Portalul corporativ implică. Portal corporativ: de ce este nevoie? Cine are nevoie de un portal corporativ și de ce?

Intranet, o rețea de informare și comunicații intra-companie, oferă oportunități uniceîn lucrul cu personalul. Acest instrument eficient formare cultura corporativă, difuzarea standardelor corporative, gestionarea fluxurilor de informații și a proceselor de afaceri. Acest articol prezintă experienta reala crearea unui portal corporativ într-un holding mare.

De ce aveam nevoie de un portal corporativ?

Firma pentru care am venit să lucrez în urmă cu un an este o structură care are o rețea de sucursale în mai multe regiuni ale țării, precum și filiale companii dependente(inclusiv în străinătate). Organizația este tânără, cu o cultură corporativă în dezvoltare dinamică, tradiții emergente și procese de afaceri care necesită sistematizare.

Bun pentru companiile în care numărul de angajați este mic. M-am mutat din birou în birou, i-am adunat pe toți petrecere corporativă, a dat mâna cu toată lumea și a rezolvat toate problemele în comunicarea informală. Și când ai mai mult de o sută de angajați? Așa e, nu poți strânge mâna tuturor... Prin urmare, una dintre prioritățile în munca mea a fost dezvoltarea unei comunicări interne corporative eficiente. Desigur, scopul a fost de a face fluxurile de informațiiși procese de dezvoltare a culturii corporative gestionabile, transmit standarde și principii de activitate uniforme, cresc gradul de satisfacție a angajaților cu munca, dezvoltă principii parteneriatul socialîntre muncitori și conducere. Și așa am decis să folosim un portal corporativ ca unul dintre instrumentele pentru implementarea acestor sarcini.

Conform planului, baza de utilizator a portalului ar fi trebuit să fie... comunicarea, iar toate celelalte procese s-ar putea baza pe aceasta. Probabil că ești surprins, pentru că de obicei majoritatea companiilor încep să creeze un „mediu virtual” corporativ cu procese de afaceri. Dar dacă, în prima etapă, implementați, de exemplu, un flux de documente sau un sistem de raportare prin portal, atunci majoritatea angajaților vor considera acest lucru o „obligație” și o „creștere a volumului operațiunilor”. (Nu este o coincidență că implementarea tuturor tipurilor de „ACS” - sisteme automate de management al personalului este atât de dificilă.) Dacă mai întâi oferiți oamenilor un analog al unei rețele sociale, a cărei utilizare este pe deplin încurajată, atunci procesul va merge. cu totul altfel.

Comunicarea în sine - atât de afaceri, cât și informală - este extrem de importantă pentru oameni. Este în interesul nostru să facem această comunicare structurată și sigură. La urma urmei, dacă angajații compensează lipsa de comunicare „folosind” pe subiecte de afaceri pe site-ul Odnoklassniki (și nu le putem interzice să viziteze rețelele sociale în timpul orelor de lucru), atunci acesta este un risc uriaș de a scurgerea de informații comerciale.

Cheltuielile nu pot economisi

Convingându-ne de importanța implementării unui portal corporativ, înainte de a aborda managementul cu propuneri de finanțare a proiectelor, am decis să analizăm opțiunile pe care ni le oferă piața. S-a dovedit că erau trei. Primul este de a invita dezvoltatorii web să creeze un shell rezonabil de la zero; apoi angajați mai mulți programatori pentru a crea noi secțiuni ale portalului. Timpul de dezvoltare pentru un site web intern în acest caz nu este scurt. În plus, creșterea salariului, mai ales în timpul unei crize, este o întreprindere dubioasă.

A doua opțiune este să cumpărați o platformă care are deja anumite baze pentru crearea unui portal corporativ. În practica mea într-una dintre organizații, am întâlnit deja o soluție similară: au instalat o platformă, managementul necesita raportare prin această resursă, dar nu era populară pentru că nu era orientată social.

Da, această platformă va fi funcțională (de exemplu, în ceea ce privește interacțiunea cu diverse aplicații de birou), dar pentru ca ea să devină un portal corporativ cu „față umană”, va trebui să muncești din greu. Va fi nevoie de specialiști - „profesioniști îngusti”, și vor fi cu foc în timpul zilei... Ei înșiși înțeleg acest lucru, iar compania este nevoită să-i plătească în plus. Costul implementării unor astfel de soluții poate fi de aproximativ 1,3 milioane de ruble.

Opțiunea a treia este să cumpărați o soluție de portal gata făcută, bazată pe un designer unic, cu o interfață intuitivă, care vă va permite să gestionați un portal corporativ fără cunoștințe speciale de programare și layout HTML. Instalați singur acest „designer” (sau cu ajutorul suportului tehnic al furnizorului), integrați utilizatorii și completați și modernizați treptat această soluție în conformitate cu ideile și nevoile dumneavoastră. Costul unei astfel de întreprinderi costă de la 35 de mii de ruble. și depinde de numărul de utilizatori de resurse.

Am urmat exact acest drum - am ales o soluție de portal gata făcută, dezvoltată pe baza tehnologiilor web, de la un furnizor care s-a dovedit bine în acest domeniu.

Esența tehnică

Nu îmi voi împovăra colegii cu terminologie și detalii tehnice. Voi spune doar că „constructorul web” pe care l-am achiziționat constă din elemente familiare tuturor utilizatorilor de internet - cum ar fi căutare, etichete, bloguri, servicii sociale etc. Acestea sunt instrumente simple și familiare pentru aproape orice persoană, dar nimeni nu am niciodată. nu a învățat cum să lucrezi cu rețelele de căutare sau rețelele sociale. Așa că s-a dovedit că aceleași principii sunt ușor de transferat în mediul corporativ, ajutând la lucrul cu informații - acumulați-o, publicați-o, căutați-o, folosiți-o.

În general, tehnologiile utilizate pe Internet pătrund acum activ în domeniul managementului personalului și al managementului cunoștințelor corporative. Apropo, în Occident, această direcție a primit chiar și un nume separat - Enterprise 2.0.

Justificare economică

1. Economisirea timpului de lucru:
   • costurile de căutare a informațiilor necesare la un anumit moment vor fi reduse;
   • pierderea de informații corporative este redusă la minimum;
   • procesele de afaceri ale companiei vor fi accelerate semnificativ;
   • problemele de comunicare între angajați vor dispărea;
   • personalul nou se va adapta mai repede.
2. Optimizarea proceselor de afaceri:
   • angajații vor lucra împreună la documente folosind un sistem de management al documentelor;
   • compania va economisi semnificativ în viteza operațiunilor;
   • conexiunile orizontale între departamente vor deveni mult mai eficiente;
   • necesitatea deplasărilor de afaceri este minimizată datorită structurii distribuite geografic a companiei.
3. Îmbunătățirea calității decizii de management :
   • în grupuri de lucru se va putea discuta și ajusta planuri comune;
   • rezultatele muncii angajaților și departamentelor vor deveni transparente;
   • Angajații vor putea găsi soluții la probleme tipice de afaceri în baza de cunoștințe corporative.
4. Îmbunătățirea eficienței angajaților:
   • personalul va fi la curent cu ceea ce se întâmplă în companie și divizii;
   • experiența de lucru va începe să se acumuleze în baza de cunoștințe corporative;
   • cunoștințele vor fi refolosite și transferate în cadrul companiei;
   • grupurile de lucru vor putea lucra împreună la proiecte și documente;
   • personalul va fi instruit în mod constant și va fi supus unei recalificări profesionale.
5. Asigurarea controlului și gestionabilității:
   • procesul de lucru al tuturor diviziilor companiei va deveni transparent;
   • corespondența internă a angajaților va fi sub control;
   • Accesul la internet poate fi limitat;
   • sistemul intern de mesagerie de pe portal va înlocui ICQ și alți mesageri pe internet;
   • angajarea și absența angajaților pot fi monitorizate;
   • Feedback-ul către personal va deveni mai rapid și mai eficient.
6. Eficiența afacerii:
   • calitatea muncii și a serviciului clienți al companiei va crește;
   • competitivitatea companiei pe piata va creste;
   • Imaginea companiei va crește în ochii angajaților, clienților, partenerilor și investitorilor.

În calitate de aliați pentru implementarea unui portal corporativ în companie, am atras dezvoltatorii produsului achiziționat, precum și metodele acestora de calcul al eficienței.

Colegii noștri au raționat astfel: un portal corporativ este o soluție pentru economisirea resurselor și creșterea productivității angajaților. Cum pot fi măsurate economiile? În bani, desigur. Banii economisiți sunt bani câștigați. Dacă vorbim despre munca angajaților, atunci banii sunt timpul lor. Atunci când oamenii petrec mai puțin timp căutând informațiile necesare pentru a-și face treaba și mai mult timp făcând treaba în sine, compania câștigă. Când fiecare angajat economisește cel puțin 5 minute de timp pe zi folosind capacitățile portalului... Calculați singur cât costă 5 minute de timp de lucru, în funcție de statul de plată.

Comparați cât va costa implementarea unui portal corporativ cu efectul de a economisi doar 5 minute de timp de lucru pentru toți angajații pe an și puteți calcula profitabilitatea implementării acestei soluții. Aceasta, desigur, este cazuistică, dar cu managementul și economiștii trebuie să vorbim în limbajul faptelor și cifrelor.

La intersecția profesiilor

Cât de mult trebuie să înțeleagă specialiștii HR care au inițiat implementarea portalului probleme tehnice? O să răspund: este necesar, cel puțin superficial. Acest lucru va ajuta la ocolirea posibilelor obstacole atât din partea propriilor servicii IT, cât și din partea furnizorilor. Trebuie să rezistăm cumva „șamanismului” lor. Imaginați-vă: vine un specialist, „bate tamburina”, pronunță fraze într-un limbaj de neînțeles pentru ofițerul de personal, care amintesc mai mult de vrăji și solicită asta bani decenti conform principiului - „neînțeles înseamnă inteligent și, prin urmare, scump”.

Nu, dragii mei, totul ingenios este simplu. Furnizorii care se respectă sunt extrem de transparenți. Mai mult, dezvoltatorii competenți încearcă să simplifice sarcina cât mai mult posibil pentru viitorii utilizatori și mai ales companii profesionale Ei creează chiar și un laborator virtual care vă permite să „atingeți” produsul lor. Dar trebuie să înțelegem ce să „simțim”, nu?

Un alt punct important este sistemul de actualizare. Dacă achiziționați un produs și vi se spune că imediat după integrare toate corecțiile și actualizările vor fi plătite, atunci este mai bine să refuzați un astfel de produs. Acest lucru va atrage, evident, cheltuieli suplimentare și nemulțumiri față de management. Un furnizor de încredere va oferi actualizări gratuite pentru o anumită perioadă - de obicei un an.

* * * În ceea ce privește managerul HR, în timpul implementării portalului corporativ este mai bine ca acesta să uite de o viață liniștită (dacă a avut una). Acest proces necesită răbdare, interes pentru inovație, creativitate și dorință de a lucra peste ore. Apropo, în schimb, puteți dobândi noi abilități utile și puteți reactiva interesul pentru muncă.

Acum să vorbim despre „umplutura” rețelei corporative.

Bun pentru acele companii al căror număr de personal este mic. S-a mutat din birou în birou, a adunat pe toți la o petrecere corporativă, a dat mâna cu toată lumea și a rezolvat toate problemele în comunicare informală. Și când numărul de angajați a depășit o sută? Și nu este un secret pentru nimeni asta, pe lângă execuție responsabilități de muncă, comunicarea este extrem de importantă pentru oameni – atât informal, cât și de afaceri. Și aici vine Intranetul în ajutor.

Secțiunile și funcțiile portalului corporativ pot fi combinate condiționat în următoarele blocuri:

1. Prezentarea companiei:
   • informații generale despre companie, istoria acesteia, obiective, valori și cultura corporativă;
   • oficial fluxuri de știri(comenzi, instrucțiuni, reguli);
   • calendarul evenimentelor companiei;
   • reportaje foto și video despre activitățile companiei;
   • un flux de știri importante din industrie;
   • posturi vacante interne ale companiei;
   • contacte și detalii pentru acces rapid.
2. Reprezentarea angajatilor firmei:
   • un director unificat al angajaților companiei;
   • căutare rapidă a informațiilor despre un angajat (în ordine alfabetică, după structură, după parametri);
   • card personalizat de angajat (foto, contacte, zona de activitate);
   • contact rapid cu un angajat (chat web, e-mail);
   • controlul prezenței angajaților pe portal;
   • informații despre absența angajatului, calendarul absențelor;
   • liste de noi angajaţi şi schimbări de personal, tabla de onoare, zile de naștere;
   • cont personal de angajat cu capabilități extinse (documente personale, materiale foto și video, blog, calendar personal etc.).
3. Managementul informațiilor întreprinderii:
   • biblioteci de documente de birou cu acces colectiv și capacitatea de a lucra printr-un browser și un explorator;
   • lucrul cu documente portal folosind Microsoft Office;
   • sistem de flux de documente materiale portal;
   • controlul versiunilor documentelor portalului;
   • restrictionarea accesului la documente;
   • gestionarea materialelor multimedia (foto, video).
4. Căutare corporativă:
   • căutarea integrală a tuturor informațiilor postate pe portal în rusă și engleză;
   • căutare de etichete și cloud de etichete;
   • suport pentru morfologia rusă și engleză;
   • indexarea instantanee a documentelor actualizate și noi;
   • luarea în considerare a drepturilor de acces ale angajaților la afișarea rezultatelor căutării;
   • limbaj de căutare avansată;
   • căutare federată: afișarea rezultatelor căutării diferite tipuri pentru o cerere (știri, angajați, documente etc.).
5. Munca în echipă și rețelele sociale:
   • crearea de muncitori sau echipe de proiect pentru discutarea și soluționarea comună a problemelor de producție și neproducție;
   • utilizarea principiilor unei rețele sociale în organizarea colaborării;
   • configurarea flexibilă a funcționalității grupului și a drepturilor de acces pentru diferite grupuri de angajați;
   • calendarul evenimentelor pentru grup și membrii acestuia;
   • organizarea de întâlniri de grup;
   • discutarea problemelor de lucru (forumuri, mesagerie web);
   • sarcini și instrucțiuni către membrii grupului, planificare, control al execuției;
   • rapoarte de finalizare a sarcinilor de la membrii grupului;
   • biblioteca de documente pentru grup, controlul versiunilor și modificărilor, lucrând cu biblioteca de documente de grup prin Windows Explorer și aplicații de birou;
   • materiale fotografice ale grupului.
6. Procesele de afaceri:
   • fluxul documentelor de conținut pe portal;
   • formulare web personalizate (crearea cereri electronice cu câmpurile cerute), numirea angajaților responsabili cu prelucrarea;
   • automatizarea deservirii aplicațiilor în sistemul Help Desk, controlul procesării aplicațiilor;
   • organizarea de grupuri de lucru (proiect) cu repartizarea sarcinilor și monitorizarea implementării acestora;
   • organizarea de întâlniri, mecanism de invitații și confirmare, rapoarte de întâlnire;
   • rezervarea de săli de întâlnire (și orice alte locații).
7. Comunicații intracorporate:
   • mesagerie instantanee în cadrul portalului (analog cu ICQ);
   • calendare de evenimente diferite niveluri cu posibilitate de integrare reciprocă;
   • întâlniri/alerte;
   • forumuri tematice deschise și închise;
   • galerii foto personale și publice;
   • sondaje și sondaje ale angajaților;
   • caracteristici interactive: sondaje, rapoarte, fluxuri RSS externe pe portal;
   • sistem automatizat primirea și procesarea cererilor cu posibilitatea de a vizualiza starea.
8. Instruirea și testarea angajaților:
   • crearea unui număr nelimitat de cursuri de formare;
   • întrebări bazate pe rezultatele lecției, autotest;
   • jurnal de testare a personalului ținând cont de punctele obținute de utilizator la trecerea testului, o listă de încercări;
   • determinarea automată a rezultatelor;
   • sistem flexibil de distribuire a drepturilor de acces la cursurile de formare.

Desigur, fiecare angajat nu are nevoie de toate acestea simultan, așa că portalul nostru corporativ conține o funcție de configurare flexibilă - fiecare utilizator își poate crea propriul desktop individual prin simpla glisare sau ascunderea blocurilor de informații.

Dacă firma are o structură integrată vertical, atunci pe portal puteți crea secțiuni pentru o structură superioară și subordonată și limitați accesul fiecărei structuri la secțiunile portalului. Puteți plasa sistemul de generare a rapoartelor pe portal, puteți înregistra momentul și calitatea pregătirii raportului. Ofițerul de personal care a depus o astfel de idee nu va primi preț.

Pentru functionare normala portal, este necesar să se ia măsuri pentru a asigura securitatea și protecția canalelor de acces la această resursă de informații. Dacă ofițerii de personal nu prevăd acest lucru, vor avea opoziție din partea serviciului de securitate, iar dacă nu există, atunci pur și simplu riscă să-și facă rău companiei. Prin urmare, în cazul în care furnizorii externi sunt implicați în implementarea acestui proiect, pentru a obține de la distanță suport tehnic, concomitent cu semnarea contractului, ar trebui să semnați un acord sau obligație privind nedivulgarea datelor și informațiilor cu caracter personal postate pe portalul dumneavoastră.

După aprobarea acestui proiect, alocarea de fonduri și achiziția tuturor componentelor necesare, am instalat această resursă pe server, iar munca ulterioară a fost împărțită în mai multe etape.

În prima etapă, structura gata făcută propusă de dezvoltator a fost modernizată de noi folosind constructorul încorporat în sistem și umplut cu conținut. După aceasta, utilizatorii organizației-mamă au fost integrați în sistemul portal.

Pe următoarea etapă Portalul corporativ funcționa în modul de testare. În timpul funcționării de probă, funcțiile portalului au fost adaptate în funcție de nevoi diviziuni structurale companiilor în optimizarea proceselor de afaceri. Cu participarea unui specialist IT, portalul a fost completat cu noi funcții și soluții.

A treia etapă este conectarea utilizatorilor la distanță din sucursale. Astfel, ne-am dorit să formăm treptat în toți angajații o percepție holistică asupra proceselor de afaceri în desfășurare și să creștem simțul implicării fiecărui angajat în sarcinile implementate de companie.

De fapt, acum se creează un birou virtual al companiei, unde angajații pot merge de oriunde și în orice moment.

Întârzii mereu? Vă arătăm noi!...

Dacă cineva crede că este suficient să obțineți echipamentul, să implementați un sistem de pagini, funcții și servicii pe el și totul va funcționa, totul va funcționa, toată lumea va deveni fericitul proprietar al unui instrument de la serviciul de personal, atunci se înșeală.

Pe lângă diversele probleme tehnice, pot exista dificultăți asociate cu schimbarea culturii interne corporative. Ca orice inovație, portalul necesită adaptarea percepțiilor angajaților la utilizarea capacităților sale la locul de muncă. Toată lumea este mai obișnuită să lucreze „ca înainte” și va fi nevoie de timp pentru ca tot mai mulți angajați să înțeleagă beneficiile sistemului implementat.

