Evidența personalului. Efectuarea înregistrărilor de personal în SRL

Construirea de la zero a unui sistem de gestionare a evidenței personalului trebuie realizată în strictă conformitate cu legislația muncii. Citiți despre unde să începeți ca manager de resurse umane și despre cum să restaurați înregistrările de resurse umane

Citiți articolul nostru:

De ce sunt necesare înregistrările HR?

De unde să începeți construirea unui sistem fluxul documentelor de personal - problema curenta pentru firmele nou create. În ciuda faptului că organizațiile nu au de ales dacă să țină sau nu înregistrări, acesta rămâne un instrument foarte convenabil pentru monitorizarea personalului în toate etapele activității lor. Legislația doar unifică forma de funcționare a acesteia și determină standardele care trebuie respectate nu numai de angajat, ci și de angajator.

Evidențele de personal, în primul rând, ajută la înțelegerea cine lucrează în companie, la determinarea numărului de personal și a cheltuielilor companiei cu salariile.

În plus, sistemul vă permite să documentați toate mișcările din echipă, fie că este:

• recepţie;
• concediere;
• vacante;
• mișcări de personal etc.

Contabilitatea vechimii în muncă ajută angajatorul să determine numărul de zile de concediu la care are dreptul fiecare angajat. Menținerea unei foi de pontaj vă permite să controlați în mod clar prezența personalului la locul de muncă și să calculați cu exactitate salariile.

Administrarea resurselor umane de la zero pas cu pas

Efectuarea înregistrărilor HR de la zero în practică ridică multe întrebări nu numai în rândul noilor veniți în HR, ci și în rândul specialiștilor cu experiență. În primul rând, ordinul de eliberare a documentelor ridică îndoieli.

Citeste si:

Când firma a fost deja înregistrată și au fost primite toate documentele justificative, este timpul să începem pregătirea documentației de personal. Primul lucru de făcut este să stabiliți personalul viitor al persoanei juridice și să determinați nevoia de personal pentru prima dată și pentru viitor. Pentru a face acest lucru, compania trebuie să publice.

Dacă o organizație intenționează să utilizeze forme neuniforme de documente de personal, acestea trebuie mai întâi să fie aprobate prin ordinul corespunzător al managerului. Ideal ar fi publicarea Regulamentului „On politica de personalîntreprinderi" sau " ". Astfel de documente prescriu toate regulile pentru menținerea înregistrărilor la o întreprindere nou creată în conformitate cu normele legale în vigoare.

Subiectul problemei

Citiți, de asemenea, despre cum să plătiți în siguranță pentru munca în sărbători și zile libere, cum să vă comportați în timpul unei inspecții GIT și ce condiții trebuie eliminate urgent din contractele de muncă ale angajaților dvs.

Evidențele de personal pentru SRL

Gestionarea înregistrărilor de resurse umane pentru SRL nu a suferit modificări semnificative în 2018. Este important de reținut că înregistrările HR nu diferă mult în funcție de forma juridicaîntreprinderilor. Regulile sunt aceleași în majoritatea cazurilor.

Cu toate acestea, cea mai mare parte a companiilor sunt SRL-uri. Activitățile SRL-urilor oferă o mai mare libertate de acțiune decât pentru municipal sau instituţiile bugetare. Organizațiile guvernamentale sunt mai formalizate și majoritatea deciziilor vin de la ministere (de exemplu, personal pentru administrațiile raionale).

În timp ce LLC-urile au o mai mare libertate de acțiune și sunt mai puțin limitate în alegerea unui scenariu de comportament.

documente HR

La baza înregistrărilor de personal într-o organizație se află documentele de evidență a personalului. Toate documentele pot fi împărțite în 3 categorii:

• documente primare pe evidența personalului;
• documente primare pentru înregistrarea timpului lucrat și a salariilor;
• jurnale pentru înregistrarea deplasării documentaţiei de personal.

Citeste si:

Atât primul cât și al doilea grup au propriile formulare aprobate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/2004 N 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”). Recent, acestea nu sunt obligatorii pentru utilizarea persoanelor juridice. Dacă este necesar, compania le poate folosi pentru a dezvolta și a aproba propriile formulare care respectă cerințele legale. Cei pentru care documentele unificate sunt convenabile le pot folosi în continuare.

Astăzi, problema păstrării documentației de personal este o problemă destul de acută. Există o legislație specială pe teritoriul Federației Ruse, în conformitate cu care va fi necesară menținerea unor astfel de înregistrări.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

În plus, încălcarea acestui lucru poate duce la probleme destul de semnificative.

Există unele caracteristici ale menținerii unor astfel de înregistrări în funcție de o serie de factori diferiți. Una dintre cele fundamentale este justă statut juridic organizatie specifica.

De exemplu, menținerea evidenței personalului într-o companie cu răspundere limitată trebuie efectuată în conformitate cu o serie de documente de reglementare.

De aceea solutia optima ar fi angajarea unui specialist care are ceva experienta in mentinerea unor astfel de evidenta. Acest lucru va face posibilă evitarea amenzilor din partea inspectoratului de muncă.

Repere

În orice tip de întreprindere, indiferent de numărul de angajați, este strict necesară păstrarea evidenței personalului. Există o serie de responsabilități ale angajatorului pentru menținerea acestora.

Separat, trebuie remarcat faptul că o astfel de contabilitate are o serie de caracteristici în funcție de tipul de organizație în sine. și trebuie efectuată cu reflectare în astfel de contabilitate.

Programul de lucru presupune menținerea dosarele de lucruîn conformitate cu anumite subtilități și caracteristici ale procedurii.

Există multe ordine diferite care trebuie executate corect atunci când se efectuează anumite tranzacții în cadrul unei organizații.

Din nou, cel mai bine ar fi să vă ocupați de acestea în avans. Numai așa pot fi evitate multe dificultăți și dificultăți.

Ce este

Evidența personalului înseamnă documentarea diferitelor proceduri legate de primirea și munca salariaților angajați oficial.

Mai mult, astfel de evidențe trebuie păstrate nu numai la întreprindere, ci și la întreprinzătorul individual.

Astăzi, următoarele puncte ar trebui reflectate în mod corespunzător în evidențele de personal:

• documentatia receptiei;
• circulația angajaților între posturile din cadrul organizației;
• concediere;
• alte.

Astfel de evidențe trebuie păstrate pe baza documentației primare a personalului, precum și a standardelor speciale de muncă.

Pentru a păstra înregistrări fără erori, veți avea nevoie de un set destul de extins de cunoștințe. În primul rând, aceasta se referă la cunoștințe dreptul muncii, precum și formate ale diferitelor documente de personal și multe altele.

În lipsa unei astfel de experiențe, va fi necesar obligatoriu angajați un specialist calificat.

Deoarece incapacitatea de a menține documentația personalului poate duce la impunerea de amenzi mari. Acest lucru este mai ales adevărat.

Acestea trebuie să reflecte în mod necesar diverse aspecte legate direct de concediere. A fost stabilit un anumit algoritm pentru compilarea unor astfel de cărți și menținerea lor.

În ce scop se realizează?

Evidențele personalului ca atare sunt păstrate în diverse scopuri. În acest fel, va fi posibilă rezolvarea unei liste destul de extinse de diverse probleme.

Principalele probleme care pot fi rezolvate cu ajutorul unor calificați munca de personal, sunt următoarele:

Pe lângă sarcinile principale pe care le rezolvă serviciul de personal, există și o serie de domenii suplimentare diferite în care se vor desfășura și lucrări.

Aceste zone de astăzi includ următoarele:

În același timp sarcinile Departamentul HR poate varia destul de semnificativ în funcție de multe nuanțe diferite și de specificul întreprinderii în sine.

Pe lângă sarcina sa principală privind menținerea evidenței personalului, această unitate poate îndeplini și alte instrucțiuni din partea conducerii.

În fiecare caz, totul este pur individual. Dar este important de reținut că lista de drepturi și responsabilități trebuie să includă sarcinile atribuite de conducere.

Există o serie de restricții care sunt impuse pentru desfășurarea acestui tip de activitate. Cu siguranță va trebui să vă familiarizați cu toate în prealabil. Acest lucru va preveni multe situații problematice în viitor.

Acest document include o listă extinsă de articole în care trebuie ținută contabilitatea.

Este important de menționat că acest proces implică nu numai respectarea normelor Codului Muncii al Federației Ruse, ci și o serie de alte documente de reglementare. De exemplu, procesul de înregistrare a unui carnet de muncă este reglementat de un NAP separat.

În majoritatea întreprinderilor, sarcina principală pe care trebuie să o rezolve angajații HR este tocmai.

De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care un angajat este angajat sau concediat de la un loc de muncă.

Principalul PNA, în cadrul căruia trebuie completate evidențele de muncă, este Acesta include toate aspectele de evidență.

Separat, trebuie menționat că legislația muncii presupune formarea unui număr de documente destul de specifice.

În primul rând, acest lucru se aplică, precum și multe alte lucrări.

Separat, trebuie remarcat faptul că, pe lângă faptul că sunt completate corect, astfel de documente trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Acest proces are multe caracteristici diferite.

Mai mult, cunoașterea legislației muncii este necesară nu numai pentru angajatul personalului însuși, ci și pentru un angajat obișnuit care aplică pentru un loc de muncă.

Deoarece în acest fel va fi posibil să monitorizați în mod independent respectarea drepturilor dumneavoastră.

Dacă un cetățean consideră că drepturile sale sunt încălcate în vreun fel, atunci trebuie sau inspecția muncii. Legile muncii sunt extinse și merită să obțineți consultanță juridică dacă este necesar.

Cum să păstrați evidența personalului într-un SRL de la zero

Procesul de menținere independentă a evidențelor personalului într-o societate cu răspundere limitată este asociat cu unele particularități.

Sunt destui număr mare diverse subtilități, puncte specifice importante.

Mai mult, dacă din anumite motive nu există experiență în menținerea unor astfel de înregistrări, atunci este mai bine să apelați la specialiști. Deoarece, de exemplu, greșelile la completarea cărților de muncă nu sunt permise.

În consecință, completarea altor documente legate de probleme de personal este asociată și cu anumite specificități.

Situația este similară cu . Astfel de documente trebuie întocmite în cadrul Codului Muncii al Federației Ruse.

Dacă dintr-un motiv oarecare nu există nicio oportunitate de a angaja un lucrător de personal calificat, atunci va trebui să luați în considerare mai întâi următoarele întrebări:

• de unde să începi;
• instrucțiuni pas cu pas;
• documente;
• ce jurnale sunt folosite în munca de birou;
• nuanțe pentru antreprenorii individuali.

De unde să încep

Evidențele personalului pot fi păstrate în diferite moduri. În prezent, există multe puncte diferite legate direct de această procedură.

Există mai multe opțiuni pentru acest tip:

• Creare serviciul de personal, angajarea unui specialist calificat;
• transferă gestiunea evidențelor de personal către un secretar sau contabil;
• cooperare cu .

Păstrarea evidențelor personalului este adesea dificilă. Dacă intenționați să mențineți evidența personalului, cu siguranță ar trebui să începeți cu planificarea.

Astfel, va fi necesar să se determine o serie de puncte importante pentru organizație:

• câți angajați și ce calificări ar trebui angajați;
• sunt stabilite anumite cerințe pentru diferite categorii de salariați;
• cum să atragi noi angajați;
• ce costuri vor fi necesare?

După ce toate punctele de mai sus au fost determinate, va fi necesar să începeți să vă familiarizați cu procedura contabilă, precum și cu lista documentelor necesare în acest caz.

Acesta din urmă va trebui să primească o atenție specială. Deoarece prezența erorilor poate provoca multe momente dificile.

Instrucțiuni pas cu pas

Va trebui să începeți prin a organiza fluxul de documente în consecință. Aceasta se referă în primul rând la următoarele:

local reglementări:

1. Reguli de menținere a regulamentelor interne la întreprindere.
2. Dispoziții de bază privind munca.
3. pentru fiecare categorie de salariati.
4. Reglementări privind protecția muncii.
5. Alte.

• se intocmeste un tabel de personal pentru fiecare angajat separat;
• se întocmește personalul;
• se intocmesc formulare tip pentru concluziile cu angajatii;
• cardurile personale de angajat se eliberează în formularul nr. T2;
• comenzi standard.

De fapt, evidențele de personal din orice întreprindere se bazează pe lista de documente de mai sus. Și nu numai în SRL-uri, ci și în alte tipuri.

Acest lucru este valabil și pentru antreprenorii individuali. Cerințele pentru așa ceva nu sunt atât de serioase, dar sunt și stabilite.

Dacă este posibil, ar trebui să evitați să faceți greșelile tipice în acest caz. Deoarece acest lucru poate duce la probleme și întrebări semnificative din partea inspectoratului de muncă.

Hârtii

Toate documentele care trebuie întocmite pentru evidența personalului pot fi împărțite în două tipuri în funcție de tipul de înregistrare:

De asemenea, este important de menționat că al doilea tip de document poate avea cerințe de conținut.

Video: cum să înregistrezi un angajat

Din nou, este imperativ să se efectueze o revizuire prealabilă a documentelor legislative care guvernează acest moment. Acest lucru va preveni încălcările și va evita alte probleme.

Ce jurnale sunt folosite în munca de birou?

Jurnalele speciale trebuie folosite în munca de birou.

O listă standard a acestora ar include următoarele:

• contabilizarea documentelor de intrare și de ieșire;
• informatii transmise;
• corespondența de intrare și de ieșire;
• alte.

Lista completă a revistelor utilizate poate diferi în funcție de domeniul de activitate al întreprinderii, precum și de o serie de alți factori.

Va trebui să vă familiarizați cu toate în prealabil. Acest lucru vă va permite să evitați multe dificultăți și dificultăți.

Nuanțe pentru antreprenorii individuali

Personalul oricărei întreprinderi este principala sa valoare și resursa cheie. Prin urmare, organizarea unui proces competent de contabilitate a personalului este o componentă importantă a muncii, care necesită competență și cunoaștere aprofundată a legislației actuale a Federației Ruse.

Angajații departamentului de resurse umane selectați corespunzător vor garanta că erorile sunt reduse la zero și că drepturile întregii echipe sunt protejate. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre particularitățile menținerii evidenței personalului și despre principalele greșeli comise de angajatori.

Conceptul de evidență a personalului

Contabilitatea personalului este un complex de procese și măsuri legate de reglementare relaţiile de muncă intre angajator si angajat. Acest mecanism este prezent în mod necesar în orice companie, indiferent de mărimea personalului și forma juridică a acesteia.

În general, evidențele de personal includ următoarele activități:

• formarea dosarelor personale ale angajatilor;
• calculul și alte plăți;
• compilarea și înregistrarea orelor de lucru;
• înregistrarea concediilor medicale, cererilor și adeverințelor la locul solicitării;
• transmiterea de rapoarte periodice la organele fiscale;
• redactarea și monitorizarea conformității;
• pregătirea comenzilor de personal;
• mentinerea documentatiei relevante;
• lucrul și evaluarea angajaților;
• respectarea regulilor de nedistribuire a datelor cu caracter personal ale angajaților companiei.

Conform Codul MunciiÎn Federația Rusă, fiecare organizație trebuie să aibă următoarea documentație:

• Program de angajare.
• Cartele personale ale angajaților.
• Prizonieri și acorduri suplimentare la ei.
• Program de vacanță.
• Reglementări privind procedura de protecție și prelucrare a informațiilor personale (personale) ale angajaților.
• Ordinele și declarațiile angajaților (despre, furnizare etc.).
• Reglementari de munca (in cadrul organizatiei).
• Registrele de muncă ale tuturor angajaților.

Organizarea evidenței personalului

Cele mai obișnuite modalități de a menține evidența personalului într-o organizație sunt:

Crearea unui departament de resurse umane sau angajarea unui specialist în resurse umane (manager de resurse umane)

Principalul avantaj al acestei metode de gestionare a evidențelor de personal este capacitatea de a se organiza în conformitate cu principiile și cerințele sale, astfel încât angajatul să fie direct în companie.

Atribuirea responsabilităților pentru menținerea evidenței personalului unui secretar sau contabil

În vremuri de criză și nevoia de a economisi bani, apare adesea o situație când un angajat combină sarcinile de secretar, contabil, specialist HRși chiar un avocat. Un astfel de angajat, de regulă, este specializat într-un domeniu și, în consecință, nu este complet competent în altele.

Și acest lucru este plin de posibile greșeli și răspundere a conducerii companiei, ceea ce duce la costuri inutile - timp și materiale.

Transferul funcțiilor HR către o companie de outsourcing

Munca organizatorica, managementul personalului, instruirea și selecția sunt gestionate de o companie terță de externalizare, care este specialistă în domeniul său. Există multe personal profesionist si organizatii cu care este incheiat acord pentru furnizarea de servicii relevante de contabilitate a personalului.

Fiecare dintre opțiunile de mai sus are avantajele și dezavantajele sale. Modul exact în care vor fi ținute evidența personalului și cine se va ocupa direct de acestea este decis de conducerea organizației, ținând cont de numărul de personal, cifra de afaceri a acestuia și politica internă.

