Dom › Porezi › Optima Workflow, programer - tvrtka Optima. Usporedna analiza sustava za elektroničko upravljanje dokumentima "Boss-referent" i "Directum" Funkcionalna struktura boss-referentnog sustava

Optima Workflow, programer - tvrtka Optima. Usporedna analiza sustava za elektroničko upravljanje dokumentima "Boss-referent" i "Directum" Funkcionalna struktura boss-referentnog sustava

EDMS je usmjeren na potrebe tog dijela komercijalnog i vladine organizacije koji biraju EDMS, prije svega, za uvođenje i podršku regulative koja osigurava brzo donošenje odluka i kontrolu njihove provedbe.

Voditelji takvih organizacija smatraju uvođenje EDMS-a kao nužan uvjet: a) povećanje upravljivosti organizacija, b) održavanje integriteta organizacije u uvjetima poslovnog rasta i širenja, c) davanje sposobnosti organizacijama da se brzo mijenjaju kao odgovor na vanjske zahtjeve i rješavaju interni zadaci razvoj.

Rezultati projekta

Tijekom projekata implementacije EDMS BOSS-Referenta rješavaju se sljedeći glavni zadaci:

Analiza i pojašnjenje propisa o protoku dokumenata usvojenih u organizaciji. U nedostatku propisa, oni se razvijaju.
Implementacija odobrenih propisa o uredskom vođenju i protoku dokumenata u EDMS.
Automatizacija rada s korespondencijom.
Razvoj i implementacija postupaka za praćenje izvedbene discipline.
Osposobljavanje krajnjih korisnika za rad u EDMS-u sukladno propisima.
Osposobljavanje stručnjaka za korisnike u konfiguraciji, prilagodbi i razvoju propisa upravljanje elektroničkim dokumentima.

Kao rezultat implementacije EDMS BOSS-Referent, organizacije, kao upravljačke strukture, imaju priliku postati znatno kontroliranije, prilagodljivije i samim time konkurentnije.

Naglasak na menadžmentu

EDMS BOSS-Referent, koji ima dugu povijest korištenja u državnim agencijama, uključuje razvijenu funkcionalnost za rad s korespondencijom i uputama. Stoga je pri izradi nove, treće verzije, naglasak stavljen na automatizaciju postupaka odlučivanja o dokumentima.

Ovi napori implementirani su u dva nova modula sustava: „Odlučivanje” i „Odlučivanje”, koristeći mehanizme tijeka rada. Prvi od njih omogućuje vam brzo stvaranje i izmjenu elektroničkih propisa za rad s dokumentima, drugi osigurava da krajnji korisnici rade na njima.

Novi EDMS moduli BOSS-Referent pokrivaju tri procesa rada s dokumentima:

izrada dokumenta (izrada i odobravanje), odnosno izrada odluke koja se evidentira u dokumentu;
stvarno odlučivanje o dokumentu (potpisivanje, odobrenje).
izvršenje odluke sadržane u dokumentu (registracija dokumenta, slanje primatelju, generiranje uputa, upoznavanje, distribucija).

Ovaj pristup jamči mogućnost praćenja discipline izvedbe organizacije u svim fazama usvajanja i implementacije. upravljačke odluke, uključujući i geografski raspoređene strukture.

Prilagodljivo rješenje i dizajner

EDMS BOSS-Referent v.3 kombinacija je gotovog, prilagodljivog rješenja i dizajnera koji omogućuje, tijekom projekta, automatiziranje postupaka protoka dokumenata jedinstvenih za određenog korisnika.

Prilagodljiva jezgra EDMS BOSS-Referenta sastoji se od uključenih osnovna opskrba sustavi, standardni elektronički propisi za protok dokumenata općeg upravljanja dokumentima: ugovori, dopise, prijave, dopisi i organizacijski i upravni akti.
Prilagodba sustava kako bi se uzeli u obzir specifičnosti kupca sastoji se od izgradnje standardnih propisa o protoku dokumenata za specijalizirane dokumente iz gotovih blokova sustava - faze obrade dokumenata (priprema, odobrenje, registracija itd.), blokovi odobrenja ( paralelno, sekvencijalno, s prijelazima prema uvjetima) i dokumenti kartica. Projektiranje se izvodi korištenjem IBM proizvoda – Lotus Domino Designer i Lotus Workflow Architect.

Stručnjaci kupca (ako imaju potrebne kvalifikacije) mogu modificirati ugrađene propise o protoku dokumenata i kreirati nove specijalizirane propise (ako imaju potrebne kvalifikacije) ili – u okviru prilagođeni razvoj– djelatnici tvrtke Aplana i njezini certificirani partneri.

1.2 Opis EDMS Boss-Referent

Koristeći EDMS BOSS-Referent u proces upravljanja dovodi do optimizacije kretanja korporativnih dokumenata, ubrzanja donošenja odluka od strane menadžmenta organizacije i poboljšanja kvalitete upravljanja, povećanja izvršne discipline i učinkovitosti osoblja. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima Boss-Referent isplati se u razdoblju od 6 mjeseci do 2 godine.

Program BOSS-Referent pomaže organizirati protok dokumenata prema standardima sustava upravljanja kvalitetom i pouzdan je pomoćnik u rješavanju problema upravljanja.

Upotreba sustava:

Omogućuje vam da eliminirate papirologiju što je više moguće;

Pomaže optimizirati rad s ugovorima i aplikacijama;

Organizira učinkovito upravljanje projekti;

Poboljšava kontrolu nad izvršavanjem zadataka i uputa menadžmenta.

Implementacijom sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent u državnoj upravi i državnim tijelima stvara se osnova za uspostavljanje razmjene informacija s vanjskim korisnicima poput “ e-uprava» i organizacija rada portala javne službe. Softver BOSS-Referent osigurava transparentnost rada i unapređuje kvalitetu državnih usluga. Sustav vam omogućuje smanjenje proračunskih izdataka za održavanje državnih tijela, povećanje produktivnosti i učinkovitosti upravljanja te bolju kontrolu izvršne discipline. U privatnim organizacijama stvaranjem sustava povećava se učinkovitost upravljačkih odluka i produktivnost osoblja smanjenjem vremena potrebnog za obradu dokumenta i traženje potrebnih informacija.

EDMS BOSS-Referent ima niz neporecivih prednosti, naime:

Stvaranje jedinstvenog informacijskog polja u organizacijama sa širokom granskom strukturom;

Brza implementacija uz prilagodbu zahtjevima organizacije uz uključivanje stručnjaka kupaca u rješavanje ovih problema;

Prikladno i pristupačno sučelje omogućuje osoblju organizacije da kratko vrijeme ovladati radom u sustavu;

Učinkovit rad korisnika odvija se kroz Lotus klijent i web;

Pouzdan rad sustava, podrška i administracija u svim poslovnicama iz jednog centra 24/7;

Smanjenje prometa pri radu u distribuiranom okruženju;

Široke mogućnosti za rast sustava u smislu broja korisnika, vrsta dokumenata, stranica;

Visoka razina informacijske sigurnosti;

Bogato i uspješno iskustvo implementacije, profesionalnost programera;

Atraktivna i pristupačna cijena na visoka kvaliteta rad sustava.

Izrada sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću uključuje kupnju potrebna količina licence, rad na postavljanju i implementaciji sustava, osposobljavanje osoblja, organiziranje podrške i održavanja sustava. Partneri tvrtke BOSS-Referent prodaju licence krajnjim korisnicima. Potrebno je kupiti licence za program BOSS-Referent i licence za IBM Lotus Notes/Domino platformu prema broju korisnika u sustavu.

Kao rezultat implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, organizacija ima priliku uspostaviti red u protoku dokumenata, smanjiti vrijeme obrade dokumenata i poboljšati kontrolu nad izvršenjem dokumenata. Učinkovitost donošenja odluka menadžmenta poduzeća povećava se zbog brzog traženja potrebnih informacija. U konkurenciji važan aspekt je sigurnost informacija, koju EDMS BOSS-Referent osigurava u cijelosti. Stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora poboljšava interakciju između državnih tijela i čini rad državnih tijela transparentnijim.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima izgrađen na temelju dokumentacijska podrška BOSS-Referentna kontrola može se konvencionalno predstaviti kao skup nekoliko slojeva.

BOSS-Referentni sustav sastoji se od sljedećih modula:

Serverski hardver, klijentske radne stanice, lokalne mreže, modemi, pisači, skeneri, besprekidni izvori napajanja i ostala tehnička oprema.

Slika 1 - Slojevi sustava upravljanja dokumentacijom BOSS-Referent

Operativni sustav: mrežni operativni sustav Windows, Linux, drugi i transportni protokoli koji objedinjuju sav hardver u jedinstveni kompleks.

Lotus Notes/Domino je aplikacijska softverska platforma koja je dodatak mrežnom operativnom sustavu i uključuje alate za pohranu dokumenata, replikaciju podataka (sinkronizaciju), pretraživanje cijelog teksta, E-mail i druge važne mehanizme.

BOSS-Referent - primijenjeno međusobno povezano softverski moduli, koji radi u Lotus Notes/Domino okruženju i podržava poslovne procese upravljanja i djelomično funkcionalnog protoka dokumenata.

Organizacijska i regulatorna podrška: propisi, pravila rada, upute za korisnike i administratore sustava itd.

BOSS-Referent uključuje set međusobno povezani podsustavi, dizajniran za stvaranje elektroničkog upravljanja dokumentima i sustava za automatizaciju ureda.

Slika 2 - Struktura elektroničkog upravljanja dokumentima “BOSS-Referent”

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima "BOSS-Referent" izvrstan je primjer kako visokokvalificirani stručnjaci pristupaju zadacima koji su im dodijeljeni. Razvio ga je BOSS-Referent za automatizaciju upravljanja dokumentima i uredskim radom. Stvoren 1996. godine, danas je EDMS BOSS-Referent jedan od vodećih u rusko tržište Rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS radnih stanica instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaka 4. implementirana je na sustav BOSS-Referent (prema pregledu EDMS tržišta DSS Consultinga).

Najveći EDMS u Rusiji u Saveznoj federalnoj porezna služba Ruska Federacija (Savezna porezna služba) - više od 85.000 korisnika, au tvrtki MTS - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika.

Navedene činjenice sasvim u potpunosti objašnjavaju zašto se pri traženju na internetu kombinacije riječi “pomoćnik šefa” gotovo odmah nakon opisa zanimanja pomoćnika ili pomoćne tajnice i povijesti nastanka riječi “šef” javlja zajedno s člancima o tome kako komunicirati s tim istim šefovima u profesionalna djelatnost, možete pronaći poveznice na ovaj proizvod.

Glavni zaslon daje korisniku jasnu sliku trenutnog stanja stvari. Zaposlenik može lako procijeniti broj i bit neposrednih zadataka, količinu pošte i dokumenata primljenih na obradu, te po želji prijeći na određeni dokument, pismo ili uputu. Novi zadaci neće ostaviti zaposlenika na miru dok se ne izvrše.

Slika 3 - Glavni zaslon programa

Jedan od ciljeva programa je osigurati čisto i uredno radno mjesto. Obično korisnik radi s nekoliko desetaka dokumenata. Kako bi se ograničio broj prikazanih dokumenata, koriste se sklopke koje rade zajedno, koje radikalno ne mijenjaju kontekst, već dotjeruju trenutni prikaz popisa dokumenata.

Slika 4 - Zaslon s narudžbama

Korisnici sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent su federalne i regionalne vlasti, vlada unitarna poduzeća, trgovačka društva, uključujući i holdinge s velikom granskom strukturom i male organizacije.

Automatizacija upravljanja dokumentima pomoću BOSS-Referenta dovodi do povećanja produktivnosti zaposlenika, lakšeg pristupa informacijama za donošenje upravljačkih odluka, poboljšanja izvedbene discipline, a posljedično i ukupnog povećanja kvalitete upravljanja.

Zadaci upravljanja koje rješava EDMS BOSS-Referent:

Organizirati učinkovit rad s ugovorima;

Učinite protok internih korporativnih dokumenata što je moguće bez papira;

Automatizirati protok dokumenata federalnih ili regionalnih vlasti;

Osigurati kvalitetnu kontrolu izvršenja uputa rukovoditelja;

Povećajte učinkovitost obrade aplikacija;

Uspostaviti upravljanje dokumentima unutar sustava upravljanja kvalitetom.

Nije ni čudo da se često postavljaju upiti za "pomoćnika šefa". tražilice predstavnici kao komercijalne organizacije, i strukture moći.

Implementacija EDMS BOSS-Referent daje sljedeće rezultate:

Poboljšanje kvalitete javnih usluga;

Poboljšanje izvedbene discipline, povećanje upravljivosti;

Povećanje transparentnosti i otvorenosti djelovanja;

Smanjenje troškova podrške radu državnih tijela;

Stvaranje temelja za sveobuhvatnu informacijski sistem poput “elektroničke uprave” (međuresorni protok dokumenata, EAR-ovi, arhivi, portali javnih službi).

Razdoblje povrata sustava kreće se od šest mjeseci do 2 godine.

Automatizacija računovodstva prisutnosti i kretanja osoblja

Učinkovito vođenje bilo koga operativno poduzeće posvećuje znatnu pažnju kadrovska politika. Kadrovsko računovodstvo i planiranje su sastavni dio sastavni dio jedinstveni proces upravljanja poduzećem...

Automatizirani informacijski sustavi za upravljanje osobljem poduzeća

Naravno, jedan od najčešćih domaćih proizvoda na ruskom tržištu automatizirani sustavi HR management je BOSS-Kadrovik, razvijen i uspješno promoviran od strane IT...

Provedba informacijske tehnologije u procesu upravljanja organizacijom

Funkcionalnost cjelovitog integriranog sustava upravljanja BOSS pokriva sve glavne poslovne procese organizacije: - upravljanje i računovodstvo - upravljanje financijama - upravljanje osobljem - logistiku - marketing i...

Poslovi tajnika-referenta u moderna organizacija

Žena i posao

Portret idealne žene prikazali su M. Hening i A. Jardin. Ovo je svijetla osobnost, ženstvena je, nije okrutna ni hladna, intelektualno i fizički aktivna, sama donosi odluke...

Grupa tvrtki IT Co. i njeni partneri realizirali su značajan broj projekata izrade sustava elektroničkog upravljanja dokumentima na platformi BOSS-Referent u poduzećima različitih djelatnosti, veličina i oblika vlasništva...

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima Boss-Referent

Savezna agencija za katastar nekretnina (Rosnedvizhimost) je federalno tijelo Izvršna moč...

Strateški menadžment organizacija na primjeru Ernst&Younga

Ernst&Young trenutno je globalno partnerstvo nacionalnih revizorskih tvrtki. Najveći od njih djeluje u SAD-u. Tvrtka ima 709 ureda u 140 zemalja...

Suština profesije "referent"

1.1 Znanstveni pojam „tajnika“, „tajnika-referenta“ i „pomoćnika tajnika“ U svakom poduzeću, organizaciji, poduzeću tajnik se bavi poslovima upravljanja dokumentacijom, organiziranjem dokumentarnih datoteka iv...

Suština profesije "referent"

U svijesti službenika, pa i samih tajnika-referenta koji sastavljaju i sastavljaju službene dokumente, skrivena je prednost: poznavanje regulatornog okvira poslovanja. Oznaka slajda...

Koristeći dokumentaciju o sustavima sa službenih web stranica programera, moguće je provesti usporednu analizu ovih programa po karakteristikama.

Opće informacije programi su prikazani u tablici 1.

Tablica 1. Opće informacije o programima "Boss-Referent" i "Directum".

Mogućnosti usporedbe	Program "Pomoćnik šefa".	Program "Directum".	dodatne informacije
1. Poslužiteljski operativni sustav	Windows Server (2000,2003),	Windows Server (2000, 2003, 2008)	Bolji referent šefa
2. Operativni sustav klijenta	Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux, MacOS	Windows (XP, Vista, 7)	Bolji referent šefa
3. Sredstva za rad na Mobilni uredaji			Bolji Directum
4. Mogućnost integracije	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory	1C, MS Office, MS SharePoint, Active Directory, Open Office	Bolji Directum
5. Demo verzija			Bolji referent šefa

Prve dvije opcije usporedbe su "Operacijski sustav poslužitelja" i "Operacijski sustav klijenta". EDMS "Directum" je kompatibilan s manjim brojem operativnih sustava, za razliku od EDMS "Boss-Referent".

Treći parametar „Alati za rad na mobilnim uređajima“ potvrđuje prednost Directum EDMS-a zbog mogućnosti korištenja programa na Mobiteli, tablet računala i sl., ali nije dovoljno važna funkcija u osiguravanju protoka dokumenata.

Četvrti parametar "Mogućnost integracije" pokazuje da oba sustava imaju mogućnost integracije s programima trećih strana, kao što su MS Office i 1C programi, koji se široko koriste u poduzećima različitih veličina, ali Directum EDMS može se integrirati s velikim broj programa.

Demo verzija programa (parametar br. 5) prisutna je samo u EDMS-u "Boss-referent".

Tablica 2. Tehnološke mogućnosti programa "Boss-referent" i "Directum"

Mogućnosti usporedbe	Program "Pomoćnik šefa".	Program "Directum".	dodatne informacije
1. Registracija dokumenata
2. Izrada dokumenata na temelju postojećih
3. Registracija putem emaila
4. Registriranje dokumenata iz MS Officea
5. Registracija sa skenera

7. Rad s nacrtima dokumenata
8. Rad s dokumentima u Off-Line načinu rada.
9. Udaljeni pristup

11. Delegiranje ovlasti (trajno ili privremeno)

Uspoređujući tehnološke mogućnosti ovih programa, za usporedbu je odabrano 11 parametara.

Registracija dokumenata, kao osnovna funkcija svakog sustava za upravljanje dokumentima, prisutna je u oba programa.

Drugi parametar za usporedbu - "Kreiranje dokumenata na temelju postojećih" nedostaje u oba EDMS-a, što je značajan nedostatak programa.

Registriranje dokumenata iz e-pošte praktična je funkcija koja smanjuje gubitak vremena, dostupna u oba programa.

Četvrti parametar “Registracija sa skenera” samo je djelomično prisutan u oba EDMS-a.

Usporedni parametar br. 5 “Registracija dokumenata iz MS Officea” je djelomično prisutan u Directum EDMS, što mu daje prednost ovdje.

Formiranje mailing liste prisutno je iu EDMS "Boss-referent" i "Directum", što olakšava rad na sastavljanju liste kontakata i omogućuje jednostavno slanje poruka grupama ljudi putem razne znakove klasifikacije.

Rad s nacrtima dokumenata u potpunosti je osiguran u oba uspoređena EDMS-a.

Rad u Off-Line modu čini se mogućim samo u "Directumu". Ova funkcija je od posebne važnosti i jednostavnosti korištenja, jer Davatelj ne jamči uvijek nesmetan pristup Internetu, ali zahvaljujući ovoj opciji dokumenti će uvijek biti dostupni za uređivanje.

Parametar "Daljinski pristup" ponovno je prisutan samo u "Directum" EDMS. Ova značajka je velika prednost za izvođače, uz pomoć daljinski pristup Korištenjem EDMS-a korisnik može dobiti ažurne informacije u bilo koje vrijeme, bilo gdje.

Delegiranje ovlasti (trajno ili privremeno) prisutno je u oba EDMS-a, ali u ograničenoj mjeri. Ova funkcija ima veliki značaj: omogućuje vam dodjeljivanje prava pristupa računima rukovoditelja i olakšava proces prijenosa informacija kada zaposlenik ode na godišnji odmor ili dobije otkaz.

Tablica 3. Servisne mogućnosti programa "Boss-referent" i "Directum"

Za sva tri usporedna parametra oba su programa pokazala iste rezultate, što ukazuje na to da mogućnosti servisiranja EDMS podataka nemaju bitnih razlika. Oba sustava imaju pretraživanje po atributima i drugim parametrima, mogućnost kombiniranja različitih vrsta pretraživanja u jednom upitu za pretraživanje te funkciju izvoza rezultata pretraživanja u aplikacije trećih strana.

Tablica 4. Sigurnosne značajke programa "Boss-Referent" i "Directum".

Dodjela prava po korisniku i dodjela prava po grupama korisnika prisutna je u oba programa.

“Izdavanje privremenih dozvola” je djelomično dostupno u EDMS “Boss-Referent”, au potpunosti je moguće u “Directumu”.

Alati za praćenje procesa u sustavu prisutni su u oba programa, ali u sustavu Directum nisu dostupni u demo verziji.

„Dostupnost softver kontrola cjelovitosti dokumenta" nedostaje u oba sustava, što je značajan nedostatak u osiguravanju sigurnog protoka dokumenata.

Namjena sustava BOSS-Referent

Sustav BOSS-Referent dizajniran je za automatizaciju upravljanja dokumentima i uredskim radom. Njegovi potrošači su trgovačka društva, savezna državna unitarna poduzeća, tijela vlasti vlasti.

Glavni rezultati implementacije sustava su:

- Povećanje upravljivosti organizacije. Nova razina izvedbene discipline.
- Podrška propisima za intra-korporativnu interakciju. Povećana brzina donošenja odluka.
- Stvaranje uvjeta za razmjenu znanja i informacija. Poboljšanje procesa, proizvoda i usluga organizacije.

Prednosti BOSS-Referent sustava

- Alati za stvaranje jedinstvenog informacijskog i upravljačkog prostora za organizacije bilo koje složenosti: distribuirane, višerazinske, funkcionalne i dizajnerske.
- Podrška za složene rute odobravanja dokumenata.
- Razvoj rješenja. Brza automatizacija poslovnih procesa zahvaljujući prisutnosti ugrađenih procesa obrade dokumenata, prilagodljivih i modificiranih uzimajući u obzir specifičnosti kupca.
- Pouzdan rad, visoke performanse, jednostavnost administracije i skaliranja, pristup webu.
- Dostupnost alata za informacijsku sigurnost. Mogućnost izgradnje sustava pravno značajnog upravljanja elektroničkim dokumentima na bazi BOSS-Referenta.
- Korisnicima je jednostavno naučiti.
- Uspješno korištenje sustava od strane vodećih tvrtki i organizacija u Rusiji.

Funkcionalnost sustava

BOSS-Referentni sustav omogućuje automatizaciju procesa:

- dokumentacijsku potporu odlučivanju, uključujući izradu nacrta dokumenta, njegovo odobrenje, suglasnost i slanje u arhivu;
- kontrolu izvedbene discipline, uključujući procese oblikovanja uputa i praćenja njihove provedbe;
- rad s dolaznom i odlaznom korespondencijom.

Navedene funkcije mogu se implementirati u organizacijama i tvrtkama koje imaju višerazinsku, geografski raspoređenu i funkcionalno-projektnu strukturu.

Automatizirane funkcije

- Dokumentacijska potpora za donošenje odluka:
- Automatizacija usvojenih propisa i upravljanje njihovim izmjenama.
- Održavanje rada krajnjih korisnika u skladu s propisima.
- Podniz propisa tijekom njihove uporabe “u hodu”.
- Praćenje prolaska dokumenata u skladu s propisima: datumi, vize, verzije i izdanja dokumenata.
- Podrška za složene sheme koordinacije: paralelne, sekvencijalne, s prijelazima na temelju uvjeta.
- Rad s verzijama i revizijama dokumenata.
- Obrada ulaznih i izlaznih dokumenata:
- Registracija primljene korespondencije različite vrste. Povezivanje dokumenata “o problemu”.
- Izricanje rezolucija. Prosljeđivanje dokumenata unutar organizacije putem prilagodljivih ruta.
- Podrška za složene registracijske brojeve.
- Osiguranje rada više ureda.
- Kontrola izvedbene discipline.
- Brzi pristup na dokumente vezane uz nove i prethodno kreirane naloge.
- Formiranje narudžbi, usklađivanje popisa izvođača i rokova izvršenja narudžbi.
- Praćenje rokova i rad na izvršenju zadataka.
- Praćenje i statistika izvršenja naloga i obrade dokumenata.
- Podrška za kompleks organizacijske strukture poduzeća i organizacija.
- Održavanje podataka o podređenim tvrtkama, odjelima i zaposlenicima organizacija.
- Podrška mehanizmima osoba od povjerenja, delegiranja ovlasti i kombinacija.
- Upravljanje pravima zaposlenika na izradu, odobravanje, potpisivanje, registraciju dokumenata itd.

Funkcionalna struktura BOSS-Referentni sustavi

Dodatne mogućnosti

Generator izvješća "Report"sMan

Report"sMan generator izvješća za Lotus Notes (razvijen od strane Aplana) osigurava izradu složenih izvješća za korisnike bilo koje Lotus Notes aplikacije, a posebno korisnike sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent.

Report"sMan može se povezati s bilo kojom bazom podataka Lotus Notes bilo kojeg dizajna. Radi s proizvoljnim parametrima prilikom generiranja izvješća i obavlja automatsku obradu makronaredbi. Generator izvješća omogućuje pohranjivanje uzoraka izvješća za njihovu kasniju ponovnu upotrebu, kao i izvoz izvješća u MS Excel, MS Word, HTML i PlainText.

Za potencijalne partnere i korisnike programa Report"sMan, Aplana nudi mogućnost rada s njim u testnom načinu rada u trajanju od mjesec dana.

Sustavi za skeniranje i prepoznavanje teksta

Sustav BOSS-Referent integriran je sa sustavima za skeniranje i prepoznavanje teksta ABBYY FineReader (verzija 4.0 ili SE 7.0) i CuneiForm (verzija 10 i više). Prisutnost integracije omogućuje vam organiziranje brze automatske pretvorbe dokumenata iz papira u elektronski pogled i praktičan ulaz u sustav.

BOSS-Referent nudi tri opcije za korištenje alata za skeniranje u sustavima elektroničkog upravljanja dokumentima i uredske automatizacije:

- Korištenje stolnog skenera za organiziranje pojedinačnog skeniranja. Preporuča se za korištenje u organizacijama s malom količinom dolaznih dokumenata
- Korištenje mrežnih skenera za radne grupe
- Korištenje linije za skeniranje koja omogućuje brzu automatsku konverziju dokumenata u elektronički oblik u kontinuiranom načinu rada. Ovo skeniranje se izvodi pomoću tehnologije crtičnog koda i preporučuje se za korištenje u organizacijama s velikim opsegom dolazne korespondencije, s geografski raspoređenom upravljačkom strukturom te u središnjim uredima ministarstava i odjela.

Fax poslužitelj Extra Fax

Integracija sustava BOSS-Referent s faks poslužiteljem ExtraFax (od Extracomm Technologies Inc.) pruža mogućnost slanja i primanja faksova i e-pošte, usmjeravanje dolaznih poruka, izračunavanje troškova prometa pomoću ugrađenog sustava naplate, kao i obavljanje mnogih korisnih funkcije za rad s faksovima.

Korisnici mogu raditi s ExtraFax poslužiteljem koristeći standardni Lotus Notes klijent, bilo koji web preglednik ili ispisivati dokumente za faksiranje iz bilo koje Windows aplikacije koristeći ExtraFax Print-to-Fax upravljački program.

Postavke stranice klijenta, koje se mogu napraviti kroz standardni Notes klijent i putem Interneta, omogućuju odabir zaglavlja faksa, kao i slanje poruka prema rasporedu i uzimajući u obzir prioritete. Prilikom ispisa dokumenata iz Windows aplikacija, adresari koji se nalaze na Domino poslužitelju mogu se koristiti za odabir primatelja.

Vrlo zgodno za korisnike: jedinstveni mehanizam za slanje faksova i e-pošte, mogućnost slanja dokumenata iz Windows okruženja na faks jednim klikom desne tipke miša, kao i automatski poslane obavijesti o rezultatima slanja faksova. Organiziranje grupnog rada s faksovima moguće je putem usmjeravanja dolaznih poruka, postavljanja pojedinačnih i skupnih zaglavlja faksova te ugrađenog sustava naplate. Program pruža mogućnost razlikovanja prava pristupa faksovima - za rad s faksovima (stvaranje, čitanje, brisanje, prosljeđivanje itd.) i slanje faksova preko međugradskih ili međunarodnih linija.

Sastav sustava

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima izgrađen na temelju BOSS-Referenta može se grubo predstaviti kao kombinacija nekoliko slojeva:

- hardver (poslužitelji, klijentske radne stanice, mreže, itd.) i platforma (Windows/Linux/Sun mrežni operativni sustav i transportni protokoli), koji objedinjuje sav hardver u jedinstveni kompleks
- IBM Lotus tehnologija - tehnološka platforma koja je “nadgradnja” nad mrežnim operativnim sustavom
- BOSS-Referentni sustav, koji je Lotus Domino aplikacija koja se sastoji od baza podataka nsf formata.

Tehnološke značajke

1. Potpora radu geografski raspoređenih organizacija

Arhitektura sustava omogućuje vam postavljanje sustava na nekoliko neovisnih struktura Lotus poslužitelja i, posebno, organiziranje rada na najsloženijoj konfiguraciji Lotus Domino R6.5X poslužitelja - u topologiji "dvije razine zvijezde". Dva radijalna poslužitelja koji pripadaju istom nadređenom poslužitelju i "vide" ga mogu izravno razmjenjivati pakete informacija.

2. Podrška za stvarnu distribuciju

Posebnost sustava je njegova podrška za upravljanje protokom dokumenata i uredskim radnim procedurama u geografski raspoređenim organizacijama.

- Sustav automatski šalje: a) svim sudionicima u procesu odobravanja presliku nacrta dokumenta koji se usuglašava, b) osobi odgovornoj za izradu dokumenta (odlučivanje) vize i komentare sudionika odobravanja, dodatne dokumente.
- Nakon završenog odobrenja, sustav ažurira status dokumenta i o tome obavještava sve sudionike u procesu odobravanja.
- Faza upoznavanja završava automatskim slanjem dokumenta (i svih njegovih kopija) u arhivske baze podataka.

U svakom trenutku svi djelatnici koji rade na izradi nacrta dokumenta imaju ažurne kopije istog, imaju informacije o statusu dokumenta, a također mogu pregledati informacije vezane uz problematiku – komentare, upute i sl. nastale tijekom odobravanja.

3. Učinkovitost i pouzdanost prijenosa podataka

Prilikom prijenosa podataka u distribuiranoj strukturi koriste se temeljno novi mehanizmi interakcije konfiguracija sustava instaliranih na različitim teritorijima (poslužiteljima). U BOSS-Referentu v.3 mehanizam replikacije koristi se samo za sinkronizaciju referentnih i rječničkih podataka. Za prijenos funkcionalnih podataka, često tvoreći pakete dokumenata (govorimo o skupu datoteka, uputama, vizama za odobrenje, upoznavanju itd., vezanih uz određenu karticu dokumenta), mehanizam za izravan prijenos podataka putem socket veze pomoću Koristi se XML paket.

Ovaj mehanizam, koji je u osnovi procesa odobravanja i upoznavanja dokumenata u distribuiranom okruženju, osigurava: 1) zajamčenu i ekonomičnu dostavu (samo potrebnim poslužiteljima) paketa dokumenata svim sudionicima u radu na dokumentu, 2) smanjenje opterećenja kanala za prijenos podataka i 3) značajno pojednostavljenje administracije sustava: nema potrebe za izvođenjem složenih postavki prava pristupa poslužitelju i parametara replikacije.

4. Podrška za složene organizacijske strukture

Sustav podržava dobro promišljene mehanizme kombiniranja pozicija, delegiranja ovlasti i zamjene. Mehanizam spajanja pozicija ključan je za korištenje EDMS-a u organizacijama u kojima osim funkcionalnih odjela postoje i projektne cjeline. Za svakog zaposlenika određen je popis uloga za obradu dokumenata (odobravač, odobrenje itd.), dok korisnik može imati različite uloge u funkcionalnoj cjelini u kojoj radi i projektima u koje je uključen. Obradom određenog dokumenta korisnik prima i obrađuje dokumente sukladno svojoj ulozi u odjelu koja je navedena u dokumentu.

5. Rad s verzijama i revizijama dokumenata

Kartice s dokumentima i priložene datoteke pohranjuju se u različite baze podataka. To je omogućilo implementaciju mehanizma za rad s verzijama i revizijama dokumenata, koji se široko koristi u fazama koordinacije, potpisivanja i odobravanja dokumenata.

6. Fleksibilnost sustava

Alati sustava, uključujući mehanizam tijeka rada, omogućuju brzu izmjenu postojećih shema obrade dokumenata, kao i brzu implementaciju tijeka dokumenata za nove poslovne procese vezane uz obradu dokumenata. Pomoću sastavnih dijelova sustava možete brzo implementirati, primjerice, obradu dokumenata potrebnih za donošenje odluke o izvedivosti provedbe promaknuća, dodjela kredita (od banaka) itd.

7. Tolerancija grešaka

BOSS-Referent podržava rad u Domino softverskom klasteru koji se sastoji od dva poslužitelja - glavnog i rezervnog. Ukoliko dođe do kvara glavnog poslužitelja na kojem korisnici rade, automatski se prebacuju na rezervni poslužitelj (kada se baze ponovno otvore). Kada se glavni poslužitelj vrati, administrator vraća korisnike natrag.

8. Izvedba

Visoke performanse sustava u situaciji dinamičnog rasta količine podataka osigurane su mehanizmom arhiviranja koji dokument prebacuje u arhivu na poslužitelju na kojem je kreiran, dok istovremeno automatski sprema kopiju arhive na druge poslužitelje. Visoke performanse također se postižu zbog odvojenog skladištenja "laganih" dokumentnih kartica i njima priloženih datoteka, kao i pristupa potonjima pomoću softvera.

9. Pristup webu

Za organizacije koje ne koriste Lotus kao svoj korporativni standard, nudimo alternativni način pristupa funkcionalnost sustavi - pomoću preglednika Internet Explorer verzije 5 i novije. Takve će organizacije morati kupiti samo Lotus Notes CAL-ove za instalaciju na radnim stanicama administratora sustava.

10. Jednostavnost administracije

Platforma Lotus Domino/Notes omogućuje vam da istovremeno poboljšate sustav i replicirate ga na podružnice organizacije. Postoje mehanizmi koji vam omogućuju ažuriranje sustava u svim uredima geografski raspoređene organizacije preko noći. Kako bi se olakšao posao vođenja popisa zaposlenika, sustav je integriran s LDAP imenicima.

Opis EDMS Boss-Referent

Korištenje EDMS BOSS-Referenta u procesu upravljanja dovodi do optimizacije kretanja korporativnih dokumenata, ubrzanja donošenja odluka od strane menadžmenta organizacije i poboljšanja kvalitete upravljanja, povećanja izvršne discipline i učinkovitosti osoblja. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima Boss-Referent isplati se u razdoblju od 6 mjeseci do 2 godine.

Program BOSS-Referent pomaže organizirati protok dokumenata prema standardima sustava upravljanja kvalitetom i pouzdan je pomoćnik u rješavanju problema upravljanja.

Upotreba sustava:

Omogućuje vam da eliminirate papirologiju što je više moguće;

Pomaže optimizirati rad s ugovorima i aplikacijama;

Organizira učinkovito upravljanje projektima;

Poboljšava kontrolu nad izvršavanjem zadataka i uputa menadžmenta.

Implementacijom sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent u državnoj upravi i državnim tijelima stvara se osnova za uspostavljanje razmjene informacija s vanjskim korisnicima poput „elektroničke uprave“ i organiziranje rada portala državnih servisa. Programski proizvod BOSS-Referent osigurava transparentnost rada i unapređuje kvalitetu državnih usluga. Sustav vam omogućuje smanjenje proračunskih izdataka za održavanje državnih tijela, povećanje produktivnosti i učinkovitosti upravljanja te bolju kontrolu izvršne discipline. U privatnim organizacijama stvaranjem sustava povećava se učinkovitost upravljačkih odluka i produktivnost osoblja smanjenjem vremena potrebnog za obradu dokumenta i traženje potrebnih informacija.

EDMS BOSS-Referent ima niz neporecivih prednosti, naime:

Stvaranje jedinstvenog informacijskog polja u organizacijama sa širokom granskom strukturom;

Brza implementacija uz prilagodbu zahtjevima organizacije uz uključivanje stručnjaka kupaca u rješavanje ovih problema;

Prikladno i pristupačno sučelje omogućuje osoblju organizacije da svlada rad u sustavu u kratkom vremenu bez stresa;

Učinkovit rad korisnika odvija se kroz Lotus klijent i web;

Pouzdan rad sustava, podrška i administracija u svim poslovnicama iz jednog centra 24/7;

Smanjenje prometa pri radu u distribuiranom okruženju;

Široke mogućnosti za rast sustava u smislu broja korisnika, vrsta dokumenata, stranica;

Visoka razina informacijske sigurnosti;

Bogato i uspješno iskustvo implementacije, profesionalnost programera;

Atraktivna i pristupačna cijena uz visoku kvalitetu izvedbe sustava.

Izrada sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću uključuje kupnju potrebnog broja licenci, postavljanje i implementaciju sustava, obuku osoblja, organizaciju podrške i održavanje sustava. Partneri tvrtke BOSS-Referent prodaju licence krajnjim korisnicima. Potrebno je kupiti licence za program BOSS-Referent i licence za IBM Lotus Notes/Domino platformu prema broju korisnika u sustavu.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima izgrađen na temelju sustava upravljanja dokumentacijom BOSS-Referent može se konvencionalno prikazati kao skup od nekoliko slojeva.

BOSS-Referentni sustav sastoji se od sljedećih modula:

Serverski hardver, klijentske radne stanice, lokalne mreže, modemi, pisači, skeneri, besprekidni izvori napajanja i ostala tehnička oprema.

Slika 1 - Slojevi sustava upravljanja dokumentacijom BOSS-Referent

Operativni sustav: mrežni operativni sustav Windows, Linux, drugi i transportni protokoli koji objedinjuju sav hardver u jedinstveni kompleks.

BOSS-Referent - aplikacijski međusobno povezani programski moduli koji rade u Lotus Notes/Domino okruženju i podržavaju poslovne procese upravljanja i djelomično funkcionalnog protoka dokumenata.

Organizacijska i regulatorna podrška: propisi, pravila rada, upute za korisnike i administratore sustava itd.

BOSS-Referent uključuje skup međusobno povezanih podsustava dizajniranih za stvaranje elektroničkog sustava upravljanja dokumentima i uredske automatizacije.

Slika 2 - Struktura elektroničkog upravljanja dokumentima “BOSS-Referent”

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima "BOSS-Referent" izvrstan je primjer kako visokokvalificirani stručnjaci pristupaju zadacima koji su im dodijeljeni. Razvio ga je BOSS-Referent za automatizaciju upravljanja dokumentima i uredskim radom. Stvoren 1996., danas je EDMS BOSS-Referent jedan od vodećih na ruskom tržištu rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS radnih stanica instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaka 4. implementirana je na sustav BOSS-Referent (prema pregledu EDMS tržišta DSS Consultinga).

Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent u Federalnoj poreznoj službi Ruske Federacije (FTS) - više od 85.000 korisnika, au tvrtki MTS - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika.

Navedene činjenice sasvim u potpunosti objašnjavaju zašto se pri traženju na internetu kombinacije riječi “pomoćnik šefa” gotovo odmah nakon opisa zanimanja pomoćnika ili tajnice-pomoćnice i povijesti porijekla riječi “šef” , zajedno s člancima o tome kako komunicirati s tim istim šefovima u profesionalnim aktivnostima, možete pronaći poveznice na ovaj proizvod.

Slika 3 - Glavni zaslon programa

Slika 4 - Zaslon s narudžbama

Korisnici sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent su federalne i regionalne vlasti, državna unitarna poduzeća, komercijalna društva, uključujući i holding kompanije s velikom granskom strukturom i male organizacije.

Zadaci upravljanja koje rješava EDMS BOSS-Referent:

Organizirati učinkovit rad s ugovorima;

Učinite protok internih korporativnih dokumenata što je moguće bez papira;

Automatizirati protok dokumenata federalnih ili regionalnih vlasti;

Osigurati kvalitetnu kontrolu izvršenja uputa rukovoditelja;

Povećajte učinkovitost obrade aplikacija;

Uspostaviti upravljanje dokumentima unutar sustava upravljanja kvalitetom.

Nije iznenađujuće da upite "pomoćnik šefa" često unose u tražilice predstavnici komercijalnih organizacija i vladinih struktura.

Implementacija EDMS BOSS-Referent daje sljedeće rezultate:

Poboljšanje kvalitete javnih usluga;

Poboljšanje izvedbene discipline, povećanje upravljivosti;

Povećanje transparentnosti i otvorenosti djelovanja;

Smanjenje troškova podrške radu državnih tijela;

Stvaranje temelja za sveobuhvatni informacijski sustav kao što je “elektronička uprava” (međuresorski dokumentotok, EAR-ovi, arhivi, portali državnih službi).

Razdoblje povrata sustava kreće se od šest mjeseci do 2 godine.

Prednosti i nedostaci EDMS BOSS-Referent

Pogodnosti za trgovačka društva:

Povećana upravljivost;

Brz odgovor na promjene;

Povećanje konkurentnosti poduzeća na tržištu.

Prednosti BOSS-Referent EDMS određene su širokim mogućnostima IBM Lotus platforme, visokotehnološkom arhitekturom i bogatim iskustvom implementacije. Mogu se istaknuti sljedeće prednosti rješenja u odnosu na konkurenciju:

Prednosti:

Brza implementacija i brza automatizacija procesa obrade dokumenata;

Korisnicima je lako naučiti osnove rada sa sustavom zbog činjenice da je sučelje praktično i intuitivno;

Mogućnost da korisnici u potpunosti rade sa sustavom i putem Lotus klijenta i putem weba;

Široke mogućnosti prilagodbe sustava potrebama organizacije, uključujući i od strane stručnjaka kupca;

Sposobnost izgradnje istinski jedinstvenog informacijskog prostora u organizacijama s geografski raspoređenom strukturom;

Smanjenje prometa pri radu u distribuiranom okruženju implementacijom principa “dokument se dostavlja samo tamo gdje je potreban za rad”;

Osiguravanje pouzdanosti sustava i otpornosti na greške 24 sata 7 dana u tjednu;

Jednostavnost održavanja sustava i mogućnost administriranja EDMS-a u svim poslovnicama s jednog mjesta;

Osiguravanje visokog stupnja sigurnosti podataka;

Jedan od najbolje ponude na tržištu u odnosu cijena/kvaliteta;

Učinkovitost i prednosti sustava potvrđuju iskustva mnogih uspješnih implementacija.

Nedostaci uključuju nedostatak izvanmrežnog rada i pomalo zastarjelo sučelje. Kod korisnika postoji pristranost prema platformi. Izuzetno nezgodno upravljanje pravima pristupa dokumentima u uvjetima normalne fluktuacije osoblja, nedostatak grupnih prava pristupa. Problemi s izdavanjem novih verzija softvera, slaba jamstvena podrška.

Popularno u kategoriji: