Evaluarea eficacității proceselor de afaceri ale întreprinderii. Formarea unui sistem de indicatori pentru evaluarea eficacității proceselor de afaceri la o întreprindere industrială. Conceptul de indicatori

Compoziția proceselor interne de afaceri ale unei companii este determinată de cele mai importante activități ale acesteia pentru atingerea obiectivelor clienților și investitorilor. Simpla aplicare a măsurilor financiare și non-financiare la procesele de afaceri existente poate avea ca rezultat doar schimbări minore și nu îmbunătățiri dramatice ale performanței organizației. Atingerea unei bune performanțe a procesului de afaceri este doar o modalitate de a supraviețui și nu oferă companiei un avantaj unic. Pentru a obține un avantaj competitiv, este necesar să depășim semnificativ concurenții nu numai în ceea ce privește toate procesele de afaceri, ci și în ceea ce privește eficiența generală.

O strategie clară, exprimată sub formă de obiective și indicatori ai proceselor de afaceri, are ca scop satisfacerea așteptărilor clienților și ale acționarilor (investitorilor). Această abordare de la general la specific (de sus în jos) ne permite să identificăm procese de business complet noi în care și cu ajutorul cărora compania poate atinge excelența.

Indicatori ai eficienței operaționale a proceselor de afaceri

Crearea sistemelor management eficient companii și organizații de natură și domeniu de activitate foarte diferite - aceasta este una dintre sarcinile cele mai dificile cu care se confruntă management modern. Nu există o metodologie universală pentru crearea unor astfel de sisteme de management, dar este posibil să se dezvolte principii generale pentru construirea sistemelor de management al afacerilor. Astfel de metode avansate de management eficient includ așa-numita abordare prin proces a managementului. Esenţa sa este că în practica managementului şi activitati de productie Unele procese sunt identificate și apoi gestionate. Pentru a face referire la astfel de procese, se obișnuiește să se folosească termenul de proces de afaceri. Un factor important în orice proces de afaceri va fi eficiența acestuia, iar cea mai importantă sarcină a managementului este îmbunătățirea constantă a performanței fiecărui proces de afaceri.

Pentru a oferi clienților bunuri sau servicii de înaltă calitate, o companie trebuie să controleze procesele interne ale creării lor. Procesele de afaceri gândite și bine stabilite asigură un nivel ridicat de calitate. Sarcina principală a managementului este de a determina cu exactitate cele mai esențiale componente ale procesului pentru evaluarea, optimizarea și dezvoltarea ulterioară a standardelor de implementare.

Cum puteți alege indicatorii de proces potriviți? Alegerea va fi mai ușoară dacă ați identificat cerințele clienților și ați efectuat cercetări asupra componentelor unui anumit proces care este asociat cu cele mai semnificative caracteristici ale produsului sau serviciului. A devenit deja o tradiție copierea oricăror inovații introduse de concurenți. Aceste inovații entuziasmează mințile marketerilor și își propun cu entuziasm să le copieze pentru a ține pasul cu concurența. Cu toate acestea, plagiatul nu dă întotdeauna roade, este mai bine să cheltuiți bani și efort pentru a studia indicatorii comportamentali și operaționali care sunt direct legați de calitatea serviciului (produsului); rezultat financiarși gradul de satisfacție a clienților.

Unul dintre cei mai importanți indicatori operaționali și criterii de evaluare a oricărei companii ar trebui să fie indicatorul timpului ciclului de finalizare a procesului. . Durata totala Un ciclu este perioada de timp care trece din momentul în care o sarcină începe să se finalizeze până când este complet finalizată. De exemplu, durata ciclului de service pentru clienți în vânzări este calculată din momentul în care o comandă este acceptată de la client până când produsul este livrat clientului sau comanda asamblată este eliberată din depozit.

Un exemplu simplu poate fi folosit pentru a ilustra importanța ciclului de timp al serviciului pentru clienți. Este posibil să fi fost nevoit să mergi la o bancă pentru un împrumut. Foarte des se observa urmatoarea situatie: din momentul in care cererea de credit se depune la banca cu toti documente necesare Durează aproape o săptămână până când ești în sfârșit informat că cererea ta a fost refuzată, deși în realitate durează doar câteva ore pentru a colecta și analiza toate datele. Întrebare: unde a fost petrecut restul timpului și există vreo rezervă pentru optimizare? a acestui proces de afaceriși reducerea timpilor de ciclu?

Indicatorul timpului de ciclu este foarte important nu numai din punctul de vedere al calculului costurilor interne, ci și din punctul de vedere al semnificației acestuia pentru client. Aici este important să nu alunecați în încercările de a „încețoșa” ochii dumneavoastră și ai clientului cu indicatori convenabili ai duratei ciclului. Deci, după ce a calculat durata oricărui ciclu efectuat „waddle”, care este, să zicem, 50 de minute, pare rezonabil să se stabilească obiectivul de reducere a procedurii la 40 de minute. Cu toate acestea, în acest caz, se poate dovedi că o astfel de „optimizare” a indicatorului cheie de performanță nu va crește deloc gradul de satisfacție a clienților. În cele din urmă, doar clientul poate evalua cât de bun este indicatorul timpului de ciclu - fie va fi mulțumit de acest indicator, fie nu.

Analiza valorii adăugate de proces

Orice proces dintr-o companie poate fi împărțit în două componente - cea care adaugă valoare produsului și cea care nu crește valoarea acestuia pentru consumator. Criteriul de creștere a componentei de valoare adăugată a unui proces poate fi folosit ca bază pentru optimizarea proceselor de afaceri ale unei companii. Mai mult, acest criteriu poate fi ales ca principiu definitoriu pentru a simplifica orice proces de afaceri. Ce este analiza valorii adăugate a procesului?

Când un produs (bunuri) trece prin lanțul de procese de afaceri al unei companii, două lucruri se întâmplă cu valoarea sa.

1. În timpul procesului de producție, un produs absoarbe costurile forței de muncă, materialelor, energiei și alte costuri asociate. Cu toate acestea, valoarea adăugată a produselor nu depinde direct de aceste costuri.
2. Valoarea unui produs crește atunci când calități precum funcționalitatea, estetica, marca corporativăși aspecte similare importante pentru client. În cele din urmă, acest lucru va face posibilă vânzarea acestuia la un preț mai mare decât costurile totale care au fost cheltuite pentru produs, adică. obține un profit.

Principala problemă a organizațiilor este că valoarea produsului lor, exprimată în termeni de preț la care piața este dispusă să-l achiziționeze, trebuie să fie mai mare decât costurile suportate de organizație. Astfel, valoarea adăugată este un concept teoretic care exprimă relația valoare de piațăși costurile reale suportate pentru produs. Valoarea adăugată (AV) poate fi obținută din formula:

unde: Va - valoarea după prelucrare, Vb - valoarea înainte de prelucrare.

Pentru a evalua procesele de afaceri care adaugă valoare economică (costuri) unui singur proces de afaceri, această valoare adăugată poate fi exprimată ca un indicator specific. Deci, de exemplu, costul marketingului de brand se ridică la 10.000 de ruble. Prin raportarea acestui cost la valoarea adăugată a mărcii rezultată, se poate evalua eficiența marketingului.

