta se face prin ordin al directorului întreprinderii la prezentare.
- Secretarul managerului trebuie să știe:
- 4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și documente de reglementare superioare și alte autorități referitoare la activitățile întreprinderii.
- 4.2. Reglementări, instrucțiuni, alte documente normative privind evidența.
- 4.3. Structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia.
- 4.4. Organizarea muncii de birou.
- 4.5. Metode de înregistrare și prelucrare a documentelor.
- 4.6. Chestiune de arhivă.
- 4.7. Dactilografiat.
- 4.8. Reguli de utilizare a interfoanelor.
- 4.9. Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.
- 4.10. Reguli de tastare scrisori de afaceri folosind forme standard.
- 4.11. Fundamentele eticii și esteticii.
- 4.12. Reguli comunicare de afaceri.
- 4.13. Reguli de funcționare a echipamentelor informatice.
- 4.15. Bazele drept administrativ si legislatia muncii.
- 4.16. Reglementări interne ale muncii.
- 4.17. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
- În absența secretarului managerului (boală, concediu de odihnă etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.
II. Responsabilitățile postului
Secretar:
- Desfășoară lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
- Efectuează lucrări de birou și efectuează diverse operatii folosind tehnologia informatică concepută pentru a colecta, procesa și prezenta informații în pregătirea și luarea deciziilor.
- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
- Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.
- Asigură revizuirea și transmiterea în timp util. diviziuni structuraleși executorii specifici ai documentelor depuse la semnătură managerului, asigură editarea lor de înaltă calitate.
- Organizează convorbiri telefonice cu managerul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce informații. atenție în timp util, primită prin canale de comunicare.
- În numele managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
- Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și conferințelor ținute de manager (colecția materialele necesare, informând participanții despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
- Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
- Menține un dosar de control și înregistrare.
- Oferă locul de munca manager cu mijloacele necesare tehnologiei organizatorice, papetărie, creează condiții propice muncii eficiente a unui manager.
- Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare muncii sale sau intră informatii curente către banca de date.
- Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
- Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
- Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
III. Drepturi
Secretarul are dreptul:
- Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
- Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
- În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în îndeplinirea atribuțiilor dumneavoastră oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
- Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
- Solicitați conducerii întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
IV. Responsabilitate
Secretarul este responsabil:
- Pentru execuție necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de actuala legislatia muncii Federația Rusă.
- Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
- Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
Postat pe 12.09.2017
Acasă / Descrierea postului
Descărcați descrierea postului
secretar al managerului (.doc,90KB)
I. Dispoziţii generale
- Secretarul managerului face parte din categoria executanților tehnici.
- În funcția de secretar al managerului este numită o persoană cu studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 2 ani.
- Numirea în funcția de secretar și demiterea din aceasta se face prin ordin al directorului întreprinderii la prezentare.
- Secretarul managerului trebuie să știe:
- 4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile întreprinderii.
- 4.2. Reglementări, instrucțiuni, alte documente normative privind evidența.
- 4.3. Structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia.
- 4.4. Organizarea muncii de birou.
- 4.5. Metode de înregistrare și prelucrare a documentelor.
- 4.6. Chestiune de arhivă.
- 4.7. Dactilografiat.
- 4.8.
Descrierea postului
Reguli de utilizare a interfoanelor.
- 4.9. Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.
- 4.10. Reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard.
- 4.11. Fundamentele eticii și esteticii.
- 4.12. Reguli de comunicare în afaceri.
- 4.13. Reguli de funcționare a echipamentelor informatice.
- 4.15. Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii.
- 4.16. Reglementări interne ale muncii.
- 4.17. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
- În absența secretarului managerului (boală, concediu de odihnă etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.
II. Responsabilitățile postului
Secretar:
- Desfășoară lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
- Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni utilizând tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
- Pregătește documentele și materialele necesare pentru activitatea managerului.
- Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executanții specifici a documentelor transmise managerului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.
- Organizează convorbiri telefonice cu managerul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce informații. atenție în timp util, primită prin canale de comunicare.
- În numele managerului, el compune scrisori, solicitări și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
- Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
- Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
- Menține un dosar de control și înregistrare.
- Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
- La indicația managerului, tipărește materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.
- Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
- Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
- Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
III. Drepturi
Secretarul are dreptul:
- Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
- Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
- În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele identificate în îndeplinirea atribuțiilor dumneavoastră oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
- Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
- Solicitați conducerii întreprinderii să acorde asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
IV. Responsabilitate
Secretarul este responsabil:
- Pentru performanța necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
- Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
- Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
Reveniți la Responsabilitățile managerului
Secretarul efectuează următoarele responsabilități de serviciu:
Desfășoară lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
Răspunsuri la apeluri telefonice, inregistreaza si transmite managerului informatii oficiale, organizeaza convorbiri telefonice ale managerului.
Fișa postului secretarului șefului
În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
Organizează călătorii de afaceri pentru manager: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
Secretarul are dreptul:
Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
Necesită management pentru a crea conditii normale să îndeplinească atribuții oficiale și să păstreze toate documentele generate ca urmare a activităților companiei.
©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.
Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului și din motive întemeiate, deoarece responsabilitățile secretarului managerului includ asigurarea de management și activități administrative eficiente. Secretarul managerului este angajat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.
Funcția de secretar-asistent poate fi considerată și o poziție reprezentativă, deoarece este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. Acest tip de muncă necesită o mare calm, abilități de comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.
Locuri de lucru
Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Ar putea fi ca mari intreprinderiși organizațiile de afaceri mici.
Istoria profesiei
Primii secretari pot fi considerați cărturari și cronicari - notau decretele și ordinele regale, cronicau evenimentele curente și erau responsabili de menținerea corespondenței. De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Astfel, a apărut o nevoie de specialiști cu o specializare îngustă, în urma căreia a apărut profesia de secretar-asistent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.
Responsabilitatile secretarului
Responsabilitățile postului de secretar-asistent includ:
- primirea vizitatorilor;
- primirea apelurilor telefonice;
- păstrarea evidenței;
- planificarea zilei de lucru a managerului;
- organizarea de întâlniri;
- comanda de bilete și rezervări la hotel pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
- comanda de papetărie pentru birou;
- îndeplinirea solicitărilor managerului.
Uneori, funcțiile secretarului managerului includ corespondența în limba engleză.
Cerințe pentru o secretară
Cerințele pentru un asistent de secretară includ:
- medie sau studii superioare;
- Proprietatea PC-ului;
- cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
- cunoştinţe Limba engleză(Uneori).
De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:
- punctualitate;
- capacitatea de a arăta bine (prezentabil);
- organizare.
Exemplu de CV secretar
Cum să devii secretar
Cum să devii secretar? Acesta poate fi titularul oricărei studii superioare care a absolvit cursuri de asistent de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale cu privire la specialitatea dobândită a solicitantului, ci se concentrează pe asigurarea faptului că solicitantul are calitati personaleși a fost capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.
Salariul de secretar
Salariul unui secretar poate varia - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de responsabilitățile angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu secretar-asistent este de 30 de mii de ruble.
Unde să te antrenezi
Pe lângă studiile superioare, există pe piață o serie de formare pe termen scurt, care durează de obicei de la o săptămână la un an.
Institutul de Educație Profesională „IPO” vă invită să urmați cursuri la distanță în direcția „” (există opțiunile 256, 512 și 1024 de ore academice) pentru a primi o diplomă sau un certificat standard de stat. Am instruit peste 8.000 de absolvenți din aproape 200 de orașe. Puteți urma cursuri externe și puteți primi rate fără dobândă.
AM APROBAT
Director general
1.1. Secretarul-referent aparține categoriei specialiștilor.
1.2. numit într-o funcție și eliberat din funcție prin ordin al directorului general al societății.
1.3. Secretarul adjunct raportează direct.
1.4. În lipsa secretarului-referent, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum a anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar-asistent este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii superioare, cel puțin un an experiență în muncă similară, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), birou, engleză.
1.6. Secretarul-referent este ghidat în activitatea sa de:
— Carta companiei, Regulamentul intern al muncii, altele reglementărilor companii;
2. Responsabilitățile postului de secretar asistent
Secretarul adjunct îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Oferă pregătiri documentele necesare, asigură recepția, contabilitatea, înregistrarea, controlul asupra executării documentelor, servicii de informare și referință și stocarea informațiilor documentare.
2.2. Controlează calitatea pregătirii, corectitudinea întocmirii, coordonarea și aprobarea documentelor depuse spre semnare conducerii întreprinderii.
2.3. Monitorizează executarea documentelor și instrucțiunilor din partea conducerii, ia măsuri operaționale care vizează executarea lor la timp și de înaltă calitate.
2.4. Organizeaza pregatirea, luarea deciziilor si comunicarea acestora catre executorii imediati. Analizează certificatele și rapoartele furnizate conducerii și dă concluzii competente cu privire la acestea.
2.5. Primește vizitatori.
2.7. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.8. Îndeplinește alte sarcini oficiale ale superiorului său imediat.
3. Drepturile secretarului asistent
Secretarul-referent are dreptul:
3.3. Solicitați materialele necesare de la serviciile funcționale, precum și explicații ale motivelor întârzierii în îndeplinirea sarcinilor și instrucțiuni de la conducere.
4. Responsabilitatea asistentului secretarului
Secretarul asistent este responsabil pentru:
FIȘA POSTULUI SECRETARULUI DE PRIMIREA ȘEFULUI
aprob
_____________________________ (Nume, inițiale)
(numele organizației, ________________________________
organizatoric - forma juridica) (director; altă persoană împuternicită
aproba fișa postului)
——————————————————————-
(numele instituției)
00.00.201_g. №00
1. Dispoziții generale
1.1.Real Descrierea postului stabilește drepturile, responsabilitățile și responsabilitățile postului secretarului de recepție al șefului _____________________ (denumită în continuare „întreprinderea”). Numele instituției
1.2 În funcția de secretar al biroului de primire al managerului este numită o persoană cu studii profesionale superioare (nu există cerințe pentru experiență în muncă) sau studii medii de specialitate și cel puțin 2 ani vechime în muncă în profil.
1.3 Secretarul de recepție este în subordinea _________________________________.
1.4 În activitățile sale, secretarul sălii de primire a managerului este îndrumat de:
Documente legislative și de reglementare care reglementează aspectele relevante;
La ordinele conducătorului întreprinderii (directorul direct);
Reguli si regulamente de igiena muncii, regulamente de munca;
Materiale metodologice legate de aspectele activității sale;
Carta intreprinderii;
Această descriere a postului.
1.5 Secretarul de recepție al managerului trebuie să cunoască:
Acte juridice de reglementare, alte linii directoare și materiale metodologice referitoare la activitățile organizației și păstrarea evidenței;
Reguli de utilizare a interfoanelor;
Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
Reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
Fundamentele eticii și esteticii;
Structura și conducerea organizației și a diviziilor acesteia;
Organizarea muncii de birou;
Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;
Afaceri de arhivă;
Dactilografiat;
Reguli de comunicare în afaceri;
Fundamentele organizării și managementului muncii;
Reguli de funcționare a echipamentelor informatice;
Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;
Reglementări interne de muncă;
Reguli și reglementări privind protecția muncii.
1.6 În absența secretarului de recepție al șefului, atribuțiile acestuia sunt atribuite adjunctului acestuia, desemnat în modul prescris, care poartă întreaga responsabilitate pentru buna lor punere în aplicare.
2. Funcții
Secretarului de recepție al managerului îi sunt atribuite următoarele funcții:
2.1.Organizarea convorbirilor telefonice ale managerului.
2.2.Pregătirea organizatorică a întâlnirilor și conferințelor.
2.3.Din punct de vedere organizaţional suport tehnic activitatile administrative si administrative ale conducatorului organizatiei.
2.4 Păstrarea înregistrărilor.
2.5 Monitorizarea implementării de către angajați a organizației a ordinelor emise și a instrucțiunilor luate sub control.
2.6.Mentinerea unui dosar de control si inregistrare.
2.7.Organizarea primirii vizitatorilor.
3. Responsabilitățile postului
Secretarul de recepție este obligat să:
3.1 Acceptați documentele și declarațiile personale pentru semnare de către șeful organizației.
3.2 Întocmește documentele și materialele necesare activității managerului.
3.3.Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către unitățile structurale și executorii specifici a documentelor primite în vederea executării, verifică corectitudinea proiectelor de documente întocmite transmise la semnare managerului și asigură editarea lor de înaltă calitate.
3.4 Organizează convorbirile telefonice ale managerului, înregistrează informațiile primite în absența acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, aduce cu promptitudine. în atenţia sa informaţii informaţii primite prin canalele de comunicare.
3.5 Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale șefului organizației.
3.6. Acceptarea corespondenței primite spre examinare de către manager, transferarea acesteia în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
3.7 Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
3.8. Întocmește scrisori, solicitări și alte documente în numele managerului, pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
3.9 Desfășurarea lucrărilor de pregătire a ședințelor și ședințelor desfășurate de către manager (strângerea materialelor necesare, informarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.
3.10. Oferiți locului de muncă al managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizitele de birou și să creați condiții care să conducă la munca sa eficientă.
3.11.Tipărește, la indicația managerului, materialele oficiale necesare activității sale sau introduceți informațiile curente în banca de date.
3.12 Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
3.13.Copiați documentele pe un copiator personal.
3.14. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și depune la arhive în termenul stabilit.
3.15 Monitorizarea executării de către angajați ai organizației a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului organizației luate sub control.
3.16.Păstrați un dosar de control și înregistrare.
Secretarul de recepție al managerului are dreptul:
4.1.Îmbunătățiți-vă calificările în modul prescris.
4.2. Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea atribuțiilor lor.
4.3 Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în această fișă a postului.
4.4 Familiarizați-vă cu documentele și informațiile relevante necesare pentru îndeplinirea calitativă a atribuțiilor dumneavoastră.
5. Responsabilitate
Secretarul de recepție al managerului este responsabil pentru:
5.1 Neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului în cadrul definit de legislația muncii a Federației Ruse.
5.2 Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor în cadrul stabilit de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
5.3 Cauzarea de prejudicii materiale în cadrul definit de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.
Șeful unității structurale: _____________ __________________
(semnătură) (nume, inițiale)
Am citit instructiunile,
un exemplar primit: _____________ __________________
(semnătură) (nume, inițiale)
DESCRIEREA POSTULUI SECRETARULUI
AM APROBAT
Director general
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.
1. Dispoziții generale
1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct director general / .
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum a anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— , Reglementări interne de muncă, alte reglementări ale firmei;
— ordine și instrucțiuni din partea conducerii;
- această fișă a postului.
2. Responsabilitățile postului de secretar
Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale managerului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unitățile structurale sau unui anumit executant pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau în pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite informații oficiale managerului, organizează convorbiri telefonice cu managerul.
2.5. În numele managerului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Monitorizează executarea de către angajații întreprinderii a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și respectarea termenelor de îndeplinire a instrucțiunilor și instrucțiunilor managerului, luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții propice pentru munca eficientă a managerului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
2.10. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
2.11. : comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.
2.12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
3. Drepturile secretarului
Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.
4. Responsabilitatea secretarului
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectare instrucțiunile curente, ordine și instrucțiuni pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, disciplina muncii, regulile de siguranță și securitate la incendiu.
DESCRIEREA POSTULUI SECRETARULUI
AM APROBAT
___________________________________ (inițiale, prenume)
(numele organizației, pre- ________________________
acceptarea, etc., organizarea acesteia (director sau alt oficial)
formă juridică) persoană oficială, autorizată
ceea ce trebuie afirmat
instructiuni finale)
» » ____________ 20__
Descrierea postului
secretarul managerului
______________________________________________
(numele organizației, întreprinderii etc.)
» » ______________ 20__ N_________
Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată de
bază contract de munca Cu ________________________________________________
(numele funcției persoanei pentru care
Și în conformitate cu
această fișă a postului a fost compilată)
prevederi Codul Muncii Federația Rusă și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.
I. Dispoziţii generale
1.1. Secretarul managerului apartine categoriei tehnice
interpreți.
1.2. O persoană care are
studii profesionale superioare, fără cerințe de experiență
muncă sau studii profesionale secundare și experiență de muncă
specialitate de cel puțin __________ ani.
1.3. Numirea în funcția de secretar al șefului și eliberarea din funcție
din ea se efectuează prin ordin al conducătorului întreprinderii la prezentare
1.4. Secretara trebuie sa stie:
- rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și
actele de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme privind
activitățile întreprinderii;
— reglementări, instrucțiuni, alte documente normative de întreținere
munca de birou;
— structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
— statutul întreprinderii;
— organizarea muncii de birou;
— metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
- lucrare de arhivă;
- dactilografia;
— reguli de utilizare a interfoanelor;
— standardele unui sistem organizatoric și administrativ unificat
documentare;
— reguli pentru tipărirea scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
— fundamentele eticii și esteticii;
— reguli de comunicare în afaceri;
— reguli de operare a echipamentelor informatice;
— fundamentele dreptului administrativ și ale legislației muncii;
— regulamentul intern al muncii;
— reguli și reglementări de protecție a muncii, măsuri de siguranță,
igienizare industrială și protecție împotriva incendiilor;
1.5. Secretarul raportează direct managerului
________________________________________________________________________.
(întreprindere, unitate structurală)
1.6. În absența secretarului (vacanță, boală etc.), a acestuia
atribuțiile sunt îndeplinite de o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită,
care dobândeşte drepturile corespunzătoare şi poartă răspunderea pentru
îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost încredințate.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Responsabilitățile postului
Secretar:
2.1. Desfășoară lucrări pe suport organizatoric și tehnic
activitatile administrative si administrative ale managerului.
2.2. Acceptă prezentarea spre examinare de către manager
corespondența, o transferă în conformitate cu decizia luată către
unități structurale sau executanți specifici pentru utilizare în
procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni cu
utilizarea tehnologiei informatice destinate colectării, procesării și
prezentarea informaţiilor la pregătirea şi luarea deciziilor.
2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura managerului.
2.5. Pregătește documentele și materialele necesare lucrărilor
lider.
2.6. Asigură revizuirea și transmiterea în timp util.
divizii structurale si executori specifici de documente,
depus la semnătură managerului, asigură calitatea acestora
editare.
2.7. Organizează convorbiri telefonice cu managerul,
inregistreaza informatiile primite in lipsa lui si ii aduce la cunostinta
informație conținutul său, transmite și primește informații prin intermediul
dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și
mesaje telefonice, îi aduce informații în atenție în timp util,
primite prin canale de comunicare.
2.8. În numele managerului, redactează scrisori, solicitări etc.
2.9. Efectuează lucrări de pregătire a întâlnirilor și conferințelor,
efectuat de manager (colectarea materialelor necesare, notificare
participanților despre ora și locul întâlnirii, ordinea de zi, înregistrarea acestora),
menține și întocmește procesele-verbale ale întâlnirilor și conferințelor.
2.10. Monitorizează execuția de către angajații întreprinderii
a emis ordine și instrucțiuni, precum și respectarea termenelor
indeplinirea instructiunilor si instructiunilor managerului, luate sub control.
2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.
2.12. Oferă locului de muncă al managerului cele necesare
echipamente organizatorice, rechizite de birou,
creează condiţii favorabile muncii eficiente a unui lider.
2.13. Imprimă materiale oficiale conform instrucțiunilor managerului,
necesar pentru funcționarea acestuia sau introduce informații curente în banca de date.
2.14. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența
luarea în considerare a cererilor și sugestiilor angajaților.
2.15. Formează cazuri în conformitate cu nomenclatura aprobată,
asigură siguranța acestora și le depune la arhive în timp util.
2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.
2.17. _____________________________________________________________.
Secretarul are dreptul:
3.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii,
referitoare la activitățile sale.
3.2. Trimiteți propuneri spre examinarea conducerii
îmbunătăţirea muncii aferente responsabilităţilor prevăzute
această instrucțiune.
3.3. În limitele competenței dumneavoastră, informați imediat
managerului despre toate neajunsurile identificate în procesul de îndeplinire a acestora
responsabilitățile postului și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.
unități structurale și informații și documente specialiști,
necesare pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu.
3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în
îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Responsabilitate
Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor lor
atributii prevazute in prezenta fisa postului, in
în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării acestora
activităţi - în limitele determinate de administrativ, penal şi
legislația civilă a Federației Ruse.
4.3. Pentru producerea de daune materiale - în limitele specificate
legislația civilă și a muncii a Federației Ruse.
Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________
(Nume,
_____________________________.
numărul și data documentului)
Șeful unității structurale (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătura)
» » _____________ 20__
(inițiale, prenume)
_____________________________
(semnătura)
» » ________________ 20__
Am citit instrucțiunile: (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătura)
» » _____________ 20__
O fișă a postului este principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcțiile în organizație și natura muncii sale. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații.
Există o secretară în fiecare instituție. Dar, după cum sa indicat deja, funcția de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau companie) mică va exista un singur secretar asistent (secretar). În mai mult organizații mari Managerul și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari de consiliu, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar, în funcție de volumul și specificul activităților organizației, de cerințele managerului și de încrederea acestuia în secretar, are propriul său cerc de responsabilități și drepturi, diverse combinatii creativ, logic și tipuri tehnice fabrică În același timp, există un set standard de operațiuni de management pentru serviciile documentare și non-documente, care sunt efectuate de toate secretarele.
Responsabilitățile, drepturile și tipurile de muncă pe care trebuie să le îndeplinească un anumit secretar, cerințele pentru cunoștințele și aptitudinile sale profesionale sunt stabilite în fișa postului său.
Dacă există o fișă a postului pentru un post de secretariat vacant, persoana care aplică pentru post va ști imediat ce i se cere și va corela capacitățile sale cu cerințele.
În cazul în care secretarul de lucru nu are încă o fișă a postului, aceasta trebuie întocmită pentru a se contura sfera responsabilităților și a nu fi „de gardă” pentru toate tipurile de muncă, pentru a asigura drepturi, pentru a stabili relații, interschimbabilitate cu alți angajați. în caz de absenţă sau din cauza supraîncărcării temporare.
O fișă a postului este un document durabil și este utilizată până când este înlocuită cu o nouă fișă a postului. Prin urmare, pregătirea lui trebuie luată cu mare responsabilitate. Ceea ce este scris în fișa postului este ceea ce se va cere. Indiferent de drepturile acordate în ea, aveți.
Când începeți să compilați o fișă a postului, trebuie în primul rând să utilizați noul „Director de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați”. A fost elaborat de Institutul Muncii și aprobat prin rezoluție a Ministerului Muncii și dezvoltarea socială Federația Rusă 21 august 1998 (nr. 37). Cartea de referință este un document normativ și trebuie subliniat imediat că noile caracteristici de calificare sunt recomandate pentru utilizare în întreprinderi, instituții și organizații din diverse sectoare ale economiei, indiferent de proprietate și forme organizatorice și juridice.
Scopul manualului este formulat destul de clar: „Acest manual de calificare posturi de conducere, specialiști și alți angajați (interpreți tehnici) este conceput pentru a asigura o diviziune rațională a muncii, pentru a crea un mecanism eficient de delimitare a funcțiilor, puterilor și responsabilităților și a reglementării clare activitatea muncii muncitori in conditii moderne dezvoltarea relațiilor de piață”.
În director, spre deosebire de precedentul „Colectarea tarifelor caracteristici de calificare pentru pozițiile generale ale angajaților din industrie" există o schimbare foarte importantă - nu indică gradele salariale în funcție de un singur graficul tarifar, iar în secțiunea „Dispoziții generale” scrie că „ Categorii de calificare pentru remunerarea specialiștilor se stabilesc de către conducătorul întreprinderii, instituției sau organizației. Aceasta ia în considerare gradul de independență al angajatului în îndeplinirea sarcinilor de serviciu, responsabilitatea acestuia pentru deciziile luate, atitudinea față de muncă, eficiența și calitatea muncii, precum și cunoștințele și experiența profesională. activitati practice, determinată de vechimea în muncă în specialitate etc."
Astfel, remunerația secretarului depinde în primul rând de cunoștințele, aptitudinile, calitatea muncii și responsabilitatea acestuia. Aceasta este o schimbare semnificativă care permite managerului să evalueze munca angajatului pe baza unor rezultate specifice.
Dintre caracteristicile de calificare, puteți utiliza pe deplin secțiunile: „Responsabilitățile postului” și „Trebuie să știți”.
Dacă organizația (compania) este mică și secretarul (secretarul de referință) conduce singur toate serviciile de organizare și documentare, i.e. îndeplinește de fapt funcțiile biroului, dar într-o măsură mai mică poți folosi caracteristicile de calificare ale șefului de birou; Responsabilitățile sale de serviciu sunt următoarele:
Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.
Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.
Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, depozitare și transfer la unitatea structurală corespunzătoare a documentelor lucrărilor curente de birou, inclusiv comenzi și instrucțiuni de la conducere.
Organizează lucrările de formare a cutiilor și livrarea lor pentru depozitare.
Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora.
Ia măsuri pentru a asigura lucrătorilor materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, mijloacele de mecanizare și automatizarea muncii manageriale.
Oferă îndrumări metodologice asupra organizării muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, păstrării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor.
Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale.
Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează suportul tehnic al acestora.
Organizează pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la organizație.
El trebuie să știe;
■ rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou;
■ Sistemul de stat documentatie suport pentru management;
■ standarde pentru un sistem unificat de documentaţie organizatorică şi administrativă;
■ structura întreprinderii, instituţiei, organizaţiei;
■ organizarea muncii de birou;
■ diagrame de flux de documente;
■ procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;
■ termenele şi procedurile de depunere a dosarelor la arhivă;
■ sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;
■ echipamente de birou și altele mijloace tehnice munca manageriala;
■ elementele de bază ale economiei, organizării producţiei, muncii şi managementului;
■ legislaţia muncii;
■ reglementările interne ale muncii;
■ regulile şi standardele de protecţie a muncii8. .
Caracteristicile de calificare ale secretarului managerului sunt noi. Să luăm în considerare.
Responsabilitățile postului.
♦ Efectuează lucrări de suport organizatoric și tehnic pentru activitățile administrative și administrative ale conducătorului întreprinderii.
♦ Acceptă corespondența primită spre examinare de către manager, o transmite în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau executori specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
♦ Desfășoară activități de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia informatică menită să colecteze, să prelucreze și să prezinte informații în pregătirea și luarea deciziilor.
♦ Acceptă documente și declarații personale spre semnare de către conducătorul întreprinderii.
♦ Întocmește documentele și materialele necesare muncii managerului.
♦ Monitorizează revizuirea și transmiterea în timp util de către diviziile structurale și executorii specifici a documentelor primite pentru execuție.
♦ Verifică corectitudinea proiectelor întocmite de documente transmise managerului spre semnare și asigură editarea lor de înaltă calitate.
♦ Organizează convorbiri telefonice cu managerul, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin dispozitive de interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, le aduce cu promptitudine atenție informații informații primite prin canalele de comunicare.
♦ La instrucțiunile managerului, el alcătuiește scrisori, cereri și alte documente și pregătește răspunsuri către autorii scrisorilor.
♦ Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și ședințelor.
♦ Urmareste executarea de catre angajatii intreprinderii a ordinelor si instructiunilor emise, precum si respectarea termenelor de indeplinire a instructiunilor si instructiunilor conducatorului intreprinderii, luate sub control. Menține un dosar de control și înregistrare.
♦ Oferă locului de muncă managerului echipamentul organizatoric necesar, rechizite de birou și creează condiții favorabile muncii sale eficiente.
♦ Tipărește, la indicația managerului, materiale oficiale necesare activității sale sau introduce informații curente în datele bancare.
♦ Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
♦ Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
♦ Copiază documente pe un copiator personal.
Trebuie sa stii:
♦ rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte materiale de orientare și documente de reglementare referitoare la activitățile întreprinderii și la ținerea evidenței;
♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;
♦ organizarea muncii de birou;
♦ metode de înregistrare și prelucrare a documentelor;
♦ lucrare de arhivă;
♦ dactilografia;
♦ reguli de utilizare a interfoanelor;
♦ baze de etică și estetică;
♦ reguli de comunicare în afaceri;
♦ bazele organizării şi managementului muncii;
♦ reguli de operare a echipamentelor informatice;
♦ fundamente ale dreptului administrativ și ale legislației muncii;
♦ reguli şi reglementări de protecţie a muncii9.
După cum se poate observa din caracteristicile de calificare de mai sus, secretarul managerului are cerințe destul de mari atât în ceea ce privește cunoștințele și aptitudinile, cât și în domeniul muncii pe care le desfășoară. Aceasta presupune fluență echipamente informatice, intocmirea independenta a documentelor in numele managerului, editarea proiectelor de documente primite, monitorizarea executiei etc. Aceste cerințe și gama de responsabilități, care includ multe tipuri creative de muncă, predetermina nevoia de studii profesionale superioare, dar învățământul profesional secundar este permis și dacă este disponibilă experiență de muncă.
Caracteristicile de calificare ale unui secretar-dactilograf și secretar-stenograf date în Director de calificare, sunt prezentate în același tip, numai cu adăugarea de dactilografiere de către secretarul-dactilograf și stenografia de către secretarul-stenograf. Prin urmare, atunci când elaborați o fișă a postului, este suficient să folosiți una dintre aceste caracteristici de calificare.
De exemplu, responsabilitățile postului de secretar-dactilograf sunt prezentate după cum urmează:
> Îndeplinește funcții tehnice pentru a sprijini și întreține activitatea șefului întreprinderii sau a diviziilor acesteia.
> Primește informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, cheamă angajații la instrucțiunile acestuia.
> Organizează convorbiri telefonice managerul, primeste si transmite mesaje telefonice, inregistreaza mesajele primite in lipsa acestuia si aduce continutul acestora la cunostinta managerului.
> Desfășoară lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de către manager (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul, ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), menținerea și întocmirea proceselor-verbale.
> Oferă locului de muncă managerului rechizite de birou, echipamente organizatorice, creează condiții propice lucra mai eficient lider.
> Transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telex, fax, telefax etc.).
> Imprimă diverse materiale conform instrucțiunilor supervizorului.
> Efectuează munca de birou, primește corespondență adresată managerului, o organizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și, după examinarea acesteia de către manager, o transferă către departamente sau interpreți specifici pentru a fi utilizată în procesul de lucru sau pregătirea acestora. un răspuns.
> Monitorizează termenele limită pentru executarea ordinelor managerului luate sub control.
> Acceptă documente pentru semnare de către manager.
> Organizează primirea vizitatorilor, facilitează luarea în considerare promptă a solicitărilor și sugestiilor angajaților.
> Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhive în termenul stabilit.
> Pregătește documente pentru reproducere pe echipamente de duplicare și, de asemenea, copiază documentele pe un copiator personal.
Trebuie sa stii:
♦ reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și norme
documente materiale privind evidența;
♦ structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia; : dactilografiat;
♦ reguli de ortografie și punctuație;
♦ ordinea de aranjare a materialului în timpul tipăririi diverse documente;
♦ reguli de tipărire a scrisorilor de afaceri folosind formulare standard;
♦ reguli de exploatare a mașinilor de scris, înregistratoarelor, casetofonelor
♦ reguli de utilizare a interfoanelor;
♦ standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
♦ bazele organizării muncii;
♦ bazele legislaţiei muncii;
♦ regulamentul intern al muncii;
♦ reguli şi reglementări de protecţie a muncii10.
Dat caracteristicile postului Ele descriu suficient de detaliat funcțiile unui secretar, cerințele pentru cunoștințele sale și vă vor ajuta să nu pierdeți nimic atunci când scrieți secțiuni dintr-o anumită fișă a postului.
Descrierea postului se referă la documentele care au formă unificatăși structura textului stabilită:
■ Prevederi generale
■ Funcţii
■ Responsabilităţile postului
■ Responsabilitate
Prevederile generale din fișa postului conțin următorul set de informații: informații generale despre funcție, subordonare și cine este responsabil, cerințe pentru studii (superioare sau secundare) și experiență practică (experiență de muncă în specialitate), procedura de numire. și concediere, înlocuire în timpul absenței.
Astăzi, cel mai des sunt solicitați secretari-asistenți și secretari cu studii superioare sau medii. educație specială care cunosc o limbă străină, lucrează la computer și au o anumită experiență de lucru.
Aceste cerințe, de regulă, sunt consemnate în fișa postului de secretar-asistent (secretar) al marilor companii. De obicei, secretarii raportează managerului. În organizațiile mari, secretarii au o dublă subordonare - supervizorului imediat și șefului serviciului instituției de învățământ preșcolar.
Numit și eliberat din funcție prin ordin al șefului. Ultimul paragraf al acestei secțiuni din fișa postului conține instrucțiuni privind principalele documente legislative, normative, metodologice, organizatorice și administrative care ghidează secretarul în activitatea sa. Într-o formă generalizată, aceste acte sunt indicate în caracteristicile de calificare date mai sus*. Acest paragraf al secțiunii ar trebui să înceapă cu Constituția Federației Ruse, Codul Muncii, legi federale , indicați hotărârile Guvernului, GOST-urile care definesc procedura de prelucrare a documentelor, instrucțiuni standard
și reguli, standarde de timp. Alineatul se încheie cu indicarea documentelor organizatorice și administrative ale organizației-mamă și a propriei organizații (companie): carte, reglementări privind diviziunile structurale, ordine și instrucțiuni, instrucțiuni pentru munca de birou, această fișă a postului. Următoarea secțiune este „Funcții”. Indică principalele domenii de activitate, iar în secțiunea „Responsabilități de muncă” acestea sunt deja enumerate lucrări care asigură îndeplinirea acestor funcţii. Adesea, aceste secțiuni sunt combinate într-una singură - „Funcții și responsabilități ale postului” (sau „Sarcini și responsabilități principale”). Această secțiune ar trebui descrisă cât mai detaliat posibil. La compilarea acestei secțiuni, multe dintre formulări pot fi preluate din caracteristicile de calificare, deoarece ele enumeră responsabilitățile postului în detaliu suficient. Cu cât secțiunea specifică nu numai ce, ci și modul în care secretarul efectuează anumite operațiuni în conformitate cu tehnologia organizației de lucru cu documente, cu atât mai valoroasă va fi fișa postului. Interschimbabilitatea este de asemenea indicată aici.
Secțiunea „Drepturi” este foarte importantă pentru secretar. Acesta stabilește competențele sale de a rezolva în mod independent problemele din competența sa. Dreptul este scris aici:
Examinarea preliminară a documentelor și determinarea cărora dintre acestea pot fi transferate artiștilor interpreți, ocolind managerul;
> organizarea recepției și stabilirea priorității de primire a vizitatorilor;
Efectuați „filtrarea” apelurilor telefonice;
> controlul asupra executării instrucțiunilor managerului și a termenelor de executare a documentelor;
> controlul executării corecte a documentelor înainte de transmiterea acestora spre semnare managerului și transmiterea acestora;
Au acces la informații;
> solicitarea de informatii si documente pentru manager;
> reprezentați organizația dvs. etc.
Secțiunea „Responsabilitate” poate fi scrisă într-un mod general, cum ar fi „Angajatul este responsabil pentru neîndeplinirea obligațiilor și neutilizarea drepturilor prevăzute pentru acte juridiceși această instrucțiune", sau descrisă mai detaliat, pe baza punctelor de responsabilități. De exemplu, responsabilitatea: pentru executarea incorectă a documentelor prezentate spre semnare managerului, nerespectarea acestora cu cerințele GOST R 6.30-97; pt. livrarea intempestivă a documentelor permanente la arhivă etc. d.
Răspunderea poate fi administrativă, disciplinară, materială și chiar penală. Când lucrați la această secțiune, trebuie amintit că responsabilitatea este stabilită în strictă conformitate cu legea. Deci, în conformitate cu art. 15 din Codul contravențiilor administrative” Oficialii sunt supuse răspunderii administrative pentru contravenții administrative legate de nerespectarea normelor stabilite în domeniul apărării ordinii de conducere, a statului și ordine publică... și alte reguli, a căror aplicare este parte a acestora atributii oficiale„Pentru încălcări ale disciplinei muncii, acţiune disciplinară(Articolul 135 din Codul Muncii). În cazul răspunderii financiare pentru prejudiciul cauzat organizației, în conformitate cu art. 121 din Codul muncii, salariatul suportă răspundere financiară, adică rambursează costul.
Secțiunea „Relații” (relații după post) este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii secretarului. De obicei, se afirmă în general că secretarul, în activitatea sa, interacționează cu toți angajații sau unitățile structurale în colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor și documentelor. Dar este mult mai ușor pentru secretară să lucreze dacă această secțiune indică în mod specific cu ce departamente sau angajați interacționează, pe ce probleme și ce documente, când și sub ce formă primește de la aceștia. De exemplu, rapoarte săptămânale despre situatia financiara firme din departamentul de contabilitate pentru prezentare către conducere. Este indicat să prezentați această secțiune sub formă de tabel, care indică clar de la cine primește secretarul, cu cine coordonează, cui transferă documentele și în ce interval de timp.
Recent, multe fișe de post au adăugat o secțiune „Evaluare post”. Criterii principale: oportunitatea muncii și calitatea acesteia.
Puteți completa fișa postului cu alte secțiuni, de exemplu, organizarea locului de muncă, programul de lucru etc.
Instrucțiunile se termină de obicei cu un paragraf despre procedura de revizuire a acestuia. Poate fi scris astfel: „Până când unul nou este înlocuit” sau „Instrucțiunile sunt supuse revizuirii dacă funcțiile secretarului se schimbă”. O perioadă de înlocuire predeterminată poate fi specificată, de exemplu, o dată la 5 ani. Dar este mai bine să enumerați mai detaliat condițiile de revizuire a fișei postului: schimbarea structurii organizației, schimbarea tabloului de personal și redistribuirea responsabilităților, implementarea tehnologii noi, schimbarea naturii muncii etc.
Vă reamintim că fișa postului este întocmită ca un formular general, aprobat de manager și eliberat angajatului.
Ştampila de aprobare
Şcoala de Afaceri CJSC
„Intel-Sintez”
DESCRIEREA POSTULUI
[Secretarul I
Structura textului
■ Prevederi generale
■ Funcţii
Ш Responsabilitățile postului
■ Responsabilitate
■ Relații (conexiuni după poziție)
Transcrierea semnăturii de poziție
Am citit instrucțiunile de decriptare a semnăturii semnăturii
