Fișele postului asistentului personal al directorului general. Fișa postului unui asistent (asistent) directorului general, responsabilitățile postului unui asistent (asistent) directorului general, exemplu de fișă a postului unui asistent (asistent)
Fișa postului de asistent director general
(Fișa postului pentru director general adjunct)
AM APROBAT
Director general
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.
1.1. Asistentul (asistentul) directorului general aparține categoriei de specialiști.
1.2. Un asistent (asistent) al directorului general este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al companiei.
1.3. Asistentul directorului general raportează direct directorului general al companiei.
1.4. În absența asistentului (asistentului) directorului general, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui oficial, după cum se anunță în ordinul de organizare.
1.5. În funcția de asistent (asistent) al directorului general este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - studii superioare sau superioare incomplete, experiență în muncă similară de cel puțin un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner). , imprimantă), programe Microsoft Office (Word, Excel), munca de birou.
1.6. Asistentul (asistentul) directorului general este ghidat în activitățile sale de:
— actele legislative ale Federației Ruse;
— Carta companiei, Regulamentul intern al muncii, altele reglementăriși companii;
— ordine și instrucțiuni din partea conducerii;
- această fișă a postului.
Responsabilitățile postului asistent (asistent) directorului general
Asistentul directorului general îndeplinește următoarele responsabilități de serviciu:
2.1. Planifică ziua de lucru a Directorului General (întâlniri, apeluri, recepție etc.).
2.2. Oferă suport tehnic pentru activitățile Directorului General (comandări de transport, bilete; organizare de întâlniri, negocieri etc.)
2.3. Însoțește Directorul General la întâlniri, în deplasări etc.
2.4. Ia parte la negocieri întâlniri de afaceri ah, tehnici speciale; păstrează procesele-verbale și alte documente care documentează progresul și rezultatele întâlnirilor și negocierilor.
2.5. În numele directorului general, coordonează problemele individuale cu angajații diviziuni structurale, le comunică instrucțiunile și ordinele managerului; controlează executarea instrucțiunilor și ordinelor.
2.6. Colectează materiale și informații necesare directorului general, pregătește materiale analitice, informaționale, de referință și alte materiale și le prezintă directorului.
2.7. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită spre examinare de către directorul general, acceptă documente și declarații personale pentru semnătura directorului general, păstrează evidența și înregistrarea acestora și le transmite managerului.
2.8. Face o programare cu managerul și organizează primirea vizitatorilor.
2.9. În numele directorului general, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.10. Efectuează lucrări de pregătire a întâlnirilor și conferințelor susținute de directorul general (colecția materialele necesare, informând participanții despre ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procese-verbale ale ședințelor și ședințelor.
2.11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale directorului general.
3. Drepturile asistentului (asistentului) la directorul general
Asistentul (asistentul) directorului general are dreptul:
3.1.
Primiți informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura în care este necesar pentru a rezolva sarcinile atribuite.
3.2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a vă îmbunătăți munca și cea a companiei.
3.3. Solicitați personal sau în numele managerului de la departamentele întreprinderii și altor specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
3.4. Necesită management pentru a crea conditii normale a executa atributii oficialeși siguranța tuturor documentelor generate ca urmare a activităților companiei.
3.5. Luați decizii în limitele competenței dvs.
4. Responsabilitatea asistentului (asistentului) fata de directorul general
Asistentul (asistentul) directorului general este responsabil pentru:
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor, ordinelor și reglementărilor actuale privind păstrarea secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, disciplina muncii, reglementări de siguranță și securitate la incendiu.
Dacă după ce ați citit acest articol nu primiți un răspuns cert, căutați ajutor rapid:
1. Dispoziții generale
1.1. Un asistent al directorului general se încadrează în categoria asistenților executivi.
1.2. Cerințe de calificare:
Superior învăţământul profesional, fără a prezenta cerințe pentru experiență de muncă sau studii profesionale superioare incomplete și experiență de muncă în profilul de industrie relevant al întreprinderii de cel puțin 1 an.
1.3. Directorul general adjunct trebuie să știe:
- rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte reglementări și documente de reglementare autoritățile superioare legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii;
— profilul, specializarea și caracteristicile structurii întreprinderii, perspectivele dezvoltării acesteia;
— capacitatea de producțieși resursele umane ale întreprinderii; tehnologia de producție a produselor întreprinderii;
— procedura de întocmire și agreare a planurilor de afaceri pentru activitățile de producție, economice și financiare și economice ale întreprinderii;
— mijloace de comunicare, echipamente informatice și organizaționale;
— procedura de încheiere și executare economică și contracte financiare;
— procedura și termenele limită pentru raportare;
— mijloace de mecanizare muncă manuală;
— procedura de achiziție de echipamente, mobilier, inventar, papetărieși procesarea plăților pentru servicii;
— bazele economiei, organizarea muncii, producția și managementul;
— legislația muncii;
— regulamentul intern al muncii;
— regulile și reglementările privind protecția muncii.
1.4. Numirea în funcția de director general adjunct și eliberarea din funcție se fac prin ordin al directorului general.
1.5. Directorul general adjunct raportează direct directorului general.
1.6. În absența directorului general adjunct (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă răspunderea pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.
2. Responsabilitățile postului
Asistent director general:
— organizează lucrările de primire, procesare, expediere a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța și livrarea la timp a acestora către destinatari;
- monitorizeaza disponibilitatea tipurile necesare transport, organizarea unui transport adecvat;
— ia măsuri pentru implementarea planului de transport și a sarcinilor de schimb de către șoferii auto;
— completează, emite și acceptă borderouri și borderouri;
— efectuează înregistrarea documentației de călătorie și contabilizarea muncii vehicule;
— controlează corectitudinea înregistrării citirilor vitezometrului și a recepționării combustibili si lubrifianti(carburanți și lubrifianți);
— identifică mențiuni în foile de parcurs despre încălcarea regulilor de către șoferi traficși le raportează conducerii;
— compară datele primite privind funcționarea vehiculelor cu atribuții zilnice în schimburi, identifică abaterile și motivele apariției acestora;
— monitorizează respectarea de către conducătorii de vehicule a disciplinei rutiere, ține evidența funcționării vehiculului;
— informează destinatarii cu privire la ora sosirii mărfurilor la adresa lor.
2.3. Participă la elaborarea planurilor pentru curent și reparatii majoreși întocmirea estimărilor de cheltuieli ale afacerii.
2.4. Organizează reparațiile spațiilor, monitorizează calitatea lucrărilor de reparații.
2.5. Rezolvă problemele legate de achiziția și depozitarea rechizitelor de birou necesare bunuri de uz casnic, echipamente și inventar, le furnizează unităților structurale și, de asemenea, ține evidența cheltuielilor acestora și întocmirea raportărilor stabilite.
3. Drepturi
Directorul general adjunct are dreptul:
3.1. Dați instrucțiuni obligatorii diviziilor structurale, specialiștilor individuali și altor angajați ai întreprinderii.
3.2. Luați măsuri atunci când în întreprindere sunt detectate încălcări ale ordinii interne și aduceți cei responsabili în fața justiției.
3.3. Solicitați și primiți de la diviziile structurale orice informații, referințe și alte materiale privind activitățile întreprinderii.
Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.
3.5. Trimite propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în prezentele Instrucțiuni spre examinare de către Directorul General.
4. Responsabilitate
Directorul general adjunct este responsabil pentru:
4.1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute în prezenta fișă a postului - în limitele stabilite de actuala legislatia muncii Federația Rusă.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activităților lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
4.3. Pentru a provoca daune materialeîntreprindere - în limitele stabilite de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
Cumpărați cărți despre administrarea resurselor umane
| Manualul Ofițerului de Personal (carte + diskM)
Această ediție conține recomandări practice privind organizarea muncii serviciului de personal şi managementul înregistrărilor de personal. Materialul este clar sistematizat și conține număr mare exemple concreteși eșantion de documente. |
|
 |
Ești pregătit pentru sosirea inspectorului de muncă (2013)
Autorul explică în detaliu despre ce este vorba inspecția munciiși care sunt limitele competențelor sale, cum se desfășoară inspecțiile de conformitate cu legislația muncii și cum se pot termina, ce încălcări pot duce la aplicarea unei amenzi și care vor atrage descalificarea șefului organizației. Cartea oferă recomandări practice pentru angajatorii organizaționali și antreprenorii individuali, care vor ajuta la evitarea reclamațiilor din partea inspectorilor de muncă. La pregătirea cărții s-a ținut cont de totul ultimele modificari legislatia. |
 |
Culegere de fișe de post
Colecția include fișe de post întocmite în conformitate cu caracteristici de calificare cuprins în Director de calificare posturi de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37, precum și în conformitate cu alte reglementări conform tarifului și caracteristicilor de calificare (cerințe). |
O fișă a postului pentru un asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul indică responsabilități funcționale, responsabilitate, drepturile angajatului.
Poziția „asistent manager” în diferite organizații poate fi numit diferit: asistent personal al directorului, asistent manager, secretar.
eu. Prevederi generale
1. Un asistent manager este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.
2. Asistentul managerului raportează direct șefului companiei.
3. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.
4. O persoană care are studii superioareși cel puțin un an de experiență în muncă similară.
5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- legislația Federației Ruse;
- Reglementări interne ale muncii, Carta și alte reglementări ale companiei;
- comenzi și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.
6. Asistentul managerului trebuie să știe:
- procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
- reguli comunicare de afaceriși eticheta;
- procedura de mentinere a documentatiei de raportare;
- reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a echipamentelor de comunicații;
- elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
- elementele de bază ale muncii de birou;
- structura organizatorica a firmei;
- procedura de incheiere si executare a contractelor.
ІІ.
Responsabilitățile postului unui asistent manager
Asistentului manager îi sunt atribuite următoarele responsabilități funcționale:
1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și coordonarea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.
2. Însoțirea personală a managerului la întâlniri, recepții și excursii.
3. Suport tehnic munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri și întâlniri.
4. Mentinerea proceselor-verbale si a altor documente care inregistreaza progresul si rezultatele intalnirilor, intalnirilor, negocierilor.
5. Aducerea în atenția angajaților direcțiilor structurale ale organizației instrucțiuni, ordine de conducere și monitorizarea implementării acestora.
6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.
7. Efectuarea muncii de birou, primirea corespondenței trimise managerului.
8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu managerul, organizarea primirii acestora.
Recepția documentelor și cererilor de semnătură de către manager, înregistrarea acestora, contabilizarea și transferul către manager.
10. Întocmirea de scrisori, cereri și alte documente în numele conducerii.
11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de manager. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților despre ora, locația și agenda.
12. Efectuarea sarcinilor oficiale ale managerului.
III. Drepturi
Asistentul managerului are dreptul:
1. Primiți informații în măsura necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.
2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.
3. Trimiteți cereri către diviziile organizației (în numele managerului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
4. Cere conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
5. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.
6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.
IV. Responsabilitate
Asistentul managerului este responsabil pentru:
1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.
2. Execuție necorespunzătoare a îndatoririlor lor oficiale.
3. Cauzarea de prejudicii materiale organizației, statului, contrapărților acesteia și angajaților.
4. Încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.
5. Încălcarea prevederilor documente de orientare organizații, decizii, reglementări.
6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.
7. Acțiuni în afara sferei de competență a acestuia.
8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de siguranță, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.
9. Încălcarea normelor eticheta de afaceri, manipulare aspră parteneri de afaceri, vizitatori, angajați ai organizației.
Descrierea postului
Descrierea postului pentru director adjunct pentru afaceri generale
Deschideți în format WORD
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile directorului asistent pentru probleme generale.
1.2. Directorul adjunct pentru probleme generale este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului întreprinderii.
1.3. Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale raportează direct Directorului General al companiei.
1.4. Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale trebuie să știe:
— rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la serviciile administrative și economice; structura întreprinderii, instituția, organizația și perspectivele de dezvoltare a acesteia; mijloace de comunicare, informatică și tehnologie organizațională; procedura si termenele limita de raportare; mijloace de mecanizare a muncii manuale; procedura de achiziție a echipamentelor, mobilierului, inventarului, rechizitelor de birou și procesării plăților pentru servicii; fundamentele economiei, organizarea muncii, producția și managementul; legislatia muncii; Reglementări interne de muncă; regulile si regulamentele de protectie a muncii.
1.6. Pe perioada absenței temporare a directorului adjunct pentru probleme generale, responsabilitățile acestuia sunt atribuite șefului de birou.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
Director adjunct pentru afaceri generale:
2.1. Efectuează și controlează implementarea măsurilor pentru asigurarea utilizării raționale transport rutier organizații, precum și:
· Organizează lucrările de primire, procesare, expediere a mărfurilor, documentelor și corespondenței primite, asigurând siguranța acestora și livrarea la timp către destinatari.
· Monitorizează disponibilitatea tipurilor de transport necesare și organizează transportul corespunzător.
· Ia măsuri de implementare a planului de transport, atribuirea schimburilor de către conducătorii auto
· Completează, emite și acceptă borderouri și borderouri.
· Înregistrează documentele de călătorie și înregistrează funcționarea vehiculelor.
· Monitorizează corectitudinea citirilor vitezometrului și primirea combustibilului și lubrifianților (carburanți și lubrifianți).
· Identifică înregistrări în borderourile despre încălcările regulilor de circulație comise de șoferi și le raportează conducerii.
· Compară datele primite privind funcționarea vehiculelor cu atribuții zilnice în schimburi, identifică abaterile și motivele apariției acestora.
· Monitorizează respectarea de către șoferii de vehicule cu disciplina în trafic, ține evidența funcționării vehiculului.
· Notifică destinatarii cu privire la ora sosirii mărfurilor la adresa lor.
2.2. Oferă întreținere economică și stare corespunzătoare în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor a clădirii în care se află sediul biroului companiei, precum și monitorizarea funcționalității echipamentelor (iluminat, sisteme de încălzire, ventilație etc.) .
2.2. Participă la elaborarea planurilor de reparații curente și majore și la pregătirea estimărilor de cheltuieli ale afacerii.
2.3. Organizează reparațiile spațiilor, monitorizează calitatea lucrărilor de reparații.
Rezolvă problemele legate de achiziționarea și depozitarea rechizitelor de birou, bunurilor de uz casnic necesare, echipamentelor și inventarului, le furnizează unităților structurale și, de asemenea, ține evidența cheltuielilor acestora și întocmirea raportărilor stabilite.
2.6. Controlează utilizarea rațională a materialelor și fondurilor alocate în scopuri economice.
2.7. Gestionează lucrările de amenajare a zonei de birouri și, de asemenea, monitorizează starea și repararea în timp util a mobilierului.
2.8. Asigură implementarea măsurilor de prevenire a incendiilor și întreținerea în bune condiții a echipamentelor de incendiu.
3. DREPTURI
Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale are dreptul:
3.1. Oferă instrucțiuni și sarcini angajaților și serviciilor din subordine cu privire la o serie de probleme incluse în responsabilitățile sale funcționale.
3.2. Monitorizează implementarea sarcinilor și lucrărilor, finalizarea la timp a comenzilor și sarcinilor individuale ale serviciului și angajaților din subordinea acestuia.
3.3. Solicitați și primiți materiale și documente necesare legate de activitățile directorului adjunct pentru afaceri generale.
3.4. Intră în relații cu departamentele organizațiilor terțe pentru a rezolva problemele operaționale activitati de productie, care intră în competența directorului adjunct pentru afaceri generale.
4. RESPONSABILITATE
Directorul Adjunct pentru Afaceri Generale este responsabil pentru:
4.1. Rezultatele și eficiența activităților de producție.
4.2. Neasigurarea îndeplinirii îndatoririlor sale funcționale, precum și pentru rezultatele muncii.
4.3. Informații inexacte despre starea lucrărilor efectuate.
4.4. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor și instrucțiunilor de la directorul companiei.
4.5. Neluarea măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, de siguranță la incendiu și ale altor reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile companiei și ale angajaților săi.
4.6. Neasigurarea respectării disciplinei muncii și performanței de către angajații departamentului.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ
5.1. Programul de lucru al asistentului director pe probleme generale se stabileste in conformitate cu reglementarile interne de munca stabilite de societate.
5.2. Pentru rezolvarea problemelor operaționale care să asigure activitățile de producție ale compartimentului, directorul adjunct pentru probleme generale gestionează transportul în mod general.
Asistentul managerului este Elita personalul administrativ. Director întreprindere mare are nevoie de un asistent responsabil și de încredere care să conducă toate organizațiile și munca de informare. Astfel, managerul încetează să mai piardă timpul irațional, să se încurce și să se preocupe de probleme minore. Asistentul capătă un statut special în companie, deoarece este confidentul directorului.
Pentru a-ți îndeplini sarcinile în mod eficient, nu este suficient să ai un set de bază de cunoștințe și abilități, trebuie să ai anumite calitatile umane. Trebuie să fii punctual, prietenos, stăpân pe tine însuți, plin de tact și devotat intereselor corporative. În același timp, trebuie să te pregătești pentru a fi într-o poziție subordonată, pentru a te putea adapta circumstanțelor și caracterului șefului.
În primul rând, trebuie să fii capabil să-l respecți atât pe liderul însuși, cât și pe ceilalți. Va trebui să stăpânești capacitatea de a gestiona și a da ordine, pentru că ți se va încredința responsabilitatea de a supraveghea proiecte simple. Trebuie să-ți iei munca în serios și să nu-ți fie frică de ea. Folosește-ți inițiativa și nu-ți fie teamă să-ți exprimi părerea șefului tău dacă crezi că ai dreptate.
Principalele responsabilități ale unui bun asistent manager sunt: lucrul cu documentația și munca organizatorica. Serviciile de informare și documentare includ următoarele aspecte:
1. Primirea și verificarea proiectelor întocmite de documente care sunt date șefului pentru semnare, editare și finalizare.
2. Primirea corespondenței care ajunge la adresa companiei și transferarea acesteia către diviziile structurale relevante și angajații specifici. Pregatirea si trimiterea raspunsurilor.
3. Întocmirea scrisorilor, solicitărilor, rapoartelor, rapoartelor și a altor documente solicitate de manager.
4. Menținerea înregistrărilor de arhivă și stocarea în siguranță a fișierelor.
5. Monitorizarea muncii angajaților întreprinderii, monitorizarea termenelor limită.
6. Mentinerea unui dosar de inregistrare.
Serviciul fără documente constă în alte responsabilități:
1. Recepția și difuzarea mesajelor prin diverse canale de comunicare.
2. Controlul apelurilor telefonice primite, „fața” companiei în conversațiile cu clienții, luând rapid decizii cu privire la importanța apelului.
3. Asigurarea muncii managerului prin organizarea biroului acestuia.
4. Planificarea rațională a întâlnirilor și a altor afaceri ale șefului.
5. Pregătirea consiliilor, ședințelor, conferințelor (colecția de participanți și documente). Păstrarea proceselor-verbale ale acestor întâlniri.
6. Organizarea prezentărilor companiei.
7. Îndeplinirea solicitărilor și instrucțiunilor personale ale managerului.
Gama acestor responsabilități depinde de dimensiunea întreprinderii și de management. Directorul unei mari companii are mai mulți asistenți, ale căror responsabilități sunt mai restrânse, dar nu mai puțin.
Un asistent executiv este o oportunitate excelentă de a învăța abilități de management. Această poziție ar putea fi următorul pas în cariera ta.
CEO-ul unei companii are multe responsabilități. Pe măsură ce organizația se dezvoltă, această gamă de responsabilități se extinde. Există o mulțime de „cifra de afaceri”, pe care managerul trebuie să petreacă timp în loc să rezolve probleme care vizează direct dezvoltarea companiei. Acest lucru reduce eficiența specialistului. Unele sarcini care nu necesită calificări înalte pot fi delegate asistentului directorului general.
Funcția de asistent director general: caracteristici principale
Este dificil de definit postul de director general adjunct. Cert este că sfera responsabilităților acestui specialist este determinată în funcție de nevoile directorului general. Activitățile unui angajat pot fi concentrate pe un singur aspect. Să luăm în considerare pozițiile în care lucrează asistenții în practică:
- Funcţionar. Acest specialist este responsabil pentru lucrul cu documentația. Domeniul său de responsabilitate include apeluri și diverse sarcini zilnice.
- Asistent personal. Este specializat în organizarea zilei de lucru a CEO-ului, întâlniri de afaceri și conferințe. Specialistul îl însoțește pe manager și în călătoriile de afaceri.
- director general adjunct. Un angajat are dreptul de a lua decizii cu privire la o gamă limitată de probleme.
De regulă, în realitate, un asistent combină funcțiile mai multor specialiști. ÎN companii mari directorul general poate avea doi asistenţi. De exemplu, se organizează orele de lucru manager, iar celălalt se ocupă de documente.
Asistentul face parte din categoria managerilor. El raportează direct directorului general. Cerințe care sunt de obicei prezentate unui angajat:
- Învățământ superior într-un domeniu relevant (de exemplu, juridic).
- Trei ani de experiență în muncă.
De regulă, alți angajați raportează directorului general adjunct. Are puteri largi: de la dreptul de a da ordine până la controlul asupra activității diferitelor departamente.
IMPORTANT! Numirea unui asistent nu este deloc exagerată. Această măsură permite managerului să se concentreze pe rezolvarea problemelor care necesită profesionalism și creativitate ridicate. „Cifra de afaceri” este delegată asistentului. Acest lucru crește semnificativ eficiența atât a CEO-ului, cât și a companiei în sine.
Reglementare legală
Activitățile directorului general adjunct sunt reglementate prin regulamente:
- Recomandări metodologice.
- Cartă.
- Contract de munca.
- La ordinele liderului.
- Descrierea postului.
Care sunt responsabilitățile unui director general adjunct?
Responsabilitățile unui asistent director general variază în funcție de dimensiunea companiei. ÎN firme mici angajații sunt implicați în monitorizarea activității curierilor, a managerilor și a suportului de viață al activităților de birou. În organizațiile mari, CEO-ul are de obicei doi asistenți. Un asistent personal organizează ziua de lucru a managerului, al doilea se ocupă de toate celelalte probleme. Lista responsabilităților de specialitate poate varia semnificativ. În orice caz, responsabilitățile trebuie specificate în Descrierea postului. Să ne uităm la un exemplu de listă:
- Organizarea negocierilor, inclusiv prin telefon.
- Recepția corespondenței.
- Organizare de intalniri si intalniri: intocmirea materialelor aferente, monitorizarea respectarii reglementarilor, intocmirea proceselor-verbale, stenografie.
- Controlul asupra executării instrucțiunilor de la directorul general.
- Trimiterea lucrărilor către manager pentru semnare.
- Primirea vizitatorilor directorului general.
- Organizarea de călătorii de afaceri (de exemplu, rezervarea camerelor, comandarea biletelor).
- Securitate munca eficienta director general.
- Întocmirea unui plan al zilei de lucru.
- Suport informațional pentru directorul general.
- Participarea la intalniri si intalniri de afaceri.
- Organizarea intalnirilor de afaceri.
- Organizarea prezentărilor.
- Intocmirea rapoartelor de cheltuieli.
- Executarea ordinelor personale.
- Creare de baze de date, prezentări virtuale folosind un PC.
Un asistent este persoana cea mai apropiată de CEO. Adesea, ziua lui de lucru nu este standardizată. Un angajat rezolvă o mare varietate de probleme, așa că trebuie să aibă calitățile personale adecvate.
Drepturile angajaților
Directorul general adjunct are următoarele drepturi:
- Familiarizarea cu proiectele și deciziile managerului privind activitățile asistentului.
- Dreptul de a primi informațiile necesare.
- Dreptul de a lua decizii în sfera autorității oficiale.
Asistentului directorului general i se pot conferi puteri mai mari. De exemplu, un angajat poate avea dreptul de a semna documente.
Responsabilități atribuite asistentului
Responsabilitățile atribuite asistentului trebuie specificate în fișa postului. Angajatul este responsabil în următoarele cazuri:
- Nerespectarea instrucțiunilor de lucru.
- Acțiuni care încalcă legile Federației Ruse.
- Cauzând daune.
Dacă un asistent a comis o abatere, se efectuează o investigație înainte de a se impune răspunderea. Este necesar să se stabilească gradul de vinovăție. Angajații cheie ai companiei participă la investigație. Pe baza rezultatelor sale se întocmește un document. În funcție de gradul de vinovăție, salariatului i se poate aplica o pedeapsă. Asistentul poate fi de asemenea concediat.
Ce calități personale sunt cerute unui asistent?
Pe asistent personal i se încredințează o gamă largă de sarcini. Unii specialiști lucrează într-un domeniu, dar acest lucru nu se aplică unui asistent. I se cere să facă mai multe sarcini și să fie versatil. Să luăm în considerare calitățile personale pe care trebuie să le aibă un director general adjunct:
- Proactivitate, lucru înainte.
- Abilitatea de a prevedea dezvoltare ulterioară situatii.
- Prevenirea complicațiilor.
- Versatilitate.
- Adaptarea la un mediu în schimbare rapidă.
- Fluență în una sau mai multe limbi străine.
- Abilitatea de a lucra cu fluxuri de informații.
- Abilitatea de a păstra confidențialitatea.
- Capacitatea de a analiza sistematic o situație.
- Capacitatea de a oferi mai multe soluții simultan.
- Cunoștințe PC intermediare până la avansate.
- Cunoașterea elementelor de bază ale managementului timpului.
- Abilitatea de a coordona activitățile mai multor angajați.
- Diplomaţie.
- Abilitati de comunicare, capacitate de rezolvare a conflictelor.
- Muncă operațională cu volume mari de informații.
- Bună memorie.
- Abilitatea de a prioritiza.
Asistentul trebuie să fie competent și rezistent la stres. Cunoașterea specialităților conexe (de exemplu, cunoașterea elementelor de bază ale jurisprudenței) este de dorit.
Când are nevoie un CEO de un asistent personal?
Un asistent este angajat dacă directorului general i se atribuie o listă mare de responsabilități. Chiar dacă managerul face față sarcinilor existente, o mare parte din „cifra de afaceri” poate încetini munca. Pentru a se ocupa de treburile de zi cu zi, este angajat un asistent. De regulă, acești angajați sunt invitați în companiile mari. Directorii executivi ai organizațiilor mici se pot ocupa singuri de toată munca.
O fișă a postului pentru un asistent manager este creată pentru a eficientiza relațiile de muncă. Documentul prezintă îndatoririle funcționale, responsabilitățile și drepturile angajatului.
Poziția de „asistent manager” în diferite organizații poate fi numită diferit: asistent personal al directorului, asistent manager, secretar.
Exemplu de fișă tipică a postului pentru un asistent manager
eu. Prevederi generale
1. Un asistent manager este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al șefului organizației.
2. Asistentul managerului raportează direct șefului companiei.
3. În absența asistentului managerului, drepturile și responsabilitățile funcționale ale acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum se raportează în ordinul organizației.
4. În funcția de asistent manager este numită o persoană cu studii superioare și cel puțin un an de experiență în muncă similară.
5. Asistentul managerului este ghidat în activitățile sale de:
- legislația Federației Ruse;
- Reglementări interne ale muncii, Carta și alte reglementări ale companiei;
- comenzi și instrucțiuni de la conducere;
- această fișă a postului.
6. Asistentul managerului trebuie să știe:
- procedura stabilită pentru manipularea documentelor în organizație;
- reguli de comunicare în afaceri și etichetă;
- procedura de mentinere a documentatiei de raportare;
- reguli de utilizare a echipamentelor de birou și a echipamentelor de comunicații;
- elementele de bază ale lucrului într-un editor de text, foi de calcul;
- elementele de bază ale muncii de birou;
- structura organizatorica a firmei;
- procedura de incheiere si executare a contractelor.
II. Responsabilitățile postului unui asistent manager
Asistentului manager îi sunt atribuite următoarele responsabilități funcționale:
1. Planificarea zilei de lucru a managerului: elaborarea și coordonarea unui program pentru întâlniri, vizite, apeluri, recepții și alte acțiuni.
2. Însoțirea personală a managerului la întâlniri, recepții și excursii.
3. Suport tehnic pentru munca managerului: comanda bilete, transport; organizarea de negocieri și întâlniri.
4. Mentinerea proceselor-verbale si a altor documente care inregistreaza progresul si rezultatele intalnirilor, intalnirilor, negocierilor.
5. Aducerea în atenția angajaților direcțiilor structurale ale organizației instrucțiuni, ordine de conducere și monitorizarea implementării acestora.
6. Colectarea de informații, pregătirea și furnizarea de rapoarte analitice, informaționale, de referință și de altă natură către conducere.
7. Efectuarea muncii de birou, primirea corespondenței trimise managerului.
8. Înregistrarea vizitatorilor pentru o întâlnire personală cu managerul, organizarea primirii acestora.
9. Recepția documentelor și cererilor de semnătură de către manager, înregistrarea acestora, contabilizarea și transferul către administrator.
10. Întocmirea de scrisori, cereri și alte documente în numele conducerii.
11. Pregătirea ședințelor, ședințelor, ședințelor ținute de manager. Colectarea materialelor necesare, notificarea participanților despre ora, locația și agenda.
12. Efectuarea sarcinilor oficiale ale managerului.
III. Drepturi
Asistentul managerului are dreptul:
1. Primiți informații în măsura necesară pentru a îndeplini sarcinile atribuite.
2. Trimiteți propuneri conducerii pentru a-și îmbunătăți munca și a raționaliza activitățile companiei.
3. Trimiteți cereri către diviziile organizației (în numele managerului sau din inițiativă personală) pentru obținerea documentelor necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
4. Cere conducerii instituției să creeze condițiile necesare îndeplinirii atribuțiilor sale oficiale.
5. Luați decizii independente în limitele competenței dumneavoastră.
6. Aveți acces la informații confidențiale atunci când apare o nevoie de afaceri.
IV. Responsabilitate
Asistentul managerului este responsabil pentru:
1. Furnizarea angajaților organizației de informații false.
2. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.
3. Cauzarea de prejudicii materiale organizației, statului, contrapărților acesteia și angajaților.
4. Încălcarea termenelor limită pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite.
5. Încălcarea prevederilor documentelor de conducere, deciziilor, regulamentelor organizației.
6. Dezvăluirea secretelor comerciale, a datelor personale, a informațiilor confidențiale.
7. Acțiuni în afara sferei de competență a acestuia.
8. Încălcarea disciplinei muncii, a reglementărilor de siguranță, a reglementărilor interne de muncă, apărării împotriva incendiilor.
9. Încălcarea etichetei în afaceri, tratamentul nepoliticos al partenerilor de afaceri, vizitatorilor și angajaților organizației.
Avem întotdeauna un număr mare de posturi vacante proaspete, actuale pe site-ul nostru. Utilizați filtre pentru a căuta rapid după parametri.
Pentru angajare de succes Este de dorit să aveți o educație specializată, precum și să posede calitati necesareși abilități de lucru. În primul rând, trebuie să studiați cu atenție cerințele angajatorilor din specialitatea aleasă, apoi să începeți să vă scrieți CV-ul.
Nu ar trebui să trimiteți CV-ul tuturor companiilor în același timp. Alegeți posturile vacante potrivite în funcție de calificările și experiența dvs. de lucru. Enumerăm cele mai importante abilități pentru angajatori de care aveți nevoie pentru a lucra cu succes ca director general adjunct pentru afaceri generale la Moscova:
Top 7 abilități cheie pe care trebuie să le ai pentru a fi angajat
De asemenea, destul de des în posturile vacante există următoarele cerințe: managementul echipei, utilizatorul PC-ului și bugetul.
În timp ce vă pregătiți pentru interviu, utilizați aceste informații ca o listă de verificare. Acest lucru vă va ajuta nu numai să mulțumiți recrutorului, ci și să obțineți jobul dorit!
Analiza posturilor vacante la Moscova
Pe baza rezultatelor unei analize a posturilor vacante publicate pe site-ul nostru, salariul de pornire indicat, in medie, este de 93.030. Nivelul mediu de venit maxim (indicat „salariu până la”) este de 141.429. Trebuie avut în vedere că cifrele date sunt statistice. Salariul real în timpul angajării poate varia foarte mult în funcție de mulți factori:- Experiența ta anterioară de muncă, educație
- Tip de angajare, program de lucru
- Dimensiunea companiei, industria, marca etc.