Eficiența ridicată a companiei în ansamblu poate avea loc numai dacă procesele sale individuale de afaceri și, în consecință, persoanele care le execută sunt suficient de eficiente.

Principalii indicatori ai eficienței procesului de afaceri includ următorii.

• Costuri cu resurse: temporare (ciclu, durata, productivitate, viteza de onorare a comenzii); material (consum de fonduri și materiale, active utilizate sub formă de creanțe, stocuri de depozit etc.).
• Costurile căsătoriei.
• Costurile educației, formării și formării avansate a angajaților.
• Eficiența utilizării resurselor pe unitate de producție: rate de utilizare a echipamentelor; coeficienții de utilizare a resurselor, materiilor prime și materialelor; timpul petrecut pentru realizarea unei unități de muncă sau serviciu.

Din punct de vedere evaluare financiară Indicatorii costurilor de proces vor fi foarte importanți, de exemplu. costurile derulării unui singur ciclu al acestui proces, precum și activele utilizate pentru realizarea acestuia. De exemplu, un proces de afaceri de vânzări pentru a face vânzări în valoare de 100.000 de ruble. poate solicita utilizarea resurselor sub formă de conturi de încasat în valoare de 45.000 de ruble.

O companie trebuie să aibă mai mulți indicatori de performanță în arsenalul său pentru a utiliza cu înțelepciune resursele umane și de altă natură. Un indicator de productivitate este, în general, raportul dintre rezultat și resursele cheltuite pentru a-l atinge. Iată exemple de indicatori de performanță utilizați cel mai frecvent de companii:

• vânzări per angajat;
• profit pe angajat;
• numărul de operațiuni efectuate de un angajat etc.

Cea mai dificilă sarcină este alegerea standardelor și țintelor potrivite pentru măsurarea performanței. Indicatorii vânzărilor per angajat sunt importanți pentru evaluarea companiei în ansamblu, dar în același timp sunt absolut lipsiți de sens pentru evaluarea stării de lucruri în departament.

Evaluarea măsurării procesului de afaceri trebuie făcută din punctul de vedere al clientului. De obicei, companiile își consideră procesele de afaceri în termeni de patru categorii individuale:

• dezvoltarea de produse si servicii;
• generarea cererii;
• satisfacerea cererii;
• planificarea și managementul întreprinderii.

Cu toate acestea, procesele sunt cele care reflectă ce lucru este făcut, unde și când și cum este realizat. Prin urmare, este necesar să se ia în considerare acele aspecte și caracteristici ale acestora, a căror măsurare va fi suficient de importantă pentru a evalua un anumit proces. Aceste măsurători pot fi împărțite în următoarele categorii:

1. calitate;
2. cantitate;
3. timp;
4. ușurință în utilizare;
5. bani.

Aceste cinci categorii vă vor ajuta să găsiți criterii pentru măsurarea celor mai importante puncte de control al procesului pentru obținerea succesului. Când se măsoară eficiența, este necesar să se ia în considerare separat componentele procesului în sine. Procesul poate fi împărțit în parametri de intrare, acțiuni, parametri de ieșire, rezultate. Deci, când vine vorba de rezultatele procesului, este necesar să se determine următoarele criterii pentru eficacitatea procesului:

• dacă procesul duce la rezultatul dorit;
• Cât de bine rezultatul procesului satisface nevoile destinatarului.

În acest caz, rezultatul procesului poate fi măsurat în unități de calitate, cantitate, timp, cost.

Atingerea unei bune performanțe a procesului de afaceri este doar o modalitate de a supraviețui și nu oferă companiei un avantaj unic. Pentru a obține un avantaj competitiv, este necesar să depășim concurenții în ceea ce privește eficiența generală. Nu există o metodologie universală pentru crearea unor astfel de sisteme de management, dar este posibil să se dezvolte principii generale pentru construirea sistemelor de management al afacerii. Astfel de metode avansate de management eficient includ așa-numita abordare prin proces a managementului.

Compoziția proceselor interne de afaceri ale unei companii este determinată de cele mai importante activități ale acesteia pentru atingerea obiectivelor clienților și investitorilor. Simpla aplicare a măsurilor financiare și non-financiare la procesele de afaceri existente poate avea ca rezultat doar schimbări minore și nu îmbunătățiri dramatice ale performanței organizației. Obținerea unei bune performanțe a procesului de afaceri este doar o modalitate de a supraviețui și nu oferă companiei un avantaj unic. Pentru a obține un avantaj competitiv, este necesar să depășim semnificativ concurenții nu numai în ceea ce privește toate procesele de afaceri, ci și în ceea ce privește eficiența generală.

O strategie clară, exprimată sub formă de obiective și indicatori ai proceselor de afaceri, are ca scop satisfacerea așteptărilor clienților și ale acționarilor (investitorilor). Această abordare de la general la specific (de sus în jos) ne permite să identificăm procese de business complet noi în care și cu ajutorul cărora compania poate atinge excelența.

Indicatori ai eficienței operaționale a proceselor de afaceri

Crearea de sisteme pentru managementul eficient al companiilor și organizațiilor de o mare varietate de naturi și domenii de activitate este una dintre cele mai dificile sarcini cu care se confruntă managementul modern. Nu există o metodologie universală pentru crearea unor astfel de sisteme de management, dar este posibil să se dezvolte principii generale pentru construirea sistemelor de management al afacerii. Printre aceste metode avansate de management eficient se numără așa-numita abordare prin proces a managementului. Esența sa este că în practica activităților de management și producție, anumite procese se disting cu managementul lor ulterioar. Pentru a face referire la astfel de procese, se obișnuiește să se folosească termenul de proces de afaceri. Un factor important în orice proces de afaceri va fi eficiența acestuia, iar cea mai importantă sarcină a managementului este îmbunătățirea constantă a performanței fiecărui proces de afaceri.

Pentru a oferi clienților bunuri sau servicii de înaltă calitate, o companie trebuie să controleze procesele interne ale creării lor. Procesele de afaceri gândite și bine stabilite asigură un nivel ridicat de calitate. Sarcina principală a managementului este de a determina cu exactitate cele mai esențiale componente ale procesului pentru evaluarea, optimizarea și dezvoltarea ulterioară a standardelor de implementare.

Cum puteți alege indicatorii de proces potriviți? Alegerea va fi mai ușoară dacă ați identificat cerințele clienților și ați efectuat cercetări asupra componentelor unui anumit proces care este asociat cu cele mai semnificative caracteristici ale produsului sau serviciului. A devenit deja o tradiție copierea oricăror inovații introduse de concurenți. Aceste inovații entuziasmează mințile marketerilor și își propun cu entuziasm să le copieze pentru a ține pasul cu concurența. Cu toate acestea, plagiatul nu dă întotdeauna roade, este mai bine să cheltuiți bani și efort pe studierea indicatorilor comportamentali și operaționali care sunt direct legați de calitatea serviciului (produsului), de rezultatele financiare și de gradul de satisfacție a clienților.

Unul dintre cei mai importanți indicatori operaționali și criterii de evaluare pentru orice companie ar trebui să fie indicatorul timpului ciclului de finalizare a procesului. Durata totală a ciclului este perioada de timp care trece din momentul în care o sarcină începe să se finalizeze până când este complet finalizată. De exemplu, durata ciclului de service pentru clienți în vânzări este calculată din momentul în care o comandă este acceptată de la client până când produsul este livrat clientului sau comanda asamblată este eliberată din depozit.

Un exemplu simplu poate fi folosit pentru a ilustra importanța ciclului de timp al serviciului pentru clienți. Este posibil să fi fost nevoit să mergi la o bancă pentru un împrumut. Foarte des se observă următoarea situație: din momentul în care cererea de împrumut cu toate actele necesare este depusă la bancă, trece aproape o săptămână până când ești în sfârșit informat despre refuzul de a o elibera, deși în realitate durează doar câteva ore. pentru a colecta și analiza toate datele. Întrebare: unde a fost petrecut restul timpului și există o rezervă pentru optimizarea acestui proces de afaceri și reducerea timpului ciclului de lucru?

Indicatorul timpului de ciclu este foarte important nu numai din punctul de vedere al calculului costurilor interne, ci și din punctul de vedere al semnificației acestuia pentru client. Aici este important să nu alunecați în încercările de a „încețoșa” ochii dumneavoastră și ai clientului cu indicatori convenabili ai duratei ciclului. Deci, după ce a calculat durata oricărui ciclu efectuat „waddle”, care este, să zicem, 50 de minute, pare rezonabil să se stabilească obiectivul de reducere a procedurii la 40 de minute. Cu toate acestea, în acest caz, se poate dovedi că o astfel de „optimizare” a indicatorului cheie de performanță nu va crește deloc gradul de satisfacție a clienților. În cele din urmă, doar clientul poate evalua cât de bun este indicatorul timpului de ciclu - fie va fi mulțumit de acest indicator, fie nu.

Analiza valorii adăugate de proces

Orice proces dintr-o companie poate fi împărțit în două componente - cea care adaugă valoare produsului și cea care nu crește valoarea acestuia pentru consumator. Criteriul de creștere a componentei de valoare adăugată a unui proces poate fi folosit ca bază pentru optimizarea proceselor de afaceri ale unei companii. Mai mult, acest criteriu poate fi ales ca principiu definitoriu pentru a simplifica orice proces de afaceri. Ce este analiza valorii adăugate a procesului?

Când un produs (bunuri) trece prin lanțul de procese de afaceri al unei companii, două lucruri se întâmplă cu valoarea sa.

1. În timpul procesului de producție, un produs absoarbe costurile forței de muncă, materialelor, energiei și alte costuri asociate. Cu toate acestea, valoarea adăugată a produselor nu depinde direct de aceste costuri.
2. Valoarea unui produs crește atunci când produsului i se adaugă calități precum funcționalitatea, estetica, brandingul și aspecte similare care sunt importante pentru client. În cele din urmă, acest lucru va face posibilă vânzarea acestuia la un preț mai mare decât costurile totale care au fost cheltuite pentru produs, adică. obține un profit.

Principala problemă a organizațiilor este că valoarea produsului lor, exprimată în termeni de preț la care piața este dispusă să-l achiziționeze, trebuie să fie mai mare decât costurile suportate de organizație. Astfel, valoarea adăugată este un concept teoretic care exprimă relația dintre valoarea de piață și costurile reale suportate pentru un produs. Valoarea adăugată (AV) poate fi obținută din formula:

AV = Va - Vb,

unde: Va - valoarea după prelucrare, Vb - valoarea înainte de prelucrare.

Pentru a evalua procesele de afaceri care adaugă valoare economică (costuri) unui singur proces de afaceri, această valoare adăugată poate fi exprimată ca un indicator specific. Deci, de exemplu, costul marketingului de brand se ridică la 10.000 de ruble. Prin raportarea acestui cost la valoarea adăugată a mărcii rezultată, se poate evalua eficiența marketingului.

Eficiența ridicată a companiei în ansamblu poate avea loc numai dacă procesele sale individuale de afaceri și, în consecință, persoanele care le execută sunt suficient de eficiente.

LA indicatori cheie de performanță ai procesului de afaceri Următoarele pot fi incluse.

• Costuri cu resurse: temporare (ciclu, durata, productivitate, viteza de onorare a comenzii); material (consum de fonduri și materiale, active utilizate sub formă de creanțe, stocuri de depozit etc.).
• Costurile căsătoriei.
• Costurile educației, formării și formării avansate a angajaților.
• Eficiența utilizării resurselor pe unitate de producție: rate de utilizare a echipamentelor; coeficienții de utilizare a resurselor, materiilor prime și materialelor; timpul petrecut pentru realizarea unei unități de muncă sau serviciu.

Din punct de vedere financiar, indicatorii costurilor de proces vor fi foarte importanți, de exemplu. costurile derulării unui singur ciclu al acestui proces, precum și activele utilizate pentru realizarea acestuia. De exemplu, un proces de afaceri de vânzări pentru a realiza vânzări în valoare de 100.000 de ruble. poate solicita utilizarea resurselor sub formă de conturi de încasat în valoare de 45.000 de ruble.

O companie trebuie să aibă mai mulți indicatori de performanță în arsenalul său pentru a utiliza cu înțelepciune resursele umane și de altă natură. Un indicator de productivitate este, în general, raportul dintre rezultat și resursele cheltuite pentru a-l atinge. Iată exemple de indicatori de performanță utilizați cel mai frecvent de companii:

• vânzări per angajat;
• profit pe angajat;
• numărul de operațiuni efectuate de un angajat etc.

Cea mai dificilă sarcină este alegerea standardelor și țintelor potrivite pentru măsurarea performanței. Indicatorii vânzărilor per angajat sunt importanți pentru evaluarea companiei în ansamblu, dar în același timp sunt absolut lipsiți de sens pentru evaluarea stării de lucruri în departament.

Evaluarea măsurării procesului de afaceri trebuie făcută din punctul de vedere al clientului. De obicei, companiile își văd procesele de afaceri în patru categorii distincte:

• dezvoltarea de produse si servicii;
• generarea cererii;
• satisfacerea cererii;
• planificarea și managementul întreprinderii.

in orice caz procesele sunt ceea ce reflectă ce lucru este făcut, unde și când, cum este făcut. Prin urmare, este necesar să se ia în considerare acele aspecte și caracteristici ale acestora, a căror măsurare va fi suficient de importantă pentru a evalua un anumit proces. Aceste măsurători pot fi împărțite în următoarele categorii:

1. calitate;
2. cantitate;
3. timp;
4. ușurință în utilizare;
5. bani.

Aceste cinci categorii vă vor ajuta să găsiți criterii pentru măsurarea celor mai importante puncte de control al procesului pentru obținerea succesului. Când se măsoară eficiența, este necesar să se ia în considerare separat componentele procesului în sine. Procesul poate fi împărțit în parametri de intrare, acțiuni, parametri de ieșire, rezultate. Deci, când vine vorba de rezultatele procesului, este necesar să se determine următoarele criterii pentru eficacitatea procesului:

• dacă procesul duce la rezultatul dorit;
• Cât de bine rezultatul procesului satisface nevoile destinatarului.

În acest caz, rezultatul procesului poate fi măsurat în unități de calitate, cantitate, timp, cost.

Igor Borisovici Nemirovski - CEO si managing partner al companiei de consultanta Logolex, business coach, expert la centrul de educatie la distanta Elitarium

Analiza proceselor de afaceri ale unei organizații este necesară pentru a îmbunătăți eficiența muncii sale.

Adoptarea în timp util a relevante decizii de management pe baza cercetărilor va permite companiei să ocupe o poziție de lider în industrie.

Esența și obiectivele

Analiza proceselor de afaceri este o procedură de obținere sistematică a informațiilor pentru a determina, evalua și identifica subiectul cercetării în vederea îmbunătățirii acestuia.

Nevoia de analiză este cauzată de poziția competitivă a companiei. Compararea prețurilor și costurilor produselor de la diferiți participanți la piață îl poate ajuta să-și îmbunătățească operațiunile.

Următoarele fapte pot indica o poziție instabilă a companiei:

• costuri ridicate pentru modernizarea echipamentelor la schimbarea tehnologiei de producție;
• costuri semnificative pentru transportul și depozitarea produselor finite în cadrul organizației;
• procent scăzut de timp de procesare în ciclul general prin care trece un produs de la creare până la vânzare;
• timp lung de livrare a mărfurilor;
• excesiv o gamă largă de produse manufacturate;
• probleme cu termenele contractuale.

Acești indicatori se referă la procese cheie. Cu toate acestea, pentru evaluare, trebuie utilizate informații despre toate tipurile de activități din ciclul de producție al companiei.

Pentru a obține informații despre aspecte ale activității companiei, se folosesc următoarele proceduri:

• auditul situatiilor financiare;
• se studiază documentația de producție;
• este descris algoritmul de producție;
• procesul este studiat în acţiune.

Scopul principal al analizei proceselor de afaceri este de a îmbunătăți performanța acestora prin adoptare cele mai eficiente decizii de management. Implementarea cu succes a sarcinii poate fi realizată prin următoarele acțiuni, utilizate în combinație:

• determinarea profitului financiar din utilizarea resurselor procesului;
• cercetările interne şi factori externi care afectează performanța firmei;
• evaluarea implementării planului stabilit;
• analiza capacităţilor utilizate ale întreprinderii;
• elaborarea unui plan de optimizare a procesului.

Metode de analiză

Există mai multe metode de evaluare a proceselor. Folosind oricare dintre ele, puteți lua în considerare etapele ciclului de producție al unei companii și puteți optimiza funcționarea întreprinderii.

Analiza SWOT

Această metodă presupune studierea procesului prin identificarea lui slabă și punctele forte, oportunități de îmbunătățire și amenințări de reducere a eficienței.

Algoritmul este următorul:

1. Sondaj de conducere și angajați ai întreprinderii.
2. Prelucrarea rezultatelor obținute, apreciind punctele generale din răspunsuri.
3. Construirea unei mese.

Analiza SWOT este un instrument de evaluare detaliată a procesului, rezultatele studiului pot fi folosite pentru a căuta în continuare modalități de optimizare a funcționării întreprinderii.

Identificarea problemelor de proces

Această metodă este considerată cel mai simplu mijloc de cercetare calitativă a motivelor eficienței scăzute a ciclului de producție al unei organizații. Scopul său este de a stabili direcția analizei ulterioare aprofundate.

Algoritmul procedurii de cercetare este următorul:

1. Formarea unei diagrame de proces de afaceri prin afișarea funcțiilor îndeplinite și a executanților.
2. Ancheta managerilor și angajaților care participă la acțiunea analizată.
3. Identificarea zonelor cu probleme.

Schema rezultată este discutată și analizată, rezultatele studiului sunt utilizate la planificarea reorganizării și optimizării procesului de afaceri.

Această metodă vă permite să vă concentrați asupra detaliilor fiecărei etape a ciclului de producție.

Distribuția pe niveluri

Clasamentul are scopul de a caracteriza cele mai mari procese ale unei întreprinderi. Algoritmul este următorul:

1. Este întocmită o listă a principalelor etape ale ciclului.
2. Acțiunile sunt clasificate în funcție de importanță, statut, eficacitate sau orice alți parametri.

Informațiile obținute vă permit să decideți ce proces ar trebui îmbunătățit mai întâi. Această metodă nu este potrivită pentru întocmirea de proiecte pe termen lung pentru ajustarea activităților companiei, deoarece se bazează pe analiză rapidă situatii.

Analiză în raport cu cerințele tipice

Fiecare proces de afaceri poate fi luat în considerare din punctul de vedere al respectării anumitor cerințe universale. Cel mai des folosit pentru comparație standarde internaționale calitatea produsului.

Dacă evaluarea a arătat că procesul studiat îndeplinește toate prevederile stabilite, atunci munca ulterioară va consta în găsirea unor modalități de îmbunătățire a indicatorilor existenți.

Analiza vizuală a schemelor grafice

Metoda constă în studierea unei reprezentări grafice a etapelor ciclului de producție. Această metodă de căutare a oportunităților de optimizare este considerată semnificativ limitată datorită unui număr de caracteristici:

• este imposibil să descrii procesul în detaliu folosind o singură diagramă;
• orice erori de formare fac analiza ineficientă;
• concluziile pot fi trase numai cu experiența practică în luarea unor decizii mai bune.

Algoritmul este următorul:

1. Fiecare detaliu al procesului este luat în considerare.
2. Se analizează conținutul etapelor ciclului.
3. Se stabilește o listă cu documentele necesare.
4. Se verifică disponibilitatea informațiilor în documentele primite.

Pe baza rezultatelor informațiilor primite se întocmește un tabel, care indică toate operațiunile în curs de desfășurare și documentele întocmite. Optimizarea muncii firmei se realizeaza prin cautarea documentelor nefolosite, precum si a functiilor care nu pot fi indeplinite din lipsa rapoartelor necesare.

Analiza grafică face posibilă identificarea proceselor inutile sau duplicate și a etapelor ciclului lipsă.

Indicatori utilizați

Analiza proceselor este efectuată pentru a evalua eficacitatea ciclului de producție al companiei. În acest scop, se utilizează un sistem de indicatori.

Există trei tipuri:

Pentru procesul de analiză și modelare a proceselor organizaționale într-un program specializat, vezi următorul videoclip:

Analiză folosind exemplul unei anumite companii

Lateya LLC analizează procesul de asamblare a produselor finite în depozit. Va arăta astfel:

• Probleme de cercetare. În timpul lucrărilor au fost identificate puncte slabe:
• nu se folosesc sisteme de automatizare;
• lipsa unor condiții confortabile de lucru.

Clasamentul motivelor. Problemele identificate sunt sortate în funcție de gravitate.

Solutii propuse:

• motivați angajații să îndeplinească treptat comenzile pe parcursul perioadei;
• stabiliți motivele pentru furnizarea inegală a produselor;
• integra Sisteme de informareși conectați bazele de date în întreaga întreprindere;
• introducerea de noi algoritmi pentru operarea produselor automatizate;
• reconstruiți clădirea pentru a asigura confortul fizic al angajaților;
• organizați rafturile pentru a facilita accesul.

Eliminarea acestor probleme a ajutat compania să crească viteza de procesare a comenzilor în depozit.

Orice activitate care vizează obținerea oricărui rezultat, producând produse dintr-o întreprindere industrială, este asociată cu necesitatea evaluării eficienței acesteia.

Criteriul de evaluare a eficacității unui proces de afaceri este un indicator calitativ sau cantitativ, calculat după o anumită metodologie și care caracterizează rezultatul, parametrii dinamici ai funcționării procesului de afaceri.

Criteriile sunt împărțite în două grupe:

· eficacitatea procesului de afaceri - indicatori care caracterizează gradul de implementare a muncii planificate și atingerea rezultatelor planificate;

· eficienţa proceselor de afaceri - indicatori care caracterizează raportul dintre rezultatele obţinute şi resursele utilizate.

Potrivit unui număr de cercetători, teoria eficienței ca știință este în prezent la început. Popularitatea în creștere a conceptului a dus la interpretarea și utilizarea sa largă nu numai în economie, ci și în multe alte științe.

Astăzi, eficiența este înțeleasă ca:

· rezultat specific (eficacitatea a ceva);

· conformitatea rezultatului sau procesului cu maximul posibil, ideal sau planificat;

· diversitatea funcțională a sistemelor;

· caracteristici numerice ale funcţionării satisfăcătoare;

· probabilitatea atingerii obiectivelor și funcțiilor;

· raportul dintre efectul real și efectul necesar (normativ).

Reprezentând activitatea unei întreprinderi ca un ansamblu de procese de funcționare curentă, sarcina principală a managementului este dezvoltarea și menținerea unui astfel de comportament al elementelor și subsistemelor din cadrul structurii organizatorice care să asigure atingerea maximă posibilă și stabilă a scopurilor finale. Ca urmare, eficiența țintei și a resurselor reflectă eficiența funcționării curente a întreprinderii.

Indicatorii care caracterizează atingerea obiectivelor strategice ale companiei sunt numiți indicatori cheie de performanță KPI (Key Performance Indicators).

Atunci când dezvoltați un sistem KPI, ar trebui să luați în considerare anumite cerințe care se aplică fiecărui coeficienți:

· fiecare coeficient trebuie să fie clar definit, apoi orice utilizator îl poate măsura;

· indicatorii și standardele aprobate trebuie să fie realizabile;

· fiecare dintre indicatori trebuie să fie responsabilitatea acelor persoane care sunt evaluate;

· indicatori KPI de eficiență ar trebui să contribuie la motivarea și creșterea eficienței personalului, iar aceasta este direct legată de stabilirea obiectivelor;

· dinamica modificărilor coeficientului trebuie să poată fi prezentată vizual (grafic), astfel încât să se poată trage concluzii și să se poată lua decizii pe baza rezultatelor;

· fiecare indicator de performanță KPI trebuie să aibă sens și să stea la baza analizei.

Aproape toate organizațiile folosesc indicatori financiari și economici pentru a-și evalua rezultatele, dar nu țin cont de specificul fiecărei unități structurale și de diferențele de nivel de responsabilitate al angajaților. Prin urmare, împreună cu indicatori financiari se foloseşte un grup mare de indicatori non-financiari care reflectă diverşi factori de activitate. În același timp, totul indicatori cheie coordonate între ele, ceea ce face posibilă construirea unei relații cauză-efect între activitățile curente și rezultatele viitoare.

Una dintre componentele abordării proceselor este evaluarea rezultatelor proceselor de afaceri și a eficacității acestora.

Să luăm în considerare tehnologia pentru construirea sistemului de management al proceselor unei companii.

În cadrul etapei „Pregătirea organizatorică și metodologică a proiectului” se elaborează structura organizatorică a proiectului și șabloane. documente standard(șablon de prevedere unitate structurală, probă Descrierea postului, model de reglementare a proceselor de afaceri etc.), standarde interne (standard de management al documentației, standard de management informatii primare privind procesele, standard pentru efectuarea auditurilor interne), se realizează un proiect de listă a proceselor de afaceri de nivel superior și planificarea lucrărilor la proiect.

ÎN materiale metodologice conform organizării managementului orientat pe proces, rezultatele unui proces sunt înțelese ca fiind capacitatea unui proces de a-și atinge obiectivele, iar eficiența este legătura dintre rezultatele obținute și resursele utilizate (ISO 9004: 2000, 9001: 2000). ). Trebuie remarcat faptul că baza teoretica definițiile rezultatelor proceselor de afaceri și eficacitatea acestora nu sunt bine dezvoltate. Acest lucru este dovedit de absența instrucțiuni metodologice conform evaluării acestora, precum și a practicii de elaborare a indicatorilor.

Astfel, indicatorii de eficiență ai procesului de afaceri principal al unei întreprinderi industriale „Activități pentru fabricarea și vânzarea produselor” nu se limitează la determinarea unui indicator economic, deși important, de exemplu, randamentul activelor.

Indicatorii nefinanciari, care reflectă evaluarea activelor necorporale ale unei companii, devin în prezent din ce în ce mai importanți pentru management. Conform abordării Norton-Kaplan Balanced Scorecard O companie poate fi evaluată prin patru grupuri de indicatori măsurați:

profit și capitalizare (eficiență financiară);

câștigarea de cote de piață și dobândirea de avantaje competitive, loialitatea clienților și capacitatea companiei de a asigura păstrarea acestora (eficiență externă);

calitatea proceselor de afaceri (eficiență internă);

potenţialul de creştere al companiei şi calificarea personalului, de ex. capacitatea organizației de a percepe idei noi, flexibilitatea acesteia, concentrarea pe îmbunătățirea continuă.

Balanced Scorecard poate fi folosit și pentru a comunica cu clienții externi. Cercetările au arătat că o parte semnificativă dintre aceștia aveau nevoie de indicatori non-monetari atunci când iau decizii.

Această situație oferă întreprinderilor un motiv să includă indicatori nemonetari în raportarea lor (de exemplu, către acționari și potențiali investitori) ca indicatori ai capacităților lor financiare.

În practică, este deosebit de dificil să se determine rezultatele și eficacitatea subproceselor individuale, care sunt o descompunere a principalelor procese de afaceri ale unei întreprinderi.

Rezultatele unui proces de afaceri trebuie înțelese ca gradul de realizare a obiectivului stabilit, care nu poate fi determinat de parametrii procesului de afaceri în sine, ci este stabilit exogen (din exterior), așadar, într-un sistem de interconectare și procesele de afaceri interdependente, este determinată de cerințele proceselor ulterioare și determină și influențează parametrii acestora. Standardele întreprinderii necesită dezvoltarea unor metrici pentru evaluarea rezultatelor proceselor de afaceri. Astfel, organizația trebuie să gestioneze procesele dezvoltate:

asigura disponibilitatea resurselor si informatiilor necesare sustinerii proceselor;

monitorizează, măsoară și analizează procesele;

să ia măsuri pentru a obține rezultatele planificate și să îmbunătățească continuu aceste procese.

Pentru a analiza procesele de afaceri ale unei întreprinderi, trebuie dezvoltate modele de informații funcționale:

determinarea intensității forței de muncă a proceselor de afaceri și a costurilor cu forța de muncă ale participanților acestora;

analiza funcțională și de cost a eficienței proceselor de afaceri;

estimări ale costurilor de producție;

dezvoltarea unui sistem de planificare a proceselor organizatorice;

monitorizarea executiei proceselor;

dezvoltarea unui sistem de management al documentelor;

dezvoltarea unui sistem de management al proceselor „pentru neconformități”;

analiza sumară și vizualizarea caracteristicilor procesului de afaceri.

Evaluarea performanței trebuie efectuată pe baza evaluărilor punctuale, absolute și relative, de exemplu:

în puncte (de către expert de la 0 la 10 puncte);

în unități absolute (de exemplu, intensitatea muncii a proiectului în ore-om);

în unități relative (de exemplu, ca procent, în care se calculează raportul dintre evaluarea reală și evaluarea maximă posibilă a unei metrici date).

Pentru a evalua metricile pentru fiecare proces, se deschide un fișier în format MS Excel „Jurnal de monitorizare a caracteristicilor produsului și proceselor sale de producție”, în care sunt construite imagini grafice ale caracteristicilor reale ale proceselor.

Alegerea unui instrument pentru afișarea vizuală a caracteristicilor produsului și procesului depinde doar de abordarea creativă a organizației pentru rezolvarea acestei probleme.

Metodele de evaluare cantitativă a rezultatelor unui proces de afaceri ca grad de atingere a scopului său sunt destul de diverse - de la cele simple de experți la cele economice și matematice.

Indicatorul generalizat al eficacității procesului, după cum rezultă din metoda de construire a acestuia, variază de la 1 - maxim la 0 - minim.

ÎN literatura stiintificași materiale metodologice care reglementează managementul întreprinderii pe baza abordării procesului, terminologia și prevederile de bază pentru evaluarea eficacității proceselor de afaceri sunt date:

eficiență - legătura dintre rezultatul obținut și resursele utilizate sau proprietatea unui proces de a produce rezultate sub anumite restricții asupra resurselor utilizate;

indicator de eficiență - o expresie numerică a eficienței pentru un proces dat în conformitate cu un scop stabilit;

criteriu de eficiență - un set de condiții (reguli) care determină adecvarea sau optimitatea unui proces pentru scopurile stabilite;

funcția obiectiv este o funcție care conectează indicatorul de performanță cu resursele și parametrii procesului.

Se indică faptul că principalele motive pentru dezvoltarea insuficientă a metodelor de determinare a evaluărilor cantitative ale eficienței procesului sunt următoarele:

există o oarecare confuzie în terminologia teoriei eficienței;

nu există modele și măsurători de proces general acceptate;

Până de curând, un tablou de bord echilibrat, care necesită evaluări cantitative ale parametrilor proceselor întreprinderii conform unor metrici stabilite, nu a fost folosit pentru a evalua întreprinderile și procesele lor de afaceri.

Într-adevăr, definiția eficienței procesului în standardele întreprinderii nu este suficient de corectă din punctul de vedere al folosirii simultane a termenilor de resurse „utilizate” și „utilizate”. În standardul întreprinderii (ISO 9001:2000), resursele „utilizate” se referă la personalul întreprinderii, infrastructura, mediu de lucru, informații, furnizori și parteneri, resurse naturale și financiare. Este imposibil să compari rezultatele unui proces de afaceri cu resurse atât de eterogene și au unități de măsură diferite. Este mai corect să comparăm rezultatele procesului cu resursele „utilizate”, care sunt transformate în funcție de elementele de cost în costuri de producție (articole separate cost integral produse).

Rețineți că metoda luată în considerare pentru evaluarea eficienței proceselor de afaceri poate fi stabilită în metrica și reglementările întreprinderii, dar nu este o metodă de determinare a eficienței economice a proceselor de afaceri, deoarece nu corespunde metodelor general acceptate de evaluare economică. eficienţă.

Problemele de determinare a eficienței economice a proceselor de afaceri ale unei întreprinderi nu sunt luate în considerare în materialele de reglementare și metodologice privind organizarea managementului orientat pe proces.

Problema evaluării eficienței economice a procesului de afaceri al unei întreprinderi este următoarea.

În primul rând, toate procesele de afaceri ale unei întreprinderi trebuie să fie ordonate ierarhic și structurate la un anumit nivel, permițând să fie luate în considerare costurile și costurile de proces. Contabilitatea existentă și contabilitatea de gestiune nu permit defalcarea detaliată a cheltuielilor întreprinderii și formarea costurilor produselor.

Costurile procesului ar trebui să ia în considerare atât cheltuielile curente (costurile de producție și distribuție), cât și investițiile unice (active fixe și capital de lucru) legate de implementarea acestui proces de afaceri.

Acest lucru necesită compararea și reducerea costurilor curente și unice la o singură dimensiune, care ulterior anumite condiții vă va permite să evaluați eficiență economică procesele individuale de afaceri.

În al doilea rând, toate procesele de afaceri ar trebui împărțite în două grupe: cu valoare adăugată și generatoare de profit și fără valoare adăugată.

În al treilea rând, eficiența proceselor de afaceri cu valoare adăugată este calculată prin raportul dintre valoarea adăugată (profit sau venit marginal) și costurile curente ale procesului sau resursele utilizate (părți ale principalelor și capital de lucru) implicate în proces după metoda de calcul a rentabilităţii.

Eficiența proceselor de afaceri care nu adaugă valoare nu poate fi calculată în conformitate cu metodele existente de evaluare a eficienței economice.

În al patrulea rând, indiferent de tipul de proces de afaceri, este întotdeauna posibil să se determine eficiența economică a măsurilor inovatoare de îmbunătățire, raționalizare și optimizare a acestuia pe baza unei evaluări a efectului economic ca diferență de economii obținute în urma implementării evenimentului, proiect și costuri suplimentare, dacă există.

La rândul lor, economiile constau în economii în costuri curente sau în partea variabilă a acestora în cazul abordării marginale și economii în investiții unice de capital fix și de lucru, reduse la o scară anuală bazată pe profitabilitatea relativă planificată a ambelor.

Până în prezent, au fost propuse multe metode și proceduri de evaluare a eficacității proceselor de afaceri.

În ultimii ani, evaluarea managementului bazată pe criteriile modelului de excelență în afaceri, care a fost propus de Fundația Europeană pentru Managementul Calității și care se desfășoară din 1991, a devenit din ce în ce mai populară, în special în țările europene.

Modelul de excelență în afaceri EFQM se bazează pe opt principii de bază:

1) orientarea către rezultate;

2) orientarea către client;

3) leadership și constanța scopului;

4) management bazat pe procese și fapte;

5) dezvoltarea și implicarea personalului;

6) învățare continuă, inovare și îmbunătățire;

7) dezvoltarea parteneriatului;

8) responsabilitatea socială corporativă;

Modelul folosește aceleași principii de excelență ca și seria de standarde ISO 9000, dar, în plus, solicită organizației să fie conștientă de responsabilitatea socială față de societate.

Diferența fundamentală a modelului este necesitatea de a evalua rezultatele specifice de performanță, rezultatele managementului și corelarea acestora cu capacitățile existente.

Activitățile organizației și eficacitatea managementului sunt evaluate în funcție de nouă criterii, dintre care cinci evaluează capacitățile organizației și patru criterii - rezultatele activităților (Fig. 1.1).

Orez. 1.1 Modelul de excelență în afaceri EFQM

Să luăm în considerare criteriile pentru posibilitatea unei organizații.

Conducere. Liderii excelenți dezvoltă o misiune și o viziune și asigură implementarea acestora. În perioadele de schimbare, ei mențin coerența în obiectivele lor.

Politică și strategie. Organizațiile excelente își îndeplinesc misiunea prin dezvoltarea unei strategii conduse de părțile interesate, care ține cont de nevoile pieței și ale sectorului în care își desfășoară activitatea organizația. Politicile, planurile, obiectivele și procesele sunt dezvoltate și implementate pentru a implementa strategia.

Personal. Organizațiile excelente ghidează, dezvoltă și eliberează întregul potențial al oamenilor lor la nivel individual, de echipă și organizațional. Ei promovează corectitudinea și echitatea, angajează personalul și creează noi oportunități pentru ei. Aceștia au grijă de personal, îi recompensează și îi prețuiesc, motivând și creând astfel baza pentru utilizarea cunoștințelor și aptitudinilor angajaților în beneficiul organizației.

Parteneriate și resurse. Organizațiile excelente planifică și gestionează parteneriate externe, furnizori și resurse interne pentru a implementa politica, strategia și eficiența proceselor, aliniindu-se la nevoile existente și viitoare ale organizației, societății și mediului.

Procese. Organizațiile excelente dezvoltă, gestionează și îmbunătățesc procesele folosind inovația pentru a obține o satisfacție totală și pentru a crea valoare adăugată pentru clienți și alte părți interesate.

Modelul EFQM este utilizat pentru evaluarea managementului întreprinderilor industriale și institutii de invatamant, spitale, bănci, companii de asigurări, companii aeriene.

În Rusia, abia la sfârșitul anilor 90 s-au dezvoltat premisele economice pentru utilizarea modelului EFQM. Potrivit diferitelor estimări, peste 300 de întreprinderi rusești au fost evaluate, dar numai pentru câteva a devenit

instrument de îmbunătățire. întreprinderi rusești iar organizaţiile pot primi beneficii neîndoielnice şi avantaje competitive, mai ales după ce Rusia a aderat la Organizația Mondială a Comerțului (OMC), adoptând modelul EFQM.

Majoritatea organizațiilor care doresc să-și îmbunătățească eficiența muncii folosesc în aceste scopuri un sistem de diverși indicatori interni, un sistem cartele de bord echilibrate, un model de excelență în afaceri. Acest lucru ne permite să identificăm principalii factori care influențează eficiența proceselor individuale de afaceri și dezvoltarea afacerii în ansamblu; face posibilă îmbunătățirea proceselor de afaceri, găsirea și eliminarea zonelor de activitate neprofitabile; construi un sistem de motivare și evaluează munca, crește responsabilitatea fiecărui angajat.

Orice antreprenor trebuie să știe cel puțin indirect ce este un proces de afaceri. Analiza proceselor de afaceri ajută la reducerea costurilor, la creșterea profitabilității și, în cele din urmă, la creșterea profiturilor afacerii. În literatura economică, acest concept a fost întâlnit pentru prima dată în lucrările cercetătorilor din anii '80 ai secolului trecut. Atunci, în Statele Unite, au crezut pentru prima dată că eficiența întregii producții depindea de un set de acțiuni interdependente numite proces de afaceri.

Definiții

Procesul de afaceri este un concept complex. Dezvoltarea afacerii depinde în mare măsură de operațiuni, proceduri și activități interconectate. Este imposibil să ne imaginăm o fabrică fără aprovizionarea cu materii prime, prelucrarea acestora, muncitori la mașini și contabili. O întreprindere este un sistem închis care funcționează ca un organism integral. Și pentru ca totul să funcționeze corect, fără probleme și întârzieri, aveți nevoie de creierul principal - un manager cu experiență care va efectua o analiză și va monitoriza coerența tuturor proceselor de afaceri.

Când este privit din punct economic punct de vedere, apoi interconectarea tuturor activităților posibile în timpul cărora resursele sunt procesate Mediul extern produsul final pentru consumator se numește proces de afaceri. Analiza procesului de afaceri este o evaluare a eficacității unei acțiuni, operațiuni sau evenimente legate de producție.

Pentru ce sunt necesare

Descrierea proceselor de afaceri este destul de ușoară. Dar cea mai mare problemă a realității este că la orice întreprindere din țara noastră este rar să găsești o persoană cu adevărat interesată de creșterea eficienței. diverse procese producție. Mic și afaceri mediiîncearcă să folosească metode de mult învechite de reducere a costurilor, în timp ce în Occident au înțeles de mult că succesul unei afaceri depinde de un manager angajat competent, care este interesat să obțină rezultate maxime din munca sa.

Crearea proceselor de afaceri oferă o înțelegere clară a cine este responsabil pentru ce etapă, ce poziție ocupă și ce ar trebui să facă. Această structurare face transparentă schema de organizare a producției și facilitează gestionarea acesteia. Prin comunicarea arborelui obiectivelor angajaților, le puteți crește motivația demonstrând că munca lor vizează obiective comune. În plus, acest lucru va ajuta la identificarea financiară și inutile

Cum se creează

Indiferent dacă afacerea este mare sau mică, abordarea creării plan detaliat unu. Sa luam in considerare exemplu concret. Exista o firma care vinde canapele. O diagramă de proces de afaceri este ca un copac. Ramurile principale conțin funcțiile principale, care se ramifică în altele mai mici. Deci, care sunt principalele etape ale procesului de afaceri al unei firme de retail?

1. Achiziția de bunuri. Acesta este primul și central proces de afaceri. Ce substadii pot fi identificate?

• Analiza furnizorilor.
• Intocmirea de contracte cu fabricile de productie.
• Intocmirea de contracte cu firmele de transport.

2. Amplasarea canapelelor. În această etapă există următoarele puncte:

• Alegerea unei camere.
• Construire sau închiriere de spații.
• Crearea condițiilor pentru vânzări.

3. Procesul de vânzare.

• Selectarea personalului.
• Cumpărarea unei case de marcat.
• Crearea unei atmosfere și design pentru vânzări.

• Amplasarea panoului.
• Crearea de carti de vizita, brosuri, brosuri, cataloage etc.
• Plasare de publicitate.

Lista poate fi făcută pentru o lungă perioadă de timp. Este important să înțelegeți cum sunt create procesele de afaceri. Și apoi vom da câteva reguli de aur pentru ca organizarea unei afaceri să aibă succes.

Regula #1

O anumită persoană este responsabilă pentru fiecare etapă a afacerii identificată. Implicați-i și pe ei în crearea schemei. Acest lucru va face posibilă înțelegerea mai detaliată a procesului în sine, interesul angajaților și creșterea motivației acestora în vederea atingerii obiectivelor comune. Acest lucru este deosebit de important în etapele incipiente ale formării unei întreprinderi. Pornirea unei afaceri este întotdeauna asociată cu dificultăți enorme, iar stabilirea în timp util a obiectivelor pentru anumite etape va oferi mai mult plan detaliat la acţiune.

Regula #2

Utilizați programe automate și vizualizați-vă circuitele. Astăzi, există multe programe gata făcute care ajută întreprinderile mici și mijlocii să le folosească peste tot.

Dacă lucrați în grup, luați o tablă albă sau bucăți de hârtie pentru a nota totul și desenați un arbore cu procesele dvs. pe măsură ce mergeți. Începeți cu operațiuni mari, împărțindu-le în altele mai mici. Pentru mari intreprinderi crearea proceselor de afaceri este o muncă uriașă minuțioasă care necesită concentrare și coordonare maximă a tuturor angajaților.

Regula #3

Când formulați procesele de afaceri, concentrați-vă pe strategia companiei, nu pe ea structura organizationala. Aceeași funcție se poate extinde dincolo de departamentele stabilite. De exemplu, atunci când livrați mărfuri de la un furnizor, puteți lua în considerare limita procesului de afaceri până când mărfurile părăsesc limitele întreprindere comercială, adică atunci când este pus pe rafturi și disponibil consumatorului. În acest proces sunt implicate mai multe unități din structura organizatorică.

Regula #4

Planul nu trebuie să fie prea detaliat. Dacă supraîncărcați diagrama cu informații inutile, acest lucru va duce la confuzie generală și la o povară grea pentru angajații responsabili. Dacă intenționați să faceți modificări într-un anumit segment, această parte trebuie să fie detaliată, iar restul ar trebui luate în considerare doar superficial, fără a aprofunda detalii. este supus legii „20 la 80” a lui Pareto, când 20% din descrierile detaliate vor aduce 80% din succesul întregii operațiuni.

Regula #5

Nu-ți fie frică de adevăr și construiește o schemă bazată pe ceea ce este de fapt. Această situație apare foarte des. Director generalîși întreabă subordonații despre departamentele lor pentru a construi o diagramă a proceselor de afaceri. Ei încearcă să spună cât de buni sunt. Deși de fapt situația reală este departe de a fi ideală. Dar pe baza datelor false se va construi o schemă greșită, după care se vor lua decizii ineficiente și toată munca va merge în zadar.

Nu este nevoie să confundăm conceptele „așa cum este”, „cum ar trebui să fie” și „cum vreau să fie”. Oricât de proaste ar fi lucrurile, procesele de afaceri sunt compilate tocmai pentru a îmbunătăți această condiție. Prin urmare, este imperativ să descrieți doar situația reală.

Automatizarea proceselor de afaceri

Este foarte greu de urmărit toate evenimentele care au loc în cadrul companiei, mai ales când vine vorba de marile corporațiiși sindicatele. Afaceri mari este greu de imaginat fără întregul sistem programe automatizate, permițându-vă să analizați datele primite pentru a lua decizii. Prin urmare, astăzi vorbim foarte des despre automatizarea proceselor de afaceri.

În practică, aceasta înseamnă că există o specialitate program de calculator, care procesează tot felul de fluxuri de informații care susțin procesul de afaceri. Analiza procesului de afaceri are loc offline, iar o persoană se familiarizează doar cu rezultatele obținute și trage concluzia corespunzătoare.

Selectarea unei metode de analiză

Când se confruntă cu întrebarea cum să descrie cel mai bine procesele de afaceri automat, un antreprenor autohton va găsi multe opțiuni care sunt slab optimizate pentru piata ruseasca. Aproape tot ce s-a oferit software creat pentru companiile occidentale care au experiență în optimizarea producției. Dar după ce am analizat unele date, ne-am creat propria listă de programe cu ajutorul cărora este implementat procesul de afaceri.

1. BEST-5 „Afacerea mea” este un software care este adesea folosit de întreprinderile mici și mijlocii. Programul este disponibil pentru orice computer și este foarte ușor de utilizat. Avantajul său este că poate analiza cantități mici de date de la o întreprindere mică.
2. Modeler corporativ. Deseori folosit pe intreprinderi moderne, în principal pentru că este ieftin. Pornirea unei afaceri este ușor de organizat cu acest program, deoarece construiește foarte convenabil diagrame ale proceselor de afaceri, dar practic nu efectuează analize.
3. iGrafx Enterprise Central. Dezvoltare canadiană foarte bună. Capabil nu numai să recunoască și să întocmească planuri de afaceri, ci și să analizeze cu succes matrice de date de intrare. Are foarte puțină distribuție în țara noastră, deși produsul este foarte demn.
4. Studio de afaceri. Cea mai faimoasă dezvoltare rusă. Integrat cu alte produse MS Office (Word, Excel, Visio). Pentru un antreprenor autohton, aceasta este alegere optimă din punct de vedere al raportului preț-rezultat. Analiză excelentă a proceselor de afaceri. Producția poate fi optimizată cu succes datorită rezultatelor obținute din program.

Tehnologie pentru construirea proceselor de afaceri

Cel mai adesea întâlnim astăzi integrarea metodelor automate și manuale pentru construirea unei diagrame „Procesul de afaceri”. În acest caz, analiza proceselor de afaceri se realizează în două etape: prima folosind rezultatele obținute pe un computer, a doua - manual de către manager.

Să luăm în considerare două abordări principale pentru construirea de grafice și diagrame. În acest caz, tehnologia proceselor de afaceri va fi construită folosind următoarele metode:

1. DFD (Diagrama fluxului de date).
2. WFD (Diagrama fluxului de lucru).

Prima metodă DFD implică întocmirea unei diagrame. Acestea includ: detalierea activității procesului, angajații responsabili. documentatia solicitata. Această construcție oferă o imagine completă a activităților companiei, a datelor de intrare și de ieșire din jur, toate elementele proces de producțieși legăturile dintre ele. Această abordare vă permite să identificați procesele de afaceri gratuite (inutile) care reduc eficiența rezultatului și pot fi optimizate în diferite moduri.

WFD - diagrame de flux de lucru care descriu procesele de afaceri nivel inferior. Dezvoltarea afacerii se poate schimba semnificativ dacă cunoașteți nu doar ierarhia verticală a acțiunilor, ci și cea orizontală. Ce înseamnă?

Dacă îl priviți vizual, diagramele WFD reprezintă o grilă de intervale de timp, fiecare coloană fiind responsabilă pentru un anumit proces. Să presupunem că livrarea mărfurilor durează două zile - graficul marchează începutul și sfârșitul procesului. Apoi, evenimentul de aranjare a mărfurilor are loc în podeaua de tranzacționare, iar acest proces va începe numai după terminarea ofertei. Datele sunt reprezentate secvenţial pe un grafic. Evenimentele, operațiunile și acțiunile pot fi împletite dacă sunt efectuate simultan. Este convenabil să începeți dezvoltarea afacerii în primele etape în acest fel, determinând cât timp este necesar pentru întregul ciclu de producție.

concluzii

Pentru întreprinderi mici sau mari, noi sau vechi, aveți nevoie de o înțelegere a ceea ce este un proces de afaceri. În orice stadiu ciclu de viață firmelor, optimizarea producției poate afecta semnificativ dezvoltare ulterioară. La urma urmelor obiectivul principal existenţa oricărei organizaţii astăzi este de a satisface nevoile consumatorilor. Și dacă clientul este mulțumit, va obține profit. Dependența aici este direct proporțională. Cu cât nivelul de satisfacție al consumatorului este mai mare, cu atât profitul firmei este mai mare. Și acest lucru poate fi realizat doar prin analiza și modificarea ulterioară a procesului în cadrul întreprinderii.