Тишь написать нам выслать копию. Десять правил деловой переписки. Письмо-просьба о снижении арендной платы

Приносят счастье или несчастье письма счастья? Или об оккультном "вирусном" спаме эпохи, когда еще не было интернета...

***

Осенью 2003 года к нам в Миссионерский отдел пришло письмо.

"Здравствуйте! Несколько лет тому назад я получил подобное послание, но не придал ему значения и выбросил. А через месяц у меня умер отец.

И вот полтора месяца назад получаю снова это послание. И весь в сомнения. Окропил его святой водой, потом размножил, но не посылал никому. И навалилось на меня бедствие – с неделю назад появились клопы. По всей видимости придется кому-то посылать. Вот и вам высылаю 3 экземпляра в надежде, что Вы окажете помощь мне.

Да поможет Вам Господь и Пречистая Владычица в трудах Ваших. С уважением Юрий".

Письмо счастье (приводится в одном из оригиналов)

Само письмо находится в Юркале (Голландия), оно обошло 445 раз вокруг света и попало Вам. С получением письма его надо послать тому человеку, Вы желаете счастья, если Вы не верите в счастье из параллельных миров. Все зависит от Вас. Жизнь письма началась в 1254 году. В Россию оно попало в начале 20 века. Письмо получила бедная крестьянка Цигунова и через 4 дня откопала клад, потом вышла замуж за князя Галицина и стала миллионершей. В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли. В 1921 году Коная Дайль получил письмо, но не распечатал его. Он попал в катастрофу, и ему ампутировали обе руки. Хрущеву письмо - подбросили на дачу, но так как он не прочел его, то на 4 день был свергнут друзьями. В 1980 году Алла Пугачева сделала 20 копий и через 4 дня получила неожиданное приглашение от фирии, после которого через 4 дня положила на счет 20 тысяч долларов. Примеров очень много. Но не в коем случае не рвите письмо. Отнеситесь к этому серьезно. Это путь между настоящим и будущим. Письмо можно отправить в конверте, лишь бы оно дошло до адреса. Тест не изменять.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Эти знаки принесут вам счастье 9 лет. это письмо обошло вокруг света, счастье должно посетить Вас. Отправьте его лицам, которые в нем нуждаются. Не задерживайте письмо более 96 часов. Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы. Отправте письмо приятелям и через 4 дня ждите сюрприза. Данте получил в 1929 году, поручив своему секретарю отослать 20 копий, через несколько дней он получил 20 тысяч. О. Дорозе получил письмо, но не отправил его. При родах умерла его жена, родив больного сына. Через несколько Дорозе отправил несколько писем, обреченный мальчик выздоровел. Сделайте 20 копий! Отправте обязательно! Это не шарлатанство! Ждите сюрприза! С любовью это возможно! Это письмо-удача, оригинал в Англии! Удача обошла мир 9 раз. Удача послана тебе в течении 4 дней со дня получения письма. Удача изброла тебя на своем пути. Это не шутка. Ты получишь удачу по почте не высылая денег. Не высылай денег, потому что, судьба не имеет цены. Не храните это письмо, оно должно покинуть твои руки в течении 96 часов. Служащий авиакомпании получил 7 тысяч долларов. Дон Оли получив 400 тысяч долларов, потерял их потому, что прервал цепочку. Джорж Виссон получил письмо, потерял жену, так как не дал письму новые связи, однако перед смертью получил 7500000 долларов. Пожалуйста, разошлите 20 копий и ожидайте, что произойдет через 4 дня. Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки. Поскольку эта копия должна путешествовать по свету, сделайте же 20 копий и пошлите их друзьям и компаниям. Через несколько дней ты получишь сюрприз. Это правда! Даже коли над тобой давлеет суеверие, обрати внимание на следующее. Константин Джо получил цепь в 1930 году. Он попросил своего секретаря сделать 20 копий и разослать их. Несколько дней спустя выиграл в лотерею 20 млн. долларов. Марко де Дали, служащий получил письмо и заболел, что должен избавиться от него в течении 96 часов потерял работу, потом отыскал письмо, сделав 20 копий несколькими днями получил работу лучше прежней. Дойне Фрехранд получил письмо, и не прочитав его, выбросил его, через 9 дней он умер. В 1987 году письмо получила молодая женщина из Калифорнии, оно было весьма потрепано и читалось с трудом. Девушка дала слово, что перепечатает его и пошлет, но отложила, чтобы сделать. На нее обрушилась куча проблем, в том числе ремонт автомобиля. Письмо не покинуло ее в течении 96 часов. Наконец она напечатала его как обещала, и получила новую машину. Помни, не посылай денег! Ты посылаешь удачу! Не игнорируй письмо, пришли его! Удачи!

Да, действительно, человек подвергся непростому искушению! И, увы, в этом он не одинок. Такие письма "счастья" достаточно часто появляются в почтовых ящиках, например, я сам получал их три раза. Как тут не разобраться, что же за "счастьице" ходит по просторам России?! Благо у меня на руках целых три "одинаковых", но почему-то разных письма – два, которые я получил и одно - от Юрия.

Где же ты письмецо и откуда?

Читаем внимательно:

"Само письмо находится в Юркале (Голландия)… Это письмо удача, оригинал в Англии!"

"Оно обошло 455 раз вокруг света и попало Вам…Удача обошла мир 9 раз!…".

"Жизнь письма началась в 1254 году…Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы…Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки"

Итак, письмо создано в 1254 г., и цепь его передачи создана миссионером из Венесуэлы Св. Антонием Де Грабом, который был родом из Южной Африки. Не нужно быть знатоком географии и истории, чтобы знать – Венесуэла, находится в Южной Америки, однако в 1254 году, этот континент не был известен Старому Свету! Более того, в те времена Южная Африка, т.к. территория ЮАР также практически не была известна европейцам, и конечно не была ими колонизирована. Поэтому счастьежелательный "папа" письма св. Антоний Де Граб не мог появиться ни в Венесуэле, и даже родиться в Южной Африке.

Но это еще не все странности. Совершенно не ясно, с какой скоростью письмо колобродит по белу свету, то оно обошло 445 раз вокруг света, то всего лишь 9 раз. К тому же не понятно где же находится оригинал, то ли в Голландии, то ли в Англии?

То, что у автора письма св. Антония де Граба из Южной Африки туго с историей, свидетельствует и следующее предложение: "В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли". Я хоть и школу давно закончил, однако хорошо помню, маршала репрессировали до начала Великой Отечественной войны…

***

Читайте также по теме:

• Пошли "удачу" и "любовь": как получить сто "писем счастья" и не испугаться - Взгляд-инфо
• Кто крайний за монеткой счастья? - Миссионерский отдел Московской епархии
• Ходит по свету убийственное счастье (о письмах счастья) - Максим Степаненко
• Иерусалимский хлеб, или Закваска от лукавого - иерей Дионисий Свечников
• "Иерусалимский хлеб" - Интерфакс-Религия
• Магизм - профессор Алексей Осипов

***

Странная летопись или "текст не менять!"

Все события, описанные в письме, относятся в ХХ веку. И это понятно, в 1254 г. не было ни Пугачевой, ни удачливой крестьянки Цигуновой, ни бедной девушки из Калифорнии, у которой сломалась машина. А ведь, между прочим, "Текст не изменять!". Что же в письме осталось от того древнего письма?

Наверное, магические знаки, осенило меня! Сличение трех разных писем из трех разных источников разочаровало меня – знаки были разными. При этом в двух последних вариантах в знаках оказалась славянская буква "П", которой нет в латинском алфавите, обычно используемом оккультистами Средних веков в написании магических заклинаний.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Y6181518E6XXXIПXP5X

Y61815, 1886-XXПX ПXPSX

Очень подозрительна личность летописца, который, судя по письму, практически полностью изменил древний оригинал. События, описанные в письме, происходили в разные годы, в разных странах и даже континентах. Кто их собирал и вопреки предупреждению "текст не изменять!" почему-то их вписывал? Сами счастливчики и несчастливчики не могли приписать к письму то, что с ними произошло, т.к. удача приходила им уже после того, как они отправили письма. А неудачники вряд ли стразу бросались печатать в газеты или подписывать письмо: "Я, О. Дорозе, не отправил 20 копий письма, и моя жена умерла при родах. О, горе мне, дураку! Но я вовремя спохватился и мальчик, которого, извлекли из мертвой жены, выжил!". В свете, описываемого расстрела в 1943 году уже расстрелянного Тухачевского, есть сомнения, существовали ли вообще указанные люди.

В трех письмах, с которыми я ознакомился, полно ошибок (вы в этом уже убедились, читая приведенное письмо), и орфографических, и синтаксических, в т.ч. и в именах собственных:

"Само письмо находится в Юеркуала…Юркале…Юфкула".

"Доине Фрехранд…Догли Фрехранд…Догнит Фрихланд".

"Джордж Висаси…Джорж Виссон…"

И, наконец, фамилию католического миссионера исказили, как могли: то он "де Граб", то "де Грабби", то "де Габ"…

Письмо глазами христианина

Оставив светскую эрудицию, посмотрим на письмо глазами христианина. Оно не как не тянет на письмо-молитву к Богу, там нет даже намека на обращение "Господи, помилуй меня, и пошли мне богатство!". Кстати, подобные молитвы не одобряются не то, что Церковью, и Самим Господом "…не ищите, что вам есть, или что пить, и не беспокойтесь, потому что всего этого ищут люди мира сего; ваш же Отец знает, что вы имеете нужду в том; наипаче ищите Царствия Божия, и это всё приложится вам" (Лк.12:29-31).

Вне всякого сомнения, перед нами – по своей сути, магическое письмо (точнее - пародия на магическое письмо).

Раз так, уместно будет привести вначале контраргумент из стана духовных супротивников. Хотя я и далек от магии, но колдунами предполагается, что получение положительного эффекта зависит от правильного исполнения магического ритуала и правильного произношения (начертания) заклинаний. Однако магические знаки во всех письмах разные! Да и само письмо с Аллой Пугачевой и крестьянкой Цигуновой на все 100% не соответствует древнему оригиналу. Отсюда, очень сомнительна заявляемая магическая способность письма осчастливить всякого послушного его распространителя.

Из-за магический сущности письмо принципиально не могло быть создано католическим миссионером, который к тому же обозначен святым. Хотя римо-католики и впали во множество ересей, вряд ли они в те времена потеряли способность узнавать богомерзкую магию, как наши современные россияне.

В одной из утренних молитв, мы говорим Богу: "Ты бо еси мой Сотворитель и всякому благу Промысленник и Податель, и о Тебе же упование мое…". Итак, всякий христианин осознает, что все блага им получаемые, имеют один источник – Бога, именно поэтому мы ежедневно молимся Ему: "Господи помилуй… помоги… спаси… вразуми, наставь на путь истинный (праведный)… исцели… даруй" и т.п. При этом, так молясь, христианин просит не нагло и самодовольно, а проникается смирением, понимая свою греховность и недостойность просимых благ. И при этом своими делами в повседневной жизни стремится к праведности, доказывая тем самым свою любовь к Богу.

А к чему призывает письмо? Добр или зол, праведен или погряз в грехах, христианин ты или безбожник – все равно, лишь бы переписал письмо 20 раз, и получишь счастье в течение 9 лет!

Когда в молитве мы просим Бога о чем-то и получаем, то знаем источник блага – Бога. В магии – заговорах, заклятьях, в том числе и в этом письме нет обращения к Богу. Тогда кто же выполняет магическую просьбу? Бесы!

Вот почему Православная Церковь так гневно осуждают тех, кто занимается магий и колдовством, помня пророческое предупреждение: "…не научись делать мерзости … не должен находиться у тебя … прорицатель, гадатель, ворожея, чародей, обаятель, вызывающий духов, волшебник и вопрошающий мертвых; ибо мерзок пред Господом всякий, делающий это…" (Втор. 18, 9 – 14.), т.к. такие люди добровольно себя подчиняют бесовской силе.

Будучи "образом и подобием" Бога (Быт. 1:26), мы наделены таким качеством, как свободной волей. Будучи свободными, мы вправе принять и отказаться от каких-то благ, даваемых нам Богом, в том числе и от материального богатства, которое может много принести искушений, не способствующих нашему спасению. Наказывает ли нас за это Господь? Конечно, нет. Тем более что Он долго терпит; даже самые тяжкие грехи людей. А что же письмо-"СЧАСТЬЕ"? Отказался распространять такое письмо, несущее "счастье": выгнали с работы, попал в аварию, низвергли из власти, умерла жена, и даже… расстреляли. Вот такое вот "счастье" со звериным оскалом! Разве может за этим стоять Бог, который "есть любовь" (1 Ин.4:8)?

Поэтому не должно быть никаких сомнений при виде такого письма в почтовом ящике: отправьте его в мусорное ведро ! И помните, что, по словам св. апостола Павла "в мире идол ничто" (1Кор. 8:4). И если Вы живете по христиански - любите Бога и ближних, как самого себя, участвуете в богослужениях, прибегаете к спасительным Таинствам - с раскаянием исповедайте свои грехи и причащаетесь Телом и Кровью Господним, не оставляете молитву, то никакое письмо или заговор, никакая злоба беса или колдуна не повредят Вам.

Впрочем, мое глубокое убеждение, все эти "письма-счастья" - не злая магия, несущая непослушным всевозможные беды, скорее всего это чья-то злая шутка-издевка, впрочем, имеющая оккультную подоплеку. Такое письмо будет и дальше бродить, пока есть простодушные, оккультно настроенные, падкие на халяву из "параллельных миров" и вместе с тем пугливые невоцерковленные россияне.

Что же касается случая с Юрием, можно только лишь с горестью вздохнуть, бесы они и есть бесы! Древние падшие духи сильны в искушениях, они мастера выдавать случайные за взаимосвязанные события.

P.S. Кстати, по России распространяются еще и "пироги счастья", точнее магическая закваска для них, которую нужно раздавать всем знакомым простофилям. Такие пироги нужно печь только один раз в жизни и раздавать закваску только ну о-о-очень хорошим людям…

Максим Степаненко, руководитель
Миссионерского отдела Уфимской епархии
Русской Православной Церкви

В начале апреля 2008 года мне переслали по интернету еще одно "письмо-счастья". Обратите внимание на его заметное изменение.

"КИТАЙСКОЕ НАСТАВЛЕНИЕ. Можно купить дом, Но не очаг; можно купить кровать, но не сон; можно купить часы, но не время; можно купить книгу, но не знание; можно купить положение, но не уважение; можно заплатить за доктора, но не за здоровье можно купить душу, но не жизнь; можно купить секс, но не любовь. Китайское наставление приносит удачу. Оригинал хранится в Нидерландах. Это наставление уже восемь раз облетело вокруг мира. И, однако же, на этот раз оно принесет удачу тебе. После получения этого письма ты станешь счастливым. Это не шутка. К тебе придет удача. Перешли по почте или Интернету это письмо тем людям, которые нуждаются в счастье. Не посылай деньги, потому что счастье не купишь. Не храни письмо более 96 часов, в течение этого времени его нужно переслать. Несколько примеров того, что произошло: Константин получил письмо в 1953 году и попросил свою секретаршу сделать с него 20 копий; через 9 дней он выиграл 9 миллионов марок в национальную лотерею. В 1967 году Бруно получил это письмо и со смехом выбросил его. Через несколько дней у него заболел сын. Он отыскал письмо, сделал с него 20 копий и разослал их; через девять дней он получил известие о том, что его сын выздоровел. В 1987 году письмо получил молодой калифорниец, который заметил, что оно было неразборчиво написано. Он пообещал себе перепечатать его на машинке, однако отложил это на потом. То есть он не освободился от письма в последующие 96 часов. Позже он переписал и переслал его, как и было обещано, и получил новый автомобиль. Впоследствии он переслал его, продолжив счастливую цепочку. Не забудь, не посылай деньги и не подписывай письма. Просто пошли 20 копий и подожди чтобы увидеть, что случиться через несколько дней. Наставление было написано миссионером с Антильских островов Я посылаю его тебе, потому что ты должен помочь ему обойти вокруг Земли. Пошли 20 копий своим знакомым, друзьям и подругам. Спустя несколько дней ты получишь добрые известия или у тебя случиться сюрприз. Это правда, даже если ты не суеверен. Этот листок был послан в качестве удачи. Благодаря кому-то, кто любит тебя, счастье сохраниться от твоей пересылки Удача придет к тебе примерно в течение 4 дней после получения этого письма, которое предназначалось тебе. Счастье пришло из Венесуэлы, и оно было написано Антони де Крудом, южноафриканским миссионером. Теперь твоя очередь переслать его. Не храни письмо, оно должно покинуть твои руки в течение 96 часов. Я прошу тебя послать копии, и ты увидишь, что случиться в течении 4 дней. НЕ ПОСЫЛАЙ ДЕНЬГИ, НЕ ЗАБУДЬ ОБ ЭТОМ ПИСЬМЕ. ЭТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЕЙСТВУЕТ".

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Иванову И. И.

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
• 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

• Направляем Вам…
• Высылаем Вам…
• Представляем Вам…

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать . В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

• Просим подтвердить получение…
• Просим передать…
• Просим информировать…
• Просим возвратить…
• Просим руководствоваться… и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО «Стандарт»
Е.С. Кузьмину

27.07.2013 № 23

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Директор

Дыков

С.М. Дыков

Оформление сопроводительного письма к документам осуществляется на фирменном бланке организации.

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата. Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.

Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?

Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:

«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:

«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»

Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?

Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.

«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».

«Вы являетесь ведущим экспертом в области …».

«Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».

Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.

Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.

Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.

Шаг 3. Обоснование просьбы

Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.

На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.

Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:

Заинтересуйте адресата

Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:

«Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».

« Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах ».

« Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей ».

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:

«Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».

Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

« А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».

Или решить проблему:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».

Опишите значимость просьбы

Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло». Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.

«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м 2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками. Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».

Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

Шаг 4. Изложение просьбы

Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м 2 в день».

Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:

«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей ».

В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».

О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.

Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:

«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».

В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.

В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.

Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.

Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты:

«Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».

Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.

ПРИМЕР:

Было		Стало
«Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»	-	«Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров»

И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации. Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица. Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.

	-
	-	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по .	-	-
	-

"Коммерческое предложение", "Новость", "Для Вас" или просто "Rе:" - если такое письмо пришло с незнакомого адреса, то, скорее всего, оно покажется спамом. Несколько слов в теме письма способны привлечь внимание получателя или заставить его отправить письмо в корзину. Тема - это первое, что прочитает получатель письма. Поэтому так важно ее сформулировать.

В теме письма кратко сформулируйте его основное содержание. Желательно писать максимально конкретно, не "О проблемах", а "Проблемы при поставке ЛС в аптеку по ул. Селезнева". Если вы обращаетесь с предложением о сотрудничестве, то укажите в теме письма то, что затрагивает интересы адресата. Например, напишите не "Предложение о сотрудничестве", а "Предлагаем совместную рекламную акцию для увеличения продаж". Или: "Для компании "Альфа": эксклюзивная скидка на размещение рекламы в торговых точках "Беты"". Адресат сразу же должен понять, чем ему полезно будет ваше письмо. Кроме того, если он захочет через какое-то время найти его в списке полученных, то сможет задать для поиска указанные вами в теме ключевые слова. Когда получателем письма выступает потенциальный работодатель, удобным вариантом темы будет такой: "Резюме И. А. Ивановой на вакансию фармацевта".

Ни в коем случае не отправляйте какие-либо файлы без сопроводительного письма. Это все равно что зайти в кабинет к деловому партнеру не поздоровавшись, и просто швырнуть ему на стол нужные документы. Сопроводительное письмо начните с вежливого обращения: по имени-отчеству - к тем, кто старше вас, занимает руководящую должность или просто сам предпочитает такое обращение к себе; по имени - к тем, кто всегда представляется только таким образом и не предлагает называть себя по отчеству. Если вы не знаете, как лучше обратиться, то обращайтесь по имени-отчеству. Перейти к более фамильярному обращению по имени получатель предложит вам сам. Если имя неизвестно - можно обратиться обобщенными словами: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемое руководство компании!", "Уважаемые поставщики/клиенты/будущие партнеры!" Наконец, если вы совсем уж не знаете, как обратиться - оставьте просто слово "Здравствуйте!"

В начале письма лучше всего напомнить адресату о том, каким образом вы начали сотрудничество, познакомились. Например: "Во время конференции в Москве мы с Вами познакомились и обсудили возможность дальнейшего сотрудничества". Такой фразой вы напомните человеку, кто вы и почему ему вообще пишете. Не лишним будет выразить признательность, если есть за что, например: "Выражаем Вам глубокую признательность за то, что Вы оказали нам помощь в проведении рекламной кампании".

Далее сразу же перейдите к основному содержанию письма. Желательно без предисловий одной фразой сформулировать повод для обращения: "Предлагаю организовать встречу и обсудить открытие нового филиала". Помните, что большинству людей читать текст с экрана сложнее, чем напечатанный. Поэтому важно, чтобы человек максимально быстро понял, что вы от него хотите. К тому же, первые фразы запоминаются лучше всего. И если вы "запрячете" главную мысль в середину письма, то получатель ее может просто не уловить. Постарайтесь логично разбить весь текст письма на абзацы. Каждый из них начинайте с главной мысли фрагмента. Если вы предлагаете обсудить несколько вопросов, то их можно пронумеровать. Избегайте слишком длинных писем. Если изложение проблемы заняло большой объем - лучше скопировать его в отдельный файл и приложить к письму. Тогда получателю при необходимости будет удобнее сохранить файл у себя в отдельной папке или распечатать его.

В конце письма принято выражать надежду на дальнейшее сотрудничество, благодарить или каким-либо другим способом обозначать свое доброжелательное отношение к получателю письма. Например: "Надеюсь, что все сложности в нашем сотрудничестве будут преодолены, и мы наладим максимально эффективное взаимодействие!", "Выражаем признательность за длительное и плодотворное сотрудничество и поддержку нашего проекта!"

В конце письма укажите ФИО, должность, название компании и контактную информацию. Желательно указывать все контакты, которые могут понадобиться получателю: почтовый адрес, телефоны, факс, электронную почту, адрес сайта. Если пользуетесь в рабочих целях скайпом и "аськой" - укажите и их. При этом желательно не указывать "лишние" контакты. Например, не стоит указывать несколько адресов электронной почты - лучше напишите один, на который почта доставляется надежнее всего.

Подписывайте каждое свое письмо. Крайне неудобно, когда контакты человек указывает время от времени, и чтобы ему позвонить - приходится просматривать несколько его писем в поисках номера телефона. Пользуйтесь автоподписью в почтовых программах и на почтовых сайтах. За счет этой функции почтовая программа автоматически добавляет автоподпись к каждому создаваемому письму.

Если вам нужны несколько вариантов подписи - например, с разными контактными данными для региональных и федеральных партнеров, - можно создать несколько вариантов автоподписи.

"Ой, я забыла прикрепить файл. Высылаю" - это, пожалуй, самая частая фраза, которую можно встретить в письмах с вложенными файлами. Такая забывчивость - это вроде бы мелочь. Но из-за нее происходят значительные задержки в бизнес-процессах. Вы отправили файл и ждете ответа. На следующий день звоните и узнаете, что файл не получен, потому что вы забыли его приложить. Чтобы не попадать в такую ситуацию, заведите себе привычку при отправке файлов первым делом прикреплять их к письму, а затем уже писать сопроводительное письмо.

Еще один совет - называйте файлы таким образом, чтобы получателю они были понятны. Если ваш адресат - это потенциальный работодатель, то файл нужно назвать не "Резюме", а "Иванова И. А. Резюме на вакансию фармацевта" или "Фармацевт. Иванова". Если получатель - партнер по бизнесу, то также посмотрите на файл его глазами. Назовите не: "Коммерческое предложение для компании "Альфа"", а "Коммерческое предложение от компании "Бета"". Не: "Прайс", а "Прайс. Реклама на монетницах. Компания "Рекламист"". В этом случае получатель быстро сохранит письмо у себя в папке и ему не придется его специально переименовывать.

Желательно направлять письмо тому человеку, в компетенцию которого действительно входит решение вопросов, затронутых в письме. Если вы отправляете резюме, то нужно предварительно выяснить электронную почту менеджера по персоналу или руководителя. Если отправляется предложение о сотрудничестве - то обязательно тому, кто принимает решение по таким вопросам, будь это менеджер по закупкам, специалист по рекламе или директор.

Бывает, что единственный доступный адрес - это общий адрес компании вроде info@ или reklama@. Написав на такой адрес, можно легко оказаться незамеченным, поскольку на него поступает много спама. Поэтому желательно в теме письма указать фамилию сотрудника компании, для которого предназначено письмо или название компании, в которую вы обращаетесь. Также помогут обратить на себя внимание ключевые слова, связанные с деятельностью компании. Например: "Проблемы с поставкой леса от компании "Дрова Сибири"" - такая формулировка привлечет внимание менеджеров соответствующей компании.

Еще одна типичная ошибка отправителей - стремление известить о содержании своего письма всех подряд. Они указывают адреса всех более-менее заинтересованных людей, чтобы те получили копии. Ненужные письма вызывают раздражение у получателей, они отвлекают от работы в том числе и вас самих, когда вам начинают перезванивать за разъяснениями.

Существует правило: если вы перечисляете всех получателей через запятую - то ответ ждете от каждого из них, а если указываете часть адресов в строчке "Копия письма" - то ответа от этих адресатов не ждете, просто информируя их. Однако это правило соблюдается далеко не всеми. И с постоянными адресатами лучше специально о таком правиле договориться.

Еще одна удобная функция для отправки копий - "Скрытая копия". Если вы впишете адрес второго получателя в эту строчку, то первый не узнает, что вы проинформировали кого-то еще.

Используйте уведомление о доставке для важных писем. Не старайтесь снабдить им каждое письмо. Также можно использовать пометку о том, что письмо является особенно важным. Только не злоупотребляйте ею. А то некоторые отправители писем любят помечать как особо важные все письма подряд, и от этого их письма вообще перестают восприниматься как значимые.

Для работы с полученными письмами очень удобна функция сортировки полученных писем по папкам. В почтовой программе вы можете создать определенные правила, по которым входящие письма будут распределяться по папкам от определенного адресата, с определенным ключевым словом и так далее. Письма можно сортировать практически по любым параметрам: по важности, размеру, дате, списку адресатов и так далее. Пользоваться сортировкой особенно удобно, если вы подписаны на какие-либо рассылки или если вам приходит большой объем писем. В этом случае, например, приходящие по рассылке новости будут попадать в отдельную папку, и вы сможете читать их тогда, когда будет подходящее время, а не каждый раз, когда будет приходить такое письмо.

В деловых письмах не принято использовать "смайлики". Выражайте эмоции словами: "замечательный", "очень радостно", "восхищаюсь". Исключение - переписка с деловыми партнерами, с которыми вы перешли на "ты", уже не раз попили вместе кофейку и вообще поддерживаете неформальные отношения. Некоторые стараются быть оригинальными в письмах. Например, придумывают нестандартные подписи и заключительные фразы: "Самый креативный директор", "Лучший менеджер по продажам", "С уважением и любовью к Вам", "Жду ответа с нетерпеньем".

Для сотрудника агентства праздников, дизайнерской студии, работа которого предполагает креативный подход, - нестандартные формулировки будут только плюсом, но если оригинальничать начнет бухгалтер или руководитель, то это вряд ли будет принято с пониманием.

При ответе на письма удобнее всего сохранять в теле письма копию входящего письма, тему также удобнее оставлять ту же, которую заявил отправитель. Тогда вам обоим будет удобно следить за ходом решения проблемы. Но крайне неудобна манера, когда автор, впервые отправляя письмо на какую-то новую тему, оставляет тему, которая сохранилась в каком-то давнем входящем письме. Получить весной письмо с темой "Rе: С Новым годом!" не очень приятно и удобно. Сразу понять, о чем в письме пойдет речь, будет невозможно. Найти его через "Поиск" по ключевым словам также впоследствии не получится.

Если вы уходите в отпуск или уезжаете в командировку на какое-то время - воспользуйтесь функцией "Автоответ при отсутствии". В этом случае во время вашего отъезда всем, кто будет отправлять вам письма, будет приходить стандартный ответ, который вы сами напишете. В этом автоответе желательно указать, какого числа вы снова выйдете на работу, а также с кем можно связаться во время вашего отсутствия.

Этот вид деловой переписки все реже используется в нашей жизни, на смену ему пришла электронная почта. Однако бывают ситуации, когда бумажные письма эффективнее электронных. Например, когда необходимо пригласить руководящего работника на особо значимое мероприятие или когда вы хотите передать лично в руки качественно распечатанное коммерческое предложение. В этом случае то, что отправитель потратил время на распечатку и отправку письма по почте, подчеркнет уважительное отношение к получателю.

Рекомендации по составлению бумажных писем в целом те же, что и для электронных. Необходимо уважительно обратиться к получателю, в самом начале сформулировать главную мысль письма (например: "Приглашаем Вас на торжественное вручение премий"), структурированно изложить основное содержание и указать все необходимые контакты.

Важно использовать качественную бумагу и четко печатающий принтер для создания письма и распечатки конверта. Только в этом случае бумажное письмо действительно подчеркнет то, что его получатель является исключительно важной персоной для отправителя.

Пишите письма только тогда, когда это действительно необходимо. Важное требование деловой переписки, как и в целом делового общения, - это уважительное отношение к времени партнера. Берегите время получателей ваших писем, тщательно формулируя вопросы и убирая ненужные подробности. Тогда ваши послания всегда будут восприниматься как важные и информативные, а вы будете получать на них ответы.

Текст: Ирина Куривчак