Davanje informacija o promjenama osobnih podataka. Uređujemo osobne podatke zaposlenika. Zamjena potvrde o osiguranju obveznog mirovinskog osiguranja

U životima zaposlenika događaju se različiti događaji - brak ili razvod, rođenje djece, promjena mjesta stanovanja itd. Rezultat je u pravilu promjena prezimena, mjesta prijave, promjena podataka u osobnom dokumentu . U takvim slučajevima, kadrovski službenik se suočava s pitanjem: koje dokumente treba izmijeniti i kako? O tome ćemo govoriti u nastavku.

Osobne informacije

Dakle, promijenili su se osobni podaci zaposlenika. Članak 85. Zakona o radu Ruske Federacije naziva ih informacijama koje su potrebne poslodavcu u vezi s radnim odnosima i odnose se na određenog zaposlenika. Savezni zakon br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. "O osobnim podacima" pojasnio je što se odnosi na takve podatke. Na temelju st. 1. čl. 3 od njih uključuju:

- prezime, ime, patronim;

- spol, dob;

- lokacija;

— bračni status, prisutnost djece, obiteljske veze;

— obrazovanje, kvalifikacije, stručno osposobljavanje i informacije o usavršavanju;

- zdravstveni status;

— navike i hobiji, uključujući štetne (alkohol, droge, itd.);

- poslovne i druge osobne osobine koje mogu pomoći u identifikaciji osobe.

Podsjetimo, na temelju Ch. 14 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavac je dužan osigurati zaštitu osobnih podataka.

Prvo…

Jesu li se vjerodajnice zaposlenika promijenile? Mora obavijestiti Odjel za osoblje o tome. Kako? Napišite izjavu u bilo kojem obliku. Unaprijed možete pripremiti obrasce u posebno predviđene stupce čiji će djelatnici upisivati ​​promijenjene podatke.

Drugo…

Na temelju takve izjave sastavlja se nalog (u bilo kojem obliku) za izmjenu knjigovodstvene isprave i mora se evidentirati u dnevniku. S ovim dokumentom mora se upoznati zaposlenik čiji dokumenti zahtijevaju izmjene, kao i računovodstveni odjel.

Treće…

Na temelju narudžbe potrebno je izvršiti izmjene:

1. Na osobnoj kartici (obrazac T-2). Pravila za ispravljanje podataka u ovaj dokument ne, pa učinimo ovo: precrtaj staro ime jednom linijom i napiši novo na vrhu. Ispravak mora potpisati i datirati zaposlenik osoblja. Postavlja se pitanje: gdje navesti naziv dokumenta na temelju kojeg se mijenja prezime? Vjerujemo da neće biti greška ako njegove podatke navedemo u dijelu X osobne karte.

Možda će biti potrebno promijeniti druge točke u Odjeljku I osobne kartice:

- klauzula 6 “Obrazovanje” - ako je popunjena, dodati je odvojena zarezom novi unos, a ispod upisujemo naziv obrazovna ustanova i pojedinosti o dokumentu koji potvrđuje primitak odgovarajuće razine obrazovanja (na primjer, diploma, svjedodžba);

— klauzula 10 „Sastav obitelji” možemo dodati nove podatke ili izbrisati neke unose;

- podaci u klauzuli 11 „Putovnica” također se ponekad mijenjaju, međutim, u obliku osobne kartice nema dovoljno mjesta za unos novih podataka, tako da možete sastaviti A4 slobodni list na koji ćete upisati sve potrebni podaci;

- klauzula 12 “Adresa prebivališta” - precrtati staru adresu i upisati novu.

2. B radna knjižica(obrazac obrasca odobren je Rezolucijom br. 225). Budući da je radna knjižica glavni dokument o radna aktivnost i radnog iskustva zaposlenika, postupak za izmjene u njemu strogo je reguliran, posebno, Uputama za popunjavanje radnih knjižica, odobrenim Rezolucijom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. N 69. U u skladu s klauzulom 2.3 Uputa za promjenu unosa u radne knjižice o prezimenu, imenu, patronimiku i datumu rođenja provode se na temelju putovnice, rodnog lista, vjenčanog lista, potvrde o razvodu, promjene prezimena, imena , patronim i druge isprave te s pozivom na njihov broj i datum. U tom slučaju, reference na relevantne dokumente nalaze se na unutarnjoj strani korice radne knjižice i ovjeravaju potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti i pečatom organizacije (ili pečatom kadrovske službe).

Bilješka!Ako se u radnoj knjižici utvrdi pogrešan ili netočan upis, isti se ispravlja na mjestu rada gdje je upisan odgovarajući upis. Ako se organizacija koja je izvršila netočan ili netočan unos reorganizira, tada ispravak vrši njen pravni sljednik, au slučaju likvidacije organizacije, poslodavac na novom mjestu rada na temelju relevantnog dokumenta ( točke 27., 28. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica).

Ne samo da se može promijeniti vaše puno ime, već i, primjerice, podaci o vašem obrazovanju, zanimanju ili kvalifikacijama. Ako se mijenjaju, upis na prvoj stranici (naslovnoj stranici) radne knjižice o novoj stečenoj stručnoj spremi, zvanju ili specijalnosti vrši se dodavanjem postojećih upisa (ako već postoje) ili popunjavanjem odgovarajućih redaka bez prethodnog precrtavanja. napravio unose. Po analogiji s promjenom punog imena, kadrovski službenici ponekad upućuju na diplome i druge dokumente koji potvrđuju primitak nova specijalnost, struka i stručna sprema, na unutarnjoj strani korica, iako to nije propisano propisima i nije obvezan uvjet.

3. U dokumentima vojne registracije. Na temelju Metodoloških preporuka za menadžment vojna registracija u organizacijama koje je odobrio Glavni stožer Oružanih snaga Ruske Federacije, poslodavac ili osoba odgovorna za vođenje vojne evidencije u tvrtki dužna je vojnom uredu prijaviti ne samo podatke o prijemu ili otpuštanju građana obveznik vojne obveze. Također je njihova odgovornost prijaviti promjenu:

- bračni status;

— obrazovanje;

— strukturna jedinica i pozicije;

— mjesto stanovanja (mjesto boravka).

Dakle, potrebno je ispuniti i predati zaposleniku obrazac obavijesti o promjenama podataka o građanima prijavljenim u vojsci, u obliku prema Dodatku 1. Dodatka 13. Metodološke preporuke uz osobnu potvrdu u dnevnik za evidentiranje listova poruka i talona za iste.

Ako zaposlenik nije prijavio promijenjene podatke vojnom komesarijatu (nije poslodavcu dostavio hrbat lista s porukom s oznakom vojnog povjerenika), tada osoba odgovorna za vođenje vojne evidencije u organizaciji mora poslati podatke u roku od dva tjedna vojnom komesarijatu u mjestu prebivališta (mjesta boravka) građana u obliku u skladu s Dodatkom 2. Dodatka 13. Metodološkim preporukama. Nudimo ogledni obrazac na stranici 43.

Inteligencija

O promjenama u bračnom statusu, obrazovanju, strukturnoj jedinici organizacije, položaju, mjestu prebivališta ili boravišta, zdravstvenom stanju (invaliditetu) građana prijavljenih u vojsci

4. Kao potvrda o državnom mirovinskom osiguranju. Na temelju članka 26. Upute o postupku vođenja pojedinačnih (personaliziranih) evidencija podataka o osiguranim osobama, odobrenog Nalogom Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Ruske Federacije od 14. prosinca 2009. N 987n, zaposlenik ima pravo obratiti se poslodavcu sa zahtjevom za zamjenu potvrde o osiguranju ili za izdavanje duplikata u slučaju promjene imena, imena, oca, datuma rođenja, mjesta rođenja ili spola osigurane osobe, utvrđivanje netočnosti ili greška u podacima sadržanim u potvrdi osiguranja.

Stoga zaposlenik kadrovske službe u roku od dva tjedna od dana primitka takvog zahtjeva od zaposlenika mora podnijeti teritorijalnom tijelu mirovinskog fonda zahtjev za razmjenu potvrde o osiguranju zajedno s popisom dokumenata . Obrasci zahtjeva (ADV-2) i popis (ADV-6) odobreni su Rezolucijom Uprave mirovinskog fonda od 31. srpnja 2006. N 192p.

Mirovinski fond u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva za zamjenu isprave o osiguranju donosi odluku o zamjeni isprave o osiguranju ili o odbijanju zamjene.

Poslodavac u roku od tjedan dana nakon primitka potvrde o osiguranju s izmijenjenim podacima istu izdaje radniku, koji je dužan provjeriti točnost podataka sadržanih u potvrdi o osiguranju i potpisati popratnu izjavu o primitku potvrde.

Ako nije moguće izdati potvrdu o osiguranju (zaposlenik je na dugotrajnom (više od mjesec dana) službenom putu, bolestan je i sl.), točnost podataka u ovom dokumentu provjerava djelatnik kadrovske službe. i potpisao za zaposlenika u popratnoj izjavi. Podsjetimo, mora se vratiti u teritorijalni ured Mirovinskog fonda Ruske Federacije u roku od mjesec dana nakon primitka potvrde.

5. U policu obveznog zdravstvenog osiguranja. Klauzula 2 čl. 16 Saveznog zakona od 29. studenog 2010. N 326-FZ „O obveznom zdravstvenom osiguranju u Ruska Federacija„i Pravilima obveznog zdravstvenog osiguranja utvrđeno je da je zaposlenik dužan prijaviti organizaciji zdravstvenog osiguranja promjenu prezimena, imena, oca i mjesta stanovanja u roku od mjesec dana od dana nastanka tih promjena. Ako se zaposleniku promijenila adresa prebivališta, dužan je u roku od mjesec dana izabrati i novu zdravstvenu osiguravajuću organizaciju, ako u novom mjestu prebivališta nema zdravstvene ustanove u kojoj je građanin prethodno bio osiguran.

Stoga, ako tvrtka nije predstavnik zaposlenika u fondu obveznog zdravstvenog osiguranja, zaposlenik se mora sam pojaviti u organizaciji zdravstvenog osiguranja i izdati novu policu, predočavajući dokument koji potvrđuje potrebu za promjenama.

Zaposlenik čiji su osobni podaci promijenjeni je voditelj

U tom će slučaju zaposlenik osoblja morati izvršiti dodatni rad. Dakle, ako je upravitelj ujedno i osnivač pravna osoba, kadrovski službenik zajedno s odvjetnikom tvrtke mora unijeti izmjene u sastavni dokumenti i povelje.

Pošto u istom državne matice sadrži podatke o čelniku pravne osobe, osobi koja ima pravo djelovati u ime tvrtke bez punomoći, o samostalnom poduzetniku; ako se osobni podaci takvih osoba promijene, potrebno je prijaviti poreznu vlast.

Prije toga, na temelju članka 5. čl. 5 Saveznog zakona od 08.08.2001 N 129-FZ „o državna registracija pravne osobe i samostalni poduzetnici”, pravna osoba je prilikom promjene podataka o prezimenu, imenu, patronimu, mjestu prebivališta i podataka o putovnici čelnika pravne osobe bila dužna to prijaviti registracijskom (poreznom) tijelu u roku od tri radna dana od dana promjene navedenih podataka. Sada, u vezi s donošenjem Saveznog zakona od 27. srpnja 2010. N 227-FZ „O izmjenama i dopunama određenih zakonodavnih akata Ruske Federacije u vezi s donošenjem Saveznog zakona „O organizaciji pružanja državnih i općinske službe“, od 1. srpnja 2011. to više nije potrebno. Ova je odgovornost dodijeljena tijelima koja izdaju i zamjenjuju identifikacijske dokumente državljana Ruske Federacije na teritoriju Rusije ili registriraju pojedinaca u mjestu prebivališta: moraju prenijeti promijenjene podatke na elektroničkom obliku najkasnije pet radnih dana od dana izdavanja relevantne isprave ili prijave tih osoba u mjestu prebivališta.

Osobni (osobni) podaci zaposlenika sadržani su uglavnom u kadrovskim i računovodstvenim dokumentima. Važno je slijediti slijed radnji kada ih mijenjate.

Unatoč činjenici da zakon predviđa obvezu poslodavca da izvrši izmjene samo na radnoj knjižici i osobnoj T-2 kartici radnika, kao i da zamijeni potvrdu o osiguranju iz obveznog mirovinskog osiguranja, u praksi je popis dokumenata koji zahtijevaju izmjene velik. šire. Pogledajmo ih.

Zahtjev zaposlenika za izmjene knjigovodstvenih isprava

Zaposlenik čiji su osobni podaci promijenjeni treba podnijeti zahtjev za prilagodbu dokumenata koji ih sadrže. Zahtjev se sastavlja u bilo kojem obliku s naznakom razloga za promjene. Ako je riječ o promjeni prezimena, zahtjev mora biti potpisan s prethodnim prezimenom, budući da je zaposlenik organizacije i dalje zaposlenik sa starim prezimenom (vidi sliku 1).

Zaposlenik uz prijavu prilaže kopije dokumenata koji potvrđuju promjenu osobnih podataka (putovnica, potvrda o registraciji (razvodu) braka, promjena prezimena, imena, patronimika itd.). Ako se prezime mijenja zbog vjenčanja, nije dovoljno da zaposlenik dostavi samo vjenčani list, obvezni dokument Bit će i putovnica s novim imenom.

Radno zakonodavstvo ne utvrđuje obvezu poslodavca izdati nalog za promjenu osobnih podataka zaposlenika, ali za prenošenje informacija svim zainteresiranim stranama (HR služba i računovodstvo) ovaj nalog je, s našeg gledišta, neophodan.

Od 1. siječnja 2013. obveza korištenja samo unificirani oblici primarni dokumenti. Dakle, od tog datuma svaka organizacija samostalno razvija i odobrava obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata, koji uključuju nalog za promjenu osobnih podataka. Prilikom odobravanja narudžbenice morate se pridržavati zahtjeva zakona o računovodstvu (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Datum sastavljanja naloga mora odgovarati datumu podnošenja zahtjeva od strane zaposlenika uz dostavu kopija dokumenata koji potvrđuju promjenu osobnih podataka (putovnica, potvrda o registraciji (razvodu) braka, promjena prezimena, ime , patronim, itd.). S nalogom se zaposlenik mora upoznati uz potpis (vidi sliku 2).

Izmjene i dopune ugovora o radu radnika

Pitanje izmjene ugovora o radu kod promjene osobnih podataka radnika nije izravno uređeno zakonom. Neki poslodavci radije mijenjaju sastavljanjem dodatnog sporazuma uz ugovor o radu radnika, ali u skladu s čl.72. Zakon o radu Sporazum se sastavlja u slučaju promjene uvjeta ugovora o radu koje utvrđuju strane. U slučaju promjene podataka o radniku, uvjeti ugovora o radu ostaju nepromijenjeni. Stoga preporučamo izmjene i dopune osobnih podataka (dopune) izravno u tekstu ugovora o radu (i na preslici kod radnika i na preslici kod poslodavca), uz ovjeru novih podataka potpisima radnika i poslodavca.

Promjena podataka u radnoj knjižici zaposlenika

Promjene upisa u radnu knjižicu o prezimenu, imenu, patronimu vrše se na temelju putovnice, vjenčanog lista, potvrde o razvodu braka, promjene prezimena, imena, patronimika i drugih dokumenata te s pozivom na njihov broj i datum. . Ove izmjene se vrše na prvoj stranici (naslovnoj stranici) radne knjižice. Dotadašnje prezime ili ime, patronim precrtava se jednom crtom i upisuje novi podatak. Upućivanja na relevantne dokumente nalaze se na unutarnjoj strani korice radne knjižice i ovjeravaju potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti i pečatom organizacije.

Knjiga kretanja radnih knjižica i uložaka u njima

Kada zaposlenik promijeni svoje prezime, ime, patronim, ne smijemo zaboraviti na izmjene u knjizi računovodstva za kretanje radnih knjižica i umetke u njima. Zakon ne utvrđuje postupak za izmjene u knjizi računovodstva za kretanje radnih knjižica. Po našem mišljenju, u ovoj situaciji ima smisla primijeniti pravila za ispravak prezimena, imena i oca u radnoj knjižici zaposlenika.

Promjena podataka u osobnoj kartici zaposlenika

Osobna karta zaposlenika sadrži odgovarajuće promjene podataka o zaposleniku, a također navodi podatke o dokumentima koji su poslužili kao temelj za takve promjene. Promijenjene podatke potrebno je prekrižiti jednom crtom i na vrhu naznačiti nove podatke, au rubrici „X.“ napraviti poveznicu na popratne dokumente. dodatne informacije“, ovjerava promjene pečatom, potpisom poslodavca ili osobe koju on posebno ovlasti. Preporučljivo je čuvati kopije popratnih dokumenata u osobnom dosjeu zaposlenika (ako je dobivena pismena suglasnost zaposlenika za prijenos kopija tih dokumenata).

Zamjena potvrde o obveznom mirovinskom osiguranju

Individualni osobni račun osigurane osobe pohranjuje se u Mirovinskom fondu Ruske Federacije tijekom cijelog života osigurane osobe i ne mijenja se; ako se osobni podaci osigurane osobe promijene, novi podaci moraju se odraziti na njegove pojedinačne osobne podatke račun.

Za prijenos promijenjenih osobnih podataka zaposlenika u Mirovinski fond Ruske Federacije, poslodavac mora ispuniti zahtjev za razmjenu potvrde o osiguranju u obrascu ADV-2 i popis dokumenata u obrascu ADV-6-1. Za potvrdu primitka nove potvrde, zaposlenik mora potpisati popratnu izjavu mirovinskog fonda. Nadalje, u roku od mjesec dana nakon primitka potvrde, osiguranik mora vratiti popratnu izjavu teritorijalnom uredu Mirovinskog fonda Ruske Federacije.

Postupci zaposlenika bez sudjelovanja poslodavca

U ovom slučaju riječ je o zamjeni potvrde o prijavi u poreznoj upravi, police obveznog zdravstvenog osiguranja i banke osobni račun zaposlenik.

KOSITAR

Ako se podaci pojedinca promijene, sam TIN broj se ne mijenja, ali se mora zamijeniti potvrda o registraciji pojedinca kod poreznog tijela u mjestu prebivališta u Ruskoj Federaciji, budući da je došlo do promjene podataka predviđeno u njemu. U slučaju promjene prezimena, potvrdu o registraciji zamjenjuje porezna uprava po mjestu prebivališta. U slučaju promjene prebivališta, potvrdu zamjenjuje porezno tijelo po novom mjestu prebivališta.

Polica obveznog zdravstvenog osiguranja

Na snazi ​​od 1. svibnja 2011 novi poredak izdavanje polica obveznog zdravstvenog osiguranja, prema kojem je prijava i obnova obveznog zdravstvenog osiguranja za radnike prestala biti obveza poslodavaca. Za zamjenu police obveznog zdravstvenog osiguranja, zaposlenik se mora samostalno obratiti organizaciji zdravstvenog osiguranja u roku od mjesec dana od dana promjene osobnih podataka.

bankovna kartica

Ako se plaće prenose na bankovnu karticu, promjene na osobnom računu banke također se vrše na zahtjev zaposlenika prilikom osobnog kontaktiranja banke.

Članci u ovom odjeljku

• Kako organizirati provjeru kandidata za mikropoduzeće bez outsourcinga?

  Učinkovitost mikroposlovnih aktivnosti izravno je povezana s visokim radna motivacija zaposlenici. Zato je tako važno kompetentno odabrati i provjeriti kandidate. Mi vam kažemo kako sami riješiti ovaj problem, bez pribjegavanja HR stručnjaci vanjskim suradnicima.

• Što trebate znati o zapošljavanju tinejdžera?

  Današnja omladina često počinje raditi već u školskoj dobi, želeći se osamostaliti. Prolaze pripravnički staž, obuku i potom se zapošljavaju. Što je važno znati na početku karijere i o kojim rizicima poslodavci trebaju voditi računa?
  Zapošljavanje tinejdžera prepuno je izazova. Zakon o radu postavlja jasne zahtjeve kojih se poslodavac mora pridržavati, no oni se često zanemaruju.

• Pojavljivanje zaposlenika na poslu u alkoholiziranom stanju mora se na odgovarajući način dokazati.

  Dolazak na posao u pijanom stanju naizgled je očita situacija za koju nisu potrebni dodatni dokazi. Srećom, takve su priče rijetke, ali možda zato ne znaju baš svi kadrovici kako ispravno postupiti. Na primjer, je li moguće koristiti alkotest i pustiti zaposlenika u prostorije tvrtke?

• Odbici na temelju rješenja o ovrsi

  Prilikom primanja rješenja o ovrsi za zaposlenika, morate imati na umu koje se vrste prihoda ne mogu naplatiti, uzeti u obzir najveći mogući postotak zadržavanja po nalogu o ovrsi i redoslijed otplate nekoliko rješenja o ovrsi. ...

• Geolokacija – zaštititi interese poslodavaca?

  Kako učinkovito nadzirati regionalne zaposlenike? Pitanje nije prazno: oni nisu pod stalnim nadzorom, ali su odgovorni za važan dio poslovanja. To ostavlja traga na radne odnose. Morate vjerovati osobi i uvijek znati kako radi. Nažalost, sloboda djelovanja često dovodi do neodgovornosti, a sukobi - do sudova.

• Faksimile ugovora o radu i ugovora o kombinaciji

  Faksimil je kliše, točna reprodukcija rukopisa, dokumenta, potpisa korištenjem fotografije i tiska. Razmislimo je li u ugovorima o radu i sporazumima o dopunskom radu dopušteno koristiti faksimil umjesto vlastoručnog potpisa.

• Socijalni porezni odbitak

  Odbitak socijalnog poreza za liječenje i obuku može se omogućiti zaposleniku ako određenim uvjetima. Razmotrimo značajke pružanja socijalnog poreznog odbitka.

• Profesionalni standardi će u nekim slučajevima postati obvezni

  U vezi sa stupanjem na snagu izmjena Zakona o radu 1. srpnja 2016. (Savezni zakon od 2. svibnja 2015. br. 122-FZ (u daljnjem tekstu: Zakon br. 122-FZ)), rusko Ministarstvo rada pripremio je odgovore na standardna pitanja o primjeni...

• Smrt individualnog poduzetnika, zaposlenika, osnivača

  Mogu li se porezi naslijediti? Tko će izvršiti upis u radne knjižice radnika umrlog samostalnog poduzetnika? Jesu li isplate nastale nakon smrti zaposlenika podložne plaćanju doprinosa i poreza na dohodak? Kakav je postupak u slučaju smrti direktora LLC ili njegovog osnivača? Pročitajte odgovore u članku.

• Stečaj poslodavca zbog kašnjenja plaća

  Radnici imaju pravo obratiti se sudu sa zahtjevom da se nad poslodavcem proglasi stečaj u slučaju neisplate plaća. Razumjet ćemo kada poslodavac može bankrotirati zbog dugova za plaće i što zaposlenici trebaju učiniti da bi se pokrenuo stečajni postupak.

• Lokalni propisi poduzeća - kako izbjeći odgovornost tijekom inspekcija

  Nepostojanje nekih lokalnih propisa inspektori inspekcije rada mogu smatrati kršenjem radnog zakonodavstva. U ovom članku ćemo vam reći kako izbjeći takve posljedice.

• Popuna radnih mjesta i interni honorarni rad

  Koncepti "glume" ili "privremeni" trenutno zakonodavstvo nije instalirano. Stoga, kako bi se izbjegli sporovi sa zaposlenicima, poslodavac mora znati kako pravilno popuniti radna mjesta i koji je postupak plaćanja.

• Lokalni propisi tvrtke

  Kraj godine je vrijeme da se, nakon podnošenja tromjesečnih izvješća, počnete bez žurbe pripremati za nadolazeću godinu: razmislite o rasporedu osoblja, pripremite raspored godišnjih odmora za slijedeće godine. Također, ako je potrebno, napravite promjene u drugim lokalnim propisi.

• Natječaj za višak radnika

  Zakonodavac je utvrdio obvezu poslodavca ponuditi radniku upražnjena mjesta kada se smanjuje broj zaposlenih. Ovo radno mjesto mora biti upražnjeno, u skladu s kvalifikacijama zaposlenika, a može biti niže plaćeno ili inferiorno. Osim toga, radno mjesto se mora nalaziti u istom području. ...

• Kada i kako provesti reviziju osoblja

  Održavanje protok kadrovskih dokumenata u strogom skladu sa slovom zakona je potrebno, budući da se ti dokumenti koriste ne samo kadrovska služba, ali i obračun plaća. Mogu se provjeriti Inspekcija rada i poreznih vlasti, zaposlenici će možda trebati izjave i potvrde.

• Kadrovska revizija. Koje dokumente vaša tvrtka mora imati?

  Revizija upravljanja kadrovskim evidencijama jedna je od najvažnijih komponenti postupka procjene učinkovitosti cjelokupnog sustava upravljanja kadrovima i ljudski resursi organizacije ili neovisni postupak u sklopu mjera za smanjenje fiskalnih i reputacijskih rizika tvrtke, uključujući i pri rješavanju radnih sporova pred sudom.

• Organizacija vođenja kadrovske evidencije “od nule”

  Potreba za stavljanjem upravljanje kadrovskom evidencijom- nije tako egzotičan zadatak, nimalo lak za kadrovike početnike, privatne poduzetnike i računovođe čije su obveze kadrovska pitanja. Međutim, cijeli se proces može opisati jednostavnim korak-po-korak vodičem za djelovanje.

• Rad za vrijeme rodiljnog dopusta: analiza mogućih situacija

  Često mlada majka, dok je na rodiljnom dopustu, radi skraćeno radno vrijeme ili kod kuće.
  Neke majke za vrijeme porodiljnog dopusta uspijevaju raditi na temelju uvjerenja o nesposobnosti za rad izdanog po utvrđenom postupku, što nije izričito propisano zakonom. Na praksi dokumentiranje Ova situacija postavlja mnoga pitanja među kadrovskim službenicima.

• Kako vanjskog honorarnog radnika pretvoriti u glavnog zaposlenika

  Prijelaz radnika s nepunim radnim vremenom na glavno radno mjesto u istoj tvrtki može se formalizirati otkazom ili sklapanjem dodatnog sporazuma uz ugovor o radu. Popunjavanje radne knjižice ovisi o tome kada i tko je izvršio upis o prijemu radnika na nepuno radno vrijeme i njegovom otkazu.

• Dokumenti koje je zaposlenik dužan dostaviti

  Na temelju materijala iz priručnika "Plaće i druge isplate zaposlenicima" uredio V. Vereshchaki Prije sklapanja ugovora o radu sa zaposlenikom, on mora dostaviti niz dokumenata. Navedeni su u članku 65. Zakona o radu...

• Pravilnik o naknadama

  Glavni cilj ove odredbe je utvrditi postupak nagrađivanja svih kategorija zaposlenika društva.

• Promjena naziva radnog mjesta zaposlenika

  Ako poslodavac odluči promijeniti naziv radnog mjesta, o tome mora obavijestiti zaposlenika koji tamo radi. Daljnje radnje stranaka ugovora o radu ovise o pristanku zaposlenika na promjenu naziva radnog mjesta.

• Primjena betarifnog sustava plaća. Značajke obračuna plaća

  Ovaj sustav osigurava raspodjelu općeg fonda plaća u cijeloj tvrtki (ili njenom odjelu) među relevantnim zaposlenicima. U ovom slučaju, opći fond ovisi o uspješnosti poduzeća (odjeljka) u određenom vremenskom razdoblju (na primjer, mjesec dana). U svojoj srži plaća konkretnog zaposlenika je njegov udio u fondu plaća cijelog tima. Plaće se raspoređuju među zaposlenicima na temelju određenih koeficijenata (primjerice, participacija u radu). A može ih biti nekoliko.

• Obračun plaća po komadnom sustavu plaća
• Zapošljavamo vozača

  Prilikom sklapanja ugovora o radu s vozačem potrebno je uzeti u obzir niz nijansi koje su povezane s ovom pozicijom. Neki od njih moraju biti registrirani ugovor o radu, za ostale je dovoljno napraviti link.

• Promjene i ispravci u radnoj knjižici

  Članak je objavljen u sklopu suradnje časopisa "Aktualno računovodstvo" i HRMaximuma. Radna knjižica zaposlenika je glavni dokument koji potvrđuje radni staž i daje jamstva za primanje mirovine. Zato je potrebno pravilno sastavljati radne knjižice...

• Skladištenje dokumenata. Rokovi čuvanja, uništavanje i zbrinjavanje primarnih knjigovodstvenih isprava

  Postupak i uvjeti pohranjivanja računovodstva i porezno knjigovodstvo, dokumenti osoblja

• Nalozi: obrazac, numeracija, ispravci

  Autor fokusira materijal na nijanse sastavljanja naloga, izmjene istih itd. Budući da neke pogreške mogu dovesti do gubitka pravne snage nalogom, ne mogu se smatrati sitnicama.

• Kojim redoslijedom se kopije dokumenata daju bivšim zaposlenicima organizacije?

  Prema Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica, odobren. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 (s izmjenama i dopunama od 19. svibnja 2008., u daljnjem tekstu Pravila), radna se knjižica izdaje zaposleniku samo nakon otkaza, ali postoje slučajevi kada zaposlenik...

• Tko je na popisu osoblja... Direktor ljudskih resursa, voditelj ljudskih resursa, voditelj ljudskih resursa?

  Kako odrediti funkcije i ovlasti direktora HR-a i razdvojiti njegove odgovornosti od odgovornosti ostalih kadrovskih djelatnika, objašnjava autor u materijalu pripremljenom na temelju pitanja zaprimljenih od službenika HR-a

• Izračun rasporeda rada (Program temeljen na Microsoft Excelu)
• Kako pravilno spajati dokumente

  U članku su opisane sve nijanse pravila za treptanje dokumenata. Čitatelji će naučiti pravilno numerirati, popisivati ​​i predavati u arhiv kadrovske isprave

• Kako prijaviti odsutnost zaposlenika ako obavlja državne poslove?

  Zamislite situaciju: zaposlenik organizacije je stručnjak uskog profila i uključen je kao stručnjak u istražni proces. Ili: na vojnu obuku poziva se vojni obveznik koji je u pričuvnom sastavu. Ili možda netko od vaših podređenih treba biti prisutan na sudu kao porotnik. Što znače svi ovi slučajevi? Činjenica da zaposlenik mora biti oslobođen rada za vrijeme obavljanja državnih poslova i njegova odsutnost moraju se formalizirati na poseban način.

• Osobitosti radnog zakonodavstva za radnike kod pojedinih poslodavaca

  Rad za poslodavce koji su pojedinci ima niz značajki. U osnovi, svi poslodavci - pojedinci dijele se u dvije skupine: samostalni poduzetnici i pojedinci koji nisu individualni poduzetnici. Prvi koriste radnike za provedbu poduzetničke aktivnosti…

• Koje bi kadrovske dokumente tvrtka trebala imati?

  Odgovorni zaposlenik mora znati koji su dokumenti obvezni za poduzeće, koji to postaju samo pod određenim uvjetima, a koje dokumente nije potrebno sastavljati, jer su savjetodavne prirode. To će vam omogućiti da se dobro pripremite za sastanak s...

• Prava radnika pri prodaji poduzeća dužnika

  Savezni zakon "O nesolventnosti (stečaj)" ne sadrži pravila koja osiguravaju zaštitu radnih prava zaposlenika tijekom prodaje poduzeća dužnika. Specifičnosti nastalog radni odnosi zahtijeva posebnu analizu.

• Potvrda o radnom iskustvu

  Prilikom izračunavanja radnog staža, razdoblja rada ili drugih aktivnosti koje su uključene u njega, koje su se odvijale prije registracije građanina kao osigurane osobe u skladu sa Saveznim zakonom od 1. travnja 1996. „O individualnom (personaliziranom) računovodstvu. ..

• Značajke zaštite radnih prava menadžera

  Rusko zakonodavstvo uređuje posebni uvjeti zaštite radnih prava čelnika organizacije, međutim, ostala su određena neriješena pitanja.

• Otkaz ugovora o radu s voditeljem poduzeća

  Donošenje neopravdane odluke od strane voditelja organizacije, njegovih zamjenika i glavnog računovođe može postati osnova za otkaz ugovora o radu na inicijativu poslodavca. U praksi, navedeni slučaj otkazivanja ugovora o radu prema klauzuli 9, dio 1, čl. 81 Zakon o radu Ruske Federacije...

• Kako se pripremiti za dolazak inspekcije rada?

  Inspekcija organizacije državne inspekcije rada često iznenadi upravu. Pogotovo imajući u vidu da inspektor rada po zakonu ima pravo posjetiti organizaciju u bilo koje doba dana i bez upozorenja. Na temelju rezultata revizije, ne samo voditelj organizacije ili njegov zamjenik, već i voditelj odjela za osoblje, kao i glavni računovođa mogu se smatrati odgovornim.

• Obavijest zaposleniku: kako i u kojim slučajevima poslati

  Često se u radu kadrovskih službenika koristi dokument poput obavijesti. Koristeći ovaj papir, poslodavac obavještava zaposlenike o pravno značajnim problemima. Na primjer, o smanjenju osoblja. Ne postoji jedinstveni oblik obavijesti. Za svaki slučaj razvija se druga opcija. Reći ćemo vam kako sastaviti obavijest o reorganizaciji poduzeća i likvidaciji podružnice. Kako obavijestiti zaposlenike o promjenama uvjeta ugovora o radu. Kako obavijestiti zaposlenika o potrebi da se pojavi za radnu knjižicu.

• Posjet inspekcije rada

  Svaki poslodavac mora biti spreman na činjenicu da će ga prije ili kasnije posjetiti inspekcija rada. Nažalost, u trenutnoj situaciji, koju karakteriziraju masovna smanjenja osoblja, neočekivani posjet može se dogoditi bilo kada. Razgovarajmo o tome iz kojeg razloga inspektor može doći, koje su njegove ovlasti i koje je postupanje poslodavca prilikom obavljanja nadzornih radnji.

• Honorarac: “Opasni” trenuci za poslodavca i zaposlenika

  U sovjetsko doba, "slobodni radnici" su shvaćani kao građani koji obavljaju posao za organizaciju i nisu na platnom popisu. S razvojem ruskog zakonodavstva promijenio se koncept i status "slobodnog radnika". Razmišljanje nekih organizacijskih čelnika ostalo je na razini zakonska regulativa rad "slobodnih radnika" u SSSR-u. Poslodavac ne razmišlja uvijek o posljedicama takvih odnosa.

• Službeno putovanje i prava radnika

  Razmatraju se problemi koji su vrlo važni za svakog zaposlenika koji ima ulogu „putničkog radnika“.

• Prijavljujemo trudnoću

  Posljednjih godina naša je zemlja doživjela pravi baby boom. Sve je više zaposlenika koji čekaju da se pridruže obitelji. Ne samo da se budući roditelji pripremaju za rođenje nove osobe, već i ... odjel za osoblje. Osim brige o tome tko će preuzeti dužnost zaposlenika koji je opravdano odsutan, potrebno je prikupiti i pripremiti i mnoštvo dokumenata. Pogledajmo koje poteškoće nastaju prilikom podnošenja zahtjeva za "dječji" dopust i na koja plaćanja nova majka ima pravo.

• Uobičajene zablude

  Najčešće zablude vezane uz radne odnose

Vrlo često računovođa "sa strane" igra ulogu kadrovskog službenika. I to ne čudi, jer kadrovski rad u najužoj je vezi s radom računovodstva. I premda je kadrovska dokumentacija, u usporedbi s računovodstvenom dokumentacijom, primjer jednostavnosti i preglednosti, kadrovski rad ipak ponekad postavlja pred računovođu složene zadatke.

U ovom smo se članku odlučili ograničiti samo na minimalna potrebna objašnjenja za određenu situaciju koja može izazvati pitanja računovođi koji obavlja poslove kadrovskog službenika. Glavno mjesto u članku bit će posvećeno specifičnim alatima za rješavanje problema. Uostalom, vidite, pronaći objašnjenje kako postupiti u određenoj situaciji obično nije teško. Puno je teže pronaći specifičnosti - što točno treba učiniti, koje dokumente i kako ih popuniti itd.

Situacija prva: promjena prezimena

Počnimo s vjerojatno najčešćom situacijom, koja, međutim, postavlja stalna pitanja. Govorimo o tome da zaposlenik (obično zaposlenik) promijeni prezime. Očito je da će u ovom slučaju biti potrebno izvršiti izmjene u kadrovskoj dokumentaciji, na primjer, u ugovoru o radu, radnoj knjižici i osobnoj kartici zaposlenika. Međutim, uvođenje takvih promjena zahtijeva temelj. Takva će osnova biti dokumenti koji potvrđuju promjenu imena, a koje podnosi sam zaposlenik. No trebali biste unaprijed osigurati da zaposlenik podnese te dokumente i uključiti u ugovor o radu standardni uvjet da je zaposlenik dužan obavijestiti poslodavca o promjeni imena, putovnice, mjesta prebivališta i drugih osobnih podataka navedenih u radnom odnosu ugovor.

U načelu, za početak postupka izmjene kadrovske evidencije dovoljno je jednostavno primiti dokumente od zaposlenika koji potvrđuju promjenu imena - nova putovnica, vjenčani list. Ovi dokumenti moraju biti kopirani i ovjereni žigom (pečatom) organizacije i potpisom računovođe. Međutim, preporučamo da ipak tražite od zaposlenika da potpiše sljedeću izjavu:

Murashova E.D.

Demina R.K.

IZJAVA

U vezi s promjenom prezimena koja se dogodila nakon vjenčanja (bivše prezime Rykova, novo prezime Demina) i dobivanja nove putovnice, molim Vas da izvršite potrebne izmjene kadrovske i druge dokumentacije koja sadrži moje osobne podatke.

Prijave:

2. Kopija vjenčanog lista.

Demina R.K.

Zaprimanje takvog zahtjeva omogućit će bolju organizaciju tijeka dokumenata, budući da će dokumenti o promjeni prezimena biti “vezani” za ovaj zahtjev. To znači da će za nekoliko godina svatko tko otvori osobni dosje (uključujući i inspektora) shvatiti zašto se baš ti dokumenti nalaze u dosjeu i, što je bitno, u kojem je trenutku organizacija postala svjesna promjene zadnjeg radnog vremena zaposlenika. Ime. Osim toga, ako je potrebno, na ovu prijavu mogu se staviti vize i druge oznake ako to zahtijeva sustav protoka dokumenata koji je prihvatila organizacija.

Ne zaboravite također odmah dati zaposleniku zahtjev na potpis u obrascu ADV-2 (odobren Odlukom Upravnog odbora Mirovinskog fonda Ruske Federacije od 31. srpnja 2006. br. 192p). Ovaj zahtjev je potreban kako bi se pokrenuo postupak zamjene potvrde državnog mirovinskog osiguranja. To ćete ipak morati učiniti, stoga je bolje ispuniti sve zahtjeve odjednom i ne ometati dalje zaposlenika.

Nakon primitka prijave možete pripremiti nalog za izmjene kadrovske i druge knjigovodstvene dokumentacije. Dakle, osim već spomenutog ugovora o radu, radne knjižice i osobne kartice, trebat ćete izvršiti izmjene na osobnom računu, rasporedu godišnjih odmora, osiguraničkoj kartici i osiguraničkoj kartici. Ako je za zaposlenika izdana punomoć, tada će se također morati ponoviti. Osim toga, ako se plaća prenosi na bankovnu karticu koju je izdao poslodavac, morat ćete pokrenuti postupak zamjene kartice, a ako tvrtka zaposleniku osigura dobrovoljno zdravstveno osiguranje, onda postupak zamjene police. Prema tome, sve ove točke moraju se odraziti u narudžbi koja će izgledati ovako:

DOO "Prvi"

NARUDŽBA

Naručujem:

1.1. Pripremiti dodatni dogovor na ugovor o radu s Deminom R.K., uzimajući u obzir promjenu njezinih osobnih podataka (prezime i podaci o putovnici).

1.2. Upisati u radnu knjižicu Demina R.K. informacije o promjeni prezimena.

1.3. Dodaj u osobnu kartu Demina R.K. informacije o promjeni prezimena i podataka o putovnici.

1.4. Izvršiti izmjene vezane za zamjenu Demina R.K. prezimena, u Listu radnog vremena, Raspored godišnjih odmora i osobni račun.

1.5. Osigurati uzimanje u obzir novih osobnih podataka Demina R.K. prilikom sastavljanja porezna prijava te izvješćivanje izvanproračunskih fondova.

1.6. Registrirajte se za Demina R.K. novu punomoć, kojom istovremeno otkazuje prethodnu (od 1. siječnja 2019. br. 14-dVIP).

1.7. Obavijestiti djelatnike tvrtke, izvođače i ostale zainteresirane strane da Demina R.K. izdana je nova punomoć.

1.8. Ispunite dokumente potrebne za zamjenu bankovna kartica, izdana od strane Demina R.K. u sklopu projekta plaća.

1.9. Ispunite dokumente potrebne za zamjenu police dobrovoljnog zdravstvenog osiguranja koju izdaje Demina R.K. u okviru korporativnog programa dobrovoljnog zdravstvenog osiguranja.

1.10. Obavijestiti Demina R.K. o potrebi podnošenja zahtjeva za zamjenu potvrde o obveznom mirovinskom osiguranju.

1.11. Obavijestiti Demina o potrebi zamjene police obveznog zdravstvenog osiguranja.

2. Beregovskaya N.I., glavni računovođa LLC Pervy, trebao bi biti imenovan odgovornim za izvršenje ovog naloga.

Generalni direktor E.D. Murashov

I već na temelju ove naredbe unose se izmjene u kadrovske dokumente. Podsjetimo, izmjene osobne iskaznice, radne knjižice i drugih kadrovskih isprava na papiru obavljaju se na sljedeći način: zastarjeli podaci precrtavaju se jednom crtom, a iznad se upisuje novo ime zaposlenika i razlog promjene ili uz njega (ovisno o obliku).

Uz ugovor o radu potpisuje se sljedeći dodatni sporazum:

DODATNI DOGOVOR

Grad Krasnodar

Društvo sa ograničenom odgovornošću“First”, koju zastupa generalni direktor E.D. Murashova, postupajući na temelju Povelje, u daljnjem tekstu Poslodavac, s jedne strane, i Demina Raisa Konstantinovna, u daljnjem tekstu Zaposlenik, s druge strane, zajedno u daljnjem tekstu Strane,

sklopili su ovaj Dodatni sporazum uz ugovor o radu koji je na snazi ​​između stranaka (od 12. srpnja 2018. br. 24-td, dalje u tekstu Ugovor):

1. U vezi s promjenom osobnih podataka Zaposlenika, u tekstu Ugovora prezime "Rykova" treba zamijeniti s "Demina" u odgovarajućim slučajevima.

2. U vezi s promjenama osobnih podataka Zaposlenika, preambula Ugovora treba biti navedena kako slijedi:

LLC First, koju zastupa generalni direktor E.D. Murashova, koja djeluje na temelju Povelje, u daljnjem tekstu Poslodavac, s jedne strane, i Demina Raisa Konstantinovna, putovnica serije 4504 broj 765432, izdana 12. prosinca 2011. od strane ureda za putovnice br. 3 FMS-a u Krasnodaru , s prebivalištem na adresi: Krasnodar, ul. Dzerzhinskogo, 10, bldg. 2, kv. 15, u daljnjem tekstu Zaposlenik, s druge strane, zajedno u daljnjem tekstu Strane, sklopile su ovaj ugovor o radu kako slijedi: ".

3. Potpisi stranaka:

Radnik Demina

Poslodavac Murashov

Druga situacija: zamjena putovnice

Sljedeća situacija koju ćemo razmotriti u današnjoj temi je kada zaposlenik dobije novu putovnicu. To je moguće i u hitnim slučajevima - u slučaju gubitka, oštećenja itd., i na planiranoj osnovi - putovnice bi se trebale zamijeniti u dobi od 20 i 45 godina (članak 7. Pravilnika o putovnicama, odobren Dekretom Vlada Ruske Federacije od 08.07.97 br. 828). U principu, algoritam radnji u ovom slučaju sličan je onome što smo gore opisali u slučaju promjene prezimena. Međutim, postoji manji broj dokumenata u koje će biti potrebno unijeti izmjene. Ovo je ugovor o radu, osobni račun, osobna kartica, punomoć i bankovni dokumenti. Da, i popratni papiri su ipak sastavljeni nešto drugačije.

Prije svega, dobivamo izjavu djelatnika otprilike sljedećeg sadržaja:

Generalni direktor LLC "Pervy"

Murashova E.D.

od specijalistice u odjelu za rad s VIP klijentima
Demina R.K.

IZJAVA

U vezi s dobivanjem nove putovnice, molim Vas da izvršite potrebne izmjene u kadrovskoj i drugoj dokumentaciji koja sadrži podatke o mojoj putovnici.

Prijave:

1. Kopija putovnice (sve stranice).

Demina R.K.

Na temelju te izjave voditelj izdaje nalog. Navodi radnje koje je potrebno poduzeti kako bi se odrazile promjene u kadrovskoj i drugoj dokumentaciji.

DOO "Prvi"

NARUDŽBA

U vezi sa zaprimljenim od Demine R.K. izjavu kojom obavještava upravu Pervy LLC o promjenama osobnih podataka,

Naručujem:

1.1. Pripremite dodatni sporazum uz ugovor o radu s Deminom R.K., uzimajući u obzir promjenu podataka o njezinoj putovnici.

1.2. Dodaj u osobnu kartu Demina R.K. informacije o promjeni podataka o putovnici.

Od 1. srpnja 2017. značajno je pooštrena odgovornost za povrede prilikom interakcije s osobnim podacima pojedinaca. To proizlazi iz odredaba Saveznog zakona od 07.02.2017 br. 13-FZ). Promjene će se odraziti na sve poslodavce bez iznimke koji su uključeni u obradu osobnih podataka radnika i pojedinih izvođača. Štoviše, možemo reći da se izmjene odnose na gotovo cijelu poslovnu zajednicu koja ima interakciju s osobnim podacima pojedinaca (primjerice, vlasnici web stranica koji prikupljaju osobne podatke posjetitelja). Kako se pripremiti za promjene? Hoće li se kazne povećati? Tko će otkrivati ​​povrede u obradi osobnih podataka? Hajdemo shvatiti.

Osobni podaci: posebne informacije

Osobni podatak zaposlenika je svaka informacija potrebno poslodavcu u vezi s radnim odnosima iu vezi s određenim zaposlenikom (1. stavak, članak 3. Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ „O osobnim podacima”).

Za poslodavca (organizaciju ili samostalnog poduzetnika) osobni podaci zaposlenika najčešće su sažeti u njihovim osobnim kartonima i osobnim dosjeima. Istovremeno, gotovo svaki menadžer ljudskih potencijala ili HR stručnjak zna da osobne podatke može dobiti samo osobno od zaposlenika. Ako osobne informacije može se dobiti samo od trećih strana, dakle rusko zakonodavstvo dužan je o tome obavijestiti zaposlenika i od njega dobiti pisani pristanak (3. stavak 1. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije).

Poslodavci nemaju pravo primati i obrađivati ​​osobne podatke koji nisu u neposrednoj vezi s radnom aktivnošću osobe. Odnosno, nemoguće je prikupiti podatke, na primjer, o vjeri zaposlenika. Uostalom, takve informacije predstavljaju osobnu ili obiteljsku tajnu i ne mogu se ni na koji način dovesti u vezu s provedbom radne obveze(Klauzula 4. dijela 1. članka 86. Zakona o radu Ruske Federacije).

Nakon što je primio osobne podatke, poslodavac je, na temelju zakonskih zahtjeva, dužan ih ne distribuirati ili otkrivati ​​trećim stranama bez pristanka zaposlenika (članak 7. Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ).

Osobni podaci mogu se shvatiti kao bilo koja informacija koja se izravno ili neizravno odnosi na određenu osobu (predmet osobnih podataka) - stavak 1. članka 3. Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ. Primjeri takvih informacija mogu biti prezime, ime, patronim, datum i mjesto rođenja, mjesto stanovanja itd.

Kako je poslodavac dužan štititi osobne podatke

Kako bi zaštitio i ograničio pristup osobnim podacima, poslodavac mora osigurati visoku kvalitetu i moderni sustav njihovu zaštitu. Kako to točno učiniti? O ovom pitanju svaki poslodavac odlučuje samostalno. Istodobno, postupak primanja, obrade, prijenosa i pohrane osobnih podataka mora biti ugrađen u lokalni akt organizacije, na primjer u Pravilniku o obradi osobnih podataka zaposlenika (čl. 8, 87 Zakona o radu Ruske Federacije, klauzula 2, dio 1, članak 18.1 Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ).

Također, poslodavac mora službeno imenovati zaposlenika koji je odgovoran za rad s osobnim podacima (5. dio članka 88. Zakona o radu Ruske Federacije). To može biti, na primjer, zaposlenik HR odjela koji radi s osobnim dosjeima, dobiva suglasnost zaposlenika za obradu, vodi kartice zaposlenika itd.

Inspekcije poslodavca u vezi s obradom osobnih podataka provode odjeli Roskomnadzora. Naredba br. 312 Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije od 14. studenog 2011. odobrila je Administrativne propise za izvršavanje funkcija Roskomnadzora za provedbu državne kontrole (nadzora).

Koje se odgovornosti odnose na poslodavce

Za kršenje postupka primanja, obrade, pohranjivanja i zaštite osobnih podataka zaposlenika predviđena je disciplinska, materijalna, upravna i kaznena odgovornost (članak 90. ​​Zakona o radu Ruske Federacije, dio 1., članak 24. Saveznog zakona o radu Ruske Federacije). 27. srpnja 2006. br. 152-FZ). Pogledajmo svaku od ovih vrsta odgovornosti.

Disciplinska odgovornost

Zaposlenici koji su zbog radnog odnosa dužni pridržavati se pravila za rad s osobnim podacima, ali su ih prekršili (članak 192. Zakona o radu Ruske Federacije), mogu biti pozvani na odgovornost za kršenja pri radu s osobnim podacima. Odnosno, možete pozvati na odgovornost, na primjer, voditelja ljudskih resursa kojemu je povjeren odgovarajući posao. Za disciplinski prekršaj prikupljanja, obrade i pohrane osobnih podataka, poslodavac može kazniti svog zaposlenika primjenom jedne od sljedećih kazni prema njemu (1. dio članka 192. Zakona o radu Ruske Federacije):

• komentar;
• ukor;
• otkaz.

Materijalna odgovornost

Financijska odgovornost zaposlenika može nastati ako je u vezi s kršenjem pravila za rad s osobnim podacima organizacije prouzročena izravna stvarna šteta (članak 238. Zakona o radu Ruske Federacije). Pretpostavimo da je odgovorni zaposlenik odjela ljudskih resursa počinio grubi prekršaj - distribuirao je osobne podatke zaposlenika na Internetu. Radnici su, saznavši za to, podnijeli tužbu protiv poslodavca, koji je presudio: "oštećenim radnicima isplatiti novčanu naknadu - po 50.000 rubalja." U takvoj situaciji poslodavac ima mogućnost izreći ograničenu kaznu krivcu kadrovskog zaposlenika. financijska odgovornost u granicama njegove prosječne mjesečne zarade (članak 241. Zakona o radu Ruske Federacije). Naknada prouzročene štete može se izvršiti nalogom rukovoditelja najkasnije u roku od mjesec dana od dana konačnog utvrđivanja visine štete koju je prouzročio zaposlenik. Ako je rok od mjesec dana istekao, tada će se šteta morati naplatiti putem suda. Ovaj postupak propisan je člankom 248 Zakona o radu Ruske Federacije.

Pročitajte također Primjer ugovora o zaštiti na radu

Uz punu financijsku odgovornost, zaposlenik će morati u potpunosti nadoknaditi organizaciji cjelokupni iznos štete nastale u vezi s povredama u području osobnih podataka (članci 242. i 243. Zakona o radu Ruske Federacije). Međutim, u pravilu zaposlenici odgovorni za obradu osobnih podataka ne snose punu financijsku odgovornost.

Disciplinska i novčana odgovornost poslodavca (npr. komercijalna organizacija) primjenjuje isključivo prema vlastitom nahođenju. Državna regulatorna tijela (uključujući Roskomnadzor) ne sudjeluju u ovom procesu.

Administrativna odgovornost

Za povredu postupka prikupljanja, čuvanja, korištenja ili distribucije osobnih podataka poslodavca i dužnosnici regulatorna tijela mogu nametnuti administrativnu odgovornost u obliku novčanih kazni, koje mogu iznositi:

• za dužnosnike (npr. Generalni direktor, glavni računovođa, kadrovski službenik ili pojedinačni poduzetnik): od 500 do 1000 rubalja;
• za organizaciju: od 5.000 do 10.000 rubalja.

Zasebna (nezavisna) novčana kazna za službenike za otkrivanje osobnih podataka u vezi s obavljanjem službenih ili profesionalnih dužnosti kreće se od 4.000 do 5.000 rubalja. Takve kazne opisane su u člancima 13.11 i 13.14 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Kaznena odgovornost

Kaznena odgovornost direktora, glavnog računovođe ili voditelja odjela ljudskih resursa tvrtke ili druge osobe odgovorne za rad s osobnim podacima može nastati za nezakonite radnje:

• prikupljanje ili širenje informacija o privatnost zaposlenika, koji predstavljaju njegovu osobnu ili obiteljsku tajnu, bez njegovog pristanka;
• širenje podataka o zaposleniku u javnom govoru, javno prikazanom djelu ili medijima.

Za takve prekršaje u vezi s rukovanjem osobnim podacima dopuštene su sljedeće kaznene sankcije:

• novčana kazna do 200.000 rubalja (ili u visini prihoda osuđene osobe za razdoblje do 18 mjeseci);
• obvezni rad do 360 sati;
• popravni rad do jedne godine;
• prisilni rad u trajanju do dvije godine sa ili bez oduzimanja prava na određene dužnosti ili obavljanje određenih djelatnosti u trajanju do tri godine;
• uhićenje do četiri mjeseca;
• kazna zatvora do dvije godine s oduzimanjem prava obnašanja određenih dužnosti ili obavljanja određene djelatnosti do tri godine.

Iste radnje koje učini osoba koristeći svoj službeni položaj strože će se kazniti:

• novčana kazna od 100.000 do 300.000 rubalja. (ili u visini primanja osuđene osobe u razdoblju od jedne do dvije godine);
• oduzimanje prava obnašanja određenih dužnosti ili obavljanja određenih djelatnosti u trajanju od dvije do pet godina;
• prisilni rad u trajanju do četiri godine sa ili bez oduzimanja prava na određene dužnosti ili obavljanje određenih djelatnosti u trajanju do pet godina;
• uhićenje na rok od četiri do šest mjeseci;
• kazna zatvora do četiri godine s oduzimanjem prava na određene položaje ili obavljanje određenih djelatnosti do pet godina (članak 137. Kaznenog zakona Ruske Federacije).

Što će se promijeniti od 01.07.2017

Savezni zakon od 07.02. 2017 br. 13-FZ proširio je popis osnova za dovođenje poslodavca na administrativnu odgovornost u području zaštite osobnih podataka, a također je povećao iznos administrativnih kazni. Ovaj zakon stupa na snagu 1. srpnja 2017. godine. Odmah napomenimo da je značajno pooštrena administrativna odgovornost u području osobnih podataka. Istodobno, važno je sljedeće: umjesto jedine vrste administrativne odgovornosti opisane u članku 13.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije pojavit će se sedam. Stoga se za različite prekršaje poslodavaca u području osobnih podataka mogu primijeniti različite kazne. Ako se otkrije nekoliko prekršaja za različite prekršaje, tada se broj kazni može povećati u skladu s tim. Objasnimo nova kaznena djela pobliže.

Kršenje 1: obrada osobnih podataka u “druge” svrhe

Od 1. srpnja 2017. obrada osobnih podataka u slučajevima koji nisu predviđeni zakonom ili obrada osobnih podataka nespojiva sa svrhom prikupljanja osobnih podataka neovisne su vrste upravnog prekršaja (1. dio članka 13.11. Zakona o upravnom postupku Kaznena djela Ruske Federacije). Navedimo primjer: poslodavna organizacija prikuplja osobne podatke zaposlenika i prenosi te podatke tvrtkama trećim stranama u svrhu oglašavanja (prenose se puno ime, telefonski brojevi, regije prebivališta, visina prihoda). Tada oglašivačke tvrtke počinju slati različite spamove i reklamne ponude zaposlenicima putem telefona, e-maila i kućnih adresa. Ako takve radnje poslodavca ne otkrivaju kazneno djelo, tada se može primijeniti upravna odgovornost. Od 1. srpnja 2017. administrativne kazne mogu biti sljedeće:

• ili upozorenje;
• ili novčane kazne.

Kršenje 2: obrada osobnih podataka bez privole

Obrada osobnih podataka od strane poslodavca, prema opće pravilo, moguće je samo uz pismenu suglasnost zaposlenika. Takva suglasnost mora sadržavati sljedeće podatke (4. dio članka 9. Zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ):

• Puno ime, adresa zaposlenika, podaci o putovnici (drugi dokument koji dokazuje njegov identitet), uključujući podatke o datumu izdavanja dokumenta i tijelu koje ga je izdalo;
• ime ili puno ime i adresu poslodavca (operatora) koji prima suglasnost zaposlenika;
• svrha obrade osobnih podataka;
• popis osobnih podataka za čiju se obradu daje privolu;
• ime ili puno ime i adresu osobe koja obrađuje osobne podatke u ime poslodavca, ako će obrada biti povjerena takvoj osobi;
• popis radnji s osobnim podacima za koje se daje privolu, Opći opis metode koje poslodavac koristi za obradu osobnih podataka;
• razdoblje tijekom kojeg vrijedi suglasnost zaposlenika, kao i način njegovog povlačenja, osim ako saveznim zakonom nije drugačije određeno;
• potpis zaposlenika.

Od 1. srpnja 2017. obrada osobnih podataka bez privole zaposlenika u pisanje, ili ako pisani pristanak ne sadrži gore navedene podatke, to je neovisni upravni prekršaj predviđen u dijelu 2 članka 13.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Za to su moguće kazne:

Kršenje 3: pristup politici obrade osobnih podataka

Operater osobnih podataka (primjerice poslodavac ili web stranica) dužan je objaviti ili na drugi način omogućiti neograničen pristup dokumentu koji definira njegovu politiku obrade osobnih podataka, informacijama o provedenim zahtjevima za zaštitu osobnih podataka. Operater koji prikuplja osobne podatke na Internetu (primjerice putem web stranice) dužan je na Internetu objaviti dokument kojim definira svoju politiku obrade osobnih podataka i podatke o provedenim zahtjevima za zaštitu osobnih podataka, kao i omogućiti pristup navedenom dokumentu. To je predviđeno stavkom 2. članka 18.1. Zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ.

Mnogi korisnici interneta susreću se s ispunjavanjem ove obveze u praksi. Tako, na primjer, kada ostavljate bilo koju prijavu na web stranicama i navedete svoje puno ime i e-mail, možete obratiti pozornost na poveznicu na slične dokumente: “Pravila obrade osobnih podataka”, “Pravilnik o obradi osobnih podataka” , itd. Međutim, vrijedno je priznati da neka mjesta ovo zanemaruju i ne daju nikakve poveznice. I ispada da osoba ostavlja zahtjev na mjestu, ne zna u koje svrhe stranica prikuplja osobne podatke.

Neki poslodavci također prikazuju dostupna slobodna radna mjesta na svojim web stranicama i pozivaju kandidate da ispune obrazac "O meni". U takvim slučajevima, web stranica također mora omogućiti pristup "Politici obrade osobnih podataka".

Od 1. srpnja 2017. dio 3 članka 13.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije identificirao je neovisno kazneno djelo - neuspjeh operatera da ispuni obvezu objavljivanja ili pružanja neograničenog pristupa dokumentu s politikom obrade osobnih podataka ili informacija o njihovoj zaštiti. Odgovornost prema ovom članku može izgledati kao upozorenje ili administrativna kazna:

Kršenje 4: prikrivanje informacija

Subjekt osobnih podataka (odnosno pojedinac kojem ti podaci pripadaju) ima pravo primati informacije o obradi svojih osobnih podataka, uključujući informacije koje sadrže (7. dio članka 14. Zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ) :

1. potvrda činjenice obrade osobnih podataka od strane operatera;
2. pravne osnove i svrhe obrade osobnih podataka;
3. svrhe i metode obrade osobnih podataka koje koristi operater;
4. naziv i mjesto operatera, informacije o osobama (osim zaposlenika operatera) koje imaju pristup osobnim podacima ili kojima se osobni podaci mogu otkriti na temelju ugovora s operaterom ili na temelju saveznog zakona;
5. obrađene osobne podatke koji se odnose na predmet osobnih podataka, izvor njihovog primitka, osim ako je drugačiji postupak za prezentaciju takvih podataka predviđen saveznim zakonom;
6. uvjete obrade osobnih podataka, uključujući razdoblja njihove pohrane;
7. postupak za ostvarivanje prava predviđenih ovim Saveznim zakonom od strane subjekta osobnih podataka;
8. informacije o izvršenim ili namjeravanim prekograničnim prijenosima podataka;
9. ime ili prezime, ime, patronim i adresu osobe koja obrađuje osobne podatke u ime operatera, ako je obrada dodijeljena ili će biti dodijeljena takvoj osobi;
10. druge informacije predviđene saveznim zakonom ili dr savezni zakoni.

Pravilnik o osobnim podacima utvrđuje obvezu radnika da obavijesti poslodavca o promjeni osobnih podataka u roku ne dužem od 5 kalendarskih dana. Je li zakonito uspostaviti takvu obvezu za zaposlenika u lokalnom regulatornom aktu?

Da, legalno je.

U Pravilniku o osobnim podacima koji je razvila organizacija, moguće je utvrditi obvezu zaposlenika da prijavi promjene svojih podataka u određenom vremenskom razdoblju; odredbe Zakona o radu Ruske Federacije o lokalnim aktima organizacije (Članak 8. Zakona o radu Ruske Federacije) to dopuštaju. Zahtjevi lokalnih propisa poslodavca obvezni su za poštivanje radnika (osim lokalnih propisa koji pogoršavaju položaj radnika u usporedbi s utvrđenim radnim zakonodavstvom i drugim propisima). Zaposlenici moraju biti upoznati s takvim lokalnim propisima nakon potpisa.

Osim toga, takva se obveza može utvrditi u ugovoru o radu sa zaposlenikom.

U ovom slučaju, bolje je dešifrirati što se podrazumijeva pod osobnim podacima (promjena registracije, punog imena ili drugih podataka o putovnici, promjena bračnog statusa ili sastava obitelji). Također je potrebno utvrditi ne samo rok, već i postupak podnošenja promjena (u kojem obliku prijaviti, je li potrebno podnošenje originalnih dokumenata, treba li dostaviti njihove preslike).

Pravilnik o osobnim podacima zaposlenika može sadržavati, primjerice, sljedeći tekst: „ Radnik je dužan pravodobno, u primjerenom roku ne dužem od 5 radnih dana, osobno ili preko zakonskog zastupnika obavijestiti poslodavca(možete navesti određeni odjel, poziciju odgovornog zaposlenika), o promjeni Vaših osobnih podataka, te dostaviti originalnu popratnu dokumentaciju».

Kako izraditi Pravilnik o radu s osobnim podacima zaposlenika

Primjer dobivanja osobnih podataka zaposlenika od prethodnog poslodavca

Zaposlenik organizacije E.V. Ivanova se u organizaciji Alpha zaposlila u veljači 2013. godine. Iste godine otišla je na porodiljni dopust. U 2014. godini zaposlenica odlazi na porodiljni dopust. S obzirom na to da je djelatnica 2013. godine u porodiljni dopust, za izračun naknade za brigu o djeci do 1,5 godina, Ivanova je zatražila da se obračunsko razdoblje 2013. zamijeni 2010., koje je u potpunosti radila kod drugog poslodavca. Budući da je Ivanova napustila prethodnog poslodavca u siječnju 2013., nakon otkaza je dobila potvrdu o visini zarade za 2012. i 2011. (članak 3. dio 2. članak 4.1. Zakona od 29. prosinca 2006. br. 255-FZ).

Sukladno tome, podaci o primanjima zaposlenika u 2010 novi poslodavac("Alpha") ga nema.

Suglasnost zaposlenika za obradu osobnih podataka

Nakon što primi osobne podatke zaposlenika, poslodavac ih je dužan obraditi.

U pravilu, obrada takvih podataka može se provoditi samo uz pisani pristanak zaposlenika. Suglasnost mora sadržavati podatke o količini podataka koji se obrađuju, svrhu, načine obrade, podatke o tome tko obrađuje podatke, razdoblje u kojem vrijedi suglasnost zaposlenika i njegov potpis (4. dio članka 9. Zakona od 27. srpnja , 2006 br. 152-FZ).

Zakon o radu Ruske Federacije

“Članak 5. Radno zakonodavstvo i drugi akti koji sadrže norme Zakon o radu

Reguliranje radnih odnosa i drugih izravno povezanih odnosa u skladu s Ustavom Ruske Federacije i saveznim ustavnim zakonima provodi se:

radno zakonodavstvo (uključujući zakonodavstvo o zaštiti na radu), koje se sastoji od ovog Kodeksa, drugih saveznih zakona i zakona konstitutivnih subjekata Ruske Federacije koji sadrže standarde radnog prava;

drugi regulatorni pravni akti koji sadrže norme radnog prava:

dekreti predsjednika Ruske Federacije;

uredbe Vlade Ruske Federacije i regulatorni pravni akti savezna tijela Izvršna moč;

regulatorni pravni akti izvršnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

regulatorni pravni akti vlasti lokalna uprava.

Radni odnosi i drugi s njima neposredno povezani odnosi uređuju se i kolektivnim ugovorima, sporazumima i lokalnim propisima koji sadrže norme radnog prava.

Standardi zakona o radu sadržani u drugim saveznim zakonima moraju biti u skladu s ovim Kodeksom.

U slučaju suprotnosti između ovog Kodeksa i drugog saveznog zakona koji sadrži norme radnog prava, primjenjuje se ovaj Kodeks.

Ako je novousvojeni savezni zakon koji sadrži norme radnog prava u suprotnosti s ovim Kodeksom, tada se ovaj savezni zakon primjenjuje uz odgovarajuće izmjene i dopune ovog Kodeksa.

Dekreti predsjednika Ruske Federacije koji sadrže norme radnog prava ne smiju biti u suprotnosti s ovim Kodeksom i drugim saveznim zakonima.

Uredbe Vlade Ruske Federacije koje sadrže norme radnog prava ne smiju biti u suprotnosti s ovim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i uredbama predsjednika Ruske Federacije.

Regulatorni pravni akti Savezna izvršna tijela koja sadrže norme radnog prava ne smiju biti u suprotnosti s ovim Kodeksom, drugim saveznim zakonima, uredbama predsjednika Ruske Federacije i uredbama Vlade Ruske Federacije.

Zakoni konstitutivnih entiteta Ruske Federacije koji sadrže norme radnog prava ne smiju biti u suprotnosti s ovim Kodeksom i drugim saveznim zakonima. Regulatorni pravni akti izvršnih tijela konstitutivnih entiteta Ruske Federacije ne smiju biti u suprotnosti s ovim Kodeksom, drugim saveznim zakonima, uredbama predsjednika Ruske Federacije, uredbama Vlade Ruske Federacije i regulatornim pravnim aktima saveznih izvršnih tijela.

Tijela lokalne uprave imaju pravo donositi normativne pravne akte koji sadrže norme radnog prava, u okviru svoje nadležnosti u skladu s ovim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim normativnim pravnim aktima Ruske Federacije, zakonima i drugim normativnim pravnim aktima konstitutivnih subjekata Ruska Federacija.

Članak 8. Lokalni propisi koji sadrže norme radnog prava

Poslodavci, osim poslodavaca - pojedinaca koji nisu samostalni poduzetnici, donose lokalne propise koji sadrže norme radnog prava (u daljnjem tekstu: lokalni propisi), u okviru svoje nadležnosti u skladu sa zakonodavstvom o radu i drugim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava, kolektivnim sporazumi, sporazumi.

U slučajevima predviđenim ovim Kodeksom, drugim saveznim zakonima i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije, kolektivnim ugovorima, sporazumima, poslodavac pri donošenju lokalnih propisa uzima u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika (ako postoji). predstavničko tijelo).

Kolektivnim ugovorom ili kolektivnim ugovorima može se predvidjeti donošenje lokalnih propisa u suglasnosti s predstavničkim tijelom radnika.

Norme lokalnih propisa koje pogoršavaju položaj radnika u usporedbi s utvrđenim radnim zakonodavstvom i drugim propisima koji sadrže norme radnog prava, kolektivnim ugovorima, sporazumima, kao i lokalnim propisima donesenim bez poštivanja postupka uvažavanja mišljenja predstavničkog tijela radnika utvrđenih člankom 372. ovog Kodeksa, ne primjenjuju se. U takvim slučajevima primijeniti radno zakonodavstvo i drugi regulatorni pravni akti koji sadrže norme radnog prava, kolektivni ugovor, sporazumi.

Članak 86. Opći zahtjevi prilikom obrade osobnih podataka zaposlenika i jamče njihovu zaštitu

3) sve osobne podatke zaposlenika treba pribaviti od njega. Ako je osobne podatke zaposlenika moguće dobiti samo od treće strane, tada je potrebno zaposlenika o tome unaprijed obavijestiti i od njega dobiti pisanu suglasnost. Poslodavac je dužan obavijestiti radnika o svrsi, namjeravanim izvorima i načinima pribavljanja osobnih podataka, kao io prirodi osobnih podataka koje treba prikupiti i posljedicama odbijanja zaposlenika da da pisani pristanak za njihovo primanje;

Članak 87. Čuvanje i korištenje osobnih podataka radnika

Postupak pohranjivanja i korištenja osobnih podataka zaposlenika utvrđuje poslodavac u skladu sa zahtjevima ovog Kodeksa i drugih saveznih zakona.

"2.4. Zaposlenik daje poslodavcu pouzdane informacije o sebi. Poslodavac provjerava

pouzdanost informacija provjerom podataka koje je dao zaposlenik s dostupnima

dokumenti zaposlenika.

2.5. U slučaju promjene osobnih podataka, radnik o tome pisanim putem obavještava poslodavca

takve promjene u razumnom roku ne duljem od 14 dana.

2.6. Ako je potrebno, poslodavac od radnika traži dodatne podatke.

Zaposlenik daje tražene podatke i po potrebi predočuje dokumente,

potvrđujući točnost ove informacije."

• Preuzmite obrasce