Tipuri de suport informațional pentru o organizație turistică. Sistemele informaționale în turism, hardware-ul și software-ul acestora. Caracteristicile serviciilor turistice

Relevanța acestui subiect constă în faptul că utilizarea de către agențiile de turism rețele de internet ca canal de distribuție a serviciilor sale, ajută turiștii și toate părțile interesate să obțină informațiile necesare, ceea ce este foarte important pentru promovarea și dezvoltarea turismului outbound ucrainean.

Structura unei zone turistice este asemănătoare cu organizarea oricărei alte zone sfera economică activități. Fluxurile de informații asigură conexiuni între producători servicii de turism, precum și legăturile dintre producătorii și consumatorii acestor servicii, iar acestea vin nu numai sub formă de fluxuri de date, ci apar și sub formă de servicii și plăți. Relevanța acestui subiect constă în faptul că utilizarea internetului de către companiile de turism ca canal de distribuire a serviciilor ajută turiștii și toate părțile interesate să obțină informațiile necesare, ceea ce este foarte important pentru promovarea și dezvoltarea turismului outbound ucrainean. .

Utilizarea tot mai mare a tehnologiei informației este evidențiată de faptul că turismul este unul dintre primele cinci, iar conform unor date deja unul dintre cele trei, zone cu cele mai mari vânzări de bunuri și servicii prin internet. Avantajele utilizării acestei rețele pentru subiectele pieței turistice ucrainene sunt evidente: oferă acces nelimitat la informații, vă permite să economisiți bani în timpul negocierilor la distanță și internaționale, oferă informații despre tehnologii avansate și vă permite să faceți schimb de opinii cu colegii. . De asemenea, trebuie remarcat faptul că publicitatea pe internet este mai ieftină decât de obicei și, în cele mai multe cazuri, mai eficientă, deoarece este destinată publicului țintă.

Folosind tehnologia informației orice agentie de turismîși poate finaliza tururile folosind internetul global. Informațiile despre o anumită companie de pe Internet pot fi prezentate pe o pagină web, site web, carte de vizită sau site web la dimensiune completă.

Un pas semnificativ înainte în domeniul tehnologiei informației în Ucraina este crearea Sistemului de Informații Turistice Ucrainene, care a început să funcționeze în 1999. Crearea unei baze de date de servicii turistice și companii din Ucraina cu vânzarea ulterioară a produsului lor în interior și piețele externe, precum și publicitatea pe scară largă în sistemele turistice din întreaga lume ajută la promovarea produsului turistic.

Sisteme informaticeîn turism sunt create atât pentru utilizatorii generali, cât și pentru cei profesionali. Componentele sistemelor informatice din sectorul turismului includ sisteme informatice de rezervare, sisteme informatice de management, sisteme informatice electronice ale companiilor aeriene, transfer electronic de bani, retele telefonice, sisteme de teleconferinte etc. Tehnologiile informaționale sunt utilizate cel mai activ de agenții de turism și operatorii de turism. Pe piata internationala turismul operează în prezent patru sisteme globale rezervări. Există doar unul prezentat oficial în Ucraina - AMADEUS. Cu toate acestea, funcționarea și eficacitatea acestui și a altor sisteme necesită ca furnizorii de servicii turistice să aibă cel puțin un nivel minim de tehnologie pentru a avea acces și a fi reprezentați în astfel de sisteme.

Studiul tehnologiilor informației, în special în complexurile hoteliere, care trebuie să satisfacă nevoile vitale ale turiștilor la un anumit nivel de servicii, logistică, gama și calitatea serviciilor oferite, a arătat că sarcina principală în gestionarea unui complex hotelier este coordonarea acțiunile diferitelor sale părți. Soluția la această problemă poate fi obținută prin introducerea modernului sisteme de managementși tehnologii, utilizarea tehnologiei computerizate moderne, utilizarea sistemelor automate de control.

În practică, este recomandabil să se gestioneze rezervările la hotel, să se țină evidența vizitatorilor și a alocării camerelor și să se inventareze inventarul folosind computere. Special software permite contabilizarea complexului hotelier, inclusiv raportarea finală necesară pentru agențiile guvernamentale, foile de pontaj ale orelor de lucru, calculul impozitelor și salariile personalului.

Sisteme control automatizat complexe hoteliere concepute pentru a facilita munca subdiviziunilor sale structurale, a crește nivelul de servicii, a elimina abuzul personalului etc.

O altă problemă în afaceri hoteliere asociat cu utilizarea tehnologiei informației, există crearea unui centru de afaceri în hoteluri, care la rândul său oferă comunicații electronice, echipamente de copiere, săli de ședințe, calculatoare și fax.

În domeniul managementului în afacerile turistice s-au produs și schimbări dramatice. Nivel modern Dezvoltarea industriei turismului și concurența acerbă în acest domeniu acordă o importanță deosebită sistemelor de informații ale agențiilor de turism. Aceste sisteme nu numai că accelerează procesul de decontare și generarea documentelor, dar pot și reduce costul serviciilor (pachete turistice) prin alegerea celei mai bune variante de preț pentru livrarea clienților, cazare etc. În prezent, există o serie de produse software bine dovedite. Dezvoltarea de produse software specializate pentru afacerile turistice este realizată în prezent de mai multe companii rusești: Megatek, Arim-Soft, Samo-Soft, Tourist Technologies etc.

Există mai multe sisteme informatice pe piața de software care vă permit să automatizați activitati interne companie de turism. De regulă, aceste sisteme asigură întreținerea bazelor de date de referință pentru clienți, parteneri, hoteluri, transport, ambasade, precum și menținerea tururilor și contabilizarea plăților, acceptarea comenzilor și lucrul cu clienții, generarea documentelor de ieșire etc. Aproape toate sistemele software oferă formarea situatii financiareși adesea export-import date în specialitate programe de contabilitate, cum ar fi 1C etc.

Odată cu automatizarea companiilor de turism, se desfășoară o dezvoltare similară a programelor de automatizare a activităților hotelurilor, restaurantelor și altor întreprinderi de turism. Utilizarea sistemelor informatice în acest domeniu duce la schimbări semnificative în management și, de asemenea, îmbunătățește calitatea serviciului.

Necesitatea automatizării proceselor de management a devenit deja o axiomă, dar metodologia și circumstanțele tranziției la noile tehnologii rămân încă problematice. Orice automatizare a unei agenții de turism presupune introducerea în activitățile sale de stații de lucru automatizate, datorită cărora va fi implementat un set de tehnologii informaționale de suport și funcționale pentru a asigura implementarea anumitor sarcini de management. Scopul automatizării unei agenții de turism este suportul informațional pentru formarea și luarea deciziilor managementului.

În prezent, se distinge piața turistică din Rusia pașii următori automatizarea unei agenții de turism tipice:

• 1) Utilizarea software-ului standard, de exemplu utilizarea Word, Excel, Power Point, Outlook, baze de date Access gata făcute, programe de traducere, sisteme contabile, financiare, de gestionare a documentelor și a cunoștințelor.
• 2) Aplicarea tehnologiilor informaţionale standard speciale pentru management în turism: „MASTER - TOUR”, „SAMO - TOUR” ŞI ALTELE;
• 3) Utilizarea sistemelor globale de rezervare informatică: „AMADEUS”, „GALILEO”, „SABRE” și altele;
• 4) interfaţa tehnologiilor standard de management al informaţiei cu sistemele de rezervare;
• 5) participarea la e-commerce sau afaceri electronice.

O varietate de tehnologii informaționale și informaționale utilizate în turism (sisteme software interfațate cu sistemele globale de rezervare computerizată și programe locale precum programe de contabilitate sau de fax) permit convertirea tuturor proceselor de afaceri din turism în cele electronice, pentru implementarea tehnologiilor fără hârtie, a informației. schimb de tehnologii e-mailși posibilitățile Internetului.

Alegerea produselor software de către agențiile de turism și specificul utilizării acestora depind de o serie de factori, în special:

• a) asupra direcției de activitate a agenției de turism, setul de sarcini de rezolvat, tehnologia inițială, volumul total de vânzări, starea financiara agentii de turism;
• b) din conștientizarea conducerii agenției de turism despre software-ul existent pe piața tehnologiilor informaționale de management în turism, despre avantajele și dezavantajele acestuia;
• c) asupra modului de operare al calculatoarelor (stand-alone sau de rețea).

Atunci când alegeți software-ul, este recomandabil să acordați atenție următoarelor puncte:

prietenie, simplitate, interfață standard. O interfață este o modalitate de comunicare între o persoană și programe, prin urmare este supusă unui număr de cerințe, în special, simplitate, claritate, standardizare;

cost rezonabil al tehnologiei informației pentru gestionarea unei agenții de turism și întreținerea acesteia.

Costul complet al automatizării unei agenții de turism constă în costul software-ului, echipamentelor, instruirii și serviciilor de întreținere. Acest cost include suma care va fi cheltuită imediat pentru achiziționarea de echipamente și produs software, și suma costuri fixe pentru întreținerea echipamentelor și a produselor software. Diferite tehnologii informaționale ar trebui comparate numai în funcție de acestea cost integral sau costul de proprietate.

În prezent, tehnologiile standard de management al informațiilor sunt promovate activ pe piața turistică din Rusia pentru a automatiza agențiile de turism, al căror scop principal este de a deservi activitățile acestor agenții de turism. O tehnologie tipică a informației de management trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• ? respectă standardele Legislația rusă;
• ? acoperă toate aspectele producției, economice și activitati financiare agențiilor de turism, oferind în același timp:

° completitudine funcțională (furnizarea unui program separat (subsistem sau modul) pentru automatizarea celui mai complet set de funcții al oricărui departament al unei agenții de turism)

° eficiență (performanță ridicată a sistemului automatizat la îndeplinirea tuturor funcțiilor)

° complexitate (asigurarea unei interconexiuni strânse (integrare) a modulelor individuale)

° modularitatea (completitudinea unui program separat (modul, subsistem), capacitatea de a achiziționa și de a stăpâni programe incluse în pachetul software în părți)

° flexibilitatea și deschiderea arhitecturii (capacitatea de a completa sistemul cu module noi care se potrivesc structura generala sistem de control deja instalat)

° scalabilitate (funcționare la fel de eficientă pentru orice volum de informații procesate și indiferent de numărul de participanți la proces)

Fii modern și competitiv produs informativîn clasa ta folosind:

° tehnologii moderne avansate de afaceri turistice

° tehnologii informaționale avansate;

• ? au posibilitatea de a moderniza programe în legătură cu ritmurile ridicate ale progresului științific și tehnologic, care determină schimbări în echipamente și tehnologii;
• ? să asigure fiabilitatea și securitatea stocării datelor, să aibă protecție împotriva accesului neautorizat atât pentru operațiunile tehnologice individuale, cât și pentru sistemul de control în ansamblu și, în cazul accesului neautorizat, să îl poată detecta;
• ? să aibă o adaptare flexibilă și rapidă a parametrilor la caracteristicile unei anumite agenții de turism;
• ? au o marcă suport tehnic(desfășurarea de consultări, seminarii, organizarea „ linia fierbinte„, vizita de specialitate, disponibilitatea unor noi versiuni de software, al căror cost este semnificativ mai mic decât prima achiziție de software);
• ? au blocuri statistice și analitice puternice pentru analiza operațională a activităților unei agenții de turism și adopție decizii strategice, care este deosebit de important într-un mediu competitiv;
• ? să fie utilizat pe baza arhitecturii Client-Server, asigurând prelucrarea informațiilor aflate în locuri diferite fără pierderi de performanță.

Aceste tehnologii informaționale standard pentru gestionarea agențiilor de turism au un avantaj incontestabil - sunt benefice cu punct financiar din punct de vedere, deoarece întreținerea și dezvoltarea sistemelor personalizate pentru o anumită agenție de turism este adesea un proces foarte costisitor și nu este profitabil din punct de vedere economic.

Experiența pozitivă în implementarea tehnologiilor informaționale a fost deja acumulată în sute de agenții de turism de-a lungul anilor de dezvoltare și funcționare, acestea au dobândit un nivel ridicat de funcționalitate și au scăpat blocajele. Nu toate agențiile de turism din Rusia folosesc încă tehnologii speciale de gestionare a informațiilor, dar aproape toate au un birou care este automatizat într-o măsură sau alta, unde rulează în mare parte software-ul standard.

Sarcini de automatizare

Introducerea tehnologiilor informaționale moderne trebuie să asigure îndeplinirea unui număr de cerințe, printre care:

• * mentinerea fluxului de documente intern
• * asigurarea securității folosind diverse metode de control și limitare a accesului la resursele informaționale,
• * suport distribuit prelucrarea informatiilor,
• * primirea și prelucrarea informațiilor actualizate de la operatori de turism
• * utilizarea arhitecturii client-server,
• * principiu modular sisteme de constructii,
• * Suport tehnologie Internet
• * controlul acțiunilor utilizatorului. Șeful unei agenții de turism poate vedea oricând cine ce face. Sistemul vă permite să vă îndepărtați de formularea verbală a sarcinilor. Puteți trimite o solicitare managerului prin poștă internă.
• * economisirea timpului personalului,
• * asigurarea tiparirii tuturor documentele necesare(cât efort și timp este nevoie pentru a emite manual câteva sute de vouchere și pachete turistice sau pentru a emite câteva sute de bilete de avion pe zi),
• * reducerea probabilității de erori în munca personalului.
• * prezența unei interfețe convenabile și prietenoase.
• * analiza datelor si obtinerea de rapoarte statistice.

Automatizarea ar trebui să includă următorul set de sarcini:

Sarcina nr. 1 - monitorizarea condițiilor pieței.

Sarcina nr. 2 - automatizarea fluxului de documente interne. Acesta este un extras din documentele necesare turistului: voucher de călătorie, comandă numerar de intrare/ieșire, contract, voucher etc. Asta și urmărire ciclu de viață cererile clientului. Aici puteți profita de funcțiile oferite de sistemele de căutare și rezervare tur, sau puteți alege un pachet software separat, ale cărui funcții nu se limitează la cele enumerate mai sus. În același timp, este foarte important să înțelegeți diferența dintre software-ul care este instalat pe computerele dvs. și are propria bază de date a agenției și o resursă terță parte cu care agenția lucrează prin Internet. Uneori, agențiile nu văd diferența dintre sistemele de recuperare a informațiilor și sistemele intra-oficiu. Acest lucru se poate datora faptului că o serie de sisteme din interiorul biroului sunt legate de sistemele de căutare și rezervare. La rândul lor, sistemele din birou ale agențiilor permit uneori utilizarea datelor din resursele online ale operatorilor de turism. Acest lucru oferă un avantaj suplimentar agențiilor. Deci, după ce a rezervat un tur online, agentul de turism face de fapt munca operatorului de turism introducând aplicația în baza de date și nu lasă nimic pentru el. În unele cazuri, este posibilă salvarea datelor în programul la birou al agenției de turism. Adevărat, nu în toate programele și nu cu toți operatorii de turism.

Sarcina nr. 3 - CRM (Customer Relationship Management). Sarcina de a construi interacțiunea cu clienții devine una dintre principalele atunci când volumul vânzărilor crește. Sistemul intra-birou utilizat de agenție ar trebui să permită agenției de turism să își mențină stabilitatea baza de clienti datele și istoricul relațiilor cu clienții dvs. Acest lucru este necesar atunci când agenția emite carduri de reducere, a căror reducere depinde de suma cheltuită de client în călătorii. Acest lucru este important și în cazul în care este necesar să se informeze clienții cu privire la o schimbare a adresei agenției sau la eliberarea unei oferte speciale care ar putea fi de interes pentru un client obișnuit, pe baza comenzilor sale anterioare. Ca în orice altă afacere, clienți obișnuiți agențiile de turism sunt principala lui bogăție, iar informațiile despre acestea trebuie tratate în consecință.

Sarcina nr. 4 - automatizarea relațiilor cu touroperatorii. Automatizarea nu se limitează în niciun caz la crearea și tipărirea unui formular de cerere. După cum am menționat mai sus, aceasta este urmărirea automată a aplicației din momentul formării acesteia până în momentul în care este trimisă în arhivă. Aici puteți utiliza modurile de rezervare online ale operatorilor de turism, sistemele din birou și sistemele de căutare și rezervare de tur, dacă au setul necesar de funcții. În plus, statisticile despre lucrul cu operatorii de turism sunt importante, dar mai multe despre asta mai jos.

Sarcina nr. 5 - automatizarea contabilității. Niciun program nu poate gestiona automatizarea contabilității mai bine decât programele specializate de contabilitate. Însă, într-o serie de cazuri, agențiile de turism care funcționează într-un sistem simplificat de impozitare apelează la serviciile companiilor de audit, depunându-le acestora doar documentație primară. În acest caz, funcțiile programelor intra-oficiu privind contabilitatea financiară sunt mai mult decât suficiente. Aceasta include primirea unei plăți în avans, recalcularea diferitelor valute și extragerea documente primare. De asemenea, este posibilă interfațarea programelor specializate de turism în birou cu cele contabile la nivel de schimb de fișiere.

Sarcina nr. 6 - automatizarea analizei datelor și obținerea de statistici. Pentru a lua deciziile strategice corecte, software-ul folosit de o agenție de turism trebuie să genereze un număr cuprinzător de rapoarte statistice care să arate profitabilitatea companiei pe o perioadă de timp, rentabilitatea medie a aplicațiilor pe destinație și operator de turism și multe altele . Acest lucru va permite agenției să navigheze corect pe piață și să dezvolte domeniile de activitate necesare, construind relații cu turoperatorii „potriviți”, în momentul potrivit dați publicitatea necesară și evaluați cum „funcționează”. Chiar și o analiză a timpului de primire a apelurilor și a esenței acestora va ajuta un manager gânditor să ia decizia corectă cu privire la problema reorganizării în cadrul companiei.

Dezvoltarea afacerii turistice este imposibilă fără utilizarea informațiilor științifice, tehnice și de piață și a sistemelor moderne de telecomunicații, a căror influență asupra tuturor aspectelor vieții umane este în continuă creștere. Economiștii consideră instrumentele de telecomunicații, care transformă informațiile și le livrează rapid prin sateliți tuturor, drept cel mai important factor de producție, alături de pământ, forță de muncă și capital.

Turismul internațional și intern este o industrie puternică în comerțul cu servicii,

Baza industria turismului este format din companii: touroperatori și agenți de turism care desfășoară excursii turistice, vânzându-le sub formă de vouchere și tururi, furnizând servicii de cazare și masă pentru turiști, deplasarea acestora în țară, precum și organisme de management, informare, publicitate pentru turism. cercetare si instruire pentru aceasta, intreprinderi de productie si vanzare de marfuri cererea turistică(Fig. 2).

Orez. 2

În plus, componente individuale industria turismului sunt strâns interconectați unul cu celălalt - la urma urmei, mulți producători de turism sunt implicați pe verticală sau orizontală în activitățile celuilalt. Toate acestea ne permit să considerăm turismul ca un serviciu extrem de integrat, ceea ce îl face și mai susceptibil la utilizarea tehnologiei informației în organizare și management. Pentru turism lucrează și alte industrii, pentru care deservirea turiștilor nu este principala activitate (întreprinderi culturale, comerț etc.). Astfel, turismul este o activitate extrem de bogată în informații. Există puține alte industrii în care colectarea, prelucrarea, aplicarea și comunicarea informațiilor sunt la fel de esențiale pentru funcționarea zilnică precum industria turismului. Un serviciu de turism nu poate fi afișat și considerat la punctul de vânzare, cum ar fi bunurile de larg consum sau industriale. De obicei este achiziționat în avans și departe de locul de consum.

Fluxurile de informații, și nu bunurile, sunt cele care asigură legăturile între producătorii de servicii turistice, deoarece nu serviciile și plățile în sine sunt trimise la destinația lor, ci doar informațiile despre acestea sunt traduse. Aceasta înseamnă că turismul de pe piață depinde aproape în totalitate de imagini, descrieri, mijloace de comunicare și transfer de informații.

Eficiența muncii pe piața serviciilor de călătorie depinde în mare măsură de viteza și calitatea transferului de informații.

Mediul informațional în care este implementat tehnologie informatică, se caracterizează prin prezența următorului suport: informațional, tehnic, matematic, software, lingvistic, organizatoric, metodologic, juridic și ergonomic.

Suportul informațional este un ansamblu de metode și mijloace de construire a fondului de informații al sistemului, de organizare a funcționării și utilizării acestuia. Există concepte: „fond de informații” și „bază de informații”. Fondul de informare cuprinde toate informațiile unei entități economice, înregistrate atât pe documente hârtie, cât și pe suport informatic. Baza de informații reflectă doar informațiile înregistrate pe suport informatic.

Asistența pentru informații este împărțită în două grupuri mari: asistență în afara mașinii și asistența în interiorul mașinii. Suportul off-machine este reprezentat de un sistem de clasificatori și codificatori ai informațiilor, un sistem de documentare și organizarea fluxului de documente. Sistemul automatizat de contabilitate folosește clasificatoare naționale, industriale și locale. Primele două tipuri de clasificatoare sunt dezvoltate central, ultimul - la un anumit obiect economic. În același timp, trebuie asigurată compatibilitatea tuturor clasificatorilor. Sistemul de documentare este reprezentat de documente primare, de ieșire și normativ-de referință. Documentele primare pot fi documente standard intersectoriale și sectoriale, precum și documente elaborate chiar la entitatea economică. Documentele interprofesionale sunt conținute în albume forme unificate documentația contabilă primară care face parte din sistemul de documentație unificat. Documentele de ieșire sunt generate de un computer și prezentate sub forma unui document tipărit, reflectă informațiile rezultate. Acestea sunt împărțite în rapoarte standard corespunzătoare registrelor contabile; rapoarte de specialitate; rapoarte reglementate. Acesta din urmă include raportarea guvernamentală, care a unificat forme standard, industrie și raportare regională.

Documentele de referință de reglementare conțin informații semipermanente despre standardele și normele costurilor monetare, materiale, forței de muncă, prețuri, tarife etc.

Fluxul documentelor presupune scheme organizate rațional de trecere a documentelor din momentul în care apar până la execuție și livrare la arhivă.

În interior, software-ul mașinii include baza de informații a sistemelor automate.

Baza de informații - un set de date situate pe medii computerizate în conformitate cu anumite reguli depozitare În sistemele informaționale este reprezentată de rețele de informații condițional permanente și curente.

Prima grupă include clasificatoare de toate tipurile, special organizate și stocate în memoria pe termen lung a computerelor.

Al doilea grup include matrice de date curente despre tranzactii comercialeși rețele de documente primare. Metodele de organizare și stocare a acestor date pot varia și sunt determinate de caracteristicile software-ului utilizat.

Suport tehnic - complex mijloace tehnice, oferind tehnologie informațională. Acestea sunt mijloace tehnice de colectare și înregistrare a informațiilor, transmitere a datelor, prelucrare a informațiilor, precum și echipamente de birou și echipamente de rețea specializate.

Software-ul matematic este un set de instrumente matematice folosite pentru a descrie algoritmi de rezolvare a problemelor tehnologiei automatizate, precum și modele de compilare și interpretare a informațiilor utilizate în software.

Pe lângă algoritmii de rezolvare a problemelor de contabilitate definiți cadrul de reglementare tehnologii, sisteme automatizate include un întreg grup de modele care reflectă principalele caracteristici ale materiei, dar sunt implementate diferit în software:

• 1. Model conceptual de procesare automată a acreditărilor;
• 2. Un model de organizare a fluxului de documente care determină ordinea formării, păstrării, procesării și transformării documentelor într-un sistem de înregistrări;
• 3. Modelul soluției sarcini functionale;
• 4. Modele perioade de lucru;
• 5. Modele de separare și integrare a datelor.

Caracteristicile implementării modelelor enumerate determină specificul tehnologiei de utilizare a software-ului. Suportul matematic se reflectă în documentatia tehnica, care descrie problemele, oferă modele și algoritmi pentru rezolvarea acestora, precum și exemple de testare și control. Pentru a dezvolta software-ul, specialiști care cunosc domeniul și sunt competenți în acest domeniu metode matematiceși capabile să ofere o descriere oficială a procedurii de rezolvare a problemelor de control,

Software-ul este un set de programe de procesare, inclusiv transferul de date. În funcție de scopul său, software-ul este împărțit în sistem, auxiliar și specializat.

Software-ul de sistem reprezintă sistemele de operare care controlează funcționarea hardware-ului computerului, a echipamentelor de rețea și a aplicațiilor software.

Software-ul suport este o colecție de software, necesare pentru funcționarea programelor și furnizarea utilizatorilor cu serviciu suplimentar. Acestea includ sisteme de gestionare a bazelor de date (DBMS), interpreți de programe dezvoltați folosind sisteme de programare interpretativă, diverse biblioteci externe necesare funcționării programelor, instrumente pentru arhivarea și protejarea datelor împotriva accesului neautorizat etc.

Multe programe pot genera rapoarte în format MS Excel. Prin urmare, pentru a vizualiza aceste rapoarte, trebuie să aveți un computer, fie foaia de calcul Excel în sine, fie un vizualizator de fișiere Excel. Unele programe moderne Pentru a putea vizualiza rapoarte și chiar introduce date, acestea necesită un fel de program de browser de internet pe computer și, în lipsa lor, nu pot funcționa normal.

Software-ul specializat este un set de programe care implementează direct algoritmi pentru rezolvarea problemelor funcționale ale managementului turismului. Printre acestea:

GDS Amadeus www.amsdeus.ra, Worldspan www.worldspan.com, Galileo www.galileo.ru, Sabre

sisteme de rezervare rusești servicii turistice Alean www.alean.ru, Sirena www.sirena2000.ru, Matisse, Express, Cypress, Pension, TIS Navigator

Software standard de la Megatek, Arimsoft, SAMOsoft, Intursoft, Continent ANT

Suportul lingvistic este un sistem de limbaje artificiale, termeni și definiții utilizate în acest proces

dezvoltarea si functionarea sistemului informatic. Include: limbi pentru descrierea unităților structurale de informații (detalii, indicatori, documente); management

(manipularea) datelor de bază de informații; descrieri ale algoritmilor de soluție contabilitate; sisteme de regăsire a informațiilor; scop special.

Suportul organizațional este un set de metode și mijloace care reglementează interacțiunea personalului de operare și întreținere cu hardware-ul, software-ul și între ele în timpul funcționării sistemului informațional.

Personalul de exploatare este format din angajați ai departamentelor de management care folosesc direct sistemul în rezolvarea sarcinilor lor profesionale.

Personalul de întreținere este angajații care îndeplinesc funcțiile de asigurare a funcționării sistemului: susținerea funcționării normale a hardware-ului, software-ului, siguranța și integritatea bazei de informații. La marile facilitati economice personalului de service de obicei parte a unei unități specializate care întreține un sistem automat de management al întreprinderii. De regulă, aceștia sunt specialiști tehnici cu abilități profesionale în deservirea echipamentelor de comunicații, de calcul și de birou. Activitate specialisti tehnici se desfășoară în două direcții:

• 1. Construirea și dezvoltarea unui sistem informațional (departamentul de informații);
• 2. Suport tehnic și software (departament de operare).

Folosind computere mijloace moderne comunicații și alte instrumente tehnice și software, procedura de creare a unui produs turistic este simplificată semnificativ, iar viteza de intrare a acestuia pe piață crește piata turistica. De aceea progres tehnicîși câștigă ferm poziția în industria turismului. Sisteme internaționale rezervări, internet, baze de date electronice date despre reglementărilorîn turism, sistemele automatizate de decontare influențează direct crearea și promovarea oricăror oferte de la operatori de turism și agenții de turism și ajung la consumator.

În consecință, utilizarea de software și hardware modern este cea mai importantă în industria turismului, asigurând creșterea productivității în industria turismului.

În industria turismului, informația este utilizată la două niveluri: gestionarea activităților companiei și lucrul cu clienții.

Conducerea companiei are nevoie de o selecție specială de date legate de rezolvarea unei probleme specifice. ÎN conditii moderne acesta este cel mai important factor strategic, deoarece fiecare tranzacție comercială implică colectarea, stocarea și aplicarea cu succes a informațiilor. Calitatea sa depinde de factori precum acuratețea, actualitatea, completitudinea, integritatea și concizia.

Deoarece informațiile se acumulează destul de repede, este nevoie de a crea sisteme informatice specializate. Există sisteme informatice din următoarele categorii:

• - Sistem informatii comerciale, care procesează fluxuri zilnice de date privind tranzacțiile comerciale, inclusiv informații despre inventar, salariileși volumul vânzărilor;
• - sisteme de birou pentru lucrătorii de birou;
• - sistem de productie si proiectare pentru crearea de noi produse si proiecte;
• - sistem informatic de management pentru intocmirea de rapoarte periodice destinate managerilor de nivel mediu si inferior;
• - sistem informatic administrativ adaptat pentru a servi managementului superior.

Direct legată de informare este funcționarea sistemului de comandă și vânzare a serviciilor turistice în întreprinderi de transport, hoteluri, restaurante, agentii de turism. În ultimii ani, sisteme informatice puternice au fost folosite pentru a primi și procesa volume mari de informații de afaceri, acoperind toate domeniile de activitate ale agențiilor de turism. De obicei, inițiatorii creării lor sunt companiile aeriene. Astfel, AMR la începutul anilor 1960. implementate sistem complex Sabre pentru rezervarea biletelor. La sfârşitul anilor 1980. Companiile europene de top conduse de Air France și Lufthansa au format sistemul comun de informații Start Amadeus, iar un grup de companii conduse de British Airways a format sistemul Galileo. În prezent, cele mai cunoscute sisteme sunt Start Amadeus, Galileo, Sabre Jnc, System One. Cel mai mare sistem informatic din lume pentru servicii de transport și turism este Sabre Inc. Deși astfel de sisteme sunt create de companii mari pentru ele însele, serviciile lor pot fi utilizate de sute de alte companii din diferite industrii. De exemplu, sistemele Sabre și Amadeus sunt interconectate printr-un acord de activitate comună. Tuturor utilizatorilor Sabre li se permite accesul la banca de date a sistemului Amadeus și invers. În plus, Sabre a achiziționat un pachet majoritar de acțiuni în compania germană de comunicații Dillon Communication System (DCS), obținând astfel acces în timp real la baze de date mai cuprinzătoare ale întreprinderilor situate în alte țări europene - aviație, feroviar, companiile maritime, hoteluri, companii de închiriere de mașini, teatre, diverse cluburi etc. Sabre este, de asemenea, conectat la sisteme similare din Japonia și Australia. Peste 330 de milioane de tururi au fost rezervate prin acest sistem. Cota sa pe piața globală a serviciilor informaționale a ajuns la 31,4%. Există o creștere a veniturilor din vânzarea unui nou produs extrem de profitabil - informații - către agenții de turism și persoane fizice.

Informațiile intracompanie sunt destinate proprietarilor și managerilor și sunt utilizate în luarea deciziilor. De exemplu, în contabilitatea de gestiune, care este procesul de înregistrare, sistematizare și evaluare a activităților financiare ale unei companii, precum și rezumarea datelor despre vânzări, achiziții și alte tranzacții. Contabilitatea este destinată uzului intern și acoperă o gamă largă de tranzacții financiare. Contabilitatea bine organizată ajută, pe de o parte, proprietarii și managerii să evalueze corect rezultatele etapei anterioare de dezvoltare a companiei, starea ei actuală, să contureze perspectivele de viitor și să efectueze o monitorizare regulată. activitate economică toate diviziile. ÎN companii mari managementul superior folosește doar indicatori cheie. Acest lucru ajută la creșterea vitezei de luare a deciziilor.

Departamentul de contabilitate al unei companii acumulează în mod constant un număr mare de înregistrări diverse operatii, informațiile obținute sunt apoi rezumate în situații financiare. Aceste documente prezintă principalele evenimente din anul trecut și starea actuală a companiei. Rapoarte financiare vă permit să comparați indicatorii planificați cu rezultatele obținute și, după analizarea cauzelor abaterilor, să efectuați ajustări.

Informațiile despre performanța unei companii sunt destinate nu numai managerilor acesteia. De asemenea, este folosit pentru a influența mediul extern. Raportarea financiară permite companiei să evalueze investitorii și acționarii, furnizorii și creditorii, agentii guvernamentale ei situatia financiara. În plus, rapoartele arată cât de eficientă este performanța managerilor superiori angajați. Cele mai importante sunt bilanțul, contul de profit și pierdere și situația fluxurilor de numerar (situația de numerar). Aceste trei documente financiare sunt cele mai importante surse de informații despre starea de fapt a unei anumite companii.

În multe țări, serviciul de informare turistică are statut de stat, adică. Pe cheltuiala bugetului de stat a fost creată o rețea de birouri de informare care deservesc turiștii străini. Totodată, în cadrul fiecărei întreprinderi de turism este creat un sistem de servicii de informare a clienților. Acest lucru se realizează prin colectarea materialelor de referință și informare necesare cu privire la toate problemele legate de organizarea primirii și deservirii turiștilor străini și studierea acestor materiale de către angajații relevanți ai întreprinderii. Astfel de materiale includ în principal:

informații despre pașapoarte, vize, reglementări vamale și valutare;

conditii, tarife si program transport de pasageri pe linii internaționale și interne;

informatii despre conditiile autoturismului in autobuze, autoturisme proprii sau inchiriate (inchiriere auto, trasee auto, comanda taxi);

informatii despre facilitatile de cazare (hoteluri, moteluri, campinguri, case private), adresele acestora, clasa, tarife;

informatii despre excursii, servicii culturale si de divertisment (muzee, galerii de arta, monumente de arhitectura, istorice, teatre si sali de concert, expozitii etc.);

informații despre restaurante, cafenele, baruri și alte unități alimentare;

informatii despre atractii naturale (parcuri nationale, rezervatii naturale, gradini botanice, cascade, grote, pesteri etc.);

informații despre tipurile de turism (educativ, recreativ, de tratament, vânătoare, sportiv, turism de afaceri, turismul științific etc.);

informații despre rutele de călătorie;

informatii despre îngrijire medicală, tipuri de asigurări, servicii poștale și telegrafice și alte oportunități disponibile pentru deservirea turiștilor străini, certificate meteorologice;

calendarul sărbătorilor naționale, religioase, evenimente culturale;

cursul de schimb al valutelor străine.

Purtătorii unor astfel de informații pot fi diferite cărți de referință, ghiduri, broșuri, planuri de oraș, memorii și răspunsuri orale.

De precizat că una dintre criticile exprimate de turiștii străini cu privire la serviciul din țara noastră, până în prezent, a fost incompetența personalului, i.e. incapacitatea acestuia de a furniza informațiile necesare. Turiștii s-au plâns că la aproape orice întrebare au fost trimiși de la un angajat la altul și nicăieri nu au putut obține un răspuns inteligibil. Rezultă că stăpânirea materialului informativ și furnizarea acestuia la prima solicitare a unui turist străin este o cerință absolută pentru crearea unui produs turistic și implementarea cu succes a acestuia și, prin urmare, acest lucru ar trebui să se reflecte în strategia de marketing în curs de dezvoltare.

Datorită volumului din ce în ce mai mare de informații, colectarea, sistematizarea și utilizarea acesteia devin din punct de vedere tehnic din ce în ce mai laborioase pentru companiile rusești. Prin urmare, singura cale de ieșire din această situație poate fi considerată introducerea și utilizarea pe scară largă a sistemelor informatice informatice.

Multe agenții de turism ruse au creat și operează deja programe de calculator care fac posibilă introducerea, stocarea și utilizarea informațiilor despre hoteluri, transport și afișarea obiectelor. Internetul cu servere și site-uri specializate prin care utilizatorii pot obține informațiile necesare despre centrele turistice din diferite regiuni ale Rusiei deschide oportunități largi de suport informațional pentru agențiile de turism.

CONŢINUT
INTRODUCERE ……………………………………………………… ………………….3

CAPITOLUL 1
FUNDAMENTE TEORETICE ALE SUPORTULUI INFORMATIV PENTRU MANAGEMENTUL ÎNTREPRINDERILOR …………………………………………………………………………..5
1.1. Analiza esenței și caracteristicilor suportului informațional pentru managementul întreprinderii…………………………………………………………………………..……...5
1.2. Sisteme de management al informației descentralizate și centralizate ………………………………………………………………… ……………...9
1.3. Organizarea activității departamentului de suport informațional al companiei….11

CAPITOLUL 2
CARACTERISTICI ALE CARACTERISTICILOR SUPPORTULUI INFORMATIV AL UNEI ÎNTREPRINDERII TURISTICE FOLOSIND EXEMPLU DE „TUR ENERGO” ………………………………………………………………………………… ..16
2.1. Rolul tehnologiei informaţiei în managementul unei agenţii de turism……………..16
2.2. Caracteristicile nevoilor de informare ale angajaților agențiilor de turism……19
2.3. Organizare suport informativ agenția de turism „Energo-Tour”…..21

CAPITOLUL 3
METODE ȘI MODALITĂȚI DE ÎMBUNĂTĂȚIRE A SUPORTULUI INFORMATIV AL O FIRMĂ DE TURISTIC ……………………………..…24
3.1. Tendințe în dezvoltarea tehnologiei informației……………..24
3.2. Probleme de suport informaţional pentru agenţiile de turism şi modalităţi de rezolvare a acestora.28
3.3.Metode de creștere a eficienței suportului informațional pentru o agenție de turism……………………………………………………………………………….. 29

CONCLUZIE……………………………………………………………………………………………32
LISTA SURSELOR UTILIZATE………………………………………..34
INTRODUCERE

Pentru a lua decizii de management eficiente în dezvoltarea dinamică a unei economii de piață, o întreprindere are nevoie de un sistem de suport informațional adecvat care să reflecte în mod obiectiv situația economică actuală. Suportul informațional bun nu este doar cheia succesului și competitivității unei companii, ci acționează uneori și ca un mijloc de supraviețuire în condiții de concurență acerbă. Prin urmare, problema îmbunătățirii suportului informațional pentru managementul întreprinderii, pe care am considerat-o în această lucrare, este relevantă.
Suportul pentru informații de management este conectarea informațiilor cu sistemele de management ale întreprinderii și cu procesul de management în ansamblu. Poate fi considerat nu numai ca un întreg, acoperind toate funcțiile de management, ci și pentru munca individuală de management funcțional, de exemplu, prognoză și planificare, contabilitate și analiză. Aceasta face posibilă evidențierea aspectelor specifice inerente suportului informațional al managementului funcțional, relevând în același timp și proprietăți generale, care vă permite să dirijați cercetarea în profunzime.
În condițiile moderne, suportul informațional a devenit un domeniu important, care constă în colectarea și prelucrarea informațiilor necesare pentru luarea deciziilor informate de management. Transferul de informații despre poziția și activitățile companiei la cel mai înalt nivel de conducere și schimbul reciproc de informații între toate diviziile interconectate ale companiei se realizează pe baza calculatoarelor electronice moderne și a altor mijloace tehnice de comunicare.
Baza teoretică și metodologică a lucrării o constituie lucrările lui Afonin P. N., Rodigin N. A., Titorenko G. A., Karminsogo A. M. și alții, precum și materiale din periodice din Rusia și Ucraina.
Scop munca de curs este de a studia problema îmbunătățirii suportului informațional pentru managementul organizației. În conformitate cu obiectivul stabilit, vor fi rezolvate următoarele sarcini:
1. Studierea fundamentelor teoretice ale suportului informaţional pentru managementul întreprinderii;
2. Luați în considerare caracteristicile suportului de informare pentru o întreprindere de turism folosind exemplul agenției de turism „Energo-Tour”;
3. Analizați metode și mijloace de îmbunătățire a suportului informațional al unei companii de turism.
Obiectul studiului este suportul informațional.
Subiectul studiului este suportul informativ al agenției de turism „Energo-Tour”.
La redactarea lucrării de curs s-au folosit următoarele metode de cercetare științifică: literar-descriptivă, sistematică, comparativă.
Lucrarea de curs constă dintr-o introducere, trei capitole, o concluzie, o listă de referințe (16 titluri) și 2 desene. Volumul total al lucrării este de 36 de pagini.

CAPITOLUL 1. FUNDAMENTE TEORETICE ALE SUPORTULUI INFORMATIV PENTRU MANAGEMENTUL ÎNTREPRINDERILOR

1.1. Esența și caracteristicile suportului informațional pentru managementul întreprinderii

Îmbunătățirea formelor și metodelor de management are loc pe baza realizărilor progresului științific și tehnologic, dezvoltare ulterioară informatica, care studiaza legile, metodele si metodele de acumulare, prelucrare si transmitere a informatiilor folosind diverse mijloace tehnice.
Diferite informații și inovații tehnice ar trebui percepute ca un mijloc de reducere și reducere a costurilor aparatului de management. De exemplu, apariția telefonului, radioului, televiziunii, calculatoarelor personale, rețelelor locale de calculatoare și internetului global a condus, la rândul său, la îmbunătățirea sistemului de suport informațional pentru managementul întreprinderii. În cele din urmă, rolul informației în management organizațional compania este în continuă creștere, ceea ce este asociat cu schimbări de natură socio-economică, apariția celor mai recente realizări în domeniul tehnologiei și tehnologiei, precum și cu rezultatele cercetării științifice. Revoluția științifică și tehnologică a prezentat informația drept cel mai important factor în procesul de producție. Procesul informațional este necesar ca o condiție indispensabilă pentru funcționarea tehnologiei moderne, ca mijloc de îmbunătățire a calității forței de muncă, ca o condiție prealabilă pentru organizarea cu succes a procesului de producție în sine.
Suportul informațional este un ansamblu de procese de colectare, prelucrare, stocare, analiza și emitere a informațiilor necesare susținerii activităților de management și proceselor tehnologice. Presupune prelucrarea analitică prealabilă a documentelor, ansamblurilor acestora, cu emiterea ulterioară nu atât a documentelor în sine, cât a informațiilor conținute în acestea.
Serviciile de informare sunt o componentă necesară a suportului informațional, al cărui rezultat final este emiterea de documente sau adrese.
Termenul principal în sistemul de suport informațional este conceptul de informație. Există multe abordări pentru definirea conceptului de informație. Cu toate acestea, cea mai potrivită definiție este următoarea: informație (din cuvântul latin informație - explicație, conștientizare, prezentare) este o modificare a volumului și structurii cunoștințelor despre o anumită materie (obiecte, fapte, evenimente, fenomene, procese) a sistemului perceptiv (persoana, structura organizatorica) indiferent de forma si metoda de furnizare a cunostintelor.

Fig.1.1. Procesul de transmitere și primire a informațiilor
Întocmit de autor conform

În timpul procesului de management, informațiile sunt schimbate în mod constant (vezi Fig. 1.1). Mai mult, direcția de mișcare a informațiilor poate fi verticală (de la un manager la subalterni sau de la subordonați la un manager) sau orizontală (între șefii de departament și subordonații de același nivel). Pentru a atinge cu succes obiectivele strategice și obiectivele tactice, compania trebuie să urmărească toate sursele posibile de informații care intră în mediul internși asigură utilizarea maximă a acestuia. Acest lucru se poate întâmpla numai dacă toate părțile interesate din cadrul organizației au acces în timp util la sursele de informații relevante. Într-un caz favorabil, analiza și utilizarea informațiilor devine un proces interactiv la care participă atât reprezentanți ai conducerii, cât și angajații de la toate nivelurile de conducere.
Informațiile pe care o companie le folosește în procesul său decizional pot fi reprezentate ca un flux de patru elemente principale (vezi Figura 1.2).

Fig.1.2. Influenţa informaţiei asupra etapelor dezvoltării unei strategii competitive
Întocmit de autor conform

Informațiile din surse externe intră în organizație atunci când se analizează mediul extern și piața țintă. Evaluează influența exercitată asupra unei firme de forțele comerciale (concurenți), politice, sociale, economice și de reglementare (guvernamentale). În același timp, odată ce intră în mediul intern al unei companii, informația poate fie să circule liber, fie să aibă o circulație limitată, fie chiar să devină secretă. În cele din urmă, poate fi ignorat ca fiind „irelevant”. În paralel cu aceasta, în cadrul companiei circulă fluxuri de informații, influențând formarea de avantaje competitive. Ele decurg din analiza costurilor și profiturilor funcționale, precum și din analiza capacităților tehnologice ale organizației. Informatiile referitoare la procesul de dezvoltare a avantajelor competitive ne permit sa obtinem o imagine obiectiva a pozitiei relative competitive a organizatiei pe piata.
Principalele cerințe pentru organizarea suportului informațional sunt următoarele:
1. sistematic – satisfacerea nevoilor de informare care apar în rândul specialiștilor în cursul activităților lor, indiferent de sfera de aplicare a acesteia; furnizarea sistematică de informații în toate etapele cercetării și a altor activități; complexitatea tipurilor de suport informațional, ținând cont de natura activității consumatorului;
2. completitudine – numărul optim de documente informative necesare consumatorilor pentru a-și îndeplini în mod eficient sarcinile;
3. diferențiere – furnizarea fiecărui consumator de informații care să faciliteze rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite, ținând cont de un set de condiții obiective (resurse de timp de lucru, baza materială și tehnică, importanța muncii prestate) și de caracteristicile individuale ale acestuia;
4. promptitudine - momentul furnizării informațiilor coincide cu efectuarea de către consumator a lucrării pentru care sunt destinate aceste informații.
Eficacitatea deciziilor de management este influențată de mulți indicatori:
- calitatea, fiabilitatea si eficienta obtinerii informatiilor;
- cunostintele, experienta, calitatile personale ale unui lider;
- componenţa de calificare a subordonaţilor;
- situatia pietei.
Astfel, colectarea, stocarea, regăsirea, prelucrarea, transformarea, diseminarea și utilizarea informațiilor în diverse domenii de activitate devin cruciale pentru succesul în lupta competitivă.
1.2. Sisteme de management al informației descentralizate și centralizate

În companiile mici, cu intensitate scăzută a fluxului de documente (nu mai mult de 20 de documente pe zi), funcțiile de suport informațional sunt de obicei descentralizate. Aceasta înseamnă că unitățile sunt în mare parte autosuficiente. Componenta centralizată a acestei funcții se rezumă la activitățile de distribuție ale secretarei la transmiterea e-mailurilor primite și la expedierea, precum și conectarea angajaților cu abonații externi și interni.
Tradiția autosuficienței informaționale nu este împovărată cu tehnologii complexe și nu deturnează resurse suplimentare de personal. Avantajul său este accesul operațional direct al utilizatorilor la sursele de informații care le aparțin în funcție de țintă și caracteristicile funcționale. În această stare de lucruri, fiecare departament de renume își creează propria arhivă care îndeplinește cerințele acestui serviciu particular. Cu toate acestea, cu un flux mare de documente și un personal de birou de peste 30 de persoane, dezavantajele unui sistem de management al informațiilor descentralizat devin mai vizibile decât avantajele acestuia.
În primul rând, o parte semnificativă a datelor adecvate utilizării multifuncționale devine dificil de accesat din cauza metodei de stocare descentralizată (în arhivele departamentelor de specialitate). De exemplu, informațiile privind executarea contractelor și costurile executării acestora sunt necesare simultan de către departamentele de contabilitate, financiar, planificare, marketing și economic. Prin urmare, este necesar să se stabilească accesul simultan la sursele de date pentru diferiți specialiști. Într-un sistem descentralizat, acest lucru duce la multiple solicitări reciproce legate de căutarea, pregătirea și transferul de informații către subcontractanți, ceea ce, desigur, distrage atenția angajaților de la îndeplinirea principalelor sarcini de serviciu. În același timp, monitorizarea și înregistrarea mișcării documentelor este extrem de dificilă și adesea complet absentă.
În al doilea rând, departamentele care au monopolizat anumite surse de informare formează baze de date ținând cont doar de nevoile proprii, strict departamentale. Formatele bazelor de date create în diferite departamente, de regulă, nu se potrivesc. Ca urmare, se petrece mult timp pentru reformatarea, adăugarea sau corectarea informațiilor în timpul utilizării repetate sau paralele. Adesea aceeași informație este transferată mecanic (sau chiar retipărită) de la un tabel la altul, formatată diferit.
În al treilea rând, într-o serie de cazuri, din cauza contradicțiilor interpersonale și interdepartamentale, informațiile sunt pur și simplu ascunse.
În al patrulea rând, incomparabilitatea formatelor reduce posibilitatea de a utiliza și extrage date și cunoștințe noi pentru a menține funcționarea și dezvoltarea ulterioară a companiei.
În al cincilea rând, descentralizarea în managementul organizației complexe IT contribuie la dezvoltarea multor software incompatibil de prelucrare a datelor. Și cu cât sunt mai multe, cu atât mai multe obstacole sunt în calea unui management eficient.
În al șaselea rând, funcția de menținere și dezvoltare a tehnologiei informației, care stă la baza infrastructurii de management, într-un sistem descentralizat nu are un coordonator responsabil și se dezvoltă spontan: în cel mai bun caz, sub influența departamentului IT, în cel mai rău caz, șefi proactivi. a departamentelor non-core care monopolizează sursele individuale de resurse informaţionale .
În companiile mari, unde sunt procesate până la 100 sau mai multe documente pe zi, relația este „toată lumea cu toată lumea” în schimbul de informațiiîncurcă serios situația. Responsabilitatea unui anumit angajat pentru rezultatul final este redusă munca de informare: documentele sunt pierdute, sarcinile sunt întârziate, datele sunt distorsionate, iar numărul de situații cu probleme și conflicte crește. În primul rând, este vorba despre documente care inițiază un lanț de lucru și generează noi documente. Pentru a elimina aceste probleme, companiile creează divizii speciale, secretariate, birouri, departamente organizaționale și arhive. Cu toate acestea, fără a integra noi unități în sistem comun managementul companiei și, cel mai important, fără a combina fluxurile de informații directive și de susținere funcțional, nu va fi posibilă atenuarea gravității problemei.
În locul acțiunilor necoordonate ale surselor locale și ale consumatorilor de informații, discrepanțe în formatele și structurile bazelor de date de documente utilizate de diferiți angajați, absența unei baze de date unice și a unui coordonator comun al activităților informaționale, o tehnologie pentru gestionarea centralizată a informațiilor bazată pe coordonarea companiei. și se propune un centru de informare (CIC). Acest centru este principalul element de control, reglementare și organizare al subsistemului de management operațional, conectând și direcționând fluxurile de informații, forța de muncă, resursele materiale și financiare pentru a obține rezultatele planificate.
Sistemul de suport informațional este indisolubil legat de funcția de coordonare și cuprinde următoarele domenii principale: examinarea mediilor informaționale, înregistrarea, rutarea, achiziția, livrarea, arhivarea.

1.3. Organizarea activității departamentului de suport informațional al companiei

Resursele informaționale de management reprezintă unele informații, date, concepute astfel încât să asigure ușurința în luarea deciziilor în zona activităților țintă.
După cum susțin renumiți savanți norvegieni Kjell A. Nordström și Jonas Ridderstrale, „Problema majorității organizațiilor nu este că știu puțin, ci că nu știu ce știu.” Cunoștințele sunt împrăștiate în întreaga organizație și nimeni nu știe cât de mult există, cum și unde se mișcă, unde sunt stocate și care este potențialul intelectual real al companiei.
Managerii dau până la 60% din instrucțiuni și comenzi oral, fără a lăsa urme pe mediile de informare. Ca urmare, respectarea acestor instrucțiuni este slab monitorizată; sunt slab coordonate cu alte activități și nu sunt întotdeauna furnizate cu materialele informative necesare, deoarece nu se încadrează în lanțul tehnologic standard de înregistrare și deservire.
Informațiile nedocumentate care îndeplinesc funcții de serviciu nu sunt, de asemenea, adaptate tehnologic la formatul documentelor și la mijloacele de prelucrare a acestora și, prin urmare, nu pot fi luate în considerare, analizate și controlate integral sau parțial în cadrul procedurilor formale. Datorită faptului că informațiile nedocumentate, de regulă, conțin o cantitate mare de zgomot informațional și nu au un statut oficial (neinstituționalizate de standarde tehnologice, instrucțiuni și alte documente de reglementare), utilizarea acesteia duce la pierderi suplimentare de timp, erori. sau chiar interferența în muncă.
Informațiile relevante furnizate executantului în timp util reprezintă una dintre principalele condiții pentru îndeplinirea cu succes a funcțiilor și realizarea efectivă a obiectivelor stabilite. Cea mai importantă condiție pentru eficiență și competitivitate este viteza de găsire, utilizare și transformare a informațiilor inițiale în decizii și acțiuni care vizează schimbarea calității sau cantității produselor și/sau serviciilor de pe piața țintă. Tendințele de creștere a organizațiilor și extinderea specializării sunt un semnal pentru transformarea funcțiilor de suport informațional într-o ramură de activitate specializată integrată proceselor de management.
Într-o companie mare, de exemplu, este inacceptabil ca un avocat să fie distras prin colectarea de tot felul de informații și certificate, ceea ce întârzie procesul de pregătire a unui contract și poate duce la pierderea unui client. Munca juridică ar fi mai productivă dacă un serviciu special ar colecta informațiile necesare la cererea avocaților.
Este deosebit de important să lucrați cu informații directive, care stabilesc direcția schimbărilor în sistemul organizațional al companiei și în procesele acesteia. Informațiile directive pot fi prezentate prin instrucțiuni orale, ordine și instrucțiuni scrise, rezoluții privind documente, protocoale, planuri, programe etc. Unele documente combină proprietăți ale diferitelor tipuri de informații. Astfel, o scrisoare introductivă poate conține informații despre noile reguli de prelucrare a documentelor vamale pentru departamentul de logistică și o rezoluție director general către serviciul juridic privind modificările aduse documentelor de reglementare interne. Prin urmare, pe de o parte, copiile documentului trebuie trimise către departamentele relevante, iar pe de altă parte, trebuie monitorizată implementarea rezoluției directorului general. Astfel, un document inițiază mișcarea informațiilor în mai multe direcții, fiecare dintre acestea trebuie luată în considerare în cadrul funcțiilor de planificare și monitorizare a furnizării informațiilor, precum și a executării directivelor cuprinse în acesta. Evident, o astfel de comandă necesită o organizare adecvată a structurilor și proceselor.
În companiile mari se creează noi departamente și posturi pentru a lucra cu documente, informații și suport tehnic. Cu toate acestea, integrarea funcțiilor de suport informațional în sistemul de management al unei companii nu este întotdeauna eficientă. Din acest motiv, o creștere mecanică a numărului de personal și departamente nu produce un rezultat pozitiv tangibil.
Procesul de lucru începe din momentul în care purtătorul de informații sau mesajul oral este primit. Dacă mesajul este standard (acest lucru este determinat în timpul procesului de identificare a documentului), acesta este trimis imediat spre înregistrare. În acest caz, informațiile orale sunt supuse unei proceduri de documentare. Apoi se efectuează următoarele:
- înregistrarea în baza de date (efectuarea de înscrieri și coduri care caracterizează documentul și informațiile);
- traseul (stabilirea etapelor si a responsabililor pentru ordinea de lucru cu documentul, in conformitate cu standardele in vigoare);
- coordonarea procedurilor de lucru în conformitate cu planul departamentului de management operațional și cu situația actuală;
- controlul mișcării documentelor;
- întocmirea de rapoarte periodice și unice privind rezultatele managementului documentelor.
Documentul non-standard este transferat unui expert-analist specializat, care efectuează următoarele proceduri cu acesta:
- separă conținutul de zgomotul informațional;
- efectuează analize semantice și atribuie coduri semantice documentului;
- identifică potențiali utilizatori;
- se ridică la plan brut work, adică un program pentru utilizarea informațiilor conținute în document; coordonează planul cu factorii de decizie;
- transmite un document codificat pentru înregistrare și utilizare ulterioară.
În plus, expertul efectuează o căutare inteligentă a datelor în baza de cunoștințe a companiei și în surse externe informații și, de asemenea, întocmește rapoarte pe baza solicitărilor utilizatorilor, inclusiv compilarea de cataloage tematice și sistematice pentru căutarea informațiilor în baza de cunoștințe a companiei.
După înregistrare, documentul este plasat într-o arhivă temporară sau permanentă. Se creează o arhivă temporară pentru documentele pentru care planul de lucru nu a fost stabilit definitiv. Copiile documentelor din arhiva temporară sunt mutate către destinatar conform planului de rutare și execuție. Expeditorii efectuează copierea, reproducerea și livrarea documentelor către destinatar. Documente interne iar proiectele acestora supuse aprobării sau utilizării sunt înregistrate la fel ca și cele externe. La finalizarea lucrărilor, documentele sunt transferate în arhivă pentru depozitare sau distrugere.
Nivelul de personal al departamentului de suport informațional este determinat de volumul de muncă, care, la rândul său, depinde de tehnologia de procesare și de intensitatea fluxului de documente.

CAPITOLUL 2. CARACTERISTICI ALE CARACTERISTICILOR SUPPORTULUI INFORMATIV AL ORGANIZATIILOR PRIN EXEMPLU FIRMEI DE VOLAI "ENERGO - TOUR"

2.1.Rolul tehnologiei informaţiei în managementul unei agenţii de turism

Turismul este unul dintre cele mai mari, mai profitabile și mai dinamice sectoare ale economiei mondiale. Multe țări, în ciuda potențialului lor de agrement enorm, încă nu sunt incluse în lanțurile turistice internaționale permanente. Unul dintre motivele acestei contradicții este lipsa de informații fiabile și de încredere despre starea pieței și a serviciilor bazate pe toate capacitățile oferite de mijloacele moderne de comunicare. Astăzi, procesul de formare și trimitere a grupurilor de turiști în străinătate și, dimpotrivă, fără utilizarea tehnologiei informației nu este suficient de eficient Caracteristicile implementării unui produs turistic nu ne permit să vorbim despre o piață cu drepturi depline fără un suport informațional adecvat. .
Industria turismului este unul dintre cei mai mari consumatori de tehnologie de telecomunicații și are unul dintre cele mai înalte niveluri de tehnologie informatică din lumea afacerilor. O parte din aceasta provine din natura informațiilor care sunt utilizate în industria călătoriilor. În primul rând, aceste informații sunt foarte sensibile la timp, deoarece diverse date - evenimente, programe etc. - se schimbă foarte des. În al doilea rând, informațiile despre produsele turistice ar trebui să fie disponibile în timp util de la diverse puncte glob. În al treilea rând, produs turistic consta din cantitate mare componente - transport, cazare, divertisment - care necesită și livrarea rapidă a informațiilor pentru a coordona livrarea lor satisfăcătoare.
Producătorii de servicii turistice operează într-o structură gestionată bine definită, formată din organizații guvernamentale și comerciale, asociații comerciale (de exemplu, hoteluri, transportul aerian, agenți de turism etc.). Producătorii de servicii turistice sunt clasificați în categorii foarte specifice de furnizori (companii aeriene, hoteluri, închirieri auto, servicii într-o destinație turistică), companii angro (operatori de turism) și companii de retail (agenți de turism).
Cea mai importantă caracteristică a turismului este că relația dintre producători și furnizori se realizează nu prin mărfuri, ci prin fluxuri de informații. Sistemul informatic utilizat în turism constă dintr-un sistem informatic de rezervare, un sistem de teleconferință, sisteme video, calculatoare, sisteme informatice de management, sisteme informatice electronice pentru companiile aeriene de transfer electronic de bani, rețele de telefonie, comunicații mobile etc. De menționat că acest sistem de tehnologii nu este implementat de agenții de turism, hoteluri sau companii aeriene în mod individual, ci de către toate. În plus, utilizarea sistemelor de tehnologie a informației de către fiecare segment de turism are implicații pentru toate celelalte părți. De exemplu, sistemele interne de management al hotelului pot fi conectate la computer rețele globale, care la rândul lor oferă baza comunicării cu sistemele de rezervare hotelieră, care, în sens invers, pot fi accesate de agențiile de turism prin intermediul computerelor lor.
Un produs turistic este un complex de diverse servicii pentru un călător, iar o companie de turism? implementatorul este doar o verigă dintr-un mare lanț de parteneri în organizarea turului. Viteza de informare și comunicarea operațională dintre ele sunt de o importanță capitală, prin urmare tehnologia informației joacă un rol imens în turism. Sistemele de rezervare a biletelor de avion au început să apară la sfârșitul anilor 50 ai secolului XX. Implementarea pe scară largă a început la începutul anilor '90 tehnologii electroniceîn industria hotelieră și puțin mai târziu - în companiile de turism.
Sunt sistemele computerizate de rezervare utilizate în mod activ de către agențiile de turism regionale? Este imposibil să ne imaginăm planificarea și gestionarea zilnică a operațiunilor fără ele.
Astfel, aproximativ 90% dintre agențiile de turism din SUA și Marea Britanie sunt conectate la sisteme informatice, deoarece sistemele de rezervare oferă nu numai servicii aeriene, ci și înnoptări în hoteluri, închirieri de mașini, călătorii de croazieră, informații despre locația șederii, schimburi. tarife, rapoarte meteo, serviciu de autobuz și comunicații feroviare. Astfel de sisteme vă permit să rezervați toate segmentele majore ale unui tur - de la camere de hotel și călătorii cu avionul până la bilete de teatru și polițe de asigurare.
Cu o singură conexiune prin modem la servere care au baza de date corespunzătoare, agentii de turism accesează informații despre disponibilitatea posibilelor servicii, costuri, calitate, orele de sosire și de plecare pentru o gamă diversă de servicii de călătorie de la furnizorii lor. Mai mult, agențiile de turism pot contacta aceste baze de date pentru a-și efectua și confirma rezervările. Funcționarea și eficacitatea acestor sisteme necesită ca furnizorii de servicii de turism să fi dobândit cel puțin un nivel minim de tehnologie (de exemplu, abilități de calculator personal și abilități de rețea a agențiilor de turism) pentru a avea acces și a fi reprezentați în astfel de sisteme.
Cele mai mari sisteme computerizate de rezervare de pe piața internațională a turismului sunt Amadeus, Galileo și Worldspan. Astăzi există aproximativ 1.500 de terminale Amadeus care operează în Rusia. Volumul mediu de rezervări este de aproximativ 100 de mii de segmente pe lună.
Majoritatea companiilor de turism sunt deja echipate cu computere care funcționează de obicei offline. Atunci când se construiește treptat o rețea regională unificată de informații în turism, unul dintre pașii intermediari poate fi implementarea comunicării modem între diverșii participanți la proiect.
Sistemul informatic trebuie sa stocheze datele furnizorului pentru fiecare serviciu achizitionat. Prețurile de vânzare și prețurile furnizorilor trebuie calculate automat de către sistem pe baza diferitelor reguli stabilite. În cazul în care un anumit serviciu nu este disponibil prin intermediul operatorului de turism și al sistemului său de informații, consumatorul ar trebui să poată utiliza alte metode de cumpărare, de ex. Comunicarea on-line este necesară direct cu sistemul intern al furnizorului de servicii sau cu un sistem informatic de rezervare.
Rețelele electronice sunt un canal important de transmitere a informațiilor, care este folosit de tot mai multe organizații. Cu toate acestea, întreprinderile din turism sunt încă departe de a utiliza pe deplin toate oportunitățile pe care le oferă rețeaua electronică.
Utilizarea rețelelor electronice poate aduce consumatorul mai aproape de ofertă prin furnizarea unui canal de informare rapid, ieftin, organizat, bidirecțional, direct și independent.
Multe companii au avansat la informatizarea operațiunilor tehnologice și folosesc produse software specializate pentru agențiile de turism. Astfel de programe sunt necesare pentru organizarea și desfășurarea lucrului cu clienții și partenerii companiei, precum și pentru obținerea de date statistice și analitice privind activitățile unei companii de turism.

2.2. Caracteristicile nevoilor de informare ale angajaților agențiilor de turism
Baza industriei turismului este alcătuită din companii, touroperatori și agenți de turism care desfășoară excursii turistice, vânzându-le sub formă de vouchere și tururi; furnizarea de servicii de cazare și alimentație pentru turiști, deplasarea acestora în țară, precum și organisme de management, informare și publicitate pentru cercetarea în turism și pregătirea personalului pentru acesta. Alte industrii lucrează și pentru turism, pentru care deservirea turiștilor nu este principala activitate (întreprinderi culturale, comerț).
Turism? activitate bogată în informații. Există puține alte industrii în care colectarea, prelucrarea, aplicarea și comunicarea informațiilor sunt la fel de esențiale pentru funcționarea zilnică precum industria turismului. Un serviciu de turism nu poate fi afișat și considerat la punctul de vânzare, cum ar fi bunurile de larg consum sau industriale. De obicei este achiziționat în avans și departe de locul de consum. Astfel, piața turismului depinde aproape în totalitate de imagini, descrieri, comunicări și transfer de informații.
Structura industriei turismului este foarte asemănătoare cu organizarea oricărei alte sfere economice de activitate. Agent de turism? o persoană fizică sau juridică care acționează ca intermediar în vânzarea de tururi generate de un operator de turism. Tour operator? o organizație turistică care organizează tururi. Cu toate acestea, punctul de legătură care îi ține pe diverși producători din industria turismului este informația. Fluxurile de informații, și nu bunurile, sunt cele care asigură legăturile între producătorii de servicii turistice. Ele vin nu numai sub formă de fluxuri de date, ci și sub formă de servicii și plăți.
Particularitățile nevoilor de informații ale angajaților agențiilor de turism constă, în primul rând, în primirea la timp a informațiilor necesare muncii. Serviciile, de exemplu (hotel peste noapte; închiriere de mașini) nu sunt trimise agenților de turism care, la rândul lor, nu le depozitează până când nu sunt vândute consumatorilor. Sunt transmise și utilizate informații despre disponibilitatea, costul și calitatea acestor servicii. În același mod, plățile reale nu sunt transferate de la agenții de turism către furnizorii de turism, ci comisioane? de la furnizorii de turism la agenții de turism. De fapt, informațiile despre plăți și încasări sunt traduse. Astfel, oportunitatea obținerii informațiilor este factor important satisfacerea nevoilor angajaților companiei de turism.
etc.............

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Caracteristici generale informații, tipurile și cerințele acesteia. Esența sarcinilor moderne și urgente de îmbunătățire a suportului informațional pentru management. Suport informațional pentru managementul personalului ca problemă de management, principalele sale tipuri.

rezumat, adăugat 07.12.2010


Conceptul de suport informaţional management strategic organizare. Formarea unei baze de informații pentru luarea deciziilor strategice. Analiza suport informațional pentru managementul strategic al Vizavi2000 LLC. Tipuri de documentație.

lucrare curs, adaugat 27.08.2012


Activități de management și suport informațional pentru management. Suport de documentare munca managerului. Organizarea activitatilor de secretariat. Software activitati de management. Sisteme de gestionare a bazelor de date.

lucru curs, adăugat 02/05/2011


Fundamentele „tehnologiei informației” în activități întreprinderile de turism. Utilizarea Internetului în afacerile turistice. Analiza utilizării tehnologiilor de management al informației folosind exemplul Aviaexpress-Service LLC. Pachetul software„SAMO-Agent de călătorie”.

teză, adăugată 21.03.2012


Conceptul de informare și mijloace tehnice de conducere a activităților unei întreprinderi. Metodologii moderne pentru descrierea proceselor de afaceri. Analiza suportului informațional de management al rețelei magazine cu amănuntul KinderLand LLC, modalități de a-l îmbunătăți.

teză, adăugată 25.12.2010


Aspecte teoretice suport informațional pentru gestionarea activităților unei întreprinderi, conceptul și esența informațiilor de management. Efectuarea unei analize a suportului informațiilor de management întreprindere specificăși sugestii pentru îmbunătățirea acestuia.

teză, adăugată 26.09.2010


Esența, semnificația, caracteristicile și tehnologia organizării suportului informațional pentru managementul întreprinderii. Sisteme informatice automatizate și rolul lor în management. Analiză fluxurile de informațiiși sisteme de flux de documente în întreprindere.

lucrare curs, adăugată 11.06.2014