Gestionarea înregistrărilor de personal într-o organizație sau întreprindere - menținerea înregistrărilor de personal și a fluxului de documente. Evidența personalului

Personalul oricărei întreprinderi este principala sa valoare și resursa cheie. Prin urmare, organizarea unui proces competent de contabilitate a personalului este o componentă importantă a muncii, care necesită competență și cunoaștere aprofundată a legislației actuale a Federației Ruse.

Angajații departamentului de resurse umane selectați corespunzător vor garanta că erorile sunt reduse la zero și că drepturile întregii echipe sunt protejate. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre particularitățile menținerii evidenței personalului și despre principalele greșeli comise de angajatori.

Conceptul de evidență a personalului

Contabilitatea personalului este un complex de procese și măsuri legate de reglementare relaţiile de muncă intre angajator si angajat. Acest mecanism este prezent în mod necesar în orice companie, indiferent de mărimea personalului și forma juridică a acesteia.

În general, evidențele de personal includ următoarele activități:

• formarea dosarelor personale ale angajatilor;
• calculul și alte plăți;
• compilarea și înregistrarea orelor de lucru;
• înregistrarea concediilor medicale, cererilor și adeverințelor la locul solicitării;
• transmiterea de rapoarte periodice la organele fiscale;
• redactarea și monitorizarea conformității;
• pregătirea comenzilor de personal;
• mentinerea documentatiei relevante;
• lucrul și evaluarea angajaților;
• respectarea regulilor de nedistribuire a datelor cu caracter personal ale angajaților companiei.

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare organizație trebuie să aibă următoarea documentație:

• Program de angajare.
• Cartele personale ale angajaților.
• Prizonieri și acorduri suplimentare la ei.
• Program de vacanță.
• Reglementări privind procedura de protecție și prelucrare a informațiilor personale (personale) ale angajaților.
• Ordinele și declarațiile angajaților (despre, furnizare etc.).
• Reglementari de munca (in cadrul organizatiei).
• Registrele de muncă ale tuturor angajaților.

Organizarea evidenței personalului

Cele mai obișnuite modalități de a menține evidența personalului într-o organizație sunt:

Crearea unui departament de resurse umane sau angajarea unui specialist în resurse umane (manager de resurse umane)

Principalul avantaj al acestei metode de gestionare a evidențelor de personal este capacitatea de a se organiza în conformitate cu principiile și cerințele sale, astfel încât angajatul să fie direct în companie.

Atribuirea responsabilităților pentru menținerea evidenței personalului unui secretar sau contabil

În vremuri de criză și nevoia de a economisi bani, apare adesea o situație când un angajat combină sarcinile de secretar, contabil, specialist HRși chiar un avocat. Un astfel de angajat, de regulă, este specializat într-un domeniu și, în consecință, nu este complet competent în altele.

Și acest lucru este plin de posibile greșeli și răspundere a conducerii companiei, ceea ce duce la costuri inutile - timp și materiale.

Transferul funcțiilor HR către o companie de outsourcing

Munca organizatorica, managementul personalului, instruirea și selecția sunt gestionate de o companie terță de externalizare, care este specialistă în domeniul său. Există multe personal profesionist si organizatii cu care este incheiat acord pentru furnizarea de servicii relevante de contabilitate a personalului.

Fiecare dintre opțiunile de mai sus are avantajele și dezavantajele sale. Modul exact în care vor fi ținute evidența personalului și cine se va ocupa direct de acestea este decis de conducerea organizației, ținând cont de numărul de personal, cifra de afaceri a acestuia și politica internă.

Caracteristici ale managementului

Uneori, angajații trebuie să obțină o copie a foii de pontaj. În conformitate cu Codul Muncii, angajatorul este obligat să elibereze un astfel de document Dar în conformitate cu legile privind protecția datelor cu caracter personal, o copie completă poate fi eliberată numai cu acordul tuturor angajaților înregistrați acolo. Prin urmare, se emite un extras din buletinul de calificare, care oferă doar informații despre solicitant

Principalele greșeli pe care le fac angajatorii și angajații HR

În procesul de menținere a evidenței personalului pot fi comise erori care vor duce la autoritățile de control. Greșeli tipice dosarele de personal sunt:

Greșeli atunci când lucrați cu fișiere personale

Dosarul personal al fiecărui angajat se formează din momentul angajării acestuia și până la concedierea acestuia. Cele mai frecvente greșeli în gestionarea afacerilor personale sunt:

• nu există documente necesare în dosarul personal;
• ordinea documentelor este perturbată;
• nu există dosare personale (nedocumentate);
• reconcilierea nu se realizează în timp util;
• completată în locul unei fișe de evidență a personalului;
• cazul include documente care nu ar trebui să facă parte din el;
• angajati serviciul de personal nu respectă procedura de transferare a dosarelor personale către terți și organizații.

Formarea corectă a dosarelor de personal permite o mai bună securitate a documentelor și accesul prompt la acestea.

Erori la intocmirea contractului de munca

Greșelile făcute de angajator în timpul procesului duc adesea la consecințe grave în procesul de rezoluție. litigii de munca. Greșelile tipice în acest caz sunt:

• contractul de munca se incheie intr-un singur exemplar;
• contractul de munca nu este inregistrat, nu exista data de inregistrare;
• nu există semnături pe contractele de muncă;
• neînregistrat informatii obligatoriiși/sau condiții;
• nu există contracte de muncă scrise cu angajații;
  un exemplar contract de munca neprimite personal de angajat sau
• nu există marca de primire;
• termenii contractului nu sunt definiți;
• condițiile de angajare cu, dacă sunt disponibile, nu sunt specificate;
• nu este specificată o valoare specifică salariile salariat, nu sunt stabilite condițiile de plată și locul de primire a salariului, programul de lucru și durata concediului.

Erori în menținerea evidenței muncii

Aici, cea mai mare parte a erorilor este legată de procedura de completare a carnetului de muncă. Cele mai frecvente greșeli:

• nu s-a eliberat o chitanță la primirea unui carnet de muncă de la un angajat al companiei;
• ordinul nu numește o persoană responsabil pentru întreținere, înregistrare, emitere și stocare dosarele de lucru;
• secțiunea de informare a angajaților nu se completează atunci când salariatul primește un nivel superior de studii;
• numerotarea secvențială a înregistrărilor este incorectă;
• nu sunt cuprinse toate înregistrările de lucru (inclusiv traducerile);
• refuzul eliberării dosarelor de muncă studenților care combină munca și studiile;
• la emiterea unui duplicat nu se face marcajul „duplicat”;
• s-au efectuat corecții incorecte în secțiunea de informații despre post;
• cartea în care se consemnează mișcarea cărților de muncă și la acestea nu este ținută corespunzător sau nu există carte;
• secțiunea de informații despre angajați nu a fost completată la completarea insertului;
• semnătura angajatului lipsește în secțiunea de informații despre angajat;
• secțiunea de informații despre post nu conține numele complet al angajatorului;
• salariatului concediat i se trimite un carnet de muncă prin poștă fără o declarație scrisă din partea salariatului despre o astfel de solicitare.

O carte de muncă este documentul principal al oricărui angajat, reflectând experiența sa de muncă pe tot parcursul întregului activitati profesionale. Prin urmare, este necesar să se minimizeze apariția unor posibile erori și încălcări în timpul înregistrării și întreținerii a acestui document.

Fiecare dintre greșeli poate avea un impact extrem de negativ asupra managementului organizației și poate duce la consecințe grave. Prin urmare, se recomandă încredințarea funcțiilor de contabilitate a personalului unor specialiști competenți și competenți, care sunt bine versați legislatia actualași cerințele organismelor de inspecție sau aveți încredere în companiile profesionale de externalizare.

Administrarea resurselor umane de la zero: ghid pas cu pas 2019

MUNCĂ HR DE LA ZERO:

un scurt ghid aproximativ pas cu pas pentru crearea înregistrărilor de resurse umane într-o companie nou deschisă

(dacă doriți să puneți lucrurile în ordine într-o campanie care rulează deja, atunci un alt ghid pas cu pas va fi mai potrivit pentru dvs. - restabilirea evidențelor personalului >>)

Dacă ați fost desemnat să livrați la o companie nou deschisă Administrarea resurselor umane de la zero, și aveți puțină experiență în acest domeniu (poate că sunteți fondatorul, managerul și până acum singurul angajat al unei noi companii, un ofițer de resurse umane începător sau chiar un contabil sau manager de birou care a fost repartizat cu resursele umane, sau un antreprenor novice ), atunci ghidul nostru vă va ajuta cu siguranță. Este compilat simplu și accesibil, în special pentru începătorii în afacerile de personal.

Și cu siguranță Rezervele bogate ale site-ului nostru vă vor ajuta :

• Baza de date de referință gratuită privind gestionarea evidenței personalului: 25 de proceduri principale pas cu pas (angajare, concediu, concediere etc.), 200 de mostre de documente de personal, bloc „Carte de muncă” (mostre de completare și consultări), 5 manuale privind evidențe de personal, consultări, articole despre personal) și multe altele;
• o mare bază de date de referință la dispoziția abonaților revistei „Personalul Personal Practicat” (prețul este accesibil pentru toată lumea >>): 140 instrucțiuni pas cu pas privind munca de personal, peste 1000 de mostre de documente de personal, pubele de consultări și articole, un curs privind bazele gestionării evidenței personalului, un raft de cărți etc.;
• cele mai bune cărți ale noastre despre administrarea resurselor umane.

Deci, vi s-a desemnat personal. De unde începem?

1. Să ne aprovizionăm cu legile necesare, literatură specială și programe. Vei avea nevoie de toate acestea în munca ta.

• Necesar Încălcarea legislației muncii poate duce la mare amendă. Prin urmare, cunoașterea și respectarea legislației muncii trebuie abordate în mod responsabil.
• Din literatura de specialitate, ne face plăcere să vă oferim manuale (le puteți descărca gratuit) și cele mai bune cărți ale noastre despre administrarea resurselor umane. Depozitele site-ului de baze de date de referință vor fi, de asemenea, utile.
• Decideți împreună cu conducerea problema achiziției unui program în care să conduceți evidența personalului. Există multe astfel de programe și multe sunt specializate și foarte, foarte convenabile. Unele ocolesc funcționalitatea 1C în anumite moduri. Dar majoritatea companiilor păstrează în mod tradițional evidența personalului în 1C. Faptul este că există o mulțime de specialiști de asistență 1C în orice oraș, dar nu vei găsi specialiști în sprijinul altor programe peste tot.

2. Luăm copii de la conducere acte constitutive organizații și studiați-le cu atenție.

Documentele de personal vor trebui să respecte actele constitutive ale societății și să nu le contrazică în niciun fel. Citiți în Cartă procedura de angajare a unui director (veți îl veți angaja) și procedura de stabilire a salariului, perioada pentru care se poate încheia un contract de muncă cu acesta - unele caracteristici pot fi prescrise în Cartă. Uneori, Carta prevede procedura de angajare a angajaților cheie din conducere și de stabilire a unor sisteme de remunerare pentru aceștia (de exemplu, cu aprobare prealabilă adunarea generală fondatori), și chiar procedura de aprobare a tabloului de personal.

3. Stabilim lista documentelor care ar trebui sa fie in zona de lucru a personalului, si pe care le vom intocmi.

Este clar că vei întocmi actele cerute de lege în orice caz. Verificați la conducere care dintre documentele opționale veți întocmi pentru companie. De asemenea, puteți verifica în prealabil cu directorul ce conditii speciale vrea să-l vadă în regulamentele interne de muncă, alte reglementări locale și în formele de contract de muncă.

Dacă compania dvs. este o microîntreprindere, atunci, conform articolului 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să nu aveți nevoie să întocmiți unele documente:

„Angajatorul este o entitate comercială mică care este clasificată ca microîntreprindere, are dreptul de a refuza, în totalitate sau în parte, adoptarea reglementărilor locale , conţinând norme dreptul muncii(regulamentul intern al muncii, reglementările privind salarizarea, reglementările privind sporurile, programul de schimburi și altele). Totodată, pentru reglementarea raporturilor de muncă și a altor relații direct legate de acestea, angajatorul - entitate de mică întreprindere, care este clasificată ca microîntreprindere, trebuie să includă în contractele de muncă cu angajații condiții care reglementează aspecte care, în conformitate cu cu legislația muncii și alte reglementări acte juridice, care conțin standarde de drept al muncii, trebuie reglementate de local reglementări..."

4. Îl înregistrăm pe director

Verificați dacă directorul este înregistrat ( director general) în mod corespunzător. Dacă nu, atunci înregistrăm în primul rând un director. El este primul angajat! Documentele trebuie să arate de la ce dată a lucrat directorul. O procedură pas cu pas pentru aplicarea pentru un post de director este disponibilă într-o bază de date de referință mare și în „Pachetul HR”, există, de asemenea, exemplele de documente necesare și consultările tematice.

5. Compune masa de personal, reglementări interne de muncă, alte reglementări locale (vezi tabelul din paragraful 3).

Cu siguranta firma nu are inca un tablou de personal, regulamente interne de munca sau alte reglementari locale. Să le inventăm. Coordonăm toate aceste documente cu directorul. Luăm în considerare comentariile și dorințele directorului și verificăm dacă acestea contravin legii. Opțiuni gata Aceste documente se agreează în conformitate cu procedura stabilită de lege (dacă este necesar, ținând cont de avizul organului de reprezentare a salariaților), apoi șeful companiei le aprobă. Avem multe exemple de astfel de documente disponibile gratuit pe site-ul nostru. Există multe alte astfel de mostre și comentarii tematice despre ele, proceduri pas cu pas declarațiile lor sunt într-o bază de date de referință mare și în „Pachetul HR”. Pe site-ul nostru puteți citi liber un nou articol util " Personal: formă și conținut„Recomandăm abonaților revistei HR Practitioner să citească articolul: „ Întocmim regulamente interne de muncă: legale, atent și benefice angajatorului.”și vizualizați șabloane de reglementări locale.

6. Elaborăm un formular tip de contract de muncă care va fi încheiat cu angajații.

Pentru abonații revistei HR Practitioner, recomandăm următorul manual: „Angajăm un angajat: probleme de personal”. Din ea veți afla, printre altele, ce condiții sunt benefice pentru angajator să includă într-un contract de muncă și ce condiții, dimpotrivă, sunt nedorite și periculoase.

7. Pregătim și alte documente de care vom avea nevoie pentru a efectua munca de personal în viitor:

Intocmim registre contabile, jurnale de inregistrare, fise de pontaj, formulare de comenzi, contracte pt răspundere financiară etc.

8. Decidem împreună cu conducerea cine va ține evidența muncii .

Dacă angajații nu au fost încă angajați, atunci șeful organizației (directorul) va trebui mai întâi să păstreze evidența muncii. Este emis un ordin în acest sens. Pe site-ul nostru există un exemplu de comandă pentru ca șeful organizației să își asume responsabilitatea pentru menținerea, stocarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă. Un astfel de ordin este obligatoriu; este o cerință a Decretului Guvernului Federației Ruse. În caz contrar, angajatorul poate primi o amendă. Ulterior, directorul poate transfera aceste puteri salariatului de personal acceptat, tot prin ordin. Pe site-ul nostru există un formular de comandă pentru numirea responsabililor cu menținerea, păstrarea, înregistrarea și emiterea carnetelor de muncă >>

9. Înregistrăm angajații pentru muncă.

Apoi angajații vor începe să lucreze pentru muncitor de personal va veni faza muncii de zi cu zi, va trebui să ții o foaie de pontaj, să întocmești un program de vacanță, să aranjezi vacanțe, să aplici stimulente și penalități, călătorii de afaceri, locuri de muncă cu fracțiune de normă, concedieri și multe altele... Resursele noastre site-ul vă va ajuta cu toate acestea.

Astăzi, problema păstrării documentației de personal este o problemă destul de acută. Există o legislație specială pe teritoriul Federației Ruse, în conformitate cu care va fi necesară menținerea unor astfel de înregistrări.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

În plus, încălcarea acestui lucru poate duce la probleme destul de semnificative.

Există unele caracteristici ale menținerii unor astfel de înregistrări în funcție de o serie de factori diferiți. Una dintre cele fundamentale este justă statut juridic organizatie specifica.

De exemplu, menținerea evidenței personalului într-o companie cu răspundere limitată trebuie efectuată în conformitate cu un număr de documente de reglementare.

De aceea solutia optima ar fi angajarea unui specialist care are ceva experienta in mentinerea unor astfel de evidenta. Acest lucru va face posibilă evitarea amenzilor din partea inspectoratului de muncă.

Repere

În orice tip de întreprindere, indiferent de numărul de angajați, este strict necesară păstrarea evidenței personalului. Există o serie de responsabilități ale angajatorului pentru menținerea acestora.

Separat, trebuie remarcat faptul că o astfel de contabilitate are o serie de caracteristici în funcție de tipul de organizație în sine. și trebuie efectuată cu reflectare în astfel de contabilitate.

Programul de muncă presupune menținerea carnetelor de muncă în conformitate cu anumite subtilități și particularități ale procedurii.

Există multe ordine diferite care trebuie executate corect atunci când se efectuează anumite tranzacții în cadrul unei organizații.

Din nou, cel mai bine ar fi să vă ocupați de acestea în avans. Numai așa pot fi evitate multe dificultăți și dificultăți.

Ce este

Evidența personalului înseamnă documentarea diferitelor proceduri legate de primirea și munca salariaților angajați oficial.

Mai mult, astfel de evidențe trebuie păstrate nu numai la întreprindere, ci și la întreprinzătorul individual.

Astăzi, următoarele puncte ar trebui reflectate în mod corespunzător în evidențele de personal:

• documentatia receptiei;
• circulația angajaților între posturile din cadrul organizației;
• concediere;
• alte.

Astfel de evidențe trebuie păstrate pe baza documentației primare a personalului, precum și a standardelor speciale de muncă.

Pentru a păstra înregistrări fără erori, veți avea nevoie de un set destul de extins de cunoștințe. În primul rând, aceasta se referă la cunoașterea dreptului muncii, precum și la formatele diferitelor documente de personal și altele.

În lipsa unei astfel de experiențe, va fi necesar obligatoriu angajați un specialist calificat.

Deoarece incapacitatea de a menține documentația personalului poate duce la impunerea de amenzi mari. Acest lucru este mai ales adevărat.

Acestea trebuie să reflecte în mod necesar diverse aspecte legate direct de concediere. A fost stabilit un anumit algoritm pentru compilarea unor astfel de cărți și menținerea lor.

În ce scop se realizează?

Evidențele personalului ca atare sunt păstrate în diverse scopuri. În acest fel, va fi posibilă rezolvarea unei liste destul de extinse de diverse probleme.

Principalele sarcini care pot fi rezolvate cu ajutorul personalului calificat sunt următoarele:

Pe lângă sarcinile principale pe care le rezolvă serviciul de personal, există și o serie de domenii suplimentare diferite în care se vor desfășura și lucrări.

Aceste zone de astăzi includ următoarele:

În același timp sarcinile Departamentul HR poate varia destul de semnificativ în funcție de multe nuanțe diferite și de specificul întreprinderii în sine.

Pe lângă sarcina sa principală privind menținerea evidenței personalului, această unitate poate îndeplini și alte instrucțiuni din partea conducerii.

În fiecare caz, totul este pur individual. Dar este important de reținut că lista de drepturi și responsabilități trebuie să includă sarcinile atribuite de conducere.

Există o serie de restricții care sunt impuse pentru desfășurarea acestui tip de activitate. Cu siguranță va trebui să vă familiarizați cu toate în prealabil. Acest lucru va preveni multe situații problematice în viitor.

Acest document include o listă extinsă de articole în care trebuie ținută contabilitatea.

Este important de menționat că acest proces implică nu numai respectarea normelor Codului Muncii al Federației Ruse, ci și o serie de alte documente de reglementare. De exemplu, procesul de înregistrare a unui carnet de muncă este reglementat de un NAP separat.

În majoritatea întreprinderilor, sarcina principală pe care trebuie să o rezolve angajații HR este tocmai.

De obicei, acest lucru este necesar în cazurile în care un angajat este angajat sau concediat de la un loc de muncă.

Principalul PNA, în cadrul căruia trebuie completate evidențele de muncă, este Acesta include toate aspectele de evidență.

Separat, trebuie menționat că legislația muncii presupune formarea unui număr de documente destul de specifice.

În primul rând, acest lucru se aplică, precum și multe alte lucrări.

Separat, trebuie remarcat faptul că, pe lângă faptul că sunt completate corect, astfel de documente trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Acest proces are multe caracteristici diferite.

Mai mult, cunoașterea legislației muncii este necesară nu numai pentru angajatul personalului însuși, ci și pentru un angajat obișnuit care aplică pentru un loc de muncă.

Deoarece în acest fel va fi posibil să monitorizați în mod independent respectarea drepturilor dumneavoastră.

Dacă un cetățean consideră că drepturile sale sunt încălcate în vreun fel, atunci trebuie sau inspecția muncii. Legile muncii sunt extinse și merită să obțineți consultanță juridică dacă este necesar.

Cum să păstrați evidența personalului într-un SRL de la zero

Procesul de menținere independentă a evidențelor personalului într-o societate cu răspundere limitată este asociat cu unele particularități.

Sunt destui număr mare diverse subtilități, puncte specifice importante.

Mai mult, dacă din anumite motive nu există experiență în menținerea unor astfel de înregistrări, atunci este mai bine să apelați la specialiști. Deoarece, de exemplu, greșelile la completarea cărților de muncă nu sunt permise.

În consecință, completarea altor documente legate de problema de personal, este asociat și cu anumite specificități.

Situația este similară cu . Astfel de documente trebuie întocmite în cadrul Codului Muncii al Federației Ruse.

Dacă dintr-un motiv oarecare nu există nicio oportunitate de a angaja un lucrător de personal calificat, atunci va trebui să luați în considerare mai întâi următoarele întrebări:

• de unde să începi;
• instrucțiuni pas cu pas;
• documente;
• ce jurnale sunt folosite în munca de birou;
• nuanțe pentru antreprenorii individuali.

De unde să încep

Evidențele personalului pot fi păstrate în diferite moduri. În prezent, există multe puncte diferite legate direct de această procedură.

Există mai multe opțiuni pentru acest tip:

• crearea unui serviciu de personal, angajarea unui specialist calificat;
• transferă gestiunea evidențelor de personal către un secretar sau contabil;
• cooperare cu .

Păstrarea evidențelor personalului este adesea dificilă. Dacă intenționați să mențineți evidența personalului, cu siguranță ar trebui să începeți cu planificarea.

Astfel, va fi necesar să se determine o serie de puncte importante pentru organizație:

• câți angajați și ce calificări ar trebui angajați;
• sunt stabilite anumite cerințe pentru diferite categorii de salariați;
• cum să atragi noi angajați;
• ce costuri vor fi necesare?

După ce toate punctele de mai sus au fost determinate, va fi necesar să începeți să vă familiarizați cu procedura contabilă, precum și cu lista documentelor necesare în acest caz.

Acesta din urmă va trebui să primească o atenție specială. Deoarece prezența erorilor poate provoca multe momente dificile.

Instrucțiuni pas cu pas

Va trebui să începeți prin a organiza fluxul de documente în consecință. Aceasta se referă în primul rând la următoarele:

reglementari locale:

1. Reguli de menținere a regulamentelor interne la întreprindere.
2. Dispoziții de bază privind munca.
3. pentru fiecare categorie de salariati.
4. Reglementări privind protecția muncii.
5. Alte.

• se intocmeste un tabel de personal pentru fiecare angajat separat;
• se întocmește personalul;
• se intocmesc formulare tip pentru concluziile cu angajatii;
• cardurile personale de angajat se eliberează în formularul nr. T2;
• comenzi standard.

De fapt, evidențele de personal din orice întreprindere se bazează pe lista de documente de mai sus. Și nu numai în SRL-uri, ci și în alte tipuri.

Acest lucru este valabil și pentru antreprenori individuali. Cerințele pentru așa ceva nu sunt atât de serioase, dar sunt și stabilite.

Dacă este posibil, ar trebui să evitați să faceți greșelile tipice în acest caz. Deoarece acest lucru poate duce la probleme și întrebări semnificative din partea inspectoratului de muncă.

Hârtii

Toate documentele care trebuie întocmite pentru evidența personalului pot fi împărțite în două tipuri în funcție de tipul de înregistrare:

De asemenea, este important de menționat că al doilea tip de document poate avea cerințe de conținut.

Video: cum să înregistrezi un angajat

Din nou, este imperativ să se efectueze o revizuire prealabilă a documentelor legislative care guvernează acest moment. Acest lucru va preveni încălcările și va evita alte probleme.

Ce jurnale sunt folosite în munca de birou?

Jurnalele speciale trebuie folosite în munca de birou.

O listă standard a acestora ar include următoarele:

• contabilizarea documentelor de intrare și de ieșire;
• informatii transmise;
• corespondența de intrare și de ieșire;
• alte.

Lista completă a revistelor utilizate poate diferi în funcție de domeniul de activitate al întreprinderii, precum și de o serie de alți factori.

Va trebui să vă familiarizați cu toate în prealabil. Acest lucru vă va permite să evitați multe dificultăți și dificultăți.

Nuanțe pentru antreprenorii individuali

Obține un loc de muncă noua organizare, este posibil să vă confruntați cu necesitatea de a stabili rapid evidența personalului. Este bine dacă specialistul anterior lasă în urmă documentele în ordine. Dar există și cazuri când munca personalului trebuie să înceapă practic de la zero. Ce documente reglementează principalele probleme ale muncii personalului? Cum se verifică dacă există suficiente reglementări locale în companie? De ce este mai bine să luați mostre pentru elaborarea deciziilor de personal din Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

Ce reglementări trebuie să știți?

În majoritatea organizațiilor, munca unui angajat HR nu se limitează la necesitatea de a efectua evidențe de personal (înregistrarea admiterii, transferului, concedierii, vacanțe, călătorii de afaceri etc.). Adesea, ofițerii de personal trebuie să participe direct la elaborarea reglementărilor locale care reglementează relațiile de muncă dintre angajat și angajator. În plus, ofițerului de cadre i se încredințează adesea responsabilitatea pregătirii inspecțiilor de către diverse organisme (inspecția de stat a muncii, parchetul, biroul de înregistrare și înrolare militară, Roskomnadzor, Fondul de pensii etc.). În acest sens, el trebuie să cunoască nu numai Codul Muncii, ci și o serie de reglementări care se referă direct sau indirect la munca personalului.

Toate aceste acte pot fi împărțite în anumite grupuri(tabelul de mai jos). Cele mai multe dintre ele sunt obligatorii pentru toate organizațiile, indiferent de forma lor juridică sau forma de proprietate. Pentru încălcarea acestora, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă.

Lista reglementărilor pe care se bazează munca personalului

Domeniul de aplicare al reglementării	Denumirea actului normativ
Întrebări generale dreptul muncii
Reguli și principii de bază pentru reglementarea relațiilor de muncă dintre un angajat și un angajator, procedura de formalizare a procedurilor de personal, acordarea de garanții, compensații, inclusiv categorii individuale angajati
	Crearea unei arhive în organizație în conformitate cu regulile de contabilitate, stocare, achiziție și utilizare documente de arhivă
Concediu medical
Procedura de completare a unei fișe de incapacitate temporară de muncă, înregistrare concediu de maternitate
Interacțiunea cu Fondul de pensii al Rusiei
Procedura si sumele de calcul a contributiilor de asigurare la Fondul de pensii pentru obligatoriu asigurare de pensie muncitori
Cecuri
Procedura de efectuare a inspecțiilor de către autoritățile de stat și municipale	În plus, legea prevede în mod direct că este obligatoriu ca angajatorul să elaboreze acte locale cu privire la chestiuni de remunerare (partea a doua a articolului 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), să prelucreze datele cu caracter personal ale angajaților (articolul 87 din Codul Muncii). al Federației Ruse) și aprobă instrucțiunile privind protecția muncii (paragraful 23 din Codul Muncii al Federației Ruse) al doilea articol 212 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă este necesar, compania trebuie să aibă acte care să stabilească lista angajaților cu program neregulat (Articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse), procedura de împărțire a zilei de lucru în părți (Articolul 105 din Codul Muncii al Federației Ruse) , precum și condițiile pentru ca angajații să primească suplimentar învăţământul profesional(Partea a doua a articolului 196 din Codul Muncii al Federației Ruse). Fiecare companie stabilește în mod independent o listă specifică de documente de reglementare locale (diagrama de mai jos). Lista actelor prezentate în diagramă nu este exhaustivă. Specificul organizației poate sugera prezența altora documente locale. De regulă, lista actelor se aprobă prin ordin. Actele locale pot fi numite diferit: regulamente, instrucțiuni, reguli, reglementări etc. Principalul lucru este că normele acestor acte nu contrazic actualul legislatia munciiși nu a înrăutățit situația muncitorilor. În plus, este important să urmați procedura de adoptare a acestora (părțile a doua, trei ale articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). În caz contrar, astfel de documente nu sunt supuse aplicării (partea a patra a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Modificările actului de reglementare local se fac în aceeași ordine în care a fost aprobat. Este mai bine să încredințați dezvoltarea actelor locale nu unui angajat, ci unui grup de lucru. Compoziția grupului și puterile acestuia ar trebui stabilite în ordine (exemplul de mai jos). Angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul contra semnăturii (paragraful 10, partea a doua, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). De unde să începeți auditarea actelor locale ale companiei În primul rând, trebuie să verificați dacă totul este documentele solicitate sunt disponibile și faceți o listă cu ele. Dacă compania nici măcar nu are reglementări locale obligatorii, atunci acestea trebuie dezvoltate mai întâi. În al doilea rând, este important să se acorde atenție corectitudinii întocmirii documentelor din punct de vedere al muncii de birou și respectării legislației în vigoare. În al treilea rând, este necesar să se verifice dacă a fost urmată procedura de adoptare a unui act local. Deci, dacă compania are o organizație sindicală, atunci documentul trebuie să aibă o marcă de acord (ținând cont de opiniile) cu sindicatul (articolul 372 din Codul Muncii al Federației Ruse). În al patrulea rând, trebuie să aflați ce documente lipsesc. Este foarte simplu să determinați astfel de acte dacă mai întâi întocmiți și aprobați prin ordin o listă de documente necesare unei anumite organizații. Nu doar reglementările, instrucțiunile și comenzile sunt supuse verificării, ci și toate documentele privind evidența personalului și managementul personalului. Se evaluează disponibilitatea și respectarea legii contractelor de muncă, corectitudinea menținerii dosarelor personale ale angajaților, completarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, jurnalele comenzilor HR etc. Nu ar trebui să încercați să acoperiți întregul domeniu de activitate deodată. Trebuie să stabiliți priorități și să acționați progresiv. Pentru comoditate, se recomandă gruparea documente standardîn mape electronice și de hârtie.

Documentele de personal de la zero pentru un SRL sunt o listă specifică de documente care trebuie întocmite la întreprindere din momentul înființării acesteia. Vă vom spune ce este această listă, ce lucrări sunt incluse în ea și cum să o completați în articolul nostru.

Documente de personal (contabilitatea) de la zero: tipuri

Managementul evidenței personalului este menținerea documentației de personal, adică reglementarea și legitimarea relațiilor de muncă dintre angajat și angajator. Menținerea documentației specificate la întreprindere este încredințată departamentului de personal sau unei persoane speciale împuternicite în acest sens prin ordin special și având cunoștințe speciale în acest domeniu.

Următoarele sunt denumite în mod obișnuit înregistrări ale personalului:

1. Intocmirea de contracte de munca, contracte si anexe la acestea.
2. Emiterea și înregistrarea diverselor ordine de management, cum ar fi ordine de angajare sau concediere.
3. Inregistrarea si contabilizarea cardurilor personale pentru angajati.
4. Intocmirea si intretinerea fiselor de pontaj.
5. Întocmirea și întreținerea diverselor documentații care conțin Informații generale, de exemplu reviste, registre.

Pentru a începe corect pregătirea documentației de personal la întreprindere, este necesar în primul rând să vă familiarizați cu alte documente care ar trebui să fie la întreprindere. Acestea includ:

1. O decizie sau un protocol care declară că o întreprindere a fost creată.
2. Carta SRL.
3. Concluzie, scrisori de informare din partea autorităților care exercită controlul asupra activităților SRL.
4. Documente care confirmă faptul înregistrării SRL.
5. Documente care servesc drept confirmare că SRL-ul specificat deține o proprietate.
6. Reglementări privind crearea filialelor și diviziilor.
7. Lista afiliaților.
8. Protocoale, decizii ale fondatorilor (participanților) SRL.

Familiarizarea cu documentația de bază îi va oferi ofițerului de resurse umane o idee despre documentele specifice care trebuie pregătite.

Tipuri de documente de personal

Documentația personalului este de obicei împărțită în două grupuri:

1. Lucrări, al căror scop principal este de a reglementa condițiile de muncă în companie, precum și metodele de gestionare a personalului, de exemplu, reglementările privind unitate structurală, regulamentul intern al muncii.
2. Documentație care vizează contabilizarea personalului întreprinderii, de exemplu, comenzile de angajare, acordarea vacanțelor, trimiterea în călătorii de afaceri etc.

O altă clasificare a documentelor de personal presupune împărțirea acestora în următoarele subgrupe:

1. Reglementarea documentației activitatea muncii intreprinderi:
   • contract de munca;
   • anexe la contractul de munca;
   • cartea de munca;
   • dosarul personal al angajatului;
   • alte documente.
2. Documentatie de natura administrativa. Aceasta poate include comenzi pentru personal și alte instrucțiuni. Puteți afla cum să pregătiți aceste documente din articolul „Comenzi pentru personal - care sunt aceste comenzi?”
3. Corespondență oficială internă.
4. Diverse documente legate de contabilitate și înregistrare, de exemplu, un jurnal de comenzi pentru personal. Puteți afla despre regulile de înregistrare a acestuia în articolul „Cum să mențineți corect un registru de personal”.
5. Documentație care conține informații informative și contabile, de exemplu, o foaie de pontaj.

Documente necesare pentru evidența personalului: grupa 1

Lista documentelor aferente primei grupe (reglementarea activitatii muncii):

1. Jurnal de formulare contabile ale cărților de muncă și inserții pentru acestea. Puteți afla mai multe despre aceasta din articolul „Eșantion de completare a unui carnet de muncă - descărcare”.
2. Reglementări interne ale muncii (articolele 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse).
3. Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal (articolele 87, 88 din Codul Muncii al Federației Ruse).
4. Comenzi și fișe pentru familiarizarea cu reglementările locale, instrucțiunile etc.
5. Diverse jurnale de contabilitate, de exemplu, un jurnal de contracte de muncă sau de circulație a cărților de muncă.
6. Documentatia legata de evaluare specială locuri de muncă.
7. Documentatii legate de protectia muncii. Aceasta include diverse instrucțiuni, reglementări, acte și ordine conexe.

Documente necesare pentru evidența personalului: grupa 2

Al doilea grup, responsabil de contabilitatea personalului SRL, include următoarele documente:

1. Cartea de munca. Designul său este descris în articolul „Eșantion de completare a unei cărți de lucru în 2016”.
2. Program de angajare. Puteți afla cum să-l întocmiți din articolul „Întocmirea unui tabel de personal pentru un SRL în 2015 (exemplu).”
3. Carduri personale pentru angajați în formularul T-2.
4. Program de vacanță. Despre procedura de acordare a acestora puteți afla din articolul „Procedura de acordare a concediilor conform Codului Muncii.
5. Contracte de munca cu anexele acestora. Procedura de încheiere a unui contract de muncă este descrisă în articol.
6. Directive și ordine, precum și documente care le susțin, cum ar fi memorii, acte etc.

Pregătim documente de la zero

Pentru a începe corect pregătirea documentației de personal la o întreprindere de la zero, trebuie să parcurgeți următorii pași:

1. Aprovizionați cu literatura necesară, precum și cu materiale de referință, ceea ce va simplifica foarte mult întocmirea unor documente de personal. Diferite sisteme juridice pot ajuta în acest sens.
2. Studiați documentația privind statutul SRL.
3. Identificați și alcătuiți o listă de documente care trebuie să fie prezente la întreprindere, ținând cont de specificul activităților acesteia.
4. În baza deciziei participanților companiei de a încheia un contract de muncă cu directorul SRL.
5. Creați un program de personal. Puteți afla cum să faceți acest lucru din articolul „Întocmirea unui tabel de personal pentru un SRL în 2016”.
6. Elaborați și aprobați un formular standard de contract de muncă, care va fi utilizat ulterior la înregistrarea noilor angajați. Puteți citi despre procedura de încheiere a contractelor în articolul „Procedura generală pentru încheierea unui contract de muncă conform Codului Muncii al Federației Ruse”.
7. Rezolvați problema cine va întocmi și menține carnetele de muncă în SRL. Puteți afla cum se face acest lucru din articolul „Instrucțiuni pentru completarea și întreținerea cărților de muncă”.
8. Înregistrați angajații LLC pentru muncă în mod corespunzător. Despre ce documente sunt necesare în acest caz, consultați articolul „Ce documente sunt necesare atunci când aplicați pentru un loc de muncă”.

Caracteristici ale evidențelor de personal pentru microîntreprinderi

Conceptul și statutul unei microîntreprinderi sunt dezvăluite în legea „Cu privire la dezvoltarea întreprinderilor mici și mijlocii în Federația Rusă» din 24 iulie 2007 Nr 209-FZ.

În conformitate cu această lege, o microîntreprindere are următoarele caracteristici:

1. Numărul de angajați este de până la 15 persoane (Partea 2 a articolului 4 din Legea nr. 209-FZ din 24 iulie 2007).
2. Venitul primit din toate tipurile de activități ale unei astfel de întreprinderi nu depășește 120 de milioane de ruble. (clauza 1, partea 1.1, art. 4 din legea din 24 iulie 2007 nr. 209-FZ).

Codul Muncii al Federației Ruse a fost completat cu cap. 48.1, care cuprinde specificul reglementării muncii întreprinderilor mici, precum și microîntreprinderilor (legea „Cu privire la modificările la Codul Muncii al Federației Ruse cu privire la particularitățile reglementării muncii ale persoanelor care lucrează pentru angajatori - întreprinderi mici care sunt clasificate ca microîntreprinderi" din 3 iulie 2016 Nr. 348-FZ). Intră în vigoare la 01.01.2017.

Astfel, în condițiile prezentului capitol, microîntreprinderile vor avea dreptul de a refuza eliberarea următoarelor acte de personal (articolul 309.2 din Legea nr. 348-FZ din 3 iulie 2016):

1. Programul schimburilor.
2. Previziuni salariale.
3. Reglementări interne ale muncii.
4. Dispoziții de bonus.

Totodată, angajatorul va fi obligat să includă în contractul de muncă anumite condiții care în alte organizații sunt reglementate de actele juridice locale de reglementare specificate. Din 01.01.2017, microîntreprinderile vor trebui să încheie contracte de muncă în forma aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27.08.2016 nr. 858.

Lista documentelor care devin obligatorii în anumite circumstanțe

Unele documente de personal și contabile pot deveni obligatorii într-un SRL dacă sunt disponibile anumite conditii, De exemplu:

1. Contract colectiv. Poate deveni obligatoriu dacă există o exprimare a voinței la încheierea sa de către cel puțin una dintre părțile raportului de muncă. Articolul „Acordul colectiv – obligatoriu sau nu?” /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ vă va ajuta să înțelegeți această problemă.
2. Reglementări privind procedura de bonusare. Devine obligatoriu dacă alte acte, precum și contractul de muncă, nu conțin condiții privind procedura de calcul a sporurilor și plăților suplimentare.
3. Programul schimburilor. Devine obligatoriu dacă organizația funcționează în ture. Puteți afla mai multe despre acest lucru din articolul „Ce este programul schimburilor lucrează conform Codului Muncii al Federației Ruse.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Reglementări privind păstrarea secretelor comerciale. Trebuie folosit dacă contract de munca Condițiile sunt prescrise cu angajatul, precum și o listă de instrucțiuni care sunt incluse în secretul comercial.
5. Documentatia legata de muncitori străini, precum și regulile de primire a acestora. Dacă există astfel de angajați, trebuie să fie prezente următoarele documente:
   • notificarea încheierii unui contract de muncă cu un cetățean străin (clauza 8, art. 13 din Legea „Cu privire la statut juridic cetățeni străini în Federația Rusă” din 25 iulie 2002 nr. 115-FZ);
   • cartea de muncă în forma stabilită (partea 1 a articolului 66 din Codul Muncii al Federației Ruse);
   • documente educaționale;
   • documente care confirmă legalitatea prezenței unei astfel de persoane pe teritoriul Federației Ruse;
   • documente care confirmă legalitatea activității de muncă;
   • alte documente necesare din cauza specificului activităților întreprinderii.

Întocmirea documentelor de personal de la zero pentru un SRL necesită o analiză a documentelor constitutive, precum și a activităților în care organizația intenționează să se angajeze și a contingentului de lucrători care urmează să fie angajați. Din 2017, evidențele de personal din microîntreprinderi au devenit deosebit de specifice.