Cum să pregătiți o scrisoare oficială cu un exemplu de atașament. Exemplu de antet pentru o organizație. Crearea unui formular cu propriile mâini: video

1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau de culoare deschisă în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).

2. Foaia trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

Data scrisorii este data la care a fost semnată. Data este scrisă cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc în două perechi cifre arabe, separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

4. Număr de ieșire.

Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreția dvs. cu un index (de exemplu, inițialele șefului de direcție). Numărul de înregistrare al unei scrisori compilat în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.

6. Destinatar

Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, oficiali sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de nume. Denumirea organizației și a acesteia unitate structurală indicat în cazul nominativ.

De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:

Director General

SRL „Numele companiei”

A.A. Ivanov

SRL „Numele companiei”

Departamentul de planificare

B.B. Petrov

Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” nu este indicat înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de corespondență.

Cerința „Destinatar” poate include adresa postala. Elementele adresei poştale sunt indicate în ordinea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poştale.

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:

SRL „Numele companiei”

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Când adresați o scrisoare unei persoane, indicați numele și parafa destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:

Sidorov V.V.

Sf. Svobody, 5, apt. 12,

Iaroslavl, 150000

7. Textul scrisorii

Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, text coerent sau o combinație a acestor structuri.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile ulterioare.

Un text conectat constă de obicei din două părți. Prima parte indică motivele, motivele, scopurile redactării scrisorii, a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, propuneri, recomandări. Textul poate conține o ultimă parte (de exemplu, o cerere fără explicații).

În textul unei scrisori întocmite pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, titlul la textul.

În scrisoare sunt utilizate următoarele forme de prezentare:

persoana întâi plural ( „vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”);

persoana întâi singular („Consider că este necesar”, „vă rog să evidențiați”);

persoana a treia singular ( „societatea nu se opune”, „Nume” SRL consideră posibil”).

8. Aplicare

Se emite o notă care indică prezența atașamentului menționat în textul scrisorii după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:

Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 l. in 2 exemplare.

2. Certificat de transfer și acceptare pentru 1 litru. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la scrisoare este atașat un alt document, care are și un atașament, se emite o notă care indică prezența atașării după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6/172 și o anexă la aceasta, doar 3 pagini.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci se emite o notă care indică disponibilitatea acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 l. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

9. Semnătura

Detaliul „Semnătură” include: titlul funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet dacă scrisoarea nu este întocmită pe antet și prescurtat pentru o scrisoare întocmită pe antet) și o transcriere a semnăturii ( inițiale, prenume), De exemplu:

Atunci când o scrisoare este semnată de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, De exemplu:

La semnarea unui document de către mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, De exemplu:

10. Imprimare

Amprenta sigiliului certifică autenticitatea semnăturii oficial pe documente care atestă drepturile persoanelor care consemnează fapte legate de PRIN mijloace FINANCIARE, precum și pe alte documente PRIVIND certificarea unei semnături în original.

11. Interpret

Semnul despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. Un semn despre interpret este plasat pe partea din față sau din spate a ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, De exemplu:

Scrie simplu.
Scrieți în așa fel încât să fie amintit.
Scrieți-l așa cum doriți Aș vrea să arunc o privire.
Scrie astfel încât oamenii să te poată citiar fi interesant.

Burnet Leo

Destul de des, primul contact de afaceri este o scrisoare, iar dacă nu acordați atenția cuvenită etichetei unei scrisori de afaceri, atunci cunoștința poate să nu aibă loc și puteți pierde un client și un partener de afaceri.

Este foarte important să poți scrie corect scrisorile de afaceri, ceea ce va crea o impresie favorabilă despre tine personal și despre companie în ansamblu.

Reguli de compilare corespondență de afaceriși corespondența formată în urmă cu mai bine de 150 de ani. Este general acceptat că au fost introduse pentru prima dată în Anglia. Când compuneți scrisori de afaceri către parteneri străini și autohtoni, merită luate în considerare câteva caracteristici. despre care se va discuta mai jos.

Dar, în ciuda diferențelor, există și reguli generale, care sunt caracteristice atât pentru eticheta scrisorilor de afaceri rusești, cât și străine.

În primul rând, înainte de a începe să scrii o scrisoare partener de afaceri, merită să decideți asupra următoarelor puncte:

1. Tipul scrisorii (scrisoare de intenție, scrisoare de comandă, scrisoare de notificare, scrisoare de comandă, scrisoare de reamintire, scrisoare de prezentare, scrisoare de refuz, scrisoare de garanție etc.).

2. Se așteaptă să primească o scrisoare de răspuns? În unele situații, nu este necesar un răspuns, cum ar fi o scrisoare de prezentare.

3. Conținutul scrisorii va fi înțeles clar și corect de către destinatar? Va exista vreo confuzie cu privire la problema corespondenței?

4. Sunteți sigur că o scrisoare trimisă prin poștă va ajunge la timp? Dacă nu, atunci este mai bine să utilizați fax, servicii poștale expres ( DHL , UPS etc.) sau trimiteți un e-mail.

În al doilea rând, tonul scrisorii trebuie să fie corect, chiar dacă este o scrisoare de plângere. Prezentarea politicoasă și simplă a problemei sună convingătoare și, de regulă, elimină corespondența inutilă. De asemenea, ar trebui să evitați inexactitatea și ambiguitatea în formulare, utilizarea excesivă a termenilor profesionali și abrevierile inutile, deoarece acest lucru poate duce la necesitatea unor clarificări ulterioare și, în cele din urmă, la o corespondență prelungită.

În al treilea rând, o scrisoare de afaceri trebuie să fie scrisă numai pe antetul organizației a cărei angajat sunteți. Un antet de companie este un fel de carte de vizită companie, prin urmare scrisoarea trebuie tratată cu o atenție deosebită.

În al patrulea rând, scrisoarea ar trebui să conțină mai multe paragrafe, fiecare dintre ele exprimând un gând complet. Paragrafele nu trebuie să fie prea lungi pentru ca textul să fie ușor de citit. Puteți urma regula: primul și ultimul paragraf nu sunt mai mult de patru rânduri dactilografiate, iar toate celelalte nu sunt mai mult de opt. Nu este adecvat să mutați un paragraf care conține mai puțin de patru rânduri pe pagina următoare. Într-o scrisoare de afaceri, este mai bine să evitați scrierea cu silabe.

Scrisoarea trebuie să fie introdusă cu caractere Times New Roman Cyr mărimea 12 (pentru proiectarea materialelor tabelare), 13, 14, 15 și Times DL dimensiunea 12, 13, 14 cu spațiere de 1-2 rânduri.

Când scrieți scrisori de afaceri, numărul paginii este indicat în colțul din dreapta jos, iar în alte documente de afaceri - în partea de sus, în mijlocul paginii.

La noi in tara este reglementata procedura de prelucrare a documentelor documente de reglementare, și în primul rând GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”

GOST stabilește două formate standard pentru formularele de document: A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm).

Fiecare document, scris fie pe formular, fie pur și simplu pe o coală de hârtie, trebuie să aibă margini (cel puțin): stânga - 20 mm; dreapta – 10 mm, sus – 20 mm, jos – 20 mm.

Astfel de cerințe pentru pregătirea documentelor sunt stabilite Legislația rusă, dar le puteți urmări și atunci când scrieți scrisori de afaceri către parteneri străini.

În funcție de relația dvs. cu destinatarul, adresa poate începe cu cuvintele „dragă” plus numele de familie (prenume, patronimic) sau „dragă” plus prenume și patronimic (prenume) și se poate termina cu cuvinte de mulțumire pentru cooperare. Înainte de semnătură se obișnuiește să scrie „Cu stimă, ...” sau „Cu stimă, ...”.

Când vă adresați într-o scrisoare, cuvinte precum „stimată”, „domnule”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament”, etc. trebuie scrise în întregime. În caz contrar, destinatarul poate crede că nu îi respecți prea mult. Nu trebuie să scrieți „Uv. domnule director.” Această abreviere este nepotrivită și sună lipsit de respect.

În scrisorile oficiale, nu este obișnuit să vă adresați destinatarului pe bază de prenume, chiar dacă vă cunoașteți destul de îndeaproape și aveți nu numai afaceri, ci și relații de prietenie cu această persoană.

Exemplu din viață
Pentru Alexey, obiceiul american de a se adresa „tu” l-a costat pierderea loc de muncă bine plătit. După ce a lucrat destul de mult timp în Statele Unite și s-a obișnuit să se adreseze șefului său american pur și simplu ca „Johnny”, Alexey, într-o scrisoare către un potențial angajator rus, i s-a adresat pe nume: „Dragă Nikolai! ” Un astfel de cap de salut firma ruseasca l-a perceput ca familiar și familiar. În Rusia, chemarea după prenume și patronim este un semn de respect și o modalitate de a menține o anumită distanță și subordonare. După primirea scrisorii, nu a mai existat niciun contact din partea angajatorului, iar solicitantul s-a gândit mult timp la care era problema.

Când scrieți o scrisoare de afaceri către un partener rus, este important să urmați câteva reguli suplimentare.

Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:

Director General
OJSC „AlfaJuvelir”
V. A. Lagunina

SA „BetaJuvelir-Holding”
contabil șef
V. M. Kochetov

Dacă utilizați abrevierile „Domnul”, „Doamna”, atunci trebuie să scrieți mai întâi numele de familie, după inițialele destinatarului.

Documentul trebuie adresat nu mai mult de patru destinatari. Cuvântul „copie” nu este scris înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar. Dacă numărul de destinatari este mai mare, creați o listă de distribuție a documentelor.

Când trimiteți o scrisoare către o persoană juridică, la adresa unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală.

SRL „GammaJeweler”

Strada Profsoyuznaya, 82, Moscova,

Atunci când trimiteți un document unei persoane, indicați mai întâi numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală.

Obraztsova O.P.
Sf. Sadovaya, 5, ap. 12,
Lipki, districtul Kireyevsky,
Regiunea Tula, 301264

O notă despre atașamentul numit în textul scrisorii este formatată după cum urmează.

Aplicare: pentru 5 l. in 2 exemplare .

Dacă scrisoarea conține un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate.

Aplicație:

1. Reglementări privind ținerea evidenței interne pentru 5 l. în 1 exemplar.

2. Reguli pentru intocmirea si executarea documentelor departamentului de vanzari pentru 7 pagini. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă aplicația nu este trimisă la toate adresele specificate în document, atunci se emite o notă despre disponibilitatea acesteia, după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 l. in 5 exemplare. – doar la prima adresă.

Cerințele „semnăturii” includ:

Indicarea funcției persoanei care a semnat documentul: complet - dacă documentul nu este întocmit pe antetul companiei, prescurtat - dacă documentul se întocmește pe antetul oficial al firmei;

Semnătura personală;

Explicația semnăturii (nume, inițiale).

Director general

Gamma-Jeweler LLC Semnătură personală A. A. Borisov

Pe antetul companiei:

Director General Semnătură personală A. A. Borisov

Pe cerere scrisă trebuie răspuns în termen de 10 zile de la primire.

Mesajele primite prin fax și e-mail trebuie să primească răspuns în termen de 48 de ore, excluzând weekend-urile.

În activități comerciale și civile, este adesea necesar să contactați oficialii.

Fiecare cerere trebuie să fie în scris. Scrisorile oficiale sunt trimise într-o mare varietate de ocazii. Aceasta ar putea fi: o cerință de a efectua o plată, o solicitare de a furniza produse fără plată, o cerere de rambursare a datoriei și așa mai departe.

