Acasă › Impozite › Optima Workflow, dezvoltator - Compania Optima. Analiza comparativă a sistemelor electronice de management al documentelor „Boss-referent” și „Directum” Structura funcțională a sistemului șef-referent

Optima Workflow, dezvoltator - Compania Optima. Analiza comparativă a sistemelor electronice de management al documentelor „Boss-referent” și „Directum” Structura funcțională a sistemului șef-referent

EDMS se concentrează pe nevoile acelei părți ale comerciale și organizatii guvernamentale care aleg EDMS, în primul rând, să introducă și să susțină reglementări care să asigure luarea rapidă a deciziilor și controlul implementării acestora.

Șefii unor astfel de organizații consideră introducerea EDMS ca conditie necesara: a) creșterea capacității de gestionare a organizațiilor, b) menținerea integrității organizației în condiții de creștere și extindere a afacerii, c) oferirea organizațiilor abilitatea de a se schimba rapid ca răspuns la cerințele externe și de a rezolva sarcini interne dezvoltare.

Rezultatele proiectului

În cadrul proiectelor de implementare a BOSS-Referent EDMS, sunt rezolvate următoarele sarcini principale:

Analiza și clarificarea reglementărilor privind fluxul documentelor adoptate în organizație. În lipsa reglementărilor, acestea sunt dezvoltate.
Implementarea reglementărilor aprobate privind managementul biroului și fluxul de documente în EDMS.
Automatizarea muncii cu corespondență.
Dezvoltarea și implementarea procedurilor de monitorizare a disciplinei performanței.
Instruirea utilizatorilor finali pentru a lucra în EDMS în conformitate cu reglementările.
Instruirea specialistilor clienti in configurarea, adaptarea si dezvoltarea reglementarilor managementul documentelor electronice.

Ca urmare a implementării EDMS BOSS-Referent, organizațiile, ca structuri de management, au posibilitatea de a deveni semnificativ mai controlate, adaptabile și, prin urmare, mai competitive.

Accent pe management

EDMS BOSS-Referent, care are o lungă istorie de utilizare în agențiile guvernamentale, include funcționalități dezvoltate pentru lucrul cu corespondență și instrucțiuni. Prin urmare, la dezvoltarea noii, a treia versiune, s-a pus accentul pe automatizarea procedurilor de luare a deciziilor asupra documentelor.

Aceste eforturi au fost implementate în două module noi ale sistemului: „Setarea deciziilor” și „Luarea deciziilor”, folosind mecanisme de flux de lucru. Primul dintre ele vă permite să creați și să modificați rapid reglementări electronice pentru lucrul cu documente, al doilea asigură că utilizatorii finali lucrează la ele.

Noile module EDMS BOSS-Referent acoperă trei procese de lucru cu documente:

pregătirea unui document (crearea și aprobarea), adică pregătirea unei decizii care este consemnată în document;
luarea efectivă a deciziilor asupra documentului (semnare, aprobare).
executarea deciziei cuprinse în document (înregistrarea documentului, transmiterea către destinatar, generarea instrucțiunilor, familiarizarea, distribuirea).

Această abordare garantează capacitatea de a urmări disciplina de performanță a organizației în toate etapele de adoptare și implementare. decizii de management, inclusiv în structurile distribuite geografic.

Soluție personalizabilă și designer

EDMS BOSS-Referent v.3 este o combinație între o soluție gata făcută, personalizabilă și un designer care permite, în timpul unui proiect, automatizarea procedurilor de flux de documente unice pentru un anumit client.

Nucleul personalizabil al BOSS-Referent EDMS este format din elementele incluse aprovizionare de bază sisteme, reglementări electronice standard pentru fluxul documentelor documentelor generale de gestiune: contracte, memorii, cereri, scrisori și documente organizatorice și administrative.
Adaptarea sistemului pentru a ține cont de specificul clientului constă în construirea reglementărilor standard privind fluxul de documente pentru documentele specializate din blocuri gata făcute ale sistemului - etape ale procesării documentelor (pregătire, aprobare, înregistrare etc.), blocuri de aprobare ( paralel, secvenţial, cu tranziţii în funcţie de condiţii) şi documente carduri. Proiectarea este realizată folosind produse IBM – Lotus Domino Designer și Lotus Workflow Architect.

Specialiștii clientului (dacă au calificările necesare) pot modifica reglementările de flux de documente încorporate și pot crea noi reglementări de specialitate (dacă au calificările necesare) sau – în cadrul dezvoltare personalizată– angajații companiei Aplana și partenerii săi certificați.

1.2 Descrierea EDMS Boss-Referent

Utilizarea EDMS BOSS-Referent în proces de management conduce la optimizarea circulației documentelor corporative, accelerarea luării deciziilor de către conducerea organizației și îmbunătățirea calității managementului, creșterea disciplinei executive și a eficienței personalului. Sistemul electronic de gestionare a documentelor Boss-Referent se amortizează într-o perioadă de la 6 luni până la 2 ani.

Programul BOSS-Referent ajută la organizarea fluxului de documente conform standardelor sistemului de management al calității și este un asistent de încredere în rezolvarea problemelor de management.

Utilizarea sistemului:

Vă permite să eliminați pe cât posibil hârtiile;

Ajută la optimizarea muncii cu contracte și aplicații;

Organizează management eficient proiecte;

Îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

La implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent în agențiile guvernamentale și guvernamentale, se creează o bază pentru stabilirea schimbului de informații cu utilizatori externi precum „ e-guvernare» și organizarea muncii portalurilor servicii publice. Software BOSS-Referent asigură transparența activităților și îmbunătățește calitatea serviciilor guvernamentale. Sistemul vă permite să reduceți cheltuielile bugetare pentru întreținerea organismelor guvernamentale, să creșteți productivitatea și eficiența managementului și să controlați mai bine disciplina executivă. În organizațiile private, crearea unui sistem crește eficiența deciziilor de management și productivitatea personalului prin reducerea timpului necesar procesării unui document și căutării informațiilor necesare.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume:

Crearea unui domeniu informațional unificat în organizațiile cu o structură largă de ramură;

Implementare rapida cu adaptare la cerintele organizatiei cu implicarea specialistilor clienti in rezolvarea acestor probleme;

O interfață convenabilă și accesibilă permite personalului organizației timp scurt maestru care lucrează în sistem;

Lucrul eficient al utilizatorului se realizează prin intermediul clientului Lotus și web;

Operare fiabilă a sistemului, suport și administrare în toate filialele dintr-un singur centru 24/7;

Reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit;

Oportunități largi de creștere a sistemului în ceea ce privește numărul de utilizatori, tipuri de documente, site-uri;

Nivel ridicat de securitate a informațiilor;

Experiență bogată și de succes în implementare, profesionalismul dezvoltatorilor;

Atrăgătoare și preț accesibil la calitate superioară sistem de operare.

Crearea unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o companie include achiziția cantitatea necesară licențe, lucrări la înființarea și implementarea sistemului, pregătirea personalului, organizarea suportului și întreținerea sistemului. Partenerii companiei BOSS-Referent vând licențe utilizatorilor finali. Este necesar să achiziționați licențe pentru programul BOSS-Referent și licențe pentru platforma IBM Lotus Notes/Domino în funcție de numărul de utilizatori din sistem.

Ca urmare a implementării unui sistem electronic de management al documentelor, organizația are posibilitatea de a restabili ordinea în fluxul documentelor, de a reduce timpul de procesare a documentelor și de a îmbunătăți controlul asupra execuției documentelor. Eficiența luării deciziilor de către conducerea companiei crește datorită căutării rapide a informațiilor necesare. În competiție, un aspect important este siguranța informațiilor, pe care EDMS BOSS-Referent o asigură integral. Crearea unui spațiu informațional unic îmbunătățește interacțiunea dintre organismele guvernamentale și face activitățile agențiilor guvernamentale mai transparente.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza suport de documentare Controlul BOSS-Referent poate fi reprezentat convențional ca un set de mai multe straturi.

Sistemul BOSS-Referent constă din următoarele module:

Hardware de server, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.

Figura 1 - Straturi ale sistemului de documentație de management BOSS-Referent

Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, alte și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.

Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea datelor (sincronizare), căutarea textului integral, E-mailși alte mecanisme importante.

BOSS-Referent - aplicat interconectat module software, lucrând în mediul Lotus Notes/Domino și susținând procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.

Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set subsisteme interconectate, conceput pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou.

Figura 2 - Structura managementului documentelor electronice „BOSS-Referent”

Sistemul electronic de management al documentelor „BOSS-Referent” este un exemplu excelent al modului în care specialiștii de înaltă calificare abordează sarcinile care le sunt atribuite. A fost dezvoltat de BOSS-Referent pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Creat în 1996, astăzi EDMS BOSS-Referent este unul dintre liderii în piata ruseasca Soluții de clasă ECM (Enterprise Content Management). Dintre toate stațiile de lucru EDMS instalate în 2008, 25%, adică fiecare 4, au fost implementate pe sistemul BOSS-Referent (conform analizei pieței EDMS publicată de DSS Consulting).

Cel mai mare EDMS din Rusia din Federal Federal serviciul fiscal Federația Rusă (Serviciul Fiscal Federal) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Faptele de mai sus explică destul de pe deplin de ce, atunci când căutați pe internet combinația de cuvinte „asistent șef”, aproape imediat după o descriere a profesiei de asistent sau secretar asistent și istoria originii cuvântului „șef”, împreună cu articole despre cum să interacționați cu aceiași șefi în activitate profesională, puteți găsi link-uri către acest produs.

Ecranul principal oferă utilizatorului o imagine clară a stării actuale a lucrurilor. Un angajat poate evalua cu ușurință numărul și esența sarcinilor imediate, volumul de corespondență și documente primite pentru procesare și, dacă dorește, poate trece la un anumit document, scrisoare sau instrucțiune. Noile sarcini nu vor lăsa singur angajatul până când nu sunt finalizate.

