Acasă › Locuințe și servicii comunale › Fișa postului șefului departamentului de licitații. Exemplu de fișă a postului pentru șeful departamentului de licitații. Fișa postului șef departament licitație. Utilizați înainte băncile de date cu informații despre întreprinderi, la discreția conducerii

Fișa postului șefului departamentului de licitații. Exemplu de fișă a postului pentru șeful departamentului de licitații. Fișa postului șef departament licitație. Utilizați înainte băncile de date cu informații despre întreprinderi, la discreția conducerii

Prevederi generale

1.1. Șeful departamentului achiziții al [denumirea organizației] aparține categoriei și raportează direct la (Completați dacă este necesar) sau înlocuitorul acestuia, execută instrucțiuni de la generalul [denumirea organizației].

1.2. În funcția de șef al departamentului de achiziții este numită o persoană cu studii superioare. învăţământul profesionalși experiență de lucru în achiziții de cel puțin [valori] ani.

1.3. Numirea în funcția de șef al departamentului de achiziții și demiterea din acesta se fac prin ordin al generalului [denumirea organizației] la depunere (Se completează dacă este cazul).

1.4. Șeful departamentului de achiziții trebuie să cunoască:

Legislativ de bază și reglementări reglementarea activităților [denumirea organizației];

Practici financiare și de afaceri actuale în acest domeniu;

Cerințe privind calitatea mărfurilor;

Comerț cu ridicata și preturi cu amanuntul pentru grupele de produse din sortimentul [denumirea organizației], inclusiv prețurile principalelor producători, furnizori, precum și organizații concurente;

Metode și proceduri de achiziție;

Procedura de încheiere a contractelor cu furnizorii și monitorizarea implementării acestora;

Procedura de decontare prin contracte;

Organizarea operațiunilor din depozit [denumirea organizației], metode de planificare, control și gestionare a stocurilor din depozit;

Baza de date, precum și altele software utilizate de organizație pentru a sprijini procesul de tranzacționare;

Reglementări interne de muncă;

Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.

1.5. Șefului departamentului de achiziții îi sunt repartizate următoarele sarcini:

Organizarea și managementul personal al achizițiilor de bunuri pe tot parcursul gama de produse[introduceți numele organizației];

Formarea sortimentului, determinarea volumelor de achiziție și participarea la stabilirea prețurilor;

Asigurarea competitivitatii maxime a preturilor si conditiilor pentru produsele achizitionate.

Responsabilitățile postului

2.1. Șeful departamentului de achiziții este responsabil pentru următoarele:

Gestionarea activității departamentului de achiziții, repartizarea responsabilității pentru anumite grupe de produse și arii suplimentare de lucru între managerii de departament;

Stabilirea ordinii și procedurii de achiziție a produselor alimentare, criteriilor și normelor de desfășurare a tranzacțiilor de achiziție, stabilirea și convenirea procedurii de decontări cu furnizorii;

Monitorizarea stării stocurilor din depozit pentru toate grupele de produse;

Optimizarea politicii de cumpărare (frecvența comenzilor, mărimea comenzii, timpul comenzii, soldul minim în depozit) ținând cont de modificările cererii consumatorilor, fluctuațiile sezoniere, termenele limită de vânzare, situația în producția de produse alimentare specifice, precum și alți factori necesari;

Efectuarea de analize regulate a statisticilor privind grupele de produse și articolele individuale de produse, identificarea grupurilor de mărfuri profitabile, cu profit scăzut și neprofitabile, asigurând ajustări ale politicii de achiziție pe baza rezultatelor unei astfel de analize;

Verificarea cantității și calității aprovizionărilor interne;

Implementarea selectiei la timp a furnizorilor;

Organizarea si desfasurarea licitatiilor, analiza documentatiei de licitatie;

Participarea la negocieri cu departamentele functionale pentru a obtine maximum cele mai bune preturiși reducerea costurilor în timpul achizițiilor și livrării;

Evaluarea calității și eficienței furnizorilor și furnizorilor existenți;

Managementul eficienței costurilor prin selectarea celor mai potriviți furnizori;

Monitorizarea pietei de bunuri si servicii achizitionate de companie;

Statistici privind grupurile de produse și articolele individuale de produse;

Analiza depozitului, planificarea ritmului de achiziție;

Negocierea, pregatirea si incheierea de contracte cu furnizorii si clientii;

Luarea deciziilor privind schimbările necesare în condițiile de lucru cu furnizorii, realizarea conditii optime furnituri;

Controlul procesului de bugetare pentru achiziții, stabilirea prețurilor, logistică externă;

Organizarea interacțiunii departamentului de achiziții cu alte departamente [indicați denumirea organizației];

Controlul managerilor de achiziții (conformitatea prețurilor de achiziție cu situația pieței);

Repartizarea responsabilitatilor pentru anumite grupuri bunuri printre managerii de departament;

Supravegherea angajaților din subordine

Drepturi

3.1. Șeful compartimentului achiziții are dreptul:

Acționează în numele [introduceți numele organizației], reprezintă interesele organizației în relațiile cu alte organizații și organisme puterea de stat pe probleme de organizare a achizițiilor;

Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii [introduceți numele organizației] referitoare la cumpărarea și vânzarea de produse;

Faceți propuneri conducerii [indicați numele organizației] pentru îmbunătățirea activităților departamentului de achiziții;

Interacționează cu managerii tuturor diviziuni structurale[introduceți numele organizației];

Solicitați personal sau în numele conducerii organizației de la departamente informațiile și documentele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite;

Semnează și avizează documente care țin de competența ta;

Participa la negocieri cu reprezentanții întreprinderilor și organizațiilor pe probleme legate de îndeplinirea atribuțiilor funcționale;

Stabiliți pentru angajații din subordinea acestuia;

Faceți propuneri conducerii [indicați numele organizației] pentru a îmbunătăți activitatea departamentului de achiziții și interacțiunea acestuia cu diviziile;

Trimite spre examinare conducerii [introduceți numele organizației] propuneri privind numirea, transferul și concedierea angajaților departamentului de achiziții, propuneri pentru încurajarea acestora sau impunerea de penalități asupra acestora;

Îmbunătățiți-vă abilitățile.

Responsabilitate

4.1. Șeful departamentului de achiziții este responsabil pentru:

Neîndeplinirea (împlinirea necorespunzătoare) a dvs responsabilități de serviciu prevăzute aici, în limitele specificate legislatia muncii Federația Rusă;

Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă a Federației Ruse;

Cauzând daune materiale- în limitele stabilite de legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.

Descărcați descrierea postului:

Directorul general al tuturor este aici:

Directorul general al fișelor posturilor aici:

Acest lucru este modern la Moscova într-un rapid și căutare eficientă, selecția personalului. Selecția noastră de personal va oferi servicii pentru personalul de care aveți nevoie. Cautam si selectam contabili, medici, stilisti,...
Informații pentru angajatori pentru servicii de căutare și selecție puteți găsi la. Pe pagina „ ” puteți afla despre ultimele noastre promoții și oferte speciale pentru Clienți (angajatori). Pe pagina de catalog, citiți ce ar trebui să fie și descărcați opțiuni de bază DI.
Dacă sunteți interesat de o solicitare, vom selecta personal pentru dvs. și vom ajuta solicitanții! Îl vom implementa pentru tine într-un interval de timp scurt.
Pentru confortul dumneavoastră am creat o secțiune „ ” în care am postat informatii detaliateîn funcție de pozițiile principale ale aplicațiilor populare de la clienții de căutare și selecție, dar cu referire la un nume specific, de exemplu, t,

Departamentul de licitații este un instrument eficient pentru vânzarea licitațiilor, mai ales într-o situație economică instabilă. În plus, orice companie, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu nevoia de a extinde oportunitățile de comercializare a produselor/serviciilor sale. Un instrument eficient Pentru a extinde canalele de vânzare este dezvoltarea direcției de licitație. Participarea la licitații și, în caz de victorie, încheierea de contracte cu furnizorii guvernamentali și comerciali.

Dezvoltarea direcției de licitație și a departamentului de licitație este deosebit de relevantă în perioade de criză, când companiile comerciale își reduc semnificativ bugetele sau refuză complet să încheie contracte într-o serie de domenii nevitale. Statul, chiar și în timpul unei crize, achiziționează și va continua să achiziționeze lucrări, bunuri și servicii necesare pentru functionare normala toata tara. În plus, guvernul este un client de încredere care plătește facturile.

