Scrierea unui exemplu de scrisoare de afaceri. Exemplu de scrisoare de afaceri. Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori

Un antreprenor trebuie să conducă corespondență activă atât cu oficialii (de exemplu, reprezentanții agențiilor guvernamentale), cât și cu cei „semi-oficiali” - parteneri, contractori, specialiști independenți și așa mai departe. Îndemânare comunicare scrisă Poate fi dezvoltat destul de repede, dar la început poți face o mulțime de greșeli și poți face o impresie nu tocmai plăcută destinatarilor tăi. În acest articol vom vorbi despre caracteristicile scrierii atât a scrisorilor de afaceri obișnuite (pe hârtie), cât și a mesajelor electronice.

Forma și designul scrisorii

Asigurați-vă că utilizați antetul companiei dvs. Acest lucru face întotdeauna o impresie și crește loialitatea „interlocutorilor”. Tipul de formulare, standardele de completare a acestora și elementele de proiectare trebuie specificate în comanda organizației (sau instrucțiuni pentru munca de birou). Cerințele de bază pentru formularele scrisorilor de afaceri pot fi găsite în GOST 2003 „Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

Este recomandabil să „strângeți” informațiile de bază despre companie în forma:

• nume (și nume prescurtat);
• actuale şi adrese postale;
• Adresa de e-mail;
• numere de contact;
• adresa site-ului.

Aceasta nu este o listă de date necesare, ci doar o listă de mostre. Dacă doriți, puteți adăuga sau exclude ceva.

Cerințe generale Formatul scrisorii arată astfel:

• indentație minimă – 10 mm în dreapta și 20 mm în stânga, sus și jos;
• dacă litera este scrisă pe două sau mai multe coli, fiecare dintre ele trebuie numerotată la mijloc în partea de sus;
• Fiecare cerere este numerotată separat;
• în colțul din stânga sus este indicat numărul de ieșire al scrisorii (nu uitați să îl înregistrați în jurnalul de înregistrare a documentului);
• în colțul din dreapta sus sunt indicate numele organizației, funcția destinatarului și prenumele acestuia cu inițiale;
• în colțul din stânga jos - funcția dvs., numele de familie cu inițiale și semnătura;
• Asigurați-vă că puneți data la care a fost scrisă scrisoarea în partea de jos.

Cu toate acestea, GOST 2003 permite utilizarea formelor nu numai cu unghiular, ci și cu aranjarea longitudinală a detaliilor (când sunt indicate în centru). Aranjamentul colțului arată mai familiar și este mai ușor de citit, așa că este mai bine să alegeți această opțiune.

Reguli generale de scriere

Structura clasică a textului unei scrisori de afaceri include trei elemente:

• partea introductivă (o scurtă expunere a motivelor pentru care se scrie scrisoarea, scopul acesteia);
• conținut (descrierea situației, propunere de soluții, enunț de concluzii și recomandări);
• partea rezumat (un scurt rezumat cu o indicație clară a ceea ce așteptați de la destinatar).

Ar trebui să înțelegeți întotdeauna scopul pentru care scrieți o scrisoare. Vrei să oferi cooperare? Spuneți nemulțumirile dvs.? Invitați la o prezentare sau alt eveniment? Scrieți numai despre asta și nu vă lăsați distras de argumente și presupuneri lungi care nu sunt relevante pentru subiect.

Fiecare scrisoare comercială ar trebui să aibă un scop specific. Dacă atingeți mai multe probleme, acestea ar trebui să fie strâns legate între ele. Dacă trebuie să contactați aceeași organizație pe mai multe subiecte diferite, este mai bine să scrieți o scrisoare separată pentru fiecare dintre ele.

Limbajul scrisului

Stilul corespondenței de afaceri este o afacere oficială „ușoară”. Este posibil și necesar să standardizați fraze, să folosiți unele clișee și clișee, dar nu este recomandat să reduceți toate acestea la birocrație uscată. Limbajul „viu” este întotdeauna perceput ușor și favorabil. Desigur, scrisul de afaceri trebuie să respecte normele de etichetă (care vor fi discutate mai jos), dar esența problemei ar trebui să fie enunțată clar și concis.

Câteva sfaturi practice:

• utilizare cuvinte simple: termenii „inteligenti” sunt percepuți prost și provoacă adesea iritare pentru persoana care este forțată să-i citească și să-i descifreze;
• folosiți verbele mai des și adjectivele mai rar;
• Nu-ți lăsa gândurile să rătăcească peste tot - doar specific și numai în cadrul subiect dat, fără multe detalii și detalii neimportante;
• evitați afirmațiile lungi, dacă este posibil nu folosiți fraze participiale și participiale;
• scrieți în mod specific: diverse „despre asta”, „ele/el/ea” sunt inacceptabile;
• evita inconsecvențele logice și tranzițiile bruște de la un bloc semantic la altul;
• verifica tot ce este scris dupa ureche: erori de vorbire găsit în aproape fiecare text needitat.

Una dintre regulile principale pentru scrierea scrisorilor de afaceri este: mesajul trebuie să fie alfabetizat și corect din punct de vedere stilistic.

Caracteristici ale adresei destinatarului

De regulă, destinatarului i se adresează o singură dată, la începutul scrisorii. Acest lucru se poate face în trei moduri.

1. Dacă vă adresați unei persoane pentru prima dată (sau dacă s-a stabilit o relație pur oficială între dvs. și destinatar), ar trebui să utilizați o adresă care indică o anumită distanță. Exemplu: „Stimate domnule Ivanov!”
2. Dacă vă adresați unei persoane cu care ați stabilit de mult timp o relație de afaceri de încredere, este mai bine să o numiți după prenumele și patronimul. Exemplu: „Dragă Ekaterina Leonidovna!”
3. Când vă adresați unui grup, utilizați expresia standard „stimați domni!”

În partea finală trebuie să folosiți așa-numita frază de închidere. Există mai multe opțiuni aici:

• „Cu respect”, „Cu stimă”;
• "CU Cele mai bune urări»;
• „Cu speranța unei cooperări continue”;
• „Suntem întotdeauna bucuroși să vă oferim un serviciu”;
• etc.

Într-un cuvânt, alegerea ultimei fraze este o chestiune de gust.

Etica scrisului de afaceri

Chiar și disprețul voalat dintr-o scrisoare de afaceri nu trece neobservat. Desigur, în acest caz, nu vei mai putea conta pe o atitudine pozitivă sau chiar egală față de tine. Concluzia este evidentă: nu cedați în fața emoțiilor și mențineți-vă în limite chiar dacă destinatarul chiar vă enervează. Acordați întotdeauna atenție tonului mesajului.

Ar trebui să fiți deosebit de atenți atunci când redactați o scrisoare care conține un refuz. Este extrem de neînțelept să începeți un astfel de mesaj cu un „nu” categoric într-o formă sau alta - acest lucru va crea în persoană sentimentul că a fost pur și simplu trimis. Încercați să oferiți mai întâi explicații convingătoare (nu fragile). După ce am subliniat pe scurt motivele refuzului, ar trebui să treceți fără probleme la declarația acestuia. În acest caz, puteți utiliza următoarele formulări:

• „Din păcate, nu vedem nicio modalitate de a vă satisface cererea”;
• „Solicitarea dumneavoastră nu poate fi acceptată din următoarele motive...”;
• „Regretăm profund, dar suntem forțați să vă respingem oferta.”

În mod ideal, chiar înainte de a justifica refuzul - chiar la începutul scrisorii - ar trebui să repetați pe scurt cererea destinatarului. Va înțelege că i-ați citit cu atenție cererea sau propunerea și probabil că o va aprecia. Poate că în viitor veți lucra din nou împreună - de ce să difuzați imediat negativul și să speriați persoana cu o duritate excesivă?

Nu merge niciodată la cealaltă extremă. Linguşirea şi numeroasele asigurări de afecţiune sinceră sunt semne evidente de nesinceritate. Nesinceritatea provoacă întotdeauna respingere.

Alcătuirea de e-mailuri

Mesajele pe hârtie au devenit deja învechite. Desigur, corespondența „de hârtie” nu va dispărea niciodată complet, dar în câțiva ani scrisorile scrise pe antet clasic vor deveni o raritate. Negocierile au loc din ce în ce mai mult în format electronic. Un antreprenor modern trimite acum mult mai multe scrisori prin e-mail decât prin poștă obișnuită.

Scrisorile de afaceri trimise prin e-mail sunt scrise conform acelorași reguli generale. Cerințe privind limbajul, stilul și tonul, respectarea standardelor de etichetă - toate aceste elemente obligatorii nu se schimbă. Cu toate acestea, mesajele electronice au și propriile lor caracteristici specifice.

1. Asigurați-vă că datele dvs. de conectare arată solide sau cel puțin adecvate. [email protected]- Bine, [email protected]- Prost.
2. Este foarte important să completați întotdeauna câmpul Subiect. Această linie determină dacă o persoană va deschide mesajul primit. Dacă îi scrii cuiva pe care nu-l cunoști, ar trebui să încerci să găsești un titlu interesant. Dar nu exagerați – subiecte precum „Urgent!!! Oferta unica, deschis chiar acum!” Ele vă fac doar să doriți să faceți clic rapid pe pictograma coșului de gunoi din partea de sus. Titlul trebuie să fie format din 3-5 cuvinte și să reflecte conținutul mesajului.
3. Dacă nu sunteți familiarizat cu destinatarul, descrieți pe scurt cine sunteți și cum ați aflat despre el. Fără această introducere necesară, mesajul poate fi considerat spam și șters imediat.
4. Nu dezactivați citarea în setări - lăsați corespondența anterioară să fie afișată mai jos, sub tăietură.
5. A citi de pe un ecran este o plăcere dubioasă. O scrisoare de hârtie poate fi ridicată și numai din acest motiv este percepută mai serios la nivel inconștient decât una electronică. Luați în considerare acest lucru.
6. Cu cât mesajul de e-mail este mai scurt, cu atât se va răspunde mai repede.
7. Folosiți doar fonturi standard.
8. Nu abuzați de evidențierea textului – puteți folosi „aldine” pentru cele mai importante puncte, dar folosirea diferitelor culori este inacceptabilă.
9. Fără majuscule. Nu. Chiar și la subtitluri. Același lucru este valabil și pentru semnele de punctuație duplicate.
10. Împărțiți textul în paragrafe cu spațiu între ele (doar lăsați o linie goală).
11. Puteți atașa imagini sau fișiere text la e-mail. Materiale suplimentareși explicații, comentarii, extinse descrieri detaliate– toate acestea ar trebui să fie în fișiere atașate, dar nu în corpul scrisorii.
12. În corespondența de afaceri cu persoane cu care ai stabilit relații de încredere (vorbim despre parteneri de încredere, contractori de încredere), poți folosi ocazional emoticoane. Acest lucru va „reanima” comunicarea – emoticoanele de pe ecran (chiar și într-un mesaj de afaceri) sunt percepute destul de pozitiv. Desigur, ele nu pot fi folosite în litere „de hârtie”.
13. Asigurați-vă că semnați. În e-mailuri, acesta constă de obicei din 3-6 rânduri și include numele și prenumele expeditorului, funcția acestuia, numele companiei, adresa site-ului web și numărul de telefon de contact.

Exemplu de semnătură:

Cu stimă,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Vă oferim un exemplu de scrisoare de afaceri.

Rezumând

Deși totul este destul de simplu, exemplele de scrisori de afaceri scrise corect nu sunt atât de numeroase. Antreprenorii sunt în mod regulat confuzi în design, folosesc adrese care nu sunt complet corecte și uită de nuanțe importante.

Să enumerăm principalele caracteristici ale mesajelor de afaceri bune:

• obiectivitate;
• concizie (este recomandabil ca scrisoarea să nu ia mai mult de o pagină);
• ton neutru de prezentare;
• lipsă de raționament, narațiune, detalii excesive;
• lipsa evaluărilor emoționale;
• o relație logică clară între părți ale textului și fraze individuale.

Acesta este un fel de listă de verificare pe care o puteți verifica la început. După ce sute de mesaje de afaceri au fost compilate și trimise, nu va mai fi nevoie de ele. Nu ignorați regulile menționate mai sus și amintiți-vă: abilitățile de corespondență de afaceri „puse” îmbunătățesc semnificativ reputația și, în consecință, imaginea companiei.

Nu a fost de mult timp un secret pentru nimeni că vorbirea este împărțită în argou și literar - corect. Este destul de logic ca vorbirea corectă să fie nu numai orală, ci și scrisă. Fiecare persoană inteligentă trebuie să stăpânească cultura scrisului competent. Și cu atât mai mult pentru cei care comunică activ în afaceri oficiale prin corespondență. Cum sunt literele?

Ce este eticheta

Înainte de a vorbi despre scrisul de afaceri, trebuie să ne amintim mai întâi ce este eticheta. Aceasta este o ordine stabilită de comportament în societate, un set de maniere și reguli de așa-zise bune maniere, pe care orice persoană inteligentă, bine manieră trebuie să le respecte, pentru a nu fi catalogată drept necultă. Aceste reguli stabilite istoric fac parte integrantă din viața societății.

Cultura scrisului: caracteristici generale

Desigur, acest lucru se aplică nu numai scrisorilor de afaceri. Există multe tipuri și metode de comunicare scrisă. Toate sunt diferite, fiecare are propriile caracteristici, dar există și caracteristici comune. Printre acestea se numără următoarele:

• bazarea pe limbajul standardizat al cărții cu acordarea de vocabular non-carte;
• utilizarea structurilor sintactice complexe;
• ordine fixă ​​a cuvintelor într-o propoziție;
• structura textului clar;
• alfabetizare ridicată.

Eticheta scrisorilor de afaceri

În ce cazuri ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă desfășurăm afaceri cu organizații și/sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor, colegilor, clienților noștri, modul în care ne formatăm scrisoarea va deveni chipul companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie într-o lumină nu atât de favorabilă. Dacă, desigur, nu suntem competenți în eticheta de a scrie scrisori de afaceri. Pentru a nu pierde fața, trebuie să înveți înțelepciunea de mai jos. Apropo, este și util să aveți astfel de cunoștințe pentru că cea mai mică greșeală, o mică discrepanță cu regulile poate transforma o scrisoare de afaceri într-una ilegală din punct de vedere legal.

Specificul relațiilor de afaceri

Înainte de a vorbi direct despre litere, ar trebui să înțelegeți cum diferă în general, ce le caracterizează, care sunt trăsăturile lor. Principala caracteristică a relațiilor de muncă este absența (fie completă, fie aproape completă) a unei atingeri personale chiar în aceste relații. De regulă, la serviciu, fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - este puțin probabil ca cineva să danseze cu o tamburină, de exemplu, sau să efectueze alte acțiuni destul de logice în compania prietenilor, dar destul de ridicole pentru un mediu de lucru. Acest lucru se aplică, apropo, nu numai acțiunilor, ci și emoțiilor - vă puteți permite să râzi sau să zâmbești, sau chiar o ușoară manifestare de furie, dar râsul homeric, isteria, lacrimile și altele asemenea par destul de nepotrivite (toate acestea priveşte exclusiv emoţiile la locul de muncă). La locul de muncă, de obicei purtăm măști, dând dovadă de antrenament, reținere și calm.

Comunicarea de afaceri nu se poate termina atunci când doriți. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă, în mijlocul unei întâlniri importante, ne ridicăm brusc și părăsim publicul. Nu poți să-ți ignori interlocutorul, nu poți să nu răspunzi la apeluri sau scrisori. Toate aceste caracteristici împreună vă ajută să înțelegeți mai bine cum ar trebui să fie eticheta de vorbire scrisoare de afaceri.

Cerințe generale

Primul lucru la care acordăm atenție atunci când primim o scrisoare este hârtia. În conformitate cu cerințele etichetei scrisorilor de afaceri, hârtia pentru aceasta ar trebui să fie întotdeauna limpede și în niciun caz șifonată. Destinatarii mesajului vor avea cea mai buna experienta despre organizație, dacă scrisoarea se dovedește a fi scrisă pe antetul companiei cu sigla companiei. Prima pagină nu este numerotată; toate celelalte sunt marcate cu cifre arabe.

Există un altul foarte punct importantîn eticheta corespondenței de afaceri. Afacerea presupune alfabetizare ridicată și absența greșelilor de ortografie. Prin urmare, dacă există lacune în cunoștințele dvs. de gramatică rusă, este recomandat să nu vă grăbiți să trimiteți corespondența, ci să o verificați de două ori pentru posibile deficiențe.

Asemenea recomandare generală atât pentru hârtie cât și pentru e-mail, dorința este de a nu folosi scris structuri complexe - acest lucru este adecvat numai în documentele legale. Nu trebuie folosite abrevieri - doar cele general acceptate. Dar norma etichetei în afaceri include diverse clișee și argot - jargon profesional. Întregul document este păstrat oficial stilul de afaceri.

