Controlul și managementul imprimării. Controlul imprimării și controlul imprimantei în companie pentru imprimante locale și de rețea

Scopurile creației

• Minimizarea riscurilor de scurgere și pierdere de date la imprimarea și copierea documentelor confidențiale.
• Optimizarea costurilor de imprimare și aprovizionare utilizare eficientă echipamente.
• Managementul proceselor de tipărire și optimizarea fluxului documentelor.

Probleme pe care sistemul le rezolvă

• Ieșirea documentelor și controlul copierii securizate.
• Stocarea și procesarea în siguranță a tuturor documentelor trimise pentru tipărire.
• Administrare centralizată a sistemului și management al politicii de imprimare.
• Monitorizare fluxurile de informațiiși obținerea de statistici detaliate despre utilizatori și dispozitive.

Numărul tot mai mare de dispozitive de imprimare diferite complică semnificativ procesele de furnizare securitatea informatiei in cadrul organizatiei. De obicei, diviziuni tehnologia de informațieși securitatea au puțin control asupra informațiilor critice în timpul și după finalizarea tipăririi. Erorile de rutare sau pierderea documentelor în timpul tipăririi pot afecta negativ securitatea datelor confidențiale, chiar dacă măsurile de securitate a informațiilor sunt implementate la diferite niveluri ale rețelei corporative. Este foarte important ca angajatul care a trimis lucrarea de imprimare să primească o imprimare a documentului, și nu altcineva.

Copiile tipărite ale documentelor sunt cea mai simplă și mai convenabilă modalitate de a obține date personale (PD) pentru contravenient. Potrivit datelor de la centrul analitic InfoWatch pentru 2013, principalul canal pentru scurgerile de date personale este documentarea pe hârtie de mulți ani.

Compania ELVIS-PLUS oferă o soluție eficientă la problema controlului și managementului imprimării. Sistemul propus este creat pe baza produselor de la producători - lideri pe segmentul instrumentelor de control și management al tipăririi - Ysoft, Ringdale și ARTI.

Soluțiile propuse pe baza funcțiilor îndeplinite pot fi împărțite în 3 grupe:

• sistem de control al copierii CopySafe (ARTI);
• sistem de control și management al imprimării Print-Control Pro (ARTI);
• sisteme de control și management pentru imprimarea și copierea SafeQ (YSoft) și FollowMe Printing (Ringdale).

Sistem de control al copierii CopySafe (ARTI)

Sistemul CopySafe este conceput pentru a controla accesul și pentru a obține informații despre sesiunile de copiere a documentelor. CopySafe vă permite să primiți o imagine a documentului copiat și informații statistice despre sesiunea de lucru cu dispozitivul de copiere.

Sistemul este un complex hardware și software. Hardware-ul include un dispozitiv de captare a informațiilor încorporat într-o mașină de copiat sau MFP și un sistem de identificare a utilizatorului care utilizează un card magnetic fără contact. Pentru utilizatorii neautorizați, funcția de copiere devine indisponibilă. La copierea unui document în paralel cu citirea originalului, amprenta digitală a acestuia este trimisă către arhivă (bază de date) și/sau către un specialist în securitate, în funcție de politicile adoptate în organizație.

Caracteristici cheie ale CopySafe:

• Controlul accesului la funcția de copiere a documentelor;
• Formarea unei arhive de imagini ale documentelor copiate;
• Capacitatea de a căuta documente în arhivă pentru efectuarea investigațiilor oficiale și actualizarea listei de informații confidențiale.

Sistem de control și management al imprimării Print-Control Pro (ARTI)

Soluția software Print Control Pro conține un set de instrumente pentru gestionarea, monitorizarea și asigurarea securității fluxului de documente tipărite. Soluția este concepută pentru a minimiza riscurile de scurgere de informații în timpul procesului de imprimare și pentru a optimiza costurile de întreținere a echipamentelor de birou.

Caracteristici cheie:

• Colectarea de statistici de la dispozitivele de imprimare locale și de rețea.
• Formarea unei arhive de imagini ale documentelor trimise spre tipărire.
• Posibilitatea cautarii documentelor in arhiva pentru efectuarea investigatiilor oficiale.
• Analiza contextuală conținutul documentului tipărit pentru prezența informațiilor confidențiale.
• Notificarea serviciului de securitate cu privire la tipărirea unui document care conține informații confidențiale de către o persoană care nu are dreptul de a tipări astfel de informații.

Sisteme de control și gestionare a imprimării și copierii SafeQ (YSoft) și FollowMe Printing (Ringdale).

FollowMe Printing și SafeQ sunt soluții software și hardware cuprinzătoare pentru gestionarea tipăririi documentelor. Soluțiile funcționează cu dispozitive de imprimare de la orice producător și au și opțiuni sub formă de terminale - MFP-uri cu software încorporat și instrumente de autentificare.

Caracteristici cheie:

• Securitate pentru imprimare și copiere. Utilizatorul primește sarcini numai după autorizarea pe dispozitivul de imprimare.
• Doar utilizatorii autorizați au, de asemenea, acces la capacitățile de copiator, fax și scaner.
• Contabilitate si cote. Sistemul vă permite să primiți rapoarte detaliate despre lucrările tipărite și copiate.
• Dirijarea lucrărilor și tipărirea conform regulilor. Utilizatorul își poate primi lucrările pe orice imprimantă conectată la sistem, ceea ce reduce timpul de nefuncționare în cazul defecțiunii echipamentului.

Arhitectura sistemului folosind soluția FollowMe Printing ca exemplu este prezentată în figură:

Procesul de imprimare nu se modifică pentru utilizator atunci când sistemul este implementat; lucrările de imprimare sunt trimise din orice aplicație disponibilă. Lucrarea este trimisă la serverul de imprimare virtual Q-Server și stocată acolo până când utilizatorul se conectează la unul dintre dispozitive folosind un card personal. Numai după autorizare sunt imprimate lucrările utilizatorului pe imprimantă.

• Nume de utilizator/parolă în domeniul MS Windows AD.
• coduri PIN.
• Carduri fără contact (HID (I, II), EM-Marine, Mifare, iClass, Hitag, Cotag, Legic, Indala, ISO, Deister).
• Carduri magnetice.
• Codurile de bare (QR).
• Scaner de amprente.

Beneficiile implementării sistemelor:

• Creșteți securitatea datelor atunci când imprimați și copiați documente sensibile.
• Reducerea costurilor de tipărire și copiere ale organizației și creșterea eficienței utilizării echipamentelor.
• Creșterea eficienței departamentului de securitate a informațiilor al companiei.

De regulă, de foarte multe ori nici conducerea organizației, nici serviciul IT nu au nicio idee despre valoarea costurilor de imprimare, crezând în mod eronat că acestea nu sunt atât de mari încât să piardă timp și efort în calcularea și optimizarea acestora.

În același timp, aproape nimeni nu ar argumenta că o imprimantă de înaltă performanță selectată corespunzător va costa mult mai puțin de operare decât o duzină de dispozitive personale. Menținerea unei flote de echipamente formată din multe imprimante și echipamente multifuncționale cu nerezonabil cost ridicat proprietate, este mai costisitoare și mai puțin susceptibilă la monitorizare pentru abuz (tipărirea de copii suplimentare ale fișierelor sau documentelor de care s-ar putea face fără, precum și utilizarea imprimantelor de către angajați în scopuri personale).

Auditul și optimizarea imprimării începe cu monitorizarea imprimantelor și analiza proceselor de afaceri în care este implicată imprimarea. Este necesar să ne asigurăm că dispozitivele de imprimare utilizate corespund sarcinilor reale (atât de zi cu zi, cât și de vârf) și să țină cont de raționalitatea plasării lor în spațiul de lucru. Apoi, pe baza datelor obținute, se realizează optimizarea, care poate include:

• refuzul de a tipări documente pe hârtie în care pot fi folosite cele electronice
• reducerea numărului de copii ale documentelor tipărite
• înlocuirea echipamentelor costisitoare pentru întreținere
• reducerea numărului de mărci și modele de imprimante
• limitarea folosirii culorii la imprimare
• aranjarea echipamentelor ținând cont de volumele reale de imprimare și de confortul utilizatorului

Soluțiile pe care le oferim pentru colectarea de statistici, auditarea și monitorizarea tipăririi vă vor permite să eliminați probleme din organizația dumneavoastră precum „uitarea” celor responsabili de comandarea consumabilelor, precum și abuzul sub formă de tipărire a informațiilor care nu au legătură cu munca sau utilizarea nejustificată. de imprimare color.

Soluții de control, securitate și autorizare a imprimării

Se acordă din ce în ce mai multă atenție problemelor de securitate a informațiilor. Și dacă controlul unor astfel de canale de scurgere precum media mobilă, internetul, e-mail etc., în multe companii este asigurat la nivelul corespunzător, atunci controlul tipăririi și copierii provoacă în continuare bătăi de cap atât pentru administratori, cât și pentru serviciul de securitate.

Apare o dilemă: imprimarea unor cantități mari de informații pe imprimantele personale este costisitoare, iar dacă nu utilizați sisteme și programe pentru imprimare securizată, atunci controlul ineficient asupra dispozitivelor de imprimare în rețea poate duce la scurgeri, fie din cauza intenției rău intenționate, fie complet accidental.

Pe de o parte, apare foarte des o situație când, după ce a trimis un document către o imprimantă de rețea situată într-o locație accesibilă publicului, după un timp nu îl puteți găsi pe tava de ieșire a dispozitivului. Pe de altă parte, utilizatorii uită uneori pur și simplu de documentele lor tipărite. Și la sfârșitul zilei de lucru, curățenia colectează documentele acumulate, care pot conține informații confidențiale. De asemenea, problema controlului copierii rămâne fără atenția cuvenită.

În astfel de cazuri, o soluție excelentă este imprimarea securizată cu autorizare, care vă permite să limitați accesul angajaților la dispozitive și documente tipărite și să evitați scurgerea de informații sau confuzia de bază. Sistemele de control al imprimării sunt concepute pentru a asigura securitatea proceselor de imprimare și copiere pe dispozitivele situate în zone accesibile publicului.

Optimizare imprimare

Folosit în produsele Preton Ltd. Tehnologia patentată Pixel Optimizer™ utilizează algoritmi matematici avansați pentru a identifica și elimina pixelii redundanți în timpul imprimării, economisind până la 70% toner și cerneală fără a compromite calitatea imprimării.
Reduceți costurile cu cerneala și tonerul cu până la 50%.
ÎN lumea modernă Companiile caută constant modalități de a-și optimiza costurile, dar, de regulă, atunci când reduc costurile, companiile sunt nevoite să facă concesii și compromisuri. PretonSaver Enterprise™ vă permite să reduceți costurile cu cerneala și tonerul cu până la 50% fără a sacrifica calitatea, datorită tehnologiei brevetate Pixel Optimizer™.

Caracteristici cheie ale PretonSaver Enterprise™:

• Reduceți costurile cu cerneala și tonerul cu până la 50%
• Usor de instalat si administrat
• Generați rapoarte despre utilizare, costuri de imprimare și multe altele.
• Instalabil pentru imprimante, utilizatori individuali, grupuri de utilizatori și aplicații
• parametrii de utilizare, cum ar fi cota de imprimare a paginii, utilizarea culorilor
• priorități de imprimare, modul duplex, interzicerea tipăririi imaginilor etc.
• Suportă imprimante cu jet de cerneală și laser, color și monocrom, locale și de rețea

Afișează automat toate imprimantele, utilizatorii și aplicațiile care folosesc imprimarea.

O zi bună, dragi utilizatori de forum!
Problema monitorizării angajaților într-un salon foto este o problemă cunoscută, probabil că a fost deja discutată aici. Dar am cautat pe forum si nu am gasit. Poate cineva îmi poate indica unde să caut și unde să citesc sau să-și împărtășească propria experiență aici.

Din experiența mea, controlul angajaților:

Există un sistem de supraveghere video, dar nu este foarte eficient dacă îl privești în detaliu, durează mult.

La un moment dat am cumpărat programul „Secret Agent” Dezvoltator: Leonid Myazin, descrierea programului „Secret Agent” - un program pentru monitorizarea și controlul imprimării pe imprimante. Veți ști suma reală a veniturilor pentru perioada necesară. Costul serviciilor prestate de operator este calculat automat, pe baza unei analize a documentelor tipărite folosind o listă de prețuri. Cu ajutorul „Secret Agent” puteți identifica angajații care lucrează pentru propriile buzunare și creșteți veniturile cu până la 30%.
Din experiența de utilizare, pot spune că ideea a fost bună, dar programul a fost grosolan și a funcționat la întâmplare, așa că a trebuit să nu-l mai folosesc.
Am corespondat cu dezvoltatorul Leonid Myazin, a încercat chiar să repare ceva, a trimis actualizări, dar a fost de puțin folos, până la urmă dezvoltatorul a spus - acceptă programul așa cum este (nu vor mai fi îmbunătățiri) sau nu folosește ea.

Am contactat birouri care vând software și am stabilit sarcina, dar nici nu au oferit nimic util.

| Mesaj postat 09 iulie 2016 - 11:41 nik_2

La un psihiatru...

