Implementarea unui sistem electronic de management al documentelor la intreprindere. Flux de documente electronice într-o întreprindere Exemplu de flux de documente electronice într-o întreprindere

Studiem elementele de bază ale construirii unui sistem optim de flux de documente, oferim exemple și algoritm pas cu pas construirea unui program de rotație a documentelor.

Din articol vei afla:

Diagrama fluxului documentelor la întreprindere

Centralizat

Acest formular este potrivit pentru organizațiile cu o structură de management ierarhică strictă care aderă la principiul distribuției liniare a funcțiilor (unitatea de comandă). O formă centralizată a circulației hârtiei presupune prezența structura organizatorica o companie cu o divizie specializată responsabilă cu lucrul cu toată documentația.

Descentralizat

Această formă este potrivită pentru organizațiile în care competențele departamentelor sunt clar împărțite conform principiului autonomiei operaționale.

Forma descentralizată a circulației documentelor presupune că fiecare unitate structurală are propriul departament responsabil de lucrul cu documentația.

Amestecat

Odată cu această formă de rulaj, rolul principal în lucrul cu documentația este acordat serviciului central al instituției de învățământ preșcolar, dar unele dintre proceduri sunt delegate. servicii speciale creat în cadrul fiecărei divizii structurale a companiei.

Exemplu de diagramă de flux de document

Schema de traseu pentru circulația documentelor este principiul de bază al sistemului de circulație a hârtiei de afaceri. În această schemă, fiecărui flux de documente i se atribuie caracteristici comune, sunt prescrise instanțe și sunt definite proceduri obligatorii.

Această diagramă indică:

1. executorii (adică departamentele care participă la procesarea acestui flux);
2. traseul (adică ordinea interpreților);
3. prezența mișcărilor inverse (documentul merge la același executor de mai multe ori);
4. natura operațiunilor efectuate de fiecare executant specific).

Un exemplu de diagramă de flux de documente a unei organizații este prezentat în Fig. 1:

Figura 1. Diagrama fluxului de documente a întreprinderii

Citeste si:

Tipuri de fluxuri de documente

Mișcarea datelor într-o anumită direcție, organizată în cadrul unui sistem închis de circulație a documentelor, se numește flux documentar. Sursa și receptorul datelor rămân aceleași.

Clasificarea fluxurilor de documente se realizează pe baza relației lor cu obiectul de control și în direcția de mișcare.

Prima clasificare

• fluxuri orizontale (apar între departamente de același nivel);
• fluxuri verticale (apar între departamente diferite niveluri);
• ascendent (lucrările din structurile subordonate trec la cele de management);
• în jos (documentele de la structurile de conducere trec la subordonați).

A doua clasificare

• fluxul de intrare este format din hârtii provenite din surse externe;
• fluxul de ieșire este format din documente trimise de la organizație;
• fluxul intern este format din documentele care circulă în cadrul organizaţiei.

Etapele fluxului de documente într-o organizație

Dezvoltarea și implementarea schemei fluxul de documente al organizației implică combinarea întregii varietăți de proceduri într-un număr de etape de bază:

Procesare de expediere.În această etapă, corespondența primită este primită, verificată, distribuită la adrese și transmisă managerului pentru revizuire.

Revizuire preliminară.În această etapă, serviciul DOU revizuiește și clasifică lucrările după tip, importanță, complexitate, statut de autor etc.

Direcția către management.În această etapă se iau rezoluții și se iau decizii administrative.

Prelucrare.În această etapă, documentele sunt executate și trimise spre depozitare.

Principiul de bază al tuturor etapelor este mișcarea rațională, adică. optimizarea fluxului, fuzionarea și reducerea. În acest scop, special instructiuni tehnologice, al cărui scop principal este de a determina cea mai eficientă ordine a procedurilor și de a dezvolta scheme optime de traseu.

Cum se creează o diagramă de flux de document

Cea mai bună opțiune pentru afișarea grafică a tuturor etapelor procesării documentelor este o diagramă. Fiecare tip de lucru este atent analizat, iar rezultatul acestei analize este elaborarea unei organigrame care vizualizează întregul proces.

Secvența de acțiuni necesare pentru rezolvarea problemei este prezentată grafic.

Nu există o schemă de orar unificat. Fiecare întreprindere trebuie să o dezvolte în mod independent. Cum mai multă întreprindere, cu cât are mai multe activități, cu atât programul ar trebui să fie mai detaliat.

Etapa a doua.

Numim responsabili cu actele

Este destul de ușor să faci acest lucru cu documentația primară - cel care o compila este responsabil pentru execuție. Pentru alte acte, va trebui desemnată o astfel de persoană. Dacă acest lucru nu se face, atunci dacă documentul este pierdut sau termenul limită pentru depunerea lui este ratat, nu va fi pe cine să întrebe.

Etapa a treia.

Stabilim termene limită.

Termenul în care angajatul responsabil trebuie să depună documentul este cea mai importantă parte a întregului program. Termenul poate fi stabilit în luni sau zile scurse de la data încheierii lucrării.

Etapa a patra.

Alegerea unui design

După cum am menționat mai sus, o modalitate convenabilă de a proiecta un grafic este o diagramă. Dar poate fi formatat atât ca text, cât și ca tabel. Formularul text este potrivit pentru o organizație mică, pentru o organizație mai mare, un tabel va fi mai convenabil. Principiul principal este că diagrama dvs. ar trebui să fie ușor de citit pentru angajații responsabili cu circulația documentelor.

Odată cu proliferarea computerelor, 100% din documente sunt create în formular electronic. Cu toate acestea, mai mult de jumătate dintre ele sunt încă tipărite pentru revizuire și aprobare.

În ceea ce privește schimbul de documente și semnarea acordurilor între entitățile de afaceri, mediile de hârtie sunt aproape întotdeauna folosite.

Există trei metode de trimitere:

• Prin sistemul de livrare garantată a mesajelor către cont personal contribuabil;
• Pe suporturi magnetice cu semnătură digitală
• Prin programul „Taxpayer Terminal” la fisc.

Creșterea eficienței operaționale și reducerea costurilor este obiectivul cu care se confruntă orice întreprindere care intenționează să rămână în afaceri mulți ani de acum înainte. Și se poate realiza prin introducerea managementului electronic al documentelor, mai ales că acest lucru este prevăzut în legislația rusă.

În același timp, este important să acordați atenție acelor documente care trebuie tipărite pe hârtie conform legii și să vă asigurați că fluxul de documente pe hârtie și cel electronic nu se dublează unul pe celălalt, deoarece în acest caz nu se va salva nimic.

Dacă totul este organizat corect, atunci gestionarea electronică a documentelor este cheia eficienței unei întreprinderi moderne.

Activitatea EDMS este construită în jurul unui concept de bază - document. Este documentul care este „unitatea de informare” în EDMS operatii fundamentale cu acte:

• depozitare
• audit
• circulația documentelor între artiștii executanți din organizație
• executarea proceselor de afaceri la care se referă aceste documente

Într-o organizație în care a fost implementat EDI și este utilizat un sistem de management al documentelor, documentul este, de asemenea, un instrument de management de bază. Nu există doar decizii, instrucțiuni sau comenzi aici - există documente care conțin aceleași ordine, decizii, instrucțiuni etc., adică toată managementul din organizație se realizează prin documente. Ca urmare, multe sarcini îndeplinite de angajați sunt, de asemenea, legate de documente.

• Orice document din sistemul de management al documentelor este furnizat cu un „card”, similar, de exemplu, cu un card de bibliotecă. Compoziția informațiilor despre un document (atributele documentului, câmpurile cardului) este determinată de tipul și tipul documentului, disponibilitatea acestora pentru vizualizare și editare este determinată de drepturile de acces la document și de starea acestuia în cadrul procesului de afaceri.
• Orice document poate avea unul sau mai multe fișiere atașate - acestea pot fi fie schițe ale documentelor noi, fie imagini scanate ale celor existente.
• Orice document poate fi legat de alte documente, ceea ce asigură integritatea câmpului informațional al organizației.
• Orice document poate fi găsit după atributele sale sau, dacă o astfel de funcționalitate este disponibilă, prin apariția textului în fișierele atașate (căutare full-text).

Astfel, organizarea fluxului de documente într-o întreprindere folosind un EDMS oferă tot ceea ce este necesar pentru luarea în timp util a deciziilor, răspunsul la situații și munca stabilă ordonată:

• clasificarea documentelor pe tipuri și tipuri
• furnizarea fiecărui tip sau tip de document cu orice atribute necesare
• procesele de afaceri specificate pentru procesarea documentelor
• mecanisme de gestionare a sarcinilor și de monitorizare a implementării acestora
• stocare fiabilă a documentelor cu atribute și capabilități de căutare integrală

Este de remarcat faptul că diverse EDMS interacționează între ele în cadrul cadru sistem unificat managementul documentelor electronice interdepartamentale (EDF) și un sistem unificat de interacțiune electronică interdepartamentală (SMEI). Participanții la MEDO sunt Administrația Președintelui Federației Ruse, Biroul Guvernului Federației Ruse, Autoritățile federale puterea executivă, precum și altele organisme guvernamentale. Principiul principal al MEDO este integrarea participanților și sistemul de transport, oferind schimbul securizat de mesaje electronice.

Introducerea managementului electronic al documentelor De ce este necesară dezvoltarea și implementarea unui EDMS. Dacă abordăm ideea implementării managementului electronic al documentelor (EDF) într-o organizație din perspectiva obișnuită, atunci apar următoarele întrebări:

• Ce vom obține din implementarea EDI?
• Ce este în neregulă cu lucrul cu hârtie?
• Ce efect economic implementarea EDI?
• Cât de curând se va amortiza această investiție?

Să încercăm să răspundem la aceste întrebări. În primul rând, vom descrie pur și simplu ce schimbări le va aduce implementarea unui EDMS unei întreprinderi:

• procesele de procesare a documentelor se pot schimba parțial și devin mai stricte
• numărul documentelor pe hârtie va fi redus
• îndeplinirea sarcinilor va deveni mai clară și mai ușor de gestionat
• rapoartele de lucru cu documente și disciplina de performanță pot fi primite cu promptitudine în orice moment
• angajații care lucrează cu documente vor trebui să fie instruiți pentru a efectua toate acțiunile pe cale electronică

Privind această listă, ați putea crede că aceasta nu este o listă de modificări, ci o listă de beneficii. Da, în acest caz, aceste lucruri sunt cu siguranță aproape (altfel, ce rost are să facem o astfel de implementare?), dar după o analiză atentă, în spatele fiecăruia dintre puncte există, de asemenea, o limitare sau o nouă cerință. Trebuie doar să fiți pregătit pentru acest lucru atunci când planificați implementarea EDI și, în plus, adaptarea EDMS la nevoile clientului vă permite să automatizați fluxul de documente cu restricții minime.

Acum despre beneficii. Principalul beneficiu al implementării EDI este o creștere a eficienței organizației (aici prin eficiență înțelegem raportul dintre rezultatul obținut și costurile de realizare a acestuia - formula în acest context este mai mult speculativă decât matematică). Pe baza acestei înțelegeri, există două modalități de a crește eficiența unei organizații: prin reducerea costurilor și/sau creșterea rezultatelor. De regulă, EDMS vă permite să implementați ambele opțiuni. Figurat vorbind, implementarea managementului electronic al documentelor folosind un EDMS adecvat oferă organizației posibilitatea de a cheltui mai puțin și de a câștiga mai mult. De regulă, EDMS vă permite să implementați ambele opțiuni. Figurat vorbind, implementarea managementului electronic al documentelor folosind un EDMS adecvat oferă organizației posibilitatea de a cheltui mai puțin și de a câștiga mai mult.

Să ne uităm mai întâi la posibilități reducerea costurilor:

• Reduceți costurile hârtiei
• Reducerea costurilor neproductive ale timpului de lucru al angajaților
• Accelerarea fluxurilor de informații

Acum despre rezultate:

• Creșterea gestionabilității organizației datorită ordinii și transparenței fluxurilor de documente
• Creșterea vitezei și calității luării deciziilor
• Creșterea nivelului de disciplină executivă și a eficienței performanței angajaților, grupurilor de lucru și a organizației în ansamblu

Și, în sfârșit, iată exemple de întrebări care nu sunt atât de evidente, dar care trebuie luate în considerare cu siguranță în cadrul subiectului organizării managementului documentelor electronice:

• Cât de mult poate costa organizația dumneavoastră un proiect de contract neacordat la timp?
• Ce prejudicii poate cauza o factură întârziată?
• Câte documente nu ar fi putut fi revizuite de mai multe ori dacă ar fi existat o mai mare transparență în stabilirea și executarea sarcinilor?

Organizarea fluxului de documente electronice cu diverse puncte viziune

• Lideri:
• obţinerea promptă a informaţiilor necesare pentru a lua o decizie
• controlul operațional al disciplinei performanței
• Secretari, asistenți și asistenți:
• căutare rapidă a documentelor
• precizie ridicată a căutării documentelor
• facilitarea controlului disciplinei performanţei
• simplificarea pregătirii a tot felul de evenimente și activități
• accelerarea pregătirii, coordonării și aprobării documentelor finale
• Servicii financiare si contabile:
• creșterea vitezei de mișcare a documentelor, de exemplu, de la filiale la organizația-mamă
• reducerea riscului de pierdere a documentelor
• economisirea de timp la selectarea documentelor pentru reconcilierea calculelor sau inspecțiilor de către autoritățile de supraveghere
• Serviciul juridic:
• reducerea intensității muncii la pregătirea documentelor
• controlul eficient al termenelor limită
• căutare rapidă pentru ceea ce aveți nevoie documente de reglementare

Probleme rezolvate prin automatizarea fluxului de documente.
Fluxul documentelor corporative

• Înregistrarea corespondenței primite (documente primare, repetate, răspunsuri la solicitări de la persoane juridice, comenzi, instructiuni, scrisori de la organizatii superioare, memorii adresate managerului din diviziuni structurale)
• Înregistrarea corespondenței de ieșire (răspunsuri la documentele primite, solicitări, notificări, notificări de ieșire de la unitățile structurale adresate managerului)
• Lucrul cu tipuri de documente precum: comenzi, instrucțiuni, contracte, reglementări interne, documente financiare, memorii, declarații, protocoale și aplicații etc. a cărui gestionare este automatizată din momentul inițierii și creării unui proiect de document până la momentul executării, inclusiv procesul de coordonare și aprobare
• Informații actualizate despre progresul lucrării cu documentul (starea documentelor, istoricul evenimentelor)
• Controlul disciplinei de performanță
• Formarea, prezentarea pe ecran și tipărirea formularelor de ieșire sub formă de carduri, certificate, rapoarte, protocoale
• Căutarea documentelor pe baza valorilor atributelor corespunzătoare
• Un set de funcții pentru a sprijini munca cu documente organizatorice și administrative
• Diverse tipuri raportare statistică
• Mecanism transparent al substituenților
• Lucrul cu șabloane de documente
• „Abonament” la documente
• Diferențierea drepturilor de acces la documente
• Capacitatea de a construi o matrice de acces la documente și funcții de sistem pe baza structura de personal organizatii
• Stocarea securizată a documentelor în stocare structurată
• Posibilitatea de integrare cu un sistem electronic similar de management al documentelor, datorită utilizării platformei Alfresco EDMS la dezvoltarea software-ului, sau cu sisteme electronice de management al documentelor ale organizațiilor terțe, ceea ce vă permite să creați un singur spațiu de informare și documentare în organizație și automatizează procesele de afaceri care acoperă toate diviziile organizației.

Organizarea bine stabilită a fluxului de documente ridică activitatea unei întreprinderi la un nivel calitativ diferit, iar pentru unele întreprinderi, dezvoltarea unui EDMS este singura oportunitate de a funcționa cu succes într-un mediu competitiv. Astfel, fluxul de documente dobândește un concept precum EDI „corporate”.

Cele mai importante probleme pentru comunitatea locală EDMS:

· Nevoile actuale ale clienților: ce așteaptă ei de la EDMS astăzi și mâine, ce oferă IT acum.

·​Statul ca reglementator al dezvoltării managementului electronic al documentelor: spre unde se îndreaptă societatea informațională rusă.

· Automatizarea proceselor de afaceri: noi capabilități ale sistemelor ECM.

·​ Tendințele actuale dezvoltarea sistemelor ECM: mobilitate, BYOD, virtualizare, semnătură electronică, centre de date, tehnologii cloud, soluții de portal și alte inovații tehnologice.

·​Riscuri atunci când lucrați cu documente electronice: asigurarea sigurantei.

·​ Gestionarea electronică a documentelorși lucrul cu datele personale: cum să respectați cerințele legale.

Angajații întreprinderii petrec mult timp căutând datele necesare (conform statisticilor, acest lucru durează până la 40% din timpul de lucru) sau recreând documente care există deja (acest lucru se întâmplă în aproximativ 70% din cazuri). O situație tipică este atunci când textele originale ale contractelor sunt stocate de avocați în formă electronică (adesea fără un istoric al modificărilor); înregistrările contabile pentru documentele care însoţesc executarea contractelor se efectuează în sistem contabil; înregistrările contractelor și documentele însoțitoare sunt păstrate într-o foaie de calcul; conturile și actele sunt stocate pe hârtie în departamentul financiar, iar corespondența curentă privind munca contractuală se află în căsuțele electronice ale angajaților. Cu astfel de date și documente „împrăștiate”, este dificil să le asigurăm integritatea, consistența și securitatea.

Managementul resurselor informaționale este de o importanță deosebită pentru activitățile oricărei organizații. Indiferent statut juridic sau forme organizatorice activități, instituțiile sunt chemate să interacționeze activ cu autoritățile executive și legislative, structuri implicate în reglementarea economiei. Toate acestea, la rândul lor, dau naștere unui flux de lucru specific.

Astfel, Met-Info LLC simte acut nevoia de a se organiza management eficient resursele informaționale și luați măsuri active pentru utilizare tehnologie informaticăîn domeniul managementului fluxului de documente (și informației în sens larg).

Din păcate, aplicația programe de calculatorîn Met-Info LLC cu documentație într-un număr de cazuri nu este însoțită de o restructurare structurală a lucrării cu documentație, i.e. documentele sunt compilate manual de unii dintre utilizatorii de informații.

Prin urmare, se recomandă asigurarea accesului la baza de date contabilă generală a Met-Info LLC pentru toți utilizatorii documentației contabile, adică asigurarea introducerii directe a informațiilor la punctul de primire a documentelor externe, precum primirea materialelor, transferul de produse la depozit - în atelierul întreprinderii, departamentul HR va organiza introducerea datelor privind angajarea și concedierea direct în sistemul contabil.

Toate acestea vor oferi următoarele beneficii: creșterea fiabilității informațiilor; reducerea muncii manuale.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) sau EDMS (Electronic Document Management Systems) este un sistem de automatizare a lucrului cu documente pe tot parcursul lor. ciclu de viață(crearea, modificarea, stocarea, căutarea, clasificarea etc.), precum și procesele de interacțiune între angajați. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând documente nestructurate (fișiere Word, Excel etc.). De regulă, EDMS include arhiva electronica documente și sistem de automatizare a proceselor de afaceri.

Managementul eficient al documentelor bazat pe EDMS se bazează pe trei componente ale sistemului:

• - tehnologie (bazată pe sisteme informatice moderne).
• - reguli corporative de creare și utilizare resurse informaționale(și consolidarea lor în documente administrative).
• - psihologia utilizatorilor și pregătirea acestora (individuală dacă este necesar).

În sistemele de management al documentelor, înregistrarea documentelor normative, documentelor administrative (comenzi, instrucțiuni), corespondență cu autorități, instituții, organizatii de credit, alte instituții și întreprinderi, precum și cetățeni. În plus, EDMS lucrează cu corespondență oficială internă și proiecte de documente organizatorice și administrative create de instituții structurale.

EDMS asigură controlul asupra mișcării și execuției documentelor, conține informații complete despre instrucțiunile date de conducere și acțiunile executanților. Un element important al EDMS este un sistem de legături formale și semantice către documente și instrucțiuni interdependente. O căutare în EDMS, pe lângă detaliile tradiționale de birou, se bazează pe un sistem de clasificatoare (inclusiv cele tematice) care permit selecția contextuală a documentelor.

Procedura de menținere a clasificatoarelor este strict reglementată. Unele directoare sunt întocmite de specialiști care efectuează înregistrarea (de exemplu, un clasificator al organizațiilor corespondente). Efectuarea de modificări la restul este apanajul administratorului în plus, administratorul monitorizează constant noile poziții ale clasificatorului și, dacă este necesar, le ajustează. Astfel, posibila duplicare a pozițiilor din director este eliminată, iar erorile de înregistrare a documentelor sunt eliminate. Eficiența sistemului poate fi asigurată doar prin instruirea regulată a utilizatorilor și controlul „soft” asupra acțiunilor acestora în sistem (corectarea erorilor, respectarea cerințelor pentru completarea detaliilor informațiilor obligatorii etc.).

Crearea unui EDMS este, de asemenea, asociată cu o schimbare a rolului serviciului suport de documentare: se determină cerințe tehnologice uniforme pentru organizarea fluxului de documente folosind EDMS, stabilește un sistem de „cadre administrative” de lucru cu documente, care de fapt constituie baza metodologică pentru organizarea muncii cu informații.

În general, stabilirea unei proceduri clare de utilizare a sistemului și a regulilor de lucru cu informații este unul dintre principalii factori care au asigurat implementarea cu succes a EDMS și utilizarea deplină a acestuia.

Obiectivele implementării unui sistem electronic de management al documentelor sunt: ​​automatizarea muncii de birou, automatizarea fluxurilor de documente, automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor, creșterea disciplinei executive, punerea în ordine în lucrul cu documentele, reducerea timpului pentru operațiuni cu documente, trecerea la tehnologiile fără hârtie.

Astfel, este posibil să se determine eficiența utilizării unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) în sens restrâns pentru industriile și utilizatorii individuale.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul condiționalului economii anuale costurile forței de muncă j-a calificare Cu j, atunci când complexitatea proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS, este determinată de formula:

C j = C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / Ф j,

unde C salariul este fondul anual salariile angajat j calificări implicate în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q 1, Q 2 - intensitatea muncii pentru pregătirea și prelucrarea unei unități de date în versiunile de bază și noi produs software, persoană/oră; A 2 - volum anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; F j este timpul anual de lucru al unui angajat de calificarea a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, ore.

Să calculăm economiile din costul forței de muncă muncitor de personal având un salariu de 5787 de ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 69.444 RUB. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, fondul anual de timp de lucru va fi de 1992 de ore.

Complexitatea pregătirii și procesării documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistem EDMS este de 25 [persoană/oră] și, respectiv, 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități fizice) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii la costurile cu forța de muncă managerială:

C = 69.444 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 13.944,58 ruble,

care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui angajat al personalului angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor în sistem automatizat fluxul documentelor.