Formularele speciale nu se aplică cererilor oficiale. Legislație Federația Rusă presupune scriere liberă. Dar, pe lângă aceasta, există norme general acceptate. Utilizarea lor face posibilă aplicarea la litere statut juridic. Absența conditiile necesare iar atributele nu le permite să fie considerate corespondență oficială.

Prin urmare, înainte de a contacta oficial destinatarul, trebuie să vă familiarizați cu mostre și exemple gratuite. Acestea pot fi obținute folosind link-urile de mai jos acestei publicații. Acest articol explicativ poate servi ca un bun ajutor atunci când scrieți.

Structura și atributele scrisorilor oficiale

Corespondența oficială se realizează pe coli A4. Mai mult, pentru companii ( persoane juridice) este folosit antet. Presupune deja prezența informațiilor de identificare a înregistrării.

Această cerință nu elimină necesitatea unui „cap”. Este scris în sectorul din dreapta sus al foii. Indică numele organizației destinatare și al oficialului. De asemenea, este posibil să scrieți în el și numele întreprinderii, departamentului, managerului, expeditorului.

Opus la stânga este un loc pentru a face marcajele de ieșire/primire. Acestea conțin numărul, data și orașul. În consecință, cel de ieșire este stabilit de expeditor, iar cel de intrare - de către destinatar. Pentru destinatar cerință necesară este o indicație a funcției și persoanei care înregistrează documentul.

Urmează (mai jos) textul în sine. Pentru unele litere este posibil să scrieți un titlu (opțional). Sub text trebuie să indicați numele complet al funcției persoanei autorizate, numele său de familie, prenumele, patronimul, numărul de telefon de contact, detaliile interpretului (dacă este de așteptat). Semnătura persoanei împuternicite este plasată vizavi de aceste date. Această semnătură este certificată de sigiliul organizației expeditoare.

Discursul și modul de a scrie scrisorile

Deoarece se ia în considerare corespondența oficială, se presupune că discursul este unul de afaceri. Adică, textul nu trebuie să conțină expresii literare (comparații, metafore, alegorii). Trebuie înțeles că cel care a primit cel mai probabil mesajul nu are suficient timp pentru a citi fraze literare inutile.

Structura textului unei scrisori oficiale este considerată a fi următoarea: la început există o parte informațională. Descrie relația dintre expeditor și destinatar. Mai departe în text este necesar să descriem esența problemei.

Descrierea trebuie să fie concisă și susținută de date de încheiere, cifre și dovezi.

După aceasta, este necesar să se propună desfășurarea dorită a evenimentelor care vizează rezolvarea problemei.

Mai jos este un formular standard și o mostră de scrisoare oficială, a cărei versiune poate fi descărcată gratuit.

Orice organizație, fie că este o fabrică de stat, magazin mic sau o exploatare uriașă, mai devreme sau mai târziu apare nevoia de a intra în corespondență. Pentru a face acest lucru, trebuie să fiți capabil să scrieți, să formatați și să trimiteți corect o scrisoare de afaceri. În acest articol, vom analiza tipurile de scrisori de afaceri și vom vorbi despre cum să pregătim detaliile de bază ale acestui document.

Mai întâi, să definim ce tipuri de scrisori comerciale există. La urma urmei, în funcție de aceasta, regulile de scriere a scrisorilor diferă: ce să scrieți, cum să scrieți, cui să scrieți și așa mai departe.

Puteți enumera câteva zeci de soiuri de scrisori de afaceri, dar cele mai comune sunt:

• scrisoare de informare;
• scrisoare de intentie;
• scrisoare de garantie;
• scrisoare de mulțumire;
• plângere;
• Revendicare;
• oferta (nu comerciala);
• oferta comerciala;
• invitaţie;
• felicitare;
• scuze;
• mesaj;
• declaraţie;
• confirmare;
• avertizare;
• notificare;
• memento;
• recomandare;
• refuz;
• comanda;
• cerere;
• referinţă;
• cerere;
• oferta de munca.

Mai este unul categorie separată scrisorile sunt scrisori judecătorești. Nu le vom lua în considerare, deoarece doar avocații se ocupă de astfel de scrisori și știu multe despre cum le scrie. Tot ce trebuie să știe toți ceilalți angajați ai organizației, în special cei care lucrează cu corespondență: dacă dați peste o astfel de scrisoare (este marcată „judiciară”), salvați atât plicul, cât și scrisoarea.

Scrisoarea de afaceri: structura

Scrisoare de afaceri, printre altele, diferă de scrisul obișnuit prin faptul că are o structură clară, care constă din următoarele părți:

1. Destinaţie.
2. Subiectul scrisorii.
3. Titlu sau recurs.
4. Parte introductivă.
5. Partea principală.
6. Partea finală.
7. Aplicație (dacă este disponibilă).
8. Semnătura.
9. Executor testamentar.

Acesta este cel mai comun format pentru scrisorile de afaceri, dar, desigur, unele puncte pot fi modificate.

Destinaţie

Acesta este cel căruia îi scriem o scrisoare. Aici puteți indica numele companiei, directorul acesteia sau oficialul cu care corespondați în prezent. În cazul în care o scrisoare de afaceri este trimisă pentru prima dată unei organizații, destinatarul este director general. Scrisoarea poate fi trimisă și unei persoane obișnuite– unui individ. Pot fi mai mulți destinatari, dar este mai bine să nu puneți mai mult de cinci. În acest caz, ar fi mai corect să faci.

În funcție de cine trimitem scrisoarea, formatăm detaliile diferit Dacă destinatarul este șeful unei întreprinderi, în primul rând trebuie să indicați funcția sa, apoi numele întreprinderii și inițialele cu numele de familie și toate. dintre cele de mai sus ar trebui să fie în cazul dativ.

Director General

SRL „Energotras”

SAU. Zazublin

Dacă scrisoarea este adresată unei anumite persoane din întreprindere, trebuie să scrieți mai întâi numele organizației în cazul nominativ, apoi poziția persoanei, inițialele și numele de familie, dar în cazul dat:

CJSC „Butil-Express”

Șef de producție

R.N. Taburetkin

Dacă scrisoarea va fi trimisă fără un anumit destinatar unei organizații, atunci indicați numele organizației în cazul nominativ:

OJSC „Mystic Pro”

Dacă o scrisoare de afaceri este destinată unei persoane, atunci scrieți mai întâi numele de familie în cazul dativ, apoi inițialele, iar pe rândurile următoare - adresa poștală la care va fi trimisă scrisoarea. Dacă adresa poștală este necunoscută și documentul este planificat să fie transferat într-un alt mod, lăsăm doar numele de familie și inițialele:

Komarova S.V.

Sf. Polevaya, 5, ap. 457,

Moscova, 123456

Nu este nevoie să puneți punct la sfârșit sau să schimbați fontul, acesta ar trebui să fie același cu textul scrisorii. Textul atributului „Destinatar” este aliniat la dreapta.

Subiectul scrisorii

Acest rezumat scrisori. Trebuie să o scrieți deasupra textului principal.

Sunt unele documente in care nu este nevoie sa indicati subiectul scrisorii si anume: notificare, reclamatie, reclamatie, felicitari, scrisoare de garantie sau avertisment. În toate documentele enumerate, tipul scrisorii trebuie inclus în titlu, singura excepție fiind pentru felicitări.

Textul subiectului nu trebuie să depășească 50 de caractere trebuie să scrieți foarte pe scurt, dar în același timp să înțelegeți clar despre ce vorbiți acest document. Adesea subiectul poate fi exprimat în 2-3 cuvinte, de exemplu „Cerere de informații” sau începeți cu prepoziția „despre” și scrieți în cazul prepozițional.

Fontul temei poate fi cu o dimensiune mai mic decât fontul textului principal, dar nu mai mult, iar acest lucru nu este necesar. Alinierea trebuie lăsată.

De exemplu:

Cu privire la coordonarea procedurilor pentru ca organizațiile să acționeze în situații de urgență

Solicitați informații

Titlu sau adresa destinatarului

Titlul sau contestația este scris în centru, la un rând liber din subiectul scrisorii.

Acesta ar putea fi titlul scrisorii, care înlocuiește în esență subiectul. În cea mai mare parte, acest lucru se aplică reclamațiilor, reclamațiilor, scrisori de garanție, declarații, avertismente sau notificări. Poate fi, de asemenea, un apel personal adresat destinatarului scrisorii.

Dacă scrieți un titlu, este mai bine să-l introduceți cu majuscule și să îl plasați în centru. Nu este nevoie să evidențiați titlul într-un font mai mare, acesta ar trebui să fie exact același cu textul principal. Puteți face fontul aldine:

NOTIFICARE

REVENDICARE

În ceea ce privește adresele, ar trebui să începeți cu cuvântul „Dragă”, apoi numele și patronimul destinatarului:

Dragă Galina Viktorovna!

Dragă Evghenie Borisovici!

Dacă primul şi patronimic individual necunoscute, nu sunt înlocuite cu inițiale, ci sunt scrise astfel:

Stimate domnule Petrov!

Stimata doamna Lisitsyna!

Dacă o scrisoare de afaceri este trimisă unei organizații, nici numele de familie, nici prenumele sau patronimul șefului căruia nu sunteți cunoscut, scrieți neutru „Stimați colegi” sau „Stimați domni”. Nu uitați să puneți un semn de exclamare la sfârșit, dar doar unul, nu trebuie să le puneți de trei sau mai multe ori, arătându-vă respectul, va arăta complet copilăresc.

Textul scrisorii

Textul scrisorii este împărțit în trei părți: introducere, parte principală și concluzie. Nu trebuie să fie trei paragrafe, poate mai multe. Fiecare parte a textului trece ușor una în alta. Dacă organizația dvs. nu are un font corporativ pentru scrierea corpului scrisorii, este mai bine să alegeți fontul Arial sau TimesNewRoman, alegeți o dimensiune de 12 sau 14. Ar trebui să începeți să scrieți din linia roșie, aliniindu-l în lățime. Textul trebuie aliniat în lățime. Poate consta din propoziții simple sau complexe, iar fiecare dintre ele trebuie să aibă un fel de gândire și să nu fie goală. Fara "apa" stilul de afaceri nu suportă vorbirea. Fiecare paragraf începe cu o linie roșie.

Introducere

Odată cu introducerea dvs., puteți indica o scrisoare de la destinatar care a sosit mai devreme, la care scrieți un răspuns sau să raportați că ați convenit anterior cu destinatarul că veți trimite o scrisoare. Dacă o scrisoare este scrisă unei persoane pentru prima dată și nu au existat acorduri, puteți sări peste introducere.

O introducere este o propoziție sau chiar o parte din ea.

De exemplu:

Către ref. Nr.175-8/3-15 din data de 25.05.2015 informăm următoarele

Conform acordului nostru...

Partea principală

Aceasta este partea din scrisoare în care este scris principalul lucru, adică esența problemei. În mod convențional, poate fi împărțit în două părți: „justificare” și „cerere”. În justificare se precizează motivul scrierii scrisorii, în „cererea” se precizează ce vrei să obții de la destinatarul scrisorii.

„Solicitarea” ar trebui să fie scrisă dintr-un paragraf nou și dintr-o linie roșie.

De exemplu:

Vă trimitem spre considerare un pachet de documente privind întreținerea economică a complexului comercial Kometa și a teritoriului adiacent pentru luna iunie 2015.

Vă rugăm să revizuiți documentele, să le semnați, să certificați semnăturile cu sigilii și să trimiteți un set de documente către Cleaning-Systems LLC.

Concluzie

Scrisoarea ar trebui să se încheie cu o formulă politicoasă care curge fără probleme în semnătură, de exemplu:

Cu stimă,

Cu profundă recunoștință

Cele mai bune urări

Prezența sau absența unei fraze finale depinde de cât de aproape ești de destinatar și mai departe cultura corporativă autorul și conținutul scrisorii. Dacă luăm, de exemplu, organizațiile religioase, ele își încheie scrisorile cu fraze destul de lungi și emoționante. Dar dacă scrieți „Cu respect” în plângere, nu va părea potrivit. Prin urmare, ar trebui să vă gândiți dacă o astfel de frază este necesară.

În funcție de situație, tipul și textul scrisorii, fraza finală va fi acolo sau nu. Deoarece această expresie va fi urmată de o semnătură, ar trebui să utilizați o virgulă mai degrabă decât un punct. O excepție este dacă autorul scrisorii a reușit să formuleze formula finală sub forma unei propoziții scurte, dar complete. Apoi, un punct sau un semn de exclamare este plasat la sfârșit.

Nu ar trebui să schimbați fontul; ar trebui să fie același ca în corpul scrisorii. Formula de politețe este scrisă pe linia roșie. Ar trebui să vă abateți de la partea principală sau lista de aplicații cu 2-3 linii și, de asemenea, să o aliniați în lățime.

Semnătura

Linia roșie nu este emisă aici. Poziția este scrisă în stânga. Dacă este prea lung, este mai bine să îl despărțiți în două rânduri. Punem inițialele și numele de familie în dreapta, aliniate de-a lungul marginii. Ca urmare, între poziție și numele complet obținem un spațiu liber pentru semnătură.

De exemplu:

Arhitectul șef al Stroy-City OJSC A.D. Semenets

Șef departament clienți

sprijinul Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko

Aplicație

Aplicațiile pot fi documente care sunt complet independente și conțin anumite informații care sunt necesare în lucrare. Este imperativ să indicați toate atașamentele la această scrisoare, să le numerotați, să indicați numărul de pagini și de copii.

Dacă o scrisoare de afaceri are atașamente, acestea sunt scrise după corpul principal al scrisorii, printr-un rând liber al rândului. Cuvântul „Aplicație” sau „Aplicații” este indicat pe linia roșie, urmat de două puncte. Dacă există mai multe cereri, atunci fiecare dintre ele este scrisă pe o nouă linie și numerotată. În anexă, titlul este primul, urmat de numărul de foi și de copii. Nimic nu se schimbă în designul textului;

De exemplu:

Anexă: Cerere de participare la festival pentru 1 foaie. in 2 exemplare.

Aplicatii:

1. Scara si criteriile de evaluare fișiere de sunet pentru 3 l. în 1 exemplar.
2. Plan de instruire „Management situatii conflictuale» pentru 2 l. in 2 exemplare.

Executor testamentar

În ciuda faptului că fiecare scrisoare de afaceri este semnată de șeful companiei sau de funcționarii săi autorizați, corespondența în sine este condusă de un angajat obișnuit, adică. executor testamentar. Numele și informațiile lui de contact sunt pe care le indicăm în această parte.

Informațiile despre artist se află întotdeauna în partea de jos a scrisorii, în ultimele rânduri. Numele complet, patronimul și prenumele angajatului sunt scrise, cu numărul său de telefon de contact pe o linie nouă și chiar mai jos - adresa e-mail. Lăsăm fontul același.

De exemplu:

Sp.: Anton Solomonovich Leprikov

Când scrisoarea este complet gata, tipăriți-o pe antet și înregistrați-o, după care o puteți trimite.