Orice imprimantă are un contor de tipărire și, dacă ai creier, este imposibil să calculezi starea casei de marcat (chitanță) + depozit + printuri. Orice, chiar și un simplu sistem de contabilitate, depozit + cheltuială + bon (de fapt vedere generală) vă va permite complet să disciplinați și să preveniți efectele inutile.
Investițiile în team building în orice afacere se plătesc cu dobândă din orice punct de vedere. A ține un angajat pentru gunoi înseamnă să devii tu însuți unul... De regulă, startup-urile complet lipsite de creier și fără perspective de viață sunt vinovate de acest lucru.
Oamenii inteligenți instalează un sistem pentru securitate, dacă este nevoie (!!!) și nu pentru a controla angajații. Simțiți diferența.
Din punctul meu de vedere

| Mesaj postat 09 iulie 2016 - 12:31 SCORPIC

Nik_2 a spus:

La un psihiatru...

Acum oficiile de stat numără câte au fost tipărite. Apoi cer de la fiecare angajat o justificare pentru ce a tipărit atât de mult. În general, căprioarele, desigur, sunt complet de acord. Dar bineînțeles că există utilizatori, precum studenții eterni de corespondență, care abuzează de asta - și tipăresc calm 5 mii de pagini de cursuri, lucrări de laborator și alte prostii după muncă, în loc să o facă pe o imprimantă de acasă.

Schimbați singur cartușele Vladimir, apoi comparați-le cu volumul de venituri și va deveni imediat clar cine fură și cine lucrează cinstit. Fiecare cartuş este proiectat pentru un anumit volum de imprimare. Vei avea un ochi antrenat și nu vor fi deloc probleme.

| Mesaj Trimis 09 Iulie 2016 - 13:48 Vladimir750

nik_2 Mulțumesc pentru clarificare.
Da, vă puteți uita de fapt la contorul de imprimare, dar unele imprimări costă 10 ruble, iar altele costă 100 de ruble. Deci, cum ar trebui să numărăm, 10 sau 100 fiecare sau, pentru a nu jigni pe nimeni, numărăm totul la o medie de 50 de ruble?
Încasările, cheltuielile, soldurile, desigur, trebuie numărate, dar angajatul nu are nevoie de multă inteligență pentru a ocoli frumos aceste înregistrări și a face glume frumoase.

Nik_2 a spus:

Investiții în team building

Da, poți da carne unei persoane salariu bun, arată atenție, încurajează, dar chiar crezi că un angajat nu va fi niciodată tentat să fure – și că nu va profita niciodată de această oportunitate?

Nik_2 a spus:

A ține un angajat pentru gunoi înseamnă să devii unul singur... De regulă, startup-urile complet lipsite de creier și fără perspective de viață sunt vinovate de acest lucru

Te referi la acelea

Nik_2 a spus:

start-up-uri

că oligarhii, deputații, miniștrii nu fură? iar dacă fură (ceea ce nu este neobișnuit) sunt vite? Atunci cine suntem tu și eu?
Tu și cu mine nu trăim în URSS stalinistă, unde pentru furt ai putea primi 10 ani fără dreptul la corespondență...

Dacă totul este la fel de bine în echipa ta pe cât crezi, mă bucur sincer pentru tine!

Multumesc inca o data pentru raspunsul tau!

SCORPIC a spus:

Schimbați singur cartușele Vladimir, apoi comparați-le cu volumul de venituri și va deveni imediat clar cine fură și cine lucrează cinstit. Fiecare cartuş este proiectat pentru un anumit volum de imprimare. Vei avea un ochi antrenat și nu vor fi deloc probleme.
Am o imprimantă laser industrială Kyosera, care tipărește pe podeaua unui plancton de birou. Cartușele pentru 15 și 20 de mii de pagini costă 4. Există suficiente cartușe pentru a le înlocui - o dată pe an. Dacă schimb cartușele mai des, înseamnă că există un șobolan de birou
Este ușor să vezi un șobolan, pentru că... Dacă indicatorul de consum de toner (setat la modul ECO-SAVING ridicat) dispare rapid, atunci lucrarea și proprietarul imprimării sunt stocate în jurnalele dispozitivului pentru o perioadă de timp. Un șobolan care copiază tot felul de prostii este și mai ușor de înțeles, pe baza strâmbei și a karmei proaste

SCORPIC, Mulțumesc pentru recomandare!
Dar din nou, dar verifică imprimanta laser Nu există nicio dificultate; imprimantele au un contor. iar costul imprimării este același, indiferent dacă imprimați 2 rânduri sau o imagine pe o coală, deși consumul de toner și costurile de imprimare sunt diferite.
Problema controlului tipăririi unei imprimante foto inkjet EPSON din seria P50, L800 cu volume mari de imprimare, la imprimarea de diferite dimensiuni și la prețuri diferite.
În ceea ce privește înlocuirea cartuşelor, aparatele cu jet de cerneală au un CISS, iar înlocuirea are loc ca automat, ca să spunem așa, iar dacă vorbim despre schimbarea singur, iar uneori ar trebui să faci asta de 2-3 ori pe zi, atunci există nu este nevoie de sisteme de control, stați lângă un angajat și așteptați până când se epuizează cartuşul. Pe lângă asta. Consumul de cerneală (toner) depinde de densitatea imprimării. La diferite umpluturi Va fi tipărit un număr diferit de pagini.

In orice caz, multumesc pentru raspuns.

| Mesaj trimis 09 iulie 2016 - 16:39 nik_2

SCORPIC a spus:

Și controlați nivelul folosind o riglă

Apa se va scurge prin penaj
Băutură?
La naiba... cât de paranoic trebuie să fii...
| Mesaj trimis 09 iulie 2016 - 17:37 Vladimir750

SCORPIC a spus:

Atunci totul este mult mai simplu. Încuietori pentru mufe CISS. Și controlați nivelul folosind o riglă

Cerneala pentru rigle este o opțiune, nu m-am gândit la asta, mulțumesc! Dar dacă măsori serios cerneala cu o riglă? , dar cum rămâne cu pomparea și curățarea?
Pentru contabilitate, a fost ideea de a cumpăra cântare bucăți (cred că așa se numesc) pentru a cântări hârtie cu o eroare de 5 grame - o coală de hârtie A4 80 g/m, asta e mai bine decât numărarea manuală, dar apoi am abandonat ideea asta, totul e o nebunie.

Nik_2 a spus:

La naiba... cât de paranoic trebuie să fii...
Nici nu aș vrea să mă apropii de un astfel de birou - aura... înțelegi

Da, poate că dorința mea de acuratețe, control, contabilitate poate fi numită paranoia, iar aura mea pare să fie falsificată,

Nik_2 a spus:

Nici nu aș vrea să mă apropii de un astfel de birou

Dacă nu vă place, nu mergeți!
întrebarea este pusă la obiect, se încruntă – bravo! nik_2
Am inteles ca fara troli pe forum va fi plictisitor...
| Mesaj postat 09 iulie 2016 - 19:59 nik_2

Vladimir750 a spus:

Înțeleg că ai statutul de „specialist”, dar sunt specialiști mai buni decât specialiști.

legătură

Pentru unii paharul este pe jumătate plin, pentru alții pe jumătate gol.... Dacă înțelegeți despre ce vorbim – mentalitate.
Așezați, urmăriți...
Dar din anumite motive cred că cuvintele. Întrebarea de pe forum(e) va fi - de ce există fluctuație de personal...
Din punctul meu de vedere
| Mesaj trimis 10 iulie 2016 - 07:18 Vladimir750

Din câte am înțeles, cei care au luat parte la acest subiect în acest moment nu au fost afectați de problema angajaților necinstiți, iar dacă au făcut-o, e mai ușor să închidă ochii la asta, atâta timp cât nu fug. ...
Cu toate acestea, vă mulțumesc pentru părerile voastre.
Voi fi bucuros să aud de la alți participanți la forum dacă cineva are ceva de spus, chiar dacă este trolling.

Adevărul se naște în dispută.

| Mesaj Trimis 10 Iulie 2016 - 09:06 Slava2

De fapt, întrebarea este mai simplă decât îți imaginezi.
În funcție de gama de lucru, trebuie să construiți o linie contabilă și să respectați cu strictețe aceasta. Această relație dintre angajator și angajat nu trebuie să fie unilaterală, ci se bazează doar pe măsuri fiscale. Ar trebui să fie „morcov și stick”.
O persoană lucrează bine și primește încurajare (acest lucru ar trebui să fie un lucru la o înțelegere).
Funcționează prost - o mustrare, un avertisment și apoi concediere.
A trebuit să construiesc astfel de relații cu angajații și cu o gamă foarte mică de produse. Contabilitatea este ținută de către angajați performanți și este controlată de dvs. personal.
Pentru aceasta, simple foi de calcul în Excel sau Excel sunt suficiente, oricare este mai convenabil pentru dvs. Apoi, toate acestea sunt în cloud și sunt controlate constant de dvs. personal.
Investiția este a ta, iar controlul ar trebui să fie al tău.

Au existat greșeli în tehnicile agricole? Da, au fost.
Au fost concedieri și nemulțumiri.
Dar până la urmă a fost selectată o echipă complet capabilă.
ai furat? Da, nu fără ea. Dar acest lucru nu a fost rău intenționat. Acest lucru a fost în limite rezonabile. Așa este făcută o persoană. Nu am intenționat să-i reeducam pe toată lumea. Este important ca tendința de dezvoltare a întreprinderii să fie pozitivă.

| Mesaj Trimis 10 Iulie 2016 - 09:52 Vladimir750

ai furat? Da, nu fără ea. Dar acest lucru nu a fost rău intenționat. Acest lucru a fost în limite rezonabile. Așa este făcută o persoană. Nu am intenționat să-i reeducam pe toată lumea. Este important ca tendința de dezvoltare a întreprinderii să fie pozitivă.

Sunt complet de acord cu asta.
De fapt, echipa noastră este destul de bine coordonată, lucrează de mai bine de un an. Îmi amintesc periodic același program „Agent secret” Dezvoltator: Leonid Myazin, despre care am scris în prima postare.
Un astfel de program, functionand eficient si stabil, ar simplifica (accelereaza sistemul contabil) munca prestata (serviciile prestate).
Sistemul de înregistrare a încasărilor, cheltuielilor și balanței consumabilelor nu oferă întotdeauna rezultate exacte.
Ceea ce mă interesează este software-ul care poate ține, parcă, o evidență intelectuală a serviciilor prestate – munca, dacă există.
Există un sistem 1C - ei dau clic pe codul de bare - este depus - asta înseamnă XXX ruble la casa de marcat, poate că software-ul a tipărit așa și așa dimensiune pe așa sau așa dispozitiv cu așa și așa proprietăți, software-ul a calculat costul de ruble YYYY + verificarea (controlul) angajaților pentru onestitate.
pai asa ceva. asta vreau eu.

Slava2, multumesc pentru raspuns.

Monitorizarea imprimantei și controalele de imprimare trebuie implementate de multe companii mari și mici din întreaga lume. De ce este așa? De ce este important să monitorizăm imprimantele și utilizarea acestora? Să presupunem că organizezi munca unui mediu sau companie mare cu zeci de calculatoare combinate în mai multe rețele locale. Toate aceste computere pot imprima pe imprimante locale sau de rețea, cu mai multe persoane care lucrează pe fiecare computer. În acest caz, monitorizarea funcționării și utilizării imprimantei devine o sarcină care necesită foarte mult timp. Dar folosind un program de control al imprimantei, rezolvarea acestei probleme devine simplă și ușoară. De aceea ar trebui să aveți software pentru monitorizarea imprimantelor în biroul dvs.

Un alt beneficiu major al unui program de monitorizare a imprimării este că, cu Printer Monitor, puteți determina cât de eficient sunt utilizate imprimantele dvs., câte pagini sunt tipărite pe ele și care sunt costurile dvs. de imprimare în fiecare lună. Programul nostru vă va permite să aflați ce angajați folosesc imprimanta prea des și, poate, în scopuri personale. Programul vă permite să păstrați înregistrări și să generați rapoarte privind imprimantele individuale și documentele tipărite pe acestea. Datele de pe imprimantele monitorizate sunt stocate într-o bază de date comună, astfel încât să puteți identifica angajatul care tipărește cel mai frecvent în orice moment.

Ce probleme poate rezolva Accurate Printer Monitor?

Acest program poate fi utilizat într-un sistem centralizat de control al imprimantei și tipărirea contabilității costurilor pentru toate imprimantele companiei, deoarece vă permite să controlați atât imprimantele locale, cât și cele de rețea. Cu acest program, puteți controla mai eficient imprimarea pe imprimantele organizației dvs., ceea ce va împiedica utilizarea imprimantelor în scopuri personale și poate reduce semnificativ costurile de imprimare.

Începeți să utilizați Accurate Printer Monitor acum!

După instalare, lansați Printer Monitor din meniul Start - Programe. Faceți clic pe butonul verde plus și faceți o listă de imprimante pe care doriți să le controlați. Apoi, determinați în ce bază de date ar trebui să fie stocate datele despre evenimentul imprimantei. Puteți genera apoi rapoarte despre utilizarea imprimantei în organizația dvs.

Pentru un serviciu de tipărire, am primit o listă de prețuri și am plecat pentru o vreme. Puțin mai târziu s-a întors și a declarat că a calculat costurile potențiale și a ieșit mai ieftin. Adică, a mers la Yandex.Market, a luat prețuri pentru imprimante de birou și a ales-o pe cea care i-a plăcut. Apoi am găsit durata de viață a imprimantei - 5 ani, sau 60 de luni. Am împărțit prețul în luni și am primit costuri de imprimare pe lună. Costurile, desigur, i se potriveau, dar lista noastră de prețuri nu era foarte bună. Ți s-a întâmplat vreodată asta?

În același timp, clientul nu a ținut cont de costul întreținerii imprimantei, costul cartuşelor sau chiar costul hârtiei. Adică, clientul are cea mai superficială idee despre ce constă costul tipăririi unei pagini în compania sa. Așteptările la preț sunt extrem de mici. Și, în general, poate un sigiliu să coste cu adevărat ceva o companie în epoca învingătorilor? managementul documentelor electronice?!

Ei bine, în primul rând, nu un câștigător - și veți vedea asta. În al doilea rând, poate. Cum ar putea? Hai să facem calculul.

Externalizarea serviciilor de imprimare și ceea ce vine cu acestea Este bine dacă afacerea dvs. este firma mica, în care o imprimantă sau chiar un MFP și documente sunt tipărite din când în când, și chiar și atunci în scopuri personale. La comercianți cu amănuntul, operatori de telefonie mobilă, benzinării, companii de stat, institutele de design, companiile de comerț cu ridicata și multe altele au o viziune complet diferită asupra acestui proces. Au nevoie de MPS, alias serviciu de imprimare, alias externalizarea serviciilor de imprimare.

Externalizarea serviciilor de imprimare sau MPS (Managed Print Services), - serviciu popular peste tot în lume și în special în Rusia.

Există mai multe definiții ale MPS de la diferite companii de analiză. Una dintre ele este dată de Gartner, iar principalele sale teze în traducere sună astfel: Servicii de imprimare gestionată - MPS (servicii de imprimare gestionate) reprezintă optimizarea și managementul proceselor de tipărire a documentelor. Acest lucru este de obicei realizat de un furnizor extern de servicii. El evaluează nevoile de imprimare ale unei companii, efectuează modificări selective sau angro ale echipamentelor, întreține echipamentele, furnizează piese de resurse și accesorii pentru echipamente, monitorizează modul în care sunt utilizate imprimantele și dispozitivele multifuncționale și rezolvă problemele utilizatorilor.

În era imprimantelor ieftine și gestionarea în creștere a documentelor electronice, companiile continuă să cheltuiască mulți bani pe tipărirea documentelor. Pe baza experienței mele de lucru la compania Onlanta, vă voi spune ce trebuie luat în considerare pentru a obține maximum efect economic. Veți vedea un tabel care calculează costul unui print în diferite condiții ale contractului încheiat de firma client cu firma de externalizare (furnizor de servicii), și vă veți putea forma așteptări adecvate de la serviciul „Serviciul de tipărire”.

Costurile de imprimare de birou constau în echipamente, consumabile, hârtie și reparații. Aceste costuri dispar adesea printre alte cheltuieli ale organizației. Servicii financiare nu sunt întotdeauna capabili să le estimeze, în ciuda faptului că sumele totale pot fi foarte semnificative, mai ales în organizații mari, unde imprimantele imprimă mult. Exemple tipice de imprimare cu încărcătură mare sunt generarea documentației de expediere la încărcarea produselor petroliere în cisterne pentru livrarea la benzinării sau eliberarea documentelor de plată și garanție pentru mărfurile din magazinele de vânzare cu amănuntul.

Dacă externalizați întreținerea echipamentelor de imprimare corporative și treceți la plata per copie (plată per tipărire), costurile de imprimare vor deveni transparente pentru contabilitate și de înțeles pentru conducere. Economiile dintr-o astfel de tranziție pot fi, conform diverselor estimări, de aproximativ 20-30%.

Serviciul de imprimare: argumente pro și contra Pe scurt, avantajele externalizării unui serviciu de imprimare.

• Reducerea sarcinii serviciului IT al companiei - cu siguranță are lucruri mai importante de făcut decât repararea imprimantelor. Toate problemele legate de defecțiunile echipamentelor și problemele de imprimare sunt incluse în biletele de externalizare și sunt rezolvate imediat la contactarea departamentului de service.
• Imprimare fără defecțiuni - în cazul avariilor, se alocă un așa-numit fond de înlocuire, iar compania nu observă probleme.
• Siguranţă. Din păcate, documentele pe hârtie sunt una dintre cele mai mari căi de scurgere. informatii corporative(intenționat și accidental). MPS oferă control asupra tipăririlor - imprimarea informațiilor confidențiale sub forma unei liste de clienți cu contacte sau specificații ale produsului nu va trece neobservată.
• Consum mai mic de hârtie. O procedură de tipărire centralizată și bine organizată într-o companie va economisi hârtie, chiar dacă numărul de contracte, facturi, rapoarte și declarații rămâne același. Nu este magie, este o eroare umană de bază: atunci când imprimanta este configurată corect, nu face imprimări proaste. În plus, atunci când o organizație deține controlul asupra tipăririi, angajații sunt mai atenți la ceea ce trimit la imprimanta partajată și imprimă mai puțin pentru nevoi personale. Deci, într-una dintre majore companiile rusești administratorii de sistem puteau face câte 2-3 mii de printuri odată - în loc să cumpere cărți, le-au tipărit. Pentru companie, aceste economii personale au costat un bănuț destul de: 2 mii de printuri (imprimare mixtă și color și alb-negru) x 2 ruble. = 4 mii de ruble.
• Economii suplimentare: la consumabile, service, piese de schimb și chiar salariile. Toate acestea sunt incluse în factura pentru serviciile companiei de outsourcing, care, datorită experienței, achiziții cu ridicata consumabile (care sunt mai ieftine pentru companiile de outsourcing) sau, de exemplu, mai multe alegere optimă echipamentele de imprimare vor ajuta la reducerea costurilor clientului.

Există argumente pro - trebuie să existe contra. Printre acestea din urmă - unul semnificativ și două foarte dubioase pentru realitățile rusești.

• Semnificativ - managerii nu doresc să-și imprime documentele pe imprimante publice și se străduiesc pentru confidențialitate. Această problemă poate fi rezolvată prin instalarea de imprimante personale pentru angajații cu cerințe speciale de securitate (dar acesta nu este un panaceu).
• Serviciul de tipărire are ca scop crearea de tipărituri pe hârtie și, într-o oarecare măsură, încetinește dezvoltarea managementului documentelor electronice și a comunicării electronice între angajați. Cu toate acestea, există procese și instrucțiuni care necesită lucrări pe hârtie care nu pot fi ignorate.
• Serviciul de tipărire „nu este ecologic” - deoarece chiar și consumul ordonat de hârtie duce la tăierea copacilor și stimulează producția non-ecologică de celuloză și hârtie. De exemplu, în Statele Unite, un angajat mediu de birou utilizează 10.000 de coli de hârtie anual. Și intră în panică, desenează infografice și, în general, se simt triști. Nu am găsit statistici pentru Rusia: cifra a fost de aproximativ 3.200 de coli per angajat de birou, dar credem că cifrele sunt mult mai mari. Și suntem bine, dar este păcat. Apropo, dacă credeți că consumul de hârtie scade într-un ritm vertiginos, din păcate, nu este cazul - deși o astfel de tendință există, este totuși foarte slabă.

Acordați atenție detaliilor pentru a evita defecțiunile În urmă cu ceva timp, în mass-media existau informații că un cunoscut serviciu de partajare a mașinii din Moscova a emis unui client o factură de peste jumătate de milion pentru reparații auto după un accident din vina clientului. A devenit o surpriza totala pentru vinovatul accidentului, care spera ca asigurarea pentru astfel de cazuri sa fie inclusa in pretul de inchiriere. Din păcate, așteptările lui nu au fost îndeplinite.

Dezamăgirea clienților este probabil cea mai blândă expresie pentru a descrie această situație. Firma de car sharing, de altfel, a introdus ulterior un nou tarif, mai scump, care ia în considerare posibilitatea unui accident și limitează suma pe care șoferul unui autoturism închiriat trebuie să o plătească în cazul unui accident din vina proprie. .

Se poate face o analogie între serviciul de car sharing și serviciul „Print Service”, care este furnizat de companiile de outsourcing IT: în car sharing, plata este pe minut, iar în serviciul de tipărire, de regulă, per print. În ambele cazuri, atractia prețurilor transparente și de înțeles poate duce la dezamăgire dacă detaliile nu sunt luate în considerare.

Plătim pe imprimare Prețul unei imprimări este cel mai comun indicator al costului tipăririi. Oferă o evaluare integrală a tuturor costurilor, nu numai directe, ci și a tuturor costurilor indirecte, pe care le suportă o întreprindere pentru a obține de la imprimantă o singură bucată de hârtie cu informațiile necesare. Acest indicator este, de regulă, evaluat de cumpărătorii reali și potențiali de dispozitive de imprimare și clienții serviciilor de imprimare externe. Adesea, numai atunci când treceți la plata per copie este posibil să aflați cât costă de fapt o imprimare.

Înainte de a trece la acest model, costurile de imprimare, de regulă, sunt calculate complet diferit - cel mai adesea prin metoda „căldare” cu însumarea nu a tuturor, ci doar a celor mai evidente costuri. În același timp, nu toți managerii IT și directorii IT știu exact câte dispozitive de imprimare are compania lor, câte cartușe folosesc, cât de încărcate sunt aceste mașini, cât de des trebuie reparate etc.

Un alt avantaj al metodei de plată per copie este că motivează furnizorul acestui serviciu să asigure eficiența maximă a echipamentului de imprimare. La urma urmei, în timp ce echipamentul este inactiv, imprimarea nu are loc, prin urmare, furnizorul nu câștigă nimic.

Sunt oferite oportunități suplimentare pentru client software monitorizarea și colectarea statisticilor de imprimare, care vă permit să automatizați înregistrarea numărului de imprimări și să monitorizați încărcarea dispozitivelor de imprimare. Pe baza datelor de monitorizare, puteți modifica condițiile de funcționare ale echipamentelor și furnizarea de servicii pentru a reduce costul unei imprimări. De exemplu, reglați și redistribuiți rapid sarcina pe imprimante. În plus, știind cine imprimă, cât și pe ce dispozitive, puteți distribui costurile de imprimare pe departament sau utilizator - acest lucru vă va permite să planificați mai precis costurile și să reduceți cel puțin parțial volumul de imprimare nejustificată.

Încă o nuanță: forma de plată per copie motivează întreprinderea să renunțe la dispozitivele cu un cost pe imprimare ridicat (inclusiv pe cele vechi, care adesea se rup și nu sunt foarte productive) și să treacă la MFP-uri economice.

Costul final al unei imprimări pentru serviciul „Serviciul de imprimare” este influențat de mai multe componente:

cartușe;

detalii despre resurse;

fond de înlocuire;

echipamentul de imprimare propriu-zis;

resurse umane.

Să aruncăm o privire mai atentă la fiecare dintre ele. Există trei opțiuni aici.

Un punct separat: utilizarea de cartușe neoriginale sau reumplute duce adesea la probleme cu calitatea imprimării, iar acest lucru înseamnă din nou costuri suplimentare.

Când calculați costul final al unui print, nu uitați de cantitatea de text (imagini) de pe pagină. Resursa cartuşului specificată în specificaţie este, în medie, calculată pe baza unei acoperiri de 5% a paginii - de exemplu, ca aplicaţie de vacanţă. În practica mea, acoperirea medie a paginilor tipărite a fost de 7-9%. Evident, cu cât este mai mare acest indicator (de exemplu, la tipărirea contractelor, oferte comerciale, instrucțiuni, documentație de proiectare etc.), cu atât durata de viață a cartuşului este mai scurtă și, în consecință, costul imprimării este mai mare.

Piese de resurse: tot ce este bun se deteriorează în timp Piesele de resurse sunt părți ale echipamentelor de imprimare care au o anumită resursă sau o anumită durată de viață: de exemplu, blocuri termice, unități de transfer de imagini, role de alimentare cu hârtie. Dispozitivele moderne au contoare de service care vă anunță când sunt necesare reparații programate ale imprimantei sau înlocuirea componentelor individuale. Astfel, costul unei imprimări va include costul înlocuirii în conformitate cu durata de viață a pieselor înlocuite.

Mouse-ul este si el rasfatat

Fondul de înlocuire Fondul de înlocuire este echipamentul furnizat clientului pentru perioada reparației sau pentru înlocuirea echipamentelor de imprimare defecte.

De regulă, fondul de înlocuire este de aproximativ 5% din cantitatea totală de echipamente de imprimare (pentru o companie distribuită această cifră este mai mare, deoarece operatorul trebuie să creeze un stoc minim de echipamente în toate orașele în care organizația își desfășoară activitatea). Acest lucru este suficient pentru a asigura continuitatea serviciului de imprimare. Cerințele mai stricte ale clienților pentru Acordul privind nivelul de servicii (SLA) pot afecta, de asemenea, procentul de echipamente pentru stocul de înlocuire.

Costul stocului de înlocuire este repartizat pe numărul de printuri corespunzător duratei contractului.

De ce ar trebui clientul să fie interesat de fondul de înlocuire? Nu este aceasta o durere de cap pentru interpret? Din păcate, dacă antreprenorul economisește pe fondul de înlocuire, clientul va primi timp de nefuncționare în serviciu, ceea ce, ca urmare, îl poate costa mai mult decât costul fondului de înlocuire.

Se întâmplă ca clientul să aibă deja un fond de înlocuire sau să îl cumpere singur. În astfel de cazuri, costul stocului de înlocuire nu este inclus în costul tipăririi.

Costul echipamentelor: cum să optimizați o flotă de echipamente de imprimare Clienții cu un număr destul de mare de imprimante de la diferiți producători apelează adesea la serviciul Printing Service. Se întâmplă ca echipamentele de imprimare din birouri să nu fie aranjate optim, iar încărcătura să fie distribuită neuniform. Infrastructura de imprimare, care se bazează pe imprimante personale de pe birourile angajaților, este ineficientă: acestea nu sunt utilizate suficient de intens și necesită multă atenție, deoarece toate trebuie menținute în stare de funcționare, schimbând cartușele și piesele de resurse la timp.

Dispozitivele de înaltă performanță utilizate de un număr mare de angajați se dovedesc a fi mai eficiente și mai economice în ceea ce privește costul pe imprimare. Cu toate acestea, există o nuanță: acestea trebuie aranjate astfel încât fiecare angajat al companiei să fie aproape de imprimantă și să nu existe coadă la dispozitivele în sine. Cerință cheie Mai mult, următoarele: echipamentele de imprimare selectate și aranjate corect ar trebui să faciliteze implementarea eficientă a proceselor de afaceri (inclusiv costul scăzut al documentelor tipărite) și să nu le încetinească în niciun fel.

Este înțelept să lăsați imprimantele personale în birourile de conducere și în locurile în care sunt adesea tipărite documente deosebit de confidențiale, de exemplu, în departamentul juridic. Dacă o imprimantă desktop este necesară în contabilitate este o problemă controversată și depinde de profilul companiei.

Alegerea optimă a echipamentului și amplasarea acestuia în birou este una dintre problemele cheie pe care furnizorul de servicii de tipărire o decide în timpul studiului de pre-proiectare. Înainte de a pregăti o propunere tehnică și comercială, furnizorul de servicii efectuează un audit al infrastructurii de tipărire: colectează și analizează statistici de tipărire, identifică localizate irațional. dispozitive de imprimareși cozi virtuale organizate incorect pentru ei.

Modificările ulterioare în aranjarea imprimantelor la sediul clientului și reglarea fină a cozilor de imprimare pot reduce semnificativ timpul și costurile financiare ale tipăririi și, în plus, pot crea condiții de lucru mai confortabile pentru personal. Planurile de plasare sunt selectate individual. În acest caz, merită luate în considerare câteva puncte: aspecte tehnice ale amplasării echipamentelor de imprimare conform recomandărilor vânzătorului (distanța față de pereți, față de baterii etc.); dorințele clientului (de exemplu, cât de departe este dispus utilizatorul să meargă pentru o imprimare). De asemenea, nu se recomandă amplasarea echipamentelor pe coridoare lungi sau în interior blocajele.

Pe următoarea etapă furnizorul de servicii se dezvoltă plan detaliat optimizarea tipăririi: ia în considerare rezultatele auditului, caracteristicile proceselor de afaceri ale clientului, precum și încărcarea imprimantelor existente, volumele de imprimare și sarcinile efectuate de diferite departamente ale organizației. Împreună cu clientul se determină indicatorii țintă ai eficienței (în primul rând costului), siguranței și operabilității sistemului de imprimare, iar apoi se dezvoltă o dispunere optimă a echipamentelor de imprimare. În același timp, flota de echipamente, de regulă, este redusă la echipamente de la unul sau doi producători.

Ca urmare, prin optimizarea infrastructurii de imprimare:

• Numărul de unități de echipamente de imprimare din birou este redus - spațiul de lucru este eliberat și devine posibilă găzduirea mai multor lucrători în aceeași zonă închiriată;
• Numărul de tipuri de cartușe și alte consumabile este redus și, ca urmare, costurile de logistică sunt reduse, timpul de nefuncționare a echipamentelor din cauza lipsei cartuşului necesar este redus;
• Numărul de certificate necesare pentru specialiștii care susțin echipamentele de imprimare este redus, ceea ce reduce costurile de service;
• Comoditatea serviciului de garanție este asigurată - nu este nevoie să mențineți relații contractuale și să asigurați o logistică adecvată cu diverse centre de service.

Continuitatea serviciului de tipărire Pierderile din întreruperile forțate în funcționarea serviciului de tipărire sunt individuale pentru fiecare companie. Pentru unii sunt nesemnificative, dar pentru alții se pot ridica la zeci sau sute de mii de ruble pe zi. Mai mult, ele pot fi directe sau indirecte. Direct – acestea sunt pierderi monetare reale din timpul nefuncționării serviciului de imprimare. De exemplu, fiecare comandă dintr-un magazin online trebuie să fie însoțită de un pachet de documente. În cazul în care imprimanta se defectează, magazinul online nu va putea să imprime documente și, în consecință, să trimită comenzi. Și acesta este pierderea de profit și posibila pierdere a unui client.

Pierderile indirecte se manifestă mai degrabă ca urmare a unei întreruperi în continuitatea serviciului de tipărire.

Când clientul își întreține în mod independent echipamentul, el plătește pentru defecțiuni. În cazul unui model de outsourcing, furnizorul de servicii poartă obligații monetare serioase față de client în temeiul SLA: în primul rând, acest lucru îl disciplinează pe antreprenor, iar în al doilea rând, pentru client este o oportunitate de a compensa cel puțin parțial pierderile asociate cu timpul de nefuncționare.

Închirierea echipamentelor Închirierea echipamentelor de imprimare de către compania client de la un furnizor de servicii permite, în primul rând, evitarea unor cheltuieli unice semnificative pentru achiziționarea de echipamente. Costul închirierii echipamentelor se va reflecta în costul tipăririi. Remarc că la o perioadă mai lungă de închiriere, costul final al unui print este mai mic, deoarece se reduce suma lunară de chirie inclusă în prețul acesteia.

De exemplu, voi da un calcul al costului unui tipărit pentru diferite volume (cifrele sunt preluate dintr-o propunere tehnică și comercială reală), pentru diferite perioade de închiriere a echipamentelor (model de outsourcing) și utilizarea imprimantelor proprii ale clientului. (model de externalizare). După cum se poate observa din tabele, costul unui tipărire și, în consecință, al proprietății pe an cu modelul de outsourcing este semnificativ mai mic decât în ​​cazul modelului de insourcing și scade pe măsură ce perioada de închiriere a echipamentelor crește.

Câteva precizări despre costul imprimantelor. Tabelul 1 și Tabelul 2 prezintă calcule pentru același tip de imprimante diferite modele. Din motive evidente, nu indicăm furnizori sau tipuri de imprimante. Primele două tipuri de imprimante în mod implicit nu pot oferi economii maxime. Acestea sunt imprimante personale mici, cu o resursă mică, care consumă „litri” consumabile. Sunt ideale pentru uz casnic si in unele cazuri sunt folosite si la birou. Imprimantele de tipurile 3-5 sunt deja mașini serioase, cu o cantitate mare de resurse.

În Tabelul 1 (opțiuni de închiriere) vă prezentăm calculul pentru imprimantele pe care ne-am oferit să le furnizăm clientului pentru optimizarea parcului de tipărire.

Tabelul 2 arată calculul pentru imprimantele pe care le avea un anumit client (și în practica noastră, astfel de imprimante se găsesc adesea printre clienți).

În total (dacă înmulțiți și adăugați costurile imprimantelor), se dovedește că toate echipamentele clientului sunt mai ieftine, dar, în același timp, economii la serviciile de imprimare sunt încă realizate în opțiunea de închiriere.

Închirierea acelorași imprimante care funcționează pentru client, dar altele noi și, în același timp, ieftinirea serviciului este nerealist. Dacă clientul spune - vreau să închiriez echipamente și să primesc un serviciu eficient de copiere la imprimare, atunci, de regulă, cădem de acord cu un furnizor de echipamente de imprimare. Și apoi trebuie să selectăm imprimantele „potrivite” în locurile potrivite - și abia atunci putem vorbi despre un serviciu cu drepturi depline.

Tabelul 1 (pe care se poate face clic)

Din tabel reiese clar că:

Cu o perioadă de contract de 1 an și tipărirea a 229 mii de printuri, primim un beneficiu de 670.051,07 ruble pe an.
comparativ cu modelul de insourcing (când clientul își administrează propriul parc de echipamente de imprimare);
- Cu o perioadă de contract de 2 ani și tipărirea a 229 mii de printuri, primim un beneficiu de 842.575,47 ruble pe an. (pentru 2 ani 1.685.150,94 ruble);

- Cu o perioadă de contract de 3 ani și tipărirea a 229 mii de printuri, primim un beneficiu de 900.083,60 ruble pe an. (pentru 3 ani 2.700.250,80 RUB).

Acest lucru se datorează faptului că echipamentele de înlocuire și închiriate sunt „împrăștiate” pe durata contractului și cu cât perioada contractului este mai lungă, cu atât este mai puțin vizibilă ponderea imprimantelor în tipărire (costul unei imprimări scade).

Cel mai profitabil a fost si ramane un contract pe termen lung de servicii de tiparire cu clientul pe minim 3 ani.

Închirierea facilitează și optimizarea parcului de echipamente, deoarece furnizorul de servicii închiriază dispozitive de imprimare și nu este rentabil pentru el să folosească echipamente învechite. La rândul său, optimizarea flotei și reducerea gamei de echipamente utilizate se dovedește a fi mai profitabilă din punct de vedere al suportului. În orice caz, banii și amprentele trebuie numărate, concluziile te pot surprinde neplăcut.

Resurse umane Un element de cost la fel de important pe care furnizorul de servicii îl include în costul unei imprimări este resursele umane: sunt necesari specialiști pentru schimbarea cartușelor, configurarea și blocarea reparațiilor (adică pentru înlocuirea pieselor de resurse), precum și pentru monitorizarea statisticilor.

Acest element de cheltuială constă din costul orei standard a unui specialist și din cheltuielile aferente, cum ar fi călătoria, al căror cost depinde de disponibilitatea și numărul de obiecte. Clienții care deservesc singuri echipamentele de imprimare suportă costul formării specialiștilor, în timp ce personalul trebuie să plătească pentru tot timpul pe care îl lucrează în organizație, și nu doar orele standard petrecute la muncă.

De asemenea, aveți nevoie de un manager de proiect pentru un serviciu de tipărire sau, dacă organizația întreține echipamente în mod independent, un șef de departament sau un angajat responsabil de servicii IT care organizează și controlează munca specialiștilor în imprimerie. Într-un proiect de servicii de tipărire, el acționează ca un „punct unic de intrare” pentru client, de asemenea, munca sa este luată în considerare atunci când se calculează costul unei imprimări.

Tragem concluzii Costul unei imprimări constă în costul cartuşelor, al pieselor de resurse, al închirierii echipamentului de imprimare (dacă este folosit), al stocului de înlocuire, resurse umane(specialiști și manager de proiect) și se definește, în general, după cum urmează: Cheltuieli enumerate pe lună / Număr de printuri pe lună = Costul unei imprimări.
Pe diferite tipuri imprimante, costul tipăririlor poate varia foarte mult și, prin urmare, trebuie calculat separat pentru fiecare tip. Calcularea costului mediu este aproximativ aceeași cu calcularea temperaturii medii într-un spital: acest indicator nu vă va spune nimic în special și, în plus, este foarte probabil să inducă în eroare. În funcție de modelul de imprimantă, costul unei imprimări poate varia foarte mult: de la 0,2 la 4 ruble. Diferența se realizează datorită faptului că pentru diferite modele de imprimantă costul cartușelor și al pieselor de resurse va fi diferit, iar durata lor de viață poate varia foarte mult. După cum puteți vedea, costul mediu al unui print poate da o impresie falsă a costului real.

Nu ar trebui să vă mulțumiți cu estimări aproximative ale costurilor de imprimare - cel mai probabil se vor dovedi a fi eronate. Pentru a estima costurile reale, trebuie să luați în considerare cu atenție toate componentele costului de imprimare. Poate fi îmbunătățit prin optimizarea flotei și plasarea corectă a echipamentelor de imprimare, precum și prin utilizarea unui sistem de monitorizare și colectare a statisticilor - acest lucru va ajuta la realizarea de economii reale, nu iluzorii.

V-am spus cum se calculează costul serviciului de outsourcing IT „Serviciul de imprimare” la trecerea la plata per copie și am stabilit puncte de referință pe baza cărora trebuie să vă bazați calculele și negocierile cu furnizorul de servicii. Ca și în cazul car sharing-ului descris la început, trebuie să studiați cu atenție toate nuanțele de calcul al costului unui print oferit de furnizorul de servicii. Sper că articolul meu vă va ajuta în acest sens.