Ce documente ar trebui să păstreze departamentul de resurse umane? Documente obligatorii de personal generate în serviciul de personal al întreprinderii. Cerințe pentru un specialist în personal fătare

Gestionarea înregistrărilor de personal este un întreg complex de proceduri pentru documentare relaţiile de muncă. Puncte cheie de interacțiune cu personalul - angajare și concediere, transfer și repartizare în călătorii de afaceri, recompense și pedeapsa disciplinara- sunt insotite de anumite formalitati. Toți angajatorii care utilizează forță de muncă angajată au obligația de a gestiona evidența personalului în 2019: noile cerințe simplifică oarecum acest proces pentru antreprenorii individuali și microîntreprinderi, dar nu îi scutesc complet de acesta.

Evidențele personalului pot fi păstrate fie de un specialist în resurse umane, fie de un întreg departament de personal. Totul depinde de dimensiunea companiei și de complexitatea structurii acesteia. Cu cât personalul este mai mare, cu atât fluxul de documente cu care trebuie să se ocupe ofițerul de personal este mai mare, cu atât îi este mai dificil să facă față singur. Departamentul de personal trebuie extins. Și în organizațiile mici, în care lucrează în total 10-20 de persoane, toate problemele legate de personal pot fi rezolvate numai de către manager. În mod ideal, acest lucru necesită calificări adecvate, dar cu o cantitate mică de muncă, chiar și administrarea resurselor umane pentru manechinele stăpânite de la zero vă permite să faceți față în mod normal.

Documente obligatorii de personal

Inspectorii Inspectoratului de Stat, inspectorii de la parchet și reprezentanții Fondului de Pensii au dreptul să solicite documente pentru inspecție... Lipsa chiar și a unui singur document obligatoriu dă naștere unor probleme serioase. Atât angajatorul, cât și funcționarul ale cărui responsabilități includ evidența personalului din organizație pot fi responsabili pentru aceasta: documente evidența personalului trebuie să fie întotdeauna în ordine; aceasta determină calitatea muncii cu personalul. Asigurați-vă că compania are toate documentele necesare legislatia muncii.

Tip document	Scop	Norma care prevede prezența acestuia
Reglementări interne ale muncii	Acestea stabilesc procedura de angajare si concediere a salariatilor, programul de munca si odihna, masurile disciplinare aplicate, drepturile si obligatiile partilor etc.	Artă. 189 Codul Muncii al Federației Ruse
Program de vacanță	Stabilește termenele limită pentru acordarea concediului anual plătit	Artă. 123 Codul Muncii al Federației Ruse
Masa de personal	Fixează structura, numărul și componența personalului, titlurile postului	Artă. 57 Codul Muncii al Federației Ruse
Jurnal de informare privind siguranța muncii	Confirmă faptul că angajații au absolvit cu succes formarea în domeniul siguranței muncii	Artă. 212 Codul Muncii al Federației Ruse
Instrucțiuni de siguranță a muncii	Stabiliți standarde de comportament sigur la locul de muncă	Artă. 212 Codul Muncii al Federației Ruse
Foaia de pontaj	Înregistrează timpul efectiv lucrat de angajați și servește drept bază pentru calcularea salariilor	Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 5 ianuarie 2004
Reglementări privind datele personale ale angajaților	Reglementează compoziția, procedura de prelucrare și stocare a datelor cu caracter personal, condițiile transferului acestora către terți, obținerea consimțământului pentru prelucrare	Artă. 88 Codul Muncii al Federației Ruse
Reglementări privind remunerarea și sporurile	Consolidează sistemul de remunerare (inclusiv orele suplimentare) și stimulente ale angajaților alese de angajator	Artă. 135 Codul Muncii al Federației Ruse
Cartea de mișcare a cărților de muncă și inserții în acestea	Reflectează datele privind primirea de la angajați și livrarea cărților de muncă completate
Carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserțiile în acestea	Reflectează datele privind primirea și cheltuielile formularelor necompletate	Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10 octombrie 2003

Acesta este minimul de care ar trebui să aibă grijă ofițerul de personal. Imediat ce organizația a angajat angajați, lista obligatorie se extinde pentru a include documente individuale: contracte de muncă, ordine de angajare, carduri personale. Dacă legea prevede trimiterea personalului pentru examinări medicale, se ține un jurnal de examinare dacă unele posturi necesită responsabilitate financiară deplină, acesta trebuie asigurat prin întocmirea de contracte;

Unele documente - de exemplu, regulamentele interne de muncă (ILR) sau reglementările care guvernează anumite aspecte relațiile cu angajații – se dezvoltă o dată și se aplică an de an. Modificările se fac numai dacă este necesar. Altele sunt întocmite din nou cu o oarecare regularitate: un program de vacanță - anual, o fișă de pontaj - lunar, un program de ture - la sfârșitul perioadei contabile etc.

Cursuri pentru a ajuta la îmbunătățirea fluxului de documente

Documente suplimentare de personal

Aceasta înseamnă că angajatorul nu va fi amendat pentru absența acestora, dar eficiența muncii cu personalul poate avea de suferit. Aceasta categorie este prezentata contract colectiv, prevederi de certificare și recalificare profesională angajați, reguli de lucru cu arhiva, documente individuale: chestionare completate în timpul procesului de angajare, declarații ale angajaților, ordine de acordare a asistenței financiare etc.

Pregătiți-le după cum este necesar.

Gestionarea înregistrărilor HR de la zero: instrucțiuni pas cu pas-2019

Deci, trebuie să configurați înregistrările HR de la zero. Cum să faci asta și de unde să încep? Chiar și fără o experiență de lucru solidă, puteți pune în ordine treburile de personal ale oricărei companii - existente, reorganizate sau în curs de deschidere. Iar noile instrucțiuni privind gestionarea evidențelor personalului vor ajuta la evitarea greșelilor în această chestiune minuțioasă.

Pasul 1: Învățați elementele de bază managementul înregistrărilor de personal . Veți avea nevoie de literatură specială: manuale, reglementărilorîn câmp dreptul muncii cu comentarii. Ține-l întotdeauna la îndemână Codul Muncii RF în ediția actuală: conține răspunsuri la multe întrebări legate de cotidian munca de personal. Necunoașterea legislației muncii duce adesea la amenzi pentru angajator.

Pasul 2: Aflați ce programe de calculator puteți utiliza. Multe organizații instalează specializate software, facilitând munca cu documente și optimizând procesele de rutină HR. De exemplu, înregistrarea timpului efectiv lucrat, întocmirea unui program de vacanță, emiterea de comenzi șablon și instrucțiuni.

Pasul 3. Examinați documentele constitutive ale companiei. procesele HR trebuie întocmit în așa fel încât să nu existe contradicții cu prevederile cartei și altele acte constitutive. Carta prescrie procedura de angajare și remunerare a funcționarilor de top ai companiei, schema de aprobare a tabloului de personal și alte nuanțe importante despre care trebuie să știți.

Pasul 4. Consultați reglementările locale. Vedeți dacă toate documentele necesare sunt disponibile și asigurați-vă că le verificați pentru conformitatea cu legislația în vigoare. În cazul în care lipsesc vreo reglementare din lista obligatorie (sau există, dar sunt întocmite cu erori), societatea poate fi amendată.

Sfaturi pentru a evita amenzile:

• Faceți o listă cu prevederile și regulile lipsă.
• Elaborați documentele care lipsesc pe cont propriu sau cu implicarea specialiștilor din alte servicii și departamente.
• Coordonează proiecte cu managementul și aprobă cu comenzi.

Pasul 5: Dezvoltați un formular standard contract de munca, pe care îl veți folosi în viitor pentru a oficializa relațiile cu angajații. Conținutul documentului nu trebuie să contrazică articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Asigurați-vă că includeți toți termenii solicitați în contract.

Pasul 6. Creați un set de formulare pentru procedurile standard de resurse umane. Acestea includ concedierea, transferul și angajarea, acordarea concediilor, călătoriile de afaceri, acordarea de bonusuri etc. Astăzi, structurile comerciale au de ales: să folosească forme unificate comenzi sau dezvolta propriile formulare. Dacă se alege a doua opțiune, se aprobă noile formulare prin ordin scris.

Pasul 7: Păstrați jurnalele. Acest punct important conține orice instrucțiuni privind gestionarea evidențelor personalului. Pe lângă cărțile pentru înregistrarea formularelor de evidență de lucru goale și completate, ar trebui păstrate cel puțin încă cinci jurnale.

Printre acestea:

1. Cu privire la evidența inspecțiilor efectuate de organele de control și supraveghere.
2. Despre înregistrarea accidentelor de muncă.
3. La înregistrarea briefing-urilor. Securitatea introductivă, la locul de muncă și la incendiu - se păstrează un jurnal separat pentru fiecare tip.

Păstrați alte jurnale după cum este necesar. Legea nu impune înregistrarea comenzilor pentru personal, angajații care merg în călătorii de afaceri sau depunerea de comenzi concediu de maternitate, corespondența primită și certificatele de incapacitate de muncă. Dar ajută la munca personalului.

