Dom › Nasljeđe i darovanje › Primjer pisanja poslovnog pisma. Uzorak poslovnog pisma. Upute za pisanje pisma

Primjer pisanja poslovnog pisma. Uzorak poslovnog pisma. Upute za pisanje pisma

Poduzetnik mora voditi aktivnu korespondenciju i sa službenicima (na primjer, predstavnicima državnih tijela) i s "poluslužbenim" - partnerima, izvođačima, stručnjacima uključenim u slobodnu narudžbu i tako dalje. Vještina pisana komunikacija se razvija prilično brzo, ali u početku možete napraviti mnogo grešaka i ostaviti ne najugodniji dojam na svoje primatelje. U ovom ćemo članku govoriti o značajkama pisanja običnih poslovnih pisama (na papiru) i elektroničkih poruka.

Zaglavlje i izgled

Obavezno koristite memorandum svoje tvrtke. To uvijek ostavlja dojam i povećava lojalnost "sugovornika". Vrsta obrazaca, norme za njihovo ispunjavanje i elementi dizajna moraju biti utvrđeni u nalogu za organizaciju (ili uputama za uredski rad). Osnovni zahtjevi za obrasce poslovnih pisama mogu se naći u GOST 2003 "Zahtjevi za papirologiju."

Poželjno je osnovne podatke o tvrtki “ugurati” u obrazac:

naziv (i skraćeni naziv);
stvarni i poštanske adrese;
Email adresa;
Kontakt brojevi telefona;
Adresa web stranice.

Ovo nije popis obveznih podataka, već samo okvirni popis. Možete dodati ili ukloniti kako želite.

Opći zahtjevi da format pisma izgleda ovako:

minimalna uvlaka - 10 mm desno i 20 mm lijevo, gore i dolje;
ako je pismo napisano na dva ili više listova, svaki od njih mora biti označen brojem u sredini odozgo;
svaka prijava je zasebno numerirana;
odlazni broj pisma naveden je u gornjem lijevom kutu (ne zaboravite ga popraviti u dnevniku registracije dokumenta);
u gornjem desnom kutu navodi se naziv organizacije, položaj primatelja i njegovo prezime s inicijalima;
u donjem lijevom kutu - vaša funkcija, prezime s inicijalima i potpisom;
na dnu obavezno upišite datum pisanja pisma.

Međutim, GOST 2003 dopušta upotrebu obrazaca ne samo s kutnim, već i s uzdužnim rasporedom detalja (kada su naznačeni u sredini). Kutni raspored izgleda poznatiji i lakši za čitanje, pa je bolje odabrati ovu opciju.

Opća pravila pisanja

Klasična struktura teksta poslovnog pisma uključuje tri elementa:

uvodni dio (kratka naznaka razloga zašto je pismo napisano, njegova svrha);
sadržaj (opis stanja, prijedlog rješenja, iznošenje zaključaka i preporuka);
sažeti dio (kratak sažetak s jasnom naznakom što očekujete od primatelja).

Uvijek biste trebali razumjeti svrhu pisanja pisma. Želite li ponuditi suradnju? Podnijeti prigovor? Pozvati na prezentaciju ili neki drugi događaj? Pišite samo o tome i ne dajte se omesti dugim argumentima i pretpostavkama koje nisu relevantne za slučaj.

Svako poslovno pismo treba imati jedan specifičan cilj. Ako se u njemu dotaknete nekoliko pitanja, ona bi trebala biti usko povezana. Ako trebate kontaktirati istu organizaciju o nekoliko različitih tema, bolje je napisati zasebno pismo za svaku od njih.

Jezik pisanja

Stil poslovne korespondencije je "lako" službeno poslovanje. Moguće je i potrebno standardizirati fraze, koristiti neke klišeje i klišeje, ali nije preporučljivo sve to dovoditi do suhoparne birokracije. "Živi" jezik uvijek se percipira lako i povoljno. Naravno, poslovni pisani govor mora biti u skladu s normama bontona (o čemu će biti riječi u nastavku), ali bit problema treba jasno i sažeto navesti.

Nekoliko praktičnih savjeta:

koristiti jednostavne riječi: "pametni" izrazi se loše percipiraju i često izazivaju iritaciju kod osobe koja ih je prisiljena čitati i dešifrirati;
češće koristiti glagole, a rjeđe pridjeve;
ne širite svoje misli duž stabla - samo specifičnosti i samo unutar okvira zadana tema, bez puno detalja i nevažnih detalja;
izbjegavajte duge izjave, ako je moguće, nemojte koristiti participe i participe;
napišite konkretno: razna “o ovome”, “oni/on/ona” su neprihvatljiva;
izbjegavati logičke nedosljednosti i nagle prijelaze s jednog semantičkog bloka na drugi;
provjeri sve napisano na sluh: govorne pogreške naći u gotovo svakom nelektoriranom tekstu.

Jedno od glavnih pravila za pisanje poslovnih pisama kaže: poruka mora biti pismena i stilski provjerena.

Značajke oslovljavanja adresata

U pravilu se adresat oslovljava jednom, na početku pisma. To se može učiniti na tri načina.

Ako se osobi obraćate prvi put (ili ako je između vas i primatelja uspostavljen čisto službeni odnos), trebali biste koristiti oslovljavanje koje označava određenu udaljenost. Primjer: "Poštovani gospodine Ivanov!".
Ako se obraćate osobi s kojom ste dugo uspostavili povjerljiv poslovni odnos, bolje je da je nazovete imenom i patronimom. Primjer: "draga Ekaterina Leonidovna!".
Kada se kolektivno obraćate, koristite standardni izraz "Poštovani!".

U završnom dijelu trebate upotrijebiti takozvanu završnu frazu. Ovdje postoji više opcija:

"S poštovanjem", "S poštovanjem";
"S Najbolje želje»;
“U nadi za nastavkom suradnje”;
“Uvijek smo sretni što vam možemo poslužiti”;
itd.

Jednom riječju, odabir zadnje fraze je stvar ukusa.

poslovna etika pisanja

Čak ni prikriveni prijezir u poslovnom pismu ne prolazi nezapaženo. Naravno, u ovom slučaju više nećete moći računati na pozitivan ili barem ujednačen stav prema sebi. Zaključak je očit: ne prepuštajte se emocijama i zadržite se unutar sebe čak i ako vas adresat stvarno razbjesni. Uvijek obratite pozornost na ton poruke.

Posebnu pozornost treba obratiti na pismo koje sadrži odbijanje. Krajnje je nerazborito započeti takvu poruku s kategoričkim "ne" u ovom ili onom obliku - to će kod osobe stvoriti osjećaj da je jednostavno poslana. Prvo pokušajte pružiti uvjerljiva (ne izmišljena) objašnjenja. Nakon što smo ukratko opisali razloge odbijanja, treba glatko prijeći na njegovo navođenje. U ovom slučaju mogu se koristiti sljedeći izrazi:

“Nažalost, ne vidimo priliku da odobrimo vaš zahtjev”;
"Vaš zahtjev ne može biti odobren iz sljedećih razloga...";
"Duboko nam je žao, ali moramo odbiti vašu ponudu."

U idealnom slučaju, čak i prije obrazloženja odbijanja - na samom početku pisma - trebali biste ukratko ponoviti zahtjev primatelja. Razumjet će da ste pažljivo pročitali njegov zahtjev ili prijedlog i sigurno će to cijeniti. Možda ćete u budućnosti ponovno raditi zajedno - zašto odmah emitirati negativno i prestrašiti osobu pretjeranom grubošću?

Nikada nemojte ići u drugu krajnost. Laskanje i brojna uvjeravanja o iskrenosti očiti su znakovi neiskrenosti. Neiskrenost uvijek izaziva odbacivanje.

Sastavljanje e-poruka

Poruke na papiru već zastarijevaju. Naravno, "papirnata" korespondencija nikada neće u potpunosti nestati, ali će za nekoliko godina pisma pisana na klasičnim formularima postati rijetkost. Pregovori su sve češći elektronički format. Moderni poduzetnik sada šalje puno više pisama e-poštom nego običnom poštom.

Poslovna pisma poslana e-poštom slijede ista opća pravila. Zahtjevi za jezik, stil i ton, poštivanje etikete - svi ti obvezni elementi ne mijenjaju se. Međutim, elektroničke poruke imaju svoje specifičnosti.

Provjerite izgleda li vaša prijava solidno ili barem adekvatno. [e-mail zaštićen]- Dobro, [e-mail zaštićen]- Loše.
Vrlo je važno uvijek ispuniti polje "Predmet". O ovoj liniji ovisi hoće li osoba otvoriti dolaznu poruku. Ako pišete osobi koju ne poznajete, pokušajte smisliti zanimljiv naslov. Ali nemojte pretjerivati - teme u duhu "Hitno!!! Posebna ponuda otvori odmah!” izazvati samo želju da brzo kliknete na ikonu košarice na vrhu. Naslov se treba sastojati od 3-5 riječi i odražavati sadržaj poruke.
Ako vam adresat nije poznat, ukratko opišite tko ste, kako ste saznali za njega. Bez ovog potrebnog uvoda, poruka se može zamijeniti za neželjenu poštu i odmah izbrisati.
Nemojte onemogućiti citiranje u postavkama - neka se prethodna korespondencija prikazuje ispod, ispod reza.
Čitanje s ekrana sumnjivo je zadovoljstvo. Papirnato pismo može se uzeti u ruke i samo zbog toga se na nesvjesnoj razini shvaća ozbiljnije od elektroničkog. Razmotrite ovo.
Što je e-mail poruka kraća, to će brže biti odgovoreno.
Koristite samo standardne fontove.
Ne zlorabite odabir teksta - možete primijeniti "podebljano" na najvažnije točke, ali korištenje različitih boja je neprihvatljivo.
Bez "kapa". Nikada. Čak iu titlovima. Isto vrijedi i za dvostruke interpunkcijske znakove.
Odvojite tekst u odlomke s razmakom između njih (samo ostavite prazan redak).
E-poruci možete priložiti slike ili tekstualne datoteke. Dodatni materijali i objašnjenja, komentari, detaljni detaljni opisi - sve to treba biti u priloženim datotekama, ali ne u tijelu pisma.
U poslovnoj korespondenciji s ljudima s kojima ste uspostavili odnos povjerenja (govorimo o pouzdanim partnerima, pouzdanim sugovornicima), povremeno možete koristiti emotikone. To će "oživjeti" komunikaciju - smajlići na ekranu (čak iu poslovnoj poruci) percipiraju se prilično pozitivno. Naravno, ne mogu se koristiti u "papirnatim" pismima.
Obavezno potpišite. U e-porukama obično se sastoji od 3-6 redaka i uključuje ime i prezime pošiljatelja, poziciju, naziv tvrtke, adresu web stranice i kontakt telefon.

Primjer potpisa:

Iskreno,

Ivan Ivanov

[e-mail zaštićen]

http://site.com.

Ovdje je primjer poslovnog pisma za vas.

Sumirati

Iako je prilično jednostavno, primjeri dobro napisanih poslovnih pisama nisu tako brojni. Poduzetnici se redovito zbunjuju u dizajnu, koriste ne sasvim točne adrese i zaboravljaju na važne nijanse.

Navodimo glavne značajke svojstvene dobrim poslovnim porukama:

objektivnost;
kratkoća (poželjno je da pismo ne zauzima više od jedne stranice);
neutralan ton prezentacije;
nedostatak obrazloženja, narativnost, pretjerani detalji;
nedostatak emocionalnih procjena;
jasan logički odnos između dijelova teksta i pojedinih frazema.

Ovo je neka vrsta kontrolne liste koju možete provjeriti na početku. Nakon stotine napisanih i poslanih poslovnih poruka, potreba za njim nestat će. Nemojte zanemariti gore navedena pravila i zapamtite: "napumpana" vještina poslovnog dopisivanja značajno povećava vaš ugled i, shodno tome, imidž tvrtke.

Odavno nikome nije tajna da se govor dijeli na sleng i književno - ispravan. Sasvim je logično da ispravan govor bude ne samo usmeni, već i pismeni. Svaka inteligentna osoba mora ovladati kulturom pismenog pisanja. A još više za one koji poslovno aktivno komuniciraju dopisivanjem. Koja su slova?

Što je bonton

Prije nego što počnete govoriti o poslovnom pismu, prvo se morate sjetiti što je bonton. To je ustaljeni red ponašanja u društvu, skup manira i pravila takozvanog lijepog ponašanja, kojih se svaka inteligentna, lijepo odgojena osoba mora pridržavati kako ne bi bila označena kao nekulturna. Ova povijesno utvrđena pravila sastavni su dio života društva.

Kultura pisanog govora: opće karakteristike

Naravno, to se ne odnosi samo na poslovno pisanje. Postoje mnoge vrste i načini pisane komunikacije. Svi su različiti, svaki ima svoje karakteristike, ali postoje i oni zajedničke značajke. Među njima su sljedeći:

oslanjanje na normalizirani knjiški jezik uz pretpostavku neknjižnog vokabulara;
korištenje složenih sintaktičkih konstrukcija;
fiksni red riječi u rečenici;
jasna struktura teksta;
visoka pismenost.

bonton poslovnog pisma

Kada se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako poslujemo s organizacijama i/ili pojedincima. Ono što pišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, kako uredimo svoje pismo, postat će lice naše tvrtke i prikazati nas u povoljnom ili lošijem svjetlu. Osim, naravno, ako nismo kompetentni u bontonu pisanja poslovnih pisama. Kako ne biste izgubili obraz, morate naučiti mudrost u nastavku. Inače, posjedovanje takvog znanja također je korisno jer i najmanja greška, sitno odstupanje od pravila, može poslovno pismo pretvoriti u pravno nesposobno.

Specifičnosti poslovnih odnosa

Prije nego što izravno razgovarate o slovima, trebali biste razumjeti kako se općenito razlikuju, što ih karakterizira, koje su njihove značajke. Glavna značajka odnosa na poslu je odsustvo (bilo potpuno ili gotovo potpuno) u tim samim odnosima osobne nijanse. U pravilu je svatko od nas na poslu iznimno sabran, smiren, pristojan - rijetko tko će plesati uz tamburicu, na primjer, ili raditi neke druge stvari koje su sasvim logične u društvu prijatelja, ali prilično smiješne za radno okruženje . To se, usput, odnosi ne samo na radnje, već i na emocije - možete si dopustiti smijanje ili osmijeh, ili čak blagu manifestaciju ljutnje, ali homerski smijeh, napadi bijesa, suze i slično izgledaju prilično neprikladno (sve to se odnosi isključivo na emocije na poslu). Na poslu obično nosimo maske, pokazujući vještinu, suzdržanost i staloženost.

Poslovna komunikacija se ne može prekinuti kada vi to želite. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako iznenada ustanemo i napustimo publiku usred važnog sastanka. Nemoguće je ignorirati sugovornika, nemoguće je ne odgovoriti na pozive ili pisma. Sve te značajke zajedno pomažu boljem razumijevanju kako bi trebalo biti govorni bonton poslovno pismo.

Opći zahtjevi

Prvo što primijetimo kada primimo pismo je papir. Prema zahtjevima etikete poslovnog pisma, papir za njega treba uvijek biti kristalno čist i ni u kojem slučaju naboran. Primatelji poruke će imati najbolji dojam o organizaciji, ako se ispostavi da je pismo napisano na memorandumu s logotipom tvrtke. Prva stranica nije numerirana, sve ostale su obilježene arapskim brojevima.

Postoji još jedan vrlo važna točka u poslovnom bontonu. Posao podrazumijeva visoku pismenost i odsutnost pravopisnih pogrešaka. Stoga, u slučaju da postoje praznine u poznavanju ruske gramatike, preporučuje se ne žuriti sa slanjem korespondencije, već je još jednom provjeriti radi mogućih nedostataka.

Također opća preporuka i za papir i za e-poštu ne želite koristiti u svom pisanje složene strukture - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Ne smiju se koristiti kratice – samo općeprihvaćene. Ali norma poslovnog bontona uključuje razne pečate i sleng - profesionalni žargon. Cijeli dokument održava se u službenom poslovnom stilu.

Još jedna važna točka koja se čita iz pisma: ono bi trebalo biti što je moguće pristojnije i prijateljskije. Ne može biti govora ni o kakvoj netaktičnosti, nepristojnosti. Osim toga, poslovno pismo zahtijeva specifičnosti, jasan prikaz vlastitih misli.

Ako primatelj pisma ne govori ruski, tekst poruke treba biti napisan na njegovom jeziku ili na međunarodnom engleskom jeziku. Usput, takav dokument trebao bi biti napisan samo na jednoj strani lista, a drugi unutra bez greške ostaje čist.

Prilikom pripreme dokumenata morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst mora biti upisan u razmaku od jedan i pol do dva, s marginom od dva centimetra s lijeve strane.

Nijanse

Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istodobno, ne postoji jedinstveni standard za papirnate dokumente: različite tvrtke mogu postojati varijacije. Pridržavaju se samo određenog sastava dijelova pisma: svakako moraju sadržavati "kapu", pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na osobni potpis na kraju pisma.

Usput, takozvano uokvirivanje poruke - početna i završna fraza - nazivaju se okvirom etikete. Ona je ta koja pomaže uspostaviti potreban odnos s primateljem. Osim toga, pravila etikete za poslovna pisma i primjeri njihovog pisanja pokazuju korištenje različitih govornih klišeja u porukama (o njima će se kasnije raspravljati).

Važna nijansa u dizajnu poslovnog pisma je ispravno korištena žalba. Prije revolucije u našoj zemlji bio je u upotrebi apel "gospodine" ili "gospođo": smatrao se univerzalnim, pa su zvali bilo koga. Sada nema takve univerzalne privlačnosti, iako se riječ "master" ili "madam" često nalazi u poslovnim pismima - koja je ranije izgubila svoju popularnost, postupno se vraća u svakodnevni život. Poslovnog partnera možete kontaktirati na ovaj način, službeno ali ne klijentu ili kolegi.

Najčešći i univerzalni trenutno se smatra apelom "Dragi" ili "Poštovani gospodine", ali zapravo nije. Na sličan način se, primjerice, ne mogu obraćati takozvanim VIP osobama - posebno važnim osobama, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima, predsjednicima. U tom slučaju svoje pismo morat ćete započeti izrazom "Dragi" (druga opcija je "Poštovani").

Ako je poruka upućena više osoba odjednom, a svi su predstavnici iste profesije, bilo bi prikladno koristiti oslovljavanje kao što je "Poštovani kolege" (ako su svi adresati žene, dozvoljeno je napisati "Poštovani" Dame", ako su muškarci - onda "Draga gospodo"). Ako je pismo naslovljeno na jednu osobu, strogo je zabranjeno ne koristiti nazivnu ili prezimensku adresu. Ovo je dopušteno samo u gore navedenom slučaju (kada je adresat grupa osoba) ili kada je u interakciji s pravnim subjektom.

Što se tiče kraja poruke, mora se zapamtiti da on nije ništa manje značajan od početka. Na kraju pisma izražava se uvjerenje u uspješno i/ili brzo rješavanje problema i sl. Ovdje također ne treba isticati poteškoće koje su se događale prije - na primjer, kašnjenje ili nedobijanje odgovora. Ove se fraze smatraju negativnim znakovima etikete poslovnih pisama i smatraju se nespremnošću za nastavak odnosa, kao i nepoštivanjem sugovornika. Važno je razumjeti da je to nedopustivo.

E-mail: poslovni bonton

Druga moguća varijanta dopisivanja je e-mail. Ovdje također postoji niz značajki. Tako, primjerice, ako adresat prima poruku prvi put, tada je potrebno započeti prezentacijom vlastite tvrtke, opisom vaše djelatnosti, s mogućim zadacima koje treba obaviti. S dugim dopisivanjem morate spremiti povijest prošlih pisama, na temelju kojih se gradi svaka sljedeća poruka.

Prvo pismo mora sadržavati pozdrav i apel. Kasnije, ako trebate brzi odgovor, možete izostaviti žalbu (ako je prikladno). U internetskoj komunikaciji mnogi ne smatraju potrebnim stavljati interpunkcijske znakove, a također pišu bez velikih slova. U bontonu poslovne e-pošte to je nedopustivo.

Veličina e-maila ne smije biti prevelika - u pravilu je upola manja od papirnatog primjerka. U istom slučaju, ako je potrebno obavijestiti primatelja o velikoj količini informacija, samo kratka popratna bilješka mora biti naznačena u tijelu pisma, a sam materijal mora biti priložen kao prilog s Wordom ili bilo kojim drugu datoteku - to zahtijeva bonton poslovnog pisma putem e-pošte. Primjer takve poruke može biti: “Dobar dan, dragi gospodine Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih brošura. Možete ih vidjeti u prilogu…”.

Što se potpisa tiče, mora biti. Možete se potpisati na kraju svakog slova ili možete napraviti automatski potpis koji će se automatski staviti. Zastupnici često koriste ovu opciju velike tvrtke. U potpisu morate navesti svoje ime, prezime, radno mjesto, kontakt podatke, mjesto rada. Mora biti dizajniran na takav način da stane u sedamdeset znakova i da ne zauzima više od pet do šest redaka.

Potrebno je reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Poslovni bonton e-pošta podrazumijeva primanje odgovora na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako je potrebno više vremena, o tome treba obavijestiti sugovornika. Odgovor na sve poruke održava ugled tvrtke ili poduzetnika. Kako biste točno znali je li pismo stiglo do primatelja, možete koristiti funkciju obavijesti o primitku - potvrda o isporuci dolazi automatski. Osim toga, nije zabranjeno obaviti kontrolni poziv.

Govorne formule ili klišeji

Klišeji, govorne formule, govorni pečati - što god rekli, to će i dalje biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog tečaja sjećamo se da se klišeji nazivaju ustaljenim izrazima. Nema ih toliko puno:

Žaljenje se može izraziti sljedećim frazama: “Nažalost, nismo u mogućnosti dogovoriti...”, “Žao nam je što obavještavamo...”, “Nažalost, prisiljeni smo obavijestiti...”, i tako dalje.
Zahvalnost se označava takvim klišejima kao što su: "Dopustite mi da izrazim svoju zahvalnost ...", "Hvala ...", "S obzirom na vaš doprinos ...".
Možete pozvati primatelja na određeni događaj koristeći pečate: "Imamo čast pozvati vas ...", "Nadamo se vašem pristanku ...", "Zadovoljstvo nam je pozvati vas ...", "Mi bit će mi drago vidjeti te...” i slično.
Pismo možete dovršiti frazama: "Čekamo nove ideje od vas ...", "Želimo vam uspjeh ...", "Nadamo se daljnjoj plodonosnoj suradnji ...".

Zlatna pravila za poslovno dopisivanje

Uobičajene pogreške u poslovnom pisanju

Postoji nekoliko naizgled sitnica koje, međutim, mogu postati kobne u slučaju poslovna komunikacija. Često upravo te sitnice dovode do raskida obostrano korisnih odnosa, raskida transakcija i sličnih neugodnosti. Neprijatelja morate osobno poznavati!

Ne možete pisati (i zvati!) O poslu izvan radnog vremena! Koliko često, ne želeći čekati jutro, uznemiravamo svoje partnere, klijente, kolege u devet, deset, pa čak i jedanaest navečer. Čini nam se da će preko noći sve nestati, srušiti se, urušiti se i više se neće moći spasiti stanje. A oni rijetki primjerci koji su u stanju izdržati do jutra, iz nekog razloga, vjeruju da je šest ujutro vrijeme za komunikaciju. Uostalom, ako ja ne spavam, onda nitko ne spava. Jao, takvo nas ponašanje samo iritira i postavlja protiv nas samih.
To je već neizravno spomenuto, ali svejedno – familijarnosti ne može biti! Komunikacija na poslu odvija se isključivo na “Vi” (velikim slovom to znači uljudnost i poštovanje).
Pretjerana razmjena ljubaznosti također može naškoditi. Prvo, oduzima dragocjeno vrijeme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Ne treba biti revan.

U naše vrijeme ima toliko književnosti da se ponekad oči razrogače. Ima i dovoljno knjiga o kulturi govora, uključujući i pisanje.

Oni koji se žele razumjeti u ovom području mogu se savjetovati sljedeća djela: "Etiketa poslovnog pisanja" Olega Davtyana, "Kultura pisanog govora" Tatjane Degtereve, "Etiketa ruskog pisanja" Natalije Formanovske i Alle Akishine, "Poslovni bonton" Elene Ber, "Ruska govorna etiketa" Natalije Formanovske i mnogi drugi.

Bonton u poslovnom pismu zahtijeva upotrebu uskličnika na kraju žalbe kako bi se naglasila tema ili osoba.
Nazivno obraćanje primatelju pokazuje prisnije i davno uspostavljene odnose, a prezime naglašava udaljenost.
Bonton poslovnih pisama u Rusiji karakterizira rodna nivelacija, jer je većina profesija često samo muška.

Nije tako teško pridržavati se pravila poslovnog dopisivanja, jer ih nema toliko. Učiti ih napamet je mala znanost. Ali u očima drugih, osoba koja posjeduje bonton poslovnih pisama uvijek će biti dobro odgojena i kulturna, netko s kim je ugodno imati posla.

Poslovno pismo(u daljnjem tekstu - DP) je vrsta uredskog dopisivanja u poslovnom području, a odnosi se na službenu korespondenciju između poslovnih subjekata (poslovnih partnera) i zaposlenika poduzeća.

Uz pomoć DP-a vrši se razmjena poslovne prijedloge, službeni zahtjevi i potraživanja, konfliktne situacije se razjašnjavaju i rješavaju.

Službeno pismo u poslovnom stilu razlikuje se od ostalih vrsta pisama po sljedećim karakteristikama:

Stil i način iznošenja piščevih misli.
Leksički sadržaj i sadržaj pisma, koji karakterizira neemocionalnost i odsutnost izraženih emotivnih fraza i rečenica.
Sastavljanje i registracija na službenom memorandumu tvrtke s relevantnim detaljima.
Standardni font koji je isti za cijelo tijelo pisma.
Mali volumen koji ne prelazi jednu stranicu tiskanog teksta.
Stroga službena koordinacija i obvezno poštivanje pisma utvrđenog prilikom pisanja i prijenosa.

Kako napisati poslovno pismo i dobiti odgovor - pogledajte ovaj video:

Glavne vrste DP

Ovisno o korištenim kriterijima klasifikacije, svi DP-ovi podijeljeni su u sljedeće glavne vrste, o kojima će biti riječi u nastavku teksta s kratkim opisom.

DP koji ne zahtijevaju odgovor od primatelja:

Jamstvo, osiguravajući ispunjenje određenih obveza (na primjer,).
Naslovnice, koje su priložene paketu dokumenata, druga službena pisma.
Informacije koje sadrže određene podatke za pregled.
Obavijesti koje informiraju primatelje o važnim informacijama i činjenicama. Naučit ćete kako pravilno sastaviti obavijest o raskidu ugovora.
Upozorenje, koje sadrži podsjetnik na sve negativne posljedice za primatelja ako ne ispuni svoje obveze prema pošiljatelju pisma.
Podsjetnici koji obavještavaju primatelje pisama o njihovim obvezama, prethodno sklopljenim ugovorima s tvrtkom.

Također postoji niz DP-ova koji zahtijevaju obvezni odgovor svojih primatelja.

Takva pisma obično sadrže u svom tekstu neku vrstu apela subjektu primatelja (na primjer, zahtjev za obavljanje bilo kakvih službenih radnji), dokumente s prijedlogom (na primjer, o suradnji, sklapanje ugovora, održavanje službenih događaja), pismo zamolnica (davanje informacija, službeni papiri), dopis kojim se zahtijeva ispunjenje obveza i dogovora, dopis sa zahtjevom ili peticijom.

Nekomercijalni DP-ovi podijeljeni su u sljedeće glavne vrste:

Pozivanje na službeni događaj, prezentaciju, korporativni događaj.
Papiri sa sućuti zaposlenicima tvrtke, direktorima partnerskih tvrtki u vezi sa smrću njima bliskih osoba, rodbine.
Hvala DP.
DP obavještavanje o važnom događaju.
Referentni radovi. detaljno se razmatraju pravila i načela sastavljanja pisma preporuke.
Jamstvo DP.
Pisma potvrde o primitku tereta, pružanje usluga.
Čestitke u vezi s bilo kojom proslavom ili svečanim događajem.
Pisma peticije u kojima pošiljatelj traži od primatelja da mu pruži neku vrstu usluge, da obavi važne radnje za pošiljatelja.
Pisma s popisom uputa.
popratni papiri.

DP-ovi koji su komercijalne prirode rutinski se primjenjuju preliminarna faza sklapanja bilo kojeg ugovora i tijekom važenja već prethodno potpisanog ugovora, takva pisma uključuju:

Zahtjev za podacima ili proizvodima.
Odgovor na zahtjev partnerske tvrtke.
Ponudite pisma koja u svom tekstu sadrže trgovački poslovni prijedlog za sklapanje sporazuma ili posla.
Zahtjevi i opomene.
Pisma upozorenja koja ukazuju na kršenje obveza od strane strane, raskid prethodno sklopljenih ugovora, potrebu da strana primatelj ispuni svoje obveze.

Strukturno, sve vrste poslovnih pisama mogu se podijeliti na dokumente koji:

Sadrže autorski tekst dostavljen u slobodnom obliku.
Pisano prema utvrđenom predlošku ili obrascu bez autorskih digresija.

DP, ovisno o primateljima, su:

Cirkular (poslano na nekoliko primatelja odjednom).
Standardno (poslano samo jednom primatelju od jednog pošiljatelja).
Kolektivne prirode (primatelj takvog pisma je samo jedan, ali postoji nekoliko pošiljatelja odjednom).

Uzorak poslovnog pisma zahvale. Fotografija: www.nevagazservis.ru

Oblik poslovno dopisivanje Može biti:

faks.
Elektronički (takva pisma se šalju na službenu web stranicu ili službenu elektronička pošta tvrtka primatelj).
Pošta (šalje se standardno poštom u kuvertama).
Rukom pisano (obično su to pisma koja sadrže čestitke ili sućut).

Kako napisati i oblikovati pismo

DP je standardno podijeljen na uvod, glavni i završni dio, koji moraju biti međusobno logično povezani.

Uvod uključuje one podatke i činjenice koji su postali temelj za pisanje DP-a, a glavni dio već sadrži sam sadržaj i glavni tekst pisma. Završni dio sadrži rezultat pisanja pisma i ono za što je napisano - zahtjev, zahtjev, odbijanje, izraz zahvalnosti i tako dalje.

Prilikom pisanja bilo kojeg pisma poslovne prirode, nužno je obratiti pozornost na sljedeće ključne točke i pravila, o kojima ćemo detaljnije govoriti u nastavku.

Stilski dizajn

DP treba biti napisan samo u poslovnom stilu, bez elemenata razgovorni stil, sleng fraze, deminutivi i drugi elementi koji su neprimjereni u poslovnoj korespondenciji.

Postupak dostavljanja informacija i podataka

Podaci i informacije koje se navode u poslovnoj korespondenciji moraju biti dostavljeni u skladu s takvim zahtjevima, čije je ispunjenje obavezno ako je Vaš cilj sastaviti ispravno i kompetentno poslovno pismo:

Relevantnost i pouzdanost dostavljenih činjenica i podataka, koji moraju biti provjereni na dan pisanja pisma i odgovaraju trenutnom stanju u društvu.
Ciljanje (pismo mora biti adresirano i poslano određenoj osobi ili grupi osoba).
Argumentacija navedenih zahtjeva i tvrdnji.
Objektivnost i nepristranost.
Cjelovitost dostavljenih informacija, na temelju kojih će subjekt primatelj moći donijeti objektivnu odluku te neće morati primati ili tražiti dodatne podatke od Vaše tvrtke.

Zahtjevi za sadržaj i dizajn zaglavlja tvrtke

DP mora biti sastavljen na memorandumu tvrtke sa svim potrebnim podacima. Zahtjevi za ovaj obrazac su sljedeći:

Standardni format je A4.
Da biste mogli uvezati DP u dokumente i prenijeti u arhivu, potrebno je ostaviti lijevu marginu od najmanje 3 centimetra.
Naznaka naziva organizacije, stvarne i pravne adrese, podataka za kontakt, adrese e-pošte i web stranice.
Prilikom pisanja pisma elektroničkim putem poželjno je koristiti standardnu vrstu fonta - Times New Roman veličine 12.
DP se može sastaviti ne samo na memorandumu tvrtke, već i na običnom listu papira, ali u ovom slučaju svi podaci iz memorandum mora biti navedeno.
Slanje DP-a faksom ili elektroničkom poštom nije dopušteno ako tekst takvog dokumenta sadrži povjerljive podatke o važnim ugovorima, važne tajne dokumente, osobne podatke zaposlenika čije je otkrivanje nedopustivo i može naštetiti ugledu tvrtke.

Pravila numeriranja DP-a i prijelomi odlomaka

Numeracija DP-a, koja se sastoji od više tiskanih stranica odjednom, počinje standardno od druge stranice, a brojeve treba staviti u gornjem kutu stranice arapskim brojevima bez točkica uz broj stranice.

Kako bi primatelju bilo što lakše pročitati i razumjeti tekst pisma, potrebno ga je podijeliti na odlomke. Takva podjela pomoći će čitatelju da shvati gdje jedna teza završava, a gdje počinje druga.

Ispravci u tekstu pisma

Prisutnost brisanja, tipfelera, gramatičkih, interpunkcijskih i stilskih pogrešaka u tekstu DP-a nepoželjna je i neprihvatljiva. Tekst pisma mora biti pismen i točan s razmakom između redaka od 1,5-2.

Primjer pisanja poslovnog pisma.

Obavezni detalji u tekstu DP

Glavni detalji koji bi trebali biti prisutni u pismu su sljedeći:

Amblem Rusije, koji se nalazi u samoj sredini praznog papira, a čije je označavanje obavezno za državne strukture i organizacije.
Puni naziv tvrtke bez kratica.
Kontakt podaci (fiksni i mobilni brojevi, fax).
Brojevi bankovnih računa.
Ovdje se radi o primatelju DP-a (naziv tvrtke koja prima pismo treba biti naznačen u nominativu, dok su puno ime i položaj primatelja već naznačeni u dativu).
Prije punog imena primatelja koji ima titulu ili akademski stupanj (doktor, kandidat znanosti) potrebno ih je navesti.
Sve pojedinosti u tekstu DP moraju biti ispisane u novom redu velikim slovom.

Kako sastaviti i poslati pismo nakon poslovnog sastanka

Održavanje sastanka s predstavnicima konkurentske tvrtke, poslovnim partnerima podrazumijeva daljnje poslovno dopisivanje. Značajke pisanja pisma nakon poslovnog sastanka su sljedeće:

Na samom početku dokumenta naznačeno je vrijeme i datum poslovnog sastanka ili konferencije, čak i ako je prošlo samo jedan ili dva dana od njihove organizacije.
Pismo treba biti što kraće i jasno naznačiti što točno želite poručiti svojim poslovnim partnerima, bez okolišanja.
U tekstu pisma vrijedi ukratko navesti o kojim se točkama razgovaralo na sastanku, koja su pitanja pokrenuta te kakvu ste odluku donijeli s primateljem pisma.
Primatelj pisma u odgovoru DP trebao bi izraziti svoje mišljenje ili odluku u vezi s prethodnim sastankom i kontroverznim pitanjima koja su na njemu pokrenuta.
Napišite konkretan datum i vrijeme kada će biti moguće obaviti odgovor Poslovni sastanak, konferencija, poslovni telefonski razgovor.
Obavijestite primatelja DP-a o Vašim namjerama glede daljnje poslovne suradnje i sklapanja ugovora.
Završite DP na pristojan i ležeran način, poput "Sve najbolje vam želi...".

Značajke dizajna elektroničkog DP-a

Pisma u elektroničkom obliku sada se izdaju mnogo češće od dopisivanja faksom ili poštom, jer će takvo pismo biti isporučeno mnogo brže, odnosno tvrtka pošiljatelj će brže dobiti odgovor na svoj DP.

Vrlo je jednostavno pripremiti i izdati elektroničko DP, osnovni zahtjevi za njegovu izradu isti su kao i za papirnata poslovna pisma. Male karakteristike dizajna su sljedeće:

Određivanje predmeta ili naslova DP-a tako da ga primatelj ne izgubi u toku dolazne korespondencije od svojih partnera i konkurenata.
Predmet ili naslov ne treba mijenjati kada dobijete odgovor na svoje DP, što će znatno olakšati kasniju razmjenu pisama i omogućiti brzi pregled prethodnih pisama na ovu temu.
Softver treba koristiti standardni, nemojte koristiti najnovije verzije programa za izradu pisma, jer se e-mail kasnije jednostavno neće otvoriti na računalu primatelja koje nije opremljeno novim programima.
Emotikoni i drugi neformalni elementi elektronička pošta ne treba koristiti u tekstu DP-a.

Rokovi za odgovor na primljeno pismo

DP koji sadrži tekst prijedloga suradnje, tužbe, zahtjeve i druge elemente koji zahtijevaju odgovor, mora se razmotriti i odgovoriti na njega u sljedećim rokovima:

Primatelj mora potvrditi primitak zamolnice u roku od tri dana, a na takav zahtjev može se odgovoriti u roku od mjesec dana.
Potrebno je poslati pismo sućuti zbog smrti voljene osobe ili rođaka zaposlenika tvrtke u roku od deset dana od dana tužnog događaja.
Čestitke se šalju u roku od osam dana od dana svečanog događaja.
Prema općim pravilima, svi službeni poslovni papiri se razmatraju i na njih se šalje odgovor u roku od sedam dana od dana primitka pisma.

Pravila završetka slova

Završni dio DP-a trebao bi sadržavati rezultat cjelokupnog gornjeg glavnog dijela, trebao bi sažeti rezultate i dati konkretne prijedloge ili zaključke. Istovremeno, završni dio treba biti što kraći, jasniji i koncizniji.

Evo primjera uspješnih opcija za završetak teksta DP-a u području službene korespondencije:

Ljubazno hvala na pažnji ili pomoći.
Izražena želja za daljnjom suradnjom, nada se sklapanju ugovora s partnerskom tvrtkom.
Uvjerenje primatelja pisma u nešto (dalje dopisivanje, sklapanje ugovora i suradnja).
Izraz zahtjeva da se nešto učini (napisati rezultate, prijaviti bilo kakve izjave).
Ispričavamo se zbog neugodnosti i neugodnosti.

Na kraju pisma možete poželjeti uspjeh, prenijeti najbolje želje ili poštovanje prema primatelju pisma.

DP na engleskom ili drugom stranom jeziku

Vrlo često se poslovni ljudi dopisuju i surađuju ne samo s lokalnim tvrtkama koje se nalaze na teritoriju Ruske Federacije, već i sa stranim tvrtkama, kao i podružnicama ili predstavništvima stranih tvrtki koje se nalaze u Rusiji.

U ovom slučaju ne postoji strogo utvrđen obrazac DP-a, postupak izdavanja DP-a na stranom jeziku ovisit će o svrsi pisanja i obliku službene isprave. Prilikom sastavljanja DP-a morate se usredotočiti na sljedeće Opća pravila i preporuke u oblasti službene korespondencije:

Datum sastavljanja DP-a. Kada šaljete dokument u Ameriku, prvo morate staviti mjesec u digitalnom obliku, tek onda navesti trenutni dan u mjesecu i godinu. Ako šaljete pismo u Englesku, tada se datum stavlja standardno, kao u Rusiji, ali najbolje je navesti mjesec abecednim redom kako ne bi bilo nesporazuma.
Podaci o inozemnom primatelju. U žalbi u pismu morate koristiti standardne obrasce (gospodin, gospođa, gospođica) nakon kojih već ide ime primatelja pisma.
Adresa primatelja pisma. Redoslijed njegove indikacije razlikuje se od standarda prihvaćenog u Rusiji. Prvo morate navesti broj ureda strane tvrtke, zatim dolazi kućni broj gdje se ured nalazi ili broj poslovne zgrade, naziv ulice, indeksni broj, naziv države kada šaljete pismo u SAD, naziv okruga , naziv zemlje ako je adresat pisma u Engleskoj ili drugim zemljama zapadne Europe.
Predmet pisma (ili njegov naslov) mora biti naznačen, što će omogućiti primatelju da obrati pozornost na vaše pismo, inače se može izgubiti u nizu dolazne korespondencije strane tvrtke.
Glavni dio DP-a treba podijeliti na odlomke ili se svaka nova rečenica može napisati u novom retku radi lakšeg čitanja.
Završni dio. Na samom kraju DP Engleski jezik trebate zahvaliti primaocu na ukazanoj pažnji i izraziti nadu za daljnju suradnju i uspostavljanje poslovnih odnosa između vaših tvrtki.
Potpis u dokumentu stavlja se odmah ispod rečenice (odlomka) uz oproštaj, pored potpisa morate navesti svoje puno ime, položaj u tvrtki i naziv tvrtke koja je poslala pismo.
Prilozi i drugi dodaci dokumentu moraju biti navedeni i naznačeni na samom kraju DP-a, čime će se spriječiti njihov gubitak tijekom slanja i usmjeriti pozornost primatelja na njihovu prisutnost te na činjenicu da je potrebno proučiti i priloge kada pisanje odgovora na pismo.
U tekstu DP na stranom jeziku velikim početnim slovom moraju se napisati: inicijali, puna imena zaposlenika. strana tvrtka, nazive okruga, gradova, država, država, položaje u firmama, početnu adresu u pismu i prve riječi koje idu u oproštajnu rečenicu na kraju pisma.

Ispravno i dobro napisano poslovno pismo u području poslovanja je učinkovit alatšto će omogućiti uspostavljanje profitabilnih i obećavajućih odnosa u poslovanje, dok neispravno sastavljen DP s greškama ili tipfelerima može poništiti sve daljnje odnose s partnerima ili konkurentima.

Stoga se izradi teksta DP-a treba pristupiti što je moguće odgovornije, proučiti gore navedena pravila i preporuke, kao i uzorke dokumenata.

Ovdje se raspravlja o pravilima za pripremu kompetentnog poslovnog pisma:

16tra

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o poslovnim pismima.

Danas ćete naučiti:

Zašto poslovno dopisivanje nije izgubilo na važnosti;
Što su poslovna pisma i kako se sastavljaju;
Kako napisati poslovno pismo.

Sada izvan naših prozora - vrijeme visoka tehnologija i Internet. No poslovno dopisivanje nije izgubilo na važnosti i aktualnosti, jednostavno se preselilo u druge medije. Zašto je važno znati sastaviti i oblikovati poslovna pisma, razgovarajmo danas.

Zašto vam je potrebna poslovna korespondencija

Prije svega, to je prilika za razmjenu mišljenja, prijedloga i razmišljanja sa zaposlenicima ili poslovnim partnerima. Uz pomoć korespondencije navode tvrdnje, zahtjeve, razjašnjavaju nesporazume između tvrtki.

Poslovna korespondencija jedna je od vrsta službene.

Razlike između poslovnih pisama i drugih

Glavne razlike su sljedeće:

Stil prezentacije;
Rječnik koji ne dopušta živo izražavanje emocija;
Izdaje se na službenom memorandumu tvrtke;
Font nije premalen, ali ni velik, dok je u cijelom tekstu isti;
Rijetko zauzimaju više od 1 stranice;
Prisutnost stroge službene podređenosti.

Vrste poslovnih pisama

Sva poslovna pisma mogu se uvjetno podijeliti u nekoliko skupina. Zadržat ćemo se na svakom detaljnije i dati kratak opis.

Pisma na koja ne treba odgovoriti.

Jamstveno pismo;
Prateći;
Informativni;
Pismo upozorenja;
Pismo opomene.

Pisma na koja je potreban odgovor.

Apel;
Ponuda;
Zahtjev;
Zahtjev;
Peticija.

nekomercijalna pisma.

Pozivno pismo;
Pisma sućuti;
Zahvalna pisma;
Pisma koja obavještavaju o nečemu;
Pisma s preporukama;
jamstvena pisma;
Pisma koja potvrđuju da je roba primljena, usluga pružena i tako dalje;
Čestitke u raznim prigodama;
Zamolnica;
Pisma s uputama;
Popratna pisma.

Komercijalna pisma.

Obično se koriste prije sklapanja ugovora, kao i tijekom važenja ugovora.

To uključuje:

Pisma s odgovorima na upite;
izravan zahtjev;
- pismo u kojem se predlaže sklapanje posla ili sklapanje sporazuma;
Zahtjev;
Podsjetnik;
Pismo koje sadrži upozorenje o raskidu ugovora ili potrebi ispunjenja obveza i sl.

Ako govorimo o klasifikaciji po strukturi, onda postoje 2 vrste poslovnih pisama:

Sadrži tekst autora i napisan je u slobodnom obliku;
Sastavljeno prema strogom obrascu.

Po adresatima.

Cirkular - pismo koje se šalje na više primatelja;
Normalno - šalje se jednom primatelju u ime jedne osobe;
Zbirno - šalje se jednom primatelju, ali od više osoba.

Pisma se dijele i prema obliku u kojem su poslana:

Poslano kao faks poruka;
poslano e-poštom;
One poslane u običnim omotnicama.

Postoje vrste pisama koja bi iz etičkih razloga trebala biti pisana rukom, a ne tipkana. Ovo se odnosi na izraze sućuti i čestitke.

Tajne ispravnog dizajna

Tekst pisma podijeljen je na uvodni, glavni i završni dio. Oni su međusobno logično povezani. Uvodni dio obuhvaća okolnosti koje su dovele do nastanka pisma, a glavni dio sam sadržaj. U završnom dijelu sumiraju se rezultati koji izražavaju zahtjev, odbijanje i sl.

Općenito, poslovno dopisivanje sa svom odgovornošću može se nazvati umjetnošću, jer je potrebno naučiti kako ga pravilno voditi, u skladu sa svim zahtjevima. Uostalom, najčešće razmišljamo samo o tome da su informacije jasno prezentirane, ali zaboravljamo da se pismo može smatrati licem tvrtke.

Stilistika.

Svako slovo održava se u strogom poslovnom stilu, koriste se govorna sredstva tipična za službene dokumente.

Zahtjevi za prezentaciju informacija.

Sve informacije sadržane u pismu navedene su kako slijedi:

Adresirano, namijenjeno određenoj osobi;
Od datuma pisanja, sve informacije moraju biti ažurne;
Pouzdano;
Nepristrano;
Argumentirano;
Koliko god je moguće kako bi se na temelju toga moglo donijeti odluku.

Oblik.

Prije svega, pismo se sastavlja na memorandumu koji je označen za tvrtku.

Za pisanje poslovnog pisma koriste se listovi A4;
Lijeva margina obrasca mora biti najmanje 3 cm, jer će nakon nekog vremena biti poslani u registrator;
Naveden je naziv tvrtke, njena pravna i stvarna adresa, adresa e-pošte;
Bolje je koristiti standardni font Times New Roman, veličine 12. To je najoptimalnije i dobro se percipira prilikom čitanja;
Dopušteno je izdavati poslovna pisma bez upotrebe zaglavlja, tada ipak morate dati podatke iz obrasca.

Ako u pismo dolazi pričati o veliki poslovi u vezi s financijama ili povjerljivim informacijama druge prirode, pošaljite takva pisma faksom ili na u elektroničkom obliku Ne preporučuje se. Bolje na starinski način, u običnoj papirnatoj kuverti.

Numeriranje.

Ako se pismo sastoji od nekoliko stranica, one se numeriraju, počevši od druge. Brojevi su postavljeni na vrhu u sredini. arapski brojevi. Ne stavljajte točke pored broja.

Podjela na dijelove.

To znači podijeliti pismo na odlomke. Tekst ne bi trebao ići u kontinuiranom toku, tako da se jednostavno neće percipirati. Podjelom na odlomke možete vidjeti gdje jedna misao završava, a druga počinje.

Dostupnost popravaka.

Ispravci i tipfeleri, kao i brisanja, nisu poželjni. Slovo mora biti pravilno sastavljeno, a tekst se ispisuje u razmacima od 1,5 - 2.

Korišteni detalji.

Navest ćemo samo one glavne, budući da smo o njima već ukratko govorili malo ranije:

Ako je poduzeće u državnom vlasništvu, koristi se grb Ruske Federacije. Nalazi se u sredini službenog obrasca;
Naziv tvrtke u cijelosti;
Brojevi faksa i telefona;
Broj bankovnog računa;
Adresat - štoviše, ime tvrtke primatelja koristi se u nominativnom slučaju, koristite dativ za označavanje položaja i prezimena primatelja;
Ako adresat ima akademski stupanj ili zvanje, to navesti ispred prezimena osobe;
Eventualni rekviziti pišu se u novom retku i velikim slovom.

Poslovno pismo nakon sastanka

Održali ste poslovni sastanak, postojali su određeni izgledi. Kako to odražavati u pismu, razgovarat ćemo dalje.

Prije svega, na početku pisma navedite datum i vrijeme vaše komunikacije s potencijalnim partnerom, čak i ako je prošlo nekoliko dana od sastanka.
Izbjegavajte pogreške ili previše složene fraze: neka pismo bude kratko i jasno, ali tako da ga primatelj ima želju pročitati.
Navedite o čemu je bio razgovor. Npr.: " Razgovarali smo o tome koliko bi koštala vaza u venecijanskom stilu.”
Pobrinite se da primatelj pisma izrazi svoj stav o temi sastanka.
Navedite vrijeme kada možete komunicirati telefonom ili se sastati osobno.
Recite primatelju da čekate suradnju s njim: " Nadam se daljnjem poslovnom odnosu s vama«.
Završite pismo sljedećom ili sličnom frazom: Najbolje želje...».

Poslovna pisma e-poštom

Nemoguće je zanemariti zahtjeve za njihov dizajn, jer se sada sve više pisama izdaje u elektroničkom obliku nego u papiru. Ipak je 21. stoljeće.

Nije teško pripremiti poslovnu e-poštu, zahtjevi za registraciju identični su tradicionalnim pismima. Jedino što takvo pismo treba uvijek imati naslov (ili naslov) kako se jednostavno ne bi izgubilo u dokumentacijskom tijeku.

Osim toga, kada se na takvo pismo odgovori, bolje je ne mijenjati predmet pisma, tako da ćete brzo shvatiti što je u pitanju ako elektronička pošta dobivate puno.

Također, ne biste trebali koristiti najsuvremeniji softver kada pravite priloge takvim pismima, daleko je od toga da vaš primatelj ima isti. Ako ga nema, pismo se jednostavno neće otvoriti.

Ne koristite emotikone kada pišete poslovnu e-poštu. Tehnologija je sjajna, ali koristite poslovni jezik kada pišete.

Koji je rok za odgovor na pismo?

Ako pismo pripada kategoriji koja zahtijeva odgovor, onda kada odgovoriti ovisi o informacijama sadržanim u pismu:

Ukoliko primite zahtjev, u naredna tri dana od dana primitka potvrdite da je zaprimljen. A konačni odgovor može se dati u roku od mjesec dana;
Ako govorimo o sućuti, ona se može poslati u roku od deset dana nakon tužnog događaja;
Dopušteno je poslati čestitku u roku od 8 dana od trenutka kada ste saznali za svečani datum;
Ako govorimo o Opća pravila dobar oblik, onda je bolje odgovoriti na pisma u roku od sedam dana.

Kako napisati poslovno pismo: jednostavan jezik o složenom

Razlikovati poslovno pismo i osobnu korespondenciju. Danas smo već više puta govorili o tome koje su to razlike, ne treba ih zaboraviti. Sada pogledajmo pisanje pisma u fazama.

1. faza. Navedite primatelja.

U gornjem desnom kutu obrasca upisujemo prezime, inicijale i položaj osobe kojoj upućujemo pismo. Ako je adresat organizacija, navesti njenu pravnu adresu.

Faza 2. Apel.

Postavljamo ga u sredinu forme. Izvodi se s poštovanjem, bez kratica i mrlja.

Primjer: Poštovani (ime, patronim)! Također, obraćanje primatelju može se izvršiti uz naznaku njegovog položaja. Ali kada osobu oslovljavate imenom, to smanjuje psihički stres, ukazuje da je poslovni odnos stabilan i uspostavljen.

Faza 3. Izjava o svrsi.

Objasnite svrhu pisma, njegovu bit i glavne ideje. Ovaj dio je glavni. Napišite što želite reći, koji je razlog žalbe. Ali ne zaboravite na službeni i neutralni stil.

Faza 4. Davanje prijedloga, preporuka.

Gotovo svako poslovno pismo podrazumijeva da će adresat na njega odgovoriti. Ovo nije potrebno uglavnom samo za pisma informativne prirode. Stoga nemojte samo opisivati problem, već i predložiti kako se on može riješiti.

Ako podnesete pritužbu, tražite poduzimanje određenih mjera, ali ako ponudite suradnju, recite nam koje su mogućnosti na raspolaganju.

Jednostavno, onaj tko primi pismo mora vidjeti da ne samo da nešto želi od njega, već i razumjeti kako se to može učiniti.

Kako završiti poslovno pismo

Poslovno pismo mora biti savršeno napisano. Nepoštivanje pravopisnih pravila može negativno utjecati na ugled tvrtke u cjelini. Stoga predlažemo da se sada detaljnije osvrnemo na dizajn završnog dijela poslovnog pisma.

Na kraju pisma sažeti sve što je ranije rečeno. Ali ne vrijedi protezati zaključke preko 10 rečenica, na kraju krajeva, kratkoća i jezgrovitost se cijene u poslovnim pismima. Bolje je ograničiti se na jednostavne fraze.

Kao osnovu završetka stavit ćemo 2 pokazatelja: trebao bi biti što pristojniji i korektniji. Postoje različite mogućnosti kako ga izgraditi.

Evo nekoliko primjera:

Hvala vam na pažnji ili pomoći: Hvala vam! (Dopustite da vam se zahvalim…);
Izrazite svoje nade za budućnost: Nadamo se obostrano korisnoj suradnji (Nadamo se da ćemo dobiti odgovor u bliskoj budućnosti ...);
Možete izgraditi frazu s uvjeravanjem primatelja u nešto: Bilo bi nam drago surađivati s vama;
Pošalji zahtjev: Molimo javite rezultate;
Žao nam je zbog neugodnosti: Ispričavam se zbog neočekivanog kašnjenja plaćanja materijala.

Kako se oprostiti od primatelja.

Unatoč činjenici da je dopisivanje službeno, možete se oprostiti na različite načine.

Evo nekoliko opcija:

S poštovanjem prema Vama…;
Želimo Vam uspjeh...;
Najbolje želje…

Ispravno smo stavili potpis.

Prilikom potpisivanja pisma navedite svoju funkciju, ime i prezime. Ako sumnjate u prikladnost izraza poput: " S poštovanjem" - samo ga nemoj koristiti.

U potpisu možete navesti svoje kontakte, dodatni broj telefona ili email adresa, time primatelju pokazujete da ste spremni s njim komunicirati i surađivati.

U sljedećem dijelu našeg članka želio bih govoriti o poslovnim pismima na engleskom jeziku.

Poslovna pisma na engleskom jeziku

Ne postoji propisani obrazac za sastavljanje takvih pisama. Sve će ovisiti o tome koja je svrha pisma i tko je primatelj. Evo nekoliko kratkih smjernica za sastavljanje.

Datum pisanja.

Ako pišemo u SAD, tada u oznaci datuma prvo stavljamo mjesec, zatim dan, pa tek onda godinu. Ako je u Velikoj Britaniji - datum je pričvršćen kao u Ruskoj Federaciji. Istovremeno napišite mjesec slovima, izbjegavajte zabunu.

Podaci o primatelju.

Ako pišete muškarcu, kontaktirajte: g. (upisati prezime);
Ako žena koja je udana: gospođa (upisati prezime);
Za neudatu damu: gospođica (upisati prezime);
Ako ne znate status dame: Ms (upisati prezime).

Indikacija adrese.

Redoslijed je suprotan onom usvojenom u Ruskoj Federaciji: ured, kućni broj, naziv ulice, poštanski broj, naziv države (ako pišemo u SAD-u), naziv okruga i naziv države (ako pišemo u Velikoj Britaniji).

Kako kontaktirati primatelja.

Standardni pozivi:

Draga gospođo;
Dragi gospodine;
Poštovani gospodine ili gospođo;
Draga gospođo;
dragi

Iza apela stavljamo zarez (ako pišemo u UK) ili dvotočku (ako pišemo u SAD). Uskličnik se ne prihvaća.

Predmet.

Obavezno navedite predmet pisma, kao i u Ruskoj Federaciji.

Glavni tekst.

Podijelite ga na paragrafe. Ili napišite svaku rečenicu u novom retku.

Kako se oprostiti

Na primjer, ovako: Hvala vam na pomoći, ostajemo iskreno vaši"- Hvala, posvećena sam tebi... iako može biti manje formalno.

Oblikovanje potpisa.

Stavljamo potpis ispod oproštajnog odlomka, navodimo svoje prezime i ime, naziv tvrtke i položaj.

Dizajniranje aplikacija.

Ako prilažete bilo kakve dokumente, navedite to na kraju pisma: " Enc." i popis aplikacija.

Što kapitalizirati.

Prezimena i inicijali;
Imena tvrtki;
Imena gradova, država i tako dalje;
Sve riječi koje označavaju položaj koji obnašate;
Prve riječi na rastanku;
Uvodne napomene.

Prije nego što završimo razgovor, dat ćemo uzorke poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku.

Primjeri poslovnih pisama na ruskom i engleskom jeziku

Zaključak

Ukratko, želio bih reći da je poslovno pismo alat za komunikaciju u bilo kojem području djelovanja. Ako je ispravno napisan, zasigurno će pozitivno predstaviti vašu tvrtku.

S druge strane, pismo napisano traljavo, s greškama, sposobno je najviše uništiti obećavajući posao. Pišite slova ispravno, a mi smo vam pokušali reći kako to učiniti.

U ovom članku ćete pronaći informacije o rješavanju teških pisama koja se često susreću u poslovnoj interakciji, kao i vidjeti uzorke poslovnih pisama. To su pisma čija se potreba za pisanjem javlja u situaciji povrede poslovnih interesa: zamolnica i tužba.

Budući da je sama situacija prilično teška, pisanje pisma u takvoj situaciji je vrlo važno pitanje, u kojem je važno da autor bude pismen, pristojan, korektan, a istovremeno sposoban čvrsto braniti svoje poslovne interese. .

Uspješno riješite složenost "teških" slova pomoći:

Kompetentan stav u interakciji: čvrst, ali ispravan odnos prema partnerstvu
Odabir odgovarajućeg stila pisanja (službeno ili poslovno povjerljivo)
Kompetentno i logično baratanje činjenicama

Primjeri poslovnih pisama.

(instalacija - partnerstvo, stil - službeni posao, uvjerljivo baratanje činjenicama)

Dragi kolege!

U cilju poduzimanja mjera za osiguranje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12 u radnim uvjetima, koji Institut "Optika" proizvodi od 1992. godine, obraćamo Vam se sljedećom molbom: razmotrite mogućnost pružanja Instituta "Optika" s podacima o parametrima uređaja u stvarnim uvjetima rada (detalji u prilogu). Podaci koje pošaljete omogućit će institutu prikupljanje informacija potrebnih za analitiku, provođenje nadzora i pridonijet će učinkovitijem rješavanju pitanja poboljšanja kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12.

Obavijestite nas o svojoj odluci da nam pomognete u svom odgovoru. Ako je potrebno dodatne informacije da morate donijeti odluku, također to navedite u svom odgovoru.

Iskreno,

Tim Tehničkog biroa

Institut "Optika"

Poslovno pismo. uzorak zamolnice(instalacija - partnerstvo, stil - povjerljivo poslovanje, uvjerljivo baratanje činjenicama)

Dragi kolege!

Vrlo smo zainteresirani za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12, koji proizvodimo od 1992. godine, a koji je od 1995. godine našao solidnu primjenu u radu Vaše tvrtke. Stoga Vam se obraćamo ovom molbom.

Za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti uređaja KIP-12 potrebni su nam detaljni podaci o radu ovog uređaja u pogonskim uvjetima. U realizaciji ovog zadatka računamo na Vašu pomoć i neposredno sudjelovanje. S obzirom na dugogodišnju i pozitivnu suradnju između naših tvrtki, molimo Vas da nam pomognete u prikupljanju i pružanju statističkih podataka o radu uređaja. Bit ćemo vam zahvalni ako nađete priliku za prikupljanje statistike za nas o zadanim parametrima (detalji u dodatku). To će nam omogućiti praćenje učinkovitosti uređaja i brzo poduzimanje mjera za poboljšanje kvalitete i pouzdanosti njegovog rada.

Javite nam ako ste nam načelno voljni pomoći. Ako trebate dodatne komentare ili imate pitanja za donošenje odluke, spremni smo odgovoriti na njih.

Bit ćemo vam zahvalni na odgovoru.

Iskreno,

Ivan Ivanov

Šef tehničkog biroa

Institut "Optika"

Poslovno pismo. Uzorak zamolnice i primjerak pritužbe.

Pismo - zahtjev

(instalacija - partnerstvo; stil - povjerljivo poslovanje; uvjerljivo baratanje činjenicama)

pismo - zahtjev

(instalacija - partnerstvo; stil - službeni posao; uvjerljivo baratanje činjenicama)

Dragi Andrej Ivanovič!

Obraćamo se sa zahtjevom za rješavanje situacije oko realizacije projekta ABS.

Do sada nismo imali problema u interakciji s vašom tvrtkom, poštovani su svi dogovori navedeni u Ugovoru. Sigurni smo da se nastala situacija još uvijek može popraviti.

Uspjeh ABS projekta iznimno je važan za našu tvrtku. Stoga Vas molimo da do 06.08.2010. dati podatke o slanju kontrolnih uzoraka.

Nadamo se da će vaš odgovor razjasniti situaciju i ukloniti naše brige o uspjehu projekta.

Iskreno,

Dragi Andrej Ivanovič!

U ime uprave OJSC Rosstans, pišem vam u vezi s potrebom rješavanja situacije koja se razvila s provedbom projekta ABS.

Moram izvijestiti da nas ova situacija izuzetno brine.

Prema uvjetima ugovora br. A-122 od 07.02.2010. klauzula 4.3. 60 dana prije početka planirane isporuke proizvoda, Star LLC mora poslati kontrolne uzorke proizvoda Rosstans OJSC, obavještavajući Rosstans OJSC o činjenici otpreme.

Prema dinamici (Dodatni ugovor br. 1 od 11. ožujka 2010. na Ugovor br. A-122 od 07. veljače 2010.) predviđeni datum početka isporuke proizvoda je 01. listopada 2010. godine. Rok za slanje kontrolnih uzoraka je najkasnije do 02.08.2010. Danas je 04.08.2010. U ovom trenutku nismo dobili informaciju o slanju kontrolnih uzoraka.

U ovoj situaciji, sposobnost Star LLC da ispuni svoje obveze izaziva ozbiljnu zabrinutost za Rosstans OJSC i čini nužnim razmisliti o primjeni kazni predviđenih klauzulom 7.2. Ugovor broj A-122 od 07.08.2010.

Kako bismo to spriječili, nudimo Vam da do 06.08.2010. obavijestiti nas o situaciji sa slanjem kontrolnih uzoraka proizvoda.

Iskreno,

Primite na znanje naše informacije i sigurni smo da će vam pitanje pisanja "teških pisama" biti mnogo manje naporno.

Tamara Vorotyntseva

Pogledajte naše programe obuke za poslovno dopisivanje:

Popularno u kategoriji: