Scrisoare către o persoană. Exemplu de scrisoare de la o persoană fizică către o persoană juridică. Destinatar - mai multe organizații sau divizii structurale

GOST 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții” a consolidat semnificațiile de bază ale conceptelor pe care le vom folosi în continuare:

• destinaţie- detalii care contin informatii despre destinatarul documentului;
• detaliile documentului– element de proiectare a documentului.

În plus, trebuie să acordați atenție noului termen atribut, care este utilizat în mod activ atunci când se lucrează cu documentație științifică și tehnică electronică și este considerat ca obligatoriu componentă recuzită document. Regulile de proiectare a cerinței „destinatarului”, stabilite de GOST R 6.30-2003, prevăd diferite opțiuni pentru proiectarea acestuia - principalele atribute ale cerinței „destinatarului” sunt formalizate sau nu sunt formalizate în moduri diferite.

Și în sfârșit, termenul destinaţie trebuie distinsă de conceptul învechit destinatar, care este totuși menționat în anexa la Regulile pentru munca de birou în organismele federale ramura executiva(aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477) în sensul autor, adică expeditorul documentului(și mai presus de toate scrisori).

Întrucât corespondența ocupă de obicei mai mult de 80% din fluxul de documente al organizațiilor, vom lua în considerare regulile de înregistrare a detaliilor „destinatarului”, folosind exemplul scrisorilor oficiale oficiale care sunt întocmite în formular de hârtieși sunt trimise destinatarului în principal prin poștă.

În procesul de efectuare a corespondenței, managerii, angajații și serviciul de gestionare a evidențelor organizației ar trebui să ia în considerare următorii factori:

• tehnologic, ceea ce înseamnă că organizația își va trimite scrisoarea prin oficii poștale sau folosind serviciile companiilor care livrează corespondență. Aceste companii și Russian Post acționează ca terți independenți în timpul procesului de livrare. Atunci când compuneți o scrisoare, trebuie să țineți cont de modul în care va fi trimisă, ambalată, că ordinea și succesiunea de înregistrare a atributelor adresei poștale sunt stabilite prin Regulile de furnizare a serviciilor poștale, care sunt aprobate prin rezoluții. ale Guvernului Federației Ruse și sunt actualizate periodic;
• manageriale, pentru că Scrisoarea poate conține:
  • specific decizie de management, propunere, raport sau reclamație - poate fi adresată unei organizații superioare sau unui partener egal, client;
  • ordin obligatoriu sau normativ act juridic, care este transmisă organizațiilor din subordine pentru execuție sau informare.
    Adică, scopul creării și conținutul documentului, locul organizației autorului în sistemul de management și relația cu destinatarul scrisorii influențează designul cerinței „destinatarului”. În plus, scrisoarea trebuie trimisă la punctul (organizație, funcționar, specialist, unitate structurală) unde există autoritatea de a rezolva problema expusă în document, în final și pe fond. Dacă aveți mai multe întrebări/sugestii pentru o anumită organizație care nu au legătură între ele și a căror soluție este de competența diferitelor persoane, atunci este mai bine să scrieți o scrisoare separată fiecărui „destinatar final”. Și dacă nu știi cine va fi desemnat să lucreze la întrebările tale, le poți pune într-o scrisoare adresată director general sau adresați-o în general organizației;
• factor de etichetă– necesitatea respectării regulilor de politețe acceptate, ținând cont de situația specifică comunicare de afaceri, statutul și funcția destinatarului (juridică sau persoană fizică, organizație superioară sau subordonată, scrisoarea este trimisă pentru prima dată sau unui corespondent permanent etc.).

Formular scrisoare de organizare

Pentru a efectua corespondența, aproape fiecare organizație își dezvoltă și aprobă propriul formular de scrisoare. Compoziția detaliilor sale și exemple de design pot fi găsite:

• în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor” (Figurile B.2 - B.4) și
• Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate. prin ordinul lui Rosarkhiv din 23 decembrie 2009 nr. 76 (clauza 3.3.1 cu anexe).
  Organizațiile acordă o mare atenție dezvoltării unui formular de scrisoare și chiar îl includ într-o carte de stil „corporativă”, ceea ce este absolut corect, deoarece el este "fața" persoană juridică, formează imaginea autorului scrisorii și impresia acestuia. Dar nu este vorba doar de calitatea hârtiei și de culorile vopselei folosite pentru a face forma. Formularul indică numele complet și prescurtat al organizației, forma organizatorică și juridică și subordonarea. Cel mai important lucru este să urmărești design corect informații despre autor care sunt indicate pe acesta, enumerând toate modalitățile de a contacta autorul. În mediu extern aceasta transmite semne de stabilitate, disponibilitate de contact, deschidere și „bună-voință” a organizației.

Locația detaliilor din formular poate fi:

• longitudinal(ca în exemplul 1) sau
• colţ:
  • centrat(ca în Exemplul 2) sau
  • pavilion(atributele sunt situate în aceeași zonă laterală, dar textul fiecărei linii începe de la marginea din stânga).

Formele longitudinale și de colț au o locație diferită pentru atributul „destinatar” este indicat printr-o umplere portocalie (comparați exemplele 1 și 2).

Atributele atributului „destinatar”.

Mai mult, răspunsul la întrebarea „Unde?”, adică. design de atribute" adresa postala„, consideră GOST opțional. Dacă se încadrează, atunci elementele sale se înscriu în ordinea prevăzută de Regulile de prestare a serviciilor poștale (asta se stabilește Recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, Anexa nr. 11). Indicarea adresei poștale pe scrisoare devine convenabilă atunci când utilizați un plic cu fereastră, în care vor fi vizibile toate datele despre destinatar (cui și unde trebuie să fie livrată scrisoarea), atunci aceste informații nu trebuie să fie duplicat pe plic manual sau prin lipirea unei „etichete”. Cu volume mari de corespondență, această abordare economisește semnificativ timp și bani.

Dacă scrisoarea este adresată agentie guvernamentala, organism administrația locală, corp suprem autoritate, organizație superioară, atunci atributul „adresă poștală” încă nu este emis (este indicat doar pe plic). Vezi exemplele 3 și 4.

Dacă scrisoarea este trimisă primului șeful acestei „organizații superioare”, atunci numele organizației este inclus în funcție, vezi Exemplele 5 și 6. Atât funcția, cât și numele complet sunt scrise în cazul dativ.

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

Restrângeți afișarea

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Dacă scrisoarea adresată unei terțe părți egale sau organizației din downline, atunci „destinatarul” scrisorii poate include o adresă poștală, care este cel mai bine separată de numele organizației prin spațiere de 1,5-2 rânduri și începe cu o literă mică, așa cum este prescris de GOST R 6.30-2003 (de exemplu, „ strada” sau „pr.

Exemplul 7

Restrângeți afișarea

Dacă scrisoarea este adresată către manager organizație, atunci postul include numele complet al organizației, indicând forma organizatorică și juridică:

Exemplul 8

Restrângeți afișarea

Dacă scrisoarea este adresată șefului unei organizații cu care nu se comunică pentru prima dată, atunci este mai bine să nu indicați adresa poștală.

Dacă scrisoarea este adresată director adjunct sau alt funcționar (și nu primul manager), atunci opțiunile sunt permise (cu sau fără adăugarea unei adrese poștale) și ar trebui să fiți atenți la cazuri și spațiere între rânduri. Adresarea unui funcționar se face întotdeauna în cazul dativ; dacă numele organizației este separat de funcția sa, atunci se scrie în cazul nominativ:

Exemplul 9

Restrângeți afișarea

Exemplul 10

Restrângeți afișarea

Dacă scrisoarea este adresată unitate structurală a organizației, apoi în detaliile „destinatarului”, indicați mai întâi numele organizației (permis abrevieri stabilite), și numai atunci - această unitate structurală în cazul nominativ.

Este recomandabil să faceți spațiere între linii în exemplele 7, 10 și 11 pentru a separa atributele atributului „destinatar” pentru a accelera percepția și izolarea informațiilor de către destinatar, dar aceasta nu este o cerință strictă.

Exemplul 11

Restrângeți afișarea

Exemplul 12

Restrângeți afișarea

Dacă scrisoarea este adresată șefului unei unități structurale, atunci numele organizației (în cazul nominativ) este inclus în atributul „destinatar”, iar numele unității este inclus în numele complet al postului din cazul dativ:

Exemplul 13

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 stabilește o metodă de proiectare generalizată a destinatarilor la trimiterea de scrisori către mai multe organizații omogene sau mai multe diviziuni structurale o singură organizație. Această metodă oferă:

• pe scrisoarea propriu-zisă, desenul numelui generalizat al destinatarilor;
• compilarea suplimentară a unei liste separate pentru scrisorile de trimitere, care include numele și adresele poștale specifice ale acestora.

Exemplul 14

Restrângeți afișarea

Exemplul 15

Restrângeți afișarea

Consultați articolul „Crearea plicurilor în MS Word” pentru a afla cum să vă personalizați adresa expeditorului, să creați rapid multe plicuri conform unui șablon și a unei liste de corespondență date, să le decorați cu un fundal sau un design (idei pentru decorarea unui plic pentru 23 februarie și martie). 8 sunt sugerate

Listă de corespondență sau Listă de corespondență este generat de executorul scrisorii pe baza clasificatorului organizațiilor și adreselor acestora, care se acumulează de obicei în serviciul de management al biroului ca urmare a operațiunilor de înregistrare a documentelor (în EDMS sau în tabelele Word, Excel). Pe fiecare plic în care este sigilată fiecare copie a scrisorii, sunt indicate numele și adresa specifică a organizației în conformitate cu lista de corespondență. Pe baza acestei liste, imprimarea informațiilor pe plicuri poate fi configurată automat chiar și prin Word.

Este necesar să rețineți că această metodă este de obicei folosită de o organizație superioară atunci când trimite scrisori către organele sale subordonate.

Cu toate acestea dacă nu există mai mult de 4 destinatari ai unei scrisori, atunci toți destinatarii sunt înregistrați pe documentul în sine, apoi puteți face fără o listă de corespondență (cuvântul „Copiare” nu apare înaintea celui de-al 2-lea, al 3-lea și al 4-lea destinatari). Această limitare a numărului de destinatari într-o singură scrisoare este stabilită de GOST R 6.30-2003 și de bunul simț. În acest caz, adresarea este întocmită în colțul din dreapta sus ca o listă a detaliilor „destinatarului” pentru fiecare organism/organizație, dar toate copiile unei astfel de scrisori sunt semnate ca originale, iar fiecare copie este sigilată într-un plic separat. pe care se emite adresa poştală specifică corespunzătoare.

Această metodă de adresare este convenabilă de utilizat atunci când trebuie să notificați despre încălcări sau evenimente semnificative, în primul rând autorităților de supraveghere și de reglementare de nivel superior. În acest fel, toți destinatarii vor vedea cui a fost trimisă această scrisoare.

Exemplul 16

Restrângeți afișarea

Dacă o scrisoare cu același conținut (o scrisoare de ofertă, de exemplu) trebuie trimisă mai multor organizații „independente”, atunci este mai bine să emiti fiecare scrisoare în statutul unui original, de exemplu. Pe fiecare, indicați un destinatar individual. Cu toate acestea, numerele de înregistrare pentru aceste litere vor fi diferite.

Înregistrarea detaliilor „destinatarului” la menținere corespondența cu indivizii are propriile sale caracteristici. Primul atribut este numele de familie în cazul dativ, apoi inițialele și apoi adresa poștală:

Exemplul 17

Restrângeți afișarea

Atunci când adresați o scrisoare unui funcționar care indică funcția sa, inițialele sunt scrise înainte numele de familie (vezi exemplele 9, 10, 13), deoarece identificarea principală a destinatarului este după titlul postului. Când se adresează o scrisoare unei persoane private, sunt indicate inițialele acestuia din spatele nume de familie (Exemplul 17), deoarece identificarea noastră ca cetățeni se realizează în primul rând prin nume. Când se înregistrează un nume de familie și inițiale, acestea sunt separate printr-un spațiu; „I.I. Ivanov”, dar nu „I. I. Ivanov."

Cum să corect corespondență de afaceri abreviați nume duble și patronimice duble ale destinatarului, scrise cu o cratimă, de exemplu, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Vezi răspunsul la întrebarea „Cum să abreviezi numele duble și patronimele duble ale destinatarului, scrise cu cratima, în corespondența de afaceri? »

Pentru a nu face greșeli la adresare, pe site-urile web ale organizațiilor este necesar să aflați adresele poștale exacte, numele complete și titlurile de post ale managerilor și alte informații care vor ajuta la stabilirea cât mai bună a comunicării în prima etapă a percepției documentului. . Puteți încerca să obțineți informații similare de la secretară sau să le culegeți din documentele primite de la această organizație.

Acordați o atenție deosebită utilizării literelor mari și mici în numele organizațiilor și posturilor. Normele limbii ruse sugerează scrierea unei poziții cu literă mică (mici), dar o anumită poziție înaltă poate fi scrisă cu majuscule, dacă este prevăzut astfel acte constitutiveși local reglementărilor organizație destinatară. Acordați atenție acestor subtilități.

Factorul de etichetă

Recurs- o frază convențională de etichetă, o formulă de vorbire care exprimă respect și o atitudine prietenoasă, politicoasă față de destinatar. Este recomandat să o încheiați semn de exclamare, subliniind semnificația atât a întrebării, cât și a apelului la această persoană.

Cel mai des contactat după prenume și patronimic(Exemplu 18), mult mai rar - după poziție(Exemplu 20). A doua opțiune este strict de natură comercială și este utilizată atunci când se adresează unei persoane într-o poziție înaltă. poziție oficialăîn organele de stat și municipale, organizații mari. Chiar mai rar contactează după nume de familie fără inițiale(Exemplul 19) - aceasta subliniază „distanța”, formalitatea relației dintre autor și destinatar, destul de tipică pentru corespondența cu o persoană privată.

Exemplul 18

Adresă după prenume și patronim

Colaps 20

Un alt mod de atitudine deosebit de respectuoasă față de destinatar se manifestă în „cadru de etichetă”: „Dragă...” – „Cu profund respect,”, care se folosește atunci când se adresează unei persoane de rang superior (președinte al consiliului de administrație, șef al unei autorități superioare sau organ de conducere etc.), precum și în cazul emiterii de felicitări, de exemplu, la o aniversare.

Recurs "Scump..." chiar şi în cazul felicitărilor adresate destinatarului, acesta trebuie folosit cu prudenţă, deoarece În relațiile oficiale, trebuie menținută o oarecare distanță managerială.

Recurs "Dragă" este considerat în prezent învechit, redundant - care nu corespunde normelor stilului de afaceri modern al limbii literare ruse.

Reguli speciale recursurile formate treptat atunci când lucrează cu apelurile cetățenilor. Ca răspuns la scrisorile lor « cele mai bune practici» Organismele de stat și administrațiile locale recomandă următoarele formule de vorbire:

Exemplul 22

Restrângeți afișarea

Dar indiferent de problema ridicată în contestația cetățeanului, indiferent de situație (conflict, plângere sau contestație pe o problemă personală, pentru prima dată sau repetată etc.), este totuși o formulă universală pentru adresarea cetățenilor este adresată prin nume și patronim (ca în Exemplul 18).

Organizațiile comerciale, atunci când corespondează cu clienții și iau în considerare reclamațiile acestora, se pot ghida după aceleași recomandări.

În ultimele decenii, a devenit o parte integrantă în orice domeniu de afaceri. Pe lângă întocmirea de contracte, acte și anexe la acestea, specialiștii în documente sunt angajați în întocmirea de contestații și scrisori de diferite tipuri. La nivel legislativ, principiile proiectării lor și modelul general, desigur, nu sunt definite. Într-o astfel de situație, apare întrebarea: „Cum să întocmești corect un document slab din punct de vedere juridic, dar de afaceri?” Răspunsul la aceasta este extrem de simplu și se rezumă la întocmirea unor astfel de lucrări conform standardelor general acceptate în munca de birou.

Astăzi, resursa noastră a decis să ia în considerare principiile scrierii unei scrisori oficiale și caracteristici a acestui document. Informații despre subiectul rezumat și un șablon pentru lucrare în sine pot fi găsite mai jos.

Oficial sau este unul dintre tipurile de documente de bază în domeniul muncii de birou afaceri moderne. Este o modalitate universală de transmitere a informațiilor, implementată în cel mai simplu mod posibil, dar cu respectarea tuturor regulilor și reglementărilor relații de afaceri.

Desigur, informațiile prezentate în scrisorile oficiale nu sunt de natură distractivă. Astfel de lucrări pot fi invitații, parțial publicitare, informaționale și altele, dar în niciun caz distractive.

Există multe diferențe între o scrisoare oficială și una obișnuită. Principalul este scopul. Dacă un document de afaceri are întotdeauna un scop precis pentru trimiterea sau transmiterea către destinatar, atunci litere obișnuite adesea folosit pentru „comunicare de dragul comunicării”. În plus, mesajele de afaceri:

• nu sunt anonime - au întotdeauna informații despre expeditor și destinatar
• scrisă în numele unei anumite persoane sau organizații sau asociații reprezentate de acesta
• (dacă expeditorul are ștampilă)
• compilate conform regulilor general acceptate în munca de birou
• nu poate fi distractiv, așa cum am menționat mai devreme

O diferență opțională, dar și comună între o scrisoare oficială și un mesaj obișnuit este că primul este scris pe antetul companiei. Această abordare oferă adresei cel mai înalt nivel de soliditate și, în general, indică statutul său de afaceri.

Câteva cuvinte despre detaliile și conținutul general al documentului

Scrisorile oficiale sunt emise din diverse motive, drept urmare conținutul variază în mod natural. În ciuda acestui fapt, mesajele de afaceri nu pot fi luate structura generala. Acesta este definit ca adevărat în domeniul muncii de birou, nu este supus disputei și formează cerințele de bază pentru documentele relevante. Detaliile tipice ale unei scrisori oficiale includ:

• numele complet al companiei care trimite sau numele complet al unui anumit cetățean
• informații despre punctul de control, punctul de control și OKUD (pentru organizații)
• adresa și toate contactele posibile ale expeditorului
• informații similare despre destinatar
• esența mesajului
• data compunerii sale
• și tipărire (pentru organizații)

Important! Tip considerat astăzi documente de afaceri este unul dintre puținele care nu necesită titlu. Absența acestuia din urmă nu este nicidecum o greșeală, ci respectarea standardelor de bază ale muncii de birou.

Este recomandabil să emiteți scrisoarea în sine către antet, desigur, dacă expeditorul său este o companie. Pentru agențiile guvernamentale, astfel de formulare au o imagine a stemei, organizatii comerciale- emblema lor.

1. Clar și ușor de înțeles pentru destinatar.
2. Fără a folosi blasfemia, ca să nu mai vorbim de insulte și obscenități.
3. Ingrijit, concis si competent.

În principiu, experții în documente nu fac alte cerințe pentru scrisorile oficiale. Suficient pentru a respecta normele, regulile și continut general document.

Puteți descărca un șablon pentru o scrisoare oficială către organizație de mai jos:

Tipuri de scrisori oficiale

O scrisoare oficială este un grup destul de extins de documente de afaceri. Cele mai utilizate dintre ele includ:

• , care reflectă dorința expeditorului de a face ceva în beneficiul destinatarului
• Scrisori de cerere
• Cereri
• Invitații la eveniment
• Invitații la cooperare
• Hârtii care amintesc destinatarului de ceva
• Oferte comerciale
• Cerințe
• Instrucţiuni
• Scrisori de publicitate și informare

După numele fiecărui tip de scrisoare oficială, puteți înțelege scopul general al acestuia și scopul trimiterii mesajului. După cum arată practica, transferul diferitelor tipuri de solicitări în mediul de afaceri se realizează dintr-o varietate de motive, iar lista tipurilor acestora menționată mai sus este departe de a fi definitivă.

Caracteristici ale proiectării și transmiterii mesajului către destinatar

La sfârșitul articolului de astăzi, să acordăm atenție transferului scrisorilor oficiale către Federația Rusă. În primul rând, trebuie remarcat faptul că principala nuanță a relațiilor de afaceri de succes este o abordare competentă a gestionării acestora. În cazul întocmirii documentelor relevante, vorbim despre acestea:

• curățenia
• respectarea deplină a standardelor de afaceri
• intenție (trimiterea unei scrisori oficiale către cineva sub formă de spam va submina în mod semnificativ autoritatea expeditorului)

În plus, este indicat să abordați compoziția mesajului în mod extrem de responsabil. Textul său trebuie să fie alfabetizat, concis și ușor de înțeles. Utilizarea structurilor verbale complexe și a termenilor nu este de dorit. Tonul general al adresei trebuie menținut în anumite limite. Reținerea este binevenită, dar familiaritatea nu este niciodată.

În ceea ce privește transmiterea scrisorilor de afaceri, expeditorul nu are restricții. Puteți livra un mesaj destinatarului:

• prin Internet în formă electronică
• prin posta
• prin curier sau chiar personal

Transmiterea scrisorilor oficiale este un domeniu vast. Toți expeditorii vor putea alege un mesaj convenabil.

Aceasta încheie cele mai importante prevederi pe tema acestui articol. Sperăm că informațiile prezentate au ajutat toți cititorii să înțeleagă esența scrisorilor oficiale din Federația Rusă și regulile de executare a acestora.

Scrie intrebarea ta in formularul de mai jos

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să se confrunte cu nevoia de a scrie scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Adresa.
• Numerele de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Logo.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim coerente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Eticheta.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie scrise într-un stil oficial de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea limbii pentru relațiile oficiale de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora se redactează scrisori de conducere și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl constituie activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completă(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Exemplu scrisoare de intentieîi va ajuta pe cei care au nevoie să întocmească acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulţumesc. Ele au început să fie folosite mai ales des în ultima perioadă. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun de parteneriat. Ele pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Se întocmește un eșantion din soiul de mulțumire în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu ornament, poate atârna pe perete în camera companiei la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția, și cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate unui manager sau oficial, dar pot fi adresate și unei întregi echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniu de aplicare și aspecte de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

Încheiem seria „Și asta este totul despre el” cu un articol despre declarații. Acesta este un tip specific de document, al cărui conținut, regulile de pregătire și fluxul documentelor depind de cine se adresează cui.

În acest articol vom lua în considerare trei tipuri principale de declarații:

• o scrisoare de cerere comercială trimisă de o organizație către alta;
• o cerere trimisă de o persoană unei organizații;
• declarația angajatului transmisă angajatorului.

Nu atingem un alt tip de afirmație – pretenții – pentru că secretara nu lucrează cu ei.

Toate trei tipurile enumerate declarațiile au propriile lor caracteristici nu numai în pregătirea și pregătirea, ci și în munca de birou.

Scrisoare de cerere comercială

Scopul unei cereri de scrisoare de afaceri, pe care o organizație o adresează alteia, este de a indica poziția organizației care trimite, de a-și exprima atitudinea față de problemă și de a oferi o rațiune și o procedură pentru rezolvarea situației. Declarația nu pune întrebări, conține o viziune asupra situației uneia dintre părți.

Din paragraful anterior reiese că scrisorile de cerere „în timp de pace” nu sunt scrise, de obicei, la care se recurge doar în pragul unui conflict de interese sau chiar al unui conflict între două companii pentru documentarea și informarea celeilalte părți; atitudinea lor față de problemă.

Ce tip de scrisoare ar trebui să aleg?

Există o linie fină între o scrisoare de cerere, o scrisoare de cerere sau o scrisoare de cerere. Ca să fiu sigur făcând alegerea corectă tip de scrisoare, trebuie să înțelegeți: va fi declara despre ceva sau se va mai întâmpla cerere a face ceva destinatarului?

O scrisoare de cerere de afaceri este întocmită pe antet și are un set standard de detalii pentru o scrisoare de afaceri.

În conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru înregistrarea documentelor” formularul de scrisoare conține următoarele detalii:

• logo-ul organizației sau marcă comercială(marca de serviciu), emblema de stat Federația Rusă sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse, dacă instituția are dreptul de a plasa aceste semne pe antetele sale;
• codul de organizare;
• numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
• numele organizației;
• informații de referință despre organizație.

La pregătirea unei cereri ca tip de scrisoare de afaceri se întocmesc următoarele detalii obligatorii:

• data documentului;
• numărul de înregistrare a documentului;
• destinaţie;
• titlul textului;
• textul documentului;
• semnătură;
• marca despre interpret;
• o notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar (eliberată pe copia de viză a scrisorii).

O notă care indică prezența aplicației este emisă dacă aceasta este disponibilă.

Semnăturile pentru aprobarea documentului se întocmesc pe copia de viză a scrisorii, dacă normele interne prevăd procesul de certificare a proiectelor de scrisori.

O scrisoare de cerere comercială este prezentată în Exemplul 1.

Spre deosebire de o scrisoare comercială obișnuită, textul cererii nu începe cu o adresă către funcționar - destinatar, ci cu numele tipului de scrisoare. Acest lucru subliniază faptul că documentul nu pur și simplu transmite informații, ci exprimă poziția de principiu a autorului său.

Documentarea scrisorilor de cerere de afaceri se efectuează în mod standard, în conformitate cu regulile interne ale organizației expeditoare și ale organizației destinatare.

Nu se știe la ce va duce conflictul de interese al companiilor: dacă se va putea rezolva problema prin negocieri sau dacă va fi necesară implicarea avocaților și implicarea în proceduri judiciare, dar, în orice caz, acceptarea a unei scrisori de cerere a unei organizații de la alta echivalează cu faptul că prima companie este informată despre poziția celei de-a doua.

Aplicație la o organizație de la o persoană

Să privim acest document din punctul de vedere al părții care primește.

Ar trebui furnizate documentele cererilor de la persoane fizice atenție deosebită. Protejarea intereselor solicitanților este Legea federală din 2 mai 2006 nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” (modificată la 24 noiembrie 2014; denumită în continuare Legea federală nr. 59-FZ).

Este o greșeală să credem că efectul său se aplică doar organismelor de stat, guvernelor locale și organizatii bugetare. Acesta nu a fost cazul de mult timp. În 2013, această listă a fost completată de organizații „încredințate cu implementarea unor funcții semnificative din punct de vedere public”. Nicăieri nu există o definiție clară a ceea ce sunt aceste funcții, dar din formulare este clar că acest concept este destul de larg și teoretic orice organizație ai cărei clienți sunt persoane fizice poate „cădea în el”.

Spre deosebire de o scrisoare de cerere comercială, o declarație individual poate fi o cerere, o cerere sau o revendicare. Să ne uităm la definiția cuvântului „afirmație”:

Dicționarul nostru

Declaraţie - cererea unui cetățean de asistență în punerea în aplicare a drepturilor și libertăților sale constituționale sau a drepturilor și libertăților constituționale ale altor persoane sau un mesaj despre încălcarea legilor și a altor acte legislative de reglementare, deficiențe în activitatea organelor de stat, a autorităților locale și a funcționarilor, sau critici la adresa activităților acestor organisme și persoane funcționare

O companie își poate dezvolta propria formă convenabilă a unei aplicații standard de la o persoană și o poate posta în acces general. Dar este imposibil să faceți acest formular obligatoriu și să nu acceptați o cerere doar pentru că nu este întocmit așa cum ar trebui să fie. Oamenii nu sunt obligați să cunoască despre existența formularului de cerere dezvoltat de companie și nici să folosească internetul, de unde acest formular poate fi descărcat. Legea federală nr. 59-FZ definește setul minim de blocuri de informații în circulație:

Extracţie

din Legea federală nr. 59-FZ

Articolul 7. Cerințe pentru o cerere scrisă

1. Un cetățean în apelul său scris la obligatoriu indică fie numele agentie guvernamentala sau organismul administrației publice locale la care trimite o contestație scrisă, sau numele, prenumele, patronimul funcționarului în cauză sau funcția persoanei în cauză, precum și numele de familie, prenumele, patronimul acesteia (cel din urmă - dacă disponibil), adresa poștală la care trebuie trimis răspunsul, o notificare de transmitere a unei contestații, prezintă esența propunerii, declarației sau plângerii, pune o semnătură și o dată personale.

După cum puteți vedea, setul este minim și nu putem obliga solicitanții noștri nici măcar să le indice telefoane mobile. Se poate recomanda doar includerea metodelor de comunicare operațională în declarații.

"Ești liber să alegi..."

O persoană poate completa o cerere după cum dorește:

manual sau în formă tipărită;

numiți-o „declarație”, „apel”, „cerere” sau nu o numiți deloc;

scrieți pe scurt și la obiect sau furnizați-vă propria autobiografie detaliată;

și, de asemenea, trimiteți documentul prin poștă sau aduceți-l personal.

Organizația este obligată să accepte cererea dacă aceasta conține informațiile minime necesare.

Aplicarea unui individ, a trecut prelucrare primarăîn sediul societății destinatare, prezentat în Exemplul 2.

Organizația decide singură dacă va separa cererile cetățenilor în gestionarea separată a evidențelor. Vă recomandăm să faceți acest lucru dacă:

• aplicații mai mult de 10% din volumul total al fluxului de documentație de intrare;
• La ele lucrează angajați special autorizați (centru de servicii pentru clienți, departament de reclamații etc.);
• Pe baza cererilor de la persoane, organizația își desfășoară activitățile de bază.

Dacă o organizație este obișnuită să lucreze în conformitate cu regulile muncii tradiționale de birou, atunci nu trebuie să-și facă griji prea mult cu privire la îndeplinirea cerințelor Legii federale nr. 59-FZ. În condiții standard, cererile trec pe aceeași cale ca și alte documente primite. Regulile de lucru cu ele practic nu diferă de cele general acceptate și chiar permit unele libertăți în gestionarea cererii, în special pot trece trei zile între acceptare și momentul înregistrării acesteia prin lege. Termenul de răspuns este de 30 de zile de la data înregistrării cererii scrise.

Aplicație în managementul evidenței personalului

Un nivel special de declarații sunt declarațiile de personal. Scopul acestor documente este de a exprima cererea sau voința salariatului către angajator.

Formă declarații de personal relativ liber. Nimeni nu cere angajaților să cunoască nuanțele detaliilor de înregistrare, așa că este suficient să se respecte minimul necesar.

În opinia noastră, declarațiile de personal ar trebui scrise exclusiv de mână de către angajații înșiși. Nu există obligații conform legislației muncii în acest sens. Dar este mult mai dificil să contestați în instanță o declarație scrisă cu propria dvs. mână decât una care a fost scrisă pe computer (semnătura de mână din ea este doar semnătura autorului). În acest din urmă caz, angajatul poate pretinde că a fost obligat să semneze un text gata făcut.

• La cine de la cine. Destinatarul cererii de personal este angajatorul - prima persoană din organizația în care lucrează autorul cererii. El a fost cel care l-a angajat pe autor, și nu șeful departamentului de personal, prin urmare cererea va fi scrisă pe numele șefului (director general, director, președinte etc.) al companiei. Numele, inițialele și funcția managerului sunt scrise în partea de sus a foii de cerere, mai aproape de marginea din dreapta, în cazul dativ.

Întrucât angajații nu au propriul formular pentru scrisori, aici trebuie introduse informații despre autorul cererii. Trebuie să scrieți în întregime numele de familie, prenumele, patronimicul și unitatea structurală. Dacă angajatul își cunoaște numărul de personal, este bine, dar aceasta nu este o informație obligatorie.

Sub această informație, în centrul rândului, este scris denumirea tipului de document - o declarație, apoi pe o nouă linie este menționat textul declarației - cererea sau exprimarea voinței angajatului. Cererea se completează cu semnătura personală a angajatului și data întocmirii documentului.

Intrebare pe subiect

Cum se scrie corect cuvântul „afirmație”?

Există două forme de scriere a numelui unui tip de document: cu o literă majusculă fără punct la sfârșit (ca în Exemplul 3) și cu o literă mică cu un punct la sfârșit.

Forța juridică a enunțului nu este afectată în niciun fel de forma în care este scris cuvântul. A doua opțiune este considerată depășită, dar are tot dreptul să existe.

Când ar trebui un angajat să declare o cerere într-o declarație și când este suficientă o contestație verbală la departamentul de resurse umane?

Dacă Codul Muncii vorbește direct despre o „declarație scrisă a angajatului”, atunci această întrebare nu se pune. În alte cazuri, este reglementată fie de regulile interne ale organizației, fie de oportunități. De exemplu, cel mai bine este ca un angajat să-și depună în scris cererea de modificare a documentelor în legătură cu schimbarea numelui de familie, în ciuda faptului că nu există prevederi speciale legislatia muncii nu oferă nicio informație în acest sens. Astfel de modificări sunt inițiate printr-un ordin al angajatorului, iar o declarație scrisă de mână a angajatului însoțită de o copie a certificatului de căsătorie va deveni baza pentru emiterea unui ordin.

ÎN organizații mari, unde există câteva zeci sau chiar sute de oameni per angajat al departamentului de resurse umane, cererea angajatului este acceptată doar sub formă de cerere, astfel încât ofițerul de resurse umane pur și simplu să nu uite de ea.

ÎN firme mici, în cazul în care Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită o declarație scrisă, vă puteți descurca cu o cerere orală sau o conversație direct cu șeful organizației, care poate da instrucțiuni muncitor de personal pentru a rezolva problema.

• Fluxul de documente al aplicațiilor de personal. Angajații departamentului de resurse umane au nevoie de copii originale ale declarațiilor angajaților. Ulterior, după cum sa menționat deja, multe dintre ele vor deveni baza pentru comenzile privind personalul. Dar angajatul are tot dreptul să monitorizeze soarta cererii sale și să primească confirmarea de la angajator că documentul a fost acceptat de acesta.

Important!

Este imposibil să înregistrați cererea unui angajat ca document de intrare. Acest lucru se face adesea pur și simplu pentru că nu știu cum altfel să confirme primirea acesteia.

Între timp există două moduri de a înregistra o aplicație corect.

Confirmarea faptului că angajatorul a acceptat cererea angajatului poate fi:

• înregistrarea cererii într-o bază de date specială. Introduceți cererea de personal în jurnalul de înregistrare documente interne De asemenea, nu este recomandat: este foarte ușor să încălcați legislația privind datele personale. Cel mai bine este ca secretara să aibă o specială revista electronicaînregistrare pentru cereri de personal, note oficiale și explicative și documente similare.

Numărul de înregistrare al cererii se lipește pe exemplarul acesteia. O copie împreună cu numărul este oferită angajatului. Dacă un angajat vine cu două copii ale cererilor, înainte de a pune numărul, secretarul trebuie să le compare (asigură-te că sunt identice);

• procesul-verbal de acceptare a cererii formulat de secretar pe copie. Dacă nu există un jurnal de înregistrare, iar angajatul insistă asupra confirmării admiterii, secretarul poate face următoarea înregistrare pe o copie a cererii:

Intrarea afirmă:

• faptul acceptarii documentului;
• data (obligatoriu!);
• funcția, semnătura personală și transcrierea semnăturii angajatului care acceptă.

Cererea angajatului este transmisă direct șefului organizației, care o examinează și ia o rezoluție, de exemplu:

La departamentul HR. Pregătește o comandă.

Davydov 17.09.2015

Relua

1. O cerere este un document, a cărui formă și reguli de flux de documente depind de destinatar și destinatar.
2. O scrisoare-solicitare de afaceri are scopul de a exprima poziția organizației de trimitere asupra unei probleme controversate.
3. Se recomandă ca o cerere trimisă unei organizații de către o persoană să fie procesată în conformitate cu Legea federală Nr. 59-FZ.
4. Declarații în managementul înregistrărilor de personal sunt expresia scrisă a voinței angajatului și servesc adesea drept bază pentru emiterea de comenzi pentru personal.

Pentru ca un străin să intre pe teritoriul aflat sub jurisdicția guvernului rus, va fi necesară o invitație din partea unei persoane fizice sau juridice. Este întocmit ținând cont de cerințele cadrului legislativ și depinde de scopul călătoriei (studiu, turism, contacte de afaceri).

În ce cazuri poate fi solicitat un document?

Locuitorii Federației Ruse care se pregătesc pentru sosirea unui străin ar trebui să clarifice specificul obținerii vizei și condițiile de vizitare a țării. Acesta este un punct obligatoriu, deoarece diferite țări au reguli diferite.

Un număr de state (în principal membre ale CSI) au acorduri interne cu Rusia, conform cărora un străin nu necesită o scrisoare de garanție de la un rezident al Federației Ruse pentru a sosi. Ei pot trece granița folosind pașapoarte naționale interne (Ucraina, Belarus, Kazahstan), pașapoarte străine (Moldova, Tadjikistan, Azerbaidjan).

În general, documentul va fi solicitat în următoarele situații:

• un străin pleacă în Rusia să lucreze la invitația unei companii rusești;
• persoana invitată este cetățeanul unui stat cu care Rusia nu are acorduri fără viză.

Cetățenii altor state cu care Rusia are un regim de viză vor avea nevoie de o invitație (un formular de scrisoare de garanție pentru invitarea străinilor este preluat de la Serviciul Federal de Migrație). De reținut că este cel mai dificil să se adreseze o invitație cetățenilor statelor în care există o situație economică nefavorabilă, activitate militară sau teroristă sau un nivel ridicat de migrație.

Cerințe de bază pentru compilare

Legiuitorul prevede un standard uniform pentru completarea unei scrisori de garanție. Procesul de pregătire a documentului este însoțit de multe nuanțe. Înainte de a începe procedura, trebuie să studiați următoarele reguli:

• Procedura este însoțită de costuri. Partea care primește va trebui să plătească o taxă de 800 de ruble;
• un singur model de scrisoare de garanție pentru invitarea unui cetățean străin, aprobat prin lege;
• dacă un străin sosește însoțit de membri ai familiei, acest fapt trebuie indicat în document. Potrivit articolului 13.2 din Legea federală-115 „Cu privire la statut juridic cetățeni străini în Federația Rusă”, membrii familiei sunt soțul/soția (dacă căsătoria are statut oficial), copiii și soții copiilor, părinților, bunicilor și nepoților;
• scrisoarea de garanţie pentru invitarea unui străin trebuie să conţină informații cheie despre sosirea noastră. Solicitantul va avea nevoie de detaliile pașaportului străinului, certificatul de naștere al copilului (dacă străinul călătorește cu el);
• emiterea unei scrisori de garanție presupune stabilirea răspunderii pentru partea care primește. În primul rând, se manifestă prin furnizarea de informații relevante și veridice. În cazul în care solicitantul este prins încercând să înșele în mod deliberat autoritatea de migrație, i se garantează consecințe negative sub formă de amenzi, muncă forțată sau închisoare pe o perioadă de la 6 luni la 2 ani;
• Pentru persoanele fizice care acționează ca parte invitatoare, este obligatorie furnizarea datelor financiare (extras de cont, certificat de venit). Dimensiunea necesară securitate financiară depinde de regiunea specifică; detaliile informațiilor trebuie clarificate cu Serviciul Federal de Migrație.

Dacă, după completarea cererii, circumstanțele s-au schimbat, în urma cărora informațiile trebuie ajustate, trebuie să scrieți sau să contactați personal autoritatea de migrație și să informați despre modificarea circumstanțelor. Acest lucru va minimiza riscul de interzicere a intrării din cauza informațiilor false.

Dacă o persoană intenționează să invite rude sau prieteni care au cetățenia unui alt stat în vizită, trebuie să fie pregătită pentru faptul că serviciile de migrație vor cere să își asume responsabilitatea pentru oaspeți pe toată durata șederii sale în Rusia.

O serie de cetățeni pot veni în Rusia fără o scrisoare de garanție. Nu este nevoie să-i invitați. Prin urmare, merită să studiați în prealabil lista statelor ai căror cetățeni pot vizita liber Rusia fără a fi nevoie să obțineți o viză.

La pregătirea unui exemplu de scrisoare de garanție, o persoană care acționează ca parte invitatoare va trebui să indice următoarele informații în cerere:

• Numele complet al șefului Serviciului Federal de Migrație la locul de înregistrare, numele complet al unității teritoriale a Serviciului Federal de Migrație;
• detaliile pașaportului solicitantului, inclusiv informații despre locul de înregistrare permanentă;
• adresa de domiciliu (dacă nu corespunde locului de înregistrare permanentă);
• informații de contact pentru comunicare ulterioară (număr de telefon, e-mail);
• detaliile pașaportului unui cetățean străin;
• datele personale ale invitatului, inclusiv data nașterii și numele statului al cărui cetățean este.

În plus, o scrisoare de garanție a unei persoane ia în considerare obligațiile gazdei de a oferi sprijin (inclusiv material) unui oaspete din străinătate. Gazda va fi responsabilă pentru asigurarea cazării, îngrijire medicalăși costurile financiare pe durata călătoriei. Asemenea cetățean rus va fi responsabil de respectarea reglementărilor privind vizele. Orice încălcare a termenilor scrisorii de garanție atrage răspunderea sub forma unei amenzi de 40-50 de mii de ruble.

Prin acceptarea unei scrisori de garanție de la o persoană juridică, legiuitorul lasă de înțeles că partea care primește își va asuma în totalitate obligații față de străinul invitat. Disponibilitatea de a-și asuma responsabilitatea este reflectată în formularul de scrisoare, care trebuie trimis șefului Serviciului Federal de Migrație din regiunea în care este înregistrată și își desfășoară activitatea entitatea juridică.

La pregătirea unei scrisori, aceasta ar trebui să indice cererea și informațiile de următorul tip:

• denumirea companiei, adresa de inregistrare;
• detaliile persoanei juridice (trebuie completate informații TIN etc.);
• informații de înregistrare, inclusiv data și numărul de înregistrare a companiei într-o carte contabilă specială;
• detaliile pașaportului persoanei invitate;
• card de migrare eliberat de vamă;
• indicarea cetăţeniei unui anumit stat.

În scrisoare se mai precizează că societatea se obligă să înregistreze străinul într-un interval de timp strict aprobat și este pregătită să-l sprijine financiar și să fie responsabilă de respectarea regulilor reglementărilor privind migrația. ÎN situatii individuale scrisoarea trebuie să indice că firma furnizează străinului locul de munca, și atașați un contract la document (o invitație de a lucra pentru un cetățean străin de la un angajator). Nerespectarea condițiilor aprobate de legiuitor se pedepsește cu amendă de 400-500 de mii de ruble.

Pentru partea care invită, emiterea unei scrisori de garanție implică un număr de conditii obligatoriişi obligaţiile impuse de legiuitor. Prin trimiterea unei cereri de invitare a cetățenilor străini, partea care primește se angajează automat:

• asigurați străinului un loc de locuit pe durata călătoriei (indicați adresa specifică a locului de reședință prevăzut, închiriere sau cazare gratuită);
• să ofere invitatului suport medical de înaltă calitate în timpul călătoriei sub forma unui acord privind serviciile medicale plătite sau a unei polițe medicale;
• sprijin financiar un străin, inclusiv plata pentru intrare și ieșire, hrană, cazare și activități de agrement.

Neîndeplinirea sau îndeplinirea incorectă a obligațiilor prevăzute de valabil cadrul legislativ, atrage penalități față de persoana primitoare.

Ce să scrieți în fiecare paragraf: analiză detaliată

O scrisoare de la o persoană necesită ca următoarele date să fie indicate în cererea de invitare a unui cetățean străin:

1. Numele departamentului Serviciului Federal de Migrație, numele complet al șefului în numele căruia este trimisă cererea.
2. Detaliile pașaportului destinatarului (numele complet, detaliile de înregistrare, data eliberării pașaportului).
3. Informații despre străin (numele complet, anul nașterii, numărul pașaportului, data eliberării documentului).
4. Adresa locului de reședință prevăzut.
5. Data cererii, semnătura personală a solicitantului.

În cazul în care partea care primește este o societate sau organizație, va trebui să completați contestația cu date de următoarea natură:

1. Numele organizației, codul poștal și adresa înregistrată.
2. Informații de înregistrare ale SRL (număr de înregistrare, punct de control, INN, OGRN etc.).
3. Confirmarea faptului că partea care primește este înregistrată ca persoană juridică, plătește impozite și este rezidentă în Rusia.
4. Detalii despre persoana autorizată (numele complet, semnătura șefului companiei, sigiliul organizației).

În anumite situații, când sunt invitați muncitori străini Trebuie să furnizați atașamente suplimentare - confirmarea disponibilității unui loc de muncă, o garanție din partea angajatorului de a angaja vizitatorul.

Unde ar trebui să depun o scrisoare de garanție?

În conformitate cu cerințele Legii federale nr. 373 din 16 mai 2011, înregistrarea, emiterea de invitații și prelungiri sunt efectuate de Ministerul Afacerilor Interne al Rusiei. Scrisoare de garanție depus la Direcția Principală a Ministerului Afacerilor Interne de la locul de reședință al părții care primește, împreună cu lista de documente însoțitoare necesară și o petiție.

Când pregătiți documente pentru ca o persoană străină să intre în Rusia, trebuie să verificați cu atenție toate datele, astfel încât problemele să nu apară mai târziu.