De ce sunt elaborate prevederile? Reglementări privind compartimentele Reglementări privind diviziunile structurale. Reglementări privind unitatea structurală. - programă

• să înțeleagă cine ce face la locul de muncă (analiza);
• să explice angajaților ce ar trebui să facă și unde sunt limitele competențelor, drepturilor și responsabilităților lor (management);
• să controleze activitățile curente ale organizației (control);
• pentru evaluarea (și autoevaluarea) activităților angajaților și luarea ulterioară a deciziilor privind formarea, transferurile, stimulentele și penalitățile (stimularea și managementul carierei angajaților);
• pentru selectarea candidaților (atragerea angajaților);
• pentru a proteja lucrătorii, angajatorul și organizația în ansamblu (siguranță);
• pentru a menține o cultură corporativă pozitivă.

După cum vedem, toate etapele ciclului de management clasic, într-o măsură sau alta, necesită informațiile conținute în PP și DI. Aceasta înseamnă că, dacă o organizație trebuie să fie gestionabilă, atunci aceste documente fundamentale trebuie să fie în ordine.

De asemenea, rezultă că PP și DI ale organizației trebuie să formeze un sistem coerent intern, în timp ce totalitatea contractelor de muncă nu implică o astfel de consecvență.

PP și DI sunt legea nu numai pentru angajat, ci și pentru angajator și, prin urmare, trebuie să respecte cerințele actualului Legislația rusăși să protejeze interesele legitime ale ambelor părți. În acest sens, îndrăgostirea de aspectul „managerial” al acestor documente în detrimentul celui legal poate duce la consecințe negative. Ceea ce, din punctul de vedere al teoriilor managementului general sau managementului personalului, ar trebui să se reflecte în caracteristicile posturilor sau departamentelor, nu va fi întotdeauna adecvat în PP sau DI din punct de vedere al cerințelor legale. Prin urmare, structura, forma, conținutul și formularea individuală în PP și DI trebuie verificate din punct de vedere al legii, iar eventualele conflicte juridice asociate cu interpretarea prevederilor acestor documente trebuie evaluate în prealabil.

Pe ce te poți baza atunci când elaborezi reglementări privind departamentele și fișele posturilor?

Legislație Federația Rusă(inclusiv forța de muncă) nu definește în mod direct cerințe cuprinzătoare pentru conținutul acestor documente. În art. 5 din Codul Muncii al Federației Ruse se menționează că relaţiile de muncăși alte relații direct legate, pe lângă actele juridice de reglementare, sunt, de asemenea, reglementate contractele colective, acorduri și reglementări locale care conțin standarde de drept al muncii. În același timp, nicăieri în cod nu este dezvăluită măcar o listă aproximativă a unor astfel de reglementări locale. Dar datorită prevalenței epoca sovietică tradițiile înseamnă, printre altele, DI și PP, așa cum demonstrează scrisorile de mai jos de la departamentele federale care reglementează relațiile de muncă.

Într-o scrisoare Serviciul federal privind munca și ocuparea forței de muncă din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6 „Cu privire la procedura de modificare a fișelor de post ale salariaților” citim:

„În ciuda faptului că Codul Muncii nu conține nicio mențiune despre o fișă a postului, este un document important, al cărui conținut nu este doar funcția de muncă a angajatului, cercul responsabilități de serviciu, limite de responsabilitate, dar și cerințe de calificare pentru post.
Întrucât procedura de întocmire a instrucțiunilor nu este reglementată de actele juridice de reglementare, angajatorul decide în mod independent cum să o întocmească și să le modifice.”

Cu toate acestea, Rostrud avertizează (Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 08.09.2007 nr. 3042-6-0 „Cu privire la fișele posturilor angajaților”):

„O fișă a postului este necesară atât în ​​beneficiul angajatorului, cât și al angajatului. Astfel, absența unei fișe a postului în unele cazuri împiedică angajatorul să efectueze un refuz justificat de angajare (deoarece poate conține cerințe suplimentare legate de calitati de afaceri angajat), evaluează în mod obiectiv activitățile angajatului în perioada respectivă perioada de probă, distribuie funcțiile de muncă între angajați, transferă temporar angajatul la un alt loc de muncă, evaluează conștiința și completitudinea performanței angajatului functia muncii.
Lipsa unei fișe a postului în sine nu trebuie privită ca o încălcare a legislației muncii și atrage răspunderea, dar poate avea consecințe negative sub forma acceptării de către angajator. decizii ilegale din cauza absenței ei”.

Cu toate acestea, în practica judiciară, referirile la PP și DI atunci când se evaluează acțiunile angajatorului și angajatului sunt utilizate pe scară largă. Astfel, în conformitate cu paragraful 35 din Rezoluția Plenului Curtea Supremă de Justiție RF din 17 martie 2004 nr. 2 (modificat la 28 septembrie 2010) „La cererea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse”,

„...eșecul unui angajat de a lucra fără motive întemeiate este un eșec de a efectua responsabilități de muncă sau executarea necorespunzătoare din vina salariatului a sarcinilor de muncă care i-au fost încredințate (încălcarea cerințelor legale, obligațiilor din contractul de muncă, regulamentul intern al muncii, fișele postului, regulamentele, ordinele angajatorului, regulile tehnice etc.). ”

Unele cerințe pentru conținutul DI sunt stabilite prin clauza 4 a secțiunii „Dispoziții generale” din Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998). nr. 37 cu modificările ulterioare):

„Caracteristicile de calificare (date în cartea de referință specificată - autor) la întreprinderi, instituții și organizații pot fi folosite ca documente normative de acțiune directă sau pot servi ca bază pentru elaborarea documentelor interne organizatorice și administrative - fișe de post care conțin o listă specifică de responsabilitățile profesionale ale angajaților, ținând cont de caracteristicile organizării producției, muncii și managementului, precum și drepturile și responsabilitățile acestora.”

Aceeași carte de referință conține liste recomandate cu responsabilitățile postului, cerințele de cunoștințe și calificările angajaților pentru anumite posturi. Domeniul de aplicare al drepturilor și responsabilităților, precum și o serie de alte caracteristici importante ale unei poziții specifice în organizatie neguvernamentala legislaţia nu este stabilită nici măcar la nivel de recomandări. Acest lucru este de înțeles: „particularitățile organizării producției, muncii și managementului au un impact”. În plus, organizația are dreptul de a crea poziții pe baza propriei logici de afaceri. Prin urmare, în unele cazuri, documentele relevante trebuie elaborate independent sau trebuie utilizate unele mostre.

Internetul este plin cu mostre de PP și DI, dintre care o parte semnificativă este scrisă pe baza Manualului de calificare, în timp ce o parte mai mică este creativitatea liberă. La o examinare mai atentă, rezultă că pentru unele poziții nu există mostre deloc, pentru altele mostrele nu vorbesc deloc despre nimic, iar pentru altele, mostrele conțin erori amuzante sau periculoase. De exemplu:

Director (director general, director) al întreprinderii
Organizează munca și interacțiunea eficientă a tuturor diviziilor structurale, atelierelor și unităților de producție, își orientează activitățile către dezvoltarea și îmbunătățirea producției, ținând cont de prioritățile sociale și de piață, creșterea eficienței întreprinderii, creșterea volumelor de producție și creșterea profiturilor, calitatea și competitivitatea produselor fabricate, conformitatea acestora cu standardele globale pentru a cuceri piețele interne și externe și pentru a satisface nevoile populației pentru tipurile relevante de produse autohtone.
Organizează activități de producție și economice bazate pe utilizarea pe scară largă a echipamentelor și tehnologiilor de ultimă generație, forme progresive de management și organizare a muncii, standarde științifice ale costurilor materiale, financiare și cu forța de muncă, studierea condițiilor de piață și a bunelor practici (interne și străine) în scopul de a îmbunătățirea completă a nivelului tehnic și a calității produselor (serviciilor), eficienta economica producerea acesteia, utilizarea rațională a rezervelor de producție și utilizarea economică a tuturor tipurilor de resurse.

Acesta este, ca să spunem așa, baroc sovietic târziu, refăcut în conformitate cu idei destul de primitive despre economie de piata. Apropo, aceasta este o reproducere exactă a secțiunii corespunzătoare din .

Director de dezvoltare
Elaborează metode de răspuns prompt la criză și situatii non-standard, ceea ce poate duce la perturbarea planului de dezvoltare a întreprinderii și la alte consecințe nefavorabile pentru întreprindere.

Aceasta este doar o ambiguitate enervantă a lecturii. Dar următoarele ar trebui considerate o greșeală mai gravă:

Director de dezvoltare
Desemnează angajații responsabili cu implementarea proiectelor, dă instrucțiuni generale, îi supraveghează direct și le coordonează activitățile.

„Numiți” prin ordin, ordinele sunt emise de directorul general - acest lucru este indicat în Carta organizației. Deci această formulare, care înseamnă un abuz real de putere, este o încălcare directă a Cartei. Totuși, autorul fișei postului nu se oprește aici, atribuind cu îndrăzneală atribuțiile directorului de dezvoltare funcțiilor fondatorilor (cf. art. 33). Legea federală„Despre societățile cu răspundere limitată» ):

Definește conceptul general al politicii de dezvoltare a întreprinderii.

„Conceptul general de politică” sună mult de la sine. Cu toate acestea, autorii fișelor postului iubesc cuvintele „general”, „implementare”, etc.:

„Conducerea generală a lucrărilor contractuale și controlul general asupra implementării acesteia se realizează de către Directorul General al Societății sau o altă persoană autorizată.”

Și iată doar o ghicitoare cu păpușile (din nou de la): ghici pentru ce lucrează șeful departamentului de planificare economică:

Gestionează activitatea de planificare economică la întreprindere, care vizează organizarea rațională activitate economică, în concordanță cu nevoile pieței și cu capacitatea de a obține resursele necesare, identificând și utilizând rezervele de producție în vederea realizării celei mai mari eficiențe a întreprinderii.

Exemple din „creativitatea liberă” menționată postate pe diverse site-uri de internet provoacă, de asemenea, zâmbete, jenă, nedumerire și temeri:

Administrator magazin:
Administratorul magazinului poartă responsabilitatea financiară colectivă pentru siguranța mărfurilor din magazin.

Administrator salon de infrumusetare:
Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

Vanator de capete:
[Are dreptul] de a cere de la client asigurarea conditiilor organizatorice si tehnice si executarea documentelor stabilite necesare indeplinirii termenilor contractului de cautare si atragere de specialisti de inalta profesie.

Prin urmare, mostrele disponibile trebuie utilizate cu mare grijă. Dacă ei citesc și înțeleg ceea ce este scris? Aceasta înseamnă că dezvoltatorul de PP și DI autorizat de angajator trebuie să cunoască bine scopul tuturor „roților” și a altor părți din care sunt asamblate aceste documente. Astfel de cunoștințe vor fi cu atât mai importante atunci când se elaborează documente pentru departamente sau posturi non-standard.

O serie de articole sunt dedicate teoriei și practicii scrisului PP și DI (, , , , , , , , , , , ). Din păcate, unele dintre ele conțin afirmații evident incorecte (vezi mai jos). Cea mai completă și verificată sursă pe această problemă Merită să recunoaștem seria de cărți de L.V Trukhanovich și D.L. Shchur „Personalul întreprinderii”, „Personalul organizației”, precum și cartea.

Datorită seriozității subiectului, începem cu o mică digresiune, pe care cititorul nerăbdător o poate sări.

În jurul regulamentului unității și a fișelor postului

Puțină filozofie: PP și DI ca alfa și omega...

Alpha - pentru că un angajat candidat al unei organizații își va determina mai bine locul în ea dacă se familiarizează mai întâi cu sfera responsabilităților sale sau dacă oferă angajatorului viziunea sa despre acest loc. Într-un fel sau altul, subiectul de discuție la interviu va fi componența funcțiilor angajatului și echilibrul de drepturi și responsabilități care asigură implementarea acestora.

Omega - deoarece PP și DI sunt coroana unui proces serios numit „proiectare organizațională”: în primul rând, sunt determinate obiectele de management, apoi metodele și funcțiile, apoi procesele, apoi rolurile necesare ale participanților la proces și doar în cele din urmă se formează poziții din roluri, iar din posturi – divizii. Astfel, totalitatea sarcinilor și funcțiilor departamentelor, îndatoririlor, drepturilor și responsabilităților posturilor se formează numai atunci când activitățile organizației sunt prezentate suficient de detaliat (cf.,).

Subliniem că DI ar trebui să se distingă de instrucțiunile de lucru (operaționale), care descriu succesiunea acțiunilor la un anumit loc de muncă atunci când îndeplinește o anumită funcție, precum și de instrucțiunile metodologice, care descriu metodele de lucru indiferent de poziția executantului.

Strict vorbind, PP și DI vor fi incorecte până când întregul lanț logic descris va fi elaborat. Cu toate acestea, din noroc (sau ca urmare a selecției evolutive), au apărut idei destul de stabile despre seturile de funcții care sunt atribuite în mod tradițional unui departament sau angajat de un anumit profil. Toată lumea înțelege perfect ce este un contabil, un avocat, mecanic șef, departamente producție și tehnică sau proiectare și tehnologie. Specificul industriei încep să afecteze serios când vine vorba de sarcina funcțională a lucrătorilor sau a angajaților și a specialiștilor de nivel inferior. Dar funcțiile angajaților departamentelor de logistică depind mai puțin de afilierea la industrie a întreprinderii și de funcțiile financiare, economice, juridice, servicii de personal practic nu depind de ea.

Această împrejurare ne permite să vorbim despre „eșantioane” pentru PP și DI ale angajaților din conducerea superioară sau angajaților unităților auxiliare și suport.

Puțină istorie

Institutul PP și DI provine din ideea de divizare a muncii. Întrucât, pe lângă management, PP și DI îndeplinesc o funcție juridică, dezvoltarea lor este determinată de dezvoltarea luptei muncitorilor (și răspunsul angajatorilor) pentru drepturile lor.

În anii 1960–1980 în URSS, PP și DI erau unul dintre documentele obligatorii în sistemul de administrare a muncii. Acest sistem extins s-a bazat pe o definire clară a gamei de responsabilități funcționale pentru diverse profesii și posturi, a căror listă a fost unificată pentru întreaga țară, standardizarea muncii și determinarea ratele tarifareŞi salariile oficiale(precum și diverși factori de corecție). Prin urmare, orice modificare a nomenclatorului profesiilor și funcțiilor, a acestora responsabilități funcționale a condus la modificări într-o cantitate semnificativă de date de reglementare la nivel național.

La începutul anilor 1990, PP și DI au rămas obligatorii doar în sistem agentii guvernamentale si organizatii. Managerii companiilor private au considerat că dezvoltarea PP și DI este un exercițiu nepractic, deoarece condițiile de afaceri s-au schimbat (și continuă să se schimbe până în prezent) cu o viteză mult mai mare decât este necesar pentru „gestația”, dezvoltarea și implementarea unor documente cu adevărat de lucru.

În anii 2000, odată cu consolidarea afacerilor private, participarea tot mai mare a statului la eficientizarea relațiilor de muncă, dezvoltarea practica judiciaraîn zonă litigii de munca Nevoia de PP și DI a început să crească. Cu toate acestea, din cauza schimbărilor în condițiile de lucru organizaționale și tehnice, apariția unor profesii și funcții complet noi, un transfer direct de funcții, norme și niveluri de salariu din trecutul sovietic s-a dovedit a fi imposibil. Repetarea faptei sovieticilor Trudovik nu este în prezent posibilă și nici nu este recomandabilă, de vreme ce afaceri private trebuie să determine singur cele mai eficiente „reguli ale jocului”, inclusiv „aranjarea” optimă a pozițiilor. Prin urmare, recent regulile naționale pentru dezvoltarea PP și DI au fost actualizate și reaprobate pentru o gamă destul de limitată de posturi de funcționari publici. Deja menționat Manual de calificare, actualizată destul de regulat (cea mai recentă ediție la momentul scrierii este datată 14 martie 2011), ar trebui considerată în mare măsură o moștenire a erei sovietice.

O încercare de a transfera practica străină de dezvoltare a PP și DI pe solul autohton întâmpină diferențe în consecințele juridice ale anumitor formulări.

În prezent, există idei mai mult sau mai puțin stabilite despre forma și conținutul PP și DI, care, folosind terminologia Cod civil Federația Rusă, poate fi clasificată drept „vamă comercială”. Cel mai probabil, nu merită să ne așteptăm ca cerințele pentru PP și DI să fie determinate la nivelul legislației federale în viitorul apropiat.

Puțină geografie

Analogul străin al DI-ului nostru - fișa postului (în continuare - JD) - este un document mai puțin formalizat, dar mai încăpător (,).

Formatul JD corespunde formatului DI:

• Titlul postului – titlul postului;
• Locația postului – locația postului în structura organizatorică și teritorială a organizației;
• Raportare către – transmitere, responsabilitate;
• Rezumatul postului – sarcinile principale ale postului (nu mai mult de două propoziții);
• Atribuții și responsabilități ale postului - atribuții și domenii de responsabilitate ale postului (de la 8 la 16);
• Educație și calificare – cerințe pentru nivelul de cunoștințe și disponibilitatea documentelor relevante;
• Abilități și specificații – cerințe pentru competențe.

În primul rând, scriitorilor JD li se recomandă să indice nu mai mult de 8 (pentru angajații de nivel scăzut) – 16 (pentru angajații de nivel superior) responsabilități ale postului. Dacă JD conține 25 sau mai multe funcții, atunci un astfel de document este „recalificat” ca instrucțiune de lucru. Probele casnice pot conține 30 sau 40 de funcții - și asta pentru angajații seniori! La o examinare mai atentă, se dovedește că majoritatea acestor funcții sunt funcții de control. Aceasta înseamnă că funcțiile (împreună cu drepturile și responsabilitățile) nu sunt de fapt delegate subordonaților. Fie indică faptul că autorul DI nu a reușit să separe funcțiile principale de cele secundare, fie este înclinat să prefere procesul rezultatului (așa poate fi distorsionată ideea managementului procesului!).

În al doilea rând, atunci când descrie funcții, JD acordă mai multă atenție rezultatelor (sau, mai precis, cerințelor de rezultate) activităților angajatului decât modurilor în care sunt obținute aceste rezultate. Să remarcăm că aceasta este o altă manifestare a delegării adevărate: subordonatul este liber să aleagă mijloacele, dar este obligat să ofere rezultatul cerut de manager. Este interesant de remarcat faptul că compilatorilor nu li se recomandă să formuleze obiectivele activităților angajatului în JD (nici în termeni cantitativi, nici chiar calitativi), deoarece se crede că dacă angajatul își îndeplinește sarcinile ca standard, atunci obiectivele organizației. sunt realizate automat.

În al treilea rând, JD acordă mai multă atenție cerințelor privind nivelul de cunoștințe și aptitudini ale angajatului decât descrierea activităților sale. Ceea ce nu este surprinzător, deoarece angajatul este plătit pentru rezultate și abilități, și nu pentru activitățile sale ca atare.

În al patrulea rând, JD-urile se dovedesc a fi „mai ușoare” decât ID-urile interne, deoarece folosesc pe scară largă referințe la alte reglementări locale ale organizației (metodologii, reglementări, instrucțiuni de lucru etc.). Utilizarea unor astfel de hipertexte normative este facilitată de faptul că sunt prezentate în formular electronic, iar urmând linkul puteți găsi oricând poziția dorită a unui document. În cele mai multe cazuri, problema este complicată de faptul că reglementările locale diferite niveluri pur și simplu nu este posibil sau imposibil din punct de vedere tehnic pentru o organizație să ofere acces computer la matricea lor, ținând cont de legăturile reciproce.

Toate acestea împreună arată încă o dată cât de atent managerii străini monitorizează echilibrul dintre complexitatea (și, prin urmare, costul) muncii și calificările (cunoștințe și aptitudini) ale angajatului care o desfășoară.

Este necesar să se adopte următoarele din practica străină:

• delegarea de funcții reală, nu imaginară;
• atenție sporită la cunoștințele și aptitudinile angajatului care ocupă postul această poziţie;
• specificitatea și concizia formulării atât a cerințelor privind rezultatele performanței, cât și a domeniilor de responsabilitate ale angajatului.

Puțină jurisprudență

În ciuda simplității cotidiene a conceptelor de „funcție”, „datorie”, „drept”, „autoritate”, „responsabilitate”, comunitatea juridică încă discută subtilitățile conținutului lor.

De exemplu, unii fac o distincție între drepturi și autoritate, crezând că drepturile sunt acordate unui angajat de a accesa resursele companiei (ceva, cineva), iar autoritatea este un fel special drepturile asociate funcţiilor administrative şi luării deciziilor.

Unii sugerează că conceptul de „responsabilitate” nu ar trebui să includă aplicare obligatorie anumite sancțiuni împotriva celui vinovat care încalcă normele stabilite (ceea ce se reflectă de obicei în formulări precum: „poartă responsabilitatea pentru nerespectarea instrucțiunilor supraveghetorului imediat”), dar „acest aspect al conexiunilor sociale și al relațiilor oamenilor care caracterizează procesul de exercitare a drepturilor acordate, îndeplinirea îndatoririlor atribuite, pe baza comportamentului de alegere și a evaluării acestuia ținând cont de interesele societății” (care poate fi exprimat în cuvintele: „poate răspunde pentru implementarea completă și la timp a instrucțiunilor managerului direct” ). După cum vedem, punctele de vedere diferite duc la descrieri verbale diferite ale unui singur fenomen. Alții se opun identificării răspunderii legale cu datoria morală sau legală.

Viața unui dezvoltator de PP și DI este complicată și de lipsa de claritate la nivel legislativ a unui număr de termeni folosiți pe scară largă. Acestea, de exemplu, includ termenii „instruire” și „instruire” - chiar și în legătură cu președintele Federației Ruse.

Prin urmare, în practică există adesea confuzie, exprimată în faptul că responsabilitățile sunt înscrise în drepturi, printre funcții se poate găsi formularea „responsabil pentru…”, etc. Înțelegând că toate acestea sunt esența manifestării ambiguității în interpretarea conceptelor de bază, pentru munca practica peste PP și DI, ar trebui selectată o opțiune (și, de preferință, menționată în documentul corespunzător).

Puțină taxare

DI poate fi baza pentru reducerea veniturilor organizației cu suma anumitor cheltuieli suportate de organizație în legătură cu susținerea activităților angajatului în timpul îndeplinirii funcțiilor de muncă specificate în DI. Astfel de cheltuieli pot include, de exemplu: costurile de transport angajat, servicii comunicatii celulare, taxe de școlarizare.

Dezvoltatorul DI trebuie să țină cont de aspectele fiscale la întocmirea documentului și să le coordoneze cu contabilul.

Un pic de management al calității

PP și DI sunt elemente importante ale unui set de documente care descriu un sistem de management al calității în stilul ISO 9000 Deși, ca întotdeauna, standardul nu determină necesitatea, forma și conținutul unor astfel de documente.

Dacă documentația sistemului de management al calității prevede PP și DI, atunci acestea vor fi supuse regulilor de gestionare a documentelor (din punct de vedere al formei, conținutului, precum și procedurii de elaborare, implementare, modificări și completări, anulare) adoptate. în organizaţia pentru calitatea documentelor sistemului de management.

Pentru cine sunt dezvoltate PP și DI?

Legislația actuală a Federației Ruse prevede pregătirea obligatorie a PP și DI numai pentru angajații cu un anumit profil (angajați municipali, categorii separate funcţionari publici, angajaţi autoritatile vamale, unele categorii de personal al instituțiilor de învățământ, paznici privați). Pentru alte categorii de salariați, o descriere detaliată a funcției de muncă, a drepturilor și responsabilităților acestora în cadrul raportului de muncă poate fi inclusă direct în contractul de muncă. În acest caz, nu este necesară întocmirea unei fișe a postului. Deci, organizația însăși determină fezabilitatea dezvoltării PP și DI.

O organizație poate decide să folosească PP și DI pentru toate sau o parte din pozițiile sale. În acest din urmă caz, îndatoririle, drepturile și responsabilitățile de serviciu ale salariatului trebuie să fie stabilite prin contractul de muncă. Cât de largă ar trebui să fie gama de departamente și posturi ale căror activități sunt reglementate de PP și DI și cât de detaliate ar trebui să fie aceste documente face obiectul unei discuții separate. Trebuie avut în vedere faptul că atât absența, cât și excesivitatea reglementărilor locale implică costuri inutile pentru gestionarea organizației.

DI sunt elaborate pentru angajații aparținând categoriilor de manageri, specialiști și angajați în conformitate cu structura organizatorică și graficul de personal al organizației.

Un document similar este în curs de elaborare pentru muncitori, care, însă, nu se numește fișă de post, dar nici nu are un nume stabilit. Nu este recomandabil să folosiți denumirile „instrucțiuni de lucru” și „instrucțiuni de producție”, deoarece acestea sunt deja folosite pentru documente care descriu procedura și/sau metodele specifice de lucru la unul sau mai multe locuri de muncă, de exemplu: „ Instructiuni de lucru privind controlul și aprobarea, organizarea distribuției, arhivarea, procedura de efectuare a modificărilor" sau " Instructiuni de fabricatie privind funcționarea dispozitivelor de împământare în instalațiile electrice.” Nume " caracteristici de calificare„cu atât mai nepotrivit, cu cât este folosit și interpretat fără ambiguitate în.

Cu toate acestea, Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 24 noiembrie 2008 nr. 6234-T3 recomandă:

„...pentru a stabili conținutul funcției de muncă îndeplinite a lucrătorilor care ocupă anumite posturi, trebuie întocmite și aprobate fișele postului, precum și pentru a determina conținutul funcției de muncă îndeplinite a lucrătorilor angajați în profesii de guler, producție (prin profesie) instrucțiunile trebuie elaborate și aprobate. Considerăm că în sistemele de referință și juridice este posibil să se utilizeze diferite denumiri de instrucțiuni în raport cu categoriile de lucrători.”

Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește:

„Dacă, în conformitate cu legile federale, prestarea muncii în anumite funcții, profesii, specialități este asociată cu acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci numele acestor posturi, profesii sau specialități și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să corespundă denumirilor și cerințelor specificate în cărțile de referință pentru calificare, aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse."

Potrivit articolului 143 din Codul Muncii al Federației Ruse,

„Tarifizarea lucrărilor și atribuirea categorii tarifare salariații se realizează ținând cont de directorul unificat de tarifare și calificare al lucrărilor și profesiilor muncitorilor, directorul unificat de calificare al posturilor de manageri, specialiști și angajați.”

Astfel, la stabilirea titlurilor de post și la întocmirea DI aferente acestora, trebuie să verificați cu legislația, inclusiv cărți de referință și clasificatoare, , , precum și cu edițiile din Regimul unificat de tarifare și calificare a muncii și profesiilor muncitorilor (UTKS). ) pentru diverse sectoare ale economiei. De exemplu, prin rezoluția Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și a Prezidiului Consiliului Central al Sindicatelor, din 25 octombrie 1974 nr. 298/P-22, o listă a instalațiilor de producție, atelierelor, profesiilor și pozitii cu condiții dăunătoare muncă, muncă în care dă dreptul la concediu suplimentarși programul de lucru redus. În consecință, angajatorul este obligat să determine numele profesiilor și posturilor în contractele de muncă ale tuturor angajaților (și, în consecință, în fișele postului) care îndeplinesc funcțiile de muncă relevante în conformitate cu cărțile de referință ale calificărilor.

Adeseori apare întrebarea cu privire la necesitatea DI pt director general, precum și membri ai organelor de conducere societate pe actiuni sau societăţi cu răspundere limitată. Deoarece procedura de numire, subordonare, funcții, drepturi și responsabilități ale acestor persoane este determinată de legile federale relevante, Carta organizației și contractele de muncă, nu este nevoie directă de a dezvolta DI pentru aceste persoane.

Pentru directorii executivi/manager ai organizațiilor în care au fost transferate atribuțiile organului executiv unic societate de administrare, precum si salariatii direct subordonati consiliului de administratie sau adunarea generală acţionari (participanţi), DI trebuie dezvoltate. Aceste DI trebuie să țină cont de particularitățile relațiilor de muncă cu șefii organizațiilor.

Pentru toți angajații ar trebui delimitate domeniile relațiilor de muncă reglementate de PP și DI și contractul de muncă. De exemplu, prevederea privind obligația de a concedia pentru anumite motive (inclusiv după voie) nu face obiectul DI, deoarece nu se referă la funcția de muncă a salariatului.

Structura PP și DI

Legislația actuală a Federației Ruse nu definește cerințele pentru structura PP și DI. Astfel, organizația are dreptul de a determina în mod independent astfel de cerințe. Prin urmare, în practică, PP și DI sunt foarte diverse în structura lor.

Cu toate acestea, este posibil să se identifice „nucleul” minim al fiecărui document:

Reglementări privind unitatea structurală

1. Prevederi generale
2. Sarcinile principale
3. Funcții
4. Structura
5. Interacţiune

Descrierea postului

1. Prevederi generale
2. Responsabilitățile postului
3. Drepturi
4. Interacţiune
5. Responsabilitate

În unele cazuri, PP include secțiuni „Drepturi” și „Responsabilitate”, descriind în ele drepturile și responsabilitățile șefului de departament. Uneori sunt formulate anumite drepturi și responsabilități „generale” ale unității.

În opinia noastră, primul este inadecvat, întrucât drepturile și responsabilitățile șefului de departament sunt potrivite să fie menționate în DI-ul său. A doua pare incorectă, întrucât punerea în aplicare a dreptului este determinată de voința subiectului și dacă vorbim despre unitatea în ansamblu, atunci trebuie determinat mecanismul de formare și exprimare a acestei voințe colective, iar dacă vom se vorbește despre un set de angajați individuali ai unității, atunci, de regulă, nu toți au de fapt aceleași drepturi; în plus, angajatul, de regulă, poartă responsabilitatea personală și, prin urmare, componența responsabilităților și drepturilor sale de serviciu trebuie să fie și personal determinată.

Forma PP și DI

Se recomandă elaborarea formularelor PP și DI în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor” (introdus în vigoare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st).

Detaliile obligatorii ale PP și DI sunt: ​​denumirea organizației, denumirea tipului de document de aprobare, data și numărul acestuia, locul întocmirii, ștampila de aprobare. Ele sunt plasate la începutul textului documentului.

Semnăturile persoanelor care aprobă proiectul PP și DI sunt plasate fie la sfârșitul textului documentului, fie pe o fișă de aprobare separată, ale cărei detalii trebuie să identifice în mod clar ce document a fost aprobat.

La sfârșitul textului PP sau DI sau pe o fișă separată de familiarizare, angajații își semnează semnăturile indicând că au citit documentul și au primit o copie a acestuia în mână.

În această secțiune ne vom uita la conținutul PP în detaliu. Pentru certitudine, vom presupune că acest document este în curs de dezvoltare pentru o societate pe acțiuni sau o societate cu răspundere limitată (în exemplele de formulare, organizația va fi denumită „Companie”). Forma aproximativă PP este prezentat în Anexa 1 la articol.

Secțiunea 1. „Dispoziții generale”

1.1. Este dat numele complet și prescurtat al unității structurale (denumită în continuare Divizia).

1.2. Se indică cărui angajat al Companiei îi este subordonată direct Divizia.

Acest paragraf relevă principiul unității de comandă în raport cu Divizia în cauză.

Diviziunea poate:

• să fie o unitate structurală independentă a Companiei și să raporteze direct Directorului General al Companiei (de exemplu: serviciu de securitate, departament juridic, secretariat);
• raportează direct oricărui angajat al Companiei (de exemplu: departamentul de producție și tehnic raportează direct directorului de producție sau departamentul de logistică raportează direct directorului de logistică);
• să facă parte din orice unitate structurală și să raporteze direct șefului acestei unități (de exemplu: departamentul decontări de personal face parte din departamentul de contabilitate și raportează direct contabilului șef).

Divizia care îndeplinește funcțiile audit intern sau alte funcții de control similare, pot fi direct subordonate Adunării Generale a Acționarilor (Participanților) sau Consiliului de Administrație.

1.3. Este descrisă procedura de creare și desființare a Unității.

Aici ne putem limita la următoarea formulare: „Divizia este creată și desființată în conformitate cu structura organizatorică și cu personalul Companiei, în modul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse”.

Pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acţionarilor (Participanţilor) sau Consiliului de Administraţie, este necesar să se precizeze: „de acord cu Adunarea Generală a Acţionarilor (Participanţilor) (Consiliul de Administraţie).”

1.4. Se indică titlul complet al funcției de șef de divizie. Indicat nume complete funcții de manageri operaționali, metodologici sau de altă natură ai Diviziei (dacă există).

Șeful Diviziei este un angajat al Diviziei care își gestionează activitățile curente. Competența șefului unității este determinată de DI-ul acestuia.

Șef metodic al Diviziei - un angajat al Societății sau al unei organizații terțe (de exemplu, o societate de administrare), care nu este superiorul direct imediat sau superior al unei unități structurale sau angajat al Societății, ci în modul stabilit în Companie oferă instrucțiuni obligatorii, explicații și alte documente unității structurale sau angajatului Companiei (inclusiv, documente standard) privind metodele și mijloacele de desfășurare a activităților de către o unitate structurală sau salariat.

Managerul direct superior nu este indicat ca unul metodologic, întrucât instrucțiunile sale, atât privind activitățile curente, cât și de natură metodologică, sunt transmise angajaților Direcției de-a lungul „verticalei managementului” prin intermediul șefului Direcției.

Îndrumarea metodologică este posibilă cu o structură organizatorică matricială. Este posibil (în cazuri rare) să existe mai mulți supraveghetori metodologici. O altă situație comună este îndrumarea metodologică din partea centrului corporativ (compania de management). De exemplu, contabil șef organizația este subordonată direct directorului general, iar conducerea metodologică a activităților sale este realizată de șeful departamentului de contabilitate și metodologie. contabilitate fiscală societate de administrare.

Managerul operațional al Diviziei este un angajat al Societății care coordonează cu promptitudine activitățile Diviziei și ale anumitor alte divizii și/sau angajați, dând Diviziei instrucțiuni obligatorii cu privire la activitățile operaționale ale Diviziei. De exemplu, sub conducerea operațională a șefului unui șantier la distanță, poate exista o unitate de suport de transport situată pe teritoriul acestui site, în subordinea directă directorului de logistică. Șeful secției dă sarcini unității, stabilește amplasarea vehiculelor etc., dar nu are dreptul de a da instrucțiuni privind metodele de lucru, de a face sugestii privind personal divizii fără acord cu directorul de logistică etc.

Dacă există un manual metodologic sau operațional, este necesar un act de reglementare local care să definească regulile de conduită pentru un angajat în cazul în care instrucțiunile supervizorului imediat contravin instrucțiunilor managerului metodologic sau operațional. Dacă managerii imediati, metodologici și operaționali ai angajatului nu au căzut de acord asupra instrucțiunilor lor, atunci decizia trebuie luată de angajat, căruia îi sunt subordonați direct toți acești manageri (de obicei directorul general).

1.5. Se indică procedura de ocupare a postului de șef de Secție în cazul absenței acestuia.

Indicat:
funcția specifică a unui angajat care înlocuiește șeful diviziei (de exemplu: adjunct, unul dintre șefii departamentelor din subordine) sau
numirea unui angajat care înlocuiește șeful de Divizie prin ordin (instrucțiune) al Directorului General al Societății.

1.6. Sunt enumerate reglementările pe care angajații Direcției le respectă în activitatea lor.

De obicei sunt date instrucțiuni pentru:

• legislația actuală a Federației Ruse;
• documente normative și metodologice ale industriei privind profilul de activitate al Diviziei (dacă este posibil, sunt indicate documente specifice);
• Carta Companiei (pentru diviziile care sunt obligate să respecte Carta (de exemplu: departament juridic, serviciu de audit intern);
• Hotărâri ale Adunării Generale a Acţionarilor (Acţionarilor) (Consiliului de Administraţie) (pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acţionarilor (Participanţilor) sau Consiliului de Administraţie);
• regulamentul Diviziei;
• contract colectiv;
• ordinele și instrucțiunile directorului general al Societății;
• instrucțiuni de la supervizorul imediat, managerii operaționali și metodologici (dacă există);
• reglementarile interne de munca ale Societatii;
• alte reglementări locale ale Companiei.

În funcție de natura activităților Diviziei, sunt indicate următoarele:
reglementări privind protecţia muncii şi siguranța industrială, reguli si reglementari de protectia muncii, salubritate industriala, protectie impotriva incendiilor, siguranța mediului.

Lista dată de acte normative poate fi extinsă.

1.7. Se determină modul de funcționare al Diviziei.

Vă puteți limita la formularea: „Modul de funcționare al Diviziei se stabilește în conformitate cu Regulamentul Intern de Muncă stabilit în Companie” dacă există astfel de reguli.

1.8. Se stabilește procedura de aprobare și punere în aplicare a software-ului, modificările și completările la acesta.

De regulă, „Prezentul Regulament, modificările și completările la acesta sunt aprobate și puse în vigoare prin ordin al Directorului General al Societății”, dar pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acționarilor (Participanților) sau Consiliului de Administrație, este necesar să se precizeze: „de acord cu Adunarea Generală a Acţionarilor (participanţilor) (Consiliul de Administraţie)”. Mai multe detalii ciclu de viață Este recomandabil să descrieți PP (inclusiv de la inițierea modificărilor la implementarea lor) într-un act de reglementare local separat.

Secțiunea 2. „Sarcinile principale”

Secțiunea „Sarcini principale” indică sarcinile principale ale diviziei.

Formularea sarcinii trebuie să descrie pe scurt rezultatul către care sunt îndreptate activitățile Diviziei și cerințele pentru care sunt determinate fie din afara Societății (de legislația în vigoare, organe de control și supraveghere, clienți etc.), fie de alte structuri structurale. divizii ale Companiei.

De exemplu:

• Furnizarea de servicii de reparare puțuri în conformitate cu cerințele clienților.
• Asigurarea operatiunii echipamentelor Companiei.
• Planificarea si monitorizarea eficientei economice a activitatilor Companiei.
• Asigurarea conformității cu legalitatea activităților Societății, protecția juridică a intereselor sale legitime.
• Sprijin pentru angajații Companiei în ceea ce privește utilizarea comunicațiilor, hardware-ului și software Societate.
• Organizarea si intretinerea evidenta contabila si fiscala, intocmirea contabilitatii si raportare fiscalăîn conformitate cu cerințele legislației actuale a Federației Ruse.
• Monitorizarea conformității Companiei cu cerințele legislației actuale a Federației Ruse, reglementărilor interne și cerințelor clienților în domeniul protecției muncii, siguranței industriale, securității mediu, securitate trafic.
• Satisfacerea completă și în timp util a nevoilor diviziilor structurale ale Companiei pentru articolele de inventar.
• Optimizarea costurilor Companiei de achizitie, intretinere a stocurilor si altele procesele logistice Societate.

Sarcinile diviziilor structurale trebuie să fie coordonate între ele și subordonate colectiv obiectivelor principale ale Societății, așa cum sunt definite în Carta Societății sau în alte documente interne.

Sarcinile Diviziei trebuie formulate astfel încât funcțiile Diviziei enumerate în secțiunea „Funcții” să decurgă în mod logic din sarcinile atribuite. Pentru a face acest lucru, este recomandat să folosiți aceleași fraze.

Sarcinile și funcțiile Diviziei trebuie să respecte legislația actuală a Federației Ruse. În special, este inacceptabil să includă în componența lor sarcini și funcții, a căror implementare necesită licențiere obligatorie, dacă organizația nu are licențele corespunzătoare.

Secțiunea 3. „Funcții”

Secțiunea „Funcții” enumeră funcțiile îndeplinite de Divizie și care vizează rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite, enumerate în secțiunea „Sarcini principale”.

Descrierea funcției trebuie să sublinieze pe scurt activitățile angajatului Diviziei sau Diviziei în ansamblu, conducând la un anumit rezultat, ale cărui cerințe sunt determinate fie extern de către Societate (de legislația în vigoare, organele de control și supraveghere, clienți etc.) sau de către alte divizii structurale ale Societății.

Descrierea funcției Diviziei începe cu un verb: „dezvoltă...”, „conduce...”, „organizează...”, „participă la...”, „monitorizează...”, „ controale...”, etc. În acest caz:

• „Organizează...” înseamnă: atrage și coordonează acțiunile diviziilor structurale și/sau angajaților Companiei pentru a desfășura orice acțiuni (lucrări, evenimente, proiecte etc.).
• „Participă la...” înseamnă: efectuează o anumită parte a acțiunilor (lucrări, evenimente, proiecte etc.) la instrucțiunile managerului imediat sau organizatorului autorizat împreună cu alte divizii structurale și/sau angajați ai Societății.
• „Oferă...” înseamnă: furnizează (oferă) anumite resurse pentru a efectua orice acțiuni (lucrări, evenimente, proiecte etc.) sau realizează orice acțiuni pentru a obține orice rezultat.
• „Ia în considerare...” înseamnă: în modul prescris, colectează și rezumă informații despre rezultatele sau progresul oricăror acțiuni (lucrări, evenimente, proiecte etc.) desfășurate în cadrul Societății; verifică acuratețea, consistența și relevanța acestuia.
• „Monitor...” înseamnă: colectează și prelucrează informații despre starea sau acțiunile obiectelor sau entităților externe Companiei.
• „Controale...” înseamnă: compară rezultatele efective (sau intermediare) ale efectuării oricăror acțiuni (lucrări, activități, proiecte etc.) în cadrul Companiei cu cele planificate și/sau determinate de autoritățile relevante. act normativ, sarcini, criterii etc. (formularea indică ce anume) și efectuează (sau inițiază) acțiuni menite să minimizeze abaterile identificate.

De exemplu:

• Monitorizează piața servicii de transportîn regiunile activităţilor de producţie ale Companiei.
• Elaborează planuri strategice de dezvoltare pentru Companie în domeniul furnizării de servicii de transport.
• Oferă asistență metodologică angajaților Companiei în pregătirea planurilor de producție și investiții.
• Organizează aprobarea documentelor de către angajații Companiei în conformitate cu reglementările locale care reglementează fluxul de documente al Companiei, precum și în conformitate cu instrucțiunile Directorului General.
• Participă la elaborarea proiectelor de reglementări locale ale Companiei pe probleme de competența Diviziei.
• Ia în considerare numerarul primit, inventarul și mijloacele fixe.
• Monitorizează execuția programului de producție în conformitate cu cerințele clienților.
• Analize rezultate financiare activitățile Companiei și participă la elaborarea măsurilor de creștere a profitabilității, reducerea costurilor și creșterea eficienței economice a Companiei.

În descrierea funcției, nu este permisă utilizarea adjectivelor calitative vagi, de exemplu: „asigură funcționarea corectă”, „oferă servicii de calitate”. În astfel de cazuri, se recomandă să se indice cerințele (și/sau documentul de reglementare - sursa cerințelor) pe care trebuie să le îndeplinească rezultatul funcției, de exemplu: „asigură funcționarea în conformitate cu instrucțiunile de utilizare ale producătorului”, „ oferă servicii în conformitate cu cerințele clienților”. În cazurile în care sursa regulilor sau cerințelor este clară din context, este permisă utilizarea următoarei formulări: „în conformitate cu procedura stabilită”, „de calitate adecvată”.

Descrierea funcțiilor din PP și DI trebuie să fie cuprinzătoare, adică trebuie descrise toate acțiunile care pot fi solicitate Unității sau angajatului acesteia. Prin urmare, funcțiile descrise ar trebui sistematizate într-un fel. De exemplu, puteți lista funcțiile în următoarea ordine:

• funcții în domeniul elaborării documentelor de reglementare pentru alte direcții structurale;
• funcții în domeniul îndrumării metodologice;
• funcții în domeniul monitorizării și prognozei;
• functii in domeniul planificarii, dezvoltarii (sectiilor) bugetului, proiectelor de investitii;
• funcții în domeniul managementului operațional;
• alte funcții îndeplinite de Divizie în mod independent;
• alte funcții îndeplinite de Divizie împreună cu alte divizii structurale ale Societății;
• funcții în domeniul supravegherii contractelor (dacă nu sunt definite în alte reglementări locale ale Companiei);
• functii in domeniul contabilitatii si raportarii;
• funcții în domeniul controlului asupra activităților altor angajați sau divizii structurale ale Societății;
• functii in domeniul analizei, dezvoltarii si implementarii masurilor pentru dezvoltarea Societatii.

Este posibilă listarea funcțiilor într-o ordine care reflectă logica și/sau succesiunea cronologică a activității unității, ciclul de viață al principalelor obiecte de management ale Unității. Într-un fel sau altul, metoda de listare a funcțiilor ar trebui să fie convenabilă atât pentru compilator (pentru verificarea completității), cât și pentru cititorul documentului.

Formulările date în . pot fi luate ca bază pentru formularea funcțiilor.

În același timp, lista de funcții nu ar trebui să sufere de redundanță și detalii excesive. Conditii si procedura de implementare funcții individuale ar trebui stabilite în alte reglementări locale - reglementări, instrucțiuni metodologice și de lucru, mai ales că în unele cazuri acțiunile specifice ale executantului depind în mare măsură de context.

Secțiunea 4. „Structură”

Secțiunea „Structură” indică din ce unități structurale este formată Divizia și enumeră angajații Companiei care sunt direct subordonați șefului Diviziei; sau se indică faptul că „Structura și personalul Diviziei sunt determinate de structura organizatorică actuală și personalul Companiei”. Prima este mai convenabilă pentru că de la PP se înțelege care sunt resursele Unității. Al doilea este mai convenabil prin faptul că vă permite să nu reaprobați PP la schimbare structura organizatoricași/sau masa de personal.

Secțiunea 5. „Interacțiune”

Secțiunea Interacțiune descrie schimbul de informații Divizii cu alte divizii structurale ale Companiei sau persoane, organisme si organizatii externe Companiei.

Dacă schimbul de informații nu este definit de alte reglementări locale ale Companiei, atunci sunt enumerate diviziile structurale și persoanele, organismele și organizațiile externe Companiei, indicând în ce domenii sau în cadrul ce activități are loc interacțiunea, ce informații specifice sunt primite sau transmise.

De exemplu:

„Departamentul de resurse umane interacționează cu:

• Organisme de control pentru activități legate de organizarea și protecția muncii;
• Fondul de pensii al Federației Ruse și organismele de statistică ale Federației Ruse pentru pregătirea și furnizarea de rapoarte stabilite;
• sindicatele să monitorizeze respectarea legislației muncii și a altor reglementări care conțin standarde de drept al muncii, organizare, raționalizare și remunerare;
• antreprenori - executanți de lucrări și servicii legate de personal.”

Este posibil să descrii interacțiunile în formă tabelară.

Cu toate acestea, o descriere detaliată a interacțiunilor îngreunează software-ul și îl privează de flexibilitate la modificarea compoziției și/sau chiar a titlurilor documentelor transmise în timpul schimbului de informații.

Dacă schimbul de informații este determinat de alte reglementări locale ale Companiei (de exemplu, reglementările privind fluxul de documente), atunci se folosește o formulare scurtă:

„Diviziunea interacționează:

5.1. Cu angajații diviziilor structurale și separate ale Companiei - în modul stabilit de reglementările locale ale Companiei.

5.2. Cu terți - în modul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse.”

În acest din urmă caz, se înțelege că salariatul își îndeplinește funcțiile de reprezentant în baza unei împuterniciri care i-au fost eliberate în modul prescris sau pe alte temeiuri legale.

În această secțiune vom analiza în detaliu conținutul DI pentru manageri, specialiști și angajați. Pentru a fi clar, continuăm să presupunem că acest document este dezvoltat pentru o societate pe acțiuni sau o societate cu răspundere limitată (în exemplele de formulare, organizația va fi denumită „Companie”). O formă aproximativă a CI este dată în Anexa 2 la articol.

Secțiunea 1. „Dispoziții generale”

1.1. Este dat numele complet și prescurtat al funcției angajatului Companiei (denumit în continuare Angajat).

1.3. Este indicat titlul complet al postului de supervizor imediat al Angajatului. Sunt indicate numele complete ale posturilor de manageri operaționali, metodologici sau de altă natură ai Angajatului (dacă există).

A se vedea comentariul la clauza 1.4 din PP.

Uneori, această parte a DI listează angajații și unitățile structurale care sunt direct subordonate, sub conducere operațională sau metodologică a acestui angajat. Aceste informații par inutile, deoarece sunt cuprinse în structura organizatorică și în tabelul de personal al organizației care sunt supuse aprobării.

1.4. Este descrisă procedura de angajare și concediere a unui angajat.

De regulă, „Un salariat este angajat și concediat de către Directorul General al Societății în conformitate cu regulile stabilite de actuala legislatia muncii RF în ordine prin depunere... (specificat dacă este cazul) în acord cu... (precizat dacă este necesar).”

1.5. Procedura de înlocuire a Salariatului în cazul absenței acestuia este indicată:

A se vedea comentariul la clauza 1.5 din PP.

1.6. Sunt specificate cerințe pentru educație, calificări sau cunoștințe speciale, permise, admitere, certificate, precum și experiența de lucru a Angajatului.

Pot fi luate ca bază cerințele date în . Cerințele nu trebuie să fie discriminatorii (articolul 3 din Codul Muncii al Federației Ruse).

1.7. Sunt enumerate reglementările care ghidează Salariatul în activitățile sale.

A se vedea comentariul la clauza 1.6 din PP.

1.8. Sunt enumerate cunoștințele pe care trebuie să le aibă angajatul.

În mod obișnuit, sunt date indicații de cunoștințe:

• legislația actuală a Federației Ruse și reglementările industriei privind profilul angajatului;
• reglementările locale ale Societății privind profilul de activitate al angajatului;
• structura Societății, sarcinile și funcțiile diviziilor sale structurale;
• regulile si regulamentele de protectie a muncii.

În funcție de natura activității angajatului, sunt indicate următoarele cunoștințe:

• strategia de dezvoltare a Companiei (pentru senior manageri ai Companiei sau pentru funcții care au drept de acces la astfel de informații) - dacă strategia Companiei este documentată și aprobată în mod corespunzător;
• elementele de bază ale utilizării echipamentelor informatice, comunicațiilor și comunicațiilor - dacă munca implică utilizarea unor astfel de instrumente;
• etc.

Lista dată de cunoștințe poate fi extinsă. Cerințele de cunoștințe ale angajaților menționate pot fi luate ca bază.

Vă rugăm să rețineți că cunoștințele indicate în această secțiune a DI trebuie să fie documentate și aprobate în mod corespunzător. Atunci când depune candidatura pentru un loc de muncă, deținerea de către candidat a cunoștințelor necesare este confirmată prin prezentarea atestărilor, certificatelor, certificatelor etc. relevante. Cunoștințele unui angajat pot fi testate atât de către organizații terțe autorizate (de exemplu, centre de formare), cât și prin inspecții și teste interne (procedura de efectuare a unor astfel de inspecții trebuie stabilită de reglementările locale ale organizației).

1.9. Programul de lucru al angajatului este stabilit. Se poate face referire la Regulamentul Intern al Muncii. Caracteristicile programului de lucru, inclusiv necesitatea deplasărilor de afaceri, pot fi indicate în acest paragraf.