Deoarece procesul de schimbare a culturii corporative este un lucru destul de lung, chiar și acum încercăm să folosim toate formele și metodele de „încorporare” a portalului în viața companiei. Evităm metodele „din senin”, dar completăm această resursă cu servicii convenabile și integrăm treptat utilizarea portalului în reguli și reglementări. De exemplu, nu cu mult timp în urmă am trimis un mesaj de pe portal tuturor angajaților: „Îți întârzii constant? Vă vom arăta!...” Rapoartele au arătat o creștere a vizitelor. Angajații s-au grăbit să vadă dacă au fost introduse măsuri punitive pentru întârzierea la muncă? Urmărind link-ul, au descoperit vești că pe portalul corporativ a fost adăugat un nou serviciu - rute de transport urban, care să le arate cum să ajungă mai repede din punctul A în punctul B.

Am venit la idee (oricât de mult am urât-o) că angajații ar fi mai dispuși să meargă pe portalul corporativ pentru a studia meniul de la cantină decât să studieze „prezentarea” obiective strategice, extrapolată pe fundalul convergenței bazelor economice și al analizei focalizate pe clustere a simbolurilor existențiale economie modernă", De exemplu. Angajații sunt oameni, iar oamenii vor recunoaștere. Prin urmare, am organizat ocazia de a le spune celor interesați despre hobby-urile noastre, le-am oferit tuturor posibilitatea de a-și exprima „opinia autorizată” cu privire la o serie de probleme și am plasat o placă de onoare cu fotografii.

Treptat, împreună cu toate aceste atribute externe, portalul este plin de componente care sunt mult mai importante pentru dezvoltarea afacerii. Partenerii noștri au devenit deja interesați de această soluție și ne invită să facem schimb de experiență cu scopul de a introduce același instrument.

• Cultura corporativă

Cuvinte cheie:

1 -1

Toate

Obiectivele și definirea Portalului Corporativ

Articolul „Istoria portalurilor corporative și definițiile istorice” oferă o gamă departe de a fi completă de definiții diferite ale unui portal corporativ. Dar pentru o prezentare sistematică a materialelor pe subiecte portal, este necesar să se respecte o singură definiție

La fel cum numărul de definiții este mare, la fel este și numărul de soiuri cunoscute de portaluri corporative. Să notăm două tipuri binecunoscute de clasificare.

1. După funcție.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Corporate portal de informare
  Oferă acces personalizat la resursele de informații interne și externe ale companiei.
• EEP - (Enterprise Expertise Portals) – Portal de experti corporative , oferă conexiune cu experți (conexiune între utilizatori) pe baza cunoștințelor (abilităților) acestora
• EAP (Portal de aplicații pentru întreprinderi) - Portal corporativ aplicatii
  Un portal care oferă utilizatorilor diverse aplicații de întreprindere ale companiei.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Portal de colaborare corporativă . Un portal care oferă informații și aplicații și permite colaborarea între un grup de angajați.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Portal de management al cunoștințelor corporative
  Un portal integrat conceput pentru a asigura lucrul în echipă cu suport informațional maxim și acumulare de cunoștințe sub formă de informații corporative.

Primele trei tipuri de portaluri sunt destinate munca individualași să furnizeze utilizatorului informațiile, aplicațiile și opiniile experților specialiștilor de care are nevoie (pe care le poate găsi și la care utilizatorul se poate conecta folosind portalul). Uneori, toți sunt uniți sub denumirea generală „Portal de informații corporative”.

Al doilea tip de portaluri sunt portalurile de colaborare (automatizarea proceselor de afaceri). Acestea vă permit să efectuați un anumit ciclu de lucru în conformitate cu algoritmul procesului de afaceri, să transferați automat rezultate intermediare de-a lungul lanțului către alți utilizatori, să urmăriți și să coordonați progresul muncii. În același timp, utilizatorii au maximum suport informativ, iar compania acumulează informatii corporative, transformându-l în capitala ta.

2. Așa cum a fost prevăzut.

• B2C (Business-to-Consumer) -Sisteme automatizate e-commerce, în care vânzătorul este o persoană juridică (întreprindere, organizație), iar cumpărătorul este o persoană fizică.
• B2B (Business-to-Business) - Sisteme automate de comerț electronic, în care sunt subiectele proceselor de vânzare și cumpărare persoane juridice(întreprinderi, organizații).
• B2E (de la întreprindere la angajat) - Sisteme interne corporative pentru organizarea muncii personalului companiei, structuri individuale sau divizii.

Portaluri corporative B2C, B2B, B2E includ portaluri corporative EAP, EIP, EKP, cu toate acestea, pe baza acestuia din urmă, este posibil să se construiască diverse alte sisteme.

Pe baza celor de mai sus, portalul corporativ este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini principale:

1. Crearea unei baze de informații de companie cu un sistem de clasificare și extragere a informațiilor.
2. Furnizarea unui browser unificat (obișnuit, care nu necesită niciun client special software) acces personalizat în timp real la informații și aplicații corporative pentru angajații companiei, precum și clienții autorizați, furnizorii și partenerii companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.
3. Asigurarea muncii în echipă în timp real în rândul angajaților companiei, precum și al clienților autorizați, furnizorilor și partenerilor companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.

Primul punct rezolvă problema introducerii, stocării și extragerii informațiilor. În multe companii, numărul de dulapuri și dosare cu informații diverse împrăștiate în diferite departamente depășește limita atunci când este, în general, posibil să găsiți informațiile necesare (și să se afle într-unul dintre dosarele unuia dintre dulapurile din unul dintre departamente) în timpul alocat. Și chiar mai rău, când puteți găsi informații învechite, irelevante, luați-le ca fiind relevante și folosiți-le atunci când luați decizii.

Al doilea punct rezolvă problema accesului la informație, acces care nu depinde de teritoriu și ora din zi, ci este strict personalizat. Fiecare utilizator poate vedea și primi doar informațiile la care i s-a acordat acces.

Al treilea punct rezolvă probleme de colaborare, acele sarcini pe care sistemele corporative tradiționale nu le pot rezolva fără utilizarea tehnologiilor Internet, i.e. fără a utiliza portaluri corporative. Aceste portaluri corporative pot fi utilizate ca subsisteme separate sisteme corporative, și ca aplicații independente independente.

Singura limitare a portalului corporativ este disponibilitatea accesului la Internet, dar Internet mobilși internet prin satelit, practic elimină toate restricțiile teritoriale. În plus, portalul de informații corporative este o soluție multiplatformă care, de asemenea, nu depinde nici de hardware, nici de aplicații.

Definițiile de mai sus și problemele care decurg, practic, nu au limite. Într-adevăr, în principiu, pe baza unui browser unificat, puteți crea o companie sistem informatic companii de orice dimensiune. Mai mult decât atât, poate că acesta ar fi fost cazul dacă tehnologiile Internet ar fi apărut cu douăzeci de ani mai devreme.

Pe baza tuturor definițiilor cunoscute, a tipurilor de portaluri și a sarcinilor care le sunt atribuite, vom da următoarea definiție generală și scurtă.

Portalul corporativ este web- un portal al companiei care conține informații și servicii corporative și oferă acces personalizat la acestea pentru angajații companiei și alți utilizatori autorizați.

De fapt, această definiție stabilește doar două criterii obligatorii după care o aplicație poate fi clasificată ca portal de întreprindere:

1. Webinterfata
2. Acces personalizat

În toate celelalte privințe, este oferită libertate deplină, ceea ce explică numeroasele tipuri și dimensiuni ale portalurilor corporative.

În plus față de acest articol, puteți consulta subiectele secțiunii curente:
6 articoleîn secțiunea „Enciclopedie”.
în secțiunea „Articole”.
în secțiunea „Istorie”.
__________________

Un portal corporativ este un sistem automat pentru gestionarea resurselor interne de informații ale unei organizații, precum și pentru lucrul colectiv pe proiecte, sarcini, documente și comunicare între angajații și clienții companiei.

Portalurile corporative pot fi instalate atât pe servere corporative, cât și în cloud. Deoarece portalul corporativ este o resursă unică pentru agregarea și lucrul cu informații, acesta poate fi numit în siguranță o rețea socială corporativă internă cu tot setul său inerent de funcții.

Principalele funcții ale portalului corporativ

Portalurile corporative au devenit larg răspândite datorită setului lor bogat de funcții care acoperă aproape toate domeniile necesare colaborării angajaților organizației. În primul rând, aceasta:

• Comunicatii interne si externe

Portalurile ne permit să grăbim procesul de comunicare între angajați și cu clienții datorită mesagerilor cu care suntem familiarizați și altor instrumente care ne sunt familiare din rețelele sociale. Cum ar fi „feed live”, alerte etc. Abilitatea de a crea diverse afaceri Chat-urile pe domenii de afaceri sau proiecte accelerează procesul de comunicare și luarea deciziilor necesare. Multe portaluri vă permit să efectuați apeluri telefonice către colegii care nu sunt online. De asemenea, portalurile corporative moderne vă permit să comunicați în grupuri de lucru și cu clienții companiei despre proiectele în derulare și să rezolvați problemele curente.

• Managementul sarcinilor și proiectelor

Sarcinile și proiectele sunt parte integrantă a procesului de lucru al oricărei organizații. Portalurile corporative, de regulă, au o gamă largă de instrumente convenabile pentru a lucra cu ele. Pornind de la stabilirea sarcinii, gestionarea termenelor calendaristice, mecanisme de delegare, liste de verificare, șabloane gata făcute, care se termină cu diverși constructori și filtre. Toate acestea vă permit să monitorizați îndeplinirea la timp a sarcinilor atribuite și să evaluați munca angajaților, primind rapoarte relevante de la aceștia.

• Colaborați cu documente

Funcționalitatea multor portaluri corporative face ca lucrarea cu documente să fie foarte convenabilă. Creați, editați, stocați, configurați niveluri de acces la documente etc. În același timp, foarte des, pentru a lucra cu un document, nu trebuie să îl descărcați pe computer și, după finalizare, să încărcați versiunea actualizată înapoi. Terț servicii online, cum ar fi Google Docs și MS Office, vă permit să lucrați cu documente direct pe portal. Portalul corporativ vă permite să partajați convenabil documente cu colegii, să creați legături externe către documente, atât pentru accesul colegilor, cât și al clienților.

• Planificarea si inregistrarea orelor de lucru

Performanța unei organizații depinde în mare măsură de disciplina muncii. Folosind portalurile corporative, puteți urmări orele de lucru ale angajaților. Acestea vor marca începutul și sfârșitul zilei de lucru, precum și tot felul de pauze, absențe, călătorii de afaceri etc. Toate aceste informații vor ajuta la optimizarea timpului petrecut pe proiecte și sarcini. Multe portaluri au un set bun de instrumente de întâlnire. Trimitere în vrac invitații, planificarea întâlnirilor în calendare, precum și notificarea tuturor participanților și a rezultatelor și sarcinilor întâlnirii.

• CRM:Clienți și vânzări

Multe portaluri corporative oferă funcții ale sistemului CRM, care vă permit să mențineți o bază de date cu contactele clienților și partenerilor cu care colaborați. Capacitatea de a înregistra toate apelurile și e-mailurile nu vă va permite să pierdeți cel mai mult puncte importante, iar pâlnia de vânzări va ajuta la urmărirea eficienței departamentului de vânzări.

• HR:Managementul personalului

Portalurile corporative facilitează prezentarea și gestionarea structurii companiei dvs. Toate informațiile necesare despre angajați, cum ar fi numerele de contact, numerele de extensie, e-mailul și așa mai departe, vor fi întotdeauna la îndemână. Este ușor să vezi cine este la serviciu, cine lipsește, cine se află într-o călătorie de afaceri, cine înlocuiește temporar pe cine și cine are ziua de naștere astăzi.

• Automatizarea proceselor de afaceri

Nimic nu accelerează munca companiei sau nu economisește timp, așa cum fac procesele automate de afaceri. Portalul corporativ oferă automatizarea proceselor cheie de afaceri din companie. Operațiunile de rutină, cum ar fi călătoriile de afaceri, vacanțele, aprobarea și plata facturilor pot fi finalizate de multe ori mai rapid.

Cine are nevoie de un portal corporativ și de ce?

Un portal corporativ este, în primul rând, un instrument foarte convenabil pentru companiile cu un număr mare de angajați la distanță sau cu o structură de sucursală. Acolo unde oamenii nu se află în același birou sau se mișcă mult din cauza naturii muncii lor. Portalul corporativ poate servi drept loc de muncă mobil pentru ei. Dar pentru companiile cu personal permanent și o singură locație, un portal corporativ va fi foarte util din următoarele motive:

1. Economisirea timpului de lucru

Găsiți și procesați mai rapid informațiile de care aveți nevoie. Comunicați mai eficient cu colegii și accelerați finalizarea sarcinilor atribuite.

1. Creșteți productivitatea angajaților

Cu ajutorul unui portal corporativ, fiecare va fi mereu conștient de ce trebuie să facă și în ce interval de timp. Grupurile de lucru ne vor permite să facem acest lucru mai eficient, iar toate cunoștințele acumulate vor fi acumulate și transferate în cadrul companiei.

1. Optimizați procesele de afaceri

Lasă-ți documentele și informațiile să zboare literalmente în jurul organizației tale, în loc să te târăști de la birou la birou.

1. Obțineți control și manevrabilitate

Puteți fi întotdeauna conștient de cine este unde, la ce lucrează și pentru cât timp. Feedback comunicarea cu angajații va deveni mult mai rapidă și mai eficientă.

1. Îmbunătățiți calitatea deciziilor de management și eficiența afacerii

Raportarea privind finalizarea sarcinilor și analiza volumului de muncă al angajaților vă vor ajuta să luați decizii mai bune. Ca urmare, calitatea muncii companiei și competitivitatea acesteia vor crește.

Selectarea și implementarea unui portal corporativ

În acest moment, există probabil trei opțiuni din care să alegeți:

1. Achiziționarea unei soluții gata făcute în cutie
2. Portal corporativ ca soluție cloud
3. Dezvoltare portal de la zero (soluție personalizată)

Fiecare opțiune are avantajele și dezavantajele sale, așa că decizia finală depinde de mărimea organizației, sarcinile și obiectivele de implementare.

Căutați instrumente care să vă ajute echipa să colaboreze eficient?

Trimiteți o cerere pentru o consultație gratuită

Numele dumneavoastră*
Telefonul dvs.*
Numele companiei*
Domeniu de activitate* --- Informații tehnologii Servicii bancare și financiare Servicii casnice, reparare (service) Animale de companie Tehnologia calculatoarelor Consultanta Internet Frumusete, sanatate Mobila, accesorii Organizație non-profit Educație Catering Producție Divertisment, recreere, sport Agricultură Asigurari Media Constructii Telecomunicatii Comert Servicii de transportși livrare Turism Servicii pentru afaceri Servicii juridice Altele
Poziția ta*

Multe companii mari au propriile lor portal corporativ. Aceasta nu înseamnă site-ul oficial creat pentru comunicarea cu clienții și partenerii, ci site-ul intern al companiei, destinat exclusiv angajaților săi. Ce este acesta - un lux sau o necesitate reală?

Să începem cu faptul că un portal corporativ nu este tocmai un site web, deși arată ca unul. Funcțiile portalului corporativ sunt mai largi decât funcțiile unui site web obișnuit. Un astfel de portal este o interfață web care combină funcțiile resursă informațională, rețeaua socială și stocarea documentelor și a altor fișiere. De obicei, un portal corporativ este disponibil numai în rețeaua internă a organizației (intranet) - o persoană „din afara” nu va putea să-l acceseze.

De ce are nevoie o companie de un portal corporativ? În primul rând, el asigură comunicarea între diferitele departamente și divizii ale companiei, reducând timpul necesar pentru transmiterea informațiilor importante. Acest lucru este valabil mai ales pentru bănci și alte organizații care au multe sucursale (într-un oraș sau în orașe diferite). În loc să anunțați fiecare filială despre inovații, puteți publica informațiile pe portalul corporativ, astfel încât toată lumea să le primească la timp.

În al doilea rând, portalul corporativ asigură o comunicare eficientă a angajaților. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați la proiecte comune. Ca și în cazul precedent, fiecare angajat poate transfera informațiile solicitate către destinatar cât mai repede posibil. Personalul are acces facil la datele necesare. În plus, integrat în portal retea sociala compensează lipsa de comunicare între angajați - este mai bine să-i lăsați să comunice pe portal pe probleme de muncă decât să stați pe Odnoklassniki.

În al treilea rând, portalul corporativ facilitează fluxul documentelor și raportarea. Găzduirea partajată a fișierelor vă permite să încărcați documentele necesare direct la portal. Acest lucru facilitează colaborarea la documente. In plus, backup materialele de lucru nu strica niciodată.

Portalul corporativ poate fi, de asemenea, utilizat pentru a instrui și a îmbarca personal nou, pentru a consolida conexiunile orizontale între departamente și pentru a reduce nevoia de călătorii de afaceri. Procesul de lucru în organizație va deveni mai transparent. Acest lucru este necesar atât pentru angajați (conștientizarea specificului activităților companiei este o componentă importantă a motivației), cât și pentru management (este mai ușor să controlați procesul de lucru al angajaților).

Desigur, portalurile corporative au și dezavantajele lor. Dezvoltarea, configurarea, suportul și administrarea portalului trebuie efectuate de un specialist calificat care trebuie plătit. Adăugați la aceasta timpul și costurile financiare ale instruirii angajaților pentru a utiliza portalul.

De asemenea, posibil scurgerea datelor corporative către concurențiîn cazul hacking-ului portalului. Uneori, concurenții nici măcar nu trebuie să folosească serviciile unui hacker - tot ce este nevoie este un angajat fără scrupule, care este gata să „scurge” informațiile interne către concurenți contra unei taxe. Așa că este foarte important să se asigure securitatea maximă a portalului - și aceasta, din nou, este o cheltuială.

Există mai multe abordări pentru crearea unui portal corporativ. Poate fi comandat dezvoltarea portalului de la zero, atunci se va întâlni cel mai bine cu dvs cerințe individuale. Dar o astfel de dezvoltare nu este ieftină, necesită mult timp, plus va trebui să plătiți dezvoltatorilor pentru asistență continuă. Can cumpărați o platformă gata făcută, care va trebui modificată pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră – dar pentru aceasta, cel mai probabil, veți avea nevoie de specialiști înalt specializați.

Prin urmare, majoritatea companiilor preferă cumpăra soluții gata făcute bazat pe sistemul de management al conținutului (CMS). Astfel de sisteme au o interfață intuitivă, astfel încât după instalarea și configurarea sistemului de către specialiști, aproape orice angajat poate administra portalul corporativ. Nu va avea nevoie de cunoștințe de programare sau de aspect HTML. Dar acest lucru nu înseamnă că portalul poate rămâne fără suport tehnic - doar că, în acest caz, vă va costa mai puțin.

Portalul corporativ este sistem eficient comunicare internă corporativă, permițându-vă să optimizați procesele de afaceri în companii mari cu mulți angajați, filiale și sucursale. Dar dacă aveți o companie mică, al cărei întreg personal se încadrează în două birouri, este puțin probabil să aveți nevoie de un astfel de portal - jocul nu va merita lumânarea.