Șeful biroului din sectorul judiciar. Fișa postului șef al biroului. Caracteristicile muncii, sarcinilor și responsabilităților postului

Descărcați descrierea postului
şef de birou(.doc, 92KB)

I. Dispoziţii generale

1. Șeful biroului aparține categoriei de manageri.
2. În funcția de șef al biroului este numită o persoană cu studii medii profesionale fără cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în profil de cel puțin 3 ani.
3. Numirea în funcția de șef al biroului și demiterea din acesta se fac prin ordin al directorului organizației.
4. Șeful biroului trebuie să știe:
   1. 4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la organizarea muncii de birou.
   2. 4.2. Un sistem de stat unificat de evidență.
   3. 4.3. Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.
   4. 4.4. Structura organizatorică.
   5. 4.5. Organizarea muncii de birou în organizație.
   6. 4.6. Diagramele fluxului documentelor.
   7. 4.7. Procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită.
   8. 4.8. Timpul și procedura de depunere a fișierelor la arhivă.
   9. 4.9. Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor.
   10. 4.10. Echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale.
   11. 4.12. Fundamentele economiei, organizarea producției, muncii și managementului.
   12. 4.13. Legislația privind munca și protecția muncii a Federației Ruse.
   13. 4.14. Reglementări interne ale muncii.
   14. 4.15. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
5. Șeful biroului în activitățile sale este ghidat de:
   1. 5.1. Reglementări privind biroul organizației.
   2. 5.2. Instructiuni pentru munca de birou si munca de arhiva.
   3. 5.3. Această descriere a postului.
6. Șeful biroului supraveghează angajații biroului.
7. În absența șefului de birou (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile sale sunt îndeplinite de un adjunct (în lipsa acestuia, o persoană desemnată în modul prescris), care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde pentru indeplinirea corecta a atributiilor care i-au fost atribuite.

II. Responsabilitățile postului

Șeful biroului:

1. Organizează munca biroului.
2. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.
3. Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.
4. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, stocare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor curente de lucru de birou, inclusiv ordine și instrucțiuni din partea conducerii, privind formarea dosarelor și depunerea acestora.
5. Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței în organizație și organizează implementarea acestora.
6. Ia măsuri pentru a oferi angajaților de birou materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de gestiune.
7. Oferă managementul metodologic al muncii de birou în departamentele organizației, controlul asupra formării corecte, stocării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor.
8. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale.
9. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la organizație.
10. Oferă acces adecvat la documente și utilizarea informațiilor conținute în acestea.
11. Ia parte la dezvoltarea și implementarea de noi procese tehnologice pentru lucrul cu documente, îmbunătățirea sistemelor și tehnologiilor informatice automatizate (ținând cont de utilizarea tehnologiei informatice).
12. Elaborează și organizează activități pentru îmbunătățirea activităților biroului.
13. Desfășoară activități de protejare a informațiilor care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.

III. Drepturi

Șeful biroului are dreptul:

1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului, formele și metodele de lucru cu documente pentru a fi luate în considerare de către directorul organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației.
2. Solicitați șefilor diviziilor structurale ale organizației și altor angajați responsabili ai organizației să respecte în mod corespunzător regulile stabilite pentru lucrul cu documentele din organizație.
3. Returnați documentele artiștilor interpreți și solicitați modificarea acestora în cazul încălcării regulilor stabilite.
4. Efectuați inspecții ale organizării muncii de birou în diviziile structurale.
5. Semnează și avizează documente legate de activitățile biroului.
6. Dați instrucțiuni care trebuie urmate de lucrătorii de birou; solicită implementare în timp util și de înaltă calitate.
7. Trimiteți propuneri spre luarea în considerare a directorului organizației privind încurajarea angajaților distinși ai departamentului, impunerea de sancțiuni contravenitorilor de producție și disciplina muncii.
8. Interacționează:
   1. 8.1. Cu șefii tuturor diviziilor structurale ale organizației - pe probleme de evidență, organizarea controlului și verificarea respectării instrucțiunilor biroului, pregătirea și depunerea documentelor necesare.
   2. 8.2. Cu departamentul juridic - pe probleme juridice legate de intocmirea documentelor.
   3. 8.3. Cu departamentul economic - cu privire la furnizarea de echipamente de birou, formulare de documente, papetărie etc.
   4. 8.4. Cu departamentul HR – pe probleme de selecție, angajare, concediere și relocare a angajaților departamentului.

IV. Responsabilitate

Șeful biroului este responsabil pentru:

1. Pentru performanța necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea de daune materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse.

ECSD 2018. Revizie din 9 aprilie 2018 (inclusiv cele cu modificări care au intrat în vigoare la 1 iulie 2018)
Pentru a căuta standarde profesionale aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse, utilizați directorul standardelor profesionale

Șeful biroului

Responsabilitățile postului. Organizează munca biroului. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație. Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, stocare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor curente de lucru de birou, inclusiv ordine și instrucțiuni din partea conducerii, privind formarea dosarelor și depunerea acestora. Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora. Ia măsuri pentru a oferi angajaților de birou materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de gestiune. Oferă îndrumări metodologice pentru organizarea muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, păstrării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie și înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri. Gestionează personalul de birou.

Trebuie sa stii: decrete, decrete, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou, Sistemul unificat de stat de muncă de birou, standardele unui sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă, structura unei întreprinderi, instituție, organizație , organizarea muncii de birou, schemele fluxului documentelor, procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventarierea dosarelor de stocare permanentă și temporară, raportarea stabilită, termenele și procedurile de depunere a dosarelor la arhivă, sisteme de organizare a controlului asupra execuției documentelor, birou echipamente și alte mijloace tehnice de management al muncii, economia de bază, organizarea producției, munca și managementul, legislația muncii, reglementările interne ale muncii, regulile și reglementările de protecție a muncii.

Cerințe de calificare.Învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau învățământ profesional primar și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani.

Locuri vacante pentru postul de șef al biroului în baza de date a posturilor vacante din întreaga Rusie

DESCRIEREA POSTULUI PENTRU MANAGERUL BIROULUI

Probă tipică

aprob

___________________________________ (inițiale, prenume)
(numele organizației, _________________________________
întreprinderi etc., el (director sau alt
forma juridică organizatorică) oficial,
autorizat să aprobe
)

» » ____________ 20__

Fișa postului șefului de birou
______________________________________________
(numele organizației, întreprinderii etc.)

» » ______________ 20__ N_________

Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată de
in baza unui contract de munca cu ________________________________________________
(numele funcției persoanei pentru care
________________________________________________________________ și în conformitate cu
această fișă a postului a fost compilată)
prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.

I. Dispoziţii generale

1.1. Șeful biroului aparține categoriei de manageri.
1.2. O persoană care are
învăţământ secundar profesional, fără cerinţe de experienţă
munca sau educația profesională inițială și experiența de muncă
profilul are cel puțin _________ ani.
1.3. Numirea în funcția de șef de birou și eliberarea din funcție
făcută din ea la comandă.
1.4. Șeful biroului raportează la _________________________________
(directorului întreprinderii;
________________________________________________________________________.
alt oficial)
1.5. În absența șefului de birou (călătorie de afaceri,
concediu, boală etc.) atribuțiile sale sunt îndeplinite de un deputat (dacă
în lipsa unuia - o persoană desemnată în conformitate cu procedura stabilită), care
dobândește drepturile corespunzătoare și este responsabil pentru cuvenită
indeplinirea atributiilor care i-au fost atribuite.
1.6. Șeful biroului trebuie să știe:
- rezoluții, instrucțiuni, ordine și alte reglementări și
actele de reglementare ale organelor superioare și ale altor organisme privind
organizarea muncii de birou;
— un sistem unificat de stat de muncă de birou;
— standardele unui sistem organizatoric și administrativ unificat
documentare;
— structura întreprinderii;
— organizarea muncii de birou la întreprindere;
— diagrame de flux de documente;
- procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de permanente și
stocare temporară, raportare stabilită;
— termenele și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;
— sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;
— echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale;
— fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul;
— legislația muncii a Federației Ruse;
— regulamentul intern al muncii;
— reguli și reglementări privind protecția muncii, măsuri de siguranță,
igienizare industrială și protecție împotriva incendiilor;

1.7. Șeful biroului în activitățile sale este ghidat de:
— reglementări privind sediul întreprinderii;
— instrucțiuni pentru munca de birou și munca de arhivă;
- real;
— _________________________________________________________________.
1.8. Managerul biroului supraveghează angajații
birou.

II. Responsabilitățile postului

2.1. Organizați munca biroului.
2.2. Asigurați procesarea în timp util a intrărilor și ieșirilor
corespondența și livrarea acesteia la destinație.
2.3. Monitorizarea termenelor de executare a documentelor și a acestora
design corect.
2.4. Organizarea lucrărilor de înregistrare, contabilitate, depozitare și
transferul documentelor curente către unitățile structurale relevante
munca de birou, inclusiv ordinele și instrucțiunile de la conducere, pe
formarea cazurilor și depunerea lor spre depozitare.
2.5. Elaborați instrucțiuni pentru păstrarea înregistrărilor
întreprindere și să organizeze implementarea acestora.
2.6. Luați măsuri pentru a oferi lucrătorilor de servicii
munca de birou cu materialele de instruire și de referință necesare și
de asemenea inventar, utilaje, echipamente de birou, mijloace tehnice
munca manageriala.
2.7. Asigura managementul metodologic al muncii de birou in
diviziuni ale întreprinderii, control asupra formării corecte,
stocarea si depunerea la timp a dosarelor la arhiva, intocmirea certificatelor despre
respectarea termenelor de executare a documentelor.
2.8. Asigurarea tipăririi și reproducerii documentelor oficiale.
2.9. Participa la pregatirea sedintelor managementului si
să le organizeze întreținerea,
, înregistrarea lucrătorilor care sosesc într-o călătorie de afaceri în
întreprindere.
2.10. Oferiți acces adecvat la documente și
utilizarea informațiilor conținute în acesta.
2.11. Participați la dezvoltarea și implementarea noilor
procese tehnologice de lucru cu documente, perfecţionare
sisteme informatice și tehnologii automatizate (ținând cont
aplicarea tehnologiei informatice).
2.12. Dezvoltați și organizați evenimente pentru
imbunatatirea activitatii biroului.
2.13. Efectuează lucrări de protejare a informațiilor care constituie
stat, .
2.14. _____________________________________________________________.

3.1. Trimite spre examinare directorului întreprinderii și managerilor
diviziile structurale ale intreprinderii propuneri de imbunatatire
activitățile departamentului, formele și metodele de lucru cu documentele.
3.2. Solicită de la șefii diviziilor structurale
întreprindere și alți angajați responsabili ai întreprinderii propriu-zise
respectarea regulilor stabilite pentru lucrul cu documentele la întreprindere.
3.3. Returnați documentele executorilor și solicitați revizuirea lor în
în cazul încălcării regulilor stabilite.
3.4. Semnează și avizează documente legate de activități
birou.
3.5. Efectuați verificări privind organizarea muncii de birou în
diviziuni structurale.
3.6. Dați instrucțiuni care trebuie urmate de angajați
birouri; solicită implementarea lor în timp util și de înaltă calitate.
3.7. Trimite propuneri spre examinare de către directorul întreprinderii la data de
încurajarea angajaților distinși ai departamentului, precum și impunerea de penalități
împotriva celor care încalcă producţia şi disciplina muncii.
3.8. Interacționează:
- cu şefii tuturor diviziilor structurale ale întreprinderii - conform
probleme de evidență, organizarea controlului și inspecției
executarea instructiunilor biroului, pregatirea si prezentarea necesarului
documente;
- cu - pe probleme juridice legate de
pregătirea documentelor;
- cu - pe probleme de furnizare de fonduri
echipamente de birou, formulare de documente, articole de papetărie etc.;
- cu - pe probleme de selecție, admitere, concediere și
circulația angajaților departamentului;
— ____________________________ — la întrebări ______________________.

IV. Responsabilitate

Șeful biroului este responsabil pentru:
4.1. Pentru executarea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor lor
atributii prevazute in prezenta fisa postului - in
în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
4.2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul exercitării lor
activităţi - în limitele determinate de administrativ, penal şi
legislația civilă a Federației Ruse.
4.3. Pentru producerea de daune materiale - în limitele specificate
legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.

Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________
(Nume,
_____________________________.
numărul și data documentului)

Șeful unității structurale (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătura)

» » _____________ 20__

De acord:

Şeful Departamentului Juridic

(inițiale, prenume)
_____________________________
(semnătura)

» » ________________ 20__

Am citit instrucțiunile: (inițiale, prenume)
_________________________
(semnătura)

» » _____________ 20__

DESCRIEREA POSTULUI PENTRU ȘEFUL BIROULUI

aprob

_____________________________ (Nume, inițiale)

(numele organizației, ________________________________

forma organizatorica si juridica) (director; alta persoana imputernicita

aproba fișa postului)

DESCRIEREA POSTULUI PENTRU MANAGERUL BIROULUI

——————————————————————-

(numele instituției)

00.00.201_g. №00

1. Dispoziții generale

1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile postului ale șefului biroului din _____________________ (denumită în continuare „întreprinderea”). Numele instituției

1.2. În funcția de șef de birou este acceptată o persoană cu studii profesionale medii (nu există cerințe pentru experiența de muncă) sau cu studii profesionale primare și experiență de muncă în profil de cel puțin _________ ani.

1.3. Șeful biroului este subordonat _________________________________

(directori de companie;

________________________________________________________________________.

alt oficial)

1.4. În absența șefului de birou (călătorie de afaceri, boală, vacanță etc.), atribuțiile sale sunt atribuite adjunctului acestuia sau altei persoane desemnate de șeful întreprinderii, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de buna îndeplinirea obligaţiilor care îi revin.

1.5. Șeful biroului este angajat și eliberat din funcție prin ordin al directorului întreprinderii.

1.6. Șeful biroului în activitățile sale este ghidat de:

— reglementări privind sediul întreprinderii;

— instrucțiuni privind activitatea de arhivă și de birou;

- această fișă a postului.

1.7. Șeful biroului trebuie să știe:

— sistemul de evidență de stat;

— ordine, rezoluții, ordine și alte documente normative și de guvernare ale autorităților superioare care se referă la organizarea muncii de birou;

— standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

— organizarea muncii de birou la întreprindere;

— diagrame de flux de documente;

— structura întreprinderii;

— procedura de întocmire a inventarelor dosarelor de stocare permanentă și temporară, nomenclatorul dosarelor și raportarea stabilită;

— bazele organizării producției, economiei, managementului și muncii;

— echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale;

— legislația muncii;

— procedura și termenele de depunere a dosarelor la arhivă pentru păstrare;

— sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;

— reglementările muncii la întreprindere;

— reguli de apărare împotriva incendiilor și de salubritate industrială;

— norme și reguli de protecție și securitate a muncii.

1.8. Managerul biroului supraveghează angajații

birou.

2. Responsabilitățile postului

Șeful biroului este obligat să:

2.1. Asigurați procesarea în timp util a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.

2.2. Organizați munca biroului.

2.3. Monitorizează termenele de completare a documentelor și execuția corectă a acestora.

2.4. Elaborați instrucțiuni privind păstrarea evidenței la întreprindere și organizați implementarea acestora.

2.5. Organizarea lucrarilor de contabilitate, inregistrare, pastrare si transfer catre unitatile structurale de documentare a lucrarilor curente de birou, inclusiv ordine si instructiuni de la conducere privind formarea dosarelor si depozitarea acestora in arhiva.

2.6. Luați măsuri pentru a furniza angajaților de birou materialele de referință și de instruire necesare, echipamente, inventar, echipamente de birou și mijloace tehnice de management al muncii.

2.7. Asigura intocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de completare a documentelor.

2.8. Asigurarea reproducerii și tipăririi documentelor oficiale.

2.9. Gestionați munca de birou în departamentele întreprinderii, monitorizați formarea corectă, trimiterea la timp a fișierelor în arhivă și stocarea acestora.

2.10. Participa la pregatirea sedintelor convocate de conducere.

2.11. Asigurarea unui regim stabilit pentru accesarea documentelor si utilizarea informatiilor pe care le contin.

2.12 Organizarea suportului tehnic pentru întâlniri, pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care ajung într-o călătorie de afaceri la întreprindere.

2.13. Participa la dezvoltarea și implementarea de noi procese tehnologice pentru lucrul cu documentația, îmbunătățirea sistemelor și tehnologiilor informatice automatizate.

2.14. Efectuați lucrări de protejare a informațiilor care constituie secrete de stat, oficiale și comerciale.

2.15. Dezvoltați și organizați activități care vizează îmbunătățirea activității biroului.

Șeful biroului are dreptul:

3.1. Trimiteți spre examinare șefilor diviziilor structurale ale întreprinderii și directorului propriile propuneri care vizează îmbunătățirea activităților departamentului, metodele și formele de lucru cu documentația.

3.2. Solicitați ca șefii diviziilor structurale ale întreprinderii și alți angajați ai întreprinderii să respecte în mod corespunzător regulile stabilite pentru lucrul cu documentele la întreprindere.

3.3. Returnați documentele artiștilor interpreți și solicitați revizuirea lor în cazul încălcării anumitor reguli.

3.4. Viza si semneaza documente legate de activitatile biroului.

3.5. Verificați organizarea muncii de birou în diviziile structurale ale întreprinderii.

3.6. Dați instrucțiuni care trebuie urmate de lucrătorii de birou.

3.7. Solicitați implementarea în timp util și de înaltă calitate a instrucțiunilor dvs.

3.8. Trimite spre examinare de către directorul întreprinderii propriile sale propuneri privind recompensarea celor mai buni angajați ai departamentului, privind impunerea de sancțiuni contravenitorilor disciplinei muncii și producției.

3.9. Coopera:

- cu şefii tuturor diviziilor structurale ale întreprinderii - conform

probleme de evidență, organizarea controlului și inspecției

executarea instructiunilor biroului, pregatirea si prezentarea necesarului

documente;

- cu compartimentul economic - privind furnizarea de formulare de documente, echipamente de birou, papetărie etc.;

— cu departamentul juridic — pe probleme juridice legate de întocmirea documentației;

- cu departamentul HR - pe probleme de selectie, admitere, concediere si

circulatia angajatilor departamentului.

4. Responsabilitate

Șeful biroului este responsabil pentru:

4.1. Pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor

responsabilitățile care sunt prevăzute de această fișă a postului în cadrul definit de legislația muncii a Federației Ruse.

4.2. Pentru încălcările legale care au fost comise în cursul desfășurării activităților lor în cadrul definit de legislația penală, administrativă și civilă a Federației Ruse.

4.3. Pentru cauzarea daunelor materiale unei întreprinderi în cadrul determinat de legislația muncii, civilă și administrativă a Federației Ruse.

Șeful unității structurale: _____________ __________________

(semnătură) (nume, inițiale)

Am citit instructiunile,

un exemplar primit: _____________ __________________

(semnătură) (nume, inițiale)

Recent vorbeam cu un coleg despre subiectul selecției personalului în IT și mi-am amintit de schița lui Alexander Krakovetsky pe această temă. Ușor, distractiv și direct :) Am decis să-l împărtășesc tuturor. Linkul către articolul original este oferit la sfârșit. Krakovetsky Alexander Recent...

În acest articol vom evidenția rolul conținutului video în selecția personalului. Deci, departamentul de resurse umane și video. Nu puteți găsi imediat o conexiune directă, cu excepția poate prezentărilor video ale dvs. care sunt relevante astăzi. Adică, în esență, casting. La birou. Pentru orice post. La rândul său, pentru noul...

Vă aducem în atenție un exemplu tipic de fișă a postului pentru șef de birou, eșantion 2019. Fișa postului șefului de birou ar trebui să cuprindă următoarele secțiuni: reglementări generale, responsabilitățile postului șefului de birou, drepturile șefului de birou, responsabilitățile șefului de birou.

Fișa postului a șefului de birou ar trebui să reflecte următoarele puncte:

Responsabilitatile locului de munca ale sefului de birou

1) Responsabilitățile postului. Organizează munca biroului. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație. Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, stocare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor curente de lucru de birou, inclusiv ordine și instrucțiuni din partea conducerii, privind formarea dosarelor și depunerea acestora. Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora. Ia măsuri pentru a oferi angajaților de birou materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de gestiune. Oferă îndrumări metodologice pentru organizarea muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, păstrării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de executare a documentelor. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie și înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri. Gestionează personalul de birou.

Managerul biroului trebuie să știe

2) Șeful biroului, în exercitarea atribuțiilor sale oficiale, trebuie să cunoască: rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou; Sistemul de stat unificat al muncii de birou; standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; structura unei întreprinderi, instituție, organizație; organizarea muncii de birou; diagrame de flux de documente; procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită; termenele și procedura de depunere a dosarelor la arhivă; sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor; echipamente de birou și alte mijloace tehnice de muncă managerială; fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul; legislatia muncii; regulamentul intern al muncii; regulile si regulamentele de protectie a muncii.

Cerințe pentru calificarea șefului de birou

3) Cerințe de calificare.Învățământ profesional secundar fără cerințe de experiență în muncă sau învățământ profesional primar și experiență de muncă în specialitate de cel puțin 3 ani.

1. Dispoziții generale

1. Seful biroului apartine categoriei de manageri.

2. În funcția de șef de birou este acceptată o persoană care are studii medii profesionale fără cerințe de experiență în muncă sau studii profesionale primare și experiență de muncă în specialitatea de cel puțin 3 ani.

3. Șeful biroului este angajat și eliberat din funcție de directorul organizației.

4. Șeful biroului trebuie să cunoască:

• rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la organizarea muncii de birou;
• Sistemul de stat unificat al muncii de birou;
• standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
• structura unei întreprinderi, instituție, organizație;
• organizarea muncii de birou;
• diagrame de flux de documente;
• procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită;
• termenele și procedura de depunere a dosarelor la arhivă;
• sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor;
• echipamente de birou și alte mijloace tehnice de muncă managerială;
• fundamentele economiei, organizarea producției, munca și managementul;
• legislatia muncii;
• regulamentul intern al muncii;
• reguli si reglementari de protectia muncii, siguranta, salubritate industriala si apararea impotriva incendiilor.

5. În activitățile sale, șeful biroului este îndrumat de:

• legislația Federației Ruse,
• Carta organizatiei,
• ordinele și instrucțiunile directorului organizației,
• această fișă a postului,
• Reglementările interne de muncă ale organizației.

6. Șeful biroului raportează direct directorului organizației, ______ (specificați poziția).

7. În timpul absenței șefului de birou (călătorie de afaceri, vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată de directorul organizației în modul prescris, care dobândește drepturile, îndatoririle și răspunde de îndeplinirea atribuțiilor care îi sunt încredințate.

2. Responsabilitatile locului de munca ale sefului biroului

Șeful biroului:

1. Organizează munca biroului.

2. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.

3. Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.

4. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, păstrare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor curente de lucru de birou, inclusiv ordine și instrucțiuni din partea conducerii, privind formarea dosarelor și depunerea acestora.

5. Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței la o întreprindere, instituție, organizație și organizează implementarea acestora.

6. Ia măsuri pentru a asigura angajaților serviciului de birouri materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de management al muncii.

7. Oferă îndrumări metodologice pentru organizarea muncii de birou în departamente, control asupra formării corecte, păstrării și depunerii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor.

8. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale.

9. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie și înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri.

10. Gestionează lucrătorii de birou.

11. Respectă reglementările interne de muncă și alte reglementări locale ale organizației.

12. Respectă regulile și reglementările interne de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor, asigură curățenia și ordinea la locul său de muncă.

13. Execută, în cadrul contractului de muncă, comenzile salariaților cărora le este subordonat în conformitate cu prezentele instrucțiuni.

3. Drepturile conducătorului biroului

Șeful biroului are dreptul:

1. Trimiteți propuneri spre examinare de către directorul organizației:

• pentru a îmbunătăți munca aferentă responsabilităților prevăzute în prezenta instrucțiune,
• privind încurajarea angajaților distinși subordonați acestuia,
• la tragerea la răspundere materială şi disciplinară a salariaţilor din subordinea celui care au încălcat disciplina de producţie şi muncă.

2. Solicitați de la direcțiile structurale și angajații organizației informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

3. Faceți cunoștință cu documentele care îi definesc drepturile și responsabilitățile pentru funcția sa, criterii de evaluare a calității îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizii ale conducerii organizației referitoare la activitățile acesteia.

5. Solicitați conducerii organizației să acorde asistență, inclusiv asigurarea condițiilor organizatorice și tehnice și executarea documentelor stabilite necesare îndeplinirii atribuțiilor oficiale.

6. Alte drepturi stabilite de legislatia muncii in vigoare.

4. Responsabilitatea șefului biroului

Șeful biroului răspunde în următoarele cazuri:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației - în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

Fișa postului șef de birou - eșantion 2019. Responsabilitățile postului șefului de birou, drepturile șefului de birou, responsabilitatea șefului de birou.

					AM APROBAT
(numele întreprinderii, organizației, instituției)					(șef de întreprindere, organizație, instituție)
DESCRIEREA POSTULUI
00.00.0000		№ 00			(semnătura)		(Numele complet)
Diviziunea structurala:	Birou
Denumirea funcției:	Șeful biroului
					00.00.0000

1. Dispoziții generale

Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile șefului de birou.

Șeful biroului aparține categoriei de manageri.

Șeful biroului este numit și eliberat din funcție în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului întreprinderii.

Relații după poziție:

1.4.1	Subordonarea directă	directorul întreprinderii
1.4.2.	Subordonarea suplimentară
1.4.3	Dă ordine	lucrători de birou
1.4.4	Angajatul este înlocuit	adjunct
1.4.5	Salariatul inlocuieste

1. Cerințe de calificare pentru șef de birou:

2.1.	Educație *	învăţământul secundar profesional
2.2.	experienţă	fără cerințe de experiență în muncă
2.3.	cunoştinţe	Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale organelor superioare și ale altor organe referitoare la organizarea muncii de birou. Un sistem de stat unificat de evidență. Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Structura organizatorică. Organizarea muncii de birou în organizație Diagramele fluxului documentelor. Procedura de întocmire a unui nomenclator de cazuri, inventare de cazuri de depozitare permanentă și temporară, raportare stabilită. Timpul și procedura de depunere a fișierelor la arhivă. Sisteme de organizare a controlului asupra executării documentelor. Echipamente de birou și alte mijloace de mecanizare a muncii manageriale. Fundamentele economiei, organizarea producției, muncii și managementului. Legislația privind munca și protecția muncii din Ucraina. Reguli și reglementări de sănătate, securitate în muncă, salubritate industrială și protecție împotriva incendiilor.
	aptitudini
	cerințe suplimentare

* Învățământ profesional primar și experiență de muncă în domeniu de cel puțin 3 ani.

1. Documente care reglementează activitățile șefului de birou

3.1 Documente externe:

Acte legislative și de reglementare referitoare la munca prestată.

3.2 Documente interne:

Carta întreprinderii, Ordinele și instrucțiunile directorului întreprinderii; Regulamente privindbiroul întreprinderii, Descrierea postuluișef de birou,Instrucțiuni pentru munca de birou și munca de arhivă,Reglementări interne ale muncii.

1. Responsabilitatile locului de munca ale sefului de birou

Șeful biroului:

4.1. Organizează munca biroului.

4.2. Asigură procesarea la timp a corespondenței de intrare și de ieșire și livrarea acesteia la destinație.

4.3. Monitorizează termenele de executare a documentelor și executarea corectă a acestora.

4.4. Organizează lucrările de înregistrare, contabilitate, stocare și transfer către unitățile structurale relevante a documentelor curente de lucru de birou, inclusiv ordine și instrucțiuni din partea conducerii, privind formarea dosarelor și depunerea acestora.

4.5. Elaborează instrucțiuni pentru păstrarea evidenței în organizație și organizează implementarea acestora.

4.6. Ia măsuri pentru a oferi angajaților de birou materialele de instruire și de referință necesare, precum și inventarul, echipamentele, echipamentele de birou și mijloacele tehnice de gestiune.

4.7. Oferă managementul metodologic al muncii de birou în departamentele organizației, controlul asupra formării corecte, stocării și transmiterii la timp a dosarelor la arhivă, întocmirea certificatelor privind respectarea termenelor de execuție a documentelor.

4.8. Oferă tipărirea și reproducerea documentelor oficiale.

4.9. Participă la pregătirea ședințelor convocate de conducere și organizează întreținerea tehnică a acestora, pregătirea documentelor de călătorie, înregistrarea angajaților care sosesc într-o călătorie de afaceri la organizație.

4.10. Oferă acces adecvat la documente și utilizarea informațiilor conținute în acestea.

4.11. Ia parte la dezvoltarea și implementarea de noi procese tehnologice pentru lucrul cu documente, îmbunătățirea sistemelor și tehnologiilor informatice automatizate (ținând cont de utilizarea tehnologiei informatice).

4.12. Elaborează și organizează activități pentru îmbunătățirea activităților biroului.

4.13. Desfășoară activități de protejare a informațiilor care constituie secrete de stat, comerciale și oficiale.

1. Drepturile șefului biroului

Șeful biroului are dreptul:

5.1. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activităților departamentului, formele și metodele de lucru cu documente pentru a fi luate în considerare de către directorul organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației.

5.2. Solicitați șefilor diviziilor structurale ale organizației și altor angajați responsabili ai organizației să facă în mod corespunzător