Приказ об утверждении Порядка подготовки и утверждения годовых отчётов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа Югры. Как правильно составить аналитический отчет: пошаговая инструк

Когда работодатель заключает трудовой договор с гражданином, который замещал определенную законодательством должность государственной или муниципальной службы, и с момента увольнения которого с такой службы не прошло более двух лет, этот новый работодатель обязан сообщать о заключении трудового договора бывшему работодателю служащего в соответствующий государственный или муниципальный орган (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ). О том, как составить уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего, расскажем в нашей консультации и приведем пример заполнения такого уведомления.

Как узнать, что новый работник - бывший госслужащий?

Законодательство обязывает бывшего госслужащего в течение 2 лет после увольнения с государственной или муниципальной службы сообщать новому работодателю о своем последнем месте службы (ч. 2 ст. 64.1 ТК РФ , ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ ).

Такая обязанность распространяется на бывших служащих, чьи должности были включены в перечни, определенные в соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ. Это, к примеру, перечень, утвержденный Указом Президента от 18.05.2009 № 557 , перечень, утвержденный Приказом ФССП от 26.01.2018 № 38 , и даже перечни, утвержденные актами органов власти субъектов РФ (в частности, нормативный правовой акт Рузского муниципального района МО от 16.05.2011 № 18/2011-РР ).

А где работодателю найти перечни профессий госслужащих для уведомления о приеме? Хотя правильнее, конечно, говорить о должностях служащих.

Чтобы работодателю убедиться, что должность бывшего служащего входит в перечни, и, следовательно, такому работодателю нужно подавать уведомление на нового работника, он может (пп. 1 п. 51 Методических рекомендаций , утв. Письмо Минтруда от 11.05.2017 № 18-4/10/П-2943):

• ознакомиться с данными перечнями в справочно-правовых системах;
• зайти на официальном сайте федерального государственного органа в раздел, посвященный вопросам противодействия коррупции;
• воспользоваться официальным сайтом органа госвласти субъекта РФ или органа местного самоуправления, в котором бывший служащий проходил государственную (муниципальную) службу;
• обратиться с запросом в федеральный госорган, орган госвласти субъекта РФ или орган местного самоуправления, в которых бывший служащий проходил службу.

Если должность бывшего служащего в таких перечнях не поименована, представлять на него уведомление работодателю не придется.

В то же время, если ваш работник уже трудился до вас на негосударственной службе (к примеру, в коммерческой организации), подать уведомление придется и вам, если со дня увольнения работника с госслужбы не прошло более 2 лет.

А если со служащим заключается гражданско-правовой договор?

Если работодатель заключает не трудовой договор, а договор ГПХ с бывшим служащим, это не означает, что представлять уведомление не придется. Однако здесь необходимо учитывать некоторые особенности. Если по служащему, должность которого включена в перечни, и с которым заключается трудовой договор, уведомление представляется всегда, то по договору ГПХ - только при определенных условиях. Уведомление по заключенному ГПД нужно будет подать, если (ч. 1, 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ , п. 2 Постановления Пленума ВС от 28.11.2017 № 46):

• или стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) по договору (договорам) превышает 100 000 рублей в месяц;
• или стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) по договору (договорам) превышает 100 000 рублей, но такой договор (договоры) заключен на срок менее месяца.

Сроки уведомления о приеме на работу госслужащего

А какие для уведомления о приеме бывшего госслужащего сроки представления?

Работодатель должен представить однократно уведомление о приеме госслужащего в срок, равный 10 календарным дням, следующим за днем заключения трудового договора или договора ГПХ (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ).

Если последний день срока приходится на нерабочий день, он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 9 Постановления Пленума ВС от 28.11.2017 № 46). К примеру, если договор со служащим заключен 21.03.2018, то уведомление можно подать не позднее 02.04.2018, поскольку последний день срока (31.03.2018) — суббота.

Обращаем внимание, что если бывший служащий принимается на работу на условиях совместительства, то уведомление нужно подать только на внешнего совместителя. Если бывший служащий трудится у одного и того же работодателя как основной работник, а затем еще и принимается как внутренний совместитель, подавать отдельное уведомление на совместителя не нужно (п. 6 Постановления Пленума ВС от 28.11.2017 № 46).

Оформляем уведомление о приеме государственного служащего

Чтобы правильно составить уведомление о приеме на работу государственного служащего, необходимо обратиться к Правилам , утвержденным Постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29.

Уведомление (также часто именуемое сообщением) оформляется на фирменном бланке организации, подписывается ее руководителем или уполномоченным лицом, который подписал трудовой договор или ГПД со служащим. При наличии печати подпись работодателя заверяется печатью организации или печатью кадровой службы (п. 3 Правил , утв. Постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29).

В уведомлении должны содержаться следующие сведения (п. 5 Правил , утв. Постановлением Правительства от 21.01.2015 № 29):

• Ф.И.О. бывшего служащего (если изменялись, то указываются прежние данные);
• число, месяц, год и место его рождения;
• должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (сведения берутся из трудовой книжки);
• полное и сокращенное наименование организации.

Также, в зависимости от того, заключен трудовой договор или договор ГПХ, в уведомлении нужно указать:

Дополнительные данные, указываемые в уведомлении в зависимости от того, заключен
трудовой договор:	договор ГПХ
— дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу; — дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, — срок его действия); — наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при наличии); — должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы).	— дата и номер гражданско-правового договора; — срок гражданско-правового договора (сроки начала и окончания выполнения работ (оказания услуг); — предмет гражданско-правового договора (с кратким описанием работы (услуги) и ее результата); — стоимость работ (услуг) по гражданско-правовому договору

Уведомление направляется по почте (с описью вложения и уведомлением о вручении) или передается лично (в этом случае необходима отметка о получении на экземпляре работодателя).

ДЕПАРТАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ

И КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

(ДЕПГОССЛУЖБЫ ЮГРЫ)
ПРИКАЗ
Об утверждении Порядка подготовки и утверждения годовых отчётов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских

служащих
«____» ________ 20___ г. № ______

г. Ханты-Мансийск
На основании Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», в целях повышения объективности оценки эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также упорядочения представления государственными гражданскими служащими Ханты-Мансийского автономного округа - Югры годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности приказываю :

1. Утвердить Порядок подготовки и утверждения годовых отчётов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - Порядок) (прилагается).

2. Руководителям Ханты-Мансийского автономного округа - Югры руководствоваться настоящим Порядком при организации работы по подготовке годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности государственных гражданскихслужащих Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

3. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника Управления государственной гражданской и муниципальной службы Департамента государственной гражданской службы и кадровой политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Самохвалову Ларису Владимировну.

И.о. директора Департамента

государственной гражданской службы

и кадровой политики автономного округа И.А. Астапенко

Приложение к приказу

Депгосслужбы Югры

от «___» _________2015 г.

подготовки и утверждения годовых отчетов

о профессиональной служебной деятельности

государственных гражданских служащих

органов государственной власти

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

1. Настоящий Порядок, разработанный в соответствии с п 4 ст 47 со статьей 48 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 01 февраля 2005 года № 110 «Об аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации», устанавливает правила подготовки годовых отчетов о профессиональной служебной деятельности (далее - годовые отчеты) государственных гражданских служащих органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - гражданские служащие), а также процедуру их утверждения и представления.

2. Годовой отчет является одним из документов, на основании которого определяется соответствие гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы при проведении очередной (внеочередной) аттестации.

Данные, содержащиеся в отчетах, учитываются при проведении аттестации, конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы органа государственной власти, в котором гражданский служащий проходит гражданскую службу, или конкурса по формированию кадрового резерва на замещение должности гражданской службы в порядке должностного роста, поощрении гражданского служащего.
3. Годовой отчет также используется для решения следующих задач:

осуществление промежуточного контроля за профессиональной служебной деятельностью гражданского служащего;

получение предложений от гражданского служащего по улучшению деятельности органа государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - орган государственной власти), его структурного подразделения;

проведение анализа фактического распределения должностных обязанностей в органе государственной власти, его структурном подразделении;

получение дополнительной информации при составлении ежегодного отчета о работе органа государственной власти, его структурного подразделения.
4. В годовом отчете отражаются фактические результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента за год, а именно сведения (информация):

о проделанной работе в соответствии с должностными обязанностями, предусмотренными должностным регламентом;

о подготовленных проектах нормативных правовых актов и (или) проектах управленческих и иных решений;

о соблюдении сроков и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядке согласования и принятия данных решений;

об участии в предоставлении оказываемых гражданам и организациям государственных услуг в соответствии с административным регламентом государственного органа;

о выполнении показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности (при наличии);

иная информация, свидетельствующая о выполнении должностных обязанностей в соответствии с должностным регламентом.

Отчет может содержать описание проблем, с которыми сталкивался гражданский служащий при исполнении должностных обязанностей, и предложения по их решению, а также предложения по повышению эффективности выполняемых должностных обязанностей, деятельности государственного органа и его структурных подразделений.

Допускается представление к отчету графиков, диаграмм и иных графических данных.

5. Гражданские служащие, замещающие должности государственной гражданской службы категории «руководители», «помощники», «специалисты», «обеспечивающие специалисты» готовят годовой отчет по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

6. Подготовка годового отчета осуществляется ежегодно не позднее 25 февраля года , следующего за отчетным. Руководитель органа государственной власти с учетом фактической загруженности специалистов самостоятельно определяет точные сроки представления годовых отчетов и не менее чем за две недели информирует их об этом.

7. Годовые отчеты не представляются гражданскими служащими, замещающими должности государственной гражданской службы категории «руководители», с которыми заключен срочный служебный контракт.

8. Отчетным периодом при подготовке гражданским служащим годового отчета является календарный год. Если гражданский служащий приступил к исполнению должностных обязанностей после 1 января, то в годовой отчет включается период со дня начала фактического исполнения им должностных обязанностей по 31 декабря этого же года.

9. В бланке годового отчета гражданский служащий самостоятельно указывает необходимую информацию о себе и заполняет разделы I и II, III.

10. При подготовке гражданским служащим годового отчета:

в разделе I указываются сведения о наиболее значимых выполненных поручениях и подготовленных проектах документов, в выполнении которых он принимал непосредственное участие, отмечается степень ответственности за их выполнение (исполнитель или соисполнитель), в отношении невыполненных или частично выполненных поручений указываются причины их невыполнения;

в разделе II в произвольной форме указывается информация о проделанной работе в соответствии с должностными обязанностями, установленными должностным регламентом (с использованием количественных показателей результативности служебной деятельности (при наличии таковых), а также о соблюдении сроков и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядка согласования и принятия данных решений, о государственных услугах, в оказании которых принимал участие гражданский служащий;

в разделе III указываются сведения о результатах и сроках исполнения мероприятий, предусмотренных индивидуальным планом профессионального развития;

в разделе IV могут быть указаны факторы, затрудняющие исполнение гражданским служащим своих должностных обязанностей, а также предложения по повышению эффективности работы органа государственной власти, его структурного подразделения.

При необходимости гражданский служащий может представить дополнение к годовому отчету.

К годовому отчету руководителя структурного подразделения органа государственной власти прилагается отчет о работе структурного подразделения за соответствующий год.

11. Руководителю структурного подразделения органа государственной власти для получения более объективных данных при заполнении раздела I годового отчета рекомендуется ежеквартально подводить промежуточные итоги профессиональной служебной деятельности гражданских служащих, находящихся в его непосредственном подчинении.

12. Гражданский служащий несет дисциплинарную ответственность за нарушение установленных сроков представления годового отчета.

В случае пропуска срока представления годового отчета по уважительной причине (болезнь, командировка гражданского служащего и т.п.) годовой отчет представляется в ближайший рабочий день, следующий за днем прекращения обстоятельств, вызвавших пропуск срока.

13. Непосредственный руководитель государственного гражданского служащего (далее - непосредственный руководитель) обязан детально изучить представленный гражданским служащим годовой отчет, в разделе IV годового отчета сделать выводы о его профессиональной служебной деятельности.

14. Выводы непосредственного руководителя заключаются в общей объективной и комплексной оценке профессиональных и организационных навыков гражданского служащего.

В случае если непосредственный руководитель оценивает профессиональную служебную деятельность гражданского служащего как не отвечающую установленным требованиям должностного регламента, ему необходимо дополнительно представить письменное мотивированное обоснование.

15. Непосредственный руководитель обязан ознакомить гражданского служащего с выводами, содержащимися в разделе IV годового отчета, под роспись.

16. Гражданский служащий имеет право выразить свое несогласие с оценкой его профессиональной служебной деятельности и в течение пяти рабочих дней со дня ознакомления с выводами непосредственного руководителя письменно обратиться к руководителю, курирующему структурное подразделение (далее - курирующий руководитель), с мотивированной просьбой об их пересмотре.

17. В случае несогласия гражданского служащего с выводами непосредственного руководителя о его профессиональной служебной деятельности окончательное решение в течение месяца принимается курирующим руководителем.
18. Курирующий руководитель в разделе VI бланка годового отчета делает отметку о согласии или несогласии с выводами о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

В случае несогласия курирующего руководителя с выводами непосредственного руководителя о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего ему необходимо в разделе VI бланка годового отчета письменно обосновать свое решение и довести его до сведения гражданского служащего и его непосредственного руководителя.
19. В случае, если в отчет включается описание проблем, с которыми сталкивался гражданский служащий при исполнении должностных обязанностей, и предложения по их решению, непосредственный и (или) курирующий руководитель совместно с гражданским служащим разрабатывают комплекс мер, направленных на решение указанных проблем.
20. В случае, если в отчет включаются предложения по повышению эффективности выполняемых должностных обязанностей, деятельности структурного подразделения органа государственной власти, органа государственной власти, непосредственный и (или) курирующий руководитель рассматривает данные предложения и принимает их к сведению или дает соответствующие поручения, направленные на реализацию данных предложений.

21. Подготовленные годовые отчеты гражданских служащих направляются непосредственным руководителем в подразделение по вопросам государственной гражданской службы и кадров до 1 марта года, следующего за отчетным.

22. Гражданский служащий, несогласный с оценкой его профессиональной служебной деятельности по результатам годового отчета, имеет право в установленном порядке обратиться к руководителю органа государственной власти по вопросу о проведении внеочередной аттестации.

23. Информация, содержащаяся в годовом отчете гражданского служащего, является служебной информацией.

24. Право доступа к материалам годовых отчетов всех гражданских служащих имеют:

курирующий руководитель и его заместители;

начальник подразделения по вопросам государственной гражданской службы и кадров.
25. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель) имеет право на ознакомление с годовыми отчетами всех гражданских служащих соответствующего структурного подразделения.

При необходимости с годовыми отчетами гражданских служащих, подлежащих аттестации, могут быть ознакомлены члены аттестационной комиссии.

26. Начальник подразделения по вопросам государственной гражданской службы и кадров самостоятельно определяет круг гражданских служащих подразделения по вопросам государственной гражданской службы и кадров, имеющих доступ к годовым отчетам, а при необходимости дает указание на ознакомление руководителя органа государственной власти и его заместителей, руководителей структурных подразделений с годовыми отчетами отдельных гражданских служащих.

27. Отчеты хранятся в кадровой службе государственного органа в течение трех лет, а затем уничтожаются.

28. Ознакомление гражданского служащего с его годовыми отчетами, хранящимися в отделе кадровой и юридической работы, осуществляется в порядке, установленном для ознакомления с личным делом гражданского служащего. Копии отчетов представляются гражданским служащим по их письменному заявлению.

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Порядку подготовки и утверждения
годовых отчетов о профессиональной служебной
деятельности государственных гражданских служащих
органов государственной власти
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ

о профессиональной служебной деятельности

за отчетный период с ________ по _________20______ года

1. 
   Сведения о наиболее значимых выполненных поручениях и подготовленных проектах документов

___________________________ __

Наименование поручения, проекта документа	Период исполнения	Отметка об исполнении (выполнено полностью, выполнено частично, не выполнено (с указанием причин невыполнения)	Примечание

II. Сведения о проделанной работе в соответствии с должностными обязанностями, установленными должностным регламентом (с использованием количественных показателей результативности служебной деятельности (при наличии таковых), о соблюдении сроков и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядка согласования и принятия данных решений, о государственных услугах, в оказании которых принимал участие гражданский служащий

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
III Исполнение индивидуального плана профессионального развития

IV. Перечень проблем, с которыми сталкивался гражданской служащий в профессиональной деятельности, и предложения по их решению:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

V.Выводы непосредственного руководителя о профессиональной служебной деятельноcти государственного гражданского служащего
В подчинении руководителя, дающего оценку профессиональной служебной деятельности, государственный гражданский служащий находился:

менее одного года от одного года до трех лет более трех лет

	Качество выполненных работ (поручений) полностью отвечает установленным требованиям при соблюдении сроков их выполнения.
	Качество выполненных работ (поручений) в основном отвечает установленным требованиям, однако имеются случаи задержки сроков выполнения заданий.
	Качество выполняемых работ (поручений) соответствует среднему уровню установленных требований, также имеются случаи задержки сроков выполнения заданий
	Качество выполненных работ (поручений) ниже среднего уровня установленных требований при соблюдении сроков их выполнения.
	Профессиональная служебная деятельность государственного гражданского служащего не отвечает установленным требованиям должностного регламента {необходимо представить дополнительное обоснование). Приложение: на листах.

(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

VI.Отметка об ознакомлении государственного гражданского служащего с выводами непосредственного руководителя

согласен не согласен мотивированное обращение представлю в течение пяти дней

(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

VI. Заключение курирующего руководителя

С выводами непосредственного руководителя государственного гражданского служащего согласен
С выводами непосредственного руководителя государственного гражданского служащего

не согласен
Опенка служебной деятельности государственного гражданского служащего курирующим руководителем

(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

1. подготовку к осуществлению проекта;
2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
3. проблемы и трудности, если они возникали;
4. предложения по устранению сложностей;
5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

• в профессиональной деятельности;
• в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. Используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили, фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец

Скачать образец полностью в журнале

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Кому: От : секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С. Вид документа: Было выполнено следующее: составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию; осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания); составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов; принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени. Дата : 26.04.2019. Подпись: Петрова А.С.

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается - структура отчета оставляет желать лучшего.

Структура отчета

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

• перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
• конкретизация этих поручений;
• анализ проделанной работы;
• планы на следующий отчетный период;
• предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Хороший вариант отчета о проделанной работе

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П. От: секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С. Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 22.04.2019 по 26.04.2019 На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи: подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.; подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания; принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения. Все поставленные задачи были выполнены, а именно: письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены; информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.

Скачать образец отчета полностью

Как оформить отчет

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника - улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

• используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
• чередуйте длинные и короткие предложения;
• разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
• оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
• если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а . Cкачайте готовую форму

Форма №Т-10а: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Скачать форму и образец заполнения в Системе Кадры

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Шаг 1 . Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

• образец ежедневного отчета о проделанной работе;
• образец еженедельного отчета о проделанной работе;
• образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые использовали в ходе выполнения заданий - дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы.

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Используйте для построения диаграмм Google Документы

Как построить диаграмму в Google Docs

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.