Un alt punct important care poate fi citit din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și prietenos. Nu se poate vorbi despre lipsă de tact sau grosolănie. În plus, o scrisoare de afaceri necesită specificitate și o prezentare clară a gândurilor tale.

Dacă destinatarul scrisorii nu vorbește rusă, textul mesajului trebuie scris în limba sa sau în engleză internațională. Apropo, un astfel de document ar trebui scris doar pe o parte a foii, cealaltă pe obligatoriu ramane curat.

Când pregătiți documente, trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie tastat la una și jumătate până la două intervale, cu o lățime a marginii de doi centimetri în stânga.

Nuanțe

O scrisoare de afaceri are propria sa structură clară, specială. În același timp, nu există un standard uniform pentru pregătirea documentelor pe hârtie: diferite companii pot exista variatii. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților scrisorii: trebuie să conțină cu siguranță un „antet”, un salut, partea principală și un rămas bun. Nu uita de semnătura ta personală la sfârșitul scrisorii.

Apropo, așa-numitul cadru al mesajului - frazele inițiale și finale - se numește cadru de etichetă. Ea este cea care ajută la stabilirea relației necesare cu destinatarul. În plus, regulile de etichetă pentru scrisorile de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează utilizarea diferitelor clișee de vorbire în mesaje (vor fi discutate mai jos).

Un aspect important al scrierii unei scrisori de afaceri este utilizarea corectă a adresei. Înainte de revoluție, adresa „domnule” sau „doamna” era folosită în țara noastră: era considerată universală, așa numeau pe oricine. În zilele noastre nu există o astfel de adresă universală, deși cuvântul „Domn” sau „Doamnă” se găsește adesea în scrisorile de afaceri - după ce și-a pierdut anterior popularitatea, revine treptat din nou în uz. Puteți contacta partenerul dvs. de afaceri astfel: oficial, dar nu unui client sau coleg.

Cea mai comună și universală în prezent este considerată a fi adresa „Stimate” sau „Stimate domnule”, dar de fapt nu este nici una. În mod similar, de exemplu, nu vă puteți adresa așa-zișilor VIP - mai ales persoanelor importante, care sunt considerate guvernatori, primari și președinți. În acest caz, va trebui să începeți scrisoarea cu adresa „Cu drag” (o altă opțiune este „Foarte respectat”).

Dacă mesajul se adresează mai multor persoane deodată și toți sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi indicat să folosiți o adresă precum „Stimați colegi” (dacă toți destinatarii sunt femei, este permis să scrieți „Stimate doamne ”; dacă bărbați, atunci „Stimați domni”). Dacă scrisoarea este adresată unei singure persoane, este strict interzis să nu se folosească un nume sau prenume. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (când destinatarul este un grup de persoane) sau atunci când interacționează cu o persoană juridică.

În ceea ce privește sfârșitul mesajului, trebuie să rețineți: nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii este exprimată încrederea într-o rezolvare cu succes și/sau rapidă a problemei și altele asemenea. Aici, de asemenea, nu ar trebui să subliniați dificultățile care au apărut în trecut - de exemplu, întârzieri în furnizarea unui răspuns sau eșecul de a primi unul. Aceste fraze sunt considerate semne negative ale etichetei scrisorilor de afaceri și sunt considerate ca reticență de a continua relația, precum și lipsă de respect față de interlocutor. Este important să înțelegeți că acest lucru este inacceptabil.

E-mail: Eticheta de afaceri

A doua opțiune posibilă pentru corespondență este prin e-mail. Există, de asemenea, o serie de particularități aici. Deci, de exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să îl începeți cu o prezentare a propriei companii, o descriere a activităților dvs. și posibilele sarcini care se așteaptă să fie îndeplinite. În timpul corespondenței pe termen lung, este necesar să se păstreze istoria scrisorilor trecute, pe baza cărora se bazează fiecare mesaj ulterior.

Prima scrisoare trebuie să conțină cu siguranță un salut și o adresă. În cele ulterioare, dacă este necesar un răspuns rapid, contestația poate fi omisă (dacă este cazul). În comunicarea online, mulți oameni nu consideră necesar să folosească semnele de punctuație și, de asemenea, scriu fără majuscule. Acest lucru este inacceptabil în eticheta e-mailurilor de afaceri.

Dimensiunea e-mailului nu trebuie să fie prea mare - de regulă, este jumătate din dimensiunea omologul său de hârtie. În același caz, dacă trebuie să comunicați o cantitate mare de informații destinatarului, în corpul scrisorii trebuie să fie indicată doar o scurtă notă de însoțire, iar materialul în sine trebuie atașat ca atașament în Word sau în orice alt fișier. - acest lucru este cerut de eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: „Bună ziua, stimate domnule Ivanov! Vă trimitem mostre ale broșurilor noastre publicitare. Le puteți vedea în atașament...”

Cât despre semnătură, trebuie să fie acolo. Puteți semna la sfârșitul fiecărei scrisori sau puteți face o semnătură automată, care va fi aplicată automat. Această opțiune este adesea folosită de reprezentanți companii mari. Semnătura trebuie să indice prenumele, prenumele, funcția, informații de contact, locul de muncă. Trebuie să fie formatat în așa fel încât să se încadreze în șaptezeci de caractere și să ocupe nu mai mult de cinci până la șase rânduri.

Este necesar să spunem câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta de afaceri Un e-mail necesită primirea unui răspuns la mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă este nevoie de mai mult timp, ar trebui să anunțați interlocutorul despre acest lucru. Un răspuns la toate mesajele menține reputația companiei sau a antreprenorului. Pentru a ști cu siguranță dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți folosi funcția de notificare a primirii - confirmarea de livrare va fi trimisă automat. În plus, nu este interzisă efectuarea unui apel de control.

Formule de vorbire sau clișee

Clișee, formule de vorbire, clișee de vorbire - orice ați spune, va fi în continuare o parte integrantă a corespondenței de afaceri. De la cursul școlar ne amintim că clișeele se numesc expresii de set. Nu sunt atât de mulți dintre ei:

• Regretul poate fi exprimat folosind următoarele expresii: „Din păcate, nu putem fi de acord...”, „Regretăm să informăm...”, „Spre regretul nostru, suntem obligați să informăm...” și așa mai departe.
• Recunoștința este indicată de clișee precum: „Dă-mi voie să-mi exprim recunoștința...”, „Mulțumesc...”, „Având în vedere contribuția ta...”.
• Puteți invita destinatarul la un anumit eveniment folosind ștampile: „Avem onoarea să vă invităm...”, „Sperăm acordul dumneavoastră...”, „Ne face plăcere să vă invităm...”, „Noi va fi bucuros să te văd...” și altele asemenea.
• Puteți încheia scrisoarea cu frazele: „Așteptăm cu nerăbdare idei noi de la dumneavoastră...”, „Vă dorim succes...”, „Sperăm pentru o colaborare fructuoasă în continuare...”.

Regulile de aur ale corespondenței de afaceri

Greșeli frecvente în corespondența de afaceri

Există mai multe lucruri aparent mici care pot deveni totuși fatale în cazul comunicare de afaceri. Adesea, aceste lucruri mărunte duc la încetarea relațiilor reciproc avantajoase, încetarea tranzacțiilor și lucruri similare neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul din vedere!

1. Nu poți scrie (și suna și tu!) despre muncă în afara programului de lucru! Cât de des, nevrând să așteptăm până dimineața, ne deranjem partenerii, clienții, colegii la nouă, zece sau chiar unsprezece seara. Ni se pare că totul va dispărea peste noapte, se va prăbuși, va eșua și nu se va mai putea salva situația. Și acei indivizi rari care sunt capabili să reziste până dimineața, dintr-un motiv oarecare, cred că șase dimineața este momentul potrivit pentru a comunica. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, un astfel de comportament doar ne irită și ne întoarce împotriva noastră înșine.
2. Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar cu toate acestea, nu poate exista familiaritate! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv în „tu” (cu V mare, asta înseamnă politețe și respect).
3. Schimbul excesiv de plăcere poate provoca, de asemenea, rău. În primul rând, ocupă timp prețios și, în al doilea rând, arată puțin enervant și plictisitor. Nu este nevoie să încerci din greu.

