Acasă › Inchiriere apartament › Ce documente sunt necesare pentru a efectua evidența personalului? Departamentul de resurse umane la o întreprindere: funcții, responsabilități, structură. Cine elaborează programul de personal?

Ce documente sunt necesare pentru a efectua evidența personalului? Departamentul de resurse umane la o întreprindere: funcții, responsabilități, structură. Cine elaborează programul de personal?

Departamentul HR este o structură dintr-o organizație care se ocupă de managementul personalului.

Departamentul HR nu este doar o unitate funcțională, este și chipul companiei, deoarece în cadrul departamentului HR orice solicitant începe să se familiarizeze cu organizația.

Scopul Departamentului HR

Scopul departamentului de HR este de a contribui la atingerea obiectivelor întreprinderii (organizației) prin asigurarea întreprinderii cu personalul necesar și utilizare eficientă potenţialul muncitorilor.

Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: transmiterea informațiilor despre posturile vacante către mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă, utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și formare avansată ulterioară.

Sarcinile Departamentului HR

Sarcina principală a departamentului de resurse umane este să ia în considerare corect munca angajaților, să determine numărul de lucrători, zilele libere și zile de boală pentru calcularea salariilor, concediilor și transmiterea informațiilor către departamentul de contabilitate al organizației.

De asemenea, principalele sarcini ale departamentului HR sunt:

organizarea selectiei, recrutarii si angajarii personalului cu calificarea ceruta si in volumul necesar. Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: de la transmiterea de informații despre posturile vacante în mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă până la utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și pregătire avansată ulterioară;

Creare sistem eficient angajați cu normă întreagă;

dezvoltarea planurilor de carieră a angajaților;

dezvoltarea tehnologiilor de personal.

În plus, departamentul de resurse umane trebuie să trimită informații despre angajați la Fondul de pensii al Federației Ruse, companiile de asigurare, Servicii fiscale și de migrație.

Funcții HR

Funcția principală a departamentului de resurse umane la o întreprindere este selecția personalului.

Principalele funcții ale departamentului de resurse umane la o întreprindere includ:

determinarea nevoilor de personal ale organizației și recrutarea personalului împreună cu șefii de departament;

analiza fluctuației de personal, căutarea metodelor de combatere a nivelurilor ridicate de rotație;

introducerea sistemelor de motivare a muncii;

întocmirea tabloului de personal al companiei;

înregistrarea dosarelor personale ale angajaților, eliberarea de certificate și copii de pe documente la cererea angajaților;

efectuarea de operațiuni cu carnete de muncă (primire, eliberare, completare și păstrare documente);

ținerea evidenței concediilor, întocmirea programelor și procesarea concediilor în conformitate cu curentul legislatia muncii;

organizarea certificărilor angajaților;

pregătirea planurilor de formare a angajaților.

Structura departamentului HR

Structura departamentului HR al intreprinderii si numarul acestuia este determinata de directorul fiecarei companii, in functie de numarul total de personal si de caracteristicile activitatii.

ÎN firme mici(până la 100 de angajați) unul sau doi angajați ai serviciului de personal sunt suficienți.

În același timp, în întreprinderile mici este posibil să nu existe un angajat separat, iar apoi o astfel de muncă este efectuată de contabilul șef sau de directorul general.

În organizațiile mijlocii (de la 100 de angajați la 500 de persoane), este recomandabil să se creeze un serviciu de personal de trei până la patru specialiști de personal.

Pe mari intreprinderi, unde lucrează 500 sau mai multe persoane, departamentul HR poate avea de la 7 până la 10 angajați.

Relațiile dintre departamentul de HR și alte departamente

Pentru a vă îndeplini eficient funcțiile serviciul de personal Este necesar să interacționați constant și strâns cu alte departamente ale întreprinderii:

Interacțiunea cu departamentul de contabilitate al organizației

Departamentul HR interacționează cu departamentul de contabilitate al organizației pentru a rezolva problemele legate de salarii.

Astfel, departamentul de HR transmite departamentului de contabilitate al organizației documente și copii ale comenzilor de concediere, angajare, călătorii de afaceri, vacanțe, stimulente sau penalități pentru angajați.

Interacțiunea cu departamentul juridic

Departamentul Juridic oferă angajaților HR informații despre ultimele modificariîn legislația actuală, oferă suport juridic cuprinzător.

Interacțiunea cu alte departamente ale companiei

De probleme de personal Departamentul HR interacționează constant cu toate diviziile structurale ale companiei.

Mai aveți întrebări despre contabilitate și taxe? Întrebați-i pe forumul „Salarii și Personal”.

Departamentul HR: detalii pentru un contabil

S-a răzgândit angajatul să lucreze într-un loc nou? Cum să anulezi un contract de muncă și un raport de muncă
00 minute. Noi, subsemnatul, șeful Departamentului HR Volkova O.N., contabil șef... 06.2019 Nr 24-k. Pentru a trimite o notificare către specialistul departamentului de resurse umane M.V Gordeeva... pentru a fi atribuit șefului departamentului de resurse umane O.N. Ilyin Comanda a fost familiarizată cu: Șeful Departamentului HR Volkova, O. N. Volkova 26 ... necesitatea obținerii unui carnet de muncă de la Departamentul HR al MKU Gorvodokanal. Tu la fel...
Concedierea pentru absenteism: probleme controversate
Colegii) nu a dat rezultate. Șef Departament HR Ivanova S.N. Fiabilitate... L. Comanda a fost revizuită de: – Șef Departament HR Ivanova S.N.; – șef de... lipsă terapeutică. Vă rugăm să furnizați o notă explicativă șefului departamentului de resurse umane, S.N Ivanova, dacă este în scris... pentru a efectua un audit intern. Întocmit de: șefa departamentului HR, Ivanova S.N., în prezența... angajata a refuzat și el. Șef departament HR Ivanova S. N. Fiabilitate...
Fișă de lucru: aplicare practică
El nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În acest sens... nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În ce măsură este această... datorie pe cărți nepredate; în departamentul HR despre depunerea unei politici VHI; în... să includă departamente precum contabilitate, resurse umane, depozit etc. De regulă... cereri de concediere a unui funcționar public, departamentul de personal emite persoanei concediate o fișă de trecere (Anexa...
Ce să faci dacă un angajat dispare?
2019 Noi, subsemnatii: inspector departament HR Elena Dmitrievna Petrova, secretar Mishina... . Semnăturile persoanelor care au întocmit actul: Inspector Departament HR E. D. Secretar Petrova...
Cum să transformi un lucrător cu normă parțială în principalul angajat?
Postul Potrivit informațiilor disponibile în departamentul de resurse umane, ați renunțat la locul de muncă principal... Cod nr. 20 Federația Rusă. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist în resurse umane Koneva Limited Liability Company...

09.06.2018 furnizați un certificat către departamentul de HR institutie medicala, confirmând faptul... executarea comenzii se încredințează șefului departamentului HR, Egorova V.D. Temeiuri: personal... .) (semnătură) (nume complet) Șef Departament HR, Egorova V.D __________ /_______________________. .. . dona sânge și a contactat departamentul de resurse umane cu o întrebare despre...

Numim si formalizam corect un manager de contract
12.12.2019 Nr. 55. Specialistul departamentului de resurse umane ar trebui să pregătească un acord suplimentar la contractul de muncă... acest ordin este atribuit șefului departamentului de resurse umane S.S. Manager Dmitriev... . Dmitriev Comanda a fost revizuită de: șeful departamentului de resurse umane Mashkova, S.S. Mashkova 10 ...

Vrei să pui lucrurile în ordine? munca de personal? De unde să începi într-o companie nouă, cum să aduci ordine la una existentă? Urmați sfaturile experților. Și nu intrați în panică. Vei reuși.

În practică, se întâmplă două situații:

In deja firma existenta Înregistrările HR sunt efectuate „cumva”, niciun sistem, multe încălcări. Dacă vă aflați în această situație, mai întâi evaluați starea documentației de personal a angajatorului și documentați rezultatele auditului. Exemple de memorii din articolul „” vă vor ajuta. După verificare, începeți să restaurați și să sistematizați munca utilizând cei 8 pași din acest articol.
Organizație nou creată abia începe să funcționeze sau antreprenorul individual are primul său angajat - este mai bine să începeți imediat munca de HR corect.

Pasul unu...

Pasul 1. Organizați evidența personalului. Există trei moduri

Determinați cine este responsabil sau sunt responsabili pentru afecțiune managementul înregistrărilor de personal la angajator. Fiecare angajator este foarte diferit. Acestea diferă în funcție de numărul de personal, domeniul de activitate, fluctuația personalului, abordările manageriale și oportunitățile economice. Voi răspunde la întrebarea preferată a specialiștilor HR:

Există standarde pentru numărul de ofițeri de personal pe număr de angajați?

Din păcate, nu există o formulă universală care să se potrivească tuturor. Standardele pentru procedurile de personal, care sunt date în Decretul Ministerului Muncii al URSS din 14 noiembrie 1991 nr. 78, sunt depășite. Cifra medie conform standardelor variază în prezent între 200 și 270 de angajați per ofițer de personal. Dar, în mod ideal, trebuie să calculați timpul pentru a completa documentele direct cu angajatorul.

3 moduri de a organiza managementul înregistrărilor HR

Alegeți metoda potrivită în funcție de personalul companiei, fluctuația personalului și oportunitățile economice:

Unitate structurală: de exemplu, departament evidența personalului condus de un lider.
Singurul specialist HR.
Alinierea internă- aceasta este atunci când munca de menținere a evidenței personalului este încredințată unui angajat a cărui funcție de serviciu nu este inițial legată de evidența personalului, de exemplu, unui contabil sau director de birou. Această metodă se găsește cel mai adesea în companiile mici de până la 100 de persoane.

Combinarea este o atribuire a unui angajat cu acordul său scris muncă suplimentară pentru un alt post, profesie, specialitate (articolul 60.2 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru a aranja o combinație, includeți poziția în masa de personal. Este posibil ca rata să nu fie o rată întreagă; este important să reflectăm pur și simplu nevoia angajatorului pentru funcția de muncă a unui specialist în resurse umane.

Concepție greșită comună: functia pentru care este inregistrata combinatia nu este inclusa in tabelul de personal. În contract, specificați durata, conținutul și volumul muncii efectuate și valoarea plății suplimentare.

Primul pas este să decizi cum ai fost desemnat să conduci înregistrările personalului:

Poziția dvs. face parte dintr-o unitate structurală, de exemplu, departamentul de resurse umane.
Sunteți singurul specialist în gestionarea evidenței personalului cu dumneavoastră a fost încheiat un contract de muncă, iar responsabilitățile dumneavoastră includ gestionarea în totalitate a evidenței personalului.
Gestionarea înregistrărilor HR vă este atribuită sub forma unei combinații.

După ce a fost verificată autoritatea dumneavoastră de a organiza și conduce înregistrările personalului, studiați cu atenție acte constitutive.

Pasul 2. Studiază actele constitutive

În primul rând, atenție la numele angajatorului.

Eroare tipică:în actele de personal nu este indicată numele angajatorului în conformitate cu actele constitutive. De exemplu, carta specifică numele complet și prescurtat, iar în documentele de personal - doar numele complet sau prescurtat al angajatorului.

Studiați în actele constitutive problema autorității de a lua decizii cu privire la încheierea și încetarea contractelor de muncă, precum și pentru aprobarea reglementărilor locale. Stabiliți cine este persoana autorizată a angajatorului, dacă este o persoană juridică.

Greșeală tipică într-un contract de muncă: in actele constitutive, conducatorul societatii este inscris ca persoana imputernicita a angajatorului, in contractele de munca, in preambul se indica managerul actionand in baza statutului, iar la sfarsitul contractului de munca, semnatura angajatorului. este aplicat de șeful departamentului de personal sau directorul general adjunct etc., adică nu conducătorul însuși.

Regula: oricine este indicat ca persoana autorizata a angajatorului la inceputul contractului de munca o semneaza.

Pasul 3. Creați un tabel de personal

De ce este masa de personal unul dintre primele documente direct legate de funcția de muncă a unui ofițer de personal? Tabelul de personal este un document organizatoric și administrativ care răspunde în esență la întrebarea: de ce funcții de muncă are nevoie angajatorul?

Regula: în afara programului de personal, i.e. Nici un singur angajat nu poate fi înregistrat ca „în afara statului”. Acolo, „în afara statului”, există doar contracte civile. Toate nevoile angajatorului pentru funcțiile de muncă sunt determinate de tabelul de personal.

O funcție de muncă este munca într-o poziție conformă cu personalul, o profesie, o specialitate care indică calificări; tip specific munca atribuită angajatului (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Tabelul de personal poate fi aprobat folosind un formular unificat - formularul T-3 (aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1) sau puteți dezvolta și aproba propriul formular (de preferință ca un anexa la politica contabila a organizatiei). În coloana „Număr de unități de personal” nu puteți indica cu normă întreagă, de exemplu 0,25 sau 0,5.

Cine elaborează programul de personal?

Conform directorul de calificare Pozițiile sunt dezvoltate de un economist de muncă. Dar nu toți angajatorii au o asemenea fericire (un economist de muncă). Prin urmare, persoana responsabilă cu elaborarea graficului de personal este cea în a cărei responsabilități de serviciu include elaborarea unui proiect de tabel de personal. Este aprobat prin ordin și păstrat permanent. Nu există restricții legale cu privire la numărul de modificări ale tabelului de personal.

Pasul 4. Determinați numărul necesar de reglementări locale

Local reglementări- un subiect voluminos. Cel mai adesea, experții cer o „pilulă magică a fericirii” sub forma unei liste exhaustive de reglementări locale care sunt obligatorii pentru ei. Dar nu există o listă universală, potrivită pentru toți angajatorii. Există câteva reguli de reținut:

Numai angajatorii clasificați ca entități micro-întreprinderi în conformitate cu art. 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, poate abandona parțial sau complet reglementările locale. Cu condiția să transfere acele probleme care ar trebui rezolvate în reglementările locale către forma standard contract de munca. Tuturor celorlalți angajatori li se cere să aibă în vigoare numărul necesar de reglementări locale.
Există o listă de reglementări locale care sunt obligatorii pentru toți angajatorii: reglementări interne ale muncii (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementări locale care stabilesc sistemele de salarizare (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), reglementări locale stabilirea procedurii de prelucrare a datelor cu caracter personal, drepturile angajaților, caracteristicile transferului și stocării datelor cu caracter personal (Capitolul 14 din Codul Muncii al Federației Ruse, Legea federală din 27 iulie 2006 Nr. 152-FZ).

Acordați atenție actului de reglementare local de stabilire a sistemelor de remunerare: ca atare, acesta poate să nu existe într-o formă independentă, de exemplu, sub forma unui regulament de remunerare, dacă sistemele de remunerare sunt prevăzute în regulamentul intern de muncă al angajatorului sau într-un contract colectiv. .

De asemenea, în obligatoriu este necesară elaborarea și aprobarea unui program de vacanță cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic pentru care se întocmește. Dacă organizația a fost creată la începutul sau la jumătatea anului calendaristic, finalizați acest an fără un program de vacanță. Pot exista reglementări locale care devin obligatorii când anumite conditii: de exemplu, reglementări privind călătoriile de afaceri, contractele colective, reglementările privind certificarea angajaților etc. În această chestiune este necesară cunoașterea sistemică și cuprinzătoare a legislației muncii în ansamblu. În cursul de perfecţionare „” şi cursul recalificare profesională" " local reglementări a fost alocată o lecție separată.