1.10. Se stabilește procedura de aprobare și punere în aplicare a DI, modificări și completări la acesta.

De regulă, „Această fișă a postului, modificările și completările la aceasta sunt aprobate și puse în aplicare prin ordin al directorului general al Societății”, dar pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acționarilor (Participanților) sau Consiliului de Administrație. , este necesar să se precizeze: „de acord cu Adunarea Generală a Acţionarilor (participanţilor) (Consiliul de Administraţie).”

Secțiunea 2. „Responsabilități oficiale”

Este recomandabil să distingem două subsecțiuni în această secțiune, prima dintre care include responsabilități (funcții) specifice îndeplinite de un angajat care deține această funcție, iar a doua - responsabilități comune tuturor (sau pentru anumite grupuri) muncitori.

Pentru șefii diviziilor structurale, funcțiile includ în plus următoarele:

Gestionează angajații Companiei și diviziile structurale ale Companiei care îi sunt direct subordonate.

„Gestionează...” înseamnă: determină sarcini pentru participanți pentru realizarea oricăror acțiuni (lucrări, evenimente, proiecte etc.); coordonează activitățile acestora; controlează atingerea rezultatelor cerute și intermediare; înaintează propuneri (propuneri) de numire, relocare, demitere, promovare, impunere spre examinare de către Directorul General al Societății sancțiuni disciplinare asupra lucrătorilor din subordine. Participă la dezvoltarea structurii organizatorice, a programului de personal și a formelor de remunerare pentru diviziile structurale ale Companiei care îi sunt direct subordonate.

Pentru angajații care oferă îndrumări metodologice altor angajați, DI ar trebui să indice în ce constă exact îndrumarea metodologică. De exemplu:

Organizează dezvoltarea unui set de formate de documente în scopuri de planificare și raportare cu privire la curent, financiar și activitati de investitii unitățile de afaceri ale Companiei. Oferă asistență metodologică șefilor de divizii structurale ale Companiei, șefilor de grupuri de lucru în efectuarea calculelor, expertiza analizei calculelor eficienței economice a proiectelor și soluțiilor pe care le propun.

În mod similar, conținutul managementului operațional și al altor tipuri de management ar trebui detaliat.

Este recomandabil să se includă în funcțiile angajatului participarea acestuia în anumite comisii, comitete, consilii, grupuri de experți și de lucru etc., mai ales dacă Societatea nu asigură salariatului separat pentru participarea la activitatea acestor organe.

Funcțiile date în DI ale unui angajat al departamentului trebuie să corespundă funcțiilor acestui departament, așa cum sunt stabilite în PP. Aceasta înseamnă că angajatul îndeplinește fie întreaga funcție specificată în PP, fie o parte a acesteia, fie îndeplinește o funcție internă pentru unitate (este posibil să nu fie specificată în PP) necesară îndeplinirii funcțiilor unității.

Pentru comoditate, dezvoltatorul poate întocmi o „matrice de responsabilitate” a departamentului - un tabel care listează funcțiile departamentului (pe rânduri) și pozițiile angajaților departamentului (pe coloane) și la intersecția rândului și coloana este indicat rolul acestui angajat în îndeplinirea acestei funcții: inițiază, organizează, participă, asigură, efectuează independent, controlează etc. (a se vedea comentariul la secțiunea 3 din PP). Dacă este necesar, descrierea funcției trebuie să indice cu ce regularitate este îndeplinită această funcție: la o frecvență dată, la indicația managerului sau la apariția altor evenimente specifice.

Este important de menționat că DI trebuie să „lucreze” nu numai într-o situație normală, ci și într-o situație de urgență. Se recomandă ca în DI ca angajatului să i se acorde dreptul de a lua el însuși o decizie asupra situației sau să i se acorde obligația de a raporta imediat supervizorului său imediat despre situație de urgență. Numărul de funcții dat în DI nu trebuie să fie prea mare. Numărul optim variază de la 10 pentru pozițiile de nivel inferior la 20 pentru pozițiile de nivel superior. În caz contrar, documentul încetează să mai fie perceput și, prin urmare, devine inoperant. Pentru a implementa această recomandare, dezvoltatorului i se recomandă:

• combina unele funcții (într-o măsură rezonabilă);
• indicați cerințele pentru rezultat, și nu pentru procesele care duc la acesta (formulat astfel: „a asigura o astfel de stare a obiectului de control”);
• reconsidera distribuția „verticală” a funcțiilor între manager și subordonați, senior și junior, delegând într-o măsură rezonabilă anumite funcții (împreună cu drepturi și responsabilități) „de sus în jos”;
• reconsidera distribuția „orizontală” a funcțiilor între lucrătorii afiliați în cadrul unui singur proces (diviziunea rațională a funcțiilor se caracterizează prin faptul că angajatul este responsabil pentru realizarea unui proces finalizat logic, obținerea unui produs (sau semifabricat) cu anumite calități care poate fi verificat independent în acest caz, DI din descrierea acțiunilor puteți merge la descrierea cerințelor pentru rezultate);
• furnizați descrieri detaliate în alte reglementări locale (regulamente, instrucțiuni metodologice și de lucru).

Este important de reținut că componența funcțiilor trebuie să corespundă cu salariul de bază al angajatului. Salariul de bază al lucrătorilor cu legitimații identice ar trebui să fie același (a se vedea articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Subsecțiunea 2.2

În a doua parte a secțiunii, este recomandabil să se includă responsabilități comune tuturor (sau anumitor grupuri) de angajați. Unele dintre aceste responsabilități sunt deja formulate în art. 21. Codul Muncii al Federației Ruse și, prin urmare, nu este nevoie să îl repetați în DI. Este recomandabil să indicați următoarele responsabilități:

2.2. Salariatul se obliga:

2.2.1. Urmați instrucțiunile supervizorului dumneavoastră imediat, managerului operațional și supervizorilor metodologici (dacă există).

Dacă un angajat, în exercitarea atribuțiilor sale, trebuie să respecte cerințele stabilite de reglementările terților (de exemplu, clienți), atunci aceste cerințe ar trebui să fie indicate în această subsecțiune. De exemplu:

2.2.5. Respectați cerințele standardelor corporative ale clienților Companiei privind sănătatea, siguranța, protecția mediului și siguranța rutieră atunci când utilizați vehicule pentru a îndeplini contractele încheiate cu clienții.

Merită să reamintim că, în acest caz, angajatorul trebuie să-l familiarizeze pe angajat cu astfel de reglementări.

În unele organizații, formatul DI presupune specificarea parametrilor prin care se măsoară eficiența angajatului în îndeplinirea unei anumite funcții sau stabilirea unor valori țintă specifice pentru astfel de parametri, sau norme/standarde pentru îndeplinirea funcțiilor. De exemplu, puteți găsi distribuția timpului de lucru (în procente) între funcțiile îndeplinite de angajat. În opinia noastră, o astfel de indicație este incorectă deoarece:

• Pot exista funcții care sunt îndeplinite neregulat pentru care ar fi dificil de estimat norma, sau funcții care sunt îndeplinite în cazuri de urgență - prin alocarea unui procentaj diferit de nul din timp, suntem de acord că situatii de urgenta va avea loc;
• nu este clar cum să se ia în considerare distribuția reală a timpului (și acest lucru va trebui făcut, deoarece sunt indicați indicatorii planificați);
• consecințele juridice ale abaterilor indicatorilor efectivi (aleatoriu sau sistematic) de la indicatorii stabiliți sunt neclare.

Are, de exemplu, un angajat dreptul de a cere vreo compensație dacă timpul petrecut pentru îndeplinirea unei anumite funcții este depășit cu 1%? La urma urmei, angajatorul, prin aprobarea DI sub această formă, se obligă în esență să respecte standardele stabilite. Sau, dimpotrivă, să i se aplice o penalitate salariatului pentru că a depășit norma de îndeplinire a unei funcții în detrimentul alteia? O abatere de 1% pe zi lucratoare este scuzabila, dar pe saptamana sau pe luna?...

Specificarea oricăror valori fixe a parametrilor privează, de asemenea, DI de flexibilitate, deoarece obligă să fie reafirmate atunci când standardele stabilite se schimbă.

Secțiunea 3. „Drepturi”

Secțiunea „Drepturi” enumeră drepturile angajatului, adică capacitatea stabilită legal a angajatului de a acționa într-un anumit mod sau de a cere anumite acțiuni de la alți angajați ai Companiei. Angajatului i se acordă dreptul de a-și îndeplini sarcinile de serviciu. Angajatorul se asigură că angajatul își exercită drepturile (articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). DESPRE

Drepturile fundamentale ale salariatului sunt formulate la art. 21 din Codul Muncii al Federației Ruse, deci nu este nevoie să le repetați în DI. Drepturile specifice ale unui angajat trebuie să fie determinate de responsabilitățile sale de serviciu. Fiecare angajat are dreptul la interacțiunea informațiilor legate de îndeplinirea atribuțiilor oficiale:

În unele versiuni ale mostrelor DI (de exemplu, în), drepturile la interacțiunea informațională conțin următoarea formulare: „Pentru a se familiariza cu proiectele de hotărâri ale conducerii Societății cu privire la activitățile acesteia, activitățile diviziei conduse (pentru șefii de divizie). ).” Cu toate acestea, acceptând această formulare, ne aflăm în același conflict ca și cu „întâlnirile”. Un „proiect de decizie” este un obiect foarte vag: poate exista oral, sub forma a numeroase opțiuni care trec prin diferite autorități. Nu orice astfel de opțiune este posibilă din punct de vedere fizic și nu este recomandabil să îi prezinți angajatului la cererea acestuia. Prin urmare, este posibil să utilizați două mecanisme:

1. angajatul se familiarizează cu decizia luată în obligatoriu(Articolul 22, 68 din Codul Muncii al Federației Ruse), semnând o fișă de familiarizare pentru un ordin, un regulament sau un alt document administrativ și, în caz de dezacord cu acesta, are dreptul de a face apel, folosind dreptul de a-și proteja drepturile muncii, libertăți și interese legitime prin toate mijloacele care nu sunt interzise de lege (articolul 21 din Codul Muncii al Federației Ruse);
2. luând în considerare opinia organului ales al organizației sindicale primare la adoptarea reglementărilor locale (procedura este stabilită de articolele 372, 373 din Codul Muncii al Federației Ruse; vezi și paragrafele 23, 24).

În funcție de funcțiile îndeplinite, un angajat poate fi învestit cu următoarele drepturi: Să reprezinte Societatea în alte organizații în conformitate cu procedura stabilită în sfera de competență a acestuia.

De obicei, sfera drepturilor asociate cu o astfel de reprezentare este determinată de împuternicirea eliberată angajatului. Drepturile fundamentale sunt asociate cu luarea deciziilor și eliminarea resurselor de producție:

• Initiaza orice actiuni (lucrare, evenimente, proiecte etc.).
• Aprobați și coordonați documentele din competența dumneavoastră (trebuie să indicați tipuri specifice documente).
• Suspendarea implementării oricăror acțiuni (lucrări, proiecte, evenimente etc.) în cazul abaterilor de la cerințele stabilite pentru implementarea acestora identificate în timpul controlului (este necesar să se precizeze aria de activitate controlată, tipurile de funcții, proiecte). , evenimente, grupuri de angajați, organizații etc.).
• Nu permiteți lucrătorilor sau echipamentelor să lucreze (este necesar să precizați care și în ce circumstanțe).
• Gestionați materialul și în numerar(și/sau alte resurse ale Companiei - trebuie specificate) în competența acesteia.

Pentru angajații departamentelor de control intern - Efectuați inspecții la anumiți angajați, departamente și/sau în anumite domenii ale activităților Companiei (este necesar să se indice anumite tipuri și motive pentru inspecții).

Dreptul la „interacțiune orizontală” este important - pentru a atrage angajații diviziilor structurale ale Companiei pentru a lucra împreună, ca parte a îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale, de comun acord cu supervizorii lor imediati.

Șefilor de divizie li se acordă, de obicei, dreptul de a - să prezinte propuneri (depuneri) spre luarea în considerare a Directorului General al Societății privind numirea, mutarea, demiterea, promovarea și impunerea de sancțiuni disciplinare angajaților departamentului condus.

Următorul „drept de contestație” trebuie să garanteze angajatului respectarea drepturilor sale de către Companie - Contactați supervizorul imediat pentru asistență în exercitarea drepturilor prevăzute de DI, în cazul restricționării acestora de către alți angajați ai Companiei.

Lista drepturilor angajaților poate fi extinsă.

Atunci când acordă drepturi lucrătorilor, merită să ne amintim că angajatorul trebuie să asigure implementarea acestora. De exemplu, prin acordarea dreptului unui angajat de a „a urma recalificare (recalificare) și formare avansată”, angajatorul trebuie să asigure acest drept cu un buget adecvat sau să ofere alte mecanisme pentru implementarea acestui drept. Declararea dreptului de a „promova în cariera proprie (dreptul de a creșterea carierei)”, este de asemenea necesară introducerea liberei dorințe a salariatului în mainstreamul juridic, exprimată în sistem formalizat certificări interne, inspecții, antrenamente, concursuri etc.

Un angajat i se pot acorda anumite drepturi în mod condiționat, și anume: cutare sau cutare acțiune poate fi efectuată cu acordul altui angajat specific (de obicei, managerul imediat, operațional sau metodologic sau șeful departamentului la care se aplică salariatul), sau cu condiția ca apariția altor anumite evenimente sau în anumite limite. În astfel de cazuri, textul legii conține cuvintele: „de acord cu...”, „într-un astfel de termen...”, „în cazul...”, „în cadrul bugetului .. .”, „în competența sa ...”, etc. Prezența consimțământului (inclusiv conformitatea deciziei luate cu condițiile sau limitele stabilite) este confirmată de viza de aprobare a angajatului relevant pe un document care reflectă acțiunea planificată sau finalizată.

Puteți găsi adesea o confuzie nefericită între responsabilitățile postului și drepturile angajaților. O regulă simplă de stabilire a diferențelor dintre ele este următoarea: obligația trebuie îndeplinită indiferent de voința salariatului, dar salariatul își poate exercita sau nu dreptul la propria discreție.

Există o caracteristică referitoare la drepturile administrative ale unui angajat în raport cu alți angajați, specificată în: dacă se constată o discrepanță în calitatea produsului, expedierea trebuie suspendată; Este suspendarea expedierii un drept sau o obligație a șefului departamentului de control al calității? Dacă este corect, atunci șeful poate fie să-l folosească, fie să nu-l folosească; dacă doar o obligație, atunci se pune întrebarea pe baza ce drept suspendă șeful expedierea. În astfel de cazuri, se recomandă includerea acțiunilor administrative ca parte a drepturilor, dar în secțiunea „Responsabilitate” indicați că angajatul este responsabil pentru „neutilizarea sau utilizarea incompletă a drepturilor sale” sau (formulare mai largă) pentru „provocarea daune materiale aduse Societății prin acțiunile sau inacțiunea sa”.

S-ar putea să merite să facem distincția aici între drepturi și puteri, considerând că un angajat poate folosi sau nu un drept la propria discreție, iar o autoritate este un tip de obligație în cadrul căreia angajatul are dreptul de a acționa la propriu. propria discreție într-un fel sau altul, dar care trebuie realizată indiferent de voința salariatului. Din acest punct de vedere, în exemplul anterior, „a controla calitatea cu capacitatea de a suspenda transporturile” poate fi considerată drept autoritate a șefului departamentului de control al calității, fără a include suplimentar „capacitatea de a suspenda transporturile” în drepturi. . În același mod, dacă un angajat este autorizat să încheie contracte pentru furnizarea unei organizații cu capacitatea de a alege o contraparte, atunci, ca urmare, el este obligat să încheie contractul necesar, dar alegerea unei contrapărți va fi determinată. de către el în mod independent; din nou, dreptul separat de alegere din secțiunea „Drepturi” nu trebuie să fie repetat, iar formularea deja menționată din secțiunea „Responsabilitate” ar trebui să protejeze împotriva abuzului.

Secțiunea 4. „Interacțiune”

Secțiunea „Interacțiune” descrie schimbul de informații al angajatului cu alte divizii structurale și angajați ai Companiei sau persoane, organisme și organizații externe Companiei. Cerințele pentru descrierea interacțiunii sunt similare cu cerințele de mai sus pentru descrierea interacțiunii unităților structurale.

Secțiunea 5. „Responsabilitate”

Secțiunea „Responsabilitate” descrie responsabilitatea angajatului pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a sarcinilor sale de serviciu sau încălcarea obligațiilor generale. Responsabilitatea angajatului trebuie să echilibreze drepturile sale. La rândul lor, drepturile și responsabilitățile unui angajat trebuie să fie determinate de responsabilitățile sale de serviciu. Un angajat poate fi supus răspunderii disciplinare, materiale, civile, administrative sau penale. În primele două cazuri, angajatorul poate face acest lucru; în rest - organisme competente în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse. Legislația actuală a Federației Ruse nu stabilește alte tipuri de responsabilitate, prin urmare este complet incorect să vorbim despre responsabilitatea „financiară, funcțională, organizațională și managerială”, așa cum se face, de exemplu, în.

De regulă, responsabilitatea angajatului este personală. În unele cazuri, potrivit art. 245 din Codul Muncii al Federației Ruse, poate fi înființat colectiv (echipă). răspundere financiară.

Responsabilitatea unui angajat care ocupă o anumită funcție poate fi stabilită nu numai de DI, ci și de alte reglementări locale ale Companiei, de exemplu, reglementări, reglementări etc. Prin urmare, este recomandabil să se indice în DI numai prevederile standard privind răspunderea.

5.1.2. Nerespectarea reglementărilor de muncă, ordinelor și instrucțiunilor pentru Companie și alte reglementări locale ale Companiei.

5.1.3. Nerespectarea instrucțiunilor supervizorului imediat, managerilor operaționali și metodologici (dacă există).

5.1.4. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor.

5.1.5. Cauzarea de prejudicii materiale Companiei prin acțiunile sau inacțiunea cuiva.

5.1.6. Neasigurarea securității documentelor și informațiilor care îi sunt încredințate.

5.1.7. Dezvăluirea informațiilor care constituie un secret comercial al Companiei.

5.1.8. Nerespectarea normelor de protectie a muncii, de siguranta, de salubritate industriala, securitate la incendiu, protecția mediului, siguranța rutieră (indicată în funcție de natura activității Salariatului, cf. clauza 1.7 DI).

Pentru manageri sau alte funcții, este recomandabil să se indice responsabilitatea pentru participarea la afacerile altor persoane juridice sau întreprinderi, ale căror interese pot intra în conflict cu interesele legitime ale angajatorului. Acest lucru se poate face, de exemplu, în felul următor:

5.1.9. Din lipsa informatiilor scrise:

Secțiunea „Responsabilitate” se încheie cu următoarea declarație:

Responsabilitatea apare ca o consecință a încălcării anumitor norme. Prin urmare, „angajatul este responsabil pentru neexecutarea..., nerespectarea, ... nerespectarea etc.” Este imposibil să scrieți „responsabil pentru funcționarea neîntreruptă...”, „... pentru execuția completă și la timp...” sau „... pentru calitate și promptitudine” (cf.).

Este important ca cerințele, a căror încălcare implică răspunderea angajatului, să fie formulate destul de precis în documentele de reglementare (externe sau interne). În caz contrar, va fi dificil pentru angajator să dovedească încălcarea acestor cerințe. Prin urmare, atunci când DI vorbește, de exemplu, despre răspunderea pentru calitatea proastă sau îndeplinirea prematură de către un angajat a anumitor sarcini, cerințele de calitate și promptitudine ar trebui să fie indicate direct în DI sau să furnizeze o legătură către un alt document de reglementare (reguli de funcționare, standarde de stat sau din industrie, prevederi ale contractelor etc.).

Despre limba documentelor

Cititorul a observat, probabil, și un dezvoltator profesionist al reglementărilor locale știe, că limbajul folosit atunci când scrieți PP și DI diferă nu numai de cel colocvial, ci și de rusul literar. Principala diferență este o mai mare formalitate, care este asemănătoare cu formalitatea limbajelor de logică, matematică, programare sau jurisprudență. Această diferență nu trebuie interpretată ca „clericalism”, deoarece scopurile redactării PP, DI și a altor reglementări locale sunt de a stabili clar și clar regulile organizației, precum și de a asigura o interpretare fără ambiguitate a acestor reguli în cazul conflicte și dispute.

1. Formularea trebuie să fie concisă, clară și să nu permită interpretări diferite și să respecte normele de ortografie ale limbii ruse.

În practică, atunci când scrieți un document, pentru a obține concizie și claritate, ar trebui să stabiliți o „limită” pentru numărul de propoziții sau rânduri pentru a descrie, de exemplu, funcții. În același timp, descrierile pentru pozițiile de nivel inferior ar trebui să fie cât mai scurte posibil (1 - 2 rânduri). În caz contrar, descrierile trebuie fie defalcate, fie combinate cu o formulare mai generală, dar concisă.

Ar trebui să evitați „sugerarea” unui angajat prin repetarea în mod repetat a aceleiași poziții în PP sau DI - se poate obține efectul opus. Prin urmare, după ce s-a format un proiect de document, este necesar să se elimine din acesta formularea care are sens repetitiv.

Claritatea formulării este facilitată de consistența sa stilistică. Nu trebuie să utilizați expresii redundante care nu diferă ca înțeles de verbul corespunzător. De exemplu, în loc de „ține înregistrări”, „implică”, „controlează”, „efectuează munca”, ar trebui să scrieți pur și simplu „ține cont”, „participă”, „controlează”, „realizează”.

Deci, în loc de o formulare verbosă: efectuează controlul lucrărilor de întreținere a echipamentelor. Mai bine scrie: controale întreţinere echipamente.

În formulările care descriu procese, este puțin probabil ca caracteristicile calitative ale acestor procese să fie adecvate. Deci, în formularea din DI-ul administratorului etajului de vânzări - Monitorizează buna funcționare echipamente comerciale. Cuvântul „neîntrerupt” este în mod clar redundant: dacă munca este neîntreruptă, atunci de ce să o controlezi? Nerespectarea exploatării echipamentelor controlate cu anumite cerințe este un motiv pentru tragerea la răspundere a angajatului. În consecință, „neîntreruperea”, precum și alte calități ale rezultatului unui proces controlat, aparțin prevederilor care descriu responsabilitatea angajatului. Astfel, formularea corectă scurtă a descrierii funcției sună astfel: Monitorizează funcționarea echipamentelor comerciale.

O versiune extinsă a acestei formulări este următoarea: monitorizează funcționarea echipamentelor comerciale, efectuează toate lucrările de întreținere preventivă a echipamentelor comerciale și, în cazul defectării acestuia, ia măsuri pentru corectarea imediată a echipamentului și conservarea produselor.

2. Textele documentelor trebuie să utilizeze terminologie (unificată), fie stabilită prin reglementări relevante, fie în concordanță cu practica stabilită într-un anumit domeniu.

Nu este permisă utilizarea unor termeni diferiți pentru a desemna același concept.

De exemplu, în formularea atribuțiilor șefului departamentului de logistică, împreună cu directorul de aprovizionare al Societății, el planifică nevoia de inventar și materiale în contextul unităților de afaceri ale întreprinderii; controlează executarea contractelor de furnizare a materialelor și echipamentelor. Ultima regulă a fost încălcată de două ori: „Societate” și „întreprindere”, precum și „materiale și echipamente” (resurse materiale și tehnice) și „materiale și materiale” (valoarea de inventar), în acest context sunt evident sinonime, deci este mai corect să alegeți o opțiune în fiecare caz - împreună cu Directorul de Aprovizionare al Societății, planifică necesarul de stocuri și materiale în contextul unităților de afaceri ale Societății; controlează executarea contractelor de furnizare de bunuri și materiale. O altă greșeală comună: un angajat al unei organizații este numit în același text „angajat”, „angajat”, „ oficial

" În PP, DI și alte reglementări locale, în legătură cu o persoană care se află într-o relație de muncă cu o organizație, ar trebui utilizat termenul „angajat”, așa cum este utilizat în Codul Muncii al Federației Ruse. Formularea pare neconformă cu utilizarea curentă a cuvintelor - folosește metode de stimulare materială și morală. Întrucât în ​​practica managementului personalului conceptul de „material şi" Pentru a evita astfel de greșeli în elaborarea documentelor, este necesar să se utilizeze diferite tipuri de dicționare de termeni (de exemplu, publicații similare) sau să se implice specialiști specializați - cel puțin în etapa de editare a proiectului de document. Este foarte de dorit ca terminologia din toate reglementările locale ale organizației să fie aceeași. Pentru a asigura această cerință, organizația trebuie să adopte (și să mențină în modul prescris) un dicționar oficial de termeni (glosar); cel puțin, echipa de dezvoltare ar trebui să creeze un astfel de dicționar pentru ei înșiși.

3. În textele documentelor nu este permisă folosirea unor formulări vagi (cu cerințe vagi, cu rezultat incert, nelimitate în timp, spațiu etc.) sau declarative.

Încălcările acestei cerințe (împreună cu încălcările regulilor de ortografie și de punctuație) sunt cele mai numeroase în practică. Costul incertitudinii poate fi foarte mare.

Pentru a evita incertitudinea, documentele folosesc supraîncărcare (din punct de vedere al unui neutru sau stilul conversațional) limbaj. Atunci când se formulează orice prevedere a unui document (o procedură, o cerință pentru starea a ceva etc.), este necesar să se asigure că toate caracteristicile esențiale ale unui obiect sau proces sunt descrise; dacă este indicat direct în formulare, în „mediul” ei imediat sau în alt context, de către cine, cum, la ce oră și în ce loc trebuie efectuată această acțiune sau să fie prezentat acest obiect.

De exemplu, în formularea DI al dispecerului atelierului - pentru a raporta unui accident, incident, avarie sau incendiu în atelier unuia dintre managerii Companiei. Nedefinit: perioada mesajului, destinatarul mesajului, forma și metoda de documentare a mesajului. Trebuie precizat în următoarea formulare - informați imediat verbal șeful atelierului sau angajatul Companiei, înlocuitorul acestuia, precum și (în termen de 24 de ore) șeful serviciului HSE despre un accident, incident, accident, incendiu care a avut a avut loc în atelier; consemnați acest fapt în jurnalul de expediere până la sfârșitul schimbului.

Alternativ, formularea extinsă de mai sus poate fi inclusă într-un document care reglementează regulile de comportament în caz de incidente, dar numai în acest caz formularea originală cu adăugarea: „în modul prescris” poate fi admisă în DI al dispecerului.

Formularea din DI al directorului operațiunilor de transport este de a cunoaște ... legislația actuală a Federației Ruse. Din punct de vedere formal, este corect, dar practic impracticabil, mai ales că ceea ce s-a înțeles a fost mult mai puțin extins și, cel mai important, cunoștințe cu adevărat necesare - A cunoaște ... legislația actuală a Federației Ruse, reglementările industriei în domeniul transporturilor si constructiilor de drumuri.

Sau chiar - Cunoașteți... carta de transport auto, acte normative pentru transportul auto, reguli de organizare transport de pasageri pe transport rutier, reguli și cerințe pentru transportul mărfurilor mari, grele și periculoase.

După cum sa menționat deja, inacceptabilă din punctul de vedere al cerinței de certitudine este, de exemplu, formularea - analizele activitati de productie... Dacă scopul analizei nu este indicat în niciun fel. Ar suna mult mai productiv să elaborăm propuneri pentru Directorul General al Companiei de îmbunătățire a calității serviciilor oferite de Companie pe baza unei analize a rezultatelor activităților de producție.

De asemenea, nu ar trebui să exagerați cuvinte și expresii care nu sunt foarte clare, cum ar fi „eficiență”, „rezolvarea problemelor” etc. De exemplu, formularea sună foarte ambiguă - administratorul magazinului rezolvă problemele cu banca cu privire la momentul încasării încasărilor și a plății pentru serviciile de colectare.

Poziția pe care am citat-o ​​deja din DI-ul directorului general - organizează activități de producție și economice pe baza utilizării pe scară largă a echipamentelor și tehnologiilor de ultimă generație, forme progresive de conducere și organizare a muncii, standarde bazate științific de costuri materiale, financiare și de muncă, studierea condițiilor de piață și a bunelor practici (interne și străine) pentru a îmbunătăți pe deplin nivelul tehnic și calitatea produselor (serviciilor). Datorită naturii sale declarative, poate ridica multe întrebări atunci când se evaluează activitățile și se stabilește remunerația directorului general: a fost folosit suficient de larg? cea mai recentă tehnologie, cât de progresive au fost formele de management aplicate, fie că nivelul tehnic al produselor a crescut în toate modurile posibile sau fragmentar, merită să luăm în considerare norma de costuri cu forța de muncă aprobată de directorul general pentru repararea utilajelor petroliere, dacă aceasta a fost elaborată, să fie considerat justificat științific? director financiar cu o diplomă de candidat în științe tehnice în știința rachetelor? Pentru a evita neînțelegerile, merită să scapi de formulări de acest fel.

Unul dintre criteriile de certitudine a formulării este posibilitatea verificării (evaluării) obiective a îndeplinirii sau neîndeplinirii acesteia. Evident, expresii precum: „promovează în toate modurile posibile”, „crește constant”, „progresiv”, „cel mai nou”, etc. nu corespund acestui criteriu. Pe de altă parte, atunci când documentul vorbește despre, să zicem, „satisfăciunea deplină și în timp util a solicitărilor departamentelor de resurse materiale și tehnice”, iar reglementările locale ale organizației conțin repere pentru măsurarea acestor „completețe” și „promptitudine” (tip de nivel de serviciu). indicatorii și timpul de satisfacție al aplicației) și valorile lor țintă, atunci o astfel de formulare va suna destul de cert.

Rețineți, totuși, că, odată ce formularea a devenit suficient de specifică, proiectantul ar trebui să o simplifice cât mai mult posibil.

4. Abrevierile, termenii auxiliari sau condiționali care nu sunt general acceptați, precum și denumirile scurte sunt date mai întâi integral în text, după care abrevierea necesară este indicată în paranteze după cuvintele „în continuare -” sau „în continuare în această secțiune -”.

De exemplu: departamentul de logistică (denumit în continuare OMTO); mecanice, inclusiv de ridicare și echipamente de putere, echipamente sub presiune, electrice, gaze și rețele de încălzire al Companiei, precum și echipamentele superioare ale vehiculelor speciale ale Companiei (denumite în continuare în prezenta Descriere a postului ca Obiecte).

5. Ar trebui stabilite reguli de redactare a numelor departamentelor și posturilor.

Este convenabil să le scrieți (nu la începutul propoziției) cu o literă mică, de exemplu: departamentul de economie și finanțe, departamentul juridic, serviciul de inginerie și tehnologie, inginer sef, șef departament mecanic, director dezvoltare afaceri, șef departament consolidat situatii financiare, inginer șef energetic, administrator de sistem.

Cu toate acestea, se fac excepții pentru numele celor mai înalte organe de conducere (de obicei colegiale) și funcțiile conducătorilor de top ai organizației, de exemplu: Adunarea Generală a Participanților, Consiliul de Administrație, Comitetul de Audit, Consiliul Tehnic, Președinte, Vicepreședinte, Președinte al Consiliului, director general, director general director. În acest caz, este necesar să se stabilească o regulă pentru scrierea denumirilor derivate, de exemplu: Președinte al Consiliului de Administrație, Președinte al Comitetului de Audit, Prim Vicepreședinte, Prim Director General Adjunct, Director General Adjunct pentru Economie și Finanțe, Secretar al Directorului General, Secretarul Consiliului Tehnic.

Este necesar să se asigure că denumirile departamentelor și posturilor sunt scrise la fel în structura organizatorică (schemă), tabelul de personal, PP, DI și alte reglementări locale, în corespondență etc.

Cu privire la organizarea dezvoltării PP și DI

Următoarea metodă de dezvoltare a PP și DI pare a fi cea mai economică (cf.,).

Directorul general formulează sarcini pentru principalele blocuri ale activităților întreprinderii (vânzări, producție, aprovizionare, unități auxiliare și suport); În continuare, managerii de bloc formulează obiectivele unităților, după care managerii superiori verifică în comun completitudinea și consistența sarcinilor formulate. În această etapă se analizează și fezabilitatea existenței diviziunilor și corectitudinea definirii limitelor dintre acestea.

În continuare, șefii de departamente transformă sarcinile departamentelor lor în funcțiile departamentelor și angajaților lor. După stabilirea funcțiilor pentru fiecare post, se determină drepturile, responsabilitățile, se descriu interacțiunile și cerințele de calificare. Uniformitatea și consistența întregului complex de PP și DI și, mai larg, întregul complex de reglementări locale ale organizației ar trebui să fie asigurate prin participarea la dezvoltarea lor a unui angajat al departamentului de resurse umane sau al departamentului de organizare a muncii și în prezența de unități specializate (de exemplu, departamentul unui sistem integrat de management sau tehnologii corporative etc.) n.) – angajați ai departamentelor specificate. Șabloanele pentru PP și DI trebuie convenite în prealabil cu departamentul juridic al întreprinderii.

Munca editorială ar trebui să fie întreprinsă de unul dintre membrii permanenți ai grupului de lucru pentru dezvoltarea PP și DI, asigurând în același timp unitatea de stil a documentelor. Aspectul estetic în pregătirea reglementărilor locale nu este mai puțin important decât aspectul de conținut. Eleganța formulării face posibilă evitarea reluării PP și DI atunci când „regulile jocului” se schimbă, în special atunci când se schimbă sau apar noi funcții. PP și DI sunt de obicei convenite cu șefii departamentului de resurse umane, departamentului de organizare a muncii și salariile, departament juridic, supervizor imediat al unei unități sau angajat, manageri operaționali, metodologici ai unei unități sau angajat (dacă există).

PP și DI sunt aprobate de directorul general al organizației sau de o persoană învestită cu drepturile corespunzătoare prin emiterea ordinului corespunzător. PP și DI trebuie să fie aprobate cel târziu la data estimată a primei angajări sau a transferului de angajați într-o unitate sau funcție.

Originalul PP-ului aprobat, împreună cu fișa de aprobare, după înregistrare, este transferat spre depozitare către departamentul HR. Copii ale PP-ului aprobat se transferă la departamentul de muncă și salarii și șefului unității. Originalul DI aprobat împreună cu foaia de aprobare după înregistrare sunt transferate pentru stocare către departamentul de resurse umane. Copiile DI aprobate sunt transferate către departamentul de muncă și salarii, șeful departamentului al cărui personal include postul descris în DI și angajații care ocupă postul.

Șeful unității, în termen de cel mult cinci zile lucrătoare de la aprobarea PP sau DI, aduce la cunoștință angajaților unității PP sau DI și le dă copii de pe PP sau DI împotriva semnăturii pe foaia de familiarizare. Fișa de familiarizare originală este transferată pentru depozitare către departamentul de resurse umane. La angajare, angajații nou angajați ai unității trebuie să fie familiarizați cu actualul PP și DI contra semnăturii de pe foaia de familiarizare.

Adăugările sau modificările la PP și DI sunt obligatorii atunci când:

• modificarea structurii organizației, inclusiv reatribuirea diviziilor sau posturilor, schimbarea denumirilor diviziilor sau posturilor;
• schimbarea sarcinilor și funcțiilor departamentelor;
• schimbări în funcții, drepturi, responsabilități, cerințe de calificare, interacțiuni ale angajaților;
• alte modificări în organizarea muncii reflectate în secțiuni din PP sau DI.

Adăugările și modificările la PP și DI se fac prin ordin al directorului general al organizației sau al unei persoane învestite cu drepturile corespunzătoare. Un ordin similar anulează (consideră că nu mai este în vigoare) ediția anterioară a documentului și aprobă una nouă. Pentru a asigura unitatea abordării metodologice și pentru a facilita munca dezvoltatorilor - specialiști ai departamentelor, se recomandă introducerea și utilizarea instrucțiunilor metodologice pentru dezvoltarea PP și DI. Această instrucțiune ar trebui să includă: un dicționar de termeni, cerințe de bază pentru documente, formulare standard și modele de documente, procedura de elaborare, acordare, aprobare și stocare PP și DI, procedura de familiarizare a angajaților organizației cu PP și DI aprobate. , condițiile și procedura de efectuare a modificărilor și completărilor la PP și DI.

Acesta din urmă este important pentru a rezolva conflictele legate de necesitatea schimbării funcțiilor angajatului. Procedura ar trebui să lege modificările atât la DI, cât și la contractul de muncă cu angajatul. În plus, în instrucțiuni metodologice conceptele utilizate în PP și DI pot fi descrise în detaliu, de exemplu: îndrumări metodologice, subordonare operațională, descrieri ale rolurilor interpreților etc. Acest lucru va face PP și DI mai compacte și mai corecte.

Aplicații

Fără a pretinde adevărul absolut, pentru comoditatea cititorului, oferim șabloane PP și DI în anexă. Fiecare organizație poate și ar trebui să își dezvolte propriile șabloane PP și DI, fără a se abate de la recomandările propuse.

În șabloanele PP și DI, sunt evidențiate următoarele:

• subliniere– locuri din text în care trebuie să indicați anumite nume, funcții etc.;
• cursive– locuri din text în care trebuie să alegeți una dintre opțiunile propuse;
• [paranteze pătrate] – comentarii care trebuie eliminate după generarea textului documentului.

Anexa 1. Model de regulament privind unitatea structurală

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Prezentul Regulament stabilește procedura de înființare și dizolvare, subordonare, cadrul legal al activităților, sarcini și funcții, interacțiune numele diviziei(denumită în continuare Divizia) Numele organizației(denumită în continuare Societatea). Numele prescurtat al Diviziei – …

1.2. Divizia este o unitate structurală independentă a Companiei și raportează direct Directorului General al Companiei[sau] raportează direct [sau] incluse în numele diviziei superioare și raportează direct denumirea postului de supraveghetor imediat.

1.3. Divizia este creată și desființată în conformitate cu structura organizatorică și cu personalul Companiei, în modul stabilit de legislația în vigoare a Federației Ruse.

1.4. Departamentul este administrat direct denumirea funcției(denumit în continuare șef de divizie). Managementul operațional/metodologic al activităților Diviziei este realizat de titluri de post [dacă există manageri operaționali sau metodologici].

1.5. În absența șefului unității, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de denumirea funcției[sau] un angajat al Societății numit prin ordin al Directorului General al Societății.

1.6. În îndeplinirea funcțiilor sale, Divizia este condusă de:

1.6.1. legislația actuală a Federației Ruse;

1.6.2. documente normative și metodologice ale industriei în domeniu …

1.6.3. Carta Companiei[pentru departamentele care sunt obligate să monitorizeze conformitatea cu Carta];

1.6.4. [pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acţionarilor (Participanţilor) sau Consiliului de Administraţie];

1.6.5. prezentul regulament;

1.6.6. contract colectiv;

1.6.7. ordinele și instrucțiunile Directorului General al Societății, instrucțiunile supervizorului imediat, [dacă este disponibil];

1.6.8. regulamentul intern de muncă al Societății;

1.6.9. alte reglementări locale ale Companiei;

1.6.10. reglementări privind protecția muncii și siguranța industrială, regulile și reglementările privind protecția muncii, salubritatea industrială, apărarea împotriva incendiilor, siguranța mediului [indicate în funcție de natura activităților Direcției].

1.7. Programul de funcționare al Diviziei se stabilește în conformitate cu Regulamentul Intern de Muncă stabilit în Companie.

1.8. Prezentul Regulament, modificările și completările la acesta sunt aprobate și puse în aplicare prin ordin al Directorului General al Societății

2. SARCINI PRINCIPALE

Principalele obiective ale diviziei sunt:

2.1. Sarcina 1.

2.2. Sarcina 2.

3. FUNCȚII

Pentru îndeplinirea sarcinilor specificate în clauza 3 din prezentul Regulament, Direcției îi sunt atribuite următoarele funcții:

3.1. …

3.2. …

3.3. …

3.4. …

3.5. …

[Alte funcții îndeplinite de Divizie în mod independent].

3.6. …

[Alte funcții îndeplinite de Divizie împreună cu alte divizii structurale ale Societății].

3.7. …

[Funcții în domeniul supravegherii contractelor (indicați tipurile de contracte supravegheate), (dacă acestea nu sunt definite în alte reglementări locale ale Societății)].

3.8. …

[Funcții în domeniul contabilității și raportării].

3.9. …

3.10. …

3.11. …

4. STRUCTURA DIVIZIUNII

4.1. Structura și nivelurile de personal ale Diviziei sunt determinate de structura organizatorică actuală și de graficul de personal al Companiei.

5. INTERACȚIUNE

Departamentul interacționează:

5.1. Cu angajații diviziilor Companiei - în modul stabilit de reglementările locale ale Companiei.

5.2. Cu terți - în modul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse. [Dacă există o astfel de interacțiune.]

5.3. …

Anexa 2. Model de fișă a postului

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această descriere a postului definește subordonarea, cadrul legal al activităților, responsabilitățile postului, interacțiunea, drepturile și responsabilitățile, precum și cerințele de calificare denumirea funcției(denumit în continuare Angajatul) Numele organizației(denumită în continuare Societatea). Titlul prescurtat al postului – … [specificat dacă este necesar].

1.2. Salariatul face parte din categorie manageri/specialişti/angajaţi.

1.3. Angajatul raportează direct denumirea postului de supraveghetor imediat. Managementul operațional/metodologic al activităților Salariatului este realizat de titluri de post [dacă există manageri operaționali sau metodologici].

1.4. Un angajat este angajat și concediat de către directorul general al companiei în modul stabilit de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse la prezentare denumirea funcției [specificat dacă este necesar] în acord cu titluri de post [specificat dacă este necesar].

1.5. În absența Salariatului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de denumirea funcției[sau] un salariat numit prin ordin al Directorului General al Companiei.

1.6. O persoană care are superior/secundar/gimnazial special/profesional educație și experiență de muncă … poziții nu mai puțin … ani.

1.7. În îndeplinirea sarcinilor de serviciu, angajatul este ghidat de:

1.7.1. legislația actuală a Federației Ruse;

1.7.2. documente normative și metodologice ale industriei în domeniu … [precizați domeniul];

1.7.3. Carta Companiei[pentru posturile care sunt necesare pentru monitorizarea respectării Cartei];

1.7.4. Prin hotărâri ale Adunării Generale a Participanților (Acționarilor) (Consiliul de Administrație)[pentru funcții care raportează direct Adunării Generale a Acționarilor (Participanților) sau Consiliului de Administrație];

1.7.5. Regulamente privind numele divizieiși această descriere a postului;

1.7.6. ordinele și instrucțiunile Directorului General al Societății, instrucțiunile supervizorului imediat, manageri operaționali, metodologici[dacă este disponibil];

1.7.7. regulamentul intern de muncă al Societății;

1.7.8. alte reglementări locale ale Companiei;

1.7.9. reglementari privind protectia muncii si siguranta industriala, reguli si reglementari de salubritate industriala, protectie impotriva incendiilor, siguranta mediului, siguranta rutiera [indicate in functie de natura activitatilor Salariatului].

1.8. Angajatul trebuie să știe:

1.8.1. legislația actuală a Federației Ruse și reglementările industriei în domeniu … [precizați domeniul];

1.8.2. … [enumerați cunoștințe speciale];

1.8.3. strategia de dezvoltare a Societății [indicată pentru manageri superiori sau pentru funcții care au drept de acces la astfel de informații, dacă strategia Societății este documentată];

1.8.4. structura Societății, sarcinile și funcțiile diviziilor acesteia;

1.8.5. elementele de bază ale utilizării echipamentelor informatice, comunicațiilor și comunicațiilor [indicate în funcție de natura activității Salariatului];

1.8.6. regulile si regulamentele de protectie a muncii.

1.9. Programul de lucru al Salariatului este stabilit în conformitate cu Regulamentul Intern al Muncii stabilit de Companie.

1.10. Prezenta fișă a postului, modificările și completările la aceasta sunt aprobate și puse în aplicare prin ordin al directorului general al companiei de comun acord cu Adunarea Generală a Acţionarilor (Participanţilor) (Consiliul de Administraţie)[pentru diviziile care raportează direct Adunării Generale a Acţionarilor (Participanţilor) sau Consiliului de Administraţie].

2. RESPONSABILITĂȚI POSTULUI

2.1. Angajatul îndeplinește următoarele responsabilități de serviciu: [Pentru șefii de departamente, sunt enumerate mai întâi principalele funcții care îndeplinesc sarcinile departamentului condus de angajat (conform Regulamentului cu privire la departament).]

2.1.1. …

[Funcții în domeniul elaborării documentației de reglementare pentru alte departamente].

2.1.2. …

[Funcții în domeniul îndrumării metodologice].

2.1.3. …

[Funcții în domeniul monitorizării și previziunii].

2.1.4. …

[Funcții în domeniul planificarii, elaborării (secțiilor) bugetului, proiectelor de investiții].

2.1.5. …

[Funcții în domeniul managementului operațional].

2.1.6. …

[Alte funcții îndeplinite de către angajat în mod independent].

2.1.7. …

[Alte funcții îndeplinite de Angajat împreună cu alți Angajați sau divizii structurale ale Companiei].

2.1.8. …

[Funcții în domeniul supravegherii contractelor (indicați tipurile de contracte supravegheate), dacă nu sunt definite în alte reglementări locale ale Societății].

2.1.9. …

[Funcții în domeniul contabilității și raportării].

2.1.10. …

[Funcții în domeniul monitorizării activităților altor angajați sau departamente (pentru respectarea anumitor (precizați care) sarcini, cerințe, standarde etc.)].

2.1.11. …

[Funcții în domeniul analizei, dezvoltării și implementării măsurilor pentru dezvoltarea Societății].

2.1.12. …

[Pentru șefii de departamente - funcții în domeniul managementului]

2.1.13. Coordonează activitatea diviziilor structurale ale Companiei care îi sunt direct subordonate.

2.1.14. Participă la dezvoltarea structurii organizatorice, a programului de personal și a formelor de remunerare pentru diviziile structurale ale Companiei care îi sunt direct subordonate.

2.2. Salariatul se obliga:

2.2.1. Urmați instrucțiunile supervizorului dvs. imediat, manager operațional, manageri metodologici[dacă este disponibil].

2.2.2. Îndepliniți îndatoririle și cerințele stabilite de reglementările locale ale Companiei.

2.2.3. Asigurați siguranța documentelor care îi sunt încredințate.

2.2.4. Să nu dezvăluie informații care i-au devenit cunoscute datorită naturii activității sale și care se referă la secretele comerciale ale Societății.

3. DREPTURI

Angajatul are dreptul:

3.1. Participa la întâlniri, conferințe, întâlniri [de precizat] pe probleme legate de activitățile sale, activităţile departamentului condus[pentru șefii de departamente].

3.2. Solicitați și primiți de la angajații diviziilor structurale ale Companiei informații și documente necesare pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale în modul stabilit de reglementările locale relevante ale Companiei.

3.3. Reprezintă Societatea în alte organizații în conformitate cu procedura stabilită în problemele de competența sa.

3.4. Iniţia … [trebuie să fie specific].

3.5. Coordona …

3.6. Aproba … [trebuie specificate tipuri specifice de documente].

3.7. Întrerupeți execuția … în cazul abaterilor de la cerințele stabilite pentru implementarea acestora identificate în timpul controlului [este necesar să se precizeze aria de activitate controlată, tipurile de funcții, proiecte, evenimente, grupuri de angajați, organizații etc.].

3.8. Nu este permis să lucreze … [este necesar sa se precizeze in caz de nerespectare a ce conditii se exercita acest drept].

3.9. Gestionează resursele materiale și bănești care îi sunt încredințate [și/sau alte resurse ale Societății - trebuie specificate] în competența sa.

3.10. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a muncii aferente atribuțiilor prevăzute în prezenta fișă a postului spre examinare de către supervizorul imediat.

3.11. Implicați angajații diviziilor structurale ale Companiei să lucreze împreună ca parte a îndeplinirii sarcinilor lor de serviciu, de comun acord cu supervizorii lor imediati.

3.12. Contactați supervizorul dvs. imediat pentru asistență în exercitarea drepturilor prevăzute în această Descriere a postului, dacă acestea sunt limitate de alți angajați ai Companiei.

3.13. Trimiteți propuneri (depuneri) spre luarea în considerare a Directorului General al Societății cu privire la numirea, mutarea, demiterea, promovarea și impunerea de penalități angajaților departamentului condus [pentru șefii de departamente].

4. INTERACȚIUNE

Angajatul interacționează:

4.1. Cu angajații diviziilor structurale și separate ale Companiei - în modul stabilit de reglementările locale ale Companiei.

4.2. Cu terți - în modul stabilit de legislația actuală a Federației Ruse [dacă există o astfel de interacțiune].

4.3. … [inserați alte interacțiuni].

5. RESPONSABILITATE

5.1. Angajatul este responsabil, în limitele determinate de legislația actuală a Federației Ruse, pentru:

5.1.1. Neexecutarea (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor care i-au fost încredințate, prevăzute de prezenta fișă a postului.

5.1.2. Nerespectarea reglementărilor interne de muncă, a ordinelor și instrucțiunilor pentru Companie și a altor reglementări locale ale Companiei.

5.1.3. Infracțiuni săvârșite în cursul desfășurării activității lor.

5.1.4. Cauzarea de prejudicii materiale Companiei prin acțiunile sau inacțiunea cuiva.

5.1.5. Neasigurarea securității documentelor și informațiilor care îi sunt încredințate.

5.1.6. Dezvăluirea informațiilor care constituie secrete oficiale și comerciale ale Companiei.

5.1.7. Nerespectarea instrucțiunilor supervizorului imediat, manageri operaționali și metodologici[indicat dacă este disponibil].

5.1.8. Nerespectarea regulilor de protectie a muncii, norme de siguranta, salubritate industriala, securitate la incendiu, protectia mediului, siguranta rutiera [indicata in functie de natura activitatii Salariatului, cf. clauza 1.7.9 DI].

5.1.9. [pentru șefii de departamente] Din lipsă de informații scrise:

5.1.9.1. privind deținerea de către Salariat (sau soțul său, părinții, copiii, frații și surorile vitrege sau vitrege, părinții adoptivi sau copii adoptați) a acțiunilor (acțiuni, acțiuni) la persoane juridice (această obligație nu se aplică în cazul deținerii unor participații de control la companii listate la bursele de la Moscova, New York sau Londra);

5.1.9.2. de angajare directă sau indirectă sau de interes în, participarea în orice fel sau calitate (ca locator, client, agent, consultant, angajat sau în orice altă calitate) în afacerea unei persoane care:

• este o contrapartidă a Societății, o contraparte a unei filiale și/sau afiliată a Societății; sau
• conduce negocieri privind încheierea unui acord cu Societatea, filialele și/sau afiliatele acesteia; sau
• acționează ca parte în procedurile judiciare la care participă Compania, filiala și/sau afiliatul acesteia; sau
• implementează același proiect cu Compania, filialele și/sau afiliatele acesteia;
• dacă proprietatea sau angajarea sau interesul specificat creează pentru Angajat o situație de conflict real sau potențial al intereselor sale cu interesele legitime ale Companiei.

5.2. Nerespectarea de către Angajat a cerințelor din această Descriere a postului poate constitui un motiv de reziliere contract de munca cu el.

Anexa 3. Tipuri de îndrumare

Puterile managerului	Manager operațiuni	Supraveghetor metodic	Supraveghetor direct
Initierea angajarii			+
Inițierea concedierii			+
Plasarea și deplasarea lucrătorilor în cadrul departamentului			+
Inițierea promovării			+
Initierea sanctiunilor			+
Inițierea dezvoltării profesionale			+
Definiția metodelor de lucru		+	+
Monitorizarea conformității cu metodele de lucru stabilite		+	+
Emiterea comenzilor și sarcinilor curente	+		+
Monitorizarea executarii comenzilor si sarcinilor	+		+
Solicitarea de rapoarte	+	+	+

Literatură

1. http://JobDescription.me.

2. http://www.samplejobdescriptions.org.

3. Răspunderea administrativă ca tip de răspundere juridică. Abstract. / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html - 2011.

4. Andreeva V.I. Fișele postului ca parte fluxul documentelor de personal. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.

5. Bakhterev B.V. Douăsprezece reguli pentru scrierea unei fișe de post. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. – 2007.

6. Mare dicţionar explicativ termeni oficiali / comp. Yu.I Fedinsky - M.: Editura Astrel SRL. – 2004. – 1165 p.

7. Guvernul a introdus responsabilitatea personală pentru executarea instrucțiunilor președintelui. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.

8. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (introduse în vigoare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st).

9. Gridina N. Fişa postului. / Instituţiile de cultură şi artă: contabilitate şi fiscalitate. – 2008. – Nr. 8. (Vezi și http://123-job.ru/articles.php?id=377.)

10. Fișele postului. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.

11. Erin P. Pe baza a ce document normativ Sunt în curs de elaborare fișele postului? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. – 2011.

12. Zabolonkova O. Rolul fișei postului în relațiile de muncă. / Instituțiile bugetare educație: contabilitate și fiscalitate. – 2010. – Nr. 4.

13. Zelepukhina S. Descrierea postului: argumente pro și contra. / Manual de management al personalului. – 2006. – Nr. 6. (Vezi și http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)

14. Katrich S.V. Descrierea postului: cerințe pentru pregătirea acestuia. / http://www..shtml. –1997.

15. Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37 cu modificările ulterioare).

16. Kovalev M. I. sovietic drept penal. Curs de prelegeri. Sverdlovsk 1971. Emisiunea. 1.

17. Konovalov A. Fișele postului ca instrument de management al personalului. / Jurnal HR. – http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. – 2004.

18. Malkova E.N. Caracteristicile relațiilor de muncă cu șeful organizației. / Deciziile de personal. – 2012 – Nr. 3.

19. Băieți V. Greșeli comune la întocmirea și implementarea fișelor postului. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.

20. Noi tehnologii de afaceri și proiectarea fișelor posturilor. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.

21. Clasificator integral rusesc clasele OK 010-93 (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 298).

22. Clasificator integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK 016-94 (adoptat și pus în aplicare prin Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367 din 1 ianuarie 1996 cu modificările ulterioare) .

24. Responsabilitatea personală în administratia publica. Abstract. / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. – 2000.

25. Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 08/09/2007 Nr. 3042-6-0 „Cu privire la fișele postului angajaților”.

26. Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 31 octombrie 2007 Nr. 4412-6 „Cu privire la procedura de modificare a fișelor de post ale angajaților”.

27. Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 24 noiembrie 2008 Nr. 6234-T3.

28. Scrisoarea Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă din 30 noiembrie 2009 Nr. 3532-6-1.

29. Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 (modificată la 28 septembrie 2010) „Cu privire la cererea de către instanțele din Federația Rusă a Codului Muncii al Federației Ruse .” / ziar rusesc. – 31.12.2006. – № 297.

30. Rakhmanin L.V. Stilistică discurs de afaceriși editarea documentelor oficiale. M.: facultate. – 1988. – 239 p.

31. Romanchenko E. Trei vederi asupra Descrierea postului/ http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. – 2009.

32. Rossol S.V. Responsabilitatea financiară colectivă (de echipă) a angajaților / „Managementul personalului”. – 2006. – Nr. 21.

34. Trukhanovich L.V., Shchur D.L. Ghid pentru managementul înregistrărilor de personal. M.: Afaceri și servicii. – 2010. – 608 p.

35. Unificarea textelor documentelor de gestiune. Recomandări metodologice (aprobate de Arhiva Șefă a URSS). M.: Arhiva Principală a URSS; Institutul de cercetare științifică de documentare și știință arhivistică din întreaga Uniune, 1982.

36. Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ (modificată la 12/06/2011) „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”.

37. Chukovsky K.I. Vii ca viata. M.: „Zebra E”, 2009. – 304 p.

38. Eco U. Când vine altul pe scenă // Eco U. Cinci eseuri de etică. SPb.: Simpozion. – 2000. – P. 9-24.

Potrivit U. Eco, etica începe atunci când Celălalt intră în scenă.

Prevederile referitoare la reprezentanțe, sucursale și divizii separate diferă ca formă și conținut de prevederile privind o unitate structurală și nu sunt discutate în acest articol.

În aceste scopuri, sunt potrivite „profilurile de poziție”, „profesiogramele” și alte documente cu statut de lucru sau analitic.

Tipurile de ghidare sunt descrise în Anexa 3.

Atunci când se specifică, este necesar să se evite o interpretare largă a conceptului de „întâlnire”, deoarece orice discuție operațională a problemelor de către un grup de oameni format din două sau mai multe persoane poate fi clasificată ca atare. Puteți limita intervalul de întâlniri, indicând, de exemplu, că avem în vedere întâlniri cu o agendă predistribuită, pe baza rezultatelor cărora ar trebui întocmit procese-verbale, sau că vorbim de întâlniri regulate (întâlniri de planificare, conferință apeluri etc.).

Documente administrative si organizatoricesunt concepute pentru a oferi soluții la o gamă largă de probleme de gestionare a oamenilor și a obiectelor economice, atât la nivel global (interstatal și de stat), cât și la nivel local - întreprinderi, organizații, echipe de producție etc.

Documentele administrative și organizatorice includ: reglementări, planuri, carte, reguli, rapoarte, contracte, acorduri, instrucțiuni etc.

REGULAMENTE, REGULI, INSTRUCȚIUNI

Poziţie - un act normativ care are un caracter consolidat și definește structura, funcțiile, competența unui organ sau sistem de organe (Regulamente privind departamentul proiectantului șef, Regulamente privind gimnaziul), sau ordinea acțiunilor lor în anumite cazuri (Reglementări privind procedura de convocare și ținere a adunării generale a acționarilor unei societăți pe acțiuni închise), sau reglementarea totalității relațiilor organizaționale, de proprietate, de muncă cu privire la o problemă specifică (Regulamente privind procedura de incheiere si executare a contractelor, Regulamente privind procedura de acreditare a jurnalistilor).

Regulile sunt un act normativ care reglementează organizarea și procedura activităților în orice domeniu specific al relațiilor. În special, regulile stabilesc organizarea și procedura pentru activitățile unui stat sau altui organism, întreprindere, instituție (de exemplu, Reglementările interne de muncă ale întreprinderii). Regulile stabilesc norme și cerințe care trebuie respectate.

Instrucțiuni (din latină instructio - dispozitiv, instrucțiune):

1. Un act de conducere care conține reguli și reglementări care reglementează procedura și condițiile de desfășurare a oricărei activități, precum și reguli care definesc procedura și condițiile de punere în aplicare a reglementărilor emise de acest organism sau de un organism superior (de exemplu, Instrucțiuni privind procedura de asigurare a sanatoriului și a stațiunii în organisme federale comunicații și informații guvernamentale).

2. Un act normativ care definește procedura și metodele de desfășurare a oricărei activități (de exemplu, Descrierea postului pentru manager de depozit).

Reguli de proiectare

Textul proiectului de regulament (reguli, instrucțiuni) este tipărit pe un formular comun.
Structura generală a documentului:

1. Denumirea organismului, organizației, instituției care a emis acest document.
2. Ştampila de aprobare.
3. Titlu.
4. Parte constatatoare.
5. Textul principal.
6. Semnătura persoanei care a întocmit proiectul de document, data.

Paragrafele 2 - 5 sunt obligatorii într-un număr de documente, numele organizației este inclus în paragraful 2 și nu este duplicat în paragraful 1.
Clauza 6 este de obicei folosită dacă documentul este întocmit și semnat de șeful departamentului și aprobat de o organizație superioară.

Regulile de bază pentru proiectarea ștampilei de aprobare, titlului și semnăturii sunt discutate în secțiunea „Cerințe pentru pregătirea detaliilor documentului”. Aici ne vom concentra doar pe caracteristicile de design inerente documentelor în cauză.

Titlul textului prevederii(reguli, instrucțiuni) răspunde la întrebarea „despre ce?”, de exemplu: Reglementări privind procedura de încheiere și executare a contractelor; Statutul personalului; Instrucțiuni privind procedura de pregătire a proiectelor de ordine.

Îndreptarea către instrucțiuni conţinând cerințele postuluiși ordinea de lucru (fișa postului), răspunde la întrebarea „cine?, al cui?”, de exemplu: Fișa postului specialistului șef; Descrierea postului pentru manager de depozit.

În partea declarativă prevederile (reguli, instrucțiuni) indică baza dezvoltării, scopul principal al actului normativ și sfera de aplicare a acestuia, responsabilitatea pentru încălcarea regulilor și tehnologiilor stabilite etc.

Partea de declarare este întocmită fie ca un paragraf separat înaintea textului principal al documentului, fie ca secțiunea „Dispoziții generale” a documentului (vezi exemple).

Textul principal al regulamentului (reguli, instrucțiuni) are următoarele caracteristici lingvistice:

• folosirea termenilor speciali, a prepozițiilor denominative, a cuvintelor aparținând vorbirii clericale;
• utilizarea predominantă a construcțiilor pasive;
• prezentarea clișeată a textului;
• utilizarea rubricilor necesare la enumerarea prevederilor din carte, punctele planului și raportului, obligațiile și drepturile contractului și contractului. Textul documentului poate fi împărțit în capitole, paragrafe și subparagrafe. Capitolele trebuie să aibă titluri. Capitolele sunt numerotate cu cifre romane. Numerotarea paragrafelor și subparagrafelor este cu cifre arabe;
• prezentare în formă condensată la persoana a III-a singular sau plural. Verbe tipice folosite în text: „trebuie”, „ar trebui”, „necesar”, „interzis”, „nepermis”, „instituie”, „dezvoltat”, „recunoscut”, „impus”, etc.

Regulamentul cu privire la departament este un act de reglementare local care stabilește statutul și funcționalitatea unității structurale interne a organizației. Aceste documente definesc, de asemenea, domenii de responsabilitate, ceea ce facilitează abordarea deciziilor de management și monitorizarea implementării acestora.

Din articol vei afla:

Tipul documentației interne organizatorice și administrative - reglementări privind departamentul

Structura oricărei organizații include unități separate ale căror funcții includ gestionarea zonelor individuale și a tipurilor de activități. Pentru fiecare astfel de unitate structurală (departament), conducerea întreprinderii își stabilește propriile sarcini și își determină aria de responsabilitate. Dar toate aceste departamente care alcătuiesc organizația sunt interconectate și fac parte dintr-un singur mecanism de management și producție. Activitățile fiecăreia dintre aceste diviziuni structurale sunt reglementate reglementările locale- reglementări ale departamentului.

Astfel de documente interne organizatorice și administrative sunt elaborate pentru toate diviziunile structurale ale întreprinderii, inclusiv departamentele, grupurile de lucru, serviciile, laboratoarele și birourile. Regulamentul departamentului stabilește:

• procedura de formare a unei unități;
• legale si statut administrativîn ierarhia generală a întreprinderii;
• scopurile și obiectivele cu care se confruntă;
• funcţional;
• relații orizontale și verticale cu alte diviziuni structurale;
• zona de responsabilitate atât a unității în ansamblu, cât și a conducătorului acesteia.

Elaborarea unui regulament de departament vă permite să specificați funcționalitatea și sarcinile îndeplinite de departament. Ca urmare, aprobarea unui astfel de vă permite să distribuiți uniform funcțiile între departamente și să eliminați dublarea acestora.

Acest lucru aduce beneficii tuturor. Interpreți - șeful și angajații fiecărui departament primesc o înțelegere clară a sarcinilor și funcțiilor departamentului, a zonelor sale de responsabilitate. Conducerea întreprinderii, în la rândul său, primește oportunitatea unei adrese specifice decizii de managementși monitorizarea implementării acestora.

Fiţi atenți! Cu cât funcțiile și sarcinile sale sunt precizate mai detaliat în regulamentele departamentului, cu atât mai optimă va fi repartizarea sarcinilor de conducere și lucra mai eficientîntreaga întreprindere în ansamblu.

Cine elaborează regulamentele pentru departament?

1. Organizarea primarului contabilitate contabilitatea financiară a activităților economice ale întreprinderii;
2. Asigurarea activitatilor economice ale intreprinderii;
3. Monitorizarea siguranței proprietății, numerarului și a altor active materiale, utilizarea optimă a acestora și respectarea regimului economic.

În reglementările privind departamentul juridic din secțiunea „Sarcini” vor fi următoarele puncte:

1. Suport juridic pentru activitățile întreprinderii, protecția juridică a drepturilor și intereselor acesteia;
2. Utilizare eficientă instrumente juridice de consolidare situatia financiaraîntreprinderilor, creșterea productivității muncii și îmbunătățirea indicatori economici munca lui.

Lista sarcinilor specificate în reglementările privind departamentul de protecție a muncii poate include, de exemplu, următoarele:

1. Asigurarea securitatii si protectiei muncii la intreprindere;
2. Monitorizarea respectării cerințelor și standardelor de protecție a muncii stabilite la nivel de stat și de industrie;
3. Prevenirea și prevenirea încălcării cerințelor de protecție a muncii;

• organizează munca de birou la întreprindere;
• introduce noi tehnologii pentru lucrul cu documente;
• asigură controlul executării la timp a documentelor.

La elaborarea reglementărilor asupra departamentului tehnologia de informațieÎn secțiunea „Funcții” va trebui să includeți:

• studierea activitatilor de productie, administrative si organizatorice ale intreprinderii in vederea determinarii cailor si posibilitatilor automatizarea proceselor;
• participarea la dezvoltare sarcini tehnice asupra creației sisteme automatizate management;
• implementarea sistemelor automate de control, instruirea angajaților, participarea la operare și întreținere.

Tipurile de muncă pe care angajații unității vor trebui să le efectueze, descrise în reglementările privind producția departamentul tehnic poate include, de exemplu:

• pregătirea producției (primirea și întocmirea documentației de proiect, obținerea autorizațiilor de lucru etc.);
• procesare și livrare la timp documentatie de lucru;
• implementarea supravegherii tehnice si tehnologice a proceselor de productie.

Funcționalitatea descrisă în reglementările privind departamentul de vânzări poate include:

• analiza, prognoza si intocmirea planurilor de vanzari;
• participarea la cercetare de marketing si dezvoltare politica de preturi;
• controlul stocurilor depozitate în depozit.

Secțiunea „Drepturile managerului” Reglementările departamentului conțin o listă de competențe învestite șef de departament astfel încât să-și poată îndeplini în mod eficient atribuțiile și să asigure funcționarea eficientă a compartimentului care i-a fost încredințat.

În secțiunea „Responsabilitate”, este necesar să se prevadă toate tipurile de responsabilități disciplinare, administrative și de altă natură care sunt atribuite șefului de departament atunci când își îndeplinește atribuțiile de serviciu în conformitate cu Descrierea postului sau un contract de munca.

Cum se aprobă regulamentul departamentului

După ce departamentul a elaborat un proiect de regulament privind departamentul, documentul va trebui să fie convenit cu acele departamente cu care a stabilit interacțiune. În plus, personalul, personalul și serviciile juridice ar trebui să fie familiarizați cu proiectul.

Acest lucru este necesar pentru a elimina inexactitățile în formulare și pentru a evita duplicarea funcțiilor. În plus, avocații vor verifica reglementările de pe departament și respectarea standardelor legile actuale. Controlul standard al situației poate fi efectuat și de către serviciu munca de birou. Acest lucru trebuie verificat și din cauza lipsei de obligatoriu detalii poate invalida documentul. Un ordin de aprobare a regulamentului departamentului este emis numai după ce au fost primite toate vizele de aprobare.

Cel mai divers și cel mai puțin reglementat grup de documente de natură organizatorică și juridică reprezintă reglementări pe departamente, dintre care mostre se găsesc în orice organizație, regulamente, instrucțiuni, reguli. Ele sunt dezvoltate de departamentele relevante ale întreprinderilor în toate domeniile de activitate ale companiei.

Substanța documentului

Reglementări privind departamentele, ale căror mostre sunt adesea localizate la muncitori de personal organizaţiile sunt acte juridice care stabilesc reguli de bază activitatea companiilor, a unităților lor structurale, a instituțiilor subordonate, a întreprinderilor și a organizațiilor.

O altă interpretare a regulamentului este o colecție de reguli care reglementează anumite domenii de activitate (politice, culturale, economice etc.).

Un grup separat de documente este în curs de dezvoltare pentru a reglementa un set de relații de muncă, organizaționale și de altă natură pe diverse probleme specifice. De exemplu, eșantion prevedere standard despre departamentul de personal, reglementări privind fluxul documentelor etc.

Pe lângă actele standard, se elaborează documente cu caracter individual. Scopul elaborării acestor prevederi de către organizațiile de nivel superior este de a reglementa activitățile structurilor, diviziilor, organelor subordonate specifice etc.

Reglementările privind departamentele, ale căror mostre sunt elaborate la fiecare întreprindere, se referă la actele de reglementare locale. Scopul lor este de a reglementa toate domeniile de lucru ale diviziilor specifice ale companiei.

Reglementările departamentelor conform eșantionului sunt întocmite pe formulare generale și includ următoarele detalii:

• Numele întreprinderii.
• Denumirea tipului de act desfășurat.
• Data creării documentului.
• Numărul de ordine de înregistrare al actului.
• Locul în care a fost întocmit documentul.
• Ștampila „Aprobat”.
• Textul documentului.
• Semnătura șefului organizației.

Un ordin de aprobare a regulamentului departamentului (exemplul de mai jos) este întocmit de către angajații departamentului HR și semnat de șeful întreprinderii.

Reglementările privind diviziunile structurale constau în majoritatea cazurilor din șase secțiuni:

1. Informații generale.
2. Sarcinile și obiectivele unității.
3. Funcțiile departamentului.
4. Drepturile și responsabilitățile unei unități structurale.
5. Responsabilitatea departamentului.
6. Relația unității cu alte unități structurale.

Informații generale

ÎN Informații generale Reglementările departamentului (secțiunea eșantion de mai jos) indică următoarele informații.

• Numele complet departamentul structural(și prescurtat dacă este consemnat în actele statutare).
• O indicație a locului pe care unitatea îl ocupă în structura întreprinderii (organizației).
• Determinarea gradului de independență economică și de afaceri.
• Informații despre cine raportează direct la unitatea specificată.
• Informații despre funcția persoanei care conduce departamentul structural, procedura de numire (destituire) din funcție.

Un exemplu de regulament privind departamentul de resurse umane al unei întreprinderi este unul dintre primele care au fost elaborate, deoarece aceste entități sunt angajate în angajarea de noi angajați.

Un paragraf separat al primei secțiuni a actului este o listă de documente de bază legale, de reglementare, de instrucție, de politică care sunt luate ca bază pentru activitățile unității.

Dacă un departament este împărțit în subdiviziuni, sectoare, prevederi generale poate fi inclusă o subclauză privind structura internă. Această subsecțiune conține informații despre diviziunea internă a departamentului, indicând numele (complet, prescurtat), pozițiile șefilor fiecăreia dintre diviziile lor, indicând persoanele și organele subordonate direct.

Ultimul paragraf conține informații despre dacă departamentul are un sigiliu separat. Dacă este prezent, sunt indicate o descriere a articolului, scopul și condițiile de depozitare.

Sarcinile și obiectivele unității

Reglementările privind departamentul de personal, un eșantion din care a fost prezentat mai sus, și alte unități structurale organizaționale din a doua secțiune conțin obiective și sarcini dezvoltate pe baza acestora. Acest punct ar trebui să justifice existența departamentului corespunzător în structura organizației.

Scopurile pe care managementul le stabilește pentru divizie trebuie să îndeplinească cerințele de realitate, pe termen lung și de legătură între ele și alte planuri și obiective ale întreprinderii în ansamblu.

Funcțiile departamentului

Ar trebui să conțină un exemplu de regulament privind departamentul de personal și alte divizii structurale lista completa funcții ale unui anumit departament, a cărui repartizare a competențelor sunt învestite numai entității specificate și care sunt atribuite unității împreună cu alte departamente.

Dacă vreo funcție are caracter general, secțiunea indică sub ce formă acest sau acel departament participă la procesul de exercitare a competențelor. Dacă există o structură internă, se notează numele fiecărui subdepartament și responsabilitățile sale funcționale.

Drepturile și responsabilitățile unei unități structurale

A patra secțiune a documentului (exemplu de regulamente privind departamentul juridic al organizației de mai jos) conține informații despre drepturile și responsabilitățile unității structurale.

Acest paragraf conține o listă a atribuțiilor acestei unități și a responsabilităților pe care aceasta le poartă în procesul de desfășurare a activităților sale. Secţiunea consemnează, de asemenea, caracteristicile drepturilor de natură specifică care nu au compartimente de structură similară.

Dacă o divizie este înzestrată cu orice competențe în raport cu alte unități structurale, o coloană separată indică în ce măsură subiectul poate exercita capacitatea legalizată de a oferi (cere, interzice, folosi) ceva de la un departament din subordine.

Sfera drepturilor este stabilită în funcție de măsura în care implementarea lor va ajuta la îndeplinirea eficientă a sarcinilor atribuite și la îndeplinirea funcțiilor.

Responsabilitatea departamentului

Secțiunea privind responsabilitatea este considerată una dintre cele mai importante din act (de exemplu, în prevederea privind departamentul juridic al organizației, un eșantion din care a fost prezentat mai sus). Acesta stabilește tipurile de răspundere administrativă, disciplinară și, în cazuri excepționale, penală.

O mare responsabilitate revine angajaților departamentului de achiziții (exemplu de poziție de mai jos), care este menționat direct în legile federale relevante.

Adesea, măsurile de sancționare sunt aplicate numai șefului departamentului relevant dacă acesta își îndeplinește în mod necorespunzător sarcinile care i-au fost atribuite. Secțiunea trebuie să conțină și mențiuni precise de responsabilitate tip economicîn legătură cu menţinerea contabilităţii interne economice.

Relațiile unității cu alte unități și organizații structurale

Un aspect important al activității departamentelor este interacțiunea departamentelor din cadrul organizației și cu entitățile externe. Un rol important îl joacă aici prevederea privind departamentul juridic (un eșantion este prezentat în articol), care ar trebui să reflecte modalitățile de exercitare a atribuțiilor în afara întreprinderii, întrucât specialiștii sfera juridică datorită specificului muncii, ei interacționează adesea cu terți și organizații.

A șasea parte ar trebui să înregistreze procesul de flux de documente în cadrul departamentului și în interacțiune cu alte departamente. Aici este de asemenea indicată o listă a documentelor de bază care ar trebui elaborate de unitățile structurale relevante personal și împreună cu alte departamente.

Un aspect important al celei de-a șasea secțiuni este determinarea frecvenței și calendarului depunerii actelor elaborate.

La finalul documentului de afaceri, care completează actul întocmit, se pun semnătura șefului unității structurale și o marcă care confirmă aprobarea documentului de către conducătorul întregii întreprinderi.

Reglementări privind organele colegiale și consultative

Un punct separat este prevederea privind organele colegiale și consultative. Este un document tip organizatoric, care este de natură reglementară.

Dispoziția luată în considerare include următoarele paragrafe:

• compus;
• caracteristici ale ordinii de formare;
• competenţă;
• procedura de operare;
• drepturi și responsabilități.

Organismele de tip consultativ sau colegial pot fi de conducere (de exemplu, un consiliu de administrație, un consiliu de administrație) și specializate (consiliu academic, științific, tehnic sau pedagogic).

Reglementările privind un organism consultativ sau colegial înregistrează următoarele informații:

1. Starea subiectului.
2. Procedura de intocmire a planurilor de lucru.
3. Caracteristici ale pregătirii materialelor luate în considerare la întâlnire.
4. Trimiterea materialelor aprobate și a altor documente spre examinare.
5. Procedura de examinare a documentelor și de luare a deciziei finale luate în ședință.
6. Mentinerea proceselor verbale scrise.
7. Formalizarea deciziei finale.
8. Procedura de anunțare a deciziei tuturor interpreților.
9. Asigurarea intalnirilor cu material si echipament tehnic.

Caracteristici ale întocmirii unor prevederi

Regulamentul de personal poate fi întocmit în raport cu toți angajații sau lucrătorii împărțire separată. De exemplu, un regulament privind un departament comercial (exemplul de mai jos) poate fi elaborat separat, iar asupra membrilor unui departament structural - separat.

Documentul de personal trebuie să reflecte următoarele aspecte:

• sociale şi dezvoltare profesionala membrii echipei de lucru;
• stabilirea principiilor de bază ale relaţiilor de muncă dintre personal şi angajator;
• determinarea modalităților de organizare a muncii;
• dezvăluire conceptul de personalîntreprinderi - principii și sisteme de angajare, întocmire planuri, stimulare a performanței, politici în sfera socială firme etc.;
• formularea responsabilității reciproce a personalului și angajatorului.

Reglementări privind departamentul de personal, un eșantion din care este prelevat din practica muncii de birou ţări străine, este un document destinat reglementării relațiilor sociale și de muncă în procesul de formare a organizațiilor comerciale și a întreprinderilor din țară pe perioada formării instituției raporturilor de proprietate privată.

Datorită faptului că apariția unui nou tip de acte este asociată cu apariția relațiilor financiare și comerciale, rolul documentelor relevante a crescut. Reglementările privind compartimentul comercial, în baza cărora se întocmește adesea un act de reglementare a specificului muncii personalului, împreună cu documentul în cauză, este elaborat de specialiști de specialitate: angajați ai compartimentului plăți și organizarea muncii, direcții de personal, servicii juridice etc.

În cele mai multe cazuri, un grup de angajați este condus de directorul de resurse umane, șef adjunct al departamentului de dezvoltare a întreprinderii sau șeful companiei însuși. Codul Muncii nu conține cerințe pentru redactarea dispozițiilor de acest tip. În acest sens, paragrafele sale nu sunt relevante pentru cetățenii care prestează servicii organizațiilor în baza unor contracte de drept civil.

Regulamentul de Personal conține principii pentru construirea relațiilor dintre administrație și angajați, a căror listă cuprinde următoarele aspecte:

• respectarea reglementărilor legale;
• egalitatea subiecților;
• caracterul voluntar al asumării obligațiilor;
• autoritatea reprezentanților legali ai subiecților;
• prevenirea muncii obligatorii sau forțate, a discriminării în procesul de muncă;
• realitatea îndeplinirii obligaţiilor asumate.

În procesul de elaborare a regulamentului, angajatorul trebuie să țină cont de principiile specificate de interacțiune între părți, precum și de alte reguli de construire a relațiilor dintre angajator și angajați. Nerespectarea cerințelor înregistrate poate duce la răspundere socială și legală.

Adesea, proprietarii de afaceri cer includerea unor clauze care interzic critica la adresa politicilor companiei atunci când vorbesc cu concurenții și clienții. În plus, nu este permisă dezvăluirea informațiilor despre dificultățile pe care le întâmpină întreprinderea către persoane din afară. De asemenea, este strict interzisă efectuarea de acțiuni care subminează reputația organizației.

Nu există modele și forme uniforme pentru poziția în cauză. Prin urmare, fiecare întreprindere trebuie să dezvolte un act în mod independent.

Următorul tip special de prevedere este un act de încurajare morală și materială. Este considerat un document de tip local, deci autoritățile de asigurări și pensii, dacă există probleme controversateÎn ceea ce privește plățile, actele desfășurate la întreprindere nu sunt adesea acceptate.

Scopul elaborării reglementărilor este de a motiva angajații să îmbunătățească calitatea productivității în îndeplinirea sarcinilor atribuite angajaților, îndeplinirea conștiincioasă și la timp a atribuțiilor de serviciu, precum și creșterea gradului de responsabilitate.

Documentul trebuie să conțină următoarele secțiuni:

• principiile de aplicare a măsurilor de stimulare;
• indicatori de bază de evaluare a performanței;
• tipuri, măsuri, forme de încurajare;
• procedura de selectie a angajatilor;
• competența managerului cu privire la aplicarea măsurilor;
• motive pentru recompensarea angajaților (directivă, comandă);
• procedura de desfasurare a activitatilor relevante.

Adesea, actele privind aplicarea măsurilor de stimulare sunt întocmite în cadrul prevederilor privind departamentul financiarîntreprindere, din care un eșantion este în curs de dezvoltare împreună cu alte documente similare.

Semnarea documentelor relevante este efectuată de șefii adjuncți ai întreprinderii, care reglementează activitatea acestor domenii (adesea majoritatea reglementărilor sunt formate din angajați ai personalului și specialiști din departamentul juridic).

Organizația prevede cel mai adesea necesitatea aprobării tuturor documentelor compilate de șeful serviciului juridic sau alt funcționar care este responsabil pentru aspect legal activitatile intreprinderii.

Unele companii cer ca contabilul-șef să verifice și documentele în curs de întocmire, mai ales dacă postul implică costuri financiare mari. Aprobarea finală se efectuează de către conducătorul întreprinderii.

Aspectul structurii documentului

Paragrafele din documentul în cauză sunt similare cu secțiunile reglementărilor privind departamentul de contabilitate (exemplul de mai jos) și alte divizii ale întreprinderilor. Actul trebuie să dezvăluie următoarele aspecte ale activității companiei:

1. Prevederi generale.
2. Principii de bază pentru construirea muncii unei întreprinderi și relația dintre conducerea organizației și personal.
3. Procedura de înregistrare a raporturilor de muncă.
4. Puterile si responsabilitatile de baza ale angajatorului.
5. Drepturile și obligațiile angajaților companiei.
6. Timp de muncă și odihnă.
7. Procedura de plata.
8. Garantii sociale.
9. Metode de evaluare a calificărilor angajaților.
10. Asigurarea angajării lucrătorilor.
11. Măsuri disciplinare (penalități și recompense).
12. Puncte finale.

Dacă firma a elaborat un document privind personalul, atunci noii angajați sunt introduși în situație înainte de semnarea unui contract de muncă.

Reglementările privind departamentele și diviziile structurale, dintre care mostre sunt disponibile la fiecare întreprindere, sunt elaborate cu scopul de a reglementa activitatea tuturor departamentelor organizației, de a repartiza responsabilitățile între acestea, de a stabili puterile fiecărei entități a companiei și de a determina limitele. de responsabilitate a fiecărei unităţi incluse în sistemul structural al firmei.

În funcție de amploarea și specificul activităților organizației, de afilierea sa în industrie și de caracteristicile de management, de cerințele legale și de alți factori, diviziile structurale pot fi create în organizație. Astfel de divizii pot fi create atât în ​​cadrul organizației (de exemplu, departamente, servicii, departamente etc.) sau pot fi divizii separate. Acesta din urmă include sucursale și reprezentanțe.

Vă vom spune în cadrul consultării noastre dacă este necesar să se elaboreze reglementări privind diviziunile structurale și cum să le întocmească.

Este obligatoriu Regulamentul privind diviziunile structurale ale unei organizații?

Aprobarea obligatorie a Regulamentului privind o unitate structurală depinde de tipul unei astfel de unități.

De exemplu, o organizație a decis să creeze o reprezentanță sau o sucursală. Să ne amintim că reprezentarea este împărțire separată o entitate juridică situată în afara locației sale, care reprezintă interesele persoanei juridice și le protejează (clauza 1 a articolului 55 din Codul civil al Federației Ruse). O sucursală este o divizie separată a unei persoane juridice, care se află în afara locației sale și își îndeplinește toate sau o parte din funcțiile, inclusiv. funcțiile de reprezentare (clauza 2 din articolul 55 din Codul civil al Federației Ruse).

În ciuda faptului că reprezentanțele și sucursalele nu sunt persoane juridice, legea indică faptul că aceștia acționează pe baza dispozițiilor aprobate de aceasta (clauza 3 a articolului 55 din Codul civil al Federației Ruse).

Și dacă o organizație creează departament nou sau organizează un departament, este necesar să se elaboreze și să se aprobe reglementări privind o astfel de unitate structurală? În acest caz, elaborarea reglementărilor este lăsată la latitudinea organizației însăși. Totuși, având în vedere că unul dintre scopurile creării unităților structurale este îmbunătățirea sistemului de management și creșterea eficienței organizației în ansamblu, dezvoltarea unor astfel de prevederi este considerată adecvată. La urma urmei, se poate dezvălui sarcinile și funcțiile unei unități structurale, subordonarea acesteia și ordinea interacțiunii cu alte unități și angajați ai organizației și, prin urmare, să creeze baza pentru funcționarea eficientă a unei astfel de unități. .

Reglementări privind o unitate structurală - probă

Reglementările privind împărțirea structurală a organizației sunt întocmite sub orice formă. Structura regulamentelor privind o unitate structurală arată de obicei astfel:

• prevederi generale;
• principalele sarcini și funcții ale unității structurale;
• drepturile și responsabilitățile unei unități structurale;
• interacţiunea cu alte diviziuni structurale ale organizaţiei.

În ceea ce privește Regulamentul de ramură, acesta poate consta, în special, din următoarele secțiuni:

• prevederi generale;
• statut juridic ramură;
• proprietatea sucursalei;
• activităţile financiare şi economice ale filialei;
• conducerea filialelor;
• controlul activităților financiare și economice ale filialei;
• contabilitate și raportare;
• relațiile de muncă în ramură;
• încetarea activității sucursalei.

Procedura de elaborare a Regulamentului asupra unei unități structurale este stabilită de organizația însăși și depinde de tipul acestei unități. Dacă într-o organizație este creată o sucursală sau o reprezentanță, aceasta va necesita o decizie a adunării generale a participanților, în general adoptată cu o majoritate de cel puțin 2/3 din numărul total de voturi ale participanților SRL (clauza 1, art. 5 din Legea federală nr. 14-FZ din 02/08/1998 ).

Dacă vorbim de crearea unei unități structurale interne (de exemplu, un departament), o decizie a șefului organizației este suficientă pentru aceasta, dacă nu se prevede altfel prin Cartă.

Pentru Reglementările privind o unitate structurală a unei organizații vom furniza o mostră de completare a acesteia în cazul departamentului de contabilitate.