Descrierea postului unui specialist în suport documentare. Responsabilitățile postului unui specialist în managementul documentelor. Coordonare si aprobare

Secretar al unitatii structurale

• 1. Partea generala
• 1.1. Secretarul unei unități structurale (denumit în continuare secretar) este un angajat al unității; Sarcina principală a activității sale este serviciile de documentare pentru unitate.
• 1.2. Secretarul face parte din categoria specialiştilor SA.
• 1.3. Pentru postul de secretar este acceptată o persoană cu studii medii și cel puțin un an de experiență în muncă de birou.
• 1.4. Secretarul este angajat și concediat prin ordin Director General la recomandarea şefului unităţii structurale.
• 1.5. Secretarul în activitățile sale se ghidează după documentele administrative ale OJSC, regulamentul intern al muncii, instrucțiunile șefului unității structurale, actele normative și metodologice de stat actuale privind munca de birou, standardele de stat care reglementează întocmirea documentelor, instrucțiunile privind munca de birou. a OJSC și această fișă a postului.
• 1.6. Secretarul trebuie să cunoască: structura SA, domeniile de activitate ale diviziei, denumirile și repartizarea responsabilităților între angajații diviziei, regulamentul intern de muncă al SA, regulile de întocmire și prelucrare a documentelor, siguranță. reguli atunci când se lucrează la echipamente organizaționale; instructiuni de operare mijloace tehnice, standarde de etichetă de birou.
• 1.7. Secretarul trebuie să fie capabil să lucreze pe computer într-un mediu Windows, să efectueze lucrări de copiere și duplicare, să întocmească documente oficiale, să primească și să transmită documente prin fax.
• 2. Funcții

Pentru a-și îndeplini sarcina principală, secretarul îndeplinește următoarele funcții:

• 2.1. Livrarea zilnică a documentelor către departamentul din expediție și secretariat la timp.
• 2.2. Primirea si trimiterea documentelor prin fax si comunicatii computerizate.
• 2.3. Introducerea datelor de înregistrare în computer despre documentele primite, interne și trimise.
• 2.4. Asigurarea luării în timp util a documentelor primite de către șeful unității structurale.
• 2.5. Realizarea textelor documentelor oficiale, editarea și tipărirea acestora, efectuarea lucrărilor de dactilografiere și copiere.
• 2.6. Monitorizarea corectitudinii documentelor trimise de la unitate, transferarea documentelor catre expeditie pentru trimitere prin posta.
• 2.7. Monitorizarea zilnică a termenelor de execuție a documentelor în departament.
• 2.8. Arhivarea documentelor executate în dosare în conformitate cu lista de cazuri a diviziei, asigurând siguranța documentelor.
• 2.9. Primirea de copii ale comenzilor și instrucțiunilor de la Directorul General de la secretariat și aducerea acestora în timp util la cunoștința conducerii și angajaților diviziei.
• 2.10. Primirea si transmiterea informatiilor prin telefon catre seful si angajatii departamentului.
• 2.11. Intocmirea proceselor verbale ale intalnirilor si conferintelor sustinute de seful unei unitati structurale, executia acestora si organizarea depozitarii.
• 2.12. Asigurarea angajaților departamentului papetărie, precum și locul de muncă al managerului cu toate accesoriile necesare muncii.
• 2.13. Serviciu fără acte către șef de departament ( convorbiri telefonice, rutină întâlniri de afaceriși negocieri), implementarea instrucțiunilor și instrucțiunilor sale.
• 3. Responsabilitati

Pentru îndeplinirea funcțiilor prevăzute în instrucțiuni, secretarul este obligat să:

• 3.1. Păstrați confidențialitatea informațiilor deținute.
• 3.2. Asigurați siguranța documentelor oficiale.
• 3.3. Urmați instrucțiunile și ordinele șefului unității structurale.
• 3.4. Respectați regulile pentru pregătirea documentelor.
• 3.5. Respecta termenele de prelucrare, livrare, inregistrare, transfer de documente, indeplinire sarcini si instructiuni de la seful departamentului.
• 3.6. Urmați regulile de funcționare a computerului și asigurați-vă siguranța informațiilor introduse.
• 3.7. Monitorizați starea echipamentelor organizaționale și a echipamentelor de comunicații instalate în unitatea structurală, urmați regulile de funcționare a acestora.
• 3.8. Respectați lanțul de comandă și regulile stabilite comunicare de afaceri, standarde de etichetă de birou.
• 4.4. Restituirea documentelor executate cu încălcarea regulilor și termenelor stabilite.
• 5. Responsabilitate

Secretarul răspunde de calitatea și promptitudinea îndeplinirii atribuțiilor care îi sunt atribuite prin fișa postului, precum și de neutilizarea drepturilor acordate și încălcarea subordonării oficiale.

6. Relații

Secretara interacționează:

• 6.1. Cu secretariatul și alte divizii structurale ale SA pe probleme de pregătire, execuție și execuție a documentelor.
• 6.2. Cu managerul de birou, cu privire la furnizarea angajaților departamentului cu formulare, hârtie și articole de papetărie.
• 6.3. CU departamentul de informare- pentru întrebări întreţinere echipamente organizatorice si informatice instalate in departament.
• 6.4. Cu arhiva pe probleme de asigurare a securității documentelor, elaborarea unui nomenclator al dosarelor departamentului, examinarea valorii documentelor, pregătirea acestora pentru depunerea la arhivă.

Cap secretariat semnătură personală inițiale, prenume

Am citit instructiunile

Inițialele semnăturii personale ale secretarului, prenume

ANEXA 6

GOST R 51141-98

• Urmează diviziunile.
• Drepturi Secretarul are dreptul: 4.1. Raportați șefului unității structurale orice deficiențe identificate în competența dumneavoastră. 4.2. Contactați secretariatul SA pentru consiliere cu privire la regulile de întocmire și prelucrare a documentelor și de efectuare a muncii de birou. 4.3. Faceți sugestii pentru îmbunătățirea lucrului cu documente.

Prevăd că activitățile de gestionare a înregistrărilor într-o organizație ar trebui să se bazeze pe „stabilirea, implementarea și diseminarea ghidurilor și reglementărilor pentru gestionarea înregistrărilor”. Orientări și reglementări înseamnă documente de reglementare, stabilirea regulilor de lucru cu documente: reguli de documentare, organizarea fluxului de documente, stocarea documentelor și utilizarea acestora, protejarea informațiilor documentate etc. În munca casnică de birou, documentul principal al organizației, stabilirea procedurii de lucru cu documentele pe toată durata lor ciclu de viață, este o instrucțiune privind suportul documentației pentru management (muncă de birou).

Cine elaborează instrucțiunile?

Elaborarea instrucțiunilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar este o funcție a serviciului de suport a documentației. În organizațiile care nu au un serviciu de instituție de învățământ preșcolar, elaborarea acestui document se realizează de către angajatul responsabil cu organizarea muncii cu documente. Instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar stabilesc reguli uniforme lucrul cu documentele dintr-o organizație, inclusiv activitățile de documentare, managementul documentelor, înregistrarea, monitorizarea execuției și stocarea documentelor. Instrucțiunea este un document de reglementare al organizației, aprobat de șeful instituției și este obligatoriu pentru toți angajații.

În organizațiile care au organizații subordonate (filiale, departamente), este recomandabil să se elaboreze instrucțiuni pentru instituțiile de învățământ preșcolar, astfel încât acestea să poată fi utilizate în organizațiile din subordine, deoarece acest lucru va permite ca munca de birou să se desfășoare pe principii uniforme și va facilita și mai mult schimbul de informațiiîntre organizaţiile din acelaşi sistem.

Instrucțiunile sunt elaborate pe baza actelor legislative și a altor acte juridice de reglementare care reglementează domeniul informației și documentării. În același timp, instrucțiunile reflectă caracteristicile specifice ale lucrului cu documente caracteristice unei anumite organizații.

Autoritățile federale ramura executivași organele teritoriale ale autorităților executive federale își dezvoltă instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar pe baza Instrucțiuni standard privind munca de birou în autoritățile executive federale, aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 8 noiembrie 2005 nr. 536. Alte organizații pot folosi, de asemenea, instrucțiunile standard specificate în măsura în care acestea nu contrazic particularitățile de lucru cu documente in aceasta organizatie.

Instrucțiunile pentru educația preșcolară sunt destinate nu numai și nu atât serviciilor preșcolare, ci și angajaților unităților organizaționale care lucrează cu documente.

Procedura de elaborare a instrucțiunilor poate fi împărțită în mai multe etape:

Colectarea si analiza materialului;

Elaborarea unui proiect de instrucțiune, coordonarea și aprobarea acestuia;

Implementarea instructiunilor in organizatie.

Etapa pregătitoare

Elaboratorii instrucțiunilor se bazează pe documente de reglementare care reglementează activitățile organizației și problemele de lucru cu documente. În plus față de Instrucțiunile standard specificate pentru munca de birou în organismele executive federale, este necesar să se utilizeze prevederile standardelor naționale, în special GOST R 6.30-2003 „Sisteme unificate de documentație organizatorică și administrativă. ”

La elaborarea instrucțiunilor se pot folosi instrucțiuni privind managementul biroului altor organizații dacă nu contravin prevederilor legislației în domeniul informației și documentării.

După studierea documentelor de reglementare, se examinează suportul documentației organizației, și anume:

Structura organizației (pe baza structurii, nivelurilor de personal și personal);

Structura aparatului de conducere și repartizarea responsabilităților între conducere (pe baza ordinii de repartizare a responsabilităților între conducere și alte documente organizatorice, juridice și administrative);

Funcțiile organizației în ansamblu (pe baza statutului organizației sau a regulamentelor privind înființarea, regulamentele privind diviziile, regulamentele privind șefii și specialiștii de conducere);

Funcții organe individuale management (colegiu, consiliu, consiliu etc.) (pe baza documentelor organizatorice si legale care reglementeaza activitatile acestora (prevederi, regulamente, instructiuni etc.));

Responsabilitati functionale lucrători individuali(pe baza fișelor postului);

Compoziția documentelor (pe tip, destinatar, subiect) depuse în dosarele organizației;

Organizarea lucrărilor de primire și trimitere a documentelor;

Un sistem de înregistrare a documentelor și contabilitate, în cazul în care organizația are unul (după formulare de înregistrare și contabilitate: jurnale, dulapuri manuale sau automate);

Organizarea controlului asupra executării documentelor, în cazul în care acesta este menținut (pe baza jurnalelor, fișierelor carduri utilizate pentru controlul execuției);

Un sistem de stocare a documentelor și dosarelor în departamentele organizației (pe baza nomenclatorului cazurilor, dacă este disponibil, și a metodei de analiză directă a cazurilor în departamente);

Organizarea muncii interpreților cu documente;

Procedura de utilizare, înregistrare și păstrare a sigiliilor, ștampilelor, formularelor de document, procedura de eliberare a acestora către persoanele responsabile pentru muncă, procedura de distrugere;

Organizarea lucrărilor privind trimiterea și primirea documentelor prin fax;

Procedura de utilizare a e-mailului.

Principalele surse de informare despre organizarea muncii cu documente sunt documentele normative, metodologice, informative și de referință. Dar datele obținute din documente pot să nu fie suficiente, mai ales dacă organizația nu lucrează cu documente. Prin urmare, după studierea materialului colectat, este recomandabil să se efectueze un sondaj asupra managerilor și angajaților departamentelor direct responsabile de lucrul cu documentele.

La colectarea materialului atenție deosebită trebuie abordate următoarele întrebări:

Competența managerilor (șeful organizației, adjuncții săi, șefii de departamente, în special în ceea ce privește luarea deciziilor și emiterea documentelor);

Tipuri de documente emise de conducere (șef organizație, șefi adjuncți, șefi de departamente);

Tipuri de formulare de documente utilizate în organizație;

Procedura de aprobare (vizualizare) a documentelor;

Procedura de semnare a documentelor;

Tipuri de documente aprobate de manager;

Tipuri și soiuri de documente certificate prin sigiliul organizației;

Locul de depozitare a sigiliului (sau a sigiliilor, dacă sunt mai multe); persoana responsabilă cu depozitarea și utilizarea sigiliilor;

Locuri de înregistrare a documentelor și formulare de înregistrare (reviste, dulapuri, baze de date) utilizate în acest scop;

Documente înregistrate și neînregistrate;

Organizații de la care se primesc documente (superioare, subordonate etc.).

Structura instrucțiunilor de lucru de birou

Următorul pas în dezvoltarea unei instrucțiuni este de a determina structura acesteia, sau planul de operare, pentru instrucțiune. Compoziția secțiunilor Instrucțiunii, succesiunea acestora și prezența aplicațiilor sunt determinate de dezvoltatorii săi, dar este necesar ca prevederile instrucțiunilor să reflecte în mod consecvent toate etapele de lucru cu documentele (de la crearea sau primirea lor până la execuție, trimiterea sau transferarea în arhivă).

De regulă, secțiunile principale ale Instrucțiunilor sunt „Documentarea activitati de management" și "Organizarea muncii cu documente." Instrucțiunile sunt precedate de secțiunea " Prevederi generale„, la final sunt aplicații cu caracter informațional și de referință.

In sectiunea „Dispoziții generale” De obicei se dau instrucțiuni:

Scopul și scopurile instrucțiunilor;

Baza de reglementare a instrucțiunilor;

Tipuri de documente și procese vizate de instrucțiuni;

Principii generale de lucru cu documente;

Acte de reglementare aplicate împreună cu instrucțiuni;

Responsabilitatea departamentelor, funcționarilor și angajaților organizației pentru respectarea prevederilor instrucțiunilor.

Scopul instrucțiunilor pentru învățământul preșcolar este de a stabili ordine uniformă lucrul cu documente în organizație. Scopul instrucțiunilor este de a îmbunătăți munca cu documente, de a îmbunătăți calitatea pregătirii documentelor, de a eficientiza fluxul de documente, de a optimiza munca de management și de a crește eficiența activităților de management în general.

Secțiunea „Dispoziții generale” menționează, de asemenea, că păstrarea evidenței în general, controlul asupra implementării gestionării evidențelor în diviziuni structuraleși organizațiile din subordine sunt alocate serviciului suport documentație, iar responsabilitatea evidenței în unitățile structurale este atribuită șefilor de departamente. Pentru organizarea muncii de birou în departamente, managerul numește angajați responsabili cu munca de birou în departamente.

Secțiunea „Dispoziții generale” menționează, de asemenea, că angajații organizației poartă responsabilitatea personală pentru îndeplinirea cerințelor instrucțiunilor, revizuirea și executarea în timp util a documentelor, design corect si siguranta.

Această secțiune ar trebui să enumere acele documente de reglementare care sunt utilizate în organizație împreună cu instrucțiunile pentru educația preșcolară și împreună constituie cadrul de reglementare lucrul cu documente în organizație. Acestea ar putea fi, de exemplu, Instrucțiuni de lucru cu documente care conțin informații confidențiale, Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților etc.

La secțiune „Documentarea activităților de management” Este recomandabil să includeți următoarele subsecțiuni:

Cerințe generale pentru documente;

Formulare de documente;

Înregistrarea detaliilor utilizate la întocmirea documentelor;

Caracteristici de design specii individuale sau seturi de documente;

Reguli pentru producerea documentelor folosind tehnologia computerizată.

Intocmirea actelor administrative (decrete, ordine, ordine, instructiuni);

Intocmirea documentelor organizatorice si juridice (regulamente, reguli, instructiuni);

Intocmirea documentelor de planificare si raportare (planuri, programe, rapoarte);

Întocmirea și executarea proceselor-verbale ale ședințelor organelor colegiale (consilii, comisii, ședințe, ședințe, consilii, consilii etc.);

Efectuarea corespondenței de afaceri;

Intocmirea si executarea informatiilor interne si a documentelor de referinta (memo, certificate, memorii, liste, acte etc.);

Intocmirea si executarea contractelor.

Capitol „Organizarea muncii cu documente” trebuie să conțină prevederi care să reflecte toate etapele de lucru cu documentele primite și create în organizație: de la gestionarea documentelor până la transferul documentelor pentru stocare în arhivă.

Această secțiune ar trebui să reflecte munca nu numai cu documentele primite prin poștă, ci și cu documentele primite prin canale de telecomunicații (telegraf, telefax, e-mail); cu documentele primite și transmise organizațiilor, precum și cele primite de la cetățeni (apeluri cetățenești).

Deoarece atunci când se lucrează cu documente, se folosesc sigilii (pentru certificarea documentelor), ștampile (pentru a face mărci oficiale la primirea documentelor, control etc.), organizația trebuie să stabilească o procedură de lucru cu sigilii și ștampile, precum și o procedura de înregistrare, stocare și utilizare a acestora. Dacă o organizație utilizează formulare de documente produse prin tipărire, atunci este necesar să se reglementeze procedura de înregistrare a formularelor. În secțiunea „Organizarea muncii cu documente” este, de asemenea, necesar să se stabilească procedura de copiere și reproducere a documentelor în organizație pentru a ține seama de copiile documentelor care se fac și pentru a reduce copierea și replicarea documentelor nejustificate de necesitatea afacerii .

Această secțiune a instrucțiunilor reglementează de fapt tehnologia de lucru cu documente, inclusiv organizarea fluxului de documente și stocarea documentelor, caracteristicile de utilizare a sigiliilor, ștampilelor etc. Structura acestei secțiuni poate fi următoarea:

Organizarea fluxului de documente;

Recepția, prelucrarea și trecerea documentelor primite;

Inregistrarea si contabilizarea documentelor primite;

Organizarea muncii cu documentele trimise;

Inregistrarea si trecerea documentelor interne;

Contabilitatea volumelor fluxului de documente;

Controlul executiei documentelor;

Organizarea muncii cu apeluri cetăţenilor;

Utilizarea comunicațiilor prin fax;

Fotocopiere și duplicare documente;

Organizarea depozitării documentelor;

Întocmirea și menținerea unei liste de cazuri;

Formarea cazurilor;

Înregistrarea cazurilor;

Stocarea promptă a fișierelor;

Transferul cazurilor în depozitul de arhivă;

Munca interpretului cu documente;

Producția, contabilitatea, utilizarea și depozitarea sigiliilor, ștampilelor și formularelor;

Organizarea lucrului cu documentele primite prin fax;

Organizarea muncii cu documentele primite prin e-mail;

Copierea si replicarea documentelor;

Structura propusă a instrucțiunilor este aproximativă. Într-o anumită organizație, în funcție de specificul acesteia, structura organizatorica, procedurile decizionale, ordinea procesării documentelor, prezența unor zone separate de prelucrare a documentelor, echipamentele tehnice și de automatizare utilizate, precum și alți factori, pot fi completate cu alte secțiuni. De exemplu, dacă organizația are un organism colegial, instrucțiunile pot include o secțiune „Documentarea activității corpului colegial (colegiu, consiliu de administrație, consiliu academic etc.)”; dacă organizația corespunde cu corespondenți străini – secțiunea „Formatizarea scrisorilor trimise în străinătate”; dacă organizația primește contestații de la cetățeni – secțiunea „Organizarea muncii cu apeluri cetățenilor”, etc.

Când scrieți textul instrucțiunilor, ar trebui să utilizați documentele de reglementare indicate la începutul articolului. Asistență serioasă în această muncă poate fi oferită prin instrucțiuni privind managementul biroului altor organizații, instruire și literatura metodologica privind suportul documentației. Mare valoare Pentru organizare adecvată lucrul cu documente are un sistem de înregistrare și contabilizare a documentelor, astfel încât secțiunile instrucțiunilor care stabilesc procedura de înregistrare a documentelor trebuie să li se acorde o atenție deosebită. Instrucțiunile pentru instituția de învățământ preșcolar trebuie să definească clar ce documente sunt înregistrate în serviciul instituției de învățământ preșcolar și care în diviziile structurale. În acest caz, este necesar să se stabilească structura numărului de înregistrare pentru diferite seturi de documente înregistrate.

Se completează prevederile de reglementare ale instrucțiunilor aplicatii.În anexele la instrucțiuni, de regulă, acestea includ:

Exemple de formulare de documente;

Exemple de înregistrare a principalelor tipuri de documente (comandă, instrucțiune, protocol, scrisoare de afaceri etc.);

Lista documentelor neînregistrate;

Lista documentelor aprobate;

Lista documentelor certificate prin sigiliul organizației;

Forme de jurnale și carduri utilizate pentru înregistrarea și contabilizarea documentelor, efectuarea lucrărilor de referință asupra documentelor;

Forma nomenclatorului cazurilor, modelul de model al capacului carcasei, formularele de inventariere a cazurilor etc.

Anumite prevederi ale instrucțiunilor pentru instituțiile de învățământ preșcolar pot fi completate și precizate în alte instrucțiuni, reguli, regulamente, reglementări dedicate anumitor domenii de lucru cu documente.

Coordonare si aprobare

Textul pregătit al instrucțiunilor este convenit cu șefii diviziilor structurale și șefii adjuncți ai organizației. Cea mai mare importanță în procedura de aprobare a instrucțiunilor o acordă coordonării cu serviciul juridic, arhiva organizației sau angajatul responsabil cu arhiva, contabilitate, serviciul personal, precum și cele mai importante departamente funcționale din punct de vedere al activităților organizației. . După ce a agreat și finalizat instrucțiunile pe baza comentariilor, managerul le aprobă. Instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar pot fi aprobate ca standard de organizare.

Instrucțiunea se aprobă prin ordin al șefului organizației. Ordinul trebuie să conţină puncte de implementare în care se dau instrucţiuni corespunzătoare serviciului instituţiei de învăţământ preşcolar şi conducătorilor altor direcţii structurale.

Instrucțiunile trebuie comunicate fiecărui angajat al organizației. Serviciul instituției de învățământ preșcolar trebuie să instruiască angajații responsabili cu munca de birou din departamente cu privire la noile reguli de lucru cu documentele. În aceste clase, dezvoltatorii instrucțiunilor explică conținutul instrucțiunilor, acordând atenție celor mai importante prevederi fundamentale. În viitor, sarcina serviciului instituției de învățământ preșcolar este de a monitoriza respectarea prevederilor instrucțiunilor din activitatea curentă.

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această fișă a postului definește responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile Managerului de documente.

1.2. Un specialist în documente este numit într-o funcție și eliberat dintr-o funcție stabilită de curent legislatia muncii ordin prin ordin al directorului întreprinderii.

1.3. Managerul de documente raportează direct la __________________.

1.4. O persoană care are:

Documentolog: mai mare învăţământul profesional fără nicio cerință de experiență în muncă.

1.5. Specialistul în documente trebuie să știe:

Legislativ și de reglementare acte juridice, rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentație asigurarea managementului;

Procedura de planificare, proiectare și tehnologia muncii bazată pe tehnologie organizatorică și informatică pentru serviciile de suport pentru documentația de gestiune;

Metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare;

Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor;

Organizarea afacerilor de arhivă;

Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea automatelor sisteme informatice management;

Bazele programării;

Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date;

Fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei;

Documentare;

Internă și experiență străinăîn domeniul documentării suport pentru management;

Fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii;

Legislația muncii;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări privind protecția muncii.

1.6. În perioada de absență temporară a Managerului de documente, atribuțiile acestuia sunt atribuite ___________________________.

2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE

2.1. Responsabilitățile funcționale ale Document Manager sunt determinate pe baza și în măsura caracteristicilor de calificare pentru funcția de Document Manager și pot fi completate și clarificate în timpul pregătirii Descrierea postului pe baza unor circumstanțe specifice.

2.2. Specialist documente:

2.2.1. Elaborează și implementează procese tehnologice lucrul cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, depozitare operațională, lucrare de referință).

2.2.2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou.

2.2.3. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management.

2.2.4. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj pentru diverse scopuri și nivel de management,clasificatoare de informații despre document.

2.2.5. Organizează implementarea sistemelor de documentare.

2.2.6. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente.

2.2.7. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.

2.2.8. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (din punct de vedere al suportului informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de control, precum și la dezvoltarea celor mai recente tehnologia de informație(inclusiv fără hârtie), bazată pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor, proiectarea și actualizarea bazelor de date și a băncilor de date.

2.2.9. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației.

2.2.10. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.

3. DREPTURI

3.1. Specialistul în documente are dreptul:

3.1.1. Faceți propuneri de îmbunătățire a organizării fluxului de documente al întreprinderii, raționalizarea acesteia în conformitate cu standardele stabilite.

3.1.2. Solicitați serviciile întreprinderii și angajații care pregătesc documentația pentru a respecta standardele și cerințele stabilite.

3.1.3. Dezvoltați și implementați sisteme de documentare unificate, fișe de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare de informații ale documentelor.

4. RESPONSABILITATE

4.1. Specialistul în documente este responsabil pentru:

4.1.1. Neîndeplinirea îndatoririlor sale funcționale.

4.1.2. Informații inexacte despre stadiul îndeplinirii sarcinilor și instrucțiunilor primite, încălcarea termenelor limită pentru executarea acestora.

4.1.3. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor directorului întreprinderii, instrucțiunilor și sarcinilor șefului de departament.

4.1.4. Încălcarea regulamentelor interne de muncă, regulilor securitate la incendiuși măsurile de siguranță instalate la întreprindere.

5. CONDIȚII DE MUNCĂ

5.1. Programul de lucru al managerului de documente este stabilit în conformitate cu reglementările interne de muncă stabilite la întreprindere.

5.2. Datorită nevoilor de producție, Managerul de documente poate fi trimis în călătorii de afaceri (inclusiv cele locale).

Alte instrucțiuni în secțiune:
-

Această fișă a postului a fost elaborată în conformitate cu prevederile Codului Muncii Federația Rusă bazat pe Standard profesional 07.002 „Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul organizației” (cod B, nivel de calificare - 6), aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii și protecţie socială Federația Rusă din 6 mai 2015 N 276n.

De la 1 iulie 2016, organizațiile vor trebui să aplice standarde profesionale dacă codul muncii, altele legi federale, alte acte juridice de reglementare stabilesc cerințe pentru calificările necesare unui angajat pentru a îndeplini o anumită funcție a postului (Partea 1 a articolului 195.3 din Codul Muncii al Federației Ruse cu modificările ulterioare, în vigoare de la 1 iulie 2016).

Titlul posibil al postului:
Funcţionar

Functii de munca:
Documentare suport pentru activitățile organizației:
— organizarea muncii cu documente;
— organizarea stocării curente a documentelor;
— organizarea procesării dosarelor pentru depozitarea ulterioară.

Cerințe de educație:
Învățământ secundar profesional - programe de formare pentru lucrători și angajați calificați

Cerințe privind experiența de muncă: Nu.

Nota:
Un salariat care a fost angajat anterior și nu îndeplinește cerințele standardului profesional pentru postul pe care îl ocupă nu poate fi concediat. În cazul în care nivelul de educație este mai scăzut decât cel cerut, el trebuie să-și continue educația și să se dezvolte program individual antrenament.
În cazul în care un angajat refuză să-și îmbunătățească calificările sau să primească educație suplimentară, el poate fi concediat pe baza rezultatelor certificării. Acest lucru se poate face dacă nu a fost obținut consimțământul său sau angajatorul nu are posibilitatea de a-i oferi un post vacant care corespunde specialității și calificărilor sale (clauza 3 partea întâi a articolului 81 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Rețineți că dacă un angajat își îndeplinește cu conștiință pe a lui responsabilități de serviciu, si mai ales daca a trecut de atestare, angajatorul nu are motive sa-l concedieze.

AM APROBAT
Director general al SA „AAA”
_____________ A. A. Ivanov

"___"_______________ 2017

DESCRIEREA POSTULUI
funcţionar

1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile funcționarului CJSC AAA (denumită în continuare „Organizația”).
1.2. Grefierul aparține categoriei specialiștilor.
1.3. Grefierul este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al șefului Organizației.
1.3. Funcționarul raportează direct la (șeful departamentului HR, șeful unei unități structurale care face parte din departamentul HR; alt funcționar) ________________ organizație.
1.4. O persoană cu studii profesionale secundare în programe de formare pentru specialiști de nivel mediu, învățământ profesional suplimentar în programe speciale, fără a prezenta cerințe de experiență în muncă.
1.5. În activitățile sale, grefierul este ghidat de legislatia actuala RF, Carta organizației, această fișă a postului, regulamentele, ordinele și instrucțiunile conducerii superioare a organizației.
1.6. Grefierul trebuie să știe:
— legislația muncii și alte acte care conțin norme dreptul muncii;
— elementele fundamentale ale legislației arhivistice și ale actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse, privind menținerea documentației de personal;
— legislația Federației Ruse privind datele cu caracter personal;
— structura organizației, conducerea diviziilor structurale;
— tehnologii informaționale moderne pentru lucrul cu documente;
— procedura de lucru cu documentele;
— diagrame de flux de documente;
— reguli de lucru cu incoming, outgoing și documente interne;
— reguli de organizare și forme de control asupra executării documentelor în organizație;
— termene tipice pentru executarea documentelor;
— principii de lucru cu fișierele cardului de pontaj;
— scopul și tehnologia monitorizării curente și preventive;
— reguli de întocmire a rapoartelor analitice privind organizarea muncii cu documente și monitorizarea execuției documentelor;
— reguli de suport documentar al activităților organizației;
— tipuri de documente, scopul acestora;
— cerințe pentru documente în conformitate cu reglementăriși standardele de stat;
— reguli pentru pregătirea și execuția documentelor informative, de referință, organizatorice și de management;
— reguli pentru crearea și menținerea bazelor de date cu documentele oficiale din organizație;
- sisteme managementul documentelor electronice;
— reguli și termene limită pentru trimiterea documentelor de ieșire;
— cerințele de protecție a muncii;
— acte normative de reglementare, documente normative și metodologice, standarde de stat care determină procedura de susținere a documentelor a conducerii;
- tipuri de nomenclaturi, cerințe generale la nomenclatura, metodele de întocmire și proiectare a acestuia;
— reguli de coordonare a nomenclatorului cauzelor cu arhivele departamentale și comisia de experți;
— procedura de formare și înregistrare a dosarelor, specificul formării anumitor categorii de cauze;
— reguli pentru stocarea fișierelor, inclusiv a documentelor cu acces limitat;
— reguli de emitere și utilizare a documentelor din cazurile generate;
— criterii de împărțire a documentelor în grupuri în funcție de valoarea informațiilor conținute în acestea;
— procedura de utilizare a listelor standard sau departamentale de documente, stabilirea perioadelor de păstrare în timpul examinării valorii documentelor;
— procedura de creare, organizare și documentare a lucrărilor comisiei de experți;
— reguli de întocmire și aprobare a protocolului de lucru al comisiei de experți;
— reguli pentru întocmirea și aprobarea unui act privind atribuirea documentelor care nu fac obiectul depozitării;
— reguli de prelucrare tehnică și înregistrare completă a dosarelor cu perioade de stocare permanente și temporare;
— reguli de întocmire a unui inventar al dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;
— reguli pentru transferul cazurilor în arhivele organizației;
— ……… (alte documente, materiale etc.)

1.6. Grefierul trebuie să fie capabil să:
— lucrul cu întregul set de resurse de informare și documentare ale organizației;
— să utilizeze baze de date, inclusiv cele la distanță;
— să utilizeze sistemele de referință și cele juridice;
- folosire sisteme automatizate contabilitate, înregistrare, control și sisteme de informare și referință atunci când se lucrează cu documentele organizației;
— să aplice tehnologii moderne de informare și comunicare pentru a lucra cu documente, inclusiv pentru a le optimiza și a crește eficiența;
— organizarea lucrărilor de înregistrare, stocare și transferare a documentelor curente de birou către unitatea structurală corespunzătoare;
— efectuează managementul metodologic al muncii de birou în organizație, controlează formarea corectă, păstrarea și depunerea dosarelor la arhivă;
— elaborarea unei liste de cazuri pentru o unitate structurală;
- utilizați nomenclatorul cazurilor la studierea structurii organizației, întocmirea inventarelor de cazuri;
— organizează lucrările de formare a cazurilor în conformitate cu nomenclatorul aprobat al cazurilor organizației;
— întocmește corect și la timp documentele pentru cazuri, ținând cont de specificul acestora;
— sistematizarea documentelor în cadrul cazului;
— asigura siguranța și protecția documentelor organizației;
- utilizați liste de documente și analizați conținutul efectiv al documentelor din dosar la determinarea perioadelor de păstrare a acestora;
— întocmește acte pentru comisia de experți;
— proiectarea copertelor dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu cerințele standardele de stat;
— produce sistematizarea cronologică și structurală a cazurilor;
— efectuează prelucrări tehnice și înregistrare completă a dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară;
— întocmește un inventar al dosarelor pentru perioade de stocare permanentă și temporară în conformitate cu documentele normative și metodologice în vigoare;
— ……… (alte abilități și abilități)

1.7. În perioada de absență temporară a grefierului, atribuțiile acestuia sunt atribuite ___________________________.

2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
Grefierului îi sunt atribuite următoarele funcții:
2.1. Organizarea muncii cu documente.
2.2. Organizarea stocării documentelor curente.
2.3. Organizarea procesarii cazurilor pentru depozitarea ulterioara.
2.4. Întocmește rapoarte prescrise.

3. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI
Pentru indeplinirea atributiilor care i-au fost atribuite, grefierul este obligat sa:
3.1. Ca parte a funcției de muncă, organizarea muncii cu documente:
- primeşte şi prelucrare primară documentele primite;
— efectuează revizuirea preliminară și sortarea documentelor în înregistrate și neînregistrate;
— pregătește documentele primite pentru a fi luate în considerare de către manager;
— înregistrează documentele primite;
— organizează livrarea documentelor către artiști interpreți sau executanți;
— menține o bază de date cu documentele organizației;
— efectuează lucrări de informare și referință;
— prelucrează și trimite documentele de ieșire;
— organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, păstrare și transfer a documentelor curente de muncă de birou către unitățile structurale relevante;
— monitorizează execuția documentelor în organizație;
3.2 Ca parte a funcției de muncă, organizarea stocării curente a documentelor:
— elaborează o nomenclatură a treburilor organizației;
— verifică corectitudinea documentelor și notează execuția lor înainte ca acestea să fie întocmite într-un dosar pentru stocarea ulterioară;
— formulează titlurile cazurilor și stabilește perioadele de păstrare a acestora;
- creează cazuri;
— urmărește distribuirea și clasarea corectă și la timp a documentelor în dosare;
3.3. Ca parte a funcției de muncă, organizarea procesării dosarelor pentru depozitarea ulterioară:
— verifică perioadele de păstrare a documentelor, întocmește un protocol de lucru al comisiei de experți privind pregătirea documentelor pentru păstrare, un act privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării;
— întocmește un inventar intern al dosarelor pentru documente deosebit de valoroase;
— efectuează înregistrarea dosarelor pentru perioade de stocare permanente, pe termen lung;
— proiectează coperta dosarelor pentru stocare permanentă, pe termen lung;
- întocmește un inventar al fișierelor de stocare permanente, pe termen lung;
— transferă cazurile în arhivele organizației;
3.4. Ca parte a îndeplinirii sale functiile muncii execută instrucțiuni de la supervizorul său imediat.
3.5. ……… (alte sarcini)

4. DREPTURI
Grefierul are dreptul:
4.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
4.2. Trimite spre examinare conducerii propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezentele Instrucțiuni.
4.3. Primește informații și documente de la șefii diviziilor structurale, specialiști pe probleme de competența sa.
4.4. Implicați specialiști din toate diviziile structurale ale întreprinderii pentru a rezolva responsabilitățile care îi sunt atribuite (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, cu permisiunea șefului întreprinderii).
4.5. Intră în relații cu departamentele instituțiilor și organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productie, care este de competența grefierului.
4.6. Reprezintă interesele Organizației în organizații terțe pe probleme legate de activitățile sale profesionale.
4.7. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.

5. RESPONSABILITATE
Grefierul este responsabil pentru:
5.1. Pentru nerespectarea ( execuție necorespunzătoare) responsabilitățile postului lor prevăzute de prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
5.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
5.3. Pentru a provoca daune materiale- în limitele determinate de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.
5.4. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și instrucțiunilor din partea șefului Organizației.
5.5. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a normelor de securitate la incendiu, a normelor de siguranță, a standardelor de protecție a muncii stabilite în Organizație.
5.6. Pentru dezvăluirea de informații care conțin date personale ale angajaților și informații confidențiale (constituind un secret comercial).

6. CONDIȚII DE MUNCĂ
6.1. Programul de lucru al functionarului se stabileste in conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit in Organizatie.
6.2. Din cauza nevoilor de producție, funcționarul este obligat să plece în călătorii de afaceri (inclusiv cele locale).
6.3. Evaluarea postului:
- regulat - efectuat de supervizorul nemijlocit în procesul de îndeplinire a funcţiilor de muncă a funcţionarului;
— __________________________________________________________________________.
(indicați procedura și temeiurile pentru alte tipuri de evaluare a performanței)

7. DREPTUL DE SEMNĂTURA

7.1. Pentru asigurarea activității sale, grefierului i se acordă dreptul de a semna documente organizatorice și administrative privind aspectele cuprinse în atribuțiile sale funcționale.

8. DISPOZIȚII FINALE
8.1. Această fișă a postului a fost elaborată pe baza Standardului profesional „Specialist în suport organizatoric și documentar pentru managementul unei organizații”, aprobat prin Ordinul Ministerului Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse din 6 mai 2015 N 276n , ținând cont de ……… (detalii privind reglementările locale ale organizației)
8.2. Angajatul este familiarizat cu această fișă a postului la angajare (înainte de semnarea contractului de muncă).
Faptul că angajatul s-a familiarizat cu această fișă a postului este confirmat de ……… (prin semnătura pe foaia de familiarizare, care face parte integrantă din această instrucțiune (în jurnalul de familiarizare cu fișele postului); într-o copie a fișa postului păstrată de către angajator;
8.3. ……… (alte dispoziții finale).

__________________________ ______________ ______________________
(funcția de manager) (semnătură) (nume complet)

"___"____________ ____ G.

DE ACORD:
Consilier juridic _________________ _______________________
(semnătură) (nume complet)

"___"___________ ____ G.

Am citit instrucțiunile ________________ ___________________
(semnătură) (nume complet)

I. Dispoziţii generale

1. Un specialist în documente aparține categoriei specialiștilor.

2. Pentru postul:

Un specialist în documente este desemnat de o persoană care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe de experiență în muncă;

3. Numirea în funcția de gestionar document și demiterea din aceasta se fac

4. Un specialist în documente trebuie să știe:

4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de susținere a conducerii.

4.2. Procedura de planificare, proiectare și tehnologie de lucru pe baza tehnologiei organizatorice și informatice pentru servicii de suport documentație de management.

4.3. Metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare.

4.4. Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor.

4.5. Organizarea afacerilor de arhivă.

4.6. Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor.

4.7. Bazele programării.

4.8. Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date.

4.9. Bazele controlului, ergonomiei, psihologie socială, sociologie.

4.10. Documentare.

4.12. Experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management.

4.13. Fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii.

4.14. Legislația muncii.

4.15. Reglementări interne ale muncii.

4.16. Reguli și reglementări privind protecția muncii.

6. În absența unui administrator de documente (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului întreprinderii, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor. atribuite lui.

II. Responsabilitățile postului

Specialist documente:

1. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință).

2. Participa la planificarea, organizarea si imbunatatirea activitatilor departamentului de suport documentatie al managementului.

3. Monitorizează starea muncii de birou.

4. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locului de munca al angajatilor compartimentului suport documentatie.

5. Elaborează sisteme de documentare unificate și fișe de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.

6. Organizează implementarea sistemelor de documentare.

7. Ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente.

8. Participă la selecția documentelor transferate pentru păstrarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.

9. Participă la stabilirea obiectivelor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suport informativ) sisteme informatice automatizate și sisteme de management, precum și în dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerizate și microprocesoare, proiectarea și actualizarea bazelor de date și a băncilor de date.

10. Studiază și rezumă experiența avansată internă și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind problemele suportului documentației.

11. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului din departamentul suport documentație.

12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale superiorului său imediat.

III. Drepturi

Specialistul în documente are dreptul:

1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.

2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.

3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (unitate structurală, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a acestora. drepturi oficialeși responsabilități și să facă propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Solicitați personal sau în numele conducătorului imediat de la șefii de departament și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

5. Implicați specialiști din toate direcțiile (individuale) structurale în rezolvarea sarcinilor care îi sunt încredințate (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, atunci cu permisiunea șefului organizației).

6. Solicitați de la conducerea întreprinderii, supervizorul dumneavoastră imediat, să vă acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor prevăzute în prezenta fișă a postului.

IV. Responsabilitate

Specialistul în documente este responsabil pentru:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea de prejudicii materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.