Принципы работы с онлайн-кассой: пошаговая инструкция. Работа с ККМ - что это? Учет и правила работы на кассовом аппарате Подготовка к работе
По законодательству, касса должна быть у любого предпринимателя , производящего операции с денежными средствами различного характера. Многие ошибочно считают, что использовать ее довольно сложно и освоить в самостоятельном порядке не получится. Для этого следует подробно ознакомиться с использованием аппарата хоть одного вида и можно спокойно работать на всех из них.
Производить деятельность с ККМ могут те, кто заключил с собственником бизнеса договорные отношения об ответственности материального характера. Кроме договора, они обязаны иметь опыт работы на данной машине: правильно отбивать чеки и обнулять ее.
Следует помнить, что перед началом рабочего процесса, директор (заведующий отделом) обязаны произвести подготовительные работы: открыть привод и счетчик, пробить чек и сверить пробитую сумму, полученную за предыдущую смену и произвести сверку с записями кассира. Суммы должны полностью сходиться.
Прямые обязанности директора должны содержать следующее :
- Занесение в журнал точных сведений, заверение своей подписью.
- Оформить начальные показания контрольной ленты (номер, дата и время начала рабочего процесса, показания контрольного регистра).
- Отпускание ответственному работнику ключей.
- Выдача разменных денег для сдачи.
- Своевременно обеспечивать работников лентами, красящими составами.
Обязанности работника, перед началом процесса на ККМ:
- Проверка рабочего состояния.
- Регулировка времени и даты, проверка блоков ККМ на предмет целостности.
- Проверка на обнуление.
- Прежде чем начать рабочий процесс, пробить несколько нулевых чеков для проверки работоспособности кассы.
- По окончанию рабочего дня сдать все наличность старшему кассиру либо директору.
Принципы работы в зависимости от вида
Аппарат представляет очень сложную разновидность в техническом электронном виде. Некоторые его части считаются составными. К ним относится :
- Монитор, имеется двух видов, для кассира и для человека, производящего покупки.
- Ящик для сбора купюр.
- Ленточный блок.
- Принтер.
- Память.
ККА имеет устройство, передающее доступные сведения для покупателя. Обязательно должен присутствовать монитор, один устанавливается для покупателя, чтобы он доступно видел все необходимые сведения на экране. Другой размещается для кассира.
Клавиатура применяется для ввода нужный объем денежных средств. Это затрагивает назначение кассы, при ее помощи вбивается необходимая сумма и находит свое отражение на чеке. Аппарат имеет подразделение кнопочек по цвету, делятся они на несколько частей, где каждый определяет конкретную группу товаров.
Блок ленточный относится к необходимой части, прямое назначение которой, хранить все сведения, включающие проведенные операции. Устройство размещается внутри самой машине, подключать его отдельно нет необходимости.
Память фискальная предназначена для фиксирования денежных масс, прошедших через кассу. Они имеют дело с вырученными средствами, получаемыми ежедневно, и отражаются в Z-отчете. Снимается информация в конце рабочей смены и хранит все события с датами и подробную информацию за отработанное время.
Каждая ККМ имеет лоток для сбора купюр , который представляет собой обычную металлическую (пластмассовую) коробку, имеющую несколько разновидностей замков. Одним из самых простых вариантов является обыкновенная защелка механического вида. Однако современным решением вопроса является электромагнитное запирающее устройство.
Основной задачей принтера является печать чека. Касса отпечатывает их покупателю и для проведения отчетности в торговой точке. Для покупателя чек служит подтверждением покупки. Разновидности некоторых касс отпечатывают их для иных документов, это считается хорошей помощью в работе.
Следует помнить, что имеется множество разновидностей ККМ и размеров чековых лент, при использовании неподходящей, касса быстро придет в негодность.
Эксплуатация
Первое, что следует сделать – это включить ККМ в сеть. Многие из них имеют кнопки на панели с задней стороны, в действие приводятся поворотом ключа в позицию РЕГ. В случае высвечивания на мониторе множества нулей указывает на правильность в работе.
В дальнейшем деятельность происходит следующим образом :
- Авторизация . Многие ККМ начинают свою работу, когда кассир авторизуется. Следует вбить служебный номер, обязательно пароль. Некоторые разновидности начинают работу после использования карты спец. назначения.
- Расчет происходит за счет введения необходимой суммы . Для этого вводится верная стоимость, применяя клавиши. Далее нажимается кнопка нужного раздела (как правило, они подразделяются на различные подразделения: к примеру, обувь, одежда, продукты и т.д.). Некоторые ККМ имеют способность читать штрих-код с товара, необходимая сумма отбивается самостоятельно. Далее нажимается клавиша «Оплата» либо «Наличные», покупка производится.
- При наличии скидок на определенный вид товара, они отбиваются сразу на кассе . Следует ввести полную цену (без вычета определенных процентов), выбрать категорию, напечатать сумму и нажать %, скидки отобьется самостоятельно.
- В случае необходимости отбить несколько товаров, следует набирать сумму, нажимать нужный отдел. Следует отбивать, пока не закончатся все виды покупок, нажать кнопку «Оплата».
- Если нужно отбить нулевой чек, следует нажать клавишу «Оплата» либо «Наличные».
Это приведены общие разновидности работы с ККМ, при необходимости выяснить принцип работы определенной машины, информацию можно найти в интернете, либо обучиться в определенных организациях.
В магазине
Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.
- Работа кассира всегда начинается с того, что необходимо заправить машину. Вставляется лента в ККМ, наносится специальная запись с указанием номера, его типа, даты, точного времени включения, показания на момент вступления кассира на работу. После заполнения всех данных, кассовая лента заверяется старшим кассиром.
- Далее следует проверить точность данных по дате и времени. Многие аппараты имеют способность самостоятельно сохранять необходимые сведения. Существуют кассовые машины, которые перед каждой сменой следует проверять на точность времени и даты, при необходимости, устанавливать их.
- Перед началом рабочего процесса, проверить способность аппарата к работе. Для этого производят печать нулевых чеков, на них проверяют четкость печати, наличие всех необходимых сведений. Пробные чеки следует сохранять до конца работы и прикладывать их к отчетной документации.
- Далее производится печать Х-отчета, он имеет промежуточный характер и во время его печати, сумма не обнуляется. Во время рабочей смены, несколько раз происходит печать таких чеков. Это делается для контроля средств, поступающих в кассу. Они распечатываются в момент сдачи выручки. За смену можно отбить несчетное количество чеков, на работу они не влияют, но помогают вести контроль над правильным поступлением денежных средств.
- Х-отчеты можно снимать по отделам, по окончанию рабочей смены и для получения конечного результата. Они ведут учет переизбытка либо недостатка финансов в кассе.
- В случае пробития неверного чека, повторно выбивается правильный, неверный хранится до конца смены. После закрытия и сдаче отчета за отработанный день, его следует оформить в единый документ. Далее составляется акт, где указывается тип, модель кассы, регистрационный и № производителя.
- Составляется акт с указанием номера чека и пробитой суммы. Чек наклеивают к акту, который заверяет оператор и предприниматель.
Может произойти . Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).
Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.
По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.
Типовые ошибки
Имеются стандартные ошибки, которые могут привести к поломке ККМ. К ним относятся:
- Поломка аккумулятора. Это распространенная причина, по которой машина выходит из строя. Для устранения таких проблем следует, внимательно относится к ККМ. Лучше всего, производить зарядку в выключенном виде, это максимально продлит срок службы.
- Применение аппарата для зарядки, не рекомендованного изготовителем. Для устранения таких причин нужно использовать устройства, разрешающие заводом.
- Неверная заправка ленты. Для устранения ошибки необходимо применять только ленту, которую рекомендовал завод, производимый кассы.
- Проникновение жидкости. В случае возникновения такого нюанса, следует немедленно отключить аппарат и обратиться в обслуживающий центр.
- В фискальном регистраторе поломался автоотрезчик. Это происходит зачастую по вине кассира, резко дергающего за ленту и неплотно закрывающего крышки регистратора, вследствие чего, происходит удар лезвий.
Инструкция по работе с Frontol представлена ниже.
Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.
Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.
Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.
Открытие смены на кассовом аппарате
При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.
После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.
X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.
Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.
Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).
Авансовая система
При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.
Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.
Отключение электричества (света) при работе на кассе
Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.
Выбивается неправильная сумма на чеке
При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.
Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.
Возврат товара через кассу
Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.
Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.
При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.
Завершение рабочего дня на кассовом аппарате
В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.
Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.
Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.
При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.
Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.
После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.
Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.
Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.
Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.
Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.
В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.
Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»
Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.
Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.
Порядок применения ККТ регламентируется положениями:
- Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
- Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:
- требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
- порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.
ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:
- продажи товаров,
- выполнения работ,
- оказания услуг,
*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).
Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.
Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».
Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.
При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля - знака «Государственный реестр».
Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» - не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.
*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.
В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.
Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.
Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции
Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.*За исключением кредитных организаций.
Заявление в ФНС предоставляется:
- по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
- по месту жительства физического лица,
- паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
- договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).
Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ , а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.
Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.
Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.
О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.
О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.
Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.
Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
- Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
- Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
- Паспорт ЭКЛЗ,
- Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
- Учетный талон ККТ.
В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.
Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.
Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.
*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.
Когда ККТ разрешается не применять
В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» .
2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:
- товарного чека,
- квитанции,
- другого документа,
3. При реализации:
- газет и журналов,
- сопутствующих товаров,
Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.
4. При продаже:
- ценных бумаг;
- лотерейных билетов;
- проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.
6. При торговле:
- на рынках,
- ярмарках,
- в выставочных комплексах,
- торговли магазинов,
- павильонов,
- киосков,
- палаток,
- автолавок,
- автомагазинов,
- автофургонов,
- помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.
- с ручных тележек,
- корзин,
- лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).
9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.
10. Торговли из цистерн:
- пивом,
- квасом,
- молоком,
- растительным маслом,
- живой рыбой,
- керосином.
12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.
13. При реализации:
- Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
- услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,
14. При продаже по номинальной стоимости:
- почтовых марок,
- иных знаков, наносимых на почтовые отправления,
15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ
16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.
Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются :
- на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
- на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.
Начало работы с кассовым аппаратом
При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:
- проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
- включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
- напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
- нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.
Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.
После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.
X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.
Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.
X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.
Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.
Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).
Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши "ввод". В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.
В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .
Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:
Номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),
Регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).
В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.
В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).
Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.
Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.
В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:
Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).
Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.
По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).
В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).
В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.
Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.
Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности - делать ксерокопии).
На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.
Данная справка применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).
Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.
В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.
В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).
После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).
Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).
В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.
В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.
Кассовые операции
В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.
Кассовые операции могут проводиться руководителем.
Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.
В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
- расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
- платежные ведомости по форме №Т-53,
- заявления,
- счета,
- другие документы.
Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.
Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете»:
«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы ).»
Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"
ККТ – ЭВМ и другие компьютерные устройства и их комплексы, формирующие электронные документы со сведениями о расчетах, обеспечивающие запись таких сведений в фискальные накопители и их передачу в налоговые органы через оператора фискальных данных, а также печать документов с этими сведениями на бумажных носителях в виде кассовых чеков. Основные правила и порядок применения контрольно-кассовой техники регламентирован Федеральным законом №54-ФЗ и списком изменяющих его документов.
Сравнение правил применения ККТ
| Действие | Текущий порядок | Новый порядок |
| Передача фискальных данных | При личном посещении ФНС | Автоматически через интернет в онлайн-режиме |
| Регистрация кассы | При личном посещении ФНС | Удалённо через сайт ФНС (несколько часов) |
| Реестр ККТ | Отдельные реестры аппаратов и фискальных нкопителей |
|
| Обязательный договор с ЦТО | ||
| Ответственность за ККТ | Производитель, владелец, ЦТО | Производитель, владелец |
| Криптография | ЭКЛЗ с заменой раз в 13 месяцев | ФН с заменой раз в 13 месяцев и раз в 36 для УСН, ЕНВД и ПСН (кроме безакцизных товаров) |
| Предоставление электронного чека |
Как работает ККТ?
Для работы онлайн-кассы необходима сеть Интернет, поэтому все ККТ оборудованы интерфейсом для подключения к Wi - fi или проводной сети.
Чеки, которые формируют ККТ, содержат в себе следующую информацию:
- Название и порядковый номер документа
- Дата, время и место кассового расчета
- Должность и ФИО лица, принявшего оплату
- Признак расчета – приход или расход
- Номер смены
- Наименование товара/услуги/работы, цена за единицу, приобретаемое количество и стоимость (с учётом скидок)
- НДС, ставка налога и информация о применяемой системе налогообложения
- Форма оплаты – наличный или электронный (безналичный) расчет
- Фискальный признак (номер), который присвоил чеку оператор фискальных данных
- Регистрационный номер ККТ
- Номер фискального накопителя
- Наименование организации оператора фискальных данных
- Адрес интернет-сайта оператора фискальных данных
- Контактные данные клиента для передачи электронного чека
В обязательном порядке на каждом чеке должен присутствовать QR -код для возможностью отслеживания чека покупателем на сайте ФНС.
Большим плюсом онлайн-касс является быстрая передача данных в ФНС (через ОФД), а также возможность регистрации, перерегистрации и снятия кассы с учета дистанционно через сайт ФНС, без непосредственного посещения налоговой.
Краткий алгоритм перехода на онлайн-кассу
Что нужно сделать, чтобы перейти на новый порядок?
- Снять с регистрационного учета старую кассу
Для начала работы с ККТ необходимо снять с регистрационного учета старый кассовый аппарат. К счастью, этого можно избежать, если данная модель подлежит обновлению и модернизации. Для этого необходимо связаться с производителем кассового аппарата и уточнить данную информацию. Мы также подготовили для вас статью по этой теме, с который вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке: Модернизация старой техники до онлайн-кассы . - Установить ККТ
Если модернизировать старую кассу все-таки не удалось, придется покупать новую. Модели касс, применяемых на территории Российской Федерации, перечислены в государственном реестре контрольно-кассовой техники. Проверить, что ваша новая касса присутствует в данном перечне можно на сайте налоговой службы - Заключить договор с ОФД
Зарегистрируйтесь в личном кабинете Инитпро|ОФД для начала работы с оператором фискальных данных. Подробная инструкция по регистрации в личном кабинете доступна по ссылке: Регистрация и вход в личный кабинет - Зарегистрировать кассу на сайте ФНС
Регистрации подлежит как новая, так и модернизированная старая касса. Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Для регистрации кассы вам понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить ее можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Для более подробной информации обратитесь к статье ЭЦП - инструмент для работы с ОФД . Подробная инструкция по регистрации кассы на сайте ФНС доступна по ссылке: Регистрация ККТ на сайте ФНС - Подключить ККТ к сети Интернет
Это необходимо для передачи данных в ОФД. - Подключить ККТ и активировать тариф для ККТ на сайте ОФД.
Для работы с ККТ и передачи данных необходимо добавить ККТ в личном кабинете Инитпро|ОФД и активировать тариф для кассы. Подробная инструкция по подключению ККТ доступна по ссылке Как добавить ККТ , инструкция по активации тарифа доступна по данной ссылке :
Кассовый аппарат - электронный прибор, снабжённый устройством для печатания кассового чека. У этого прибора есть экран, клавиатура и печатающее устройство, которое печатает на специальной бумажной ленте.
Кассовый аппарат используется при расчётах за проданные товары и выполненные услуги. Самая важная часть аппарата - фискальная память, данные из которой нельзя изменить. В фискальной памяти накапливаются данные об операциях, совершённых на данной торговой точке и подлежащих налогообложению.
В Российской Федерации правила использования кассовых аппаратов определяет закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт».
«Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия: контрольно-кассовая техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее - контрольно-кассовая техника), - контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы. Основная задача кассового аппарата - фиксировать на бумаге (кассовом чеке) сделку купли-продажи. В зависимости от сложности прибора различают - Контрольно-кассовые машины и Фискальные регистраторы . ККМ - это автономный прибор, на котором оператор (продавец-кассир) набирает сумму покупки и „пробивает“ (печатает) чек. ФР - это прибор, которым управляет компьютер, входящий в состав автоматизированного места продавца-кассира»
История кассовых аппаратовКлассификация ККМВ настоящее время существует классификатор ККМ по областям применения и по конструкции . По областям применения
По конструкции
Законы о применении Контрольно-кассовой техникиКонтрольно-кассовые машины (ККТ, ККМ) относятся к категории электронно-вычислительных машин. Контрольно-кассовая машина согласно абз. 1 раздела I. «Общие положения» «Типовых правил эксплуатации контроьно-кассовых машин при осуществлении денежных расчётов с населением» является «счётно-суммирующим, вычислительным и чекопечатающим устройством». В соответствии с ГОСТ 15971–90 «Системы обработки информации. Термины и определения»: Таб. 1 п. 7. «Вычислительная машина - это совокупность технических средств, создающая возможность проведения обработки информации и получения результата в необходимой форме». Поскольку ККМ служит для обработки информации (выполняет вычислительные функции) и получения результата в необходимой форме (регистрирует на бумажной ленте), она является вычислительной машиной. В соответствии с ГОСТ 15971–90 «Системы обработки информации. Термины и определения»: Таб.1 п.8. «Электронно-вычислительная машина - это вычислительная машина, основные функциональные устройства которой выполнены на электронных компонентах». В состав ККМ входят электронные компоненты - процессор, память данных, память программ, блок питания и так далее. Поскольку все основные функции ККМ осуществляются за счёт указанных электронных компонентов, входящих в ее состав, ККМ является электронно-вычислительной машиной, а следовательно подпадает под действие статей 272, 273, 274 УК РФ. Законы о применении ККМ
Регистрация ККМ в Инспекции Федеральной Налоговой Службы (ИФНС)
Любые ККМ, до начала использования на точках продаж,необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции (ИФНС) по месту учета организации. Регистрацией занимаются отделы оперативного контроля соответственных территориальных отделений ИФНС. В назначенный день нужно явиться к инспектору налоговой службы вместе с представителем ЦТО и контрольно-кассовой машиной. Для регистрации ККМ потребуется подготовить следующие документы: |
