Furnizorul a fost prins într-un recul. Cum să înțelegi cine din compania ta ia kickbacks. vorbește directorul general

În munca dvs., este necesar să puneți accent principal pe combaterea kickback-urilor. La urma urmei, toată lumea știe că kickbackurile, numite „mită” sau mită comercială în limbaj juridic, reprezintă o piedică în calea dezvoltării oricărei afaceri. În plus, cei implicați în aceste „fapte murdare” se expun și pe alții la urmărire penală.

Mită se ia pentru orice, de la organizarea muncii până la pur și simplu pentru îndeplinirea conștiincioasă a sarcinilor cuiva. Aproape fiecare funcționar din lanțul de aprobări și permise încearcă să profite pe cheltuiala dumneavoastră.

Dacă vorbim despre întreprinderi și sectorul serviciilor, retragerile pot fi fie o singură dată, fie obișnuite:

• -taxa de intrare pe piata;
• -plata pentru imbunatatirea conditiilor de furnizare a bunurilor si serviciilor;
• -taxa pentru includerea firmei dumneavoastra in licitatii, depunerea candidaturilor la concursuri etc.;
• -taxa pentru organizarea de intalniri cu persoanele potrivite;
• - plata pentru achizitionarea de bunuri nelichide;
• -plata pentru respectarea la timp a obligatiilor si contractelor.

Au fost dezvoltate mai multe metode de a oferi kickback-uri:

1. „Reducere” - acest contracul este acordat sub forma unei reduceri din suma totală a tranzacției.
2. „Taxa suplimentară” - cumpărătorul solicită o primă în plus față de prețul prețului, apoi o primește sub forma unei retrageri.

Cumpărătorii „profesioniști” reușesc să reducă mai întâi prețurile de achiziție, apoi să adauge o primă peste lista de prețuri, obținând astfel „două pentru unul”. Prin această acțiune, întreaga diferență primită intră în buzunarul cumpărătorului. Se discută toate acțiunile ulterioare pentru a avansa înțelegerea. Acesta este calculul sumei contravalorii sau procentul primit în mână, momentul primirii banilor, schemele de transfer.

Serviciul de securitate al companiei nu este întotdeauna capabil să identifice fraudatorii, este foarte dificil să urmărească și să-i prindă pe hoți în flagrant. Un manager experimentat într-o astfel de chestiune va suspecta imediat un „scam”. După ce a auzit un indiciu sau o propunere „interesantă”, el va încerca să distragă conversația de la locul de muncă, ghidat de mai multe motive:

- biroul și locul de muncă pot fi dotate cu camere și interceptări telefonice;
— conversația poate avea martori sau poate fi întreruptă de probleme de muncă;
- impactul psihologic al locului de muncă.

Angajatul încearcă să transforme conversația într-un cadru informal, să ducă interlocutorul, de exemplu, într-o „cameră de fumat” sau în afara întreprinderii (cafenea, restaurant), unde această problemă va fi rezolvată pe baza „intereselor” managerul însuși.

Sarcina organizației noastre, atunci când participă la astfel de tranzacții, este să identifice părțile interesate, angajații întreprinderii, ale căror interese urmăresc câștig personal la încheierea unui acord și să transfere informațiile înregistrate conducerii întreprinderii dumneavoastră.

Avantajul nostru este că toate etapele negocierilor de la început până la sfârșit se vor desfășura în prezența angajaților noștri. În acest caz, negociatorii noștri nu urmăresc niciun beneficiu pentru ei înșiși personal, ci efectuează o tranzacție în cadrul obligațiilor contractuale, primind simultan informații despre „buna-credința” viitorului partener. Rezultatele negocierilor sunt furnizate clientului sub forma unei înregistrări audio.

Orice manager știe că un furnizor bun este o raritate. Nu orice persoană poate face față unei astfel de lucrări. Și unii chiar cred că trebuie să te naști sau să fii una în suflet.

Angajat util

În structura oricărei întreprinderi există un serviciu special numit „departamentul de aprovizionare”. Unii o consideră o unitate obișnuită, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Pentru a înțelege esența problemei, trebuie să înțelegeți mai întâi cine sunt furnizorii și de ce sunt angajați? Toată lumea știe că pentru a produce produse în orice scop, trebuie să fie disponibile trei componente principale:

1) Materii prime și materiale.

2) Echipamente și alte unelte.

3) Forța de muncă.

Fiecare dintre ele este la fel de important. Deci furnizorul este persoana care asigură disponibilitatea primei componente. Mai mult, el este obligat să facă acest lucru cu beneficii maxime pentru întreprindere.

Ce se înțelege în acest caz? Vorbim despre principiile pe care trebuie să le respecte un astfel de angajat. În esență, un furnizor este un angajat care furnizează întreprinderii native materii prime și materiale:

• cât mai curând posibil (dacă este necesar);
• incheierea de contracte la pretul minim;
• în intervalul de timp dat;
• în măsura planificată.

Din aceasta rezultă clar că un furnizor este cineva ale cărui activități permit oricărei companii să funcționeze sistematic, neîntrerupt și cu costuri minime. Și acest lucru ar trebui să conducă cu siguranță la creșterea profiturilor.

Ce ar trebui să facă furnizorul?

O întreprindere poate funcționa bine doar atunci când fiecare angajat cunoaște și își îndeplinește cu conștiință sarcinile care îi sunt atribuite. Dacă totul este clar cu angajații producției principale, atunci funcțiile celorlalți trebuie să fie clar definite. Astfel, responsabilitățile furnizorului includ:

1) Compilarea anumitor materiale.

2) Încheierea acordurilor relevante în numele sau în numele managerului.

3) Asigurarea livrării la timp a mărfurilor pe teritoriul întreprinderii.

4) Monitorizarea integritatii bunurilor livrate.

5) Asigurarea disponibilității documentației necesare confirmării calității materiilor prime (certificat, pașaport sau alt document).

Toate lucrările se desfășoară în etape:

1. În primul rând, furnizorul trebuie să întocmească un plan de lucru bazat pe nevoile de reglementare ale întreprinderii. Mai mult, fiecare tip specific de material trebuie calculat separat. În același timp, trebuie să decideți asupra calității dorite.
2. Apoi vine momentul găsirii unui partener. Călătoriile de afaceri și apelurile telefonice intră în joc aici. Dintr-un număr mare de furnizori, trebuie să-l alegeți pe cel ale cărui condiții sunt de preferat.
3. După aceasta, angajatul merge la partener pentru a încheia un acord.
4. Etapa finală este recepția mărfurilor, ambalarea acestora și livrarea la punctul de descărcare. În același timp, furnizorul se ocupă de toate documentele suport.

Dacă fiecare dintre etapele enumerate este calculată și finalizată corect, atunci o astfel de companie va avea tot ce are nevoie pentru a funcționa. Aceasta înseamnă că angajatul ei este într-adevăr în locul potrivit.

Ce are voie să facă furnizorul?

Pentru a îndeplini bine sarcina atribuită, orice angajat trebuie să aibă mai multe informații necesare, precum și tot ajutorul și sprijinul posibil din partea conducerii. De aceea, „Locul de muncă” al furnizorului conține nu numai îndatoriri, ci și drepturile sale, care ar trebui să fie suficiente pentru organizarea normală a muncii. Printre acestea se pot identifica principalele:

1) Capacitatea de a solicita informațiile de care are nevoie de la angajații serviciilor relevante. De exemplu, furnizorul trebuie să fie la curent cu planurile întreprinderii, care sunt întocmite de economiști. El trebuie să înțeleagă situația financiară a companiei în acest moment pentru a naviga prin prețurile de achiziție.

Ar trebui să știe de la inginerul șef despre disponibilitatea transportului gratuit în cazul organizării auto-preluării.

2) Pentru a îndeplini o sarcină specifică, furnizorul necesită uneori asistență și asistență directă din partea conducerii. Pe baza instrucțiunilor, el are dreptul să o ceară. De exemplu, pentru a efectua o plată în avans, furnizorul trebuie să dea instrucțiuni contabilului șef.

3) Dacă în timpul lucrării sunt relevate neajunsuri, acesta își poate face propuneri pentru eventuala înlăturare a acestora.

Având astfel de drepturi, un bun specialist își poate îndeplini întotdeauna munca în așa fel încât să nu existe plângeri împotriva lui nici din partea conducerii, nici a angajaților producției principale.

Puncte importante

Orice ofițer de personal știe că instrucțiunile furnizorului, pe lângă drepturi și responsabilități, conțin o listă de diferite tipuri de responsabilități. Într-o astfel de muncă, există adesea momente în care o persoană trebuie să ia o decizie pe cont propriu, ținând cont doar de propria integritate și principii morale.

De exemplu, furnizorul se oferă să ofere mărfurile la un preț umflat, iar drept compensație să plătească furnizorului o anumită sumă în numerar. În acest caz, un răspuns pozitiv va duce la depășiri financiare pentru întreprindere, iar pentru angajat va exista o creștere semnificativă neplanificată a salariului. Singura întrebare este dacă angajatul va fi de acord cu acest lucru. Dacă da, își va încălca îndatoririle, care reflectă în mod clar direcția activităților sale. Secțiunea „Responsabilitate” prevede că furnizorul va trebui să fie tras la răspundere prin lege pentru toate încălcările comise. Aici se manifestă decența și, prin urmare, respectarea însăși poziția pe care o ocupă. Este bine dacă pe parcursul întregii lucrări, această ultimă parte a instrucțiunilor nu îl afectează.

Probabil că acest articol nu mai este pentru profesioniștii din domeniul Achizițiilor, ci în general despre Achiziții și probleme care interesează pe toată lumea, dar nu se obișnuiește să se vorbească deschis despre ele.

Recent, am ridicat de mai multe ori subiectul kickback-urilor în discuții cu directori de companie sau de securitate internă. Desigur, în primul rând este poziția: „Asta nu se întâmplă aici, iar dacă aflăm, te vom concedia”. Și a doua poziție: „Scopul serviciului de securitate este de a identifica și investiga astfel de cazuri”. Dar, prieteni, întrebarea principală și principală este: nu credeți că este ciudat că toată lumea vorbește despre faptul „retroducerii” ca și cum ar lucra cu un fapt deja realizat? De ce suntem angajați în detectări sau investigații când ar trebui să fim implicați PREVENIRE?Și, apropo, cred că în loc să scrieți „Abilitatea de a negocia” în cerințele de bază pentru angajații departamentelor de achiziții, ar fi mai bine să indicați „Capacitatea de a construi și urma un proces transparent și ușor de înțeles pentru achiziționarea de bunuri sau servicii”.

În cea mai mare parte, o retragere se referă la o anumită formă de stimulent pentru un angajat al companiei clientului de către furnizor în scopul de a încheia un contract profitabil, de a continua cooperarea sau de a obține condiții mai bune. Furnizorii formează astfel de taxe de fidelitate prin prețuri umflate și foarte rar dintr-o parte din profiturile lor. Desigur, conceptul de „recul” nu include mici cadouri drăguțe și semne de atenție pentru sărbători sau evenimente speciale. Există un număr mare de metode care pot fi implementate împreună cu Achizițiile sau sub controlul acestora, pentru a preveni sau a minimiza drastic nu numai kickback-urile în sine, ci chiar și gândurile preliminare ale angajaților că, în general, este posibilă implementarea unei astfel de scheme fără a părăsi. o urmă. Amintiți-vă, ca și în cazul SOX: scopul nu este să pedepsiți și să lucrați cu un fapt împlinit. Scopul este de a face imposibil să facem asta nici astăzi, nici mâine. Să recunoaștem: achizițiile și kickback-urile în Rusia sunt ca două aripi. De mai multe ori pe lună aud fraze care, din moment ce sunt implicat în achiziții, înseamnă că trăiesc numai din împuterniciri. Desigur, este imposibil să schimbi însăși atitudinea față de Achiziții într-o perioadă scurtă de timp.

Vreau să vorbesc despre mai multe metode eficiente, implementarea și controlul cărora va permite companiei dumneavoastră să mențină la un nivel scăzut nivelul de risc asociat cu posibila fraudă a angajaților și furnizorilor.

Proceduri! Oricât de ciudat ar suna, trebuie să începi cu ele. Tocmai procesele de interacțiune clar descrise între diverse departamente în procesul de achiziție de bunuri sau servicii vă vor permite să aveți o atitudine standardizată de-a lungul întregului lanț de achiziții. Verificați în ce măsură compania dumneavoastră definește acum în mod clar procedurile de desfășurare a licitațiilor, procedura de plată a furnizorilor, procedura de închidere și prelungire a contractelor sau, de exemplu, procedura de plată a facturilor fără contract. Apropo, din experiența personală: cu cât sunt mai multe pagini în procedura de Achiziție, cu atât este mai puțin eficientă. Scopul nu este de a obține o descriere a fiecărui pas - scopul este de a obține standardizarea, transparența și deschiderea proceselor de interacțiune generale. Vă rugăm să rețineți că procedura nu trebuie neapărat să interzică și să controleze totul. Efectuați o evaluare a riscurilor și găsiți un echilibru între „transparența birocratică” pentru contractele mari și un proces mai flexibil și mai rapid pentru achizițiile mai mici.

Sistem de stocare a documentelor/evidențe de arhivă– „fiecare pas” trebuie înregistrat. În orice stadiu al muncii, angajații interesați trebuie să aibă acces la datele arhivate ale tuturor proceselor care au condus la un anumit eveniment în relația cu furnizorul. Pentru o licitație, acesta ar trebui să fie un tabel de punctaj sau scrisori de confirmare salvate de la participanți, propuneri de preț primite de la furnizori sau scrisori care discută propunerile de preț. Pe baza rezultatelor întâlnirilor față în față sau conversațiilor telefonice, ar trebui scrise scurte rezumate. Astfel de informații ar trebui stocate într-un loc separat cu sisteme de monitorizare a integrității și siguranței acestora.

Regula celor 4 ochi. Deși această metodă nu se poate încadra într-un mic paragraf, principiul ar trebui să fie astfel încât în ​​fiecare etapă a interacțiunii cu furnizorul (selectare, acord asupra condițiilor, semnarea unui acord, efectuarea plății etc.) să existe controlul a cel puțin două diferite departamente pentru a minimiza probabilitatea de coluziune. De exemplu, Achizițiile nu pot avea proprii furnizori, iar o afacere nu poate selecta un furnizor nou fără aprobarea Achizițiilor. Sau plata către furnizor trebuie să fie convenită nu numai de către angajații clientului, ci și verificată suplimentar de finanțe.

Plată ulterioară– furnizorii cu care s-au încheiat acorduri de plată anticipată trebuie să intre imediat în zona de risc și control suplimentar, atât din Achiziții, cât și din afacere, deoarece probabilitatea unor activități frauduloase în ceea ce privește condițiile bunurilor sau serviciilor nefurnizate crește. Nu sunt sigur că acest punct trebuie subliniat deloc, pentru că... plata anticipată de la orice profesionist în achiziții ar trebui să fie într-un format de exclusivitate. Termenii standard de plată către furnizori sunt în prezent în termen de 15-30 de zile de la data semnării actului. Jucătorii mari de pe piață pot dicta termene și mai mari. Revenind la subiectul procedurilor: nu vă împiedică nimic să precizați în procedură că, în general, toți furnizorii ar trebui să fie transferați la post-plată, iar orice excepție ar trebui convenită la cel mai înalt nivel și monitorizată constant?

Angajații departamentului de achiziții trebuie să plece în vacanță și să fie promovați în cadrul companiei. Oricât de ciudat ar suna, o persoană care nu pleacă în vacanță poate fi suspectată. Un angajat care este angajat într-o rutină zilnică și care nu își exprimă dorința de a crește poate fi suspicios. Pentru a reduce acest risc, este necesar să se adopte o regulă conform căreia angajații departamentului de Achiziții trebuie să își ia o vacanță de 2 săptămâni o dată pe an, fără posibilitatea de a accesa de la distanță sistemele interne. De asemenea, discutați planurile dvs. de carieră cu angajații cel puțin o dată pe an. Deoarece Achizițiile în majoritatea cazurilor funcționează cu multe proiecte diferite și clienți interni, este destul de evident că planul de dezvoltare se va extinde atât la creșterea în cadrul departamentului, cât și la dezvoltarea matricei în rândul clienților interni.

Audit pentru achiziții fără aprobarea prealabilă a planului și a timpului. Tendința actuală este către standardizarea și pre-planificarea auditurilor. Cu toate acestea, dacă compania dumneavoastră efectuează audituri continue ale departamentelor interne, discutați despre regula conform căreia atunci când lucrați cu clienții interni vor fi luate în considerare și procesele de interacțiune dintre departament și furnizori, unde Achizițiile vor face parte din acest proces. În acest caz, departamentul de Achiziții este mereu sub control, atât dintr-un plan general, cât și dintr-o relație interfuncțională.

Identificarea si verificarea Furnizorilor. Verificarea furnizorilor este necesară atât înainte de semnarea unui contract, cât și în mod aleatoriu. Prin verificare, nu mă refer la o evaluare a capacității furnizorului de a îndeplini relațiile contractuale, ci o verificare a stabilității financiare, a stării actuale a raportării, a proprietarilor, beneficiarilor și eventualelor restricții. În prezent, pe piață există un număr mare de soluții care vor arăta imaginea completă a viitorului tău partener folosind numărul TIN. Este important ca procesul de verificare să asigure că integritatea informațiilor obținute este menținută pentru înregistrările de arhivă. Acest control nu trebuie să fie transferat Serviciului de securitate. Este suficient să se efectueze o inspecție și să fie identificată o persoană responsabilă. Pentru furnizorii cu cheltuieli mari sau furnizorii care furnizează servicii de agenție, se poate adăuga un proces pentru efectuarea de analize ale modificărilor trimestriale aleatorii. Pentru contractele în care se preconizează utilizarea subcontractanților, o astfel de verificare ar trebui să se extindă și asupra acestora, cu stocarea obligatorie a datelor de către Client. Pe baza experienței mele, aș dori să adaug câteva puncte cărora le acord mereu atenție: numărul de angajați pe care îl are furnizorul și banca în care este deschis contul. Cel mai probabil, nu mă va deranja dacă furnizorul a furnizat detalii despre un cont deschis la o bancă care este inclusă în TOP 100. Dar dacă furnizorul nu este specific regional și contul este deschis într-o bancă necunoscută din a doua sau a treia sută, acesta va fi un semn pentru un control suplimentar de urmărire.

Oferte de preț și negocieri doar prin sisteme electronice. Am atins deja de mai multe ori acest subiect în postările anterioare, subliniind că introducerea sistemelor electronice de negociere (licitații sau platforme de tranzacționare) este un pas important nu doar pentru a obține cel mai bun preț, ci și pentru a preveni coluziunea.

Licitația trebuie să aibă șansa de participare egală. Furnizorii trebuie să prescrie procedura exactă și să comande înainte de licitație. De foarte multe ori, procesul de licitație este descris în detaliu în procedurile interne ale companiei pentru angajați, dar este foarte prost descris în partea care se află în afara companiei. Furnizorii trebuie să înțeleagă nu numai intervalul de timp, ci și condițiile de bază ale licitației, precum și criteriile de selecție. Furnizorii trebuie să aibă încredere că toate informațiile furnizate lor sunt echivalente cu toți ofertanții. În cadrul licitațiilor mari, furnizorilor care nu reușesc să li se furnizeze informații generale despre motivele deciziei lor. Rezultatele muncii în această direcție vor fi o încredere sporită în absența unor posibile manipulări din partea clienților interni și a departamentelor de achiziții în etapa de selectare a unui furnizor.

Orice acord trebuie să aibă o descriere detaliată a naturii achiziției. O regulă simplă: cu cât descrierea achiziției este mai detaliată, cu atât este mai dificil de ascuns. Contractul cu furnizorul trebuie să conțină specificații detaliate și defalcări ale costurilor pentru fiecare parte a proiectului. Aplicarea acestei reguli va face posibilă și compararea serviciilor de bază de la diferiți furnizori. De exemplu, logistică, suport, partea IT etc.

Analiza lunară a costurilor și planul de licitație. Dacă te uiți la modelul de operare standard al unei companii, planurile de vânzări sunt de obicei discutate aproape zilnic, ținând cont de cele mai mici detalii, iar cheltuielile sunt de obicei într-un format „în linii mari”. O analiză mai detaliată a cheltuielilor în ceea ce privește numărul de furnizori, numărul de facturi plătite, analiza raportului specific al numărului de furnizori, care reprezintă mai mult de 70% din toate cheltuielile, vă va oferi o înțelegere clară a ce se întâmplă. Este necesar să se țină cont de faptul că la fel ca și în cazul vânzărilor. Această metodă funcționează eficient în condiții de raportare constantă, deoarece orice zonă de risc potențial devine imediat evidentă. În conformitate cu această analiză, este necesar să se convină și să se aprobe un plan de desfășurare a licitațiilor și de revizuire a termenilor de lucru cu furnizorii pentru perioadele viitoare. În rest, am întâlnit adesea o situație în care o firmă face anual licitații excelente și de succes pentru rechizite de birou și achiziție de hârtie, dar, la figurat vorbind, nu observă furnizorul de servicii de securitate, ale cărui costuri diferă de zece ori.

Ascultați feedback de la furnizor. Anul trecut, am vorbit despre prevenirea posibilelor comisioane cu unul dintre coproprietarii unei mari companii din Rusia. Pe lângă implementarea unora dintre metodele descrise în această notă, am propus ca toate documentele (acte, facturi, contracte) care sunt transferate furnizorilor să fie ștampilate suplimentar cu inscripția: „Stimate partener, dacă aveți cunoștință de vreun caz de fraudă. sau abuz de autoritate, care poate afecta interacțiunea companiilor noastre, vă rugăm să raportați. Anonim…”. Vă rugăm să includeți și un număr de telefon dedicat sau o adresă de e-mail. Dacă ești sigur că toți furnizorii tăi sunt jucători importanți de pe piață, atunci, cel mai probabil, frauda nu poate fi răspândită în cadrul unei companii mari. Un lucru este atunci când vânzătorii discută despre o posibilă fraudă. Și este cu totul altă problemă când toate acestea sunt procesate de angajați care nu sunt de acord cu această abordare. Documentele de închidere trec printr-un număr mare de angajați obișnuiți, iar prezența unui astfel de sistem încurajează evitarea chiar și a unui indiciu de respingeri. În timp ce scriam acest articol, am sunat la compania despre care scriu și am întrebat despre rezultate. S-au dovedit a fi foarte reușite: un an mai târziu a fost primit un raport, în urma căruia s-a efectuat o anchetă și s-au luat măsuri administrative, atât din partea clientului, cât și din partea furnizorului. Această investigație, într-o oarecare măsură, a contribuit chiar la creșterea nivelului de parteneriate cu furnizorul și la transferul unui volum suplimentar de comenzi. Au fost primite și trei comentarii și solicitări cu privire la ordinea lucrărilor. Nu sunt sigur că este necesar să luăm măsuri atât de drastice în toate cazurile, dar planificarea și ținerea de întâlniri anuale cu furnizori mari la nivelul managementului companiei este minim.

În opinia mea, metodele descrise pot preveni efectiv riscul de fraudă în zona de achiziții a companiei. După ce am recitit lista, mi-am dat seama că implementarea lor corectă nu necesită investiții uriașe, care de obicei apar atunci când se investighează fapte care s-au întâmplat deja. Dacă Achizițiile ajută la economisire și optimizare, atunci liderii trebuie să ajute Achizițiile să se simtă în siguranță atunci când apare subiectul respinderilor.

P.S. M-am gândit mult timp la ce parte a articolului să inserez o altă metodă de control, dar în final am ajuns la concluzia că aceasta nu mai este nici măcar o metodă, ci o declarație, încălcarea căreia poate fi considerată și un semnal. . Eu vorbesc de publicitate. În ce măsură sunt angajații dvs. participanți activi la conferințe profesionale, forumuri și discursuri? La urma urmei, profesioniștii în achiziții sunt în „prima linie” a companiei în fiecare zi în relațiile cu terții. În același timp, există un risc mare de tentație de a încălca procedura. Autoritatea și reputația ar trebui să fie pe primul loc pentru oricine este gata să comită înșelăciune. Discutați mai des acest subiect cu angajații.

Vom trăi, vom alege cei mai buni furnizori. 🙂