În zilele noastre există atât de multă literatură, încât uneori cuiva s-ar mări ochii. Există, de asemenea, o mulțime de cărți despre cultura vorbirii, inclusiv scrisul.

Pentru cei care doresc să dobândească cunoștințe în acest domeniu, le putem sfătui urmatoarele lucrari: „Eticheta scrisorilor de afaceri” de Oleg Davtyan, „Cultura vorbirii scrise” de Tatyana Degtereva, „Eticheta scrisorii rusești” de Natalia Formanovskaya și Alla Akishina, „Eticheta de afaceri” de Elena Ber, „Eticheta vorbirii ruse” de Natalia Formanovskaya și multe alţii.

1. Eticheta scrisorilor de afaceri necesită utilizarea unui semn de exclamare la sfârșitul adresei pentru a da o semnificație specială această problemă sau o persoană.
2. Adresarea numelui destinatarului indică o relație mai strânsă și de lungă durată, în timp ce adresarea numelui destinatarului subliniază distanța.
3. Eticheta scrisorilor de afaceri în Rusia se caracterizează prin neutralizare de gen, deoarece majoritatea profesiilor sunt adesea doar masculine.

Respectarea regulilor corespondenței de afaceri nu este atât de dificilă, pentru că nu sunt atât de multe. A le aminti este o mică știință. Dar în ochii celorlalți, o persoană care cunoaște eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultivată, cineva cu care este plăcut să faci afaceri.

Scrisoare de afaceri(denumită în continuare DP) este un tip de corespondență de birou în sfera de afaceri, care se referă la corespondența oficială dintre entitățile de afaceri (parteneri de afaceri) și angajații companiei.

Cu ajutorul DP se fac schimb de propuneri de afaceri, cereri și revendicări oficiale, se clarifică și se rezolvă situațiile conflictuale.

O scrisoare oficială într-un stil de afaceri diferă de alte tipuri de scrisori prin următoarele caracteristici:

• Stilul și modul de prezentare a gândurilor scriitorului scrisorii.
• Conținutul lexical și conținutul scrisorii, care se caracterizează prin lipsă de emoție și absența frazelor și propozițiilor emoționale pronunțate.
• Întocmirea și înregistrarea pe antetul oficial al companiei cu detaliile relevante.
• Font standard, același pentru întregul text al scrisorii.
• Un volum mic care nu depășește o pagină de text tipărit.
• Coordonare oficială strictă și respectarea obligatorie a regulilor stabilite la redactarea și transmiterea scrisorilor.

Cum să scrieți o scrisoare de afaceri și să obțineți un răspuns - urmăriți acest videoclip:

Principalele tipuri de DP

În funcție de criteriile de clasificare utilizate, toate DP-urile sunt împărțite în următoarele tipuri principale, care vor fi discutate mai jos cu o scurtă descriere.

DP care nu necesită un răspuns din partea destinatarului:

1. Garanții care asigură îndeplinirea anumitor obligații (de exemplu,).
2. Documente însoțitoare, care sunt atașate la pachetul de documente și alte scrisori oficiale.
3. Informațional, care conține anumite informații pentru referință.
4. Notificări care comunică destinatarilor informații și fapte importante. Veți învăța cum să întocmiți corect o notificare de reziliere a unui contract.
5. Avertisment, care conține o reamintire a oricăror consecințe negative pentru destinatar dacă acesta nu își îndeplinește obligațiile față de expeditorul scrisorii.
6. Mementouri care informează destinatarii scrisorilor despre responsabilitățile lor și acordurile încheiate anterior cu compania.

Există, de asemenea, o serie de PD care necesită un răspuns din partea destinatarilor lor.

Astfel de scrisori conțin de obicei în textul lor un fel de apel către entitatea destinatară (de exemplu, o cerere de a efectua o acțiune oficială), documente cu o ofertă (de exemplu, despre cooperare, încheierea de contracte, organizarea de evenimente oficiale), o scrisoare de cerere (furnizarea de informații, documente oficiale), o scrisoare prin care se solicită îndeplinirea obligațiilor și acordurilor, o scrisoare de cerere sau petiție.

DP de natură necomercială sunt împărțite în următoarele tipuri principale:

• Invitarea oamenilor să participe la un eveniment oficial, prezentare, eveniment corporativ.
• Documente cu condoleanțe angajaților companiei, directorilor companiilor partenere în legătură cu decesul persoanelor apropiate acestora și rudelor.
• Multumesc DP.
• DP informează despre un eveniment important.
• Documente de recomandare. Regulile și principiile întocmirii unei scrisori de recomandare sunt discutate în detaliu.
• Garantie DP.
• Scrisori de confirmare a primirii mărfurilor și prestării de servicii.
• Scrisori de felicitare în legătură cu orice sărbătoare sau eveniment special.
• Scrisori de petiție în care expeditorul îi cere destinatarului să îi furnizeze un serviciu sau să efectueze acțiuni care sunt importante pentru expeditor.
• Scrisori cu o listă de instrucțiuni.
• Documente însoțitoare.

DP, care sunt de natură comercială, sunt utilizate în mod standard în etapa preliminaraîncheierea oricărui acord și pe durata valabilității unui acord semnat anterior, astfel de scrisori includ:

• Solicitare de date sau produse.
• Răspuns la o solicitare din partea unei companii partenere.
• Scrisorile de ofertă care conțin în textul lor o propunere comercială de afaceri pentru încheierea unui acord sau tranzacție.
• Scrisori de revendicare și de memento.
• Scrisori de avertizare, care indică o încălcare de către o parte a obligațiilor, rezilierea contractelor încheiate anterior sau necesitatea ca partea destinatară să își îndeplinească obligațiile.

Din punct de vedere structural, toate tipurile de scrisori de afaceri pot fi împărțite în documente care:

1. Conține textul autorului, prezentat în formă liberă.
2. Scris în conformitate cu șablonul sau formularul stabilit fără abateri de la drepturile de autor.

În funcție de destinatarii lor, PD sunt:

• Circulară (trimisă la mai mulți destinatari deodată).
• Standard (trimis unui singur destinatar de la un emitent).
• Natură colectivă (o astfel de scrisoare are un singur destinatar, dar există mai mulți expeditori deodată).

Exemplu de scrisoare de mulțumire de afaceri. Foto: www.nevagazservis.ru

Formă corespondență de afaceri Pot fi:

• Fax.
• Electronic (astfel de scrisori sunt trimise pe site-ul oficial sau oficial e-mail firma destinatară).
• Poștal (trimis standard prin poștă în plicuri).
• Scris de mână (de obicei, acestea sunt scrisori care conțin felicitări sau condoleanțe).

Cum să scrieți și să formatați corect o scrisoare

DP este împărțit în mod standard în introducere, părți principale și finale, care ar trebui să fie legate în mod logic între ele.

Introducerea include datele și faptele care au devenit baza pentru scrierea DP, iar partea principală conține conținutul în sine și textul principal al scrisorii. Partea finală conține rezultatul scrierii scrisorii și pentru ce a fost scrisă - o cerere, o revendicare, un refuz, o expresie de recunoștință și așa mai departe.

Când scrieți orice scrisoare de afaceri, trebuie să acordați atenție următoarelor puncte cheie și reguli, care vor fi discutate în detaliu mai jos în text.

Design stilistic

DP ar trebui scris doar într-un stil business, fără elemente stilul conversațional, fraze din argou, diminutive și alte elemente care sunt nepotrivite în corespondența de afaceri.

Procedura de transmitere a informațiilor și datelor

Datele și informațiile furnizate în corespondența comercială trebuie transmise în conformitate cu următoarele cerințe, a căror îndeplinire este obligatorie dacă scopul dvs. este de a crea o scrisoare de afaceri corectă și competentă:

• Relevanța și fiabilitatea faptelor și datelor transmise, care trebuie verificate de la data redactării scrisorii și corespund situației actuale a companiei.
• Adresabilitate (scrisoarea trebuie adresată și trimisă unei anumite persoane sau unui grup de persoane).
• Rezonabilitate a cererilor și pretențiilor declarate.
• Obiectivitate și imparțialitate.
• Completitudinea informațiilor furnizate, pe baza cărora entitatea destinatară va putea lua o decizie obiectivă și nu va trebui să obțină sau să solicite date suplimentare de la compania dumneavoastră.

Cerințe pentru conținutul și designul formei companiei

DP trebuie întocmit pe antetul companiei cu toate detaliile necesare. Cerințele pentru acest formular sunt următoarele:

• Format standard – A4.
• Pentru a putea depune DP cu documente și a-l transfera în arhivă, trebuie să lăsați marginea din stânga de minim 3 centimetri.
• Indicarea numelui organizației, a adreselor reale și legale, a informațiilor de contact, a adreselor de e-mail și a site-ului web.
• La înregistrare electronică Pentru litere, este recomandabil să folosiți un tip de font standard – Times New Roman cu dimensiunea 12.
• DP poate fi întocmit nu numai pe antetul companiei, ci și pe o foaie obișnuită de hârtie, dar în acest caz, toate datele de la antet trebuie specificat.
• Trimiterea unui DP prin fax sau e-mail nu este permisă dacă textul unui astfel de document conține date confidențiale despre acorduri majore, documente secrete importante, date personale ale angajaților, a căror dezvăluire este inacceptabilă și ar putea afecta reputația companiei.

Regulile de numerotare DP și defalcarea paragrafelor

Numerotarea unui document format din mai multe pagini tipărite simultan începe ca standard de la a doua pagină, iar numerele trebuie scrise în colțul superior al paginii cu cifre arabe fără puncte lângă numărul paginii.

Pentru ca textul scrisorii să fie cât mai ușor de citit și de înțeles de către destinatar, aceasta ar trebui împărțită în paragrafe. Această împărțire va ajuta cititorul să înțeleagă unde se termină o teză și unde începe alta.

Corecții în textul scrisorii

Prezența ștersăturilor, greșelilor de scriere, gramaticale, de punctuație și stilistice în textul DP este nedorită și inacceptabilă. Textul scrisorii trebuie să fie alfabetizat și corect, cu un interval între rânduri de 1,5-2.

Exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri.

Detalii obligatorii în textul DP

Principalele detalii care trebuie să fie prezente în scrisoare sunt următoarele:

• Stema Rusiei, care se află chiar în mijlocul hârtiei goale și a cărei indicare este obligatorie pentru agențiile și organizațiile guvernamentale.
• Numele complet al companiei fără abrevieri.
• Date de contact (numere de telefon fix și mobil, fax).
• Numere de cont bancar.
• Date despre destinatarul DP (numele companiei care primește scrisoarea trebuie indicat în cazul nominativ, în timp ce numele complet și funcția destinatarului sunt indicate în cazul dativ).
• Înaintea numelui complet al destinatarului care are un titlu sau diplomă academică (Doctor, Candidat în Științe), este necesar să le indicați.
• Toate detaliile din textul DP trebuie scrise dintr-un rând nou cu majuscule.

Cum să compun și să trimiți o scrisoare după o întâlnire de afaceri

Conducerea unei întâlniri cu reprezentanții unei companii concurente și partenerii de afaceri implică corespondență comercială suplimentară. Caracteristicile scrierii unei scrisori după o întâlnire de afaceri sunt următoarele:

• Chiar la începutul documentului, se indică ora și data întâlnirii sau conferinței de afaceri, chiar dacă au trecut doar una sau două zile de la organizarea acestora.
• Scrisoarea trebuie să fie cât mai scurtă posibil și să indice în mod clar ce anume doriți să comunicați partenerilor dvs. de afaceri, fără să vă învăluiți.
• În textul scrisorii, merită menționat pe scurt ce puncte s-au discutat în cadrul ședinței, ce probleme au fost ridicate și la ce decizie ați luat dumneavoastră și destinatarul scrisorii.
• Destinatarul scrisorii din răspunsul DP ar trebui să dorească să-și exprime opinia sau decizia cu privire la întâlnirea anterioară și probleme controversate care s-a urcat pe el.
• Scrieți despre o anumită dată și oră la care va fi posibil să răspundeți întâlnire de afaceri, conferință, conversație telefonică de afaceri.
• Informați destinatarul DP despre intențiile dumneavoastră cu privire la continuarea cooperării în afaceri și încheierea de acorduri.
• Încheiați DP politicos și dezinvolt, de exemplu, „Cele mai bune urări pentru voi...”.

Caracteristici ale designului DP-urilor electronice

Scrisorile în format electronic sunt emise acum mult mai des decât corespondența prin fax sau poștă, deoarece o astfel de scrisoare va fi livrată mult mai rapid și, în consecință, compania expeditoare va primi un răspuns la DP mai rapid.

Este foarte simplu să pregătiți și să executați un DP electronic, cerințele de bază pentru pregătirea acestuia sunt aceleași ca și pentru scrisorile comerciale pe hârtie. Caracteristicile mici de design sunt după cum urmează:

• Precizarea subiectului sau titlului DP, astfel încât destinatarul să nu-l piardă în fluxul de corespondență primită de la partenerii și concurenții săi.
• Nu trebuie să schimbați subiectul sau titlul atunci când primiți un răspuns la DP, ceea ce va facilita foarte mult schimbul de scrisori în viitor și va face posibilă vizualizarea rapidă a scrisorilor anterioare pe acest subiect.
• Ar trebui să utilizați software standard, nu folosiți cele mai recente versiuni de programe pentru a crea o scrisoare, deoarece e-mailul poate să nu fie deschis ulterior pe computerul destinatarului, care nu este echipat cu programe noi.
• Emoticons și alte elemente neoficiale corespondență prin e-mail DP nu trebuie folosit în text.

Termenele limită pentru răspuns la o scrisoare primită

DP, care conține textul propunerii de cooperare, pretenții, cereri și alte elemente care necesită un răspuns, trebuie revizuit și răspuns în următoarele intervale de timp:

• Destinatarul trebuie să confirme primirea scrisorii de solicitare în termen de trei zile, iar la o astfel de solicitare i se poate răspunde în termen de o lună.
• O scrisoare de condoleanțe cu privire la decesul unei persoane dragi sau a unei rude a unui angajat al companiei trebuie trimisă în termen de zece zile de la data evenimentului trist.
• Lucrările de felicitare sunt trimise în termen de opt zile de la data evenimentului special.
• Conform regulilor generale, toate documentele oficiale de afaceri sunt revizuite și le este trimis un răspuns în termen de șapte zile de la data primirii scrisorii.

Reguli pentru încheierea unei scrisori

Partea finală a DP trebuie să conțină rezultatul întregii părți principale menționate mai sus, trebuie să sintetizeze rezultatele și să facă propuneri sau concluzii specifice; În acest caz, partea finală ar trebui să fie cât mai scurtă, clară și concisă posibil.

Iată exemple de opțiuni de succes pentru încheierea textului unui DP în domeniul corespondenței oficiale:

• Recunoștință politicoasă pentru atenția acordată sau asistența acordată.
• Exprimarea dorinței de cooperare ulterioară, speranță pentru încheierea de acorduri cu compania parteneră.
• Asigurarea destinatarului scrisorii despre ceva (corespondență ulterioară, încheierea unui acord și cooperare).
• Exprimarea unei cereri de a face ceva (scrieți rezultate, raportați orice afirmații).
• Vă rugăm să scuzați îngrijorarea și neplăcerile cauzate.

La sfârșitul scrisorii, puteți să-i urați succes, să transmiteți cele mai bune urări sau respect pentru destinatarul scrisorii.

DP în engleză sau altă limbă străină

Mulți oameni de afaceri corespund și cooperează nu numai cu companii locale situate în Federația Rusă, ci și cu companii străine, precum și cu sucursale sau reprezentanțe ale companiilor străine situate în Rusia.

În acest caz, nu există o formă strict stabilită a DP, procedura de întocmire a DP într-o limbă străină va depinde de scopul redactării și de forma documentului oficial. Când elaborați un DP, trebuie să vă concentrați pe următoarele reguli generaleși recomandări în domeniul corespondenței oficiale:

• Data întocmirii DP. Când trimiteți un document în America, trebuie mai întâi să introduceți luna în format digital, abia apoi să indicați ziua curentă a lunii și anul. Dacă trimiteți o scrisoare în Anglia, atunci data este introdusă ca standard, ca în Rusia, dar cel mai bine este să indicați luna sub formă de scrisoare pentru a evita neînțelegerile.
• Detalii despre destinatarul străin. Atunci când adresați o scrisoare, trebuie să utilizați formulare standard (domnule, doamna, domnișoara) urmate de numele de familie al destinatarului scrisorii.
• Adresa destinatarului de e-mail. Procedura de indicare diferă de cea standard din Rusia. Mai întâi trebuie să indicați numărul biroului companiei străine, apoi numărul casei în care se află biroul sau numărul clădirii de birouri, numele străzii, numerele de cod poștal, numele statului atunci când trimiteți o scrisoare către Statele Unite. State, numele județului, țara dacă destinatarul scrisorii se află în Anglia sau în alte țări din Europa de Vest.
• Trebuie indicat subiectul scrisorii (sau antetul acesteia), ceea ce va permite destinatarului să acorde atenție scrisorii dvs., în caz contrar, aceasta se poate pierde în șirul de corespondență primită a unei companii străine.
• Partea principală a DP ar trebui să fie împărțită în paragrafe, sau fiecare propoziție nouă poate fi scrisă pe un rând nou pentru ușurință de citit.
• Partea finală. La sfârșitul DP pe engleză trebuie să-i mulțumiți destinatarului pentru atenție și să vă exprimați speranța pentru cooperare în continuareși stabilirea de relații de afaceri între firmele dvs.
• Semnătura din document este plasată imediat sub propoziție (paragraf) cu rămas bun lângă semnătură, trebuie să indicați numele dvs. complet, funcția în companie și numele companiei care trimite scrisoarea;
• Atașamentele și alte completări la document trebuie enumerate și trebuie indicate chiar la sfârșitul DP, ceea ce va preveni pierderea lor la trimitere și va concentra atenția destinatarului asupra prezenței lor și asupra faptului că atașamentele trebuie, de asemenea, studiate. atunci când scrieți un răspuns la scrisoare.
• În textul DP într-o limbă străină trebuie scrise cu majuscule următoarele: inițiale, numele complete ale angajaților companie străină, nume de județe, orașe, state, țări, funcții în companii, adresa inițială din scrisoare și primele cuvinte care apar în fraza de rămas bun de la sfârșitul scrisorii.

O scrisoare de afaceri redactată corect și competent în domeniul afacerilor este instrument eficient, care vă va permite să stabiliți relații profitabile și promițătoare în sfera afacerilor, în timp ce un DP redactat incorect cu erori sau greșeli de scriere poate anula orice relație ulterioară cu partenerii sau concurenții.

Prin urmare, trebuie să abordați cât mai responsabil redactarea textului DP, să studiați regulile și recomandările prevăzute mai sus, precum și modele de documente.

Regulile pentru pregătirea unei scrisori de afaceri competente sunt discutate aici:

16Aprilie

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre scrisorile de afaceri.

Astăzi vei învăța:

1. De ce corespondența de afaceri nu și-a pierdut relevanța;
2. Ce tipuri de scrisori comerciale există și cum sunt formatate;
3. Cum să scrii corect o scrisoare de afaceri.

Acum în afara ferestrelor noastre este timpul tehnologie înaltăși internetul. Însă corespondența de afaceri nu și-a pierdut importanța și relevanța, pur și simplu s-a mutat în alte media. Să vorbim astăzi despre motivul pentru care este important să poți compune și formata scrisori de afaceri.

De ce ai nevoie de corespondență de afaceri?

În primul rând, aceasta este o oportunitate de a face schimb de opinii, sugestii și gânduri cu angajații sau partenerii de afaceri. Cu ajutorul corespondenței, ei formulează plângeri, solicitări și clarifică neînțelegerile dintre companii.

Corespondența de afaceri este unul dintre tipurile de corespondență oficială.

Diferențele dintre scrisorile de afaceri și altele

Principalele diferențe sunt următoarele:

• Stilistica prezentării;
• Vocabular care nu permite exprimarea clară a emoțiilor;
• Realizat pe antetul oficial al companiei;
• Fontul nu este prea mic, dar nici mare și este același pe tot textul;
• Rareori ocupă mai mult de 1 pagină;
• Prezența unui lanț oficial strict de comandă.

Tipuri de scrisori de afaceri

Toate scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe grupuri. Ne vom opri asupra fiecăruia mai în detaliu și vom oferi o scurtă descriere.

Scrisori la care nu trebuie răspuns.

• Scrisoare de garanție;
• Însoțitor;
• informativ;
• Scrisoare de avertizare;
• Scrisoare de reamintire.

Scrisori care necesită un răspuns.

• Recurs;
• Oferi;
• Cerere;
• Cerinţă;
• Petiţie.

Scrisori necomerciale.

• Scrisoare de invitație;
• Scrisori care exprimă condoleanțe;
• Scrisori care exprimă recunoștință;
• Scrisori care informează despre ceva;
• Scrisori care conțin recomandări;
• Scrisori de garanție;
• Scrisori care confirmă că bunurile au fost primite, serviciul a fost prestat și așa mai departe;
• Scrisori de felicitare cu diverse ocazii;
• Scrisoare de cerere;
• Scrisori de instrucțiuni;
• Scrisori de intenție.

Scrisori comerciale.

Ele sunt utilizate de obicei înainte de încheierea unui acord, precum și pe durata valabilității contractului.

Acestea includ:

• Scrisori de răspuns la întrebări;
• Solicitare directă;
• – o scrisoare în care se propune efectuarea unei tranzacții sau încheierea unui acord;
• Revendicare;
• Memento;
• O scrisoare care conține un avertisment cu privire la încetarea acordurilor sau necesitatea îndeplinirii obligațiilor etc.

Dacă vorbim despre clasificarea după structură, există 2 tipuri de scrisori comerciale:

• Conținând textul autorului și scris în formă liberă;
• Compilat după un model strict.

De către destinatar.

• Circulară – o scrisoare care este trimisă mai multor destinatari;
• Regular – trimis către un destinatar în numele unei persoane;
• Colectiv – trimis către un destinatar, dar de la mai multe persoane.

Scrisorile sunt, de asemenea, împărțite în funcție de forma în care au fost trimise:

• Trimis ca mesaj de fax;
• Trimis prin email;
• Cele trimise în plicuri obișnuite.

Există tipuri de scrisori care, din motive etice, ar trebui mai degrabă scrise de mână decât dactilografiate. Acest lucru este valabil pentru condoleanțe și felicitări.

Secretele unui design corect

Textul scrisorii este împărțit în părți introductive, principale și finale. Sunt conectate logic între ele. Partea introductivă include circumstanțele care au condus la crearea scrisorii, iar partea principală reprezintă conținutul în sine. Partea finală rezumă rezultatele, care exprimă cererea, refuzul etc.

În general, corespondența de afaceri cu toată responsabilitatea poate fi numită o artă, deoarece este necesar să înveți cum să o conduci corect, cu respectarea tuturor cerințelor. La urma urmei, cel mai adesea ne gândim doar la informațiile care sunt prezentate clar și uităm de faptul că scrisoarea poate fi considerată chipul companiei.

Stilistică.

Fiecare scrisoare este scrisă într-un stil strict de afaceri, folosind modele de vorbire caracteristice documentelor oficiale.

Cerințe pentru prezentarea informațiilor.

Toate informațiile conținute în scrisoare sunt prezentate după cum urmează:

• Adresat, destinat unei anumite persoane;
• Toate informațiile trebuie să fie actuale la data scrierii;
• Fiabil;
• Imparţial;
• Raționat;
• Cât de complet posibil, pentru ca pe baza ei să se poată lua o decizie.

Formă.

În primul rând, scrisoarea este întocmită pe antet care este proprietatea companiei.

• Pentru a scrie o scrisoare de afaceri se folosesc foi de dimensiune A4;
• Marginea din stânga a formularului trebuie să fie de cel puțin 3 cm, deoarece după ceva timp vor fi trimise la dosar;
• Sunt indicate numele companiei, adresa legală și reală a acesteia și adresa de e-mail;
• Este mai bine să folosiți fontul standard Times New Roman, dimensiunea 12. Este cel mai optim și este ușor de citit;
• Este permisă întocmirea scrisorilor de afaceri fără a utiliza antet, dar atunci trebuie totuși să furnizați informațiile din formular.

Dacă în scrisoarea vine despre care vorbim tranzacții majore legate de finanțe sau informații confidențiale de altă natură, trimiteți astfel de scrisori prin fax sau formular electronic nerecomandat. Este mai bine la modă veche, într-un plic obișnuit de hârtie.

Numerotare.

Dacă litera este formată din mai multe pagini, atunci acestea sunt numerotate începând cu a doua. Numerele sunt plasate în partea de sus în mijloc cifre arabe. Nu există puncte lângă număr.

Împărțirea în părți.

Aceasta înseamnă împărțirea scrisorii în paragrafe. Textul nu ar trebui să curgă într-un flux continuu, altfel pur și simplu nu va fi perceput. Datorită împărțirii în paragrafe, puteți vedea unde se termină un gând și unde începe altul.

Disponibilitatea corecțiilor.

Nu este recomandabil să permiteți corecții, greșeli de scriere sau ștergeri. Scrisoarea trebuie scrisă corect, iar textul trebuie tipărit la intervale de 1,5 - 2.

Detalii folosite.

Vom indica doar cele principale, deoarece am vorbit deja pe scurt despre ele puțin mai devreme:

• Dacă întreprinderea este deținută de stat, se folosește stema Federației Ruse. Este situat la mijlocul formularului oficial;
• Numele complet al companiei;
• Numere de fax și telefon;
• numărul de cont bancar;
• Destinatar – iar numele firmei destinatare se foloseste in cazul nominativ pentru a indica functia si prenumele destinatarului, se foloseste cazul dativ;
• Dacă destinatarul are o diplomă sau un titlu academic, indicați-l înaintea numelui de familie al persoanei;
• Orice detalii sunt scrise pe un rând nou și cu majuscule.

Scrisoare de afaceri după o întâlnire

Ai avut o întâlnire de afaceri, era o perspectivă pentru. Vom discuta în continuare cum să reflectăm acest lucru într-o scrisoare.

1. În primul rând, la începutul scrisorii, referiți-vă la data și ora comunicării dvs. cu potențialul partener, chiar dacă au trecut câteva zile de la întâlnire.
2. Evitați greșelile sau frazele excesiv de complexe: păstrați scrisoarea scurtă și clară, dar într-un mod în care destinatarul va dori să o citească.
3. Menționați despre ce a fost conversația. De exemplu: " Am discutat cât ar costa o vază în stil venețian.”
4. Asigurați-vă că destinatarul scrisorii își exprimă opinia cu privire la subiectul întâlnirii.
5. Indicați o oră la care puteți comunica prin telefon sau vă puteți întâlni personal.
6. Spuneți destinatarului că așteptați cu nerăbdare să lucrați cu el: „ Aștept cu nerăbdare relații de afaceri viitoare cu dvs«.
7. Încheiați scrisoarea cu următoarea expresie sau cu o expresie similară: „ Cele mai bune urări pentru tine...».

Scrisori de afaceri electronice

Este imposibil să ignorăm cerințele pentru executarea lor, deoarece acum tot mai multe scrisori sunt emise în formă electronică, mai degrabă decât pe hârtie. La urma urmei, este secolul 21.

Pregătirea unei scrisori de afaceri electronice nu este dificilă; cerințele de formatare sunt identice cu scrisorile tradiționale. Singurul lucru este că o astfel de scrisoare ar trebui să aibă întotdeauna un titlu (sau linie de subiect), astfel încât pur și simplu să nu se piardă în fluxul documentației.

În plus, atunci când se răspunde la o astfel de scrisoare, este mai bine să nu schimbi subiectul scrisorii, astfel încât vei înțelege rapid ce se spune dacă primești o mulțime de e-mailuri.

De asemenea, nu ar trebui să utilizați software de ultimă generație atunci când creați atașamente la astfel de scrisori, este departe de a fi un fapt că destinatarul dvs. are același lucru. Dacă nu este acolo, scrisoarea pur și simplu nu se va deschide.

Nu folosiți emoticoanele atunci când scrieți o scrisoare de afaceri electronic. Tehnologia este grozavă, dar păstrați-o ca în afaceri când scrieți.

Care este termenul limită pentru a răspunde la o scrisoare?

Dacă scrisoarea este clasificată ca necesitând un răspuns, atunci când să răspundeți depinde de informațiile conținute în scrisoare:

• Dacă primiți o solicitare, vă rugăm să confirmați că a fost primită în următoarele trei zile de la primire. Iar răspunsul final poate fi dat într-o lună;
• Dacă vorbim de condoleanțe, acesta poate fi trimis în termen de zece zile de la întâmplarea tristă;
• Este permis să trimiteți felicitări în termen de 8 zile din momentul în care ați aflat despre data specială;
• Dacă vorbim despre reguli generale bune maniere, este mai bine să răspundeți la scrisori în termen de șapte zile.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri: într-un limbaj simplu despre lucruri complexe

Distingeți între o scrisoare de afaceri și corespondența personală. Am vorbit deja de mai multe ori astăzi despre care sunt aceste diferențe, nu trebuie să uităm de ele. Acum să ne uităm la scrierea unei scrisori pas cu pas.

Etapa 1.

Indicăm destinatarul.

În colțul din dreapta sus al formularului scriem numele de familie, inițialele și funcția persoanei căreia îi adresăm scrisoarea. Dacă destinatarul este o organizație, indicați adresa legală a acesteia.

Etapa 2.

Recurs.: Il asezam in mijlocul formei. Se desfășoară într-o manieră respectuoasă, fără abrevieri sau ștersături. Exemplu

Dragă (nume, patronimic)!

Explicați scopul scrisorii, esența ei și ideile principale. Această parte este cea principală. Scrieți despre ceea ce doriți să spuneți, care este motivul apelului dvs. Dar nu uitați de stilul oficial și neutru.

Etapa 4.

Efectuarea de propuneri și recomandări.

Aproape orice scrisoare de afaceri implică faptul că destinatarul va răspunde la aceasta. În general, acest lucru nu este cerut doar de scrisorile cu caracter informativ. Prin urmare, nu descrieți doar problema, ci și sugerați cum poate fi rezolvată.

Dacă depuneți o plângere, cereți să fie luate anumite măsuri dacă vă oferiți să cooperați, spuneți-ne ce opțiuni sunt disponibile;

Pentru a spune simplu, cel care primește scrisoarea trebuie să vadă că nu doar că vrea ceva de la el, ci și să înțeleagă cum se poate realiza acest lucru.

Cum să închei o scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri trebuie scrisă perfect. Dacă regulile de scriere nu sunt respectate, aceasta poate afecta negativ reputația generală a companiei. Prin urmare, acum propunem să ne oprim mai în detaliu asupra designului părții finale a unei scrisori de afaceri.

La sfârșitul scrisorii, rezumați tot ce s-a discutat mai devreme. Dar nu ar trebui să vă întindeți concluziile în 10 propoziții, la urma urmei, concizia și concizia sunt apreciate în scrisorile de afaceri. Este mai bine să te limitezi la fraze simple.

Vom baza finalul pe 2 indicatori: ar trebui să fie cât mai politicos și corect posibil. Există diferite opțiuni pentru cum să-l construiți.

• Iată câteva exemple: Vă mulțumim pentru atenție sau ajutor:
• Multumesc! (Dă-mi voie să-ți mulțumesc...); Exprima-ți speranțele pentru viitor:
• Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă (Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat...); Puteți construi o frază pentru a asigura destinatarul de ceva:
• Am fi bucuroși să cooperăm cu dumneavoastră; Faceți o cerere:
• Vă rugăm să raportați rezultatele; Ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat:

Îmi cer scuze pentru întârzierea neașteptată a plății pentru material.

Cum să-ți ia rămas bun de la destinatar.

În ciuda faptului că corespondența este oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri.

• Iată câteva opțiuni:
• Cu respect pentru tine...;
• Cu urări de succes...;

Cele mai bune urări…

Semnăm corect. Când semnați scrisoarea, indicați funcția, prenumele și prenumele. Dacă te îndoiești de oportunitatea unei expresii precum: „ Al dumneavoastră" -

doar nu-l folosi.

Îți poți indica contactele, numărul de telefon suplimentar sau adresa de e-mail în semnătură, astfel încât să-i demonstrezi destinatarului că ești gata să comunici și să cooperezi cu el.

Scrisori de afaceri în engleză

Nu există o formă reglementată pentru alcătuirea unor astfel de scrisori. Totul va depinde de scopul scrisorii și de cine este destinatarul acesteia. Iată câteva recomandări scurte pentru redactare.

Data scrierii.

Dacă scriem în SUA, atunci când indicăm data punem mai întâi luna, apoi ziua și numai apoi anul. Dacă în Marea Britanie, data este introdusă ca în Federația Rusă. În acest caz, scrieți luna cu litere pentru a evita confuzia.

Detalii despre destinatar.

• Dacă îi scrii unui bărbat, contactează-l astfel: domnul (introduceți numele de familie);
• Dacă o femeie căsătorită: Doamna (introduceți numele de familie);
• Pentru o doamnă necăsătorită: Domnișoară (indicați numele de familie);
• Dacă nu cunoașteți statutul doamnei: Dna (introduceți numele de familie).

Specificarea adresei.

Comanda este opusă celei acceptate în Federația Rusă: birou, număr de locuință, numele străzii, codul poștal, numele statului (dacă este scris în SUA), numele județului și numele țării (dacă este scris în Marea Britanie).

Cum să contactați destinatarul.

Apeluri standard:

• Stimata doamna;
• Stimate domn;
• Stimate domnule sau doamnă;
• Stimata doamna;
• dragă.

După adresă punem virgulă (dacă scriem în Marea Britanie) sau două puncte (dacă scriem în SUA). Nu este obișnuit să puneți semnul exclamării.

Subiect.

Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii, la fel ca în Federația Rusă.

Textul principal.

Împărțiți-l în paragrafe. Sau scrieți fiecare propoziție pe un rând nou.

Cum să-ți spui la revedere.

De exemplu, așa: „ Vă mulțumim pentru ajutor, rămânem cu adevărat ai Dvs.”– Mulțumesc, devotatul meu..., deși poate mai puțin formal.

Înregistrarea semnăturii.

Ne punem semnătura sub paragraful de rămas bun, indicăm numele și prenumele, numele companiei și funcția.

Proiectarea aplicatiilor.

Dacă anexați vreun document, vă rugăm să indicați acest lucru la sfârșitul scrisorii: „ Enc.”și enumerați aplicațiile.

Ce să scrieți cu majuscule.

• Nume și inițiale;
• Nume de companii;
• Numele orașelor, statelor etc.;
• Orice cuvinte care indică poziția ocupată;
• Primele cuvinte de rămas bun;
• Adrese de deschidere.

Înainte de a încheia conversația, iată câteva exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză.

Exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză

Concluzie

Pentru a rezuma, aș dori să spun că o scrisoare de afaceri este un instrument de comunicare în orice domeniu de activitate. Dacă este scris corect, cu siguranță vă va prezenta compania într-o lumină pozitivă.

Pe de altă parte, o scrisoare scrisă neglijent și cu erori poate distruge complet cel mai mult afaceri promițătoare. Scrieți corect scrisorile și am încercat să vă spunem cum să o faceți.

În acest articol veți găsi informații despre lucrul cu scrisori dificile care se găsesc adesea în interacțiunile de afaceri și veți vedea, de asemenea, mostre de scrisori de afaceri. Acestea sunt scrisori, nevoia de a scrie care apare într-o situație de încălcare a intereselor comerciale: o scrisoare de cerere și o scrisoare de revendicare.

Întrucât situația în sine este destul de dificilă, scrierea unei scrisori într-o astfel de situație este o problemă foarte importantă, în care este important ca autorul să fie competent, politicos, corect și, în același timp, capabil să-și apere cu fermitate afacerea. interese.

Ajută la rezolvarea cu succes a complexității literelor „dificile”:

• Atitudine competentă în interacțiune: o atitudine fermă, dar corectă față de parteneriat
• Alegerea stilului de scriere adecvat (afaceri formale sau afaceri confidențiale
• Gestionarea competentă și logică a faptelor

Exemple de scrisori de afaceri.

(atitudine – parteneriat, stil – afaceri oficiale, tratare convingătoare a faptelor)

Dragi colegi!

Pentru a lua măsuri de asigurare a calității și fiabilității dispozitivului KIP-12 în condiții de funcționare, produs de Institutul de Optică din anul 1992, vă adresăm următoarea solicitare: luați în considerare posibilitatea de a furniza Institutului de Optică informații despre funcționarea parametrii dispozitivului în conditii reale functionare (detalii in atasament). Datele pe care le trimiteți vor permite institutului să colecteze informațiile necesare pentru analiză, să efectueze monitorizarea și vor contribui la o soluție mai promptă a problemelor de îmbunătățire a calității și fiabilității dispozitivului KIP-12.

Vă rugăm să ne informați în scrisoarea de răspuns despre decizia dvs. de a ne ajuta. Dacă este necesar Informații suplimentare, despre care aveți nevoie pentru a lua o decizie, vă rugăm să ne informați despre aceasta și în scrisoarea dvs. de răspuns.

Cu stimă,

Echipa Biroului Tehnic

Institutul de Optică

Scrisoare de afaceri. Exemplu de scrisoare de cerere(atitudine – parteneriat, stil – confidențial și de afaceri, tratare convingătoare a faptelor)

Dragi colegi!

Suntem foarte interesați de îmbunătățirea calității și fiabilității dispozitivului KIP-12, pe care îl producem din 1992 și care a fost utilizat ferm în activitatea companiei dumneavoastră din 1995. Prin urmare, apelăm la dumneavoastră cu această solicitare.

Pentru a îmbunătăți calitatea și fiabilitatea dispozitivului KIP-12, avem nevoie de date detaliate despre funcționarea acestui dispozitiv în condiții de funcționare. În implementarea acestei sarcini, contăm cu adevărat pe ajutorul și participarea dumneavoastră directă. Având în vedere cooperarea pe termen lung și pozitivă a companiilor noastre, apelăm la dvs. cu o cerere - o ofertă: pentru a ne ajuta să colectăm și să oferim informații statistice despre funcționarea dispozitivului. Vă vom fi recunoscători dacă veți găsi o oportunitate de a colecta statistici pentru noi cu privire la parametrii specificați (detalii în aplicație). Acest lucru ne va permite să monitorizăm eficiența dispozitivului și să luăm rapid măsuri pentru a îmbunătăți calitatea și fiabilitatea funcționării acestuia.

Vă rugăm să ne spuneți dacă sunteți gata să ne ajutați în principiu. Dacă aveți nevoie de comentarii suplimentare sau aveți întrebări pentru a lua o decizie, suntem gata să le răspundem.

Vă vom fi recunoscători pentru răspunsul dvs.

Cu stimă,

Ivan Ivanov

Şeful Biroului Tehnic

Institutul de Optică

Scrisoare de afaceri. Exemplu de scrisoare de cerere și model de scrisoare de revendicare.

Scrisoare - cerere (atitudine – parteneriat; stil – confidențial și de afaceri; gestionarea convingătoare a faptelor)

Scrisoare - plângere (atitudine - parteneriat; stil - afaceri oficiale; manipulare convingătoare a faptelor)

Dragă Andrei Ivanovici! Facem apel la dumneavoastră cu o cerere de rezolvare a situației cu implementarea proiectului ABS. Până acum, nu am avut probleme în interacțiunea cu compania dumneavoastră au fost respectate toate acordurile specificate în Contract. Suntem încrezători că situația actuală poate fi în continuare corectată. Succesul proiectului ABS este extrem de important pentru compania noastră. Prin urmare, vă rugăm până la 08.06.2010. furnizați informații despre trimiterea probelor de control. Sperăm că răspunsul dumneavoastră va clarifica situația și va atenua preocupările noastre cu privire la succesul proiectului. Cu stimă,

Dragă Andrei Ivanovici! În numele conducerii OJSC Rosstans, vă scriu în legătură cu necesitatea soluționării situației apărute odată cu implementarea proiectului ABS. Sunt nevoit să raportez că această situație ne provoacă o îngrijorare extremă. Conform clauzelor contractului nr. A-122 din 02/07/2010. clauza 4.3. Cu 60 de zile înainte de începerea livrării planificate a produselor, Star LLC trebuie să trimită mostre de control ale produselor către Rosstance OJSC, notificând Rosstance OJSC despre faptul expedierii. Conform graficului (Acordul adițional nr. 1 din 03.11.2010 la Contractul nr. A-122 din data de 02.07.2010), data de începere a livrării planificate de produse este 10.01.2010. Termenul limită pentru trimiterea probelor de control este cel târziu 08/02/2010. Astăzi – 08.04.2010. Momentan, nu am primit informații despre trimiterea probelor de control. În această situație, capacitatea Star LLC de a-și îndeplini obligațiile ridică serioase îngrijorări pentru Rosstance OJSC și o obligă să se gândească la aplicarea penalităților prevăzute în clauza 7.2. Contract Nr.A-122 din data de 08.07.2010. Pentru a preveni acest lucru, vă oferim până la 08.06.2010. informați-ne despre situația cu trimiterea de mostre de control ale produselor. Cu stimă,

Luați notă de informațiile noastre și suntem siguri că problema scrierii „scrisorilor dificile” va fi mult mai puțin laborioasă pentru dvs.

Tamara Vorotyntseva

Acordați atenție programelor noastre de formare privind corespondența de afaceri: