Как посчитать переучет. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Особенности проведения инвентаризации в магазине одежды

Полный пересчет товара по всем зонам хранения проводится в магазине не реже одного раза в месяц в период с 1 по 17 число каждого месяца.

Сотрудники подразделения внутреннего аудита до 20 декабря предоставляют график проведения пересчетов товарных остатков для магазинов на предстоящий год. Директора магазинов обязаны обеспечить соблюдение определенных графиком сроков.

Полный пересчет товара также должен проводиться:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

при смене Директора магазина,

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

по иным причинам с согласия Менеджера по управлению регионом/Директора по розничной торговле и Контролера по товарным остаткам розничной сети.

В период с 21 по последнее число каждого месяца накладные с основаниями: инвентаризация, коррекция к инвентаризациям 1 учитывать запрещено. В случае невозможности спланировать проведение ежемесячного пересчета товарных остатков в установленные сроки, учет накладных на основе данных пересчетов возможен только при наличии у Директора положительного согласования в электронном письме от Территориального менеджера по управлению розничной сетью и Старшего Бухгалтера подразделения реализации (Менеджера Бухгалтерской Группы).

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан:

проинформировать не менее чем за 14 дней до начала пересчета ответственного контролера по товарным остаткам о предстоящем проведении передаточной инвентаризации;

организовать присутствие на данном пересчете Директора, сдающего товарно-материальные ценности (ТМЦ) в магазине и Директора принимающего ТМЦ в магазине;

проконтролировать подписание и старым и новым директором пакета документов по результатам полного пересчета в соответствии с пунктом 8.5.р настоящего Руководства.

Магазины должны придерживаться сроков проведения ежемесячных пересчетов и графика по дивизионам 2 , если они проводят регулярный пересчет не полностью.

В случае изменений дат пересчета товара, пересчитываемого дивизиона или иных отклонений от установленных правил, Директор магазина должен проинформировать Контролера по остаткам товара не менее чем за 7 дней до проведения пересчета.

По согласованию с Директором по розничной торговле и Страшим аудитором по защите активов розничной сети, допускается отмена инвентаризаций на срок, не превышающий одного месяца.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется при непосредственном участии Директора и под его руководством, силами персонала магазина (Администраторами, Кассирами, Продавцами, Кладовщиками, Мерчендайзерами и др.).

Директор магазина обязан обеспечить составление графика работы сотрудников таким образом, чтобы каждый сотрудник магазина принимал участие в пересчете товара не реже, чем один раз в шесть месяцев.

В случае участия в пересчете товара сотрудников других магазинов, директор магазина, в котором проводится ежемесячный пересчет, обязан зафиксировать количество часов отработанных данными сотрудниками и для возможности учета отработанного времени при расчете заработной платы, сообщить эту информацию Директору другого магазина, в котором работают эти сотрудники.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется в часы, когда магазин закрыт для покупателей.

Магазины торговых комплексов с ежемесячным торговым планом меньше 5000000 рублей, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут производить регулярный пересчет товара в дневное время.

По согласованию с ответственным Контролером товарных остатков Директора магазинов с неснижаемым товарным остатком свыше 20 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизионам, при этом директора магазинов с неснижаемым товарным остатком по дивизиону текстиль свыше 19 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизиону текстиль в течение двух дней. Для получения информации о количестве неснижаемого товарного остатка подотчетного магазина Директор магазина направляет письменный запрос по электронной почте Эксперту по распределению товара. После получения данной информации Директор магазина обязан перенаправить письменный запрос по электронной почте ответственному Контролеру товарных остатков для принятия решения о возможности проведения регулярного пересчета товара по дивизионам. В таком случае ежемесячно производится пересчет товара одного из трех дивизионов. Магазины, осуществляющие регулярный пересчет товара по этой схеме, ежемесячно осуществляют пересчет единого для всех магазинов дивизиона, на основе единого расписания регулярного пересчета дивизионов.

Регулярный пересчет товара осуществляется с использованием переносных терминалов сбора данных (ПТСД). Директор магазина вправе, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, осуществлять пересчет без использования ПТСД только в случаях технических проблем использования терминалов сбора данных (отсутствие достаточного количества либо неисправность сканеров, проблемы базы данных). Инструкция по использованию переносных терминалов сбора данных при проведении пересчета товара предоставляется Отделом IT, который также предоставляет необходимые разъяснения при возникновении вопросов.

Инвентаризационная ведомость должна создаваться отдельно на каждую имеющуюся в 1С зону хранения для возможности пересчета всего фактически хранящегося товара в торговом зале и подсобных помещениях магазина. Запрещено не создавать инвентаризационную ведомость на какую-либо из зон хранения магазина.

Умышленное сокрытие фактических результатов пересчета не допускается, является основанием для применения мер дисциплинарной и уголовной (в случае наличия признаков преступления) ответственности.

По завершению проведения ежемесячного пересчёта директор магазина предоставляет по электронной почте Контролеру по товарным остаткам и Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью документы по проведённому ежемесячному пересчёту: Опись товарно-материальных ценностей, Акт расхождений, учтённые расходные и приходные накладные. В случаях превышения лимита также предоставляются объяснительная записка, поясняющая причины превышения лимита и заполненный свод потенциальных краж.

По представлению Контролера остатков товара Территориальный менеджер по управлению розничной сетью назначает независимых экспертов для проведения регулярного пересчета товара и подтверждения факта корректности, учтенных данных в магазинах, которые показывают плохие результаты анализа товарных потерь.

В случае если в магазине уровень недостачи товара в себестоимости выше установленной нормы от продаж товара, то это свидетельствует о грубом нарушении всеми работниками магазина трудовых обязанностей и трудовой дисциплины.

Работники, виновные в образовании недостачи товара сверх установленного лимита, по итогам пересчета товара могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан не менее 1-го раза в год, поочередно посещать подотчетные магазины, с товарным остатком, превышающим 15000 ед., с целью контроля за правильностью проведения пересчета товара и качества выполнения подготовительных мероприятий. Правильность проведения пересчета товара подтверждается подписью менеджера по управлению территории на актах пересчета и описях товарно-материальных ценностей, сформированных при пересчете товара.

Каждая компания, на балансе которой находятся товарно-материальные ценности, регулярно проводит инвентаризацию товаров. При этом выполняется полный пересчет товаров на складе и сверка фактического количества с учетным. Во время инвентаризации могут быть выявлены отклонения: излишки, недостачи или пересортица товаров.

Рассмотрим документальное оформление пересчета товаров в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3).

На складе проводится инвентаризация товаров. При пересчете обнаружены как недостача, так и излишек товаров: недостача двух аккумуляторных батарей и одна лишняя платформа. Необходимо зарегистрировать результаты пересчета в 1С.

Документ «Пересчет товаров»

Для инициирования процесса инвентаризации и фиксации ее результатов служит документ «Пересчет товаров». Откроем соответствующий журнал:

Склад и доставка / Излишки, недостачи, порчи / Пересчеты товаров

Если в информационной базе ведется учет по складам, то для просмотра журнала пересчетов товаров необходимо указать склад в соответствующем поле журнала. Просмотр осуществляется по конкретному складу.

Укажем склад и создадим новый документ пересчета.

Перейдем на вкладку «Товары». Здесь доступен отбор для автоматического заполнения пересчитываемых товаров.

В документе пересчета товаров по умолчанию установлен отбор номенклатуры по признаку «Количество не равно нулю». Возможно задание отбора по номенклатуре, сегменту номенклатуры, характеристикам, серии, количеству, назначению.

В примере оставим отбор, заданный по умолчанию, и нажмем «Заполнить по отбору».

Табличная часть заполнилась товарами, в графе «По учету» автоматически проставлено учетное количество. Графы «По факту» и «Отклонение» предназначены для внесения результатов пересчета.

Статусы документа «Пересчет товаров»

Документ «Пересчет товаров» может быть проведен в различных статусах, которые соответствуют этапам процесса инвентаризации.

• Статус «Подготовлено» означает, что поступило распоряжение о пересчете товаров.
• Статус «В работе» означает, что ведется пересчет товаров. По кнопке «Печать – Бланк задания на пересчет товаров» доступна распечатка бланка задания. Он предназначен для внесения фактического количества товаров на складе.

В примере сначала проведем документ пересчета в статусе «В работе».

• Статус «Внесение результатов» означает, что процесс пересчета завершен, фактические результаты внесены в бланк задания. В 1С доступно внесение результатов в документ.

Для внесения результатов документ должен быть предварительно проведен в статусе «В работе».

Установим в документе пересчета статус «Внесение результатов», затем в графе «По факту» введем фактическое количество товаров. Графа «Отклонение» заполнилась автоматически для тех товаров, по которым есть излишек или недостача (в примере – аккумуляторная батарея и платформа). После заполнения проведем документ.

• Статус «Выполнено» означает, что фактические результаты пересчета товаров зафиксированы в документе. Доступна печать результатов пересчета.

Проведем документ пересчета в статусе «Выполнено». По кнопке «Печать – Результаты пересчета товаров» сформируем печатную форму.

Мы зафиксировали результаты пересчета товаров. Чтобы выявленные недостачи и излишки были отражены в учете, необходимо оформить складские акты списания и оприходования товаров. Об этом рассказано в нашей статье . Читайте другие статьи об инвентаризации в 1С: и .

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Инвентаризация магазина

Инвентаризация в магазине — одна из обязательных операций, которую проводит каждый магазин. Инвентаризация в магазине позволяет выявить: недостачи и излишки, пересортицу, брак и порчу товара.

В процессе инвентаризации магазин не только корректирует остаток, подсчитывая недостачу и излишки, а ещё и делает вывод о том, какие товары залеживаются на складе. На основании инвентаризации проще принимать решения о выводе линейки товаров из ассортимента или о замене её на более оборачиваемый товар.

Когда проводится инвентаризация в магазине

Сроки и даты каждой плановой инвентаризации в компании устанавливаются руководством. При этом следует понимать, что эти сроки могут меняться в зависимости от специфики магазина. Так, в продуктовом магазине рекомендуется проводить инвентаризации не реже, чем раз в неделю. Для магазинов с непродовольственными товарами периодичность может составлять раз в месяц. Есть некоторые обязательные условия проведения инвентаризации, которые не зависят от типа магазина и описаны в Положении о бухгалтерском учете и отчетности.

Примером таких обязательных условий являются:

• смена материально-ответственных лиц,
• передача имущества в аренду,
• факты хищения или порчи,
• ликвидация организации и некоторые другие.

Чтобы инвентаризация не приводила к отрыву от основной деятельности или даже к временному закрытию магазина, компаниям рекомендуется проводить периодические внеплановые проверки остатков по некоторым группам товаров. Такие проверки могут быть приурочены к срокам закупки этих групп товаров. Также они могут проводится с привлечением сторонних лиц. В любом случае, чем меньший объем ассортимента приходится пересчитывать, тем точнее, удобнее и быстрее проходит инвентаризация в целом.

Порядок инвентаризации

Проведение инвентаризации можно условно разделить на четыре больших шага. Каждый из шагов характеризуется оформлением обязательных документов: актов и ведомостей.

Процесс выглядит следующим образом:

Сначала пересчитываются и оцениваются фактические остатки в магазине, по этим остаткам заполняется инвентаризационная опись.

Если по инвентаризационной описи фиксируются какие-либо отклонения (излишки или недостатки, а также несоответствие качеству товара), то требуется оформление актов для каждого из видов отклонений.

Все составленные документы передаются для фиксирования в бухгалтерию, где составляется общая сличительная ведомость.

По результатам этой ведомости подводятся окончательные итоги инвентаризации. К ним относятся непосредственные изменения в учете (оприходование излишков и списание недостачи), а ущерб, если таковой был зафиксирован, взыскивается с материально-ответственных лиц.

Рассмотрим эти шаги чуть подробнее, а также отметим, какая документация требуется на каждом шаге.

Шаг 1. Подготовка инвентаризации, приказ о начале, определение и сбор комиссии.

Самым первым в списке документов стоит Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22), который подписывается руководителем компании. В комиссию обязательно должны войти материально-ответственное лицо и бухгалтер, либо руководитель, который указывает себя в различных ролях. На данном этапе очень важно, чтобы работники магазина или склада, которые имеют дело с определенным в инвентаризации товаром, не знали о начале проверки, чтобы избежать случаев вмешательства или влияния на результаты. Если инвентаризация проводится в каком-то одном отделе магазина, то он временно закрывается, так как продавать или перемещать товар во время пересчета строго запрещается.

Шаг 2. Непосредственное проведение инвентаризации с фиксацией результатов.

Документ, который требуется на этом шаге, называется Инвентаризационная опись ТМЦ (ИНВ-3). Члены комиссии в этой описи в графе «Фактическое количество» должны отразить реальные остатки товаров, которые они пересчитывают. После завершения подсчетов опись подписывается всеми участниками комиссии. На этом этапе может потребоваться не только штучный пересчет товаров, но также взвешивание и дополнительные измерения, это зависит от специфики самого товара. Все пересчеты намного проще проводить, если в этой описи заранее будут распечатаны расчетные данные из учетной системы. Опись составляется в двух экземплярах (одна — для бухгалтера, другая — для материально-ответственного лица), заполняется вручную и не допускает исправлений.

Шаг 3. Сверка результатов инвентаризации с данными учета.

Данную сверку как правило проводит бухгалтер по данным описи, составленной на втором шаге. По результатам сверки оформляются несколько документов, в зависимости от того, какие отклонения были зафиксированы в момент инвентаризации. Само наличие отклонения обязывает бухгалтера сформировать Сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19). В ней фиксируется все отклонения фактического количества от учетного. Дополнительные документы, которые могут понадобиться оформить по результатам инвентаризации: Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (ИНВ-6), Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (ИНВ-5), Акт о списании товаров (ТОРГ-16). Случаи, когда эти документы нужно оформить, следуют из их названия.

Шаг 4. Подведение итогов, внесение изменений в учетные данные.

На последнем шаге мы подходим к тому, для чего инвентаризация, собственно, и проводилась. Необходимо, чтобы учетные остатки стали совпадать с реальными. Для начала руководителем составляется приказ об утверждении результатов. Именно на основании этого приказа можно назначать виновных, а также вносить изменения в бухгалтерский учет. Бухгалтер составляет итоговую Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26), где отражаются все излишки, недостатки, пересортица, испорченный товар и прочее. Подводятся суммовые итоги, по которым можно делать выводы о том, превышают ли убытки по товарам нормальные значения или нет. Ведомость подписывается всеми участниками.

Решение вопросов с недостачей, излишками, браком

Важным вопросом после проведения инвентаризации является определение всех причин отклонений. Требуется принятие решения о том, какая часть убытков будет списана на кражу покупателей, какая часть возникла по вине продавца или кассира. Такие вопросы обычно решаются заранее регламентированными способами внутри каждого магазина путем составления так называемых норм естественной убыли товара. Грамотный анализ всех причин позволит руководителю принять решение о необходимости внести каких-либо изменений в работу склада или магазина, а также использовать их при планировании дальнейшей работы.

Как Бизнес.Ру помогает при проведении инвентаризации в магазине

Основная задача учетной системы — помочь провести инвентаризацию как можно быстрее, проще и с наименьшим числом ошибок. Конечно, основной подсчет должен проводиться вручную, но такие операции, как формирование ведомостей, актов и внесение изменений в учет, система поможет сделать в разы быстрее.

Перед началом инвентаризации можно быстро сформировать и распечатать в Бизнес.Ру для комиссии учетные остатки, которые будут своеобразным ориентиром при подсчете. Эти остатки могут быть сформированы как для всего магазина (для общей инвентаризации), так и по конкретной группе товаров (при частичной инвентаризации). В эту же ведомость после подсчета будут вноситься данные по отклонениям. На этом этапе тоже есть несколько способов упростить работу по заполнению.

Во-первых, при незначительных отклонениях намного удобнее сначала автоматически заполнить графу «Фактические остатки» равным учетным, а в строки с отклонениями ввести вручную нужные изменения. Так, например, если у вас инвентаризация затрагивает несколько сотен позиций товаров, из которых отличаются остатки только у десятка, то нет смысла тратить время на ручное копирование одинаковых чисел. Просто откорректируйте отклонения у десятка требуемых позиций и сверьте общий итог.

Во-вторых, вы можете воспользоваться разными способами загрузки данных описи в Бизнес.Ру. Наиболее распространенным является способ загрузки из обменного файла. Это может быть текстовый файл из ТСД, которым вы производили сканирование штрихкодов на складе, а также Excel-файл, если ведомость заполнялась, например, с планшета. Инвентаризация в Бизнес.Ру также поддерживает ввод остатков напрямую со сканера штрихкодов, но это может быть не всегда удобным, если склад большой и по нему требуется перемещаться.

В-третьих, для отражения изменений в учете по результатам инвентаризации достаточно в один клик оформить на основании Инвентаризации такие документы как Списание и Оприходование. Система Бизнес.Ру при формировании этих документов проверить, по каким товарам требуется корректировка, вам же останется только указать причину.

Необходимые бланки можно распечатать из имеющихся в системе, а также загрузить собственные, если для специфики вашего магазина есть такая потребность. Кроме того, копии реальных документов, заполненных вручную и отсканированных, мы рекомендуем прикреплять к соответствующим документам в Бизнес.Ру в качестве комментариев с вложениями. Это поможет вам всегда найти «хвосты» при ошибочном внесении данных. Подобным образом можно организовать электронный архив и хранить его неограниченное время.

Но сначала расскажу собственную историю набивания шишек…

В поисках идеальной ревизии

Был такой момент в моей биографии: организовали мы с компаньонами магазин по продаже стройматериалов. На начальном этапе сами все считали. Это был самый эффективный способ инвентаризации, потому что мы были заинтересованы в получении точного правдивого результата.

Потом объем товаров вырос, пересчет поручили продавцам. Этот способ пересчета был недорогим и достаточно быстрым, но результаты не всегда отражали реальное положение вещей. Какие только хитрости не придумывали продавцы, чтобы выйти на «нужные» остатки или попросту саботировать ревизию! Поэтому материально ответственные лица не должны самостоятельно пересчитывать товар, а могут только присутствовать при подсчетах.

Через некоторое время приняли кладовщика. Эффективность подсчетов была выше, но этот способ учета тоже не давал 100% гарантии. И тут нужно понимать, что бухгалтер и кладовщик – это тоже наемные работники, живущие в одном городе (районе) с остальными сотрудниками, чьи-то соседи или одноклассники. Им абсолютно не хочется конфликтных отношений, они вместе «дружат» против начальства, а еще у них тоже есть недочеты в работе, которые не афишируются. Итак, затраты на проведение инвентаризации стали больше, но гарантии точного результата не было. Мы сделали вывод, что тот, кто считает, не должен видеть остатки в учетной системе.

При смене директора решили провести точную-преточную инвентаризацию и пригласили независимого ревизора. Казалось бы, вот он, идеальный вариант. Но и тут нас ждало разочарование: ревизор не очень хорошо разбирался в специфике материалов и номенклатуре товара. Продавцы и бухгалтер заморочили ему мозги формулами перевода штук в квадратные метры, потерями при фасовке и прочими неясностями. В общем, считали уже неделю, к тому же услуги ревизора недешевы, и за ревизором еще некоторые спорные позиции перепроверяли.

Необычный способ проверки

Идеальная ревизия в нашем понимании — это когда продавцы все сами быстро и честно подсчитали и принесли вам точные результаты. Но как этого добиться? В интернете я нашла один гениально простой способ, который позволяет хотя бы приблизительно получить искомый результат. Правда, подходит он далеко не всем магазинам.

В день инвентаризации нужно в большую коробку сложить все, что попадется под руку из товаров: мелкие и крупные, дорогие и дешевые, по нескольку штук и по одному. Затем коробку запечатать, и только после этого начинать инвентаризацию. Сотрудники не должны знать, что именно находится в коробке (можно вывести их из магазина, когда вы будете наполнять коробку).
В идеале при пересчете выявится недостача, которая полностью совпадет с перечнем товаров в коробке.

Например, в остатках числится 50 штук кисточек, по подсчетам тоже 50 штук. Но в коробке оказывается еще 3 кисточки. Либо пытались скрыть недостачу, либо налицо пересортица. И тут уж вы принимаете решение, кто виноват: продавцы, которые неправильно продают товар (по другой цене), или бухгалтер, который неправильно его приходует и списывает.

Думаю, что многим предпринимателям знакома проблема корректного подсчета товара. В статье я расскажу о том, как предписывают проводить инвентаризацию Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина №49 от 13.06.1995.