Departament licitație: sarcini

Principalele sarcini ale departamentului de licitații care merită evidențiate sunt:
asigurarea participarii companiei la licitatii
participarea la crearea si mentinerea imaginii companiei
atragerea de noi contracte prin sistemul de licitație și atragerea de noi clienți, precum și păstrarea / returnarea clienților vechi

O condiție prealabilă pentru activități eficiente în această direcție este crearea unui departament de licitație cu specialiști calificați motivați să obțină rezultate. Despre aceasta și vom vorbiîn articol.

Structura organizatorică tipică a departamentului de licitații

Să ne uităm la structura tipică a departamentului de licitație. Permiteți-mi să fac imediat o rezervă că structura pe care o vom considera este tipică. ÎN companii mari responsabilitățile pot fi atribuite unui specialist individual, în firme mici Responsabilitățile întregului departament de licitații pot fi redistribuite între unul sau doi angajați.
Șef departament licitație
Director adjunct / specialist sef
manager /
Asistent manager/secretar

Lanțul de comandă arată astfel:

Repartizarea responsabilităților angajaților departamentului de licitații și fișe standard de post

Una dintre greșelile standard care se comite la crearea și dezvoltarea unui domeniu de licitație este redistribuirea funcțiilor și responsabilităților pentru pregătirea ofertelor în rândul specialiștilor care nu s-au ocupat anterior de acest lucru și nu au cunoștințe suficiente în acest domeniu.

De exemplu, pe lângă funcțiile principale, unui avocat i se oferă și dezvoltarea de zone pentru licitații. Acesta poate să nu fie avocat în unele companii, funcțiile de pregătire a ofertelor sunt transferate unui secretar, asistent manager sau contabil. Aceasta este o abordare ineficientă, care afectează în cele din urmă rezultatele lucrărilor la licitații.

Pentru a participa eficient la licitații, sunt necesare cunoștințe în acest domeniu, precum și experiență. Cea mai rațională și eficientă abordare este crearea unui departament de licitație, care stadiu inițial poate consta dintr-un singur specialist. Dar acest specialist trebuie să fie instruit în domeniul licitațiilor și să aibă experiență practică relevantă. Activitățile departamentului de licitații ar trebui să vizeze doar atingerea unui singur obiectiv: participarea efectivă a companiei la licitații și obținerea de noi contracte pentru companie prin sistemul de licitație.

Distribuția responsabilităților în cadrul departamentului de licitații, pe care o vom analiza împreună cu dvs., este, de asemenea, tipică și poate diferi într-o anumită organizație.

Șef departament licitații:
2.1. Monitorizează anunțurile de licitație din diverse surse.
2.2. Coordonează participarea la licitații cu directorul Societății sau șefii de departamente, pe baza specificului activităților departamentelor.
2.3. Analizează participarea concurenților la licitații și oferă conducerii departamentului informații necesare pentru formarea propunerilor financiare.
2.4. Împreună cu departamentul juridic, participă la întocmirea cererilor de clarificare a documentației de achiziție;
2.5. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.6. Planifică activitățile angajaților departamentului.
2.7. Controlează pregătirea propunerilor (financiare și tehnice) pentru licitații, deviz și grafice de lucru de către specialiștii Societății și stabilește termenele de furnizare a documentației de către specialiștii Societății, numiți de șefii de departamente, către departamentul de licitații;
2.8. Supervizează pregătirea pachetelor de documente pentru licitații de către angajații departamentului.
2.9. Participă la completarea formularelor de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
2.10. Pregătește un pachet de documente pentru licitații importante din punct de vedere strategic în conformitate cu cerințele documentației de achiziție.
2.11. Controlează depunerea documentelor la licitații;
2.12. Întocmește documentația de raportare și o transmite directorului companiei.
2.13. În cazul câștigării licitației, furnizează angajaților Societății informațiile necesare pentru încheierea unui contract. Răspunderea pentru modificările planurilor calendaristice, propunerilor tehnice etc., necesare încheierii unui contract, revine specialiştilor din departamentele care au câştigat licitaţia.
2.14. Informează departamentul juridic despre necesitatea emiterii garanțiilor bancare și termenele de depunere a documentelor.
2.15. Oferă departamentului de contabilitate informații necesare pentru plata securității cererilor de participare la licitații și informații cu privire la termenele de depunere a ordinelor de plată către departamentul de licitații.
2.16. Monitorizează schimbările în legislație, cadrul legal privind pregătirea documentației de licitație, efectuarea achiziții publiceși familiarizează angajații departamentului cu aceste informații.
2.17. Gestionează activitățile subordonaților, ia măsuri pentru a asigura respectarea acestora cu reglementările interne de muncă.
2.18. Prezintă propuneri de recompense sau penalități pentru angajații departamentului și ajută la îmbunătățirea calificărilor acestora.

Ei bine, acum o vom rezolva pentru tine îndatoriri tipice specialist tender.

Specialist în licitație:
2.1. Participă la monitorizarea anunțurilor de licitație din diverse surse
2.2. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.3. Întocmește un pachet de documente în conformitate cu cerințele documentației de licitație:
 întocmește propuneri (financiare și tehnice) furnizate de specialiștii departamentului în conformitate cu standardele de documentare;
 solicită date financiare și documente referitoare la Societate de la departamentul de contabilitate;
 solicită (în funcție de cerințele documentației de achiziție) certificate de la diverse agenții guvernamentale în cadrul întocmirii documentelor de licitație în domeniul său de responsabilitate;
 în numele șefului de compartiment completează formulare de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
 în numele șefului de departament, colectează documente ( acte constitutive, licențe, diplome, certificate de specialiști, copii de pe contracte, acte etc.)
 scanează și fotocopiază documentele necesare pregătirii unei cereri de licitație.
 organizează legalizarea documentelor necesare întocmirii pachetului de documente pentru licitaţie
2.4. Specialistul în licitație întocmește un pachet de documente cuprins în cererea de licitație în modul stabilit de organizatorul achiziției și în conformitate cu cerințele de documentare.
2.5. Organizează trimiterea documentelor la licitații și monitorizează primirea acestora de către Clienți;
2.6. In caz de necesitate de productie, indeplineste functii de curierat.
2.7. Structurează informații despre tranzacționarea pe suport electronic și hârtie.
2.8. În numele șefului de departament, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.9. Pregătește răspunsuri la scrisori și întrebări în domeniul său de competență
2.10. Efectuează instrucțiuni de la șeful de departament în domeniul său de competență.

Departamentul de licitații și managementul proceselor

Șeful (șeful) departamentului de licitații gestionează procesul, efectuând planificarea, monitorizarea, controlul, analiza și acceptarea decizii de management. În diferite companii, procesul de licitație și management poate fi organizat în moduri diferite. Dar vom avea în vedere varianta standard, atunci când funcțiile de conducere a departamentului de licitații sunt îndeplinite de șeful departamentului de licitații.

Șeful departamentului de licitații planifică desfășurarea procesului în funcție de numărul de oferte agreate, folosind următoarele informații:
informații despre licitațiile anunțate,
cerințele organizatorului de achiziții prevăzute în documentația de achiziție,
informații despre rezultatele participării la licitație

Șeful departamentului de licitații înregistrează rezultatele planificării în perioada documente interne departament. În practică, puteți planifica pregătirea licitațiilor folosind Excel. Adică, păstrați un tabel cu informații despre client, subiectul achiziției, prețul inițial (maxim), prețul participantului, termenul limită de acceptare a documentelor, termenele limită pentru însumarea rezultatelor și alte informații care pot fi utile în lucrare. Acest tabel poate fi folosit pentru raportarea către conducere.

Ca alternativă la această opțiune, raportarea se poate face în servicii specializate si programe.

Departamentul de licitații și tehnologia sa de lucru

Să aruncăm o privire asupra procesului de lucru al departamentului de licitații din compania furnizorului și a schemei de interacțiune în cadrul companiei.

Lucrările de licitație încep cu obținerea de informații despre licitațiile aflate în derulare în conformitate cu datele privind necesitatea prestării de servicii primite de la conducerea companiei. Adică, un specialist în licitații sau șeful departamentului de licitații găsește mai întâi oferte ținând cont de criteriile de selecție: preț, regiune, subiectul licitațiilor sau alte informații care provin din conducerea companiei.

Procesul se încheie în următoarele condiții:
obținerea de informații despre rezultatele tranzacționării
comunicarea informațiilor către părțile interesate din cadrul companiei.

Informațiile despre rezultate sunt publicate în Unified sistem informatic sau dacă aceasta este o licitație comercială, atunci informațiile pot fi obținute oral de la client sau de pe site-ul clientului. Apoi, informațiile primite sunt transferate către departamentul relevant prin sistemul CRM, sau de către e-mail sau oral. În caz de câștig, se transmit suplimentar informații despre data publicării rezultatelor licitației, valoarea garanției contractului și momentul încheierii contractului. In continuare, specialistul responsabil cu incheierea contractului se ocupa cu emiterea garantiei bancare si incheierea contractului. În practică, funcțiile de încheiere a contractelor sunt adesea atribuite unui avocat al companiei sau unui specialist în departamentul de licitații. Dacă în încheierea contractelor este implicat un specialist din cadrul departamentului de licitații, procesul este finalizat în momentul încheierii contractului cu clientul.

Condițiile necesare pentru continuarea procesului de afaceri al departamentului de licitații sunt aprobarea la timp a participării la licitații cu conducerea, care include selecția primară, selecția secundară și selecția finală a ofertelor. În etapa inițială de selecție, managerul selectează ofertele ținând cont de criteriile de preț, regiune și subiectul achiziției. În timpul selecției secundare, achizițiile selectate sunt analizate de către șeful departamentului de licitații și șefii departamentelor relevante pentru fezabilitatea participării. Se analizează criteriile de evaluare a cererii, se determină fezabilitatea participării ținând cont de cheltuielile de călătorie și ținând cont de posibila reducere a prețurilor concurenților.

În etapa finală, specialiști din departamentul relevant analizează cerințe tehnice achiziții, termene limită. Șeful departamentului de licitații analizează achizițiile anterioare ale clientului pentru achiziții similare, analizează prețurile concurenților și calculează o previziune pentru o posibilă reducere de preț. Luând în considerare acești factori, conducerea departamentului relevant și, dacă este necesar, conducerea companiei iau o decizie finală cu privire la oportunitatea participării la licitație.

Departamentul de licitații: principalele etape și principii de lucru

Din punct de vedere structural, lucrarea de licitație este un sistem de acțiuni secvențiale care vizează satisfacerea cerințelor și nevoilor predeterminate ale Societății, inclusiv restricții de timp, cost, resurse, ținând cont de natura și specificul lucrării pentru un anumit serviciu.

Etapele principale ale procesului

Monitorizarea anunţurilor de licitaţie din diverse surse.
Coordonarea cu managerii Societății, șefii de departamente de participare la licitații în conformitate cu politica Societății și specificul activităților diviziilor.
Planificarea pregătirii documentației pentru participarea la licitații în conformitate cu termenele limită de depunere a documentelor.
Formarea unui pachet de documentație în conformitate cu cerințele și în modul stabilit de organizatorii licitației.
Verificarea documentației pentru conformitatea cu cerințele.
Corectarea documentației, dacă este necesar.
Verificați dacă au fost făcute orice corecții înainte de a trimite documentația.
Pregatirea coletului pentru expediere si trimiterea documentatiei.
Controlul trimiterii documentației către organizatorii de licitații.
Monitorizarea rezultatelor participării la licitații.
Diseminarea informațiilor despre rezultatele tranzacționării către părțile interesate din cadrul companiei.

Principii de bază pentru efectuarea lucrărilor de licitație:
Sistematicitate– munca este organizată și desfășurată în conformitate cu standardele de documentație interne ale Companiei și ținând cont de întregul set de cerințe de documentare.
Secvența - planificarea și execuția lucrărilor au loc într-o secvență strictă, în care sarcinile ulterioare folosesc rezultatele celor anterioare.
Relevanţă– lucrarea trebuie să respecte tendințele și cerințele actuale stabilite în documentația și legislația privind achizițiile.
Eficienţă– orice lucrare are ca scop obținerea unui rezultat specific, care, la rândul său, este o componentă obligatorie a rezultatului final.
Confidențialitate– toate materialele primite în cadrul companiei ca parte a lucrării, toate rezultatele intermediare și finale în orice format de prezentare sunt proprietatea companiei, iar distribuirea sau utilizarea ulterioară a acestora sub nicio formă nu este permisă fără permisiunea specială.

Nota: În cazurile în care aveți suspiciuni cu privire la integritatea angajaților organizatorului licitației, de exemplu atunci când există motive să credeți că informațiile confidențiale cu dvs. oferta de pret pot fi dezvăluite altor ofertanți, vă recomandăm să vă asigurați că propunerile sunt livrate în ultimul moment. În ultimul moment, aceasta înseamnă depunerea unei cereri cu câteva ore înainte de termenul limită de acceptare a cererilor, sau depunerea unei cereri direct la deschiderea plicurilor.

Surse de informații utilizate în furnizarea serviciilor

informațiile inițiale primite de la Organizatorii Licitației (anunț pe site-ul web, anunț privind modificările condițiilor de licitație; documentația de participare la licitații, planul de achiziții, protocolul de revizuire și evaluare)
informatiile initiale primite de la Client (in functie de conditiile documentatiei de achizitie: metodologie, metodologie, concept, propunere tehnica, lista specialistilor, informatii despre experienta, plan calendaristic, propunere financiară)
baza de informatii proprie (mostre de documente ale companiei, formulare)

Lucrări de licitație și documentare a rezultatelor

Documentarea lucrărilor de pregătire a documentației ofertantului și a rezultatelor acesteia se realizează folosind șabloane standard de documente (format de raport). O companie poate folosi un formular ca document de raportare, de exemplu, pregătit în Excel. De asemenea, informații despre ofertele pregătite și rezultatele lucrărilor departamentului de licitații pot fi înregistrate în sistem CRM sau alte programe sau servicii specializate, de exemplu în serviciul Tenderplan.

Sistem de plată și motivare

Cele mai populare sisteme de plată în domeniul licitațiilor sunt următoarele:
1) plata rezultatelor
2) plata fixă

În primul caz, compania motivează angajații departamentului de licitații să obțină rezultate, adică. obtinerea de noi contracte pentru firma. În al doilea caz, o astfel de motivație este practic absentă.

Posibile variații ale sistemului „Plătiți pentru rezultate”:
1. Salariu + procent din licitații câștigate
2. Salariu + bonus fix pe baza rezultatelor muncii
3. Procentul de licitații câștigate
4. Plata pentru fiecare cerere acceptata.
Cele mai obișnuite opțiuni de plată pentru specialiștii în licitație din personal sunt 1 și 2 pentru specialiștii la distanță, opțiunile 3 și 4. Sunt posibile și variații, de exemplu, atunci când un freelancer pregătește doar prima parte a unei cereri pentru o licitație și, dacă; cererea pentru prima parte este acceptată, primește o plată de salariu fix. A doua parte a aplicației este pregătită de specialiștii clientului, care primesc un salariu și un procent din licitațiile câștigate sau un salariu și un bonus fix.
Avantajul incontestabil al acestui sistem de remunerare este motivarea pentru rezultatul final. Dobânda și rezultatele cu un astfel de sistem de remunerare sunt mai mari decât cu o plată fixă. Cu condiția, desigur, ca salariul să nu fie slab, ci la nivelul pieței.

Acum vom lua în considerare opțiunile pentru o plată fixă:
1. Salariu fix
2. Plată fixă pentru fiecare cerere pregătită
În prima opțiune, sunt posibile și diverse variații, de exemplu, atunci când plata orelor suplimentare se adaugă la salariu. În cazurile în care volumul cererilor de licitație pregătite este mare și există multă procesare, valoarea plății pentru procesare poate fi, de asemenea, semnificativă.

Avantaje și dezavantaje pentru sprijinul licitației

Companiile și antreprenorii care abia intră pe piața achizițiilor publice fac o greșeală comună. Toate activitățile de licitație ale companiei sunt complet externalizate către o companie care oferă suport în domeniul licitațiilor. Principala și principala greșeală este că nicio altă companie decât a ta și niciun specialist în afară de angajatul tău nu va fi atât de interesat de rezultat.

Primul minus atragerea unei companii de outsourcing pentru licitații este:
- interes slab față de rezultatul angajatului care vă va pregăti cererea. Chiar dacă plătiți o taxă decentă unei companii de outsourcing, cel mai probabil nu va avea prea mult efect asupra plății angajatului specific care vă va pregăti cererea.
Al doilea minus Acesta nu este întotdeauna un nivel ridicat de alfabetizare în domeniul dvs. al acelor angajați ai companiei de externalizare care vor pregăti cererea.
Al treilea minus Acesta este un control slab asupra activităților angajaților care pregătesc cereri de licitație. Nu puteți ști și înțelege întotdeauna exact dacă un angajat al unei companii de outsourcing lucrează la licitația dvs. și în ce stadiu se află proiectul.

Drept urmare, după ce ați plătit bani decenti pentru lucrare, puteți ajunge la o situație în care nu există niciun interes pentru rezultatul lucrării, interpretul nu este foarte profesionist în subiectul dvs. și există o lipsă de control.

Prin urmare, nu este foarte recomandat să externalizați toate domeniile de licitații. Este posibil și necesar să implicați companii de outsourcing pentru a susține licitații și freelanceri, dar trebuie doar să delegați unele dintre sarcini și să controlați procesul de pregătire a aplicațiilor.

Adică avem nevoie de un specialist în licitație în companie care să fie motivat să obțină rezultate în licitații, să îndeplinească el însuși unele dintre funcții și să delege altele. De exemplu, pregătirea primelor părți ale licitațiilor poate fi delegată unei companii de suport pentru licitații sau unui freelancer. Principalul lucru este că specialiștii au suficientă experiență practică în tema dvs.

Delegarea funcțiilor de căutare a ofertelor nu este foarte recomandată, deoarece pentru a selecta achiziții cu adevărat promițătoare și interesante în zona dvs., trebuie să aveți o înțelegere profundă a acestui subiect și să fiți capabil să analizați și să calculați perspectivele de participare. Un specialist care nu vă înțelege subiectul nu va putea face acest lucru eficient.

Principalul avantaj al angajării unui freelancer sau a unei companii de suport pentru licitații este reducerea timpului pentru operațiunile de rutină. Timpul economisit poate fi folosit mai eficient pentru a obține rezultate mai bune. De exemplu, petreceți mai mult timp analizelor. De asemenea, este posibilă creșterea numărului de oferte procesate și pregătite.

Aprob [semnătura organizatorică și juridică] [F. I.O., fișă de funcție, denumirea șefului sau altei organizații, întreprindere, funcționar, instituție] împuternicită să aprobe fișa postului] [zi, lună, an] M.P Fișa postului șefului departamentului licitații și bunuri guvernamentale [denumirea organizaţie, întreprindere, instituţii] Prezent Descrierea postului dezvoltat și aprobat pe baza contract de munca cu șeful departamentului de licitații și bunuri guvernamentale, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte reglementări care reglementează relațiile de muncă. 1. Prevederi generale 1.1. Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale aparține categoriei de manageri și se subordonează direct [denumirea funcției]. 1.2.

Atenţie

3.5.

Info

Semnează și avizează documente care țin de competența ta. 3.6. Implicați specialiști din toate diviziile structurale [organizații, instituții] în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite.

3.7.

Securitatea muncii

Principii de bază și metode de promovare a produselor prezentate pe piețele municipale și bugetare; § Specificul promovarii produsului pe piata comerciala; § Locuri de desfășurare a licitațiilor, licitație deschisă, licitatii electronice; § Reguli de răspuns la cererile de cotații și propuneri § Metode de lucru cu mass-media; § Caracteristicile de bază tehnologice și de design și proprietățile de consum ale produselor vândute; § Bazele stabilirii prețurilor și politica de preturi; § Conditii de livrare, depozitare si transport al produselor; § metode de organizare a contabilitatii si raportari privind implementarea planurilor de vanzari si vanzari de produse; § Procedura de furnizare a documentelor organizatorice, administrative și de altă natură pentru participarea la concursuri; § Reglementări interne de muncă; § Reguli si reglementari privind protectia muncii; § Etica comunicare de afaceri. 1.5.

Fișa postului șefului departamentului de licitații și bunuri guvernamentale

APROBAT de Directorul General Phoenix SRL " " 20, Nr. Fişa postului unui specialist în lucrări de licitaţie a departamentului dezvoltare 1.1. Un specialist în licitație aparține categoriei specialiștilor.
1.2. În activitățile sale, un specialist în licitație este ghidat de: § statutul întreprinderii; § reglementări privind departamentul de dezvoltare; § documente legislative, acte normative de reglementare ale Federației Ruse, precum și materiale metodologice care reglementează problemele lucrărilor efectuate în domeniul activităților de licitație; § ordine, instructiuni si instructiuni de la conducerea intreprinderii, seful departamentului dezvoltare; § regulamentul intern al muncii; § această fișă a postului. 1.3. Specialistul în licitație raportează direct șefului departamentului de dezvoltare. 1.4.

1. prevederi generale

Dacă este necesar, solicitați clarificări și luați în considerare modificările din documentația de licitație. 1.11. Pregătiți prompt un pachet complet de documente. 1.12.

Interacționează cu managerii și șefii de departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor. 1.13. Analiza partea tehnica cereri de conformitate legislatia actuala(FZ-94).

1.14. Pregătiți aplicații competitive. 1.15. Conduce negocieri și corespondență cu organizatorii competiției. 1.16. Conduceți mai multe proiecte simultan. 1.17. Furnizați în timp util toate informațiile necesare despre condițiile de livrare, garanții, certificate.

1.18. Încheiați acorduri și contracte. 1.19.

CV-ul șefului departamentului de licitații din Moscova

Solicitați și primiți informațiile și documentele necesare legate de problemele activităților sale. 3.2. Faceți propuneri supervizorului imediat pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această fișă a postului.
3.3. Dați ordine angajaților din subordine și monitorizați execuția acestora. 3.4. Trimiteți idei conducerii despre recompensarea sau pedepsirea angajaților aflați sub comanda acestuia.

3.5. Semnează și avizează documente care țin de competența ta. 3.6. Implicați specialiști din toate diviziile structurale [organizații, instituții] în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite.
3.7.

Fișa postului șef departament licitații

Trimite propuneri conducerii [organizației, instituției] pentru îmbunătățirea calității muncii angajaților departamentului. 3. Drepturile salariatului Seful compartimentului licitatii si achizitii publice are dreptul: 3.1. Solicitați și primiți informațiile și documentele necesare legate de problemele activităților sale. 3.2. Faceți propuneri supervizorului imediat pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această fișă a postului.
3.3.

Dați ordine angajaților din subordine și monitorizați execuția acestora. 3.4. Trimiteți idei conducerii despre recompensarea sau pedepsirea angajaților aflați sub comanda acestuia.

Fișa postului șefului departamentului de licitații

În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii superioare profesionale juridice sau economice și pregătire suplimentară sau experiență de muncă în domeniul activităților de licitație de cel puțin 2 ani. 1.5. Un specialist în licitație este numit și eliberat din funcție prin ordin al întreprinderii, la propunerea șefului departamentului de dezvoltare, în conformitate cu cerințele codul muncii RF.

În absența unui specialist în licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin Director General. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni.

1.7. La restructurarea (reorganizarea) unei întreprinderi, schimbarea afacerii etc., se fac modificări și completări corespunzătoare la această fișă a postului. 2. Cerințe pentru cunoștințe și calificări: 2.1.

Fișa postului șefului departamentului licitații și bunuri guvernamentale [denumirea organizației, întreprinderii, instituției] Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată în baza unui contract de muncă cu șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale, în conformitate cu cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte reglementări care reglementează relațiile juridice de muncă. 1. Prevederi generale 1.1. Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale aparține categoriei de manageri și se subordonează direct [denumirea funcției].

1.2. O persoană care are studii superioareși a promovat examenul de calificare în program special[introduceți după caz] și experiență de muncă în specialitatea corespunzătoare profilului catedrei, minim [valori] ani. 1.3.

Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.5. Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora.

Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite.

Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9. Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10.

Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11. Participă la elaborarea reglementărilor și instrucțiuni metodologice De licitații electroniceși provizii guvernamentale. 2.12.
Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.5. Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora. 2.6. Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite. 2.8. Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9. Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10. Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11. Participă la elaborarea reglementărilor și liniilor directoare pentru licitațiile electronice și proviziile guvernamentale. 2.12.

6.3. Pentru predarea corectă și la timp a dosarelor la trecerea la un alt loc de muncă, concedierea dintr-o funcție către persoana care ocupă funcția actuală, iar în lipsa acesteia, către persoana care o înlocuiește sau direct către șeful departamentului de dezvoltare. 6.4. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse. 6.5.

Aprob [semnătura organizatorică și juridică] [F. I.O., fișă de funcție, denumirea conducătorului sau altei organizații, întreprindere, funcționar, instituție] autorizată să aprobe fișa postului] [ziua, luna, anul] M.P. [denumirea organizației, întreprinderii, instituției] Această fișă a postului a fost elaborată și aprobat pe baza unui contract de muncă cu șeful departamentului de licitații și bunuri guvernamentale, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte reglementări care reglementează relațiile de muncă. 1. Prevederi generale 1.1. Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale aparține categoriei de manageri și se subordonează direct [denumirea funcției]. 1.2.

Atenţie

3.5.

3.7.

Securitatea muncii

Principii de bază și metode de promovare a produselor prezentate pe piețele municipale și bugetare; § Specificul promovarii produsului pe piata comerciala; § Platforme de desfasurare a licitatiilor, licitatii competitive deschise, licitatii electronice; § Reguli de răspuns la cererile de cotații și propuneri § Metode de lucru cu mass-media; § Caracteristicile de bază tehnologice și de design și proprietățile de consum ale produselor vândute; § Fundamentele de stabilire a prețurilor și politicii de prețuri; § Conditii de livrare, depozitare si transport al produselor; § metode de organizare a contabilitatii si raportari privind implementarea planurilor de vanzari si vanzari de produse; § Procedura de furnizare a documentelor organizatorice, administrative și de altă natură pentru participarea la concursuri; § Reglementări interne de muncă; § Reguli si reglementari privind protectia muncii; § Etica comunicării în afaceri. 1.5.

Fișa postului șefului departamentului de licitații și bunuri guvernamentale

1. prevederi generale

Dacă este necesar, solicitați clarificări și luați în considerare modificările din documentația de licitație. 1.11. Pregătiți prompt un pachet complet de documente. 1.12.

Interacționează cu managerii și șefii de departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor. 1.13. Analizează partea tehnică a aplicațiilor pentru conformitatea cu legislația în vigoare (FZ-94).

1.18. Încheiați acorduri și contracte. 1.19.

CV-ul șefului departamentului de licitații din Moscova

Dați ordine angajaților din subordine și monitorizați execuția acestora. 3.4. Trimiteți idei conducerii despre recompensarea sau pedepsirea angajaților aflați sub comanda acestuia.

În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii superioare profesionale juridice sau economice și pregătire suplimentară sau experiență de muncă în domeniul activităților de licitație de cel puțin 2 ani. 1.5. Un specialist în licitație este numit și eliberat din funcția sa prin ordin al întreprinderii, la propunerea șefului departamentului de dezvoltare, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse.

În absența unui specialist în licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului general. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni.

1.2. Funcția de șef al departamentului de licitații și aprovizionare guvernamentală este acceptată pentru o persoană care are studii superioare și a promovat un examen de calificare într-un program special [se introduce după caz] și experiență de muncă în specialitatea corespunzătoare profilului departamentului pentru cel puțin [valoare] ani. 1.3.

Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite.

Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9. Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10.

Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11. Participă la elaborarea reglementărilor și ghidurilor pentru licitații electronice și consumabile guvernamentale. 2.12.
Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.5. Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora. 2.6. Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite. 2.8. Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9. Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10. Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11. Participă la elaborarea reglementărilor și liniilor directoare pentru licitațiile electronice și proviziile guvernamentale. 2.12.

RESPONSABILITATE 4.1 Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor prevăzute în prezentele Instrucțiuni – în conformitate cu legislația muncii în vigoare. 4.2.Pentru infracțiunile săvârșite în perioada activităților sale – în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală în vigoare. 4.3 Pentru producerea de pagube materiale - conform legislatiei in vigoare. 5. ALTE CONDIȚII 5.1. Această fișă a postului se comunică Specialistului în Licitație împotriva semnării. O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului. Am citit instrucțiunile și mă angajez să le urmez: " " 2009

Securitatea muncii

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea îndatoririlor oficiale prevăzute în secțiunea 3 din prezenta fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
6.2. Pentru încălcarea regulilor și reglementărilor care guvernează activitățile întreprinderii.
6.3. Pentru predarea corectă și la timp a dosarelor la trecerea la un alt loc de muncă, concedierea dintr-o funcție către persoana care ocupă funcția actuală, iar în lipsa acesteia, către persoana care o înlocuiește sau direct către șeful departamentului de dezvoltare.

Atenţie

Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

6.5.

Fișa postului șefului departamentului de licitații

Pentru a provoca daune materiale și (sau) daune reputatia de afaceriîntreprindere - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.
6.6.

Pentru neîndeplinirea sau executarea necorespunzătoare a „Regulamentului intern al muncii”, regulilor de siguranță și securitate la incendiu, ordine și instrucțiuni de păstrare a secretelor comerciale și a informațiilor confidențiale ale întreprinderii.

Pentru alte încălcări și abateri în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse și reglementările interne ale întreprinderii.

7.1. Această fișă a postului se comunică specialistului în licitație împotriva semnăturii.

O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului.

Fișa postului șefului departamentului de licitații și bunuri guvernamentale

1.6. În lipsa acestuia, atribuțiile șefului direcției licitații și bunuri guvernamentale sunt îndeplinite de [completați după caz].
2.

Gestionează activitățile departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.2. Organizează planificarea curentă și pe termen lung a activităților departamentului, ținând cont de scopurile, obiectivele și direcțiile pentru implementarea cărora a fost creat, asigură controlul asupra implementării sarcinilor planificate și coordonează activitatea angajaților departamentului. 2.3. Oferă asistență metodologică și practică angajaților departamentului cu privire la pregătirea și participarea la licitații și bunuri guvernamentale. 2.4.

1. prevederi generale

Profesional calitati importante: [lista calități].

1.6. În lipsa acestuia, atribuțiile șefului direcției licitații și bunuri guvernamentale sunt îndeplinite de [completați după caz].
2.

Responsabilităţile postului Şefului Direcţiei licitaţii şi bunuri guvernamentale îi sunt atribuite următoarele atribuţii postului: 2.1.

Gestionează activitățile departamentului de licitații și achiziții guvernamentale.

2.2. Organizează planificarea curentă și pe termen lung a activităților departamentului, ținând cont de scopurile, obiectivele și direcțiile pentru implementarea cărora a fost creat, asigură controlul asupra implementării sarcinilor planificate și coordonează activitatea angajaților departamentului. 2.3. Oferă asistență metodologică și practică angajaților departamentului cu privire la pregătirea și participarea la licitații și bunuri guvernamentale. 2.4.

Descrierea postului unui specialist în licitație (rusă)

APROBAT de Directorul General al Phoenix LLC " " 20
№

Fișa postului unui specialist în lucrări de licitație al departamentului de dezvoltare 1.1.

Un specialist în licitație aparține categoriei specialiștilor. 1.2.

În activitățile sale, un specialist în licitație este ghidat de: § statutul întreprinderii; § reglementări privind departamentul de dezvoltare; § documente legislative, acte normative de reglementare ale Federației Ruse, precum și materiale metodologice care reglementează problemele lucrărilor efectuate în domeniul activităților de licitație; § ordine, instructiuni si instructiuni de la conducerea intreprinderii, seful departamentului dezvoltare; § regulamentul intern al muncii; § această fișă a postului.

Specialistul în licitație raportează direct șefului departamentului de dezvoltare.

Fișa postului șef departament licitații

Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor profesionale.

3.8. Pentru toate cele prevăzute de lege garanții sociale. 3.9.

4. Responsabilitatea angajatului Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale este responsabil pentru: 4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor de serviciu conform prezentei fișe a postului - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse. 4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse. 4.3. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă actuală a Federației Ruse.
Face propuneri pentru îmbunătățirea procesului de lucru și a managementului departamentului de licitații și achiziții guvernamentale. 2.5.

Participă la selecția și plasarea personalului departamentului, la organizarea îmbunătățirii calificărilor și competențelor profesionale ale acestora.

2.6. Participă la pregătirea și certificarea angajaților departamentului. 2.7. Asigură pregătirea la timp a documentației de raportare stabilite. 2.8. Monitorizează licitațiile, concursurile, licitațiile în mass-media și pe internet. 2.9.

Participa la intocmirea documentatiei de licitatie. 2.10.

Reprezintă interesele [organizațiilor, instituțiilor] în implementarea procedurilor competitive. 2.11.

Participă la elaborarea reglementărilor și liniilor directoare pentru licitațiile electronice și proviziile guvernamentale.

2.12.
Solicită conducerii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor profesionale. 3.8. Pentru toate garanțiile sociale prevăzute de lege. 3.9.

Alte drepturi prevazute de legislatia muncii.

Responsabilitatile postului sef departamentului de licitatii

Funcția de șef al departamentului de licitații și aprovizionare guvernamentală este acceptată pentru o persoană care are studii superioare și a promovat un examen de calificare într-un program special [se introduce după caz] și experiență de muncă în specialitatea corespunzătoare profilului departamentului pentru cel puțin [valoare] ani.

Șeful departamentului licitații și bunuri guvernamentale este numit și eliberat din funcție prin ordin al [denumirea funcției șefului].

1.4.
În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii superioare profesionale juridice sau economice și pregătire suplimentară sau experiență de muncă în domeniul activităților de licitație de cel puțin 2 ani. 1.5.

Un specialist în licitație este numit și eliberat din funcția sa prin ordin al întreprinderii, la propunerea șefului departamentului de dezvoltare, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse.

1.6. În absența unui specialist în licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului general. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni. 1.7.

La restructurarea (reorganizarea) unei întreprinderi, schimbarea afacerii etc.

se fac modificări și completări corespunzătoare la această fișă a postului. 2. Cerințe pentru cunoștințe și calificări: 2.1.

Trimite propuneri conducerii [organizației, instituției] pentru îmbunătățirea calității muncii angajaților departamentului.

Drepturile salariaţilor Şeful compartimentului licitaţii şi achiziţii publice are dreptul: 3.1.

Solicitați și primiți informațiile și documentele necesare legate de problemele activităților sale. 3.2.

Faceți propuneri supervizorului imediat pentru îmbunătățirea activității legate de responsabilitățile prevăzute în această fișă a postului.

3.3. Dați ordine angajaților din subordine și monitorizați execuția acestora. 3.4.

Trimiteți idei conducerii despre recompensarea sau pedepsirea angajaților aflați sub comanda acestuia.

Semnează și avizează documente care țin de competența ta.

3.6. Implicați specialiști din toate diviziile structurale [organizații, instituții] în rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite. 3.7.

Tender Specialist se ocupa de achizitii profesionaleîn interesul companiei și participă, de asemenea, la căutarea, organizarea și desfășurarea licitațiilor.

Tender Manager este o specialitate relativ tânără care a devenit populară datorită apariției și dezvoltării licitațiilor electronice. Fără un manager cu experiență, este dificil pentru o companie să participe pe deplin la o licitație. Prin urmare, un astfel de specialist este un angajat util și necesar care influențează dezvoltarea companiei. Munca pe care o face este foarte responsabilă și complexă, necesită abilități, cunoștințe vaste și experiență solidă în vânzări. Eșecul unei licitații nu este doar profit pierdut, ci și o lovitură puternică pentru imaginea companiei.

Responsabilitățile funcționale ale managerului de licitație:

monitorizarea site-ului web, platforme de tranzacționare implicat în derularea de licitații guvernamentale și comerciale;

Căutarea și selectarea ofertelor în conformitate cu caracteristicile activităților companiei;

Înregistrare pe platforme de tranzacționare;

Analiza beneficiilor economice ale participării la licitație;

Suport informațional;

Corespondență diplomatică, negocieri cu organizatorii de licitații, clarificarea documentației;

Suport informațional și participare la pregătirea unui pachet de documente (tehnice);

Cooperarea cu departamentele privind specificul și prețul produselor care sunt oferite;

Analiza cererilor pentru conformitatea acestora cu legislația în vigoare (FZ-94, FZ-223) și înregistrarea ulterioară;

Informarea despre condițiile de livrare, garanții, certificate necesare, licențe de participare la licitații;

Lucru pe platforme electronice de tranzacționare;

Monitorizarea progresului licitației în fiecare etapă (inclusiv on-line): luarea în considerare a cererilor de la participanți, însumarea rezultatelor, semnarea contractelor;

Raportarea rezultatelor licitației.

Găsirea specialistului potrivit în licitare este destul de dificilă. Dar multe companii mari au nevoie de astfel de angajați. Pentru a găsi un loc de muncă potrivit, trebuie doar să tastați „manager de licitație vacant” într-un motor de căutare.

Pentru a deveni un specialist licitator, puteți urma cursuri de specialitate, după care o persoană este pregătită.

Taxe de la activitate antreprenorială intră în vistieria statului și sunt trimise de aceasta, inclusiv pentru plata lucrărilor efectuate în cadrul comenzilor statului sau bunurilor necesare nevoilor statului. Și, întrucât economia a încetat de mult să fie planificată, costul acestor lucrări și bunuri depinde, printre altele, de condițiile pieței, adică. poate fi complet diferit. Deoarece economisirea și utilizarea rațională a fondurilor alocate din buget este sarcina principală a celor financiare, cererile sunt anunțate în rândul întreprinderilor care doresc să furnizeze bunurile necesare sau să efectueze anumite lucrări. În esență, aceasta este o competiție în care este ales un câștigător ale cărui bunuri, servicii sau lucrări au cel mai bun raport preț-calitate.

Anunțul viitoarelor licitații pentru client – municipal sau organizatie guvernamentala plasate pe un site web specializat de achiziții publice de pe internet și pe alte portaluri. Anunțul conține documentația de licitație, care enumeră cerințele pentru obiectul licitației, termenul de livrare sau finalizare a acesteia și criteriile după care va fi selectat câștigătorul licitației. Participanții anunțați sunt obligați să-și depună cererile înainte anumită perioadă, dacă este necesar, la cerere poate fi atașată o garanție bancară sau un contract de garanție ca garanție.

De ce aveți nevoie de un departament de licitație la o întreprindere?

Îndeplinirea unui ordin guvernamental poate să nu fie foarte profitabilă din punct de vedere comercial, dar este job de prestigiu, sporind imaginea de afaceri a oricărei companii. Prin urmare, întreprinderile uneori chiar subestimează oarecum costul serviciilor, bunurilor și muncii lor. Pentru a monitoriza procesul, pentru a avea timp să depună cererile și să participe la ele, companiile angajează specialiști dedicați acestui lucru și chiar creează departamente întregi de licitație dacă compania este suficient de mare și este un participant regulat la astfel de licitații competitive.

Specialiștii care lucrează în departamentele de licitații monitorizează portalurile de internet, site-urile web specializate și platformele de tranzacționare unde sunt postate anunțuri pentru licitațiile guvernamentale. Ei trebuie, de asemenea, să analizeze documentația de licitație și să decidă cât de fezabil din punct de vedere economic este pentru companie să participe la o anumită licitație și, pe baza acesteia, să ia decizii cu privire la participarea la acestea. Ei pregătesc prompt cererile de participare și toate documentele necesare specificate în documentația de concurs ca atașament obligatoriu.

Responsabilitățile angajaților acestor departamente includ și consultări cu managerii și șefii altor departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor, desfășurarea corespondenței de afaceri cu clientul, furnizarea în timp util la solicitarea acestuia a tuturor informațiilor necesare. despre condițiile de livrare, garanții și certificatele disponibile.

Departamentul de licitații este un instrument eficient pentru vânzarea licitațiilor, mai ales într-o situație economică instabilă. În plus, orice companie, mai devreme sau mai târziu, se confruntă cu nevoia de a extinde oportunitățile de comercializare a produselor/serviciilor sale. Un instrument eficient pentru extinderea canalelor de vânzare este dezvoltarea licitațiilor. Participarea la licitații și, în caz de victorie, încheierea de contracte cu furnizorii guvernamentali și comerciali.

Dezvoltarea direcției de licitație și a departamentului de licitație este deosebit de relevantă în perioade de criză, când companiile comerciale își reduc semnificativ bugetele sau refuză complet să încheie contracte într-o serie de domenii nevitale. Statul, chiar și în timpul unei crize, achiziționează și va continua să achiziționeze lucrări, bunuri și servicii necesare funcționării normale a întregii țări. În plus, guvernul este un client de încredere care plătește facturile.

Departament licitație: sarcini

O condiție prealabilă pentru activități eficiente în această direcție este crearea unui departament de licitație cu specialiști calificați motivați să obțină rezultate. Acest lucru va fi discutat în articol.

Structura organizatorică tipică a departamentului de licitații

Să ne uităm la structura tipică a departamentului de licitație. Permiteți-mi să fac imediat o rezervă că structura pe care o vom considera este tipică. În companiile mari, responsabilitățile pot fi atribuite unui specialist individual, în companiile mici, responsabilitățile întregului departament de licitație pot fi redistribuite între unul sau doi angajați.
Șef departament licitație
Director adjunct / specialist sef
manager /
Asistent manager/secretar

Lanțul de comandă arată astfel:

Repartizarea responsabilităților angajaților departamentului de licitații și fișe standard de post

Pentru a participa eficient la licitații, sunt necesare cunoștințe în acest domeniu, precum și experiență. Cea mai rațională și eficientă abordare este crearea unui departament de licitație, care la etapa inițială poate consta dintr-un singur specialist. Dar acest specialist trebuie să fie instruit în domeniul licitațiilor și să aibă experiență practică relevantă. Activitățile departamentului de licitații ar trebui să vizeze doar atingerea unui singur obiectiv: participarea efectivă a companiei la licitații și obținerea de noi contracte pentru companie prin sistemul de licitație.

Distribuția responsabilităților în cadrul departamentului de licitații, pe care o vom analiza împreună cu dvs., este, de asemenea, tipică și poate diferi într-o anumită organizație.

Șef departament licitații:
2.1. Monitorizează anunțurile de licitație din diverse surse.
2.2. Coordonează participarea la licitații cu directorul Societății sau șefii de departamente, pe baza specificului activităților departamentelor.
2.3. Analizează participarea concurenților la licitații și oferă conducerii departamentului informații necesare pentru formarea propunerilor financiare.
2.4. Împreună cu departamentul juridic, participă la întocmirea cererilor de clarificare a documentației de achiziție;
2.5. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.6. Planifică activitățile angajaților departamentului.
2.7. Controlează pregătirea propunerilor (financiare și tehnice) pentru licitații, deviz și grafice de lucru de către specialiștii Societății și stabilește termenele de furnizare a documentației de către specialiștii Societății, numiți de șefii de departamente, către departamentul de licitații;
2.8. Supervizează pregătirea pachetelor de documente pentru licitații de către angajații departamentului.
2.9. Participă la completarea formularelor de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
2.10. Pregătește un pachet de documente pentru licitații importante din punct de vedere strategic în conformitate cu cerințele documentației de achiziție.
2.11. Controlează depunerea documentelor la licitații;
2.12. Întocmește documentația de raportare și o transmite directorului companiei.
2.13. În cazul câștigării licitației, furnizează angajaților Societății informațiile necesare pentru încheierea unui contract. Răspunderea pentru modificările planurilor calendaristice, propunerilor tehnice etc., necesare încheierii unui contract, revine specialiştilor din departamentele care au câştigat licitaţia.
2.14. Informează departamentul juridic despre necesitatea emiterii garanțiilor bancare și termenele de depunere a documentelor.
2.15. Oferă departamentului de contabilitate informații necesare pentru plata securității cererilor de participare la licitații și informații cu privire la termenele de depunere a ordinelor de plată către departamentul de licitații.
2.16. Monitorizează modificările Legislației, cadrul legal pentru întocmirea documentației de licitație, achizițiile publice și familiarizează angajații departamentului cu aceste informații.
2.17. Gestionează activitățile subordonaților, ia măsuri pentru a asigura respectarea acestora cu reglementările interne de muncă.
2.18. Prezintă propuneri de recompense sau penalități pentru angajații departamentului și ajută la îmbunătățirea calificărilor acestora.

Ei bine, acum ne vom uita la responsabilitățile tipice ale unui specialist în licitație.

Specialist în licitație:
2.1. Participă la monitorizarea anunțurilor de licitație din diverse surse
2.2. Răspunde la întrebările curente privind pregătirea documentației pentru participarea la licitații pentru reprezentanții departamentelor și organizatorii de licitații.
2.3. Întocmește un pachet de documente în conformitate cu cerințele documentației de licitație:
 întocmește propuneri (financiare și tehnice) furnizate de specialiștii departamentului în conformitate cu standardele de documentare;
 solicită date financiare și documente referitoare la Societate de la departamentul de contabilitate;
 solicită (în funcție de cerințele documentației de achiziție) certificate de la diverse agenții guvernamentale în cadrul întocmirii documentelor de licitație în domeniul său de responsabilitate;
 în numele șefului de compartiment completează formulare de documente în conformitate cu documentația de achiziție;
 în numele șefului de departament, colectează documente (acte constitutive, licențe, diplome, certificate de specialitate, copii de pe contracte, acte etc.)
 scanează și fotocopiază documentele necesare pregătirii unei cereri de licitație.
 organizează legalizarea documentelor necesare întocmirii pachetului de documente pentru licitaţie
2.4. Specialistul în licitație întocmește un pachet de documente cuprins în cererea de licitație în modul stabilit de organizatorul achiziției și în conformitate cu cerințele de documentare.
2.5. Organizează trimiterea documentelor la licitații și monitorizează primirea acestora de către Clienți;
2.6. In caz de necesitate de productie, indeplineste functii de curierat.
2.7. Structurează informații despre tranzacționarea pe suport electronic și hârtie.
2.8. În numele șefului de departament, redactează scrisori, solicitări și alte documente.
2.9. Pregătește răspunsuri la scrisori și întrebări în domeniul său de competență
2.10. Efectuează instrucțiuni de la șeful de departament în domeniul său de competență.

Departamentul de licitații și managementul proceselor

Șeful (șeful) departamentului de licitații gestionează procesul, efectuând planificare, monitorizare, control, analiză și luând decizii de management. În diferite companii, procesul de licitație și management poate fi organizat în moduri diferite. Dar vom avea în vedere varianta standard, atunci când funcțiile de conducere a departamentului de licitații sunt îndeplinite de șeful departamentului de licitații.

Șeful compartimentului de licitații consemnează rezultatele planificării în documentele interne ale compartimentului. În practică, puteți planifica pregătirea licitațiilor folosind Excel. Adică, păstrați un tabel cu informații despre client, subiectul achiziției, prețul inițial (maxim), prețul participantului, termenul limită de acceptare a documentelor, termenele limită pentru însumarea rezultatelor și alte informații care pot fi utile în lucrare. Acest tabel poate fi folosit pentru raportarea către conducere.

Ca alternativă la această opțiune, raportarea poate fi efectuată în servicii și programe specializate.

Departamentul de licitații și tehnologia sa de lucru

Să aruncăm o privire asupra procesului de lucru al departamentului de licitații din compania furnizorului și a schemei de interacțiune în cadrul companiei.

Procesul se încheie în următoarele condiții:
obținerea de informații despre rezultatele tranzacționării
comunicarea informațiilor către părțile interesate din cadrul companiei.

Informațiile despre rezultate sunt publicate în Sistemul Informațional Unificat, sau dacă aceasta este o licitație comercială, atunci informațiile pot fi primite verbal de la client sau de pe site-ul clientului. În continuare, informațiile primite sunt transmise departamentului relevant prin sistemul CRM, fie prin e-mail, fie oral. În caz de câștig, se transmit suplimentar informații despre data publicării rezultatelor licitației, valoarea garanției contractului și momentul încheierii contractului. In continuare, specialistul responsabil cu incheierea contractului se ocupa cu emiterea garantiei bancare si incheierea contractului. În practică, funcțiile de încheiere a contractelor sunt adesea atribuite unui avocat al companiei sau unui specialist în departamentul de licitații. Dacă în încheierea contractelor este implicat un specialist din cadrul departamentului de licitații, procesul este finalizat în momentul încheierii contractului cu clientul.

În etapa finală, specialiștii din departamentul relevant analizează cerințele tehnice ale achiziției și termenele limită. Șeful departamentului de licitații analizează achizițiile anterioare ale clientului pentru achiziții similare, analizează prețurile concurenților și calculează o previziune pentru o posibilă reducere de preț. Luând în considerare acești factori, conducerea departamentului relevant și, dacă este necesar, conducerea companiei iau o decizie finală cu privire la oportunitatea participării la licitație.

Departamentul de licitații: principalele etape și principii de lucru

Etapele principale ale procesului

Monitorizarea anunţurilor de licitaţie din diverse surse.
Coordonarea cu managerii Societății, șefii de departamente de participare la licitații în conformitate cu politica Societății și specificul activităților diviziilor.
Planificarea pregătirii documentației pentru participarea la licitații în conformitate cu termenele limită de depunere a documentelor.
Formarea unui pachet de documentație în conformitate cu cerințele și în modul stabilit de organizatorii licitației.
Verificarea documentației pentru conformitatea cu cerințele.
Corectarea documentației, dacă este necesar.
Verificați dacă au fost făcute orice corecții înainte de a trimite documentația.
Pregatirea coletului pentru expediere si trimiterea documentatiei.
Controlul trimiterii documentației către organizatorii de licitații.
Monitorizarea rezultatelor participării la licitații.
Diseminarea informațiilor despre rezultatele tranzacționării către părțile interesate din cadrul companiei.

Nota: În cazurile în care aveți suspiciuni cu privire la integritatea angajaților organizatorului licitației, de exemplu atunci când există motive să credeți că informațiile confidențiale cu propunerea dvs. de preț pot fi dezvăluite altor participanți la licitație, vă recomandăm să vă asigurați că propunerile sunt livrate în ultimul moment. În ultimul moment, aceasta înseamnă depunerea unei cereri cu câteva ore înainte de termenul limită de acceptare a cererilor, sau depunerea unei cereri direct la deschiderea plicurilor.

Surse de informații utilizate în furnizarea serviciilor

informațiile inițiale primite de la Organizatorii Licitației (anunț pe site-ul web, anunț privind modificările condițiilor de licitație; documentația de participare la licitații, planul de achiziții, protocolul de revizuire și evaluare)
informatiile initiale primite de la Client (in functie de conditiile documentatiei de achizitie: metodologie, metodologie, concept, propunere tehnica, lista specialistilor, informatii despre experienta, plan calendaristic, propunere financiara)
baza de informatii proprie (mostre de documente ale companiei, formulare)

Lucrări de licitație și documentare a rezultatelor

Documentarea lucrărilor de pregătire a documentației ofertantului și a rezultatelor acesteia se realizează folosind șabloane standard de documente (format de raport). O companie poate folosi un formular ca document de raportare, de exemplu, pregătit în Excel. De asemenea, informațiile despre licitațiile pregătite și rezultatele activității departamentului de licitații pot fi înregistrate în sistemul CRM sau alte programe sau servicii specializate, de exemplu, în serviciul TenderPlan.

Sistem de plată și motivare

Cele mai populare sisteme de plată în domeniul licitațiilor sunt următoarele:
1) plata rezultatelor
2) plata fixă

Posibile variații ale sistemului „Plătiți pentru rezultate”:
1. Salariu + procent din licitații câștigate
2. Salariu + bonus fix în funcție de rezultatele performanței
3. Procentul de licitații câștigate
4. Plata pentru fiecare cerere acceptata.
Cele mai obișnuite opțiuni de plată pentru specialiștii în licitație din personal sunt 1 și 2 pentru specialiștii la distanță, opțiunile 3 și 4. Sunt posibile și variații, de exemplu, atunci când un freelancer pregătește doar prima parte a unei cereri pentru o licitație și, dacă; cererea pentru prima parte este acceptată, primește o plată de salariu fix. A doua parte a aplicației este pregătită de specialiștii clientului, care primesc un salariu și un procent din licitațiile câștigate sau un salariu și un bonus fix.
Avantajul incontestabil al acestui sistem de remunerare este motivarea rezultatului final. Dobânda și rezultatele cu un astfel de sistem de remunerare sunt mai mari decât cu o plată fixă. Cu condiția, desigur, ca salariul să nu fie slab, ci la nivelul pieței.

Avantaje și dezavantaje pentru sprijinul licitației

DESCRIEREA POSTULUI

SPECIALIST LICITARE

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Un specialist în licitație este clasificat ca specialist.

1.2. În funcția de specialist în licitație este numită o persoană cu studii profesionale superioare.

1.3. Un specialist în licitație este numit în funcție și eliberat din acesta prin ordin al directorului general al organizației.

1.4. Specialistul în licitație ar trebui să știe:

§ Legile federale si alte legislative reglementări, materiale didactice privind participarea la licitații;

§ Principii si metode de baza de promovare a produselor prezentate pe pietele municipale si bugetare;

§ Specificul promovarii produsului pe piata comerciala;

§ Platforme de desfasurare a licitatiilor, licitatii competitive deschise, licitatii electronice;

§ Reguli de răspuns la cererile de cotații și propuneri

§ Metode de lucru cu mass-media;

§ Caracteristicile de bază tehnologice și de design și proprietățile de consum ale produselor vândute;

§ Fundamentele de stabilire a prețurilor și politicii de prețuri;

§ Conditii de livrare, depozitare si transport al produselor;

§ metode de organizare a contabilitatii si raportari privind implementarea planurilor de vanzari si vanzari de produse;

§ Procedura de furnizare a documentelor organizatorice, administrative și de altă natură pentru participarea la concursuri;

§ Reglementări interne de muncă;

§ Reguli si reglementari privind protectia muncii;

§ Etica comunicării în afaceri.

1.5. Specialistul în licitație este ghidat în activitățile sale de această Descriere a postului.

1.6. Specialistul în licitații raportează direct directorului general.

1.7. În absența Specialistului în Licitație, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al Directorului General. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și poartă responsabilitatea în conformitate cu aceste instrucțiuni.

RESPONSABILITĂȚI POSTULUI

1.8. Monitorizați site-urile web specializate, platformele de tranzacționare pentru reclame guvernamentale și comerciale concursuri deschise, licitatii, licitatii electronice.

1.9. Evalua fezabilitate economică participarea la licitație, pe baza rezultatelor, pregătirea informațiilor și materialelor pentru luarea unei decizii privind participarea la licitație.

1.10. Solicitați documentația de licitație necesară și studiați cerințele acesteia. Dacă este necesar, solicitați clarificări și luați în considerare modificările din documentația de licitație.

1.11. Pregătiți prompt un pachet complet de documente.

1.12. Interacționează cu managerii și șefii de departamente cu privire la specificul și prețul produselor oferite și partea tehnică a aplicațiilor.

1.13. Analizează partea tehnică a aplicațiilor pentru conformitatea cu legislația în vigoare (FZ-94).

1.14. Pregătiți aplicații competitive.

1.15. Conduceți negocieri și corespondență cu organizatorii competiției.

1.16. Conduceți mai multe proiecte simultan.

1.17. Furnizați în timp util toate informațiile necesare despre condițiile de livrare, garanții, certificate.

1.18. Încheiați acorduri și contracte.

1.19. Dacă este necesar, participă la licitații în numele companiei, în timpul procedurilor de deschidere a ofertelor, întocmește reclamații la FAS Rusia și organele sale teritoriale, reprezintă interesele companiei atunci când examinează aceste reclamații.

1.20. Urmăriți returnarea dacă este necesar numerar a contribuit ca securitate pentru aplicații.

1.21. Menține raportarea stabilită.

Specialistul în licitație are dreptul:

2.1. Solicitați de la șefii diviziilor structurale ale companiei, specialiști și alți angajați informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.

2.2. ÎN cazurile necesare reprezintă organizația în relațiile cu alte organizații pentru a rezolva cu promptitudine problemele de producție și activitate economică din competența sa.

4. RESPONSABILITATE

4.1 Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor prevăzute de prezentele Instrucțiuni – în conformitate cu legislația muncii în vigoare.

4.2.Pentru infracțiunile săvârșite în perioada activităților sale – în conformitate cu legislația civilă, administrativă și penală în vigoare.

4.3 Pentru producerea de pagube materiale - conform legislatiei in vigoare.

5. ALTE CONDIȚII

5.1. Această fișă a postului se comunică Specialistului în Licitație împotriva semnării. O copie a instrucțiunilor este păstrată în dosarul personal al angajatului.

Am citit instructiunile

și mă angajez să îndeplinesc: _____________________________________________

Popular în categoria: