Odnosi se na organizaciju procesa upravljanja. Koje faze uključuje proces upravljanja? Osnove upravljačkih procesa. Temeljna načela upravljačkih aktivnosti

U životu vrlo često koristimo riječ “proces” u odnosu na najrazličitije situacije. U isto vrijeme, nitko nema pitanje: što je proces? Svi mi ovu riječ uzimamo zdravo za gotovo i razumijemo je kao logičan slijed određenih ljudskih radnji ili operacija usmjerenih na postizanje određenog rezultata. U izlaganju gradiva u ovom udžbeniku više se puta susrećemo s ovim pojmom.

Menadžment promatramo u najmanje tri smisla: kao ljude koji obavljaju posao menadžmenta, kao polje znanja o menadžmentu i kao proces menadžmenta. Jedno je danas svima jasno: menadžment je prije svega proces.

Što je proces upravljanja? Na ovo pitanje će biti odgovoreno onoliko koliko ljudi bude intervjuirano, a svi će biti sasvim točni.

Međutim, takva se raznolikost ne može iskoristiti ako želimo stvoriti učinkovito upravljanje tehnološki proces specifična organizacija.

Postupak je skup uzastopnih, svrhovitih radnji za postizanje rezultata.

Sudionici procesa upravljanja su menadžeri, izvođači i kontrolori.

Svrha procesa upravljanja- udruživanje napora sudionika za postizanje određenog rezultata. Artikal proces upravljanja - informacije koje izvođači, kontrolori i menadžeri koriste u svojim aktivnostima.

Objekti provedba procesa - to su dokumenti i različita sredstva primanja, prijenosa, bilježenja, pohranjivanja, obrade i izdavanja informacija.

Pravilno osmišljen proces upravljanja čini organizaciju uspješnom. A da bi se ovaj proces ispravno projektirao, potrebno je poznavati njegovu unutarnju strukturu, odnose između pojedinih faza izvođenja i njihove karakteristike.

Poznato je da je procesni pristup menadžmentu prvi istražio predstavnik “ klasična škola"ili znanstveni menadžerizam Henrija Fayola. Analizirajući aktivnosti menadžera, promatrao ih je kao proces podijeljen u zasebne faze: planiranje, organizaciju, koordinaciju, kontrolu i motivaciju.

S vremenom je postalo očito da se sadržaj procesa upravljanja ne iscrpljuje popisom ovih funkcija. Ako bilo koju od funkcija promatramo zasebno, onda njezina implementacija također predstavlja proces upravljanja. Čini se da se proces upravljanja sastoji od pojedinačni procesi obavljanje svake posebne funkcije.

Hajdemo shvatiti. Doista, da bi se izvršila, recimo, funkcija planiranja, potrebno je izvesti niz uzastopnih postupaka. Opet apstrakcija. Uostalom, planiranje kao proces provodi se u odnosu na konkretan objekt i konkretnu situaciju i to je točno. Svaki put govorimo o procesima upravljanja koji se međusobno razlikuju po objektima na koje su usmjereni i vremenu izvođenja.

Riža. 5. Ciklus upravljanja

Po našem mišljenju, proces upravljanja ne mora biti povezan s funkcijama, već sa zadacima upravljanja. Kao što već znamo, svaki zadatak predstavlja upravljačke radnje koje su opisane ciljem, predmetom upravljanja, vremenskim razdobljem za njegovo rješavanje i informacijskim parametrima (ulazni, izlazni). U skladu s prethodno navedenom definicijom, “proces upravljanja” je logičan slijed upravljačkih radnji, odnosno zadataka upravljanja, čije je rješavanje usmjereno na postizanje određenog rezultata, što je cilj. Dakle, sadržaj procesa upravljanja odražava logičan odnos između rješavanja problema planiranja, organizacije, računovodstva, kontrole, regulacije, analize i poticanja. Oblikuje se kombinacija ovih zadataka upravljanja čije je rješavanje usmjereno na jedan određeni cilj ciklus upravljanja(sl. 5.), odnosno specifična proces upravljanja.

Svi procesi upravljanja organizacijom, prikazani u obliku odnosa zadataka upravljanja, mogu se podijeliti u dvije velike skupine: stalne i periodične.

Trajni procesi predstavljaju funkcionalna područja ljudske aktivnosti za postizanje trenutnih ciljeva. Na primjer, proces upravljanja proizvodnjom proizvoda. Takvi procesi sadrže određene upravljačke postupke, čiji je redoslijed izvršenja unaprijed osmišljen i opisan u obliku uputa. Promjena sadržaja stalni procesi događa se rijetko. Postupci upravljanja su standardne prirode i mijenjaju se tek kada se poboljša sustav upravljanja. Opisuju se standardnim skupom problema upravljanja, čije se rješavanje provodi prema dobro poznatom algoritmu. Za njihovo rješavanje koriste se dobro poznate metode.

Periodični procesi- ovo je aktivni oblik upravljanja uzrokovan pojavom neplaniranih, nepredviđenih situacija, koje zahtijevaju razvoj operativnih (često jednokratnih) upravljačkih akcija. Ti su procesi, u pravilu, usmjereni na rješavanje situacija upravljanja izvanrednim situacijama. Za provođenje upravljačkih postupaka koriste se pravila koja je izradio menadžment, no korištenje tih pravila predstavlja umijeće upravljanja. U različitim vremenskim trenucima predmet pažnje menadžera koji provodi periodični proces upravljanja može biti razne aspekte upravljani sustav.

Stalni i povremeni procesi upravljanja imaju istu unutarnju strukturu, razlikuju se po ciljevima, predmetu, sredstvima i sadržaju upravljačkih postupaka i operacija koje se obavljaju.

U procesu upravljanja mogu se razlikovati elementi i postupci upravljanja.

Elementi procesa upravljanja su kategorije upravljanja čiji logički odnos određuje sljedeće karakteristike aktivnosti upravljanja:

a) zašto se provodi postupak kontrole;

b) što je uzrokovalo nastanak procesa upravljanja;

c) na što je usmjeren proces upravljanja;

d) koja se vrsta utjecaja stvara u procesu upravljanja.

Na temelju suštine aktivnosti upravljanja, o kojoj smo ranije govorili, možemo razlikovati sljedeće elemente procesa upravljanja:

· situacija;

· problem;

· riješenje.

Logički odnos ovih elemenata prikazan je na sl. 6.

Cilj određuje smisao procesa upravljanja. Procesi se provode kako bi se postigao cilj. Proces upravljanja uvijek je svrhovita aktivnost sudionika. Konkretni rezultat ljudske djelatnosti je cilj. Posljedično, svaki proces upravljanja provodi se radi postizanja određenog cilja. Stoga proces upravljanja uključuje razjašnjavanje ili postavljanje cilja zbog kojeg će se provoditi.

Riža. 6. Proces organizacijskog upravljanja

Svaki od procesa upravljanja ima svoj cilj. Dakle, ciljevi su relativno trajni (na neodređeno vrijeme) i periodični. Netočno postavljen cilj čini proces upravljanja neučinkovitim, pa čak i štetnim uspješne aktivnosti organizacije.

Ciljevi u procesu upravljanja moraju biti operativne prirode i pretočeni u konkretne zadatke i radne zadatke. Za svaku upravljačku situaciju oni su smjernica za koncentraciju potrebnih resursa.

Situacija predstavlja stanje upravljanog podsustava (za trajne procese) ili zasebnog objekta (za periodične procese).

Situacija u procesu upravljanja nastaje kao rezultat odstupanja u aktivnosti upravljanog objekta ili utjecaja čimbenika na objekt vanjsko okruženje u kojem organizacija djeluje. Situacija može imati pozitivan utjecaj na organizaciju koju kontrolira određeni objekt, povećavajući njenu učinkovitost, ili negativan utjecaj, smanjujući je. Na primjer, nagli porast potražnje za proizvodima poduzeća omogućuje povećanje cijene i, obrnuto, nagli pad potražnja potrošača za istim proizvodima prisiljava organizaciju da razvije mjere koje imaju nepoželjne trendove. Situacija je određeni poremećaj koji uzrokuje odvijanje upravljačkih procesa. Složenost i opseg utjecaja situacije (utjecaj na veliki podsustav ili pojedinačni objekt) razlog su nastanka stalnih ili periodičnih procesa upravljanja.

U menadžmentu situacija ima jednu vrlo važnu značajku. Brojne situacije koje utječu na organizaciju međusobno su povezane. Jedna situacija dovodi do mnogih drugih; prolazak čamca uzrokuje valove na rijeci. Prvi proces upravljanja, razvijajući reakciju na utjecaj situacije, uzrokuje pojavu drugih procesa upravljanja, a oni zauzvrat uzrokuju druge procese, stvarajući tako stalni ciklus upravljanja.

Situacije u procesu upravljanja stvaraju probleme koje menadžeri moraju riješiti.

problem - to je potreba da se opravda i izabere određena pozicija u rješavanju nastale situacije.

Problem uključuje razjašnjavanje glavnih proturječja između uvjeta poslovanja organizacije uzrokovanih nastankom situacije i uvjeta potrebnih da organizacija postigne svoje ciljeve. Pojašnjenje prirode situacije upravljanja omogućuje nam da odredimo moguća područja djelovanja menadžera kako bi se uklonila sva odstupanja koja su proizašla iz postizanja postavljenog cilja.

Područja djelovanja vezana su za preraspodjelu raspoloživih resursa (materijalnih, ljudskih, financijskih), odnosno utvrđivanje potrebnih resursa i njihovu raspodjelu.

Prilikom odabira mogućih izlaza iz trenutne situacije, menadžer mora imati na umu međusobnu povezanost upravljačkih situacija. Stoga, pri rješavanju problema, menadžer treba koristiti integral sistemski pristup. Samo naznačavanje elemenata ili čimbenika koji su uzrokovali situaciju najviše utječu na uspjeh organizacije očito nije dovoljno da se odredi koje će rješenje biti najbolje za postizanje određenog organizacijskog cilja.

Da bi se to postiglo, potrebno je uspostaviti odnos između ovih elemenata i razviti sveobuhvatan odgovor za uklanjanje nepoželjnih utjecaja.

Konkretno, utjecaj na situaciju provodi se putem odluke.

U procesu upravljanja menadžer bira smjer djelovanja ne samo za sebe, već i za organizaciju i ostale zaposlenike.

Riješenje- ovo je posljednji i možda najvažniji element u procesu upravljanja.

Odluka uključuje odabir najučinkovitije mogućnosti utjecaja na nastalu situaciju (misli se na varijabilne čimbenike koji su uzrokovali situaciju), odabir specifičnih sredstava i metoda te razvoj specifičnih upravljačkih postupaka za provedbu procesa upravljanja.

Upravo taj element pokreće ljudske, materijalne i financijska sredstva. Učinkovitost razvijenog odgovora menadžmenta na utjecaj novonastale situacije ovisi o tome kakva je odluka donesena. Rješenje akumulira uspješne i neuspješne aspekte prethodnih elemenata i potrebno je za filtriranje neučinkovitih područja aktivnosti upravljanih objekata ili radnji upravitelja.

Svaki element procesa upravljanja provodi se korištenjem međusobno povezanih postupaka upravljanja. Mogu se razlikovati sljedeći postupci upravljanja:

· postavljanje ciljeva;

· Informacijska podrška;

· analitičke aktivnosti;

· izbor mogućnosti djelovanja;

· implementacija rješenja.

Postavljanje ciljeva kao postupak je osmišljen kako bi osigurao postavljanje određenog cilja (ako cilj nije postavljen) ili razumijevanje suštine cilja povezanog s procesom upravljanja.

Postavljanje ciljeva provodi se za tekuće procese.

U ovom slučaju ciljevi djeluju kao standard, mjera kojom se mjeri učinak rada.

U upravljanju organizacijom česti su slučajevi kada se postupak postavljanja ciljeva odvija nesvjesno, automatski ili jednostavno.

Takvi se slučajevi događaju u mnogim periodičnim procesima. Međutim, prividni automatizam ne znači da menadžer provodi proces upravljanja i razjašnjavanje sadržaja cilja. U tim slučajevima postoji podsvjesno razumijevanje cilja prema kojem menadžer usmjerava proces upravljanja. Cilj je menadžeru poznat, a nastala situacija nije toliko složena da menadžer može odmah odrediti prirodu njezina utjecaja. Stoga se stvara dojam automatizma u provedbi procesa kontrole.

Nijedan proces upravljanja ne može se provesti bez procedure postavljanja ciljeva. Upravljanje bez cilja ne postoji, što proizlazi iz korolara 1 opći koncept upravljanje.

Postupak postavljanja ciljeva omogućuje vam sljedeće:

1. organizirati i objasniti cijeli niz pojava povezanih s objektom, sustavom ili poduzećem u cjelini;

2. predvidjeti ponašanje objekta, podsustava ili poduzeća;

3. ocjenjivati ​​razumnost odluka u trenutku kada one još nisu donesene;

4. analizirati vlastiti rad menadžere svih razina u procesu upravljanja i time ga poboljšati.

Postupak postavljanja ciljeva nužan je i za razumijevanje suštine i sadržaja nastale situacije. Svaka situacija mora biti proporcionalna cilju na čije postizanje može utjecati.

Informacijska podrška predstavlja upravljačku proceduru u vezi s predmetom procesa upravljanja – informacije koje adekvatno odražavaju karakteristike cilja i utjecaj situacije na njegovo postizanje.

Ovaj postupak uključuje radnje prikupljanja potrebnih informacija, njihove sistematizacije i obrade.

Analitičke aktivnosti u procesu upravljanja karakterizira skup operacija koje se odnose na procjenu stanja upravljanog objekta, podsustava ili poduzeća (ovisno o vrsti procesa), traženje načina za poboljšanje ili uklanjanje nepoželjnih utjecaja nastale situacije. Sama situacija, razlozi njenog nastanka i moguće posljedice njegov utjecaj. U tu svrhu koriste se prikupljene i obrađene informacije o konkretnom cilju i čimbenicima koji su stvorili upravljačku situaciju. Analitičke aktivnosti “opslužuju” sve elemente procesa upravljanja, osiguravajući moguće opcije tijek procesa upravljanja.

Izbor mogućnosti akcije. Sadržaj ovog postupka upravljanja ovisi o složenosti situacije. Kako bi razvio odgovor na utjecaj situacije, menadžer treba odrediti najadekvatnije mogućnosti djelovanja. Ako problem nije posebno složen i ako je ispravno procijenjen, tada je izbor pravog rješenja relativno jednostavan. Menadžer, s obzirom na potrebne informacije, jednostavno odabire alternativu s najpovoljnijim ukupnim posljedicama.

Ali menadžer se mora nositi ne samo s jednostavnim situacijama, već i s vrlo složenim i međusobno povezanim situacijama. U tom slučaju mora uzeti u obzir mnoge mogućnosti kompromisa, a ako analitički postupak nije dovoljno proveden, moguće je da nijedna alternativa nije najbolja. Postoje trenuci kada čak ni dodatni analitički rad ne pruža zadovoljavajuće alternative.

U tim slučajevima menadžer je prisiljen prihvatiti alternativu koja je prihvatljiva, ali ne nužno i najbolja. Dakle, postupak odabira alternativa je obvezan u procesu upravljanja, ali ne mora nužno dovesti do odabira samo najboljeg rješenja.

Implementacija rješenja. Prava vrijednost rješenja postaje očita tek kada se implementira. Proces upravljanja završava ako je imao utjecaja na objekt upravljanja kao rezultat specifičnog rada izvođača. Dakle, postupak provedbe odluke zahtijeva od menadžera ne samo donošenje prihvatljive odluke, već i organiziranje njezina izvršenja, tj. mora uključiti ovaj proces konkretnih izvođača. Ukoliko se to ne učini, onda takav proces upravljanja nema pravi smisao, te se ne isplati trošiti sredstva na njegovu provedbu (provođenje prethodnih postupaka).

Povratne informacije. P Proces upravljanja sadrži, osim navedenih elemenata, i povratnu informaciju. Već smo raspravljali o ulozi povratne informacije. Stoga nam je jasno da je usporedba rezultata dobivenog implementacijom odabrane alternative odluke s ciljem radi kojeg je proces upravljanja proveden moguća jedino uspostavom povratne sprege. Metode za uspostavljanje povratne informacije bit će razmotrene u nastavku.

Ovdje je važno razumjeti da povratna informacija omogućuje menadžeru da ocijeni rezultate procesa upravljanja koji je implementirao i, ako je potrebno, prilagodi rezultat dok organizacija još nije pretrpjela značajniju štetu.

Temelj svih upravljačkih postupaka su informacije koje se prenose pomoću ljudski govor, dokumenti ili povezana tehnička sredstva. Stoga je informacijska podrška nužna pri provođenju svih upravljačkih postupaka. Predmet procesa upravljanja su informacije koje menadžeri i izvođači koriste za njegovu provedbu.

Organizacija procesa upravljanja

Organizacijske karakteristike procesa upravljanja uključuju:

• o identifikaciju sudionika u procesu i redoslijed njihove interakcije;
• o opis vremenskog slijeda procesa upravljanja, određenog sekvencijalnim provođenjem glavnih funkcija upravljanja;
• o određivanje postupka interakcije različitih tijela upravljanja (karika) u procesu upravljanja.

Proces upravljanja usko je povezan sa strukturom upravljanja. Ta povezanost sastoji se od njihovog međusobnog utjecaja. Struktura odražava stabilne oblike podjele menadžerskog rada, proces - redoslijed izvršenja različite vrste radnje upravljanja. Ta se veza neizravno očituje u načelima, funkcijama, mehanizmu i metodama upravljanja, koji podjednako odražavaju i statiku i dinamiku upravljanja.

Organizacija procesa upravljanja je njegova sveobuhvatna racionalizacija, koja određuje jasnoću, dosljednost i prihvatljive granice provedbe. Drugim riječima, organizacija procesa upravljanja je njegova svrsishodna konstrukcija u vremenu i prostoru u skladu s potrebama koordinacije zajedničkog rada u društveni sustav te zadaće povećanja učinkovitosti upravljanja. Konkretno, organizacija procesa upravljanja očituje se u raspodjeli rada u faze, utvrđivanju slijeda i vremenskog trajanja njihove provedbe, osiguravanju određenih veza sustava upravljanja u obavljanju tih poslova. Organizacija procesa upravljanja treba se graditi na temelju njegovog idejnog projekta koji se temelji na dubokoj i sveobuhvatnoj analizi svih uvjeta i obilježja upravljanja. Projektiranje organizacije procesa upravljanja uključuje:

• o određivanje logičnog i najracionalnijeg slijeda rada;
• o uspostavljanje potrebnih postupaka za obradu rada (odobravanje, koordinacija, rasprava, itd.);
• o postupak korištenja vremena po vrstama poslova;
• o prostorno oblikovanje procesa upravljanja;
• o projektiranje veza između razina upravljanja pri zajedničkom obavljanju poslova određene vrste.

Tehnologija i inženjerstvo upravljanja

Proces upravljanja nema samo sadržajnu i organizacijsku stranu, već i tehnološku stranu. Tehnologija kontrole procesa obuhvaća tri komponente:

• o organizacija informacijski sistem. Upravljačke informacije su skup informacija o stanju objekta i subjekta upravljanja. Informacijski procesi prate cijeli ciklus upravljanja. Informacije koje se koriste u procesu upravljanja klasificiraju se prema sadržaju (politički, ekonomski, organizacijski, znanstveno-tehnički itd.); izvor podrijetla (unutarnji i vanjski); odnos prema procesu upravljanja (direktivan i deskriptivan); vremenske karakteristike (prošli, sadašnji i budući događaji); oblik prikaza (digitalni, tekstualni i kodirani); način fiksacije (usmeno i dokumentirano);
• o dokumentacija i tijek dokumenata. U procesu upravljanja koriste se sljedeće glavne vrste dokumenata: rezolucije, naredbe, upute, upute, povelje, propisi, upute, odluke, akti, upute, protokoli, pisma, obrazloženja i dopisa, izvješća, zaključci, prijepisi, zapisnici, sažeci. , planovi, izvješća, sažeci, popisi. S ciljem racionalna organizacija tijekovi dokumentiranih informacija, oni moraju biti regulirani, navodeći specifičnog primatelja, pošiljatelja i nomenklaturu dokumenata. U načelu, shema dokumentiranih komunikacija treba odgovarati strukturi upravnog tijela i njegovim vanjskim odnosima;
• o postupcima. Razvijen za sve glavne vrste upravljačkih aktivnosti: obuku dugoročni plan, sastavljanje godišnje bilance, održavanje uredskih sastanaka i sl. Jasno organizirana tehnologija procesa upravljanja prikazana je u obliku skupova različitih upravljačkih postupaka.

Kontrolna tehnologija.

Upravljačka tehnologija su alati i sredstva rada dizajnirani za provedbu transformacije informacija u procesu upravljanja. Tehnologija rada menadžmenta može se podijeliti u tri skupine: materijalni mediji; alati za pretvorbu informacija; sredstva za opremanje procesa transformacije informacija (oprema, uredske i pomoćne prostorije itd.). Klasifikacija tehnologije upravljanja prikazana je na sl. 8.6.

Tehnologija upravljanja razvija se u nekoliko smjerova. Prvo, stvaraju se novi visokoučinkoviti uređaji i strojevi dizajnirani za automatizaciju radno intenzivnih procesa transformacije informacija (višedimenzionalno uzorkovanje i usporedba podataka, snimanje informacija na medije, prijenos i prezentacija potrebnih podataka itd.). Drugo, poboljšavaju se tehnička sredstva, čija je uporaba postala tradicionalna (stvaranje visokoučinkovitih računala s velikom količinom memorije, pisaćih strojeva s logičkim elementima, faks opreme, video terminala itd.). Treće, agregiraju se tehnička sredstva i sustavi (stvaraju se mreže za prijenos podataka, automatizirani sustavi upravljanja, razvijaju se i proizvode tehnički kompleksi uredske opreme). Četvrto, stvaraju se višenamjenski strojevi i sustavi koji su dizajnirani za različite razine upravljanja (računalni kompleksi, organizacijski univerzalni strojevi itd.).

Postoje sljedeći oblici korištenja tehnologije u aparatu upravljanja: centralizirani, kod kojeg je tehnologija upravljanja koncentrirana na jednom mjestu i opslužuje cjelokupni aparat upravljanja; decentralizirano, kada je dostupna oprema za upravljanje raspoređena strukturne podjele upravljački aparati; mješoviti, kada jednim dijelom opreme upravlja centralno, a drugim zasebnim odjelima ili zaposlenicima uprave.

Organizacija je relativno autonomna skupina ljudi čije su aktivnosti svjesno koordinirane radi postizanja zajedničkog cilja. To je planski sustav kumulativnih (kooperativnih) napora u kojem svaki sudionik ima svoju, jasno definiranu ulogu, zadatke ili odgovornosti koje mora izvršiti.

Te se odgovornosti raspoređuju među sudionicima u ime postizanja ciljeva koje si organizacija postavlja, a ne u ime zadovoljenja individualnih želja, iako se oboje često poklapaju. Organizacija ima određene granice, koje su određene vrstama aktivnosti, brojem zaposlenika, kapitalom, proizvodnim područjem, teritorijem, materijalnim resursima itd. Obično su fiksne, sadržane u dokumentima kao što su povelja, memorandum o udruživanju, položaj.

Organizacije su privatne i javne tvrtke, vladine agencije, javne udruge, kulturne ustanove, obrazovne ustanove itd. Svaka organizacija sastoji se od tri glavna elementa. Ovo su ljudi uključeni u ovu organizaciju, ciljevima i zadacima zbog kojih je stvorena te upravljanju, koje formira i mobilizira potencijal organizacije za rješavanje problema koji su pri ruci.

Svaka organizacija je otvoreni sustav, ugrađen u vanjsko okruženje s kojim je organizacija u stanju stalne razmjene. Na ulazu prima resurse iz vanjskog okruženja; na izlazu daje stvoreni proizvod vanjskom okruženju. Stoga se život organizacije sastoji od tri glavna procesa:

1) dobivanje resursa iz vanjskog okruženja;

2) pretvaranje resursa u gotov proizvod;

3) prijenos proizvedenog proizvoda u vanjsku sredinu.

U ovom slučaju ključnu ulogu ima proces upravljanja koji održava konzistentnost između ovih procesa, a također mobilizira resurse organizacije za provedbu tih procesa.

U moderna organizacija glavni su procesi koji se provode na ulazima i izlazima koji osiguravaju dosljednost između organizacije i njezine okoline. Provedba internih procesa i proizvodnih funkcija podređena je osiguravanju dugoročne spremnosti organizacije na prilagodbu promjenama u vanjskom okruženju.

Razine upravljanja

Podjela rada omogućuje zaposlenicima tvrtke da svoje funkcije obavljaju mnogo učinkovitije, uz manje osobnog truda i pomaže u smanjenju troškova organizacije. Podjela rada može biti horizontalna i vertikalna. Horizontalna podjela rada uključuje stvaranje odjela u organizaciji koji su specijalizirani za različite vrste aktivnosti. Vertikala - odvaja neposredno izvršavanje poslova od poslova koordinacije aktivnosti izvođača; ogleda se u hijerarhiji razina upravljanja. Rezultat vertikalne podjele rada je formiranje različitih razina upravljanja.

Razine upravljanja organizacijom

Najčešće postoje tri razine upravljanja:

Tehnička razina (niža razina menadžmenta) - menadžeri imaju izravan kontakt sa zaposlenicima koji rade i rješavaju konkretna pitanja;

Rukovodeća razina (srednja) - menadžeri su odgovorni za napredak proizvodni procesi u odjelima koji se sastoje od nekoliko ustrojstvenih jedinica; rukovoditelji sjedišta i funkcionalnih službi aparata upravljanja, voditelji pomoćne i uslužne proizvodnje, ciljane programe i projekti;

Institucionalna razina (najviša) - uprava poduzeća, koja vrši opće strateško upravljanje; rješava probleme strateški menadžment- financijsko upravljanje, odabir prodajnih tržišta, razvoj poduzeća, samo 3-7% od ukupnog broja zauzima na ovoj razini rukovodećeg osoblja.

Najviša razina menadžmenta razvija dugoročne planove i formulira zadatke za srednju razinu. Značajno mjesto na institucionalnoj razini upravljanja zauzima prilagodba poduzeća promjenama u tržišnom okruženju, upravljanje odnosom poduzeća i vanjskog okruženja. Tim višeg rukovodstva može predstavljati predsjednik, Generalni direktor, ostali članovi uprave.

Srednji menadžeri koordiniraju i nadziru rad nižih menadžera. Identificiraju probleme proizvodne, organizacijske, financijske prirode, razvijaju kreativne prijedloge, pripremaju informacije za upravljačke odluke prihvaćen od strane viših menadžera. Ovo su vođe pojedinačne divizije, usluge, odjeli poduzeća.

Niža razina upravljanja je u skladu s tim podređena srednjoj. Menadžeri niže razine uključuju majstori proizvodnje, predradnici, voditelji grupa. To su visoko specijalizirani profesionalni upravitelji koji obavljaju jasno regulirane odgovornosti za proizvodnju, prodaju, marketing, upravljanje nabavom materijala itd. Odgovorni su za racionalno korištenje resursa koji su im dodijeljeni materijalna sredstva, radnici, oprema. Ova konstrukcija organizacijska struktura osigurava jasnoću upravljanja, koristi prednosti uske, dubinske specijalizacije menadžera. Međutim, u isto vrijeme otežava određivanje doprinosa svakog menadžera ukupni rezultat poduzetništvo, njegova odgovornost za donesene odluke.

U malim i srednjim poduzećima sustav upravljanja ima nešto drugačiju organizacijsku strukturu. Veća je vjerojatnost da će se menadžeri takvih poduzeća suočiti s problemima nestabilnog vanjskog okruženja i nepredvidivim rezultatima poslovanja. Stoga se u malim i srednjim poduzećima od menadžera očekuje istovremeno obavljanje više upravljačkih funkcija (zamjenjivost pojedinih menadžera).

Izgradnja organizacijske strukture upravljanja u ovoj skupini poduzeća ovisi o organizacijsko-pravnom obliku poduzetničke aktivnosti, odnosi između vlasnika i menadžera. U takvim uvjetima učinkovitost menadžmenta u cjelini ovisi o poduzetničkim sposobnostima menadžera i njihovoj sposobnosti da rade kao jedan dobro uigran tim. Stoga je organizacijska struktura upravljanja u malom i srednjem poduzetništvu izgrađena na horizontalnom principu.

Karakteristična značajka horizontalna struktura upravljanja je koncentracija napora svih menadžera, bez iznimke, na rješavanje određenog problema, na primjer, na uspjeh poduzeća. To znači da u malom i srednjem poduzetništvu ne mora postojati stroga razlika između poduzetnika u pogledu njihovih ovlasti i odgovornosti. Samo nekoliko viših menadžera ima pristup financijskim i radna sredstva. Drugi rade zajedno na rješavanju kritičnih problema. Zahvaljujući tome, postaje moguće postići sljedeće prednosti: Smanjeni troškovi upravljanja; Smanjeni proizvodni ciklus; Povećana osjetljivost na zahtjeve potrošača i tržišta.

Odvojene grupe upravljanja mogu biti odgovorne za određena područja aktivnosti. Unutar ovih skupina osobni uspjeh određen je sposobnošću rada na raskrižju različitih funkcionalnih procesa, sa stručnjacima različitih profila.

Upravljanje je provedba nekoliko međusobno povezanih funkcije (GLAVNE!):
planiranje, organizacija, motivacija i kontrola zaposlenika.

Planiranje. Uz pomoć ove funkcije, ciljevi aktivnosti organizacije, znači i većina učinkovite metode za postizanje ovih ciljeva. Važan element ove funkcije su prognoze mogućih pravaca razvoja i strateški planovi. U ovoj fazi poduzeće mora utvrditi koje stvarne rezultate može postići, procijeniti svoje snage i slabe strane, kao i stanje vanjske sredine ( ekonomski uvjeti u određenoj zemlji, vladine uredbe, stavovi sindikata, radnje konkurentskih organizacija, preferencije potrošača, stavovi javnosti, tehnološki razvoj).

Organizacija. Ova funkcija upravljanja čini strukturu organizacije i osigurava joj sve što je potrebno (osoblje, sredstva za proizvodnju, unovčiti, materijali itd.). Odnosno, u ovoj fazi stvaraju se uvjeti za postizanje ciljeva organizacije. Dobra organizacija rad osoblja omogućuje vam postizanje učinkovitijih rezultata.

Motivacija je proces poticanja drugih ljudi da djeluju kako bi postigli organizacijske ciljeve. Obavljajući ovu funkciju, menadžer osigurava materijalne i moralne poticaje zaposlenicima, te stvara najpovoljnije uvjete za ispoljavanje njihovih sposobnosti i profesionalni "rast". Uz dobru motivaciju, osoblje organizacije obavlja svoje dužnosti u skladu s ciljevima te organizacije i njezinim planovima. Proces motivacije uključuje stvaranje mogućnosti zaposlenicima za zadovoljenje njihovih potreba, pod uvjetom da pravilno obavljaju svoje dužnosti. Prije motiviranja osoblja na učinkovitiji rad, menadžer mora saznati stvarne potrebe svojih zaposlenika.

Kontrolirati. Ova funkcija upravljanja uključuje procjenu i analizu učinkovitosti izvedbe organizacije. Uz pomoć kontrole procjenjuje se stupanj u kojem je organizacija postigla svoje ciljeve te se vrše potrebne prilagodbe planiranih radnji. Proces kontrole uključuje: postavljanje standarda, mjerenje postignutih rezultata, usporedbu tih rezultata s planiranim rezultatima i, ako je potrebno, reviziju izvornih ciljeva. Kontrola povezuje sve funkcije upravljanja; omogućuje vam da zadržite željeni smjer aktivnosti organizacije i brzo ispravite pogrešne odluke.

PREDAVANJE br.6. Interno okruženje organizacije

Sva poduzeća djeluju u određenom okruženju koje određuje njihovo djelovanje i njihov opstanak dugoročno ovisi o sposobnosti prilagodbe očekivanjima i zahtjevima okoline. Razlikovati unutarnje i vanjsko okruženje organizacije. Interno okruženje uključuje glavne elemente i podsustave unutar organizacije koji osiguravaju provedbu procesa koji se u njoj odvijaju. Vanjska okolina je skup čimbenika, subjekata i uvjeta koji su izvan organizacije i mogu utjecati na njezino ponašanje.

Elementi vanjske okoline dijele se u dvije skupine: čimbenici izravnog i neizravnog utjecaja na organizaciju. Okruženje izravnog utjecaja (poslovno okruženje, mikrookruženje) uključuje elemente koji izravno utječu na ekonomski proces i na koje slično utječe funkcioniranje organizacije. Ova okolina je specifična za svaku pojedinu organizaciju iu pravilu je ona kontrolira.

Okruženje neizravnog utjecaja (makrookruženje) uključuje elemente koji utječu na procese koji se odvijaju u organizaciji ne izravno, već neizravno, neizravno. Ovo okruženje općenito nije specifično za pojedinu organizaciju i u pravilu je izvan njezine kontrole.

Svaka organizacija ima dva sustava upravljanja: objekt upravljanja i subjekt upravljanja. Objekt upravljanja uključuje radno osoblje, unutarorganizacijske odnose, ekonomskih mehanizama, strukture, marketing, informacije i još mnogo toga. Subjekt upravljanja je rukovodeće osoblje koje provodi sve radnje u vezi s objektom upravljanja.

Definicija

Rukovodeće osoblje su zaposlenici u upravljačkom aparatu, zaposlenici uključeni u administraciju poduzeća, organizacije, uredski radnici, menadžment poduzeća i institucija. Glavna zadaća rukovodećeg osoblja je osigurati koordinirano, svrhovito djelovanje kako pojedinih područja rada tako i cijelog tima u cjelini.

Postizanje cilja provodi se kroz pripremu i provedbu skupa odluka koje donosi upravljačko osoblje. Dakle, upravljačka odluka je specifičan proizvod menadžerskog rada. To govori o informativnosti menadžerskog posla.

1. Funkcionalna podjela je raspodjela funkcija koje proizvodnja dodjeljuje određenim zaposlenicima ili odjelima upravljačkog aparata.
2. Hijerarhijski – raspodjela posla prema razinama upravljanja.
3. Tehnološki – diferencijacija procesa upravljanja na operacije prikupljanja, prijenosa, pohranjivanja i pretvaranja informacija.
4. Stručno – razlikovanje rukovodećih radnika prema njihovoj stručnoj osposobljenosti.
5. Kvalifikacija – raspodjela poslova u skladu s kvalifikacijama, radnim iskustvom i osobnim sposobnostima.
6. Položaj – raspored rukovodećih djelatnika sukladno njihovoj kompetenciji.

Unutar ove kategoričke podjele, upravljačko osoblje također se može podijeliti na menadžere, stručnjake i tehničke izvođače. Ovo je najčešći pristup. Dakle, djelatnost rukovodećeg osoblja je specifična vrsta ljudske djelatnosti, izolirana u tijeku podjele i suradnje društvenog rada.

Značajke aktivnosti rukovodećeg osoblja

Kao što znate, glavnu ulogu u upravljanju poduzećem ima lider (menadžer, administrator, šef), koji je na čelu tima. Menadžer se odlikuje time što mu daje potrebne ovlasti za donošenje odluka o novonastalim situacijama, specifične vrste djelatnosti društva, te snosi odgovornost za upravljanje istim puna odgovornost. U prvoj kategoriji rukovodećeg osoblja, odnosno menadžera, razlikuje se nekoliko razina prema njihovom mjestu u sustavu upravljanja poduzećem: viša, srednja i niža. Sadržaj aktivnosti menadžera na različitim razinama je proces realizacije funkcija upravljanja: planiranje, organizacija, koordinacija, motivacija i kontrola.

Druga kategorija su stručnjaci koji obavljaju određene upravljačke funkcije. Njihovi zadaci uključuju analizu prikupljenih informacija potrebnih menadžerima na odgovarajućoj razini kako bi zajedno s njima donijeli odluku o zadatku koji im je na raspolaganju. U ovu kategoriju spadaju: ekonomisti, računovođe, financijeri, analitičari, pravnici itd. Glavna značajka djelatnosti specijalista je stroga regulacija njihovog rada. U svom djelovanju oslanjaju se na naredbe i upute rukovoditelja, tehnološke i zakonske standarde. Također imaju jasno kvalifikacijski zahtjevi te prisutnost posebnih znanja o provedbi logičkih operacija.

Treća kategorija su tehnički izvođači koji opslužuju poslove stručnjaka i menadžera, obavljaju informatičke i tehničke poslove kako bi menadžere i specijaliste rasteretili od radno intenzivnih poslova. Ova kategorija uključuje tajnice, daktilografe, niže tehničare itd. Osobitosti njihovih aktivnosti - provedba standardnih postupaka i operacija, uglavnom su podložne standardizaciji. Kao i kod zaposlenika prethodne kategorije rukovodećeg osoblja, dominiraju logičke i tehničke operacije (vidi tablicu):

Uloge upravljanja

Svaki zaposlenik uprave može imati posebne uloge u organizaciji. Nabrojimo ih:

1. Međuljudske uloge:

• Izvršni;
• vođa;
• spojna karika.

Informacijske uloge:

• primatelj informacija;
• distributer informacija;
• predstavnik.

Uloge odlučivanja:

• poduzetnik;
• uklanjanje kršenja;
• alokator resursa;
• pregovarač.

Svaki zaposlenik iz bilo koje kategorije rukovodećeg osoblja radi sa svojim pomoćnicima, sa svojim timom, osiguravajući tako određenu funkciju, obavljajući određenu ulogu. Provedba opće funkcije i uloge upravljačkog osoblja određuje uspješnost upravljačkih aktivnosti i dovodi do postizanja navedenih rezultata organizacije.

Zaključak

Dakle, upravljanje se provodi podjelom i suradnjom rukovodećeg rada, što je objektivan proces razdvajanja pojedine vrste u samostalne sfere menadžerskog rada.

Proces upravljanja danas je podložan promjenama, prvenstveno zbog činjenice da se osoblje smatra glavnim resursom organizacije. Pritom, ne samo menadžeri, već i svi zaposlenici uključeni su u proces donošenja upravljačkih odluka. U tim uvjetima menadžer djeluje u menadžerskom timu i kao vođa i kao član tima, što pak povećava zahtjeve prema njegovim poslovnim i osobnim kvalitetama.

Relevantnost pitanja o fazama procesa vođenja proizlazi iz činjenice da se on poput crvene niti provlači kroz sve aktivnosti organizacije. Učinkovitost se može usporediti sa satom. Dobro funkcionirajući i jasan mehanizam dovest će do planiranog rezultata. Istovremeno, dobar sustav upravljanja karakterizira fleksibilnost – sposobnost prilagodbe novim uvjetima.

Bit menadžmenta

Upravljanje se odnosi na upravljanje objektom ili subjektom (osobom). Upravljanje kao proces je skup različitih vrsta aktivnosti, koordinacija, održavanje reda potrebnih za uspješan rad poduzeća, postizanje ciljeva i razvoj.

Proces upravljanja uključuje rješavanje taktičkog i strateškog problema:

• zadatak povezan s taktikom zahtijeva održavanje sklada, cjelovitosti i učinkovitosti elemenata kontroliranog objekta;
• strategija podrazumijeva razvoj, poboljšanje i pozitivnu promjenu stanja.

Obilježja procesa upravljanja

Proces upravljanja je kontinuiran i cikličan. Sastoji se od menadžerskog rada, predmeta, sredstava i konačnog proizvoda. Upravljanje bilo kojim objektom povezano je s periodičnim ponavljanjem pojedinih faza rada. To mogu biti faze prikupljanja i analize podataka, razvoj organizacije za njihovu implementaciju.

Tehnologija procesa upravljanja unapređuje se s razvojem organizacije. Ako menadžer kasni u donošenju odluka, tada proces upravljanja postaje kaotičan i inercijan.

Zatvoreni slijed radnji upravljanja koje se ponavljaju radi postizanja ciljeva naziva se ciklus upravljanja. Početak ciklusa je identifikacija problema, rezultat je postizanje radnog rezultata. Učestalost procesa upravljanja pomaže u pronalaženju obrazaca i načela zajedničkih organizacijama različitih profila.

Načela upravljanja

Temelji upravljačkih procesa izraženi su kroz temeljna načela. Oni su objektivni i u skladu sa zakonima upravljanja. Popis općih principa menadžmenta koji se mogu pronaći u udžbenicima nije mali. Među njima su:

• usredotočenost;
• Povratne informacije;
• transformacija informacija;
• optimalnost;
• izgledi.

Formiranje i djelovanje sustava upravljanja temelji se na nekoliko drugih načela.

Podjela rada	Funkcije upravljanja se odvajaju jedna od druge i postaju osnova za strukturu upravljanja. Pojavljuju se odjeli i timovi koji obavljaju različite, ali jedinstvene vrste poslova.
Kombiniranje funkcija	Kombinacija operacija u upravljačkim funkcijama. Odnos funkcija tijela upravljanja i unutarnjeg ustroja.
Centrizam i neovisnost	Proces upravljanja i organizacijska struktura ostaju centralizirani i neovisni o vanjskom okruženju.
Podređenost u sustavu upravljanja	Tijek informacija povezuje više, srednje i niže razine upravljanja u fazama.

Primjena načela doprinosi učinkovitoj integraciji upravljačkih funkcija i jačanju veza na svim razinama upravljačkih tijela.

Funkcije upravljanja

Profesionalne aktivnosti menadžera postupno odražavaju funkcije upravljanja.

Funkcije grupiranja	Proces upravljanja uključuje aktivnosti
Opće (univerzalne) funkcije	Planiranje, predviđanje, koordinacija, organizacija, kontrola, računovodstvena funkcija i dr. Doprinijeti razvoju, unapređenju i međusobnom povezivanju procesa upravljanja.
Posebne značajke	Administracija, upravljanje kadrovima, motivacija. Kao alati za zajedničke funkcije, oni pomažu organizirati produktivne aktivnosti.
Sekundarne funkcije	Održavanje procesa upravljanja za uspješno funkcioniranje svih

Na temelju prirode djelatnosti razlikuju se funkcije koje se koriste u različitim područjima vezanim uz proizvodnju, ekonomiju, ekonomiju i tehnologiju.

Henri Fayol podijelio je upravljačke funkcije industrijske organizacije u 6 skupina: administrativne, komercijalne, proizvodne, računovodstvene, osiguravajuće i računovodstvene aktivnosti.

Faze procesa upravljanja

Svaku radnju i odluku upravljanja prati jedinstvo informacija, ciljeva, društva i drugih aspekata. Suština menadžmenta odražava se što se može predstaviti kao skup faza.

Proces upravljanja uključuje faze koje se kontinuirano izmjenjuju.

Osim navedenih faza, proces upravljanja uključuje radnje za provedbu odluke upravljanja.

7 faza HR procesa

Poslovi upravljanja na terenu ljudski resursi raznolik. Proces upravljanja ljudskim resursima sastoji se od sedam faza.

• Planiranje osoblja za sve funkcije poduzeća.
• Privlačenje osoblja, formiranje kadrovska rezerva, selekcija i regrutacija.
• Motivacija za rad. Izrada materijala ( plaća, bonusi) i sustav nematerijalne motivacije za formiranje stabilnog tima.
• Sustav prilagodbe i profesionalnog usmjeravanja zaposlenika. Kao rezultat toga, svi moraju brzo doći na posao i znati korporativni ciljevi, razumjeti bit i zahtjeve za svoje aktivnosti.
• Ocjenjivanje zaposlenika i rada. Ocjenjivanje znanja, vještina, vještina za učinkovit rad. Sustav ocjenjivanja svačijeg rada i informiranja tima u cjelini.
• Preseljenje, planiranje karijere, rotacija osoblja.
• Osposobljavanje osoblja za zamjenu menadžera. Poboljšanje kvalifikacija rukovodećih radnika.

Učinkovit proces upravljanja osobljem nemoguć je bez razvoja i povećanja stručnog potencijala radnika. Ovaj faktor postaje odlučujući u proizvodnji i produktivnosti rada.

Upravljanje projektima

Procesi upravljanja projektima skup su funkcija i specifičnih aktivnosti.

Cjelokupni projekt i svakog izvođača moguće je ocijeniti nizom pokazatelja. To je obujam, razdoblje i kvaliteta obavljenih radova u skladu s rokovima, obujam uloženih sredstava (materijalni, financijski), kadrovski sastav projektni tim, očekivana razina rizika.

Procesi upravljanja projektima povezani su s rješavanjem sljedećih zadataka:

• formuliranje ciljeva projekta;
• traženje i izbor rješenja za provedbu projekta;
• stvaranje strukture (tim izvođača, resursi, rokovi i proračun);
• povezanost s vanjskim okruženjem;
• vođenje tima izvođača i koordinacija tijeka rada.

Upravljanje informacijama

Informacija je skup znanja, informacija o bilo kojem događaju, činjenici, pojavi ili procesu. U upravljanju proizvodnjom informacije postaju nužno sredstvo komunikacije među zaposlenicima.

Velika važnost informacija u sustavu upravljanja povezana je s njihovom svestranošću. Ona nije samo predmet i produkt menadžerskog rada, već i skup podataka o stanju sustava upravljanja, unutarnjeg i vanjskog okruženja.

Procesi upravljanja informacijama predstavljaju faze prikupljanja, prijenosa, transformacije, obrade i primjene informacija. Pohranjivanje i uništavanje informacijske baze razlikuju se kao zasebni procesi.

Upravljanje rizicima

Upravljanje rizicima u bilo kojoj tvrtki nije jednokratan događaj, već stalna potreba. Upravljanje rizicima postalo je faza upravljanja poslovanjem bez koje je nemoguće ostvariti dobit i ostvariti ciljeve. uključuje pet faza ciljanog djelovanja.

U praktične aktivnosti Ti se procesi ne izvode uvijek ovim redoslijedom ili se mogu provoditi istovremeno.

Ukupnu sliku treba zaokružiti Povratne informacije za svaku fazu, što znači povratak, ako je potrebno, na završenu fazu. Završna faza povezana je sa zaključcima i konačnom evaluacijom. Rezultati bi se trebali koristiti pri radu na procjeni i minimiziranju rizika u budućnosti.

Upravljanje proizvodnom tehnologijom

Ovisi o organizacijskoj strukturi koja je prikazana moderna poduzeća u tri verzije.

• Centralizirana metoda upravljanja podrazumijeva koncentraciju funkcija u odjelima. U proizvodnji je zapravo prisutan samo linijski menadžment. Stoga je centralizacija primjenjiva samo u maloj proizvodnji.
• Decentralizacija - struktura procesa upravljanja povezana je s prijenosom svih funkcija na radionice. Radionice postaju djelomično samostalni odjeli.
• Većina koristi kombinaciju centraliziranog i decentraliziranog sustava proizvodna poduzeća. Operativni problemi rješavaju se u radionicama ili biroima, a metode upravljanja i kontrola kvalitete ostaju u upravljačkim odjelima. Radionice imaju vlastiti aparat za upravljanje i provode cjelokupni tehnološki proces.

Financijsko upravljanje

Sustav financijskog upravljanja mora biti prisutan čak i kod mala tvrtka a sastoje se ne samo od računovodstva. Proces upravljanja uključuje pet područja financijskog rada.

Kontrola poslovnih procesa	Pomaže u prepoznavanju mogućih novčanih gubitaka
Stvaranje financijskog odjela	A raspodjela financijskih odjela znači jasnu raspodjelu odgovornosti i učinkovitu kontrolu novčanih tokova.
Kontrola kretanja novca i robe	Provedeno korištenjem financijski plan Gotovina teče.
Uvođenje upravljačkog računovodstva	Provodi se nakon izrade pokazatelja za ocjenu stanja financija i učinkovitosti odjela.
Upravljanje proračunom	Proces upravljanja uključuje financijske odjele na temelju analitičkih podataka.

Analiza procesa upravljanja

Glavna svrha analize menadžmenta je pružiti menadžmentu informacije za donošenje informiranih odluka. Uključuje tri područja analize:

• retrospektiva (ispituje informacije o prošlim događajima);
• operativni (analiza postojećeg stanja);
• perspektiva (kratkoročna i strateška analiza moguća situacija u budućnosti).

Unapređenje sustava upravljanja

Proces poboljšanja sustav upravljanja provodi se na temelju analize menadžerskih podataka, računovodstvo. Da bi se procijenila njegova učinkovitost, potrebno je izračunati niz koeficijenata: upravljivost, stupanj automatizacije rada, učinkovitost rada, ekonomska učinkovitost upravljanje, učinkovitost upravljanja, produktivnost rada.

Unapređenje sustava upravljanja neizbježan je proces za uspješnu organizaciju. U ovoj fazi proces upravljanja uključuje, na primjer:

1) revizija sustava upravljanja;

2) provjera usklađenosti sa zakonodavstvom, međunarodnim standardima, preporuke Banke Ruske Federacije;

3) razvoj mjera za unapređenje sustava upravljanja i ažuriranje interne dokumentacije;

4) suradnja upravnog odbora s dioničarima i formiranje prijedloga.

Sadašnje stanje u društvu i gospodarstvu pridonosi promišljanju upravljanja i menadžerskog profesionalizma. Postaje relevantno za menadžera aktivan rad za razvoj osoblja, glavnog resursa poduzeća. Uspješan menadžer zna gledati u budućnost i pokazati fleksibilnost u donošenju odluka u uvjetima potpune nepredvidljivosti vanjskog okruženja.