Deschiderea unui hostel de la zero: capcane. Ce sunt sistemele hoteliere automate? Programe pentru hoteluri de pe piața rusă

Utilizarea unui sistem de automatizare hotelieră asigură un serviciu precis pentru clienți, stabilește controlul asupra acțiunilor personalului de service și reduce costurile. Managementul unei pensiuni, hotel sau mini-hotel pe baza tehnologii inovatoareși software special - atingerea unui nou nivel de furnizare de servicii și cheia pentru prosperitatea afacerii dumneavoastră.

Specificul activităților personalului pensiunilor și hotelurilor diferă semnificativ de alte industrii care oferă diverse tipuri de servicii, deoarece în afaceri hoteliere trebuie să interacționați în mod constant cu volume mari de informații privind rezervările de camere, numărul de zile de ședere, ora de check-out etc., să oferiți raportări adecvate și, de asemenea, să monitorizați nivelul ridicat de servicii. De aceea sisteme automatizate hotelurile se caracterizează printr-un nivel larg de distribuție și implementare.

Principalele avantaje ale automatizării hoteliere

Automatizarea hotelului este capabilă de:

• combina informațiile despre activitățile tuturor departamentelor într-un singur sistem informațional;
• efectuați o rezervare și plata în orice mod convenabil;
• ține evidența mișcării și consumului resurselor hoteliere;
• crește viteza de gestionare a camerei;
• minimizați timpul la check-in pentru oaspeți;
• introduceți informațiile contabile necesare într-un sistem unificat;
• organizați logica muncii recepționerilor, servitoarelor și personalului de catering;
• crearea unei liste de prețuri contabile pentru serviciile prestate, ținerea evidenței profiturilor;
• limitarea zonelor de acces pentru personal;
• creșterea siguranței muncii prin utilizarea sistemelor de supraveghere video și a altor sisteme.

Automatizarea hotelului, programele pentru care sunt disponibile pentru utilizare de către fiecare utilizator, vă permite să implementați o serie de sarcini. Implementarea lor asigură un nivel ridicat de muncă și servicii de calitate. Cu alte cuvinte, automatizarea hotelului vă permite să modernizați întregul complex de furnizare servicii hoteliere, crește viteza de procesare a informațiilor și nivelul de coordonare a acțiunilor personalului, în timp ce automatizarea muncă manuală reduce probabilitatea erorilor, ceea ce afectează calitatea raportării. Iar pentru management există un strat bogat de material pentru analiza proceselor de afaceri.

Software de management hotelier: caracteristici cheie

Produsele software pentru automatizare hotelieră aparțin grupului special sisteme software, numit Sisteme de management al proprietății - sisteme de gestionare a elementelor imobiliare. Pe lângă HMS în sine, acestea includ produse software pentru a controla alte obiecte ( săli de sport, restaurante, baruri), precum și programe de gestionare a complexelor de depozite, supermarketuri și agenții guvernamentale.

Toate HMS oferite au o structură similară, constând din mai multe module principale:

• unitate de înregistrare și servicii pentru oaspeți;
• servicii de control și management;
• interfețe cu sisteme externe.

Orice hotel automatizat are propriul set de unități executive, dar setul standard de funcții este următorul:

1. Recepţioner– un modul important responsabil cu înregistrarea și check-in-ul oaspetelui în cameră și, în consecință, cu plata și check-out. Interfața acestui serviciu este concepută sub forma unui plan interactiv de cameră („tabla de șah”), care îndeplinește toate sarcinile legate de cazare și serviciul clienți.
2. Rezervare– un serviciu care vă permite să determinați disponibilitatea sau ocuparea camerelor pentru o anumită perioadă, precum și să creați și să anulați rezervări în avans.
3. Modul pentru femei de serviciu– servește pentru planificarea programului de serviciu al personalului, curățenia camerelor, realizarea unei liste cu lucrările efectuate (curățare, schimbarea prosoapelor, efectuarea cosmeticelor de toaletă etc.). În mod obișnuit, modulul calculează numărul de puncte primite de personal atunci când efectuează munca și, de asemenea, monitorizează disponibilitatea minibarurilor.
4. Administrare– serviciul este conceput pentru a configura funcționarea produsului software în sine, modificarea prețurilor, cursurilor de schimb etc.
5. Contabilitate– servește la transferul informațiilor pentru prelucrarea ulterioară în programe de contabilitate (de obicei „1C”). Dar există unele produse software pentru hoteluri cu capabilități 1C.

Interacțiunea cu sistemele externe

Managementul automatizat al hotelului este utilizat împreună cu multe sisteme externe, gestionând funcționarea echipamentelor din hotel și asigurarea furnizării unei game de servicii diverse către oaspeți.

Echipamentele utilizate în domeniul hotelier includ:

• Registratori fiscali pentru efectuarea oricăror tranzacții financiare cu carduri de plată și de credit și numerar cu care oaspeții pot plăti.
• Sisteme de control al accesului – încuietorile electronice de tip „offline” și „online” sunt larg răspândite. Acestea din urmă trimit informații despre accesul personalului și încercările de acces neautorizat la programul principal.
• Economisirea energiei este una dintre aplicațiile sistemului de acces - așa-numitul buzunar de economisire a energiei, conceput pentru a stoca cardul de cheie și a porni electricitatea din cameră. Se pot instala anumite sisteme automate regim de temperaturăîn cameră pe baza prezenței/absenței rezidenților etc.
• Sisteme speciale cu TV cu plată care permit oaspeților să vizioneze canale TV fără publicitate sau „video la cerere”. Această demonstrație este oferită de furnizorii de conținut și este difuzată numai în rețeaua hotelieră.
• Rezervarea online este un serviciu prin care un oaspete poate alege și rezerva o cameră în mod independent. Acest lucru crește nivelul de încredere în hotel și crește afluxul de clienți.
• Sisteme de automatizare pentru baruri si restaurante - organizeaza automatizarea comenzilor si transferul pentru executie, contabilizarea inventarului si controlul circulatiei marfurilor, protectia impotriva lucratorilor fara scrupule.

Important! Organizați serviciile pentru oaspeți astfel încât facturile de mâncare să fie plătite la plecare. De ce sistemul solicită informații despre oaspete, starea contului acestuia, transmiterea de informații despre serviciile folosite.

Programe pentru hoteluri de pe piața rusă

• SmartHotel– cel mai puternic software pentru management hotelier, care operează pe platforma 1C. Acest program realizează toate funcțiile necesare pentru automatizarea hotelului, inclusiv sediul hotelului și managementul restaurantelor.
• Fidelio este un software care a fost folosit în afacerile hoteliere din Rusia de mai bine de 30 de ani. Costul instalării este stabilit în individualși depinde în principal de mărimea hotelului și de echipamentul hotelului. De asemenea, trebuie remarcat faptul că este unul dintre cele mai scumpe sisteme software.
• Edelweiss- Aceasta este o dezvoltare rusă, al cărei cost este determinat de numărul de locuri de muncă.
• Hotel 1C– cea mai ieftină și simplă soluție, prețul depinde de numărul de locuri de muncă.

Rezumând

Desigur, automatizarea hotelurilor este un pas obligatoriu pentru creștere și dezvoltare propria afacere. Dar înainte de a începe automatizarea proceselor de afaceri ale hotelului dvs., este recomandat să formulați cerințele și sarcinile de bază pentru un astfel de sistem. De obicei, alegerea este în favoarea sistemului care este mai în concordanță cu capabilitățile care sunt relevante pentru hotel în stadiul actual de dezvoltare.

Sistem central de automatizare pentru un mini-hotel sau pensiune. Vă permite să gestionați numărul de camere, simplifică procedura de rezervare și check-in a unui oaspete, ținând cont de preferințele acestuia, păstrează statistici cu privire la cei mai importanți indicatori pentru orice pensiune (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy etc.), oferă date pentru contabilitate şi raportarea managementului, pentru acceptare decizii strategice. Pentru pensiuni, se utilizează o configurație specială a bazei de date, care vă permite să lucrați cu paturi și camere (la un moment dat) în contextul „nopților” clasice, precum și al orelor.

Interfață cu registratorul fiscal

Vă permite să conectați sistemul de management al hotelului cu un registrator fiscal pentru a fiscaliza sumele primite de la Oaspete și afișate în sistemul de management al hotelului.

Încărcarea datelor pentru sistemele contabile

Încărcarea datelor pentru prelucrare ulterioară program de contabilitate. De asemenea, este posibil să descărcați plăți din baza de date 1C în conturile contrapărților din programul hotelier.

Interfață cu sistemul electronic de blocare a ușii

Dacă pensiunea are sistem electronic de închidere a ușii, atunci când acesta este conectat la sistemul hotelier, va fi posibilă eliberarea unei chei pentru oaspeți doar dacă acesta are o rezervare în sistemul de management al hotelului și numai pentru datele/orele specificate. în sistem. Astfel, probabilitatea emiterii unei chei care ocolește sistemul este redusă.

Interfață cu sistemul de rezervare online

ÎN lumea modernă Sunt din ce în ce mai mulți oaspeți care rezervă camere prin diverse canale de vânzare online, iar pentru a evita procesarea manuală a rezervărilor se folosește o conexiune cu un channel manager, care acumulează mai multe canale de vânzare. Toate rezervările primite prin canalele de vânzare online sunt introduse automat în sistem cu un anumit atribut.

Contabilitatea în domeniul hotelier este extrem de importantă, deoarece fără ea poți ajunge într-o situație în care se va întâmpla overbooking. Aceasta este o situație în care un oaspete care a plătit vine să facă check-in, dar nu sunt suficiente camere pentru el deoarece ați vândut prea multe camere. Pentru a preveni acest lucru, păstrați înregistrări și cel mai convenabil mod de a face acest lucru este cu ExaHostel 4.67. Acesta este un utilitar gratuit, dar în același timp profesional. Și dacă faci totul în , atunci vei fi surprins cât de convenabile pot fi operațiunile.

ExaHostel – program pentru pensiuni

Pensiunile sunt hoteluri în care multe persoane pot sta în camere în același timp. De exemplu, 6-12 persoane într-o cameră. Acest tip de cazare este unul dintre cele mai economice și, prin urmare, foarte popular în rândul turiștilor. Dar acest tip de cazare este și unul dintre cele mai dificile din punct de vedere al muncii pentru un proprietar de afaceri, deoarece este necesar să se opereze nu numai cu numărul de camere, ci și cu paturi. Datorită ExaHostel, puteți:

• Obțineți control complet asupra situației;
• Păstrați evidența sosirilor și plecărilor;
• Luați în considerare tranzacțiile financiare;
• Organizați rezervarea online;

Sunt disponibile și alte funcții, dintre care unele sunt disponibile doar în versiunea profesională. Dar aceste funcții vă vor permite să vă duceți afacerea la un nou nivel, de exemplu, să vă conectați sistem CRM la Booking, Hoteluri, Agoda și alte site-uri. După aceasta, rezervările de pe Internet vor intra automat în baza ta de date. Tot ce trebuie să faceți este să controlați manual și să moderați aplicațiile primite. Restul procesului este complet automatizat.

Vă recomandăm să utilizați acest software special, deoarece nu necesită pregătirea personalului. Interfața este în rusă, dar nu acesta este principalul lucru. Principalul lucru este că dezvoltatorii au făcut software-ul simplu, literalmente 10 butoane, și totul este foarte frumos proiectat și, prin urmare, intuitiv. De asemenea, vă recomandăm să nu treceți la Limba engleză, pentru că în această versiune totul va deveni atât de neclar încât nici celebrul nu te va putea înțelege. De asemenea, recomandăm instalarea extensiei „Cashier”, care, în ciuda greutății reduse a trusei de distribuție (4,5 MB), va înlocui complet contabilul.

Un hostel este un analog al unui hotel ieftin, unde oaspeților li se oferă un loc confortabil pentru a petrece noaptea. Piața pentru astfel de unități se dezvoltă activ, astfel încât antreprenorii în devenire pot investi bani în această afacere, după ce a evaluat anterior toate riscurile și rentabilitatea unei astfel de afaceri.

Analiza pieței

Pentru a evalua perspectivele de a deschide o pensiune într-o anumită regiune, merită să luați în considerare cererea pentru un astfel de serviciu în rândul clienților potențiali, care sunt:

• studenți, tineri (aproximativ 65% din totalul vizitatorilor);
• turiști și călători care doresc să economisească bani la o noapte (numărul unor astfel de clienți crește cu 2% în fiecare an);
• oameni care veneau în oraș pentru muncă.

În plus, merită să analizați nivelul de prezență a turiștilor din oraș și harta evenimentelor interesante de amploare care ar trebui să aibă loc în oraș. Acestea ar putea fi diverse evenimente sportive, concerte ale artiștilor populari, expoziții, festivaluri sezoniere etc. În acest caz, trebuie să luați în considerare câte pensiuni sunt deja deschise, ce servicii oferă și cum vă puteți învinge concurenții.

Înregistrarea afacerii

Tipul de înregistrare depinde de locul unde urmează să se deschidă pensiunea:

• In apartament. În acest caz, va trebui să vă înregistrați ca antreprenor individual. Aceasta este o procedură rapidă și accesibilă.
• În spații nerezidențiale(ca un mini-hotel). În acest caz, trebuie deja să vă înregistrați ca SRL. Această procedură necesită mai multe documente și va costa puțin mai mult decât înregistrarea unui antreprenor individual. El vă va spune mai detaliat despre modul în care un antreprenor individual diferă de un SRL și care sunt avantajele și dezavantajele acestuia.

La deschiderea unei afaceri, unui hostel i se pot atribui următoarele:

• 23 – activități ale altor locuri de reședință;
• 23.5 – activități ale altor locuri de reședință temporară care nu sunt incluse în alte grupe;
• 20 – activități de asigurare a locurilor de cazare pe termen scurt.

De asemenea, este necesar să cumpărați casa de marcatși înregistrați-l la biroul fiscal. Pentru antreprenorii aspiranți stadiu inițial pentru a face afaceri se recomanda alegerea (STS), care presupune plata a 15% din organizatie sau 6% din totalul cifrei de afaceri pe an.

Cu siguranță trebuie să iei unul cont curentîn bancă pentru a le uşura clienţilor să efectueze plăţi şi să facă sigiliu.

Cerințe GOST pentru o pensiune

Pentru a înțelege cum să organizați un hostel de la zero, trebuie să vă familiarizați cu cadrul de reglementare. În 2015, a fost adoptat GOST 56184-2014 Cerințe generale la pensiuni”, conform căreia o unitate hotelieră de buget trebuie să fie echipată conform următoarelor reguli:

• Pentru un pat trebuie să alocați cel puțin 4 metri pătrați. m.;
• înălțimea tavanului camerei trebuie să fie de cel puțin 2,5 m;
• paturile trebuie să aibă dimensiunea de cel puțin 80x190 cm, iar distanța dintre ele trebuie să fie de la 75 cm;
• încăperea trebuie să fie dotată cu stingător și trebuie păstrat un jurnal special pentru a asigura securitatea la incendiu;
• pentru 15 locuri este necesară dotarea a 1 cabină de duș, iar baia trebuie să fie amplasată în afara spațiului de locuit;
• dotați 1 toaletă pentru 12 locuri;
• dotați 1 chiuvetă pentru 6 locuri;
• oferiți oaspeților acces la apă potabilăși un ceainic;
• dotați o cameră pentru comunicarea între oaspeți, de exemplu, o cameră de zi;
• dacă există un loc unde să mănânce lângă pensiune, nu este necesar să dotați o bucătărie în pensiune în sine;
• prescrie reguli de conduită pentru personalul și oaspeții pensiunii, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile acestora care vor urma în cazul încălcării acestora.

În plus, trebuie să țineți cont de clauza 5.7.3 din GOST R 56184-2014, conform căreia parterul și subsolurile nu pot fi echipate pentru o pensiune.

Pentru a facilita înțelegerea cerințelor GOST, merită să luați în considerare următoarele exemple:

• Un hostel de 10 persoane trebuie sa fie dotat cu 1 baie, 1 dus si 2 chiuvete, iar zona de dormit trebuie sa aiba minim 50 mp. m.
• Un hostel cu 50 de paturi trebuie să aibă cel puțin 6 camere, fiecare dintre ele putând găzdui 8 persoane. Necesită 4 băi. Pe lângă camera de odihnă, merită să dotați o sală de gustări - o sală de mese cu drepturi depline sau un mini-bar. Veți avea nevoie, de asemenea, de o cameră de serviciu pentru depozitarea lenjeriei de pat, echipamentelor, consumabile etc. De asemenea, merită să echipați o cameră de gospodărie, astfel încât să puteți spăla și usca rufele, lenjeriile etc.
• Atunci când deschideți un hostel cu 100 de paturi, trebuie să alegeți o cameră în care puteți construi mai multe blocuri cu băi separate, o bucătărie, un lounge etc. În acest caz, puteți cumpăra mai multe apartamente, care pot fi apoi reamenajate într-unul singur. mini-hotel. Dacă lucrurile merg bine, se va putea extinde sau.

În ceea ce privește locația, se recomandă închirierea spațiului pentru un hostel în centrul orașului. În acest caz, puteți proceda de la locația locurilor turistice interesante, legături bune de transport și prezența stațiilor de metrou și a gărilor din apropiere.

Este de remarcat faptul că antreprenorii deschid mini-hoteluri mai des în apartamente decât în spații nerezidențiale, deoarece amenajarea lor necesită mult mai puțin investitii financiare. În ceea ce privește dezavantajele, putem evidenția posibile situatii conflictuale cu vecinii. Pentru a le evita, ar trebui să iei în serios disciplina atât a lucrătorilor de la pensiune, cât și a oaspeților.

Un specialist vă va spune în videoclip cum să faceți aspectul corect al unui hostel:

Modern program pentru pensiune- o soluție multifuncțională care automatizează managementul, analiza activității și raportarea hostelului. Comoditate si practic la un pret atractiv.

Pensiunile, ca opțiune de cazare la buget, au devenit astăzi răspândite în întreaga lume. Sunt foarte populare printre o varietate de turiști, astfel încât numărul de camere din pensiuni se epuizează foarte repede. Și pentru a optimiza toate procesele de management ale unui astfel de hotel accesibil și pentru a automatiza operațiunile de rezervare a camerelor, se recomandă utilizarea sisteme moderne control automatizat. În fruntea unui astfel de sistem este un special program pentru pensiune– software multifuncțional care oferă utilizatorului acces la toate instrumentele de sistem și în același timp ușurință în administrare.

Beneficiile implementării unui sistem automatizat

Selectat și configurat corespunzător program pentru pensiune va oferi următoarele beneficii:

• optimizarea proceselor de rezervare și contabilitate a camerelor;
• monitorizarea operațională a ocupării;
• menținerea fluxului de documente cu oaspeții;
• raportare automată etc.

Oportunități de administrare a unei pensiuni folosind software

Numărul de camere din astfel de hoteluri de buget este împărțit în mai multe categorii în funcție de numărul de paturi din cameră și de facilitățile suplimentare. Și diferite categorii de camere au prețuri diferite. De asemenea, prețul unui loc într-o pensiune este afectat de sezonalitate - pe parcursul anului poate varia foarte mult.

Și special program pentru pensiune va simplifica procesele de stabilire a prețurilor prin ajustarea automată a prețurilor oferite oaspeților. Prin urmare, este suficient să completați baza de date a programului o dată - și apoi va prelua toată munca.

De asemenea, un astfel de software poate fi capabil să sincronizeze datele din propria bază de date și informațiile de pe site-ul hostelului. În acest caz, informațiile despre modificările numărului de paturi disponibile vor fi modificate automat pe site. Acest lucru vă va permite să faceți fără serviciile unui webmaster.

Modern software pentru automatizarea pensiilor au oportunități ample de a pregăti documentația necesară:

• completați automat formularele necesare;
• capabil să lucreze în diferite limbi;
• asigura eficiența creării documentației.

Asemenea programe pentru pensiuni oferă o funcționalitate largă pentru monitorizarea activităților curente, a cererii și a tot indicatorii necesari de lucru, pentru a rezolva multe probleme de marketing și, în general, pentru a automatiza aproape toate operațiunile din hostel.

Preţ

Cu o funcționalitate atât de largă, software-ul profesional pentru o pensiune va fi destul de accesibil și nu va necesita achiziționarea de echipamente complexe și costisitoare. Întreaga bază de date poate fi găzduită pe un server special, iar utilizatorul va avea nevoie doar de un PC și acces la Internet. Datorită acestui fapt, programele pentru hoteluri ieftine au un preț foarte competitiv.