Pasul 8. Verificați dacă relațiile de muncă cu angajații sunt formalizate corespunzător. Inclusiv cu director general: Din păcate, înalți oficiali ai companiilor sunt adesea angajați cu încălcări. O atenție deosebită acordați atenție condițiilor specificate în contracte (perioada de valabilitate, testarea angajării, răspunderea financiară etc.). Eliminați toate deficiențele identificate prin încheierea de acorduri suplimentare la contractele de muncă.

Pasul 9. Organizați munca cu cărțile de lucru. Mele muncitor de muncă transferuri către departamentul de HR în faza de angajare. Din acest moment si pana la concedierea titularului acestuia, documentul se pastreaza de catre angajator. Persoana responsabilă cu înregistrarea, păstrarea și eliberarea carnetelor de muncă este numită prin ordin al conducătorului societății. Aceste responsabilități, precum și menținerea înregistrărilor complete ale personalului, sunt de obicei încredințate unui ofițer de personal.

Pentru ca nici conducerea, nici Inspectoratul de Stat al Muncii să nu aibă plângeri cu privire la calitatea carnetelor de muncă, să fie ghidați de cerințele:

• Articolul 66 din Codul Muncii al Federației Ruse;
• instrucțiuni aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10 octombrie 2003;
• reguli aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 225 din 16 aprilie 2003.

Pasul 10. Creați carduri personale pentru toți angajații. Inclusiv „lucrători sezonieri”, lucrători la domiciliu și angajați cu fracțiune de normă. Excepție fac executorii în baza unor contracte civile, pentru care nu se eliberează carduri. Folosiți formularul nr. T-2 sau echivalentul său local.

Pasul 11. Organizați înregistrarea militară.În întreprinderile mici unde nu există un birou separat de înregistrare militară, această funcție este de obicei încredințată ofițerului de personal. Emite un ordin de numire a unui responsabil cu înregistrarea militară, întocmește un plan anual de lucru și îl coordonează cu biroul de înregistrare și înrolare militară, transferă date din evidențele militare și alte documente înregistrare militară prezentate la angajare, în fișele personale ale angajaților. Împreună cu planul și ordinul, depuneți la biroul militar de înregistrare și înrolare un raport pe Formularul nr. 6 și o fișă de înregistrare a organizației pe Formularul nr. 18 (a se vedea scrisorile Ministerului Culturii nr. 125-01-16/24 din 3 noiembrie 2003 şi nr. 334-01-39-VA din 21 octombrie 2015).

Pasul 12. Furnizați documente cu condiții acceptabile de depozitare. Forme raportare strictă, de exemplu, cărțile de lucru originale și inserțiile pentru acestea (atât completate, cât și noi) ar trebui să fie stocate în afara zonei accesul publicului. De exemplu, într-un seif sau într-un dulap ignifug încuiat în siguranță. La sfârșitul anului calendaristic, trimiteți documentele completate la arhivele organizației. Căutați perioadele de păstrare a arhivei pentru documente de diferite categorii în lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558 din 25 august 2010.

În timp, volumul documentației de personal va crește semnificativ. Fiți pregătiți pentru acest lucru și gândiți-vă în avans la logica numerotării comenzilor. Nu există instrucțiuni clare pentru acest caz, folosiți bunul simț. Dacă sunt puține comenzi, puteți folosi numerotarea continuă dacă sunt multe, le împărțiți în grupuri și utilizați indici suplimentari de litere pentru a evita confuzia.

Lucrătorii de personal în cursul activităților lor se dezvoltă, compun, formalizează diverse documente: reglementări locale ale angajatorului, contracte (muncă, full răspundere financiară etc.) și acorduri cu angajații, comenzi, sesizări, propuneri, acte, certificate, jurnale. De asemenea, lucrează cu alte documente.

Puteți selecta trei grupuri de documente :

• obligatoriu - documente în privința cărora legea stabilește o cerință pentru disponibilitatea lor obligatorie de către angajator, pentru acceptarea, încheierea, executarea, semnarea lor obligatorie (aceste documente, în cazul unei inspecții, sunt studiate cu atenție în special de către angajații muncii de stat inspectorate),
• documente care devin obligatorii în anumite circumstanțe,
• documente facultative.

Pe listă documente obligatorii De asemenea, vom prezenta câteva documente contabile care sunt menționate în legislația muncii și sunt solicitate în cadrul controalelor de către Inspectoratul de Stat al Muncii, pentru a căror pregătire și executare sunt adesea implicați lucrători de personal.

Dacă compania dvs. este o microîntreprindere, atunci, conform articolului 309.2 din Codul Muncii al Federației Ruse, este posibil să nu aveți nevoie să întocmiți unele documente:

„Angajatorul este o entitate comercială mică care este clasificată ca microîntreprindere, are dreptul de a refuza, în totalitate sau în parte, adoptarea reglementărilor locale, cuprinzând norme de drept al muncii (reglementări interne ale muncii, reglementări privind salarizarea, reglementările privind sporurile, programele de schimb și altele). Totodată, pentru reglementarea raporturilor de muncă și a altor relații direct legate de acestea, angajatorul - entitate de mică întreprindere, care este clasificată ca microîntreprindere, trebuie să includă în contractele de muncă cu angajații condiții care reglementează aspecte care, în conformitate cu cu legislația muncii și alte reglementări acte juridice, cuprinzând norme de drept al muncii, trebuie reglementate prin reglementări locale...”

Respectarea de către angajator a legislației muncii, documentele de personal poate fi verificat de Inspectoratul de Stat al Muncii.

Întreprinderea ține, de asemenea, un jurnal al inspecțiilor unei persoane juridice sau ale întreprinzătorului individual efectuate de organele de control (supraveghere) de stat și organele de control municipale. Potrivit paragrafului 8 al art. 16 din Legea federală din 26 decembrie 2008 N 294-FZ (modificată) „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal” persoane juridice, antreprenori individuali are dreptul de a păstra un jurnal al inspecțiilor forma standard stabilit de organul executiv federal autorizat de Guvern Federația Rusă. Forma acestui jurnal este aprobată prin Ordinul Ministerului Dezvoltării Economice al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 N 141. Acest jurnal reflectă, împreună cu alte inspecții în companie, inspecțiile efectuate de inspectoratele de muncă.

În timpul unei inspecții efectuate de Inspectoratul de Stat al Muncii, angajatorului i se poate cere și să furnizeze documentele constitutive ale acestuia.

Lista de documente de mai sus nu poate fi numită exhaustivă în anumite circumstanțe, alte documente pot deveni obligatorii;

• Cartea de contabilitate a mișcării carnetelor de muncă și inserții în acestea, Puteți comanda carnetul de chitanțe și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnet de muncă și inserarea în acesta și alte jurnale de contabilitate și înregistrare aici >>

Documente optionale

Documentele opționale includ fișele postului, reglementările locale privind diviziuni structurale, un fel de memorii, unele tipuri de jurnale contabile etc.

Reguli pentru retiparirea acestui material

La retipărirea acestui material pe un alt site, este necesar să indicați înaintea materialului (la început!) sursa și un link către acesta în următorul formular -

Departamentul HR este o structură dintr-o organizație care se ocupă de managementul personalului.

Departamentul HR nu este doar o unitate funcțională, este și chipul companiei, deoarece în cadrul departamentului HR orice solicitant începe să se familiarizeze cu organizația.

Scopul Departamentului HR

Scopul departamentului de resurse umane este de a contribui la atingerea obiectivelor întreprinderii (organizației) prin asigurarea întreprinderii cu personalul necesar și utilizare eficientă potenţialul muncitorilor.

Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: transmiterea informațiilor despre posturile vacante către mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă, utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și formare avansată ulterioară.

Sarcinile departamentului HR

Sarcina principală a departamentului de resurse umane este să ia în considerare corect munca angajaților, să determine numărul de lucrători, zilele libere și zile de boală pentru calcularea salariilor, concediilor și transmiterea informațiilor către departamentul de contabilitate al organizației.

De asemenea, principalele sarcini ale departamentului HR sunt:

organizarea selectiei, recrutarii si angajarii de personal cu calificarea ceruta si in volumul necesar. Selecția lucrătorilor se realizează folosind strategii special dezvoltate: de la transmiterea de informații despre posturile vacante în mass-media și serviciile de ocupare a forței de muncă până la utilizarea metodelor de selecție, testare, proceduri de adaptare a specialiștilor și pregătire avansată ulterioară;

Creare sistem eficient angajați cu normă întreagă;

dezvoltarea planurilor de carieră a angajaților;

dezvoltarea tehnologiilor de personal.

În plus, departamentul de resurse umane trebuie să trimită informații despre angajați la Fondul de pensii al Federației Ruse, companiile de asigurare, Servicii fiscale și de migrație.

Funcții HR

Funcția principală a departamentului de resurse umane la o întreprindere este selecția personalului.

Principalele funcții ale departamentului de resurse umane la o întreprindere includ:

determinarea nevoilor de personal ale organizației și recrutarea personalului împreună cu șefii de departament;

analiza fluctuației de personal, căutarea metodelor de combatere a nivelurilor ridicate de rotație;

introducerea sistemelor de motivare a muncii;

intocmirea tabloului de personal al companiei;

înregistrarea dosarelor personale ale angajaților, eliberarea certificatelor și a copiilor documentelor la cererea angajaților;

efectuarea de operațiuni cu carnete de muncă (primire, eliberare, completare și păstrare documente);

ținerea evidenței concediilor, întocmirea programelor și procesarea concediilor în conformitate cu legislația muncii în vigoare;

organizarea certificărilor angajaților;

pregătirea planurilor de formare a angajaților.

Structura departamentului HR

Structura departamentului de personal al intreprinderii si numarul acestuia este determinata de directorul fiecarei societati, in functie de numarul total de personal si de caracteristicile activitatii.

ÎN firme mici(până la 100 de angajați) unul sau doi angajați ai serviciului de personal sunt suficienți.

În același timp, în întreprinderile mici este posibil să nu existe un angajat separat, iar apoi o astfel de muncă este efectuată de contabilul șef sau de directorul general.

În organizațiile mijlocii (de la 100 de angajați la 500 de persoane), este recomandabil să se creeze un serviciu de personal de trei până la patru specialiști de personal.

Pe mari intreprinderi, unde lucrează 500 sau mai multe persoane, departamentul de HR poate avea de la 7 până la 10 angajați.

Relațiile dintre departamentul de HR și alte departamente

Pentru a vă îndeplini eficient funcțiile serviciul de personal Este necesar să interacționați constant și strâns cu alte departamente ale întreprinderii:

Interacțiunea cu departamentul de contabilitate al organizației

Departamentul HR interacționează cu departamentul de contabilitate al organizației pentru a rezolva problemele legate de salarii.

Așadar, departamentul de resurse umane transmite departamentului de contabilitate al organizației documente și copii ale comenzilor de concediere, angajare, călătorii de afaceri, vacanțe, stimulente sau penalități pentru angajați.

Interacțiunea cu departamentul juridic

Departamentul Juridic oferă angajaților HR informații despre ultimele modificariîn legislația actuală, oferă suport juridic cuprinzător.

Interacțiunea cu alte departamente ale companiei

De probleme de personal Departamentul HR interacționează constant cu toate diviziile structurale ale companiei.

Mai aveți întrebări despre contabilitate și taxe? Întrebați-i pe forumul „Salarii și Personal”.

Departamentul HR: detalii pentru un contabil

• S-a răzgândit angajatul să lucreze într-un loc nou? Cum să anulezi un contract de muncă și un raport de muncă

  00 minute. Noi, subsemnatul, șeful Departamentului HR Volkova O.N., contabil șef... 06.2019 Nr 24-k. Pentru a trimite o notificare către specialistul departamentului de resurse umane M.V Gordeeva... pentru a fi atribuit șefului departamentului de resurse umane O.N. Ilyin Comanda a fost familiarizată cu: Șeful Departamentului HR Volkova, O. N. Volkova 26 ... necesitatea obținerii unui carnet de muncă de la Departamentul HR al MKU Gorvodokanal. Tu la fel...

• Concedierea pentru absenteism: probleme controversate

  Colegii) nu a dat rezultate. Șef Departament HR Ivanova S.N. Fiabilitate... L. Comanda a fost revizuită de: – Șef Departament HR Ivanova S.N.; – șef terapeutic... absență. Vă rugăm să furnizați o notă explicativă șefului departamentului de resurse umane, S.N Ivanova, dacă este în scris... pentru a efectua un audit intern. Întocmit de: șefa departamentului HR, Ivanova S.N., în prezența... angajata a refuzat și el. Șef departament HR Ivanova S. N. Fiabilitate...

• Fișă de lucru: aplicare practică

  El nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În acest sens... nu va depune o fișă de bypass semnată la departamentul de contabilitate (departamentul HR). În ce măsură este această... datorie pe cărți nepredate; în departamentul HR despre depunerea unei politici VHI; în... să includă departamente precum contabilitate, resurse umane, depozit etc. De regulă... cereri de concediere a unui funcționar public, departamentul de personal emite persoanei concediate o fișă de trecere (Anexa...

• Ce să faci dacă un angajat dispare?

  2019 Noi, subsemnatii: inspector departament HR Elena Dmitrievna Petrova, secretar Mishina... . Semnăturile persoanelor care au întocmit actul: Inspector Departament HR E. D. Secretar Petrova...

• Cum să transformi un lucrător cu normă parțială în principalul angajat?

  Job Conform informațiilor disponibile în departamentul de resurse umane, ați renunțat la locul de muncă principal... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist departament HR Koneva Companie cu răspundere limitată... Codul nr. 20 al Federației Ruse. Specialist în resurse umane Koneva Limited Liability Company...

09.06.2018 furnizați un certificat către departamentul de resurse umane institutie medicala, confirmând faptul... executarea comenzii se încredințează șefului departamentului HR, Egorova V.D. Temeiuri: personal... .) (semnătură) (nume complet) Șef Departament HR, Egorova V.D __________ /_______________________. .. . dona sânge și a contactat departamentul de resurse umane cu o întrebare despre...

• Numim si formalizam corect un manager de contract

  12.12.2019 Nr 55. Pregateste-te pentru un specialist HR acord suplimentar la muncă... acest ordin este încredințat șefului departamentului de personal S.S. Mashkova manager Dmitriev... . Dmitriev Comanda a fost revizuită de: șeful departamentului de resurse umane Mashkova, S.S. Mashkova 10 ...

Grupul de documentație contabilă îndeplinește funcția de evidență a personalului și este un depozit de date personale obținute în timpul înregistrarea inițialăși prelucrarea ulterioară a informațiilor necesare privind componența și circulația personalului.

Din punctul de vedere al succesiunii de înregistrare și acumulare a datelor contabile despre angajați în documentația contabilă, se pot distinge două subgrupe:

1) primar documente contabile;

2) documente contabile derivate (secundare).

Documente contabile primare conțin informații inițiale și se completează pe baza documentelor personale furnizate de angajați la angajare.

Acestea includ: dosar personal, fișă de evidență personală, completare la fișa de evidență personală.

Chestiune personală.

Un dosar personal este un set de documente care conțin datele personale ale angajatului și alte informații legate de activitatea sa de muncă.

Nu este necesar un dosar personal ca parte a documentației de personal.

De regulă, treburile personale se desfășoară în mod diferit agentii guvernamentale, iar în sectorul afacerilor private - în echipa de conducere de angajați, specialiști, persoane responsabile material. În condițiile gestionării moderne a evidențelor de personal, angajatorul are dreptul de a decide în mod independent asupra necesității întocmirii dosarelor personale. Totodată, indiferent de alegerea angajatorului, toate datele personale necesare fiecărui angajat sunt reflectate în cardul personal (formular unificat Nr. T-2).

Procedura de lucru cu dosarele personale nu este reglementată de legiuitor și, prin urmare, angajatorii decid în mod independent asupra problemelor formării și întreținerii acestora.

Excepție fac dosarele personale ale funcționarilor publici.

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici federali este reglementată de Decretul președintelui Federației Ruse din 1 iunie 1998 nr. 640 „Cu privire la procedura de păstrare a dosarelor personale ale persoanelor care ocupă funcții publice în Federația Rusă în ordinea numirii. și funcții publice ale Serviciului Public Federal.”

Gestionarea dosarelor personale ale funcționarilor publici de stat ai Federației Ruse este reglementată de Decretul președintelui Federației Ruse din 30 mai 2005 nr. 609 „Cu privire la aprobarea reglementărilor privind datele personale ale unui funcționar public de stat al Rusiei. Federația și gestionarea dosarului său personal.”

Dosarul personal se întocmește după emiterea ordinului de angajare. Inițial, documentele care formalizează procedura de angajare sunt grupate într-un dosar personal, iar ulterior toate documentele principale apărute în perioada activitatea muncii angajat la a acestui angajator.

Pe baza analizei reglementărilor privind gestionarea evidențelor de personal și, în primul rând, a paragrafului 337 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a acestora”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, putem concluzionează că dosarul personal cuprinde următoarele documente:

Ø inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal;

Ø chestionar sau fisa personala pentru evidenta personalului;

Ø autobiografie sau CV;

Ø copiile documentelor de invatamant;

Ø copiile documentelor care confirmă postul (în cazurile prevăzute de lege);

Ø cerere de angajare;

Ø completare la fisa personala de evidenta a personalului;

Ø copii ale ordinelor de angajare, transfer, concediere (sau extrase din acestea);

Ø certificate si alte documente aferente acestui angajat.

Conform clauzei 6.2.10. Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiuni standard pe munca de birou în organisme federale puterea executivă” documentele din dosarele personale trebuie aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite.

Inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal trebuie să conțină informații despre numerele de ordine ale documentelor din cauză, indexurile acestora, datele, rubricile și numerele de foi ale cazului pe care se află fiecare document. Fișele dosarului personal și inventarul intern al acestuia sunt numerotate separat.

Inventarul intern al documentelor dosarului personal se semnează de către redactor, indicând transcrierea semnăturii, funcția și data întocmirii inventarului.

Fișa de evidență a personalului include informații biografice despre angajat, studiile sale, locurile de muncă anterioare de la începutul carierei, starea civilă și multe altele.

Angajatul completează manual un formular personal atunci când aplică pentru un loc de muncă. La completarea acestuia se folosesc următoarele documente:

Ø pasaport;

Ø carte de munca;

Ø legitimatie militara;

Ø document privind studiile (diploma, certificat, adeverinta, certificat), acte ale Superioarelor Comisia de Certificare(Comisia Superioară de Atestare) cu privire la acordarea unei diplome academice și la atribuirea unui titlu academic (diplomă și certificat);

Ø documente despre inventii existente.

„Chestionarul” este un document asemănător cu „Fișa de înregistrare a personalului personal”, care este uneori folosit atunci când se aplică pentru un loc de muncă. Spre deosebire de o fișă personală, chestionarul este semnat nu doar de persoana angajată, ci și de un specialist HR.

Uneori, unui angajat care este angajat i se cere să furnizeze o „Autobiografie” sau un „Cv”.

La crearea unui dosar personal, în el sunt introduse copii ale documentelor care confirmă fapte semnificative din punct de vedere social (documente de studii - certificat, diplomă, certificat, certificat de naștere al copilului, certificat de divorț etc.). Trebuie reținut că, pe lângă copiile documentelor, trebuie să vă asigurați că aveți originalele documentelor relevante.

Copii ale documentelor privind aprobarea posturilor se introduc în dosarele personale ale managerilor (o copie a procesului-verbal al ședinței Consiliului de Administrație sau a fondatorilor societății, o copie a procesului-verbal adunarea generală acţionari).

Dacă, la angajare, caracteristici sau scrisori de recomandare, salariatul a întocmit cerere de angajare, apoi sunt depuse și în dosarul personal al salariatului.

Contractele de muncă încheiate cu un salariat pot face parte din documentele dosarului personal sau pot fi formate în dosare separate.

Dosarul personal poate include documente precum liste de invenții, lucrări științifice etc.

Adăugarea la fișa de evidență a personalului este un document secundar în raport cu fișa de evidență a personalului, înregistrează doar modificările intervenite în activitatea de muncă și viața personală a salariatului; Acest document conține: numele complet al angajatului și secțiunile destinate efectuării de modificări și completări. De regulă, un astfel de document este întocmit sub forma unui tabel.

Prima secțiune înregistrează informații despre muncă, transferuri, modificări ale titlului postului, unității structurale și așa mai departe, cu referire la data și numărul comenzii de personal.

A doua secțiune conține date privind schimbările în viața profesională și personală a angajatului (de exemplu, modificări ale stării civile, locul de înregistrare permanentă), educație, formare avansată, cunoaștere a limbilor străine etc.

Modificările și completările datelor cu caracter personal se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări. Documentele noi cu modificări și completări sunt introduse în dosarul personal împreună cu cele depuse anterior.

În practica serviciilor de resurse umane ale organizațiilor, se obișnuiește să se includă în dosarul personal copii ale comenzilor (sau extrase din acestea) privind transferurile la un alt loc de muncă, concedierea din funcție, stimulentele, impunerea și eliminarea. sancțiuni disciplinare, schimbarea numelor de familie și altele. Cu toate acestea, toate aceste informații sunt conținute în „Anexa la fișa de înregistrare a personalului”. În acest sens, se poate recomanda să nu includeți aceste documente în dosarul dumneavoastră personal.

Certificatele de sănătate, locul de reședință, fișele de ocolire și altele asemenea nu pot fi incluse în dosarele personale, deoarece informațiile din acestea sunt transferate în „Adăugarea la fișa personală pentru evidența personalului”. Dacă este necesar, acestea sunt formate în fișiere independente și stocate timp de trei ani.

Trebuie reținut că, în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), atunci când solicitați un loc de muncă, este interzis să solicitați documente de la un solicitant care nu sunt prevăzute de lege.

Toate documentele legate de dosarul personal sunt depuse într-un folder pe măsură ce sunt primite. Fișele carcasei sunt numerotate în timpul procesului de formare a carcasei. Când un document nou este plasat într-un dosar personal, datele despre acesta sunt introduse inițial în inventarul dosarului, apoi foile documentului sunt numerotate și numai după aceea documentul este depus.

Coperta unui fișier personal, precum și coperta fișierelor de stocare permanente, este compilată și executată în forma stabilită de GOST 17914-72 „Coperți de fișiere pentru stocare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice„(introdus prin Decretul Comitetului de Stat de Standarde al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411).

Pe coperta dosarului personal se indică integral următoarele: denumirea organizației, titlul cauzei, numele, prenumele, patronimul salariatului în cazul nominativ, indexul cazului, numărul de ordine al cazul (de obicei un număr de personal).

Sub acest număr, dosarul personal este înregistrat în „Cartea (Jurnalul) de afaceri personale”, care cuprinde următoarele coloane: număr de ordine, prenume, prenume, patronimul salariatului, data înregistrării cazului și data radierii. .

Fișierele personale sunt depozitate într-un seif, dulapuri metalice sau spații speciale, permițând asigurarea siguranței acestora ca documente de strictă responsabilitate, separat de carnetele de muncă. Responsabilitatea pentru depozitarea acestora revine persoanelor care păstrează documentația personalului.

Atunci când lucrați cu documente incluse în dosarele personale, este necesar să țineți cont de faptul că acestea se referă la datele personale ale angajatului, protejate în conformitate cu legislatia actuala.

Pentru a limita accesul neautorizat la datele personale ale angajaților, toate operațiunile de înregistrare, formare, întreținere și stocare a dosarelor personale trebuie să fie efectuate de un angajat al departamentului HR, care răspunde personal de siguranța documentelor din dosare și de acces. la dosarele altor angajaţi. Documentele pentru formarea și gestionarea treburilor personale îi sunt predate contra semnăturii în jurnalul de transferuri de către angajatul responsabil cu procesul de documentare a relațiilor de muncă cu salariatul.

Ordinul angajatorului trebuie să stabilească procedura de eliberare, familiarizarea cu dosarele personale ale angajaților și cercul persoanelor autorizate să utilizeze fișierele personale acest lucru se poate face și în Regulamentul privind Datele Personale ale Salariaților; Dacă un document este eliminat dintr-un dosar personal, se face o înregistrare în inventarul de fișiere indicând baza unei astfel de acțiuni (comanda, permisiunea managerului) și noua locație a documentului. Conform clauzei 3.2.3. Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „ Sistemul de stat suport de documentare management. Dispoziții de bază. Cerințe generale către documente și servicii suport documentație”, se face o copie a documentului care urmează a fi ridicat și depus la dosar în locul documentului reținut. Marca din inventar si copia sunt certificate prin semnatura angajatului departamentului HR.

Chestiuni personale nu sunt emiseîn mâinile angajaţilor care îi angajează. Salariatul are dreptul de a face cunoștință numai cu dosarul său personal în sediul departamentului de personal. Faptul de familiarizare cu dosarul personal se consemnează și în inventarul dosarului.

Atunci când lucrați cu un dosar personal emis pentru utilizare temporară, este interzis să faceți orice corecții în înregistrările făcute anterior, să faceți noi înregistrări în acesta, să eliminați documente existente din dosarul personal sau să introduceți altele noi în acesta și să dezvăluiți informațiile confidențiale conținute în acesta. . Modificările la fișierele personale se fac numai de către persoanele responsabile de gestionarea acestora.

La returnarea carcasei se verifică cu atenție siguranța documentelor, absența deteriorării, includerea altor documente în carcasă sau înlocuirea documentelor.

Doar dosarele personale ale angajaților care lucrează sunt stocate în sediul departamentului de personal. Fișierele personale pot fi aranjate în ordine numerică sau alfabetic după numele de familie al angajatului.

După ce angajatul este concediat, dosarul său personal este scos din dosar și pregătit pentru transfer în depozitare de arhivă. Dosarele personale ale angajaților concediați în conformitate cu „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, sunt stocate timp de 75 de ani. Dosarele personale ale managerilor sunt păstrate permanent. Pentru depozitare, seifurile și dulapurile metalice încuiate sunt folosite pentru a asigura siguranța completă a documentelor.

Cardul personal al angajatului.

Se completează un card personal (formular nr. T-2) pentru lucrătorii de toate categoriile, inclusiv lucrătorii temporari și sezonieri, lucrătorii principali și cu fracțiune de normă. Cardul personal este documentul principal pentru evidența personalului.

Se menține pe toată perioada de angajare a salariatului la un anumit angajator, începând de la angajare, și se închide numai la concediere. Evidențele personale nu sunt păstrate pentru angajații angajați în baza unor contracte civile.

Cardul personal nr. T-2 aparține grupului de documente obligatorii de personal. Forma cardului personal este unificată și se referă la sistemul de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „La aprobarea forme unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea muncii și plata acesteia.”

În legătură cu specificul anumitor domenii de activitate a muncii, Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia” a aprobat încă două formulare contabile: Nr. T-2GS (MS) şi Nr. T-4.

Cardul personal al unui angajat de stat (municipal) (formular nr. T-2GS (MS)) este utilizat pentru a înregistra persoanele care dețin funcții de serviciu public de stat (municipal). Se realizează în locul formularului nr. T-2 și are un conținut similar.

Fișa de înregistrare a lucrătorului științific, științific și pedagogic (formularul nr. T-4) se completează în paralel cu formularul nr. T-2 în organizațiile științifice, de cercetare, științifice și de producție, instituțiile de învățământ și alte instituții și organizații care își desfășoară activitatea în domeniul educației, științei și tehnologiilor pentru contabilitatea lucrătorilor științifici. Se completează pe baza documentelor relevante (diplome de doctorat și candidat în științe, certificate de conferențiar și profesor etc.), precum și informații furnizate de angajat.

Importanța unui card personal constă în faptul că, dacă se pierde un carnet de muncă, acesta este singurul document care confirmă în mod direct experiența de muncă a angajatului.

Nu trebuie să vă confundați cardul personal nr. T-2 cu documente precum, de exemplu, o fișă de înregistrare personală a personalului sau un chestionar, care fac parte din dosarul dumneavoastră personal. Aceste documente se completează chiar de angajat, sunt întocmite sub orice formă și pot lipsi dacă angajatorul nu are o procedură aprobată de înregistrare a dosarelor personale.

Cardul personal se completează numai de către un specialist HR pentru toate persoanele angajate pe bază de ordin (instrucțiune) privind angajarea (formular nr. T-1 sau nr. T-1a). Cardurile personale sunt depozitate într-un seif, formând un dulap separat, în ordine alfabetică, după numele de familie al angajatului.

La completarea unui card personal, sunt utilizate informații din următoarele documente prezentate de angajat atunci când solicită un loc de muncă (în conformitate cu articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse):

pașapoarte;

Document educativ despre calificări sau prezența cunoștințelor speciale - atunci când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială;

Carnet de muncă (pentru lucrătorii cu fracțiune de normă - copii după carnetul de muncă);

certificat de asigurare de stat asigurare de pensie;

certificate de înregistrare la organul fiscal;

Acte de înmatriculare militară (pentru cei obligați pentru serviciul militar).

La completarea unui card personal, acesta este de asemenea folosit Informații suplimentare, pe care angajatul o raportează despre sine.

Fiţi atenți!

În unele cazuri, ținând cont de specificul muncii, angajatorul poate solicita (cu acordul salariatului) prezentarea de documente suplimentare la încheierea unui contract de muncă. În acest caz, lista documentelor suplimentare nu este stabilită în mod independent de către angajator, dar necesitatea de a le furniza trebuie stabilită direct printr-un act normativ: Codul Muncii al Federației Ruse, altele. legi federale, decretele Președintelui Federației Ruse și Rezoluțiile Guvernului Federației Ruse.

În toate celelalte cazuri, este interzisă solicitarea unei persoane care aplică pentru un loc de muncă orice alte documente suplimentare decât cele prevăzute de lege.

Astfel de documente suplimentare, de regulă, includ: certificatul de naștere al copilului, certificatul de căsătorie, certificatul de sarcină al unei femei, documente despre handicap, aflarea în zona de expunere la radiații în legătură cu accidentul de la centrala nucleară de la Cernobîl și altele.

Dar solicitați persoanei care solicită muncă să furnizeze documentele specificate în obligatoriu, angajatorul nu are niciun drept. Totodată, furnizarea acestor documente este în interesul salariatului însuși, întrucât în ​​caz contrar angajatorul nu va putea oferi salariatului beneficiile și garanțiile cerute de lege.

Formularul unificat al cardului personal nr. T-2 este format din patru foi și conține următoarele secțiuni:

eu." Informații generale»;

II. „Informații privind înregistrarea militară”;

III. „Angajare și transferuri la alt loc de muncă”;

IV. "Certificare";

V. „Pregătire avansată”;

VI. „Recalificare profesională”;

VII. „Premii (încurajează), titluri onorifice”;

VIII. "Vacanţă";

IX. „Avantaje sociale la care un angajat are dreptul în condițiile legii”;

X." Mai multe informații»;

XI. „Temeiuri de încetare a contractului de muncă (concediere).”

În Secțiunea I „Informații generale”, atunci când indicați informații despre angajat, ar trebui să vă ghidați după următoarele reguli:

1. Numele, prenumele, patronimul sunt indicate pe baza pașaportului și sunt scrise complet și lizibil.

În același timp, zonele de codificare a informațiilor trebuie, de asemenea, completate în conformitate cu clasificatorii întregi ruși: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.

Nota.

OKATO - „Clasificatorul integral rusesc al obiectelor diviziunii administrativ-teritoriale” OK 019-95 aprobat prin Rezoluția Standardului de stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 413;

OKIN – „Clasificator integral rus de informații despre populație. OK 018-95" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 31 iulie 1995 nr. 412;

OKSO – „Clasificatorul integral rusesc al specialităților în funcție de educație. OK 009-2003" aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 septembrie 2003 nr. 276-st;

OKPDTR – Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare OK 016-94".

2. Data și locul nașterii se stabilesc pe baza unui pașaport sau a unui alt document de identitate și se notează integral, de exemplu: „12 decembrie 1964”. În consecință, codul este indicat astfel: 12/12/1964.

3. Cetăţenia se înregistrează fără abreviere. Înregistrarea cetățeniei și codificarea acesteia se efectuează în conformitate cu OKIN, acestea pot fi după cum urmează:

· cetățean al Federației Ruse - 1;

· cetățean al Federației Ruse și al unui stat străin - 2 (în cazul cetățeniei duble, se indică ce stat este cetățenia);

· cetăţean străin (indicaţi în ce stat) - 3;

· apatrid - 4.

4. Gradul de cunoaștere a limbii la completarea paragrafului 5 „Cunoașterea unei limbi străine” din secțiunea I din formularul nr. T-2 este indicat după cum urmează: „Vorbesc fluent” (cod OKIN - 3), „Citesc și mă pot explica” (codul OKIN - 2) , „Citesc și traduc cu un dicționar” (codul OKIN - 1).

5. Toate informațiile despre educație (calificare, direcție sau specialitate) se stabilesc pe baza unui document de studii.

Educația este înregistrată și codificată conform OKIN și OKSO.

Potrivit OKIN, educația este codificată după cum urmează:

· învăţământ primar (general) - 02;

· de bază educatie generala - 03;

· studii medii (complete) generale - 07;

· învățământ profesional primar - 10;

· învăţământ secundar profesional - 11;

· incomplet studii superioare - 15;

· studii superioare - 18;

· studii postuniversitare - 19.

A absolvit trei cursuri superioare institutie de invatamant se referă la persoane cu studii superioare incomplete (neterminate). învăţământul profesional.

Două blocuri de coloane pentru completarea informațiilor despre educație sunt destinate în formularul nr. T-2 să indice informații despre finalizarea unei a doua instituții de învățământ.

6. Profesia (principală) este indicată integral pe baza tabelului de personal și a ordinului (instrucțiunii) privind angajarea. O altă profesie - pe baza documentelor care confirmă dobândirea unei a doua studii sau specialități. Codificat în conformitate cu Clasificatorul întreg rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al pozițiilor angajaților și al nivelurilor tarifare OK-016-94”, aprobat prin Decretul standardului de stat al Federației Ruse din 26 decembrie 1994 nr. 367 „Cu privire la adoptarea și implementarea al Clasificatorului integral rusesc al ocupațiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al nivelurilor tarifare OK-016-94" (în continuare - OKPDTR).

7. Experiența de muncă (totală, continuă, care dă dreptul la un bonus pentru vechimea în muncă, dă dreptul la alte beneficii stabilite de un angajator dat) se calculează pe baza înscrierilor în carnetul de muncă al salariatului și (sau) a altor documente confirmarea vechimii relevante, indicată în zile, luni, ani.

8. Starea civilă este înregistrată și codificată în funcție de următoarele valori posibile, în conformitate cu OKIN:

· niciodată nu a fost (a fost) căsătorit - 1;

· este într-o căsătorie înregistrată – 2;

· este într-o căsătorie neînregistrată - 3;

· văduv (văduvă) - 4;

· divorţat (divorţat) - 5;

· despărțit (despărțit) - 6.

9. Doar membrii familiei sunt indicați ca parte a familiei, indicând gradul de relație.

Legislația actuală nu conține concept general„familie”, cu toate acestea, pe baza unei analize a normelor articolului 2 din Codul familiei al Federației Ruse și articolului 1142 Cod civilÎn Federația Rusă, membrii familiei includ: soții, părinții și copiii (inclusiv părinții adoptivi și copiii adoptați).

10. Datele pașaportului sunt indicate exact în conformitate cu pașaportul.

11. Locul de reședință (conform pașaportului) este indicat pe baza pașaportului, efectiv - conform angajatului. Codul de reședință este stabilit de OKATO.

Documentele pe baza cărora se completează secțiunea II „Informații privind înregistrarea militară” sunt:

· legitimație militară (sau un certificat provizoriu eliberat în locul legitimației militare) - pentru cetățenii din rezervă;

· adeverință de cetățean înrolat în serviciul militar - pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar.

Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia pentru cetățeni în rezerve:

paragraful 3 „Compoziție (profil)” - completat fără abreviere (de exemplu, „comandă”, „medic” sau „soldați”, „marinari” și altele asemenea);

paragraful 4 „Desemnarea codului complet al VUS” - denumirea completă este notată (șase cifre, de exemplu, „021101” sau șase cifre și o literă, de exemplu, „113194A”);

paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar) sau D (inapt temporar pentru serviciul militar) ). Dacă nu există înregistrări în paragrafele corespunzătoare ale legitimației militare, se indică categoria „A”:

la paragraful 7 „Înregistrat la armată” se completează (cu creion):

rândul a) - în cazurile în care există ordin de mobilizare și (sau) ștampilă pe emiterea și retragerea ordinelor de mobilizare;

rândul b) - pentru cetățenii rezervați la organizație pentru perioada de mobilizare și pe timp de război.

Pentru cetățenii supuși conscrierii pentru serviciul militar:

paragraful 2 „Grad militar” - se face înscrierea „supus conscripției”;

paragraful 5 „Categoria de aptitudine pentru serviciul militar” - scris cu litere: A (apt pentru serviciul militar), B (apt pentru serviciul militar cu restricții minore), C (apt limitat pentru serviciul militar), D (inapt temporar pentru serviciul militar); ) sau D (nepotrivit pentru serviciul militar). Se completează pe baza înscrierii în certificatul de cetățean supus conscrierii pentru serviciul militar.

Completarea elementelor nespecificate în mod specific în Instrucțiuni se realizează pe baza informațiilor din documentele enumerate.

La paragraful 8 al Secțiunii a II-a din cardul personal al unui cetățean care a atins limita de vârstă pentru a fi în rezervă, sau al cetățeanului declarat inapt pentru serviciul militar din motive de sănătate, se notează la linia liberă „scos din armata. înregistrare din cauza vârstei” sau „eliminat din înregistrarea militară din cauza stării de sănătate”.

După completarea secțiunii II „Informații privind înregistrarea militară”, în partea de jos a paginii a doua a formularului nr. T-2, angajatul serviciului de personal trebuie să certifice datele specificate cu semnătura personală, indicând funcția și transcrierea semnăturii. . De asemenea, angajatul semnează a doua pagină a formularului nr. T-2 și marchează data completării acestuia. Rândul care conține semnătura personală a angajatului este un exemplu de semnătură pe baza căreia i se va plăti salariul.

Fiţi atenți!

Atunci când informațiile despre un angajat se modifică, datele personale corespunzătoare sunt introduse în cardul său personal (de exemplu, o schimbare a stării civile, a locului de reședință, a educației, a pregătirii avansate, a cunoștințelor de limbi străine etc.), care este certificat de către semnătura unui angajat al serviciului de personal. Modificările și completările se fac pe baza ordinelor de personal și a documentelor furnizate de angajați (certificat de căsătorie, diplomă etc.). Declarația orală a unui angajat nu este baza pentru efectuarea acestor modificări, cu excepția datelor minore (de exemplu, referitoare la un număr de telefon).

Informația cea mai importantă este secțiunea III „Angajare și transferuri la un alt loc de muncă” și XI „Temeiuri de încetare a contractului de muncă (concediere)”.

Înscrierile în aceste secțiuni se fac pe baza unui ordin (instrucțiuni) privind angajarea (formularele nr. T-1 și T-1a) și a unui ordin (instrucțiuni) de transfer la un alt loc de muncă (formularul nr. T-5) și a unui ordonanță (instrucțiune) privind încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu un salariat (formulare nr. T-8, T-8a).

Aceste informații trebuie completate cu o grijă deosebită, deoarece servesc adesea drept bază pentru confirmarea experienței de muncă a angajatului.

În secțiunea „Angajare și transferuri la alt loc de muncă” el introduce informații despre faptul că angajatul lucrează în organizație și trebuie să corespundă înregistrărilor din carnetul de muncă, repetând data, numărul comenzii de angajare, transferul salariatului, numele poziţia, unitatea structurală. În plus, la sfârșitul fiecărei înscrieri în Secțiunea a III-a a cardului personal, este aplicată semnătura angajatului care atestă că este familiarizat cu înscrierea făcută în carnetul de muncă.

Ultima secțiune a cardului personal XI „Motive de încetare a contractului de muncă (concediere)” se completează de către angajatul HR la încetarea raportului de muncă cu salariatul. Baza rezilierii unui contract de muncă (concediere) este formularea motivului concedierii pe baza articolului relevant din Codul Muncii al Federației Ruse, care repetă complet înscrierea în cartea de muncă a angajatului. Data concedierii este ultima zi de muncă a salariatului. Detaliile comenzii (data și număr), care stă la baza completării acestei secțiuni, sunt, de asemenea, indicate exact în conformitate cu înscrierea din carnetul de muncă. Înregistrările de concediere sunt certificate prin semnătura angajatului serviciului de personal și a angajatului.

Datele privind pregătirea avansată și recalificarea profesională sunt înregistrate pe baza documentelor (certificat, certificat) prezentate de angajat sau primite de la departamentul de pregătire a personalului.

Când completați Secțiunea VII „Premii (stimulente), titluri onorifice”, trebuie să indicați tipurile de stimulente (în conformitate cu articolul 191 din Codul Muncii al Federației Ruse și cu reglementările locale) aplicate angajatului și, de asemenea, trebuie să enumerați premii de stat și titluri onorifice acordate.

În Secțiunea VIII. Înregistrările „vacanțelor” sunt păstrate pentru toate tipurile de concedii oferite unui angajat în perioada de muncă pentru un anumit angajator. Baza pentru efectuarea înscrierilor sunt ordinele de acordare a concediului.

Secțiunea IX specifică beneficii sociale, la care salariatul are dreptul in conditiile legii.

În secțiunea „Informații suplimentare”, liniile gratuite pot fi completate cu date la discreția angajatorului. De exemplu, se înregistrează date despre studenții înscriși la fracțiune de normă (seara), corespondență, departamente externe ale instituțiilor de formare profesională superioară și secundară (numele instituției de învățământ, datele admiterii la institutie de invatamantși sfârșitul acestuia) sau despre o persoană cu handicap care lucrează (pe baza unui certificat de la Comisia de experți medicali și sociali (denumită în continuare MSEC), grupul de handicap, gradul de handicap și data înființării acesteia, concluzia MSEC privind condițiile și natura de muncă).

Fișele personale ale angajaților concediați sunt formate într-un dosar independent, în ordine alfabetică. Înainte de a trimite dosarul la arhivă, toate cardurile trebuie pregătite în conformitate cu cerințele Arhivei Federale și păstrate în arhivă timp de 75 de ani.

Documente contabile secundare derivate, pe baza informațiilor inițiale ale documentelor contabile primare. Principalele obiective ale creării acestui subgrup de documente:

Asigurarea completității, fiabilității și dinamismului informațiilor în lucrul cu personalul;

Asigurarea stocarii prompte a documentelor de personal;

Securitate căutare eficientă documentele de personal.

Documentele contabile secundare includ: cardul personal al angajatului (formulare unificate Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), documentație pentru înregistrarea orelor de lucru și decontările cu personalul și diverse formulare de înregistrare a informațiilor contabile .

Formularele de înregistrare sunt păstrate pentru a înregistra documentația personalului.

Se disting următoarele tipuri de formulare de înregistrare:

Carduri de înregistrare și control (RCC);

Reviste de înregistrare (cărți);

Formulare de ecran (când se utilizează tehnologii informatice).

Formularele unor reviste și cărți sunt aprobate de organisme oficiale. De exemplu, forma cărții pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și a inserțiilor pentru acestea este aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor pentru completarea cărților de muncă. .” Dar majoritatea formularelor sunt elaborate la discreția angajatorului.

În „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare”, aprobată de Rosarkhiv la 6 octombrie 2000, au fost determinate următoarele formulare contabile de bază și perioadele lor de stocare:

Numărul articolului	Tip document	Perioada de stocare a documentelor<*>	Nota
PERSONALUL
Primirea, mutarea (transferul), concedierea salariatilor
	Cărți, reviste, carduri de contabilitate:		După concediere
	a) primirea, deplasarea (transferul), concedierea salariatilor
	b) lucrătorii trimiși în călătorii de afaceri
	c) persoanele obligate pentru serviciul militar
	d) concedii
	e) dosare personale, carduri personale, contracte de munca (contracte), contracte de munca
	f) eliberarea carnetelor de muncă și a inserturilor pentru acestea
	g) eliberarea certificatelor de salariu, vechime în muncă, loc de muncă
	h) eliberarea certificatelor de călătorie

Ținând cont de specificul organizării muncii la nivel local, se pot crea și următoarele:

Registrul lucrătorilor cu fracțiune de normă;

Jurnal de recompense și penalități;

Jurnalul de înregistrare a comenzilor pentru concedii educaționale, concedii fără plată salariileși mai mult;

Jurnal de concediu medical și multe altele.

În conformitate cu Ordinul Direcției principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației” Toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare în scop de referință (administrativ, planificare, raportare, contabilitate și statistică, contabilitate, financiară și altele) sunt supuse înregistrării, atât cele create, cât și cele utilizate în cadrul organizație și trimise altor organizații; provenind de la superioare, subordonate și alte organizații și persoane. Atât documentele tradiționale dactilografiate (de mână), cât și cele create prin tehnologia informatică (lizibile de mașină, mașinigrame) sunt supuse înregistrării (clauza 3.2.1.2. Ordinul Direcției Principale Arhive a URSS din 25 mai 1988 Nr. 33 „Sistemul de stat de suport de documentare pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport de documentare”.

De asemenea, explică faptul că:

« înregistrarea documentelor – aceasta este înregistrarea faptului creării sau primirii unui document prin plasarea unui index pe acesta, urmată de înregistrarea informațiilor necesare despre document în formularele de înregistrare».

Indexul documentelor constă dintr-un număr de ordine în cadrul matricei înregistrate de documente, care, pe baza sarcinilor de căutare, este completat de indici privind nomenclatorul cauzelor, clasificatorii corespondenților, executorilor și altele.

Indexul documentului urmează următoarea secvență (sau inversă): componente: număr de ordine de înregistrare, index după nomenclatorul cazurilor, index după clasificatorul utilizat. Componentele indexului sunt separate între ele printr-o bară oblică.

Fiţi atenți!

Scopul principal al înregistrării documentelor este de a le conferi forță juridică și duplicarea informațiilor.

Dublarea informațiilor în formularele contabile crește nivelul de siguranță a acestora și facilitează regăsirea documentele necesare.

Înregistrarea documentului cu numărul de înregistrare și data înregistrării îi conferă forță juridică (forța probei), care poate fi importantă în cazul unui conflict de muncă cu un angajat.

Pe baza unei analize a prevederilor privind înregistrarea documentelor din Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucțiunile standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale”, următoarele reguli pentru înregistrare și indexarea documentelor poate fi recomandată:

1. Documentele se înregistrează o dată: primite - în ziua primirii, create - în ziua semnării sau aprobării.

2. La transferul unui document înregistrat de la o divizie la alta, acesta nu este reînregistrat.

3. Înregistrarea documentelor se efectuează în grupuri, în funcție de denumirea tipului de document, autorul și conținutul documentului (de exemplu, comenzile pentru activitățile de bază, comenzile pentru personal, actele, propunerile, declarațiile și altele sunt înregistrate separat ).

4. Numerele de înregistrare de serie sunt atribuite documentelor din cadrul fiecărui grup înregistrat.

5. Locul de înregistrare a documentului este fixat în instrucțiunile pentru munca de birou sau alte reglementări locale.

6. Se stabilește următoarea componență obligatorie a detaliilor de înregistrare: autor (corespondent), denumirea tipului de document; data documentului, indexul documentului (data și indexul primirii documentelor pentru documentele primite), titlul textului sau al acestuia rezumat, rezoluție (executor, conținutul ordinului, autor, data), termenul de executare a înscrisului, nota de executare a documentului (o scurtă înregistrare a soluționării problemei pe fond, data executării efective și indicele documentul de răspuns) și transmiterea acestuia la dosarul nr.

Nota.

În conformitate cu punctul 3.2.1.4. Ordinul Direcției Principale de Arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr.33 „Sistemul de stat de suport documentativ pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport al documentației”, alcătuirea detaliilor obligatorii, dacă este cazul, poate fi completată cu alte detalii: interpreți, chitanța executantului de primire a documentului, progresul execuției, atașamente etc. Ordinea de plasare a detaliilor pe formularele de înregistrare și utilizarea reversului cardurilor de înregistrare și control este stabilită de angajator în mod independent.

După completarea ultimei pagini a jurnalului (cartei) contabil, pe coperta acesteia se pune data de încheiere și se pregătește jurnalul (cartea) pentru a fi depus în arhivă. Pentru principalele formulare de înregistrare, așa cum am menționat deja, Rosarkhiv a stabilit perioade de stocare pentru restul, angajatorul stabilește perioada de depozitare în mod independent.

Un grup de documentații pentru înregistrarea timpului de lucru și a decontărilor cu personalul se formează în procesul de documentare a înregistrării timpului de muncă și calculul remunerației corespunzătoare pentru muncă.

Acest grup documentele constă în formulare unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia”, să le analizăm mai detaliat. .

Conform articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse orele de lucru - acesta este timpul în care salariatul, în conformitate cu regulamentul intern de muncă al organizației și termenii contractului de muncă, trebuie să îndeplinească responsabilități de serviciu, precum și alte perioade de timp care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, se referă la timpul de lucru.

Legiuitorul impune angajatorului obligatia de a tine evidenta timpului efectiv lucrat de fiecare salariat.

Înregistrarea utilizării timpului de lucru este necesară în următoarele scopuri:

· asigurarea controlului asupra disciplina muncii, în ceea ce privește utilizarea timpului de lucru (prezența la timp la locul de muncă, identificarea întârzierilor și nedușurilor; monitorizarea prezenței personalului la locurile de muncă în timpul programului de lucru, precum și înregistrarea plecării la timp a salariaților de la locul de muncă);

· contabilizarea timpului efectiv lucrat, a timpului de nefuncţionare, a bolii, a concediilor şi a altor forme de utilizare a timpului de lucru, care stă la baza calculării salariilor;

· întocmirea raportare statistică prin muncă.

Pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat și (sau) nemuncat de fiecare salariat, se folosesc următoarele: Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă și calculul salariilor (Formular nr. T-12) și Fișă pentru înregistrarea timpului de muncă (Formular nr. T-13). ).

Particularitatea executării acestor documente se datorează faptului că sunt documentele contabile primare pe baza cărora sunt menținute.

Lipsa documentelor de evidență a programului de lucru întocmite în conformitate cu legislația în vigoare, precum și absența oricăruia dintre detaliile obligatorii din documentele contabile primare, pot fi calificate ca o includere nerezonabilă a costurilor cu forța de muncă în componența costurilor care reduce baza de impozitare, ceea ce va duce la implicarea organizației în răspunderea stabilită de partea 3 a Codului fiscal al Federației Ruse.

Atunci când mențineți o fișă de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru, este recomandabil să vă ghidați după următoarele reguli:

· Contabilitatea utilizării timpului de lucru poate fi efectuată pentru organizație în ansamblu sau separat pentru unitățile structurale;

· Includerea unui angajat în Foaia de pontaj și excluderea din acesta se efectuează pe baza ordinului (instrucțiunii) relevante a angajatorului;

· Bilanțul se întocmește într-un singur exemplar, semnat de șeful unității structurale, angajat al serviciului de personal și transferat la compartimentul contabilitate.

· Notele din Fișa de pontaj cu privire la motivele absenței de la serviciu, a lucrului cu normă parțială sau în afara programului normal de lucru la inițiativa salariatului sau angajatorului, a programului de lucru scurtat și altele se fac numai pe baza de documente întocmite în mod corespunzător. Astfel de documente sunt certificate de incapacitate de muncă, certificate de îndeplinire a îndatoririlor de stat sau publice, un avertisment scris despre orele de nefuncționare, o cerere de muncă cu fracțiune de normă, consimțământul scris al angajatului de a efectua ore suplimentare în cazurile stabilite de lege și alte documente.

La completarea formularelor nr. T-12 și nr. T-13 se folosesc următoarele convenții:

Concediu parțial plătit pentru îngrijirea copilului

Concediu fără plată acordat unui angajat pentru îngrijirea unui copil

Concediu fără plată acordat unui angajat cu permisiunea administrației

Concediu fără plată în cazurile prevăzute de lege

Incapacitate temporară de muncă (cu excepția cazurilor prevăzute de codul „T”) și concedii medicale și concedii de carantină, eliberate prin certificate de incapacitate de muncă

Invaliditate neplătită în cazurile prevăzute de lege (în legătură cu o vătămare domestică, îngrijirea bolnavilor și carantină, eliberată prin adeverințe de la instituțiile medicale etc.)

Orele de reducere a muncii pentru muncitori si salariati impotriva durata stabilită zi lucrătoare în cazurile prevăzute de lege

Timpul de nefuncționare nu este vina angajatului

Absențe de zi întreagă cu reținere a salariului în cazurile prevăzute de lege (îndeplinirea atribuțiilor de stat sau publice, lichidare situatii de urgenta, eliminarea consecințelor dezastre naturale)

Absenteism (absența de la serviciu fără motive întemeiate pe toată durata zilei de lucru (în tură), indiferent de durata acesteia, precum și în caz de absență de la locul de muncă fără motiv întemeiat mai mult de patru ore la rând în timpul zilei de lucru (în tură), arest administrativ pentru contravenții, rămânerea în stație medicală de îngrijire, greve declarate ilegale și alte absențe din motive nejustificate)

Orele nelucrate din cauza muncii cu fracțiune de normă la inițiativa administrației

Weekend-uri (pentru repaus săptămânal) și sărbători

Greva (in conditiile si in modul prevazute de lege)

Neprezentarea din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor)

Mai multe detalii cu întrebări referitoare la înregistrare documente primare, Puteți citi cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Documente primare”.

Puteți afla mai multe despre problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal în cartea autorilor BKR-INTERCOM-AUDIT JSC „Gestionarea înregistrărilor de personal”.

REGLEMENTĂRI LOCALE OBLIGATORII

În primul rând, trebuie să rețineți că actualul Cod al Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) impune ca organizația să creeze o serie de documente de reglementare locale (adică locale).

Reglementările locale obligatorii sunt:

• Regulamentul intern al muncii (ILR).
• Reglementări (sau instrucțiuni) privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.
• Instrucțiuni de siguranță.
• Tabloul de personal (formular unificat T-3).

Toate aceste documente sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi.

• Programul de concediu (formular unificat T-7), în conformitate cu art. 123 din Codul muncii, se întocmește anual, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic și este un document obligatoriu atât pentru angajator, cât și pentru angajat. (cu exceptia categoriilor preferentiale de salariati) .
• Un program de schimburi este necesar în acele organizații în care se utilizează munca în schimburi.
• Reglementările privind standardele de muncă și reglementările privind standardele de producție ar trebui elaborate în acele organizații care utilizează o formă de remunerare la cota pentru lucrători.

REGLEMENTĂRI LOCALE OPȚIONALE

Pe lângă documentele enumerate, organizația, la discreția sa, poate crea și alte documente - reglementări locale opționale. În special, acestea pot fi:

• reglementări privind diviziunile structurale aprobate de directorul organizației;
• fișele postului pentru angajați și instrucțiunile de muncă (sau de lucru) pentru lucrători;
• instrucțiunile pentru gestionarea evidenței personalului sunt un instrument foarte util pentru un angajat care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal, deoarece facilitează semnificativ interacțiunea acestuia cu managerii de linie și funcționali;
• album de formulare de documente pentru evidența personalului;
• prevederi privind certificarea - dacă organizația efectuează certificare periodică sau certificare pe baza rezultatelor testelor;
• regulamentul personalului;
• contract colectiv.

Toate aceste documente sunt valabile și până când sunt înlocuite cu altele noi.

DOCUMENTE CARE ÎNREGISTREAZĂ RELAȚIILE CU ANGAJAȚII ȘI CUIN INFORMAȚII DESPRE EI

Astfel de documente includ:

• în primul rând, acesta este un contract de muncă întocmit, în conformitate cu articolele 57 și 67 din Codul Muncii al Federației Ruse, în în scris, în dublu exemplar. O copie a contractului de muncă este eliberată salariatului împotriva semnăturii, iar a doua este păstrată de angajator - fie în dosarul personal al salariatului, fie în dosarul „Contracte de muncă cu angajații”;
• apoi se creează un card personal pentru fiecare angajat (formular unificat T-2). Cardurile personale pot fi stocate doar într-un fișier separat;
• Dosarele personale ale angajaților nu sunt necesare, dar deoarece acesta este un dosar foarte convenabil pentru fiecare angajat, majoritatea ofițerilor de personal le pregătesc. Să repetăm ​​că nu suntem obligați să conducem treburile personale, dar dacă se ia o astfel de decizie, atunci este necesar să le conducem conform regulilor stricte prevăzute pentru prelucrarea treburilor personale. Cu toate acestea, puteți crea pur și simplu fișiere sau dosare pentru fiecare angajat pentru confortul ofițerului de resurse umane. Aceste foldere stochează copii ale tuturor documentelor legate de anumiți angajați;
• cărți de muncă angajații sunt documente de strictă contabilitate și raportare, de aceea trebuie păstrate într-un seif, încuiate permanent cu cheie. Carnetele de muncă sunt întocmite în strictă și strictă conformitate cu Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 și Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10.10.2003. nr. 69.

COMENZI HR

Angajatul responsabil cu menținerea evidenței personalului este obligat să întocmească proiecte de ordine pentru personal și să organizeze avizarea acestora de către oficialii relevanți și semnarea de către șeful organizației. Comenzile de personal trebuie stocate și înregistrate separat de comenzile de personal. Acestea includ comenzi pentru care a dezvoltat Goskomstat forme unificate:

• despre angajarea unui angajat - formular T-1;
• privind angajarea salariatilor - formular T-1a;
• la transferul unui angajat la un alt loc de muncă - formularul T-5;
• Cu privire la trecerea salariaților la un alt loc de muncă - formular T-5a;
• privind acordarea concediului unui salariat - formular T-6;
• privind acordarea concediului salariaților - formular T-6a;
• la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-8;
• la încetarea (încetarea) unui contract de muncă cu salariații (concediere) - formular T-8a;
• despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - formularul T-9;
• privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri - formular T-9a;
• privind stimulentele angajaților - formular T-11;
• privind stimulentele angajaților - formularul T-11a.

Pe lângă aceste ordine, ofițerii de personal trebuie să întocmească sub orice formă (sau să creeze propriile formulare unificate pentru ei) următoarele tipuri de comenzi:

• privind combinarea posturilor (profesiilor);
• privind înlocuirea unui angajat temporar absent fără eliberare de la sarcinile de bază;
• privind impunerea de sancțiuni;
• privind eliminarea anticipată a sancțiunilor;
• despre modificări ale datelor personale ale angajatului;
• la atribuirea gradului;
• despre implicarea în munca suplimentara;
• despre angajarea în weekend (sărbători);
• despre datorie;
• privind stabilirea sau eliminarea alocațiilor personale;
• despre schimbarea modului de operare.

COMENZI PE PRINCIPALE ACTIVITĂȚI ȘI ALTE DOCUMENTE

Aș dori în special să spun că ofițerii de personal trebuie să pregătească o serie de comenzi pentru activitățile lor principale. Desigur, aceste comenzi vor fi înregistrate și stocate împreună cu alte comenzi din această categorie, dar pregătirea lor și colaborarea ulterioară cu acestea sunt responsabilitatea ofițerului de personal. Acestea sunt, în special, comenzile:

• la aprobarea tabloului de personal;
• privind modificările aduse tabloului de personal;
• privind efectuarea de modificări (completări) la programul de vacanță;
• privind introducerea de modificări (completări) la reglementările locale;
• privind anularea ordinelor emise ilegal sau eronat privind personalul etc.

Am denumit deja câteva formulare unificate pentru evidențele de personal care ar trebui să fie în fiecare organizație. (Vă rugăm să rețineți că în articolul adresat cititorilor care sunt implicați în munca de personal, nu luăm în considerare documentele privind remunerarea. Acesta este un subiect de conversație cu contabilii). Totuși, pe lângă acestea, orice ofițer de cadre trebuie să fie capabil să întocmească

• certificat de călătorie - formular T-10;
• atribuire oficială - formular T-10a;
• o notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat - formularul T-60 (față);
• nota de decontare la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-61 (față);
• act de acceptare a muncii prestate în baza unui contract de muncă încheiat pe durata unui anumit loc de muncă - formularul T-73 (acest tip de contract de muncă pe durată determinată este extrem de rar, prin urmare chiar și ofițerii de personal cu experiență cu mulți ani de experiență de muncă adesea nu au trebuie să se ocupe de formularul T-73).

ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR

În prezent, există trei moduri de înregistrare:

• cel mai simplu - în reviste;
• mai avansat - folosind un index de card;
• și cel mai avansat, convenabil, rapid - cu ajutorul programelor de calculator adecvate.

Secretarii sunt liberi să aleagă metoda cea mai potrivită pentru ei în fiecare caz concret pentru înregistrarea documentelor legate de principalele activități ale companiei. Dar înregistrarea documentelor de personal poate fi efectuată numai folosind jurnalele. În cazul unui conflict de muncă, înregistrarea informatică de către instanță sau inspecția de stat munca poate să nu fie recunoscută. Dar este necesar să se dovedească că acest document sau acela a fost de fapt creat în ziua indicată în cerința „date”! De asta depinde rezultatul cazului.

Deci, ce fel de jurnal de documente de resurse umane ar trebui să aibă o organizație:

• Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă (care pot fi înregistrate ca comenzi - în timpul anului calendaristic, începând cu noul an, începând din nou numerotarea. Sau o puteți face așa cum sunt înregistrate, de exemplu, mesele de personal- pe întreaga perioadă a activităților organizației, adică de la primul contract de munca, odata incheiat cu primul angajat, pana la ultimul, care va fi incheiat candva, se pare, cu putin timp inainte de lichidarea societatii);
• jurnalul de înregistrare a cardului personal (T-2);
• un jurnal al dosarelor personale ale angajaților (dacă sunt păstrate);
• jurnale pentru înregistrarea comenzilor (numărul de jurnale se determină în funcție de mărimea fluxului de documente de personal. Toate comenzile de personal pot fi înregistrate în unul sau mai multe jurnale - până la punctul în care pentru înregistrare diferite tipuri comenzi, pot fi folosite diferite reviste);
• jurnalul de acte (despre refuzurile de familiarizare cu documente, despre absenteism, despre încălcări ale regulamentelor interne de muncă etc.);
• o carte care înregistrează mișcarea cărților de muncă și inserțiile pentru acestea (depozitate, ca și cărțile de muncă, într-un seif).

Opțional (dar acest lucru este foarte util din punct de vedere al dovezii), se păstrează jurnalele pentru înregistrarea declarațiilor angajaților, rapoartelor și notele explicative legate de munca personalului.

Registrele contabile sunt necesare pentru a înregistra:

• ore suplimentare;
• zile utilizate și neutilizate de concediu anual plătit
• concediu acordat angajaților etc.

Card de avertizare

În multe cazuri, Codul Muncii impune ca angajații să fie atenționați în timp util cu privire la producerea anumitor evenimente. Prin urmare, este extrem de util să păstrați un fișier de avertismente (hârtie sau formular electronic) despre aceste evenimente:

• sfârșitul perioadei de testare (concedierea angajaților care nu testează este posibilă numai dacă aceștia au fost avertizați cu privire la acest lucru în scris, indicând motivele, cu cel puțin trei zile înainte - articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• expirarea contractului de muncă (de asemenea, este necesar să se avertizeze angajatul în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere - articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• concedii anuale plătite (angajatul trebuie să fie anunțat cu privire la ora de începere a vacanței cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia - articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• În plus, puteți face „mementouri” despre orice alte evenimente (aniversarile angajaților etc.) pentru confortul muncii.