Acasă › Apartamente de inchiriat › Îndatoririle generale ale unui secretar. Fișa postului și atribuțiile secretarului. Unde să lucrezi ca secretară

Îndatoririle generale ale unui secretar. Fișa postului și atribuțiile secretarului. Unde să lucrezi ca secretară

Descrierea postului
secretar sef[numele organizației, întreprinderii etc.]

Prezenta fișă a postului a fost elaborată și aprobată în conformitate cu prevederile Codului Muncii Federația Rusăși alte acte normative care reglementează relațiile de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale

1.1. Secretarul șefului aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.

1.2. O persoană cu un nivel superior educatie profesionala, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă, sau studii medii profesionale și experiență de muncă în specialitate de cel puțin [valori] ani.

1.3. Numirea în funcția de secretar al șefului și demiterea din aceasta se efectuează prin ordin al conducătorului întreprinderii la depunere [inserați după caz].

1.4. Secretara trebuie sa stie:

Decrete, ordine, ordine, alte acte de conducere și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la activitățile întreprinderii;

Reglementări, instrucțiuni, alte documente de reglementare pentru păstrarea evidenței;

Structura și conducerea întreprinderii și a diviziilor acesteia;

Carta intreprinderii;

Organizarea muncii de birou;

Modalitati de inregistrare si prelucrare a documentelor;

Afaceri de arhivă;

Dactilografiat;

Reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon;

Standarde ale sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Reguli de tastare scrisori de afaceri utilizarea formularelor standard;

Fundamentele eticii și esteticii;

Reguli de comunicare în afaceri;

Reguli de operare a tehnologiei informatice;

Fundamentele dreptului administrativ și legislației muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și norme de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor;

1.5. Secretarul raportează direct șefului [întreprinderii, unității structurale].

1.6. În absența secretarului (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în mod corespunzător, care dobândește drepturile relevante și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.

1.7. [Intrați după cum este necesar].

II. Responsabilitatile locului de munca

Secretar:

2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către unități structurale sau interpreți specifici pentru utilizare în procesul de lucru sau de pregătire a răspunsurilor.

2.3. Efectuează lucrări de birou, efectuează diverse operațiuni folosind tehnologia calculatoarelor, conceput pentru a colecta, prelucra și prezenta informații în pregătirea și luarea deciziilor.

2.4. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

2.5. Întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului.

2.6. Monitorizează luarea în timp utilă și transmiterea de către diviziile structurale și executorii specifici a documentelor depuse șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate.

2.7. Organizează convorbiri telefonice cu șeful, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul acesteia, transmite și primește informații prin dispozitive de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și mesaje telefonice, îi aduce la cunoștință. în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare.

2.8. În numele șefului, întocmește scrisori, solicitări, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor.

2.9. Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (colecție materialele necesare, notificarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

2.10. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

2.11. Menține un dosar de control și înregistrare.

2.12. Oferă la locul de muncă cap cu mijloacele necesare tehnologiei organizatorice, papetărie, creează condiții propice munca eficienta lider.

2.13. Tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare muncii sale, sau intră informatie curenta la banca de date.

2.14. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

2.15. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.

2.16. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale șefului.

2.17. [Intrați după cum este necesar].

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii întreprinderii referitoare la activitățile acesteia.

3.2. Trimite propuneri de îmbunătățire a lucrărilor legate de responsabilitățile prevăzute în prezenta instrucțiune spre luare în considerare de către conducere.

3.3. În cadrul competenței sale, raportează supervizorului imediat toate deficiențele identificate în exercitarea atribuțiilor lor și face propuneri pentru eliminarea acestora.

3.4. Solicitați personal sau în numele conducerii întreprinderii de la diviziile structurale și de la specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor ce le revin.

3.5. Solicitați conducerii întreprinderii să asiste în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor.

3.6. [Intrați după cum este necesar].

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

4.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului, în limitele specificate dreptul muncii Federația Rusă.

4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația muncii și civilă a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu [denumirea, numărul și data documentului].

Şeful unităţii structurale

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

De acord:

Șeful departamentului juridic

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

Familiarizat cu instrucțiunile:

[inițiale, nume]

[semnătură]

[zi lună an]

Ele reprezintă partea principală a instrucțiunilor de desfășurare a activităților de muncă pentru postul de lucru desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie urmate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și reglementările generale ale muncii. Nu trebuie să presupunem că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilitati generale

Mai întâi trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice, unificate, ale unei secretare. Pe scurt, acestea pot fi reduse la următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoștințe

Atribuțiile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea sa principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:

Fundamentele legislației muncii și administrative.
Norme generale de etică și etichetă în afaceri.
Fundamentele muncii de birou.
Ingineria sigurantei.
Reguli de lucru cu sălile de calcul și recepție și negociere, precum și cu echipamente de birou.
Securitatea și sănătatea în muncă.
Cerințe de corespondență comercială.

Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător sarcinile unui secretar fără a cunoaște fundamentele interne ale întreprinderii, programul de activități, documentele de reglementare și multe altele.

Responsabilitățile unui asistent manager

Responsabilitatile locului de munca secretarul șefului nu diferă cu mult de cerințele generale prezentate mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondență, se ocupă cu copierea și arhivarea documentelor, controlează comunicarea ordinelor șefului către persoanele responsabile, munca de birou necesara, asigura achizitionarea bunurilor prioritare. Printre altele, un astfel de specialist ar trebui să fie capabil să se ocupe de:

De regulă, astfel de atribuții oficiale ale secretarului șefului pot fi îndeplinite de persoane cu studii profesionale superioare, precum și secundare. În acest din urmă caz, un avantaj semnificativ este prezența experienței de muncă în profesie de la 2 ani.

Drepturile secretarului

Trebuie amintit că nu numai îndatoririle secretarului îi determină munca, angajatul, desigur, are și anumite drepturi. Deci, acestea includ posibilitatea de a se familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul lor. instrucțiuni de birou. În plus, dacă se constată neajunsuri în competența lor, secretarul are dreptul să atragă atenția șefului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitatea de funcționar

Atribuțiile unui secretar-grefier, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul managerului, în primul rând, ar trebui să asigure direct activitățile autorităților, în timp ce funcționarul este concentrat mai ales pe documente. În instrucțiunile lui activitatea muncii trebuie să includă aspecte precum:

Cerințe pentru munca de secretar al instanței

Modificări mult mai semnificative includ atribuțiile secretarului de ședință de judecată. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în desfășurarea și stabilirea ședințelor de judecată. În plus, pregătesc scrisori, cereri și alte documente, pot chema persoanele care participă la dezbateri judiciare. Similar munca activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare și superioare incomplete, fără experiență relevantă în muncă. De regulă, această poziție este aleasă de tinerii bărbați și femei care doresc să dobândească experiență în domeniul judiciar și să-și continue cariera în domeniul dreptului.

Unora li se poate părea că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, așa că se va potrivi multora, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce altceva mai face un grefier? Îndatoririle sale includ:

mentinerea constitutiei, legi federaleși orice alte acte și ordine juridice.
Executarea ordinelor unui judecător sau ale altor persoane împuternicite.
Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru soluționarea problemelor care sunt de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile secretarului-grefier, asistentului directorului și angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acestuia în orice companie este obligatorie, deoarece conform listei de reguli specificate, angajatul înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și ce nu. Un astfel de document este elaborat și compilat cu participarea echipei de management și în fara esec conține astfel de subsecțiuni precum prevederi generale, drepturi și obligații, domeniul de responsabilitate, relațiile angajaților din cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.

Secretarul este numit asistentul fidel și mâna dreaptă a șefului și din motive întemeiate, deoarece în atribuțiile secretarului șefului se numără asigurarea unor activități manageriale și administrative eficiente. Secretarul șefului este implicat în pregătirea și execuția documentelor și documentelor de afaceri, ajută șeful în afaceri și rezolvă multe probleme organizaționale.

Poziția de secretar asistent poate fi considerată și reprezentativă, întrucât este chipul companiei - întâlnește oaspeți, răspunde la apeluri și scrisori. O astfel de muncă necesită multă calm, comunicare și organizare. Din acest motiv, profesia de secretar poate promite perspective mari - în viitor, un specialist poate deveni director de birou, iar apoi unul dintre directori sau manageri de top.

Poziția de secretar executiv este cerută în aproape orice companie care are un birou pentru clienți și vizitatori. Ar putea fi ca marile intreprinderiși organizațiile de afaceri mici.

Istoria profesiei

De-a lungul timpului, atribuțiile secretarului s-au extins semnificativ și astăzi pot îndeplini o mare varietate de funcții. Deci, a fost nevoie de specialiști de specializare îngustă, în urma cărora a apărut profesia de secretar-referent, funcționar, secretar-traducător și șef de birou.

Responsabilitatile secretarului

Responsabilitățile secretarului adjunct includ:

primirea vizitatorilor;
primirea apelurilor telefonice;
păstrarea evidenței;
planificarea zilei de lucru a șefului;
organizarea de întâlniri;
comandarea de bilete și rezervarea de hoteluri pentru manager și alți angajați în timpul unei călătorii de afaceri;
comanda de papetărie pentru birou;
indeplinirea solicitarilor managerului.

Uneori, funcțiile secretarului șefului includ corespondența în limba engleză.

cerințe pentru un secretar

Cerințele pentru secretar-referent includ:

studii medii sau superioare;
Proprietatea PC-ului;
cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou;
cunoştinţe în limba engleză(Uneori).

De asemenea, postul de secretar necesită următoarele abilități:

punctualitate;
capacitatea de a arăta bine (prezentabilitatea);
organizare.

model de CV secretar

Reluați proba

Cum să devii secretar

Cum să devii secretar? Poate fi proprietarul oricărui educatie inalta care a promovat cursuri de asistente de secretariat sau a primit pregătire direct la locul de muncă. De regulă, angajatorii nu impun cerințe speciale specialității solicitantului, ci se concentrează pe faptul că solicitantul are calitățile personale necesare și este capabil să îndeplinească sarcinile la nivelul corespunzător.

salariul de secretar

Salariul unui secretar poate fi diferit - de la 15 la 45 de mii de ruble. Venitul depinde de gama de sarcini ale angajatului și de regiunea în care lucrează. Salariul mediu al unui asistent secretar este de 30 de mii de ruble.

Înapoi la Responsabilitățile de conducere

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:

- Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.

- Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau unui anumit antreprenor pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.

- Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.

- Răspunde la apeluri telefonice, captează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.

- În numele șefului, întocmește scrisori, cereri și alte documente.

- Efectuează lucrări la pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.

— Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.

– Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.

- Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

– Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în termenele stabilite.

— Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de tren, rezervă hoteluri.

- Îndeplinește sarcini oficiale separate ale supervizorului său imediat.

Secretarul are dreptul:

- Primește informații, inclusiv confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor.

— Trimite propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți activitatea și cea a companiei.

- Solicita personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

— Necesită managementului pentru a crea conditii normale pentru executare atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.

- Luați decizii în competența lor.

Secretarul este responsabil:

— Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a atribuțiilor lor.

— Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.

- Pentru încălcarea regulamentului intern al muncii, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.

Atribuțiile directorului
Fostul director
Control extern
Managementul operational
Sistem de control

Înapoi | | Sus

©2009-2018 Centrul de management financiar. Toate drepturile rezervate. Publicarea materialelor
permis cu indicarea obligatorie a unui link către site.

Ceea ce ar trebui să știe și să poată face secretarul este stabilit în profilul de calificare.

Caracteristica de calificare- Acest document normativ, stabilind ce ar trebui să facă acest sau acel angajat la locul său de muncă, ce ar trebui să știe și să poată face pentru aceasta și care ar trebui să fie nivelul pregătirii sale.

Responsabilitățile postului (secretarul trebuie să fie capabil) Efectuați funcții tehnice pentru a asigura și deservi munca șefului întreprinderii (sau diviziei), ajutați la planificarea zilei de lucru a șefului. Primiți informațiile necesare managerului de la departamente sau interpreți, sunați angajații în numele acestuia. Organizați convorbiri telefonice cu șeful, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în lipsa acestuia și aduceți conținutul acestora în atenția șefului. Organizați călătorii și călătorii de afaceri ale șefului. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șeful (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, înregistrarea acestora), ținerea și întocmirea proceselor-verbale. Oferiți locului de muncă al managerului articole de papetărie, echipamente organizatorice, creați condiții favorabile muncii sale eficiente. Transmiteți și primiți informații despre dispozitivele de recepție și interfon, imprimați rapid diverse materiale în direcția capului. Efectuează lucrările de documentare, acceptă corespondența adresată șefului, organizează-o în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și transferă-o după examinare șefilor de departamente sau anumitor interpreți pentru a fi utilizată în procesul muncii lor sau pentru pregătirea unui răspuns. Efectuați servicii de informare pentru manager și angajați (orale, documentare, scrieți recenzii de presă, furnizați copii ale articolelor interesante). Respectați termenele limită pentru îndeplinirea instrucțiunilor șefului privind declarațiile personale ale cetățenilor. Organizează primirea vizitatorilor, dând dovadă de tact și atenție față de aceștia, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților, formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul de cazuri aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le în timp util la arhivă . Creați și utilizați baze de date (inclusiv informații de pe Internet).

Secretara trebuie sa stie: activitățile companiei și atribuțiile și competențele angajaților; regulamente si instructiuni pentru suport de documentare; dactilografiat; lucru pe un computer personal, editori de computer modern (Word, Excel etc.); reguli de ortografie și punctuație; ordin de printare diverse documente; reguli de funcționare a echipamentelor de birou (faxuri, mini-ATS, fotocopiatoare, înregistratoare vocale, casetofone); reguli de utilizare a dispozitivelor de recepție și interfon; standardele sistemului unificat de documentație organizatorică și administrativă; regulamentul intern al muncii; elementele de bază organizare stiintifica munca de secretariat; psihologia oamenilor și legile comunicării eficiente; eticheta de birou; reguli si norme de protectia muncii, masuri de siguranta, salubritate industriala si aparare impotriva incendiilor; limba străină a clienților și partenerilor; Codul Muncii RF.

Pentru dezvoltare și specificare caracteristica de calificareîntreprinderile (firmele) elaborează fișe de post.

Fișa postului - principalul document organizatoric și juridic care reglementează activitățile secretarului, definindu-i drepturile, funcția în organizație, natura muncii. Secretarul se bazează pe acest document în relațiile cu angajații. Ce scrie in fisa postului, atunci se va intreba ce drepturi sunt date in ea, secretarul le are.

Fișa postului pentru un secretar este un document individual, deoarece postul de secretar are multe gradații. Într-o organizație (sau firmă) mică va fi un secretar (secretar-referent). În organizațiile mai mari, șeful și adjuncții săi pot avea secretari în fiecare unitate structurală. Există secretari ai colegiului, secretari științifici ai consiliilor științifice etc. Fiecare secretar are întotdeauna propria gamă de îndatoriri și drepturi, în funcție de sfera și specificul activităților organizației, de cerințele șefului și de încrederea acestuia în secretar, diverse combinatii creativ, logic și tipuri tehnice lucrări. În același timp, există un set tipic de operațiuni de management pentru serviciile documentare și nedocumentare pe care le efectuează toate secretarele. În plus, particularitatea și complexitatea elaborării fișei postului secretarului se datorează versatilității activităților sale. Prin urmare, este imposibil să vorbim despre un singur standard al fișei postului unui secretar (secretar-referent).

Cu toate acestea, ca în orice fișă a postului, este supusă Cerințe generale. În primul rând, are o structură unificată deja stabilită a textului, și anume secțiunile:

1. Dispoziții generale;

2) funcții;

3) îndatoriri oficiale;

5) responsabilitatea;

6) relații;

7) comunicări după poziție.

Poate fi adăugată o secțiune „Evaluarea locurilor de muncă”, iar în ultimii ani a existat un număr tot mai mare de secțiuni „Organizarea muncii (program zilnic)”.

capitolul " Dispoziții generale»conține denumirea exactă a postului în conformitate cu tabloul de personal, locul în sistemul de management, adică denumirea unității structurale și a subordonării, procedura de numire și eliberare din funcție și procedura de înlocuire. În organizațiile mari care au un serviciu DOW, secretarul are dublă subordonare - direct față de șeful său și șeful serviciului DOW. Secretarii sunt numiți și eliberați din funcție prin ordin al șefului (în organizație mare- la propunerea şefului serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar).

În aceeași secțiune sunt indicate cerințele de pregătire profesională și experiență de muncă. Astăzi, atitudinea față de secretar și cerințele pentru el s-au schimbat dramatic. Firmele caută o secretară cu studii superioare sau medii de specialitate care cunoaște o limbă străină și cunoaște fluent calculatorul. Din ce în ce mai mult, secretarul, precum și în străinătate, trebuie să cunoască nu una, ci două sau mai multe limbi străine, deoarece firmele au numeroase contacte cu parteneri străini iar secretarul comunică cu ei. De asemenea, conține indicații ale principalelor documente legislative, de reglementare, de reglementare, metodologice, organizatorice, administrative după care se ghidează secretarul în activitatea sa.

Secțiunea „Funcții” enumeră principalele activități ale secretarului (secretar-referent), de exemplu: suport de informare și documentare pentru șef, sprijin organizațional pentru activitatea șefului, participarea la pregătirea expozițiilor și prezentărilor etc.

Secțiunea „Responsabilități” enumeră toate tipurile de lucrări, operațiuni și tehnologii utilizate în implementarea acestora. Enumeră într-o succesiune logică munca prestată de secretar. Toate tipurile de lucrări sunt împărțite în operațiuni cu indicarea tehnologiei de execuție. De exemplu, funcția „suport de informare și documentare” este împărțită în două părți: documentare și lucru cu documente. Documentația, la rândul ei, include întocmirea scrisorilor (scrisori de invitație, scrisori de reamintire etc.), telegrame etc., la instrucțiunile managerului de proiect; imprimarea documentelor capului pe computer; verificarea corectitudinii executării documentelor atunci când sunt depuse spre semnare șefului (vizele, disponibilitatea și corectitudinea detaliilor în conformitate cu cerințele standardului etc.); realizarea și certificarea de copii ale documentelor etc. Lucrul cu documente include primirea documentelor primite (orele sunt indicate, de exemplu: orele 09 și 16), primirea de faxuri și e-mail-uri (în timpul zilei); prelucrare primară documentele primite în conformitate cu cerințele instrucțiunilor de lucru de birou; previzualizare documente (dacă este încredințată secretarului); înregistrarea documentelor conform regulilor stabilite de organizație; raport de documente către șef etc.

Secțiunea „Drepturi” este poate cea mai importantă. El subliniază locul secretarului în sistemul de management, importanța sa, poziția în organizație. Prin drepturi sunt vizibile atribuțiile delegate de șef secretarului și gradul de independență al acestuia. Această secțiune îi permite secretarului să elibereze timpul managerului pentru rezolvarea principalelor sarcini strategice și tactice.

Această secțiune a fișei postului este cea care îi conferă secretarului (secretar-referent) puteri mai mari sau mai mici și determină gradul capacităților sale.

Secțiunea „Responsabilitate” este întocmită în strictă conformitate cu legea.

Secțiunea „Relații (conexiuni după poziție)” este, de asemenea, foarte importantă pentru organizarea muncii oricărui angajat al aparatului administrativ și, în primul rând, acest lucru se datorează implementării active sisteme automatizate, care necesită o indicare detaliată a ce informații, sub ce formă, cui sunt transmise și de la cine provin.

În ultimii ani, în fișele posturilor a apărut adesea o secțiune de evaluare a posturilor. De obicei, indică criteriile pentru oportunitatea lucrării și calitatea acesteia, de exemplu: absența reclamațiilor, reclamațiilor și reclamațiilor; absența erorilor în documente; respectarea termenelor de executare a instrucțiunilor din partea conducerii etc.

De regulă, fișa postului se încheie cu indicarea procedurii de revizuire a acesteia. Condițiile de revizuire a fișei postului pot fi modificări ale structurii organizației, care au implicat o redistribuire a atribuțiilor angajaților, o modificare a tipurilor de muncă efectuate de secretar și introducerea tehnologiei informatice. Dar mult mai des indică perioada de revizuire obligatorie sau reaprobare a instrucțiunii (3 ani sau 5 ani).

O secțiune opțională este „Organizarea muncii”, dar recent a fost foarte populară și devine din ce în ce mai comună. Acesta oferă un program zilnic aproximativ pentru munca secretarului. S-ar putea să arate așa.

PRIMA JUMĂTATE A ZILEI DE LUCRU:

1) să vină la muncă cu 10 minute înaintea șefului, pentru a verifica starea locului de muncă (al său și al șefului), să se pună în ordine, să întocmească sau să clarifice un plan pentru ziua următoare;

2) ridicați conform planului documente necesareși fapte;

3) primiți corespondență, familiarizați-vă cu conținutul, lăsați deoparte documente care necesită o decizie prioritară a șefului;

4) telegrame, faxuri urgente și mesaje telefonice de transferat imediat la cap;

5) să pregătească opțiuni de posibile răspunsuri sau rezoluții pentru restul documentelor, să se distribuie între executori;

6) revizuiți recenziile primite, rapoartele, invitațiile etc.

d.; Înregistrați datele și orele tuturor evenimentelor în agenda-calendar;

7) păstrează documentele necesare pentru activitatea curentă de informare și referință;

8) raportează managerului asupra corespondenței primite;

9) clarifică, împreună cu șeful, conținutul activităților planificate pentru ziua în curs;

10) transferă telefonic și personal instrucțiunile șefului executorilor relevanți și reamintește despre expirarea termenelor de executare a documentelor.

DUPA AMIAZA:

1) ridicarea și pregătirea pentru semnare a documentelor executate;

2) raportează managerului asupra documentelor executate, ia de la manager documentele prelucrate de acesta;

3) procesează și trimite documentele de ieșire;

4) planificați activități pentru ziua următoare.

Pe parcursul zilei de lucru sunt:

a) lucrul cu vizitatorii, convorbirile telefonice;

b) depunerea documentelor executate în cazuri;

c) efectuarea lucrului pe calculator;

d) organizarea copierii documentelor în conformitate cu instrucțiunile șefului.

Sfârșitul zilei de lucru:

1) revizuiți-vă jurnalul și informați departamentele relevante despre necesitatea pregătirii pentru anumite activități;

2) în cazul în care șeful rămâne la lucru după încheierea zilei de lucru, este necesar să îi furnizeze toate informațiile, materialele necesare;

3) faceți ordine la locul de muncă, scoateți documentele, încuiați seiful și toate dulapurile cu o cheie, opriți echipamentele electronice și tehnice din rețea.

Descrierea postului este parte integrantăîntregul pachet de documente necesare organizării muncii aparatului administrativ.

SFAT. Organizează-ți ziua de lucru în așa fel încât să poți face totul și să fii util tuturor. Acordă-te muncii tale, dar nu uita că există probleme care nu sunt de competența ta. Prin urmare, fă doar ceea ce ai de făcut.

Rezumând: de remarcat din nou că fișa postului pentru secretar este un document individual, întrucât postul de secretar are multe gradații. Fiecare secretar, pe baza domeniului și specificului activităților organizației, a cerințelor șefului și a încrederii sale în secretar, are propria gamă de îndatoriri și drepturi, diverse combinații de tipuri de muncă creative, logice și tehnice.

Inginerul șef al unei întreprinderi este de obicei considerat mâna dreaptă a directorului, iar adjunctul pentru comerț este stânga, dar când nu există secretar, directorul este complet fără mâini.

Conceptul de secretar și varietăți
Conceptul de „secretar” suficient de lat. Tradus din latină, cuvântul „secretarius” înseamnă „confident”.

De obicei, relația dintre secretară și manager este destul de de încredere și așa ar trebui să fie, pentru că. obligă puterile oficiale.

Conceptul de secretară astăzi este destul de complex și are multe gradații, voi da un exemplu pentru unele dintre ele:
secretar tehnic- lucreaza cu echipamente de birou (fax, aparat multifunctional, calculator personal), foloseste Internetul, efectueaza instructiuni pentru manageri si angajati, suna companii si institutii in numele conducatorului, primeste si transmite mesaje prin intermediul mijloacelor de comunicare.
recepţioner- primește scrisorile și faxurile primite, mesajele de către e-mail, răspunde la apeluri telefonice, le transmite către departamente sau anumiți angajați, întâlnește vizitatori.
secretar de birou- acceptă și analizează corespondența, îndeplinește instrucțiunile șefului și ale adjuncților săi, tapetează texte de documente, păstrează documentația.
Secretar asistent- nu doar o secretară, ci și un specialist care cunoaște bine activitățile companiei, care în unele cazuri poate lua unele decizii independente. Secretarul-referent întocmește rapoarte ale șefului, caută documentația necesară șefului, planifică ziua de lucru a șefului și rezolvă problemele administrative de competența sa.
Manager de birou– asigură funcționarea întregului birou: pregătește materiale pentru prezentări, asigură neîntrerupt serviciu de transport, comunicare clară, asigurând funcționarea echipamentelor de birou și disponibilitatea papetăriei. Managerul biroului este responsabil pentru aspect birou, într-o instituție mică poate îndeplini simultan funcțiile de ofițer de personal.
In mic organizatii comerciale secretarii, oricum s-ar numi, se disting prin faptul că trebuie să îndeplinească o muncă universală.
Profesia de secretar este poate cea mai apropiată de profesia de actor. Specificul și complexitatea muncii unui secretar se datorează faptului că acesta este mereu la vedere, în centrul comunicării cu conducerea, colegii, clienții. Un zâmbet, o voce plăcută, un aspect îngrijit, gesturile încrezătoare și bunăvoința, indiferent de dispoziție, creează o atmosferă aparte în birou.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct către CEO/ șef al diviziei structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, altele reguli companii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative ale șefului.
2.2. Acceptă corespondența primită pentru a fi luată în considerare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată către diviziile structurale sau către un antreprenor specific pentru utilizare în procesul de lucru sau pregătirea răspunsurilor.
2.3. Acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului.
2.4. Răspunde la apeluri telefonice, înregistrează și transmite șefului informații oficiale, organizează convorbiri telefonice ale șefului.
2.5. În numele șefului, el întocmește scrisori, cereri și alte documente.
2.6. Efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (colectarea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.7. Efectuează controlul asupra executării de către angajații întreprinderii a ordinelor și ordinelor emise, precum și respectarea termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor șefului luate sub control.
2.8. Oferă locului de muncă al șefului mijloacele necesare de tehnologie organizațională, papetărie, creează condiții propice pentru munca eficientă a șefului.
2.9. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.
2.10. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și le depune la arhivă în timp util.
2.11. Organizează călătorii de afaceri ale șefului: comandă bilete de avion și de cale ferată, rezervă hoteluri.
2.12.

Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale supervizorului său imediat.

3. Drepturile secretarului

Secretarul are dreptul:
3.1. Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru rezolvarea sarcinilor atribuite.
3.2. Oferiți managementului sugestii pentru îmbunătățirea activității lor și a activității companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele șefului de la direcțiile întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale și siguranța tuturor documentelor rezultate din activitățile companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.

4. Responsabilitatea secretarului

Secretarul este responsabil:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea intempestivă, neglijentă a atribuțiilor lor.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și ordinelor curente pentru păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.

Dacă după ce ați citit acest articol nu ați primit un răspuns clar, cereți ajutor rapid.

Fiecare întreprindere își desfășoară activitățile pe baza reglementărilor locale, care sunt întocmite în conformitate cu normele legislatia actuala. Și din moment ce fiecare companie este un organism separat, trebuie să funcționeze armonios.

Unul dintre documentele importante pe care se bazează activitățile specialiștilor întreprinderii este fișa postului. Acesta este un document care precizează îndatoririle funcționale ale unui angajat dintr-o direcție sau alta, specialitate. Este necesar să se familiarizeze temeinic angajații nu numai cu îndatoririle lor, ci și cu drepturile, puterile și funcțiile lor.

Descrierea postului este document local, care indică drepturile și obligațiile fiecărui angajat, în funcție de funcția deținută și de funcția de muncă îndeplinită.
Acest document este elaborat de specialiști ai departamentului de personal împreună cu avocați. Instrucțiunea se aprobă de către angajator sau managerul angajat, dacă are această autoritate.

Angajatorul este obligat să familiarizeze solicitantul cu fișa postului înainte de a semna contract de muncă. Dacă acest lucru nu se face, atunci angajatorul nu va putea atrage salariatul la răspundere disciplinară pentru neîndeplinirea atribuțiilor sale oficiale.

Documentul trebuie să descrie în detaliu atribuțiile secretarului, în funcție de specificul lucrării. Cu cât aceste atribuții sunt mai detaliate, cu atât va fi mai ușor să se rezolve conflictele înainte de judecată și judiciare dintre angajat și angajator.

De ce ai nevoie de o fișă a postului

La compilare acest document, persoana responsabilă trebuie să se bazeze pe normele actualelor niveluri federale, regionale și locale. Șeful întreprinderii, în calitate de persoană responsabilă cu gestionarea corectă a documentelor, trebuie să verifice această conformitate. În plus, managerul de personal trebuie să fie conștient și de conformitatea instrucțiunii cu legislația în vigoare.

Este compilat fie pentru un grup de posturi identice, fie pentru o anumită poziție individuală. Angajatul trebuie să fie familiarizat cu documentul împotriva semnăturii. Trebuie să faci asta atunci când aplici pentru un loc de muncă. Dacă nu este întocmit corect, atunci angajatul și managerul vor avea cu siguranță neînțelegeri și situatii conflictuale privind diviziunea muncii şi funcţiile îndeplinite de salariat.

Odată cu pregătirea corectă a fișelor de post, conducerea trebuie să urmărească obiective specifice și să rezolve următoarele sarcini:

împărțiți corespunzător responsabilitățile de muncă între angajații cu posturi similare. Este necesar să-și coordoneze clar acțiunile pentru a obține cel mai util rezultat;
îmbunătăţire climatul psihologicîn echipă, îmbunătățirea situației. Este necesar să se minimizeze procentul de probabilitate a conflictelor;
delimitează în mod clar drepturile și obligațiile specialiștilor de același nivel, detaliază competențele lor, definesc în mod clar responsabilitatea fiecăruia. Dacă este necesar, se poate concentra separat pe sancțiuni disciplinare care pot fi aplicate unui specialist sub forma răspunderii pentru neglijarea atribuțiilor de serviciu;
să efectueze descărcarea psihologică şi oficială a salariaţilor care sunt nevoiţi să combine mai multe posturi. Nu este suficient doar să le descărcați, această încărcătură trebuie să fie distribuită corect și uniform;
stabilirea unui sistem de stimulente și motivații psihologice și financiare;
repartizarea adecvată a responsabilităţilor între manageri.

Cu ajutorul fișei postului, conducerea întreprinderii implementează toate aspectele interacțiunii dintre aparatul de conducere și personal. Dar nu este întotdeauna posibil să se obțină rezultatul maxim posibil. Prin urmare, este necesar să selectați și să numiți corect o persoană care va fi responsabilă cu compilarea fișelor postului.

În funcție de mărimea companiei și de numărul de angajați, atunci instrucție standard compilat pentru un grup de posturi identice. Dacă este necesar, puteți face ajustări pentru o anumită poziție. Daca firma este mica, are doar 25-50 de persoane, atunci documentul se intocmeste pentru fiecare post separat. Responsabilul este membru al Departamentului de Resurse Umane.

Reguli de bază pentru întocmirea fișei postului de secretar

Nu există dezvoltat formă unificată Descrierea postului. Prin urmare, fiecare întreprindere are dreptul de a alege cum să întocmească un document.

La compilarea documentului, ofițerul responsabil trebuie să-și amintească că este necesar să se țină cont de specificul activităților unei anumite întreprinderi. În firme de direcții diferite, secretarii pot îndeplini diverse funcții și sarcini. Acest lucru trebuie luat în considerare la redactare.

Vă puteți baza pe un model general acceptat. Fiecare fișă de post trebuie să includă următoarele:

Dacă este necesar, la fișa postului a secretarului pot fi adăugate secțiuni suplimentare:

"conditii de lucru". Aici puteți face o referire la regulamentul intern pentru a stabili modul de funcționare al secretarei. Dacă este nevoie de a însoți managerul în călătoriile de afaceri, această nuanță poate fi reflectată și aici;
„dreptul de a semna”. Secretarul poate semna documente în sfera de competență.

Fisa postului, intocmita de angajatul responsabil al departamentului de personal, trebuie sa treaca prin procedura de coordonare cu seful serviciul de personal. În plus, secretarul însuși trebuie să fie familiarizat cu acesta împotriva semnăturii.

Redactarea unei fișe de post pentru o secretară

Documentul este întocmit într-un singur exemplar. Este semnat de însuși secretar după ce îl citește și îl studiază cu atenție. Dacă întreprinderea are mai mulți secretari de stat, atunci puteți tipări mai multe exemplare, făcând modificările corespunzătoare pentru fiecare separat, în funcție de poziția șefului la care este „atașat” secretarul.

Dacă secretarul însuși are nevoie de un exemplar suplimentar pentru uz personal, poate face o copie a fișei postului deja semnată de el. Nu este interzis!

Pentru a compune corect un document, trebuie să respectați câteva reguli. În special, un „antet” ar trebui să fie proiectat în colțul din dreapta sus. Acesta este locul pentru aprobarea instrucțiunilor de către conducătorul întregii întreprinderi. Aici trebuie să completați câteva rânduri:

trebuie să fie cuvântul „Sunt de acord”;
urmată de poziția de lider. De exemplu, „director general” sau „director”;
Numele complet al capului;
semnătura liderului.

Apoi, în mijlocul foii, trebuie să specificați numele documentului. Aceasta este fișa postului de secretar. Abia după aceea sunt înregistrate toate punctele principale.

Secțiunile din care ar trebui să conțină instrucțiunea secretarului au fost menționate mai sus. Acestea sunt prescrise în conformitate cu reglementările îndatoririlor îndeplinite. De exemplu, sarcinile funcționale ale secretarului șefului de departament pot fi oarecum „mai restrânse” decât îndatoririle asistentului față de șeful întregii întreprinderi.

După întocmirea instrucțiunii, aceasta trebuie convenită cu angajatul care răspunde de secretariat. Acesta poate fi șeful unității structurale relevante. Dacă nu există o astfel de persoană în stat, atunci cu șeful serviciului de personal sau alt angajat ale cărui atribuții includ o astfel de coordonare.

Marca de omologare este plasată la sfârșitul documentului. Trebuie să completați câteva rânduri:

asigurați-vă că indicați cuvântul „de acord”;
responsabilitatea de pozitie a persoanei;
numele companiei într-o versiune prescurtată;
Numele acestui angajat;
data calendaristică pentru aprobare;
semnătura persoanei care a aprobat instrucțiunea.

După aceea, trebuie să dați documentul spre revizuire secretarului însuși. De asemenea, trebuie să completați câteva rânduri:

este obligatoriu să se indice expresia „Sunt familiarizat cu instrucțiunile”;
functia de secretar asa cum este specificat in personal;
numele companiei într-o versiune prescurtată;
Numele acestui angajat;
detaliile pașaportului. Dacă este necesar, puteți face o copie a paginii pașaportului unde sunt indicate datele personale ale secretarei. Atașați o copie la instrucțiuni ca confirmare a datelor specificate;
data calendaristică pentru aprobare;
semnătura angajatului, care confirmă că acesta a citit cu adevărat fișa postului.

Nu „mutați” documentul fără a-l citi cu atenție. Familiarizarea atentă este o garanție că își va îndeplini cu fidelitate îndatoririle și nu va lucra pentru alți angajați. Dacă secretara se dă înapoi de la a lui atributii functionale sau nu le va respecta, va fi tras la răspundere.

Dimpotrivă, dacă este tras la răspundere pentru o presupusă neexecuție, poate oricând să se refere la instrucțiune și să conteste ordinul conducerii la numire. acțiune disciplinară. De asemenea, va ajuta la depunerea unei plângeri la inspectoratul de muncă sau la introducerea unui proces în instanță. Prin urmare, trebuie să fii atent!

Atribuțiile de serviciu ale secretarului

Fiecare organizație are nevoie de un secretar. Prin urmare, fișa postului unui astfel de angajat este utilă fiecărei companii. Secretarul poate fi atât șeful întreprinderii, cât și șeful unității structurale. Aceasta este funcția secretarului.

Atribuțiile secretarului includ:

acceptarea și sortarea corespondenței primite pentru șef;
desfășurarea lucrărilor de birou în cadrul activităților unui departament sau unitate structurală;
acceptarea declarațiilor personale ale angajaților pentru semnătura șefului;
intocmirea documentelor si materialelor necesare pentru ca seful sa lucreze;
lucrul cu computer, copiator și alte echipamente de birou;
menținerea unui dosar de control și înregistrare;
tipărirea documentelor care sunt necesare pentru ca șeful să lucreze;
efectuarea lucrărilor de pregătire a diferitelor întâlniri, întâlniri și alte întâlniri;
pregătirea și tipărirea documentelor necesare unor astfel de întâlniri;
organizarea primirii vizitatorilor;
ținerea unui registru al documentelor de intrare și de ieșire;
comunicare politicoasă la telefon;
alte atribuții care depind de specificul activităților departamentului sau unității structurale.

Fișa postului secretarului șefului

Secretara managerului are și o fișă a postului. Responsabilitățile secretarului executiv includ:

efectua munca de organizare suport tehnic activitățile managerului;
acceptați și sortați toată corespondența care vine în numele șefului;
dacă există o astfel de nevoie, atunci sortați toată corespondența pe diviziuni structurale și organizați livrarea acestei corespondențe către diviziunile structurale relevante;
organizarea convorbirilor telefonice ale șefului;
recepția și înregistrarea informațiilor primite în timpul absenței șefului;
lucrul cu echipamente de birou;
organizare de intalniri, intalniri si intalniri;
pregatirea si tiparirea materialelor necesare intalnirilor;
executarea instrucțiunilor individuale ale șefului.

Descarca

Puteți descărca un exemplu de descriere a postului de secretar în format .doc

Secretar orice organizație are nevoie și, prin urmare, fișa postului de secretară este utilă fiecărei companii. Este important să definiți clar responsabilitățile postului de secretară, care nu se limitează la preluarea apelurilor și zâmbete dulci. Vă oferim un exemplu de fișă a postului pentru secretarul șefului - directorul general, șef de departament, directorul filialei etc.

Descrierea postului de secretar

APROBA
CEO
Nume I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.

1. Dispoziții generale

1.1. Secretarul aparține categoriei artiștilor executanți tehnici.
1.2. Secretarul este numit in functie si eliberat din aceasta prin ordin al directorului general al societatii.
1.3. Secretarul raportează direct directorului general / șefului diviziei structurale a companiei.
1.4. În absența secretarului, drepturile și îndatoririle acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În postul de secretar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la șase luni, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Secretarul este ghidat în activitatea sa de:
- actele legislative ale Federației Ruse;
- Carta societatii, Regulamentul intern al muncii, alte acte normative ale societatii;
- ordinele si directivele conducerii;
- această fișă a postului.

2. Atribuțiile secretarului

3. Drepturile secretarului

4. Responsabilitatea secretarului

Popular în categorie: