Corespondenta electronica. Cinci moduri de a convinge instanța să o accepte ca probă. Corespondența electronică ca dovadă scrisă în procedurile de arbitraj. Flagelați comunicarea cu noi, copie a scrisorii
Cu toate acestea, instanțele se feresc de documentele electronice și nu le acceptă întotdeauna ca probe adecvate. Acest articol conține cinci moduri de a se asigura că instanța acceptă corespondența prin e-mail ca probă într-un caz.
ÎNTREBARE PE TEMA
În ce formă este depusă corespondența electronică instanței de arbitraj?
Nu există cerințe speciale stabilite prin lege. Cu toate acestea, datorită faptului că toate probele trebuie atașate cauzei (articolele 64, 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse), putem concluziona că corespondența electronică trebuie depusă pe hârtie (hotărârea Curții Supreme de Arbitraj din Federația Rusă din 23 aprilie 2010 Nr. VAS-4481/10 ).
Măsuri preliminare pentru a da e-mail-ului forță de probă
Corespondența electronică este un tip de probă scrisă (clauza 3 a articolului 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse). În același timp, Codul de procedură de arbitraj prevede că mesajele electronice pot fi clasificate ca probe scrise în modul stabilit de lege, acord sau Curtea Supremă de Arbitraj (clauza 3 a articolului 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat). Legea federală din 27 iulie 2010 Nr. 228-FZ). Prin urmare, părțile își pot individualiza în prealabil comunicările electronice pentru ca ulterior să devină probe admisibile în cauză. Există două moduri de a face acest lucru.
Metoda unu: acordarea forței juridice a corespondenței în contract. Având în vedere că contrapărțile au dreptul de a stabili procedura de prezentare a probelor scrise în mod independent (clauza 3 a articolului 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse), acestea pot da forță probatorie corespondenței electronice în avans.
Pentru a face acest lucru, trebuie să stipuleze condiția corespunzătoare în contract (încheierea acord suplimentar) indicând adresele de e-mail care vor fi folosite de părți și de acele persoane care vor efectua o astfel de corespondență în numele societății.
În plus, după cum arată practica judiciară, nu ar fi de prisos să se indice exact ce acțiuni în justiție au convenit să întreprindă părțile prin corespondență electronică. Într-unul dintre litigii, o parte a cauzei s-a referit la faptul că, în chestionarul care însoțește acordul, părțile au convenit asupra utilizării e-mailului, indicând adresa contrapărții la care trebuie trimise documentele. Cu toate acestea, instanța de arbitraj și-a subliniat poziția că „adresa de e-mail a fost desemnată de părți pentru corespondența de lucru și nu pentru transferul rezultatelor muncii” (rezoluție a Curții Federale de Arbitraj din Districtul Moscova din 12 ianuarie 2009 nr. KG -A40/12090-08).
Fără indicarea în contract a persoanelor de contact, a adreselor de e-mail și a problemelor asupra cărora părțile pot conveni în acest mod, cel mai probabil instanța nu va recunoaște corespondența electronică drept probă admisibilă în cauză (rezoluția Curții Federale de Arbitraj a Districtului Moscova din data de 27 februarie 2010 Nr KG-A41/531 -10). Practica judiciara cu poziția opusă a instanțelor este extrem de nesemnificativă (rezoluția Curții Federale de Arbitraj din Districtul Ural din 28 iunie 2010 Nr. F09-4726/10-S3).
Metoda a doua: folosiți electronic semnătură digitală. O semnătură digitală electronică (denumită în continuare EDS) este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie (clauza 1, articolul 1 din Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”). Desigur, utilizarea sa este una dintre cele mai fiabile modalități de a identifica mesajele electronice.
Dacă firma dă în judecată e-mail, care este semnat prin semnătura digitală a celeilalte părți, atunci nu va fi nevoie să se stabilească faptul trimiterii și autenticitatea e-mailului. Dar aici este important să nu omiteți niciun detaliu: în cazul unui litigiu, instanța poate solicita depunerea unui document care să confirme acordul cu contrapartea privind utilizarea semnăturii digitale (hotărârea Curții Federale de Arbitraj Districtul de nord-vest din data de 03.03.09 Nr. F-04-1207/2009(1502-A46-11)).
ÎNTREBARE PE TEMA
Ce să faci dacă reclamantul nu a salvat corespondența, iar contrapartea a șters-o pe computerul său?
O parte poate cere instanței, în vederea asigurării probelor, să solicite de la societatea care efectuează suport tehnic server de mail, copii arhivate ale mesajelor electronice.
Demonstrarea în instanță prin e-mail
Documentele primite prin e-mail sunt dovezi valide și sunt supuse unei examinări complete. evaluare completă pe baza totalității probelor, care nu este contrazisă de informațiile conținute în corespondența electronică a părților (rezoluția Curții Federale de Arbitraj a Districtului Moscova din 17 februarie 2010 Nr. KG-A40/14784-09). Compania va trebui pur și simplu să dovedească autenticitatea și fiabilitatea acestor scrisori. Iată câteva moduri.
Metoda trei: determinarea detaliilor de e-mail. După cum se prevede la articolul 75 din Codul de procedură de arbitraj, probele scrise includ documente care ne permit să stabilim autenticitatea documentului, adică că acesta a fost semnat de persoana corespunzătoare, reflectă corect data și locul întocmirii, destinatarul și alte informatii necesare. Într-unul dintre cazuri, instanța a stabilit datele necesare pentru a confirma exactitatea informațiilor. Acestea au inclus: adresele de e-mail ale destinatarului și ale expeditorului, informații despre ora și data la care a fost trimis e-mailul și serverul de e-mail de la care a fost trimis e-mailul. Din cauza lipsei acestor date, instanța de arbitraj nu a acceptat tipărirea corespondenței electronice prezentate de companie ca dovadă (hotărârea Curții Federale de Arbitraj din Districtul Caucaz de Nord din 7 iulie 2008 Nr. F08-3751/2008).
Metoda patru: efectuarea unui examen. Autenticitatea probelor electronice poate fi stabilită prin concluzie criminalistica. Pentru a face acest lucru, va trebui să găsiți o organizație care efectuează examinarea tehnică a computerului. Puteți apela la experți fără a aștepta un proces sau puteți solicita instanței să efectueze o examinare (clauza 1 a articolului 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse). Apoi instanța va desemna un expert care va întocmi o opinie și va stabili dacă corespondența a venit cu adevărat de la părțile în cauză, va stabili conținutul real al acesteia, ora plecării și alte date. Act opinia expertului instanțele îl acceptă ca probă (rezoluția Curții Federale de Arbitraj a Districtului Moscova din 20 ianuarie 2010 Nr. KG-A40/14271-09).
Metoda cinci: întocmirea unui protocol notarial. Una dintre modalitățile sigure de legalizare a probelor electronice este întocmirea unui protocol notarial. Companiile au folosit această metodă din ce în ce mai recent. Potrivit legii, notarii au dreptul de a verifica probele scrise și materiale (Articolele 102, 103 din Fundamentele Legislației Notarilor din 02.11.93 nr. 4462-I, denumite în continuare Fundamentele). Societatea poate oferi notarului acces la computerul și serverul de corespondență pe care se află corespondența. Notarul va verifica autenticitatea corespondenței, va stabili dacă aceasta a venit într-adevăr de la părțile în cauză și va întocmi un proces-verbal care să confere corespondenței electronice forma necesară pentru proba judiciară. E-mailurile în sine trebuie să fie tipărite și arhivate cu protocolul. Un astfel de protocol va fi dovada că, la o anumită dată, datele de e-mail conțineau efectiv mesaje de e-mail primite de la anumite adrese. Este important de reținut aici că un notar va putea întocmi un astfel de protocol numai înainte de începerea procedurii în instanță (articolul 102 din Fundamente).
Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, vă permit să introduceți mai mulți destinatari O copie(pe engleză abrevierea adoptată SS), sau Bcc (CCB). ÎN Copii destinatarii pot vedea adresele altor persoane. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.
Adăugarea adresei unui destinatar
Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Că):Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu numele de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.
Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite un e-mail către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista completa alți destinatari.
Cum se creează o copie a unui e-mail
Domeniu CC sau Copie folosit pentru a schimba mesaje electronice într-un mod mai indirect decât pe teren La care. Dacă nu vă adresați direct persoanei din e-mailul dvs., dar doriți ca persoana respectivă să urmărească conversația în lanțul de e-mail sau pur și simplu să fie conștientă de subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul, care se află în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, la fel ca cel care a fost pus în cutie La care; singura diferență este cui îi adresezi prima scrisoare în corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diverse evenimente și subiecte.Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:
Cum să BCC un e-mail
Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Bcc. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Bccîn loc să folosească câmpuri La careŞi Copie:Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nedorite sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.
Domeniu Bcc nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setările; V Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; V Gmail trebuie să apăsați un buton CopieŞi Bcc; V Windows Live Mail Va trebui să apăsați simultan tastele Alt + B.
Imagine: © Web Hosting - Unsplash.com
Astăzi, instanțele acceptă adesea corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să aibă forță juridică. Între timp, clar și reguli uniforme iar metodele de determinare a legitimității corespondenței virtuale nu au fost încă dezvoltate, ceea ce duce la un număr mare de probleme.
Să ne uităm la mai multe modalități de a da e-mailurilor forță legală.
Au trecut de mult vremurile în care singurele mijloace de comunicare erau scrisorile scrise pe hârtie. Dezvoltarea relaţiilor economice între subiecţi activitate economică nu mai este de imaginat fără folosire tehnologia de informație. Acest lucru este valabil mai ales atunci când se află contrapărți diferite orase sau chiar țări.
Comunicarea prin comunicare electronică ajută la reducerea costurilor materiale și, de asemenea, permite cât mai repede posibil să dezvolte o poziție comună pe probleme specifice.
Cu toate acestea, un astfel de progres nu ar trebui luat în considerare numai în termeni de latura pozitiva. Între subiecte relaţiile economice Adesea apar diverse dispute pentru a le rezolva, se apelează la tribunale. Instanța se pronunță pe baza aprecierii probelor furnizate de părți.
Totodată, se analizează relevanța, admisibilitatea, fiabilitatea fiecărei probe în parte, precum și suficiența și interconectarea probelor în totalitatea lor. Această regulă consacrat atât în Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (clauza 2 din articolul 71), cât și în Codul de procedură civilă al Federației Ruse (clauza 3 din articolul 67). În procesul de determinare a admisibilității și a fiabilității probelor furnizate, instanța pune adesea întrebări, a căror soluție afectează în mod semnificativ soluția cauzei.
Utilizare managementul documentelor electroniceîn relațiile dintre entitățile economice este reglementată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, la paragraful 2 al art. 434 indicat: acord în în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente prin comunicare electronică, ceea ce face posibilă stabilirea în mod fiabil că documentul provine de la o parte la contract.
În conformitate cu paragraful 1 al art. 71 Codul de procedură civilă al Federației Ruse și paragraful 1 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, dovada scrisă este corespondența comercială care conține informații despre circumstanțe relevante pentru examinarea și soluționarea cazului, făcută sub forma unei înregistrări digitale și primită prin comunicare electronică.
Pentru a utiliza documente electronice în procedurile judiciare, trebuie îndeplinite două condiții. În primul rând, după cum sa indicat deja, ele trebuie să aibă forță juridică. În al doilea rând, documentul trebuie să fie lizibil, adică trebuie să conțină informații care să fie în general inteligibile și accesibile percepției.
Această cerință decurge din reguli generale proceduri judiciare, care presupun percepția imediată de către judecători a informațiilor din sursele de probă.
Adesea, instanța refuză să admită ca probe în cauză materialele corespondenței electronice care nu îndeplinesc condițiile de mai sus, iar ulterior ia o hotărâre care nu întrunește cerințele legale ale părții interesate.
Să luăm în considerare principalele modalități de legitimare a corespondenței electronice înainte și după începerea procedurilor.
Lucrul cu un notar
Dacă procedurile nu au început încă, apoi pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să implicați un notar. La paragraful 1 al art. 102 din Fundamentele Legislației Notariale (Fundamentele) precizează că, la cererea părților interesate, notarul furnizează probele necesare în instanță sau organ administrativ dacă există motive să se creadă că, ulterior, furnizarea probelor va deveni imposibilă sau dificilă. Iar la paragraful 1 al art. 103 din Fundamentele prevede că, pentru asigurarea probelor, notarul verifică probele scrise și materiale.
Potrivit paragrafului 2 al art. 102 În esență, un notar nu furnizează dovezi într-o cauză că, în momentul în care părțile interesate îl contactează, se află într-o procedură judiciară sau organ administrativ. În caz contrar, instanțele recunosc corespondența electronică legalizată drept probă inacceptabilă (Rezoluția A IX-a AAS din 11 martie 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).
Merită amintit că, în baza părții 4 a art. 103 Fundamentele, furnizarea probelor fără notificarea uneia dintre părți și părțile interesate se efectuează numai în cazuri urgente.
În vederea examinării probelor se întocmește un proces-verbal, în care, pe lângă descriere detaliată Acțiunile notarului trebuie să conțină, de asemenea, informații despre data și locul inspecției, notarul care efectuează controlul, părțile interesate care participă la aceasta, precum și să enumere circumstanțele descoperite în timpul controlului. E-mailurile în sine sunt tipărite și depuse cu un protocol, care este semnat de persoanele care participă la inspecție, de către un notar și sigilat cu sigiliul acestuia. În virtutea Deciziei Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 aprilie 2010 Nr. VAS-4481/10, protocolul notarizat pentru inspecția unei căsuțe poștale electronice este recunoscut ca probă adecvată.
În prezent, nu toți notarii oferă servicii de certificare a e-mailurilor, iar costul acestora este destul de mare. De exemplu: unul dintre notarii din Moscova percepe 2 mii de ruble pentru o pagină a părții descriptive a protocolului.
O persoană interesată să furnizeze dovezi se adresează unui notar cu o cerere corespunzătoare. Ar trebui să indice:
- dovezi care trebuie asigurate;
- circumstanțele care sunt susținute de aceste probe;
- motivele pentru care sunt necesare probe;
- la momentul contactării unui notar, cazul nu este soluționat de o instanță de jurisdicție generală, o instanță de arbitraj sau un organ administrativ.
Notarii inspectează conținutul unei căsuțe poștale electronice fie de la distanță, adică folosesc acces la distanță către un server de e-mail (acesta poate fi serverul unui furnizor care furnizează servicii de comunicații electronice în temeiul unui contract; un server de e-mail al unui registrator de nume de domeniu sau un server de e-mail gratuit) sau direct de la computerul părții interesate pe care un e -este instalat programul de mail (Microsoft Outlook, Netscape Messenger etc.).
În timpul unei inspecții de la distanță, pe lângă cerere, notarul poate avea nevoie de permisiunea registratorului de nume de domeniu sau a furnizorului de internet. Totul depinde de cine susține exact funcționarea cutiilor poștale sau a unui server de poștă electronică conform contractului.
Certificare de la furnizor
Hotărârile A IX-a AAS din 06.04.2009 Nr. 09AP-3703/2009-AK, din 27.04.2009 Nr. 09AP-5209/2009, FAS MO din 13.05.2010 Nr. KG-A41/4 -10 prevăd că instanțele de judecată recunosc și admisibilitatea corespondenței electronice, în cazul în care aceasta este certificată de furnizorul de servicii de internet sau de registratorul numelui de domeniu care sunt responsabil cu gestionarea serverului de e-mail.
Furnizorul sau registratorul de nume de domeniu certifică corespondența electronică la solicitarea părții interesate numai dacă administrează serverul de e-mail și acest drept este specificat în contractul de servicii.
Cu toate acestea, volumul corespondenței electronice poate fi destul de mare, ceea ce, la rândul său, poate complica procesul de furnizare a documentelor pe hârtie. În acest sens, instanța permite uneori furnizarea de corespondență electronică pe medii electronice. Astfel, Curtea de Arbitraj din Regiunea Moscova, pronunțând o Hotărâre din 1 august 2008 în dosarul nr. A41-2326/08, s-a referit la admisibilitatea corespondenței electronice furnizate instanței pe patru CD-uri.
Însă la examinarea cauzei în instanța de apel, a X-a AAC, prin Hotărârea sa din 10.09.2008 în dosarul nr. A41-2326/08, a recunoscut ca neîntemeiată trimiterea la corespondența electronică și a anulat hotărârea instanței de fond. de exemplu, cu precizarea că partea interesată nu a depus niciun document prevăzut de contractul încheiat între părți.
Astfel, e-mailurile referitoare la subiectul litigiului trebuie depuse instanței în scris, iar toate celelalte documente pot fi depuse pe suport electronic.
Confirmarea conținutului scrisorilor prin trimiterea la ele în corespondența de hârtie ulterioară va ajuta la dovedirea faptelor menționate în corespondența virtuală. Utilizarea altor probe scrise este reflectată în Rezoluția celui de-al nouălea AAS din 20 decembrie 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Între timp, instanța, la examinarea cauzei și la aprecierea probelor furnizate de părți, are dreptul să nu considere admisibilă corespondența pe hârtie cu legături către corespondența electronică.
El ia doar în calcul și ia o decizie pe baza analiză cuprinzătoare toate probele prezentate.
Obțineți ajutor de la un expert
Dacă procedurile au început deja, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice este necesară exercitarea dreptului de atragere a unui expert. La paragraful 1 al art. 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede că, pentru a clarifica problemele care apar în timpul examinării unui caz care necesită cunoștințe speciale, instanța de arbitraj desemnează o examinare la cererea unei persoane care participă la caz sau cu consimțământul persoanelor care participă la acesta.
Dacă numirea unei examinări este prevăzută de lege sau de un contract, sau este necesară pentru verificarea unei cereri de falsificare a probelor prezentate sau dacă este necesară o examinare suplimentară sau repetată, instanța de arbitraj poate desemna o examinare din proprie inițiativă. Numirea unei examinări în scopul verificării probelor prezentate este prevăzută și la art. 79 Codul de procedură civilă al Federației Ruse.
Într-o cerere de numire a unei expertize medico-legale, este necesar să se indice organizația și experții specifici care o vor efectua, precum și gama de probleme pentru care partea interesată a decis să se adreseze instanței de judecată pentru a dispune o examinare. În plus, ar trebui furnizate informații despre costul și momentul unei astfel de examinări, iar suma totală de plătit pentru aceasta ar trebui depusă la instanță. Expertul implicat trebuie să îndeplinească cerințele stabilite pentru el la art. 13 din Legea federală „Cu privire la activitățile experților criminaliști de stat în Federația Rusă”.
Se confirmă atașarea la materialele cauzei ca dovadă a opiniei unui expert cu privire la autenticitatea corespondenței electronice practica judiciara(Soluţie Curtea de Arbitraj orașul Moscova din 21 august 2009 în dosarul nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 20 ianuarie 2010 Nr. KG-A40/14271-09).
Pe baza contractului
La paragraful 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse notează că documentele primite prin comunicare electronică sunt recunoscute ca probe scrise dacă acest lucru este specificat în acordul dintre părți. În consecință, este necesar să se precizeze că părțile recunosc forța juridică egală a corespondenței și documentelor primite prin fax, internet și alte mijloace ca originalele. metode electronice comunicatii. În acest caz, acordul trebuie să specifice adresa de e-mail de la care va fi trimisă corespondența electronică și informații despre persoana autorizată autorizată să o efectueze.
Contractul trebuie să stipuleze că adresa de e-mail desemnată este utilizată de părți nu numai pentru corespondența de lucru, ci și pentru transferul rezultatelor lucrărilor, ceea ce este confirmat de poziția Serviciului Federal Antimonopol din Regiunea Moscova în Rezoluția nr. KG-A40. /12090-08 din 12 ianuarie 2009. Decretul al IX-lea AAS din 24 decembrie 2010 nr. 09AP-31261/2010-GK subliniază că contractul trebuie să prevadă posibilitatea utilizării e-mail-ului pentru aprobare. termeni de referințăși formularea de pretenții cu privire la calitatea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate.
În plus, părțile pot prevedea în contract că notificările și comunicările trimise de e-mail, sunt recunoscute de ei, dar trebuie confirmate suplimentar în cadrul anumită perioadă prin curier sau poștă recomandată (Rezoluția A Treisprezecea AAS din 25 aprilie 2008 Nr. A56-42419/2007).
Pentru a rezuma, putem spune că astăzi există o practică ca instanțele să folosească corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, ținând cont de cerințele legislației procesuale privind admisibilitatea și credibilitatea probelor, corespondența virtuală este luată în considerare de instanță numai dacă are forță juridică.
În acest sens, apar un număr mare de probleme, întrucât nu s-a format încă o metodologie unificată pentru determinarea legitimității corespondenței electronice. Dreptul unei părți interesate de a contacta un notar pentru a face dovezi este asigurat, dar lipsește act normativ Ministerul Justiției al Federației Ruse, reglementând procedura de furnizare a unor astfel de servicii de către notari. Ca urmare, nu există o abordare unică pentru determinarea valorii acestora și formarea unui mecanism clar pentru implementarea acestui drept.
Există mai multe modalități de a da corespondenței electronice forță juridică pentru a o prezenta ca probă în instanță: asigurarea corespondenței electronice de la un notar, certificarea de la un furnizor de internet, prin trimitere la e-mailuri în corespondența pe hârtie ulterioară, precum și confirmarea autenticității acestora de către examinarea criminalistică.
O abordare competentă a furnizării în timp util a corespondenței electronice ca dovezi scrise va permite entităților comerciale să își restabilească pe deplin drepturile încălcate atunci când rezolvă litigiile.
Redactarea diferitelor tipuri de scrisori de afaceri este o parte necesară a muncii reprezentanților de afaceri. Datorită unor astfel de mesaje, aceștia dobândesc capacitatea de a decide probleme comercialeîn cel mai accesibil, rapid și optim mod.
FIȘIERE
Ce tipuri de scrisori comerciale există?
În mod convențional, scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe categorii principale:
- scrisoare de felicitare;
- scrisoare de informare;
- etc.
Puteți marca răspunsurile la toate aceste scrisori, care fac, de asemenea, parte din oficial corespondență de afacerişi sunt tot scrise după anumite canoane.
Cine ar trebui să acționeze ca autor al scrisorii?
Scrisorile de afaceri trebuie să conțină întotdeauna o semnătură. În acest caz, orice salariat al societății a cărui competență include această funcție sau împuternicit să facă acest lucru prin ordin al directorului poate întocmi direct scrisoarea. De obicei, acesta este un specialist sau manager unitate structurală, a cărui jurisdicție include subiectul mesajului. Oricum, indiferent cine este implicat în scris, scrisoarea în orice caz trebuie înaintată către aprobare managerului, având în vedere că este scrisă în numele companiei.
Reguli generale pentru redactarea scrisorilor de afaceri
Toate mesajele de afaceri ar trebui să se refere numai la activitățile companiei sau la circumstanțele legate de aceasta. În același timp, indiferent de conținut, aceștia trebuie să respecte anumite cerințe.
În primul rând, este o anumită structură. Mesajul trebuie să includă întotdeauna:
- data scrierii,
- detalii despre expeditor și destinatar,
- adresa de adresă politicoasă (sub forma expresiei „Dragă Ivan Petrovici”, „Dragă Elena Grigorievna”),
Trebuie menționat că scrisorile pot fi adresate atât angajaților individuali, cât și echipelor întregi (în acest caz, este suficient să vă limitați la salutul „Bună ziua!”).
La scrisoare pot fi atașate diverse documente suplimentare, fotografii și dovezi video - dacă există, acest lucru trebuie să fie reflectat în textul principal.
Scrisoarea poate fi întocmită fie pe o foaie standard standard A4, fie pe antet organizatii. A doua opțiune este de preferat, deoarece nu necesită introducerea manuală a detaliilor companiei, în plus, o astfel de scrisoare arată mai respectabilă și indică încă o dată că mesajul aparține corespondenței oficiale; Poate fi scris de mână (literele scrise de mână caligrafică sunt deosebit de reușite) sau tipărit pe computer (convenient atunci când trebuie să creați mai multe copii ale unei scrisori).
Scrisoarea trebuie certificată printr-o semnătură, dar nu este necesară ștampila, deoarece din 2016 persoane juridice scutiți de necesitatea folosirii sigiliilor în activitățile lor.
Înainte de trimitere, mesajul, dacă este necesar, este înregistrat în jurnalul de documentație de ieșire, în care i se atribuie un număr și se stabilește data plecării.
La ce să fii atent când scrii o scrisoare
Când compuneți o scrisoare, trebuie să monitorizați cu atenție ortografia, să respectați regulile și normele limbii ruse cu privire la vocabular, gramatică, punctuație etc. Destinatarii sunt mereu atenți la cât de bine sunt prezentate și formatate gândurile din mesaj.
Nu trebuie să uităm că studiile efectuate indică clar că oamenii nu sunt dispuși să petreacă mai mult de un minut citind astfel de scrisori.
Scrisoarea trebuie scrisă în forma corectă, fără a „împrăștia gândurile în josul copacului”, destul de scurt și succint, până la obiect. Fiecare subiect nou ar trebui formatat ca un paragraf separat, care, dacă este necesar, ar trebui să fie împărțit în paragrafe. În plus, o scrisoare concisă și clară va arăta destinatarului că autorul își prețuiește timpul. Aici zicala „concizia este sora talentului” este potrivită.
Ce nu ar trebui permis într-o scrisoare de afaceri
În scrisorile de afaceri, un ton obraznic sau frivol este complet inacceptabil, la fel ca textul excesiv de uscat și „clișeele” banale. De asemenea, ar trebui să evitați formulările complexe, o abundență de fraze participiale și adverbiale și o terminologie specială care este înțeleasă de un cerc restrâns de specialiști.
Scrisoarea nu trebuie să includă informații neverificate, nesigure și cu siguranță nu în mod deliberat false.
Trebuie avut în vedere faptul că acest tip de mesaj nu face doar parte din corespondența comercială de rutină, ci se referă și, în multe cazuri, la documente oficiale care pot dobândi ulterior statutul de importante din punct de vedere juridic.
Cum se trimite o scrisoare
Orice mesaj oficial poate fi trimis în mai multe moduri principale.
- Primul, cel mai modern și mai rapid, este prin mijloace electronice de comunicare. Este convenabil și rapid și vă permite, de asemenea, să trimiteți informații cu un volum aproape nelimitat.
Există doar un minus aici - când cantitati mari e-mail de la destinatar, scrisoarea se poate pierde cu ușurință sau poate ajunge în dosarul Spam, așa că atunci când trimiteți scrisori în acest fel, este indicat să vă asigurați suplimentar că scrisoarea a fost primită (printr-un simplu apel telefonic).
- A doua modalitate: conservatoare, care vă permite să trimiteți mesajul prin Russian Post. Este recomandat să utilizați funcția de trimitere prin scrisoare recomandată cu confirmare de livrare - acest formular garantează că scrisoarea va ajunge la destinatar, despre care destinatarul va primi o notificare specială.
De obicei, trimiterea prin poștă standard este utilizată în cazurile în care sunt trimise documente originale, scrisori certificate prin semnături vii și sigilii.
- Puteți trimite o scrisoare și prin fax sau prin diverse mesagerie instant, dar numai cu condiția ca relația dintre parteneri să fie suficient de strânsă pentru a permite acest tip de corespondență.
Scrisorile de cerere sunt o parte integrantă, importantă și necesară corespondență de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt cereri cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor scopuri ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să întreprindă anumite acțiuni solicitate de autorul scrisorii. Cum se scrie o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?
Orice scrisoare de cerere trebuie să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisului.
Pasul 1. Pe cine contactați pentru solicitarea dvs.?
Adresați-vă destinatarului personal, de preferință prin prenume și patronim:
„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”
În primul rând, vă veți exprima respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:
„Stimați colegi!”, „Stimați manageri!”, „Stimați angajați juniori!”, „Stimați angajați serviciul de personal!»
Pasul 2. De ce mă contactați?
Fă un compliment destinatarului. Făcând un compliment destinatarului, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi pui această întrebare?” Observați realizările sale trecute sau calitățile personale.
„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești modalitatea optimă de a rezolva problema aproape tuturor celor care te contactează. Și, pentru a-ți da credit, ai ajutat o mulțime de oameni.”
„Sunteți un expert de top în domeniu...”
„Ai ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile întrebăriîn domeniul..."
Această tehnică va permite destinatarului să analizeze cererea mai îndeaproape și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface la naiba cu ea.
Un compliment este potrivit atunci când vine vorba de solicitări nestandardizate, când trebuie să cucerești destinatarul, când trebuie să atragi atenția asupra anumitor merite și calități care sunt necesare și importante pentru îndeplinirea cererii tale.
Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fii sincer.
Pasul 3. Justificarea cererii
Orice solicitare trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Introduceți destinatarul în contextul problemei dvs.
În această etapă, trebuie să selectați cele mai importante trei argumente pentru destinatar. Cel mai bine este să construiți argumente după următoarea schemă: puternic - mediu - cel mai puternic.
Sunt cereri diferite niveluri complexitate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:
Interesează destinatarul
Oferă-i să implementezi o oportunitate atractivă pentru el legată de îndeplinirea cererii tale:
„În orice moment, oamenii de afaceri și întreprinzători s-au străduit nu doar să obțină succesul material, ci și să își lase amprenta asupra istoriei Patriei, pentru a fi amintite. fapte bune, pentru a câștiga respect.”
« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea sindicatelor prietenoase, participarea la evenimente și proiecte comune.».
« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni».
Sau exprimați o problemă care este foarte relevantă în special pentru destinatarul dvs.:
„Tu, în calitate de proprietar înțelept, probabil că ești îngrijorat de plimbările haotice ale copiilor de diferite vârste în locuri nepotrivite, ceea ce duce la creșterea accidentelor rutiere și la creșterea criminalității împotriva copiilor.”
„Departamentul dvs. a primit apeluri mai frecvente cu privire la chestiuni care nu sunt esențiale, ceea ce ocupă mult timp de lucru neprețuit.”
Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:
« Și astăzi, când țara noastră se bazează pe tineret, este greu de găsit o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și femeile din familii defavorizate. În orașul nostru există cei care oferă deja o astfel de asistență - sub auspiciile primăriei, centrul nostru de caritate „Heritage” funcționează cu donații de la cetățeni, predând adolescenților dificili meșteșuguri populare. ».
Sau pentru a rezolva problema:
„Echiparea unor locuri specializate pentru ca copiii de diferite vârste să petreacă timpul va ajuta la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere care implică copii.”
Descrieți semnificația cererii
Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul acestei solicitări este nepotrivit, atunci este mai bine să aduceți la curent destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța implementării acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „atingă sufletul”. Dacă cererea nu se încadrează în categoria „sensibil”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația cauză-efect, care va asigura că destinatarul îndeplinește cererea.
„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m2 este de 20 USD. pe zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității comerciale din cauza instabilității economice și a tulburărilor sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă puncte de vânzare cu amănuntul, ceea ce vă poate afecta negativ veniturile."
Astfel, trebuie să clarificați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi beneficii materiale sau nemateriale.
Pasul 4. Declarația cererii
Când destinatarul este pregătit, puteți declara cererea reală. Textul cererii ar trebui să fie destul de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare. De exemplu, dacă vorbim despre reducerea chiriei, atunci este important să indicăm la ce nivel:
„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi.”
Dacă vorbim de prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:
« Pentru a echipa un atelier de olărit, avem nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați să-l achiziționăm. Costul sobei cu instalare este de 998 mii de ruble».
În acest exemplu, nu este complet clar ce fel de ajutor este necesar de la destinatar. Ar fi mai bine să formulați cererea mai precis: „Vă rugăm să ne ajutați să achiziționăm un cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii USD în contul bancar al companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor.”
Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult refuzul, deoarece destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești transferând inițiativa către destinatar.
De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat la ce nivel doresc să reducă chiria:
„Vă rugăm să reduceți chiria până când situația se va stabiliza.”
Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar doar puțin (cu 1% din cea existentă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar a făcut puțin pentru a schimba poziția inițiatorilor scrisorii.
În unele cazuri, textul cererii poate fi îngroșat pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.
Pasul 5: Rezumați solicitarea dvs.
Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă solicitarea este îndeplinită. Cererea ar trebui modificată oarecum. Cel mai bine este să construiți o propoziție conform schemei: „Dacă îndepliniți cererea, veți fi fericit”.
„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiriile până când situația din regiune se va stabiliza, nu numai că veți putea salva peste 150 de locuri de muncă, dar nici nu veți suferi pierderi globale din cauza absenței totale a chiriei.”
Dar pot exista și alte opțiuni:
„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge către o cauză bună și va ajuta copiii aflați în situații dificile să devină cetățeni demni”.
„Puteți fi siguri că zâmbetul fiecărui copil vă va oferi satisfacție morală din munca voastră grea, iar eforturile și eforturile voastre sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat.”
Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiul nu trebuie să fie material. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.
EXEMPLU:
|
A fost |
A devenit |
|
|
„Vă rugăm cu drag, I.I. Ivanov, organizează o întâlnire a solicitanților cu directorul principal al companiei tale. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
- |
„Dragă Ivan Ivanovici! Compania dvs. participă de câțiva ani la Programul de orientare în carieră pentru solicitanți, ajutându-i să decidă cu privire la alegerea profesiei. În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să îi ajutăm pe școlari să înceapă să-și formeze maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai comune, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația acesteia. În acest sens, vă rugăm să organizați o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 la baza companiei dumneavoastră. Spunendu-le băieților despre secretele profesiei astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați de mâine. Poate că în câțiva ani unul dintre ele va duce compania dumneavoastră la un nou nivel de dezvoltare. Cu respect și recunoștință, Director al centrului de ocupare P.P. Petrov" |
Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de solicitare este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura managerului sau a persoanei autorizate. Dacă sunteți o persoană privată, atunci este suficient să respectați normele de bază în aranjarea elementelor literei. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.
| - | ||||
 |
- | Trimit sute oferte comerciale, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știți cum să reamintiți discret și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță „Abilități scrisoare de afaceri» ! Puteți trece prin ea oricând timp convenabil De către . | - | - |
| - |