Caracteristici ale managementului

Uneori, angajații trebuie să obțină o copie a foii de pontaj. În conformitate cu Codul Muncii, angajatorul este obligat să elibereze un astfel de document Dar în conformitate cu legile privind protecția datelor cu caracter personal, o copie completă poate fi eliberată numai cu acordul tuturor angajaților înregistrați acolo. Prin urmare, se emite un extras din buletinul de calificare, care oferă doar informații despre solicitant

Principalele greșeli pe care le fac angajatorii și angajații HR

În procesul de menținere a evidenței personalului pot fi comise erori care vor duce la autoritățile de control. Greșeli tipice dosarele de personal sunt:

Greșeli atunci când lucrați cu fișiere personale

Dosarul personal al fiecărui angajat se formează din momentul angajării acestuia și până la concedierea acestuia. Cele mai frecvente greșeli în gestionarea afacerilor personale sunt:

• nu există documente necesare în dosarul personal;
• ordinea documentelor este perturbată;
• nu există dosare personale (nedocumentate);
• reconcilierea nu se realizează în timp util;
• completată în locul unei fișe de evidență a personalului;
• cazul include documente care nu ar trebui să facă parte din el;
• Angajații HR nu respectă procedura de transferare a dosarelor personale către terți și organizații.

Formarea corectă a dosarelor de personal permite o mai bună securitate a documentelor și accesul prompt la acestea.

Erori la intocmirea contractului de munca

Greșelile făcute de angajator în timpul procesului duc adesea la consecințe grave în procesul de rezoluție. litigii de munca. Greșelile tipice în acest caz sunt:

• contract de munca constă dintr-un exemplar;
• contractul de munca nu este inregistrat, nu exista data de inregistrare;
• nu există semnături pe contractele de muncă;
• neînregistrat informatii obligatoriiși/sau condiții;
• nu există contracte de muncă scrise cu angajații;
  un exemplar al contractului de muncă nu a fost primit personal de către angajat, sau
• nu există marca de primire;
• termenii contractului nu sunt definiți;
• condițiile de angajare cu, dacă sunt disponibile, nu sunt specificate;
• nu este specificată o valoare specifică salariile salariat, nu sunt stabilite condițiile de plată și locul de primire a salariului, programul de lucru și durata concediului.

Erori în menținerea evidenței muncii

Aici, cea mai mare parte a erorilor este legată de procedura de completare a carnetului de muncă. Cele mai frecvente greșeli:

• nu s-a eliberat o chitanță la primirea unui carnet de muncă de la un angajat al companiei;
• ordinul nu numește o persoană responsabil pentru mentinerea, inregistrarea, emiterea si stocarea carnetelor de munca;
• secțiunea de informare a angajaților nu se completează atunci când salariatul primește un nivel superior de studii;
• numerotarea secvențială a înregistrărilor este incorectă;
• nu sunt cuprinse toate înregistrările de lucru (inclusiv traducerile);
• refuzul eliberării dosarelor de muncă studenților care combină munca și studiile;
• la emiterea unui duplicat nu se face marcajul „duplicat”;
• s-au efectuat corecții incorecte în secțiunea de informații despre post;
• cartea în care se consemnează mișcarea cărților de muncă și la acestea nu este ținută corespunzător sau nu există carte;
• secțiunea de informații despre angajați nu a fost completată la completarea insertului;
• semnătura angajatului lipsește în secțiunea de informații despre angajat;
• secțiunea de informații despre post nu conține numele complet al angajatorului;
• salariatului concediat i se trimite un carnet de muncă prin poștă fără o declarație scrisă din partea salariatului despre o astfel de solicitare.

O carte de muncă este documentul principal al oricărui angajat, reflectând experiența sa de muncă pe tot parcursul întregului activitati profesionale. Prin urmare, este necesar să se minimizeze apariția unor posibile erori și încălcări în timpul înregistrării și întreținerii a acestui document.

Fiecare dintre greșeli poate avea un impact extrem de negativ asupra managementului organizației și poate duce la consecințe grave. Prin urmare, se recomandă încredințarea funcțiilor de contabilitate a personalului unor specialiști competenți și competenți, care sunt bine versați legislatia actualași cerințele organismelor de inspecție sau aveți încredere în companiile profesionale de externalizare.

Fiecare angajat se așteaptă ca angajatorul să-și respecte drepturile, să-și plătească salariul la timp și să merite un concediu binemeritat. Managerul, la rândul său, se așteaptă ca angajatul să-și îndeplinească cu strictețe atribuțiile. În plus, orice proprietar de afaceri trebuie să fie protejat din punct de vedere legal. Toate aceste puncte sunt reglementate de evidența personalului. Efectuarea înregistrărilor de resurse umane într-un SRL vă va ajuta să vă rezolvați toate relațiile cu angajații dvs.

Efectuarea înregistrărilor de personal într-o SRL este o modalitate de a gestiona personalul și de a lucra cu fluxul de documente al organizației legate de personal. Aceasta poate include mișcarea personalului, decontări cu angajații și programul de lucru.

Metode de păstrare a evidenței personalului

Spre deosebire de antreprenorii individuali, producția de personal într-un SRL este o componentă obligatorie, chiar dacă un singur participant este înregistrat în SRL, care îndeplinește funcțiile de contabil și director general. Acest lucru se explică prin faptul că fondatorul și SRL sunt două entități diferite. În consecință, SRL-ul joacă rolul unui angajator, iar fondatorul joacă rolul unui angajat.

Efectuarea înregistrărilor de personal într-o SRL este o modalitate de a gestiona personalul și de a lucra cu fluxul de documente al organizației legate de personal.

Evidența personalului poate fi păstrată în 3 moduri principale:

1. Asumați-vă rolul de ofițer de resurse umane.

Dacă nu vă este frică să „începeți” procesul, aveți timp și organizația dumneavoastră nu este atât de mare.

2. Angajați un ofițer de personal.

Un specialist modern în resurse umane trebuie să gândească creativ, să fie priceput din punct de vedere juridic și pedant.

3. Aveți încredere într-o companie de outsourcing specializată în gestionarea evidențelor personalului.

Există mai multe programe concepute pentru evidența personalului. Acesta este un sistem de control automat ( sistem automatizat managementul personalului), sistem ERP(planificarea resurselor întreprinderii), menținerea înregistrărilor de personal în cloud (SaaS). Dacă vorbim despre software, atunci acesta este 1C.

Menținerea independentă a evidențelor personalului

Instrucțiuni pas cu pas pentru menținerea fluxului de documente de personal:

1. Este necesar să se stabilească bazele de reglementare și informații care vor fi necesare pentru desfășurarea activității de personal.

Majoritatea documentelor necesare pentru efectuarea înregistrărilor de personal sunt standardizate prin decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia” din 5 ianuarie 2004. Documentația care nu are canoane standardizate este întocmită în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

• Legislația muncii a Federației Ruse (actualizată la fiecare șase luni).
• Instrucțiuni pentru păstrarea evidenței muncii (aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse nr. 69 din 10 octombrie 2003).
• Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la menținerea evidenței muncii” (din 16 aprilie 2003).

Documente necesare pentru înscrierea unui angajat în personal:

• Pașaport (înregistrare și înregistrare).
• SNILS (certificat de asigurare de pensie).
• ID militar.
• TIN (număr fiscal individual).
• Politica medicala.
• Diploma de specialist.

Importanța documentației de personal constă în faptul că vă permite să consolidați fapte semnificative din punct de vedere juridic și reglementează în mod clar drepturile și responsabilitățile angajatului și managerului.

În funcție de caracteristicile organizației, pachetul de documente pentru menținerea evidenței personalului poate fi extins. Conducătorul decide probleme de personal, poate adopta în mod independent reglementări locale în limitele competențelor sale, dacă acestea nu contravin legii.

În funcție de caracteristicile organizației, pachetul de documente pentru menținerea evidenței personalului poate fi extins.

2. Ar trebui întocmit documentația statutară a organizației.

Carta trebuie să precizeze clar condițiile de angajare a unui director, condițiile muncii directorului, cuantumul salariului acestuia, precum și procedura de aprobare a programului de lucru.

3. Trebuie să înregistrați un manager.

Înregistrarea managerului este primul ordin de personal creat în organizație. Indică data de la care managerul începe să-și îndeplinească atribuțiile.

4. Este necesar să se întocmească o listă cu documentația personalului implicată în producția de personal a organizației.

Acestea includ:

• Reglementările interne de muncă ale organizației.
• Structura personalului.
• Program de angajare.
• Programul vacanțelor angajaților.
• Documentație care definește protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

Conține și lista documentelor solicitate contracte de munca, carnete de muncă și o carte pentru înregistrarea mișcărilor acestora, un orar de lucru, carduri personale ale angajaților, ordine de personal și motivele emiterii acestora (cereri, rapoarte, acte, note etc.), un registru de calcul și plată a salariilor , fișe de salariu , fișe de post.

5. Angajarea angajaților.

Fiecare viitor angajat trebuie să aibă un pachet de documente. Tot ce rămâne este să completezi cărțile de muncă, cardurile personale și să întocmești alte documente de personal (pe statul de plată, contabilizarea concediilor, concediilor medicale, călătoriilor de afaceri; semnarea unui acord de nedivulgare a datelor personale ale angajatului).

Potrivit art. 419 Codul Muncii al Federației Ruse, nerespectare legislatia muncii riscă o amendă de 200.000 de ruble.

Efectuarea înregistrărilor de personal într-un SRL este o chestiune foarte delicată și responsabilă. Multe lucruri depind de fluxul corect de documente și de programul de evidență a personalului selectat. caracteristici juridice afectând respectarea drepturilor dumneavoastră și ale angajaților. Toate documentele de personal sunt obligatorii din punct de vedere juridic și pot fi utilizate în instanță.

La orice chiar afaceri mici Există angajați, ceea ce înseamnă că este nevoie de menținerea diverselor documentații de personal.

În companiile care sunt pe piață de mult timp, evidențele HR sunt de obicei bine stabilite, dar în organizațiile nou create este necesar să se creeze totul de la zero.

Cine este responsabil de păstrarea evidenței la întreprindere?

De regulă, angajații departamentului de resurse umane sunt implicați în efectuarea evidenței personalului și procesarea tuturor documentelor, dar dacă întreprinderea este mică, atunci această muncă poate fi încredințată unuia dintre angajați ca... De obicei, acesta este un contabil sau.

Dacă firma are un număr mare de angajați, atunci se creează un departament de personal, care poate avea mai mulți specialiști. Nevoie de muncitori de personal se determină nu numai în funcție de numărul de angajați (deși acesta este factorul principal), ci și de specificul întreprinderii în sine. Deci, într-o organizație cu producție dăunătoare și periculoasă, ofițerii de resurse umane vor avea mai multă muncă.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai simplu mod face asta folosind servicii online, care vă va ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor, care vor înlocui complet un contabil în compania dumneavoastră și economisiți o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat și semnate semnătură electronicăși este trimis automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Colectarea cadrului legislativ necesar și a documentelor de reglementare

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți atunci când creați un flux de documente HR de la zero este să decideți ce documente ar trebui să fie acolo. Există documente pe care fiecare întreprindere trebuie să le aibă și există acelea care sunt necesare doar pentru a efectua un anumit tip de muncă sau activitate de companie.

Apropo, tu însuți documente de reglementare, reglementând disponibilitatea componentelor documentației de personal, ar fi, de asemenea, o idee bună să le stocați într-un folder separat, astfel încât, dacă este necesar, să fie mereu la îndemână.

Comenzi pe un personal și personal. Ordinele de personal includ ordine legate de deplasarea lucrătorilor:, concediere etc. Aceste comenzi se referă la experiența de lucru și, prin urmare, sunt păstrate timp de 75 de ani.

LA ordine de personal toate celelalte includ:

• vacante;
• bonusuri;
• călătorii de afaceri;
• sancțiuni disciplinare etc.

Perioada de valabilitate Aceste comenzi variază de la 3 la 5 ani.

Este mai recomandabil să creați două foldere separate pentru aceste două tipuri.

Următorul document obligatoriu este unul care reflectă toate informațiile de bază despre angajat. Aceste carduri pot fi stocate fie separat, fie ca parte a dosarului personal al angajatului.

Al treilea document obligatoriu este. În prezent, conform legii, carnetele de muncă trebuie întocmite chiar și de către un antreprenor individual, ca să nu mai vorbim de întreprinderile cu alte forme de proprietate. Angajatorul trebuie să elibereze carnetul de muncă în termen de trei zile de la data angajării salariatului.

Deoarece cărțile de muncă sunt, este necesar să le păstrați. Această carte se păstrează și timp de 75 de ani.

Următorul document necesar este. Acesta trebuie încheiat cu fiecare angajat angajat, indiferent de termen.

După ce au fost create noi locuri de muncă, este necesar să se efectueze un studiu special al fiecăruia dintre ele. Documentele legate de SOUT sunt stocate până când sunt înlocuite cu altele noi, de regulă, o dată la 5 ani.

LA alte documente obligatorii se aplica:

Există și documente pe care legea nu le obligă să le păstreze, dar, cu toate acestea, aproape fiecare angajator le are, acesta este un caiet de motive de comenzi.

Colectarea si studiul actelor constitutive

După ce te-ai hotărât asupra generalului documente obligatorii, trebuie să decideți asupra documentelor rămase. Pentru a face acest lucru, trebuie să studiați toate documentele statutare care reglementează activitățile și procesul de productieîntreprinderilor.

Aici documentele pot fi foarte diferite. De exemplu, dacă și angajații au dreptul la EIP, atunci este imperativ să se aprobe prin ordin sau alt document administrativ lista și condițiile de furnizare a acestora categoriei de angajați.

Dacă întreprinderea are persoane care au program de lucru neregulat, lucrează noaptea, lucrează în zone periculoase și conditii periculoase, atunci este necesar să documentați beneficiile și compensațiile la care au dreptul.

Întocmirea unei liste de documente

Când întreaga listă documentele necesare determinat, puteți începe să întocmiți Regulamentul privind conduita evidenței personalului.

Această prevedere enumeră toate documentele necesare, procedura de întreținere și perioadele de păstrare a acestora. Această prevedere nu este obligatorie, dar facilitează foarte mult munca departamentului de HR.

Înregistrarea pentru postul de director

Dacă o întreprindere este creată de la zero, atunci prima persoană care se înregistrează este șeful întreprinderii.

El este cel care apoi încheie contracte de muncă cu restul angajaților. Dacă funcția de director este electivă, prin concurs, atunci președintele organului ales încheie acordul dacă întreprinderea are fondatori, atunci aceștia semnează acordul; Dacă managerul este în același timp unic fondator sau antreprenor individual, apoi semnează un contract de muncă atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Oricum ar fi, încheierea unui contract de muncă și emiterea unui ordin de muncă sunt proceduri obligatorii.

Elaborarea reglementărilor locale

Pentru a determina ce posturi și câte dintre ele sunt necesare pentru funcționarea întreprinderii, a masa de personal. Pentru el există formă unificatăși, deși nu este obligatoriu pentru utilizare, este foarte convenabil.

Dacă doriți, puteți adăuga coloane suplimentare. ÎN masa de personal este indicat titlul postului, cantitatea necesară unități de personal, salariu sau formă de remunerare și indemnizațiile necesare. Sunt indicate toate posturile din tabelul de personal, începând cu cele mai importante și terminând cu personalul de sprijin.

ÎN reglementările munciiÎn primul rând, se indică programul de lucru al întreprinderii, dacă este cazul programele de schimb, apoi sunt descrise în detaliu. Acest document poate indica, de asemenea, cerințe pentru aspectși comportamentul angajaților, etica corporativă etc.

Elaborarea unui model standard de contract de muncă

Contractul de muncă trebuie să cuprindă toate prevederile de bază enumerate în codul muncii.

Aici se aplică:

Pe lângă aceste clauze, angajatorul poate adăuga la contractul de muncă orice alte clauze care nu contravin legii.

Intocmirea documentelor contabile

Toate jurnalele înainte de a le folosi trebuie pregătit. Și anume, fiecare revistă trebuie numerotată și sigilată. Foile sunt numerotate consecutiv, începând de la prima până la ultima. Apoi, toate foile, cu excepția capacului, sunt cusute cu ață și două cozi sunt trase pe ultimul hârtie de capăt. Sunt sigilate cu o bucată de hârtie, dar care indică numărul de foi și poartă semnătura managerului sau a persoanei responsabile cu ținerea jurnalului.

Fiecare jurnal indică data de începere și este necesar numele organizației.

Numirea unei persoane responsabile cu menținerea evidenței muncii

Înregistrări de lucru sunt unul dintre cele mai importante documente de evidență a personalului și aparțin formularelor raportare strictă, atunci atitudinea față de ei ar trebui să fie atentă. Acestea trebuie depozitate într-un seif, încuiate cu cheie.

Pentru păstrarea carnetelor de muncă, este desemnată o persoană responsabilă care le completează și este responsabilă de depozitare. Responsabilitatea este atribuită angajatului prin ordin al organizației.

Înregistrarea angajaților

Pentru fiecare angajat, este necesar să se efectueze o anumită secvență de lucru:

• primirea de la un angajat;
• familiarizarea angajatului cu toate documentele de reglementare locale, reglementările privind remunerarea, reglementările interne ale muncii, contract colectiv etc.;
• întocmirea unui contract de muncă și semnarea acestuia. Asigurați-vă că ați făcut o notă în contractul de muncă care să indice că angajatul a primit exemplarul o sută al doilea;
• emiterea unui ordin de angajare;
• completarea unui card personal T-2 și crearea unui dosar personal. Include următoarele documente: cererea de admitere, copiile documentelor personale, o copie a ordinului de admitere, carnetul personal, documentele privind studiile și calificările, contractul de muncă și alte documente necesare.
• transferarea către departamentul de contabilitate a tuturor documentelor necesare angajatului pentru angajare.

Următorul playlist video oferă instrucțiuni despre cum să efectuați înregistrările de resurse umane: