Acasă › Impozite › Diviziunile structurale ale organizației în tabelul de personal. Tot ce trebuie să știți despre personal. De unde să începeți să completați formularul unificat

Diviziunile structurale ale organizației în tabelul de personal. Tot ce trebuie să știți despre personal. De unde să începeți să completați formularul unificat

Serviciul de personal al întreprinderii: munca de birou, fluxul de documente și cadrul de reglementare Gusiatnikova Daria Efimovna

2.1.2. Personal și personal

Masa de personal– acesta este documentul principal care este utilizat pentru a oficializa structura, personalul și nivelurile de personal ale unei organizații în conformitate cu cartă (regulamente). Tabelul de personal conține o listă a unităților structurale, posturilor, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar. Acest document conferă conducerii dreptul de a angaja organizația și diviziile sale structurale cu angajați. De asemenea, pe baza tabelului de personal, serviciul de personal selectează angajații pentru posturi vacante, formează o rezervă pentru promovare, organizează pregătirea avansată a personalului.

Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită prezența obligatorie a unui tabel de personal în fiecare organizație, cu toate acestea, Rezoluția nr. 1 a Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei prevede că forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea și plata muncii, inclusiv formularul T-3 (Tabelul de personal), se aplică organizațiilor de toate formele de proprietate.

Prin decretul nr. 1 al Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei, au fost aduse modificări minore formularului T-3. De fapt, semnăturile de aprobare a vizei de la sfârșitul formularului s-au schimbat. Tabelul de personal este acum semnat de șeful serviciului de personal și de contabilul șef. Tabloul de personal este aprobat prin ordin (instrucțiune) șeful organizației sau o persoană autorizată de acesta, autoritatea de a aproba acest document trebuie să fie consacrată în în scris. Într-o astfel de ordine, spre deosebire de forma standard comanda pentru activitatea principală nu are o parte indicativă, iar comanda poate începe imediat cu cuvintele „COMAND”, deoarece nu sunt necesare explicații suplimentare pentru a pune în aplicare tabelul de personal. Deși puteți indica motivele (dacă există) pentru care noul tabel de personal este aprobat.

Tabelul de personal este o sursă pentru stabilirea numelor posturilor, specialităților, profesiilor, care sunt reflectate în contractele de muncă și în alte documente privind personalul (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Conform Directorului de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, aprobat prin Rezoluția nr. 37 a Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998, întocmirea unui tablou de personal este responsabilitatea unui economist de muncă, care, potrivit la regula generala face parte din departamentul de organizare și remunerare. Deoarece o astfel de divizie nu este creată în fiecare organizație, dezvoltarea tabelului de personal este cel mai adesea încredințată departamentului de personal, sau departamentului de planificare și economie, sau unui grup de specialiști sau chiar departamentului de contabilitate. Adică, conducerea companiei decide independent cine este responsabil pentru această activitate.

Dacă șeful organizației atribuie această responsabilitate unui angajat care o are în contractul de muncă și (sau) Descrierea postului nu este înregistrată, atunci o astfel de persoană este numită printr-un ordin pentru activitatea principală. Lucrările de pregătire a acestui document sunt coordonate de șeful adjunct al organizației pentru managementul personalului sau altele oficial, numit prin ordin al conducătorului organizaţiei.

În organizațiile cu un număr mare de funcționari și personal, este recomandabil să se elaboreze și să se aprobe tabelul de personal pentru o unitate structurală separată.

Tabelul de personal are cod conform OKUD 0301017, se produce, de regulă, în cantitate de 3 exemplare (plus copii în funcție de numărul de persoane interesate, departamente), format A4, termenul de valabilitate al acestuia la locul de dezvoltare și aprobarea este permanenta, in alte organizatii - 3 ani.

Formularul poate fi completat fie manual, fie folosind tehnologia mașinii (imprimare, calcul etc.), însă, cu copierea obligatorie a informațiilor pe hârtie. La completarea manuală, toate înregistrările trebuie făcute cu cerneală sau pix clar și clar, fără pete sau ștersături. Partea principală a tabelului de personal este un tabel:

Numele unităților structurale sunt de obicei indicate în ordine alfabetică. De asemenea, puteți trece de la nivelul de personal al unității (în ordine descrescătoare). De asemenea, este posibil să se utilizeze gradul de importanță funcțională a diviziilor ca principiu de localizare (de exemplu, mai întâi direcția, apoi diviziile de producție, apoi cele administrative și tehnice). Numele sunt indicate fără abrevieri, în singular caz nominativ.

Codificarea unităților structurale este necesară pentru generarea raportării consolidate. În prezent, sistemul de codificare departamental este obligatoriu doar în agentii guvernamentale. Cât despre organizatii neguvernamentale, atunci se introduce dacă includ număr mare diviziile structurale și sistemele automate sunt utilizate pentru managementul personalului.

Coloana 3 a tabelului conține denumirile profesiilor (posturilor), care pot fi diferențiate în funcție de specialitate și calificări. În legislația muncii, termenii „profesie” și „post” sunt folosiți pentru a desemna tipul de activitate de muncă a unui angajat, doar primul termen este pentru o astfel de categorie de personal precum muncitorii, iar al doilea este pentru angajați.

Angajatii- acesta este un grup social de lucrători angajați în principal în muncă mentală (non-fizică), de regulă, care efectuează management, adoptare și dezvoltare decizii de management, pregătirea informațiilor. La rândul său, muncitori numit grup social muncitori angajați în primul rând cu munca manuală. Munca acestei categorii de muncitori, de regulă, constă în crearea bogăției materiale, precum și în sprijinul tehnic și de producție pentru activitățile organizației.

Denumirea profesiei este preluată din Catalogul unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor lucrătorilor (ETKS) al numărului (secțiunea) corespunzătoare. Această procedură este determinată de art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, care stabilește că „Dacă, în conformitate cu legi federale Deoarece prestarea muncii în anumite funcții, specialități sau profesii este asociată cu acordarea de beneficii sau prezența unor restricții, atunci denumirea acestor posturi, specialități sau profesii și cerințe de calificare trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărțile de referință de calificare...” Cerințele de calificare pentru profesii sunt stabilite cu precizie de ETKS. În prezent, problemele ETKS sunt procesate în mod activ, iar problemele legate de determinarea numelor profesiilor lucrătorilor ar trebui rezolvate în viitorul apropiat.

Situația este diferită cu titlurile de post. Astăzi, deja menționatul Director de calificare la nivel de industrie al posturilor pentru manageri, specialiști și alți angajați este utilizat în activitatea serviciilor de personal. În plus, cerințele de calificare pentru titlurile de locuri de muncă din industriile individuale sunt cuprinse în diferite colecții.

Marea majoritate a colecțiilor sunt concentrate pe sectorul bugetar. In domeniul comercial, pentru a stabili titlul corect al postului, puteti folosi Clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare(OKPDTR). Să reamintim că OKPDTR ar trebui să fie adresată numai în scopul stabilirii denumirii postului, și nu a profesiei, deoarece nu reflectă încă denumirile profesiilor lucrătorilor în conformitate cu noul ETKS.

Recent, organizațiile, în special cele cu capital străin, precum și companiile pasionate de noi stiluri de management, au folosit titluri de muncă străine. Cele mai multe dintre ele pot fi găsite în legislația muncii din Rusia; dar sunt și cei a căror listă de responsabilități depășește limitele posturilor existente. De exemplu, comercianți, logistică, supraveghetori etc.

Codul Muncii al Federației Ruse a rezolvat parțial această problemă. Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește definitiv și fără ambiguitate că numele unei poziții, specialități, profesii este stabilit în conformitate cu tabelul de personal. În consecință, noi titluri de post pot fi incluse în tabelul de personal, de exemplu, dacă organizația introduce noi metode de structurare și gestionare a personalului. Cu toate acestea, este recomandabil să îndepliniți două condiții:

Verificați dacă conține carnet de calificare(caracteristicile) postului care se introduce, atribuții similare cu cele pentru posturile pentru care legislația prevede pensii și alte beneficii;

Nu vă lăsați duși de nume noi, deoarece majoritatea se referă la argou profesional (jargon) și chiar și în țările care sunt surse de împrumut sunt folosite doar în vorbire colocvială(de exemplu, „headhunter” - „specialist în căutarea executivă”).

Este mai bine să aflați de la inițiatorii introducerii de noi poziții dacă numele lor complete și acceptate oficial sunt disponibile. La urma urmei, atunci când părăsește o organizație, un angajat pleacă adesea cu o astfel de înscriere în cartea de muncă, ceea ce poate fi de neînțeles nu numai pentru noul angajator, ci și pentru autoritățile care emit pensii.

ÎN masa de personal denumirile profesiilor (posturilor) sunt indicate ca parte a diviziunilor structurale. Aceștia sunt enumerați în ordinea vechimii, începând de la eșalonul superior și terminând cu eșalonul junior: manager, director adjunct, specialist, director tehnic etc. În tabelul de personal este permisă indicarea dublelor titluri de post separate prin semnul „ -”, în timp ce salariul oficial se stabilește în funcție de primele posturi Dual titlu.

Dacă organizația are angajați care nu fac parte din nicio unitate structurală, atunci aceștia sunt înregistrați ca „alt personal”.

Numele este indicat integral, la caz nominativ singular. Abrevieri „manager”, „adjunct”, „început” nu sunt permise.

Numărul de posturi de personal (coloana 4) este indicat în unități pentru fiecare post sau profesie. Posturile care prevăd întreținerea unei unități de personal incomplete sunt indicate în proporțiile corespunzătoare (0,2; 0,4 etc.).

În coloana 5 se indică salariile (tarifele) stabilite pentru prestarea muncii în conformitate cu profesiile (funcțiile) enumerate în coloana 3. Potrivit art. 129 din Codul Muncii al Federației Ruse, salariul (rata tarifară) este o sumă fixă de remunerație pentru un angajat pentru îndeplinirea standardelor de muncă ( responsabilități de muncă) de o anumită complexitate (calificare) pe unitatea de timp.

Salariile (tarifele) în conformitate cu art. 135 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește:

Pentru angajații organizațiilor finanțate de la buget - legi relevante și alte acte juridice de reglementare;

Angajații organizațiilor cu finanțare mixtă ( finanţare bugetară si venituri din activitate antreprenorială) – legi, alte acte normative de reglementare, contracte colective, acorduri, locale reglementări organizații;

Angajații altor organizații - contracte colective, acorduri, reglementări locale ale organizațiilor, contracte de muncă.

Tariful este un element al sistemului tarifar (adică un set de standarde cu ajutorul cărora se diferențiază salariile lucrătorilor din diferite categorii). Atunci când se remunerează forța de muncă pe baza unui sistem tarifar, mărimea tarifului (salariului) din categoria 1 a graficului tarifar unificat nu poate fi mai mică decât salariul minim.

Sistem tarifar de remunerare include : tarife (salarii), grafic tarifar, coeficienții tarifari . Complexitatea lucrărilor efectuate este determinată pe baza tarifului acestora.

Tarifarea muncii și repartizarea categoriilor tarifare către angajați se efectuează ținând cont de Tariful unificat și Directorul de calificare al muncii și profesiilor muncitorilor, Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și angajați.

Sistemul tarifar de remunerare a angajaților organizațiilor finanțate din bugetele de toate nivelurile este stabilit pe baza unui tarif unic pentru remunerarea angajaților din sectorul public, aprobat în modul stabilit de legea federală și care reprezintă o garanție pentru remunerarea publicului. angajații din sector. Sistemul tarifar de remunerare pentru angajații altor organizații poate fi determinat prin convenții colective, acorduri, ținând cont de cărțile de referință unificate de tarifare și calificare și garanțiile de stat pentru remunerare.

În ceea ce privește sporurile (coloanele 6–8), acestea trebuie să fie prevăzute și de sistemul de remunerare. Tipurile și sumele alocațiilor sunt indicate în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, legile federale, contractele colective și reglementările locale. După cum este definit la art. 144 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul are dreptul de a stabili diverse sisteme sporuri, plăți de stimulare și indemnizații, ținând cont de opinia organului reprezentativ al salariaților. Aceste sisteme pot fi, de asemenea, instalate contract colectiv.

Procedura și condițiile de utilizare a stimulentelor și plăți compensatorii (plăți suplimentare, indemnizații, bonusuri și altele)

În organizațiile finanțate de buget federal, sunt stabilite de Guvernul Federației Ruse;

În organizațiile finanțate din bugetul subiectului Federația Rusă, – organismele guvernamentale ale entității constitutive relevante a Federației Ruse;

În organizațiile finanțate de la bugetul local - de autoritățile locale.

Bonusurile pot fi asociate cu salarii suplimentare sau stimulente, cu atingerea anumitor indicatori pe anumite perioade de timp sau cu alti factori.

Coloana 9 determină fondul de salariu lunar pentru fiecare angajat. Potrivit art. 129 Codul Muncii al Federației Ruse conform salariile se referă la remunerarea muncii în funcție de calificările angajatului, complexitatea, cantitatea, calitatea și condițiile muncii prestate, precum și compensații și plăți de stimulare.

Conform instrucțiunilor de aplicare a regulilor de proiectare documente primare, aprobat printr-o rezoluție a Comitetului de Stat pentru Statistică, salariile pot fi acum indicate în tabelul de personal nu numai în ruble, ci și folosind valori auxiliare (procente, coeficienți etc.).

Coloana „Notă” este destinată să facă modificări operaționale sau să reflecte caracteristici pentru un anumit titlu de post. Adesea, această coloană este folosită pentru a indica numele de familie și inițialele lucrători individuali deţinând funcţii de conducere.

După completarea tuturor coloanelor părții principale a tabelului, sumele totale pentru coloanele 4–9 sunt indicate în rândul „Total”. Pe baza indicatorilor finali ai coloanelor a 3-a și a 9-a se întocmește un ordin (instrucțiune) de aprobare a personalului cu cantitate specifică unități de personal și un anumit fond de salarii lunar. Ordinul (instrucțiunea) este aprobată de șeful organizației sau persoana autorizată a acestuia. Numărul și data comenzii sunt reflectate în antetul tabelului de personal.

În cazul în care s-au făcut erori la completarea formularului, acestea pot fi corectate numai conform regulilor stabilite, adică prin tăierea intrărilor incorecte și plasarea celor corecte deasupra acestora. În acest caz, corecțiile trebuie convenite de către toate persoanele care au semnat documentul și confirmate prin semnăturile lor indicând data corectărilor.

La pregătirea tabelului de personal, asigurați-vă că toate detaliile prevăzute în formularul unificat sunt completate în document. Numai în acest caz va fi considerat finalizat și poate fi acceptat spre aprobare. În special, nu uitați să completați detalii precum numele organizației și codul OKPO. Transcrierile semnăturii sunt, de asemenea, detalii obligatorii. Dacă există linii goale în formular, acestea trebuie tăiate.

Alte formulare pot fi folosite pentru a dezvolta partea tabulară a tabelului de personal. De exemplu:

În acest caz, numele și codul unității structurale sunt indicate nu într-o coloană, ci într-un rând - antetul.

Economiștii muncii sugerează, de asemenea, utilizarea acestui formular:

Dacă condițiile de remunerare într-o organizație sunt stabilite într-un anumit interval, atunci tabelul de personal prevede o „gamă” de salarii. Pentru un grup de angajați care au plata la bucata manopera, tabloul de personal poate prevedea introducerea unei sectii speciale sau a unei coloane speciale. În acest caz, este indicat numărul total de angajați din acest grup. Ținând cont de acest lucru, forma tabelului de personal ar putea fi următoarea:

În mai multe organizații, în special institutii guvernamentale, se folosește o formă „trunchiată” de personal, adică o formă care nu reflectă salariile și salariile oficiale. În acest caz, numărul total de posturi din tabloul de personal trebuie să corespundă numărului estimat de fond de salarii prevăzut în deviz.

La elaborarea graficelor de personal se practica si indicarea numarului total de angajati. Poate fi fie general - pentru toate posturile (profesiile), fie pentru fiecare unitate structurală. De exemplu:

Proiectul de personal este supus acordului cu șefii diviziilor structurale, precum și cu alte persoane aparținând celui mai înalt eșalon de conducere al organizației. Se produce in functie de numarul de persoane interesate si se pastreaza 3 ani de la aprobarea tabloului de personal.

Copii ale proiectului sunt trimise departamentelor, precum și părților interesate. La pregătirea unui proiect de tabel de personal, nu este necesară utilizarea formularului unificat Nr. T-3. În plus, dacă vorbim cu adevărat despre acord și nu despre o declarație oficială de rezoluții „Nu mă opun”, „Sunt de acord”, atunci cel mai bine este să pregătiți o formă de document care vă va permite să luați note cu sugestii, comentarii etc.

Vizele de aprobare sunt aplicate pe ultima foaie. Dacă aprobatorii nu au comentarii, tabelul de personal este supus aprobării. Dacă există modificări la anumite prevederi, atunci după detaliile principale ale vizei (poziția titularului vizei, semnătura acestuia, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data), se indică.

Comentariile sunt atașate

(Semnătura) S.I. Ivanov

20.01.2005

În acest caz, comentariile la proiect (inclusiv opiniile speciale și completările) sunt întocmite pe o fișă separată. Ele pot fi prezentate și pe versoul ultimei foi a proiectului.

Comentariile șefilor de unități structurale, cu acordul funcționarului responsabil cu elaborarea tabloului de personal, sunt luate în considerare prin includerea lor în proiect. Comentariile cu care acest funcționar nu este de acord sau alte persoane care aprobă documentul cu care nu sunt de acord sunt luate în considerare de șeful organizației sau de o persoană autorizată de acesta la aprobarea tabloului de personal.

Dacă în timpul procesului de aprobare sunt aduse modificări semnificative proiectului, acesta este supus reaprobării. În cazul în care proiectul include clarificări care nu-i schimbă esența, atunci nu este necesară reaprobarea în timpul revizuirii.

În procesul de pregătire a proiectului și de aprobare a tabloului de personal, a cantitate uriașă documente:

Ajutor;

Concluzii;

Note de service.

Toate sunt stocate cu proiecte timp de 3 ani după aprobarea tabloului de personal. În plus, dacă statutul (regulamentele) organizației prevede prezentarea unui proiect de tabel de personal pentru aprobare fondatorilor organizației, atunci corespondența cu aceștia (cu excepția proceselor verbale ale reuniunilor fondatorilor) este supusă unor obligații speciale. depozitare.

Programul de personal aprobat este trimis într-un singur exemplar:

Către departamentul HR;

Către departamentul principal de contabilitate;

O copie este păstrată ca parte a documentației de management a organizației.

În unele companii, tabelul de personal este inclus în informatii comercialeși prin urmare este produs în doar două exemplare - unul pt director general, unul pentru contabilitate generală. Doar părțile (extrasele) aferente acestor unități sunt trimise către unitățile structurale, iar partea aferentă posturilor vacante este trimisă la departamentul de personal.

Masa de personal– un document cu valabilitate pe termen lung, cu toate acestea, dacă este necesar, se pot face modificări și completări la acesta. Modificările și completările se fac din ordin al conducătorului organizației sau al unei persoane autorizate de acesta.

Există două moduri de a face modificări în tabelul de personal.

1. Puteți schimba propriul tabel de personal. Noul tablou de personal cu următorul număr de înregistrare se aprobă prin ordin pentru activitatea principală.

2. De regulă, atunci când modificările aduse tabloului de personal nu sunt semnificative, acestea pot fi formalizate prin ordin pentru activitatea principală.

În cazul în care se efectuează modificări la tabelul de personal prin intermediul unui ordin, titlul ordinului poate fi următorul:

„Cu privire la modificările aduse personalului”;

„Cu privire la schimbările în personal”;

„Despre modificări parțiale în personal.”

Următoarele motive pot fi menționate la baza comenzii:

Îmbunătăţire structura organizatorica companii;

Desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea activităților unităților structurale individuale;

reorganizarea companiei;

Extinderea sau contracția bazei de producție a companiei;

Modificări ale legislației;

Optimizarea muncii de management;

Planificarea si calculele economice ale departamentului HR, eliminarea dublarii functiilor etc.

Când se adaugă posturi noi la tabelul de personal actual, cele vechi sunt eliminate, numele unui post este schimbat, se creează noi departamente, aceste procese afectează adesea personalul existent și atunci este necesar să se facă modificări și ajustări la documentele de personal. a angajaţilor în funcţie de ce modificări se introduc. Acestea ar putea fi:

Redenumirea unei poziții;

Schimbarea poziției;

Redenumirea unei unități structurale;

Întins pe responsabilități suplimentare;

Modificări ale salariilor de bază (postului);

Introducerea de noi divizii;

Introducerea de noi posturi (suplimentare);

Lichidarea unei unități structurale;

Reducerea locurilor de muncă.

În toate aceste cazuri, angajatul HR trebuie să facă diferit proceduri de prelucrare a documentelor de personal. Să luăm în considerare toate aceste opțiuni separat.

1. Redenumirea unui post are loc atunci când un angajat care lucrează în prezent și îndeplinește anumite sarcini nu modifică nimic care ar presupune o schimbare a funcției sale de muncă sau a rutinei normale a zilei de lucru. Cu toate acestea, trebuie amintit că potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, numele postului, specialității, profesiei este o condiție esențială a contractului de muncă. Articolul 73 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că din motive legate de schimbările organizatorice sau conditii tehnologice forța de muncă, modificările sunt permise la inițiativa angajatorului determinate de părți clauzele esențiale ale contractului de muncă. Condiție obligatorie- ca urmare a unor astfel de modificări functia muncii angajatul trebuie să rămână neschimbat. În plus, partea 2 a art. 73 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește, de asemenea, o procedură specială pentru astfel de modificări - angajatul trebuie avertizat în scris cu cel puțin 2 luni înainte de introducerea lor.

Astfel, în cazul redenumirii unui post, pe lângă efectuarea modificărilor în tabloul de personal (prin emiterea unui ordin privind activitatea principală), este necesară obținerea consimțământului scris al salariatului. Dacă salariatul nu este de acord, acesta trebuie să acționeze în modul prevăzut de art. 73 Codul Muncii al Federației Ruse. După aceasta, se fac ajustări corespunzătoare la cardul personal T-2 și cartea de munca.

2. O schimbare a poziției unui angajat în tabelul de personal al unei unități structurale este efectuată în cazul unei modificări a sarcinilor, funcțiilor și domeniului de activitate efectuate de o unitate a organizației. În acest caz, se modifică termenii esențiali ai contractului de muncă (în special, funcția de muncă, drepturile și responsabilitățile salariatului, caracteristicile condițiilor de muncă, beneficii și compensații, regimul de muncă și odihnă, condițiile de remunerare). Prin urmare, angajatul este avertizat și în scris cu cel puțin 2 luni înainte de modificările viitoare.

3. Dacă numele unei unități structurale este indicat în contractul de muncă al angajatului, atunci redenumirea acesteia (schimbarea numelui, de exemplu, în loc de „departament de marketing” - „departament cercetare de marketing„), în absența unei modificări a funcției de muncă a salariatului sau a altor condiții semnificative de muncă, aceasta se realizează în același mod ca și schimbarea denumirii funcției salariatului (adică, când cerințele articolului 73 din Codul muncii). ale Federației Ruse sunt îndeplinite).

4. Atribuirea unor responsabilități suplimentare unui salariat prevede extinderea funcției de muncă a salariatului conform prevederilor contractului de muncă. În conținutul său, acest lucru este similar cu combinarea posturilor (profesiilor).

5. Modificările salariilor de bază (oficiale) din tabelul de personal sunt efectuate în cazul unei modificări a sarcinilor, funcțiilor, volumului de muncă efectuat de departamente și angajați individuali ai organizației. Când salariile se schimbă în tabelul de personal , este necesar să se facă modificări la următoarele documente ale angajatului:

Contract de munca. Întrucât potrivit art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse conditii esentiale din contractul de muncă sunt condițiile de remunerare (inclusiv mărimea tarifului sau a salariului oficial al angajatului, plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulente), atunci, în cazul în care rata salariului se modifică, este necesar să se oficializeze modificări la contractul de muncă;

Cartea personală T-2 (secțiunea 3).

6. Baza pentru organizarea (reorganizarea) unei unități structurale este:

Decizia conducătorului organizației;

Structura proiectului și nivelurile de personal ale unității cu o listă a categoriilor de angajați;

Proiect de regulament privind unitate structurală;

Proiect de regulament privind salarizarea angajaților departamentului.

La determinarea categoriei unității care se creează, se iau în considerare o serie de principii:

Se creează un serviciu atunci când gama de sarcini nu poate fi îndeplinită integral în cadrul departamentului și când în structură există cel puțin două divizii independente, dintre care una nu este mai mică decât departamentul;

Departamentul, de regulă, este creat în structura serviciului și se caracterizează prin prezența a două domenii de activitate clar definite, care nu se suprapun;

Funcțiile de șef de departamente se introduc în conformitate cu o structură care să satisfacă principiile expuse mai sus;

Posturile de specialiști și personal de lucru sunt introduse atunci când apar noi obiective, sarcini și funcții care nu pot fi îndeplinite de personalul existent sau când volumul de muncă la un anumit loc de muncă crește semnificativ.

7. Când se introduce o nouă poziție (suplimentară), se primește un set de documente pe numele șefului organizației, inclusiv:

Un memoriu din partea șefului unității care justifică introducerea unui nou post (suplimentar) în tabloul de personal al unității;

Structura diviziei actualizată;

Schiță de fișă a postului pentru un post nou introdus.

Poziția de angajați specialiști de frunte și echivalente este introdusă dacă sunt doi direcții independente munca, fiecare dintre ele efectuată de un specialist, dacă există un domeniu de activitate pentru cel puțin doi specialiști;

Postul de specialist senior și angajați echivalenti este introdus cu o creștere semnificativă a cerințelor pentru nivelul de calificare impus oricărui loc de muncă pe baza evaluarea afacerii sau evaluare subiectivă a conducătorului unității;

Posturile de specialiști și personal de lucru sunt introduse atunci când apar noi obiective, sarcini și funcții care nu pot fi îndeplinite de personalul existent sau când există o creștere semnificativă a volumului de muncă la un anumit loc de muncă.

8. Decizia de lichidare a unei unități structurale este oficializată în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse prin ordin al organizației cu două luni înainte de intrarea în vigoare a acestei decizii, cu avertismentul către angajații acestei unități cu privire la concedierea datorată personalului. reducere.

9. Decizia de reducere a unei poziții este luată de conducerea organizației atunci când se detectează o discrepanță (dublare) a funcțiilor, responsabilităților și domeniului muncii efectuate cu reglementările interne adoptate în organizație. Decizia de reducere a postului ocupat de un angajat al organizației este oficializată prin ordin al organizației în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse cu două luni înainte de intrarea în vigoare a acestei decizii, avertizându-l pe angajat cu privire la viitoarea concediere din cauza reducerea personalului.

Concedierea salariaților din cauza lichidării unei unități structurale sau a reducerii postului ocupat de un salariat se efectuează prin ordin de personal cu redactarea corespunzătoare. Aceste probleme sunt discutate mai detaliat în secțiunea „Despre personal și reducerea numărului de angajați”.

Forma de lucru a tabloului de personal, în care sunt trecute inițialele și prenumele salariaților care ocupă posturile prevăzute de tabloul de personal, se numește înlocuire de post sau aranjament de personal. În practică, pot fi folosite și alte denumiri pentru acest document. Aranjamentul de personal nu are o formă unificată pentru întocmirea acestuia, se poate lua ca bază partea tabelară a tabelului de personal. Principala diferență dintre aranjamentul de personal și tabelul de personal este că este un document dinamic care se modifică în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) în personalul întreprinderii sau organizației și nu necesită emiterea unui ordin pentru aprobarea acestuia. .

Din cartea Training. Carte de bord antrenor de Thorne Kay

Managementul timpului și prioritizarea Ca orice profesionist, un trainer trebuie să fie capabil să-și planifice și să prioritizeze munca. Este adesea foarte dificil să găsești timp pentru probleme administrative și de marketing. Elaborarea unui plan echilibrat

Din cartea Enterprise Personnel Service: Office Work, Document Flow and Regulatory Framework autor Gusiatnikova Daria Efimovna

2.1.1. Structura și personalul Structura și personalul unei organizații sau întreprinderi este un document care stabilește o listă a diviziilor structurale în ordinea importanței acestora pentru viața întreprinderii. Nu are o formă unificată,

Din cartea Office Management. Întocmirea documentelor oficiale autorul Demin Yuri

Capitolul 7 Actele care definesc structura și componența companiei: structura organizatorică, calificările și personalul, personalul În acest capitol, vom avea în vedere actele care definesc structura și componența companiei. Documentele relevante sunt de obicei dezvoltate folosind

Din cartea 1C: Management firma mica 8.2 de la zero. 100 de lecții pentru începători autor Gladky Alexey Anatolievici

LECȚIA 68. Tabelul de personal al întreprinderii Tabelul de personal – elementul principal evidența personalului, care determină în mare măsură strategia de lucru cu personalul. Fiecare întreprindere își dezvoltă propriul program de personal, ținând cont de tipul de activitate, specificul

Din cartea Secretariat Affairs autor Petrova Iulia Alexandrovna

3.1.1. Masa de personal Masa de personal – act juridic reglementarea nivelului de personal al organizației, componența posturilor și cuantumul remunerației. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de contabilitate primară

Din carte Cerințe moderne La serviciul de personal(departament) autor Ponomareva Natalya G.

6.5. Tabelul de personal (Anexa 18) Tabelul de personal rezumă informații despre numărul de angajați și salariile (este posibil să nu se indice salariile în tabelul de personal, ci să se indice în ordinul de aprobare a tabelului de personal că salariile

Din cartea 1C: Enterprise, versiunea 8.0. Salariul, managementul personalului autor Boyko Elvira Viktorovna

5.2.3. Tabelul de personal organizațional Tabelul de personal este o colecție de informații despre unitățile de personal ale organizației. O unitate de personal este o poziție într-un anumit departament al unei organizații. Componența tabelului de personal (inclusiv numărul

Din cartea Business Plan 100%. Strategie și tactici afaceri eficiente de Rhonda Abrams

4.2. Tabloul de personal al angajaților implicați în proiect PERIOADA PROIECTULUI DIN OCTOMBRIE 2010 PÂNĂ NOIEMBRIE 2011 (14 luni de implementare

Din cartea The Big Book of the Store Director 2.0. Noi tehnologii de Krok Gulfira

Aranjarea luptătorilor pe câmpul de luptă Nu am vorbit încă despre două dintre acestea puncte importanteîn munca personalului de vânzări, cum ar fi programele de schimb și distribuția agenților de vânzări la nivelul vânzărilor munca eficienta personalul de vânzări trebuie să aibă un program de lucru convenabil – astfel încât

Din cartea Faster, Better, Cheaper [Nine Methods of Business Process Reengineering] de Hammer Michael

Prioritizare Tu alegi de unde să începi transformarea pe baza proceselor de afaceri. Există trei tipuri de procese: de bază - în acest proces se produce un produs sau serviciu pentru care cumpărătorul este de acord să plătească; auxiliar - acest proces

Din carte Google AdWords. Ghid cuprinzător de Geddes Brad

Din cartea Gamestorming. Jocuri pe care le joacă afacerile de Brown Sunny

Prioritizare forțată SCOPUL JOCULUI În procesul de prioritizare, grupul trebuie să ajungă la o singură listă de elemente. Clasamentul forțat îi obligă pe participanți să ia decizii dificile pe măsură ce fiecare element este evaluat

Din cartea Pledger. Totul despre garanțiile bancare de la persoana întâi autor Volkhin Nikolay

2.3.3. Raționalizarea resurselor și personalul Gestionarea resurselor în procesul de garanție se rezumă la găsirea unui echilibru între timpul rezonabil suficient pentru finalizarea operațiunilor și numărul minim rezonabil de angajați necesar pentru a le finaliza. Soluție la această problemă

Din cartea A Secure Foundation: Leadership for Senior Executives autor Kohlrieser George

Stabilirea priorităților de dezvoltare Indiferent de cât timp ați jucat rolul unei baze de încredere, abilitățile pot fi întotdeauna îmbunătățite și eficiența sporită prin crearea propriei forme personale de încredere și îndrăzneală. Nu orice lider - o bază de încredere combină a fi și a face în același mod

Din cartea Mai mult decât știi. Aspect neobișnuit către lumea finanțelor de Mauboussin Michael

Prioritizarea proceselor Influențată de stimulente și sisteme de măsurare a performanței, comunitatea investițională supraestimează importanța rezultatelor și subestimează importanța procesului. După cum a observat Robert Rubin: Nu este că rezultatele nu contează. Cum

Din cartea The Ultimate Sales Machine. 12 strategii dovedite de performanță a afacerii de Holmes Chet

Pasul 5: Stabiliți priorități Dacă ați făcut exercițiul, uitați-vă la planul dvs. pentru mâine și stabiliți unde se clasează cele mai dificile sarcini. În seminarii, întâlnesc adesea oameni care îi pun la capătul listei, deoarece de obicei sunt cei mai consumatoare de timp și

Sunt create clasificatoare speciale pentru a ușura sarcina și munca. O atenție deosebită acordată întreprinderilor sfera comercială. Nu au divizii structurale, dar au departamente de vânzări sau comerț. Sunt strâns legate de departamentele care gestionează logistica. Documentele din acest grup nu sunt aprobate fără un ordin din partea unui manager sau a unei alte persoane cu autoritatea corespunzătoare. Mai întâi vine coloana 1 „Nume”. Se completează de către manager în ordinea stabilită independent. Este mai bine să folosiți o anumită ierarhie pentru a scrie despre unitățile structurale, începând cu administrarea și terminând cu personalului de service. Programare Urmează a doua coloană, cu codul. Denumirile numerice pentru orice diviziune sunt enumerate aici.

Întocmim un program de personal

Modificări posibile:

salarii
responsabilități suplimentare
redenumirea departamentului
traducere
redenumirea poziției

În toate aceste situații, există o procedură specifică de ajustare a documentației de personal. Redenumirea unui post O schimbare care nu modifică salariul și nu afectează responsabilitățile imediate. Dar trebuie să ne amintim că titlul postului se referă la termenii esențiali din orice contract.

Modificările acestor condiții sunt permise la inițiativa conducerii sau la încheierea unui acord între părți. Principalul lucru este că funcția angajatului în sine rămâne neschimbată. Angajatul trebuie să fie informat cu privire la modificări cu cel mult două luni înainte de a fi efectuate.
Efectuarea ajustărilor va deveni imposibilă dacă angajatul însuși are obiecții. Când nu sunt acolo, e bine. Tot ce rămâne este să scrieți totul în formularul T-2 și cartea de muncă.

Și cu acceptare Codul Muncii Federația Rusă, îndoielile cu privire la caracterul obligatoriu al acestui document pentru organizație au dispărut complet. Să încercăm să ne dăm seama împreună cum să întocmim corect un tabel de personal și să lucrăm cu el. Codul unității structurale din tabelul de personal Ordinul trebuie să indice următoarele motive pentru modificări: Modificarea salariilor

Planificarea si calculele economice efectuate de departamentul competent
Optimizarea muncii legate de management
Legislația este în curs de ajustare
Baza producției se extinde sau se contractă
Se reorganizează
Au fost introduse măsuri pentru îmbunătățirea eficienței
Îmbunătățirea structurii

Principalul lucru este să evaluezi corect consecințele asociate cu anumite acțiuni.

Cum să creați un program de personal

Dacă nu există informații, atunci linia poate fi pur și simplu lăsată necompletată. Personalul Primul pas este determinarea numelui complet și prescurtat al întreprinderii. Nu vă puteți descurca fără numărul documentului, data și codul OKPO. Uneori, managerii devin confuzi cu privire la datele care trebuie specificate.

Prima este perioada de timp pentru care se întocmește programul. După aceasta, se stabilește data la care documentul este efectiv oficializat, cu semnături. Dacă vrei să spui organizare comercială, atunci nu există restricții privind indicarea numelor.

Există o singură dorință - să nu folosești cuvinte străine cu care puțini oameni sunt familiarizați. Dar uneori într-o organizație beneficiile acordate anumitor categorii de angajați depind de denumirea unității structurale. Departamentele de HR sau serviciile care organizează forța de muncă și plata pentru aceasta sunt de obicei responsabile de respectarea regulilor în acest domeniu.

Meniu

Dacă tabelul de personal este format din mai mult de o pagină, semnăturile sunt plasate pe ultima pagină în rânduri speciale de semnătură. În timpul dezvoltării inițiale a tabelului de personal, pe fiecare pagină a documentului poate fi introdusă o coloană pentru semnături. Când și cum să faci modificări? Dacă schimbările trebuie făcute în fiecare an sau nu, este decis de fiecare manager în mod individual.
Acesta este pla document nouși este indicat să-l actualizezi anual. Actualizarea anuală va permite coordonarea componenței cantitative și calitative a angajaților. Dacă este necesară introducerea sau eliminarea posturilor, desființarea sau adăugarea de departamente, un nou document poate fi aprobat mai rar sau mai des.
Modificările pot fi făcute în mai multe moduri:

Schimbare generală. I se atribuie un nou numărul de înregistrareşi se ratifică prin ordin (instrucţiune).
Schimbare selectivă. Ar trebui să fie înregistrat într-o comandă sau instrucțiune.

Articole și consultări pe site-ul www.kadrovik-praktik.ru

O structură organizatorică este o reprezentare schematică a diviziunilor structurale. Acest document reflectă toate diviziunile organizației și conturează schematic ordinea subordonării acestora. Structura organizatorică poate reflecta atât conexiuni verticale, cât și orizontale între departamente.

Este problematic să se indice clar unde se află limitele de responsabilitate pentru întocmirea tabelului de personal, dar vom încerca să delimităm câteva etape ale întocmirii HR-ului și, în același timp, să completăm formularul unificat Nr. T-3. De unde să începeți să completați formularul unificat? Completarea formularului unificat T-3 „Tabelul de personal” ar trebui să înceapă cu numele organizației - trebuie să fie indicat în strictă conformitate cu numele care apare în documentele constitutive.

Formular unificat nr. t-3 - tabel de personal (formular)

Info

Din momentul în care angajații sunt angajați, el devine angajator și trebuie să mențină un tabel de personal. Excepție fac cazurile în care responsabilitățile și forma de activitate ale salariatului sunt descrise în detaliu în contractul de muncă. Astfel, efectuarea modificărilor constă în etape:

Consimțământul angajatului de a face ajustări ale programului care îl afectează.
Scrierea și acceptarea unei comenzi (instrucțiuni) pentru a face ajustări.
Redactarea si acceptarea unei anexe la contractul de munca cu salariatul afectat de modificari.
Înregistrarea modificărilor primite în carnetul de muncă.

Cum să întocmești corect un program de personal? Procedura, etapele și regulile de completare Când scrieți un tabel de personal, trebuie să vă referiți la structura organizatorică a întreprinderii.

Acest lucru se datorează faptului că, la întocmirea unui program, este necesar să se indice diviziile care fac parte din întreprindere.
De asemenea, sunt stabilite prin reglementări elaborate chiar la întreprindere. Conţinut:

1 Reguli de întocmire a graficelor de personal
2 Personal: despre numărul de unități
3 Informații despre tarifele
4 Despre indemnizațiile din program
5 Cum să faci note și modificări într-un document
6 Este necesar să citiți documentul?
7 Reguli suplimentare pentru modificări
- 7.1 Redenumirea unei poziții
- 7.2 Modificări ale salariilor
8 Cum sunt aprobate programele de personal?
9 Tabele de personal pentru sucursale
10 Câteva despre aprobare și modificări

Reguli pentru întocmirea graficelor de personal Întocmirea unui document este permisă folosind formulare dezvoltate de companie, dar o opțiune mai convenabilă o reprezintă formularele unificate deja existente. Unul dintre ei este nr. T-3.

Cum se întocmește un tabel de personal folosind formularul T-3?

Numele departamentelor sunt indicate pe grupuri:

partea de conducere sau administrativă (astfel de divizii includ direcția, contabilitatea, departamentul de personal etc.);
unitati de productie;
unitati auxiliare sau de serviciu.

De regulă, locația numelor unităților structurale în majoritatea organizațiilor corespunde acestei ordini. Excepția este pentru întreprinderile a căror activitate principală este comerțul. În astfel de companii nu există departamente de producție, dar există departamente de vânzări sau departamente comerciale, care sunt strâns legate de departamentele de logistică (acestea din urmă în acest caz sunt departamente de service).

Departamentele de asistență includ de obicei departamentul de aprovizionare, serviciile de reparații etc.

Codul unității structurale din tabelul de personal

Atunci când completează formularul sub orice formă, o persoană nu încalcă nicio lege și nu este supusă amenzilor sau sancțiunilor. înapoi la cuprins Cine face programul de personal? După ce organizația a luat o decizie cu privire la necesitatea creării unui document (dacă acesta nu a fost întocmit anterior), apare noua problema– cine anume este responsabil de crearea acestui act de contabilitate profesională? Nu există prevederi directe în legislație, însă, în conformitate cu directorul de calificare al posturilor de manageri, specialiști și alți angajați, confirmat prin Ordinul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37, pregătirea din această categorie de documente este considerată parte a atribuțiilor unui economist de muncă.

Codurile unităților structurale din tabelul de personal

Secvența de completare a acestei coloane pentru fiecare unitate structurală este individuală, ținând cont de specificul unei anumite organizații. De regulă, mai întâi sunt posturile șefului unei unități structurale, adjuncții săi, apoi specialiștii de conducere și șefi, apoi funcțiile de interpreți. Dacă o unitate structurală include atât personal ingineresc, cât și personal tehnic și muncitori, este necesar să se aloce mai întâi ingineri, apoi muncitori.

Ce este o „unitate de personal”? O unitate de personal este o unitate oficială sau de lucru prevăzută de tabloul de personal al unei întreprinderi. De regulă, numărul de unități de personal ale organizațiilor finanțate de la bugetul federal sau regional este determinat de organizațiile de nivel superior.

Indici departamentali sunt necesari in diferite situatii de lucru. De exemplu, la compilarea unui nomenclator de cazuri, codul unității structurale este indicat în linia „Secțiune”, care va deveni și prima parte a indicilor tuturor cazurilor sale. La implementarea unui EDMS, atunci când în sistem este creat un folder special pentru fiecare departament, se folosește și indexul acestuia. În final, departamentul HR și departamentul de contabilitate completează câmpul „Cod unitate structurală” în unele documente. În acest articol vă vom spune cum să atribuiți corect indici diviziunilor structurale și ramurilor unei organizații.

CONSISTENȚA ESTE CHEIA

S-ar părea că a veni cu coduri pentru departamente nu este dificil. Dar tocmai în această simplitate constă principala problemă a indexării. Se întâmplă ca o divizie, de exemplu departamentul de resurse umane, să indexeze toate departamentele organizației, dar nu consideră necesar să informeze colegii din alte departamente și conducere despre acest lucru.

După ceva timp, grefierii încep să întocmească o listă de cazuri, drept urmare departamentele au acum doi indici diferiți.

Și apoi specialiștii IT alcătuiesc un agendă telefonic mare de numere interne și atribuie indici tuturor departamentelor la discreția lor...

Acest lucru poate dura atât timp cât se dorește până când vine ziua în care se dovedește că sunt multe numere, dar niciuna dintre divizii nu are un indice oficial și nimeni nu vrea să renunțe la evoluțiile lor.

Astfel, pentru a nu repeta intriga fabulei clasice despre lebădă, știucă și rac, trebuie să faceți un lucru simplu: aprobați codurile unităților structurale la nivelul deciziei primei persoane, adică , emiteți o comandă adecvată. Și mai întâi află dacă diviziunile au fost indexate înainte.

După cum a arătat situația descrisă, pentru aceasta este necesară nu numai analiza documentelor administrative emise, ci și intervievarea șefilor diviziilor structurale.

CE ESTE UN INDEX DE DIVIZIUNE?

Indexul diviziei unei organizații - atât structural, cât și separat - este un cod unic în care informațiile despre această diviziune sunt criptate.

Compoziția informațiilor criptate în cod poate fi orice. De exemplu:

Numărul de ordine al unității în conformitate cu structura organizatorică;

numele diviziei;

Subordonarea unității;

Amplasarea unității;

Funcționalitatea departamentului etc.

Indicele pot fi separate prin orice număr de caractere, dar cele mai comune sunt bara oblică, cratima și punctul. De exemplu:

12 - numărul de ordine simplu al unității în conformitate cu structura organizatorică;

TD/2- divizia a II-a în direcția tehnică;

PM/HSE- departamentul de munca si salarizare in departamentul de personal;

DP.V-Sib- Direcția de vânzări în a cincea ramură a organizației din Districtul Federal Siberian.

INDEXAREA DIVIZIUNILOR ÎN ORGANIZAȚII CU STRUCTURĂ SIMPĂ

Primul nivel de indici. Cel mai simplu mod de a indexa diviziunile este să le atribuiți numere de serie ( 01, 02, 03 etc.). Astfel de indici vor fi mai mult decât suficiente pentru nomenclatorul cazurilor și completarea formularelor de documente în managementul înregistrărilor de personal, precum și pentru denumirile prescurtate ale departamentelor din documentele interne.

Nu are rost să le complicăm decât dacă există o nevoie specială.

Această metodă este potrivită pentru indexarea diviziilor unei organizații care are structură simplă, - destul de mare, dar fără ramuri (Schema 1).

Din diagrama 1 se poate observa că directorul general adjunct, precum și șefii următoarelor compartimente, sunt în subordinea directă a directorului general:

Directia de vanzari;

Productie;

Directia Tehnica;

Direcția Economie și Finanțe;

Departamentul Logistica;

Departamentul juridic;

departamentul IT.

Asistentul directorului general administrează biroul și arhiva - este responsabil de toate actele organizației și acumulează toate documentele organizatorice, juridice și administrative, precum și o parte din documentele de informații și de referință ale managerilor de top. Prin urmare, divizia convențională pentru care este responsabil este de obicei desemnată drept „Management”.

Astfel, indicii de prim nivel vor arăta astfel:

Al doilea nivel de indici.În unele cazuri, indexarea poate fi finalizată în acest moment. Dar dacă direcția și departamentele sunt împărțite în departamente (vezi Diagrama 1), indexarea continuă - sunt introduși indici de nivel doi (Exemplul 1).

Am pus o bară oblică înainte între părțile indexului. Toate completările la aceste denumiri, de exemplu, numerele de serie ale cazurilor conform nomenclatorului, vor fi indicate cu o cratimă: 06/02-01.

Index de litere.În opinia noastră, o altă metodă de indexare este mai informativă: diviziunile primului nivel sunt desemnate prin litere, ceea ce face mai ușor de identificat, iar departamentele de al doilea nivel primesc denumiri numerice suplimentare (Exemplul 2).

DIVIZIUNI DE INDEXARE ÎN ORGANIZAȚII CU STRUCTURĂ COMPLEXE

Necesitatea de a compila indici complecși pentru divizii apare dacă organizația are o structură complexă, de exemplu, are o rețea de sucursale, sau chiar este o societate holding (grup de companii).

Indicii „simpli” nu sunt suficienti aici. Indicele va consta din cel puțin două, și cel mai probabil trei sau patru părți.

Figura 2 prezintă structura organizației cu un birou central și patru filiale, fiecare având patru divizii.

Și în acest caz, principiul general al indexării rămâne neschimbat: diviziunile primesc coduri numerice sau litere unice.

Dacă organizația dvs. are o structură ramificată, utilizați indici de litere deja la primul nivel de indexare - literele sunt mai ușor de perceput decât numerele.

Indici de prim nivelîn organizația din exemplul nostru poate arăta astfel:

Litere diferite pentru diviziunile de primul nivel elimină repetarea indicilor. În exemplul nostru simplificat, nu a fost dificil să desemnăm cele patru ramuri cu litere diferite. Dar, în practică, pot exista câteva zeci de ramuri. Cu toate acestea, în orice caz, dificultățile de aici sunt destul de depășite.

Indici de nivel al doilea. Să revenim la exemplul nostru și să adăugăm indici de nivel al doilea, începând cu ramuri.

Fiecare dintre ele are 4 departamente: departamente de vânzări, logistică, personal și administrative. Să alegem notații numerice pentru ele (Exemplul 3).

Indexarea diviziilor Oficiului Central.

În ceea ce privește indicii pentru biroul central și diviziile sale, pare logic să se urmeze același principiu și să se lege indicele de prim nivel CO cu indici de litere de nivelul doi R, DP etc și obține TsO-RŞi TsO-D P. Dar aici trebuie să vă opriți și să vă amintiți regulile de indexare: mențineți unicitatea și nu plasați informații inutile în index.

Desemnare CO, precum și denumirile cu litere ale diviziilor biroului central de nivel I din organizația noastră, nu se mai regăsesc în niciuna dintre filialele sau diviziile. Deci vom pleca CO pentru a desemna biroul central, iar diviziunile sale le notăm prin indici formați din două părți.

Facem acest lucru pentru a nu plasa informații inutile în indexuri: este deja clar că, de exemplu, DEiF există doar în sediul principal al organizației, nu este nevoie să raportăm acest lucru din nou (Exemplu 4).

INDICI ÎN PRACTICĂ

■Indici în nomenclatorul cazurilor. Să dăm un exemplu de desemnare a secțiunilor și a indicilor de caz în funcție de nomenclatură: este evident că indicii de caz vor diferi de cei standard. 01/02 și altele (Exemplul 5).

Cu toate acestea, acest lucru este destul de acceptabil, deoarece scopul nostru este să creăm indecși lizibili, nu formali, iar acest lucru se aplică și documentelor.

■ Ordin de indexare a unităților organizatorice. Indiferent de metoda de indexare aleasă, aceasta trebuie asigurată la cel mai înalt nivel - trebuie emis un ordin pe activitatea principală.

Se obișnuiește să se includă temeiul emiterii sale în partea de constatare a comenzii.

Deoarece indexarea OU este utilizată în multe procese, nu este nevoie să le enumerați pe toate. Este mai bine să folosiți o formulare generală (Exemplul 6).

RELUA

1. Înainte de a indexa unitățile organizaționale din proprie inițiativă, trebuie să aflați dacă indexarea a fost efectuată anterior.

3. Cel mai simplu index este numeric ( 01, 02, 03 etc.). În plus, indicii pot fi alfabetici sau combinați. Literele din indexuri sunt mai ușor de perceput decât cifrele și sunt mai informative.

4. Orice complicație a indicelui trebuie justificată. Dacă puteți rămâne la notații numerice simple, atunci este mai bine să faceți acest lucru.

Sucursalele nu pot avea statutul persoană juridică. Aceasta înseamnă că în raport cu angajații nu îndeplinesc funcția de angajator. Filialele sunt părți structurale ale unui întreg, la fel ca și alte divizii, sectoare, departamente. Prin urmare, proiectarea programelor cu o schemă parțială este incorectă. Documentul este necesar pentru a oficializa structura unei intregi intreprinderi.

Coloanele 6, 7 și 8 sunt folosite în mod special pentru afișarea cotelor. Nu contează natura lor - compensatorii sau stimulative. Această secțiune ar trebui să conțină informații despre plățile de stimulare, plăți suplimentare, indemnizații și bonusuri. Ele sunt împărțite în două grupuri principale:

PROGRAMUL PERSONALULUI, PROCEDURA DE SCHIMBARE

Întrucât potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, condițiile esențiale ale unui contract de muncă sunt condițiile de remunerare (inclusiv mărimea tarifului sau salariul oficial al angajatului, plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulente), atunci dacă salariul modificări de tarif, este necesară oficializarea modificărilor la contractul de muncă.

Trebuie amintit că unificat formele nu pot fi scurtate(toate detaliile formularului trebuie să rămână neschimbate), dar se pot adăuga completări la acestea. Dacă nu aveți nevoie de o anumită secțiune a formularului unificat (de exemplu, în organizația dvs. nu există o „alocație”), coloana corespunzătoare a formularului poate fi restrânsă și pur și simplu să nu fie completată.

Schimbarea numelui unui departament din tabelul de personal

Este necesar să se schimbe numele departamentului în tabelul de personal. Aprobat de mult și operațional. Ideea este... departamentul de marketing și achiziții ar trebui să devină departamentul de achiziții. Întrebare: cum să documentez asta. Comanda? Un ordin ca fiecare angajat să „peacă” în acest departament? și scrieți din nou regulamentul despre departament. și transferați aceiași angajați la ea...? La urma urmei, aceeași idee genială de a scrie în evidența muncii în ce departament a fost angajat angajatul... acum trebuie corectată. si pe ce baza? întreabă unul. Nu există modificări ale numelui. ce zici de stocul de hartie? Vă rog să-mi spuneți cursul și procedura în acest caz. MULȚUMESC.

Mai întâi se schimbă organizația. structura, apoi bazată pe noua org. structura, se introduce un nou tablou de personal. Angajatul, cu 2 luni înainte de introducerea unui nou tabel de personal, primește o notificare cu privire la o modificare semnificativă a termenilor contractului de muncă în conformitate cu articolul 73 din Codul Muncii al Federației Ruse. Angajatul este rugat să scrie o cerere de transfer de la vechiul departament în cel nou, dacă este de acord, dacă nu, atunci va fi concediat conform articolului 77, alineatul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse. Faceți modificări în regulamentele departamentului și fișele postului.

Întrebare despre nevoia de personal

Formularul de angajare poate fi completat fie manual, fie dactilografiat. Dacă completați formularul de mână, vă rugăm să rețineți că toate înscrierile trebuie făcute cu cerneală sau pix, cu un scris de mână clar și lizibil. Prezența petelor și ștersăturilor este inacceptabilă.

Întrebarea necesității de personal este încă controversată. Acest lucru se datorează faptului că Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) nu indică în mod direct că acest document este obligatorie, nu a fost stabilită procedura de adoptare a acesteia, spre deosebire, de exemplu, de aceleași reglementări interne de muncă, care prin lege trebuie aprobate de angajator, ținând cont de avizul organului de reprezentare a salariaților ( Artă. 190 Codul Muncii al Federației Ruse). PișiPe baza acestei circumstanțe, unii manageri de companie susțin că legiuitorul le oferă astfel posibilitatea de a decide în mod independent asupra necesității aprobării programului de personal.sania, ceea ce înseamnă că acest document poate să nu existe.

Întocmim un program de personal

Diverse surse dau definiții diferite conceptului de „personal”, dar, în principiu, esența lor se rezumă la următoarele: masa de personal- acesta este un document organizatoric și administrativ care reflectă structura organizației și conține o listă de posturi indicând numărul și mărimea acestora salariile oficiale. De asemenea, tabelul de personal 1 reflectă suma indemnizațiilor și plăților suplimentare care există într-o anumită organizație în raport cu anumite posturi.

Această coloană este completată strict în conformitate cu tariful cărți de referință pentru calificareși Clasificatorul întreg rusesc al funcțiilor de funcționar și al profesiilor de muncitor. Secvența de completare a acestei coloane pentru fiecare unitate structurală este individuală, ținând cont de specificul unei anumite organizații. De regulă, funcțiile de șef al unei unități structurale, adjuncții săi sunt localizate mai întâi, apoi specialiști de conducere și șefi, apoi posturile de interpreți. Dacă o unitate structurală include atât personal ingineresc, cât și personal tehnic și muncitori, este necesar să se aloce mai întâi ingineri, apoi muncitori.

Întocmirea și înregistrarea structurii organizatorice și a tabloului de personal al întreprinderii

Masa de personal – un document organizatoric și juridic care stabilește componența cantitativă și calitativă a angajaților întreprinderii în ansamblu și pentru fiecare dintre diviziile sale structurale. Tabelul de personal determină structura, numărul și componența oficială a angajaților întreprinderii, indicând salariile oficiale.

În coloana 5 „Rata tarifară (salariu) etc.” salariul lunar este indicat în ruble rata tarifară(salariu), graficul tarifar, procentul veniturilor, cota sau procentul profitului, coeficientul de participare a muncii (KTU), coeficientul de distribuție etc., în funcție de sistemul de remunerare adoptat în organizație în conformitate cu legislatia actuala al Federației Ruse, contractele colective, contractele de muncă, acordurile și reglementările locale ale organizației.

Ordin de modificare a tabloului de personal

Decizia de a face modificări în tabelul de personal este luată de angajator (șeful organizației sau antreprenorul individual). Această decizie trebuie confirmată printr-un ordin de modificare a tabloului de personal. Legislația nu prevede o formă unificată a acestui ordin. În consecință, angajatorul are dreptul să o dezvolte în mod independent. Semnarea ordinului de schimbare a tabloului de personal se efectuează de către șeful sau altă persoană autorizată a organizației.

Documentul de reglementare care reflectă structura organizației, personalul și numărul acesteia, în conformitate cu carta sa, este tabelul de personal. Modificările în tabloul de personal pot fi efectuate numai pe baza unui ordin de modificare a tabloului de personal.

Formular unificat nr. T-3 - Staffing (formular)

În coloanele 6, 7, 8 „Indemnizații suplimentare, freacă”. sunt indicate indemnizații - atât acceptate în organizație (pentru program lung de lucru, responsabilitate sporită, cunoaștere de limbi străine, experiență de muncă etc.), cât și stabilite la nivel legislativ (de exemplu, pentru munca în Nordul Îndepărtat). Tabelul de personal al formularului unificat presupune că aceste coloane sunt completate în ruble. Dacă nu există suficiente coloane pentru a indica toate indemnizațiile în vigoare în organizație în tabelul de personal, atunci numărul acestora poate fi mărit prin emiterea unui ordin de completare a formularului de personal. Este recomandat să procedați la fel dacă primele sunt stabilite în procente.

La întocmirea pentru prima dată tabelul de personal, i se atribuie numărul 1, iar ulterior se utilizează numerotarea continuă. Tabelul de personal indică data întocmirii, precum și data de la care tabelul de personal intră în vigoare. Aceste două date pot varia. Formularul T-3 oferă o indicație a perioadei de valabilitate a tabloului de personal, detalii despre ordinul pentru aprobarea acestuia și numărul de unități de personal.

Întocmim un program de personal pentru o organizație medicală

Denumirea postului (profesia, specialitatea) salariatului este indicata in contractul de munca incheiat cu acesta, carnetul de munca si alte documentele de personalîn conformitate cu graficul de personal al organizaţiei. Dacă îndeplinirea unui anumit loc de muncă presupune prezența unor beneficii sau restricții stabilite prin lege, atunci denumirile posturilor și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să respecte cu strictețe denumirile și cerințele prevăzute în cărțile de referință de calificare sau prevederile relevante ale standardelor profesionale.

În cazul unei discrepanțe între denumirile posturilor prevăzute în tabelul de personal și denumirile posturilor prevăzute în Nomenclator, salariatul poate pierde dreptul de a stabili beneficii și compensații, precum și dreptul la beneficii anticipate și preferențiale. . asigurarea pensiei(scrisoare de la Ministerul Sănătății al Rusiei din 11 noiembrie 2014 Nr. 16-4/3076092-65421).

Ordin de schimbare a tabloului de personal

Atunci când este necesară angajarea unui specialist al cărui post nu este prevăzut în personal, sau adăugarea unei întregi unități în organizație, se emite ordin de introducere a unor noi unități. Acesta trebuie să conțină informații despre denumirea unității structurale, denumirea funcției, numărul de tarife, salariul sau tariful.

Redenumirea, de regulă, nu implică o corectare a funcției de muncă a angajatului (sau a întregului departament). Dacă funcția de muncă se modifică, atunci redenumirea nu poate fi efectuată. Se cere oficializarea transferului unui angajat (sau mai multor angajați) la noua pozitie. Schimbarea numelui va presupune efectuarea de ajustări și completări la contract de munca, în carnetul de muncă și cardul personal al salariatului. Astfel, astfel de inovații necesită nu numai notificare, ci și acordul angajaților. În caz de refuz, angajatorul trebuie să fie ghidat de art. 74 din Codul Muncii al Federației Ruse, fără a lipsi notificarea obligatorie către angajat cu două luni înainte de ajustări. Puteți utiliza acest exemplu de comandă pentru a schimba tabelul de personal.

24 iulie 2018 352

În tabelul de personal, denumirea unității structurale diferă de denumirea unității structurale din 1C, prin urmare, în actele de personal încheiate, denumirea unității diferă de tabelul de personal (în tabelul de personal este indicat - Energie -Serviciul Mecanic, iar in 1C si comenzi - Service Energetic-Mecanic). In carnetul de munca si contractele de munca este indicata aceeasi unitate structurala, nu ca in tabelul de personal. Cum se remediază această eroare?

Răspuns

Raspuns la intrebare:

Unitatea structurală, dacă decideți să o reflectați în contractul de muncă, și poziția din toate documentele trebuie să fie aceeași.

Tabelul de personal este necesar pentru a oficializa structura, personalul și nivelurile de personal ale organizației (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, secțiunea 1 din instrucțiuni, care au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie , 2004 nr. 1).

O condiție obligatorie pentru includerea într-un contract de muncă este o funcție de muncă (muncă în funcție de post în conformitate cu personal) (paragraful 2, partea 2, articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

O unitate structurală, chiar dacă este reflectată în tabelul de personal, poate să nu fie reflectată în contractul de muncă, întrucât este o condiție suplimentară (opțională) a contractului de muncă (alin. 2, partea 4, articolul 57 din Codul muncii). Federația Rusă). Mai mult, dacă totuși decideți să indicați unități structurale în contractele de muncă, numele acestora trebuie să corespundă cu tabelul de personal.

Angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) al angajatorului, emis în baza unui contract de muncă încheiat, și al acestuia. continutul trebuie sa corespunda termenii contractului de muncă încheiat (Partea 1 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). În consecință, ordinul indică unitatea structurală în baza unui contract de muncă.

La rândul lor, toate înregistrările despre munca efectuată se transferă la alta loc de muncă permanent, calificările, concedierea, precum și premiile acordate de angajator, sunt înscrise în cartea de muncă pe baza ordinului (instrucțiunii) relevante a angajatorului în cel mult o săptămână, iar în caz de concediere - în ziua concedierii și trebuie să corespundă exact textului ordinului (instrucțiunii) (clauza 10 Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225).

Cardul personal al angajatului este completat, printre altele, pe baza ordinului (instrucțiunii) privind angajarea și a carnetului de muncă (Instrucțiuni aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).

Astfel, toate documentele trebuie să reflecte aceeași unitate structurală.

Există mai multe moduri de a remedia erorile:

exclude referirea la unitatea structurală din contractul de muncă și din alte documente;
ajustați numele unității structurale în tabelul de personal, care pare a fi cel mai optim;
ajustați unitatea structurală în toate documentele astfel încât să corespundă cu tabelul de personal.

Despre modificarea contractului de munca:

Despre corectarea erorilor din cartea de lucru:

Detalii în materialele Sistemului de Personal:

Nina Kovyazina,

Funcția muncii– munca salariatului în funcție de post în conformitate cu tabloul de personal, o anumită profesie, specialitate, indicând calificări; tipul specific de muncă încredințată angajatului (articolul 15, alineatul 2, partea 2, articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Angajeaza salariat prin ordin emis in baza unui contract de munca incheiat. Conținutul comenzii trebuie să respecte termenii contractului. Acest lucru este menționat în partea 1 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse. Pentru persoanele cu care organizația încheie un acord contracte civile, de exemplu un contract, provizion plătit servicii etc., nu sunt necesare comenzi de admitere. Legislația muncii nu se aplică acestora (articolul 11 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Emiteți un ordin de angajare conform standardului unificat, care a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 sau conform.

Salariatul trebuie să fie familiarizat cu ordinul de angajare în termen de trei zile de la momentul în care a început efectiv munca. Aduceți-i în atenție ordinul împotriva semnăturii. Înainte de încheierea unui contract de muncă, salariatul trebuie să fie familiarizat cu contractul colectiv și altele documente interne care o reglementează activitatea muncii. Această procedură este prevăzută în părțile 2 și 3 ale articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Nina Kovyazina,

Director adjunct al Departamentului de Educație Medicală și politica de personalîn asistența medicală a Ministerului Sănătății din Rusia

Faceți acest lucru atunci când aplicați pentru un loc de muncă. În coloana 3 a secțiunii „Informații despre locuri de muncă”, mai întâi, ca antet, indicați numele complet și prescurtat al organizației în cuvinte sau. La această rubrică, în coloana 1, se pune numărul de ordine, iar în coloana 2, se va indica data angajării. În coloana 3, notați că angajatul a fost acceptat sau numit într-o unitate structurală a organizației (dacă condiția de lucru într-o anumită unitate structurală este inclusă în contractul de muncă), introduceți numele funcției, specialitatea, profesie care indică calificări. În coloana 4, notați data și numărul comenzii sau altei decizii conform căreia a fost angajat salariatul.

Introduceți o notă în cartea de muncă despre lipsa de experiență dacă angajatul primește un loc de muncă pentru prima dată. De asemenea, următoarele nu trebuie incluse în dosarul de muncă:

Dar dacă un angajat este angajat pe bază de rotație, atunci acest lucru trebuie menționat.

Această procedură este stabilită în paragraful 3.1 al Instrucțiunii, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Un exemplu de proiectare a secțiunii „Informații de lucru” a unei cărți de lucru

A.V. Lampochkin a fost acceptat în organizație ca electrician. Înainte de asta a trecut serviciu de recrutareîn Forțele Armate ale Federației Ruse.

Angajatul responsabil cu menținerea registrelor de muncă a completat dosarul de lucru al lui Lampochkin.

Ivan Şkloveţ,

şef adjunct Serviciul federal asupra muncii si ocuparii fortei de munca

Situaţie: De ce ai nevoie de personal?
Definiţie: Funcția muncii
Situaţie: Cum se emite un ordin de angajare a unui angajat
Situaţie: Cum să faci o înregistrare despre angajare în cartea de muncă a unui angajat
- dacă salariatul este angajat cu contract pe durată determinată;
Situaţie: Ce organizații ar trebui să păstreze evidența personală a angajaților?