Figura 3 - Ecranul principal al programului

Unul dintre obiectivele programului este asigurarea unui loc de muncă curat și ordonat. De obicei, un utilizator lucrează cu câteva zeci de documente. Pentru a limita numărul de documente afișate, se folosesc comutatoare care funcționează împreună, care nu schimbă radical contextul, ci mai degrabă rafinează vizualizarea curentă a listei de documente.

Figura 4 - Ecranul Comenzi

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autorități federale și regionale, guvern întreprinderi unitare, societăţi comerciale, incluzând atât exploatații cu o structură mare de sucursale, cât și organizații mici.

Automatizarea managementului documentelor cu ajutorul BOSS-Referent duce la o creștere a productivității angajaților, un acces mai ușor la informații pentru luarea deciziilor de management, o disciplină îmbunătățită a performanței și, în consecință, o creștere generală a calității managementului.

Sarcini de management rezolvate de EDMS BOSS-Referent:

Organiza munca eficienta cu contracte;

Faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;

Automatizați fluxul de documente al autorităților federale sau regionale;

Asigurarea unui control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;

Creșterea eficienței procesării aplicațiilor;

Stabiliți managementul documentelor în cadrul sistemului de management al calității.

Nu este de mirare că interogările pentru „asistent șef” sunt adesea introduse motoare de căutare reprezentanţi ca organizatii comerciale, și structurile de putere.

Implementarea EDMS BOSS-Referent oferă următoarele rezultate:

Îmbunătățirea calității serviciilor publice;

Îmbunătățirea disciplinei de performanță, creșterea controlabilității;

Creșterea transparenței și deschiderii activităților;

Reducerea costurilor de susținere a activității organismelor guvernamentale;

Crearea bazei pentru o cuprinzătoare Sistem informatic precum „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii publice).

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

Automatizarea contabilității pentru prezența și mișcarea personalului

Îndrumând pe oricine eficient întreprindere de exploatare acordă o atenție considerabilă politica de personal. Contabilitatea și planificarea personalului sunt integrante parte integrantă proces unificat de management al întreprinderii...

Sisteme informatice automatizate pentru managementul personalului întreprinderii

Desigur, unul dintre cele mai comune produse autohtone de pe piața rusă sisteme automatizate Managementul resurselor umane este BOSS-Kadrovik, dezvoltat și promovat cu succes de IT...

Implementarea tehnologia Informatieiîn procesul de conducere a unei organizaţii

Funcționalitatea sistemului de management integrat cuprinzător BOSS acoperă toate procesele principale de afaceri ale organizației: - management și contabilitate - management financiar - management personal - logistică - marketing și...

Activitățile secretarului-referent în organizare modernă

Femeie și afaceri

Portretul unei femei ideale a fost înfățișat de M. Hening și A. Jardin. Aceasta este o personalitate strălucitoare, este feminină, nu crudă sau rece, activă intelectual și fizic, ia singură decizii...

Grupul de companii IT Co. și partenerii săi au implementat un număr semnificativ de proiecte de creare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor pe platforma BOSS-Referent la întreprinderi din diverse industrii, dimensiuni și forme de proprietate...

Sistem electronic de gestionare a documentelor Bos-Referent

Agenția Federală pentru Cadastru Imobiliar (Rosnedvizhimost) este organism federal putere executiva...

Management strategic organizație folosind exemplul Ernst&Young

Ernst&Young este în prezent un parteneriat global al firmelor naționale de audit. Cel mai mare dintre ele operează în SUA. Compania are 709 birouri în 140 de țări...

Esența profesiei „referent”

1.1 Conceptul științific de „secretar”, „secretar-referent” și „asistent secretar” În fiecare întreprindere, organizație, firmă, secretarul este angajat în activități de gestionare a documentelor, organizarea dosarelor documentare iv...

Esența profesiei „referent”

Printre mințile grefierilor, și a secretarilor înșiși, care compun și întocmesc documentele de serviciu, există un avantaj ascuns: cunoașterea cadrului de reglementare al afacerilor. Semn de glisare...

Folosind documentația privind sistemele de pe site-urile web oficiale ale dezvoltatorilor, este posibil să se efectueze o analiză comparativă a acestor programe după caracteristici.

Informații generale programele sunt prezentate în tabelul 1.

Tabelul 1. Informații generale despre programele „Boss-Referent” și „Directum”.

Opțiuni de comparație	Programul „Boss Assistant”.	Programul „Directum”.	Informații suplimentare
1. Sistem de operare server	Windows Server (2000, 2003),	Windows Server (2000,2003,2008)	Mai bun referent șef
2. Sistem de operare client	Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Mai bun referent șef
3. Mijloace de lucru pe dispozitive mobile			Mai bine Directum
4. Posibilitate de integrare	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Mai bine Directum
5. Versiune demo			Mai bun referent șef

Primele două opțiuni de comparare sunt „Sistem de operare server” și „Sistem de operare client”. EDMS „Directum” este compatibil cu un număr mai mic de sisteme de operare, spre deosebire de EDMS „Boss-Referent”.

Al treilea parametru „Instrumente pentru lucrul pe dispozitive mobile” confirmă avantajul Directum EDMS datorită capacității de a utiliza programul pe telefoane mobile, tablete etc., dar nu este o funcție suficient de importantă în asigurarea fluxului documentelor.

Al patrulea parametru „Posibilitatea de integrare” arată că ambele sisteme au capacitatea de a se integra cu programe terțe, cum ar fi programele MS Office și 1C, care sunt utilizate pe scară largă în întreprinderi de diferite dimensiuni, dar Directum EDMS poate fi integrat cu un mare numărul de programe.

Versiunea demo a programelor (parametrul nr. 5) este prezentă numai în EDMS „Boss-referent”.

Tabelul 2. Capacitățile tehnologice ale programelor „Boss-Referent” și „Directum”.

Opțiuni de comparație	Programul „Boss Assistant”.	Programul „Directum”.	Informații suplimentare
1. Înregistrarea documentelor
2. Crearea documentelor pe baza celor existente
3. Înregistrare din e-mail
4. Înregistrarea documentelor din MS Office
5. Înregistrare de la un scaner

7. Lucrul cu proiecte de documente
8. Lucrul cu documente în modul Off-Line.
9. Acces de la distanță

11. Delegarea de competențe (permanentă sau temporară)

La compararea capacităților tehnologice ale acestor programe, au fost selectați 11 parametri pentru comparație.

Înregistrarea documentelor, ca funcție de bază a oricărui sistem de management al documentelor, este prezentă în ambele programe.

Al doilea parametru pentru comparație - „Crearea documentelor pe baza celor existente” lipsește în ambele EDMS, ceea ce este un dezavantaj semnificativ al programelor.

Înregistrarea documentelor din e-mail este o funcție convenabilă care reduce pierderea de timp, disponibilă în ambele programe.

Al patrulea parametru „Înregistrare de la un scaner” este prezent doar parțial în ambele EDMS.

Parametrul de comparație nr. 5 „Înregistrarea documentelor din MS Office” este parțial prezent în Directum EDMS, ceea ce îi oferă aici un avantaj.

Formarea unei liste de corespondență este prezentă atât în EDMS „Boss-referent” cât și în „Directum”, ceea ce facilitează munca de compilare a unei liste de contacte și vă permite să trimiteți cu ușurință mesaje către grupuri de persoane prin diverse semne clasificări.

Lucrarea cu proiectele de documente este furnizată complet în ambele EDMS comparate.

Lucrul în modul Off-Line pare posibil doar în „Directum”. Această funcție este de o importanță deosebită și ușurință în utilizare, deoarece Furnizorul nu garantează întotdeauna accesul neîntrerupt la Internet, dar datorită acestei opțiuni, documentele vor fi întotdeauna disponibile pentru editare.

Parametrul „Acces la distanță” este din nou prezent doar în EDMS „Directum”. Această caracteristică este un mare avantaj pentru artiști, cu ajutorul acces de la distanță Folosind EDMS, utilizatorul poate primi informații actualizate în orice moment și oriunde.

Delegarea de autoritate (permanentă sau temporară) este prezentă în ambele EDMS, dar într-o măsură limitată. Această funcție are mare importanță: vă permite să atribuiți drepturi de acces la conturile directorilor și facilitează procesul de transfer de informații atunci când un angajat pleacă în vacanță sau este concediat.

Tabelul 3. Capacitățile de servicii ale programelor „Boss-referent” și „Directum”.

Pentru toți cei trei parametri de comparație, ambele programe au arătat aceleași rezultate, ceea ce indică faptul că capacitățile de serviciu ale datelor EDMS nu au diferențe fundamentale. Ambele sisteme au o căutare după atribute și alți parametri, capacitatea de a combina diferite tipuri de căutare într-o singură interogare de căutare și o funcție pentru exportarea rezultatelor căutării către aplicații terțe.

Tabelul 4. Caracteristici de securitate ale programelor „Boss-Referent” și „Directum”.

Atribuirea drepturilor de către utilizator și atribuirea drepturilor de către grupurile de utilizatori este prezentă în ambele programe.

„Emiterea licențelor temporare” este parțial disponibilă în EDMS „Boss-Referent” și este pe deplin posibilă în „Directum”.

Instrumente de monitorizare a proceselor din sistem sunt prezente în ambele programe, dar în sistemul Directum nu sunt furnizate în versiunea demo.

"Disponibilitate software controlul integrității documentelor” lipsește în ambele sisteme, ceea ce reprezintă un dezavantaj semnificativ în asigurarea fluxului securizat de documente.

Scopul sistemului BOSS-Referent

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal, organisme guvernamentale Autoritățile.

Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:

- Cresterea manevrabilitatii organizatiei. Un nou nivel de disciplină de performanță.
- Sprijinirea reglementărilor pentru interacțiunea intra-corporativă. Viteză crescută de luare a deciziilor.
- Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații. Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.

Avantajele sistemului BOSS-Referent

- Instrumente pentru crearea unui spațiu de informare și management unificat pentru organizații de orice complexitate: distribuite, multinivel, funcționale și de design.
- Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor.
- Dezvoltarea solutiei. Automatizarea rapidă a proceselor de afaceri datorită prezenței proceselor de procesare a documentelor încorporate, personalizabile și modificate ținând cont de specificul clientului.
- Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web.
- Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor. Posibilitatea construirii unui sistem de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic bazat pe BOSS-Referent.
- Ușor de învățat pentru utilizatori.
- Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.

Funcționalitatea sistemului

Sistemul BOSS-Referent asigură automatizarea proceselor:

- suport de documentare pentru luarea deciziilor, inclusiv realizarea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea si transmiterea acestuia la arhiva;
- controlul disciplinei de performanță, inclusiv procesele de formare a instrucțiunilor și monitorizarea implementării acestora;
- Lucru cu corespondența de intrare și de ieșire.

Funcțiile denumite pot fi implementate în organizații și companii care au o structură de proiect pe mai multe niveluri, distribuită geografic și funcțional.

Funcții automate

- Suport documentativ pentru luarea deciziilor:
- Automatizarea reglementărilor aprobate și gestionarea modificărilor acestora.
- Mentinerea activitatii utilizatorilor finali in conformitate cu reglementarile.
- Subșirul de reglementări în timpul utilizării lor „din mers”.
- Monitorizarea trecerii documentelor in conformitate cu reglementarile: date, vize, versiuni si editii de documente.
- Suport pentru scheme complexe de coordonare: paralelă, secvenţială, cu tranziţii în funcţie de condiţii.
- Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor.
- Prelucrarea documentelor de intrare si iesire:
- Înregistrarea corespondenței primite de tipuri variate. Conectarea documentelor „pe problemă”.
- Impunerea rezoluțiilor. Redirecționarea documentelor în cadrul unei organizații prin rute personalizabile.
- Suport pentru numere de înregistrare complexe.
- Asigurarea functionarii mai multor birouri.
- Controlul disciplinei de performanță.
- Acces rapid la documente legate de comenzi noi și create anterior.
- Formarea comenzilor, ajustarea listei executanților și a termenelor de finalizare a comenzilor.
- Monitorizarea termenelor limită și munca pentru finalizarea sarcinilor.
- Monitorizarea si statistica privind executarea comenzilor si procesarea documentelor.
- Suport pentru complex structuri organizatorice companii si organizatii.
- Mentinerea datelor despre companiile subordonate, diviziile si angajatii organizatiilor.
- Sprijin pentru mecanisme de persoane de încredere, delegare de competențe și combinații.
- Gestionarea drepturilor angajatilor de a crea, aproba, semna, inregistra documente etc.

Structură funcțională Sisteme BOSS-Referent

Caracteristici suplimentare

Generator de rapoarte „Report”sMan

Generatorul de rapoarte Report"sMan pentru Lotus Notes (dezvoltat de Aplana) asigură întocmirea de rapoarte complexe pentru utilizatorii oricăror aplicații Lotus Notes și, în special, pentru utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent.

Report"sMan poate fi conectat la orice bază de date Lotus Notes de orice design. Funcționează cu parametri arbitrari atunci când generează rapoarte și efectuează procesarea automată a macrocomenzilor. Generatorul de rapoarte vă permite să stocați exemple de rapoarte pentru reutilizarea lor ulterioară, precum și să exportați rapoarte către MS Excel, MS Word, HTML și PlainText.

Pentru potențialii parteneri și utilizatori ai programului Report"sMan, Aplana oferă posibilitatea de a lucra cu acesta în modul de testare timp de o lună.

Sisteme de scanare și recunoaștere a textului

Sistemul BOSS-Referent este integrat cu sistemele de scanare și recunoaștere a textului ABBYY FineReader (versiunea 4.0 sau SE 7.0) și CuneiForm (versiunea 10 și superioară). Prezența integrării vă permite să organizați conversia automată rapidă a documentelor de pe hârtie în vizualizare electronicăși intrare convenabilă în sistem.

BOSS-Referent oferă trei opțiuni pentru utilizarea instrumentelor de scanare în sistemele electronice de gestionare a documentelor și automatizări de birou:

- Utilizarea unui scaner de birou pentru a organiza scanarea individuală. Recomandat pentru utilizare în organizații cu un volum mic de documente primite
- Utilizarea scanerelor de rețea pentru grupuri de lucru
- Utilizarea unei linii de flux de scanare care oferă o conversie automată rapidă a documentelor în formă electronică în modul de streaming continuu. Această scanare se realizează folosind tehnologia codurilor de bare și este recomandată pentru utilizarea în organizațiile cu un volum mare de corespondență primită, cu o structură de management distribuită geografic, precum și în birourile centrale ale ministerelor și departamentelor.

Server de fax Fax suplimentar

Integrarea sistemului BOSS-Referent cu serverul de fax ExtraFax (de către Extracomm Technologies Inc.) oferă posibilitatea de a trimite și primi faxuri și e-mailuri, de a direcționa mesajele primite, de a calcula costurile de trafic folosind sistemul de facturare încorporat și, de asemenea, de a efectua multe utile funcții pentru lucrul cu faxuri.

Utilizatorii pot lucra cu serverul ExtraFax folosind un client Lotus Notes standard, orice browser web sau pot imprima documente pe fax din orice aplicație Windows folosind driverul ExtraFax Print-to-Fax.

Setările site-ului client, care se pot face prin clientul standard Notes și prin Internet, vă permit să selectați antetele de fax, precum și să trimiteți mesaje conform unui program și ținând cont de priorități. Când imprimați documente din aplicațiile Windows, agendele de adrese situate pe serverul Domino pot fi folosite pentru a selecta un destinatar.

Foarte convenabil pentru utilizatori: un singur mecanism pentru trimiterea de faxuri și e-mail, posibilitatea de a trimite documente dintr-un mediu Windows către un fax cu un singur clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, precum și notificări trimise automat despre rezultatele trimiterii de faxuri. Organizarea lucrului de grup cu faxuri este posibilă prin direcționarea mesajelor primite, configurarea antetelor de fax individuale și colective și un sistem de facturare încorporat. Programul oferă posibilitatea de a diferenția drepturile de acces la faxuri - de a lucra cu faxuri (creați, citiți, ștergeți, redirecționați etc.) și de a trimite faxuri prin linii la distanță lungă sau internaționale.

Compoziția sistemului

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza BOSS-Referent poate fi reprezentat aproximativ ca o combinație de mai multe straturi:

- hardware (servere, stații de lucru client, rețele etc.) și platformă (sistem de operare de rețea Windows/Linux/Sun și protocoale de transport), care combină tot hardware-ul într-un singur complex
- Tehnologia IBM Lotus - o platformă tehnologică care este o „superstructură” peste sistemul de operare al rețelei
- Sistemul BOSS-Referent, care este o aplicație Lotus Domino constând din baze de date în format nsf.

Caracteristici tehnologice

1. Sprijin pentru activitatea organizațiilor distribuite geografic

Arhitectura sistemului vă permite să implementați sistemul pe mai multe structuri independente de servere Lotus și, în special, să organizați lucrul pe cea mai complexă configurație a serverelor Lotus Domino R6.5X - într-o topologie „stea cu două niveluri”. Două servere radiale aparținând aceluiași server părinte și „văzându-l” pot face schimb direct de pachete de informații.

2. Suport pentru distribuție reală

O caracteristică distinctivă a sistemului este suportul său pentru fluxul de documente de management și procedurile de lucru de birou în organizațiile distribuite geografic.

- Sistemul transmite automat: a) tuturor participanților la procesul de aprobare o copie a proiectului de document care se agreează, b) persoanei responsabile cu întocmirea documentului (luarea deciziei) vize și comentarii ale participanților la aprobare, documente suplimentare.
- După finalizarea aprobării, sistemul actualizează starea documentului și informează toți participanții la procesul de aprobare despre acesta.
- Etapa de familiarizare se încheie cu trimiterea automată a documentului (și a tuturor copiilor acestuia) către bazele de date de arhivă.

În orice moment, toți angajații care lucrează la proiectul de document au copii actualizate ale acestuia, au informații despre starea documentului și pot vizualiza și informații legate de problemă - comentarii, instrucțiuni etc., generate. în timpul aprobării.

3. Eficiența și fiabilitatea transmiterii datelor

La transmiterea datelor într-o structură distribuită, sunt folosite mecanisme fundamental noi de interacțiune a configurațiilor de sistem instalate pe diferite teritorii (servere). În BOSS-Referent v.3, mecanismul de replicare este folosit doar pentru a sincroniza datele de referință și dicționar. Pentru a transfera date funcționale, formând adesea mănunchiuri de documente (vorbim despre un set de fișiere, instrucțiuni, vize de aprobare, familiarizare etc., legate de un anumit card de document), un mecanism de transfer direct de date printr-o conexiune priză folosind un Se folosește pachetul XML.

Acest mecanism, care stă la baza proceselor de aprobare și familiarizare a documentelor într-un mediu distribuit, asigură: 1) livrarea garantată și economică (numai către serverele necesare) a pachetelor de documente către toți participanții la lucrul asupra documentului, 2) reducerea a încărcăturii pe canalele de transmisie a datelor și 3) simplificare semnificativă a administrării sistemului: nu este nevoie să efectuați setări complexe ale drepturilor de acces la server și ale parametrilor de replicare.

4. Sprijin pentru structuri organizatorice complexe

Sistemul suportă mecanisme bine gândite de combinare a posturilor, delegare de autoritate și înlocuire. Mecanismul de combinare a posturilor este cheie pentru utilizarea EDMS în organizațiile în care, pe lângă departamentele funcționale, există entități de proiect. Pentru fiecare angajat este specificată o listă a rolurilor de procesare a documentelor (aprobator, aprobare etc.), în timp ce utilizatorul poate avea roluri diferiteîn unitatea funcţională în care lucrează şi proiectele în care este implicat. Prin prelucrarea unui anumit document, utilizatorul primește și prelucrează documente în conformitate cu rolul său în departamentul care este specificat în document.

5. Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor

Cardurile de documente și fișierele atașate sunt stocate în baze de date diferite. Acest lucru a făcut posibilă implementarea unui mecanism de lucru cu versiuni și revizuiri ale documentelor, care este utilizat pe scară largă în etapele de coordonare, semnare și aprobare a documentelor.

6. Flexibilitatea sistemului

Instrumentele sistemului, inclusiv mecanismul fluxului de lucru, vă permit să modificați rapid schemele de procesare a documentelor existente, precum și să implementați rapid fluxul de documente pentru noile procese de afaceri legate de procesarea documentelor. Folosind blocurile de bază ale sistemului, puteți implementa rapid, de exemplu, procesarea documentelor necesare pentru a lua o decizie cu privire la fezabilitatea realizării promotii, alocarea creditelor (de la bănci), etc.

7. Toleranță la erori

BOSS-Referent acceptă lucrul într-un cluster de software Domino, format din două servere - principalul și cel de rezervă. Dacă serverul principal pe care lucrează utilizatorii eșuează, aceștia sunt comutați automat la serverul de rezervă (când bazele de date sunt deschise din nou). Când serverul principal este restaurat, administratorul schimbă utilizatorii înapoi.

8. Performanță

Performanța ridicată a sistemului într-o situație de creștere dinamică a volumelor de date este asigurată de un mecanism de arhivare care transferă un document într-o arhivă de pe serverul unde a fost creat, în timp ce concomitent salvează automat o copie de arhivă pe alte servere. Performanța ridicată se realizează și datorită stocării separate a cardurilor de documente „ușoare” și a fișierelor atașate acestora, precum și accesului la acestea din urmă folosind software.

9. Acces web

Pentru organizațiile care nu folosesc Lotus ca standard corporativ, oferim o modalitate alternativă de acces funcţionalitate sisteme - folosind browser-ul Internet Explorer versiunea 5 și o versiune ulterioară. Astfel de organizații vor trebui doar să achiziționeze licențe CAL Lotus Notes pentru instalare pe stațiile de lucru ale administratorilor de sistem.

10. Ușurință în administrare

Platforma Lotus Domino/Notes vă permite să rafinați simultan sistemul și să-l replicați filialelor organizației. Există mecanisme care vă permit să actualizați sistemul în toate birourile unei organizații distribuite geografic peste noapte. Pentru a facilita munca de menținere a listelor de angajați, sistemul a fost integrat cu directoarele LDAP.

Descrierea EDMS Boss-Referent

Utilizarea EDMS BOSS-Referent în procesul de management conduce la optimizarea circulației documentelor corporative, accelerarea procesului decizional de către conducerea organizației și îmbunătățirea calității managementului, creșterea disciplinei executive și a eficienței personalului. Sistemul electronic de gestionare a documentelor Boss-Referent se amortizează într-o perioadă de la 6 luni până la 2 ani.

Utilizarea sistemului:

Vă permite să eliminați pe cât posibil hârtiile;

Ajută la optimizarea muncii cu contracte și aplicații;

Organizează managementul eficient al proiectelor;

Îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

La implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent în guvern și agenții guvernamentale, se creează o bază pentru stabilirea schimbului de informații cu utilizatorii externi precum „guvernarea electronică” și organizarea activității portalurilor de servicii guvernamentale. Produsul software BOSS-Referent asigură transparența activităților și îmbunătățește calitatea serviciilor guvernamentale. Sistemul vă permite să reduceți cheltuielile bugetare pentru întreținerea organismelor guvernamentale, să creșteți productivitatea și eficiența managementului și să controlați mai bine disciplina executivă. În organizațiile private, crearea unui sistem crește eficiența deciziilor de management și productivitatea personalului prin reducerea timpului necesar procesării unui document și căutării informațiilor necesare.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume:

Crearea unui domeniu informațional unificat în organizațiile cu o structură largă de ramură;

Implementare rapida cu adaptare la cerintele organizatiei cu implicarea specialistilor clienti in rezolvarea acestor probleme;

O interfață convenabilă și accesibilă permite personalului organizației să stăpânească lucrul în sistem într-un timp scurt, fără stres;

Lucrul eficient al utilizatorului se realizează prin intermediul clientului Lotus și web;

Operare fiabilă a sistemului, suport și administrare în toate filialele dintr-un singur centru 24/7;

Reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit;

Oportunități largi de creștere a sistemului în ceea ce privește numărul de utilizatori, tipuri de documente, site-uri;

Nivel ridicat de securitate a informațiilor;

Experiență bogată și de succes în implementare, profesionalismul dezvoltatorilor;

Preț atractiv și accesibil cu performanță de sistem de înaltă calitate.

Crearea unui sistem electronic de management al documentelor într-o companie include achiziționarea numărului necesar de licențe, configurarea și implementarea sistemului, instruirea personalului, organizarea suportului și întreținerea sistemului. Partenerii companiei BOSS-Referent vând licențe utilizatorilor finali. Este necesar să achiziționați licențe pentru programul BOSS-Referent și licențe pentru platforma IBM Lotus Notes/Domino în funcție de numărul de utilizatori din sistem.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza sistemului de documentație de management BOSS-Referent poate fi reprezentat convențional ca un set de mai multe straturi.

Sistemul BOSS-Referent constă din următoarele module:

Hardware de server, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.

Figura 1 - Straturi ale sistemului de documentație de management BOSS-Referent

Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, alte și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.

BOSS-Referent - module software interconectate cu aplicații care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.

Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set de subsisteme interconectate concepute pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou.

Figura 2 - Structura managementului documentelor electronice „BOSS-Referent”

Sistemul electronic de management al documentelor „BOSS-Referent” este un exemplu excelent al modului în care specialiștii de înaltă calificare abordează sarcinile care le sunt atribuite. A fost dezvoltat de BOSS-Referent pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Creat în 1996, astăzi EDMS BOSS-Referent este unul dintre liderii de pe piața rusă a soluțiilor de clasă ECM (Enterprise Content Management). Dintre toate stațiile de lucru EDMS instalate în 2008, 25%, adică fiecare 4, au fost implementate pe sistemul BOSS-Referent (conform analizei pieței EDMS publicată de DSS Consulting).

Cel mai mare EDMS din Rusia este construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Faptele de mai sus explică pe deplin de ce, atunci când căutați pe internet combinația de cuvinte „asistent șef”, aproape imediat după o descriere a profesiei de asistent sau asistent de secretar și istoria originii cuvântului „șef” , alături de articole despre cum să interacționați cu acești aceiași șefi în activități profesionale, puteți găsi link-uri către acest produs.

Figura 3 - Ecranul principal al programului

Figura 4 - Ecranul Comenzi

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autorități federale și regionale, întreprinderi unitare de stat, companii comerciale, inclusiv atât holdinguri cu o structură mare de sucursale, cât și organizații mici.

Sarcini de management rezolvate de EDMS BOSS-Referent:

Organizează munca eficientă cu contracte;

Faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;

Automatizați fluxul de documente al autorităților federale sau regionale;

Asigurarea unui control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;

Creșterea eficienței procesării aplicațiilor;

Stabiliți managementul documentelor în cadrul sistemului de management al calității.

Nu este surprinzător faptul că interogările „asistent șef” sunt adesea introduse în motoarele de căutare de către reprezentanții atât ai organizațiilor comerciale, cât și ai structurilor guvernamentale.

Implementarea EDMS BOSS-Referent oferă următoarele rezultate:

Îmbunătățirea calității serviciilor publice;

Îmbunătățirea disciplinei de performanță, creșterea controlabilității;

Creșterea transparenței și deschiderii activităților;

Reducerea costurilor de susținere a activității organismelor guvernamentale;

Crearea unei baze pentru un sistem informatic cuprinzător, cum ar fi „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii guvernamentale).

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent

Beneficii pentru companiile comerciale:

Controlabilitate crescută;

Răspuns prompt la schimbări;

Cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Avantajele EDMS BOSS-Referent sunt determinate de capacitățile largi ale platformei IBM Lotus, arhitectura de înaltă tehnologie și experiența bogată de implementare. Pot fi evidențiate următoarele avantaje ale soluției față de concurenți:

Avantaje:

Implementarea rapidă și automatizarea rapidă a proceselor de procesare a documentelor;

Ușor pentru utilizatori să învețe elementele de bază ale lucrului cu sistemul datorită faptului că interfața este convenabilă și intuitivă;

Capacitatea utilizatorilor de a lucra pe deplin cu sistemul atât prin clientul Lotus, cât și prin web;

Posibilitati largi de adaptare a sistemului la nevoile organizatiei, inclusiv de catre specialistii clientului;

Capacitatea de a construi un spațiu informațional cu adevărat unificat în organizații cu o structură distribuită geografic;

Reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit prin implementarea principiului „documentul este livrat doar acolo unde este necesar pentru lucru”;

Asigurarea fiabilității sistemului și toleranței la erori 24 de ore, 7 zile pe săptămână;

Ușurința întreținerii sistemului și capacitatea de a administra EDMS în toate ramurile dintr-un singur punct;

Asigurarea unui grad ridicat de securitate a datelor;

Unul dintre cele mai bune oferte pe piata din punct de vedere al raportului pret/calitate;

Eficacitatea și beneficiile sistemului sunt confirmate de experiența multor implementări de succes.

Dezavantajele includ lipsa de lucru offline și o interfață ușor depășită. Există o părtinire față de platformă din partea utilizatorilor. Gestionarea extrem de incomodă a drepturilor de acces la documente în condiții de fluctuație normală a personalului, lipsa drepturilor de acces de grup. Probleme cu lansarea de noi versiuni de software, suport de garanție slab.

Popular în categoria: