Upravljanje kadrovskom evidencijom u organizaciji ili poduzeću - vođenje kadrovske evidencije i protoka dokumenata. Kadrovsko računovodstvo

Osoblje svakog poduzeća njegova je glavna vrijednost i ključni resurs. Stoga je organiziranje kompetentnog kadrovskog računovodstvenog procesa važna komponenta posla, koja zahtijeva stručnost i dubinsko poznavanje važećeg zakonodavstva Ruske Federacije.

Pravilno odabrani djelatnici HR odjela jamče da se pogreške svedu na nulu i zaštite prava cijelog tima. Čitajte dalje kako biste saznali više o posebnostima vođenja kadrovske evidencije i glavnim pogreškama poslodavaca.

Pojam kadrovske evidencije

Kadrovsko računovodstvo je skup procesa i mjera povezanih s regulacijom radni odnosi između poslodavca i zaposlenika. Ovaj mehanizam je nužno prisutan u svakoj tvrtki, bez obzira na broj zaposlenih i pravni oblik.

Općenito, kadrovska evidencija uključuje sljedeće aktivnosti:

• formiranje osobnih dosjea zaposlenika;
• obračun i druga plaćanja;
• sastavljanje i evidentiranje radnog vremena;
• registracija bolovanja, zahtjeva i potvrda na mjestu zahtjeva;
• podnošenje periodičnih izvješća poreznim vlastima;
• izrada i praćenje usklađenosti;
• priprema kadrovskih naloga;
• vođenje relevantne dokumentacije;
• rad i ocjenjivanje zaposlenika;
• poštivanje pravila o nedistribuciji osobnih podataka zaposlenika tvrtke.

U skladu sa Zakonom o radu Ruske Federacije, svaka organizacija mora imati sljedeću dokumentaciju:

• Raspored osoblja.
• Osobne karte zaposlenika.
• Zatvorenici i dodatni dogovori njima.
• Raspored godišnjih odmora.
• Pravilnik o postupku zaštite i obrade osobnih (osobnih) podataka radnika.
• Nalozi i izjave zaposlenika (o, odredbe, itd.).
• Propisi o radu (unutar organizacije).
• Radne evidencije svih zaposlenika.

Organizacija kadrovske evidencije

Najčešći načini vođenja kadrovske evidencije u organizaciji su:

Otvaranje HR odjela ili zapošljavanje HR stručnjaka (HR manager)

Glavna prednost ovog načina vođenja kadrovske evidencije je mogućnost organizacije u skladu sa svojim načelima i zahtjevima, tako da je zaposlenik direktno u poduzeću.

Dodjeljivanje odgovornosti za vođenje kadrovske evidencije tajniku ili računovođi

U vrijeme krize i potrebe za štednjom često se događa situacija da jedan zaposlenik objedinjuje poslove tajnice, računovođe, stručnjak za ljudske resurse pa čak i odvjetnik. Takav je zaposlenik u pravilu specijaliziran za jedno područje i, shodno tome, nije u potpunosti kompetentan za druga.

A to je prepuno mogućih pogrešaka i odgovornosti uprave tvrtke, što dovodi do nepotrebnih troškova - vremena i materijala.

Prijenos HR funkcija na outsourcing tvrtku

Organizacijski rad, upravljanjem, obukom i selekcijom osoblja upravlja vanjska tvrtka treće strane, koja je specijalist u svom području. Ima ih mnogo stručni kadar i organizacijama s kojima je sklopljen ugovor o pružanju relevantnih kadrovskih računovodstvenih usluga.

Svaka od gore navedenih opcija ima svoje prednosti i nedostatke. Kako će se točno voditi kadrovske evidencije i tko će se njima izravno baviti odlučuje uprava organizacije, uzimajući u obzir broj osoblja, njegov promet i unutrašnja politika.

Značajke upravljanja

Ponekad zaposlenici trebaju dobiti kopiju svog radnog vremena. U skladu sa Zakonom o radu, poslodavac je dužan izdati takav dokument, ali u skladu sa zakonima o zaštiti osobnih podataka, potpuni primjerak može se izdati samo uz suglasnost svih zaposlenika koji su tamo prijavljeni. Stoga se izdaje izvod iz izvještajne kartice koji daje samo podatke o podnositelju zahtjeva

Glavne greške koje rade poslodavci i zaposlenici u ljudskim resursima

U procesu vođenja kadrovske evidencije mogu se napraviti pogreške koje će dovesti do inspekcijskih nadzora. Tipične greške kadrovske evidencije su:

Pogreške pri radu s osobnim datotekama

Osobni dosje svakog zaposlenika formira se od trenutka prijema do razrješenja. Najčešće pogreške pri vođenju osobnih poslova su:

• u osobnom dosjeu nema potrebnih dokumenata;
• redoslijed dokumenata je poremećen;
• nema osobnih dosjea (nije dokumentirano);
• pomirenje se ne provodi na vrijeme;
• popunjava se umjesto osobnog kadrovskog lista;
• slučaj uključuje dokumente koji ne bi trebali biti dio njega;
• zaposlenici kadrovska služba ne pridržavati se procedure za prijenos osobnih dosjea trećim osobama i organizacijama.

Pravilno formiranje kadrovskih dosjea omogućuje veću sigurnost dokumenata i brz pristup istima.

Pogreške prilikom sastavljanja ugovora o radu

Pogreške koje poslodavac napravi tijekom postupka često dovode do ozbiljnih posljedica tijekom postupka rješavanja. radni sporovi. Tipične greške u ovom slučaju su:

• ugovor o radu sklapa se u jednom primjerku;
• ugovor o radu nije registriran, nema datuma prijave;
• nema potpisa na ugovorima o radu;
• nije registrirano obvezni podaci i/ili uvjetima;
• ne postoje pisani ugovori o radu sa zaposlenicima;
  jedan primjerak ugovor o radu zaposlenik nije osobno primio, ili
• nema oznake primitka;
• uvjeti ugovora nisu definirani;
• uvjeti za zapošljavanje, ako postoje, nisu navedeni;
• nije određena određena vrijednost plaće zaposlenika, nisu utvrđeni uvjeti plaćanja i mjesto primanja plaće, radno vrijeme i trajanje dopusta.

Pogreške u vođenju evidencije o radu

Ovdje se najveći dio pogrešaka odnosi na postupak popunjavanja radne knjižice. Najčešće greške:

• nije izdana potvrda prilikom primanja radne knjižice od zaposlenika tvrtke;
• nalogom nije imenovana osoba odgovoran za vođenje, evidentiranje, izdavanje i čuvanje radne evidencije;
• rubrika s informacijama o zaposleniku se ne nadopunjuje kada zaposlenik dobije višu razinu obrazovanja;
• sekvencijalno numeriranje zapisa nije ispravno;
• nisu sadržani svi zapisi o radu (uključujući prijevode);
• odbijanje izdavanja radne knjižice studentima koji usklađuju rad i studij;
• kod izdavanja duplikata ne stavlja se oznaka "duplikat";
• napravljene su netočne ispravke u odjeljku s informacijama o poslu;
• knjiga u kojoj se evidentira kretanje radnih knjižica i do njih nije uredno vođena ili nema knjige;
• prilikom ispunjavanja umetka nije popunjen odjeljak s podacima o zaposleniku;
• nedostaje potpis zaposlenika u odjeljku s informacijama o zaposleniku;
• odjeljak s informacijama o poslu ne sadrži puni naziv poslodavca;
• otpuštenom radniku radna knjižica se šalje poštom bez pismene izjave radnika o takvom zahtjevu.

Radna knjižica je glavni dokument svakog zaposlenika koji odražava njegovo radno iskustvo u cijelosti profesionalna djelatnost. Stoga je potrebno minimizirati pojavu mogućih pogrešaka i prekršaja tijekom registracije i održavanja ovog dokumenta.

Svaka od pogrešaka može imati izrazito negativan utjecaj na menadžment organizacije i dovesti do ozbiljnih posljedica. Stoga se preporuča povjeriti funkcije računovodstva osoblja kompetentnim i kompetentnim stručnjacima koji dobro poznaju trenutno zakonodavstvo i zahtjevima inspekcijskih tijela ili vjerujte profesionalnim vanjskim tvrtkama.

HR administracija od nule: vodič korak po korak 2019

HR RAD OD NULE:

kratki okvirni vodič korak po korak za uspostavu kadrovske evidencije u novootvorenoj tvrtki

(ako želite dovesti stvari u red u već pokrenutoj kampanji, onda će vam drugi korak po korak biti prikladniji - obnova kadrovske evidencije >>)

Ako vam je dodijeljena dostava novootvorenoj tvrtki HR administracija od nule, a imate malo iskustva u ovom području (možda ste osnivač, voditelj i do sada jedini zaposlenik nove tvrtke, kadrovik početnik ili čak računovođa ili voditelj ureda kojemu je dodijeljen HR ili poduzetnik početnik ), onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Sastavljen je jednostavno i pristupačno, posebno za početnike u kadrovskom poslu.

I svakako Bogate rezerve naše stranice pomoći će vam :

• besplatna referentna baza podataka o upravljanju kadrovskim evidencijama: 25 glavnih postupaka korak po korak (zapošljavanje, godišnji odmor, otkaz itd.), 200 uzoraka kadrovskih dokumenata, blok „Radne knjižice” (uzorci popunjavanja i konzultacije), 5 priručnika o kadrovska evidencija, konzultacije, članci o kadrovima) i još mnogo toga;
• velika referentna baza podataka dostupna pretplatnicima časopisa "Vježbeni kadrovi Kadrovi" (cijena za sve >>): 140 upute korak po korak o kadrovskom radu, više od 1000 uzoraka kadrovskih dokumenata, spremnici savjetovanja i članaka, tečaj o osnovama vođenja kadrovske evidencije, polica za knjige i dr.;
• naše najbolje knjige o administraciji ljudskih resursa.

Dakle, dodijeljeno vam je osoblje. Gdje ćemo početi?

1. Opskrbimo se potrebnim zakonima, posebnom literaturom i programima. Sve će vam to trebati u radu.

• Neophodno Kršenje zakona o radu može rezultirati velika globa. Stoga se poznavanju i poštivanju zakona o radu mora pristupiti odgovorno.
• Od specijalizirane literature sa zadovoljstvom vam nudimo priručnike (možete ih besplatno preuzeti) i naše najbolje knjige o administraciji ljudskih resursa. Repozitoriji referentnih baza podataka također će biti korisni.
• Odlučite s upravom o kupnji programa u kojem će se provoditi kadrovsko računovodstvo. Postoji mnogo takvih programa, a mnogi su specijalizirani i vrlo, vrlo praktični. Neki na neki način zaobilaze funkcionalnost 1C. Ali većina tvrtki tradicionalno vodi evidenciju osoblja u 1C. Činjenica je da u bilo kojem gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

2. Uzimamo kopije od uprave sastavni dokumenti organizacije i pažljivo ih proučiti.

Kadrovski dokumenti morat će biti u skladu s osnivačkim dokumentima tvrtke i ni na koji način im neće biti u suprotnosti. U Povelji pročitajte postupak zapošljavanja direktora (vi ćete ga zapošljavati) i postupak određivanja njegove plaće, razdoblje na koje se s njim može sklopiti ugovor o radu - neke značajke mogu biti propisane Poveljom. Ponekad Povelja propisuje postupak zapošljavanja ključnih zaposlenika rukovodstva i uspostavljanje sustava nagrađivanja za njih (na primjer, uz prethodno odobrenje glavna skupština osnivači), pa čak i postupak odobravanja rasporeda zaposlenih.

3. Utvrđujemo popis dokumenata koji se trebaju nalaziti u kadrovskom dijelu rada, a koji ćemo izraditi.

Jasno je da ćete u svakom slučaju sastaviti dokumente koji su propisani zakonom. Provjerite kod uprave koji ćete od neobveznih dokumenata sastaviti za tvrtku. Također možete provjeriti s direktorom unaprijed što posebni uvjetiželi to vidjeti u pravilniku o unutarnjem radu, drugim lokalnim propisima i obrascima ugovora o radu.

Ako je vaša tvrtka mikropoduzeće, tada, prema 309.2 Zakona o radu Ruske Federacije, možda nećete morati sastavljati neke dokumente:

„Poslodavac je subjekt malog gospodarstva koji se razvrstava u mikropoduzeće, ima pravo odbiti, u cijelosti ili djelomično, usvajanje lokalnih propisa , koji sadrži norme Zakon o radu(pravilnik o internom radu, pravilnik o nagrađivanju, pravilnik o bonusima, raspored smjena i drugo). Istovremeno, radi reguliranja radnih odnosa i drugih odnosa koji su s njima neposredno povezani, poslodavac – subjekt malog gospodarstva, koji se razvrstava u mikropoduzeće, mora u ugovore o radu sa zaposlenicima uključiti uvjete kojima se uređuju pitanja koja, s radnim zakonodavstvom i drugim propisima pravni akti, koji sadrže norme radnog prava, moraju biti regulirani lokalnim propisi..."

4. Prijavljujemo direktora

Provjerite je li direktor registriran ( direktor tvrtke) ispravno. Ako ne, onda prije svega upisujemo direktora. On je prvi zaposlenik! Iz dokumenata mora biti vidljivo od kojeg datuma ravnatelj radi. U velikoj referentnoj bazi podataka i u „HR paketu“ dostupna je detaljna procedura prijave za posao direktora, potrebni ogledni dokumenti, a tu su i tematska savjetovanja.

5. Sastavite tablica osoblja, pravilnik o internom radu, drugi lokalni propisi (vidi tablicu iz stavka 3.).

Sigurno tvrtka još nema tablicu osoblja, interne pravilnike o radu ili druge lokalne propise. Izmislimo ih. Sve te dokumente usuglašavamo s ravnateljem. Primjedbe i želje ravnatelja uvažavamo i provjeravamo jesu li u suprotnosti sa zakonom. Spremne opcije Ovi se dokumenti usuglašavaju u skladu s postupkom utvrđenim zakonom (ako je potrebno, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika), zatim ih odobrava čelnik tvrtke. Imamo mnogo primjera takvih dokumenata koji su besplatno dostupni na našoj web stranici. Postoji mnogo više takvih uzoraka i tematskih komentara na njih, korak po korak procedure njihovi iskazi nalaze se u velikoj referentnoj bazi podataka iu “HR paketu”. Na našoj web stranici možete slobodno pročitati novi koristan članak " Osoblje: oblik i sadržaj"Pretplatnicima časopisa HR Practitioner preporučujemo da pročitaju članak: " Izrađujemo interne pravilnike o radu: zakonite, promišljene i korisne za poslodavca." i pogledajte predloške lokalnih propisa.

6. Izrađujemo tipski obrazac ugovora o radu koji će se sklapati sa zaposlenicima.

Za pretplatnike časopisa HR Practitioner preporučujemo sljedeći priručnik: "Zapošljavamo zaposlenika: kadrovska pitanja". Iz nje ćete, među ostalim, saznati koje uvjete poslodavcu pogoduje uključiti u ugovor o radu, a koji su uvjeti, naprotiv, nepoželjni i opasni.

7. Pripremamo i ostale dokumente koji će nam biti potrebni za kadrovski rad u budućnosti:

Pripremamo računovodstvene knjige, evidencije, evidencije radnog vremena, obrasce naloga, ugovore za financijska odgovornost i tako dalje.

8. S upravom odlučujemo tko će voditi evidenciju o radu .

Ako zaposlenici još nisu primljeni, tada će voditelj organizacije (direktor) prvo morati voditi evidenciju o radu. O tome se izdaje naredba. Na našoj web stranici postoji uzorak naloga za voditelja organizacije da preuzme odgovornost za održavanje, pohranjivanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica. Takva naredba je obvezna, to je zahtjev Uredbe Vlade Ruske Federacije. Ako nije, poslodavac se može suočiti s novčanom kaznom. Naknadno, ravnatelj može prenijeti te ovlasti na primljenog kadrovskog djelatnika, također nalogom. Na našim stranicama nalazi se narudžbenica za imenovanje odgovornih osoba za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica >>

9. Prijavljujemo djelatnike na rad.

Tada će zaposlenici početi raditi za kadrovski radnik Doći će faza svakodnevnog rada, trebat ćete voditi raspored radnog vremena, sastavljati raspored godišnjih odmora, dogovarati godišnji odmor, primijeniti stimulacije i kazne, službena putovanja, honorarne poslove, otkaze i još mnogo toga... Resursi našeg stranica će vam pomoći u svemu tome.

Danas je pitanje vođenja kadrovske dokumentacije vrlo akutno pitanje. Na području Ruske Federacije postoji posebno zakonodavstvo, u skladu s kojim će biti potrebno voditi takve evidencije.

Poštovani čitatelji! U članku se govori o tipičnim rješenjima pravna pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želite znati kako riješi točno tvoj problem- obratite se konzultantu:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brz je i BESPLATNO!

Štoviše, kršenje ovoga može dovesti do prilično značajnih problema.

Postoje neke značajke vođenja takvih evidencija koje ovise o nizu različitih čimbenika. Jedna od temeljnih je pravedna pravni status specifična organizacija.

Na primjer, vođenje kadrovske evidencije u poduzeću sa ograničenom odgovornošću mora se provoditi u skladu s brojnim regulatorni dokumenti.

Zato bi optimalno rješenje bilo angažirati stručnjaka koji ima određeno iskustvo u vođenju takve evidencije. Time će se izbjeći kazne inspekcije rada.

Osnovni momenti

U svakom poduzeću, bez obzira na broj zaposlenih, nužno je voditi kadrovsku evidenciju. Postoje brojne odgovornosti poslodavca za njihovo održavanje.

Zasebno treba napomenuti da takvo računovodstvo ima niz značajki ovisno o vrsti same organizacije. i mora se provesti uz odraz u takvom računovodstvu.

Raspored rada uključuje vođenje radnih knjižica u skladu s određenim suptilnostima i osobitostima postupka.

Postoji mnogo različitih naloga koji se moraju ispravno izvršiti prilikom obavljanja određenih transakcija unutar organizacije.

Opet, bilo bi najbolje riješiti ih unaprijed. Samo tako se mogu izbjeći mnoge poteškoće i poteškoće.

Što je

Kadrovska evidencija podrazumijeva dokumentiranje različitih postupaka vezanih uz prijem i rad službeno zaposlenih djelatnika.

Štoviše, takva se evidencija mora voditi ne samo u poduzeću, već i kod pojedinačnog poduzetnika.

Danas bi se sljedeće točke trebale na odgovarajući način odražavati u evidenciji osoblja:

• dokumentacija prijema;
• kretanje zaposlenika između pozicija unutar organizacije;
• otkaz;
• drugo.

Evidencija se mora voditi na temelju primarne kadrovske dokumentacije, kao i posebnih normi rada.

Da biste vodili evidenciju bez grešaka, trebat će vam prilično opsežan skup znanja. Prije svega, to se odnosi na poznavanje radnog prava, kao i formata raznih kadrovskih dokumenata i dr.

U nedostatku iskustva ove vrste, bit će potrebno obavezna angažirati kvalificiranog stručnjaka.

Budući da nemogućnost održavanja kadrovske dokumentacije može dovesti do izricanja velikih novčanih kazni. Posebno se to tiče.

Oni nužno moraju odražavati različite aspekte izravno povezane s otkazom. Uspostavljen je određeni algoritam za sastavljanje i održavanje takvih knjiga.

U koju svrhu se provodi?

Kadrovske evidencije kao takve vode se u različite svrhe. Na taj način će biti moguće riješiti prilično opsežan popis različitih problema.

Glavni zadaci koji se mogu riješiti uz pomoć kvalificiranog kadrovskog rada su sljedeći:

Uz glavne zadatke koje kadrovska služba rješava, postoji i niz različitih dodatnih područja na kojima će se također raditi.

Ova područja danas uključuju sljedeće:

Istovremeno zadaci HR odjel mogu značajno varirati ovisno o mnogim različitim nijansama i specifičnostima samog poduzeća.

Osim glavne zadaće vođenja kadrovske evidencije, ova jedinica može izvršavati i druge upute rukovodstva.

U svakom slučaju, sve je čisto individualno. Ali važno je zapamtiti da popis prava i odgovornosti mora uključivati ​​zadatke koje je dodijelila uprava.

Postoji niz ograničenja koja se nameću za obavljanje ove vrste djelatnosti. Svakako ćete se morati unaprijed upoznati sa svima njima. To će spriječiti mnoge problematične situacije u budućnosti.

Ovaj dokument uključuje opsežan popis stavki unutar kojih se mora voditi računovodstvo.

Važno je napomenuti da ovaj proces podrazumijeva ne samo poštivanje normi Zakona o radu Ruske Federacije, već i niza drugih regulatornih dokumenata. Na primjer, postupak upisa u radnu knjižicu reguliran je posebnim NAP-om.

U većini poduzeća glavni zadatak koji zaposlenici HR-a moraju riješiti je upravo.

Obično je to potrebno u slučajevima kada je zaposlenik primljen ili otpušten s posla.

Glavni NAP, u okviru kojeg se moraju popuniti evidencije o radu, uključuje sve aspekte vođenja evidencije.

Zasebno treba napomenuti da radno zakonodavstvo podrazumijeva formiranje niza prilično specifičnih dokumenata.

Prije svega, ovo se odnosi, kao i mnogi drugi radovi.

Zasebno treba napomenuti da osim ispravnog popunjavanja takvi dokumenti moraju biti pohranjeni određeno vrijeme. Ovaj proces ima mnogo različitih značajki.

Štoviše, poznavanje radnog zakonodavstva potrebno je ne samo za samog kadrovskog zaposlenika, već i za običnog zaposlenika koji se prijavljuje za posao.

Budući da će na taj način biti moguće neovisno pratiti poštivanje vaših prava.

Ako građanin smatra da mu se na bilo koji način krše prava, onda mora odn inspekcija rada. Zakoni o zapošljavanju su opsežni i vrijedi potražiti pravni savjet ako je potrebno.

Kako sami voditi kadrovsku evidenciju u LLC-u od nule

Proces samostalnog vođenja kadrovske evidencije u društvu s ograničenom odgovornošću povezan je s određenim specifičnostima.

Ima ih dovoljno veliki broj razne suptilnosti, važne specifične točke.

Štoviše, ako iz nekog razloga nema iskustva u održavanju takve evidencije, bolje je obratiti se stručnjacima. Budući da je, primjerice, nedopušteno griješiti prilikom popunjavanja radnih knjižica.

Sukladno tome, popunjavanje ostalih dokumenata vezanih uz kadrovsko pitanje, također je povezana s određenim specifičnostima.

Slična je situacija i s . Takvi dokumenti moraju biti sastavljeni u okviru Zakona o radu Ruske Federacije.

Ako iz nekog razloga ne postoji prilika za zapošljavanje kvalificiranog kadrovskog radnika, tada ćete prvo morati razmotriti sljedeća pitanja:

• gdje početi;
• upute korak po korak;
• papirologija;
• koji se dnevnici koriste u uredskom radu;
• nijanse za pojedinačne poduzetnike.

Gdje početi

Kadrovska evidencija može se voditi na različite načine. U ovom trenutku postoji mnogo različitih točaka izravno povezanih s ovim postupkom.

Postoji nekoliko opcija za ovu vrstu:

• stvaranje kadrovske službe, zapošljavanje kvalificiranog stručnjaka;
• prenijeti upravljanje kadrovskom evidencijom na tajnika ili računovođu;
• suradnja s .

Često je teško samostalno voditi kadrovsku evidenciju. Ako planirate sami voditi kadrovsku evidenciju, svakako biste trebali početi s planiranjem.

Stoga će biti potrebno odrediti niz važnih točaka za organizaciju:

• koliko djelatnika i koje kvalifikacije treba zaposliti;
• utvrđeni su određeni zahtjevi za različite kategorije zaposlenika;
• kako privući nove zaposlenike;
• koji će troškovi biti potrebni?

Nakon utvrđivanja svih gore navedenih točaka, bit će potrebno započeti upoznavanje s računovodstvenim postupkom, kao i popisom dokumenata potrebnih u ovom slučaju.

Potonjem će se morati posvetiti posebna pozornost. Budući da prisutnost pogrešaka može uzrokovati mnoge teške trenutke.

Korak po korak upute

Morat ćete započeti s organiziranjem tijeka dokumenata u skladu s tim. To se prvenstveno odnosi na sljedeće:

lokalni propisi:

1. Pravila za održavanje internih propisa u poduzeću.
2. Osnovne odredbe o radu.
3. za svaku kategoriju zaposlenih.
4. Propisi o zaštiti na radu.
5. ostalo.

• tablica osoblja se sastavlja za svakog zaposlenika zasebno;
• sastavljeno je osoblje;
• izrađuju se standardni obrasci za zaključke sa zaposlenicima;
• osobne iskaznice zaposlenika izdaju se na obrascu br. T2;
• standardne narudžbe.

Zapravo, evidencija osoblja u bilo kojem poduzeću temelji se na gornjem popisu dokumenata. I ne samo u LLC-ima, već iu drugim vrstama.

Ovo se također odnosi na individualni poduzetnici. Zahtjevi za takve nisu toliko ozbiljni, ali su također uspostavljeni.

Ako je moguće, trebali biste izbjegavati tipične pogreške u ovom slučaju. Budući da to može dovesti do značajnih problema i pitanja inspekcije rada.

Papirologija

Svi dokumenti koje je potrebno sastaviti za kadrovsku evidenciju mogu se podijeliti u dvije vrste prema vrsti upisa:

Također je važno napomenuti da druga vrsta dokumenta može imati sadržajne zahtjeve.

Video: kako prijaviti zaposlenika

Opet, neophodno je izvršiti preliminarni pregled zakonodavnih dokumenata koji uređuju ovaj trenutak. To će spriječiti kršenja i izbjeći druge probleme.

Koji se dnevnici koriste u uredskom radu?

U uredskom radu moraju se koristiti posebni dnevnici.

Standardni popis njih uključivao bi sljedeće:

• računovodstvo ulaznih i izlaznih dokumenata;
• poslane informacije;
• dolazna i odlazna korespondencija;
• drugo.

Potpuni popis korištenih časopisa može se razlikovati ovisno o području djelatnosti poduzeća, kao i nizu drugih čimbenika.

Morat ćete se unaprijed upoznati sa svima njima. To će vam omogućiti da izbjegnete mnoge poteškoće i poteškoće.

Nijanse za pojedinačne poduzetnike

Zaposliti se nova organizacija, možda ćete se suočiti s potrebom brzog uspostavljanja kadrovske evidencije. Dobro je ako prethodni stručnjak ostavi dokumente u redu. Ali postoje i slučajevi kada kadrovski posao mora početi praktički od nule. Koji dokumenti reguliraju glavna pitanja kadrovskog rada? Kako provjeriti postoji li dovoljno lokalnih propisa u tvrtki? Zašto je bolje uzeti uzorke za izradu kadrovskih odluka iz Rezolucije Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1.

Koje propise morate znati?

U većini organizacija rad zaposlenika HR-a nije ograničen na potrebu vođenja kadrovske evidencije (registracija prijema, premještaja, otkaza, odmora, službenih putovanja itd.). Često kadrovski službenici moraju izravno sudjelovati u razvoju lokalnih propisa koji uređuju radne odnose između zaposlenika i poslodavca. Osim toga, kadrovskom službeniku često se povjerava odgovornost pripreme za inspekcije od strane raznih tijela (državna inspekcija rada, tužiteljstvo, vojni ured za registraciju i novačenje, Roskomnadzor, mirovinski fond itd.). U tom smislu mora poznavati ne samo Zakon o radu, već i niz propisa koji se izravno ili neizravno odnose na kadrovski rad.

Sva ova djela mogu se podijeliti na određene skupine(tablica ispod). Većina njih je obvezna za sve organizacije, bez obzira na njihov pravni oblik ili oblik vlasništva. Za njihovo kršenje poslodavac može biti administrativno odgovoran.

Popis propisa na kojima se temelji kadrovski rad

Opseg propisa	Naziv normativnog akta
Opća pitanja Zakon o radu
Osnovna pravila i načela za reguliranje radnih odnosa između zaposlenika i poslodavca, postupak formalizacije kadrovskih postupaka, davanje jamstava, naknada, uključujući zasebne kategorije zaposlenici
	Stvaranje arhive u organizaciji u skladu s pravilima računovodstva, pohrane, nabave i korištenja arhivski dokumenti
Bolovanje
Postupak popunjavanja lista privremene nesposobnosti za rad, registracija porodiljni dopust
Interakcija s mirovinskim fondom Rusije
Postupak i iznosi za obračun doprinosa za mirovinsko osiguranje za obvezni mirovinsko osiguranje radnika
Čekovi
Postupak provođenja inspekcijskog nadzora državnih i općinskih tijela	Osim toga, zakon izravno navodi da su poslodavci obvezni izraditi lokalne akte o plaćama (drugi dio članka 135. Zakona o radu Ruske Federacije), obrađivati ​​osobne podatke zaposlenika (članak 87. Zakona o radu Ruske Federacije). Federacija) i odobriti upute o zaštiti na radu (stavak 23. dijela . drugi članak 212. Zakona o radu Ruske Federacije). Ako je potrebno, tvrtka mora imati akte kojima se utvrđuje popis zaposlenika s nepravilnim radnim vremenom (članak 101. Zakona o radu Ruske Federacije), postupak za podjelu radnog dana na dijelove (članak 105. Zakona o radu Ruske Federacije) , kao i uvjete da zaposlenici dobiju dodatnu strukovno obrazovanje(Drugi dio članka 196. Zakona o radu Ruske Federacije). Svaka tvrtka samostalno utvrđuje određeni popis lokalnih regulatornih dokumenata (dijagram u nastavku). Popis djela danih u dijagramu nije konačan. Specifičnosti organizacije mogu upućivati ​​na prisutnost drugih lokalni dokumenti. U pravilu se popis akata odobrava naredbom. Lokalni akti mogu se nazvati drugačije: propisi, upute, pravila, propisi itd. Glavna stvar je da norme ovih akata ne proturječe trenutnoj radno zakonodavstvo a nije pogoršao položaj radnika. Osim toga, važno je slijediti postupak za njihovo usvajanje (drugi, treći dio članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Inače, takvi dokumenti ne podliježu primjeni (četvrti dio članka 8. Zakona o radu Ruske Federacije). Izmjene lokalnog regulatornog akta vrše se istim redoslijedom kojim je odobren. Bolje je povjeriti izradu lokalnih akata ne jednom zaposleniku, već radnoj skupini. Sastav grupe i njezine ovlasti trebaju biti fiksirani u redoslijedu (uzorak u nastavku). Zaposlenici moraju biti upoznati s dokumentom protiv potpisa (stavak 10, drugi dio, članak 22 Zakona o radu Ruske Federacije). Gdje započeti reviziju lokalnih akata tvrtke Prvo morate provjeriti je li sve u redu potrebni dokumenti dostupni i napravite njihov popis. Ako tvrtka nema ni obvezujuće lokalne propise, onda ih je potrebno prvo razviti. Drugo, važno je obratiti pozornost na ispravnost pripreme dokumenata sa stajališta uredskog rada i usklađenosti s važećim zakonodavstvom. Treće, potrebno je provjeriti je li ispoštovana procedura donošenja lokalnog akta. Dakle, ako tvrtka ima sindikalnu organizaciju, tada dokument mora imati oznaku o sporazumu (uzimajući u obzir mišljenja) sa sindikatom (članak 372. Zakona o radu Ruske Federacije). Četvrto, morate saznati koji dokumenti nedostaju. Vrlo je jednostavno odrediti takve akte ako prvo sastavite i odobrite nalogom popis dokumenata potrebnih za određenu organizaciju. Provjeri podliježu ne samo propisi, upute i naredbe, već i svi dokumenti o kadrovskoj evidenciji i upravljanju kadrovima. Ocjenjuje se dostupnost i usklađenost sa zakonom ugovora o radu, ispravnost vođenja osobnih dosjea zaposlenika, popunjavanje radnih knjižica i uložaka u njima, dnevnika kadrovskih naloga i dr. Ne biste trebali pokušavati pokriti cijeli opseg posla odjednom. Morate postaviti prioritete i djelovati progresivno. Radi praktičnosti, preporuča se grupiranje standardni dokumenti u elektroničkim i papirnatim mapama.

Kadrovski dokumenti od nule za LLC su određeni popis dokumenata koji se moraju sastaviti u poduzeću od trenutka njegovog stvaranja. Što je to popis, koji su radovi uključeni i kako ga popuniti, reći ćemo vam u našem članku.

Kadrovski dokumenti (računovodstvo) od nule: vrste

Vođenje kadrovske evidencije je vođenje kadrovske dokumentacije, odnosno reguliranje i ozakonjenje radnih odnosa između zaposlenika i poslodavca. Održavanje navedene dokumentacije u poduzeću povjerava se kadrovskoj službi ili posebnoj osobi koja je za to ovlaštena posebnim nalogom i koja ima posebna znanja u ovom području.

Sljedeće se obično naziva kadrovska evidencija:

1. Sastavljanje ugovora o radu, ugovora i aneksa istih.
2. Izdavanje i evidentiranje raznih naloga uprave, kao što su nalozi za zapošljavanje ili otkaz.
3. Registracija i računovodstvo osobnih kartica za zaposlenike.
4. Izrada i održavanje tablica radnog vremena.
5. Izrada i održavanje razne dokumentacije koja sadrži opće informacije, na primjer dnevnike, registre.

Da biste pravilno započeli pripremu kadrovske dokumentacije u poduzeću, prije svega je potrebno upoznati se s drugom dokumentacijom koja bi trebala biti u poduzeću. To uključuje:

1. Odluka ili protokol kojim se navodi da je poduzeće osnovano.
2. Povelja LLC poduzeća.
3. Zaključak, informativna pisma tijela koja provode nadzor nad aktivnostima LLC.
4. Dokumenti koji potvrđuju činjenicu registracije LLC poduzeća.
5. Dokumenti koji služe kao potvrda da navedeno doo posjeduje neku imovinu.
6. Pravilnik o osnivanju podružnica i odjela.
7. Popis podružnica.
8. Protokoli, odluke osnivača (sudionika) LLC.

Poznavanje osnovne dokumentacije dat će HR službeniku predodžbu o specifičnim dokumentima koje je potrebno pripremiti.

Vrste kadrovske dokumentacije

Kadrovska dokumentacija obično se dijeli u dvije skupine:

1. Dokumenti čija je glavna svrha regulirati uvjete rada u poduzeću, kao i metode upravljanja osobljem, na primjer, propisi o strukturna jedinica, pravilnik o internom radu.
2. Dokumentacija usmjerena na računovodstvo osoblja poduzeća, na primjer, nalozi za zapošljavanje, odobravanje godišnjeg odmora, slanje na poslovna putovanja itd.

Druga klasifikacija kadrovskih dokumenata uključuje njihovu podjelu u sljedeće podskupine:

1. Reguliranje dokumentacije radna aktivnost poduzeća:
   • ugovor o radu;
   • aneksi ugovora o radu;
   • povijest zapošljavanja;
   • osobni dosje zaposlenika;
   • druge dokumente.
2. Dokumentacija administrativne prirode. To može uključivati ​​naredbe za osoblje i druge upute. Možete naučiti kako pripremiti ove dokumente iz članka "Nalozi za osoblje - što su to nalozi?"
3. Interno službeno dopisivanje.
4. Razna dokumentacija vezana uz računovodstvo i registraciju, na primjer, dnevnik naloga za osoblje. O pravilima za njegovu registraciju možete saznati u članku "Kako pravilno voditi registar osoblja."
5. Dokumentacija koja sadrži informativne i računovodstvene podatke, na primjer, vremenski list.

Potrebni dokumenti za kadrovsku evidenciju: skupina 1

Popis dokumenata koji se odnose na prvu skupinu (regulacija radnih aktivnosti):

1. Dnevnik knjigovodstvenih obrazaca radnih knjižica i uložaka za njih. Više o tome možete saznati iz članka "Uzorak popunjavanja radne knjižice - preuzimanje".
2. Interni propisi o radu (članci 189, 190 Zakona o radu Ruske Federacije).
3. Propisi o zaštiti osobnih podataka (članci 87, 88 Zakona o radu Ruske Federacije).
4. Nalozi i listovi za upoznavanje s lokalnim propisima, uputama i sl.
5. Razni računovodstveni dnevnici, npr. dnevnik ugovora o radu ili kretanja radnih knjižica.
6. Dokumentacija vezana uz posebna procjena radna mjesta.
7. Dokumentacija vezana za zaštitu na radu. To uključuje razne upute, propise, srodne akte i naredbe.

Potrebni dokumenti za kadrovsku evidenciju: grupa 2

Druga skupina, odgovorna za računovodstvo LLC osoblja, uključuje sljedeće dokumente:

1. Povijest zapošljavanja. Njegov dizajn opisan je u članku "Uzorak popunjavanja radne knjižice u 2016."
2. Raspored osoblja. Možete naučiti kako ga sastaviti iz članka "Sastavljanje tablice osoblja za LLC u 2015. (uzorak)."
3. Osobne karte zaposlenika u obrascu T-2.
4. Raspored godišnjih odmora. O postupku njihova odobravanja možete saznati iz članka „Postupak odobravanja dopusta prema Zakonu o radu.
5. Ugovori o radu sa prilozima. U članku je opisan postupak sklapanja ugovora o radu.
6. Naredbe i naredbe, kao i dokumenti koji ih podupiru, kao što su dopisi, akti i sl.

Dokumente pripremamo od nule

Da biste ispravno započeli pripremu kadrovske dokumentacije u poduzeću od nule, morate izvršiti sljedeće korake:

1. Opskrbite se potrebnom literaturom, kao i referentnim materijalima, što će uvelike pojednostaviti pripremu nekih kadrovskih dokumenata. U tome vam mogu pomoći različiti pravni sustavi.
2. Proučite dokumentaciju o osnivanju LLC poduzeća.
3. Odredite i sastavite popis dokumenata koji moraju biti prisutni u poduzeću, uzimajući u obzir specifičnosti njegovih aktivnosti.
4. Na temelju odluke sudionika društva o sklapanju ugovora o radu s direktorom doo.
5. Napravite raspored osoblja. Možete naučiti kako to učiniti iz članka "Sastavljanje tablice osoblja za LLC u 2016."
6. Izraditi i odobriti standardni obrazac ugovora o radu, koji će se kasnije koristiti prilikom prijave novih zaposlenika. O postupku sklapanja ugovora možete pročitati u članku "Opći postupak sklapanja ugovora o radu prema Zakonu o radu Ruske Federacije".
7. Riješiti pitanje tko će sastavljati i voditi radne knjižice u DOO. Kako se to radi možete saznati iz članka “Upute za popunjavanje i vođenje radnih knjižica”.
8. Prijaviti djelatnike LLC za rad na pravilan način. Koji su dokumenti potrebni opisano je u članku “Koji su dokumenti potrebni prilikom prijave za posao”.

Značajke kadrovske evidencije za mikropoduzeća

Pojam i status mikropoduzeća opisani su u Zakonu o razvoju malog i srednjeg poduzetništva u Ruska Federacija» od 24. srpnja 2007. broj 209-FZ.

Sukladno ovom zakonu, mikropoduzeće ima sljedeća obilježja:

1. Broj zaposlenih je do 15 ljudi (2. dio članka 4. Zakona br. 209-FZ od 24. srpnja 2007.).
2. Prihod od svih vrsta aktivnosti takvog poduzeća ne prelazi 120 milijuna rubalja. (klauzula 1, dio 1.1, članak 4. zakona od 24. srpnja 2007. br. 209-FZ).

Zakon o radu Ruske Federacije dopunjen je Ch. 48.1, koji sadrži specifičnosti reguliranja rada malih poduzeća, kao i mikro poduzeća (zakon „O izmjenama i dopunama Zakon o radu Ruske Federacije u vezi s osobitostima radnog odnosa osoba koje rade za poslodavce - mala poduzeća koja su klasificirana kao mikropoduzeća" od 3. srpnja 2016. br. 348-FZ). Stupa na snagu 01.01.2017.

Stoga će, prema odredbama ovog poglavlja, mikropoduzeća imati pravo odbiti izdavanje sljedećih kadrovskih dokumenata (članak 309.2 Zakona br. 348-FZ od 3. srpnja 2016.):

1. Raspored smjena.
2. Pravilnik o plaćama.
3. Pravila internog rada.
4. Pravilnik o bonusima.

Istodobno, poslodavac će biti dužan uključiti u ugovor o radu određene uvjete koji su u drugim organizacijama regulirani navedenim lokalnim regulatornim pravnim aktima. Od 01.01.2017., mikropoduzeća će morati sklopiti ugovore o radu u obliku odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27.08.2016. br. 858.

Popis dokumenata koji postaju obvezni pod određenim okolnostima

Neka kadrovska i računovodstvena dokumentacija može postati obvezna u LLC društvu ako je dostupna određenim uvjetima, Na primjer:

1. Kolektivni ugovor. Može postati obvezan ako o njegovom sklapanju postoji očitovanje volje barem jedne od stranaka radnog odnosa. Članak “Kolektivni ugovor – obvezan ili ne?” /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ pomoći će vam razumjeti ovo pitanje.
2. Pravilnik o postupku bonusa. Postaje obvezan ako nijedan drugi akt, kao ni ugovor o radu, ne sadrži uvjete o postupku obračuna nagrada i dodataka.
3. Raspored smjena. Postaje obvezno ako organizacija radi u smjenama. Više o tome možete saznati iz članka “Što je rad u smjenama raditi prema Zakonu o radu Ruske Federacije.”(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Propisi o čuvanju poslovne tajne. Mora se koristiti ako ugovor o radu Uvjeti se propisuju sa zaposlenikom, kao i popis uputa koje ulaze u poslovnu tajnu.
5. Dokumentacija vezana uz strani radnici, kao i pravila njihovog prijema. Ako postoje takvi zaposlenici, moraju biti prisutni sljedeći dokumenti:
   • obavijest o sklapanju ugovora o radu sa stranim državljaninom (čl. 8. čl. 13. Zakona o pravni status strani državljani u Ruskoj Federaciji" od 25. srpnja 2002. br. 115-FZ);
   • radna knjižica utvrđenog obrasca (1. dio članka 66. Zakona o radu Ruske Federacije);
   • obrazovni dokumenti;
   • dokumenti koji potvrđuju zakonitost prisutnosti takve osobe na teritoriju Ruske Federacije;
   • dokumenti koji potvrđuju zakonitost radnih aktivnosti;
   • ostale papire potrebne zbog specifičnosti djelatnosti poduzeća.

Sastavljanje kadrovskih dokumenata od nule za LLC zahtijeva analizu osnivačkih dokumenata, kao i aktivnosti kojima se organizacija namjerava baviti, kao i kontingent radnika koji se planiraju zaposliti. Od 2017. posebno su specifične kadrovske evidencije u mikropoduzećima.