Главная › Аренда квартир › Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот. Облачные технологии: преимущества, риски, будущее Чем облачные технологии могут помочь бизнесу

Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот. Облачные технологии: преимущества, риски, будущее Чем облачные технологии могут помочь бизнесу

Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? За ответами на эти вопросы мы обратились к экспертам - разработчикам и пользователям средств СЭД/ECM.

Облачные модели использования СЭД

Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.

Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов. Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке?

Директор по маркетингу DIRECTUM Василий Бабинцев подтверждает востребованность у заказчиков различных облачных вариантов, основным из которых является SaaS-решение в публичных и частных облаках. По его словам, заказчики рассматривают и IaaS-решения в частном облаке на базе обычной онпремис-системы, и гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры облака (таких, как сканирование и распознавание документов, подготовка сложной отчетности, документообмен с контрагентами, долговременное хранение документов). Отдельно он отмечает, что в рамках реализации облачных моделей вендоры СЭД могут использовать партнерские отношения с сервис-провайдерами, но широкого спроса на СЭД-решения через провайдеров пока не видно.

Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» Алексей Рождественский считает, что правильнее под термином «облачная СЭД» понимать модель SaaS, которая по сравнению с традиционным онпремис-вариантом принципиально меняет отношения потребителя и поставщика, в том числе схему внедрения и эксплуатации системы. В этом случае облачная СЭД становится больше похожей на онлайновый вариант коробочного решения по подписке, которое не требует установки, настройки, длительного обучения и технического обслуживания. Да, отмечает он, заказчики иногда переносят онпремис-решение в облачную инфраструктуру, но это практически никак не отражается на принципах работы с самой СЭД. Поставщиками же SaaS-решения могут быть и вендоры, и их партнеры, при этом варианты их взаимодействия могут быть различными. Чаще всего облачным поставщиком сегодня выступают традиционные партнеры-внедренцы, которые ориентируются на коробочные версии СЭД, а не на сложные заказные проекты.

Учитывая многообразие сферы применения СЭД и то, что рынок облачных СЭД находится еще в стадии формирования, вендоры должны быть готовы работать с разными моделями в зависимости от потребностей заказчика, уверен ведущий консультант компании «ИнтерТраст» Илья Ипатов. По его словам, магистральным направлением все же является вариант SaaS, когда продукт находится на внешних ресурсах (в частном или публичном облаке) и используется через веб-интерфейс либо толстый клиент, установленный на рабочем месте пользователя. Пользователю достаточно пройти идентификацию и приступить к работе со своим экземпляром системы - в той конфигурации, которую он заказал. Настроить систему он может как самостоятельно, так и с помощью специалистов поставщика. Принципиальным преимуществом SaaS-варианта, по мнению Ильи Ипатова, является по сути автоматическое решение всех аспектов масштабирования системы (увеличение мощностей, предоставление дополнительного дискового пространства или подключение новых пользователей), при этом нет необходимости заключать новый договор и ждать предоставления лицензий от вендора - в облаке для этого существуют простые настройки биллинговой системы.

Он отметил, что сегодня мало кто из российских разработчиков СЭД может пойти на создание собственного ЦОДа для развертывания SaaS-сервиса. Обычно вендор самостоятельно находит и арендует мощности ЦОДа, а в дальнейшем сам занимается продвижением и продажей услуг, тиражированием системы. Но при этом владелец ЦОДа может стать партнером - тогда, проведя обучение своего персонала, ЦОД выступает уже как сервис-провайдер, продающий решение данного вендора, а может быть, и несколько продуктов различных разработчиков. По мнению Ильи Ипатова, довольно перспективной видится модель, когда вендор использует ресурсы внешнего ЦОДа, но перед развертыванием системы проводит специальное анкетирование клиента на своём сайте. Кроме того, поставщиком СЭД в облаке может быть и заказчик - в том случае, если он создает частное облако и в дальнейшем предоставляет сервис собственным дочерним или же внешним организациям.

Начальник отдела развития ЕСМ-решений компании ЭЛАР Дмитрий Шмайлов согласен с тем, что понятие «облачная СЭД» все же ассоциируется в первую очередь с SaaS, и считает, что ключевым новшеством облачных схем является вынос самих систем документооборота на аутсорсинг. «Сегодня такой подход находит все больше понимания и расположения со стороны бизнеса, в первую очередь благодаря перспективе снижения затрат по критерию совокупной стоимости владения, - говорит он. - На российском рынке существуют ИТ-компании, имеющие экспертизу для обеспечения безопасного и надежного сервиса, в большинстве случаев поставщиками таких решений являются интеграторы, обычно плотно сотрудничающие с вендорами и владеющие набором услуг, в которых нуждается заказчик». Эксперт отмечает, что реализация гибридной схемы и интеграция облачного сервиса с онпремис-архитектурой может стать альтернативой для тех клиентов, которые хотят оставить последнее слово за собой. Перспективным вариантом является также использование облака как электронного хранилища. Но выбор модели реализации обычно зависит от ИТ-директора и ИБ-службы предприятия.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

Насколько облака востребованы сегодня со стороны заказчиков? Судя по ответам наших экспертов, направление это находится, скорее, в начальной фазе формирования, однако наблюдается все более устойчивый рост облачной доли на СЭД-рынке.

Об этом, в частности, говорит Алексей Рождественский: «Рынок облачных СЭД в России еще только формируется, и сегодня на нем очень мало игроков. Связано это с тем, что со стороны заказчиков ещё очень слабый спрос на такие решения, к облакам многие только присматриваются и максимум делают там небольшие пилотные проекты, о крупных облачных внедрениях речь пока не идет. Если говорить о тенденциях, то я отметил бы, что облака начинают восприниматься всерьез, наши заказчики все чаще просят подготовить расчет стоимости аренды облачной инфраструктуры для своих проектов». По его мнению, сейчас облачные решения интересны в первую очередь коммерческим компаниям, у которых нет жестких требований по безопасности, как, например, в государственном секторе, и которым в кризис необходимо максимально оптимизировать свои затраты, но при этом не потерять эффективность.

Василий Бабинцев подчеркивает, что при реализации СЭД-проектов заказчики руководствуются прежде всего вопросами экономической эффективности, в то же время проявляя понятную осторожность в отношении новых идей. Он привел данные исследований, которые его компания проводила среди заказчиков в 2014–2016 гг.: наибольший интерес к SaaS-моделям показали представители сектора СМБ и московские организации (при этом неважно - используют они СЭД или не используют). Предприятия, на которых уже имеются СЭД, более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться в онпремис-модели. Крупный бизнес рассматривает возможность использования SaaS при подключении новых бизнес-функций. Все компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур (публичные облака), особенно это касается финансовой сферы. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену электронными документами с деловыми контрагентами. Те крупные заказчики, которые используют облачные сервисы, все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Более оптимистичную оценку дает Дмитрий Шмайлов: «В России многие компании переходят в облака». При этом он подтверждает, что активнее это делают СМБ-заказчики; тенденция включать в ИТ-стратегию облачные сервисы со стороны крупного бизнеса и госучреждений стала заметной только в последнее время.

Есть, однако, и другие точки зрения. «Мы считаем, что крупный и средний бизнес не готов к классической модели облачной СЭД, - утверждает генеральный директор компании „Логика бизнеса“ (ГК „АйТи“) Виктор Вайнштейн. - Классическая реализация современной СЭД изначально представляет собой облачное решение, просто частное облако, в котором она размещена, „живет“ у заказчика в его ЦОДе. С точки зрения технологии облачное решение подразумевает, что оно масштабируется по облачной модели, добавлением вычислительной мощности и систем хранения. Что касается малых компаний, то специализированная СЭД, даже облачная, им сейчас особо не нужна. На мой взгляд, малый бизнес обратит внимание на специализированные СЭД (облачные) в том случае, если в них будет встроена функциональность юридически значимого документооборота, в том числе, конечно, электронная подпись. Сейчас в сегменте крупного бизнеса потребности в облачных СЭД нет, а время малых предприятий еще не пришло».

Что влечет заказчиков в облака?

По мнению наших экспертов, главная привлекательность облачных СЭД для заказчиков заключается в возможности снизить общую стоимость владения. Хотя вполне вероятно, что такое представление о достоинствах облаков не совсем верно, и это создает определенные проблемы, поскольку реальность не всегда оправдывает ожидания. На самом деле очень важно, чтобы компании ясно представляли преимущества и недостатки новых моделей, чтобы не ошибиться с выбором нужного им варианта автоматизации.

Руководитель департамента Финансового университета при Правительстве Российской Федерации Владимир Соловьев среди возможных преимуществ облаков в первую очередь видит именно финансовую составляющую: «Основной драйвер перевода в облако - экономическая целесообразность. То есть облачный документооборот в качестве замены локальному можно рассматривать либо в том случае, если покупка облачной услуги будет дешевле ее развертывания в инфраструктуре организации, либо если при сравнимой стоимости увеличивается продуктивность работников, например, за счет сокращения времени простоя СЭД или за счет увеличения скорости ее работы. Совершенно не очевидно, что облачный вариант дешевле... Собственно, поэтому у нас СЭД на 1300 пользователей развернута внутри университета. Но если бы облачный вариант был хотя бы раза в четыре дешевле, то, конечно, я голосовал бы за облако».

Алексей Рождественский сформулировал три облачных достоинства, с которыми согласны все эксперты: 1) сокращение расходов на приобретение и облуживание оборудования; 2) более гибкая ИТ-инфраструктура, которую в любой момент времени можно быстро поменять под задачи бизнеса; 3) гарантия безопасного хранения данных, обеспечиваемая провайдером (резервное копирование, системы безопасности и т. д.).

Уточняя эти тезисы, Дмитрий Шмайлов подчеркивает, что облачные решения точно дают сокращение капитальных затрат и более гарантированный успешный результат при внедрении СЭД. Что же касается эксплуатационных затрат, то ответ не является столь же однозначно положительным, и в любом случае здесь нужно учитывать не только чисто финансовые затраты, но и качественный выигрыш для заказчика. В частности, экономия денег может достигаться за счет оплаты только используемых ресурсов и оперативного приобретения мощностей под конкретные задачи. Качественные улучшения могут быть связаны с обеспечением сохранности документов и защищенного доступа к ним. Только сейчас российские заказчики начинают осознавать другие, возможно, более важные достоинства облаков, такие как поддержка мобильности современного бизнеса за счет гибкости и масштабируемости облачных решений (подключение необходимого количества пользователей, территориальная и временная независимость). К преимуществам облачного документооборота по модели SaaS нужно отнести также обеспечение поставщиком отказоустойчивости решения, единую версионность для пользователей и как следствие - стандартизацию документооборота и работу в понятном для участников интерфейсе.

Минимизация капитальных затрат особенно интересна для малых и средних компаний, у которых, как правило, нет своей ИТ-инфраструктуры и больших бюджетов на закупку и внедрение ПО, но есть ограничения по расширению ИТ-служб, отмечает Василий Бабинцев. При этом они имеют возможность получить доступ к решениям корпоративного уровня, которые раньше были им практически недоступны (по цене, по сложности внедрения). Крупных же заказчиков, по его мнению, в облаках привлекает возможность опробовать новые процессы. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы.

Однако заказчикам нужно иметь в виду и проблемные стороны облачных СЭД. Говоря об этом, Илья Ипатов обращает внимание на то, что способность облачного решения к кастомизации существенно меньше, чем в случае с традиционными проектами внедрения, когда могут быть реализованы практически любые требования заказчика. Уникальные доработки в облачном решении фактически невозможны - это обойдется слишком дорого. Но зато для облачной СЭД нет необходимости держать в штате администраторов. «Целевую аудиторию облачных СЭД составляет средний и малый бизнес, а также государственные организации муниципального уровня, - считает он. - Эта категория заказчиков готова мириться с некоторыми ограничениями в функциональности ради того, чтобы получить минимальную стоимость услуг. А вот крупные заказчики обычно заинтересованы в том, чтобы функциональность СЭД была максимально широкой и при этом соответствовала уникальным требованиям и сложившимся в организации традициям документооборота. Реализовать этот подход в облаках вряд ли возможно».

Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД

Создание собственно облачной СЭД технических проблем не вызывает, считают эксперты. Уже существующие онпремис-решения хорошо переносятся в облако, и этого обычно бывает достаточно для удовлетворения сегодняшних потребностей заказчиков, хотя потом все же нужно заниматься оптимизацией архитектуры системы под облачный вариант.

Но, как отмечает Дмитрий Шмайлов, серьезным делом для вендоров является то, что им нужно или становиться провайдерами, или учиться сотрудничать с провайдерами, главными задачами становятся обеспечение катастрофоустойчивости предлагаемых решений, непрерывности доступа к сервису, соблюдение уровня качества услуг по требованиям заказчика. Еще, с нормативной точки зрения с учетом постоянно меняющихся экономических и политических условий, немаловажная роль отводится пожеланиям по размещению дата-центров на территории России, соблюдению требований к конфиденциальности.

Нужны также новые форматы оформления договорных отношений с заказчиком. «Мы создали новую организационную модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем до выставления счета и автоматического создания облачного экземпляра СЭД. То есть нормативно перешли на модель договора присоединения (оферты), - говорит Василий Бабинцев. - При этом процесс проходит в электронном виде, клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени».

Ключевой же проблемой на пути облаков является недоверие заказчиков. Конечно, резко отрицательного отношения к облакам, как это было еще несколько лет назад, уже нет, но все же большинство компаний проявляют осторожность, причем порой явно излишнюю. «Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках, чтобы подтвердить соответствие требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято, - поясняет Василий Бабинцев. - В том числе аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что нужно будет разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты в отношении безопасности». Впрочем, он признает, что такие проблемы являются чисто техническим аргументом против облачных решений в силу того, что ИТ-инфраструктура компании-заказчика содержит специфические настройки безопасности. К примеру, заказчики могут использовать прокси-серверы с большим количеством ограничений, а некоторые облачные приложения поддерживают специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов. Кроме того, средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность, а в некоторых случаях приводит к невозможности их использования.

Компании встают перед дилеммой: отказываться от облаков или адаптировать собственную ИТ-инфраструктуру к требованиям облачных провайдеров. Точно так же заказчикам нужно принимать или не принимать типовые условия SLA (гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т. д.). Такой вопрос возникает, например, в тех случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ. Но, по мнению Василия Бабинцева, практика показывает, что многие проблемы вполне решаемы, поставщики облачных систем и заказчики движутся навстречу друг другу, пытаются максимально сблизить требования и развивать общую инфраструктуру.

Алексей Рождественский уверен, что для устранения недоверия к облачным СЭД отрасль должна накопить критическую массу облачных проектов, продемонстрировав их надежность и безопасность. При этом он отмечает, что пока еще сохраняет актуальность вопрос нестабильности каналов связи, из-за чего могут быть сложности с доступом к облаку.

Однако в разговорах об использовании облаков часто звучит мысль о том, что при переходе от модели онпремис к облаку основная проблема заключается не просто в передаче некоторых ИТ-функций на аутсорсинг, а в необходимости внутренней трансформации самой компании. По мнению Ильи Ипатова, прежде чем передавать на аутсорсинг документооборот или хранение данных, заказчик должен навести порядок в своих бизнес-процессах и регламентах. При этом для использования облака ему зачастую нужно отказаться от собственных уникальных «придумок» (по организации бизнес-процессов) в пользу каких-то стандартных схем. «Одна из главных проблем в том, что заказчик с глубоко кастомизированной СЭД не готов отказаться от привычных схем работы ради уменьшения стоимости владения. Поэтому облачные сервисы СЭД будут больше востребованы новыми заказчиками, внедряющими электронный документооборот с нуля», - говорит он.

Эту же мысль высказывает и Дмитрий Шмайлов: «Изменение бизнес-процессов, связанных с переходом на облачный документооборот, предполагает работу по организационным переменам - как показывает практика, любые трансформации в бизнес-процессах встречают сопротивление в компании со стороны пользователей ИТ. Исполнитель же должен не только разработать оптимальную стратегию перевода документооборота в облачный сервис, но и взять на себя ответственность за ее реализацию».

Проблема доверия к облачным СЭД напрямую связана с повышением доверия к конкретным провайдерам, уверен Владимир Соловьев: «Вопрос, что будет, если провайдер потеряет все данные, остается актуальным в силу того, что поставщики облачного документооборота по масштабу не сравнимы с Microsoft, AWS, Google».

«Чисто технических проблем при переходе на облачный уровень крайне мало, если переход осуществляется на аналогичную систему, а в случае перехода на новую систему проблем не больше, чем при любой локальной миграции, - считает Сергей Авдалян, независимый эксперт, имеющий большой опыт работы руководителем ИТ-службы на стороне заказчика. - Основные приемы переноса данных достаточно стандартны и не представляют особых сложностей для специалистов уровня администратора систем и баз данных. Гораздо больше проблем лежит в области организационных и нормативных вопросов, а также вопросов безопасности. Многие руководители, особенно в российских компаниях, откровенно не доверяют хранение основных мастер-данных компании о клиентах, продуктах, услугах, технологиях, ноу-хау (которые по сути и составляют ценность предприятия) сторонним компаниям, понимая, что риски потери и утечки этих данных могут стать последним шагом к уничтожению бизнеса».

Типовые заблуждения заказчиков (по мнению вендоров) в отношении облачных СЭД-сервисов

· облачная СЭД сильно урезана в функциональности, ее трудно адаптировать к требованиям заказчика и интегрировать с существующими онпремис-решениями (в основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал);

· недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке, возможны утечки (здесь требуется серьезная работа по разъяснению принципов функционирования облачного ПО и анализ опыта его применения);

· совокупное использование модели SaaS дороже онпремис-варианта (часто заказчики забывают учесть в стоимости онпремис-решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО и необходимость иметь своих оплачиваемых ИТ-специалистов);

· облачные технологии не могут использоваться в государственных организациях (при этом забывают о коммунальной, ведомственной облачной модели).

Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.

«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.

По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.

Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.

Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.

Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.

Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.

Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.

Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.

К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.

При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».

Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».

Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.

В России в последнее время происходят значительные изменения в области автоматизации документооборота и делопроизводства. Эксперты отмечают активную заинтересованность государственных органов виспользовании преимуществ, которые дает электронный документооборот. Также заметен и рост популярности мобильных решений для организации СЭД . Однако не менее значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на отечественную отрасль автоматизации документооборота, является СЭД в формате SaaS .

До недавнего времени в нашей стране, по мнению экспертов,росту проникновения «облачных » сервисов во многом препятствовало то, что уровень развития инфраструктуры и пропускная способность каналов связи не позволяли оказывать «облачные» услуги на должном уровне. Но все меняется стремительно:быстрое улучшение охвата и технических характеристик инфраструктуры, необходимой для организации доступа в Сеть, приводит к тому, что все больший интерес и все большее распространение получают решения, основанные на «облачных» технологиях.

Среди них - возможность реализации сервисов по организации СЭД , основанных на принципе SaaS , при котором пользователь получает доступ к продуктам по принципу подписки и платит не за приобретение лицензии на соответствующее ПО, а за использование продукта в том объеме, который ему необходим.

Тренд «ухода»в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Это направление, конечно, имеет свои безусловные плюсы как для тех, кто оказывает эти услуги, так и для пользователей сервисов, организованных по указанной модели. Вместе с тем, эксперты говорят о том, что осталось еще много вопросов относительно того, как организовывать схему продажи услугпо модели SaaS, как формировать цену при такой модели работы и так далее.

Отмечая существующие аспекты, которые необходимо преодолеть для успешного развития такой модели потребления услуг, как SaaS, применительно непосредственно к СЭД, участники рынка указывают следующее: «Перед нами как перед производителем и поставщиком решения стоит важный вопрос, как при предоставлении услуги по этой модели организовать оптимальный уровень технической поддержки, чтобы пользователи могли продуктивно пользоваться нашими решениями. Мы стремимся к тому, чтобы упростить работу с продуктами как за счет типовых настроек решения и дружественного интерфейса, так и путем формирования методических рекомендаций и материалов, дающих возможность пользователю самостоятельно решать вопросы, возникающие при организации документооборота в электронном виде», - рассказывает генеральный директор компании ЭОС ПВ Яковенко Виталий.

Эксперты также говорят, что при работе с программными продуктами по модели SaaS существует сложность, связанная с необходимостью обеспечения отказоустойчивости системы на уровне инфраструктуры для того, чтобы обеспечить корректную работу с продуктом в «облачной» среде. Существует также определенные барьеры со стороны самих пользователей, хотяво многом эти барьеры носят психологический характер. Потребителям зачастую сложно принять то, чтовнутренняя информация в рамках электронного делопроизводства хранится «где-то там, на неведомых серверах». Вопрос сохранности информации и ее недоступности для сторонних лиц при условии работы в «облаках» на сегодняшний день является едва ли не основным, волнующим потенциальных потребителей «облачных» сервисов. Эксперты при этом говорят, что обеспечение достаточного уровня безопасности в «облачной» среде вполне возможно (к примеру, за счет организации VPN на уровне каналов связи и заключения SLA с оператором для того, чтобы минимизировать риски утечки или потери информации).

Активно распространяющиеся в корпоративном секторе веб-сервисы начинают влиять и на развитие сферы электронного документооборота. Несмотря на то, что пока еще не очень большой процент субъектов бизнеса использует Системы электронного документооборота, построенные по модели SaaS, для некоторых организаций «облачные» СЭД становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса. Таким организациям не нужно организовывать собственные сервера, ЦОДы, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять. Затраты в этом случае пропорциональны использованию. Можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решений. СЭД из «облака» в этих случаях может стать идеальным вариантом.

Что касается крупных компаний, специалисты уверены, что их СЭД будут развиваться в так называемых «частных» облаках, позволяющих централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином дата-центре .

Законодательная деятельность в области электронного документооборота и интерес к этой теме со стороны руководства страны также положительным образом влияет на развитие технологий защищенного обмена документами, в том числе, основанного на «облачных технологиях». Тот факт, в стране законодательно утверждена возможность выставления и получения электронных счетов-фактур приведет к появлению нового «облачного» сервиса в лице операторов СЭД, которые будут контролировать процесс движения документов и иметь полномочия удостоверять счета-фактуры.

Однако пока процесс освоения «облачных сервисов», в том числе и в области документооборота, замедляется тем, что у пользователей до сих пор возникают страхи и сомнения по поводу их безопасности.

На самом деле, большинство причин, которыми компании отгораживают себя от использования web-сервисов, не имеют под собой логического обоснования.

Так, например, многие считают, что «облачные вычисления» - явление новое, а потому малоизученное и небезопасное. В действительности развитие «облаков» началось еще в те далекие годы, когда компьютеры представляли собой огромные машины и занимали несколько помещений, а то и этажей. Все это время эти сервисы называли онлайн-сервисами и использовались для общения, хранения различной информации, фотографий, видео, резервных копий данных. Но возникшая откуда-то метафора «облако» ввела пользователей в замешательство и породила недоверие к уже проверенным временем услугам.

Другой причиной нежелания использовать «облачные сервисы» в деятельности компании часто становится уверенность в уникальности своих бизнес процессов и в невозможности их автоматизации с помощью «облаков». Здесь существует 2 пути решения:

Анализ бизнес процессов с целью определения, чем обусловлена их «уникальность». Часто причиной того, что бизнес процессы организации отличаются от стандартных, является следование традициям, на практике означающее, что бизнес процессы уже давно не пересматривались и не оптимизировались.
Второй вариант предполагает кастомизацию облачного сервиса. Так, использование инфраструктуры в качестве сервиса позволяет создать виртуальный пул ресурсов, на которые можно устанавливать привычное ПО. Либо в качестве сервиса можно использовать программную платформу, а необходимое приложение в таком случае конструируется в соответствии с индивидуальными особенностями бизнес процессов организации.

Еще один комплекс страхов связан с вопросом контроля за информацией, хранящейся в «облаке»: данные хранятся непонятно где, они могут потеряться, стать доступными конкурентам, их могут украсть.

На самом деле, все вопросы, связанные с информационной безопасностью, можно решить, осветив их в контракте, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем оказываемых услуг (SLA – service level agreement). В нем же можно определить уровень предоставления сервиса, ответственность оператора за нарушения порядка предоставления сервиса, нормативы восстановления данных после сбоя. Причем зачастую бывает так, что облачные провайдеры могут обеспечить гораздо более оперативное восстановление системы, нежели специалисты ИТ-службы конкретной компании. Ответственность за услуги, оказываемые сервис-провайдером, определяется на уровне юридического лица, и важной частью обеспечения безопасности является соглашение о неразглашении (Non-Disclosure Agreement), которое юридически защищает данные. В нем прописываются обязательства сторон и ответственность за разглашение данных. Естественно сервис-провайдеры, которые вложили серьезные средства в организацию бизнеса, будут всеми силами избегать нарушений, так как вся их деятельность построена на доверии.

Что касается вопросов доступа к данным других пользователей, здесь стоит узнать у оператора, как организовано совместное использование ресурсов. Вариантов реализации множество. И в действительности чаще всего пользователи имеют возможность контролировать свои данные, главное, грамотно этот контроль осуществлять.

Кроме того, от таких угроз, как хищение данных, DDoS-атаки и намеренная «поломка» сервиса не застрахованы и традиционные решения, и большой разницы, установлен ли сервер в офисе у заказчика или в дата-центре, нет. Но, пытаясь получить доступ к данным, хранящимся у сервис-провайдера, злоумышленники столкнутся с профессиональными аппаратно-программными средствами защиты (например, устройствами Cisco ASA 5500 Series и IronPort), со специализированными решениями для защиты на уровне приложений, с опытными системными администраторами, которые занимаются исключительно вопросами безопасности.

Проблему недоверия оператору можно решить, например, с помощью независимой сертификации облачных решений. Процедура может быть как добровольная, так и обязательная. Так, в США существует несколько стандартов сертификации, использующихся для обеспечения соответствия требованиям управления организацией, безопасности, доступности сервиса, целостности обработки данных, конфиденциальности. Глобальная природа Интернета предполагает, что провайдер юридически и физически может располагаться в любой точке мира, лишь бы его условия удовлетворяли требованиям клиента. Поэтому, соответствие оператора строгому облачному стандарту другой страны может рассматриваться как его конкурентное преимущество.

Если же говорить о тех вопросах, которые могут реально возникнуть при использовании облачных решений, то здесь можно сделать как минимум 2 замечания.

1. Не все информационные системы могут быть переведены в облако. Облачный вариант существования для некоторых из них просто нецелесообразен. К таким системам можно отнести: системы, работающие с производственным и иным специфичным оборудованием, в том числе системы реального времени высокоинтегрированные системы, заказные системы, разработанные 15-30 лет назад. Данные системы могут использовать устаревшее оборудование, более неподдерживаемые операционные системы и платформы. Часто сам разработчик уже прекратил их поддержку; системы, обеспечивающие жизнедеятельность предприятия. Это системы, простой которых может привести к катастрофическим последствиям или потере бизнеса. Например, для банка такой системой является АБС.

2. Проблема надежности соединения с Интернет-провайдером. При использовании онлайн-сервисов компания попадает в зависимость от доступности, скорости, надежности интернет-соединенния. Чтобы оценить этот риск, нужно определить его вероятность и ущерб (например, с помощью оценки статистики и возникавших проблем в прошлых периодах). Самый очевидный вариант минимизации этого риска – организация резервного соединения.

В действительности задуматься об использовании web-сервиса для работы с документацией стоит, если:

в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. Онлайн сервисы позволяют быстро и достаточно эффективно автоматизировать управление потоками документов с такими преимуществами, как более низкие затраты на приобретение и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
направление бизнеса компании быстроразвивающееся. Использование СЭД из «облака» может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в системе происходят единовременно для всех без установки при этом дополнительного ПО. Поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
Вы не хотите тратить деньги и время на проведение закупочных процедур, переговоров, тестирование, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая облачную СЭД, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше, а окупаемость наступит намного раньше.
в Вашей организации достаточно большое количество транзакций. «Облачные» системы документооборота обычно позволяют автоматизировать не только внутренний документооборот организации, но и движение документов между разными организациями, что достаточно актуально в наше время. Если компания активно работает с клиентами, поставщиками, партнерами, - web-сервис для работы с документами может стать для нее идеальным вариантом.

Так или иначе, переход на использование «облачных решений» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить серверы и ПО у себя, воспользоваться «облачным» сервисом или выбрать гибридную модель, есть всегда.

В.И. Берестова, доц. РГГУ

Актуальность использования облачных технологий в электронном документообороте

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Типы облаков

Типы сервисов, предоставляемых облачными вычислениями

Достоинства и недостатки облачных технологий

Особенности и возможности применения облачных технологий в электронном документообороте

На сегодняшний день одним из перспективных направлений IT -технологий являются облачные вычисления и предоставляемые ими современные сервисы создания, хранения, обработки и поиска данных. Перспективы использования данных технологий в электронном документообороте рассматривались на XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот».

На конференции рассматривались теоретические и практические проблемам применения «облачных» технологий в электронном документообороте. Были выделены преимущества и недостатки применения «облачных» технологий в электронном документообороте. К преимуществам отнесены - мобильность, удобство использования, экономическая эффективность, отсутствие потребности в собственной инфраструктуре и специалистах по сопровождению, более низкая потребность в инвестициях, низкая стоимость владения, эффективное использование бюджетных средств на информатизацию. К недостаткам − отсутствие правового регулирования этой проблемы в целях информационной безопасности, т.е. использование подобных технологий должно быть технический проработано и иметь нормативное закрепление.

Возможность использования облачных технологий в электронном документообороте, как видно из анализа выступлений ведущих специалистов, носит неоднозначный характер. Поэтому рассмотрим более детально облачные технологии и перспективы их практического применения на примере архивов.

Что такое облачные технологии, сервисы и вычисления

Облачные технологии – это современные информационные технологии, принцип действия которых заключается в предоставлении удаленного доступа к центрам обработки данных, к оборудованию и приложениям, установленным на нем через Интернет.

Облачные технологии или облачный сервис, обычно имеют графическое представление в системах, в виде облачка. На рис.1 представлены компоненты, которые включает технология облачных вычислений.

Рис. 1. Компоненты облачных технологий

Под инфраструктурой понимается набор физических устройств или аппаратных средств. Это могут быть серверы, жесткие диски и т.д. Под платформой подразумевается набор услуг для пользователя. Программное обеспечение, это то обеспечение, которое доступно пользователю.

Рассмотрим набор услуг, которые могут быть представлены пользователю с помощью облачных вычислений (cloud сomputing или СС) обычно принято называть словом aaS (as a Service ), то есть как сервис. Существующие на сегодня облачные вычисления предоставляют типовые услуги, которые кратко описаны в таблице №1.

Таблица №1 Типы Сервисов

Storage-as-a-Service ( хранениекаксервис)	Услуга Storage -as -a -Service дает возможность сохранять данные пользователя во внешнем хранилище, в «облаке». Для пользователя, оно будет выглядеть, как дополнительный логический диск или папка.
Database-as-a-Service (база данных как сервис)	Услуга Database -as -a -Service предоставляет возможность работать с базами данных, как если бы СУБД была установлена на локальном ресурсе.
Information-as-a-Service (информациякаксервис)	Услуга Information -as -a -Service дает возможность удаленно использовать любые виды информации, которая может меняться динамически.
Process - as - a - Service (управление процессом как сервис)	Услуга Process -as -a -Service представляет собой удаленный ресурс, который может связать воедино несколько ресурсов (таких как услуги или данные, содержащиеся в пределах одного «облака» или других «облаков») , для создания единого бизнес-процесса.
Application-as-a-Service (приложениекаксервис)	Услуга Application -as -a -Service может иметь другое название, Software -as -a -Service , что означает программное обеспечение как сервис или программное обеспечение по требованию пользователя. При этом программное обеспечение находится на удаленных серверах и пользователь может получать к нему доступ через Интернет. Поставщик данной услуги отвечает за обновления и лицензии на данное обеспечение.
Platform-as-a-Service (платформакаксервис)	Пользователю предоставляется операционная система и некоторое программное обеспечение.
Integration-as-a-Service (интеграциякаксервис)	Пользователь может получать из «облака» полный интеграционный пакет, включая программные интерфейсы между приложениями и управление их алгоритмами. Сюда входят известные услуги и функции пакетов централизации, оптимизации и интеграции корпоративных приложений.
Security-as-a-Service (безопасность как сервис)	Данный вид услуги предоставляет возможность пользователям быстро развертывать продукты, позволяющие обеспечить безопасное использование веб-технологий, электронной переписки, локальной сети, что позволяет пользователям данного сервиса экономить на развертывании и поддержании своей собственной системы безопасности .
Management / Governace - as - a - Service (администрирование и управление как сервис)	Дает возможность управлять и задавать параметры работы одного или многих «облачных» сервисов. Это в основном такие параметры, как топология, использование ресурсов, виртуализация.
Infrastructure-as-a-Service ( инфраструктуракаксервис)	Пользователю предоставляется компьютерная инфраструктура, обычно виртуальные платформы (компьютеры, связанные в сеть, которые он самостоятельно настраивает под собственные цели).
Testing-as-a-Service (тестирование как сервис)	Дает возможность тестирования локальных или «облачных» систем с использованием тестового ПО из «облака».

Рассмотрим подробнее облачный сервис как «Облачное хранилище данных» .Что такое облачное хранилище? Облачное хранилище данных – это размещение пользователем данных в облаке, на удаленном сервере, принадлежащему облачному провайдеру. Пользователь имеет возможностью доступа к информации при помощи различных устройств, имеющих возможность доступа к Интернету. Это может быть компьютер, планшет или,например, смартфон. Удаленное хранилище данных может быть использовано в учебных целях для обмена информацией, а также для компании при обработке данных несколькими сотрудниками, предоставляя коллективный доступ к файлу. Достоинства облачного хранилища данных:

 облачные хранилища абсолютно бесплатны, как правило, с предоставлением виртуального места объемом до 5-7 Гб;

 доступ к информации в облаке осуществим с любого устройства, поддерживающего интернет-подключение, с любой страны мира;

 возможен коллективный доступ к чтению и редактированию файлов;

 защищенность от вирусов в данной облачной технологии;

 отсутствие возможности потери данных.

Недостатки облачного хранения данных:

необходимо стабильное интернет-соединение;

привыкание к пользовательскому веб-интерфейсу компании, которая предоставляет услуги по хранению информации в облаке.

Рассмотрим достоинства и недостатки сервиса Software -as -a -Service или SaaS , что означает программное обеспечение как сервис. Клиенту данной облачной технологии достаточно иметь только веб-браузер для полноценной работы. Вся аппаратная часть находится у облачного провайдера, за установку и работоспособность программного обеспечения и обновление приложений отвечает тоже провайдер. Провайдер обеспечивает необходимую круглосуточную техническую поддержку.

Какова система оплаты клиентом оказываемых услуг SaaS ? Клиент платит только за аренду программного обеспечения, а не за его покупку, что позволяет клиенту работать с лицензионным программным обеспечением и уменьшить его затраты.

К достоинствам облачной модели SaaS можно отнести:

уменьшение затрат на приобретение лицензионного программного обеспечения;

не требуется установка программного обеспечения на рабочих компьютерах пользователей;

не нужно нанимать в штат дополнительного специалиста по технической поддержке;

удобство использования, коммуникация с которым осуществляется при помощи доступа к Интернету с настроенным браузером.

Основным недостатком является возможность утечки конфиденциальной информации пользователя. Одним из возможных вариантов является, грамотно составленный юристом договор, который полностью оговаривает действия сторон при исчезновении или утечки конфиденциальной информации и ответственность за произошедшее. Тем не менее, что безопасность серверов, при попытке взлома извне, на стороне облачного провайдера, как правило, будет значительно выше, чем у клиента.

Рассмотрим подробнее достоинства и недостатки услугу Infrastructure as a Service или IaaS. В модели IaaS предусмотрена только аренда серверов, но не программного обеспечения, поэтому ответственность за установку операционной системы и рабочих приложений берет на себя арендатор, а не предоставляющая услуги IaaS фирма.

Достоинством услуги IaaS служит легкая и быстрая масштабируемость вычислительных мощностей серверов, что позволяет произвести переход на более мощную инфраструктуру и сэкономить арендатору деньги. Так например, при увеличении штата сотрудников, работающих с определенным приложением, войдя в панель управления удаленным сервером можно увеличить его мощность.

К достоинствам услуги IaaS можно также отнести:

арендатору услуги не требуется закупать дорогое серверное оборудование;

не требуется модернизация аппаратной инфраструктуры и ремонт серверного оборудования;

не нужно платить за электроэнергию, потребляемую сервером.

К недостаткам технологии IaaS можно отнести:

необходимость ежемесячного внесения оплаты за пользование IaaS;

повышение арендной платы за любое масштабирование.

Интеграция как сервис (Integration -as -a -Service ) означает интеграцию облачных услуг в одно целое. Сегодня, облачные технологии включают в себя большое количество изолированных друг от друга облачных ИТ-услуг, к которым клиенты должны подключаться по отдельности. С другой стороны, современные IT технологии просто пронизывают предприятие, поэтому идея связанных между собой сервисов, запущенных на гибкой, масштабируемой инфраструктуре должно в конечном итоге сделать каждое предприятие одним из узлов в большом облаке.

Рассмотрим существующие на сегодня типы облаков и реализуемые в них модели. По форме собственности выделяют публичные, частные и гибридные облака.

Публичное облако - это ИТ-инфраструктура, используемая одновременно множеством компаний и сервисов. Пользователи не имеют возможности управлять и обслуживать данное «облако», а вся ответственность по этим вопросам возложена на владельца ресурса. Абонентом, предлагаемых сервисов может стать любая компания и индивидуальный пользователь. Примерами могут служить онлайн-сервисы: Amazon EC2, Google Apps/Docs, Microsoft Office Web./3/ Сегодня существует достаточно много провайдеров публичных облачных сервисов.

Частное облако (private cloud ) - это безопасная ИТ-инфраструктура контролируемая и эксплуатируемая в интересах одной-единственной организации. Организация может управлять частным «облаком» самостоятельно или поручить эту задачу внешнему подрядчику. Инфраструктура может размещаться либо в помещениях заказчика, либо у внешнего оператора (либо частично у заказчика и частично у оператора). Частное облако является самым безопасным из всех видов облаков. Основной задачей для пользователя частного облака, построенного при помощи облачной технологии IaaS, служит ряд запросов в виде количества оперативной памяти, количества процессоров и требуемого объема для хранения данных, различных сетевых устройств и интерфейсов, а также в выборе базовой операционной системы, которая будет управлять облачным сервисом. К сильным и положительным сторонам частного облака можно отнести//:

высокую скорость масштабирования аппаратных ресурсов;

сниженные расходы на функционирование ИТ-сервисов, за счет полноценной автоматизации;

эффективное перераспределение компьютерных ресурсов таким образом, чтобы пользователь, которому требуется больше вычислительной мощности, чем другому пользователю, получил ее в полном объеме, это позволяет эффективно распределять нагрузку между физическими центрами обработки данных;

детальный мониторинг использования аппаратных ресурсов внутри организации;

возможность точно спрогнозировать бюджет на поддержку и масштабирование базовых ресурсов между пользователями.

Частное облако может быть базой для гибридного. Для этого можно перенести часть нагрузки в публичное облако, а это позволит еще точнее распределить бюджет на ИТ-обслуживание. Частное облако – достаточно удобная и эффективная инфраструктура, которая обладает большей гибкостью, чем обычный внутренний сервер. Также частное облако позволяет сократить бюджет и произвести его прогнозирование на будущее. Использование такой облачной технологии служит базой для создания гибридного облака – гибкого и безопасного.

Гибридное облако - это ИТ-инфраструктура использующая лучшие качества публичного и частного облака при решении поставленной задачи. Часто такой тип применяется, когда организация имеет сезонные периоды активности, другими словами, как только внутренняя ИТ-инфраструктура не справляется с текущими задачами, часть мощностей перебрасывается на публичное «облако» (например, большие объемы статистической информации), а также для предоставления доступа пользователям к ресурсам предприятия через публичное «облако».

На сегодняшний день существуют следующие облачные сервисы:

почтовые облачные сервисы;

облачные офисные приложения;

облачные сервисы хранения файлов и контента;

среды для корпоративного разворачивания облака;

хостинговые облачные сервисы;

музыкальные облачные сервисы.

В настоящее время существует немалое количество бесплатных облачных услуг, которые стали популярными сегодня, например, iCloud , Microsoft Skydrive , Google Drive , Dropbox , Amazon Cloud Drive , Яндекс.Диск.

Рассмотрим некоторые из них, например:

Облачный сервис iCloud от компании Apple, полностью автоматический и бесплатный Он позволяет сохранть Ваш контент,например, почту, календарь, контакты, документы, музыку, видео и изображения и т.д. на серверах, а затем доставляет его на все устройства iPhone, iPad, iPod touch, Mac и PC с помощью беспроводной технологии Push.

Google Play, предназначен для размещения пользователями кинофильмов, музыки, приложений и книг на специально предназначенных для хранения цифровой информации серверах. Доступ к сервису предоставляется непосредственно из браузера, независимо от ОС, а поэтому может осуществляться как с ПК, так и с мобильных устройств на базе Android. У каждого пользователя есть возможность разместить и хранить до 20-ти тысяч музыкальных записей на бесплатной основе.

В России активно используются облачные вычисления, например, фирмой 1С:Предприятие. Облачные технологии 1С:Предприятие могут использоваться внутри отдельной организации, внутри холдинга или отдельным клиентом. Внутри отдельной организации облачные технологии могут использоваться для того, чтобы сотрудники имели возможность подключаться к информационной базе из разных мест, даже из тех, где на компьютерах не установлено 1С:Предприятие. Это полезно для руководителей, перемещающихся между офисами, которым требуется оперативная информация по своим подразделениям. Это удобно для менеджеров, потому что они могут получать необходимые отчеты находясь, практически, в любом месте, в торговой точке или у поставщика. Использование облачных технологий внутри организации позволяет сотрудникам легко перемещаться внутри организации и между офисами.

Внутри холдинга, объединяющего несколько компаний, облачные технологии позволяют сокращать расходы на администрирование одинаковых прикладных решений, а также осуществлять быстрое и одновременное их обновление для всех компаний.

В заключении, на основе вышесказанного, обобщим возможности облачных вычислений. Технология облачных вычислений и предоставляемые сервисы или услуги позволяют:

осуществлять доступ к личной информации с любого компьютера, подключённого к Интернет;

работать с информацией с разных устройств, например, компьютера, планшета, телефона и т.п.;

работать в браузерах любых операционных систем;

просматривать и редактировать информацию и данные одновременно с разных устройств;

не потерять важную информацию, так как она хранится на удаленном сервере;

пользоваться самой последней версией программ и при этом не надо следить за выходом обновлений;

объединять свою информацию с другими пользователями.

К недостаткам можно отнести:

Для получения доступа к услугам «облака» необходимо постоянное соединение с Интернет;

Пользователь имеет ограничения в используемом обеспечении и иногда не имеет возможности настроить его под свои собственные цели;

Электронные архивы, созданный на базе комплекса документов, используемых в организации, могут размещаться на жестких дисках или серверах самой организации либо в публичных, частных или гибридных облаках. При классическом способе создания и ведения электронного архива, его стоимость складывается из расходов на построение своих ЦОДов (центров обработки данных), затрат на аппаратное обеспечение (серверные мощности, системы хранения данных), закупку сетевого оборудования, программного обеспечения, системы электронного архива и дополнительных модулей, стоимости технической поддержки и содержания штата ИТ специалистов. Стоимость подобных проектов, как правило, оценивается в несколько миллионов рублей. При использовании облачных технологий и предоставляемых ими сервисов исключаются затраты на содержание системы. Организация осуществляет ежемесячную арендную плату за сервис и дополнительные услуги. Разница в цене арендной платы поставщиков сторонних облачных сервисов зависит от набора их функциональности, ответственности за сохранность данных, которую берет на себя поставщик услуги, технических параметров самого сервиса: скорости работы, объема хранимых данных, количества одновременных подключений и т.д.

По мнению многих экспертов, первым шагом для перехода в публичное облако становится гибридная модель, когда несколько частных облаков соединяются с публичным для оптимизации расходов на инфраструктуру. Гибридная модель позволяет эффективно использовать имеющиеся внутренние ресурсы и в то же время обращаться к более доступным внешним - для менее критичной и конфиденциальной информации. То есть, если информация, содержащаяся в документах достаточно открытая, то ее можно хранить в публичном облаке, если информация носит конфиденциальный характер, то ее лучше хранить либо в частном облаке либо на носителях организации.

Материалы XIX Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: «облачные» технологии и электронный документооборот», 24-25 октября 2012 г. Москва, ВНИИДАД.

Злобин Е.В. Облачные технологии хранения данных – возможности для историков.// Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». № 37. Материалы XIII конференции Ассоциации «История и компьютер» (Москва, 21 – 23 сентября 2012 г.). – М., МГУ, 2012. – С.110 – 111.

15 декабря 2016 г. 17:03

Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.

Облачные модели использования СЭД

PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?

Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них – заказчиков и вендоров.

Со стороны заказчиков, облака – это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.

Компания DIRECTUM – вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.

Текущее положение дел с применением облачных СЭД

PC Week: Какова общая ситуация в России с "документооборотом в облаках"? Какие тут наблюдаются тенденции?

Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ – наша профильная задача. В 2014-2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье « ».

Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.

Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.

Плюсы и минусы облачных СЭД

PC Week: В чем заказчики видят достоинство "документооборота в облаках"?

Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т.к. их аргументы в пользу облаков отличаются.

У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.

Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т.к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)

PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?

Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.

С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно – перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения – это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.

PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?

Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.

Организационный вопрос – недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т.ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.

Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:

● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);

● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.

Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.

С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т.д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.

Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.

Типовые заблуждения заказчиков в отношении облачных СЭД-сервисов

● Облачная ECM-система сильно урезана в функциональности; В основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал.);

● Недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке; Здесь требуется серьезная работа по грамотному информированию о развитии современного облачного ПО; например, компания DIRECTUM запустила раздел « » на ECM-Journal;

● Как бы это не казалось странным, но совокупное дорогое использование модели SaaS; Правда выясняется, что часто заказчики забывают учесть в стоимости on-premise решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО (в т.ч. его регулярное обновление) и необходимость наличия своих оплачиваемых ИТ-специалистов.

Полный текст обзора “Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака” .