Reglementările locale se adoptă ținând cont de opinia organului reprezentativ în conformitate cu art. 372 Codul Muncii al Federației Ruse. Acest punct este obligatoriu dacă există un corp reprezentativ al angajaților, dar în etapa de organizare a managementului evidenței personalului, cel mai probabil, pur și simplu lipsește. Dacă da, sări peste acest punct.
Angajatul trebuie să fie familiarizat cu toate reglementările locale adoptate prin semnătură, în conformitate cu partea 2 a art. 22 Codul Muncii al Federației Ruse. Angajații nou angajați trebuie să fie familiarizați cu semnătura lor înainte de a semna un contract de muncă (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pasul 5. Verificați cum este angajat managerul

Angajatul cheie al organizației este managerul. În primul rând, verificați toate documentele pentru înregistrarea acestuia. Trebuie să existe un răspuns la o solicitare din registrul persoanelor descalificate ținut de organele fiscale. Aceasta este cerința părții 2 a art. 32.11 Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.

Managerul are un dublu statut juridic:

este unicul organ executiv al unei persoane juridice;
îndeplinește sarcinile de angajat - functia muncii lider.

Managerul trebuie să aibă documente privind numirea (alegerea) sa ca director general în conformitate cu legile federale și documentele constitutive și documentele în cadrul legislației muncii: contract de muncă, ordin de muncă. O înscriere trebuie făcută în cartea de muncă.

Specialiștii începători, precum și cei cu experiență, pun uneori următoarea întrebare: cum să faci o înscriere în cartea de muncă despre angajarea unui director general? Răspunsul este la suprafață: carnetul de muncă este documentul principal care confirmă experiența de muncă, iar carnetul de muncă conține informații despre angajare, și nu despre procedurile de alegere sau numire. Prin urmare, după încheierea unui contract de muncă și emiterea unui ordin de angajare, faceți o înscriere în carnetul de muncă specific despre angajare cu referire în coloana 4 la detaliile ordinului de angajare.

Greșeală comună la întocmirea unui contract de muncă cu un manager: durata contractului de muncă nu corespunde cu durata atribuțiilor acestuia ca persoană fizică organ executivîn conformitate cu actele constitutive. În etapa încheierii unui contract de muncă, studiați cu atenție actele constitutive pentru a evita o astfel de greșeală.

Pasul 6. Pregătește un proiect de contract de muncă

Un contract de muncă este unul dintre principalele documente din reglementare relaţiile de muncă cu angajatii. Vă recomand să luați în considerare cu atenție și să dezvoltați modele de contracte de muncă pentru angajarea diferitelor categorii de lucrători.

Pe baza rezultatelor inspecțiilor efectuate de Inspectoratul de Stat al Muncii, contractul de muncă devine și cel mai scump document în gestionarea evidenței personalului în ceea ce privește sancțiunile. Răspunderea este prevăzută în partea 4 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse pentru persoane juridice, de exemplu, de la 50.000 la 100.000 de ruble, iar uneori inspectorii înmulțesc amenda cu numărul de contracte de muncă.

A fost elaborată și aprobată o formă standard de contract de muncă numai pentru șefii de stat (municipali) și angajatori, întreprinderile mici clasificate ca micro-întreprinzători. În alte cazuri, angajatorii dezvoltă în mod independent forma contractului de muncă.

numele de familie, prenumele, patronimul angajatului și numele angajatorului (numele, prenumele, patronimul angajatorului - individual) care au încheiat un contract de muncă;
informații despre documentele care dovedesc identitatea angajatului și a angajatorului - persoană fizică;
numărul de identificare a contribuabilului (pentru angajatori, cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali);
informații despre reprezentantul angajatorului care a semnat contractul de muncă și baza pe care acesta este învestit cu atribuțiile corespunzătoare;
locul si data incheierii contractului de munca.

De regulă, aceste informații sunt incluse în preambulul la contract de munca sau unele dintre informații rămân în preambul, iar unele sunt transferate pe ultima pagină a contractului de muncă.

Exemplu:„Societatea cu răspundere limitată„Dobânzi” (TIN 1234567890), denumit în continuare „Angajatorul”, reprezentat de directorul general adjunct P.S Mikhailov, acționând în baza unui contract de muncă din 17.02.2009 nr. 18-td-2009 și ordin din 08. /05/2011 Nr. 12, pe de o parte, și cetățean al Federației Ruse Nikolay Sergeevich Veselov (pașapoarte seria 0477, nr. 123456 eliberat de Serviciul Federal de Migrație pentru Districtul Administrativ de Sud al Moscovei la 20 august 1997), denumit în continuare „Angajat”, pe de altă parte, în conformitate cu normele în vigoare pe teritoriul legislației muncii a Federației Ruse, am încheiat acest contract de muncă după cum urmează...”

Recomandarea 2. Amintește-ți despre premise contract de muncă - sunt enumerate în partea 2 a art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse. Dar nu toate sunt întotdeauna necesare! Unele sunt necesare în anumite condiții:

durata contractului de muncă și circumstanțele (motivele) care au stat la baza încheierii unui contract de muncă pe durată determinată în conformitate cu Codul muncii sau cu altă lege federală (indicați numai la încheierea unui contract de muncă pe durată determinată);
garanții și compensații pentru lucrul cu dăunători și (sau) conditii periculoase forța de muncă, indicând caracteristicile condițiilor de muncă la locul de muncă (indicați numai dacă angajați un angajat pentru muncă cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase);
regimul timpului de muncă și al timpului de odihnă (se includ în contractul de muncă numai dacă regimul diferă de reguli generale, care funcționează la angajator);
condițiile care determină natura lucrării (de călătorie, mobilă, în drum).

Recomandarea 3. Luați în considerare articolele din Codul Muncii care stabilesc specificul reglementării raporturilor de muncă cu categorii separate angajați sau legile federale care reglementează tipul dvs. de activitate. La elaborarea unui proiect de contract de muncă, nu utilizați surse de proveniență dubioasă din resursele de pe Internet.

Priviți diferite surse și, după ce le-ați trecut prin „prisma” articolului 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, dezvoltați-vă propria formă.

Contractul de munca poate include prevederi suplimentare, mentionate in Partea 4 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse și alte condiții. Însă angajatorul nu va fi tras la răspundere pentru absența acestora.

În cazul în care activitățile angajaților sunt legate de întreținerea activelor materiale, recomand imediat elaborarea și pregătirea unui model de acord privind răspundere financiară. Apoi îl poți semna în același timp cu documentul de muncă.

Există o lecție detaliată separată despre responsabilitatea financiară la Kontur.School. În programul lecției:

Răspunderea financiară a angajatului: temeiuri, termeni și procedura de implicare.
Cazuri de responsabilitate financiară deplină a salariatului.
Acord privind responsabilitatea financiară individuală sau colectivă deplină.
Răspunderea financiară a angajatorului pentru întârzierile salariale, plata concediului de odihnă și alte sume datorate angajatului.

Pasul 7. Pregătiți documentele pentru păstrarea evidențelor de muncă ale noilor angajați

Pentru început, pregătiți o comandă prin care se desemnează o persoană specială autorizată responsabilă cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă.

Amintiți-vă că munca forțată este interzisă. În cazul în care contractul de muncă sau fișa postului a persoanei responsabile nu au precizat responsabilitățile pentru menținerea, înregistrarea, păstrarea și emiterea carnetelor de muncă, este necesară completarea contractului de muncă cu aceste responsabilități prin acord sau efectuarea modificărilor la fișa postului. Dacă o astfel de responsabilitate va fi atribuită unui angajat a cărui funcție nu include evidența personalului, de exemplu, contabilul șef, recomand mai întâi întocmirea unui acord de combinare, i.e. la atribuirea de muncă suplimentară unui angajat cu acordul scris al acestuia cu plată suplimentară în conformitate cu art. 151 Codul Muncii al Federației Ruse.

În această etapă, verificați și dacă organizația a achiziționat și înregistrat în carnetul de chitanță și cheltuieli pentru formularele contabile cartea de muncași o inserție în ea cu forme de cărți de lucru și inserții în ea. Angajatorul este obligat să aibă în stoc în mod constant numărul necesar de formulare de carte de muncă și inserții în acesta (clauza 44 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, denumit în continuare ca Rezolutie nr. 225).

Păstrați formularele din carnetul de muncă și inserțiile în departamentul de contabilitate ca formulare raportare strictă. Departamentul de contabilitate ține și registrul de încasări și cheltuieli (a se vedea paragraful 41 din Hotărârea nr. 225). În această etapă, pregătiți și o carte pentru înregistrarea mișcării cărților de lucru și a inserțiilor în ele. Este gestionat de departamentul HR.

Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru înregistrarea formularelor carnetului de muncă și a inserțiilor din acesta și carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea trebuie să fie numerotate, dantelate, certificate prin semnătura șefului organizației și de asemenea sigilat cu un sigiliu de ceară sau sigilat.

Cărți electronice de muncă. Raportul SZV-TD. Schimbări

De la 1 ianuarie 2020, angajatorii au obligația de a furniza informații despre activitățile lor de muncă către Fondul de pensii al Rusiei în formularul SZV-TD dacă:

angajatul a fost angajat, transferat definitiv, concediat sau dacă angajatul a depus o cerere ca să țină în continuare un carnet de muncă pe hârtie sau că alege unul electronic.

Citiți despre modificările din articole:

Pasul 8. Pregătește documentele pentru munca de resurse umane

Pregătirea procedurilor de personal începe cu înregistrarea angajaților pentru muncă.

Ce documente obligatorii ar trebui să aibă la îndemână un ofițer de personal în etapa de aplicare pentru un loc de muncă?

Kit tipic (cu excepția caracteristicilor):

Un set de reglementări locale pentru ca angajații să se familiarizeze cu ele.
Un proiect de contract de muncă cu responsabilitățile postului incluse în acesta sau în fișa postului.
Formular de ordin de angajare (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). Comanda poate fi într-o formă unificată - formularul T-1 (formularul T-1a) sau într-o formă aprobată de angajator.
Formulare de card personal în formularul T-2 (pentru angajații de stat sau municipali, formular T-2 GS (MS). Rețineți: cardul personal T-2 (T-2GS (MS) se păstrează în scris pe carton.

Înregistrările despre angajat, despre angajare, transferuri permanente, concedieri ale salariatului trebuie depuse împotriva semnăturii în secțiunile relevante ale cardului personal (clauza 12 din Hotărârea nr. 225).

Ce ar trebui să iau în considerare conform cărților de muncă în această etapă? Scrieți o cerere către departamentul de contabilitate cu cerere de eliberare a unui formular de carte de muncă dacă angajatul nu are unul sau introduceți informații despre carnetul de muncă pe care îl are în cartea pentru înregistrarea mișcării carnetelor de muncă.

Organizați înregistrarea timpului de lucru: angajatorul este obligat să păstreze evidența timpului efectiv lucrat de angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). În aceste scopuri, puteți utiliza formulare unificate de fișe de pontaj T-12 sau T-13 sau puteți aproba propriul formular.

Cum se oficializează modificările la un contract de muncă?

Pregateste documentele:

Acord de modificare a termenilor contractului de muncă/acord suplimentar față de contractul de muncă (dacă modificarea condițiilor contractului de muncă are loc prin acordul părților, în conformitate cu articolul 72 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Ordin de schimbare organizatorică sau conditii tehnologice forța de muncă, notificări scrise privind modificările și motivele care au stat la baza modificării condițiilor contractului de muncă, oferte scrise pentru un alt loc de muncă vacant corespunzătoare calificărilor salariatului, precum și un post vacant inferior sau un loc de muncă mai puțin remunerat (dacă modificarea în termenii contractului de muncă are loc la inițiativa angajatorului în conformitate cu articolul 74 Codul Muncii al Federației Ruse).

Lista documentelor pentru procesarea unei traduceri depinde de tipul de traducere:

la transfer temporar se încheie un acord suplimentar la contractul de muncă privind transferul, se întocmește un ordin de transfer (de obicei în formularul T-5 sau T-5a);
la traducere permanentă— acord suplimentar la contractul de muncă privind transferul și ordinul de transfer. Se face o înscriere și în carnetul de muncă și în carnetul personal T-2 (T-2GS (MS).

Lista documentelor pentru înregistrarea vacanțelor:

programul de vacanță (aprobat cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic). Citiți articolul „”;
notificări scrise către angajați cu privire la ora de începere a concediului de odihnă în conformitate cu partea 3 a art. 123 din Codul Muncii al Federației Ruse (vezi Scrisoarea lui Rostrud din 30 iulie 2014 nr. 1693-6-1);
ordin de concediu (formular T-6, formular T-6a).

Această listă poate varia în funcție de categoriile de lucrători sau de circumstanțe. De exemplu, dacă un angajat solicită concediu nu conform programului de vacanță, ci la un moment convenabil pentru el pe baza cererii sale scrise (de exemplu, un astfel de concediu este acordat minorilor, donatorilor de onoare ai Rusiei etc.). În acest caz, nu va exista nicio notificare de concediu. Angajatul va scrie o declarație, iar angajatorul va emite un ordin.

Legislația muncii stabilește cerințe pentru disponibilitatea și înregistrarea documentele de personalîn cazurile în care angajatorul:

atrage angajații să lucreze afară durata stabilită programul de lucru;
atrage muncă în weekend și zile nelucrătoare sărbători;
trimite angajații în călătorii de afaceri;
oferă garanții și compensații. Acest bloc de întrebări ar trebui studiat separat. Vă recomandăm să vă familiarizați cu programul de recalificare profesională „” de la Kontur.School.

Cum se oficializează concedierea angajaților

În acest caz, aveți nevoie de documente justificative, al căror tip depinde de motivul concedierii. De exemplu, pentru a concedia un angajat din proprie inițiativă, este necesară cererea lui scrisă, pentru a concedia prin acordul părților - un acord de reziliere a contractului de muncă etc.

Asigurați-vă că pregătiți un ordin de concediere, pe care trebuie să îl familiarizați cu angajatul împotriva semnăturii sale. Dacă angajatul lipsește sau refuză să se familiarizeze cu comanda, puneți marca corespunzătoare pe comandă.

Pe baza comenzii, faceți o înscriere în carnetul de muncă și în cardul personal al angajatului. Ulterior, salariatul își pune semnătura în carnetul de muncă, cartea personală și în carnetul de înregistrare a mișcării carnetelor de muncă la predarea cărții de muncă salariatului.

Elaborați un program de angajare, determinați nevoile angajatorului pentru funcțiile de muncă.
Verificați cum sunt pregătite documentele pentru manager.
Pregătiți un set de reglementări locale necesare.
Elaborați modele de contracte de muncă pentru diferite categorii de lucrători.
Întocmește documentele necesare pentru a aplica pentru un loc de muncă.
Întocmește proiecte de documente pentru înregistrarea procedurilor legate de circulația personalului (vacanțe, călătorii de afaceri, implicare în muncă în weekend etc.).

30.602 vizualizări

Pentru a afișa formularul, trebuie să activați JavaScript în browser și să reîmprospătați pagina.

Dacă analizezi întrebarea care sunt responsabilitățile postului unui specialist HR, rezultatul obținut va fi o adevărată descoperire pentru mulți cititori. Cu multe decenii în urmă, într-o țară care nu a mai fost pe harta lumii din 1991, s-a format un stereotip că un „ofițer de personal” este destul de poziție de prestigiu ocupat de rude apropiate sau buni prieteni ai conducerii întreprinderilor, uzinelor și fabricilor. Legislația muncii stabilă și un mecanism care funcționează bine pentru angajarea și concedierea cetățenilor sovietici le-au garantat „ofițerilor de personal” o viață liniștită și un număr minim de sarcini de îndeplinit. Într-un cuvânt, departamentul de personal al unei mari întreprinderi sovietice a fost întotdeauna considerat un mic „paradis” pentru angajații săi, iar mulți reprezentanți ai generației mai în vârstă au păstrat o atitudine similară față de angajați. Departamentele HRşi în condiţiile economice moderne.

Dar în ce măsură acest stereotip corespunde cu starea reală a lucrurilor, ce s-a schimbat în lista de responsabilități ale specialiștilor în resurse umane în ultimele decenii și, de asemenea, dacă această profesie prestigioase și la cerere piata moderna muncă - acestea sunt întrebările care pot fi considerate subiectul principal al articolului prezentat. Cititorii vor învăța multe lucruri noi și informatii utile, care nu numai că le va crește nivelul general de erudiție, dar va aduce și beneficii practice șomerilor, studenților și viitorilor solicitanți.

Responsabilitățile postului unui specialist HR - într-o întreprindere modernă

Înainte de a trece la un studiu detaliat al întrebării care sunt responsabilitățile postului unui specialist în resurse umane, să luăm în considerare ce este un departament de resurse umane într-o întreprindere modernă. Elementul structural prezentat al oricărei companii, organizații sau instituții îndeplinește o serie de funcții necesare pentru a asigura funcționarea normală a entității activitate antreprenorială sau o structură nonprofit, indiferent de apartenența la un anumit sector al economiei.

Dacă vorbim despre firma mica, acolo unde nu există un departament corespunzător, atunci funcțiile acestuia sunt îndeplinite fie de un specialist în resurse umane (manager), fie sunt repartizate între mai mulți angajați din personalul administrativ. Dar această opțiune este posibilă doar dacă atribuirea de funcții către specialiști în HR este prevăzută în contractul de muncă. De exemplu, nimeni nu poate forța contabilul șef să facă munca ofițerilor de personal, deoarece acest lucru este interzis de Codul Muncii al Federației Ruse.

Departamentul HR, indiferent de dimensiunea, direcția de activitate și forma de proprietate a întreprinderii, lucrează în două direcții principale:

oferă companiei personalul necesar: analizeaza nevoile de noi angajati, elaboreaza grafice de personal, selecteaza personal calificat cu experienta in anumite locuri de munca;

forme politica de personal companii (cerințe pentru angajați, dezvoltarea personalului etc.).

Dacă renunțăm la terminologia specială și alte nuanțe minore, atunci putem spune asta obiectivul principal Existenta unui departament de resurse umane consta in asigurarea firmei cu personalul necesar cu un nivel suficient de calificare necesar indeplinirii principalelor functii ale firmei.

Responsabilitatile serviciilor HR intreprinderi moderne include:

Pe baza specificului activităților companiei, crearea de planuri pentru angajarea tuturor diviziilor sale.

Angajarea, transferul pe o altă funcție, precum și concedierea angajaților, inclusiv pregătirea tuturor documentelor necesare.

Contabilitatea personalului.

Organizarea depozitarii carnetelor de munca, completarea acestora, precum si intretinerea altor documentatii aferente.

Crearea unor conditii de munca confortabile pentru personal, in conformitate cu legislatia muncii in vigoare.

Elaborarea de propuneri pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă.

Intocmirea documentatiilor si rapoartelor pentru comisii de verificare a respectarii legislatiei muncii.

Instruirea angajaților și monitorizarea implementării instrucțiunilor primite.

Prevenirea abaterilor disciplinare.

Asistență maximă în găsirea unui loc de muncă pentru angajații disponibilizați.

La fiecare întreprindere (unde funcționează departamentul corespunzător), un specialist în resurse umane îndeplinește anumite responsabilități ale postului din lista prezentată, asigurând munca eficienta nu numai acest departament, dar și întreaga întreprindere/instituție.

Principalele responsabilitati ale specialistilor HR

Lista responsabilităților de HR prezentată în secțiunea anterioară include: sarcini generale, care constau în funcții zilnice separate diferiți specialiști de către personal. De exemplu, manager HR(o versiune modernă a titlului unui post de specialist în departament) îndeplinește următoarele funcții:

elaborează programul de personal și fișele postului;

se ocupă de documentația personalului și asigură siguranța acesteia;

întocmește documente privind protecția muncii la locul de muncă (separat pentru fiecare post);

întocmește documentația locală, instrucțiunile, regulamentele, regulamentele;

se ocupă de probleme raportare statistică, inclusiv documente privind numărul și circulația personalului și rapoarte lunare privind FP-4;

ține jurnalele de personal, întocmește ordine privind numiri, transferuri, concedieri;

păstrează dosarele personale ale angajaților;

întocmește programe de vacanță, efectuează modificări la documentele enumerate etc.

La unele întreprinderi (în funcție de numărul de personal), responsabilitățile postului de conducere ale specialistului în resurse umane includ și următoarele funcții:

Se asigură că informațiile din banca de date de personal a companiei sunt actualizate, introducând cu promptitudine toate modificările care apar.

Se ocupă de cardurile de asigurări de pensie ale angajaților și alte documente legate de furnizarea de pensii în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

Colectează informații despre fluctuația personalului, le analizează și elaborează programe pentru eliminarea acestei tendințe negative.

Monitorizează timpul de păstrare a întregii documentații, întocmește lucrări pentru depunerea în arhivă, dacă prevede legislația în vigoare și regulamentele interne ale întreprinderii.

Susține conformitatea angajaților cu organizația disciplina munciiși regulile interne ale întreprinderii.

Dacă trecem la problema muncii directe cu personalul, atunci angajații departamentului de personal îndeplinesc următoarele funcții:

se ocupă de problemele de înregistrare militară;

intocmeste certificate de concediu medical pentru transmitere catre departamentul de contabilitate;

se ocupă de probleme formare profesională personal: organizează traininguri, cursuri de perfecţionare, seminarii etc.;

organizeaza intocmirea adeverintelor pentru angajatii companiei, realizeaza copii si extrase din documentele originale care se pastreaza in departamentul de personal;

să ofere consultări pe probleme de legislație a muncii;

sunt responsabili cu înregistrarea orelor de lucru și monitorizarea disciplinei muncii (în funcție de specificul activităților întreprinderii, aceste funcții pot aparține șefilor diviziilor structurale);

întocmește și controlează procesul de pregătire a documentelor necesare călătoriilor de afaceri;

dezvolta sisteme de recompense si pedepse pentru angajati, tinand cont de pozitia acestora, nivelul de responsabilitate si alti factori.

Acordați atenție faptului că, în ciuda listei destul de mari de responsabilități atribuite angajaților departamentului de resurse umane, destul de des toate lucrările enumerate sunt efectuate de o singură persoană, de exemplu, atunci când personalul companiei este format din zece până la douăzeci de angajați. Dar dacă vorbim de o întreprindere mare, unde lucrează mii de specialiști, diferite specialități, atunci departamentul HR este un fel de „firmă în cadrul unei companii” cu propriile reguli, legi și responsabilități clar atribuite. Iar activitățile acestui departament, spre deosebire de munca ofițerilor de personal sovietici calmi menționate la începutul articolului, influențează foarte mult productivitatea generală, profitabilitatea și alte lucruri importante. indicatori economici munca unei mari companii.

În ciuda faptului că fiecare specialist în HR are responsabilități de serviciu, care sunt reflectate pe scurt în documentele interne ale companiei, această problemă este de fapt decisă de șeful departamentului. Să ne uităm la cum se întâmplă acest lucru în practică, dacă luăm coeficientul uzină de producție, care angajează până la trei sute de oameni. Pe baza rezultatelor lucrărilor din ultima lună, departamentul de resurse umane primește un fond de salarii total de 4.000 de dolari, care este distribuit de șeful unității structurale.

Un lider corect care se uită cu câteva luni înainte știe care dintre subalternii săi merită un bonus, care a încercat, dar nu a reușit încă să arate rezultatul cerut și cine poate fi pedepsit. După acest principiu, el distribuie salariul, iar după o lună se uită la ce concluzii au făcut subalternii săi. Un astfel de șef are nevoie de doar șase luni pentru a crea un departament eficient de resurse umane care să satisfacă pe deplin nevoile generale ale întreprinderii în personal calificat astfel încât firma să lucreze la 100%.

Calitatile personale si profesionale ale unui angajat HR

Fiecare specialist HR, pentru a-și îndeplini funcțiile și responsabilitățile care îi sunt atribuite, trebuie să aibă anumite aptitudini profesionale și calități personale.

Legislația Federației Ruse stabilește următorul cadru în legătură cu inspectorul departamentului de resurse umane:

— Medie învăţământul profesional sau educație profesională inițială, dar în combinație cu finalizarea cursurilor relevante și pregătire practică în specialitate timp de 3 ani, precum și experiență de muncă în această întreprindere cel putin 1 an.

Dar, de regulă, ei închid ochii la aceste momente dacă tu:

să aibă cunoștințe excelente ale legislației muncii și să știe să aplice aceste cunoștințe în practică;

dovediți proprietarului/directorului întreprinderii că știți să întrețineți corect carnetele de angajați și carnetele de muncă ale acestora;

cunoașteți bine elementele de bază ale muncii de birou și puteți oferi soluții pentru întreprindere program de calculator, simplificând semnificativ activitatea departamentului HR;

cunoaste perfect tot ce tine de protectia muncii;

să știe să întocmească un program de vacanță, să înțeleagă și să respecte legislația pensiilor;

poți deosebi fără greșeală o persoană care este capabilă să beneficieze de cauza comună de un leneș sau un fraudator.

Pe lângă punctele enumerate care se încadrează în categorie calitati profesionale, Pentru munca de succes pentru postul de specialist HR trebuie sa fii bun psiholog, să puteți câștiga străini și, de asemenea, să detectați instantaneu înșelăciunea, incertitudinea, interesul crescut și alte manifestări non-standard ale emoțiilor candidaților pentru un post în compania dvs. Foarte des, aceste calități înnăscute și experiența de viață dobândită sunt apreciate mult mai mult decât cele reale educație mai bună V in aceasta directie activități.

Dacă decideți să lucrați în departamentul de resurse umane, nu uitați că rezultatele activităților dvs. trebuie să corespundă nu numai acordurilor verbale cu angajatorul (acesta ar putea fi proprietarul companiei, acesta director general sau șef de departament), dar și semnat documente interne organizație, precum și legislația în vigoare în această problemă. Desigur, orice încălcare atrage după sine o pedeapsă adecvată.

După ce ați studiat toate responsabilitățile postului din domeniul de activitate prezentat, trebuie, în primul rând, să decideți în mod independent cât de mult corespunde profesia de specialist în resurse umane intereselor, obiectivelor de viață și planurilor de viitor, poate că vă va aduce numai pozitiv impresii, dar nu este exclusă posibilitatea unei experiențe negative.

Ți-a plăcut articolul? Distribuie prietenilor pe rețelele sociale. retele:

Cum să lucrezi în departamentul de resurse umane | Tu și munca

Contabilitatea muncii și a salariilor în organizație se realizează pe bază documente primare, format în serviciul de personal. Munca prost realizată de departamentul de HR afectează inevitabil activitatea atât a departamentului de contabilitate, cât și a întregii organizații. Consecința acestui fapt este plata în timp util a angajaților, concediul medical, pregătirea în timp util a documentelor pentru depunerea la agențiile guvernamentale. organisme sociale. Ca urmare, are loc o scădere indicatori financiari intreprinderile in ansamblu.

Respectarea normelor Codului Muncii al Federației Ruse și executarea corectă a documentației de personal sunt controlate atât de organele Inspectoratului Federal de Muncă (Rostrudinspektsiya), cât și de organele Federale. biroul fiscal. Un inspector de stat poate veni la biroul oricărei organizații, indiferent de forma ei de proprietate, și poate solicita documente referitoare la evidența personalului și alte reglementări și ordine interne obligatorii disponibile în organizație (Legea federală din 8 august 2001 nr. 134-). FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și antreprenori individualiîn timpul controlului (supravegherii) de stat”).

Documentarea activităților serviciului HR acoperă toate procesele legate de pregătirea și prelucrarea documentației de personal conform regulilor stabilite și rezolvă următoarele personal sarcini de management:

● organizarea muncii muncitorilor;

● încheierea unui contract de muncă și angajare;

● transfer la un alt loc de muncă;

● asigurarea angajaților cu concedii de odihnă;

● stimulente pentru angajati;

● impunerea de sancţiuni disciplinare salariaţilor;

● certificarea angajaţilor;

● menținerea personalului;

● contabilizarea utilizării timpului de lucru;

● atragerea angajaților la muncă în weekend și sărbători nelucrătoare;

● înregistrarea călătoriilor de afaceri;

● incetarea contractului de munca si concedierea de la munca.

Lista documentelor de personal pe care organizațiile trebuie să le păstreze, indiferent de forma lor de proprietate, este dată în anexă. De asemenea, indică documente de reglementare care reglementează obligația angajatorului de a păstra anumite documente de personal și perioadele de păstrare a acestora (în conformitate cu Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată de Rosarkhiv la 10/06/2000, cu modificările ulterioare la 10/10/2000). 27/2003).

Organizarea muncii muncitorilor se realizează prin adoptarea (aprobarea conducătorului organizației sau a unui funcționar autorizat de acesta) a reglementărilor locale. Fiecare angajator trebuie să aibă reglementări interne de muncă și reglementări privind protecția datelor cu caracter personal. Alte reglementări locale, precum reglementări privind salariile, standardele de muncă, bonusurile și stimulentele materiale, certificarea etc., sunt adoptate dacă este necesar.

Un acord colectiv (acord) are un caracter consultativ, deoarece este încheiat prin acordul părților (capitolul 7 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pastrarea dosarelor personale ale angajatilor este recomandata companiilor private. Obligația angajatorului de a întreține treburile personale se extinde asupra angajaților organizatii guvernamentaleîn conformitate cu Legea federală din 27 iulie 2004 nr. FZ-79 „Cu privire la stat serviciu public Federația Rusă”. Pentru comoditate, putem recomanda în continuare crearea de fișiere personale sau foldere personale, iar procedura de formare a acestora ar trebui stabilită în actul de reglementare local al organizației, aprobat de șeful.

În dosarul personal al angajatului (dosarul personal), puteți include copii ale documentelor care sunt necesare la angajare (pașaport, legitimație militară, certificat de atribuire TIN, pensie). certificat de asigurare, certificat de căsătorie, certificat de naștere al copiilor - pentru a oferi beneficii fiscale; documente educaționale etc.) și, ulterior, toate documentele principale create în timpul vieții de muncă a salariatului, care îl caracterizează activitatea muncii(cereri de transfer la un alt loc de muncă, scrisoare de demisie, caracteristici, documente privind pregătirea avansată, copii după ordinele de admitere, transfer, concediere etc.).

În plus, angajatorul trebuie să dețină următoarele documente de protecție a muncii:

● instrucţiuni privind protecţia muncii prin profesie;

● jurnalul briefing-ului (familiarizarea cu instrucțiunile);

● un jurnal al angajaților supuși examenului medical obligatoriu și altele.

Aceste documente pot fi stocate în serviciul de personal al întreprinderii, dacă organizația nu are un serviciu separat de protecție a muncii, sau în birou.

Vă rugăm să rețineți

În conformitate cu sub. "a" partea 1 art. 356 din Codul Muncii al Federației Ruse, Inspectoratul Federal de Muncă exercită supravegherea și controlul de stat asupra respectării de către angajatori a legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare. Inspectoratul Federal de Muncă are dreptul de a trimite, în conformitate cu procedura stabilită, autorităților federale ramura executiva, autoritățile executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse, organisme administrația locală, organele de drept și instanțele judecătorești, pretenții și alte materiale privind faptele de încălcare a legislației muncii și de protecție a muncii, până la suspendarea activității societăților comerciale la care au fost constatate încălcări (articolul 3.12 din Codul contravențional).

Șefii organizațiilor poartă responsabilitatea personală pentru fondul documentar generat în procesul activităților lor. Pentru încălcarea legislației Federației Ruse și a altor acte juridice de reglementare, menținerea incorectă a documentației de personal sau absența acestora, legiuitorul prevede impunerea unei amenzi administrative: funcționarilor - de la 1000 la 5000 de ruble, persoanelor juridice - de la 30.000 la 50.000 de ruble. sau suspendarea administrativă a activităților pentru până la 90 de zile, iar din nou - atrage descalificare oficial(Articolele 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 și 14.23 din Codul administrativ).

APLICARE

Lista documentelor de personal necesare organizației

Document	Ce document reglementează	Nota	Perioada de valabilitate
Regulamentul intern al muncii (ILR)	Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu PVTR împotriva semnării. Valabil până la înlocuire cu altele noi.	În mod constant
Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților	Articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse	La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul cu Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților împotriva semnăturii. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
Tabloul de personal (formular T-3) ( personal)		Este compilat de fiecare dată când i se fac anumite modificări.	În mod constant
Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții pentru acestea		Stocat în departamentul HR și întreținut continuu.
Carnetul de chitanță și cheltuieli pentru evidența formelor carnetelor de muncă și inserții pentru acestea	Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserții pentru acestea (aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69)	Stocate în departamentul de contabilitate împreună cu formularele cărților de muncă și inserțiile pentru acestea; Formularele sunt primite de departamentul HR la solicitarea unui angajat HR.	50 de ani (dar la lichidarea societății se predă arhivei orașului împreună cu alte documente, a căror perioadă de păstrare este de 75 de ani)
Reglementări privind remunerarea, bonusurile și stimulentele materiale	Secțiunea 6 din Codul Muncii al Federației Ruse, capitolul 21 din Codul Muncii al Federației Ruse	În funcție de disponibilitate sisteme complexe salarii și forță de muncă și sisteme de bonusuri. Valabil până când este înlocuit cu unul nou.	În mod constant
Reglementări privind sistemul de instruire	Articolele 196, 197 din Codul Muncii al Federației Ruse	Dacă în organizaţie există un sistem de instruire.	În mod constant
Reglementări privind certificarea angajaților	Articolul 81 din Codul Muncii al Federației Ruse	La efectuarea certificării prin decizie a angajatorului.	În mod constant
Program de vacanță		Aprobat de angajator cu cel mult două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic.
Contract de munca	Articolele 16, 56, 57, 67 din Codul Muncii al Federației Ruse	Constă în în scris cu fiecare angajat.
Fișele postului pentru fiecare post în conformitate cu tabelul de personal, instrucțiuni de lucru pentru profesii		Acceptat la discreția angajatorului.	În mod constant
Comenzi de muncă	Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat in baza unui contract de munca. Acestea se anunta salariatului contra semnatura in termen de trei zile de la data inceperii efective a muncii.
Comenzi pentru transfer la un alt loc de muncă	Articolul 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse	Publicat pe baza unui acord de transfer la un alt loc de muncă ( acord suplimentar la contractul de munca).
Ordine de concediere	Articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse
Comenzi pentru principalele activități		Publicat la nevoie. Comenzile pentru activitățile de bază pregătite de serviciul de personal sunt înregistrate și stocate în birou. Serviciul de personal menține dosarul „Copii comenzi pentru activități de bază”.	1 an (copii ale comenzilor stocate în serviciul de personal)
Ordine pentru acordarea concediilor		Eliberat pe baza programului de vacanță sau a cererii angajatului
Cererile angajatului pentru concediu fără plată	Articolul 128 din Codul Muncii al Federației Ruse	Concediul fără plată se acordă la cererea (cererea) salariatului în conformitate cu partea 1 a art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse sau conform prevederilor legale pe baza cererii unui angajat (Partea 2 a articolului 128 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Card personal de angajat (formular T-2)		Efectuat pentru fiecare angajat.
Cartea de munca	Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”, Instrucțiuni privind procedura de completare a cărților de muncă și inserturi pentru acestea (aprobat prin Decret) al Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69)	Angajatorul ține carnetele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru el mai mult de cinci zile.	La concediere, angajatul primește în mâini un carnet de muncă. Carnetele de muncă nerevendicate sunt stocate în organizație timp de 50 de ani la lichidarea întreprinderii, acestea sunt arhivate
Acorduri privind răspunderea integrală		Acestea se încheie cu angajați care deservesc direct bunurile materiale.
Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al comenzilor pentru activitățile de bază	Instrucțiuni pentru munca de birou în serviciul HR al VNIIDAD " Exemple de instrucțiuni privind munca de birou în serviciul de personal al organizației” (recomandat)	Trebuie să fie numerotate și dantelate, sigilate și semnate de către angajator
Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al ordinelor de angajare
Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al ordinelor de concediere
Carnetul de contabilitate (jurnalul de bord) al comenzilor de acordare a concediului
Jurnalul de înregistrare a certificatelor de călătorie
Foaia de pontaj	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Angajatorul este obligat să țină evidența timpului efectiv lucrat de fiecare angajat
Programul schimburilor	Articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse	Se aduce la cunoștința angajaților cu cel puțin o lună înainte de intrarea în vigoare.
Jurnal de bord pentru inspecțiile organismelor de control	Legea federală din 8 august 2001 nr. 134-FZ „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în timpul controlului (supravegherii) de stat”	Realizat de toate persoanele juridice și antreprenorii fără a forma o entitate juridică	În mod constant
Procese-verbale ale ședințelor, hotărâri ale comisiilor de calificare de certificare	Reglementări privind certificarea angajaților întreprinderii	Sunt emise comisie de certificare
Fișele de pontaj și ordinele lucrătorilor profesii nocive	Partea 3 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse	Compilat lunar.
Liste de muncitori in productie cu condiții dăunătoare muncă	Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 26 ianuarie 1991 nr. 10 „Cu privire la aprobarea listelor de producție, muncă, profesii, funcții, indicatori care dau dreptul la pensie preferențială”	Dacă producția are condiții de lucru dăunătoare; este în desfășurare.
Listele angajaților care se pensionează cu pensii preferențiale
Corespondenta privind numirea - pensiilor si beneficiilor de stat; Pensie preferenţială
Instrucțiuni privind protecția muncii prin profesie	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse		În mod constant
Jurnal de informare (familiarizarea cu instrucțiunile)	Secțiunea 10 din Codul Muncii al Federației Ruse
Jurnalul angajaților supuși examenului medical obligatoriu	Articolul 69 din Codul Muncii al Federației Ruse, ordinul Ministerului Sănătății și Industriei Medicale al Federației Ruse din 14 martie 1996 nr. 90 „Cu privire la procedura de desfășurare preliminară și periodică examene medicale lucrătorilor și reglementărilor medicale de admitere în profesie” (modificat la 02/06/2001)
Rapoarte de accidente	Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 24 octombrie 2002 nr. 73 „Cu privire la aprobarea formularelor de documente necesare pentru investigarea și înregistrarea accidentelor industriale și dispozițiile privind caracteristicile investigației accidentelor industriale în anumite industrii și organizații”
Acte de investigare a intoxicațiilor și bolilor profesionale

E.N. Malkova,
Specialist HR la Algorithm LLC

În procesul apariţiei şi documentare relații de muncă, multe documente se formează sub denumirea generală „documentație personală”. În literatura de specialitate, un complex de documente de personal este sistematizat după diverse criterii.

De exemplu, În funcție de scop, există două grupuri mari de documente de personal:

1. Documente de evidență a personalului personal, care includ comenzile de angajare, transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului, concedierea, carnetul personal de angajat și altele. Cea mai mare parte a documentelor privind personalul a fost inclusă în forme unificate documentația contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și a acesteia plată."

2. A doua grupă este formată din documente referitoare la implementarea funcțiilor de management al personalului și organizarea muncii (Regulamentul intern al muncii, Regulamentul unității structurale, fișele postului, Structura și personalul, Tabelul de personal). IN " Clasificator integral rusesc documentație de management" OK 011-93, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299, aceste documente au fost numite "documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților unei organizații sau întreprinderi".

Se aplică și un alt principiu de sistematizare a documentației de personal și anume Conform procedurilor tipice de personal, se disting următoarele tipuri de documente de personal:

1. Documentatia de angajare:

· Cerere de angajare;

· Contract de numire pe post;

· Ordin de angajare;

· Protocol adunarea generală colectiv de muncă despre angajare.

2. Documentație pentru transferul la un alt loc de muncă:

· Cerere de transfer la un alt loc de muncă;

· Ideea de transfer la un alt loc de muncă;

· Ordin de transfer la un alt loc de muncă.

3. Documentatia pentru concedierea de la munca:

· Scrisoare de demisie;

· Ordin de concediere;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind concedierea.

4. Documentație pentru înregistrarea vacanțelor:

· Program de vacanță;

· Cerere de concediu;

· Ordin privind acordarea concediului.

5. Documentație pentru înregistrarea stimulentelor:

· Ideea de încurajare;

· Ordinea de încurajare;

· Procesul-verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind stimulentele.

6. Documentație pentru înregistrarea sancțiunilor disciplinare:

· Raport privind încălcarea disciplinei muncii;

· Notă explicativă despre încălcarea disciplinei muncii;

· Ordinea de impunere acţiune disciplinară;

· Procesul verbal al adunării generale a colectivului de muncă privind impunerea sancțiunilor disciplinare.

În realitate, componența documentelor de personal poate fi mult mai largă sau poate fi adaptată la specificul muncii pentru un anumit angajator.

În plus, documentarea relațiilor de muncă ocupă un loc important în legislația muncii.

Codul Muncii Federația Rusă stabilește necesitatea documentării relațiilor de muncă:

· contractul de muncă trebuie încheiat în scris (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· angajarea se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului, cu care angajatul ia cunoștință de semnătură (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· cărțile de muncă sunt păstrate pentru toți angajații (articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· la cererea scrisă a salariatului, angajatorul este obligat, în cel mult trei zile lucrătoare de la data depunerii acestei cereri, să furnizeze salariatului copii ale documentelor legate de muncă (copii de pe ordinul de angajare, ordinele de transfer la un alt loc de muncă, un ordin de concediere extrase din carnetul de muncă; salariile, privind contribuțiile de asigurare acumulate și efectiv plătite pentru asigurarea obligatorie de pensie, pe perioada muncii a acestui angajatorși mai mult) (Articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· emiterea obligatorie a unui ordin (instrucțiune) privind aplicarea unei sancțiuni disciplinare (articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· rezilierea unui contract de muncă se formalizează prin ordin (instrucțiune) angajatorului (articolul 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceasta include, de asemenea, forme unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia, a căror întreținere, în conformitate cu paragraful 2 din Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobarea forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”, este obligatorie pentru toate organizațiile care operează pe teritoriul Federației Ruse, indiferent de forma lor de proprietate.

În prezent, sunt în vigoare următoarele formulare unificate de înregistrare a personalului:

Nr. T-1 „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea unui angajat”, Nr. T-1a „Ordin (instrucțiuni) privind angajarea angajaților”, Nr. T-2 „Cartea personală a angajatului”, Nr. T-2GS (MS) „ Cardul personal al unui angajat de stat (municipal)”, Nr. T-3 „Tabloul de personal”, Nr. T-4 „ Card de cont lucrător științific, științific și pedagogic”, Nr. T-5 „Ordin (instrucțiune) privind trecerea unui salariat la un alt loc de muncă”, Nr. T-5a „Ordin (instrucțiune) privind trecerea lucrătorilor la alt loc de muncă”, Nr. . T-6 „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului unui angajat”, Nr. T-6a „Ordinul (instrucțiunea) privind acordarea concediului angajaților”, Nr. T-7 „Programul de vacanță”, nr. T-8. „Ordinul (instrucțiunea) privind încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-9 „Ordin (instrucțiune) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-9a „Ordin (comandă) privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri”, Nr. T-10 „Certificat de călătorie”, Nr. -10a „Misiunea oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia”, Nr. T-11 „Ordin (instrucțiune) privind încurajarea unui angajat”, Nr. T-11a „Ordin (instrucțiune) privind stimulentele pentru angajați. ”

În plus, Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 a aprobat formulare unificate de inregistrare a timpului de lucru si decontari cu personalul pentru salarii:

Nr.T-12 „Fișa de timp de lucru și calculul salariilor”, Nr.T-13 „Fișa de timp de lucru”, Nr.T-49 „Fișa de salarizare”, Nr.T-51 „Fila de salarizare”, Nr.T- 53 „Statul de plată”, Nr. T-53a „Jurnal de înregistrare a salariilor”, Nr. T-54 „Cont personal”, Nr. T-54a „Cont personal (swt)”, Nr. T-60 „Notă-calcul la acordare concediu angajatului” , Nr. T-61 „Notă-calcul la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (concediere)”, Nr. T-73 „Lege privind acceptarea muncii prestate pe durată determinată contract de muncă încheiat pe durata unui anumit loc de muncă.”

Reglementări locale- acte care contin norme dreptul muncii, elaborat pentru reglementarea relațiilor de muncă, ținând cont de specificul muncii pentru un anumit angajator și de stabilirea de către angajator a condițiilor de muncă în limitele competenței sale în conformitate cu legislația muncii și alte acte normative de reglementare care conțin norme de drept al muncii, contractele colective, acorduri.

Compoziția reglementărilor locale care sunt obligatorii pentru fiecare angajator, conform interpretării normelor Codului Muncii al Federației Ruse, include:

· Tabloul de personal (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reglementări interne ale muncii (articolele 56, 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Documente care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților, drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu (articolele 86, 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· La munca in schimburi fiecare grup de lucrători trebuie să lucreze în timpul programului de lucru stabilit în conformitate cu programul de schimb (articolul 103 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Program de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);

· Reguli și instrucțiuni privind protecția muncii. Angajatorul este obligat să ofere condiții de siguranță și protecția muncii trebuie elaborate și aduse la cunoștința angajaților împotriva semnării regulilor și instrucțiunilor privind protecția muncii (articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Aceste documente de personal se numără printre cele care sunt verificate în primul rând de inspectorii federali de muncă.

În baza prevederilor de mai sus, întregul complex de acte de personal poate fi împărțit in doua tipuri:

1. Documente obligatorii de personal, a căror disponibilitate este prevăzută direct de Codul Muncii al Federației Ruse pentru toți angajatorii (persoane juridice și antreprenori individuali).

Acest tip de documente de personal include reglementări locale prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse (articolele 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212 din Codul Muncii al Federației Ruse) și, prin urmare, obligatorii pentru fiecare angajator și documente create în procesul de creare și documentare a relațiilor de muncă în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse (articolele 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Primele sunt asociate cu reglementarea organizatorică și normativă a relațiilor de muncă și stabilirea regimului și condițiilor de muncă pentru un anumit angajator, cele din urmă servesc la evidența personalului lucrătorilor.

2. Angajatorul stabilește documentele facultative de personal pe care angajatorul le poate accepta ca parte a reglementării locale, lista acestora și procedura de păstrare a acestora în mod independent.

Documentele facultative de personal au caracter consultativ, conțin și norme de drept al muncii și sunt necesare pentru reglementarea relațiilor de muncă. Astfel de documente de personal includ, de exemplu, prevederi privind diviziuni structurale, regulamentele de personal, fișele postului, reglementările privind certificarea angajaților și altele.

Astfel, componența generală a actelor de personal este determinată direct de angajator, ținând cont de cerințe legislatia actuala, amploarea și specificul organizării muncii, cu excepția acelor documente și forme unificate de documentație contabilă primară de contabilitate și plată a muncii, care sunt obligatorii pentru fiecare angajator.

Popular în categoria: