Furnizarea de informații despre modificările datelor cu caracter personal. Edităm datele personale ale angajatului. Înlocuirea certificatului de asigurare de asigurare obligatorie de pensie

În viața angajaților apar diverse evenimente - căsătorie sau divorț, nașterea copiilor, schimbarea locului de reședință etc. Rezultatul, de regulă, este o schimbare a numelui de familie, a locului de înregistrare, modificarea detaliilor unui act de identitate. . În astfel de cazuri, ofițerul de personal se confruntă cu întrebarea: ce documente ar trebui modificate și cum? Despre asta vom vorbi mai jos.

Date personale

Deci, datele personale ale angajatului s-au schimbat. Articolul 85 din Codul Muncii al Federației Ruse se referă la acestea ca fiind informații necesare angajatorului în legătură cu relațiile de muncă și referitoare la un anumit angajat. Legea federală nr. 152-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la datele cu caracter personal” a clarificat ce se aplică acestor date. În baza paragrafului 1 al art. 3 dintre ele includ:

- prenume, prenume, patronimic;

- sex, vârstă;

— locul de reședință;

— starea civilă, prezența copiilor, legăturile de familie;

- studii, calificări, formare profesionalăși informații despre pregătirea avansată;

- starea de sănătate;

— obiceiuri și hobby-uri, inclusiv cele nocive (alcool, droguri etc.);

- afaceri și alte calități personale care pot ajuta la identificarea unei persoane.

Să reamintim că, în virtutea cap. 14 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să asigure protecția datelor cu caracter personal.

În primul rând…

S-au schimbat acreditările angajatului? El trebuie să anunțe departamentul de personal despre asta. Cum? Scrieți o declarație sub orice formă. Puteți pregăti în prealabil formulare, în coloanele special desemnate ale căror angajați vor introduce datele modificate.

In al doilea rand...

Pe baza unei astfel de declarații, se întocmește un ordin (sub orice formă) pentru modificarea documente contabileși trebuie înregistrate în jurnal. Acest document trebuie să fie familiarizat cu angajatul ale cărui documente necesită modificări, precum și cu departamentul de contabilitate.

În al treilea rând...

Pe baza comenzii, trebuie facute modificari:

1. Pe un card personal (formular T-2). Reguli pentru corectarea informațiilor în acest document nu, deci haideți să facem asta: tăiați vechiul nume cu un rând și scrieți-l pe cel nou deasupra. Rectificarea trebuie să fie semnată și datată de un angajat al personalului. Se pune întrebarea: unde să indicați numele documentului pe baza căruia se schimbă numele de familie? Credem că nu va fi o greșeală să indicați datele sale în secțiunea X a cardului personal.

Poate fi necesară modificarea altor puncte din Secțiunea I a cardului personal:

- clauza 6 „Educație” - dacă a fost completată, apoi adaugă-o separat prin virgulă noua intrare, iar mai jos introducem numele institutie de invatamantși detaliile documentului care confirmă primirea nivelului adecvat de educație (de exemplu, diplomă, certificat);

— clauza 10 „Compunerea familiei” putem adăuga informații noi sau șterge unele înregistrări;

- informațiile din clauza 11 „Pașaport” se modifică, de asemenea, uneori, totuși, sub forma unui card personal nu există suficient spațiu pentru a introduce date noi, așa că puteți întocmi o foaie A4 cu foi mobile pe care să notați toate datele necesare;

- clauza 12 „Adresă de reședință” - tăiați vechea adresă și introduceți-o pe cea nouă.

2. B cartea de munca(forma formularului se aprobă prin Hotărârea nr. 225). Întrucât cartea de muncă este documentul principal despre activitatea munciiși experiența de muncă a angajatului, procedura de modificare a acesteia este strict reglementată, în special, de Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 N 69. În conform clauzei 2.3 din Instrucțiunile de modificare a înscrierilor în carnetele de muncă despre nume, prenume, patronim și data nașterii se fac pe baza pașaportului, certificatului de naștere, certificatului de căsătorie, certificatului de divorț, schimbarea numelui, prenumelui. , documente patronimice și alte documente și cu referire la numărul și data acestora. În acest caz, referirile la documentele relevante se fac pe coperta interioară a carnetului de muncă și se certifică prin semnătura angajatorului sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației (sau sigiliul serviciului de personal).

Fiţi atenți!Dacă în carnetul de muncă se identifică o înscriere incorectă sau inexactă, aceasta se corectează la locul de muncă unde a fost făcută înscrierea corespunzătoare. Dacă organizația care a făcut o înregistrare incorectă sau inexactă este reorganizată, atunci corectarea se face de către succesorul său legal, iar în cazul lichidării organizației, de către angajator la noul loc de muncă pe baza documentului relevant ( clauzele 27, 28 din Regulile de păstrare și păstrare a carnetelor de muncă).

Nu numai numele tău complet se poate schimba, ci și, de exemplu, informații despre educația, profesia sau calificările tale. Dacă se modifică, se face o înregistrare pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de muncă despre noua educație, profesie sau specialitate obținută prin adăugarea înregistrărilor existente (dacă acestea există deja) sau completând rândurile corespunzătoare fără a bifa anterior. înregistrări făcute. Prin analogie cu schimbarea numelui complet, uneori ofițerii de personal fac referire la diplome și alte documente care atestă primirea noua specialitate, profesie și educație, pe coperta interioară, deși acest lucru nu este prevăzut de reglementări și nu este o cerință obligatorie.

3. În actele de înmatriculare militară. Pe baza recomandărilor metodologice pentru management înregistrare militarăîn organizațiile aprobate de Statul Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse, angajatorul sau persoana responsabilă cu menținerea evidențelor militare în companie este obligată să raporteze biroului militar de înregistrare și înrolare nu numai informații despre admiterea sau concedierea cetățenilor. răspunzător pentru serviciul militar. De asemenea, este responsabilitatea lor să raporteze schimbarea:

— starea civilă;

— educație;

— unitate structuralăși poziții;

— locul de reședință (locul de ședere).

Așadar, este necesar să se completeze și să se înmâneze angajatului o fișă de notificare cu privire la modificările informațiilor despre cetățenii înregistrați în armată, în formularul conform Anexei 1 din Anexa 13 la Recomandări metodologiceîmpotriva unei chitanțe personale în jurnal pentru înregistrarea foilor de mesaje și a contrafoilelor pentru acestea.

Dacă angajatul nu a raportat informațiile modificate la comisariatul militar (nu a furnizat angajatorului cotorul foii de mesaje cu un semn de la comisariatul militar), atunci persoana responsabilă cu menținerea evidențelor militare în organizație trebuie să trimită informația în termen de două săptămâni la comisariatul militar de la locul de reședință (locul de ședere) al cetățenilor în forma conform Anexei 2 din Anexa 13 la Recomandările metodologice. Vă oferim un exemplu de formular la pagina 43.

Inteligența

Cu privire la schimbările de stare civilă, educație, unitatea structurală a organizației, funcție, locul de reședință sau locul de ședere, starea de sănătate (dizabilitate) a cetățenilor înregistrați la armata

4. Ca certificat de asigurare de pensie de stat. În baza clauzei 26 din Instrucțiunea privind procedura de păstrare a înregistrărilor individuale (personalizate) a informațiilor despre persoanele asigurate, aprobată prin Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale al Federației Ruse din 14 decembrie 2009 N 987n, angajatul are dreptul de a contacta angajatorul cu o cerere pentru schimbul unui certificat de asigurare sau pentru eliberarea unui duplicat în cazul schimbării numelui, numelui, patronimului, datei nașterii, locului nașterii sau sexului persoanei asigurate, constatând inexactitatea sau eroare în informațiile conținute în certificatul de asigurare.

Prin urmare, un angajat al serviciului de personal, în termen de două săptămâni de la data primirii unei astfel de cereri din partea angajatului, trebuie să depună la organul teritorial al Fondului de Pensii o cerere de schimbare a unui certificat de asigurare împreună cu o listă de documente. . Formularele de cerere (ADV-2) și inventarul (ADV-6) au fost aprobate prin Hotărârea Consiliului de Pensii din 31 iulie 2006 N 192p.

Fondul de pensii, în termen de o lună de la primirea cererii de schimbare a certificatului de asigurare, ia o decizie cu privire la schimbarea certificatului de asigurare sau la refuzul schimbului.

Angajatorul, în termen de o săptămână de la primirea certificatului de asigurare cu datele modificate, îl emite salariatului, care trebuie să verifice exactitatea informațiilor conținute în certificatul de asigurare și să semneze declarația de însoțire pentru primirea certificatului.

Dacă nu este posibilă eliberarea unui certificat de asigurare (angajatul se află într-o călătorie de afaceri de lungă durată (mai mult de o lună), este bolnav etc.), corectitudinea informațiilor din acest document este verificată de un angajat al serviciului de personal și semnat pentru angajat în declarația de însoțire. Vă reamintim că acesta trebuie returnat organului teritorial al Fondului de Pensii în termen de o lună de la primirea adeverinței.

5. In polita de asigurare obligatorie de sanatate. Clauza 2 a art. 16 din Legea federală din 29 noiembrie 2010 N 326-FZ „Cu privire la asigurarea obligatorie de sănătate în Federația Rusă» si Regulile Asigurarii Medicale Obligatorii stabilesc ca salariatul este obligat sa anunte asigurarea organizatie medicala despre schimbarea numelui de familie, prenumelui, patronimului, locului de reședință în termen de o lună de la ziua în care au avut loc aceste modificări. Dacă adresa de reședință a unui angajat s-a schimbat, acesta trebuie, de asemenea, să aleagă o nouă organizație de asigurări medicale în termen de o lună, dacă nu există nicio organizație medicală la noul loc de reședință în care cetățeanul a fost asigurat anterior.

Prin urmare, dacă societatea nu este reprezentantul salariatului în fondul de asigurări medicale obligatorii, angajatul trebuie să se prezinte el însuși la organizația de asigurări medicale și să emită o nouă poliță, prezentând un document care confirmă necesitatea modificărilor.

Angajatul căruia i s-au schimbat datele personale este managerul

În acest caz, angajatul de personal va trebui să efectueze muncă suplimentară. Deci, dacă managerul este și fondator persoană juridică, ofițerul de personal împreună cu avocatul companiei trebuie să facă modificări la acte constitutiveși charter.

De vreme ce în acelaşi registrele de stat conține informații despre șeful unei persoane juridice, o persoană care are dreptul de a acționa în numele societății fără procură, despre un antreprenor individual, în cazul în care datele personale ale acestor persoane se modifică, este necesară notificarea impozitului; autoritate.

Anterior, în baza clauzei 5 a art. 5 din Legea federală din 08.08.2001 N 129-FZ „Cu privire la înregistrare de stat persoane juridice și întreprinzători individuali”, o persoană juridică, la modificarea informațiilor despre numele, prenumele, patronimul, locul de reședință și datele pașaportului ale conducătorului persoanei juridice, a fost obligată să raporteze acest lucru autorității de înregistrare (fiscale). în termen de trei zile lucrătoare de la data modificării informațiilor specificate. Acum, în legătură cu adoptarea Legii federale din 27 iulie 2010 N 227-FZ „Cu privire la modificările aduse anumitor acte legislative ale Federației Ruse în legătură cu adoptarea Legii federale „Cu privire la organizarea furnizării de stat și servicii municipale„, de la 1 iulie 2011 acest lucru nu mai este necesar. Această responsabilitate este atribuită autorităților care eliberează și înlocuiesc documentele de identificare ale unui cetățean al Federației Ruse pe teritoriul Rusiei sau înregistrează indivizii la locul de reședință: trebuie să transfere informațiile modificate către formular electronic nu mai târziu de cinci zile lucrătoare de la data eliberării documentului relevant sau de la înregistrarea acestor persoane la locul de reședință.

Datele personale (personale) ale angajaților sunt conținute în principal în documentele de personal și contabile. Este important să urmăriți succesiunea acțiunilor atunci când faceți modificări la acestea.

În ciuda faptului că legea prevede obligația angajatorului de a face modificări doar carnetului de muncă al salariatului și cardului personal T-2, precum și înlocuirea certificatului de asigurare a asigurării obligatorii de pensie, în practică lista documentelor care necesită modificări este mult mai larg. Să ne uităm la ele.

Cererea angajatului de modificare a documentelor contabile

Un angajat ale cărui date cu caracter personal s-au modificat trebuie să depună o cerere pentru a face ajustări la documentele care le conțin. Cererea se întocmește sub orice formă indicând motivele modificărilor. Dacă vorbim de schimbarea prenumelui, cererea trebuie să fie semnată cu numele de familie anterior, întrucât angajatul organizației este încă angajatul cu vechiul nume de familie (vezi Fig. 1).

Angajatul atașează cererii copii ale documentelor care confirmă modificarea datelor cu caracter personal (pașaport, certificat de înregistrare (divorț) de căsătorie, schimbarea prenumelui, numelui, patronimului etc.). Dacă numele de familie se schimbă din cauza căsătoriei, nu este suficient ca angajatul să furnizeze doar un certificat de căsătorie, document obligatoriu Va exista și un pașaport cu un nou nume.

Legislația muncii nu stabilește obligația angajatorului de a emite un ordin de modificare a datelor personale ale salariatului, dar pentru a transmite informații tuturor părților interesate (departamentul de resurse umane și contabilitate), acest ordin, din punctul nostru de vedere, este necesar.

De la 1 ianuarie 2013, obligația de utilizare numai forme unificate documente primare. Astfel, de la această dată, fiecare organizație elaborează și aprobă în mod independent formularele documentelor contabile primare, care includ un ordin de modificare a datelor cu caracter personal. La aprobarea formularului de comandă, trebuie să respectați cerințele legislației privind contabilitate (articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ).

Data întocmirii ordinului trebuie să corespundă cu data depunerii cererii de către angajat cu furnizarea de copii ale documentelor care confirmă modificarea datelor cu caracter personal (pașaport, certificat de înregistrare (divorț) de căsătorie, schimbarea prenumelui, numelui , patronimic etc.). Ordinul trebuie să fie familiarizat cu angajatul împotriva semnăturii sale (vezi Fig. 2).

Modificări la contractul de muncă al unui angajat

Problema modificării unui contract de muncă atunci când datele personale ale unui angajat se modifică nu este reglementată direct de lege. Unii angajatori preferă să facă modificări prin întocmirea unui acord suplimentar la contractul de muncă al salariatului, dar în conformitate cu articolul 72 Codul Muncii acordul se întocmește în caz de modificare determinate de părți termenii contractului de munca. Dacă informațiile despre un angajat se modifică, termenii contractului de muncă rămân neschimbați. Astfel, vă recomandăm să faceți modificări ale informațiilor personale (modificări) direct în textul contractului de muncă (atât pe copia angajatului, cât și pe cea a angajatorului), certificând noile informații cu semnăturile angajatului și ale angajatorului.

Modificarea datelor din cartea de muncă a unui angajat

Modificările înregistrărilor din carnetul de muncă despre nume, nume, patronim se fac pe baza pașaportului, certificatului de căsătorie, certificatului de divorț, schimbarea numelui, numelui, patronimului și a altor documente și cu referire la numărul și data acestora. Aceste modificări se fac pe prima pagină (pagina de titlu) a cărții de lucru. Numele sau prenumele anterior, patronimul este barat cu un rând și sunt înregistrate date noi. Referirile la documentele relevante se fac pe coperta interioară a cărții de muncă și se certifică prin semnătura angajatorului sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației.

Cartea de mișcare a cărților de muncă și inserții în acestea

Când un angajat își schimbă numele de familie, prenumele, patronimul, nu trebuie să uităm de a face modificări în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserările în acestea. Legislația nu stabilește o procedură de efectuare a modificărilor în cartea de contabilitate pentru circulația cărților de muncă. În opinia noastră, în această situație, este logic să se aplice regulile de corectare a numelui, prenumelui și patronimului în cartea de muncă a angajatului.

Modificarea datelor din cardul personal al unui angajat

Cardul personal al angajatului conține modificările corespunzătoare ale informațiilor despre angajat, precum și detaliile documentelor care au stat la baza acestor modificări. Datele modificate trebuie tăiate cu un rând, iar noile date trebuie indicate în partea de sus, iar un link către documentele justificative trebuie făcută în secțiunea „X. Mai multe informații„, atestă modificările cu sigiliul, semnătura angajatorului sau a unei persoane special împuternicite de acesta. Este recomandabil să păstrați copii ale documentelor justificative în dosarul personal al angajatului (dacă a fost primit consimțământul scris al angajatului de a transfera copii ale acestor documente).

Înlocuirea certificatului de asigurare obligatorie de pensie

Contul personal individual al persoanei asigurate este stocat în Fondul de pensii al Federației Ruse pe toată durata vieții persoanei asigurate și nu se modifică dacă datele personale ale persoanei asigurate se modifică, noile date trebuie să fie reflectate în personalul său individual cont.

Pentru a transfera datele personale modificate ale angajatului către Fondul de pensii al Federației Ruse, angajatorul trebuie să completeze o cerere pentru schimbul unui certificat de asigurare în formularul ADV-2 și o listă de documente în formularul ADV-6-1. Pentru a confirma primirea unui nou certificat, angajatul trebuie să semneze declarația de însoțire de la Fondul de pensii. În plus, în termen de o lună de la primirea certificatului, asiguratul trebuie să returneze declarația de însoțire la oficiul teritorial al Fondului de pensii al Federației Ruse.

Acțiuni ale unui angajat fără participarea angajatorului

În acest caz, vorbim despre înlocuirea certificatului de înregistrare la organul fiscal, a poliței de asigurare obligatorie de sănătate și a băncii. cont personal angajat.

STANIU

Dacă datele unei persoane se modifică, numărul TIN în sine nu se schimbă, dar certificatul de înregistrare la autoritatea fiscală a persoanei la locul de reședință în Federația Rusă trebuie înlocuit, deoarece a existat o modificare a informațiilor. prevăzute în acesta. Dacă numele de familie se schimbă, certificatul de înregistrare este înlocuit de organul fiscal de la locul de reședință. În cazul schimbării locului de reședință, certificatul este înlocuit de către organul fiscal de la noul loc de reședință.

Polita de asigurare obligatorie de sanatate

În vigoare de la 1 mai 2011 noua comanda emiterea de polițe de asigurare medicală obligatorie, conform cărora înregistrarea și reînnoirea asigurărilor obligatorii de sănătate pentru salariați au încetat să mai fie responsabilitatea angajatorilor. Pentru a înlocui polița de asigurare medicală obligatorie, angajatul trebuie să contacteze independent organizația de asigurări medicale în termen de o lună de la data modificării datelor cu caracter personal.

Card bancar

În cazul transferului de salariu pe un card bancar, modificările contului personal bancar se efectuează și la cererea angajatului la contactarea personală a băncii.

Articole din această secțiune

• Cum se organizează selecția candidaților pentru micro-afaceri fără externalizare?

  Eficiența activităților de microbusiness este direct legată de mare motivarea muncii angajati. De aceea este atât de important să selectezi și să selectezi în mod competent candidații. Vă spunem cum să rezolvați singur această problemă, fără a apela specialisti HR externalizate.

• Ce trebuie să știți despre angajarea adolescenților?

  Tinerii de astăzi încep adesea să lucreze la vârsta școlară, dorind să devină independenți. Ei fac stagii de practică, formează și apoi se angajează. Ce este important de știut la începutul carierei și ce riscuri ar trebui să țină cont de angajatori?
  Angajarea adolescenților este plină de provocări. Legea muncii stabilește cerințe clare pe care angajatorul trebuie să le respecte, dar acestea sunt adesea trecute cu vederea.

• Aspectul unui angajat la locul de muncă în stare de ebrietate trebuie dovedit în mod corespunzător.

  A veni la muncă în stare de ebrietate este o situație aparent evidentă care nu necesită dovezi suplimentare. Din fericire, astfel de povești sunt rare, dar poate de aceea nu toți specialiștii în HR știu exact cum să acționeze corect. De exemplu, este posibil să folosiți un aparat etilotest și să permiteți unui angajat să intre în sediul companiei?

• Deduceri pe baza titlurilor executorii

  Când primiți un mandat executoriu pentru un angajat, trebuie să vă amintiți ce tipuri de venituri nu pot fi percepute, luați în considerare procentul maxim posibil de reținere în temeiul titlului executoriu și ordinea de rambursare a mai multor titluri executorii. ...

• Geolocalizare – pentru a proteja interesele angajatorilor?

  Cum să supraveghezi eficient angajații regionali? Întrebarea nu este inactivă: ei nu sunt sub supraveghere constantă, dar sunt responsabili pentru o parte importantă a afacerii. Acest lucru lasă o amprentă asupra relațiilor de muncă. Trebuie să ai încredere în persoană și să știi mereu cum lucrează. Din păcate, libertatea de acțiune duce adesea la iresponsabilitate și la conflicte - la instanțe.

• Facsimil al contractelor de muncă și al acordurilor de combinare

  Un facsimil este un clișeu, o reproducere exactă a unui manuscris, document, semnătură folosind fotografie și imprimare. Să ne dăm seama dacă este permisă utilizarea unui fax în loc de semnătură de mână în contractele de muncă și acordurile privind munca suplimentară.

• Deducerea impozitului social

  O deducere a impozitului social pentru tratament și formare poate fi acordată unui angajat în anumite condiții. Să luăm în considerare caracteristicile furnizării unei deduceri fiscale sociale.

• Standardele profesionale vor deveni obligatorii în unele cazuri

  În legătură cu intrarea în vigoare a modificărilor Codului Muncii la 1 iulie 2016 (Legea federală nr. 122-FZ din 2 mai 2015 (denumită în continuare Legea nr. 122-FZ)), Ministerul Muncii din Rusia a pregătit răspunsuri la întrebări standard privind aplicarea...

• Moartea unui antreprenor individual, angajat, fondator

  Impozitele pot fi moștenite? Cine va face o înscriere în carnetele de muncă ale angajaților unui antreprenor individual decedat? Plățile acumulate după decesul unui angajat sunt supuse contribuțiilor și impozitului pe venit? Care este procedura în cazul decesului directorului unui SRL sau a fondatorului acestuia? Citiți răspunsurile din articol.

• Falimentul unui angajator pentru restanțe salariale

  Lucrătorii au dreptul de a se adresa justiției cu cererea de declarare a angajatorului în faliment în cazurile de neplată a salariului. Vom înțelege când un angajator poate da faliment pentru datorii salariale și ce trebuie să facă angajații pentru a începe procedura de faliment.

• Reglementări locale ale companiei - cum să evitați răspunderea în timpul inspecțiilor

  Absența unor reglementări locale poate fi considerată de către inspectorii din cadrul inspectoratului de muncă drept o încălcare a legislației muncii. În acest articol vă vom spune cum să evitați astfel de consecințe.

• Ocuparea posturilor și muncă internă part-time

  Conceptul de „actor” sau „interimar” legislatia actuala neinstalat. Așadar, pentru a evita disputele cu angajații, angajatorul trebuie să știe să completeze corect posturile și care este procedura de plată.

• Reglementările locale ale companiei

  Sfârșitul anului este momentul, după depunerea rapoartelor trimestriale, pentru a începe fără grabă pregătirile pentru anul care vine: gândiți-vă la tabelul de personal, pregătiți un program de vacanță pentru anul viitor. De asemenea, dacă este necesar, faceți modificări în alte localități reglementărilor.

• Locuri vacante pentru angajații disponibilizați

  Legiuitorul a stabilit obligația angajatorului de a oferi salariatului posturi vacante când personalul este redus. Această poziție trebuie să fie liberă, în concordanță cu calificările angajatului și poate fi, de asemenea, plătită mai puțin sau inferioară. În plus, postul vacant trebuie să fie situat în aceeași zonă. ...

• Când și cum se efectuează un audit de personal

  Mentinerea fluxul documentelor de personalîn strictă conformitate cu litera legii este necesară, deoarece aceste documente sunt utilizate nu numai serviciul de personal, dar și contabilizarea salariilor. Ele pot fi verificate inspecția munciiși autoritățile fiscale, angajații pot avea nevoie de declarații și certificate.

• Auditul personalului. Ce documente trebuie să aibă firma dumneavoastră?

  Auditul gestiunii înregistrărilor de personal este una dintre cele mai importante componente ale procedurii de evaluare a eficacității întregului sistem de management al personalului și resurse umane organizații sau o procedură independentă ca parte a măsurilor de reducere a riscurilor fiscale și reputaționale ale companiei, inclusiv la soluționarea conflictelor de muncă în instanță.

• Organizarea managementului înregistrărilor de personal „de la zero”

  Nevoia de a pune managementul înregistrărilor de personal- nu este o sarcină atât de exotică, deloc ușoară pentru ofițerii de personal începători, antreprenorii privați și contabilii ale căror responsabilități includ probleme de personal. Cu toate acestea, întregul proces poate fi descris cu un ghid simplu de acțiune pas cu pas.

• Munca in timpul concediului de maternitate: analizarea situatiilor posibile

  Adesea, o mamă tânără, în timpul concediului de maternitate, lucrează cu jumătate de normă sau acasă.
  Unele mame reusesc sa lucreze in baza unui certificat de incapacitate de munca eliberat in conformitate cu procedura stabilita in timpul concediului de maternitate, care nu este prevazut expres de lege. În practică documentare Această situație ridică multe întrebări în rândul ofițerilor de personal.

• Cum să transformi un lucrător extern cu normă parțială într-un angajat principal

  Trecerea unui lucrător cu fracțiune de normă pe o poziție principală în aceeași firmă se poate formaliza prin concediere sau prin încheierea unui acord adițional la contractul de muncă. Completarea carnetului de muncă depinde de când și de către cine au fost făcute înscrierile privind angajarea unui lucrător cu fracțiune de normă și concedierea acestuia.

• Documentele pe care angajatul trebuie sa le prezinte

  Pe baza materialelor din cartea de referință „Salarii și alte plăți către angajați”, editată de V. Vereshchaki Înainte de încheierea unui contract de muncă cu un angajat, acesta trebuie să prezinte o serie de documente. Ele sunt enumerate la articolul 65 din Legea Muncii...

• Reglementări privind remunerarea

  Obiectivul principal al acestei prevederi este stabilirea procedurii de salarizare a tuturor categoriilor de salariati ai societatii.

• Schimbarea titlului postului angajatului

  În cazul în care angajatorul decide să schimbe titlul postului, acesta trebuie să anunțe angajatul care lucrează acolo. Acțiunile ulterioare ale părților la contractul de muncă depind de consimțământul angajatului de a schimba titlul funcției.

• Aplicarea unui sistem de salarizare fără tarife. Caracteristicile statelor de plată

  Acest sistem prevede distribuirea fondului general de salarii în întreaga companie (sau divizia acesteia) între angajații relevanți. În acest caz, fondul general depinde de performanța companiei (diviziunii) într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, o lună). În miezul ei salariile a unui anumit angajat este cota sa în fondul de salarii al întregii echipe. Salariile sunt distribuite între angajați pe baza anumitor coeficienți (de exemplu, participarea la muncă). Și pot fi mai multe dintre ele.

• Calculul salariilor în cadrul sistemului de salarizare la bucată
• Angajăm șofer

  La încheierea unui contract de muncă cu un șofer, este necesar să se țină cont de o serie de nuanțe care sunt asociate cu această poziție. Unele dintre ele trebuie să fie înregistrate în contract de munca, pentru alții este suficient să faci un link.

• Modificări și corecții în carnetul de muncă

  Articolul a fost publicat în cadrul colaborării dintre revista „Actual Accounting” și HRMaximum.

• Registrul de muncă al unui angajat este principalul document care confirmă vechimea în muncă și oferă garanții pentru primirea unei pensii. De aceea este necesar să se întocmească corect carnetele de muncă...

  Depozitarea documentelor. Perioadele de păstrare, distrugerea și eliminarea documentelor contabile primare Procedura și termenii de stocare a contabilității și contabilitate fiscală

• , acte de personal

  Comenzi: formular, numerotare, corecturi

• Autorul concentrează materialul pe nuanțele întocmirii comenzilor, modificărilor acestora etc. Întrucât unele erori pot duce la pierderea forței legale de către ordin, ele nu pot fi considerate fleacuri.

  În ce ordine sunt furnizate copii ale documentelor foștilor angajați ai organizației?

• Conform Regulilor de păstrare și păstrare a cărților de muncă, aprobate. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 (modificat la 19 mai 2008, denumit în continuare Reguli), un carnet de muncă este eliberat angajatului numai la concediere, dar există cazuri când angajatul...

  Cine se află pe lista personalului... Director HR, Șef HR, Șef HR? Cum să determinați funcțiile și competențele directorului de resurse umane și să separați responsabilitățile acestuia de responsabilitățile altora muncitori de personal

• , spune autorul în materialul întocmit pe baza întrebărilor primite de la ofițerii de cadre
• Calculul programelor de lucru (Program bazat pe Microsoft Excel)

  Cum să capsați corect documentele Articolul descrie toate nuanțele regulilor pentru intermiterea documentelor. Cititorii se vor familiariza cu cum să numere corect, să facă un inventar și să se transfere în arhivă

• documentele de personal

  Cum se înregistrează absența unui angajat dacă acesta îndeplinește atribuții guvernamentale?

• Particularitățile reglementării muncii pentru angajații care lucrează pentru angajatori individuali

  Lucrul pentru angajatori care sunt persoane fizice are o serie de caracteristici. În principiu, toți angajatorii - indivizii sunt împărțiți în două grupe: antreprenori individuali și persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali. Primii folosesc muncitori pentru a implementa activitate antreprenorială…

• Ce documente de personal ar trebui să aibă firma?

  Angajatul responsabil trebuie să știe ce documente sunt obligatorii pentru companie, care devin astfel doar în anumite condiții și care documente nu trebuie întocmite, deoarece sunt de natură consultativă. Acest lucru vă va permite să fiți bine pregătiți pentru întâlnirea cu...

• Drepturile angajaților la vânzarea unei întreprinderi debitoare

  Legea federală „Cu privire la insolvență (faliment)” nu conține reguli care să asigure protecția drepturilor de muncă ale angajaților în timpul vânzării unei întreprinderi debitoare. Specificul rezultatului relaţiile de muncă necesită analize speciale.

• Confirmarea experienței de muncă

  La calcularea vechimii în muncă, perioadele de muncă sau alte activități care sunt incluse în acesta, care au avut loc înainte de înregistrarea cetățeanului ca persoană asigurată în conformitate cu Legea federală din 1 aprilie 1996 „Cu privire la contabilitatea individuală (personalizată). ..

• Caracteristici ale protecției drepturilor de muncă ale managerilor

  Legislația rusă consacră conditii speciale protecția drepturilor de muncă ale șefului organizației rămân însă anumite probleme nerezolvate.

• Incetarea unui contract de munca cu conducatorul intreprinderii

  Adoptarea unei decizii nejustificate de către conducătorul organizației, adjuncții săi și contabilul-șef poate deveni motiv de încetare a contractului de muncă la inițiativa angajatorului. În practică, cazul indicat de încetare a unui contract de muncă în temeiul clauzei 9, partea 1, art. 81 Codul Muncii al Federației Ruse...

• Cum să vă pregătiți pentru sosirea inspectoratului de muncă?

  Verificarea organizației inspecția de stat munca ia adesea prin surprindere conducerea. Mai ales avand in vedere ca, prin lege, un inspector de munca are dreptul de a vizita o organizatie la orice ora din zi si fara avertisment. Pe baza rezultatelor auditului, nu numai șeful organizației sau adjunctul acestuia, ci și șeful departamentului de personal, precum și contabilul șef pot fi trași la răspundere.

• Notificare către angajat: cum și în ce cazuri să trimită

  Adesea, în munca ofițerilor de personal, se folosește un document, cum ar fi o notificare. Folosind această lucrare, angajatorul notifică angajații problemele semnificative din punct de vedere juridic. De exemplu, despre reducerea personalului. Nu există o formă unică de notificare. Pentru fiecare caz, se dezvoltă o opțiune diferită. Vă vom spune cum să întocmiți un aviz de reorganizare a companiei și lichidare a sucursalei. Cum se anunță angajații cu privire la modificările în termenii contractului de muncă. Cum se anunță un angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă.

• Vizita inspectoratului de munca

  Orice angajator trebuie să fie pregătit pentru faptul că mai devreme sau mai târziu un inspectorat de muncă îl va vizita. Din păcate, în situația actuală, care se caracterizează prin reduceri masive de personal, se poate întâmpla oricând o vizită neașteptată. Să vorbim despre ce motiv ar putea veni un inspector, care sunt puterile lui și care sunt acțiunile angajatorului atunci când desfășoară activități de control.

• Muncitor independent: momente „periculoase” pentru angajator și angajat

  În perioada sovietică, „lucrătorii independenți” erau înțeleși ca cetățeni care prestează muncă pentru o organizație și nu se aflau pe statul de plată. Odată cu dezvoltarea legislației ruse, conceptul și statutul unui „lucrător independent” s-au schimbat. Gândirea unor lideri organizatorici a rămas la nivel reglementare legală munca „independenților” din URSS. Angajatorul nu se gândește întotdeauna la consecințele unor astfel de relații.

• Călătorii de afaceri și drepturile lucrătorilor

  Sunt luate în considerare problemele care sunt foarte importante pentru fiecare angajat care are rolul de „lucrător în călătorii”.

• Înregistrăm sarcina

  În ultimii ani, țara noastră a cunoscut un adevărat baby boom. Sunt din ce în ce mai mulți angajați care așteaptă să se alăture familiei. Nu doar viitorii părinți se pregătesc pentru nașterea unei noi persoane, ci și... departamentul de personal. Pe lângă grija cui să atribuie responsabilitățile absentului motive întemeiate lucrătorilor, mai trebuie să colectați și să pregătiți o mulțime de documente. Să ne uităm la ce dificultăți apar atunci când solicită concediul „copii” și la ce plăți are dreptul o proaspătă mamă.

• Concepții greșite comune

  Cele mai frecvente concepții greșite cu privire la relațiile de muncă

Destul de des, un contabil „pe partea” joacă rolul unui ofițer de personal. Și acest lucru nu este surprinzător, pentru că munca de personal este cel mai strâns legată de activitatea contabilă. Și, deși documentația de personal, în comparație cu documentația contabilă, este un exemplu de simplitate și claritate, cu toate acestea, munca de personal îi prezintă uneori contabilului sarcini complexe.

În acest articol, am decis să ne limităm doar la explicațiile minime necesare pentru o anumită situație care poate ridica întrebări unui contabil care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal. Locul principal în articol va fi dedicat instrumentelor specifice pentru rezolvarea problemei. La urma urmei, vezi tu, să găsești o explicație despre cum să acționezi într-o anumită situație, de obicei, nu este dificil. Este mult mai dificil să găsești detalii - ce anume trebuie făcut, ce documente și cum să le completezi etc.

Situația unu: schimbarea prenumelui

Să începem cu probabil cea mai frecventă situație, care, totuși, ridică întrebări constante. Vorbim despre un angajat (de obicei un angajat) care își schimbă numele de familie. Evident, în acest caz, va fi necesar să se facă modificări la documentația de personal, de exemplu, la contractul de muncă, carnetul de muncă și cardul personal de angajat. Cu toate acestea, efectuarea unor astfel de modificări necesită o bază. O astfel de bază va fi documentele care confirmă schimbarea numelui, depuse chiar de angajat. Dar trebuie să vă asigurați că angajatul depune aceste documente în avans și să includeți în contractul de muncă o condiție standard ca angajatul să fie obligat să informeze angajatorul cu privire la schimbarea numelui, a pașaportului, a locului de reședință și a altor date personale specificate în angajare. contracta.

În principiu, pentru a începe procedura de modificare a înregistrărilor de personal, este suficient să primiți pur și simplu documente de la angajat care confirmă schimbarea numelui - pașaport nou, certificat de căsătorie. Aceste documente trebuie copiate și certificate cu ștampila (sigiliul) organizației și semnătura contabilului. Cu toate acestea, vă recomandăm să cereți în continuare angajatului să semneze următoarea declarație:

Murashova E.D.

Demina R.K.

DECLARAŢIE

În legătură cu schimbarea numelui de familie intervenită după căsătorie (fostul nume de familie Rykova, nou nume Demina) și primirea unui nou pașaport, vă rog să faceți modificările necesare personalului și alte documente care conțin datele mele personale.

Aplicatii:

2. O copie a certificatului de căsătorie.

Demina R.K.

Primirea unei astfel de cereri va permite o mai bună organizare a fluxului de documente, deoarece documentele privind schimbarea numelui de familie vor fi „legate” de această cerere. Aceasta înseamnă că în câțiva ani, oricine deschide un dosar personal (inclusiv un inspector) va înțelege de ce aceste documente particulare se află în dosar și, ce este important, în ce moment organizația a luat cunoștință de schimbarea ultimei documente a angajatului. nume. În plus, dacă este necesar, pe această aplicație pot fi aplicate vize și alte mărci dacă sistemul de flux de documente adoptat de organizație impune acest lucru.

Nu uitați să oferiți imediat angajatului o declarație în formularul ADV-2 pentru a semna (aprobat prin Rezoluția Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 31 iulie 2006 nr. 192p). Această cerere este necesară pentru a începe procedura de înlocuire a certificatului de asigurare de pensie de stat. Va trebui să faceți acest lucru oricum, așa că este mai bine să completați toate cererile deodată și să nu distrageți atenția angajatului în continuare.

După primirea cererii, puteți pregăti o comandă pentru a face modificări la personal și alte documente contabile. Așadar, pe lângă contractul de muncă, cartea de muncă și cardul personal deja menționate, va trebui să faceți modificări în contul personal, programul de vacanță, cardul de primă de asigurare și cardul de asigurare. Dacă a fost eliberată o împuternicire pentru angajat, atunci va trebui și ea să fie refăcută. În plus, dacă salariile sunt transferate pe un card bancar emis de angajator, atunci va trebui să inițiezi procedura de înlocuire a cardului, iar dacă compania asigură angajatului o asigurare voluntară de sănătate, atunci procedura de înlocuire a poliței. În consecință, toate aceste puncte trebuie reflectate în ordine, care va arăta cam așa:

SRL „Primul”

COMANDA

comand:

1.1. Pregăti acord suplimentar la contractul de muncă cu Demina R.K., ținând cont de modificarea datelor sale personale (numele și detaliile pașaportului).

1.2. Intră în cartea de muncă a Deminei R.K. informații despre schimbarea numelui de familie.

1.3. Adaugă la cardul personal al Deminei R.K. informații despre schimbarea numelui de familie și a detaliilor pașaportului.

1.4. Faceți modificări legate de înlocuirea Deminei R.K. nume de familie, în Fișa de pontaj, Program de vacanță și contul personal.

1.5. Asigurați-vă că sunt luate în considerare noile date personale ale Demina R.K. la compilare raportare fiscalăși raportarea către fondurile extrabugetare.

1.6. Înregistrează-te pentru Demina R.K. o nouă împuternicire, concomitent revocând-o pe cea anterioară (din data de 1 ianuarie 2019 Nr. 14-dVIP).

1.7. Anunțați angajații companiei, antreprenorii și alte părți interesate că Demina R.K. a fost emisă o nouă împuternicire.

1.8. Completați documentele necesare pentru înlocuire card bancar, emis de Demina R.K. ca parte a proiectului salarial.

1.9. Completati documentele necesare inlocuirii politei de asigurare facultativa de sanatate emisa de Demina R.K. în cadrul programului corporativ de asigurări voluntare de sănătate.

1.10. Anunțați Demina R.K. privind necesitatea depunerii unei cereri de înlocuire a certificatului de asigurare obligatorie de pensie.

1.11. Anunțați Demina despre necesitatea înlocuirii poliței de asigurare obligatorie de sănătate.

2. Să-l numească pe N.I Beregovskaya, contabil șef al Pervy LLC, ca responsabil pentru executarea acestui ordin.

Director General E.D. Murashov

Și deja pe baza acestui ordin, se fac modificări documentelor de personal. Vă reamintim că se fac modificări ale cardului personal, carnetului de muncă și altor documente de personal pe hârtie după cum urmează: informațiile învechite sunt tăiate cu un rând, iar noul nume al angajatului și motivul modificării sunt scrise deasupra sau lângă el (în funcție de formular).

Și la contractul de muncă este semnat următorul acord adițional:

ACORD SUPLIMENTAR

orașul Krasnodar

Societatea cu răspundere limitată„Primul”, reprezentat de Director General E.D. Murashova, acționând pe baza Cartei, denumită în continuare Angajatorul, pe de o parte, și Demina Raisa Konstantinovna, denumită în continuare Angajată, pe de altă parte, denumite în mod colectiv în continuare Părțile,

au încheiat prezentul Acord adițional la contractul de muncă în vigoare între părți (din data de 12 iulie 2018 nr. 24-td, denumit în continuare Acord):

1. În legătură cu o modificare a datelor personale ale Angajatului, în textul Acordului, numele de familie „Rykova” ar trebui înlocuit cu „Demina” în cazurile corespunzătoare.

2. În legătură cu modificările în datele personale ale Angajatului, preambulul Acordului ar trebui să fie menționat după cum urmează:

SRL Intai, reprezentata de Director General E.D. Murashov, acționând pe baza Cartei, denumit în continuare Angajatorul, pe de o parte, și Demina Raisa Konstantinovna, pașapoarte seria 4504 numărul 765432, eliberat la 12 decembrie 2011 de biroul de pașapoarte nr. 3 al FMS din Krasnodar , cu domiciliul la adresa: Krasnodar, st. Dzerzhinskogo, 10, bldg. 2, ap. 15, denumit în continuare Angajat, pe de altă parte, colectiv denumite în continuare Părțile, au încheiat prezentul contract de muncă după cum urmează: „.

3. Semnăturile părților:

Muncitoarea Demina

Angajatorul Murashov

Situația a doua: înlocuirea pașaportului

Următoarea situație pe care o vom lua în considerare în subiectul de astăzi este atunci când un angajat primește un nou pașaport. Acest lucru este posibil atât în ​​caz de urgență - în caz de pierdere, deteriorare etc., cât și în mod planificat - pașapoartele trebuie schimbate la vârsta de 20 și 45 de ani (clauza 7 din Regulamentul pașapoartelor, aprobat prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 07/08/97 Nr. 828). În principiu, algoritmul acțiunilor în acest caz este similar cu cel descris mai sus în cazul schimbării unui nume de familie. Cu toate acestea, există mai puține documente la care vor trebui făcute modificări. Acesta este un contract de muncă, cont personal, card personal, procură și documente bancare. Da, iar documentele însoțitoare sunt încă întocmite oarecum diferit.

În primul rând, primim o declarație de la angajat cu aproximativ următorul conținut:

Director general al SRL „Pervy”

Murashova E.D.

de la un specialist in departamentul de lucru cu clienti VIP
Demina R.K.

DECLARAŢIE

În legătură cu primirea unui nou pașaport, vă rog să faceți modificările necesare personalului și altor documente care conțin datele mele din pașaport.

Aplicatii:

1. Copie pașaport (toate paginile).

Demina R.K.

Pe baza acestei declarații, managerul emite un ordin. Acesta enumeră acțiunile care trebuie întreprinse pentru a reflecta schimbările în personal și alte documente.

SRL „Primul”

COMANDA

În legătură cu cele primite de la Demina R.K. o declarație în care notifică administrația Pervy LLC despre modificările datelor cu caracter personal,

comand:

1.1. Pregătește un acord suplimentar la contractul de muncă cu Demina R.K., ținând cont de modificarea datelor sale pașaport.

1.2. Adaugă la cardul personal al Deminei R.K. informații despre modificarea datelor pașapoartelor.

De la 1 iulie 2017, răspunderea pentru încălcări la interacțiunea cu datele personale ale persoanelor fizice a fost înăsprită semnificativ. Aceasta rezultă din prevederile Legii federale din 02/07/2017 nr. 13-FZ). Modificările vor afecta toți angajatorii, fără excepție, care sunt implicați în prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților și contractorilor individuali. Mai mult, putem spune că modificările privesc aproape întreaga comunitate de afaceri care interacționează cu datele personale ale persoanelor fizice (de exemplu, proprietarii de site-uri web care colectează date personale ale vizitatorilor). Cum să vă pregătiți pentru schimbări? Vor crește amenzile? Cine va detecta încălcări în prelucrarea datelor cu caracter personal? Să ne dăm seama.

Date personale: informații speciale

Datele personale ale angajaților sunt orice informație necesare angajatoruluiîn legătură cu relațiile de muncă și cu privire la un anumit angajat (clauza 1, articolul 3 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”).

Pentru un angajator (organizație sau întreprinzător individual), datele personale ale angajaților sunt cel mai adesea rezumate în cardurile și fișierele personale ale acestora. În același timp, aproape fiecare manager de resurse umane sau specialist în resurse umane știe că datele personale pot fi obținute doar personal de la angajați. Dacă Informații personale poate fi obținut doar de la terți, atunci Legislația rusă obligă să notifice angajatul despre acest lucru și să obțină consimțământul scris de la acesta (clauza 3 a părții 1 a articolului 86 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Angajatorii nu au dreptul de a primi și prelucra date cu caracter personal care nu au legătură directă cu activitatea de muncă a unei persoane. Adică, este imposibil să colectezi informații, de exemplu, despre religia angajaților. La urma urmei, astfel de informații constituie un secret personal sau de familie și nu pot fi în niciun fel legate de implementare responsabilități de muncă(Clauza 4 din partea 1 a articolului 86 din Codul Muncii al Federației Ruse).

După ce a primit date cu caracter personal, angajatorul, din cauza cerințelor legale, este obligat să nu le distribuie sau să le dezvăluie terților fără acordul angajatului (articolul 7 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ).

Datele cu caracter personal pot fi înțelese ca orice informație directă sau indirectă legată de o anumită persoană (subiect al datelor cu caracter personal) - paragraful 1 al articolului 3 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ. Exemple de astfel de informații pot fi numele de familie, prenumele, patronimul, data și locul nașterii, locul de reședință etc.

Cum este obligat un angajator să protejeze datele personale

Pentru a proteja și a limita accesul la datele cu caracter personal, angajatorul trebuie să asigure calitate înaltă și sistem modern protecția lor. Cum să faci asta mai exact? Fiecare angajator decide această problemă în mod independent. În același timp, procedura de primire, prelucrare, transfer și stocare a datelor cu caracter personal trebuie să fie consacrată într-un act local al organizației, de exemplu în Regulamentul privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților (articolul 8, 87 din Codul muncii). al Federației Ruse, clauza 2, partea 1, articolul 18.1 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ).

De asemenea, angajatorul trebuie să numească oficial un angajat care este responsabil pentru lucrul cu datele personale (Partea 5 a articolului 88 din Codul Muncii al Federației Ruse). Acesta ar putea fi, de exemplu, un angajat al departamentului de resurse umane care interacționează cu dosarele personale, obține consimțământul angajatului pentru procesare, păstrează cardurile de angajați etc.

Inspecțiile angajatorului cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal sunt efectuate de către departamentele Roskomnadzor. Ordinul nr. 312 al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei din 14 noiembrie 2011 a aprobat Regulamentul administrativ pentru executarea de către Roskomnadzor a funcțiilor pentru implementarea controlului (supravegherii) de stat.

Ce responsabilități se aplică angajatorilor

Pentru încălcarea procedurii de primire, prelucrare, stocare și protejare a datelor cu caracter personal ale angajaților, este prevăzută răspunderea disciplinară, materială, administrativă și penală (articolul 90 din Codul muncii al Federației Ruse, partea 1 a articolului 24 din Legea federală a 27 iulie 2006 Nr. 152-FZ). Să ne uităm la fiecare dintre aceste tipuri de responsabilitate.

Responsabilitate disciplinară

Angajații care, din cauza relațiilor de muncă, sunt obligați să respecte regulile de lucru cu date cu caracter personal, dar le-au încălcat (articolul 192 din Codul Muncii al Federației Ruse) pot fi trași la răspundere pentru încălcări atunci când lucrează cu date personale. Adică, puteți trage la răspundere, de exemplu, managerul de resurse umane căruia i se încredințează munca relevantă. Pentru o abatere disciplinară de colectare, prelucrare și stocare a datelor cu caracter personal, angajatorul își poate pedepsi angajatul aplicând una dintre următoarele sancțiuni (Partea 1 a articolului 192 din Codul Muncii al Federației Ruse):

• comentariu;
• mustrare;
• concediere.

Responsabilitate financiară

Răspunderea financiară a unui angajat poate apărea dacă, în legătură cu o încălcare a regulilor de lucru cu datele personale ale organizației, este cauzată un prejudiciu real direct (articolul 238 din Codul Muncii al Federației Ruse). Să presupunem că angajatul responsabil al departamentului de resurse umane a comis o încălcare gravă - a distribuit datele personale ale angajaților pe internet. Lucrătorii, după ce au aflat despre acest lucru, au intentat un proces împotriva angajatorului, care a decis: „să plătească despăgubiri bănești lucrătorilor răniți - 50.000 de ruble fiecare”. Într-o astfel de situație, angajatorul are posibilitatea de a impune o penalizare limitată angajatului HR vinovat. răspundere financiarăîn limitele câștigului său mediu lunar (articolul 241 din Codul Muncii al Federației Ruse). Recuperarea prejudiciului cauzat poate fi efectuată prin ordin al conducătorului în cel mult o lună de la data determinării definitive a cuantumului prejudiciului cauzat de salariat. Dacă termenul de lună a expirat, atunci daunele vor trebui recuperate prin instanță. Această procedură este prevăzută la articolul 248 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Citeste si Exemplu de contract de protecție a muncii

Cu răspundere financiară deplină, angajatul va trebui să despăgubească pe deplin organizația pentru întreaga sumă a prejudiciului suferit în legătură cu încălcările în domeniul datelor cu caracter personal (articolele 242 și 243 din Codul Muncii al Federației Ruse). Cu toate acestea, de regulă, angajaților responsabili cu prelucrarea datelor cu caracter personal nu li se acordă întreaga responsabilitate financiară.

Răspunderea disciplinară și financiară a angajatorului (de exemplu, organizare comercială) este utilizat numai la propria discreție. Autoritățile de reglementare ale statului (inclusiv Roskomnadzor) nu iau parte la acest proces.

Responsabilitate administrativă

Pentru încălcarea procedurii de colectare, stocare, utilizare sau distribuire a datelor cu caracter personal ale angajatorului și oficiali autoritățile de reglementare pot impune răspundere administrativă sub formă de amenzi, care se pot ridica la:

• pentru funcționari (de exemplu, director general, contabil șef, ofițer de personal sau antreprenor individual): de la 500 la 1000 de ruble;
• pentru o organizație: de la 5.000 la 10.000 de ruble.

O amendă separată (independentă) pentru funcționari pentru dezvăluirea datelor cu caracter personal în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor oficiale sau profesionale variază de la 4.000 la 5.000 de ruble. Astfel de sancțiuni sunt descrise în articolele 13.11 și 13.14 din Codul Federației Ruse privind infracțiunile administrative.

Răspunderea penală

Răspunderea penală a directorului, contabilului-șef sau a șefului departamentului de resurse umane al companiei sau a altei persoane responsabile de lucrul cu datele personale poate apărea pentru acțiuni ilegale:

• colectarea sau difuzarea de informații despre intimitate angajat, constituind secretul său personal sau de familie, fără acordul acestuia;
• diseminarea de informații despre angajat într-un discurs public, munca afișată public sau mass-media.

Pentru astfel de încălcări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sunt permise următoarele sancțiuni penale:

• o amendă de până la 200.000 de ruble (sau în cuantumul venitului persoanei condamnate pentru o perioadă de până la 18 luni);
• muncă obligatorie de până la 360 de ore;
• munca corecțională de până la un an;
• munca forțată pe un termen de până la doi ani cu sau fără privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe un termen de până la trei ani;
• arestare până la patru luni;
• închisoare de până la doi ani cu privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a exercita anumite activități pe un termen de până la trei ani.

Aceleași fapte săvârșite de o persoană care își folosește funcția oficială sunt pedepsite mai aspru:

• o amendă de la 100.000 la 300.000 de ruble. (sau în cuantumul veniturilor persoanei condamnate pe o perioadă de unul până la doi ani);
• privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe o perioadă de doi până la cinci ani;
• munca forțată pe un termen de până la patru ani cu sau fără privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe un termen de până la cinci ani;
• arestare pe un termen de la patru până la șase luni;
• închisoare pe un termen de până la patru ani cu privarea de dreptul de a ocupa anumite funcții sau de a se angaja în anumite activități pe un termen de până la cinci ani (articolul 137 din Codul penal al Federației Ruse).

Ce se va schimba de la 1 iulie 2017

Legea federală din 07.02. 2017 Nr. 13-FZ a extins lista motivelor de tragere la răspundere administrativă a angajatorului în domeniul protecției datelor cu caracter personal, precum și a crescut cuantumul amenzilor administrative. Această lege intră în vigoare la 1 iulie 2017. Să spunem imediat că responsabilitatea administrativă în domeniul datelor cu caracter personal a fost înăsprită semnificativ. În același timp, următorul lucru este important: în loc de singurul tip de răspundere administrativă descris la articolul 13.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, vor apărea șapte. Astfel, se pot aplica diferite amenzi pentru diferite încălcări ale angajatorilor în domeniul datelor cu caracter personal. Dacă sunt detectate mai multe încălcări pentru diferite infracțiuni, atunci numărul amenzilor poate crește în mod corespunzător. Să explicăm mai detaliat noile infracțiuni.

Încălcarea 1: prelucrarea datelor cu caracter personal în „alte” scopuri

De la 1 iulie 2017, prelucrarea datelor cu caracter personal în cazurile neprevăzute de lege, sau prelucrarea datelor cu caracter personal incompatibile cu scopurile colectării datelor cu caracter personal constituie tipuri independente de încălcare administrativă (Partea 1 a articolului 13.11 din Codul administrativ). Infracțiuni ale Federației Ruse). Să dăm un exemplu: o organizație angajatoare colectează date personale ale angajaților și transferă aceste date către companii terțe în scopuri publicitare (se transferă numele complet, numerele de telefon, regiunile de reședință, nivelul veniturilor). Apoi firmele de publicitate încep să trimită angajaților diverse oferte de spam și publicitate prin telefon, e-mail și adrese de domiciliu. Dacă astfel de acțiuni ale angajatorului nu dezvăluie o infracțiune, atunci răspunderea administrativă poate fi aplicată. De la 1 iulie 2017, sancțiunile administrative pot fi următoarele:

• sau avertisment;
• sau amenzi.

Încălcarea 2: prelucrarea datelor cu caracter personal fără consimțământ

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către angajator, conform regula generala, este posibilă numai cu acordul scris al angajaților. Un astfel de consimțământ trebuie să includă următoarele informații (partea 4 a articolului 9 din Legea din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ):

• Numele complet, adresa angajatului, detaliile pașaportului (alt document care dovedește identitatea acestuia), inclusiv informații despre data eliberării documentului și autoritatea emitentă;
• numele sau numele complet și adresa angajatorului (operatorului) care primește consimțământul angajatului;
• scopul prelucrării datelor cu caracter personal;
• lista datelor cu caracter personal pentru prelucrarea cărora este dat consimțământul;
• numele sau numele complet și adresa persoanei care prelucrează datele cu caracter personal în numele angajatorului, dacă prelucrarea va fi încredințată unei astfel de persoane;
• lista acțiunilor cu date personale pentru care este dat consimțământul, descriere generală metodele utilizate de angajator pentru prelucrarea datelor cu caracter personal;
• perioada în care consimțământul angajatului este valabil, precum și metoda retragerii acestuia, cu excepția cazului în care legea federală stabilește altfel;
• semnătura angajatului.

De la 1 iulie 2017, prelucrarea datelor cu caracter personal fără acordul angajatului în în scris, sau dacă consimțământul scris nu conține informațiile indicate mai sus, aceasta este o încălcare administrativă independentă prevăzută în partea 2 a articolului 13.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Sunt posibile penalități pentru aceasta:

Încălcarea 3: acces la politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Operatorul de date cu caracter personal (de exemplu, un angajator sau un site web) este obligat să publice sau să ofere în alt mod acces nerestricționat la documentul care definește politica sa privind prelucrarea datelor cu caracter personal, la informații despre cerințele implementate pentru protecția datelor cu caracter personal. Un operator care colectează date cu caracter personal pe Internet (de exemplu, printr-un site web) este obligat să publice pe Internet un document care definește politica sa privind prelucrarea datelor cu caracter personal și informații despre cerințele implementate pentru protecția datelor cu caracter personal, precum și oferă posibilitatea de a accesa documentul specificat. Aceasta este prevăzută în paragraful 2 al articolului 18.1 din Legea din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ.

Mulți utilizatori de internet se confruntă cu îndeplinirea acestei obligații în practică. Așadar, de exemplu, atunci când lăsați orice aplicație pe site-uri web și vă indicați numele complet și adresa de e-mail, puteți acorda atenție linkului către documente similare: „Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal”, „Regulamente privind prelucrarea datelor cu caracter personal” , etc. Cu toate acestea, merită să recunoaștem că unele site-uri neglijează acest lucru și nu oferă niciun link. Și se dovedește că o persoană lasă o solicitare pe site, nu știe în ce scopuri site-ul colectează date personale.

Unii angajatori afișează, de asemenea, posturile disponibile pe site-urile lor web și invită candidații să completeze un formular „Despre mine”. În astfel de cazuri, site-ul web trebuie să ofere și acces la „Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal”.

De la 1 iulie 2017, partea 3 a articolului 13.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse a identificat o infracțiune independentă - neîndeplinirea de către operator a obligației de a publica sau de a oferi acces nelimitat la un document cu o politică de prelucrare. a datelor cu caracter personal sau a informațiilor privind protecția acestora. Răspunderea conform acestui articol poate arăta ca un avertisment sau amenzi administrative:

Încălcarea 4: ascunderea informațiilor

Subiectul datelor cu caracter personal (adică persoana căreia îi aparțin aceste date) are dreptul de a primi informații cu privire la prelucrarea datelor sale cu caracter personal, inclusiv informații care conțin (Partea 7 a articolului 14 din Legea din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ):

1. confirmarea faptului prelucrării datelor cu caracter personal de către operator;
2. temeiurile legale și scopurile prelucrării datelor cu caracter personal;
3. scopurile și metodele de prelucrare a datelor cu caracter personal utilizate de operator;
4. numele și locația operatorului, informații despre persoanele (cu excepția angajaților operatorului) care au acces la date cu caracter personal sau cărora le pot fi dezvăluite datele cu caracter personal pe baza unui acord cu operatorul sau pe baza legii federale;
5. date cu caracter personal prelucrate referitoare la subiectul relevant al datelor cu caracter personal, sursa primirii acestora, cu excepția cazului în care legea federală prevede o procedură diferită de prezentare a acestor date;
6. termenii de prelucrare a datelor cu caracter personal, inclusiv perioadele de stocare a acestora;
7. procedura de exercitare de către subiectul datelor cu caracter personal a drepturilor prevăzute de prezenta lege federală;
8. informații despre transferurile transfrontaliere de date finalizate sau intenționate;
9. numele sau prenumele, prenumele, patronimul și adresa persoanei care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului, dacă prelucrarea a fost sau va fi încredințată unei astfel de persoane;
10. alte informații prevăzute de legea federală sau altele legi federale.

Reglementările privind Datele cu Caracter Personal stabilesc obligația angajatului de a notifica angajatorului modificările aduse datelor cu caracter personal într-un termen care nu depășește 5 zile calendaristice. Este legal să se stabilească o astfel de obligație pentru un angajat într-un act de reglementare local?

Da, este legal.

În Reglementările privind datele personale elaborate de organizație, este posibil să se stabilească obligația unui angajat de a raporta modificările datelor sale într-o anumită perioadă de timp prevederile Codului Muncii al Federației Ruse privind actele locale ale organizației (Articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse) permit acest lucru. Cerințele reglementărilor locale ale angajatorului sunt obligatorii pentru respectarea de către angajați (cu excepția reglementărilor locale care agravează situația angajaților în comparație cu legislația muncii stabilită și alte reglementări). Angajații trebuie să fie familiarizați cu astfel de reglementări locale la semnare.

În plus, o astfel de obligație poate fi fixată în contractul de muncă cu salariatul.

În acest caz, este mai bine să descifrezi ce se înțelege prin date cu caracter personal (modificarea înregistrării, a numelui complet sau a altor date din pașaport, schimbarea stării civile sau a componenței familiei). De asemenea, este necesar să se stabilească nu numai termenul, ci și procedura de depunere a modificărilor (sub ce formă să raporteze, dacă este necesară prezentarea documentelor originale, dacă se furnizează copii ale acestora).

Reglementările privind datele cu caracter personal ale angajaților pot prevedea, de exemplu, următoarea formulare: „ În timp util, într-un termen rezonabil care nu depășește 5 zile lucrătoare, salariatul este obligat să informeze angajatorul personal sau prin reprezentantul său legal(puteți specifica un anumit departament, poziția angajatului responsabil), despre modificarea datelor dvs. personale și trimiteți documentele justificative originale».

Cum se întocmește Regulamentul de lucru cu datele personale ale angajaților

Un exemplu de obținere a datelor personale ale unui angajat de la un angajator anterior

Angajat al organizației E.V. Ivanova a primit un loc de muncă la organizația Alpha în februarie 2013. În același an a intrat în concediu de maternitate. În 2014, angajata intră în concediu de maternitate. Datorită faptului că în 2013 angajatul a fost în concediu de maternitate, pentru a calcula indemnizația pentru îngrijirea copiilor până la 1,5 ani, Ivanova a cerut înlocuirea perioadei de calcul 2013 cu 2010, pe care a lucrat integral la un alt angajator. De când Ivanova și-a părăsit fostul angajator în ianuarie 2013, la concediere i s-a dat un certificat cu valoarea câștigurilor pentru anii 2012 și 2011 (clauza 3, partea 2, articolul 4.1 din Legea din 29 decembrie 2006 nr. 255-FZ).

În consecință, informații despre câștigurile angajatului în 2010 noul angajator(„Alpha”) nu o are.

Consimțământul angajatului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

După primirea datelor personale ale angajatului, angajatorul trebuie să le prelucreze.

Ca regulă generală, prelucrarea acestor date poate fi efectuată numai cu acordul scris al angajaților. Consimțământul trebuie să conțină informații despre volumul de date care sunt prelucrate, scopurile, metodele de prelucrare, informații despre cine prelucrează datele, perioada în care este valabil consimțământul angajatului și semnătura acestuia (Partea 4 a articolului 9 din Legea din iulie). 27, 2006 Nr. 152-FZ).

Codul Muncii al Federației Ruse

„Articolul 5. Legislația muncii și alte acte care conțin norme dreptul muncii

Reglementarea relațiilor de muncă și a altor relații direct legate în conformitate cu Constituția Federației Ruse și cu legile constituționale federale se realizează:

legislația muncii (inclusiv legislația privind protecția muncii), constând din acest cod, alte legi federale și legi ale entităților constitutive ale Federației Ruse care conțin standarde de drept al muncii;

alte acte juridice de reglementare care contin norme de dreptul muncii:

decretele președintelui Federației Ruse;

decrete ale Guvernului Federației Ruse și acte juridice de reglementare organisme federale puterea executivă;

actele juridice de reglementare ale autorităților executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse;

acte juridice de reglementare ale autorităților administrația locală.

Relațiile de muncă și alte relații direct legate de acestea sunt reglementate și prin contracte colective, acorduri și reglementări locale care conțin norme de drept al muncii.

Standardele de drept al muncii cuprinse în alte legi federale trebuie să respecte acest Cod.

În cazul unor contradicții între prezentul Cod și o altă lege federală care conține norme de drept al muncii, se aplică prezentul Cod.

Dacă o lege federală nou adoptată, care conține norme de drept al muncii, contrazice prezentul Cod, atunci această lege federală se aplică sub rezerva modificărilor corespunzătoare ale acestui Cod.

Decretele președintelui Federației Ruse care conțin norme de drept al muncii nu trebuie să contravină prezentului cod și altor legi federale.

Decretele Guvernului Federației Ruse care conțin standarde de drept al muncii nu trebuie să contravină prezentului Cod, altor legi federale și decretelor Președintelui Federației Ruse.

Actele juridice de reglementare ale autorităților executive federale care conțin norme de drept al muncii nu trebuie să contravină prezentului Cod, altor legi federale, decretelor Președintelui Federației Ruse și decretelor Guvernului Federației Ruse.

Legile entităților constitutive ale Federației Ruse care conțin norme de drept al muncii nu trebuie să contravină prezentului Cod și altor legi federale. Actele juridice de reglementare ale autorităților executive ale entităților constitutive ale Federației Ruse nu trebuie să contravină prezentului Cod, altor legi federale, decretelor Președintelui Federației Ruse, decretelor Guvernului Federației Ruse și actelor juridice de reglementare ale autorităților executive federale.

Organele administrației publice locale au dreptul de a adopta acte juridice normative care conțin norme de drept al muncii, în limitele competenței lor, în conformitate cu prezentul cod, alte legi federale și alte acte juridice normative ale Federației Ruse, legi și alte acte juridice normative ale entităților constitutive ale Federația Rusă.

Articolul 8. Reglementări locale cuprinzând norme de drept al muncii

Angajatorii, cu excepția angajatorilor - persoane fizice care nu sunt întreprinzători individuali, adoptă reglementări locale care conțin norme de drept al muncii (denumite în continuare reglementări locale), în competența lor, în conformitate cu legislația muncii și alte acte juridice de reglementare care conțin norme de dreptul muncii, colective. acorduri, acorduri.

În cazurile prevăzute de prezentul cod, alte legi federale și alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, convenții colective, acorduri, angajatorul, la adoptarea reglementărilor locale, ia în considerare opinia corpului reprezentativ al angajaților (dacă există astfel de un organism reprezentativ).

Un contract sau acorduri colective pot prevedea adoptarea de reglementări locale de comun acord cu reprezentativitatea lucrătorilor.

Norme ale reglementărilor locale care agravează situația lucrătorilor în comparație cu legislația muncii stabilită și alte reglementări care conțin norme de drept al muncii, contracte colective, acorduri, precum și reglementări locale adoptate fără respectarea procedurii de luare în considerare a opiniilor organului reprezentativ al lucrătorilor stabiliți de articolul 372 din prezentul cod, nu sunt aplicabile. În astfel de cazuri se aplică legislatia munciiși alte acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii, contract colectiv, acorduri.

Articolul 86. Cerințe generale la prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților și garantarea protecției acestora

3) toate datele personale ale angajatului ar trebui să fie obținute de la acesta. În cazul în care datele personale ale angajatului pot fi obținute doar de la o terță parte, atunci angajatul trebuie să fie înștiințat în prealabil despre acest lucru și trebuie obținut consimțământul scris de la acesta. Angajatorul trebuie să informeze angajatul despre scopurile, sursele preconizate și metodele de obținere a datelor cu caracter personal, precum și natura datelor cu caracter personal care urmează a fi obținute și consecințele refuzului angajatului de a-și da acordul scris pentru a le primi;

Articolul 87. Stocarea și utilizarea datelor cu caracter personal ale angajaților

Procedura de stocare și utilizare a datelor cu caracter personal ale angajaților este stabilită de angajator în conformitate cu cerințele prezentului Cod și ale altor legi federale.”

„2.4. Angajatul oferă angajatorului informații fiabile despre el însuși. Angajatorul verifică

fiabilitatea informațiilor prin verificarea datelor furnizate de angajat cu cele disponibile

documentele angajatului.

2.5. Dacă datele cu caracter personal se modifică, angajatul anunță în scris angajatorul

astfel de modificări într-o perioadă rezonabilă care nu depășește 14 zile.

2.6. Dacă este necesar, angajatorul solicită informații suplimentare de la angajat.

Angajatul furnizează informațiile solicitate și, dacă este necesar, prezintă documente,

confirmând acuratețea acestor informații.”

• Descărcați formulare